发挥档案范文（精选12篇）
发挥档案 第1篇
关键词：罪犯档案,档案价值
近年来,媒体曝光了一些重大的刑事司法冤假错案,一幕幕人间悲剧让人们欷歔不已。档案作为历史活动的真实记录,人们必须重视其在还原案件真相过程中的重要价值。本文就罪犯档案的价值及其发挥略抒己见。
一、何谓罪犯档案
《关于罪犯、劳教人员档案管理暂行规定》(以下简称《规定》)将罪犯档案定义为:监狱执行刑罚的法律文书,是罪犯在监管改造期间形成的考核、奖惩、年终鉴定、出监鉴定等具有保存价值的执法文书。
罪犯档案分为正卷和副卷。正卷包括起诉意见书、刑事判决书、执行通知书、结案登记表、加减刑判决书、裁定书、入监登记表,副卷包括有关刑事判决等法律文书的原件或复印件,奖惩考核材料,年终鉴定、健康检查表及不归入正卷的经过查实的材料和正在承办过程中的有关材料[1]39。正卷一般由监狱的狱政管理部门的档案室保存,副卷在罪犯服刑期间由罪犯所在监区或分监区保存。罪犯释放或死亡后,正副卷合并,由监狱狱政管理部门的档案室保存[2]307。罪犯入监后,立即建立罪犯单人档案。每份罪犯档案以个体罪犯为对象进行记录和保管,准确记录了监狱的执法工作、真实反映罪犯改造基本情况,其价值是不言而喻的。
二、罪犯档案价值
哲学界对哲学的“价值”范畴界定多达十余种,绝大多数学者认为:价值是客体满足主体需要的属性或关系。国内外档案学界关于档案价值定义的研究归纳起来有三大派:客体价值论派、主体价值论派和关系价值论派。关系价值论派是从档案这一客体与档案主体之间的关系角度为档案价值下定义的。他们认为,档案价值是档案客体对档案主体的意义,是档案的存在、属性等客观要素与档案主体的目的、需求之间的一种特定关系[3]11。笔者倾向于这种观点。并且认为在这一特定关系中:档案的自身特点和状况是决定档案价值的基础,正所谓“皮之不存,毛将焉附”。而档案利用者的需要进而产生的一系列认识、实践活动是档案价值实现的条件。
1.罪犯档案客体特点。罪犯档案作为国家档案的组成部分,主要具有现实性、法律性、动态性、原始记录性特点。(1)现实性。与学者说的“档案与文件材料的区别在于历史性与现实性”不同,罪犯档案具有现实性特点。罪犯档案可以分为现档和历档:现档是在押罪犯档案,历档是指离监罪犯档案[4]40。现档具有明显的现实性:罪犯执行刑罚、实施改造就是严格按照罪犯档案中的判决书和执行通知书规定的刑期起止时间关押罪犯的;监狱对罪犯实施分管、分押、分教(即“三分”)工作也要根据罪犯档案提供的法律依据来开展等等[5]30。(2)法律性。罪犯档案既是监狱执行刑罚所依据的法律文件,还是监狱对罪犯从收监至释放或死亡全过程的执法记录。任何与档案内容不符的执法行为,任何与罪犯改造不符的执法记录都是违法的。罪犯档案内的文书,绝大多数是经有关部门认可、核准的法律文书,具有严肃的法律性。罪犯档案涉内容及罪犯个人的各种资料和监狱的执法工作,具有极高的机密性,受法律保护。(3)动态性。罪犯档案的动态性体现在两个方面。一是罪犯档案整体处于动态性,监狱几乎每天都有罪犯入监出监,新的罪犯档案不断建立,离监罪犯档案不断合并、上交;二是罪犯单人档案处于动态性,罪犯单人档案内的材料会随着罪犯服刑改造活动的进行不断增加。(4)原始记录性。档案是人们在社会活动中直接形成的原始性信息记录,对以往社会活动具有直接的原始记录作用。所以学界一般认为“:原始记录性”是档案的本质特性之一,是档案区别于其他事物尤其是相邻事物的独一无二的本质规定性所在[6]7。罪犯档案作为档案家庭的一员,毫无疑问秉持了这一本色,其客观、准确记录了监狱执法和罪犯改造过程。尤其罪犯档案法律性这一特点,使整个罪犯档案的形成过程都是在当前法律框架下进行,更是保证了这一信息记录的真实性。发挥它的这种可资为凭的特性是其被保存管理的原始出发点。
2.罪犯档案主体需求。罪犯档案上述主要特点,可以满足不同利用者的不同需求。罪犯档案最初的价值主体是监狱,随着时间的推移,价值主体突破了初期的各种限制,从监狱扩展到全社会。目前罪犯档案的利用者主要有监狱、公检法司部门、科研工作者。(1)监狱对罪犯档案的利用。监狱内很多工作的顺利开展离不开对罪犯档案的利用。行刑工作、罪犯医疗卫生管理工作、狱内侦查工作等都需要查看利用在押罪犯档案。如监狱利用罪犯档案中记录的罪犯生理特征、社会关系、犯罪手段和经历来追踪狱内突发案件;监狱利用罪犯档案中的健康检查表来做罪犯医疗卫生管理工作。监狱也可以利用历档对过去的罪犯改造方法进行分析、总结和创新;在历档中寻找一些罪犯积极改造的资料,作为教材鼓励、教育在押罪犯等等。监狱对现档的利用频率比历档高很多,这很大程度是由现档的现实性决定的。(2)公检法司部门对罪犯档案的利用。在押罪犯逃脱,监狱又不能及时抓获的,由公安机关负责追捕,监狱移交逃犯的详细书面资料协助公安机关追捕逃犯,这些详细书面资料很大部分是监狱对罪犯档案查看、分析的结果;驻监检查室要充分利用监狱罪犯档案信息资源,以便及时掌握狱情动态,了解民警履行职责的状况;法院处理监狱的减刑提请、司法局指导安置帮教工作时都有可能利用到罪犯档案。(3)科研工作者对罪犯档案的利用。罪犯档案是监狱执法和罪犯改造的第一手资料,是对事实、知识和经验的记录,它的这种可靠的、广泛性的、可资参考的特征可以让科研工作取得更好的成效。例如社会学者可以通过个案(某个典型罪犯的档案或者某一犯罪类型的罪犯档案)进行深入研究,寻找罪犯的犯罪根源;社会心理学研究的重要方法之一就是档案法,档案法具有对研究对象心理干扰小的优点;侦查学者通过档案总结罪犯的犯罪规律,可以提高侦查能力和破案率,还原案件真相,维护社会秩序,保障公民安全,震慑犯罪分子。
三、如何发挥罪犯档案价值
如何发挥档案的价值,即如何让档案利用者因其需要进而产生的一系列认识、实践活动顺利进行。
1.做好罪犯档案管理工作。档案管理业务的“八个环节”,实际上可以划分档案基础工作和档案提供利用工作两部分。档案基础工作为提供利用工作创造条件;提供利用工作则反映了档案基础工作成果,同时也像基础工作提出了新的要求。监狱档案工作者要严格按照《规定》做好罪犯档案收集、整理、鉴定、保管、统计等基础工作,为惩罚改造工作服务。
2. 做好罪犯档案信息数字化工作。数字化是将传统的纸质档案、图像档案、声像档案和缩微胶片等通过扫描、摄录、采集等手段转化成数字形式的计算机文件的过程[7]229。数字化的罪犯档案信息一方面可以通过副本异地保存,规避天灾人祸对罪犯档案信息的破坏;另一方面可以通过计算机检索,极大提高罪犯档案信息的利用效率。监狱狱政管理部门档案室可以优先选择永久、长期保存的罪犯档案进行数字化。随着监狱信息化程度的提高,罪犯档案从建立开始即同步录入到狱政信息管理系统,同时将狱政信息管理系统分别与省内监狱系统实现纵向联网,与当地司法系统实现横向联网,以方便档案管理和档案利用。
3.做好罪犯档案工作人员的转型工作。无论是罪犯档案管理工作,还是罪犯档案信息数字化工作,都离不开档案工作人员的身影。随着社会信息化进程的加快,信息化对档案事业带来的冲击早已大于我们早先的预计。这就要求我们档案工作人员做出如下转型:首先是知识面的转变,档案工作人员除了掌握档案基础理论知识和档案管理知识外,还应掌握计算机技术、网络技术等现代技术知识。新时代的档案工作者应该是知识结构合理,具有一定档案知识和信息处理能力的复合型人才。其次是档案工作人员队伍的转变,档案部门在引进专业档案人才的同时,还应引进信息技术人才、管理人才等,以满足档案信息化建设的需要。第三是角色定位的转变,由保管员的角色转变为概念、知识的提供者。档案工作者旧有的职责仍将继续,同时将以更广泛和积极的姿态介入社会的其他方面。当今社会,档案工作人员应提高自己的声音来让更多人听见。
发挥档案 第2篇
**市档案局党总支在机关工委正确领导和局党组的指导下，以党的十七大精神和“三个代表”重要思想为指导，认真贯彻落实科学发展观，围绕加强党的执政能力建设和先进性建设，大力加强机关党的思想、组织、作风，制度和反腐倡廉建设，较好地发挥了党组织和党员在围绕中心大局、服务档案事业发展中的战斗堡垒和先锋模范作用。
一、党组重视，摆上要位，强化对机关党建工作指导
一是党组指导机关党建工作责任到位。贯彻执行《条例》和机关党建工作目标责任制，认真履行指导职责，经常研究和过问，措施保障到位，使局机关党建工作紧贴中心，服务大局，有力地发挥机关党组织的教育、协助、监督、管理职能。二是党组对机关党建工作经常督导。定期听取机关党组织工作情况和党员干部思想状况的汇报，经常分析机关党建工作形势，适时提出加强思想、作风、制度、反腐倡廉建设的指导性意见，不断加强和改进机关党建工作。三是党组把机关党建工作摆上日程，予以重视和支持。在研究干部人事工作、党风廉政、作风建设、奖惩等局馆重要工作以及重要制度出台时都能听取总支意见；机关党组织活动和重要工作列入本局全年工作计划和月工作计划日程安排；党总支组织开展各项活动党组都能给予时间和经费上的保证,每年党组织活动经费实行实报实销制，人均超过300元。
二、理论武装，指导实践，注重党员党性修养锤炼
我局党总支始终把党员队伍思想建设作为党建工作的首要任务来抓，认真抓好党员干部的政治理论、业务学习，形势教育和党员特殊教育，紧贴局馆实际，突出重点，精心组织，周密安排，组织开展了加强党的先进性建设集中教育、干部作风建设集中教育、“解放思想破难题、服务发展当先锋”主题教育和新一轮解放思想大讨论。
组织开展新一轮解放思想大讨论。组织全体人员认真学习上级文件精神和中央、省市领导重要讲话，深刻领会科学发展观的科学内涵、精神实质、根本要求和解放思想大讨论的重大意义，进一步增强对解放思想紧迫性、重要性认识。先后召开解放思想、推进发展座谈会和赴外考察启示漫谈会，以交流解放思想创新发展档案事业的新启示、新思考、新探索，确立新理念、新思路、新构想。通过个别谈心，召开小型的座谈会，广泛征求意见，分析查找差距和不足，制定整改措施，研究提出深化成果意见。
抓好党的基本理论学习。按照上级部门的要求，制定中心组学习和市管干部自学意见。认真组织学习十七大和十七届三中全会精神、科学发展观、党和国家重要会议精神以及各项新的决策举措，及时传达市委市政府各项决策和重要工作部署；组织选送11名处级干部参加机关工委举办的学习十七大、十七届三中全会精神的培训班，选送两位同志参加入党积极分子培训班，增强党员干部执行党的各项方针政策的自觉性和责任感。
加强档案专业知识和业务学习。通过组织在职学习、函授教育、岗培、委培、送训，举办专题讲座、组织外出调研考察、开展课题研究等方法途径，不断提高局馆干部的知识素养、专业技能和实际工作能力。
抓好党员特殊教育。每年安排2次党课教育，其中一次是局领导为全体党员上党课。2007年上半年配合我局处级干部竞岗、轮岗，组织全体党员干部到雨花台参观革命烈士纪念馆，缅怀革命先烈的丰功伟绩，学习革命先烈崇高精神，坚定共产主义理想信念，确立正确世界观、人生观、价值观，为档案事业发展、建设和谐新**贡献力量上了一次特殊党课。2008年“5.12”四川汶川发生特大地震灾害时，全局党员密切关注，踊跃捐款，首次捐款9300元。积极主动交纳“特殊党费”55100元。
积极参与创建全国文明城市活动。制定本局馆开展全国文明城市创建工作实施意见；主动与中国第二历史档案馆、江苏省档案局（馆）、**军区档案馆联系，召开四家档案局馆长和本市13个区县档案局馆长参加的座谈会，共商联创文明城市举措，并以四馆名义向**地区档案工作者发出《共创文明城市》倡议书，动员全市档案工作者人人参加创建活动，为文明城市创建作贡献。
认真组织开展“融入基层、永葆先进”活动。每年春节前夕，都到社区慰问残疾人家庭和特困家庭，受到了社区和特困家庭的好评。积极开展档案文化服务活动，以多种形式向社区居民提供档案咨询服务，并在社区举办展览，指导家庭建档，充分发挥档案工作服务和谐社区，促进社区文化建设的作用，也使广大党员在各项服务活动中，精神得到升华，党性得到锻炼。
三、完善制度，严格落实，规范党员教育管理
几年来，我们注重加强党建制度的建立与完善，依靠制度规范、强化党员教育管理成效明显。注重规范，抓好落实。认真贯彻《中共**市
发挥档案 第3篇
在新的形势下，各级对档案的管理工作提出了新的更高要求，加强档案登记备份工作具有特殊的现实意义。
1.档案登记备份工作可以提供法律凭证。
档案登记备份制度是基于保障电子文件安全而设立的一种制度。档案具有历史文化研究价值和法律凭证价值，特别是档案的法律凭证价值，是整个社会信用体系的基石。近年来，随着社会信息化进程的加快，档案载体形式大量电子化，而电子文件的环境依赖性、易修改性决定了其原始性即凭证价值更易被破坏，从而引起社会对档案法律凭证价值的置疑，直接影响企业经营活动、影响政府公信力、影响社会稳定。通过登记备份，各级档案部门作为非利益相关的第三方，对档案的原始性、真实性提供鉴证，通过确保档案的真实性来保障其法律凭证价值，可以有效化解矛盾纠纷，降低社会交易成本，提高相关部门行政效能。
2.档案登记备份工作可以保障重点领域的档案安全。
档案是一种重要的信息资产，是规范企业经营行为、加强廉政监督的基础性台帐，直接影响一个地区的经济社会有序运行和一个单位工作的正常运转。当前，民生领域和重点经济领域的档案安全问题十分突出，一些单位或部门人员频繁变动或相关人员责任心不强，档案散失、损毁的现象时有发生。进入信息化时代，电子文件、信息数据库等领域的不安全因素更是被成倍放大，一些政府职能部门、公益性事业单位建立的业务和民生数据库更是关乎国计民生，任何损毁散失都会发生重大的社会问题。通过档案登记备份工作，各单位、各部门因突发事件而导致档案受损或引发纠纷时，档案部门可利用备份数据，为其提供档案数据恢复或可靠性认证服务，以确保电子文件和数字档案的安全。
3.档案登记备份工作可以实现档案信息资源集约化管理与利用。
近年来，随着信息化建设飞速发展，经济社会许多领域已完成手工管理向信息化管理的转变，政府对信息化的投入也日益加大。同时各个部门、各个领域在信息化建设中都普遍存在各自为为政，各建一套系统、各存一套备份的现象，存在重复投资等问题，同时信息系统特别是备份系统的分散管理也存在诸多不安全因素。通过档案登记备份工作，在各级国家综合档案馆建立区域性电子文件和数字档案备份中心，可以将各个部门、各个领域的备份中心统一建在各级国家综合档案馆，从而实现各单位各部门不需单独分建，既可以节约政府投资，又可以发挥档案部门专业管理、专业服务的优势，促进当地经济社会发展。
二、档案登记备份工作现状与存在的主要问题
随着《关于开展电子文件和数字档案登记备份工作的通知》下发，各级对档案登记备份工作的重要性有了更加深刻的认识，有力推进了档案登记备份工作的顺利开展。但在看到成绩的同时，还必须清醒地认识到，当前档案登记备份工作还处于刚刚起步阶段，与信息化条件下档案登记备份管理的要求还有相当差距。
1.档案登记备份工作还有待于进一步规范。
近些年，随着各级对档案登记备份工作重要性认识的不断提升，档案登记备份工作也被提上重要议事日程，档案登记备份工作也在有条不紊地进行。但由于档案登记备份工作刚刚推开，许多程序还不十分流畅，一些重要档案（电子档案）形成与管理情况调查、档案数字化转换和电子文件备份导出等工作准备不足，存在明显漏洞。有些单位没有将需要纳入登记备份范围的电子业务数据、电子公文和档案数字化成果，在移交前生成备份包或导出到脱机载体（同步生成唯一认证信息），没有做好备份载体（包）的登记、管理工作，导致档案登记备份工作进展缓慢。
2.档案登记备份管理水平还有待于进一步提高。
档案登记备份工作是档案管理工作的重要组成部分，也是信息化建设的重要组成部分。特别是档案登记备份工作主要针对电子文件和数学档案，它要求充分利用计算机等多种手段，在办公自动化基础上，逐步实现在线档案登记备份工作。档案登记备份工作不仅仅是一项单纯的计算机操作，而是需要具有一定技术性、业务性和网络技术知识的专门人才来维护、管理与运行，这就为从事档案管理工作人员的素质提出的新的更高的要求。因此，必须要积极开展档案信息化知识技能培训，进一步提高档案管理工作水平。在加强档案管理人员档案业务培训的同时，要着重加强计算机业务知识培训，重视新时期档案人才培养。同时，要充分发挥档案中介服务机构的作用，吸引社会力量参与电子文件和数字档案登记备份工作。
3.档案登记备份工作有待于加大推进力度。
档案登记备份工作程序性强、规范性要求高，而对于大多数单位的档案管理工作，仍然采用年度归档的方式，文件归档、登录、统计、备份等一系列环节性的工作，仍旧采用手工操作。尤为突出的是有些单位的档案员通常由机关办公室人员兼职，档案管理人员接受过高层次专业学习和系统教育的人员不多，甚至有人没有接受过短期培训就直接上岗，业务能力差，人员变动频繁，有的管理人员对计算机知识掌握甚少，很难应对档案登记备份的要求，档案登记备份工作跟不上时代发展的要求。档案登记备份工作是基于数字化、信息化条件下的档案管理工作，对工作条件要求较高，既需要计算机、网络等硬件的配套，更需要软件系统的支持。而有些单位和部门对档案登记备份工作重视不够，在硬软件建设上的投入不足，一定程度上影响了档案登记备份工作的扎实推进。
三、加强档案登记备份工作对策探讨
新的形势下，积极探讨加强档案登记备份工作的有效途径，有利于搞好档案登记备份工作，全面提升档案管理水平。
1.健全完善档案登记备份制度。
档案登记备份工作是一项系统工程，涉及到方方面面。各单位作为保障档案（电子档案）安全和有效的第一道防线和第一责任部门，应当逐步建立健全相应的档案登记备份制度，规范各种档案登记备份行为。档案登记备份的数据形式多样，包括电子公文、业务电子数据、档案数字化成果等；涉及面广，对各单位档案、信息技术和业务部门等都有一定要求。因此，各单位在开展档案登记备份工作前，应统一部署，明确主管部门，安排专项经费，做好协调，责任到人，并将此项工作纳入本单位岗位责任制考核。要认真学习相关文件内容，正确把握电子文件内涵、软硬件环境要求、归档和备份要求，正确把握传统档案数字化基本规范、标准。同时，要结合当地实际，制定切实可行的电子文件管理、档案数字化和登记备份工作制度，使档案登记备份工作常态化、规范化、标准化。
2.要正确把握档案登记备份工作的程序。
相关档案登记备份实施方案都明确规定了档案登记备份工作的程序，一般包括填写材料、生成备份载体、报送与移交、受理与审核、反馈等程序，并明确规定了每一程序的具体要求。一要严格执行程序。避免“重档案登记备份实体轻程序”，努力维护登记备份工作的严肃性、权威性。二要正确理解每一道程序的内容要求。档案登记备份工作实施方案，对档案登记备份每一道程序的设计，都充分考虑到了电子文件和数字档案的可读性、真实性、完整性，有特定的作用和意义。档案登记备份过程中必须认真对待、正确把握每一程序的具体要求。三要做好程序执行过程中形成的文件建档工作。档案登记备份每一道程序实施过程中都会产生相应的文件。这些文件既是所报送的登记备份档案的内容、数量、可读性等特征的信息记录，也是档案登记备份工作过程的记录，对于备份档案管理、灾难恢复、原始性认证，都具有重要作用。程序执行文件的建档管理，既是行政监管规范、有效的重要体现，又是行政监管规范、有效的重要保证。
3.正确把握档案登记备份形式。
档案登记备份对象主要有档案数字化成果、电子公文和电子业务数据三种数据形式。档案登记备份应根据不同数据形式的不同特点，采用不同的备份形式。档案数字化成果，宜采用脱机、光盘形式进行登记备份。经数字化加工的档案数字图像，一般数据容量比较大，适宜刻录到光盘上进行登记备份。电子公文，按照相关规范要求归档，一般采取光盘形式进行登记备份。电子业务数据一般采取打包寄存方式进行登记备份。变动比较频繁、数据量较大的电子业务数据，采取专线在线传输方式进行登记备份；数据量不大且变动不多的电子业务数据，可采取光盘、磁带等脱机移交方式进行登记备份。
发挥档案 第4篇
关键词：会计,档案管理,财务
会计档案是会计核算方面的专业资料,也是国家档案中的重要组成部分,在各大机关和企事业单位中都有相当重要的作用,会计档案包括了很多方面的内容,包含了会计方面相关凭证、账簿、报表等,在实现了会计电算化之后,还包括了存储信息方面的软件等内容。会计档案包含内容众多,来源广泛,只要是有独立经济核算的单位就自然会有自己专有的会计档案。
会计档案是反映单位经济状况的重要凭证,但是在实际工作中,它的重要性却往往被人所忽视,反而成了财务工作的一个薄弱环节。会计档案工作中存在一些常见的问题,为了加强会计档案管理工作,让会计档案发挥更好的作用,本文尝试针对现实中常见的问题提出一些改善会计档案管理的途径。
一、会计档案的重要性
要更好地进行会计档案管理工作,最重要的就是要认识到会计档案的重要性,只有充分加强了对其重要性的认识,才能够在主观上对会计档案管理工作重视起来。
(一)作为分析核算的依据。
由于会计档案是通过专业的会计核算方法形成的,所以具有相当的专业性,它能够直接用来反映机关和企事业单位各方面的经济收支情况,它能够为国家经济建设的相关经济决策提供大量可供参考的依据。当国家相关部门要制定或完善经济计划的时候,首先就要对该经济活动的可行性进行研究,而会计档案的存在则为可行性的探究提供了重要的依据,很好地避免了纸上谈兵,能够让经济计划的制定有可靠的依据,更加具有可行性。
(二)作为考察事项的凭证。
会计档案的制定是相当严密的,有设置账户、复式记账等一系列的专业工作方法,这些都证明了会计档案的整个过程都具有严密性,会计档案的严密和专业使得它能够成为事后考察会计方面事务的重要凭证。通过建立会计档案能够对会计对象进行严密的监督,完整的反映,在必要的时候查证会计档案可以很清楚地查出各单位在各种经济业务之中是否存在有违法乱纪方面的现象,所以是一种考察经济事项的良好证据。
(三)作为归档保存的史料。
会计档案具有原始记录性、信息性和价值性等特点,这使得它具有相当高的史料价值,在会计档案中记录的那些具有高度信息量的原始记录能够很好地反映一定时间内一个单位经济活动的情况,如果综合考察一个地区所有单位的会计档案,则可以从中分析出该地区经济发展的情况,所以相当具有史料价值和研究价值。
二、会计档案管理中的常见问题
会计档案管理工作相当重要,但是遗憾的是个别单位的领导以及相关财会人员对该工作的重视度不够,所以使得会计档案管理方面存在一定的问题。由于主观方面的不重视导致了档案管理制度的不规范,档案装订、归档、销毁方面都无法达到标准。
(一)主观上认识重要性不够。
主观上对会计档案管理方面重要性的认识不够将导致会计档案管理工作中出现漏洞。有些单位的领导觉得只要财务方面的内容得到了很好的实施就足够了,归档工作并不是十分重要,由于上行下效,他们的不重视最终导致财务档案工作的实际工作人员也对这方面的工作得过且过,草草了事。有些单位并没有配备专业的人员来进行相关方面事务的管理,而有的单位虽然有专业人员管理,但是由于会计人员对档案规范化的工作了解不多,所以导致无法完善和健全档案管理制度。
更严重的是个别会计档案人员甚至还会不顾原则,开立账外账,假发票等,甚至还会篡改相关的数据,这样做不仅严重破坏了会计档案工作的严密性,甚至还会影响到国家相关决策的设定,具有很大的危害,值得注意。
(二)客观上档案管理制度不健全。
档案管理制度的不健全对于会计档案管理工作十分不利,有的单位并未建立完整的会计档案立卷、归档、保管、查阅、销毁方面的规范,使得档案管理工作无法正常进行。
一些单位在立卷的时候并没有严格按照标准来进行装订,装订得相当松散,随时都会有散落的可能,没有按照要求设置封面并编排好对应的页码,这样的话时间一长不仅会造成在查询的时候难以找到相关档案的相对位置,为查找带来麻烦,甚至严重的还会导致重要的会计档案资料的散失和缺损,对会计档案管理工作相当不利。一些单位在放置会计档案的时候也相当分散,有的时候甚至很随意地放在某处,并没有一个专门的存放场所,有的单位虽然有专门的场所放置,但是没有做好防潮防蛀的措施,这样也会使得会计档案损毁,使得相关的档案达不到会计档案所应该存档保管的期限。
三、加强会计档案管理的途径
会计档案是国家档案的重要组成部分,在经济管理工作中具有相当重要的参考价值,所以相关人员必须严格端正思想,制定完善的会计档案管理措施,只有这样才能充分发挥好会计档案的作用,让它能够物尽所用。
(一)更新观念,提高重视。
由于会计档案工作主要还是要由相关人员来执行,所以首先要做的就是要让相关工作的领导和工作人员统一认识,更新观念,提高对会计档案管理工作的认识。单位应该加强对会计人员的岗位培训工作,通过相关的考试来判断工作人员是否对整套管理制度有足够的了解,同时还要随时做好检查,以确保在实际工作中不会发生纰漏。这样做的话就能够从源头上做好会计管理工作。
(二)制定规范,强化管理。
为了让所有的工作人员都知道自己该做什么,该怎么做好,所以制定规范,并强化会计档案管理工作是相当重要的,各单位要联系自己单位的实际情况,参照国家《会计档案管理办法》的内容来设立一套高效的会计档案管理制度,明确每一个人的责任,使得管理工作更为科学合理。
制定高效科学的会计档案管理制度首先要做好档案的立卷工作,在装订档案的时候要仔细检查所有的原始资料是否都收集完整,需要粘贴的地方是否粘贴整齐,并且要对每一册档案的厚度等都有细致的规定。
其次要在有关人员进行档案借阅的时候做好登记。为了防止重要的档案资料有所散失,要对借阅人员的姓名,借阅档案的名称,借阅时间等做详细的登记,并在归还的时候仔细检查改档案是否保持原样。
此外在遇到档案需要销毁的时候,也要按照规定认真填写销毁报告,并在得到审批同意的情况下,在相关人员的监督下进行彻底销毁。
档案管理工作包括了很多方面,除了以上所说的部分以外,档案的移交和鉴定等方面的工作也都是十分重要的,也要进行相应的规范。
四、结论
加强会计档案管理的规范化,强化工作人员的主观认识,同时做好会计档案立卷、借阅、保存、销毁等各方面的规范,将使得档案能够得到更好的保存,同时也能够更好地发挥会计档案的作用,让会计档案作为分析核算的依据,考察事项的凭证以及归档保存的史料得到更好的保存。
参考文献
[1]田巧芬.会计电算化条件下的会计档案管理[J]中国卫生经济,2004(10):77-78.
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[4]李美,李继朋.关于企业会计档案管理的思考[J]中国档案,2006(5):34-35.
发挥档案 第5篇
一、集中优势力量，加强综合档案馆的建设
综合档案馆是按行政区域设置的收集和永久保管多种门类的档案和有关资料，并向社会提供利用的机构。它更是面向社会，面向大众，为本地区广大群众服务的信息中心和文化阵地。目前，我国各级各类档案馆有３５７４个，保存着整个国家各种门类各种载体的档案，总馆藏量１保罚兑诙嗑恚熂牎Ｔ谡飧龅蛋腹萃中，国家综合档案馆有２９８０个，其他门类的档案馆有５００多个。这样一个庞大规模的档案网络体系，需要多少资金，耗费多少人力、物力才能支持它的持续发展呢煷谧型期的国家或地方，用于发展提高综合国力的资金是非常有限的。而档案馆是社会公益性事业单位，资金的投入主要是依赖国家。如果不突出重点，不管它发挥的作用大小，也不管它是否与当地的经济发展相适应，一味地强调档案馆要上规模、上档次，将有限的资金一点一点地分割，将对综合档案馆的进一步发展构成威协，同时也会影响其他各级各类档案馆的发展，其最终结果将影响到整个档案事业的向前发展。
传统管理模式上追求档案馆小而全的观念，造成布局不合理，投资分散的现象，使资源得不到优化配置，尽管基层档案工作者付出了很多辛劳，却难以发挥它的社会功能，也很难长久立足于社会。
综合档案馆，特别是省市以上的档案馆，无论是在丰富的馆藏、技术装备、管理水平，还是在人员素质与结构方面都是其他各级各类档案馆无法比拟的。我们应该充分利用它的综合优势，集中力量建设好大中型综合档案馆，发挥其中心馆的效应，以它们为龙头，实行名牌战略，带动其他各级各类档案馆的发展，从而赢得政府的支持，社会的认同，推动档案事业的向前发展。
评价我国档案事业，不能仅仅停留在档案馆的数量上，而要看它是否与经济发展、社会的需求相适应，它的布局是否合理，是否有利于档案的保管和利用，是否有利于档案馆功能的发挥。在我国经济建设的历史中，经常出现片面追求数量，而忽视质量的问题。当前，在我们档案馆的布局上也要予以高度重视，要注意它的科学性、合理性，避免出现小而全，投资分散，功能不全的状况。投资要尽量集中，保证重点，使其效益充分发挥，并带动其他各级各类档案馆的发展。这也符合国家抓大放小的方针。对于一些部门档案馆、专业档案馆、或产生档案数量不多、结构单一的地区应少设，或不设档案馆。避免出现争相设立部门和专业档案馆的倾向。过于庞大、过于分散的布局，一方面使资金使用分散，造成人、财、物浪费，另一方面将使一地区形成的有价值的档案保存过于分散，不利于档案信息资源的合理流向；也会使综合档案馆馆藏内容仍局限于“党政档案”，造成结构单一，与综合档案馆名实不符，难以发挥其社会功能。因此，国家档案行政管理部门要充分认识这一点，同时要争取国家在政策导向，资金投入上向综合档案馆倾斜，以保证档案事业的持续发展。
二、加强综合档案馆馆际之间的横向联合，形成合力
加强综合档案馆的横向联合，形成规模效应，将丰富的档案信息，以整体优势向社会提供服务，将更显综合档案馆的实力。
我国不同档案馆的档案信息资源的构成状态，无论是数量上，或是质量上都存在很大差异，但各自又有自己的特点、各自的优势，如果加强横向联合，发挥各综合档案馆馆藏的综合优势和互补效应，打破区域界限，从更广阔的空间加强联系，提供综合服务，联合开发档案信息资源，实现档案信息交流的最大流量和最佳服务，使档案的利用向广泛、纵深发展，那么档案馆的社会功能也将得到充分发挥。我们可以通过建立档案馆网、或以档案信息服务集团的方式，实现档案信息资源的交流与协作，形成合力，为今后加入社会的信息网络打下基础。
三、优化馆藏档案结构，提高馆藏档案质量
目前各级各类综合档案馆的档案，普遍存在着精芜混杂，结构不合理的问题。尽管在１９８６年２月７日国家档案局制发的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》中规定了收集建国后档案的范围，但实际上，馆藏档案中各级党政机关、群众团体产生的文书档案多，科技档案、专门档案极少。使其名为综合性档案馆，实为党政机关档案馆。加之，还存在着大量重复的档案及长期卷档案没有及时进行鉴定。这一系列问题严重影响了档案馆功能的发挥。
虽然政府的档案可以看作不只是政府机构的历史记录，而且是一种重大的文化和科学的信息资源，在国家信息系统中，机构成了其中一个有意义的、基本的和对各方面都有用的要素具有广泛的利用价值，但是，档案作为人类社会历史的真实记录，它应该包括经济、政治、科学、文化等各个方面的内容，即包括国家历史发展的全貌，是国家和人民集体记忆的关键。因此，如果只偏重某一方面，而弱化其它方面，其结果必然造成这样的社会记录是一个不完整的记录。“档案不仅要涉及政府的职责和保护公民的个人公益，而且更多的还应为他们提供根源感、身份感、地方感和集体记忆。”这个重任应由国家综合档案馆来承担。为此，综合档案馆应增强优化馆藏档案种类、结构的意识，正确认识处理档案完整与精炼的关系，拓宽收集面，从不同的方面反映一个国家、地区发展变化的全过程，同时从规章制度上减少重复文件进馆，切实加强档案的鉴定工作，以丰富优质的馆藏资源为社会服务。
四、加强人才培养和人才储备
社会的发展，科学技术的进步，使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。人们可以注意到“根据国家概念建立起以司法棗行政管理为基础的档案工作，向建立在更广泛的公共政策和利用基础上的社会文化档案概念变化”。“档案工作由保管、记录活动的证据，变为确保这种证据的确实产生，进而确保上述活动本身有可信证据作为证明。档案人员也因此由消极的文献记录保存者，变为档案遗产的积极塑造者，从不仅仅继承公正的、不带偏见的保管者，变为在档案形成过程中，明确历史责任感的积极干预者。”
这一系列的变化迫使我们尽快地调整自己，迎接挑战。迎接挑战的关键是提高档案工作者素质。各级档案馆的领导已经越来越意识到，人才素质和人才结构在工作中的重要性，纷纷计划招聘人才，引进高层次的人才，而且也注意到了人才结构的合理性，但还有一个值得重视的问题，那就是现有的档案人员怎么办熕们面临着知识的老化、新技术知识较为贫乏的问题。这使档案工作跟上社会的发展节奏，满足社会的需求，受到了一定的制约。为此，加强档案馆现有人才的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作。
五、树立正确的档案工作效益观
综合档案馆作为科学文化事业机构，其在社会主义的物质文明和精神文明建设中是大有作为的，它的效益也应该是突出的。因为保存档案的目的不是为了谋求利益，获得利润，而是为了造福于人类，为人类社会的生存和持续发展创造某种基本的条件，决定了档案馆的工作效益最终大多表现为社会效益。
在新的经济形式下，档案工作配合国家的中心工作，为经济建设服务，这是勿庸置疑的。但是为经济建设服务本身的内涵是十分丰富的，它包括很多方面。我们不能一提到为经济建设服务，就狭隘地与获得多少经济效益划等号。企业中保存的科技档案、技术资料可直接参与经济建设，在利用中创造经济效益，这是我们要体现的，但是我们不能因此而片面强调档案馆的各项服务工作都去追求经济效益，而忽视它的社会效益。事实上，档案馆的工作更加贴近科学、文化、教育、历史研究等领域。
六、社会的发展是综合档案馆社会功能充分发挥的重要条件
发挥档案 第6篇
关键词：人事档案 人事改革 关系 作用
Display dossier function boost personnel system reform
Hu Haitao
Abstact:Personnel labor and allocation system reform of tobacco industry in Liaoning province has already begun to spread gradually.In order to conform to the trend of reform and the need of developoment,pesronnel archive management as a supporting role has to advance with the time.During this period,to recognize the status of pesronnel archive,to clear the relationship between this reform and pesronnel archive and to play the role of personnel archive has become a basic job which can keep this reform going smoothly.
Keywords:Pesronnel archive Personnel labor and allocation system reform Relationship Effect
【中图分类号】F272.92 【文献标识码】A【文章编号】1009-9646(2008)12-0060-02
人事档案管理是人力资源管理中的一项基础性的工作。此项工作看似简单，但在辽宁省烟草行业正在推行的人事用工分配制度改革（以下简称人事改革）中，它却有着不可替代的作用！如何充分地挖掘人事档案的作用、最大限度地体现人事档案的价值，是每一个人力资源工作者都必须思考的问题。
1.结合实际、深入分析人事档案管理现状
在日常的企业管理中，人事档案管理是一项经常容易被人忽视的工作，由于它长期以来都得不到人们足够的重视，所以使得这项工作一直都没有太大的起色。究其原因主要有以下几个方面：
从工作的性质上来看，人事档案管理工作具有一定的保密性，在人事档案管理中档案材料是绝不允许外泄的，而且档案管理者也绝不允许透漏档案的内容，这种性质使得人事档案管理工作好似与外界隔了一座墙，逐渐脱离了群众，变成了一项相对独立、封闭的工作。
从工作的内容上来看，人事档案的管理内容具有较强的针对性，面对着比较单一、死板的档案材料内容，总会让人感觉这项工作比较枯燥乏味，容易使人丧失对这项工作的兴趣。
从工作的方式上来看，人事档案管理工作的方式具有相对的固定性，操作起来显得比较简单，这种传统而又死板的管理方式给人的感觉就好似谁都可以轻松地胜任这项工作，让人觉得这项工作缺乏挑战性。
从员工的角度来看，由于员工一般是不会接触到人事档案的，长此以往的疏远使员工渐渐地淡化了对人事档案的意识，觉得人事档案与自己日常工作无关，于是他们就很容易产生“事不关己，高高挂起”的态度。
种种原因使得人们一直以来都缺乏对人事档案管理工作的关注和重视，忽视了对人事档案信息的利用，没能真正地发挥出人事档案的利用价值，这在一定程度上会有碍于我省人事改革的实施。
2.端正态度，正确认识人事档案的作用
为了加强对人事档案的管理，必须要让员工从态度上重视人事档案的管理工作、从思想上认识到人事档案的重要作用，为此就必须要让员工真正地了解什么是人事档案。所谓人事档案，是指在人事管理活动中形成，并经组织审查或认可的，记录、反映人员经历和德才表现等原貌，以个人为单位立卷归档保存的文字、声音、图像、照片等形式的档案［1］。人事档案，就好像一部摄像机［2］，它会全面而真实地记录下一个人的成长过程、学习经历、工作历程，甚至是生老病死，它无所不包，如影随形，甚至比我们自己更了解我们。
这种特有的历史记录功能使得人事档案拥有了特殊的作用。对企业来说，人事档案可以为企业提供大量、动态、真实、有效的原始资料和数据。从人力资源开发的角度来看，企业可以通过利用人事档案，清楚地了解到员工过去的地工作轨迹［3］。为了做到知人善任、选贤举能，尽可能全面、准确、公正地了解员工，企业通常会将员工的考察现状与其档案材料中所记载的思想言行、业务水平、个人素质、历史情况等原始材料有机地结合起来，从而为人员正确地选拔和配置提供重要的参考作用。此外，人员的任用结果又会形成新的材料再次归入到人事档案中，并为企业下一次的人员变动提供重要的依据。
对员工来说，人事档案可以帮助员工获得其应有的权益。从档案本身所衍生的一些职能来看，它涉及到员工方方面面的利益，比如组织关系的确认、工资奖金的发放、社会保险的办理、转正定级的审查、技术职称的申报、退休手续的审批、政审材料的提供以及证明材料的出具等等事宜，都需要由人事部门从人事档案材料中寻求依据。人事档案材料的真实性、原始性是其他任何材料都不可代替的，所以它在作为一种凭证时具有较强的法律效益［3］，可以用来为个人的切身利益服务。
正确认识人事档案的作用，不仅可以使员工提高对人事档案工作的重视程度，还可以使企业加强对人事档案工作的管理力度，而且更可以为正在推行的人事改革做好前期的铺垫和准备工作。
3.抓住联系、认清人事改革和人事档案之间的关系
人事档案作为企业的一种信息资源，对企业的发展和前进起着重要的推动作用。目前，辽宁省烟草行业正在推行的人事改革就与人事档案有着非常密切的关些。以这种信息资源为切入点，可以从两个方面分析它们的之间的关系：
从改革实施的角度来看，人事改革是信息资源的利用者。在改革的进程中，每一步都很重要，其中有一个关键的环节叫做信息公示，特别值得大家关注。所谓信息公示就是将员工的年龄、工龄、烟龄、学历、职称、职务、任职时间等基础信息张榜公布。这些信息资源所提供的最基础的数据和凭证对此次改革尤为重要，能否正确地利用这些信息资源成为此次改革的关键，首先它们会直接地影响到改革中套档定级的制定；其次它们会不同程度地影响到岗位和绩效基数的设计、影响到个人工资待遇的计算、进而会影响到整个企业工资总额的核算；再次它们还会影响到员工对改革信心和态度、甚至会影响到整个改革实施的稳定。
从档案管理的角度来看，人事档案是信息资源的提供者。在改革中对员工信息的公示恰恰体现了人事档案的作用和价值。从人事档案的形成来看，只有它才能完整、准确、详细地记录下一个人过去的学习经历和工作轨迹，所以这些信息资源最初都应该是来源于人事档案的，也就是说人事档案是这些信息资源的源头。作为信息资源的载体，人事档案所提供的信息关系到员工岗位等级的高低、工资待遇的多少，所以在改革中，如果任何人对所公示的信息有质疑的话，人事部门都必须谨慎对待，并派专人对人事档案记录的信息进行比较核对，而且最终的结果通常还要以人事档案所记录的最原始的信息内容为主。
人事改革与人事档案是相互对立的统一体，人事改革需要依托于人事档案提供的信息来稳步推进改革的实施，人事档案需要借助于人事改革搭建的平台来逐步实现档案的价值。
4.加强管理，充分发挥人事档案的辅助作用
现阶段的人事改革对人事档案材料的收集、管理和利用提出了更高的要求，是对人事档案管理工作的一次严峻的考验。为了充分发挥人事档案的作用、确保此次改革的能够逐步推进、稳步实施，人事主管部门应从以下几个方面加强对人事档案的管理工作。
从制度方面，要加强档案管理的制度建设。制度建设是确保人事档案管理工作稳步提升的前提。辽宁省烟草行业应该针对人事档案管理工作建立起一系列统一、规范的管理制度，使上下级部门能够协调一致、步调相同，同时还应在此基础之上制定出科学、标准的工作流程，从而通过各种制度和流程共同来规范和管理档案从业人员的工作行为，最终提高人事档案管理的工作效率和工作水平，为人事改革做好制度上的铺垫。
从思想方面，要转变原有的陈旧的观念。原有的思想侧重于把档案当作一种机密性的文件，强调的只是保管和保密，而忽略了档案作为一种信息资源的利用价值。如今我们应该树立以人为本的观念，从认识人的本性、关心人的需要、尊重人的价值等角度出发，最大限度地发挥人事档案提供信息资源的作用，从而来满足个体在社会中自我发展的需要，最终实现人事档案的核心价值［4］，为人事改革打牢思想上的根基。
从操作方面，要加大基础工作的管理力度。在信息收集方面，人事档案管理者要积极调动相关部门来主动配合档案材料的收集工作，遇到新材料必须要随时补充归档；在材料整理方面，人事档案管理者要对收集的所有材料信息进行认真地甄别，根据材料的内容逐一分类，并严格按照人事档案装订要求进行装订整理；在档案利用方面，人事档案管理员要在做好保密工作的前提下加大对档案材料查阅、借用、出具证明等功能的利用，最终为人事改革开拓信息资源的多种利用途径。
从技术方面，要加强信息化技术的应用。目前辽宁省烟草行业在人事档案管理方面信息化水平还不高。在办公自动化逐步普及的基础上，我们要加快对人事档案信息化的建设，通过计算机技术，建立起一套完整的人事档案信息管理系统。利用各种信息手段真正实现档案材料从文字，到声音，再到录像的多样化，同时充分发挥多媒体技术在信息采集、维护、检索和利用方面的作用［4］，从而最大限度地挖掘人事档案的作用，为人事改革寻求信息技术上的支持。
总之，人事档案管理是一项长期的系统工作，而人事改革则是一项阶段性的目标任务。人事档案管理应该抓住改革这个契机重新走入人们的视线，让企业和员工在改革中逐步地认识到人事档案管理的重要意义和巨大作用。人事档案管理作为改革中的一项辅助性工作，同样也需要与时俱进，需要不断地吸收新办法、新经验、新技术，从而为推动人事改革的稳步前进、实现人事档案管理的规范化、信息化打下坚实的基础。
参考文献
［1］ 朱玉媛.现代人事档案管理［M］.北京:中国档案出版社,2002.14
［2］ 中国劳动律师网.档案-最熟悉的陌生“人”.http://www.linfuming.com/laodong/dazy/lfm0021.htm
［3］ 苟小娟.HR必知——人事档案的作用［J］.成都人才，2008，(2)
发挥档案 第7篇
一、档案价值的认知转型
档案价值认知指的是作为认知主体的人即公众对档案价值客体形成的如实反映。这里的认知主体公众不仅包含档案利用者也包括档案工作者。而这里所说的认知不仅包括公众结合档案价值标准与规范形成的认识,同时也包括公众个人的情感、心理、意志等其他主观因素。所以说档案价值认知是随着国家制度的完善、时代背景演变而成,具有一定的阶段性特征。从古代的“档房”到近现代的“档案馆”,从“旧档无用”的一元价值观到工具价值观与信息价值观兼并的双元价值观,直至日后有可能形成的社会多元价值观。
1.一元价值观。一元价值观形成于我国古代社会,并在我国封建社会末期被档案工作者和社会公众所普遍接受。档案以一种管理工具的存在方式被赋予了崇高的价值定位,并使这种极其尊崇的档案工具价值观的管理思想为我国高度中央集权的封建社会的繁荣稳定发展奠定了坚实基础和积极作用。这种一元价值观主要表现为档案成为统治阶级所管理、利用和控制来维护政权、治理国家的管理工具。在古代社会,档案更多地被封闭保藏,档案工作也囿限于“档房”,故档案作为专属于统治阶级的私有物的价值是一种行为方式的价值,且主要是对档案行政机构的价值。也正是因为古代统治阶级的专治,档案工作仅仅注重档案的政治价值,特别是文书工作与档案工作相混,修史纪实观念薄弱,暴君的蛮政统治销毁档案等行为,使得档案的历史文化价值无法凸显,造成公众对于档案工具价值观的根深蒂固。随着国家政治、经济、科技、文化都经历了改革与发展,西方社会观念的流入,整个社会推崇民主和自由的价值观体现得尤为明显,人们也随之将关注的目光投向历史发展的源远长河中,档案的历史文化价值渐渐与古代时期的工具价值并重。档案的价值不仅仅只是一种管理工具,公众对档案价值的认知由感性认识上升到理性认识,当初被认定为维护统治的利器的一元价值观,如今已被工具价值观和信息价值观这种档案双元价值观所取代。
2.双元价值观。档案的双元价值观主要是指档案的价值可以从两个方面来认知:一个是管理工具的行为方式所表现出来的工具价值;另一个是将档案看成是一种负载大量信息内容和“文献”的实体所表现出来的信息价值。从档案的属性角度来说,前者属于自然属性,后者属于社会属性。因此,自档案双元价值观被公众普遍接受以来,档案的双重属性也得到了公众的认可。即无论是工具价值还是信息价值,二者缺一不可,相互依存,其中工具价值更多地表现出档案作为一种原始记录性的凭据对社会负责的价值,而信息价值更多地侧重于档案作为一种社会公众资源对社会服务的价值。
档案双元价值观是目前档案学术界和社会公众所普遍接受和认可的档案价值认知观,但笔者认为随着国家政治经济体制的改革、中西方文化思想、生活价值观念的融合,档案的多元价值观将会成为档案价值认知转型的新共识。马克思主义基本原理讲到,社会存在决定社会意识,经济基础决定上层建筑。社会转型期下属于上层建筑主要内容的价值观会在一个国家的经济基础的影响下,呈现出其阶段性的文化内涵。因此,档案价值认知也会随着社会意识的改变而转型。另外,社会转型期价值主体的多元化也会成为价值观转型的重要影响因素。比如说我国以公有制为主体,多种所有制经济共同发展的基本经济制度以及以按劳分配为主体,多种分配方式并存的分配制度,都使得社会转型时期利益主体的多元化,市场经济体制下,利益主体的多元化必然导致价值认知的多元化,进而出现档案价值认知的多元化,即档案多元价值观的形成。
二、档案馆的社会功能
1.资治襄政功能。资治襄政功能主要是指档案馆辅佐社会政治以便行政管理的职能。因资治是档案现象的成因,档案馆是出于统治者行使行政权力的需要,故一般将它作为档案馆产生的根源。但资治襄政功能也是档案文明产生后档案馆始终具有的社会功能,犹如双元价值论演变前的工具价值观中,档案作为一种统治阶级维护统治的管理工具存在。但随着国家制度与体制的改革,档案馆的资治襄政功能也在变化,只不过行政管理的最终目的没有改变,变化的是档案管理的内容和方式。
2.存史鉴史功能。存史鉴史功能是档案馆的本质功能,存史鉴史是一种基于社会发展的自觉的理性行为,它的价值主体是整个社会这个整体,而非局限于某地某个机构或个人。所以说,档案馆是为整个社会的发展留存历史。如若说资治襄政功能是体现档案馆的第一价值,那么存史鉴史则是档案馆的第二价值。但也正是档案馆存史鉴史功能的存在,所以就要求进入档案馆的档案必须内容全面、系统真实、体系完备,并随着社会的变迁与公众价值观的改变,区域性馆际之间应加强沟通与协作,才能最大限度地完成社会赋予档案馆的最高使命。
3.文化传承功能。档案馆的文化传承功能是由档案馆文化事业机构的性质所决定,指的是在档案馆对馆藏档案进行收集整理利用时对档案的社会文化价值的挖掘及历史传统文化的流传与继承。文化传承功能有两个特点:一是区域群体性,我国历史悠久、幅员辽阔,传统文化也呈现出区域性特点,如中原文化、岭南文化等。在我国作为收集与保管史料的档案馆也在各省自治区有着合理的机构设置,这样,各省自治区的档案馆就会有其地域性的馆藏文化史料,对当地档案社会文化价值进行最大程度的发掘利用和传承,使社会公众对档案价值有重新的认识。二是人文加工性。由于档案馆并非都是档案史料与原著,为提高档案馆的利用服务水平,我国各地档案馆中档案史料汇编也是档案馆馆藏的重要组成部分。因此,在档案馆对档案史料进行整理时通常伴有人文加工的特点,对于档案史料或实物进行编纂也能更直观、更形象、更直接地为档案利用者提供服务,贮藏各民族各时代特色文化,对我国繁荣各异的文化资源进行开发与传承。
笔者认为,档案馆的社会功能不仅限于此,随着国家政治经济体制的改革、中西方文化思想、生活价值观念的融合,档案的多元价值观成为档案价值认知转型的共识后,档案馆的辅助功能或者说是延伸功能也会呈现出来,档案馆的社会功能会随着档案价值认知转型而革新。
三、基于档案价值认知转型的档案馆社会功能的发挥
1.档案馆的功能建设要引入新的观念或新的管理思维。在档案价值认知转型期,档案馆功能建设应随之树立新目标,将工作重点和核心业务与档案利用群体的需求相关联、相对称,管理思维应逐步从古代社会向信息社会的观念转变,注重点由档案的史料管理到实体管理到档案信息资源管理再到新时代背景下的档案知识管理。转型期档案馆社会功能的发挥应更强调档案的信息价值取向,以档案信息属性为基准,对档案馆的管理方式进行重新建构和诠释。
2.丰富馆藏,发挥馆藏档案的信息价值。随着档案价值认知的转型,档案利用主体呈扩大化和全面化的方向发展,利用需求也随即出现多元化趋势,利用目的多元化也成为必然,故档案馆应丰富馆藏,使馆内的“官方来源”与“非官方来源”比重均衡,并定期征集更具有时代特色和民族色彩的史料或信息,及时全面快捷地为社会公众提供服务,成为“公民利用政府现行文件信息及史料的中心”。另外,档案馆内的馆藏档案与现行文件等应改变过去抱残守缺的现象,杜绝“只藏不销”的观念,定期对档案利用数据进行鉴定、统计与研究,根据档案利用群体的需求,优化馆藏,使档案实践工作向专业化迈进,为用户提供利用服务的同时也促进了公众正确档案价值观的形成。
3.利用数字档案馆的优势,增强馆际交流。从载体层面上看数字档案馆与传统档案馆相比,信息存储量及传播媒介上存在很大的优势。档案馆在转变新观念和丰富馆藏优化资源的同时,应不断提升技术保障水平,利用数字档案馆的优势,增强馆际交流,互通有无,促进全国各地域间的交流与合作,在提供利用服务时充分展现各地的文化特色,使档案的社会文化价值得到最大程度的发挥。另外,数字档案馆也可利用网络信息平台的优势,建立用户信息反馈机制,拉近档案馆与利用者之间的距离,达到档案馆与用户之间的双向交流与沟通,及时发现档案实践工作中存在的问题,促进档案馆档案服务及管理方式的优化。
基于上述认识,只有完善档案馆的社会功能才能使档案的价值得到最大程度的发挥,虽然档案价值的表现形式呈现多元化和抽象化的特点,但也有一定的规律性,故档案馆在完善社会功能时也应注重对档案价值认知转型,以档案价值认知为依据,以档案价值实现为目标,使档案价值理论研究与档案实践革新相得益彰,共同为档案事业的繁荣发展添砖加瓦。
摘要：本文试图通过对档案价值认知演变过程所呈现出特点的分析及档案馆社会功能内涵的梳理,对档案馆社会功能发挥提出几点建议,以期在档案价值认知转型期使档案馆的社会价值及社会功能得到充分的发挥。
建立综合档案馆发挥社会功能 第8篇
一、基础设施建设
档案馆是一个地区政治、经济、文化、科学技术等珍贵、重要档案的保管基地, 也是公众和各部门查询利用档案资料的服务中心。因此, 为适应社会经济不断发展的需要, 应把国家综合档案馆建设成为设施现代、功能齐全、安全保密、布局合理、环境优美的新型档案馆。具体途径:一是抓好馆库新建、扩建、改建工程。改变过去把档案馆当成档案库的建设模式, 提升档案馆的科技含量、安全系数、文化品位和公共服务功能, 使之与现代化城市的地位和作用相匹配, 逐步形成现代化的新型档案馆网。二是落实好档案的安全保护措施, 做好档案库房安全保卫工作。有效落实防汛、抗震和突发事件的应急预案和处置方案。采用先进技术、注意从档案的形成、保管、利用等环节, 动态性地做好档案安全保护工作。三是准确把握好开放与保密的关系, 严格执行制度, 层层加强管理, 并采取监控预警、应急防范、异地备份等有效措施, 确保档案信息安全。
二、馆藏资源建设
从目前多数综合档案馆的情况来看, 普遍存在一对突出的矛盾:一方面, 馆藏档案数量不断增加, 档案保管压力不断加大;另一方面, 档案利用率不高, 利用者的利用需求经常无法实现。造成这一现象的一个重要的原因就是目前综合档案馆馆藏档案精芜混杂, 质量不高, 门类结构单一, 无法满足利用者的需求。尽管国家档案局规定了档案收集的范围, 但实际上, 馆藏档案中各级党政机关、群众团体产生的文书档案多, 科技档案、专门档案极少。相当数量的综合性档案馆实际只是党政机关的档案馆。政府档案不只是政府机构的历史记录, 也是一种重大的文化和科学的信息资源;但是, 档案作为人类社会历史的真实记录, 它应该包括经济、政治、科学、文化等各个方面的内容, 它应当是国家历史发展的全貌, 是国家和人民的集体记忆。如果只偏重某一方面, 而弱化其他方面, 必然使其记录成为不完整的记录。为此, 综合档案馆应增强优化馆藏档案种类、结构的意识, 正确认识处理档案完整与精炼的关系, 拓宽收集面, 从不同的方面反映一个国家、地区发展变化的全过程, 同时从规章制度上减少重复文件进馆, 切实加强档案的鉴定工作, 以丰富优质的馆藏资源为社会服务。具体说, 可以从两方面进行:一是调整接收档案的期限。综合档案馆是国家永久保管档案的机构, 保管的对象是对国家和地方有长久价值的档案。目前, 综合档案馆接收的是永久和长期保管的档案, 长期保管的档案达到或超过期保管期限后, 没有及时进行鉴定, 造成馆藏档案数量庞大, 而档案资源质量不高。如果综合档案馆只接收永久保管的档案, 就能更好地体现综合档案馆是永久保管档案的基地, 馆藏档案的价值也大大提高了。二是调整接收档案的范围。综合档案馆是国家档案事业的主体, 是档案资源的重要管理者, 是国家法定的永久管理档案的机构。因此, 凡是对国家和社会有保存和利用价值的档案, 都应是档案馆接收和收集的范围。笔者认为, 应对1986年颁发的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》进行修订, 重新调整综合档案馆接收和收集范围, 如专业档案、有价值的资料等, 把对国家和社会有保存价值的档案及时收集, 使综合档案馆真正是在“综合”管理档案, 而不是在管理“综合”档案。
三、人才队伍建设
社会的发展, 科技的进步, 使档案工作的任务、工作环境、服务对象、管理方式都发生了很大的变化。各级档案馆的领导已经越来越意识到人才素质和人才结构在工作中的重要性, 纷纷计划招聘人才, 引进高层次的人才, 形成合理的人才结构。为此, 加强档案馆现有人才的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作。一要加强对档案管理人员的培训, 特别要抓好对档案局局长 (馆) 长的培训。通过培训, 造就一批能够担当起新形势下发展档案事业重任的档案管理人才。二要全面实行档案工作人员全员培训和持证上岗制度, 凡是新上岗 (在岗) 和转岗的档案工作的人员, 必须经过相应岗位知识和技能的培训, 通过资格认定并取得上岗证, 方可从事档案工作岗位的工作。三要注重档案师资队伍的建设。努力提高档案业务指导的整体水平, 要实施“档案科学人才工程”, 重点培养专家级档案人才和档案学领域的学科带头人。四是档案工作者应自觉地加强学习, 不断提高自身的修养, 以自己良好的职业道德和过硬的业务素质, 赢得社会公众的敬重。
参考文献
[1].邱毓芳.整合档案资源做大做强综合档案馆.兰台世界, 2007.3
发挥档案 第9篇
1 医院档案是医院历史真实、全面的反映
医院档案记载了医院在各种活动中用文字、语言、图像等方式形成的信息材料, 记录了整个医院在党建、人事、临床、教学、科研、技术、设备、财务、基建、日常管理等方面的情况, 记载着全院干部职工改造客观世界和主观世界的特定实践活动的过程。档案工作是维护医院历史真实面貌的重要事业, 是医院各项建设事业必不可少的环节, 是构建社会主义和谐社会活动的真实记录, 它具有凭证作用和参考作用。
2 医院档案是维护医院、职工个人及患者自身正当权益的重要工具
社会主义和谐社会, 应该是民主法治、公平正义、诚信友爱、充满活力、安定有序、人与自然和谐相处的社会。建立平等、互助、协调的和谐社会, 是中国共产党不懈奋斗的目标。医院档案内容丰富、详实, 具有解决矛盾、化解危机、协调关系的作用。对医院职工个人而言, 可以通过档案了解和掌握涉及自身权益保障的具体事宜及相关政策规定, 通过正常的渠道和程序来维护自身的合法权益。比如通过档案补办学历、进行工龄核实等。对医院和患者而言, 通过医院档案 (病案) 及档案信息服务, 可以进一步查清事实, 明确责任, 对于医疗事故责任的认定、赔付, 有效解决医患纠纷, 维护社会的公平正义, 保障社会的长治久安和安定团结。
3 医院档案是医院规范化管理的基础
“规范出效益”已成为人们的共识, 规范化管理也已被越来越多的领域所采用。所谓规范化管理, 是指根据本单位的章程的业务发展需要, 合理地制订单位的组织规程和基本制度以及各类管理事务的作业流程 (包括各类报表、图表规范等) , 以形成统一、规范和相对稳定的管理体系, 通过对该体系的实施和不断完善, 达成单位管理井然有序、协调高效的目的。规范化管理所需的各类规范管理文件 (组织规程、规章制度及作业流程) 正是医院档案的工作对象。通过对各种规范管理文件的收集、整理, 把不符合当前情况的管理文件及时向医院领导汇报, 及时进行修改、充实和完善, 以此减少工作中的“盲目性”和“随意性”, 明确界定各管理层上下之间、横向之间的责权关系, 减少摩擦, 提高工作效率, 逐步使医院的管理走向规范化。
4 医院档案是积累和传播知识的重要载体
信息、知识的积累、传播和交流主要有三种载体:一是纸质的书面材料, 二是电子版材料, 三是音像资料。医院在发展过程中形成的大量档案都以这三种形式存在着。由于医院是业务性很强的单位, 医院档案在积累和传播知识方面的作用尤为明显。以病案为例, 病案是对患者接诊、检查、治疗、查房、用药、护理、病员病情变化、出院等情况的详细记录。一个成功治愈的病案不仅会对以后类似病情的诊断和治疗提供经验借鉴, 同时通过教学, 可以帮助年轻医生在业务上少走弯路, 尽快成长起来。更为重要的是, 对成功病案的理论研究, 不仅可以提高医护人员的科研水平, 还会有助于新的治疗方法的推广普及, 为更多患者解除痛苦。一次高水平的专家会诊的音像档案, 也可以起到同样的效果。
5 医院档案对于医院文化建设有着不可替代的作用
医院文化是指医院在长期的临床、教学、科研和管理等活动中形成的, 能为全体职工普遍接受和共同遵循的理想信念、价值观念和行为规则。医院档案是医院临床、教学、科研、和管理活动中形成的具有保存价值的原始记录, 是开展医院文化建设的基础。利用医院档案各种载体档案, 编纂成内容丰富、形式多样的编研材料, 不但可以为医院的文化建设提供详实的素材, 而且对医院历史优良传统的继承和发扬, 还可以为医院文化建设提供新思路, 进一步丰富医院文化建设的内涵。
医院档案工作是构建和谐医院与和谐社会的基础工作, 面广量大, 触角深, 既是构建和谐社会实践活动的真实记录与反映, 又是和谐社会建设的参谋与助手。因此, 档案工作者应以服务和谐社会为前提, 充分发挥档案所具有的优势与作用, 牢牢把握时代发展的主题, 开拓创新, 与时俱进, 为构建社会主义和谐社会做出应有的贡献。
参考文献
[1]丁玉彬.医院档案资源的开发与利用[J].牡丹江医学院学报, 2008, 29 (1) :111.
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深化电子文件管理发挥档案工作价值 第10篇
关键词：电子文件管理,利用价值
随着网络的普及, 近年来, 电子信息技术得到了飞速的发展。办公自动化系统的应用, 使无纸化办公得到大力推进, 而随之产生了海量的电子文件。如何管理、利用以及做好电子文件的归档工作, 已成为摆在我们面前的一个课题。
进行电子文件归档时, 要根据本单位实际工作情况及工作要求开展, 结合信息来源, 来选择使用电子文件归档, 实现办公自动化。电子文件使用虽方便快捷, 但稳定性差, 所以选择归档的贮存方式也极为重要。
一、电子文件的特点
电子文件不同于纸质文件可以直接阅读传递, 必须配合电子设备运行才能达到其使用目的, 即便如此, 相对于纸质文件却突显出了更大的优越性。电子文件的使用对人员传阅备份, 检索查询, 提高工作效率等是毋庸置疑的, 它可以借由电子设备进行迅速、有效、批量的修改整序、复制传递。电子文件管理由电子设备进行储存备份, 不必担心如同纸质档案的长时间重复使用所造成的磨损, 也不必占用一定的空间去存放管理, 降低了管理成本, 减轻了管理人员的劳动量, 提高了工作效率。但同时电子文件也存在一定的安全隐患, 对于管理人员需不断提高管理水平, 做好加密备份等防护措施。
二、建立电子文件归档相关制度及流程
电子文件从接收信息、立卷、整理录入涉及到各个部门的人员, 从信息来源说, 有业务部门负责人、信息录入人员及计算机技术人员等, 要将这多方面的电子文件收集归档, 必须建立相应的归档制度及管理制度, 制定出规范的工作流程及考核制度, 根据档案整理规范与分类建档规范明确电子文件归档范围, 要求各部门兼职档案管理员在纸质文件归档的同时, 也要归一份电子文件, 保证电子文件及时归档。对已归档的电子文件要采取有效的技术措施, 以确保信息的原始性、真实性、完整性。并且要有相关部门对其进行检查、考核, 使归档人员有章可依, 使电子归档工作有条不紊的开展。
三、电子文件的归档和管理
1、电子文件的归档存贮
电子文件与纸质档案的载体不同, 电子文件对保存空间要求不高, 但环境的温度、湿度、防磁性等条件对其影响却很大, 并且易损坏, 所以选择归档方式极为重要, 目前有光盘、电脑硬盘、移动硬盘、网络硬盘等方式, 经实践证明, 运用光盘贮存, 遇到质量较差的光盘, 会影响文件的可读, 而且光盘也有保质期, 并非是一种永久性的贮存方式。为避免数据丢失, 必须对电子档案进行登记编号, 定期检测及备份, 来确保电子档案信息的有效性, 定期检测应根据电子档案建立的时间进行。首先是外观检查, 确认光盘表面有无划痕、损坏、涂层有无霉斑出现等, 然后再对光盘上的信息进行读写校验。出现差错的, 须及时进行地有效的更改。
另一种简便而安全的方式是采用网络移交归档, 将办公自动化系统与档案管理系统对接, 由文书部门借助办公自动化系统将发布的各种类别的、办结后的红头文件选择性的点击归档, 就会归入档案系统中相应文书预归档库, 再由档案部门整理归档。
目前, 东风汽车有限公司推广应用的PDE档案管理软件就完全具备了这种功能, 除每个专职档案管理人员安装这种软件外, 档案形成部门的兼职档案员也可以安装, 并利用软件向档案部门移交电子档案到软件的预归档库, 再由档案员根据要求进行分类整理后, 由档案员进行全部归入正式库。
2、电子文件的借出
档案管理系统和办公自动化系统的对接应用, 大大方便了电子文件的借用, 各类档案通过数字化扫描后, 全部挂接到档案管理软件中, 而利用者只需通过进入办公系统, 点击档案借阅, 就可以凭借赋予相应的查阅权限, 向档案部门申请查阅需要的档案, 由档案人员网上批准后才能查阅, 而没有权限的部门则不能查阅。申报流程中, 每一个环节审批完毕后即自动交入下一个流程并给予必要提醒。当哪个环节审批不合格, 系统则自动将资料发回申报部门进行重审, 当哪个环节有所延误时, 系统可通过实时的监控进行自动督办及提醒业务, 从而确保各项工作环节的衔接紧密、流程清晰。这一管理模式既对整个单位的档案实施了严密的安全保护, 又简化了申报查阅档案、权限审批的复杂环节, 还达到了异地使用, 既方便了使用者, 也为档案的安全利用提供了必要的保障。
3、电子文件的信息化管理
信息化是指培养、发展以计算机为主的智能化工具为代表的新生产力, 从而推动社会进步的历史过程。信息化管理是管理人员借助现代信息化工具, 有效利用人力、物力、财力等资源进行的高效的管理过程。
电子文件的信息化管理, 可以理解为利用电子设备将文件进行数字化处理后经由办公自动化系统进行一系列上传、查阅、传递等动作的管理过程。在这个过程中, 对电子文件的操作本质上和对纸质文件的操作是性质相同的, 并更加规范和完善。电子文件不可以被修改原始信息, 并由管理人员上传到办公自动化系统中去, 送达给指定利用者、或是利用者需提出申请方可查阅或填报内容, 并在系统中进行下一步操作。电子文件利用时, 系统会自动记录和统计利用者操作记录。
4、电子文件的安全与防范
基于网络的办公自动化管理身处开放、自由的发展环境之中, 很容易受到病毒、黑客的攻击, 使网络漏洞给档案管理工作埋下巨大的安全隐患, 一旦系统崩溃, 重要的档案管理资料, 尤其是涉及国家秘密的档案资料, 将会被破坏、篡改甚至丢失, 造成的损失是无法挽回的。因此, 构建档案管理工作保障体系, 确保电子文件的行政有效性和法律凭证性是很多单位面临的重要问题。
因此首先必须对重要程序和数据进行备份, 其次要保证运行文件的系统安全, 定期进行病毒检测和消除;人员管理方面应明确负责人职责、管理员职责、利用人审查条件, 严格权限管理, 定期进行安全评估等, 这就要求制定相应的系统运行、数据及文件安全管理制度以及应急预案, 从而达到安全规范管理的目的。
结束语
谈档案在企业改制中发挥的作用 第11篇
【关键词】 档案管理；真实资料；国企改制；资产流失
企业的档案在企业改制中起到了不可估量的作用，作为真实的历史资料，为企业的改制和以后的发展提供了真实可靠的数据也保证了国有资产的不流失。更由于有真实的历史资料，也保证了企业人才的不流失。与此同时也保证了改制后民营企业的合法权益，储存了企业再发展的信息。为改制后的企业长期健康发展打下了坚实的基础。档案在企业的改制中发挥着巨大的作用，具体的作用如下：
一、原始档案，真实的提供了原始的经营数据，保证被改制企业和员工的利益
改制前的企业有大量的关于厂房、企业经营、土地使用等档案资料。企业和当地的档案管理部门提供的大量原始建档案资料，可以使改制有据可查，有法可依，从而企业的改制得以使顺利进行，档案中所记载的企业当年实现销售收入和利润数据。提供了真实的原始财务资料。改制企业档案的处置工作必须引起高度的重视，根据这些原始的档案信息，制定好可行性较强，且保证又有资产和企业职工利益的有效改制方案。来保证国家和员工的合法权益。
二、原始的档案为改制后的提供重要企业再发展信息
原始的企业档案是企业知识水平和管理经验的长期积累，有着较强的连续性。作为企业管理工作的基础和条件，同时也是企业再发展和再提高的重要资源和保障信息。企业档案是企业生产和经营管理非常重要的组成部分。企业的一切生产和社会活动以及企业创造与发展。整个过程都真实地反映在企业档案上。改制后的企业现状既是历史企业的延续，又必须是未来企业的历史。改制后企业新的经营管理、新的技术开发和新的产品研发与认证，都不可能完全脱离原来企业的人力、财力、物力、生产、供应、销售等各种基础条件所固有的原始数据，而所有这些原有的技术和信息资料都是企业档案中才能提供的。
三、档案是保护改制后民营企业合法权益的法律凭证
改制后和改制中的企业档案，都是企业资产权益的具有法律效益的原始凭证。是维系该企业生存和发展的生命线和保护神。改制后企业档案工作做的好与坏，直接关系到该企业以后最基本的合法权益是否得到保障。企业在改制后的生产经营过程中，重建的组织机构、新启用经营管理人员、企业经营范围都是不断变化的。有的企业改制后，由于采用先进的管理方式突飞猛进的发展，发展成了跨行业和跨地区的多种成份的经济组织联盟。企业和企业之间在生产和经营过程中的经济活动，大多都呈现多元化和复杂化的网络结构，并不断产生新债权和新的债务。要保护好自己企业的既得利益和应享受的合法权益，及时解决好债权问题和债务问题，以及企业和企业之间的经济纠纷，还有企业与职工之间的劳动纠纷等诸多问题，企业就必须把档案管理工作做到最好，使这一原始凭证得以长期的保存并保证其准确性和真实性。来作为保证改制后的民营企业的合法权益的法律凭证。
四、建立好新的信用档案，可以提升改制后民营企业信誉度
建立好新的企业档案可以使新企业的社会诚信度越来越高，越来越被社会所承认。诚信有着深厚的经济效益。讲诚信就是信誉，就可能持续发展。这已经成为全社会的共识。信用档案真实的记载了企业的诚信，信用档案主要是为了企业自身的生存和发展而专门建立的保存各种信用记录的档案。信用档案是一个企业信用真实状况的长期积累。信用好经营状况就一定会好，经济效益也就一定会好。人们固有的思维还是更信任国企。而改制建立的信用档案，即可以扩大和提升企业的信用，同时也有利于推动社会信用档案的建设。信用档案是整顿和规范市场经济秩序的根本策略。企业信誉是企业的无形资产，信用档案是企业无形资产的产权证。它是企业的基础性资源。当今的世界，市场经济就是信用经济。企业信誉和企业的效益息息相关，它是企业经济发展的一种无形的推动力。企业的信用档案是企业档案中不可或缺的重要组成部分。为提升改制后的企业的信誉度提供了可靠的保证。
五、改制前的档案和改制后档案的一体化管理，保证了企业档案的连续性
新老档案的一体化管理要遵循文件的运动周期理论，从文件的制作到现行的使用。可分为暂时保存、限时保存、长期保存和永久保存四个阶段。对改制前后的档案工作要进行统筹规划、科学管理。使得新老档案一体化。来确保企业的现行档案管理的连续性、高效性和优化性。
档案管理工作在企业的改制中发挥了巨大的作用，由上可见，档案管理改制对我国现代企业制度和企业的健康发展都起着至关重要的作用。要做好档案管理工作必须是立足于我国的现代企业管理的现状。大量吸收和借鉴优秀的档案管理成果。不断提高档案管理工作的水平，进一步培养优秀档案管理人才，是企业发展的必要条件。也是社会赋予企业的历史使命。
参考文献
［1］人事档案管理在人力资源管理中的作用初探. 《中国新技术新产品》.2011(14)
［2］论现代人力资源管理视角下的高校人事档案管理.《学理论》. 2009(25)
［3］人事制度改革下的高校人事档案管理与高校人力资源管理的思考.《科技情报开发与经济》.2009,19(35)
［4］中美企业人事档案管理之比较《中国科技成果》.2009.(13)
（作者单位：哈尔滨民政工业总公司）
农业科研单位如何发挥档案的作用 第12篇
1 农业科研单位档案管理中存在的主要问题
基于当前农业科研单位档案管理工作的实践, 发现很多农业科研单位对档案管理工作还存在很多方面的问题, 这会在很大程度上影响农业科研单位档案作用的发挥, 对农业科研工作的有效开展也是相对不利的。
1.1 农业科研单位领导对科研档案管理工作的忽视
有些农业科研单位的领导由于对档案管理工作不够重视, 没有充分认识到科研档案管理在服务农业科技成果开发及转化中的作用和功能, 所以对农业科研资料的整理、归档与开发工作过于随意, 在单位内部还没有建立健全完善的档案管理制度, 缺乏信息化建设等方面的长远规划, 导致农业科研档案的作用未能重发发挥出来, 这无疑是对农业科研资源的一种变相浪费。
1.2 农业科研单位工作人员的档案管理意识薄弱
根据我国档案法的相关规定:“对国家规定的应当立卷归档的材料, 必须按照规定, 定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交并集中管理, 任何个人不得据为己有。”但是, 由于很多农业科研单位工作人员的档案法制意识与管理薄弱比较薄弱, 很少会将自己的工作同科研档案的科学管理进行有效的结合, 多数农业科研人员知识收集和整理与自己科研工作相关的档案资料, 而缺乏与他人之间的协作意识, 以及主动递交档案资料的主动性和自觉性, 所以容易导致农业科研档案的收集不及时、不完整、不规范等方面, 这对后期农业科研工作以及档案开发工作的开展都是相对不利的。
1.3 科研档案管理不够规范
由于很多农业科研单位的档案管理制度不健全, 所以容易导致科研档案管理不规范, 如在归档范围上不够明确, 归档方法不够科学等问题, 都会影响农业科研档案管理的规范性。同时, 很多农业科研单位在平时不重视科研档案资源的开发再利用, 多是将科研档案“束之高阁”, 导致其科研功能无法得到有效的发挥, 其在农业科研上的服务功能没有充分发挥出来。此外, 有的农业科研单位的信息化建设相对滞后, 所以在电子档案管理上也存在很多的问题, 如对电子档案安全性的忽视就比较突出。
2 农业科研单位发挥档案作用的有效对策
2.1 加强宣传教育, 增强档案管理意识
为了充分调动农业科研单位内部每个职员参与档案管理工作的积极性、主动性, 农业科研单位的领导要多组织相关的档案宣传教育和培训工作, 结合农业科研单位的具体情况, 建立档案宣传教育和培训计划, 增强科技人员和档案管理人员的档案管理意识, 使他们认识到农业科技档案管理的重要性, 增强他们主动归档和参与档案开发的主体意识, 进而在单位内部形成良好的档案管理氛围, 使农业科研单位的档案管理工作变得更加规范。
2.2 建立健全档案管理制度
建立健全档案管理制度, 是建立健全档案管理制度搞好档案管理工作并有效发挥档案作用的保证, 是促使建立健全档案管理制度档案工作从无序到有序的重要前提条件。所以说, 农业科研单位要重视相关制度的建设, 使农业科研档案管理工作有章可循。而档案管理制度的建设, 是一项原则性、科学性、系统性、基础性很强的工作, 会涉及到归档制度、收集制度、借阅制度、保密制度等多方面的内容, 所以农业科研单位必须多学习、多借鉴, 确保档案管理制度建设的长期性、有效性和可执行性, 要明确划分档案管理人员的岗位职责, 调动相关人员的工作积极性。
2.3 提高案管理人员的专业素养
农业科研单位的档案管理工作是一个长期、系统、复杂的工作, 所以对档案管理人员的专业素质具有较高的要求。对此, 农业科研单位在平时要重视对档案管理人员的专业培训, 尤其是那些从其他岗位转岗而来, 或者兼职从事档案管理工作的人员, 农业科研单位必须建立系统的培训计划。同时, 单位内部要建立起有效的激励制度, 调动科研单位内部档案管理人员的工作积极性, 促使他们在平时执行严格、规范、科学的管理流程和管理方法, 实现农业科研档案的标准化、科学化管理, 更好的发挥档案作用和服务功能。再者, 农业科研单位要重视科研档案管理者与科研人员之间的相互合作, 促进科研档案的开发与利用效率, 大力促进农业科技成果的转化, 使农业科研档案更好地为农业科研服务。
2.4 加强科研档案管理的规范化、信息化
农业科研单位科研档案管理工作的不断优化, 需要走上规范化、信息化的现代化之路。一方面, 档案管理人员要重视对农业科研档案的归类、整理、鉴定等工作, 避免档案管理的杂乱无章和查询不便, 为日后科研档案的开发利用工作奠定一个良好的基础。另一方面, 要进一步提高科研档案单位的信息化水平, 便于及时、快捷、方便调取相关档案信息, 提高科研档案资源的检索与利用效率。此外, 在信息化建设过程中, 必须高度重视电子档案的信息安全和保密工作, 要做好信息化档案资源的备份与保护工作, 避免电子档案丢失、篡改等问题, 进而更好的发挥电子档案的作用。结束语
综上所述, 农业科研单位要想充分发挥档案的科研服务作用, 就必须重视平时的档案管理与开发工作, 明确档案管理的岗位职责, 建立完善档案管理制度, 认真做好科研资源的整理、归档和开发工作, 提高农业科研档案的管理水平和开发质量, 这对促进农业科研单位科研条件的改善, 保障农业科研平台的稳定运行, 以及对促进我国现代化农业的进程都意义非凡。
摘要：农业科研单位对档案资料的鉴定、整理与开发工作, 关系到档案作用的发挥, 对加快农业科研成果转化及推广工作都意义重大。因此, 农业科研单位要做到对科研档案的规范化、科学化管理, 为高质量的科研工作提供更多的借鉴, 充分发挥档案在农业科研单位科研工作中的作用。
关键词：科研档案,档案管理,科研评估
参考文献
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