档案信息网络化（精选12篇）

档案信息网络化 第1篇

一、开展档案信息网络化服务的必要性

首先, 传统的档案信息服务方式已无法满足人们对于利用的方便性、快捷性、准确性的要求, 而磁盘、磁带、光盘等新载体形式的档案信息更适于通过网络传播服务于利用者。同时, 对于传统载体档案来说, 通过档案信息数字化进行网络服务, 不仅可以更广泛地发挥它们的作用, 还有利于珍贵档案原件的保护。其次, 档案信息网络化服务, 可改善档案信息服务质量, 冲破档案利用时空的种种局限, 使档案管理部门从封闭走向开放, 实现档案信息资源的合理配置、科学管理, 为社会提供高效、优质的服务。可见, 要适应当前社会的发展要求, 档案馆必须尽快改变传统的提供利用的手段, 以现代化的技术手段去开展档案信息网络化服务。

二、档案信息网络化服务现状

考察当前我国档案信息网络化服务的现状, 主要有以下不足:一是能进行网络化服务的档案信息数量有限。一方面因档案部门经费紧缺、设备落后、缺少懂网络技术的人才, 致使档案信息上网困难;另一方面有些档案部门的领导干部, 对档案信息上网的安全心存疑虑, 对档案信息网络化服务不积极, 影响了档案信息网络化服务的正常开展。二是档案部门的网站服务质量水平较差。主要表现为: (1) 网上信息陈旧, 内容不够丰富, 对信息的处理及其深加工也做的不够, 影响了上网信息的质量。 (2) 网站建设缺少统一的规定和标准。对于网站建设如何适应数字化发展的要求、站点和域名如何规范、站点应提供哪些类型信息、以何种方式提供信息、站点与信息如何互相对应、网页规划制作如何规范、如何保证上网信息的安全等问题, 至今没有统一的规定。 (3) 网络信息的安全未能很好解决。网络是一个公共信息平台, 信息的出入口多, 安全漏洞防不胜防, 如病毒破坏、黑客的攻击、用户误操作等。对此, 有些档案网站缺乏有效的防护措施。 (4) 缺乏高素质的网络人才。目前多数档案人员网络知识是个空白, 真正懂网络知识的屈指可数。人才的匮乏, 给档案网站建设、维护带来困难。 (5) 经费不足。建设档案网站必须有一定的财力支撑。目前, 多数档案局 (馆) 的经费十分紧张, 根本没有财力支撑网站的正常运转。

三、加强档案信息网络化服务的措施

1. 抓好档案信息数据库建设。

目前, 数字化信息处理技术和电子存贮技术的发展, 为档案信息数字化提供了技术手段和可能。利用这些技术可以“捕捉”任何现存的东西, 包括照片、纸张等非常容易毁坏变形的档案材料, 把它们转换成数字形式, 妥善地保存起来。因此, 需要加大力度建设各种专业性、综合性档案信息库, 为档案信息的网络化服务提供必要的基础。

2. 健全相应的政策法规和标准, 确保上网档案信息安全。

一是国家档案局应成立档案信息上网安全管理机构, 用行政手段对上网档案信息进行安全管理;二是选用性能可靠的杀毒软件, 防止病毒侵害;三是对内外网进行物理隔离, 防止黑客的攻击;四是对上网的信息进行加密, 内部网上要建防火墙, 限制外部网的非法访问;五是对上网的信息要严格按照档案保密和信息上网的有关规定进行审查, 严禁网站内容涉及国家机密和个人隐私, 杜绝涉密档案信息网上查询、浏览和利用, 仅提供开放档案和已公开现行文件以及政府公开信息的查找与利用。

3. 加强档案馆网站建设。

网站系统要具备以下功能:开放档案与公开文件等信息查询、利用功能;档案业务宣传、交流、培训功能;各种信息发布、展示功能和各种相关服务等功能。网站要面向社会公众, 以利用者为中心, 不断丰富内容, 扩大数据容量, 并建立高级全文检索系统, 以高质量的服务满足用户的利用需求。保证利用者在任何地点、任何时间均可通过网站获取相关信息。此外, 档案部门在建网站时, 要争取党委、政府领导的支持, 把档案网站与政府网站相衔接, 通过借水行舟的方式, 解决档案部门网站建设资金不足的问题。

4. 拓宽信息渠道, 丰富上网信息。

档案部门要组织专业人员对馆藏档案信息进行加工编辑;制定信息采集标准, 令辖区内机关、企事业单位档案室及时采集报送;组织专人及时收集辖区内最新的信息上网, 如举办的重大活动, 重大工程项目的开、竣工以及辖区内发生的其他大事, 使网上信息及时得到补充。

5. 优化专业结构, 抓好队伍建设。

高等院校档案信息网络研究论文 第2篇

【关键词】高校;档案;信息网络化

近些年来，随着科学技术的不断发展以及信息网络化的不断普及，高等院校的教育事业也不断朝着信息化方向发展，而作为高等院校重要事业之一的档案管理工作也不断迈进信息网络化的进程，在信息网络化的推动下，高等院校的档案管理工作的模式以及手段也在不断的得到更新。因此，实现高等院校档案信息网络化，一方面是适应高校工作信息网络化的需要，另一方面也是改进高校档案事业的需要。

一、高等院校档案管理工作现状分析

1.落后的档案管理模式与手段

如今，随着高等院校的规模不断扩大，各项工作的复杂程度不断增加，这必然增加了档案工作的难度以及工作量。然而，当前大部分高等院校的档案管理依旧是传统的纸质化人工管理为主。这种传统的管理模式与手段，已经不能适应信息网络化的进程，显示出越来越多的矛盾。传统的管理方式不仅降低了档案管理工作的质量，拖延了档案工作，而且很容易出现诸如档案泄密，档案损毁等情况。所以，面对这些不良情况，档案信息管理应该由被动管理转变为主动管理，将新的信息网络技术融合到档案管理工作中来，加快档案管理工作的信息化、网络化，积极提升档案工作的质量，强化档案服务质量，努力促进档案的社会化进程，让高校档案进一步成为便民利民的有效平台。

2.多样化的档案信息内容与应用

在我们国家取消了大学生计划分配的政策之后，高校毕业生开始走进人才市场自主择业和创业，这就必然使得大学生的就业不确定性大大增加，人员流动的速度也不断加快，而且还存在一些诸如留学、考研、在职函授等等形式的再教育，这些都增加了高等院校档案管理工作的工作量和复杂程度。其次，伴随着高校数量，尤其是民办高校的不断增多，也出现了形式各样的人才培养方式，例如统招、自费、函授等，这就让高校档案工作的复杂程度大大增加。此外，一些在职的高校人员由于受到来自市场各方面的影响，呈现了越来越大的流动性，高校对这样的现象应该加以注意，必须积极提升档案的管理工作，让档案工作积极服务于高校的科研、教学，提升学校的质量和形象。

二、强化高校档案信息网络化的策略

1.融入信息化，强化制度的管理

要推进档案工作顺应信息网络化的进程，首先是必须积极解放思想，更新观念，树立并且积极强化与当前知识经济相互适应的思想观念以及意识形态。其次要有资源共享意识，这就要求高等院校树立起为整个社会服务以及分工协作的意识，将自己的档案资源与社会共享。而且，高校应该加强与各个部门与行业之间的相互交流和往来，逐步实现档案资源的服务整体化。此外，还要积极强化制定相应自己的档案管理制度，高校的档案工作主要是保管为社会服务，要紧紧围绕这一重要的服务宗旨，强化服务意识，制定一整套的档案管理规章制度，明确档案管理的职责，将档案工作落到实处，做到有章可循，有法可依，努力为完善高校档案信息化管理工作提供制度和政策性的保障。

2.加强技术管理，整合相关资源

如今档案保存的载体已经不再仅仅局限于纸张，随着信息化的迅猛发展，电子档案已经越来越普遍，所以纸质档案与电子档案的归档问题必须得到高效的积极重视。《电子公文量档管理暂行办法》第七条中规定：“具有永久和长期保存价值的电子公文，制成纸质公文与原电子公文的存储载体一同归档”。所以，为了防止电子档案的失真、被删除、非法增加等意外情况，纸质档案与电子档案应该同时归档，尤其是对一些重要的文件不能用纸质代替电子。但是，对于一些重要的文件，由于纸质档案可能会因为一些意外情况遭到损坏，所以要同时建立起电子档案。与此同时，对于网络电子档案应该注意其保密性的问题。传统的纸质档案由于在固定的空间被提供使用，可能更易于保密，而电子档案的使用较为自由，保密性不强，为此，高校应该加强技术手段，不断完善档案管理技术保障。

3.积极培养档案信息化技术人才

档案网络信息化的不断发展最关键的因素还是在于人才，信息技术人才的培养是做好档案信息网络化管理工作的重要条件。这要求高校档案管理工作一方面要具有强烈的事业心和历史责任感，另一方面要积极探索，不断学习，融入信息化氛围当中，加强自己的专业技术水平，做一个现代化的新型档案管理人员。要彻底改革学生档案工作的程序，敢冒风险，推陈出新，加速学生档案实现网络化管理的进程以适应高校发展的需要。

【参考文献】

浅析网络信息时代的档案管理 第3篇

关键词：网络；信息时代；档案管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1000－8136（2012）06－0106－02

计算机和网络技术的应用，为档案信息的利用提供了极大的方便，广大公众用户查阅自己所需的档案信息时，可通过网络终端实现，将成倍地提高档案利用率，网络化为档案工作的发展提供了巨大的空间，应用计算机网络技术使档案的服务功能得到明显提高。当然，在此进程中也会遇到许多实际问题，会给档案管理带来许多新的变化。

1 网络环境下档案管理的变化

随着计算机网络技术的广泛应用，各个单位或部门的原有传统的纸质档案开始与电子档案并存。纸质档案内容原始真实，凭证性强，耐于保存，而新兴的电子档案，可与多媒体相结合，图文并茂，形象生动。而且，多媒体光盘存储将极大地缩小档案的存储空间，扩展存储能力，便于档案和档案信息的保存、管理及开发利用，并促进档案信息载体向大容量、高密度、电子化方向发展，从而使档案信息资源共享成为可能，信息传输迅速、广泛，便于查询与管理，方便快捷。电子档案较传统纸质档案有较多优点，这一现代信息技术的应用，就要求档案管理部门充分利用计算机、因特网等现代手段进行档案管理，要求档案管理人员必须在人才素质、管理方式和方法方面要有所创新，从更客观、更精确的角度去分析网络信息时代下的档案管理，才能适应科技发展的新要求。现代化档案管理技术，是传统档案技术与新的信息技术相结合，以新的信息技术为主导。

1.1 档案管理软件没有系境的平台选型，缺乏通用性

档案管理软件很多，产品各有特点，一般都具备档案管理的基本要求。但从现在档案信息化的发展趋势看，档案管理、办公自动化和电子政务系统趋于一体化。所以系统平台选型要考虑的因素更多。档案部门使用的计算机型号不一，规格各异，各自开发的软件不能互用，由于不能互调，就不能利用电脑完成信息管理工作，不能快捷地出版信息编辑成果，这制约了档案信息网络化的进程。

1.2 标准化、规范化工作有待提高

档案信息管理网络化的前提是基础工作的规范化和标准化。档案信息系统和网络建设形式各行其是，层次不一，规范性、开发性、服务性、共享性较差，不能适应档案信息资源共享的要求。由于历史原因，特别是各类档案的著录细则相容性不强，系统软件移植性差；档案自动化工作尚无统一标准。仅着眼于某一个馆或某个专业系统，无法全面实施、推广统一标准，这也制约了档案信息工作网络化管理。

1.3 档案工作人员的素质有待提高

档案工作人员在档案信息资源管理中起着决定性因素；信息技术只是信息资源管理的工具，档案信息资源的完整性、信息资源的供给、信息的安全性与档案的原始凭证性仍需要档案工作人员的参与。实现档案信息网络化管理，首先要有现代化的人，管理人员要有较高的知识层次和先进技术水平，不能仅满足于一般的计算机操作。从目前看，许多档案部门缺乏现代高技术人才，其中档案、信息处理复合型人才更是奇缺。

2 网络环境下档案管理工作措施分析

2.1 培养高素质的现代档案管理人才

加强教育培训工作，积极探索新的教育培训模式。应结合实际情况开设短、中、长期培训班，举办各种形式的档案信息开发教育讲座、研讨会。同时，教育培训的内容也要紧跟信息时代的需求，在课程开设上，在保证档案专业主干课程的前提下。加强缩微摄影技术、光盘技术、多媒体技术、网络技术和外语知识等教育，培养符合时代要求的高素质档案信息管理人才。

2.2 加强档案部门网上办公先进设备的配置

现阶段档案部门设备比较落后，现代化程度不高。因此，我们要加强宣传，争取领导、社会的支持，加大对档案事业的投入力度。再就是把档案事业推向市场，让档案体现其经济价值，把档案信息作为一种特殊商品经营，不断提高社会效益和经济效益，总之要采取多种方式，来解决档案资金的不足问题，以便档案界配置先进的管理设备。

2.3 制订相应的法律规范

根据网络环境下档案管理的特点，制订相应的法律规范，从而在法律上明确档案馆对于社会档案的所有权、使用权、监督权的关系，在保障档案信息齐全完整的同时，保障档案形成者及公民的合法权益，并合理规范及协调信息的超区域流通等问题。网络环境下档案服务的范围，必须根据国家规定，经过鉴定、划密等工作后，被确定为对社会开放的档案。根据档案工作的特殊性，网站中开放的档案还应区分无条件利用和有条件利用两部分。

2.4 建立网络环境下档案安全的制度屏障

在制度建设上，要健全档案管理制度，确保规范运作。一方面，要详细规定库房管理、档案借阅、保密、鉴定、销毁等各种制度和要求；另一方面，细化档案人员工作职责，包括档案室职责、专职档案员职责、兼职档案员职责等，促使档案管理人员按责行事。在具体操作上，要严格记录，确保制度落实。在档案管理过程中，严格记录程序，将档案的接收、借阅、复制、销毁等过程和结果完整记录在册，详细记录档案库房的管理、档案人员的培训和考核、非档案人员进入库房的审批及进出时间等情况。

参考文献：

［1］李仕宝.电子文件归档与电子档案管理初探［J］.农业科技管理，2009（05）：41～43.

［2］孙淑扬，邱晓威.档案计算机管理教程［M］.北京：中国人民大学出版社，1999.12.

［3］赵霞.浅谈医院基建档案管理［J］.中华现代医院管理杂志，2008（4）：327～330.

［4］胡海连.现代网络环境下档案工作的四个变化［J］.科技档案，2006（4）：35.

［5］梁卫，罗亿.我国档案信息网络化面临的三个难点［J］.湖北档案，2007（5）：18.

（编辑：尤俊丽）

Analysis of File Management in Network Information Age

Han Xiuhong

Abstract: With the continuous development of information age, the application of network technology, database and multimedia technology is a sign of information technology revolution, and the emergence of network technology has changed and brought challenge to the management way of traditional file. The article mainly discusses the inevitability of the file management development under information network environment, analyzes the problems faced by file management under information network environment, and further explores how to realize the file management information under network environment.

Key words: network; information age; file management

档案信息网络化 第4篇

一、网络环境下档案用户信息需求的特点

网络环境下的档案信息不再是传统的纯文字信息, 而是由文字、图像和声音等组成的综合信息。档案信息数据库也不再是单机环境下的关系型数据库, 而出现面向对象的数据库。同时, 档案用户个人的研究方向、知识水平和知识结构也决定着其对档案信息质量和数量要求。网络环境下, 档案用户既可能是档案信息的传播者, 也可能是档案信息的接受者。同传统环境相比, 网络环境下档案用户信息需求呈现出新的特点:一是档案用户信息需求的个性化与精品化。现在档案用户可以直接从网络中获得所需的档案信息资源, 但“信息污染”、“信息爆炸”却是网络环境下的消极产物。当档案用户对信息数量的要求得到满足后, 会转向对档案信息质量要求的提高。档案用户不再追求完全掌握与解决问题有关的一切信息, 只希望快速、准确地获得决策所需的关键信息, 因此希望获得有针对性的档案信息的心情更加迫切。二是档案用户信息需求的全方位与综合化。如今档案用户愈来愈需要为其提供内容全面、类型完整的信息, 这些信息又必须与档案用户所从事职业的各个方面相适应, 其内容和形式也必须随着工作需求的变化而变化, 其需求既是综合化的又是全方位的。并且档案用户的信息需求不再局限于某一工作的单一环节。三是档案用户信息需求的开放化与社会化。当下档案信息服务的传统模式已不能满足档案用户开放化的信息需求, 随着工作中社会交往范围的扩大, 信息交流日益频繁, 档案用户由面向部门向面向社会的信息需求转变。其中以休闲利用为目的的档案信息需求在网络环境下表现较为突出。

二、网络环境下档案用户信息需求的规律

规律是事物本身所固有的、深藏于现象后并决定或支配现象的因素, 是客观存在的, 不随人的意志改变而变化。信息需求规律同是如此, 网络环境下档案用户信息需求的规律同传统条件下档案用户信息需求规律相同:一是档案用户信息需求的省力原则。省力原则是美国学者齐夫在他的专著《人类行为与最小努力原则》中提出的。档案用户的信息需求也符合这一原则, 用户总是希望在解决问题的前提下获取和吸收信息的工作量最小。二是档案用户信息需求的“马太效应”。马太效应 (Matthew Effect) , 是指好的愈好, 坏的愈坏, 多的愈多, 少的愈少的一种现象。档案用户信息的马太效应是指对于为数不多的信息需求量较大的用户, 随着时间的推移, 信息需求量将愈来愈高于平均水平, 这部分用户在行为上表现为力图占有更多更新的信息资料, 这在信息资料来源不充分的情况下势必影响其他用户的需求。三是档案用户信息需求的阶段性。档案用户信息需求具有明显的阶段性特征, 并且会随着用户知识结构的变化而改变, 这主要是在国家相关政策影响下在时间纬度上所呈现的规律性。

三、网络环境下的档案信息服务对策

档案信息因其信息内涵的特殊性, 而与其他信息服务如图书馆信息服务存在着很大的差别, 因此不能完全照搬和套用其他信息服务模式和策略。笔者认为, 网络环境下应从以下几方面做好档案信息服务工作:

(一) 继续做好传统形式的档案信息服务。

目前我们所处的是纸质档案和电子档案并存的时代, 在今后相当长一段时间内, 纸质档案不可能完全被电子档案取代。传统文本型档案信息是提供电子档案数字化服务的基础, 离开传统型档案信息, 电子档案信息服务便成为无源之水、无本之木。

(二) 实现档案信息服务的网络化融合。

档案信息服务的网络化融合最终方向是实现档案信息服务网。档案部门在协作方面可共建目录中心, 联合编研, 可在自身档案网站建立的基础上通过网络互通所需, 逐渐为用户提供档案信息服务网络。但由于各档案部门在档案管理软硬件方面的差异, 网络化融合这一过程任重道远, 但却是档案事业发展的一个方向。

(三) 发挥网络技术优势, 展现档案原貌。

网络环境下的档案信息服务所要实现的是信息数字化、传递及利用的网络化、内容的专业化与系统化, 这使档案用户更难接触到档案原件。因此网络环境下如何解决档案用户对信息需求的广泛性与档案部门提供档案信息的单一性之间的矛盾是档案部门应主要考虑的问题。

探讨网络信息技术在档案馆中应用 第5篇

一、计算机网络技术的发展是信息化水平的重要标志

凡是将分布在不同地理位置上具有独立性能的多台计算机、终端及其附

属设备，用通信设备和通信线路连接起来，再配有相应的网络软件，以实现计算机资源共享的系统，叫做计算机网络。计算机网络实质上是一项社会信息系统工程，它把计算机和通讯结合起来，是涉及计算机硬软件、通信、信息处理和信息工程学科的综合性学科，主要提供共享设备资源、共享数据和程序及网络用户的通信和合作等三种服务。今天，就一个国家而言，全国性网络的建立是衡量一个国家的国力、科技水平和社会信息化的重要标志。就一个部门而言，网络化应用程度的高低是该部门计算机技术和现代化水平的重要标志。发达国家的政府从战略的高度来考虑，都十分重视计算机网络的发展，正在由政府出面组织、规划、投资，并采取一切优惠政策，鼓励扶持发展计算机、计算机网络技术和产品，建立所谓的“信息高速公路”，进行再一次的工业革命，作为增强国力的技术保证。例如：美国不惜巨资，投入大量人力、物力建设信息高速公路，具体发展计划包括四方面的内容：高性能计算机系统的开发，高级软件技术和算法的开发，计算机领域的基础研究和人才开发，全美研究教育网的开发等。日本从1993年财政开始3年内投入500亿日元，建立联结日本各研究机构的超高信息网，并拟于2015年将光纤送到每个企业与家庭。欧共体政府计划投资330亿法郎，企业投资4100亿法郎，10年内共将投资9000亿法郎，建设遍布欧洲的宽带信息通道。新加坡将投资20亿新元（约合12．5亿美元），建成16000km的光缆。我国经济基础还较薄弱，不可能像发达国家那样投入巨大的财力与资金，但是为了加速国民经济持续发展，有关部门考虑从我国国情出发，在投资、贷款、建设方面制订出切实的扶持政策。目前我国正在实施“三金工程”，其中的“金桥工程”，就是实施和建立中国的国家信息高速公路。为了扩大网络技术的应用，正加紧建设以光缆为主体、数字微波和卫星为辅助手段的全国数字干线网络。国内已有22条光缆干线，公用数据网已覆盖全国220个县市以上，总容量达15万个端口。信息网络工程正在如火如茶地发展，随着1997年国内网络建设向深度和广度的发展，网络信息系统工程技术将更好地发挥出应有的作用。

计算机网络技术的应用也给档案现代化事业的发展带来了勃勃生机。我国档案管理自动化已经走过了十几年的历程，一批优秀的档案计算机管理系统被推广应用，在档案工作中起着越来越重要的作用。近年来现有的一些系统，不仅推出单机版，同时开发出网络版，网络技术已经开始应用到档案管理系统中。例如，在档案馆内部建立局域网，可以连接本单位各科室，实现档案馆办公自动化；机关及企事业单位建立办公事务和档案管理网络，可以实现办公行文管理、办公事务管理和档案管理各环节的自动化及文、档一体化，以便协调全局性工作，共享网络信息；在各档案系统之间实现远程网，可以达到网络资源的共享，进一步提高档案现代化管理水平和档案利用的效率。可以断言，网络技术的应用将标志着档案自动化管理的一个新的里程碑。

二、**市档案馆网络信息管理系统

**市档案馆网络化计算机管理系统自1996年3月正式开始建设，计划分三个阶段完成。第一阶段目标为建设档案馆网络，主要解决档案检索、编目、库房管理、日常统计等需要，目前已基本完成。第二阶段目标为建设档案局网络，主要解决局业务处室及局馆综合部门的办公自动化的需要，目前正在建设中。第三阶段目标为建设包括区县档案馆、市直单位在内的全市档案系统计算机网络，主要解决目录中心及办公自动化的需要，目前正在进行试验。

**市档案馆为一地面15层的建筑，面积2万平米。土建时就已基本完成了计算机综合布线，后来又进行了大规模的改造，共有110个信息点分布在包括库房在内的所有房间。网络介质全部采用第五类非屏蔽双绞线（utp一5），点对点的通讯带宽可达100mbps（每秒钟100mb）。网络配置采用星型结构的快速交换以大网，网络中连接线缆的扩展设备——集线器（hub）采用一部switch hub（交换型hub）及四部stack hub（栈型hub），可供124台计算机同时上网。目前网络上共有服务器2台，各类计算机55台。网络操作系统采用windows nt 3． 51中文版，工作站一端采用windows 95，网络协议采用netbeui及tcp／ip，网络上的应用全部采用客户机/服务器（clients／server）方式，后台为关系型数据库ms sql server 6．5以及群件lo-tus notes 4．

5中文版。目前所有已开发出的应用基本都是基于sql server的，例如检索编目系统、利用管理系统、库房管理系统等都已投入使用，notes目前主要用作电子邮件及一些简单的工作组应用，例如现在网络上有一个《计算机论坛》，供大家对计算机的相关问题自由发表见解。

档案局共有两座建筑，在改造时都完成了计算机布线，共有信息点60个

。网络配置与档案馆的网络基本相同。目前网上共有服务器1台，各类计算机22台。网上主要运行一些办公自动化软件，例如收文管理、发文管理、信息管理、归档管理、催办管理等。局、馆两个网络目前采用拨号连接，主要解决电子邮件的传递以及工作组应用。就目前的通讯量而言，两台modem（调制解调器）提供14． 4kbps（每秒钟14． 4kb）的速度是足够的。考虑到将来的发展，目前选用的modem可支持同步、异步两种传输方式，在需要时可以顺利地过度到64k专线以及1sdn的高速连接。所有需要在两个网络上同时运行的软件，例如信息管理、归档管理、催办管理等都采用了对象通用技术ole，把电子邮件内嵌到应用系统中。实际上，其他一些软件像收文管理、发文管理、检索编目系统、图书资料管理系统，考虑到今后远程的应用，都已经内嵌了电子邮件。像《计算机论坛》这样已经开辟的以及今后准备开通的日程管理等工作组应用都使用notes提供的复制技术来保证两个网络的同步。

三、**市档案馆对internet的应用

internet是目前最大的国际计算机互联网络，联接着137个国家和地区的200多万台计算机，拥有2000万以上的用户，当前它仍在急速地增长着，差不多每个月扩大10％。它是唯一的世界性、开放性公用网络集合，其主干在美国，但分支遍布包括我国在内的世界各地。如果说1995年是windows95年，那么1996年可以说是internet年，1997年纵观国内外形势来看，将是网络进一步向深度和广度发展，internet更加成熟、应用更加广泛、应用平台更加丰富的一年。internet是世界性信息高速公路的主干，是提供远程通信连接的重要信息通道和信息来源。internet网是以tcp／p通讯协议联结各个国家、各个部门、各个机构计算机网络的数据通信网，它是一个集各个部门、各个领域的各种信息资源为一体的供网上用户共享的数据资源网，通过一根电话线与internet网相连，用户不但可以使用电子邮政与网上任何用户交换信件，还可以跨越地区，甚至于跨越国界使用远程计算机的资源，查询网上的各种数据库内容，获取各种资料。例如，从学术角度出发，可以通过internet很方便地检索到国外上百个国家和地区的上万所大学及科研机构和他们的学术研究成果、电子出版物、文献资料。真正实现了足不出户便知天下事。

internet拥有丰富的知识资源并提供了崭新的教育方式，它的主要服务有：电子邮件（e一mail）、网络新闻（newsnet）、信息查询（60pher）、网上漫步（/netmember/abma）。内容主要有《**市档案馆简介》、《开放全宗名单》、《档案编研成果介绍》、《档案利用办法》、《征集档案公告》等，像《档案咨询信箱》等一批新栏目也都在计划之中。主页建立后，《**日报》、《计算机世界》等一些报刊作了报导，在社会上引起了一定的反响，**市档案馆和经济信息中心都接到一些咨询电话，询问如何上网等。这个主页建立的时间不长，无论是形式还是内容都还比较单调，与国外一些利用internet较早的档案馆，如美国国家档案馆、加拿大国家档案馆、澳大利亚档案馆等相比还有一段差距。但随着时间的推移，经验的积累，我们相信这个主页会越办越好。

internet技术的成熟为档案的利用、管理提供了更为广阔的领域，它为一直困扰着档案界的档案现代化管理中的一些问题，诸如软件、数据的统一，软件使用的培训，以及在建设广域网中会遇到的基层单位硬件水平不同等提供了解决的办法。目前**市档案馆正在局馆内部的网络中进行尝试，计划利用notes中内置的domino server作为internet上的web server，设计开发基于浏览器的统计查询系统，重点解决局馆领导使用计算机的问题，再进一步修改各个处室使用的多种软件，把其中统计信息自动转换为超文本格式，使整个系统从事物处理型向信息发布型转变，从而在合理授权的机制下使整个管理、办公系统更加紧密地结合。这一系统最终可推广到区县档案局，甚至市直单位，使全市档案工作成为一个整体。一个工作人员在一台计算机前使用一种浏览器软件就可以了解整个网络中所有他可以了解到的信息，这就是我们系统建设的方向。另外，网络化的目录中心也是可以采用internet技术的一个重要方面。它既可以跨越目前各单位已存在的软硬件平台，保护已有的投资，又可以充分运用全市档案系统硬件资源。在文件电子化日益发展的今天，在解决好如安全、法规、习惯等问题的基础上，这一网络完全可能超越传统的目录中心的范畴，发展成为一个档案系统内部的交换系统，一个真正的电子化的文件中心。**市档案馆正就这一问题展开调研。

四、网络技术在档案馆应用中的几点体会

综上所述，当今网络技术已走出实验室，许多成熟的技术、产品和系统被采纳，已深入到人们工作、生活的各个领域，并产生了巨大的影响，正如一位美国教授所言：“网络将地球变小了。”人们通过计算机网络每时每刻都能了解在世界每一角落里发生的事情，并对其采取行动。网络技术的发展对档案自动化提出了新的挑战，同时也创造进一步发展的机遇。档案馆由于其档案管理的重要地位，以其较充分的财力、物力，在计算机网络应用上应当走在各级档案部门的前面。近十几年来计算机应用和档案基础工作的成果，为网络通讯技术的应用创造了有利的条件。从**市档案馆网络化管理信息系统的应用，我们有以下几点体会：

1．以软件工程思想指导档案计算机网络系统的开发和维护。

引进、开发一个档案计算机网络系统，不同于购置一台计算机，也不只是简单地将计算机用网卡、电缆线连接起来，它与单机系统比较，涉及面广，技术要求高，需要考虑到方方面面的问题，是一个系统工程。因此，需以软件工程思想作指导，首先从现有资源出发，统一规划，确定近期目标和中长期目标，分阶段实施，最终建立一个高效、实用、安全的网络系统。在规划的同时还要考虑同国内外网络的接轨，实现更大范围内的数据共享。

2．从本单位实际情况出发，合理地规划网络模式。

网络技术是计算机协同工作的一种方式，不同的模式有不同的规模效益。一个房间内的工作组与整座建筑物内的局域网，以及跨越地域的广域网之间的作用可谓天壤之别。从本单位的实际出发，选择适当的网络模式是非常重要的，只有这样才能通过计算机通讯网络促进档案工作的发展，获得“立竿见影”的成效。

3．网络的安全问题是一个不可忽视的重要问题。

网络加强了各部门间的联系，但也相应地带来了像病毒传播、非法访问等安全问题。一般网络上运行的文件服务、数据库服务、电子邮件服务等多种应用各自都有自己的安全机制，例如用户分级管理等。在规划阶段就应当考虑到如何在几种并行的系统中合理地授权，否则这方面的维护量是相当可观的。此外，除了安全策略外，网络的流量控制和升级方案也是规划阶段必须考虑的问题。

4．要重视网络应用软件的设计，特别是数据库结构的设计。

从传统的单机系统向网络系统移植时，要重视数据库结构的设计，切不可只简单地将单机数据库向网络中转移，图一时方便而为今后发展造成巨大的障碍。

论网络环境下档案信息传播的整合 第6篇

关键词：网络环境；档案信息；信息传播；比较研究

随着互联网技术的迅猛发展，信息传播形式更加多样，笔者拟对当前网络环境下比较流行的几种档案信息传播方式：档案馆网站、档案网络社区、档案博客及档案微博进行研究，探讨不同类型传播方式下档案信息传播特点，以期进行多种传播方式的整合，实现档案信息的有效传播。本文从档案信息传播者、档案信息传播内容、档案信息传播技术环境、档案信息传播效果等方面，设计了档案信息传播方式的评价指标体系[1]

1 数据来源

本文采用样本调查法，拟从各类传播方式中选择传播效果较好的、具有一定代表性的传播方式来进行比较分析。由此，基于档案馆的档案信息传播，以网站建设处于国内领先水平的青岛市档案馆创建的“青岛档案信息网”为样本；基于社区论坛的档案信息传播，以在档案界具有重要影响力的“档案界论坛”为样本；基于博客的档案信息传播，以档案界最早、人气较高的辽宁大学赵彦昌老师的“中国档案学研究”为样本；基于微博的档案信息传播，以在新浪微博上拥有较高人气且传播内容以档案信息为主的“世界解密档案”为样本。本次统计数据的截止日期为2011年9月20日。

2 档案信息传播者比较分析

传播者是档案信息传播行为发生的主体，主要是指各级各类从事档案信息传播的机构或个人。具体包括三类：一是机关、团体、企事业单位等档案信息形成机构；二是档案馆（室）、档案信息中心等档案信息贮存机构；三是各种机构中的个体传播者。[2]

从表2可以看出，基于档案馆网站和网络社区的档案信息传播，由于其传播内容数量多、网站页面建设复杂，因此，一般由档案馆或专业团体担当其信息的传播者，如青岛档案信息网、北京市档案信息网等；基于博客的档案信息传播目前以个人传播者居多，团体博客只有少数几个，且更新速度极慢；基于微博的档案信息传播由于其内容简短，受众广泛，可以通过手机客户端软件快速转发，因此，活跃着机关、团体、企事业单位及众多个体档案信息传播者，传播主体广泛，传播动机也更为随意。

3 档案信息传播内容比较

对于“档案信息”这一概念，档案界尚未有统一的定义，目前，一般是指档案的内容信息。本文所指的“档案信息”是广义上的概念，主要指档案所包含的内容信息，也包括与档案相关的档案工作信息和档案研究信息。

从表3可以看出，基于档案馆网站传播的档案信息真实性、重要性、精深度都比较高。这是由于档案依法公开之后，首先通过档案馆网站加以公布。此外，档案馆网站的档案信息由专业的档案人员筛选撰写，反映档案工作前沿动态，重要信息会进行大篇幅的专栏介绍，信息精深度高，对于档案界人士和具有明确查阅需求的人员来说是非常重要的，但由于其专业性较强，受众范围也就相对较窄。微博由于其短小简洁，内容具趣味性，精深度较低，浅显易懂，因而，受众范围较广，浏览分享率高。

4 档案信息传播技术环境的比较分析

通过表4中几项指标的对比分析，我们可以看出，在网站的定位上，档案馆网站内容更丰富，提供服务更全面；而网络社区、博客、微博则更具有针对性。在网站的活跃程度上，微博由于其短小，转发方便，易被关注转发，因此，其发文数量更新的速度及粉丝数量增长的速度都比较快，网站活跃度较高。在网站安全性方面，总体而言，与传统档案信息传播模式相比，网络环境下的档案信息传播都有较高的危险性，面临着各种病毒及黑客攻击等网络安全问题，相比较其他几种传播方式而言，档案馆网站有专门的技术人员负责维护，其安全、认证措施也比较完善，发布信息经过严格筛选，信息真实性及网站安全性较高。在网站的界面设计上，档案馆网站由于其特殊定位及功能需要，页面丰富、分类明确、检索方便，因此，其网站界面的综合评价指数更高。而在网民的参与程度上，微博则凸显了其参与过程的互动性及时性。

5 档案信息传播效果比较分析

档案信息传播效果是档案信息传播的关键，是对前面所有档案信息传播过程投入的检验。对档案信息传播效果的考察，要看网站预期传播目的的达成情况，如网站功能的实现情况，信息满足受众需求的情况，信息被广泛关注的情况等。

从表5可以看出，对于档案信息传播的受众而言，基于档案馆网站的档案信息传播，其内容丰富、提供档案服务全面，对查阅者而言具有较强的实用性，能够满足用户的信息需求。而且，档案信息公布之后，档案馆网站通常是其传播的第一途径，因此，通过档案馆网站传播的新颖度较高。但由于档案馆网站更偏重于档案信息的提供或查阅，其分享及转载途径少，一般不能被广泛分享，流行性较差，反馈途径较少。基于网络社区和博客的档案信息传播一般用于档案界人士的信息交流及知识成果的展示，其内容实用性一般低于档案馆网站，但在信息的流行性即分享、转载以及信息的反馈上，较档案馆网站略强。相比较其他几种传播方式而言，基于微博的档案信息传播内容简短，分类单一，实用性较低，但也由于其短小，可通过多途径分享转发，且可以通过微博链接查看原始信息，因此，在传播的流行性方面体现了其优势。

以上从档案信息传播者、传播内容、传播技术环境、传播效果几个方面，比较分析了四种档案信息传播方式各自的优点和不足。笔者认为，实现网络环境下档案信息传播的有效整合，建立新媒体环境下完善的档案信息传播体系，可以从以下方面努力：（1）实现档案信息传播者的多元化与社会化。在网络环境中，“每个人都可以进行大众传播”，更多的网民以“传播者”的身份，参与整个档案信息传播过程中，有利于扩大档案信息传播覆盖面。（2）加强档案信息传播内容建设。档案信息的传播，要发挥以内容为主的优势，在发挥档案信息真实性权威性优势下，加强对已公布档案信息的深度开发，充分挖掘档案信息知识，实现档案信息的知识化管理，形成特色内容传播。（3）改善档案信息传播环境，维护档案信息完整安全。（4）根据受众需求多元化，实现档案信息分众传播。档案信息传播应分析受众的结构层次，了解受众信息需求，建立档案信息受众反馈机制，根据实际情况不断调整分众传播策略。（5）进行网络环境下多种传播方式的有效整合，实现资源共享。截至2011年6月底，中国网民规模达到4.85亿，微博用户数量从2010年12月的6311万快速增长到1.95亿，半年增幅高达208.9%。33]随着微博用户数量的快速增长，在档案信息传播中，可以将档案馆网站、论坛、博客等传播方式与微博传播结合，通过微博链接到原文信息。通过两种或多种网络传播方式的结合，实现档案信息的共享和有效传播。（6）实现网络媒体与广播电视、移动通讯、报纸杂志等媒体的合作。网络、手机新媒体具有吸引大量受众、传播及时迅速、互动性强等特征，而电视、报纸等传统媒体也具有特定受众、品牌资源及内容优势。因此，实现媒体间的合作共享，有利于档案信息传播在传统媒体和新媒体的融合中，打造出一条完整的传播价值链。

总体而言，当前，我国档案信息传播还有待加强，与新闻传播、图书情报传播相比，还存在一定差距。实现档案信息传播方式的有效整合，构建新媒体技术环境下档案信息传播体系，需要借鉴其他行业及国外档案信息传播的成果经验，加强自身理论研究和实践探索。

参考文献：

[ 1 ] 邱均平，陈远，倪超群.论网络信息传播的价值[J].山东社会 科学，2009(1).

[ 2 ] 管先海，程训方.网络传播的影响与档案信息传播的发展趋向 [J].档案管理，2003(6).

[ 3 ] CNNIC第28次中国互联网发展统计报告[EB/OL]. http://www.cnnic.cn/ research/bgxz/tjbg/201107/t20110719_22120.html.

（作者单位：四川大学公共管理学院来稿日期：2011-10-14）

信息网络化与高校档案管理创新 第7篇

在信息网络技术出现以后,网络化的信息技术为档案管理工作带来前所未有的方便,同时也带来了巨大的挑战。数字化信息管理,有利于提高档案管理的效率,也能够有效地管理档案。如何在网络信息化技术发展的情况下有效提高档案管理的质量成为高校讨论的话题。

1 在运用网络技术的同时加强馆藏建设

与传统的档案管理相比,信息网络化资源管理技术能够将档案信息进行数字化管理,并提高档案管理的速度;同时,在档案的查阅、修改方面都比较的方便。此外,信息化网络管理档案还能够节省人力资源,提高办事效率。鉴于此,高校的档案管理在运用网路技术的同时,还要加强馆藏建设。

(1)要扩大档案信息的收集范围,学校要在现有的档案资源基础上,将档案资源的范围扩大,多收集档案资源,高校不仅要收集与学生有关的档案,而且还要收集历史影像或世界名人的档案。增加收集档案种类,就能够建立种类齐全的高校档案资源,从而有利于丰富高校教学。

(2)在信息技术资源的推动下,对收集的档案进行分析研究,并掌握其使用规律。对于建立高校档案馆藏的工作,需要有敏锐的眼光,结合当下的信息技术,对收集的信息进行充分的认识,让学校建立的档案馆藏资源为阅读者提供优质的服务。学校的档案馆藏服务质量,在一定程度上体现了学校对教育的重视程度。

2 对高校的档案资源服务方式进行创新

随着社会经济的不断发展,网络技术也在进步,信息网络技术将成为人们生活工作中不可缺少的部分。当信息化网络技术运用于档案管理中时,高校的教学和科研工作也将随之发生变化。丰富多样的档案资源为教学和科研提供了方便快捷的服务,同时也改变了以往的高校教学模式。

在高校档案管理的发展方面,要运用现代信息技术,积极地与国际资源接轨,利用各种平台引进先进技术,建设高校档案馆藏的同时,也要让资源达到共享,在现代化资源共享的条件下,将档案管理服务的范围进一步扩大。让档案管理为高校的教学提供全面优质的服务。

高校的档案馆建设与其他事业单位的档案馆性质不同,一方面,学校的档案管理要担任教育功能,主要将档案馆藏的资源提供给教育工作者,让他们借助档案馆藏的资源为学生提供更加全面的教学内容,同时也提高高校的教学质量;另一方面,还要确保档案馆藏资源的信息化,保证高校的发展与社会的发展同步进行。档案管理要与社会的发展相一致,让档案馆藏资源向信息化方向发展,并不断地更新资源,使档案馆藏资源能够满足学生的求职需求,从而为学生的求职增加一条新的途径。

无论是传统的档案管理还是新型的信息化网络档案管理,都需要管理者进行操作,因此,归根结底,档案管理的创新需要管理者思维的创新,即档案管理者要有创新思维的意识。在具备创新管理意识的前提下,还要具备创新管理的能力。在现代化信息技术发展的今天,管理者需要不断的学习,既要学习知识,也要学习实践技能,只有理论与实践相结合,才能从整体上掌握现代化网络信息技术。因此,工作人员要在工作的同时不断充实自己,增加自己的知识储备量。此外,工作人员还要解放思想,提炼出一套自己的思维方式,在服务高校教学和科研的同时,让高校的档案管理服务走向更广阔的平台。知识是没有界限的,知识资源也是需要共享的,人们在资源共享的同时应开发更大的档案资源。

3 提高高校档案信息资源管理的网络安全性

由于高校档案涉及高校的科研工作,也涉及学校的相关工作问题,因此,高校的档案管理工作具有一定的保密性。在互联网发展的同时,有一些破坏性的事物伴随而生,比如:木马程序或黑客病毒等,对网络资源的安全造成很大的威胁。在社会发展的今天,互联网信息技术已成为人们生活工作中不可或缺的一部分,互联网技术将会更广泛地运用在人们日常生活中。因此,为了让资源能够安全共享,高校的部分档案资源应具有一定的保密性。

首先,高校要解决用户的访问权限问题,做好用户访问的安全保护措施。为了确保档案数据库的信息不被泄露,也为了确保每一个用户身份的安全性。最基本的作法是对档案管理馆藏信息平台建立加密的数据库,并对数据库设置相关的身份验证程序,比如:访问的用户必须在各个高校或单位备注,并且有各自的身份证明资料,除了最基本的信息之外,还有单位或高校的特殊匹配信息。如果有用户访问,就要输入能够验证身份的信息,当然验证信息种类可以设置几种,访问者根据信息提示进行填写,对于信息不符合身份验证的用户,信息网络系统将会自动拒绝。这样能够有效的防止非法访问者,也能够保护档案管理的内部信息,避免信息泄露。身份验证程序给高校档案管理提供了坚实的保护。

其次,为了防止网络信息技术出现安全问题,导致保存的档案信息丢失,档案管理工作者要对重要信息做好备份保存工作,一般情况下,备份的资料要和原文件的内容完全一致。同时,工作人员还要对保存的信息资源进行定期检查,对于保存日期比较长的资料进行备份保存,以免保存文档因时间过长而丢失。档案资料的备份工作必需安排专业的技术人员进行操作,由于高校的档案管理与信息网络技术相联系,因此,在操作方面需要有专业计算机技术和档案管理经验的人员进行胜任。这样在工作中遇到电脑操作异常或文件需处理等方面的问题,就能够迅速解决并使工作正常进行。从而避免了因操作失误而让档案资源丢失的现象发生。

最后,对于档案管理的安全性准备工作,除了各高校本校的工作人员对档案信息进行保存、备份之外,各高校之间还应相互合作,在建立资源共享的同时,也进行资源保管工作。将本校的资料放在其他高校的档案管理中,让高校之间相互管理,相互共享资源。这不仅能够提升各大高校的档案管理工作,而且也能丰富高校的档案资源,让高校的档案资源为高校教学提供优质服务,进而促进高校的教学质量提升。并且,如果某所高校的档案管理工作在操作上出现问题,也能在其他学校的帮助下,在很短时间内恢复高校的档案资源系统。

4 结语

在当今社会经济技术不断发展的情况下,网络在给人们的生活工作提供了许多的方便的同时,也给人们的生活和工作带来许多问题。尤其在高校档案管理工作迅速发展的时期,如果网络技术被运用得当,网络信息技术将会促进高校档案管理工作的发展。当今社会的信息技术发展速度越来越快,信息全球化发展的趋势已成为主流,其特征是信息资源的网络化发展,并且信息服务面向社会化、大众化。因此,高校的档案管理就要朝着现代化技术的方向发展。不仅让高校的档案管理向科学化、规范化方向发展,而且也让高校的档案管理更好地为高校的教育服务,同时也为科研服务。这就对档案管理的工作人员提出一个非常严格的要求,需要工作人员不仅要具备专业的技术理论知识,也要具备一定的档案管理工作的经验。此外,工作人员还要创新思维,让新的思想、构想运用到高校的档案管理工作中,为高校档案做好服务工作,从而让高校的档案管理工作在信息网络技术的推动下得到更好的发展。

摘要：随着社会经济的不断发展,我国高校建设的规模也在不断扩大。一些新的技术不断运用于教育教学中,改变了传统的教育方式,并且也让我国的高校向着数字化校园发展,数字化网络信息成为高校发展过程中的推动力量。高校不仅在教学中出现了数字化,而且在档案管理中也引进了网络化管理技术,使高校的教学真正向数字化迈进。在利用先进技术的同时,由于高校的规模庞大,在技术操作方面还存在一定的问题。因此,如何改变观念、创新服务机制以及如何提供更加优质的服务成为各大高校首要解决的问题。下面就对高校档案管理创新的必要性进行深入分析,提出相应的措施来促进高校档案管理的信息网络化服务创新。

关键词：高校,档案,管理,信息网络化

参考文献

[1]王雅新.信息网络化与高校档案管理创新研究[J].城建档案,2015(12).

[2]孟丽霞.信息网络化与高校档案管理创新[J].现代经济信息,2009(24).

[3]郑纪达.高校档案管理信息网络化建设存在的问题及对策[J].黑龙江档案,2014(1).

档案信息网络化建设可行性探析 第8篇

一、档案信息网络化建设的必要性

1. 档案信息网络化建设的基本动因。

社会的进步要求各项事业的发展必须顺应时代的脚步，如今网络的普及使得传统档案工作手段和方式与时代发展的客观要求之间的矛盾日趋明显和尖锐化，主要表现为：一是传统的档案管理方式与档案收藏量增加及载体形式多样化之间的矛盾。档案的数量随着社会活动的不断发展而与日俱增，传统的档案管理方法已经很难充分地对档案进行整理、保管、统计、提供利用等工作。同时，科学技术的发展导致了档案载体形式的多样化，从前管理形式单一的弱点也暴露无遗；二是传统的服务方式与档案需求面扩大与利用者要求系统性、时效性之间的矛盾。从我国近年来档案信息供求关系上来看，出现了需求面扩大的特点，而且利用者要求及时、准确地获取信息以迅速解决遇到的各种问题，时效观念大大增强。传统、陈旧的档案管理手段和落后的技术设备，已很难适应社会各方面用户的利用需求。为此只有以现代化的管理方式和管理手段来提高档案工作效率和质量，实现档案的网络化，档案事业才能在社会主义建设中获得应有的地位，发挥应有的作用，档案工作也才能在为全社会的服务中成为自身发展的坚实基础。

2. 档案信息网络化建设是社会发展的必然产物。

首先，档案工作适应社会发展的要求，必须实现档案网络化。现代社会的两大支柱就是能源和信息，信息对于生产力的发展和社会进步发挥的作用越来越大，已成为重要的资源。社会要求信息部门能以较高的存储、处理和控制信息的能力，高质量高速度地提供信息服务。而档案馆（室）作为社会信息的重要部门，也必须采取相应的对策，实现档案工作的现代化、网络化，以崭新的面貌服务于社会，并在未来社会中发挥应有的作用。

其次，各行各业在现代化建设中都需要准确、高效地利用档案信息。人们在获取信息的过程中要求迅速、准确，而我国目前档案工作方式基本停留在手工操作的阶段，查档案材料和提供档案信息的速度迟缓，准确性也低，许多有价值的档案信息没有得到充分的利用。对此，现代的管理技术和设备可以提高处理档案信息的能力，从而及时、准确、全面地为利用者提供所需档案，为社会主义现代化建设服务。

3. 档案信息网络化建设是档案业务工作的客观要求。

就档案馆（室）而言，通过网络可以加强馆（室）际之间的联系与交流，综合运用各种组织方式，建成分布式国家档案网络体系，充分发挥档案信息的文化知识作用，为社会各界开放知识宝库，为社会提供全面的档案信息服务。在网络环境下，档案馆（室）可以突破馆（室）藏限制，通过互联网依法及时向社会发布档案信息，扭转档案馆（室）以馆（室）内服务用户为主的局面，以网络化的信息资源作为其服务的坚强后盾，拓宽获取信息资源渠道。

就各企事业单位而言，建立了档案信息网络体系，文件的拟稿、校对及归档、立卷、保管和利用过程，都可以通过网络进行操作，尤其同一系统各单位之间文件的查阅与利用就更为便利，对于一些保存价值不大的通知、信息等文件仅在网上传达就可以了。档案信息网络与其他档案信息传播方式相比，尤其具有得天独厚的优势。它可以不受空间的制约，无论你在哪里，只要拥有上网条件，就可以获得全方位的档案信息；网络还可以打破时间的局限，实现及时更新、及时上网，在档案信息发布者与利用者之间建立起即时沟通的桥梁。在今天的信息社会，网络时代只有掌握了档案信息网络，才能够掌握档案工作的未来。如果档案工作失去了档案网络的支持，档案信息化的发展将失去动力之源。因此，加强档案在信息化方面的交流与合作，加快档案信息网络的基础设施建设，大力推进档案信息技术的广泛应用，从而促进档案信息网络发展的进程显得十分必要。

二、档案信息网络化建设的可行基础

科技的进步已经为档案信息网络化建设搭建好了平台，数字档案管理的条件已经具备。

1. 当今社会科技发展日新月异，社会个体协作性强，这些为建立强大的计算机系统和制作应用软件提供了良好的技术保障，如果行政协调得当，就能够在尽量减少重复投资的情况下（充分利用现有资源、建立档案的网络利用系统，只需在技术层面进行少量的投入和改进），加速软件推广，统一标准规范，发挥系统的最大效能。

2. 计算机及网络应用的普及使得档案服务和利用人员的信息知识、计算机应用技能得到很大提高，大大降低了培训成本、缩短系统上手时间，节约附加投入，有利于档案信息网络化的发展。

档案信息网络化的实现是档案工作适应社会发展的必然趋势，也确是一个艰苦而长期的过程，绝非轻而易举。那么在这个漫长的信息化建设过程中，作为档案工作者又应该怎样切实地把这个事业目标落到实处，笔者就此也提出一些不很成熟的看法：

(1）档案信息网络化的基础建设。档案信息网络化的基础建设包括基础设施建设和应用系统建设两方面。它是档案信息传输、交换和资源共享的基础条件，只有建设先进的档案信息网络才能充分发挥档案信息化的整体效益。我们可以根据不同的服务对象和范围把网络环境建设分为三个层次：内网、与政府连接的政务网、与互联网连接的公众网，并实行三网物理隔离，形成三个相互独立的网络。根据需要，建设大容量的信息资源数据库、大规模开发用户的访问服务管理系统以及包括网络设备、服务器、存储设备、安全设备、档案数字化加工设备的其他支撑设备；同时针对不同的用户进行系统软件开发建设。

(2）电子文件管理是档案信息网络化建设的重点。着重电子文件管理有利于档案工作与电子政务、电子商务快速接轨，既能使档案工作立竿见影地为机关、企业提供有效服务，又能抓住机遇，利用电子政务平台推进档案信息化进程，把数字档案信息资源建设前移至文件形成部门，卓有成效地把档案工作融入社会信息化潮流；有利于借鉴吸收电子政务、电子商务的信息管理标准，在现实接轨中先期制定电子文件接收、管理标准，再反推档案数字化标准，由近及远地建立档案信息标准。

(3）档案信息资源建设。档案信息资源建设是档案信息网络化建设的核心，是一项长期的工作。档案信息是国民经济和社会发展的战略资源之一，它的开发利用是档案信息化建设取得成败的关键，也是衡量档案信息化水平的一个重要标志。档案信息资源建设是在数字化的基础上对档案资源进行整合管理，即对档案进行研究性整理，并根据整合的目标，采取法律、行政、技术等方面措施对其进行组合，是国家档案资源在结构上趋于合理，在配置上趋于优化，为社会提供一个资源共享的空间协作、提升原有资源价值的平台。

(4）档案信息网络化标准规范建设。档案信息网络化标准规范建设是指对电子文件的形成、归档和电子档案信息资源标识、描述、存储、查询、交换、网上传输和管理等方面制定标准、规范，并指导实施的过程。档案信息化的标准、规范相当于信息高速公路上的“交通规则”，对于确保计算机管理的档案信息和网络运行的安全、畅通具有十分重大的意义，是档案信息化快速、有序、健康发展的保障。

(5) 档案信息化人才队伍建设。在现代信息社会的环境中，信息素养是档案工作者必备的专业素质。特别在信息化建设中，要不断地学习新的知识与技术，提高对信息的理解与利用能力，以完成管理、综合利用信息的任务。因此，大力加强档案信息网络管理人才的培养，并把培养工作摆上战略位置，采取多种措施，在档案信息网络管理这一新的领域，培养出一批政治素质高、业务能力强、具有信息网络知识、法律知识和管理能力的复合型人才，也是十分必要的一项工作，同时，我们只有不断地加强学习、提高自身信息素养，才能学会用新思想、新观念、新技术正确处理在档案工作过程中出现的新情况、新问题。

如今，国际互联网的热潮已弥漫整个世界，网络已经延伸到了我们社会的每一个角落，社会信息化已经成为不可抗拒的历史潮流。怎样在档案工作中做到“与时俱进”？怎样在档案服务中体现“以人为本”？笔者认为档案信息网络化建设势在必行。

摘要：随着科技的发展和社会信息需求的增加, 传统的档案管理方式已经显露出致命的弱点。本文就档案信息网络化建设的动因、必要性、基础条件和主要内容几个方面论证了档案信息网络化建设之意义与可行性。

关键词：档案信息网络化,必要性,可行性

参考文献

[1]潘稚巧.论档案信息化建设中的档案信息服务[J].档案学通讯, 2008 (1) .

[2]赵爱国.论档案信息资源整合与档案馆馆藏建设[J].档案学通讯, 2006 (6) .

[3]杨公之.档案信息化建设导论[M].中国档案出版社, 2001.

档案信息网络及安全策略 第9篇

一、档案信息网络化

在现在社会上各种科技的不断发展, 对于档案信息的管理也更趋近于现在的高科技发展, 现在大多数企业和相关的档案管理机构已经把档案信息和现代网络信息化进行了有机的结合, 这种结合在一定程度上为档案的管理提供了一定的优势。而且网络信息化的介入在很大程度上改变了过去以纸张为信息载体的这种模式, 使得人们对于相关档案的管理和查询更加便利。对于相关的信息群体进行了广泛的应用, 使得档案资源的医用效率有了明显的提高。

在很大程度上来说对于现在社会的发展速度, 如果对于相关档案的管理只局限在一个传统的纸张模式上在很大的程度上会对现有的档案管理起到一定的阻碍作用。而为了使得我国档案信息的发展来说, 要想好的发展就要摒弃相应的传统模式, 对档案信息的管理有一定的创新。而这种创新在目前来说, 最合理有效的就是利用相关的网络作为信息载体, 这样不仅可以缩短相关人员对档案的查阅所浪费的时间, 还能够从一定的角度上使得档案信息更加有效的发展。

二、影响档案信息安全的因素

网络作为一个比较开放的系统, 其中最主要的网络系统就属于现在社会上得到广泛使用的互联网系统。这种系统具有操作便利, 可以不出门就可以尽知天下事的相关特点。但是在现在社会的不断发展张, 各项能够破坏互联网系统安全性的科技也开始大幅度的出现。比如黑客等能够破坏互联网安全稳定的系统。这种系统的出现对互联网的安全性造成了一定的影响。久而久之, 和联网网络系统的安全受到了一定的威胁。一下主要针对于影响相关互联网安全的因素进行一个详细的分析。

(一) 数据级因素。

对于档案管理来说, 其中绝大部分档案涉及了数据问题, 这种数据在利用和联网管理的过程中, 就很有可能导致再输入时不准确或者系统本身存在一定的问题, 这在很大一种程度上就会导致整个档案信息化管理的准确性和安全性不能受到相应的保障。

(二) 应用级因素。

另外对于相关人员的不规范操作也会在很大程度上导致相应的档案信息网络受到一定的安全威胁。或者说一些用户的安全意识不强, 对于相关机密的文件和档案随便转借他人查阅, 这在很大情况上也会导致档案信息的安全性在实际的操作过程中发生一些安全的问题。

(三) 计算机病毒。

对于整个档案信息网络管理系统来说, 其中对安全性危害最大的因素莫过于计算机病毒。这种计算机病毒在很多时候都是一些非法人员通过一系列删除复制对相关计算机播放一定的安全威胁, 这种病毒不仅会使得整个档案信息网络管理系统受到损害, 严重的还会导致整个计算机系统出现崩塌的现象。

(四) 人为的恶意攻击。

相比于计算机病毒可以进行相关的反之来说, 认为黑客攻击才算是真生不可避免的计算机安全威胁。这种黑客行为又主要分为两类, 一类是主动攻击, 一类是被动攻击, 但是不管哪种攻击模式都会对相应的计算机系统造成危害, 进一步对储存在该计算机上的相关档案信息产生严重的安全威胁。

三、档案信息的安全控制

(一) 安全技术策略。

为防止档案信息被窃取或篡改和非法利用, 必须进行数据加密。采用加密技术可以确保档案内容的非公开性。在传输过程中通常采用著名的“双密钥码”进行加密。这样任何人都可以利用公开密钥向接收方发文, 而只有接收方才能获得这些加密的文件。第三方很难从截获的密文中解出原文来, 确保信息资源不被非法利用, 使档案信息在传输中得到良好的保护。

(二) 网络安全管理策略。

加强网络的安全管理, 制定有关规章制度, 对提高网络的安全性、可靠性, 将起到十分重要的作用。要长期坚持安全技能培训和安全意识教育, 真正把网络安全管理策略落实到实处。安全管理策略包括:确定安全管理等级和安全管理范围;制订有关网络操作使用规程和人员出入机房管理制度;制定维护制度和应急措施等。

(三) 设备故障的安全防范策略。

由于设备的故障在很大程度上会对相关的档案信息管理造成危害, 因此对相关的设备进行安全保障也是非常重要的。为了防止档案的相关数据发生丢失的情况就要对其储存的设备进行备份。使得在计算机在出现故障时, 能够有效的降低档案信息的损失。

结束语

对于现在社会上各项科技信息化的高速发展。吧档案信息管理和相关的和李安网络技术结合在一起已经成为现在社会上应用最为广泛的一项实例。但是档案与网络的结合在社会的发展过程中, 其安全性也受到了一定的威胁。这种威胁在很大的程度上对相关的档案信息管理造成一定的阻碍。因此要想改变这种对于相关档案造成的危害, 最根本的还是要从对其急性有效的控制, 只有这样才能够促进档案信息网络管理的健康高速的发展。

参考文献

[1]梁浩.谈档案信息网络化的重要作用与意义[J].现代交际, 2015 (09) .

[2]张晓慧, 向立文.档案信息网络化服务的问题与对策[J].秘书之友, 2010 (06) .

试析档案信息的计算机网络化管理 第10篇

关键词：档案信息,计算机网络化管理,特点,优势,措施

在全球经济一体化脚步不断加快以及城市化建设规模持续扩大的推动作用下, 信息技术及其应用处理技术在整个国民经济建设发展中所占据的地位日益关键。计算机信息系统及互联网网络技术的蓬勃发展为现代经济社会各行各业的信息化转型提供了有力支持。我们需要清醒的认识到一点:在信息技术大发展背景之下, 档案管理工作作为整个人类社会的记忆性工程, 其中所蕴含的丰富的信息资源要求档案管理工作向着信息化方向迈进。据此, 如何在当前技术条件支持之下, 以高端信息技术为载体, 逐步实现档案信息与计算机网络化管理工作的融合程度, 已成为当前相关工作人员最亟待解决的问题之一。

那么, 新时期的档案信息计算机网络化管理工作有着怎样的特点与优势?相关工作人员应当采取各种措施来推动整个档案信息计算机网络化管理工作的发展呢?笔者现结合实践工作经验, 就这一问题谈谈自己的看法与体会。

一、档案信息计算机网络化管理的基本概述

何谓档案信息计算机网络化管理呢?一般来说, 档案信息计算机网络化关系是指以相关档案管理机构部门所藏所有的档案资料数据与文献为基本对象, 采取一系列的技术措施实现全体档案的数字化占星, 并构建相应的计算机工作主站。计算机终端操作用户能够在计算机互联网网络技术的支持之下进行档案信息站点进行查询, 经过授权审批以及相关权限认证之后进行站点内部, 根据自身的需求对站点所提供的档案信息进行搜索与访问。在现代信息技术支持之下, 档案信息计算机网络化管理工作有着以下几个方面的特点。

1、档案信息计算机网络化管理所管理对象的数字化特点

在现代信息技术支持下逐步兴起的办公自动化技术使得传统意义上单一纸质、文本形式的档案管理工作对象向着多元化方向发展。新时期档案管理的工作对象在计算机网络系统的支持之下演变为了将图像、文字、声音以及影像融为一体的综合性多媒体系统信息, 并在计算机应用系统的支持之上实现真正意义上的“计算机读取”。

2、档案信息计算机网络化管理所收集档案的网络化特点

不同于传统意义上归档式的档案收集方式, 新时期的档案收集工作在计算机网络技术的支持之下开始关注对各种网络化档案信息的收集, 诸如电子文化、视频资料以及音频资料在内的各种电子化信息档案在整个档案收集中所占据的地位日益关键。

3、档案信息计算机网络化管理所提供信息服务的一体化特点

在传统的档案管理模式当中, 各个档案管理中心之间的关系相对而言比较独立, 各个档案管理中心所收集并储存的档案信息资料无法进行有效且及时的沟通, 致使整个档案信息的利用效率比较低下。在计算机网络系统及其相关技术的支持下, 大至各个档案管理中心, 小至档案管理中心中的各种图书、文献资源都能够在计算机网络技术所提供的一体化平台当中为计算机系统终端的档案信息需求用户提供相应的档案服务, 并兼顾了档案信息资料有效利用率的提升。

二、档案信息计算机网络化管理的优势分析

1、档案信息计算机网络化管理实现了时间上的高效快捷

计算机系统所具备的逻辑推理功能与判断功能使得各种档案信息资料的储存与查询工作比较简单, 终端用户自发出查询质量到接收到查询结果, 往往只需要不到3s的时间, 且档案查询的精确性比较高。不仅如此, 计算机终端操作用户能够在计算机检索功能的作用之下对用户在一定时期内所查询的档案信息资料进行保留, 并以记录的方式反映在用户个人中心的历史查询记录板块当中, 其相应的档案查询结果也能够以程序代码的形式得以储存, 进而有效提升充分性查询作业的查询质量。

2、档案信息计算机网络化管理实现了空间上的远程利用

在计算机网络化管理系统的支持之下, 各种数字化形式的档案信息资料能够以计算机网络传输系统为载体进行远距离的传递与传输, 终端操作用户对于档案信息资源的获取更为及时与高效。特别值得一提的是:在档案信息计算机网络化管理背景作用之下, 档案信息使用用户能够对案卷进行直接性查阅。这样做最大的特点在于打破了传统意义上纸质档案无法跨越的空间局限, 兼顾了精确性与实效性的提升。

3、档案信息计算机网络化管理实现了利用上的简化便捷

在计算机互联网网络技术的支持之下, 档案信息资源利用者对于档案信息资源的获取不再受到时间与空间的限制。与此同时, 档案信息资源的网络化利用大大降低了传统意义上档案管理工作人员的工作强度与工作难度, 并合理控制了各种因人为因素而造成的档案管理工作失误。

三、档案信息计算机网络化管理的进一步完善措施分析

1、强化相关制度与标准规范的建设力度

首先, 新形势下的档案信息作为一个多元化、系统化以及规模化的信息源结构, 受其形成时代历史背景以及政治环境的因素影响, 在信息资源的表达方式中存在诸多的差异。为确保档案信息计算机网络管理背景下计算机网络平台上各种档案信息的查阅功能有效实现, 势必需要在全国范围之内构建一个统一化、标准化的档案查询目录, 以此规范档案查询工作;其次, 需要构建一个完善的系统管理工作体系, 对计算机网络化管理系统中的各类档案信息资源的使用全过程加以管理与规范, 注重对档案资源当中的涉密信息进行备份, 并按照相应的保密制度对其加以重点防护。

2、强化档案信息计算机网络化管理人才的培养

我们需要清醒的认识到一点:新时期档案信息的网络化建设从本质上来说是一次信息技术的应用过程中。换句话来说, 档案信息计算机网络化管理水平的高低不仅与整个网络化管理系统所支持的信息技术水平高低相关, 同样与管理人员的专业管理水平高低密切相关。我们必须明确一点:新时期的档案管理工作人员不仅需要基本传统意义上的档案管理知识, 还需要对档案信息管理工作的法律法规有所认识, 并具备一定的计算机应用水平, 以此不断推进档案信息网络化的建设进程。

四、结束语

伴随着现代科学技术的蓬勃发展与经济社会建设进程日益加快, 社会大众持续增长的物质文化与精神文化需求同时对新时期的信息管理工作提出了更为全面与系统的发展要求。新时期的档案信息正逐步向着数量化、多元化以及高效化方向发展。很显然, 传统意义上的档案信息管理工作已无法适应新时期档案信息的建设发展需求, 急需改进。在这一环境下, 加大对于档案信息计算机网络化管理工作的研究力度也因此有着极为深刻的意义与价值。

参考文献

[1]仲维丹.档案计算机网络化管理安全问题的思考[J].黑龙江教育 (高教研究与评估版) , 2011 (08) .[1]仲维丹.档案计算机网络化管理安全问题的思考[J].黑龙江教育 (高教研究与评估版) , 2011 (08) .

[2]王莉.浅析计算机在档案管理工作中的应用[J].中国科技纵横, 2010 (14) .[2]王莉.浅析计算机在档案管理工作中的应用[J].中国科技纵横, 2010 (14) .

[3]王恩汉.未来档案馆的主体形态仍然是复合型而不是数字的[J].档案学研究, 2007 (02) .[3]王恩汉.未来档案馆的主体形态仍然是复合型而不是数字的[J].档案学研究, 2007 (02) .

[4]王仲敏.医院档案管理计算机网络化应用探讨[J].兰台世界, 2006 (06) .[4]王仲敏.医院档案管理计算机网络化应用探讨[J].兰台世界, 2006 (06) .

谈网络环境下的档案信息安全 第11篇

一、网络环境下档案信息安全面临的严峻形势

1、信息与网络安全的防护能力很弱，具有极大的风险性和危险性。有效的网络安全防范方法已远远超出计算机专家的知识和技能，面对众多黑客高手，专家们设计的安全防护措施几乎不堪一击。我国的信息安全保密技术研究与应用起步较晚，总的来说还相对滞后，技术防范能力不强，不少方面至今仍处于不设防状态。目前，我国尚未研制出自己的标准统一的网络和数据库以及个人电脑的加密技术，加密软件大多依赖进口，存在严重的泄密隐患。档案信息安全要与对手的高技术窃密相抗衡，无论从观念、管理和技术来看，还是从队伍自身状况来看，都还有相当大的距离。

2、网络系统过于复杂，缺陷太多，使网络化档案信息极不安全。黑客对网络的攻击主要从三个层次上入手，一是通信服务层；二是操作系统层；三是在应用程序上存在大量缺陷。另外，计算机系统为维护方便留的后门入口，往往是最薄弱的地方，常常成为黑客的攻击点，而且还经常利用合法组织公开进行技术交流，使网络防范破解技术得到普及，给网络化信息安全带来极大的危害。

3、电子文件的信息共享，带来了一些不安全的因素。以计算机为载体的电子文件档案，不同于以纸张为载体的纸质档案，它可以不受时间、地点和人员成分的限制随意阅读，这种电子文件的共享性是其运作环境网络化决定的，是一种进步和发展。同时，也对电子文件档案带来不安全和泄密因素。如果不特意采取措施，则可使网络的任何终端设备去读取在网络某一设备上电子文件。反之，一个终端上的电子文件也可以像文告一样发给若干个网络终端，致使一些保密档案泄密。

4、基础信息产业薄弱，缺乏保护信息安全的措施。我国信息产业无论在技术和设备上还相对薄弱，严重依赖国外。计算机硬件核心部件完全处于受制于人的地位，美国的软件系统已经垄断了我国的软件市场，仅微软的操作系统和办公系统就在我国占了90％的份额。西方发达国家在对我国全面禁售高安全级别的信息安全产品的同时，还在流入我国的系统中留下许多设计缺陷，存在着情报机构故意埋伏安全陷阱的可能。外商拒绝提供其关键设备技术的原始资料，使得我们很难查出其中的安全漏洞，更难将其安全排除，或对其进行有针对性的安全技术改造。

5、档案网络安全人才严重匮乏，信息犯罪发展呈蔓延的趋势。近年来，利用因特网泄密、窃取国家秘密的案件不断发生，一是通过各种渠道获取秘密信息，发至网站主页上；二是通过电子邮件将国家秘密信息散发至境内外网站或电子邮箱；三是采用各种技术手段侵入涉密系统，远程偷阅、调用或窃取；四是侵入涉密系统后，通过增加、删除或修改等方式破坏歪曲秘密信息，使其失真、失效；五是制作、传播计算机病毒等破坏程序，实施网络攻击。

二、网络环境下实现档案信息安全的对策

1、加强宣传教育，提高电子档案管理人员安全意识。信息革命风起云涌，解决档案信息的安全保密问题迫在眉睫。然而，很多人对档案安全工作的认识还只停留在对纸质档案等载体的安全保密上，对网络化中的档案信息安全、保密问题认识不足，以为只要把电脑管好了，没有人动过，信息没有丢失，就是做好信息的安全保密工作了。由于电子文件和电子档案具有纸质档案无法比拟的优越性，因此，档案信息电子化是信息时代发展的必然趋势。在努力实现档案管理现代化的同时，应加强宣传教育，包括信息安全、保密教育，组织文档工作人员特别是计算机、多媒体网络系统的技术操作人员学习档案信息安全、保密技术常识，了解泄密原理及预防办法。

2、做好基础工作，准确划分密与非密的界限。准确界定密与非密的界限以及科学划分密级是做好档案信息安全保密工作的基础。保密部门协同文书处理部门、档案行政管理部门做好到期档案的鉴定问题，做好文件的定密、降密、解密和档案再鉴定工作。该保密的档案要保密，该开放的档案应开放。既开发了档案信息资源，做到了信息资源共享，又保护了部门档案信息的安全保密。

3、共同制定上网审批制度和信息发布制度。计算机上网须经保密局审查后，信息中心方可为其开通；上网发布档案、文件信息的单位，须经保密局、档案局对其上网栏目检查和审批，其领导还必须与保密局、档案局签订“文件、档案保密责任书”。保密、档案、信息部门共同参加计算机管理机构，将会对一定区域内统一、规范的管理产生更大的作用，也必将对区域网络的建设和发展提供更大的推动力。

4、加强信息安全技术，维护电子档案真实性、安全性。电子文件是高科技产物，它的真实安全性能是通过技术决定的。因此，电子文件制作者、管理者和档案工作者必须要掌握电子文件安全的技术，确保电子文件在存储、传输过程中安全、保密和真实。

高职院校档案管理网络化信息化研究 第12篇

关键词：高职院校,档案管理,网络化,信息化

在计算机以及网络技术全面普及的大背景下, 档案管理实现网络化信息化已成为时代的发展趋势。具体分析, 高职院校通过采取网络化信息化的档案管理模式, 可有效促进档案收集、整理及利用等工作效率的提高, 大大减少管理成本的投入, 在优化资源共享的基础上, 实现档案服务水平的提升。而作为提供现代经济建设所需专业型人才的重要部门, 高职院校就应对计算机网络技术进行充分利用, 通过采取搭建网络信息平台等措施, 全面促进档案管理工作的网络化信息化发展, 在实现档案信息共享的同时, 为教学及社会建设等提供更为优质的服务。

1 高职院校实现档案管理网络化信息化的意义

1.1 档案管理网络化信息化的必要性

(1) 档案管理实现网络化信息化为时代的必然发展趋势:计算机网络技术的普及对社会各个领域均产生了非常大的影响, 高职院校就应当顺应时代的发展, 对这一现代化技术进行合理应用, 通过开展规范化的档案管理工作, 从而充分促进档案管理水平的提升。

(2) 档案管理实现网络化信息为教育改革的要求所在:随着教育改革的落实, 各大高职院校也纷纷加大了教学、人事、仪器设备等档案管理的改革力度。以人事档案管理工作为例, 学校以往采取的是人工操作的方式, 资料也以纸质保管为主, 无法便捷且快速地归档及查找档案。而通过建立起包含所有教职工个人资料在内的信息数据可, 便可有效解决这一问题。由此可知, 高职院校应采取有效措施, 全面促进档案管理工作的网络化信息化发展, 从而为学校的良好建设及发展提供可靠支持。

1.2 档案管理网络化信息化的优势

(1) 可促进档案管理水平的全面提升:当高职院校实现档案网络化信息化管理时, 便可将管理效率低、工作量大等问题进行有效解决, 而且还能节约资源, 在异地便可检索或存取档案材料。此外, 由于计算机有着非常大的存储量, 可有效减少存储档案的空间以及相关管理仪器设备的数量, 从而促进档案管理水平的全面提升。

(2) 可实现学校的信息化管理:随着电子化信息时代的到来, 高职院校为获得可持续发展, 就需要融入该环境中, 充分结合先进的信息技术, 并建立起属于自己的一套OA系统及办公数据平台等, 从而真正实现数字化、信息化管理。

2 高职院校档案管理工作的现状

2.1 未能对档案的网络化信息化管理工作做出整体的规划

现阶段, 尽管有不少高职院校建立起了信息平台系统, 但由于未能做出整体的规划, 使得学校内部出现了有关招生就业、人事、教务等多套独立的管理信息系统。由于这些系统之间无法融通, 也不能实现信息资源的共享, 导致各部门难以进行沟通与协作, 极大程度上降低了学校的管理与质量。

2.2 信息管理平台存在一系列不容忽视的问题

在开展档案网络化信息化管理的过程中, 只有少数高职院校会与软件公司共同开发所需产品, 大多数则是采取直接购买软件产品的方式。尽管软件公司在设计时会参考学校提出的要求, 但这些软件产品在实际使用过程中, 还是会难以满足某些特定的要求。比如在教学管理信息系统方面, 其很难具备多学期制以及工学相结合等职业教育的特点;在人事管理信息系统方面, 通常不具备企业经历以及双师素质等信息。正是由于存在这些不足之处, 才导致高职院校不得不再次与软件公司进行合作开发, 最终耗费大量时间, 导致档案管理滞后的出现。

2.3 学校档案管理人员的业务水平不高

在高职院校中, 不少档案管理人员由于不是科班出身, 缺乏专业的培训, 因而不具备完善的专业知识, 业务能力也不强, 也无法熟练掌握计算机操作、信息技术知识以及管理信息平台各项功能, 这极大程度上阻碍了学校档案管理的网络化信息化发展。除此之外, 随着国家对教育投入力度的增大, 不少高职院校购置了大量进口的仪器设备, 充分提高了设备的种类、数量及质量, 但这也对档案管理人员的工作能力及业务水平的要求也更高。

2.4 依然采取落后的档案管理方式, 现代管理手段的利用率不高

高职院校虽然已逐渐加强现代化信息技术的应用, 但由于受到传统观念的影响, 导致无法有效提高档案的管理水平, 依然停留在初级管理阶段。此外, 不少但管理人员由于自身专业能力不强, 因而无法对计算机网络技术等现代信息管理手段进行熟练应用。当网络方面的使用不够成熟时, 档案管理工作只能局限于纸质材料的使用及手工操作, 或是仅采用Excel等电子表格来管理相关档案资料, 这些做法大大降低了高职院校档案现代管理手段的利用率。

3 提高高职院校档案管理网络化信息化水平的有效对策

3.1 摆脱传统理念的束缚, 树立起现代化的档案信息管理观念

在信息时代的大背景下, 各种技术均得到显著发展, 尤其是网络信息技术, 更是在社会的各个行业及领域得到了广泛应用。对于高职院校而言, 为促进自身竞争力水平的提高, 获得可持续发展, 就需要紧跟时代的发展步伐, 全面落实档案管理的网络化信息化建设。基于此, 高职院校及其档案管理工作人员就需要摆脱传统理念的束缚, 树立起现代化信息管理观念, 加大新知识的探索力度, 积极拓展新的业务, 通过科学合理应用先进信息技术, 最终促进学校管理水平的提高。

3.2 从高职院校的特色出发, 加大档案管理信息平台的开发及建设力度

高职院校为实现档案管理网络化信息化发展, 就需要加大资金及硬件设备的投入力度, 并注意在与软件公司合作开发的过程中, 加强软件开发人才的培养。此外, 高职院校还应从自身特色出发, 自主研发出有针对性的、属于自己的数字化信息平台。例如, 学校可对高职教育的特点及要求进行深入分析, 并以此为依据, 将具备职业教育特点的内容, 如校企合作、多学期制、理论实践一体化教学以及顶岗实习等加入教学管理系统中;对于后勤管理系统, 则需从社会化管理层面出发, 将学生住宿管理等信息处理内容加入其中;对于人事管理系统, 则需将“加强校企合作人才”等信息资料纳入其中;而在设备信息管理系统这一方面, 就需要提供各种仪器设备档案资料的准确查询平台。

3.3 注重档案管理人员业务知识的更新, 充分促进其综合素质的提高

当前, 社会不断朝着信息化及网络数字化的方向发展, 新的信息技术也如雨后春笋般大量涌现出来。此时, 高职院校的档案管理工作人员仅仅凭借之前的知识及经验, 是无法适应时代的发展要求的。在此种形势下, 档案管理人员就需要积极展开自主学习, 不断促进自身知识结构及水平的优化, 倡导奉献精神, 在树立起管理育人理念的基础上, 认真学习有关档案管理的专业知识, 对高职教学理念及教学规律进行深入探究, 对档案管理工作的重要性予以高度重视, 加大信息化建设方法的创新力度, 并实时将自身的专业知识进行更新, 从而实现业务能力的全面提升。另外, 高职院校还应派遣档案管理人员深入专业的院校进修, 使其通过学习他人优秀的经验, 从而对档案管理的专业知识有一个全面的把握, 在与最新管理手段及理念对接的基础上, 真正实现业务水平的提高;而对于档案管理人员而言, 其应当与其他管理人员展开交流合作, 将问题共同解决。只有这样, 才能充分促进档案管理人员综合素质的提升, 为网络化信息化管理工作的开展提供人力资源支持。

3.4 加强信息平台的整合, 将信息共享落到实处

通过对现代信息技术展开合理应用, 并在整体设计理念的引导下, 打造一个数字化校园, 可确保不同管理信息系统具备独立性, 同时实现信息共享;不但可供本地应用, 还能在异地进行操作, 确保准确、深层次共享各类数据信息。由此可知, 高职院校通过加强信息平台的整合, 可有效提高学校各个业务部门间的交流与协作, 最终实现工作效率及管理水平的整体提升。

4 结语

综上所述, 在高职教育及信息技术快速发展的大背景下, 高职院校档案管理工作也不断朝着网络化信息化的方向发展。此时, 档案管理人员应对信息化建设有一个全面的了解, 转变以往落后的管理理念, 通过对新的知识与技术进行认真学习, 并树立起信息化的服务意识, 从而为学校档案的科学管理做出自己应有的贡献。

参考文献

[1]陈懋晔.市场经济条件下对高校人事档案质量问题的思考[J].兰台世界.2012 (29)