科技档案资料范文（精选12篇）

科技档案资料 第1篇

1 关于科技档案与科技资料关系的界定

从来源上看, 科技档案主要来源于本单位的科技文件材料, 当然科技档案也有些外来的, 但必须是与本单位的生产、科技活动有直接联系, 也就是在能对本单位的生产、科技活动起依据和凭证作用时, 这些材料就转化为科技档案了。从科技档案和科技资料的作用时间上看, 不少科技档案具有永久性保存价值, 它是历史的依据, 科技资料主要是为当时的生产、科技工作服务的, 随着时间的推移, 它的作用愈来愈小, 最后完全被新的科技成果资料所取代。

2 科技档案资料的桥梁作用

现代社会的新兴科学技术, 可谓有很多是从古代的技术演变而来的, 在继承的基础之上对古代科技进行完善和改进, 由此现代的科学技术便产生了。我国三大发明的科学成就, 为欧洲的某些科技发明提供了借鉴, 而欧洲和美国又为日本的科技发明创造了条件。所以, 科技的发明都是在继承的基础上得到发展的, 科技档案资料就是继承与发展主要利用的媒介和载体, 因此说它发挥着桥梁的作用。

3 科技档案资料是提供科技情报信息交流的重要工具和手段

科技档案资料既是科技实践的总结, 又是科技知识的信息载体, 它所储存的科技知识是巨大的。一个单位 (企业) 的档案资料保管部门, 拥有大量的科技档案、科技资料、会议文献、专利文献、产品样本、图样照片以及声像光盘资料等。为此, 必须做到以下几点:

(1) 调整充实档案资料保管部门和相关人员, 建立健全本单位 (公司) 的科技情报信息交流网络。

(2) 提高科技档案资料人员的水平, 使科技情报信息交流工作做到广、快、精、准。

(3) 不断提高科技档案资料的收集、整理、检查、出版的手段。编辑报导工作是科技情报信息交流的重要手段, 要通过从科技档案、文献索引、科技文摘、科技信息、科技快报、专题报告、综合评述等大量的科技档案资料中, 迅速地、有针对性地整理出生产、科技工作所需要的科技情报信息。

4 科技档案资料管理要充分运用电子计算机技术

4.1 电子档案的特点

简言之, 电子档案就是将过去的纸质档案文件, 改变成以磁盘、光盘等载体的档案文件, 它对原有的纸质档案的具体操作程序进行了重大变革。

原有的纸质文件立卷程序是, 技术 (科研) 部门清理已处理完毕的文件材料, 将其中具有参考、保存、利用价值的文件材料收集整理, 组成相应的案卷。但在以计算机作为管理手段时, 技术 (科研) 部门立卷则表现为在计算机显示器上审阅积存文件, 使用删除指令除掉电子文件中不具有利用价值的内容, 把具有不同保存价值的电子文件转化为电子档案。

4.2 电子档案的管理

所谓的电子档案管理, 包括档案的收集、鉴定、保管、编目、检索、统计、编辑、研究、提供利用等。通过对电子档案的定义我们可以发现, 电子档案能够存储很大容量的信息。然而, 和纸质档案明显不同的是, 电子档案对保存库内的温度和湿度都有着很严格的要求, 防尘、防火设施要健全, 防止病毒入侵计算机, 以免造成计算机的瘫痪, 耽误电子档案资料管理工作的进行。我们强调定期或不定期进行档案检查, 一方面是指对档案载体数量的检查, 另一方面是对电子档案文件数目与内容的审查。为了使档案得到更好地保证以确保万无一失, 应该复制电子档案中的内容, 方便后期的审核与检查。

4.3 电子档案的利用

使用电子档案资料的时候, 一定要注意加大对电子档案资料的保护力度, 保证电子档案资料的内容不被删除、篡改或者移动。电子档案不像纸质的档案, 如果被复制、改写, 则很难被发现, 识别度极低, 所以对电子档案资料的管理容不得有任何一点小的疏忽。并且, 电子档案资料管理人员应该具备较高的综合素质, 既包括科学文化素质, 也包括业务能力素质, 因为他们只有具备较为丰富的专业知识, 才能降低在利用电子档案时出现问题的可能性, 或者即使出了问题, 也能够在最短的时间内做出合理的解决方案和解决措施。为了保证电子档案的安全性, 需要每隔一段时间就对正本与副本进行细致、全面的对照。互联网技术有着信息传播迅速、时效性强、共享性强的特点, 如果能够在档案利用者与档案部门之间建立局域网, 就会提高档案资料的利用效率。但是这种做法存在一定的不足和缺陷, 就是在传输的过程中很可能被盗取数据信息, 因此在档案利用者计算机, 与档案管理部门的计算机联网的情况下使用档案, 一定要对各种数据进行加密, 在最大程度上防止档案数据资料被盗。

5 关于科技档案资料的经济效益与社会效益

只有以丰富的生产活动和科学研究为基础和依据, 科技档案资料才会形成, 而且科技档案资料是什么样子的, 直接取决于科学技术活动是什么样子的。我们通常说的科技是第一生产力, 这里面的生产力并不是实际的客观存在, 它属于意识形态的范畴, 科学技术不能直接转化为先进的生产力, 而是将科学技术应用到实际的生产过程之后, 才能够切切实实地转化为生产力。一般来说, 科技档案和科技资料的交流, 就是实现这个转变的主要环节和途径, 劳动人员一旦科学合理地使用了先进的科学技术, 就会直接提高生产建设的效率, 经济效益的产生是显而易见的。

从本质上来说, 科技档案和科技资料是一种科技信息资源, 国家开展国民经济建设的重要基础和必要依据, 就是科技档案资料, 此外还可以实现资源共享与利用的优点。举例来说, 某个大型事业单位刚刚建立, 需要得到国家的财政支持, 但是由于不能系统地计算出设备以及人员的开销, 加之不确定性的额外开支还有很多, 所以就无法确定需要财政支持的具体数额是多少, 这个时候就利用到了其他企业的科技档案资料, 经过对其他相同类型事业单位科技档案资料的采集与分析之后, 就能够大体估计出所需的金额数目。通过这个例子, 我们可以很明显地分析发现其具有共享性的特点, 可以实现相同行业, 甚至是不同行业之间的交流与借鉴, 取得的社会效益是显而易见的。不论是国民经济建设活动的开展, 还是改革的启动与深化, 都是离不开科技档案资料的, 科技档案资料的利用价值非同一般, 不容忽视。

综上所述, 科技档案资料的良好利用, 不仅有着很明显的经济效益, 而且会产生巨大的社会效益, 还会对企业的长远健康与可持续发展有着很大的推动作用。所以, 企业单位的领导人要把对科技档案资料的管理, 当做是一项基础工作来重视和执行, 使其更好地转化为先进的生产力, 为企业增强核心竞争力, 扩大市场份额, 更稳地立足竞争激烈的市场之上。

摘要：人类的生产活动和科技活动, 都不可能离开科技档案与科技资料的服务而独自进行, 科技档案、科技资料有着提高社会生产力的重要功能和作用, 显而易见, 这二者都与互联网技术有着不可分割的关系。笔者在文中对科技档案与科技资料的作用和管理进行了探讨和研究, 希望更好地发挥科技档案和科技资料的实质作用, 也希望有关各方能够对科技档案与科技资料有一个全新的认识, 并把其充分利用起来, 使其更好地服务于社会和人类的发展与进步。

关键词：科技档案资料,作用,管理,效益

参考文献

[1]李林.也谈科技档案资源的开发与利用[J].江西电力职业技术学院学报, 2005 (1) .

[2]薛媛华.科技档案在农业农村经济发展中的作用[J].内蒙古科技与经济, 2007 (4) .

科技辩论资料 第2篇

当然是利大于弊；原因从许多方面表现出来：从医学说：各种现代化技术的出现，激光手术等，挽救了许多人的生命；从天文方面：人造地球卫星，宇宙飞船的发明，比如气象卫星，能精确的预测未来一段时间内的天气变化，为人类的生产生活提供了方便；从人类生活方面：各种电器使人们生活舒适，比如空调，冬暖夏凉„„当然，科学的进步不可避免的伴随着负面影响，但有利的一面毕竟占着绝大部分。

现在，人们生活变好了。用电话加快通讯，用汽车、摩托车加快了生活的节奏，用电饭煲、煤气做美味可口的饭菜„„ 生活中是不可缺少的。我们可以看新闻，了解国内外的事；可以看动画片，放松一下；还可以不去现场看节目、表演；比如说，这次奥运会吉祥物揭晓，就可以在家看转播。

电脑在各行各业的应用更广泛，我们在海宁发一封信到巴西，只要几秒钟对方就能收到。我们可以在英特网上和天南地北的亲朋好友聊天、游戏；可以在网上读新闻、看电影，听音乐；可以听老师上课，查找资料，还可以足不出户购物、医疗、急救„„可以这样说，科技和我们息息相关。有了这发达的科技，我们的生活更加快捷方便，丰富多彩。

刚刚对方辩友把一切错误都归罪于科技，是片面的，是没有真正理解科技与人类的关系，科技不是水，人类是可以控制科技的。任何事物的发展都有它消极的一面。虽然有弊端，但比起造福人类，环保家园的科技发展理念，无关痛痒，只要有弊端，科学家们同样会想办法去解决，我们不能因噎废食，科技发展的步伐一刻也不会停止。科技发展，无可厚非，就因为科技一直在进步，科学一直在发展。

如果你说科技发展弊大于利，请问，你能在一周之内不坐车来上课，不用中性笔、不用圆珠笔、不用钢笔？你能在一周之内不看电视、不听新闻，不看报纸，不读书，不上网？能在一周之内不吃研发的杂交水稻？不吃面食？不喝饮料？你不能也不可能！因为科技经和你息息相关，已经和你密不可分！

2008年5月12日14:28，我相信大家对这个时间一定不陌生。就在那时，一场8.0级的大地震袭击了四川省汶川县，后面的故事大家都知道。但大家想一想，是什么把解放官兵通过水路送到灾区？是什么把救援物资通过空投到区？是什么第一时间打通了到

汶川的公路？是什么帮助人们锯开钢筋挖出伤者？是什么帮医生把抢救出来的伤员从死亡线上拉回来？——是冲锋舟，是直升机，是挖掘机、电击设备。这，就是科技的力量！科技发展，利在千秋！

假设反方说各种新兴病菌不断出现,很多病菌的杀伤力已经远远超过以前的病菌的破坏力.这是由于医药科技的迅速发展加快了病毒的变种，可能有一天，人类灭亡于某场大灾难

科技如果可以跟上，咱就可以研发更多杀死病菌的药物了。请反方不要把眼光只放在科技的坏处上，我们生活在地球上的每一个人无时无刻都在享受着科技的成果。包括反方的四位同学，我相信，你们手头所用来反驳我们的资料，都是从网上或报纸上弄来的，那也是科技。凭你们自己的良心说话，你们难道真的认为科技不应该出现在地球上吗？假设反方说人类身体素质大不如前.随着科技发展,汽车,火车,飞机等各种交通工具的出现使人类的日常生活发生了重大改变,人类已经不再总是依赖自己的两条腿,因而现在的人类的身体素质和以前相比已经是不能相提并论以前项羽力拔山河气盖兮在当今的社会已经是不可能再出现而这种情况继续发展下去则有可能使人的四肢萎缩使人类出现一个新的形态。

假设反方说人身安全越来越没保障.现在平均每天都有数以万计的犯罪行为发生.而其犯罪手段大多都与当下时新科技相关.尤其是枪械犯罪,更是让普通人民防不胜防.而从第二次世界大战我们已经可以看出,随着科技的发展,现在的战争所造成的破坏与损失以远远不是以前可比甚至有可能造成人类灭亡的命运

你们的观点真是“一叶障目，不见泰山”！以前，由于清政府的腐败无能，我们闭关锁国。使得中国的科技及军事发展远远落后于西方，别人的枪打得响，炮口径大，战船坚固耐轰就当别人虎视眈眈准备侵略我们的时候，我们中国拿的还是矛和盾。结果，义和团输给了八国联军。这是历史血腥的教训，尽管我们不推崇战争但作为一个鼎立在世界上的强国，我们应该具备优秀的军事科技，打好国防基础。难道不是吗？

假设反方说物种灭绝加快这是由环境污染和人类的捕杀所造成的

这么说的话，菜刀会伤人，咱不用菜刀了，大家都去学空手道用来切菜吧！人类滥捕杀与科技无关，要怪就怪人类的贪欲太大，毕竟枪不会自己杀动物。不能把任何事都怪罪到科技头上。就想把载体比作是一匹马，人是马车夫，而身后的马车上装着货物，也就是科技。如果马走的方向错了，也就是人们把科技向坏的方向发展，那马车夫是用自己手头的鞭子打马还是打科技？这是一个简单的例子，但却说明环境的好坏不在与科技，而在于人类的本身把科技往哪用。它是把双刃剑，一方面能够砸烂愚昧和落后，另一方面也可能带给人类无尽的灾难。你往好处使就好，但如果你往坏处，结果则不然。再说了如果没有杂交水稻，大家每年要吃半年树皮，没有青霉素，大家都得肺结核难道科技发展就一定会破坏环境吗？

假设反方说环境污染这个是最直接的也是最显眼的坏处 话到不能这么说，就拿塑料袋来说吧！那不是我们科技太先进，而是我们的科技不行。要是行的话，我们就不会使用塑料袋，而是发明成本低且环保的购物袋了。正因为这样，咱更要发展环保科技。要没有科技，一年一度的洪涝咋来治理，要不咱也学大禹那样，带着大帮群众凿水渠？况且大禹还说过：“人往高处走，水往低处流。”我们应该与时俱进，不是吗？再说了，环境污染与人口膨胀难道一点关系都没有吗？其实环境污染是人类利用而科技造成的，现在却把所有责任全都推到科技上，是不是可耻了一点呢？邓小平爷爷曾 经说过：“科学技术是第一生产力。”对此你们怎么看呢？

中华文明八千年历史文明就是铁证如山，历史每时每刻都在改变，科技每刻都在发展。人类从茹毛饮血原始生活学会利用或烧熟食物，从依靠自然到繁殖饲养，从手无寸铁到冶金炼石，这不都是进步，这不都是发展？如果是弊端大于利的话，那人类为什么都还不约而同的选择了进步？只有进步才能使明天更美好！

如何做好地质科技资料档案管理工作 第3篇

关键词：地质资料 档案管理 信息化 标准化

地质工作信息化建设是一项复杂的系统工程，而地勘单位的信息化建设与基础数据也就是档案是密不可分的。如何做好管理工作，更好地为地质找矿和社会经济发展服务？本文就结合着地勘单位的资料管理工作实际谈几点粗浅的认识。

1. 加强领导，建立组织 ，收集数据

抓好基础数据文件工作，首先要从思想上重视档案管理工作，提高认识，从监与管两方面入手，分管档案工作的领导应给予多方面的支持和提供资源保障，用规范化、信息化、标准化来要求档案的收集、整理、归档、保管和开发利用工作，建立健全档案管理组织，不仅是行政管理的重要组成部分，而且是必须做好的一项基础性工作，因此，要明确有关人员与部门的职责，用制度管人，用制度办事，将数据文件工作作为硬任务列入地勘项目指标条款，在单位规章制度体系中将地勘单位档案工作以法律文书的形式规定下来，鼓励和支持档案管理人员深入现场收集档案资料，作为档案人员应有针对性地列出所需收集的资料名目，自始至终参与到项目管理中去，保质保量地获取第一手资料。

2. 建立制度，编制方案，完善规则

长期以来，地勘工作执行和延续计划经济的管理体制，缺少市场经济体制中的竞争意識和对原始数据质量问题的关注意识。只有调动全员的积极性，以完善科学的管理制度做指导，按标准建立质量管理体系，使一切工作有章可循，才能从根本上解决原始地质数据的完整性和质量问题。制度要健全，执行要坚决。按照档案管理的法律法规及相关规定的有关规定与标准，对已经收集的文字、图纸、图片、声像等资料，根据数据文件形成的规律和特点，在便于保管和利用的前提下，进行科学分类整理，设置相应的归档类目；按原始地质资料立卷归档规则，根据本单位的实际情况和具体要求，制定本单位的数据文件管理实施细则，细则应主要明确本单位数据文件的范围，归档的基本要求和基本内容，数据文件的移交与整理、保存与借阅的要求等。 首先，数据要齐全，内容要完整。要达到此目标要求，应该重视抓好资料的收集工作，坚持地质项目建档工作按照档案管理规范要求与项目施工、竣工验收同步，坚持档案部门与基层单位相结合，编制分类方案，正确区分和把握依据档、设计档、项目管理档、施工竣工验收档等的分类工作，齐抓共管，进一步做好基础档案归档工作。其次，管理要及时，立卷要规范。为确保数据文件齐全、完整、系统，就要把数据文件工作与项目计划、检查、总结、验收各个环节的工作相联系，同步进行，立卷做到格式统一、字迹工整、图像清晰，同时根据内容、价值、数量和载体形式进行系统整理，按项目组卷，使档案数据做到文件齐全、分类准确、体系鲜明、方便管理，方便利用，保持其整体功能。并将立卷好的档案按规定移交有关档案管理部门，严格交接手续，认真核查案卷质量并确保档案的完整。

3. 加强培训依法制档

目前，地勘单位的数据文件管理工作远不能跟上飞速发展的地勘形势的要求。一个单位数据文件管理的好坏，不仅与本单位的档案规章制度健全与否、主管档案的领导的思想观念、档案管理人员水平的高低息息相关，更与档案数据的组织者对档案数据的重视程度有着极大的关系。数据文件作为科技档案的重要组成部分，它服务于今天，有利于未来，为历史查找、产权查证、经济纠纷以及科学研究提供素材。要结合地勘单位的特点，加强对数据文件管理人员的培训，应该组织其学习、贯彻《中华人民共和国档案法》。根据现存在情况，应将档案法宣传列入全年工作计划和责任目标考核内容，并认真制订宣传计划，采取多种形式、通过不同媒体进行宣传，不断强化监督指导功能，特别是主管部门和业务指导部门，既要做好执法检查和业务指导，又要做到定期或不定期抽查，做到点面结合、跟踪督办。结合正在实施的保密协议签定工作，形成有法必依、执法必严的局面，推动档案工作向规范化、标准化的方向发展。认真学习档案管理的有关法律法规及办法，强化岗前培训。信息化建设人才需要深厚的档案学基础理论，熟悉档案工作的规律，从而创新科学先进的管理方法，因此必须通过各种不同形式的培训，提高档案管理人员业务能力和管理水平，自觉增强责任意识，把档案提升一个新台阶。

4. 档案信息电子化， 纸质档案数字化

资料档案信息化建设是一项长期复杂的系统工程，行业不同，信息化管理模式也不同。面对信息化带来的挑战与机遇，地勘单位与其它企业一样面临市场化和国际化竞争的挑战。为提高地勘单位的整体素质，推动地勘单位的改革与发展，充分利用好信息化这个武器，走出一条适合自己的信息化建设之路。所谓档案信息电子化，就是以馆藏档案数据纸质或机读形式的为主要物质对象，用微机对档案进行收集、筛选、加工，使之转化为微机软件形式的二次文件信息电子文文件数据供利用的过程，地质科技档案管理人员要熟练掌握adobereader8.0软件并应运好它。把地质科技资料数据文件归档电子化，充分利用计算机、扫描仪把纸质档案数字化，建立全文数据库，以便于存储查找和利用，既是地质工作现实要求，也是档案管理必然取向。因此地勘单位必须快速更新观念，迅速实现地质科技档案工作网络化，为地质找矿工作服务，推动其它各项工作的现代化进程。

参考文献：

[1] 《地质数据管理条例实施办法》中华人民共和国国土资源部部令第16号.

[2] 《中华人民共和国档案法》．

科技档案资料 第4篇

一、高校科技档案管理存在问题分析

1.高校科研人员档案意识淡薄。高校科技档案收集是档案管理工作中难度较大的一环。一方面,由于档案部门对档案整理的重要性和档案的法律法规宣传不够,科研人员对科技档案工作的重要性缺乏了解、不重视,认为在科研过程中形成的材料属于个人资源,是否归档无关紧要,从客观上影响了科技档案归档的完整性。另一方面,又由于高校科研人员缺乏档案意识,导致科研人员在科研项目完成之后没有对档案进行全面的收集和系统的整理,使得高校科技档案在形成的源头就有所缺失,给之后高校科技档案管理人员在高校科技档案的收集环节带来了困难。而且,高校科技档案在形成的过程中,如果没有进行及时的收集整理,其中的一些高校科技档案在过后进行补收整理是极其困难的,不能保证档案的完整性从而影响高校科技档案价值的发挥。

2.高校科技档案管理人员专业素质低。高校科技档案整理、鉴定是档案管理工作中专业性要求较高的一个环节。由于高校科技档案的内容是记录某一领域的研究过程和研究成果,其内容涉及研究领域专业知识,具有很强的专业性特点。这就增加了高校科技档案管理人员整理档案的难度,对高校科技档案管理人员的要求需更具专业性。这里所说的专业性是不同于一般档案整理的专业性,高校科技档案整理专业性不单单是指具备档案管理专业的相关知识,还需具备其所要整理的高校科技档案所涉及研究领域的知识。因为只有高校科技档案管理人员既具备了档案管理知识,又具备科研领域专业知识,才能使高校科技档案在整理、鉴定这两个环节,不会造成档案的丢失和整理混乱,也不会使高校科技档案在整理过程中缺乏科研领域的专业性特点。倘若不能保证高校科技档案整理的专业性,会影响高校科技档案价值的发挥。

3.高校科技档案管理制度不健全。高校科技档案管理制度的规范与否,对高校科技档案从收集到最后利用的六个环节都有影响。目前高校科技档案管理是参照《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》执行的。这些法律法规只是指出高校科技档案管理的一个笼统方向,缺少科技档案管理工作细则,使高校科技档案在管理过程中找不到统一的制度标准规范,导致管理过程中很多问题的出现。同时,高校科技档案具有成套性特点,成套性即指围绕某一个独立的科研项目进行,规律性地形成的一系列相关的科技文件整体,成套性是科技档案相对于其他档案最鲜明的特点。因为成套性的特点,高校科技档案整理需要很多部门的协调配合,增加了整理工作的难度。倘若一些部门不积极配合,会影响高校科技档案的整理进程,有了完善的制度规定,使其他部门必须参与进去,积极配合,有利于高校科技档案整理工作的开展。

4.高校科技档案信息化程度低。高校科技档案管理的最终目的就是为了利用服务,将高校科技档案信息化,是在档案利用环节增加的一种途径。高校科技档案具有现实性特点,即指它具有较强的现实使用性。相比于其他档案,如政务档案,高校科技档案作为知识储备内容,其现实使用性在归档后仍然很强。其现实性特点就要求高校科技档案以更广泛、更便捷的途径为公众提供利用,实现知识共享,促进科技发展。虽然我国高校科技档案在不断适应信息化趋势,但由于数字档案资源建设滞后、软件系统功能单一和硬件设施落后等原因,其信息化程度还是很低的,有待提高。

二、规范高校科技档案管理,发挥高校科技档案价值

1.提高科研人员档案意识。档案部门应与高校建立联系,走进高校,进行定期的档案宣讲活动,加大对档案相关法律法规的宣传力度,提高科研人员的档案意识,使他们在科研开展的过程中就注重对高校科技档案的收集和整理。这样不但为高校科技档案管理人员减轻了负担,同时,由于科研人员对自己的研究过程和研究成果更加了解,在他们初步整理的基础上,再移交给高校科技档案管理人员整理,能使高校科技档案的整理更加系统化和规范化,彰显研究领域的专业性特点。同时学校也要强化科研人员向高校档案室或档案馆馆移交科技档案的意识,让他们了解虽然科研项目申报后的知识产权是属于个人的,但高校科技档案向高校档案室或档案馆移交是十分必要的。因为向档案室或档案馆移交后,可以发挥高校科技档案的凭证作用———作为事实证据的经验价值。其凭证作用主要体现在证明科研人员的科研成果,在今后各项评选活动中起到凭证依据的作用。规范高校科技档案管理,还有利于促进高校教师奋发向上的精神,提高教师的科研能力;有利于为高校教师的课题深化研究提供有价值的信息,这些都是规范高校科技档案管理,发挥高校科技档案价值所能达到的预期成果。

2.提高高校科技档案人员专业素质。高校科技档案管理性质决定了高校科技档案人员既要具备专业素质,又要具备管理素质。提高高校科技档案人员专业素质,也就是从档案管理和科研领域专业知识两方面来提高,使高校科技档案管理既不失档案管理的标准,又不失研究领域专业水平,使高校科技档案发挥参考作用———作为知识和案例的经验价值,为社会各界提供学术信息资源。

3.完善高校科技档案制度建设。完善高校科技档案制度建设主要从制定相关档案法律法规细则和规范高校科技档案管理人员配置两方面入手。制定档案相关的法律法规细则,让高校科技档案在管理过程中的每个环节有据可循,不留漏洞,使高校科技档案具有统一的整理标准。完善相关制度规定,使各个部门协调配合,降低高校科技档案收集难度,保证高校科技档案成套性特点。规范高校科技档案管理人员配置,高校科技档案管理人员要主动了解科研人员科研试验活动的最新动向,清理科研进展、任务执行情况,关注试验信息及各种通知公告,从中获取相关信息点,抓住有利时间收集到第一手真实材料。同时,在新的历史条件下,要不断优化自身的知识结构和能力结构,学习应用现代办公技术,彻底摆脱长期沿袭的手工管理的方法,尽快依托计算机和网络技术实现高校科技档案管理的电子化、网络化、将现代办公技术与高校科技档案管理相结合,从而实现高校科技档案管理的规范化。

4.加强高校科技档案信息化进程。充分运用信息技术和方法提高科技档案的管理水平和效率,是新时期高校档案工作的一项重要任务,是档案事业发展的必然选择。本文主要针对上文阐述的问题提出相应的解决措施,规范高校科技档案管理,使高校科技档案在利用环节发挥其作为事实证据的经验价值和作为知识和案例的经验价值。丰富数字信息资源的途径主要有两种,一是将还未进行数字化的高校科技档案进行数字化,如把以纸张、胶片、音像等传统载体保存的模拟信号通过扫描、拍摄等方式转换为数字信号档案;二是对已经数字化的高校科技电子档案的接收和归档整理,该种数字资源是目前数字信息资源的最主要来源。

软件系统功能单一是指目前有些高校以校园网为依托建立了独立的档案网络管理系统,但功能较为单一,仅作为学校档案工作的宣传窗口,还远未能实现档案在线归档管理和在线查询检索。高校的科技成果档案自动化管理尚处于初级阶段,大多数高校的科技成果档案仅能利用内部网提供查询服务,高校科技档案作为高校知识储备的重要部分,没有最大化的为社会公众提供参考作用———即作为知识和案例的经验价值。

硬件设施落后,虽然高校拥有自己的档案室或档案馆专门用于档案整理,也相比于其他普通学校拥有更多的资金可以调用,这无疑对高校科技档案的规范整理是一个物质保障。但高校的档案室或档案馆,专业的数字化硬件设施还是很落后的,需要国家重视高校科技档案进行数字化的必要性,加大资金投入力度,改进硬件设施,为高校科技档案信息化提供资金保障。

科技档案学 第5篇

社会发展学院档案学

104032008037 柯尊琴 指导老师：丁春梅

摘要：

城建档案是科技档案的重要组成部分，本文从城建档案的管理与服务方面进行研究，对城市基础设施建设前期档案的管理和重点工程项目档案的管理，以及城建档案的服务创新方面提出了一些方案，目的在于使城建档案更好地为社会和经济发展服务。

关键词：城建档案基础设施建设重点工程项目档案整理服务创新

目录：

一、城建档案及其认识视角

二、城市基础设施建设前期档案管理

三、重点工程项目档案的特点及管理对策

四、基于城市结构理论的城建档案工作变革

五、城建档案工作的管理与创新

正文：

城建档案是科技档案的重要组成部分，研究城建档案的管理与服务，对城市基本建设档案信息资源进行开发和利用，对服务于城市建设、管理和社会各项有关工作具有良好的经济效益和社会效益。

一、城建档案及其认识视角

（一）城建档案的定义与定位。

建设部2001年颁布的《城市建设档案管理规定》中对城建档案这样定义：本规定所称的城建档案，是指在城市规划、建设及其管理活动中直接形成的对国家和社会具有保存价值的文字、图纸、图表、声像等各种载体的文字材料。

（二）城市化结构理论视角下的城建档案。

人类对自然层的认识，体现在档案方面主要有三个类型：（1）城市自然档案，如历年来的城市水文，水利和气象记录档案；（2）城市勘查档案，如城市工程地质、水文地质、地震地质等方面的勘察记录；（3）城市测绘档案，如城市各种测绘图、综合管网编制图以及有关测试技术成果方面的材料。而人类对建筑层规划设计与建设的状况，体现在档案方面主要有以下类型：（1）城市规划档案，如总体规划档案、分区规划档案、详细规划档案、专业规划图册与文本等；（2）城市建设管理方面的档案，如城市土地管理档案、城市房地产管理档案、城市防灾管理档案、城市环境保护管理档案、城市建设规划管理档案、建筑业管理档案、河道管理档案；（3）城市建设工程档案；（4）园林绿化名胜古迹方面的档案；（5）城市环境保护档案；（7）城市建设工程设计档案。

二、城市基础设施建设前的档案管理

城市基础设施建设工程前期档案也叫工程准备阶段文件，是指工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以及工程准备过程中形成的文件材料。前期档案是工程项目档案的重要组成部分，是工程建设的凭证性和基础性文件材料，是一个主体单位永久保存的法律原始性凭证。只有规范前期档案管理，明确归档范围，保证前期档案的齐全、完整，才能为主体工程档案管理打下良好的基础，才能保证国有资产的完整。

（一）组织领导。

成立馆行政执法工作领导小组，具体负责城市基础设施前期档案管理工作。

（二）健全前期档案资料的管理制度。

理顺机制，明确职责，保持各环节的有效衔接，是做好基础设施建设档案工作的基本保障。

（三）注重档案信息资源的开发。

以人为本，维护服务对象的根本利益。城建前期档案管理工作的各个方面各个环节都必须坚持以人为本。档案馆要把握提供档案信息个性化服务作为一个重要发展方向。要积极主动地开发城市建设基础设施前期档案信息资源，充分利用所掌握的城建档案信息资源研究当前城市基础高州建设和社会经济发展中某些现实问题，为建设决策提供有效依据，为城市文化消费提供养分。

（四）落实科学发展观，档案整理技术不断创新，推动城建档案可持续发展。

档案整理的核心是对档案联系的整理，且档案的联系又是三维的，那么我们所选择的档案整理技术应用于档案整理实践时，必须能胜任从三个维度全面体现和维护档案联系的任务，形成独立的档案联系的记录，进而实现档案全面记录历史的本质功能。

三、重点工程项目档案的特点及管理对策

（一）重点工程项目档案的重要性及其特点

重点工程项目档案是重点工程建设的重要基础和依据，是工程建设过程中形成的原始的真实的记录，确保工程建设质量的环节，不但是衡量和评价工程质量的重要依据，而且也是日后维护实用的重要资料。重点工程项目建设有四个方面的特点：一是工程投资大、建设周期长；二是重点工程项目档案资料丰富，积累时间长，形成过程错综复杂；三是重点工程项目档案保管期限长，使用价值高；四是重点工程项目建设是城市规划建设的重要组成部分；直接反映了一个城市规划建设发展变化的脉络，因而还是城市建设档案的重要组成部分。收

集整理好重点工程项目档案资料，不仅是城市建设档案部门的重要职责，同时作为建设单位责无旁贷。

（二）做好重点工程项目档案工作的对策

1.加强组织领导，切实提高对重点工程项目档案工作重要性的认识。

2.注意沟通协调，形成有效的运行管理体制。

3.强化责任管理，建立完善的工程项目档案管理制度。

4.加强业务培训，搞好监督指导工作。

5.改善保管条件，确保重点工程项目档案的安全保管。

四、基于城市结构理论的城建档案工作变革

城建档案是一项专业性，服务性较强的工作，城建档案管理必须必须探索适应城市档案自身规律的管理方式。主要体现在以下方面：

（一）从数字城市建设角度重新审视城建档案信息化。

城建档案信息化是社会信息化的基础环节，城建档案的信息化战略必须站在“数字城市规划”的宏观角度下进行，把城建档案信息化作为重要的数字城市基础设施来建设。

（二）以空间信息为基础整合城建档案信息，提供可视化利用服务。

（三）深入挖掘城建档案的信息价值。建设“城市建设信息中心”。

（四）进行城建档案应急利用研究，发挥城建档案在灾难救援和恢复重建中的作用。

五、城建档案工作的服务与创新

城建档案是一项专业性，服务性较强的工作，是城市建设事业的重要组成部分。只有不断地创新服务理念，创新服务内容，创新服务方式和手段，才能更好地发挥城建档案工作在在经济建设和城市建设中的作用，使自己永远立于不败之地。

（一）改变服务理念，拓展新的服务空间。

城建档案作为信息资源的一部分，要适应社会的需要和市场的需求。信息资源是资本，市场需求是导向，要在开展各项服务性格活动的同时，瞄准市场，将城建档案的业务建设、信息资源开发和利用服务紧密结合起来，积极主动地为城市建设提供形式多样、内容丰富的信息服务。要加大改革力度。推进服务观念的根本转变，在指导思想上要破除各种旧观念，确保通过满足利用者的需求来开展工作，增强城建档案工作的地位；在工作中改变重保管轻利用的旧观念，确立以用户需求为主导，突出改进与用户相关的工作，在此基础上研究用户

及其信息需求，开展有针对性的服务。

（二）延伸服务内容，打造新的服务平台

创新服务内容是城建档案馆服务工作创新的先导，信息服务成为服务工作内容的重中之重。不断拓展服务内容。创新服务内容还必须有科学的服务管理机制来落实。一是建立以科室为单位的服务管理机制，根据不同的服务项目划分，以业务为指导、档案管理、信息编研、声像等科室为相对独立的服务单元，结合实际，建立健全包括服务时限、服务程序、服务质量等内容的操作性强的服务管理制度，在此基础上建立起社会化服务总的管理规章，用制度做保证、靠规范去运作。二是建立以人为本的服务机制，给每位员工以充分发挥专业技能。实战服务才华的机会和平台。三是以实绩为尺度建立激进机制，要充分尊重和保护每位员工的辛勤劳动，既要不断给予精神鼓励，又要给予相应的，物质奖励。

（三）改进服务方式，满足新的服务需求

1.主动后式服务。城建档案管理人员应把服务城建档案作为自己义不容辞的 责任。无论是已接收进馆的档案，还是在建工程中尚未接收进馆的档案，只要是建设施工等服务对象需要的，就应该主动提供优质、高效、满意的服务。

2.超前式服务。城建档案从初始分步、建档到完整收集归档是一个相对漫长的阶段，少则一年，多则几年时间。所以城建档案管理人员应从初始化做起，实施超前介入跟踪服务。

3.开放式服务。知识经济时代的到来，为城建档案开放式服务拓展了广阔的领域。城建档案馆应充分利用现代化的科技手段积极提高服务水平，以满足社会跨馆际查询档案信息的需求。

（三）更新服务手段，有效利用信息资源

创新服务手段是市城建档案馆服务工作创新的载体。城建档案馆数字化建设是二十一世纪档案馆业务建设的重点，国内许多档案馆已启动数字化建设的规划和实践。

1.将现有馆藏档案有计划、有重点地进行扫面刻录等数字化处理；

2.是大力收集整理电子文件。各档案馆电子档案入藏比例与日俱增，为便于查档者随时查阅数量日多的电子化档案文献，城建档案馆应顺应时势，尽早着手筹建电子阅览室，购置设施，完善条件，给查档者提供多视觉、多角度的检索空间。

3.是搞好咨询和网络培训及网络宣传，帮助查档者熟悉档案网络信息知识，掌握查询选择使用网络信息的技能。并且将微缩技术、光盘存储技术、计算机技术、网络技术更好地在实践中适用。

总之在城市化进程不断加快的今天，城建档案的规范化管理和服务创新已迫在眉睫，我们不仅要脚踏实地，也要大胆尝试，使城建档案管理与服务工作与时俱进，不断创新开拓，更好地服务于经济建设的新跨越。

参考文献：

[1]丁海滨 陈凡 [M]《中国科技档案史》东北大学出版社

[2]赵生辉《城市结构理论对城建档案管理的启示》，[J]《档案与建设》2010年第2期 CN32-1085/G2

[3]倪丽娟《城市建设中的档案工作纳入机制分析》，[J]《档案学研究》2010年第3期 CN11-1226/G2

[4]龙秀云《城市基础设施建设前期的档案管理》，[J]《城建档案》2010年第4期 CN11-3484/TU

科技档案保管整理简化探究 第6篇

【关键词】科学档案；可行性；简化方法

一、科学档案简化整理可行性分析

对于科学档案的简化而言，首先要在保障不影响档案正常管理的情况下进行，通过采用传统文档式档案管理简化方法，通过将科学文档进行单位整理，实现对科学文档的简化。在传统文“件”文书文档的简化发展下，科学文档可以充分借鉴传统文档的简化原则，通过对整理对象进行优化，就能够实现对科学档案的简化整理在科学档案的管理上有很多和文书档案管理所相同的地方，我们可以通过将文书文档的简化方式，对科学文档简化进行套用，就能够实现对科学文档的有效简化。

在现代科技的发展进程下，通过借助计算机技术能够有效提升档案管理的发展，不仅如此还能够将科学档案通过良好的数字化链接，实现对大面积数据的有效调取。

二、科学档案简化优势分析

1.简化程序。对于传统的科技档案保管整理而言，其大多要经过对档案的定期分类、编号、编目、组合、拟定标题以及装盒这几个步骤，有的时候整理步骤高达十几道。通过简化整理能够仅通过对档案的分类定期、编号、编目和装盒这几个步骤就实现对档案的管理。在充分利用计算机软“件”，使用专门的档案管理系统将档案的目录进行一键生成，大大降低了人工的使用，不仅降低了科学档案的整理保管时间，还降低了保管过程中的费用和人力支出。通过对科学档案进行简化，在检索程序的同时，人们手工的工作就得到了降低，使得文件的管理过程中所需要的人力大幅的降低。

2.加快检索速度。现阶段科学档案在传统的整理中要想查找出我们所需要的档案，首先要查找出相应的技术和文“件”是属于哪一种类型，然后通过相应的目录分类找到有关的技术文件，然后再从档案保管箱里找到我们所需要的档案。如是想从案卷中查找出相关的图纸或者文件就需要对相关的文件和图纸进行查找，通过保管期限的不同找出不同的档案案卷，这种查找方式十分的困难，难以实现对档案的准确查找。对于传统整理而言的案卷而言，其查找手续与检索的速度都十分的缓慢，不利于档案的利用和管理。通过简化整理的科学档案，能够充分利用计算机的数据处理和检索功能，再找找所需的档案和文件的时候仅通过计算机的检索功能就能够轻松地将相关的文件查找出来，在通过对关键字进行检索，就能够将我们所需要的文件精准的查找出来，从而提高档案的有效利用率。

3.档案利用方便。在通过对科学档案进行按“件”划分之后，档案的查找速度以及查找能力就能够得到很大的提升，在通过以各“件”的名称进行检索，就能够实现将所需要的问题进行快速的搜索。在科学档案简化下能够在有效利用计算机的强大系统的情况保障“件”的快速整理和检索。通过对科学档案的“组件”和“件”的管理不仅使得档案的利用更加便利而且还增强了档案报关的安全性，在检索的时候通过精确查找和相关组件查找，从而使得档案使用更为精准避免了由于检索问题导致的信息泄露。

三、科学档案保管整理简化方式

首先在对一些整理繁琐且工作量较大的“件”进行整理上，要想其整体的工作量的阿斗简化，就需要对其进行“件”理论模式操作，也就是将每一份文“件”都按照“件”来划分，将“件”分为单一自然“件”和组合自然“件”这几种形式。通过“件”和“组件”的方式能够有效对工作检索内容进行简化，通过这种方式能够保障在工作的时候其范围能够得到适度的扩展，其中相关的有机组合能够通过模仿传统文书文档，卷宗的整理形式，将传统卷宗整理形式与“件”的形式进行结合，实现将科学检索的内容的简化，能够满足各方面的需求。

在对科学档案保管简化方式的“组件”过程中，一定要遵循将内容简单且数量少的并在内容上存在内在关联的文“件”进行“组件”，比方说会议记录、会议材料、会议讨论图纸等。进行“组件”的主要目的就是为了保障其能够可观的理解，不必采用较为复杂的规则来进行硬性的强调。再其掌握尺度的调控上，需要各单位在“组件”的时候根据企业的自身情况进行。从而保障“组件”和简化能够满足单位档案检索和保管需求。

对于档案的“组件”之前，还需要对其进行相应的预处理，通过人工的整理能够有效地给“组件”进行封面和标题，从而使得在“组件”内部的填写的时候，能够与正式文“件”进行统一装订。在计算机中进行档案管理软“件”录入的时候，通过计算机模糊检索，就能够将我们之前人工处理的相应问题进行全面的调取，保障我们所调取出来的数据适合我们检索的内容。

对于档案管理而言，其进行目录管理的时候还需要我们对计算机档案管理软“件”中目录进行设置，这样我们就能够通过利用目录实现将“组件”的全面检索。

【参考文献】

[1]王旭东.论档案文化资源的开发利用[D].云南大学，2013

[2]任亮.“卷改件”的理论与实践研究[D].辽宁大学，2013

[3]夏大为.公共服务视角下的当代中国档案馆开放性设计策略研究[D].华南理工大学，2015

[4]刘蔚.图书、档案、文物集中式管理研究[D].山东大学，2012

[5]鲁国华.浅谈电子档案管理在银行管理中的应用[J].人才资源开发，2016，10：184

电力科技档案收集探讨 第7篇

关键词：电力企业,科技档案

1 电力科技档案的特点

1) 专业性:

表现在形成领域和内容性质两个方面。电力科技档案形成于特定的专业技术领域, 是相应的专业技术活动的记录和产物。集中反映了电力科技内容及相关的科技方法和手段。

2) 种类和类型的多样性:

电力科技档案的种类最为繁多、类型最为复杂和最具多样化。就种类而言, 由于电力科技和生产活动的多样性, 导致了电力科技档案在种类上的多元化。如电力科学研究活动产生了研究开发档案;软件开发活动产生了软件设计研制档案;新技术、新成果的开发产生新的研究开发档案。以类型而言, 电力科技档案是所有种类的档案中类型最为丰富多样的一种。电力科技档案所记载的电力科技和生产活动专业多样、手段复杂, 这就客观地要求必须以文件材料类型的多样性来适应科技内容和手段的多样性, 也就使得电力科技档案材料不仅在种类方面, 而且在类型方面呈现出多样性的特点。

3) 成套性:

电力科技档案的成套性特点是由电力科技和电力生产活动的特点决定的, 任何电力科技和生产活动都是以一个独立的电力项目或某一特有的现象为对象进行的。

4) 现实性:

电力科技档案具有较强的现实使用性。大部分文件材料归档以后基本上完成了现行功能, 大都是用来进行历史查考, 而电力科技档案则不同, 归档进入档案部门的大多数电力科技档案材料, 不仅没有退出现行使用过程, 相反正是它们发挥现行效用的活跃时期, 而且将在较长的时期内发挥效用。

2 电力科技档案管理的现状

1) 对电力科技档案认识不足, 对科技档案的管理重视不够。

2) 缺乏科学的管理制度。由于一些单位没有严密、科学的管理制度加以规范, 造成科技项目研究过程和总结材料的收集不重视, 致使档案材料分散在各个科技项目研究小组中, 形成文件材料收集不全、资料不完整、不集中。同样, 由于缺乏科学的管理制度, 导致很多科技成果流失。

3) 资料的收集不规范:电力科技档案是科技项目研究全过程的真实记录。科技项目归档必须包括科技项目建议书、科技项目预 (决) 算书、项目申请书、研究报告、工作总结、技术报告、验收证书等资料, 但人们往往都忽视了项目前期、研究过程的资料收集和归纳, 造成归档资料收集不规范, 缺乏完整性。

4) 缺少专业的管理人员:在电力企业中科技档案主要来源于科技项目的研究, 没有设立专职的科技档案管理人员, 导致科技档案管理混乱、没有成套性, 难以保证档案的收集和整理的完整性。

5) 缺乏学习与交流:电力科技档案的收集和归档, 一般由各自单位负责开展, 且以收集本单位相关档案为主。由于档案的专业性和保密性特点等原因, 科技档案在使用范围上有一定的限制, 大多为本单位内部使用, 各单位间很少交流。

3 电力科技档案收集改进措施

1) 高度重视档案管理工作

应认真贯彻《档案法》和公司制定有关档案管理工作规定的总体部署, 进一步完善提前介入、超前控制、跟踪服务、监督指导的全过程管理体系, 优化工作流程, 加大考核力度, 加快档案管理网络化、档案资源数字化、档案利用信息化进程。

2) 启动档案人才工程, 培养世纪人才, 将档案管理工作者的继续教育列入议事日程。使其具有运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。

3) 建立、健全科技档案工作的法规制度, 科学地管理科技档案, 积极开发科技档案信息资源, 及时、有效地提供科技档案为企业服务;实行集中统一管理, 有利于保护科技档案, 保守科技机密, 有助于加强科技档案工作;复用科技档案, 节约设计时间, 提高经济效益;发挥科技档案的依据凭证作用。

4) 电力科技档案管理面临着许多亟待解决的问题, 诸如科技项目越来越多, 所形成的档案数量越来越多, 由于科技档案是以项目为卷数, 数量的庞大给保管和提供利用带来困难。管理方法手段的落后直接影响档案的质量, 实现档案管理规范化、信息化, 有效地解决新形式下出现的问题。

4 结束语

论科技档案的收集 第8篇

档案的系统性、完整性、准确性是企业强化管理、挖潜增效、维护权益的重要信息来源。档案的收集工作是档案管理的基础工作, 只有做好档案的收集工作, 才能保证档案的数量和质量, 才能有高质量的档案库藏。因此, 档案的收集在企业生产、经营、科研、基建、经营活动中的重要性和经济价值是无可替代的。要做好档案的收集工作, 须从以下几方面着手。

1 提高认识, 增强档案意识

采用多种形式, 加强《档案法》的学习、宣传力度, 转变各级领导和广大管理人员的思想观念, 严格以法办事, 增强档案意识。档案是珍贵的科学资源, 是国家宝贵的历史文化财富, 是企业进行生产、维修、改建和科技工作的重要依据和必要条件。科技活动具有继续性的特点, 任何一项科技活动都需要吸取和借鉴已有的科技成果, 档案就是继承和借鉴别人或他人科技成果所不可缺少的文献材料, 是进行技术改造、设计工作和其它科技工作的重要条件。

在科技、生产活动中, 管理好、利用好档案可以降低或节约劳动消耗, 提高经济效益。如化工四部DCP生产装置改扩建项目, 从6000吨/年到8000吨/年, 再从8000吨/年扩建到12000吨/年, 查阅了原来装置档案的有关资料, 依据原有装置的工艺和设备, 进行技术改造, 改造完成后年产量达到12000吨, 创造了可观的经济效益。加强档案重要性的宣传, 使领导和广大管理人员认识到档案对企业发展的重要性, 积极配合档案的收集归档工作。

2 完善档案管理制度, 充分发挥职能作用

市场经济是一种法制经济, 现代企业制度是一种依法规范的制度。企业管理部门要以法律手段和经济手段为主, 对档案工作实施宏观调控, 同时, 还要实行目标管理和推行业务建设的标准与规范, 提高执法监督的水平和力度。严格按照《档案法》以及各项配套的法规、规章来规范处理档案事务的行为, 加强企业内部档案制度建设, 把“依法治档”纳入“依法治厂”的轨道上来, 把企业档案工作纳入企业发展规划和生产经营目标管理活动中来, 加强档案业务基础建设, 使企业档案工作逐步走向现代化、科学化、制度化、标准化、规范化的轨道, 不断提高档案管理水平, 建立一套完整的行之有效的规章制度。我们根据《档案法》和中国石油化工公司对档案的要求, 制订了上海高桥石油化工公司的档案管理制度, 从而促进了本企业档案收集工作的开展。

3 加强档案部门的自身建设, 提高档案人员的业务素质

企业经营管理正逐步向国际接轨, 生产经营管理要求提高, 同样, 企业档案管理水平也要相应提高, 人员素质是关键, 因此, 必须建立一支忠于职守、素质较高的企业档案管理干部队伍。要深化企业档案管理干部的自身建设, 努力提高档案工作者的政治素质和专业、文化、科学技术素质。首先必须提高档案人员的思想素质, 档案工作者必须坚持党的基本路线, 对国家负责, 忠实于企业, 服从企业最高利益, 热爱本职工作, 有无私奉献精神。具备认真细致、保守秘密、吃苦耐劳、开拓创新、服务周到的职业道德。档案人员要发挥主观能动性, 改变坐、等的工作方式, 积极主动的到生产施工等部门进行档案业务指导和协助做好档案资料的收集归档工作。还必须提高档案人员的管理水平和业务素质, 不断的进行档案专业知识和现代化技术的培训, 使档案管理人员能系统地掌握档案专业知识和现代化管理知识, 更好的做好档案管理工作。重视档案管理人员的培训工作, 档案管理人员必须参加上海市档案局举办的档案干部上岗培训班, 并取得上海市档案管理岗位资格证书。不断提高档案管理人员的管理水平。通过培训提高自身素质, 更好地为企业的档案事业作出贡献。

4 注重收集工作, 加强业务指导

档案库藏是档案业务建设的基础, 是档案信息的源泉, 而丰富的档案库藏则依靠收集工作。档案的收集工作是档案部门的基础工作, 是我们开展档案工作过程的起点, 没有档案的收集工作, 档案的来源就没有保障, 也就没有健全的档案工作。这将使我们的档案工作成为无源之水、无本之木, 将直接危及我们档案部门的地位及档案工作最终目的的实现。

档案只有做到真实、全面、系统, 才有较高的使用价值, 我们在工作中十分重视抓项目工程档案过程管理, 使工程竣工档案资料与生产装置实际情况一致, 做到资料真实可靠、全面系统。工程档案是科技档案的重要组成部分, 是工程项目建设全过程的真实记录, 是全面鉴定工程质量的重要依据。它不仅在工程项目的建设、设备安装调试以及试生产中起着重要的作用, 而且在工程项目建设后的使用、生产、维修、改扩建和设备的维护、使用、检修、改造等方面都起着不可替代的作用。收集好这些工程档案, 对企业经济建设具有极其重要的意义。

档案质量的高低和档案部门的业务指导工作密不可分, 只有加强档案业务指导工作, 采取各种措施和手段, 才能确保归档档案的数量和质量。工程竣工文件的收集应与工程项目的立项、设计、施工等同步进行。档案管理人员要不断提高业务素质, 改变守株待兔的思想, 做到腿勤、口勤、手勤, 具备适应市场经济条件下做好档案工作的能力, 经常深入施工现场, 掌握文件资料的形成内容和积累规律, 有阶段性的进行业务指导。要求在每项工程建设项目签订工程合同时, 将工程档案的归档要求列入工程合同条款, 明确竣工交工资料的归档内容、归档份数和归档时间。对施工单位竣工文件的编制提供业务指导, 帮助施工单位编制竣工文件归档范围表, 确定各施工单位应归档的文件资料范围, 以此为依据收集竣工文件资料, 进行整理立卷。

在化工四部12000吨/年DCP生产装置改扩建 (一期) 项目中, 我们档案部门做了大量的工作。在签订工程建设项目合同时, 施工管理部门就将竣工交工资料的归档内容、归档份数和归档时间列入工程合同条款中, 基本确保了工程档案的归档数量。档案部门根据工程建设项目文件材料归档范围, 结合各施工单位负责的工程项目专业, 编制竣工文件归档范围表, 通过设备科转发给各施工单位, 并对施工单位竣工文件的编制提供业务指导, 提供工程建设交工文件的表式。以此为依据收集、审查竣工交工文件资料, 发现问题, 及时要求修正。确保工程竣工档案的质量, 使归档竣工档案资料系统、完整、准确。

总之, 在改革开放的新形势下, 档案工作者应转变思想观念, 改变工作作风, 不断提高自身素质, 完善档案管理制度, 注重档案收集工作, 加强档案收集过程中的业务指导, 以高昂的斗志, 踏实的工作, 为做好企业档案工作而努力奋斗。

参考文献

[1]韩波, 杨洪勋.高校档案收集中的误区及对策[J].科技情报开发与经济.2006 (04) .

[2]戚艳.信息时代档案管理现代化刍议[J].镇江高专学报.2006 (01) .

[3]李淑芳.校园网环境下档案管理模式的思考[J].兰台世界.2006 (02) .

[4]宋岩.创建民间档案馆, 传承民间文化和记忆[J].档案学研究.2011 (01) .

[5]罗宗奎, 王芳.知识产权法体系下开发利用非物质文化遗产档案的优势和基本原则[J].档案学通讯.2012 (02) .

[6]杨冬权.谈档案与文化建设—在2012年全国档案工作者年会上的讲话[J].中国档案.2012 (12) .

科技档案资料 第9篇

关键词：文书档案,科技档案,整理方法

档案是用来保存重要的、以后会查询及使用的材料和文件, 包括科技档案、文书档案、会计档案、人事档案等。其中, 科技档案和文书档案占得比重较多, 虽然都是档案, 但二者又有很多的不同点。

1 文书档案与科技档案

档案是一种活动的记录, 产生在社会活动中。它可以反映出人类活动的丰富多彩, 包括科学技术活动、政治活动、文化教育活动以及军事活动等。而且, 任何一种社会活动, 都可以是主客体间相互作用构成的。

文书档案, 就是反映单位行政事务、党政活动和管理工作方面的具体内容, 在社会科学范围之内。文书档案记录了单位大大小小的活动, 详细且具体, 能够为以后遇到的问题提供依据, “有据可查”。而且, 文书档案是由文件材料转变来的, 具有很高的参考价值, 关键在于这些材料的收集是否完全, 是否明确立卷。

科技档案, 就是反映科学技术活动等方面的内容, 在自然范畴之内。它是由科技材料转变来的, 是对科学技术及研究活动的原始记录, 为今后的各类科技工作提供依据, 同时也是进行科技工作的前提条件。科技档案是积累经验、储备技术的重要工具, 不仅可以用来传播重要的科技信息, 还能够提高经济效益, 具有很高的历史查考价值。而且, 它还是科技宏观管理中的一部分, 对于已经完成的科技项目, 按照一定的程序, 全程记录并立卷保存, 能够直接反映和记述科技活动。

2 文书档案归档整理的方法

2.1 收集文书档案

每个单位中的文件材料, 基本上都是需要各科室相互传阅的。因此, 在这个过程中, 如果不对其进行收集、保存, 就很容易丢失文件或者发生不合理的流动, 使得文件的完整性遭到破坏, 直接影响立档单位的文档管理。所以, 立卷的前提是档案完整, 才可以系统、有序地分类保存, 便于今后使用。尤其是单位的会议纪要、人员花名册、统计报表、学习文件、领导开会文件以及课题研究材料等内容, 更是要好好归档整理。有一些文件比较重要, 但目前还在使用的, 可以复印一份, 然后将原件归档, 使用复印件办公, 避免文件的损坏或丢失。文书档案的编制应有序排列, 以免出现重复。

2.2 文书档案归档整理

在保证文书档案完整的前提下, 要进行立卷归档, 就要按照文件特征进行分类。一般文书档案有以下特征:第一, 按照文书档案的作者特征分类, 指的是机关、社会团体、事业单位等。第二, 按照文书档案的时间特征分类, 指的是档案内容形成的时间。第三, 按照文书档案的地区特征分类, 指的是将同一个地区的档案归档整理在一起。第四, 按照文书档案的名称特征分类, 指的是将相同或相近的文档组合归档。第五, 按照文书档案的问题特征分类, 指的是把反映相同或相近问题的文档归纳在一起。第六, 按照文书档案的发文机关分类, 指的是将同一发文机关的文档组合立卷。

总而言之, 每种归档整理的方法都各有各的好处, 也有不足之处, 都可以反映出单位的社会活动。在实际归档整理中, 也并不是只按照一种特征进行分类, 必须是科学、合理的归档, 体现出各类档案间的区别。

3 科技档案归档整理的方法

3.1 收集科技档案

科技档案的收集和归档整理工作是一项重要内容, 以实现科技档案的合理、科学管理。收集科技档案是其中最为关键的步骤, 一般是在项目完成后, 及时将分散在各处的材料收集回来, 然后将这些材料归档整理。但实际上, 这些材料相当分散, 每个部门每个工作人员手上都可能会有, 有的也很难找到, 所以收集工作的开展十分艰难。科技档案从零散到系统、从分散到集中的过程是科技档案归档整理的重要环节。

3.2 科技档案归档整理

科技档案归档整理, 就是将收集好的科技档案按照内容、类别、特点及其相互联系等方面分类, 便于今后的使用。因此, 要制定科学的分类方案, 以便于对科技档案进行整理, 为以后遇到的问题提供依据。制定方案的过程中, 还要遵守上级规定和结合单位实际情况, 以便制定有效、合理的方案。科技档案归档整理的范围有:第一, 科技项目的任务书、审批材料、委托书、调研报告、合同等。第二, 阶段工作总结及成果汇报、论文、科技报告、专著、鉴定材料等。第三, 审批奖励材料、成果申报材料、经济效益等。第四, 总结、工艺文件、推广应用方案、转让合同、反馈意见等。第五, 中断或失败的科技项目形成的科技材料。

4 加强文书档案与科技档案的管理办法

4.1 加强组织领导

成立以局长任组长, 分管副职任副组长的档案工作领导小组, 各股室、单位负责人为成员。领导小组办公室设局办公室, 配备专职档案管理员。落实档案管理工作经费。将档案管理工作纳入各股室、单位和乡镇财政所年度目标考核内容。

组长负责高度重视档案管理工作, 要不定期进行询问、亲自督促, 将档案工作纳入全年重点工作之中。形成由分管局领导直接抓, 办公室具体抓, 各部门配合抓的工作格局, 确定专人负责该项工作, 限定具体时间进行所有文件资料的归档工作, 为档案管理规范化、标准化提供了有力的组织保证。

4.2 积极培训学习

为尽快掌握档案管理工作要点, 提高档案管理水平, 应积极组织档案管理人员和相关业务人员参加档案工作业务培训和档案管理培训班, 认真学习《档案法》、《档案法实施办法》等法律法规。适时组织办公室文秘人员和档案管理人员赴档案管理先进单位观摩学习, 尽快掌握档案管理专业技能, 为档案管理工作打好基础。建立和完善文件材料和电子数据归档制度以及档案保管、保密、统计、鉴定销毁、查阅利用、设备维护使用、重大活动档案登记等一系列制度, 明确规定立卷归档、查阅利用、安全保密、库房管理、岗位责任等。

4.3 完善规章制度

在深入学习领会《中华人民共和国档案法》等文件精神的基础上, 借鉴先进单位经验, 结合工作实际, 改进和完善一系列规章制度, 提高档案管理工作的规范化水平。业务建设工作要追求精细化, 档案室统一接受全局档案, 按照归档范围和分类要求集中整理。文书档案、电子档案、会计档案齐全完整。收集与本局业务工作有关的资料, 如财政年鉴、统计年鉴、文件汇编等。保管期限按要求准确划分, 档案标号科学、规范。档案柜架摆放整齐, 要有明显的指引标记, 定期检查。

4.4 扎实开展工作

注重整理前的准备工作, 制定档案整理时间安排表, 要求各部门在规定的时间里收集所有归档材料, 保证全面、完整、及时。注重立卷规范, 采用“一讲、二看、三指导”的方法, “一讲”就是在立卷前, 向各部门兼职档案人员集中讲解档案归档流程、注意事项。“二看”就是在各部门档案立卷现场, 指导文件材料的鉴别、整理、排序。“三指导”就是在所有档案交办公室后, 聘请有档案管理专业技术并长期从事档案管理工作的人员前来指导, 对各部门移交的文件认真核对, 逐份检查, 对不符合要求的及时纠正。

档案管理事关税收工作的方方面面, 各部门在档案资料收集整理方面肩负重任。办公室牵头及时召开由各部门负责人参加的专题会议, 安排布置档案整理工作。要求各部门指定专人负责归档文件资料的整理分类, 并组织相关人员学习档案管理规章制度及整理流程, 明确各部门在档案归档过程中需要完成的任务, 形成人人重视档案管理工作的思想认识。

5 结语

不论是文书档案, 还是科技档案, 它们都具有较高的使用价值及参考价值。因此, 档案归档管理工作就显得至关重要。我国应对这方面工作加以重视, 建立档案数据库, 便于查找档案, 对其进行规范化、系统化的管理, 不断加强档案管理工作。

参考文献

[1]苏冬梅.文书档案与科技档案归档整理方法[J].甘肃科技, 2004, (05) :161-162.

高校科技档案工作的思考 第10篇

近年来, 虽然高校科技档案工作有了长足的发展, 但是服务模式、管理方法等还远远跟不上社会发展的时代需要, 档案信息难于广泛传播。要改变这一现状, 作为高校科技档案管理人员应注意与时俱进。因此, 积极主动地、创造性思考高校科技档案工作具有重大的意义。

一、高校科技档案工作的现状分析

1. 对科技档案的认识问题。

目前, 高校科技档案管理的落后, 主要是思想观念的落后。一是有些人认识不到科技档案管理也是一门科学, 把档案管理理解为繁琐的行政事务, 缺乏对档案管理深层次的研究。二是片面强调科学实验工作的重要性, 而忽视科技档案工作的基础性作用, 从而缺乏促进科技档案工作发展的政策性导向, 导致对科技档案工作的投入不足、重视不够。

还有部分科技人员在完成科技任务时, 没有有意识地去形成完整、准确、系统和规范化的科技档案材料, 有时虽然形成一些, 但保存价值不高。

2. 科技档案的管理方式和手段。

知识经济的一个重要特征就是知识的信息化。而传统的科技档案以纸质案卷为主, 形成周期长, 加工难度大, 成本高, 而且查阅不方便。这种管理方式不能适应飞速发展的高校对科技档案的要求, 极大地制约了档案资源的开发利用。

目前, 大多数高校没有相应的档案信息管理系统, 科技成果档案的自动化管理尚处于初级阶段。据调查, 目前高校档案管理部门一般都有各类计算机, 但是真正用于档案现代化管理系统服务的却不到50%, 而应用互联网系统提供档案在线归档管理和在线查询检索服务的更是寥寥无几。

3. 科技档案管理人员的素质。

随着时代的前进、高新技术的发展和科技规模的不断扩大, 科技档案的数量越来越多, 种类也越来越复杂, 科技档案管理人员的作用也越发重要。为此, 加强对科技档案人员的管理, 提高他们的素质和待遇, 稳定和培养一批有才干的科技档案管理人员是十分必要的。

目前, 部分高校科技档案人员得不到重视, 人员不稳定, 调动频繁, 造成工作没有连续性, 影响科技档案材料的收集和开发利用。

二、改善高校科技档案工作的措施

1. 加大宣传力度, 强化档案意识。

加大对《档案法》、《科学技术档案工作条例》的宣传, 强化人们的档案意识。科技文件材料的形成、积累工作, 从每个项目开始的第一天就伴随产生, 直到这个科技文件材料完成归档为止, 科技人员始终贯穿科技工作的始终。所以, 应从源头上做好科技档案宣传, 严把质量关, 即下达科技计划任务与提出科技文件材料的归档要求同步进行;检查科技计划进度与检查科技文件材料的形成情况同步进行;验收、鉴定科技成果与鉴定科技档案材料同步进行;上报登记和评审奖励科技成果与档案部门出具专题归档情况材料同步进行。

审核材料时要注意科技档案含量, 克服“两头重, 中间轻”的现象, 即项目立项、鉴定材料比较完整, 科技原始记录材料匮乏。

2. 转变科技档案管理模式。

科技档案管理模式从传统手工型向现代化智能型转变, 计算机的运用是关键。随着计算机档案软件的出现, 大大缩短了档案的查询时间, 过去找一份文件, 少则几分钟, 多则可能几小时才能找到, 如今只要点击鼠标, 输入一两个关键词, 几十秒甚至更少时间内就可把所需的有关文件罗列出来供选择, 从根本上消除了文件查找难的问题, 为利用者提供了更为便捷、高效的服务。

现代化档案管理软件还应实现收集、整理、编目、统计、利用等业务工作自动化, 其主要内容是利用数据库技术在WINDOWS下开发科技档案管理系统, 进行数据录入、档案收集、档案检索、档案借阅、打印管理等, 它将科技档案工作者从烦琐的手工操作中解放出来, 最终促进高校科技档案工作的现代化。

3. 提高科技档案人员的素质。

知识经济对档案管理人员的素质提出了更高的要求。首先, 利用计算机进行档案管理, 要求档案人员有较强的计算机应用能力、网络应用能力, 要有对声音、图像、影像等多媒体资料的处理能力, 具有信息管理和信息服务的能力。其次, 还要有较强的资源规划能力, 能在科技课题的形成、在研、完成、开发等过程中进行档案的收集、整理。再次, 要有一定的关于知识产权保护的法律知识, 有相应的保密、防护能力。

高校科技工作随着现代科学的兴起, 在研究方向和研究领域上发生了很大的变化。高校科技工作的广泛性和多元性也要求现代高校科技档案管理人员要具有较广博深厚的知识基础, 不断地拓展知识领域, 为此才能在科技档案工作中融会贯通并有所创新;仅仅具有专业知识, 对高校科技档案工作人员来说是不够的。高校科技档案管理人员必须系统地学习有关档案学的理论知识, 熟悉高校科技档案工作中各个业务环节的基本技能, 了解整个业务工作的流程及各项业务之间的有机联系, 精通本职工作。档案人员还应及时学习、补充新的有关高校科技档案的业务知识, 以适应新时期高校科技档案工作发展的需要。

高校科技档案工作本身是为教学或社会服务, 为别人创造成果提供素材, 对管理人员并无科技成果可言, 可以说高校科技档案工作是“为他人做嫁衣”的。所以, 要求教育科技档案管理人员热爱本职工作, 具有良好职业道德, 要有奉献精神, 处理好国家与个人的关系, 并借助档案工作的行为规范, 实现档案管理人员的自我教育, 使之成为称职的管理人员。

4. 建立健全合理的科技档案管理机制。

要建立健全合理的科技档案管理机制, 就是建立科技处领导下的科室合作制度, 根据科技处职能下设立成果科、项目科分工合作, 便于档案材料的收集, 使科技档案管理做到完整、准确、有效, 有利于科技档案功能、效能和作用的充分发挥。同时, 建立健全责、权、利相结合的科技档案管理制度, 当管理者的责、权、利得到保障时, 管理者就会以主人翁的态度对待工作, 管理者就能时常关心本单位的科技档案的完整和准确, 大大提高了科技档案管理水平。

同时, 完善科技档案管理人员的继续教育制度, 定期进行培训或攻读更高层次的档案专业学历教育, 关心科技档案管理人员的职称与待遇, 培养一批立足本职岗位的科技档案管理人员, 使高校科技档案工作再上一个新台阶。

5. 处理好“存”与“用”的关系。

科技档案的管理与利用是相辅相成的, 科技成果转化率不高的原因之一就是技术市场机制不健全, 供求信息市场不畅, 科技成果难以从持有者手中转移到使用者手中, 得不到开发利用。所以, 要注意沟通供求信息, 让用户迅速求到所需的科技成果, 让科技成果持有者能及时找到恰当用户, 这也是知识经济时代科技档案工作者义不容辞的责任与义务。科技档案工作者应充分发挥自身优势, 沟通供求信息, 推动科技成果转移, 积极发布科技成果和技术需求信息, 处理好科技档案“存”与“用”的关系。

高校科技档案工作在高校科学研究活动中发挥着重要作用, 有重要的地位。做好科技档案工作任重道远, 需要科技人员、科技管理人员共同不懈的努力。

参考文献

[1]褚文华.实现高校科技档案科学管理的有效途径[J].孝感学院学报, 2002 (2) .

浅谈通信科技档案管理 第11篇

【关键词】档案概念；档案特点；档案管理

一、通信科技档案的概念

通信科技档案是指直接记录和反馈通信企业在生产、基建、科研等科技活动的、有保存价值并通过整理归档的科技文件材料。其中包括应归档保存的图纸、文字、录像等科技文件，是通信企业档案管理的重要组成部分。通信科技档案的种类较多，如工业生产技术档案、基本建设档案、设备档案、自然科学研究档案、测绘档案等。通信科技档案具有知识储备功能、依据凭证功能，情报功能，能够促进通信生产发展和提高科技效益。

二、 通信科技档案的特点

1.专业技术性：通信科技档案的专业特点是通信科技档案最突出的特点之一，不仅使它们同一般档案有所区别，而且使不同专业形成的通信科技档案彼此之间互相区别。因此，专业性是实现通信科技档案科学管理的重要依据之一，例如通信科技档案工作管理体制的确立、通信科技档案的整理分类等，都建立在通信科技档案专业性特点的基础上。

2.成套性：相对于其他通信档案，通信科技档案最鲜明的特点就是成套性，即围绕一个科研项目的进行，有规律地形成一系列配套的相关科技文件资料。

3.可变动性：在各门类通信档案之中，以通信科技档案的种类最为繁多、类型最为复杂，且不断的更改和补充。通信科技档案在使用过程中，发现有错误，可立即在文件上修改。如该项目采用了新技术、新标准、新材料而变更设计，既可以在文件上修改，也可以更换新文件。

4.复用性：通信科技档案可以重复套用。它记录和反映着企业的科技、生产、建设等活动，即使在归档后，也依然可以大量地、重复多次地照搬套用。

三、 通信科技档案的重要性

随着时代的发展，通信科技档案在整个通信档案中所占的比例显著增加，在科学管理中所处的地位也越显重要。通信科技档案的重要性在于：

（1）通信科技档案是通信科技发展的催化剂；

（2）通信科技档案是通信知识形态的生产力；

（3）通信科技档案是通信企业文化的重要组成部分，是企业成功的金桥；

（4）通信科技档案是通信企业经济效益和社会效益的记录载体。

四、 通信科技档案管理目前存在的问题

（一）单位领导重视程度不够

通信企业领导更注重生产环节可以直接产生经济效益的部分，而因为通信科技档案的管理工作一般都是在最后的环节来进行，短期内无法看到由其带来的效益，因此对于通信科技档案管理所能产生的经济效益并没有被直观的认识到，在思想意识上没有上升到一个高度，使得通信科技档案管理工作的发展比较迟缓。

（二）从事科技生产活动的人员档案意识不强

在工作中，同喜科技生产活动的人员归于自己产生的生产效果一般都看的非常重要，不愿将自己的研究成果公布于世或者是上报相关管理部门，往往是字及偷偷地收藏着，这种狭隘的行为往往造成了资源的浪费甚至是流失，造成了不可估量的损失；个别的即使将自己的成果公布出来或者是去相关部门备案的，也存在不完整，在信息科技发展如此快的今天也落在了别人的后面，造成了不可估量的损失。

（三）从事通信科技档案管理的人员能力普遍不高

通信科技档案管理看似是将通信档案进行收收发发，但是真正的能够从事这种工作的人员需具备相对的专业知识，专业知识的欠缺往往造成资源的浪费及流失，使得原本应该整合的信息出现纰漏，不自觉的就会引起误导及错误，往往人员能力的不高常常引起档案管理工作的效能低下及工作浪费，造成许多不可挽救的后果。

（四）顺应社会发展潮流，加强自动化投入、人员培养

就目前的中国现状来看，通信科技档案管理需要政府部门的扶持与投入，但是现状确实政府部门主要抓经济建设而忽略了通信科技档案管理的资金投入，资金投入的减少，往往造成应有的规模达不到预期的想发，引起通信科技档案建设只停留在口头上没有真正的实际去操作，成为了形象工程，使得通信科技档案管理落后与其他国家，造成后期信息查找的不必要工作；其次，相关专业人员的确实也使得我国的通信档案管理工作步履维艰。

（五）通信科技档案管理工作较为复杂

传统的通信科技档案是是以纸质的文字和图的形式进行来反映相关项目的技术及进行保存，这种以纸质的实行造成的最大的弊端就是：你需要用大量的空间、时间、人力和物力进行整合及保存看管，往往一次的查询就造成很大的人力资源的浪费，而这种负责的体力活就引起了相关管理人员的不情愿情绪，造成了无人愿意从事这种档案管理工作，使得原本应该归档的档案和需再次使用的档案不翼而飞。

五、改善通信科技档案管理的相应方法

（一）转变观念，加强全体人员档案意识

改变固有的传统思想，加强现代通信科技档案管理相关知识的学习，使得现代通信科技档案管理留与相关从业人员心中，这种学习不仅仅是个别专职人员的学习，而是从上到下的全方位的人员的学习，加强相关领导对现代通信科技档案管理的重视意识。

（二）完善通信科技档案管理的基础设施建设

相关部门应该出台相关政策对通信科技档案管理进行扶持及资金、人员的投入，学习并借鉴相关先进的现代通信科技档案管理的方法及经验，在与我国的相关实际相结合，建设一套符合我国现有基本国情的通信科技档案管理方法，并加强相关基础设施的建设。

（三）标准化、规范化管理，完善相关规章制度

通信科技档案管理的相关工作应在遵循客观规律的前提下充分发挥人的主观能动性，而这种主观能动性的发挥应建立在相关的标准与规范的规章制度之下，完善的规章制度是建立符合我国需要的通信科技档案管理的前提，只有这样才能规范相关从业人员的行为及道德水准。

（四）按照通信科技档案管理规定，严格规范从事人员行为

通信科技档案管理的建设工作是一项极为细致有复杂的工作，相关从事人员必须保证所收集的通信档案具有正确性及完整性，因此应建立相应的奖罚措施以规范从事人员的行为和提高收集工作的积极性。同时，只有按照通信科技管理规定来进行操作，才能保证通信档案的前期收集、中期整理、后期管理减少失误的可能性，保证通信档案管理工作的良好的、正确性的开展。

六、结束语

科技档案修改问题再探 第12篇

(一) 科技档案修改的含义

这里的“修改”指的是对属于修改范围的科技档案按照特定方式进行更正、完善。这种修改是建立在客观实际、实践的基础上, 一般是小范围、部分更改, 修改的动机正确, 与篡改有本质区别。

(二) 科技档案修改的范围

科技档案修改针对的是部分存在错误的科技档案。存在错误的科技档案满足以下条件时位于修改范围之列:科技档案仍处于发挥现行效用的活跃时期;科技档案的错误是由于某些人的片面观点等个人原因造成的, 这些错误不能反映档案形成时的主流科技水平。

二、科技档案修改的理论依据

(一) 从档案的原始记录性分析

档案的原始记录性是相对的, 是在横向与纵向两方面的比较中得出的。从纵向来看, 档案的形成是一个动态的过程, 记录也是一个持续的过程, 原始记录性应从宏观的、长远的角度来说, 而不是微观的、短期的角度;从横向来看, 原始记录性是指档案与其它相关事物进行比较时具有更高程度的对历史的原始记录作用。因为科技档案的形成是一个逐渐完善的过程 (1) , 无论是对科技文件还是对仍具有现实使用性的科技档案进行修改都是对信息的完善过程, 这些修改属于原始记录过程的继续;因为修改的范围仅限于部分存在错误的科技档案, 这样的修改是维护历史真实面貌的表现, 因此, 科技档案修改后不会改变它的原始记录性。

(二) 从档案的真实性分析

档案的真实性包括内容的真实性和形式的真实性。形式的真实性主要指档案载体、形成时间、形成者的正确无误性;内容的真实性主要是指所传达的信息与所记录活动的相符性。人们重视保存档案的根本原因在于:它是社会生活中最原始、最可靠的真实记录。人们利用档案时关注的是档案本身的内容, 人们重视档案形式真实性主要是为了保证其内容的真实性, 因为形式真实的档案内容被篡改、误改的可能性较小。因此, 当两者发生矛盾不能兼顾时应优先保证档案内容的真实性。科技档案出现错误时往往不能兼顾其内容与形式的真实性, 这时应先确保其内容的真实性, 考虑科技档案内容的真实性时要结合其形成时间和现在发挥的主要价值。科技档案内容的真实性是绝对性与相对性的统一, 科技档案内容的绝对真实性是指其用于指导现行活动时传达的是真实可靠的信息;相对真实性是指科技档案的内容在其形成的历史环境下传达的信息是准确无误的。对科技档案进行修改既能维护其绝对真实性也能维护其相对真实性, 可见, 对科技档案进行修改也是维护档案真实性的要求。

(三) 从信息资源的角度分析

档案是一种信息资源, 并且是最真实、最可靠、最具权威性与凭证性的原生信息资源。在当今信息时代, 档案部门一个重要的任务就是开发档案信息资源, 服务于社会主义现代化建设。信息的根基在于其确定性和可靠性, 信息要想实现原有价值就必须有很高的可靠性, 错误的信息不仅不能实现原有价值还会给社会带来很多负面影响 (2) 。随着人们对信息依赖程度的提高, 人们对信息可靠性的要求也越来越高。在这种情况下, 重视档案的确定可靠性显得格外重要, 科技档案作为一种信息资源在其开发利用过程中也应该确保其可靠性。科技档案中如果存在错误, 就会使其可靠性大打折扣, 这不利于科技档案信息资源的开发、利用, 影响档案工作的开展;而对错误的内容进行修改则是维护其可靠性的表现, 有利于更好地为社会提供服务, 提高档案工作地位。

(四) 从科技档案的价值分析

档案的价值按实现时间可分为现实价值和长远价值, 现实价值是指档案对现实生活的有用性, 长远价值是指档案在将来可以满足利用者需要的性质 (2) 。科技档案修改不仅有利于发挥科技档案的现实价值, 也有利于发挥其长远价值。因为修正错误的科技档案内容既可以在现实活动中更好地发挥其对科技活动的指导作用, 也可以为以后的科学史研究提供更准确的史料。例如, 由于某工作人员有意或无意的举动使科技档案产生了错误数据, 如果发现错误后继续在科技档案中保留这个错误数据而不进行修改一般不具有太大意义, 因为这样一份存在错误的科技档案不能很好地实现其应有的价值, 首先错误的数据因为不符合实际不能很好的指导实践活动, 其次, 这样的错误数据仅是该工作人员的片面观点, 如果作为以后科学史研究的依据, 可能会引起后人对现代科技发展水平的错误认识;保留这样一份档案的最大意义在于可以证明该工作人员曾经犯过错误, 但这样的证明价值应主要从人事档案体现出来, 不属于科技档案应发挥的主要价值。

由此可见, 对现代科技档案的修改是完善科技档案的表现, 这是为了更好的发挥科技档案的价值, 对错误的科技档案进行修改既具有现实意义也具有长远意义。

(五) 从科技文件修改的角度分析

科技文件可以修改这一结论是没有争议的, 但科技档案修改问题却始终存在争议。部分人认为科技档案不能修改, 因为档案与文件有本质区别——档案已经履行了归档手续, 档案馆保管的是静态信息资源。

从形成过程看, 科技文件与科技档案的区别主要在于是否履行归档手续, 一般文件完成现行使命后因保存备查而转化为档案, 而很多科技文件归档时还没有结束现实使命, 其归档前与归档后发挥的作用没有根本变化, 而是人为地将归档保存的文件称为档案。归档这一行为一般在短时间内就可以完成, 而科技档案的记录却是逐渐完善的过程, 归档过程的短期性和记录过程的持续性容易产生矛盾, 在实际工作中, 我们不应该让“履行归档手续”这一人为分界线成为科技档案修改的束缚;记录的过程也不应该因为履行归档手续就戛然而止。而且处于现行或半现行阶段的科技档案很多是动态的信息资源, 这些都要求科技档案对科技档案进行修改。

三、科技档案修改的实际依据

(一) 更好地指导实际工作的需要

2012年8月29日, 四川省攀枝花市肖家湾煤矿发生特别重大瓦斯爆炸事故。这起事故造成48人死亡, 54人受伤, 给人民群众的生命财产造成惨重损失, 事故调查组在对事故进行调查时指出:该矿矿井图纸与实际严重脱离。在这次事故中, 图纸与实际情况不符严重影响了抢险救援工作的有效开展 (3) 。除了这件事故以外, 因为科技档案存在错误带来惨重损失的事例还有很多。从这些事例中我们可以看出:文件或档案与实际情况不符给实际工作的开展带来了很大困难, 文件或档案存在错误会让我们在实际工作中走很多弯路、错路。因此, 无论是科技文件还是科技档案都要与其所反映的客观事物保持一致以确保其准确性, 这是实际工作有效开展的需要。

(二) 现实生活中存在科技档案修改现象

由于现实工作的需要, 原单位会在科技文件归档后继续保存科技文件复印件等作为工作参考, 原单位的工作人员在平时工作中发现科技文件的错误后会对科技文件进行更改, 这样科技文件与档案机构保存的科技档案就会存在不一致, 许多工作人员在修改科技文件后就会到档案保管机构修改科技档案。可见, 实际工作中修改科技档案的现象是存在的, 这种修改行为也是原单位对文件、档案负责的表现, 这种修改是十分必要的合理修改。

(三) 对科技档案中的错误进行说明的方法存在不足

部分学者提出对科技档案上的错误在备考表上进行说明的办法, 但这种办法的弊端在档案信息化建设中逐渐显现出来, 因为有的单位在数字化过程中扫描或键盘录入的对象不包括备考表, 这就会造成数字化后的科技档案无法看出存在的错误。

也有部分学者提出在卡片上对错误进行说明, 再把这些卡片和档案保存在一起 (4) , 但这些用于注明错误的卡片在档案机构中地位尴尬, 这些卡片是不是作为档案保存, 在档案数字化过程中应如何处理这些卡片, 这些都是要面对的问题。

四、科技档案修改的方法

科技档案的修改要有完善的审批手续, 为了保证修改内容的真实、准确, 应有专人对修改内容进行审核。为了更好地体现科技档案的修改、完善过程, 科技档案主要采取杠改的方式, 不能进行刮改和涂改。改动内容较小时可直接在原件上进行;为了保持科技档案原件的清楚、整洁, 改动内容较多时可以将修改的内容粘贴在存在错误的科技档案上。科技档案更改时还应在原件上作出更改标记, 并在备考表上注明更改依据、更改人、更改日期等。

综上所述, 对于修改范围内的科技档案可以进行修改, 而且必须按照正确的修改方法及时修改。这要求档案界尽快明确科技档案修改的相关问题, 制定科技档案修改的相关标准, 促进科技档案价值的发挥, 使科技档案工作更加规范化。

摘要：档案界关于科技档案能否修改这一问题一直存在争议, 明确科技档案修改的相关问题对于完善档案理论、指导档案实践至关重要。本文主要围绕科技档案修改的概念、理论依据、实际依据及修改方法进行论述

关键词：科技档案,修改,概念,依据,方法

注释

1王巍.关于“科技档案更改”问题的思考[J].山西档案, 2007 (4) .

2冯惠玲, 张辑哲.档案学概论[M].第二版.中国人民大学出版社, 2006.

3中国新闻网.国家安监局长:攀枝花事发煤矿开采图纸像迷宫.[OL].http://www.chinanews.com/gn/2012/09-01/4151179.shtml, 2012-09-01.