日常公文格式排版-盘古文库

日常公文格式排版

资料大全

来源：漫步者

作者：开心麻花

2025-09-19

日常公文格式排版（精选8篇）

日常公文格式排版第1篇

日常公文排版基本格式

（供大家参考）

文件标题（居中，二号方正小标宋简体）

正文（三号仿宋GB—2312，正文中的数字、标点符号及英文字母统一用三号Times New Roman标注，此操作通常情况在排版最后全选全文，然后选择字体Times New Roman，一切就OK了）

标题结构层次序数，第一层用“

一、”，第二层用“

（一）”，第三层用“1．”，第四层用“（1）”。第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层和第四层用仿宋GB—2312标注。除第一层不用标点符号外，其他层均需加标点符号再另起段落。

另，正文中如需标注文件文号年份括号用“„‟”

行距：一般情况用单倍行距，也可以用固定值30磅左右。

页边距：上3.5cm左右，下左右2.8cm

机关署名：一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排

成文日期（领导签发日期）一般右空四个汉字编排

日常公文格式排版第2篇

一、常见文件写作格式

（一）请示

请示是下级机关向上级机关请求指示或批准的呈请性、期复性公文。

1.标题：制发机关名称＋事由＋请示。

2.正文：（1）请示的原因：陈述情况，阐述理由，讲情必要性和可能性，最后用“为此，请示如下”。（2）请示的事项：写明请示要求，如请求物资要写明品名、规格、数量，请求资金要写明金额。

3.结尾语：多用“上述意见，是否妥当，请指示”。“特此请示，请予批准”，“以上请求，请予审批”，“以上请示，请予批复”，“以上请示，如无不妥，请批转各部门执行”等语。

4.注意事项：一文一事；一个主送机关；逐级请示。(二)申请

申请书是个人、单位、集体向组织、领导提出请求，要求批准或帮助解决问题的专用书信。

1.标题

有两种写法，一是直接写“申请书”，另一是在“申请书”前加上内容，如“入党申请书”、“调换工作申请书”等，一般采用第二种。

2.称谓顶格写明接受申请书的单位、组织或有关领导。3.正文

正文部分是申请书的主体，首先提出要求，其次说明理由。理由要写得客观、充分，事项要写得清楚、简洁。

4.结尾

写明惯用语“特此申请”、“恳请领导帮助解决”、“希望领导研究批准”等，也可用“此致”“敬礼”礼貌用语。

5.署名、日期

个人申请要写清申请者姓名，单位申请写明单位名称并加盖公章，注日期。

（三）报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或建议、答复上级机关询问时用的陈述性公文。

1.标题：制发机关＋事由＋报告；报告前可加“紧急”。2.正文：事由：直陈其事，把情况及前因、后果写清楚。事项：写工作步骤、措施、效果。也可以写工作的意见、建议或应注意的问题。

3.结尾：可写“特此报告”、“专此报告”，后面不用任何标点符号，或“以上报告如无不妥，请批转各地、各部门执行”，或“以上报告，请指示”等语。注意事项：概述事实，重点突出，中心明确，实事求是，有针对性。

（四）通知通知是下行文，要求下级机关办理、执行或服从安排的文种。通知讲究时效性，是告知立即办理、执行或周知的事项。

标题：制发机关＋事由＋通知。

正文：㈠通知前言：即制发通知的理由、目的、依据。例如“为了解决×××的问题，经×××批准，现将×××，具体规定通知如下。㈡通知主体：写出通知事项，分条列项，条目分明。

结尾：三种写法：

1.意尽言止，不单写结束语。

2.在前言和主体之间，如未用“特作如下通知”作为过渡语，结尾可用“特此通知”结尾。

3.再次明确主题的段落描写。

（五）决议、决定

对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定”。经过会议讨论通过，要求贯彻执行的事项，用“决议”。

1.决议的写法

决议由首部和正文两部分组成。首部。包括标题和成文时间两个项目。

标题：决议的标题有两种形式：一种是由发文机关（或会议名称）、事由和文种构成；另一种是事由和文种构成。

成文时间：即决议正式通过的日期。一般放在标题下，在小括号内注明会议名称及通过时间，也可只写年月日。

正文。由决议根据、决议事项和结语三部分组成。决议缘由：一般简要说明有关会议审议决议涉及事项的情况，陈述做出决议的原因、根据、背景、目的或意义。

决议事项：写明会议通过的决议事项，或会议对有关文件、事项做出的评价、决定，或对有关工作做出的部署安排和要求、措施。

结语：一般紧扣决议事项有针对性地提出希望、号召和执行要求。有的决议可不单列这部分。

2.决定

根据具体用途和内容分类

根据具体用途和内容的不同，决定一般有以下两类：（1）知照性的决定。如表彰决定、处分决定、机构设置决定、人事安排决定、发布法规性事项或对某一具体事项做出安排的决定等，如《全国人民代表大会常务委员会关于老师节的决定》。

（2）指挥性决定。常见的有规定性决定、规范性决定、指导性决定、指示性决定、具有有关法令性质的决定、处理重大问题的决定和安排重要行动的决定等。

决定的格式内容

（1）标题。《××××关于××××的决定》（2）决定的原因和目的。如：目前……，（事实依据）。根据……，（理论依据），为了……（目的主旨），现决定……（意图主旨）。具体……如下：

（3）决定的内容。对具体事项做出安排的决定要写清安排的步骤。

（4）希望与要求。

（5）加盖公章，注明日期。

决定的写作要求内容严肃，事实准确，行文周密。

（六）函

与其它企事业单位之间互相商洽工作，向有关政府部门询问和答复问题，用“函”。

函由首部、正文和尾部三部分组成。其各部分的格式、内容和写法要求如下：

1.首部。主要包括标题、主送机关两个项目内容。标题。公函的标题一般有两种形式。一种是由发文机关名称、事由和文种构成。另一种是由事由和文种构成。

主送机关。即受文并办理来函事项的机关单位，于文首顶格写明全称或者规范化简称，其后用冒号。

2.正文。其结构一般由开头、主体、结尾、结语等部分组成。开头。主要说明发函的缘由，一般要求概括交代发函的目的、根据、原因等内容，然后用“现将有关问题说明如下：”或“现将有关事项函复如下：”等过渡语转入下文。复函的缘由部分，一般首先引叙来文的标题、发文字号，然后再交代根据，以说明发文的缘由。

主体。这是函的核心内容部分，主要说明致函事项。函的事项部分内容单一，一函一事，行文要直陈其事。无论是商洽工作，询问和答复问题，还是向有关主管部门请求批准事项等，都要用简洁得体的语言把需要告诉对方的问题、意见叙写清楚。如果属于复函，还要注意答复事项的针对性和明确性。

结尾。一般用礼貌性语言向对方提出希望。或请对方协助解决某一问题，或请对方及时复函，或请对方提出意见或请主管部门批准等。结语通常应根据函询、函告、函商或函复的事项，选择运用不同的结束语。如“特此函询（商）”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。

3.结尾落款。一般包括署名和成文时间两项内容。署名机关单位名称，写明成文时间年、月、日；并加盖公章。

（七）会议纪要

传达会议议定事项和主要精神、与外来单位或个人洽谈事项要求共同遵守执行的，用“会议纪要”。

1.适用范围

会议纪要适合于记载、传达会议情况和议定事项。会议纪要反映的内容比较复杂，可以是会议情况，议定事项，有时议而未决的事项也可以反映，以起到一定的参考作用。

2.分类

根据会议性质的不同，会议纪要可以分为两类：办公会议纪要和其他会议纪要。

根据写法的不同，会议纪要可分为条项式（决议式）纪要、综合式（概述式）纪要和摘要式纪要三种类型。

3.会议纪要的结构和写法（1）标题:通常由会议民成和文种构成，例如：“全国农村爱国卫生运动现场经验交流会纪要”。

正标题和副标题构成，正标题反应会议的主要精神和内容，副标题写会议名称和文种，例如：“讨论新时期文学的发展——中国当代文学研究会第二次学术讨论会纪要”。

（2）正文:由导言、主题和结尾三部分组成。

导言。导言即会议纪要的开头部分，一般是概括会议的基本情况，包括会议的名称、目的、内容、时间、地点、规模、参加人员、主要议题和会议成果等。导言不能写的过长，要简明扼要，让人们读后对会议有个总体的了解。

主题是会议纪要的核心部分。它根据会议的中心议题，按主次、有重点地写出会议的情况和成果，包括对工作的评价、对问题的分析、会议一定的事项、提出的要求等等。主题写法一般有三种：条项式，综合式，摘要式

结尾。结尾一般写对与会者的希望和要求，也有的会议纪要不写专门的结尾用语，不用主送单位和落款，成文时间多写在标题下方。不盖公章。

二、文件的基本排版

标题：方正小标宋简体，二号字副标：楷体，小二号字正文：仿宋，小三号字

行间距：一般设置“固定值”30磅标题与正文之间空一行。文件层次结构。用数字表示多层次结构序数，其标识方法为: 第一层用“

一、”“

二、”“

三、”……用三号黑体字。第二层用“

（一）”“

（二）”“

（三）”……无标点符号，用楷体三号字。

第三层用“1.”“2.”“3.”……字体与正文一致。第四层用“（1）”“（2）”“（3）”……字体与正文一致。采用A4型纸的页边和版心尺寸为：天头（上白边）为：37mm±1mm”，订口（左白边）为：28mm±1mm，地脚（下白边）为：35mm±1mm”，翻口（右白边）为：25mm±1mm”，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）”。正文用小三仿号宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

公文Word排版的基本要求分析第3篇

1 公文内容与板式分析

公文是社会团体、党政机关以及政府部门的事务性文书材料,应用于多种公务活动中,其内容多为文字,含有很少的表格。公文的的排版相对简单快捷,但是公文所要求的格式非常严格。通常情况下,公文没有封面,首页上的文头替代了封面的作用。公文板式的特有特征就是文头与文尾。由于各种文件都有相对固定的格式,因此同类文件中的格式是固定的。公文的板式一般分为三个部分,文头、正文以及文尾。文头中包括了版头、文件的保密等级、文头线、发文字号;正文主要有标题、行文日期、发文机关、附件及正文内容、主送机关范围和名称等;文尾有印数、日期、引发机构、抄送机关、发送范围、主题词等。

2 公文Word排版的基本要求分析

公文的排版要求非常严格,在国家行政机关公文格式文件中有明确且详细的规定。公文的纸张、规格、装订要求、印制要求、要素顺序、页码、标识规则、表格以及特定格式均有严格的固定。各级行政机关必须按照国家公文标准来执行,排版人员需要熟悉计算机排版的相关技术,避免公文排版中出现任何细小问题。公文Word排版中,文头线、版头是根据固定的格式进行印制,其余内容还有一定要求。

2.1 字号、字距要求

发文字号采用四号仿宋;保密等级采用三号黑体;签发人的名字使用四号楷体;公文文件的标题一般用二号宋体,若字数比较多可以使用小二宋体;公文正文中采用三号仿宋字体。一级标题用黑体;二级标题使用加粗楷体;三级标题用加粗仿宋。“主题词”这三个字使用三号黑体字;主题词内容使用三号加粗宋体,;印发日期和机关名称使用四号仿宋体;“共印#份”使用放五号仿宋体。此外,公文文件通常采用单倍行距,必要时也可以按照内容进行调整,最低是26磅。

2.2 数字的使用要求

公文Word排版中的数字的使用要求:惯用语、词组、词语、部分序数、缩略语、词素数字等使用汉字,其他通常运用阿拉伯数字。成文的日期一般使用阿拉伯数字;公文正文结构序数中,第一层应使用“一”;第二层应使用“(一)”;第三层数字应使用“1.”;第四层数字应使用“(1)”。公文中的数字应该前后相一致,其中序号最好不用自动序号,而应手动输入,防止影响删改。

2.3 标点的使用要求

根据标点符号用法,标点符号一般不应用于文件标题当中。公文正文中的标题,若独段存在,在段尾也不使用冒号和句号等。附件的标题中也尽量不使用标点。

2.4 页码也页边距

公文中的页码应该使用四号阿拉伯数字,标注在页脚外侧或者页脚中间。同时,页边距也有严格要求。上下页边距分别是37mm±1 mm和35 mm±1 mm;左右白边订口分别为28 mm±1 mm和26 mm±1 mm。

2.5 公文排印与装订要求

公文中的汉字采用的是横排方式,从左至右排列。公文用纸使用的是规格为长297 mm、宽为210 mm的国际标准A4纸,左侧装订。

3 公文Word排版中的其他要求

公文与一般性文字材料一样,在每段的首行应该空出两格,特殊板式除外。行首不应该排列标点符号,如分号、句号、逗号等,避免出现顶头点。公文中也不能排用后半个括号、引号或者书名号等;同时在行末页不应该排前半个括号、引号和书名号。年份、数字转行时、连点、整个数字均不能采用分开拆排的方式。

若公文正文中含有表格,表格规格与风格都应该和公文相匹配。表格通常采用居中排的方式进行,若表格太长可以在停顿的地方转行。转行的文字居中,不加标点;换页接排的时候,应该重新加标题,还应标出“续表”字样。

4 结语

随着办公自动化的深入应用,公文Word排版更加方便快捷,文字以及表格能够按照用户要求进行自由排列、变窄、缩小、加宽、放大、倾斜等处理,排版效率得到很大提高,也增加了排版的灵活性。不同文件有不同的排版要求,一般性文件的排版要求相对宽松,而公文排版比较严格,排版人员应该熟悉并掌握公文的排版要求,避免公文出现排版问题。

参考文献

[1]黄慧娟.浅谈公文Word排版的基本要求[J].高校后勤研究,2013(3).

[2]王华菊,陈竹,金丹,李洁.应用Word排版的经验技巧[J].编辑学报,2011(z1).

日常公文格式排版第4篇

很多朋友都见到过Word的“样式与格式”功能，但是大多数朋友可能还是更习惯于使用格式刷来批量设置文本格式，询问他们时，都会得到“Word样式没有格式刷用起来方便……”这样的答复。其实这是由于大家对Word样式的功能了解不深所致。

妙用一：快速同步同级标题的格式

大家对编排长篇文档比较犯怵，原因大体有两个，首先是手工在长篇文档中查找同级标题并设置好标题格式，本身就是个麻烦的事情；再者，如果需要将某一级别的标题字体换一下，如果用格式刷的话，不仅效率低下，而且还容易遗漏。其实，如果我们事先使用了“格式与样式”功能（如图1），这些问题就能轻松地迎刃而解了。

一. 快速套用现有标题样式

1. 编辑完成后套用样式

这种方法非常类似于平时的格式刷使用，需要先将标题选中，然后再点击“样式与格式”窗格中的相应样式即可。虽然设置好样式后可以方便地快速修改同级标题格式，但要将所有同级标题从偌大的文章中找出也要花费大量的时间。那么下面要介绍的第二种方法就显得实用多了。

2. 编写文件时套用样式

这种方法可以让我们一边编写文件一边设置样式，为了加快操作效率，可以给每个样式设置一个快捷键。

1）点击“样式与格式”窗格中第一个样式后面的菜单按钮，执行“修改”命令。

2）然后在弹出的“修改样式”窗口中点击“格式”按钮→“快捷键”命令（如图2）。

3）将鼠标定位于“请按新快捷键”一栏，为它设置一个快捷键后点击“指定”按钮即可。

4）以此类推，为其他样式也设置好相应的快捷键。

二. 快速修改同级标题样式

不过，刚才使用的还都是Word默认的一种比较简陋的样式，如果我们对标题格式有着特殊的要求，其实也是可以自定义样式并同步更新的。

1. 手动更新同级标题

首先，按照自己的要求对标题设置一个新格式，然后再点击它所属样式的菜单钮，执行“更新以匹配选择”命令（如图3）。此时你便会发现，文档中所有使用了该样式的标题（同级标题）会马上同步换成新样式。

2. 自动更新同级标题

而如果你觉得每次都这样手动更新太麻烦的话，Word还支持一个自动更新样式的功能，用起来更加方便。

同样，先点击样式窗格中一个样式的菜单钮，执行“修改”命令。然后，在弹出的所示“修改样式”窗口中勾选“自动更新”一项，点击“确定”按钮（如图4）。

这时，当我们对这个级别的标题进行格式修改时，无须点击“更新以匹配选择”即可马上将样式同步到其他标题上，操作更加方便。

妙用二：快速在文档中定位

Word的样式功能除了能够快速同步标题格式以外，还能借助“文档结构图”功能帮助我们在文档中迅速定位。

使用方法很简单，只要点击“视图/文档结构图”命令，那么一个类似于文章目录的窗口便出现在了画面左侧。点击其中的标题即可快速跳转到相应的内容区，就像使用Web导航页面一样方便（如图5）。

妙用三：方便生成文档目录

不过上例的文档结构图只能在使用电脑浏览文件时方可生效，如果想让打印出来的文件也能快速查找，恐怕就只能借助于文档目录了。值得庆幸的是，如果在Word中设置了样式以后，繁琐的目录制作过程就会变得非常轻松。

一. 快速建立目录

1. 点击“引用/插入/插入目录”命令（如图6），弹出“目录”窗口。

2. 确保窗口中“格式”一栏选择为“来自模板”，然后点击“确定”按钮。

3. 此时，文章的开头便会自动生成一个目录。而且值得一提的是，这个目录除了能够直接打印出来以外，还能在通过电脑浏览文件时，用“Ctrl键+相关目录项”来实现内容的快速跳转，效果类似于上面介绍的“文档结构图”。

不过，可能我们也会不满意Word所默认的目录级别，这时可以由我们自已定义。点击“工具/插入目录”命令，在“目录”窗口中选择好新的级别，然后点击“确定”按钮即可更新整个目录了（如图7）。

二. 快速更新目录

随着编辑的深入，有时我们会对文章添加或删除一些段落，这样就可能导致目录的页码与实际位置不符，此时就要利用Word的目录更新功能了。使用方法很简单，只要先将鼠标定位于目录之中，然后右击并执行“更新域”命令，再选中“更新整体目录”单选项后确定即可，这时Word会仅更新目录中的内容，达到快速更新目录的目的（如图8）。

Tips

有些朋友在自己的电脑上可能找不到“插入目录”这个命令，这一般是由于用户没有默认安装此功能所致，此时可以点击“视图/工具栏/自定义”命令，在弹出的窗口中再选中“插入”类别，然后从右侧窗格中找到“插入目录”菜单项，将其手动拖拽到“插入”菜单中即可。

写在最后

写到这里，关于“样式与格式”在排版中的妙用就给大家介绍完了，不知你有没有豁然开朗的感觉？其实，在我们的Word之中，还有好多像“样式与格式”这样值得学习的好功能，正确地了解并掌握这些功能，可以帮助我们更快更好地完成文档的编制，提高自己的工作效率。

学生会公文格式排版第5篇

1.页面设置

⑴纸型：采用国际标准A4型（210 mm×297 mm）。

⑵页边距：默认，Word格式(上、下2.54厘米，左、右3.17厘米)、Excel格式(上、下2.5厘米，左、右1.9厘米)。

2.材料标识

⑴标题：用2号华文中宋加粗（如有副标题，用小2号楷体）。标题可分一行或多行居中排布,回行时，要做到词意完整，排列对称。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。标题行距为固定值34。

⑵正文：用3号仿宋_GB2312字（表格内文字的字号可适当调整）。标题下空一行，每自然段左空2字，回行顶格。数字、年份不能回行。结构层次序数，第一层为“

一、”，第二层为“(一)”，第三层为“1.”，第四层为“(1)”, 第五层为“①”。正文中如有多级标题，第一级标题用黑体字，第二级标题用楷体字，第三级标题用仿宋_GB2312（加粗）字，第四级标题用仿宋_GB2312字。所有标题独立成行，不加标点。页码在下居中,格式为小4号宋体“1”,“2”,“3”,…。成文日期用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。正文行距为单倍行距。

⑶附件：文件资料如有附件，在正文下一行左空2字用3号仿宋体_GB2312字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字（如“附件1：×××××”）；附件名称后不加标点符号。

⑷落款：凡不需加盖公章的材料应在正文右下方落款处署成文单位全称，在下一行相应处标识成文日期(使用插入日期,中文年月日)。

党政机关公文排版格式第6篇

红

墩

界

九

年

制

中

学

2013年8月27日

党政机关公文排版格式

一、页面设置

1.页边距（纵向排版）：上3.7厘米，下2.8厘米，左2.8厘米，右2.5厘米。

2.行距固定值29磅。

二、发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号三部分组成，编排在发文机关标志下空二行位臵，字体为3号仿宋 GB2312。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注；年份应标全称，用六角括号“„‟”括入；发文顺序号不加“第”字，不编虚位（即1不编为01），在阿拉伯数字后加“号”字。如：靖边县教育局发„2012‟1号。

1.上行文：字号位于文头红色间隔线上、居左空一字编排，签发人与之同行居右空一字（“签发人”三个字为仿宋 GB2312，三号，签发人姓名为楷体 GB2312，三号）。如有多个签发人，签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排，一般每行排两个姓名，回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。2.下行文：字号位于文头红色间隔线上、居中编排。

3.函、小文头发文：字号位于文头红色间隔线下、居右编排。

三、公文标题

1.公文标题：采用2号方正小标宋简体字，编排于红色分隔线下空二行位臵，分一行或多行居中排布；回行时，要做到词意

完整，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。多个发文机关名称之间用空格分开，不加顿号，换行时省略。

2.若是“通知”、“通报”的二字标题，采用小初，方正小标宋简体，不加粗，标题通知或通报之间空两个字。

四、主送机关

主送机关即为主要受理公文的机关。主送机关名称应用全称或规范化简称。主送机关编排于标题下空一行位臵，居左顶格，用3号仿宋 GB2312，回行时仍顶格。有多个主送机关的，各机关名称之间用顿号隔开，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

五、正文布局

公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋 GB2312体字，编排于主送机关名称下一行，每个自然段左空二个字，回行顶格。文中结构层级标题依次用“

一、”“

（一）”“1.”“（1）”“①”“a.”标注。若有两级标题，可采用“

一、”“1.”格式。

1.一级小标题：三号黑体，不加粗。(作为小标题时句尾无标点)

2.二级小标题：三号楷体 GB2312，加粗。(作为小标题时句尾标点可有可无)

3.三、四级、五级、六级小标题：三号仿宋 GB2312，不加粗。(无论是否作为小标题，必须要有标点)

六、附件说明

1.如有附件说明，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，字体字号用三号仿宋 GB2312，后标全角冒号和附件名称。-2-

如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1.XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。

2.附件具体内容应另面编排，并臵于版记之后，与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行，序号后不再加标点符号。附件标题居中编排在版心第三行。附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。

七、落款及附注

1.成文日期一般为领导签发日期。两位以上领导人审签，署最后一位的签发日期；联合行文，署最后签发机关领导的签发日期。成文日期应写明年、月、日，位于发文机关署名右下方，字体字号用3号仿宋_GB2312。成文日期一般离正文3行距离，特殊情况可远可近。成文日期采用阿拉伯数字居右空4字编排。

2.用印页（发文机关署名页）至少应有二行正文，不能采用页首加圆括号标注“此页无正文”字样。

3.单一机关行文时，在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名，印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期，印章顶端应当上距正文（或附件说明）一行之内。联合行文时，将各发文机关署名按发文机关顺序整齐排列在相应位臵，并将印章一一对应下压发文机关署名，最后一个印章下压发文机关署名和成文日期，印章之间排列整齐、互不相交或相切，每排印章两端不得超出版心，首排印章顶端应当上距正文（或附件说明）

一行之内。

4.如有附注，居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。字体字号用3号仿宋_GB2312，居左排，前空2个字。如果表述中重复出现括号时，用中文六角括号套小括号。

八、版记格式

1.版记部分应放臵在成文日期之后，位于成文日期同页页面最底端（如遇特殊情况版记可另起一页）。

2.版记部分共有三条分隔线，第一条分隔线下为抄送。“抄送”二字为4号仿宋 GB2312，左空一字，后标全角冒号。抄送单位若是平级使用顿号，出现差级使用逗号，回行时与冒号后的首字对齐，最后一个抄送机关名称后标句号。第二条分隔线下为印发机关名称和印发日期。印发机关居左空一个字，印发日期居右空一个字，用阿拉伯数字将年、月、日标全，如：2012年1月1日印发。字体均为4号仿宋GB2312。

3.版记部分段落：版记部分行距统一为固定值20磅。

九、页码格式

1.所有文件都需要标注页码。

2.页码标注一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线，采用“-1-”格式。单页码居右空一字，双页码居左空一字。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。另外，公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。

插入页码的具体步骤：选择“插入”--“页码”--“页面底-4-

端”--“普通数字3”靠右的页码，将页码格式设臵为”-1-,-2-,-3-…”在“奇偶页不同”选项前打“√”。选中奇数页码将其设臵成4号半角宋体字，右空一个字；在偶数页点击页脚，在页面底端插入居左的页码（普通数字1），并选中偶数页页码将其设臵成4号半角宋体字即可。

十、纪要格式

会议纪要需加标题，标题形式为“XXXXX纪要”，如：月度工作会议纪要，工程调度例会纪要，采用二号方正小标宋简体。会议纪要与其它公文的不同之处在于落款处不加盖公章。

1.标注出席人员名单。在正文或附件说明下空三行顶格编排“参会人员”四字，3号黑体字，后标全角冒号。换行标注出席人员姓名，3号仿宋GB2312字，首行缩进两字符。

2.标注记录人员。顶格编排“记录”两字，3号黑体字，记录两字中间空两个字，后标全角冒号，冒号后用3号仿宋 GB2312字，编写记录人员名字。

十、公文装订

常见公文写作格式和文件排版格式第7篇

公文有狭义和广义之分。狭义的公文特指《国家行政机关公文处理办法》中规定的13种行政公文和《中国共产党机关公文处理条例》中规定的14种党的主要公文。广义的公文则涵盖了全部通用公文和专用公文。

1．文种

全国党的机关公文以中共中央办公厅发布自1996年5月3日起施行的《中国共产党机关公文处理条例》规定为准，全国党的机关公文文体主要有决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要等14个种类；国家行政机关公文以国务院办公厅发布自2001年1月1日起施行的《国家行政机关公文处理办法》规定执行，国家行政机关公文文体主要有命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等13个种类。文种方面存的问题有三个。一是党政混用文种。决议、指示、公报、条例、规定为党的机关公文专用，命令、公告、议案为行政机关公文专用,不可混用。二是生造文种。把没列为文种的公文种类作为文种使用。党的机关除《条例》所确定的文种外均不可直接行文，但可作为“印发”、“颁发”式“通知”的“附件”行文。例如，《关于技术练兵比武的办法》可以改成《××关于印发技术练兵比武的办法的通知》，不能作为文种使用的还有“总结”、“计划”、“安排”、“要点”、“细则”等。三是“请示”“报告”“"函”混用。例如：《××关于办公自动化所需经费的报告》是要求上级解决问题，应该用“请示”而不是“报告”。报告是“向上级机关汇报工作、反映情况、答复上级机关的询问”的，不需要回复；而请示是“向上级机关请求指示、批准”的，需要回复。有时也存在“请示”和“函”混用。《办法》规定：不相隶属单位之间相互商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项是用函。可是有的单位为了办事顺利，向不相隶属的有关主管部门请求批准时，故意将“函”用成“请示”，如“××县办公室关于追加2006年度办公经费的请示”（给县财政局），应改为“××县办公室关于追加2000年度办公经费的函”。

2．纸张和排版

《中国共产党机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》公文的书面格式划分为眉首、主体、版记三部分，并分为秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、抄送机关、印发机关和印发日期等7个要素。置于公文首页红色反线（又称间隔横线）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含红色反线）以下至主题词（不含主题词）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。

《中国共产党机关公文处理条例》、第九条规定，公文用纸可采用16开型（宽184mm×长260mm），也可采用国际标准A4型（宽210mm×长297mm）。国家机关公文用纸的采用A4型纸。

采用A4型纸的页边和版心尺寸为：天头（上白边）为：37mm±1mm”，订口（左白边）为：28mm±1mm，地脚（下白边）为：35mm±1mm”，翻口（右白边）为：25mm±1mm”，版心尺寸为：156mm×225mm（不含页码）”。正文用3号仿宋体字，一般每面排22行，每行排28个字。

采用16开型纸的页边和版心尺寸为：天头（上白边）为：40mm±1mm”，订口（左白边）为：25mm±1mm，地脚（下白边）为：25mm±1mm”，翻口（右白边）为：20mm±1mm”。正文用3号仿宋体字，一般每面排20行，每行排25个字。

公文的装订要求左侧装订，订位为两钉订眼距书心上下各1／4处，允许误差±4mm.钉锯与书脊间的距离为3mm～5mm，一般为4mm。

公文的页码标识，要求用4号半角阿拉伯数字，数码左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm.单页码居右空1字，双页码居左空1字，空白页和空白页以后的页不标页码。

3．发文机关标识（文头）

又称“版头”，《中国共产党机关公文处理条例》规定：版头“由发文机关全称或者规范化简称加文件二字或者加括号标明文种组成，用套红大字居中印在公文首页上部”。发文机关标识原则上应使用宋体字或黑变体字和红色标识，字号以醒目美观为原则由发文机关酌定，推荐使用高22mm×宽15mm字体。上报的公文，发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm.目前有的文件版头不规范。县级以上行政区域名称前不必要再加上一级行政区域名称。如“××县档案局”，不必写为 “××省××县档案局”或“××市××县档案局”。同级机关或部门可联合行文，联合行文版头可以用主办机关名称，也可并用联署机关名称。联合同级别机关，一般按党政军群的顺序排列。发文字号只标明主办机关发文字号。而在实际操作中，有些单位往往是没有联合机关专用红色文头，打印“黑头”文件，严重影响了公文的严肃性。

4．发文字号

发文字号由发文机关代字、年份和序号组成。发文字号一般在发文机关标识下空2行处，用3号仿宋体字标注并居中排布（不与签发人时）。机关代字应当反映发文机关或部门的性质，不可有几种写法。年份、序号用阿拉伯数字标识。目前存的问题有：一是“字”和“发”混淆不清。党政机关代字多为“××发”，职能部门代字多为“××字”。二是“〔〕”不对，年份应标全称，用六角括号“〔〕”括住，六角括号（〔〕）可在word软件“插入符号”中选取，不能用“（）”；三是序号编虚位，将“5号误编为005号；四是加“第”字。如方发〔2006〕5号写为”方发〔2006〕第5号”

5．签发人

上报的公文需标识签发人姓名，签发人姓名平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1字，签发人姓名居右空1字：“签发人”用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。

6．红色反线

红色反线一般标印在发文字号之下4mm处，其长度与版心等宽（即16开110mm-145mm,A4在156mm左右）。需要注意的是，党委的可在红色反线中间标★，政府序列不标★。

7．标题

标题由发文机关名称、公文主题和文种组成。一般都要写全。省略发文机关有两种情况，一是机关内部使用的公文，标题中省略在落款处写机关名称；二是法规类公文。令、命令等为了庄重简练省略事由。公布张贴性的通告、通知等公文为了醒目，发文机关事由可同时省略。普遍存在的问题有五个：一是不写发文机关名称，以为文头印了发文机关，标题就可省略的，这时错误的。二是滥用标点符号。公文标题中除法律、法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。三是多层转发，语意难解。如某县级机关转发市级机关已经转发的《山西省民政厅关于加强民政工作的通知》，其标题拟为《××县民政局关于转发××市民政局关于转发山西省民政厅关于加强民政工作的通知的通知》，一个标题中出现多个“关于”和多个“通知”，使读者不知所云，可通过省略一个通知字样的方式来“消肿”，改为《××县民政局转发山西省民政厅关于加强民政工作的通知》。四是批转、转发、印发文件选词不当。下发行政法规、规章的公文标题用“发布”或“印发”，下发隶属机关的公文标题用“批转”，下发上级、同级和不相隶属机关的公文标题用“转发”，贯彻上级机关发出的公文的标题，应将事由写清楚，而不能只写原文发文字号。五是对公文主题的把握不准确、不全面。对起限制、修饰和说明的时间名词、程度副词和介词结构等使用不当，从而造成了公文标题事由不清楚、不准确，如“××县工商局关于摆摊设点的决定”，此“决定”对摆摊设点究竟是“禁止”还是“准许”、摆设地点等不明确、不具体，根据该文的内容，应改为“××县工商局关于禁止在城区繁华地带随意摆摊设点的决定”。

公文标题一般标识在红色反线下空2行处，用2号宋体字居中排布。有两个发文机关的机关名称可横排也可纵排，纵排要上下对齐。公文标题如果字数偏多，需要分行排列，分行时须注意不要把各行上下对齐排成等长，有二行时可上短下长或下短上长，有三行以上时，可排成金字塔式、倒金字塔式或瓶式，不得将两个字以上的词拆开排在不同行的首尾。总之标题的排布要做到词义完整、排列对称、间距恰当。

8．主送机关

主送机关是指公文的主要接收机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。普遍存的问题：一是主送机关“一逗”或“一顿”到底。主送机关较多，应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或同级别的机关之间用顿号，不同性质或不同级别的机关之间用逗号。比如国务院对下行文，其主送机关的排列

形式是：“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”。二是位置选择不对。主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字标识，回行时仍顶格，最后一个主送机关名称后标全角冒号。意见、决定、条例的主送机关标注在版记中的主题词之下、抄送之上。其余类别的公文，如果主送机关名称过多而使公文首页不能显示正文时，应将主送机关名称移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送。向上级机关请示只写一个主送机关；向下级部分机关发送的公文，如果发送机关少，可将发送机关名称全部写上，发送机关多，可采用“各有关部门和单位”等办法概写。三是党政不分。党委行文对政府系统，党政联合行文对党委。中共中央行文主送单位可为“各省、自治区、直辖市党委，各大军区党委，中央各部委，国家机关各部委党组，各人民团体党组”；国务院行文可为“各省、自治区、直辖市人民政府，国务院各部委、各直属机构”；中共中央、国务院联合行文可为“各省、自治区、直辖市党委和人民政府，各大军区党委，中央和国家机关各部委，各人民团体”。

9．正文

正文用3号仿宋体字，每自然段左空2字；数字、年份不能回行。普遍存在的问题：一是引用公文文号格式不对。应当先引标题，后引发文字号。如，“据×办〔2006〕12号文《关于××××××的通知》”，其引用文号的方法就是不符合规定的，正确的引用方式应为据《关于××××××通知》（×办〔2006〕12号）。二是文件层次结构不对。用数字表示多层次结构序数，其标识方法为：第一层用“

一、”“

二、”“

三、”„„第二层用“

（一）”“

（二）”“

（三）”„„ 第三层用“

1、”“

2、”“

3、”„„ 第四层用“（1）”“（2）”“（3）”„„目前一些公文序数数词仍然存在使用不规则的情况，要注意序数数词的写法，“

一、”下面是顿号，“1.”下面是圆号，而“

（一）”和“（1）”括号外面是不带顿和点号。意见等公文为了便于查阅引用，第一层用“

一、”“

二、”“

三、”„„第二层用“

1、”“

2、”“

3、”一条龙排队。三是结束语。颁发性、转发性、指示性的通知，因提出了具体的执行要求（如请贯彻执行，请遵照执行）。意尽言止，自然结束。任免性通知，属告知性质，最后用“特此通知”回行空两格作结。通告可写“特此通告”。公告可写“现予公告”。请示可写“以上请示如无不妥，请批转有关单位贯彻执行”“可否，请批示”“当否，请指示”“请审批”。批复可写“此复”。函可写“特此函告”“请研究后函复”“请同意”“请批准”。

10．附件

公文如有附件，应在正文下空一行左空2字的位置用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件名称后不加标点符号。附件应在公文成文日期之后，另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第二行顶格标识“附件”，有序号时还要标识序号，比如“附件1”、“附件2”等。普遍存在的问题是：在一些转发、印发的文件中，将附件置于版记（公文主题词以下）之后，这是错误的。因为转发性的文件和被转的文件在形式上是正件是附件的关系，实质上都是正件，因主要政策规定在被转发、印发的文件之中。

11．成文时间

成文时间以负责人签发和会议通过的时间为准，不能以文件起草时间为准。行政机关公文《标准》规定公文成文时间应用汉字将年、月、日标全，“○”不能写为“零”，一般置于正文右下方。中国共产党机关公文未明确，根据惯例一般用数字标全。成文日期具体的上下位置依印章来定，左右位置由字数来定，一般右空2-4字。

12．署名和印章

单一机关制发的公文在落款处可不署发文机关名称只标识成文时间并加盖印章（党的机关公文署名）。

公文除会议纪要、和普发性文件外，均应加盖印章。公文所盖的印章一定要与发文机关的名称一致，因故需用别的印章代替时，应注明“代”字。加盖印章应端正、居中下压成文时间。正确的盖章方式有：（1）下套方式。当印章文字环行排列、下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上；（2）中套方式。当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文时间上。当联合行文需加盖两个印章时，应将成文时间拉开，主办机关印章在前，两个印章均压成文日期。要注意只能采用同种加盖印章方式，以保证印章排列整齐。两印章互不相交或相切，相距不超过3mm.当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务必使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。[新《办法》规定]

13．附注

附注一般是对公文的发放范围、使用时需注意事项等情况的说明，比如“此件发至省、军级”、“此件发至县、团级”等。公文如有附注，一般用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文时间下一行。按照《国家行政机关公文处理办法》规定，请示性的公文应当在附注处注明联系人和联系电话。

14．主题词

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，不用标点分隔。一般情况下，一篇公文可标1～5个主题词，但最多不超过5个。上报的公文按上级部门的主题词表选用。在词表中找不出准确反映主题内容类属的词时，应在确定词的后面加△，以便区别。

15．抄送机关

公文如有抄送，则在“主题词”下一行，左空1字用3号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。排列顺序一般为：上级机关单排一行，党政机关、军事机关、人民团体、民主党派等合排一行，人大、政协、法院、检察院等合排一行，其他单位合排一行。实际中，同级机关也可按党委、人大、政协、法院、检察院、其他单位的顺序排列。如果主送机关移至“主题词”之下，标识方法同抄送机关。普遍存在的问题是：一是抄送、抄报同时混用。抄送是指主送机关之外的其他需要告知公文内容的上级、下级和下相隶属机关。不少单位对上级单位抄送文件时仍然沿用“抄报”一词。目前，公文无论是对上级还是对下级抄送，概用“抄送”一词。不再使用“抄报”一词。二是抄送栏中重复出现主送机关名称。

16．印发机关和印发时间

印发机关多数不以行文机关名称出现，而只用机关办公室名称。印发机关位于抄送机关之下占1行位置，用3号或4号仿宋体字。印发机关左空1字，印发时间右空1字。印发时间以公文付印的日期为准，用阿拉伯数字标识。

17．份数