文书档案管理制度论文范文第1篇
摘要:文书工作与档案管理课程以培养应用性和操作型秘书人才为目标,在教学中如何实现理论教学与实践教学的有效统一,至关重要。本文从文书工作与档案管理教学的特征出发,探讨在转变教学观念,完善课程体系,改革教学方法,加强“双师型”教师队伍建设等方面进行改革和创新的情况。
关键词:文书工作 档案管理 教学特征 教学改革
0 引言
文书与档案是一种社会现象,是人类社会实践活动的产物。文书,“经国之枢机”,“政事之先务”。文书的系统整理和保存,最终使档案形成,有了档案,人们就可以“疏通知远”,了解历史。档案,历史的真实记录,是党和国家的宝贵财富。文书与档案是人类社会本身发展的需要,文书是档案的前身,档案是文书的延续。
文书工作与档案管理在秘书工作中具有重要的地位,文书工作与档案管理是高校文秘、行政管理等专业的主干课程,是相关职业岗位群的关键技能模块,具有很强的专业技术性和操作性。现代社会的文书工作与档案管理课程的教学特征表现为:在理念上应尽力适应社会上相关职业岗位群对秘书人才知识和能力结构的新要求;在教学内容上要着力从学科体系建构、理论知识完整向注重实用、知识精讲、侧重实务操作转变;在教学方法上从学科式、授课型教学方法向技能型、训练式、体验式教学方法转变。通过该课程的学习,重点培养学生建构系统的学科体系,具备完整的理论知识,熟练掌握公务文书协作处理和档案管理的能力,使学生毕业后走上工作岗位能尽快胜任文书工作与档案管理工作。
然而当前文书工作与档案管理教学存在着以下问题:教学工作往往立足教材,以阐述文书学与档案管理工作的理论知识为主,课程内容较为抽象,学生甚至没有见过档案柜、架、盒等实物,重视理论知识的传授而轻视专业技术能力的实践培训。一旦参加实习或工作之后接触实际问题,又要从头学起,因此课程教学的目的难以达到,专业特色也无从体现。随着改革的深入发展,文档管理工作面临着越来越多的实际问题,例如文件和档案数量日益增加,给保管和提供利用带来困难。传统的管理方法直接影响了文件和档案的质量等。这些实际问题要求在文书工作与档案管理教学过程中深入开展教学改革和创新,才能适应社会不断发展的需要。
1 转变教育观念,完善课程体系
传统的《文书工作与档案管理》课程的教学理念的弊端是有目共睹的:“老师讲,学生听,从理论到理论”。因此实现理论教学与实践教学并重的首要前提是转变教学观念。要坚持“学用结合、按需施教、注重实效”的方针,切实遵守学有所用、用有所长的原则。从培养实用性文书工作与档案管理人员入手,在讲授档案资源的利用、文档一体化管理等基础理论知识的讲授前提下,加大实践环节的力度。密切联系文书工作与档案管理领域最新的动态、资料和国家有关的法律法规,以岗位需求设计专业培训能力模块,在边教学边实践的基础上,安排理论知识学习后的集中实习周或实习月,系统训练涉及该课程的所有操作技能,强化学生实际动手操作能力的培养,为今后的实际工作奠定扎实的基础。
2 积极探索研究,改革教学方法
文书工作与档案管理的课程设计从总体上讲要以实用为原则,以必需和够用为尺度构建科学的教学体系。在教学方法上不局限于条条框框,强化针对性和实用性,将教、学、用三者有机地结合起来,融传授知识、培养能力和提高素质为一体。在教学实践过程中,我作了如下尝试:
2.1 编写修订教材 教材是学科知识的基本载体,学科发展的程度、深度应该在教材上体现出来。传统的《文书档案管理》教材,包括一部分针对高职院校编写的高等职业教育规划教材,大多是对本科教材或档案专业教材的简单“改良”,只是泛泛地罗列一些理论知识,对于实践环节和工作场景的模拟几乎都没有涉及到。针对这一现象,根据社会对文书档案管理工作的需求特点,在传统的教材基础上,我主动追踪文书与档案工作相关知识的发展前沿,结合新时期新形势下出现的有关电子文件的形成、处理、鉴定、归档,新的档案归档载体的使用和介绍等新兴问题,多方面整合知识资源,修订编写了顺应文秘专业特点、实用性较强的校本教材,这样做不仅保证了知识的前瞻性,同时又拓展了学生的知识面,使学生学有所用,为学生提供职业环境所要求的知识和技能。事实告诉我们,科学知识并非一成不变,有些知识是随着社会的发展而逐步被认识和发展的,不能用静止的眼光来看问题。
2.2 加强实践教学 在教学过程中,我按照科学规律加大了教学实践过程中实践训练的比重,以此来巩固和提高学生的专业技能操作水平,并在课程中体现“用理论指导实践,用实践再认识理论、发展理论”的基本思路。文书工作与档案管理课程应改革过去纯理论教学的模式,在教学过程中强化实习实践的教学力度,实训实践课时数应占40%以上,将平时的所有实训、实践课都结合相应理论教学,在适当的时机穿插在教学过程中;同时用一个学期左右的时间,让学生深入到文书档案的办公现场进行实习,实现理论在实践中的升华。实习实践的基本形式可以打破传统,可以到学校的文书与档案课程实验室、学校综合档案室或用人单位顶岗实习,强化学生对文书与档案工作的直观认识与切身感受。除此以外,教师还要对课程以及相应的实习实践教学进行课题分解,确定每个实习实践课题的教学目的、教学内容和所需课时,灵活设置相应环节,从而调动学生的学习积极性和参与欲,提升实习实践课程的教学效果。
2.3 探索新型教学方法
2.3.1 范本教学法 俗话说:“熟记唐诗三百首,不会作诗也会吟”。在文书工作与档案管理课程的教学过程中,可以通过范本学习和借鉴他人的长处。教师可以收集党政机关、企事业单位和社会团体等不同类型的文书范本和档案范本,在此基础上适当加以修改和加工,作为案例以小组讨论、分析答疑等形式,让学生了解当前文书工作与档案管理工作领域最前沿的规定以及出现的新问题,从而提高学生用理论去解决实际问题的应用能力。
2.3.2 情境教学法 面对没有实践工作经验的学生,打破枯燥无味的教学桎梏,情境教学方法是行之有效的方法之一。教育家杜威说:“教育即生活”,教育的目的就是为了更好的生活。现代社会终身教育理念的提出,使教育与人的生活紧密相结合。在教学过程中,根据教学重点教师创设相关场景,模拟现实生活中的工作环境,使学生在模拟中体会知识,培养学生的动手能力。例如,在讲授“收文处理”这一知识点时,设置如下场景,让学生分别扮演秘书、主管领导的角色,绘制收文登记簿和文件处理单,将收文处理的程序一一进行演练;通过组织学生观看指出其中的正确与不足之处;然后由教师作点评。通过情境模拟,使学生对收文处理工作有了直观的认识,掌握了收文处理工作的基本处理环节,与纯理论式讲授相比,情景教学法更能激发学生的参与意识,能收到意想不到的教学效果。
2.3.3 实物演示法 俗话说:“百闻不如一见。”这是人们认识客观事物的一条规律。运用实物演示教学,正是从这一认识规律出发的。文书与档案教学中涉及的物体,对学生来说是陌生的,一旦出示实物,学生便能豁然领悟。例如在讲解“档案保管的物质条件”这一章节的内容的时候,可以结合知识点给学生展示档案盒、小型缝纫机、塑料螺钉、起订器等专业工具,同时也可以充分挖掘网络、报刊杂志等多种资源,为学生展示档案库房、缩微品阅读复制设备、易耗低值物品等的相关图片资料,把枯燥的理论介绍变成直观生动的形象演示,更加有利于教学效果的提高,为学生所接受。
2.3.4 参观学习法 在课堂教学的基础上,组织学生前往地区、县市的档案馆参观,将档案馆、档案室变成我们的第二课堂,通过实地观摩学习加深学生对档案馆的库房建设、检索工具建设、规章制度建设等基础设施方面的切身了解。同时也可以学习现代数字化、科学化的现代档案信息处理技术,如利用计算机技术建立档案目录数据库,通过网络为相关单位进行档案全文信息查询业务等服务。除此之外,通过参观也能使学生学习档案工作人员吃苦耐劳,无私奉献的精神以及对档案工作高度的责任感和荣誉感,对于学生提高自身的素质有着良好的促进作用。
3 加强“双师型”教师队伍建设
受到传统观念的影响,以往文书工作与档案管理课程教学存在着片面性,例如重理论,轻技术,轻实践;重知识传授,轻能力培养和知识应用;师资队伍建设和评价偏重于理论水平等。为了弥补这些缺陷,促使理论教学和实践教学的正确定位和有机结合,因此,“双师型”教师队伍建设是文书工作与档案管理教学改革发展的必然要求。首先要加强宣传,转变人们的观念,一是要转变教育行政部门和学校领导的观念,使他们充分认识到培养“双师型”教师的重要性,将培养计划纳入议事日程,制定相关的政策,将培养工作落到实处。另一方面要转变专业教师自身的观念,树立竞争意识,增强危机感和紧迫感,自觉主动地投入到不断提高自身素质的学习中去。对于从高校毕业直接进入文秘专业的教师,可以定期组织教师到秘书岗位进行专业实践,在实践中提高他们的职业技能,并为他们获得文秘资格证书或专业技术职称提供实践和机会;对于从行政转行过来的教师,可以给予他们进修学习的机会,引导鼓励他们开展学术研究,提升他们的教育理论水平。此外,还可以从有关单位引进文书工作与档案管理工作第一线的高素质人才,寻找、鼓励并帮助优秀的文书工作与档案管理人才到学校任教,通过他们把积累多年的实践经验、操作技能以及行业发展的信息和新观念带入学校,帮助在校任职教师开阔眼界,了解市场需求,从而提升教学改革的有效性,因此,积极引进高素质的文书工作与档案管理工作人才也是提高“双师型”文书工作与档案管理教师队伍质量的有效方法之一。
将先进的教学改革理念有机地融入到传统的文书工作与档案管理课程教学中去,使学生熟练掌握并运用与时俱进的专业技能,以适应现代社会对文书档案管理人才的需要,是文书与档案管理教学工作者的使命。随着社会的发展,教学改革还将继续深入开展,我相信,只要我们善于思考,勇于探索,积极创新,教学改革之路必定会越走越宽。
参考文献:
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[5]赵映诚.文书工作与档案管理[M].高等教育出版社.2008(5).
文书档案管理制度论文范文第2篇
摘要：现阶段，随着我国社会不断快速发展，使事业单位也在积极的进行改革，特别是在办公自动化背景下，虽然为事业单位的改革提供一定的机遇，但是使事业单位在开展工作时，需要面临一定的挑战。文书档案管理作为事业单位发展与改革过程中比较重要的内容，在办公自动化背景下，事业单位必须极其重视文书档案管理的优化与改进。事业单位通过优化与改进文书档案管理工作，不仅能够使文书档案管理的效率与质量得到提升，也能够更加科学合理的利用文书档案资源，为其他各项工作的开展提供参考。基于此，本文主要根据办公自动化背景下，事业单位文书档案管理所存在的问题，阐述一些优化与改进文书档案管理工作的策略。
关键词：优化;改进;事业单位;办公自动化;文书档案管理
当前随着我国逐渐进入信息化时代，使社会中的各行各业都开始积极的运用自动化技术，并向自动化方向进行发展。在此背景下，事业单位也在向自动化方向进行发展，文书档案管理作为事业单位中比较重要的工作环节，需要紧紧跟住事业单位的发展步伐，逐渐将自动化技术融入到管理中，强化自身的自动化，从而为事业单位的各项工作开展提供更好的支持。因此，在办公自动化背景下，事业单位的首要任务就是，优化与改进文书档案管理，促使文书档案资料的价值与作用得到充分发挥，使事业单位可以以此为基础顺利的对其他各项工作进行开展，不断提升事业单位整体工作的质量与效率，进而實现事业单位稳定的可持续性发展。
一、办公自动化背景下事业单位文书档案管理存在的问题
（一）对于文书档案管理信息化建设不够重视
通过分析事业单位办公自动化发展情况，能够看出事业单位领导仍然存在落后的思想观念，在开展文书档案管理时，还是会对传统的纸质档案与人工管理模式进行利用。虽然一部分事业单位也将一些信息技术手段应用到文书档案管理工作中，但是并没有建设文书档案管理信息化，只是为遵循时代的发展，没有在实处落实文书档案管理办公自动化，从而会对文书档案管理工作的开展才极其严重的影响[1]。如果在自动化办公背景下，事业单位不重视文书档案管理得到信息化建设，不仅无法达到办公自动化的目的，也会制约事业单位的发展。
（二）文书档案管理人员信息化方面的能力较弱
随着事业单位逐渐向自动化办公方向进行发展，使事业单位对文书档案管理工作人员提出更高的要求，导致管理人员不仅需要具有良好的档案管理方面的理论知识，也需要对信息技术与网络技术进行掌握，才能够确保所开展的文书档案管理工作具有较高的自动化水平[2]。然而，在自动化办公背景下，事业单位严重缺少档案管理方面复合型人才，现有的档案管理人员不仅专业能力较差，综合素质也较低，甚至还有一部分工作人员并非专业人员，导致档案管理工作人员都是机械性的充分工作，不仅无法达到优化与改进文书档案管理的目的，也会影响文书档案资料的使用。
二、办公自动化背景下优化与改进事业单位文书档案管理的策略
（一）对文书档案管理理念进行创新
在办公自动化背景下，为确保达到优化与改进 文书档案管理的目的，首要任务就是对传统的思想观念进行改版，并意识到建设文书档案管理信息化的重要性，将建设文书档案信息化纳入事业单位的年度计划中，促使工作人员越来越重视文书档案信息化的建设[3]。因此，事业单位需要在文书档案信息化建设方面，加大投资力度，为其配备更加完善的软硬件设施，积极对先进的档案管理系统进行引进，不断开发文书档案资料数据库，使文书档案管理与自动化办公理念相符的同时，大幅提升文书档案管理工作的质量与效率，促使文书档案管理工作可以更好地为事业单位提供服务。
（二）对信息技术进行积极的运用
事业单位在开展文书档案管理工作时，为确保达到自动化办公的目的，需要积极的在文书档案管理过程中，对信息化技术进行应用，确保通过优化文书档案管理的模式，将其由传统的纸质档案，以及人工管理模式转变为自动化管理模式。将信息技术运用到文书档案管理过程中，除了能够达到自动化办公的目的，也在以下两个方面具有明显的优势[4]。第一，能够对 文书档案的安全性与完整性进行保护。自动化管理模式与传统管理模式相比较，其可以统一的记录与管理文书档案，并利用相关的软件记录与保存所有的操作记录，促使文书档案原始资料的完整性与安全性得到有效的保障。第二，能够大幅提升文书档案管理的效率。虽然在事业单位中文书档案管理属于比较简单的工作内容，但是却具有较多的档案资源与较大的信息量，如果利用人工的模式对其进行管理，会浪费大量时间，且极其容易发生失误。在信息化办公的背景下，使文书档案资料越来越复杂，仅仅只是利用人工的话，根本无法对文书档案具有价值的信息进行识别，而通过对信息技术进行应用，不仅能够减轻档案管理工作人员的工作压力，使档案管理工作的效率得到提升，也能够达到高效利用档案信息的目的，还能够有效避免因人为而造成的失误情况。从而奠定事业单位其他各项工作的开展基础。
结束语
总而言之，文书档案管理工作作为事业单位中比较重要的环节，其不仅仅只是简单的管理工作，而是与事业单位其他各项工作的开展具有紧密联系，事业单位必须极其重视文书档案管理工作的开展。特别是在办公自动化背景下，事业单位需要积极的优化与改进文书档案管理，不断提升文书档案管理的质量与效率，才能够确保充分发挥文书档案资料的作用。因此，为确保文书档案管理与办公自动化理念相符，事业单位在对文书档案管理进行优化与改进时，不仅需要对文书档案管理理念进行创新，也需要对信息技术进行积极的运用，不断强化文书档案管理的自动化水平，进而充分满足事业单位自动化办公发展的需求。
参考文献
[1]姜萍，办公自动化背景下事业单位文书档案管理的优化和改进[J].2021.
[2]孟爽，信息化背景下优化事业单位文书档案管理的措施研究[J].数字通信世界，2021（8）：2.
[3]凌小英，信息化背景下优化事业单位文书档案管理的措施[J].办公室业务，2020（11）：2.
[4]许玮玮，依托信息化背景优化事业单位文书档案管理[J].办公室业务，2020（11）：2.
文书档案管理制度论文范文第3篇
一、文书档案管理的办公自动化概述
办公自动化是一种新型的办公室工作方式, 是建立在现代化的办公软件快速更新以及计算机互联网蓬勃发展的基础上融合产生的, 为现代工作人员提供便利的一种工作方式。办公自动化大量采用了与信息技术息息相关的新型技术、新型设备以及新型工作流程, 在其自动化范围内使用了数字网络以及相关设备, 简化了相关工作人员的工作流程, 提升其工作效率。在文书档案管理过程中, 需要使用各种与其工作相关的办公程序以及档案数据, 需要打印机以及计算机等设备的协调配合, 针对文书档案管理的办公自动化过程, 是采用了办公室自动化软件进行工作, 工作人员将各类相关的档案数据归入计算机系统的数据库, 文书档案工作人员可以在工作中按照一定的步骤操作, 从数据库中寻找相应使用的资料, 并对其进行修改等操作。此外, 在文书档案管理的自动化过程中同样需要对其使用的系统及软件进行相应的维护, 并设置一定的保护方式, 以达到长久使用其自动化系统的目的。
二、推进办公自动化带来的好处
(一) 提升工作人员工作效率。办公自动化建立在电子计算机普遍使用的基础上, 利用计算机系统强大的记忆以及储存功能, 对文书档案进行规划管理。传统的文书管理工作, 需要人工记录每一份档案收集及使用时间, 并且将纸质档案进行归类并定期检查, 需要耗费大量的人力及物力, 当一个单位在时间长久之后, 会出现文书档案堆成山难以存放情况, 针对此种情况, 办公自动化应用软件对文书档案进行管理, 只需要在计算机上的相应软件收入文书工作, 即可实现无纸化的信息数据收集、存储操作, 可大大提升相关工作人员的工作效率。
(二) 实现数据资源的快速传播。目前, 办公自动化采用较多高科技软件, 但归根究底离不开对信息资源的使用, 当文书档案管理办公空间较大时, 人与人的交流将会出现困难。在办公自动化体系兴起之后, 工作人员在日常工作中所受到的信息大多从其使用的电子计算机上而来, 不用受到地域、时间以及其他条件的限制, 大大提升了数据及其他信息资源的传播速度。且办公自动化所使用的软件具有操作便利、时效性强等特点, 可使得文书档案管理工作更加迅速。
(三) 增加信息接收的途径。由于办公自动化是建立在互联网发展的基础上, 而互联网的一大特点是具有信息的海量性, 文书档案管理工作时刻与信息资源打交道, 使用办公自动化系统可以增加其信息接收的途径, 且使用办公自动化软件的人员之间可以实现信息资源的交流与共享, 当信息档案与其载体实现分离时, 可以通过自动化软件与其他信息系统建立相关的联系, 彼此之间可以提供对方所需的信息, 并且可以实现信息网络平台上的交流。
三、推进文件档案管理的自动化进程的方案
(一) 加大资金投入力度。关于文书档案管理工作的办公自动化进程, 主要建立在对于新设备、新技术使用的基础之上, 针对此种情况, 应加大对于文书档案管理工作的办公自动化相关设备的投入, 改进相关工作人员进行文书档案管理工作的环境, 增加对于办公自动化软件的更新及应用, 从而为文书档案工作提供优良的物质基础, 实现单位文书档案管理自动化。
(二) 对其内部网络进行严密保护。文书档案管理工作在进行办公自动化进程中, 由于互联网的开放性等特点, 易发生档案数据以及其他核心数据泄漏的问题, 此种情况可能对其正常经营造成影响。由此可见, 针对内部网络布置较为完善而周密的保护措施是有必要的, 应将内部使用的网络进行保密设置, 文书档案管理工作人员在工作时不可随意将内部网络与互联网相连, 以确保档案信息数据的安全。此外, 应使用较为稳妥的具有良好信誉的上市公司出产的办公自动化软件, 减少文书档案数据从软件中泄漏的可能。
(三) 对文书管理工作人员进行相关培训。办公自动化是当前各行业纷纷采用的一种工作形式, 但其出现时间较短, 大部分文书档案管理的工作人员从业时间较早, 其对办公自动化的了解程度有限, 这导致了办公自动化系统软件及相关设备出现后, 普及到生产生活中使用仍有难度。针对此种情况, 应对其文书管理工作人员进行相关培训, 一方面增强其在使用办公自动化软件及设备方面的能力, 通过在岗培训使其快速接受新知识、新技术;另一方面应对其工作的安全性进行培训, 使其了解文书档案的重要性, 不可做出违背职业道德的事情, 以确保文书档案数据在监控之内。
办公自动化系统为文书档案管理工作提供了极大的便利, 不仅为文书档案管理的工作人员带来实际操作上的方便, 而且大大减少了文书档案工作的出错概率, 全面实现了无纸化办公, 节约了资源。笔者通过对文书档案工作在办公自动化进程中遇到的问题进行分析, 并提出了实际解决方案, 希望有助于文书档案管理工作的实际发展。
摘要：目前我国科学技术发展不断加快, 在计算机硬件制造及互联网的不断发展下, 文书档案管理工作也引入了新型的运作方式, 该方式利用了办公自动化系统, 将文书档案管理工作全面引入新时代。办公自动化在文书档案管理工作中的效率得到了极大的提升, 但在自动化普及中也遇到了诸多问题, 本文通过对办公自动化与文书档案管理进行研究, 提出一些切实可行的建议, 希望有助于文书档案管理工作的开展。
关键词：办公自动化,文书档案管理,硬件环境
参考文献
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[3] 文归贤.文书档案管理中存在的问题与对策之我见[J].现代经济信息, 2010, 06 (16) :62-63.
文书档案管理制度论文范文第4篇
第一条 为了加强公司文书档案管理，做好公司文书的立卷工作，保证文书档案的完整与安全，根据有关规定，结合公司实际，特制定本办法。
第二条 本办法规定了文书档案的归档范围、管理使用要求、保存时间。
第三条 本办法适用于公司文书档案的管理及使用工作。
第四条 文书档案是指公司在建设、营运管理、投资、开发、经营等活动中形成的具有保存和查考利用价值的各种文件材料。
文书档案是公司各项活动的真实记录，是公司的宝贵财富，必须实行集中统一办理。确保其完整、系统、准确的提供利用。
第二章 文书档案归档管理
第五条 公司实行文书立卷制度，各部门应指定1人专管本部门的文书立卷工作，人员要相对稳定。
第六条 档案室集中统一管理公司全部档案，承办人员处理完毕的文件必须及时交本部门立卷人员集中立卷。档案于第二年四月份前按规定整理，由部门负责人审定后，向档案室交。
第七条 凡是本公司在公务活动中形成的、办理完毕的，具有查考价值的收发文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录、会议记录，公司编印的出版物原稿的印本以及各种图表、簿册、照片等文件材料，
均须收集齐全立卷归档。
第八条 外单位送来有查考价值的，需要办理的各种重要资料，亦须立卷归档。
第九条 凡需归档的文件材料，按下列分工进行立卷：
(一)各部门发文和必须进行归档的文件资料，由相应部门收集整理立卷，交档案室按档案管理要求按编号归档。
(二)由本公司主办联合发文，以及与外单位联合召开的会议文件，仍由承办部门连同其它文件一起立卷。
第三章 文书档案的归档范围
第十一条 上级机关的文件材料
(一)上级机关召开的需要贯彻执行的会议主要文件材料;
(二)上级机关颁发要求执行的法规性文件;
(三)代上级机关草拟并被采用文件的最后草稿和附件。 第十二条 本公司制发的文件材料
(一)公司在建设、营运管理、投资、开发、经营和其他管理活动中形成的规定、决定、决议、报告、请示、批复、各种会议的重要文件、工作计划、总结、公司成立、合并、更改名称、章程、工作职责、启用印章、人员编制、人事任免、调配、培训、职称评定;聘任以及职工调资定级、奖励、退休、离休、复员转业、死亡、抚恤等文件材料;规章制度、总经理办公会的会议记录、会议纪要，上级主管部门的重要指示、计划、批复等。
(二)公司党组织在各项活动中形成的或贯彻上级党组织的重要
批示、决议、决定、党代会有关文件、党委会议记录、纪要、工作计划、总结、党员、干部、职工名册、干部年报表、党内年报表，党务工作文件、材料以及纪检工作中形成的文件、材料。
(三)公司工会、共青团在工作中形成的工作报告、计划、总结、请示、批复、会议文件、记录、纪要、重要的统计材料、年报表、团代会和表彰大会有关文件、材料、照片、团员名册等。
(四)公司办理干部、职工转移工资、行政、党务的介绍信及存根、交换财产、物资等的凭证、清册。
(五)公司形成的财务报表、凭证、帐簿、审计等文件材料。
(六)公司编制的简报、书刊的定稿与样本。
(七)公司各部门签定的各种合同、协议书及合资合作项目活动中形成的文件材料。
(八)公司征用土地、基建施工、竣工决算、购置大中型设备、科研项目等的文件图纸材料。
(九)地形图及电子文档。
第四章 文书档案立卷的基本要求
第十二条 归档的各种文件材料，必须完整、系统、规范、符合其形成的自然规律、合理组卷，使案卷正确反映公司活动的基本情况，并便于保管使用。
第十三条 除与本公司有密切关系的(如请示与批复、报告与批复)上下级文件不能分开立卷，其余应分开立卷。
第十四条 永久、长期、短期不同保管期限的文件应分别立卷。
第十五条 跨的立卷应放在结案的一年，计划、总结、报表、预决算等文件应放在所针对的一年。
第十六条 每卷不超过100页，过超应分别立卷，案卷标题应50字以内。
第十七条 下列文件不需归档
(一)重份文件。
(二)未经签发的文电草稿，一般性文件的修改稿，铅印多次的校对稿。
(三)无查考价值的事务性、临时性文件。
(四)同级机关送来与公司业务无关的文件材料。
(五)其它单位抄送公司作为通报情况性质并没有保留价值的文件材料及资料。
第五章 文书档案案卷质量标准
第十八条 文书档案组卷要求
(一)遵循文件材料形成规律的特点，保持文件之间的有机联系，区别不同价值，便于管理和利用。
(二)归档的文件材料种类，份数以及每份文件的页数应齐全完善。
(三)每份文件的正件与附件、印件与底稿，请示与批复、转发文件与原件，多种文字形成的同一份文件应立在一起，不得分开，文电应合一立卷。
第十九条 文书档案案卷排列要求
(一)卷内文件材料密不可分的应排在一起，批复在前、请示在后，正件在首、附件在后，印件在前、底稿在后。
(二)卷内文件材料应按顺序排列，依次编页号、件号、装订的案卷，应统一在有文字的每页材料的右上角，填写页号，不装订的案卷，应在卷内每份文材料的右上角加盖档案号章，逐件编号。
(三)有关卷内文件材料的情况说明，都应填写在备考表内，并写明应卷入，检查人姓名、时间、备考表应置卷尾。
(四)案卷封面每项应填写项名要简明，案卷题名要简明，确切的反映卷内的文件内容，一般包括责任者、内容、名称，字迹要工整清晰，用毛笔或钢笔书写。
第二十条 文书档案装订、借阅、销毁等见《XXX档案管理办法》 第二十一条 本办法由办公室负责解释。
文书档案管理制度论文范文第5篇
摘 要：随着经济社会的飞速发展，文书档案工作面临着机遇与挑战并存的局面。文书档案管理工作关系到企业发展、科研、管理的诸多方面，具有重要的意义。本文针对新形势背景下的文书档案管理 随着经济社会的飞速发展，文书档案工作面临着机遇与挑战并存的局面。在事业单位的发展过程中，文书档案是办公室工作的组成部分。文书档案管理工作关系到企业发展、科研、管理的诸多方面，促进新形势下文书档案管理工作的发展能够提升单位的执行能力和工作效率，逐步推进相关部门的综合效率。
然而，在时间的推移下，文书档案管理工作中的发展问题逐步显现，传统文书档案的空间性、保存性不够深入，电子文书档案工作管理又具有流动性和依赖性，这也使得相关档案工作者要正视其中的发展弊端，科学利用互联网信息技术文化，采取适应的管理措施，不断提高事业单位的文书档案管理水平。
一、新形势背景下的文书档案工作的价值意义
随着事业单位工作进程的脚步，文书档案作为重要的记录载体，体现出了对工作过程、管理性质的真实反映。进入二十一世纪，文书档案工作逐渐规范化，在部门发展中的地位和作用也越来越重要。
首先文书档案中对归档范围、事件详情、保存期限做出了详细的判定。在文书档案工作中，资料的管理是主要的部分，它包括各个部门出具的单位及上级单位下发的“红头文件”、单位签订的人事、财物、行政各项合同，还包括单位签订范围内的各项合同、照片、影像资料等等。通过收集、保存这些资料，能够让单位各部门工作人员积累经验，并将这些工作经验更准确、务实的应用与当前的工作中。
二、新形势背景下的文书档案工作的发展现状
文书档案指的是在相关单位的生产经营活动中形成的特定的信息整理记录。在不同的历史形态中，文书档案管理的流程日趋复杂，呈现出了不同的发展特点，具体分析如下：
（1）文书档案管理人员的综合能力缺乏
当前形势下，森林资源的维护和管理政策逐步推行。相关文书档案管理工作需要在工作质量和管理层次上不断增加。陈旧的文书档案管理已经不能适应事业单位的发展需求。随着工作年龄长，很多文书档案管理人员在思想上较为保守陈旧，不能掌握高效、高质的档案电子信息管理技能，文书档案管理工作面临着机遇与挑战并存的局面。
（2）信息化文书档案管理工作的风险性
应用电子信息的技术的新式档案管理工作在增加工作效率的同时也带来了一定的风险。互联网背景下，文字档案虽然便与存储、查阅，但却具有严格的依赖性和不安全的因素。极易发生操作误删、黑客侵入、程序错误、病毒感染等事件，这些文档一旦产生上述问题，会是整个文字数字系统出现错误，风险性不容小觑。
（3）文书档案管理效益受到局限
对于很多部门负责人人来说，他们对文书档案管理工作存在误解。没有建立科学的规章制度，尚未达到经济效益和社会效益的高度融合。很多单位的馆藏资源不够丰富，在相应的科学研究、专业探讨、资源查询等方面存在管理漏洞，不能达到科研工作的最佳表现。而在大量的专业信息面前，很多文书档案工作没有形成完善的发展效益，在整体服务模式的构建中也处于一个被动化的发展局面，这也使得很多事业单位的的文书工作极度边缘化，整体行为模式较为单一，没有形成文书档案工作的科学性和社会性。
三、强化新形势背景下的文书档案工作的若干策略
当前形势下，针对于事业单位管理中的各项契机，相关工作者要紧紧抓牢文书档案工作中存在的问题，顺应时代的发展趋势，不断满足文书档案工作的各项需求。
（1）建设智能、高效、科学的文书档案管理系统
不管是傳统的文书档案工作还是电子文书档案管理，都少不了相关人员的发展开拓。为了迎合时代的发展需求，更好的满足事业单位的全面发展，建议广大文书档案工作者要建立一套完善的文书档案管理系统。一方面，通过“一体式”“智能化”的发展形势，构建一个和谐的文档资料查阅、借阅环境。在短时间内实现文件的生成、录入、存储、销毁等管理流程。确保文本资料始终保持完整性和真实性。
其次，通过自动化办公行为的切入，发展自动化档案信息系统，从而明确纸质文本档案、电子文件管理的相关制度。在转变文书档案管理的过程中，要始终以先进的信息技术产业来促进工作效率，带动事业单位的思想变革，促进文书档案工作的发展和创新。同时，相关部门要立足于工作实际，牢牢抓住网络背景下的发展机遇，建设智能、高效、科学的文书档案管理系统，从而满足市场、经济、社会等各个环节的发展需求。
（2）建立一支现代化的文书档案管理工作队伍
针对于当前形势下文书档案管理工作的漏洞，相关部门要从管理人员的角度出发，通过建立相应的规章制度，进一步明确档案管理人员的工作职责。同时，制定严谨的文书档案一体化实施办法，通过开展相应的讲座、系列知识培训、课程学习、实践教育等方面。提高工作人员的业务素质和综合能力，确保文书档案工作的稳步发展。要本着“高质量、严要求”的档案管理原则，促进文书档案管理工作队伍的综合水平，让他们不但具有充足的管理经验，还要熟练掌握电子信息化档案管理技术。确保文书档案工作更加现今，及时做好文书档案个人归档、分类、存储等工作，促进相关档案资料的工作效率和工作规范。
（3）在文书档案工作中融入风险管理的意识
从文书档案工作的总体进程中看，风险意识是各企业、事业单位都需要掌控的。为了避免信息化文书档案工作出现不安全的隐患、管理者要通过各项技术措施，强化文书档案管理的安全性和保密性。
例如，在文书档案系统的构建上，建议在单位内部办公自动化网络中设置专业的网络防护，实现双重的技术网络隔离。第一层隔离是采取路由器的技术模式，屏蔽掉一些不安全的IP地址。第二层实现防火墙隔离模式，通过防火墙的隔离模式。实现网络的净化和管理，弱化网络中存在的各项不安全因素。同时相关工作者要考虑到防火墙的信息安全，确保建立一个绿色、安全的网络工作环境，增加对档案信息管理的保密工作，不断强化安全安全制度建设。实现信息资源的优化共享，利用网络登录账号等方式进行平台交流。并根据不同的文书档案信息需求，采取小量闪存U盘、光盘等电子方法进行存储，并存有必要的备份，实现信息存储的安全性和交流性。继而采取身份认证、数字备份、网络驱动等方法，从而建立一个完善、全面的技术管理。
四、总结
综上所述，在文书档案工作中，相关工作者要结合社会发展的各项形式，认真总结和分析其中的社会发展历程。在改革决策、基础建设等多个方面，进行全方位的工作优化。在对信息化文书档案工作进行升级的同时，利用现代科学技术，为文书档案工作的自动化和智能化打下扎实的基础，为我国事业单位文书档案管理工作的发展贡献一份力量。
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文书档案管理制度论文范文第6篇
摘要：在社会发展的新时期，各种新技术不断涌现，机关文书档案管理工作需要面临当前发展挑战实现创新，在发展中工作人员要树立新的管理意识，参照国家档案资料管理要求，落实各项有效措施促进标准化发展，保证机关文书档案的价值。利用新型现代化管理手段减少工作人员的工作强度，提升文书档案的利用效率，为机关单位长远建设发展创造条件。
关键词：信息化条件;机关文书;档案管理;探究
随着信息技术发展速度的逐渐增快，机关文书档案管理工作人员开展实际工作时，若依然沿用传统观念与方式，不对文书档案管理模式进行更新，那么就无法满足信息时代对文书档案管理提出的新要求，妨碍机关持续、稳定的发展。对此，机关文书档案管理工作人员需要意识到传统文书档案管理工作的不足之处，在实际工作中积极运用各种各样的先进信息技术，进而促进文书档案管理质量和水平的提高。
一、文书档案信息化管理的价值
文书档案属于机关单位重要的管理内容，其源自于单位在各类业务活动中所产生的文件资料，其中蕴含着丰富的保管、存储及应用价值，因此也被视为机关单位建设发展的重要资源。在文书档案中完整地反映了机关单位的设立、变更及各项活动，并逐步成为最真实的历史记载，并包含着全面的发展、人员、业务等信息，具有历史资源的原始性和参照性，能够公正、客观、全面地反映单位信息，并成为国家档案的重要补充。
机关开展文书档案管理工作时，通过对信息化管理方法的运用，可以让管理流程更加规范，进而优化资料收集、信息处理、科学存档以及数据保存等相关工作，转化与衔接相应信息，促进党政机关工作效率的提高，并对文书档案进行综合管理。同时，在信息化的推动下，可以让文书档案管理效能得到提升，并让管理难度得到降低，实现全覆盖的管理，优化文书档案管理质量与效率，确保文书档案价值的发挥。另外，通过对各类信息技术的运用，能够增强访问人员、人数、网络的控制，利用密钥确保文书档案安全性，进而实现对文书档案的信息化检索，促进信息查询效率的提高。
二、机关文书档案工作的现状及存在的问题
（1）单位重视程度不够
当前机关单位文书档案管理工作并不能直接给单位带来一定的经济效益，基于此项问题，机关单位中的文书档案管理工作受重视程度逐渐降低。根据实际问题进行原因分析，一方面是由于机关单位上级领导对文书档案管理工作不重视，很多领导人员在发展中没有树立新型发展理念，重视对机关文书档案的管理，认为单位的文书档案只需要按照日常流程进行保存分类就行，未在现有基础上，按照正规单位管理要求制定文书档案管理改进计划。另一方面，机关单位工作人员对文书档案管理不重视，很多文书档案管理人员认为此项工作没有技术含量，日常进行外输档案管理重复复杂，在工作中不能尋找到乐趣，会降低工作人员日常工作效率和质量。
（2）档案管理人员整体能力不足
当前信息化条件下，但综合管理人员需要对各种文书档案进行整理，利用现在信息技术和计算机设备建立电子档案，如果在文书档案管理中管理人员自身不懂得相应的档案管理理论和原则，缺乏专业的文书档案管理技术，在管理中并不能胜任此项工作。而且如果档案综合管理人员非常熟悉电子计算机技术，或者是了解各项通信技术，也不能将此项工作很好的完成，由此可知，文书档案管理人员要掌握基本理论技能，需要基于当前的发展情况，树立远大发展目标，对自身提出更高发展要求。根据实际的文书档案管理工作来看，当前处于的综合管理岗位的人员在进行档案管理时，很多文书档案管理工作人员只是简单的对文书档案进行收发查找，自身缺乏专业的现代管理知识，不能准确操作现代化文书档案管理设备。其次，机关单位没有按照要求配备合适数量的专职机关文书档案管理人员，很多机关单位没有按照要求设定专门人员进行文书档案管理，而且有的机关单位设定的文书档案管理工作人员兼任其他职务，此时导致文书档案管理工作人员不能把全部精力投入到档案管理中，即便是单位引进各种新型设备，也不能充分发挥其价值，单位文书档案实现现在信息化发展比较困难。
（3）文书档案形成不规范
机关单位日常文书档案管理对各项资料进行归档，在管理中会对规范立卷合规的情况产生一定影响。比如单位文书档案进行归档时，材料原稿出现大量修改或甚至是丢失问题，很多材料在归档时没有及时复印，利用原件归档，其实原件自己模糊不能正常观看使用，文书档案虽然进行了归档整理，但是整体质量下低，其存档的价值已然不存在。有形归档管理的文档，会偶尔利用铅笔进行标注，或者归档文档所用的纸张规格没有按照要求。在文档归档管理中没有按照要求统一文件大小，导致文件装订中出现掉、漏页问题，不仅影响了档案的美观性，而且极易使档案的完整性受到影响。文书档案归档很多文件没有按照要求及时存储，而且也出现了气档问题，在文书档案管理中，很多类似公文和组合的并没有按照一定顺序进行管理。
（4）文书档案归档技术陈旧
现在各种新科技不断涌现，在时代不断进步中，单位的办公设备不断更新，很多单位配备个性自动化设备，整体上提升办公自动化水平，在机关单位文书档案管理中发挥计算机网络技术的价值，可以减轻文书档案管理工作人员的工作强度，极大的提升文件档案管理效率。但是在过去传统文书档案管理中，通过手工进行文件处理，已有多年发展历史，并且按照原有的管理方法，有一定的管理制度，受传统手工纸质版存储影响很多档案没有电子版备份，也有一部分计算机内储存的电子档资料，并没有打印纸质版进行留档保存，受多种因素影响，导致文书档案管理工作中出现档案管理不完整，不规范问题，未能高效发挥文书档案的作用。
三、信息化条件下机关文书档案管理工作有效改进策略
（1）提高文书档案管理意识，争取领导支持
很多机关单位管理层人员对文书档案管理工作重视力度不足，经源分析主要是领导层档案管理意识比较缺乏，对单位文书档案管理科学发展的作用缺乏深刻认识，日常对单位进行管理此方面关注度不够，基于此，机关单位若想实现文档一体化，必须在发展中从领导层进行改变，树立全新的发展管理意识，不断提高对文书档案管理的重视力度，在领导指引下加强员工认识，上下达成共识。因此，在后续发展中通过多种方式强化宣传，通过多种方式让企业所有员工认识到文书档案管理的重要性，改变机关单位工作人员的传统发展观念，日常文书档案管理工作人员需要积极同领导汇报相应工作，让领导不仅了解文书档案管理情况，同时通过自己的行为让领导受到触动，科学管理文书档案，可以更方便的为领导提供各项档案信息，努力做好各项档案服务工作，以此激发领导，让单位领导认识到机关文书档案管理工作的重要性所在。只有在这种情况下，机关文书档案管理才能够在领导支持下实现向信息化发展，如果领导在此方面高度重视，就会加大相应经费投入，配备相应的资源和设备，使文书档案管理逐渐与信息化相适应，配备相应的软硬件设施为文书档案发展创造条件，促进机关单位各项工作有序开展。
（2）积极引进和培养专业性人才，提高文书档案管理工作的质量
根据机关文书档案管理，实际来看此项工作的专业性比较强，作为文书档案管理人员，自身需要掌握基本理论知识，同时有一定的业务能力，工作人员自身的素养与档案管理工作质量密切相关，因此需要机关文书，档案管理工作人员在日常管理中增强责任感，坚持个人职业道德，按照要求落实各项管理工作，在自己的岗位奉献自己的力量，同时还应不断储备各种文书档案管理理论知识，学习各项现代操作技术和相应管理手段，所以在发展中需要引进各种专业人才并且进行人才培养。
促进机关单位长远发展引入专业型人才，此时需要文书档案管理人员自身有一定的基础知识，能够做好基础的档案管理工作，并且要了解单位要求的相关知识和技能，尽可能的选择适用型高素质人才。如果有些单位设定专门人员进行文书档案管理，此时需要定期对相关人员进行培训，并且后期进行考核来提升文书档案管理人员的素养，使文书档案管理工作人员的工作能力整体提升。同时，必须要求文书档案管理工作人员要严格按照机关单位要求遵守各项规范，进行文书档案管理时，必须严格按照流程，促进文书档案管理作用的最大发挥。
（3）创新方法综合利用現代信息化技术
信息收尾条件下，机关单位文书档案管理工作依靠现代信息技术实现创新发展。根据具体发展来看，在发展中需要利用智能算法技术，在这种技术下进行归纳整理，构建文书档案管理工作的自动化流程，实现文书档案立卷归档一体化发展。第二，需要利用大数据技术，通过此项技术作为各项档案资料进行筛选识别，利用现代化检索工具设置条件，对档案进行深层次搜索，满足使用者的需求，利用大数据技术对档案进行细分构建数据库，实现档案资料的深度加工与使用。第三，可以利用云存储技术，对各种档案进行自动化永久性保存，机关单位文书档案管理形成云端装备进行同步存储，不仅可以有效缩减储存空间，还可以推动此项管理工作持续性发展。
（4）规范档案管理的基础工作，确保档案的美观性和完整性
机关单位发展中需要面对新时期要求对文书档案管理工作进行严格把关，保证档案资料的美观性。按照国家要求的标准，需要工作人员收集各项资料，按照要求进行整理。同时，如果收集的资料在内容和形式等各方面存在一定的相似之处，需要做好有效区分，根据具体档案资料情况进行详细分析，避免文书档案管理中出现重复性资料归档问题，提升工作人员工作效率，同时也利于提升文书档案资料的使用率。
在文书档案归档中，文书档案管理人员需要对各项档案资料进行详细分类，按照管理要求对各项文书档案进行整合，在管理中需要分清重点，按照主次要求，严格把控各个卷宗的关口，在日常文书档案管理中，避免混入不相关资料。同时文书档案管理需要避免归档资料的丢失问题，在归档立卷中需要把同类记有一定的，此时可以保证文书档案管理工作的完整性，后期相关材料放在一起方便查阅，提升档案的使用价值。工作人员还应该就所有卷宗，建立详细的档案目录，在文书档案管理中，按照管理要求，对各种卷宗进行分类整理，做好编目，及时对档案进行有效鉴定，如果需要销毁的需要及时处理。
（5）促进档案信息化建设，提高工作效率
机关单位只知道分类整理工作比较繁琐，按照传统的文书档案管理来看工作人员的工作强度比较大，如果文书档案管理工作通过计算机进行整合，可以有效提升整体效率。信息化发展中面对当前的发展条件，档案管理工作逐渐向数字化过渡，面对当前的发展要求，文书档案管理工作需要适应形势加快发展，实现档案管理工作的自动化发展，在单位发展中需要促进文书档案信息化建设，积极落实各项有效措施，通过现代网络技术的应用，把文书档案管理工作与信息化相互融合，通过现代设备可以实现各种文书档案资料的共享。过去人们查阅档案资料，需要相应的人员到文书档案储藏室进行翻阅，在信息化发展中文书档案管理工作构建现代网络模式，如果单位工作人员需要了解相关档案数据，可以在办公室通过电脑设备进行浏览访问，单位内业部构建完整系统，及时把文件纳入其中，方便工作人员自行查阅所需信息，同时通过系统内部办公人员可以下载档案资料原件，不必到档案室进行翻阅查看，避免翻阅纸质档案浪费时间，可以提升档案检索效率，使档案工作更好服务群众。
总结
综上所述，在现代化管理过程中实现档案管理信息化发展，机关单位文书档案管理工作面对此种现状，存在一定的挑战，也面临发展机遇。机关文书档案管理工作受当前发展环境影响逐渐从传统向信息化过渡，推动机关文书档案工作创新发展，顺应时代发展趋势将成为一种必然。所以在发展中要加大力度为信息化条件下机关文书档案管理工作创造条件，在现有文书档案管理工作基础上进行深化改革。
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