oa系统管理规定（精选6篇）

oa系统管理规定 第1篇

OA使用管理制度

一、总则

公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以金蝶K/3 OA协同办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公、移动办公、无纸化办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展，结合公司实际情况，制定本规定。

1.1 目的

规范公司流程管理，提高公司流程效率。1.2 适用范围

各中心、各职能部门。

二、职责划分

2.1 公司人力行政中心是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：

（1）、负责制定OA系统规章制度；

（2）、负责OA系统核心工作流程设计、修改；（3）、负责OA系统各职能部门工作流程设计的审核；（4）、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；（5）、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；（6）、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；（7）、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；（8）、负责对系统内的保密设置进行定期检查；

2.2 OA系统管理员负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。主要职责为：

（1）、负责OA系统软件的配置升级管理；（2）、负责OA系统的数据备份；（3）、负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度；（4）、负责公司领导、各部门人员的培训和技术指导工作；

（5）、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；（6）、负责系统用户注册、注销等管理；

（7）、负责OA平台功能模块各部门书写权限的设置。

三、基本要求

3.1 使用OA系统的各级用户应保证各类文件处理的响应时间。系统所有内勤用户在每个工作日上班后一个小时内必须使用电脑浏览器登陆OA系统，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好长期登陆进OA办公。

3.2 每位OA用户的登录名和登录密码应予以严格保密，并做到定期更新密码，以防他人盗用账户，由于密码泄漏造成的损失由用户名所有人负责；

3.3每位OA用户要保证在OA系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。

3.4 OA系统中的各分类公告及新闻均由有权限人员予以发布和更新，具体内容由本单位负责人确定，新闻内容不应涉及相关商业机密；人事公告或日常行政公告由人力行政中心负责统一发布和管理，主要涉及各级人员的职务任免、调动和重大奖惩（包括通报表扬、重大表扬、严重警告）以及员工录用和辞退等人事信息；各中心和各部门发布的日常行政公告，主要涉及本单位的制度发布、管理规范和其他重大事项等内容。

3.5各级OA用户应认真遵守本制度的相关规定，进行规范使用和操作，违反本制度规定进行操作或使用的，将由上级主管或总部系统管理人员视情节轻重给予轻度至中度类别过失处罚。

四、应用管理

4.1 流程模块的使用

流程模块是OA平台的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事务三大类型。用户只需根据实际需求如：请假申请、加班申请、出差申请、采购申请、工作交办等等，填写相应授权范围内的表单，并根据系统绑定的流程提交审核。固定表单绑定流程中的各级用户应根据公司相关制度规定和要求对表单进行操作和审批。

流程发起要求

a、流程发起要求：经办人在发起流程时，对于需要多部门会签或审核的流程，发起人应先进行线下沟通（线下沟通至少包含直接上级和相关业务部门负责人），才能发起流程。上级审批人在接收到流程发起人的申请后应及时审批，若拒绝发起人的申请可不进行提交，但必须在签办反馈中写明拒办理由并保存反馈，流程发起人在接收到回退指令后，应认真查阅回退理由，以便重新调整和更改流程。

b、流程资料上传与检查：经办人发起流程时，需要上传相关附件资料，应检查资料的完整性和可用性（保证附件资料在审批过程中能正常打开）。在发起流程后，经办人须及时将纸质附件送到相关审批人处进行审核。

流程审批要求

a、审批意见：各环节审批人必须明确发表意见，客观、清晰的表达自己的意见和态度，避免出现类似“阅”、“知晓”、“好的”等无明确态度的意见。

b、禁止讨论性协商：流程原则上只是完成审批过程，具体事务通常是在各种会议上已经完成讨论，流程审批人在审批时快速明确并签署意见，禁止在流程审批过程中作讨论性协商。

c、流程搁置与打回：在流程审批过程中，如发现经办人上传流程有误或有疑问，须立即与经办人进行沟通后明确意见，禁止未经沟通直接搁置流程或者强行将流程打回，更禁止没有仔细审阅流程就直接通过。

d、流程协商：对于流程中未设置相关人员但确实需要征求意见的，可以发起流程协商，但应避免利用流程协商完成工作正常的沟通和协调。

流程审批时间要求

a、流程审批时间：原则上流程审批人每天至少早、中、晚进行三次登陆公司OA系统进行流程审批，原则上员工当天流程必须当天处理完毕，部门总监以上领导原则上流程处理不能超过2天，特殊岗位与流程除外。

4.2、消息中心的使用

消息中心主要用于与公司内部人员沟通和交流，内部各部门沟通和交流应尽可能使用协同方式进行，以提高业务处理效率。

五、安全保密

1、OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

2、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

3、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容。

六、网络维护

为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务；

1、公司OA管理员是公司OA系统栏目，版面变更唯一的指定人；

2、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等；

3、未经许可，不得私自改变OA系统的桌面内容；

4、不得对网络运行进行人为设限。

七、考核

为强化OA系统的健康运行，发挥其有效作用，实施考核管理。

1、OA系统自动对协同审批进行跟踪，对每位同事审批事项的处理周期、延误情况进行记录。并将使用情况纳入月度或考核范围。

2、对长期不使用OA系统、不按统一要求进行规范使用；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照事务的后果情况进行处理。

3、对不遵守规定、影响流程传输正常运行的使用部门和使用人员，依照有关规定追究相关人员和领导的责任。

4、对泄漏机密，造成不良后果的，按公司有关规定进行处理。

八、应急措施

应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。

1、对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失。

2、OA管理员对OA系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效，每月进行一次系统清理，每月进行一次数据库备份，对服务器进行安全防护。

九、附则

1、为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚。

2、本制度未尽事宜按公司有关规定执行。

oa系统管理规定 第2篇

一、总则

1、公司办公自动化系统（以下简称OA系统）是以泛微E-Office网络智能办公系统为管理平台，采用服务器/客户端/浏览器结构，建立起来的覆盖全公司管理人员的办公信息管理系统，实现网上办公、无纸化办公和信息资源共享。OA系统是公司信息化建设的重要组成部分，是提高公司办公整体管理水平的重要手段。

2、为了加强对公司OA系统的管理，提高公司工作效率，有效降低和节约成本，加快办公自动化建设，保障文件和各种信息传递快捷通畅，最终解决部门自身与部门之间协同工作的效率问题，从而系统地推进管理工作朝着制度化、标准化和规范化的方向发展，结合公司实际情况，制定本制度。

二、组织职责

OA系统的运行中，公司各部门各负其责，协同配合。职责如下：

1、公司行政人事部是公司办公自动化OA系统的归口管理部门。主要职责为：（1）、负责制定OA系统规章制度；

（2）、负责OA系统核心工作流程设计、修改；（3）、负责OA系统各职能部室工作流程设计的审核；（4）、负责确定、监管OA系统核心工作流程参与人员的权限；（5）、负责监控、检查、督办核心工作流程的工作流转；（6）、负责工作流程的归档，并为其他部门提供查询；（7）、负责OA系统内各大功能模块信息内容更新的监督；（8）、负责对系统内的保密设置进行定期检查；

2、OA系统管理员负责OA 系统的建设、维护和服务支撑工作，负责服务器的管理维护和日常运行。主要职责为：

（1）、负责OA系统软件的配置升级管理；（2）、负责OA系统的数据备份；

（3）、负责制定OA系统应急方案和系统技术管理规章制度；（4）、负责公司领导、各部门人员的培训和技术指导工作；

（5）、负责OA服务器、操作系统和硬件的维护，确保服务器安全运行；（6）、负责系统用户注册、注销等管理；

（7）、负责OA平台功能模块各部门书写权限的设置。

3、人事人员负责为OA办公系统提供现行的组织机构设置，提供OA办公系统中用户的流动信息。主要职责为：

（1）、负责现有用户、及新增用户的审核；

（2）、负责提供用户（变更或注销）信息给OA系统管理员。

三、基础管理

1、使用OA系统的各级用户应保证各类文件处理的响应时间。系统所有用户至少在每个工作日上午、中午的上班后一个小时内，中午和下午下班前一个小时内分别进入系统浏览一次，以保证公文系统的正常流转和信息的及时传送，最好能长期登陆进OA办公。

2、协同及固定表单工作处理流程所涉人员，在接收到待办事项后，正常处理时间应不超过8个工作小时（即一个工作日内）。如有应长期外出、请假、调休等特殊原因造成无法使用OA系统的，必须将所有或部分权限授权给关联人员，以保证各类业务的正常流转。

3、每位OA用户的登录名和登录密码应予以严格保密，并做到定期更新密码，以防他人盗用账户，由于密码泄漏造成的损失由用户名所有人负责；同时为保障系统安全，各个用户不得在网吧和其他公共场所使用公用电脑登录OA系统，而应使用公司或家中的电脑登入。

4、每位OA用户要保证在OA系统上发布、流转的信息和文件的准确性、完整性和规范性，并对所发布和审批的内容负责。在OA系统中的意见和审批与原书面签署具有同等效力和权威，相应人员应予以执行和遵守。

5、OA系统中的各分类公告及新闻均由有权限人员予以发布和更新，具体内容由本单位负责人确定，新闻内容不应涉及相关商业机密；人事公告或日常行政公告由行政人事部负责统一发布和管理，主要涉及各级人员的职务任免、调动和重大奖惩（包括通报表扬、重大表扬、严重警告）以及员工录用和辞退等人事信息；各公司和总部发布的日常行政公告，主要涉及本单位的制度发布、管理规范和其他重大事项等内容。

6、各级OA用户应认真遵守本制度的相关规定，进行规范使用和操作，违反本制度规定进行操作或使用的，将由上级主管或总部系统管理人员视情节轻重给予轻度至中度类别过失处罚。

四、应用管理

1、流程模块的使用

（1）、流程模块是OA平台的精髓所在，其中包含日常工作、公司公文、行政事务三大类型。用户只需根据实际需求如：请假申请、加班申请、出差申请、采购申请、工作交办等等，填写相应授权范围内的表单，并根据系统绑定的流程提交审核。固定表单绑定流程中的各级用户应根据公司相关制度规定和要求对表单进行操作和审批。

（2）、各流程节点的办理人应及时审批处理流程发起人所要办理的事情，以免耽误发起人办理。

（3）、用户新建流程并提交后应点击“已办事宜”，以确保所设流程的准确性。上级审批人在接收到流程发起人的申请后应及时审批，若拒绝发起人的申请可不进行提交，但必须在签办反馈中写明拒办理由并保存反馈，流程发起人在接收到回退指令后，应认真查阅回退理由，以便重新调整和更改流程。

（4）、绑定流程的固定表单按业务实际需要对发起人进行授权，每个用户可发起使用的固定表单在个人首页中的“新建模块”界面中可以直接调取使用，固定表单的具体分类和使用对象见《附件1：流程表单分类说明》。

2、文档归档、查询和共享

（1）、各级用户均可对自行发起、审批或协同的协同文档或固定表单进行归档，但原则上一般由流程中的最终协同或使用人进行归档。

（2）、工作流程归档时是按文档类别进行的合理归档，一般人员可在公共文档的工作流归档文件夹中查看与自己相关的工作流文档。（3）、公共文档中设置了部门文档文件夹，各部门主管可设置各自部门文档查询、编辑或下载权限，确保文档只给有对应权限的人使用或查阅，重要业务文档或财务报表等文档一般只能设置查询权限，不得开放编辑和下载权限，以保证重要数据的安全性。

（4）、各级有权限人员均可进入公共文档中进行相关业务文档的调阅和使用，各部门主管有进入公共文档中对各类文档查询的权限。公共文档的具体分类和使用对象见附件2:《OA平台公共文档权限分配表》。

3、工作日志

（1）、公司人员均应于每天在“我的任务”—“我的日志”模块中新建每天的工作日志记录，以方便安排和查看日常工作的进度。各级主管亦可在下属工作日志中查看本部门人员工作日志记录。

4、邮件及消息的应用

（1）、各个用户均已在OA系统中绑定了内部邮箱和消息，各用户应定期检索自己的收件箱，以查收和处理邮件。

（2）、内部邮件和消息主要用于与公司内部人员沟通和交流，内部各部门沟通和交流应尽可能使用协同方式进行，以提高业务处理效率。

（3）、OA平台各人员如有任何待办事宜都会有消息弹出框进行提醒。员工每隔一段应对内部邮件和内部消息进行清理工作，以免长时间积累影响服务器处理速度。

五、安全保密

1、按照公司《公司网络管理制度》的规定，为了保证各单位的网络畅通，严禁使用BT、电骡、电驴、迅雷、pplive等占用网络带宽的软件，严禁在线观看与工作无关的网络视频；严禁对网络软件和硬件进行非法操作。

2、OA系统的所有用户，不得利用OA系统从事危害国家、集体和他人利益的活动，不得在系统上制作、传播有碍社会治安和不健康的信息，不得制造和输入计算机病毒以及其他危害系统安全的数据。

3、OA系统中的所有用户应按规定的权限阅读和使用系统提供的信息。不得盗用他人用户账号，不得干扰其他用户和破坏系统服务。

4、未经管理人员的同意，任何人不得随意让公司无关人员及外部人员查看OA系统中的内容，更不许下载受控的内容。

六、网络维护

为确保网络的正常运行，全体员工都有对OA系统维护的义务；

1、公司OA管理员是公司OA系统栏目，版面变更唯一的指定人；

2、禁止在OA系统上传带有病毒的文件、图片等；

3、未经许可，不得私自改变OA系统的桌面内容；

4、不得对网络运行进行人为设限。

七、考核

为强化OA系统的健康运行，发挥其有效作用，实施考核管理。

1、OA系统自动对协同工作进行跟踪，对每位同事工作事项的处理周期、处理件数、延误情况进行记录。并将使用情况纳入季度或考核范围。

2、对长期不使用OA系统、不按统一要求进行规范使用；网上办公数据不准确，对工作造成不良影响的，将按照事务的后果情况进行处理，对考考核周期内处理事务周期较短的奖惩相关规定进行奖励。

3、对不遵守规定、影响流程传输正常运行的使用部门和使用人员，依照有关规定追究相关人员和领导的责任。

4、对泄落机密，造成不良后果的，按公司有关规定进行处理。

八、应急措施

应急措施是保证、文件信息、资料不丢失的有效措施。

1、对公司制度、报告、考核、档案等有价值的内容、信息，在发布的同时，发布人还应进行备份，以避免信息丢失。

2、公共文档中各部门体系文件，各部门主管应留有本部门相关备份文件。

3、OA管理员对OA系统要及时进行维护管理，防止发生系统失效，每周进行一次系统清理，每周进行一次资料备份，对服务器进行安全防护。

九、附则

1、为了保障OA系统的硬件、软件和信息的安全，保证系统的正常运行，全体用户应遵守本管理制度，违反者应承担相应责任并接受公司考核制度的处罚。

oa系统管理规定 第3篇

苏州大学的OA系统是基于Lotus Domino平台开发的,自2000年一直运行至今。虽然定时做一些数据的清理和整理工作,但几年的运转,数据不停的堆积,给系统硬件造成压力的同时影响了系统的性能文件检索时间不断延长、系统运行速度不断减慢。如此发展下去势必会导致系统瘫痪。把历史数据导出到档案管理系统中,才能缓解OA系统的运行压力。苏州大学的档案管理系统南大之星,该系统支持的后台数据库是SQL Server,无法直接读取Lotus Domino的数据,一般的做法是,工作人员手工把OA系统中的数据录入到档案管理系统中,可这样做费时费力,还容易出错。因此需要开发OA系统和档案管理系统之间的接口程序,方便、快速和准确地收集OA中的数据。既能减轻OA服务器的压力、确保OA系统的安全运行,还能减轻档案管理系统管理员的工作负担。

1 关于Notes数据库与关系数据库的比较

Notes提供了一个文档数据库管理系统。所有的应用都以数据库的形式出现,所处理的对象就是数据库中的文档。一般说来,先由应用程序开发设计人员设计文档(包括设计域、表单、视图、文件夹、操作等),用户则基于已有的设计创建文档,并且按照定制的工作流程对文档进行处理。每个

本文由融合通信试验床项目(N31189)资助。

数据库(.NSF文件)都可以包含不同格式和类型的文档。

关系数据库(RDB:Rational Database)是以二维表格及其关系作为数据模型的数据库,表的每个行称为一条记录,每一个列称为一个属性(或字段),所有属性名称构成的集合称为关系模式。关系模型由关系数据结构、关系操作集合和完整性约束三部分组成。将对象数据库管理系统(ODBMS)定义为一个集成了数据库能力与面向对象编程语言能力的数据库管理系统(DBMS)。关系型数据库通过SQL语言访问数据,提供对数据的实时访问,使用实时查询来定位数。Notes数据库与关系数据库的比较总结如表1所示。

2 Lotus Domino与关系数据库的互操作工具

在Notes应用开发过程中,经常需要实现Notes数据库与其他关系型数据库(如Oracle、Sybase、SQL Server、DB2等)的数据交换,为此Lotus公司推出了相关组件来完成Notes数据库与关系型数据库管理系统(RDBMS)之间高效、快速、可伸缩的批量数据交换,如Notes Pump、LEI、DECS和LS:DO等。

早期的Notes Pump组件,它作为Lotus公司Domino/Notes系列产品之一,是一个企业级规模的数据分发服务器,它可实现RDBMS和Notes数据库之间数据的周期性复制,主、辅Domino服务器之间数据的及时和自动的同步。数据的移动可以是调度安排的,也可以是轮询或手动的,还可以被某个特定的条件所激发。是一个基于服务器的32位多任务数据传输引擎。

LEI(Lotus Enterprise Integrator)是Notes Pump的后继产品,利用LEI工具的连接及行为来实现NOTES与SQL数据库的连接,实际上起到中间服务器的作用,它使不同数据库通过它的connection及activity文档来实行数据交换。

DECS(Domino内置的企业集成服务:Domino Enterprise Connect Services)是Lotus公司开发的一种技术的名称,提供了一个从Domino应用到外部数据的深层次集成的连接性的方便使用的、基于表单的接口,在配置服务器的时候,需要选择安装DECS。使用DECS,开发人员拥有了一个不用编程的、模板化的应用,使得外部数据源变成了Domino应用的一部分。

Lotus Notes为了方便与其他程序进行数据接口,还提供了一套专门的扩展类库,即Lotus Script Data Object(LS:DO),它是由ODBC Connection,ODBC Query,ODBC result Set三个类组成的一个集合,提供对外部的ODBC数据的完全读、写访问。它们提供了通过ODBC Version2.0标准访问和更新外部数据库中的表的属性和成员函数。

3 通过ODBC使用Lotus Script访问档案管理系统数据库

通过上面的介绍,我们可以看到,有多种方法可以实现Lotus数据库和关系数据库之间的互操作,在本文中,笔者通过ODBC连接SQL SERVER数据库,把OA系统中文档的红头、文号、标题、正文内容、主题词、抄送、抄报、发文单位、校对、附件等内容传输到档案管理系统的相应字段中。

Lotus Notes使用ODBC标准存取异种数据库信息。通过Notes里内嵌的公式或Script语言,可以在Notes文档中引入非Notes信息,可把现成的数据转换成Notes数据库。在存取外部数据之前,必须先定义一个数据源,以便让ODBC驱动程序管理器知道怎样获取数据。一个数据源把一个特定的ODBC驱动程序和要存取的数据库联系在一起,并包括用户想存取的数据,它与服务器或目录、后台DBMS(数据库管理系统)以及网络平台相联系。ODBC驱动程序管理器负责将应用程序的SQL语句以及其他的信息传递给驱动程序,而驱动程序则负责将结果集传回应用程序。

LSX兼容模块允许用户使用Lotus Script语言来编写存取外部数据的程序,在访问ODBC类之前,需把下面的语句放置在(GLOBAL)对象的(OPTIONS)事件:

USELSX“*LSXODBC”

Notes的ODBCConnection、ODBCQuery、ODBCResult Se三个类为Notes提供了用ODBC标准存取外部数据库的属性和操作。ODBC Connection用于连接到ODBC数据源;ODBC Query用于定义一个SQL语句;ODBC Result Set在结果集合上执行操作的ODBC的数据存取特性。使用Lotus Scrip Language编写公文归档程序将检索数据写入SQL Server数据库,程序中首先要创建访问ODBC的3个类,然后使用Connect To函数连建立与SQL SERVER的连接,将标准查询语句赋给qry.sql,然后和结果集相连,执行函数result.execute查询出表中最大的ID值,为在表中新增记录做准备。部分代码如下:

初始化与SQL SERVER相关变量:

实现增加新记录,有一种简单方法就是把组织好的inser语句赋值给qry.sql,然后执行result.excute。在实际运行过程中,大部分情况下可以正常运行,但在处理某些公文时会出现missing argument的错误提示。通过调试Lotus Script脚本并多次单步跟踪脚本的执行情况,发现当插入内容中包含单引号时,就会出现这种错误(一般公文中如果涉及到外国人的名字,则都会出现单引号),insert语句本身的单引号和插入内容中的单引号产生了混淆。一种解决方法是使用函数,把半角状态下的单引号转换成全角状态的单引号。但函数往往对字符串的长度有限制,而很多公文多会超出这个限制。且这种在整篇公文中遍历的查找相应字符,然后再转化的做法影响整个操作的效率。因此笔者采用的是另一种更可行和更高效的方法,用addrow来增加新记录。这种方法除了避开了单引号的问题,对于增加的每一个字段都非常的清晰,不会像insert语句那样,把所有的内容都组合在一个语句中。Addrow方法可读性强,不容易遗漏内容,也便于增加或删除需要处理的字段。代码如下:

当然除了这些操作之外,Notes还可以在本环境中对关系型数据库进行更多的操作。例如增加表、删除表等。只需将相应位置用相应的SQL语句替换即可,可以用Create table来创建表,用INSERT,DELETE,UPDATE来更改表的内容。

4 小结

用户只需要在自己的计算机上安装Lotus Notes6.5以上的客户端软件,创建好连接到SQL SERVER的ODBC数据源,使用本文中的公文归档程序,就可以轻松的把OA中的数据转移到档案管理系统中去。这不仅提高了设备管理的安全性、可靠性及工作效率,同时为设备管理者提供了快速的信息收集、传递和处理方法,方便了OA用户与档案管理人员之间的交流与合作。并且使得历史公文信息可以更快的被用户查询。这对办公自动化系统与档案管理系统具有十分重要的意义,使得办公自动化系统与档案管理系统的功能不断地强大,并为用户提供更好更优质的服务。

参考文献

[1]兰雨晴,晏海华,刘超,Lotus Domino/Notes群件技术教程[M].北京:机械工业出版社.2001.

[2]Notes数据库-文档数据库探究[EB/OL].http://tech.csai.cn/dbms/.

[3]Lotus爱好者论坛[EB/OL].http://www.lotusfans.com/forum/.

oa系统管理规定 第4篇

关键词：档案管理 OA系统 联系

0 引言

现阶段，办公自动化系统呈现双轨制模式：在OA系统中传输的是数字化文件，但是在归档的时候仍然沿用的是纸质版的文件。纸质版文件在价值上和法律效力上确实存在很大优势，但是数字化的文件也具有自身的特点和价值。企业在实现现代化管理的过程中，都面临着如何将OA系统和档案管理系统相衔接的问题。文中对于二者之间的关系做了简要的阐述。

1 档案管理系统和OA系统联系

企业在进行文件和档案管理的时候有两种设计方式，一种是将档案管理功能嵌入到OA系统中，在OA系统中实现文件和信息资源的归档、保存；第二种是分设两个系统，并实现两个系统的衔接，从而实现档案信息和办公自动化的统一管理。

现阶段，OA系统中直接整合了档案管理的情况比较少，无法实现OA系统的嵌入式管理是因为：将档案管理功能嵌入到OA系统中缺乏实用性，不能灵活动态的跟企业档案信息资源的发展情况进行对接；同时办公自动化中的档案管理部分只能满足通常的文书档案要求，不能实现对图纸、声像等一些特殊档案的管理；在OA软件开发的过程中开发公司就重点关注了企业流程管理部分，忽略了档案管理的内容，所以OA系统在功能上存在欠缺，在OA系统中的档案管理模块明显存在着数据的安全性和真实性方面的缺陷[1]。

因此，多数企业还是实行档案管理系统和办公自动化系统分开处理的模式。

2 实现OA系统和档案管理系统有效衔接的方法

2.1 保持二者登陆账号一致

现阶段，在大多数企业中OA系统和档案管理系统都有自身登陆界面，因为权限的不同又分别设置了不同的账户以及密码。笔者认为要想实现OA系统和档案管理系统的有效衔接就必须保持两个系统之间的账户和密码的一致。虽然每个系统的用户权限不同，但是毕竟办公自动化系统是档案管理系统的母系统，两者之间应该保持权限一致，可以将办公自动化里的权限表复制到档案管理系统里以实现账号的一致性[2]。根据档案管理系统的独立性，赋予档案系统相应具体权限，以实现账号同步、一次性进入的目的。

2.2 通过一个接口实现数字信息的收集和存档

就文件的使用周期看来，文件资料到档案资源是个动态的、相互衔接的过程，档案资源的质量直接取决于电子版文件的质量，这种情况客观上需要两个互相联系的独立系统来完成，在组织制度和操作程序上互相配合，实现两个系统的完美衔接。因此，要实现OA系统和档案管理系统的有效衔接亟需开发一个可以便捷准确的将OA系统中数据传输到档案系统中的接口。利用这个接口实现OA系统中文件数据向档案系统的传输[3]。

2.3 把握好物理归档的时间

通常情况下，为了提高办公自动化的效率，将电子文件长时间存储在OA系统中是合适的，同时为了确保电子文件的真实性、完整性和有效性，减少系统在线带来的电子文档的风险，应制定合理的文件归档的时间节点。在OA系统中设置的都是逻辑上的归档环节，只是将电子文件进行归档标记，实质上还存在于原服务器上。如果不能制定合理的归档时间，会给档案管理工作造成很多麻烦。如果OA系统和档案系统的服务器不属于同一个网段，在进行归档操作时经常会引起死机，有的会严重影响OA系统所在服务器的速度，在这种情况下，只能请OA系统开发公司的技术人员定期为企业进行集中归档。

所以要制定好电子文件归档的时间，完整及时的将电子文档转换成档案资源，只有这样才能确保档案信息的真实性和安全性[4]。

2.4 档案管理人员做好文件存档的跟踪管理

企业档案管理人员必须做好对电子文件的研究、出台、存储和销毁全过程的跟踪监管，对于电子文件流动全程做好系统监控和跟踪记录。只有档案工作人员做好文件资料的全程监管，才能保证电子公文存档时的安全和规范，确保电子文件从办公系统到档案管理系统的顺畅流转，实现企业办公自动化和档案管理工作的一体化[5]。

3 结束语

现在办公自动化系统正由传统的双轨制模式过渡到单轨制模式，也就是用系统中通行的电子形式的文件彻底取代纸板文件的流通方式。现阶段，在企业主流的管理模式中，通常采用的是OA系统和档案系统相结合的模式，实现二者的有效衔接，最终实现企业管理的一体化。

参考文献：

[1]张东.档案管理系统与OA系统的关联问题研究[J].广东档案，2011，04（12）：16-17.

[2]冯雯.浅析OA系统与档案管理系统的数据交换形式[J].陕西档案，2011，03（21）：25.

[3]周冬梅.关于高校OA系统与档案管理系统链接的几点思考[J].科技信息，2010，03（19）：250.

[4]谭伟.档案管理系统与OA系统的实施顺序[J].中国档案，2006，10（12）：51.

oa管理系统文献综述 第5篇

前言：互联网的出现与迅速发展，信息技术步伐的加快，使得企业面临着众多的挑战与竞争，在竞争过程中，对于一个企业而言，对信息的掌握程度、信息获取是否及时、信息能否得到充分的利用、对信息的反应是否敏感准确，也越来越成为衡量一个企业市场竞争能力的重要因素。人们对企业办公管理系统的需求越来越大，如何快速、有效的开发企业级的应用系统，成为当前的迫切要求。因此，建立一个反应快速、智能、灵活、安全的企业办公管理系统具有非常重要的意义。企业办公信息化

随着信息技术、网络技术、通讯技术、数据库技术的不断发展。21世纪企业之间的竞争不是仅仅在产品质量和服务上竞争，更重要的是借助信息技术、网络技术、通讯技术、数据库技术与管理理念结合来提高企业的核心竞争力，快速响应市场需求。促进企业各机构、各部门、各员工之间的协作能力和随时随地沟通。

一个“简单、实用、开放、灵活”的协同办公平台已然成为了企业办公信息化建设的重中之重，实现将组织与异地的分支机构、人与人、上下级部门之间组成了网状结构，可以保持实时联系；网络中的每个人身处异地仍能及时了解和处理单位事务；即使相隔万里的多个人之间也可以同步协调工作。从而使组织内的经验、知识、资源得到最充分的共享利用；各种信息的上传下达实现无损耗、无延迟的完美传递。

协同办公平台关注人员沟通、流程协作、知识共享与整合，可以帮助企业的业务流程规范化、标准化、可视化管理及图形化监控，让组织内部人员明确工作职责和角色，及时反馈问题，快速响应业务需求，帮助决策层全面、准确的了解整个团队的协作和执行力；保证企业信息流（组织）、工作流（业务）、知识流（技术、知识）无细缝整合和协作；从而为企业建立规范的办公流程与先进的管理理念，全面服务企业发展战略，提高企业运行效率和经营效益。协同办公平台技术特点：

1、可视化的流程配置：实现节点、路由图形化拖拉快速设计和配置，帮助企业设计各种复杂业务流程，并且能随机应变和快速对流程进行再造和优化，快速响应企业业务办公需求，降低企业或政府IT投资成本和提高办公效率。

2、图形化流程监控：帮助领导提供对各行政或业务流程的监管，通过图形化节点颜色不同，可以方便、直观、快速了解该流程的审批情况，同时支持各环节审批的详细信息查询。

3、集成OFFICE编辑功能：使用Office Word集成方式作为文件编辑器，允许用户利用Office Word工具在线编辑正文，支持痕迹保留。同时支持将保存编辑后的正文自动将Word内容转换为HTML页面，包括页面链接、图片、动画、表格、文字说明等内容。

4、统一的任务管理：用户登陆系统后，可以在工作区中快速了解所要办理的所有待办事宜，帮助明确用户工作任务，及时处理待办事宜。

5、一步阅文：系统帮您自动填写处理及自动处理，免去了打开提交处理窗口后再手工办理的多个步骤。

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6、动作模板：将当前填写的处理意见、提交路径、环节处理人保存为常用动作模板。

7、一键办文：实现相同类型的公文、处理意见、环节处理人的公文一键处理，从而减少多个公文办理时重复步骤。

8、个性化工作设置：支持用户自定义系统界面显示内容、自定义动作模作和常用意见模板等功能。

9、手机移动办公（EMOA）：轻松实现随时随地移动办公，支持各种手机终端应用。

10、手机短信发送功能：支持手机短信发送功能，实现 OA 系统内各种通知、公告、待办、超时未办等事务的短信提醒。

11、可视化报表统计：帮助领导提供决策信息

12、系统性能响应：占用资源少，运行速度快 管理系统产生的必要性

众所周知，在竞争如此激烈的今天，提高效率无疑是一种战胜其他企业的方法之一，传统的管理系统显得浪费人力，而且容易产生错误，也不乏一些员工个人的恶意行为，这会或多或少的影响企业的正常运转，而一个由计算机系统搭建的管理系统可以有效地避免，这种种情况，此外，管理系统还方便员工查询自身的相关信息，管理员可总览员工信息，更是为整个公司提供方便，因此管理系统对目前市场的发展，为企业更高效的运转是很有必要的开发模式

3.1 B/S模式及其优、缺点

B/S（Browser/Server，浏览器/服务器）模式又称B/S结构。它是随着Internet技术的兴起，对C/S模式应用的扩展。在这种结构下，用户工作界面是通过IE浏览器来实现的，随着Internet和ponents(ActiveX服务器元件)具有无限可扩充性。（2）JSP JSP(Java Server Pages)是由Sun Microsystems公司倡导、许多公司参与一起建立的一种动态网页技术标准，是一个纯Java平台的技术，它主要用来产生动态网页内容，包括：HTML，DHTML，XHTML和XML[8]。

JSP技术使用Java编程语言编写类XML的TAGS和Script lets，来封装产生动态网页的处理逻辑。网页还能通过TAGS和Script lets访问存在于服务端的资源的应用逻辑。

JSP页面由HTML代码和嵌入其中的Java代码所组成。服务器在页面被客户端请求以后对这些Java代码进行处理，然后将生成的HTML页面返回给客户端的浏览器。

文献[7]中描述JSP具有如下特点：

(1)将内容的生成和显示进行分离。

(2)使用JSP技术，WEB页面开发人员可以使用HTML或者XML标识来设计和格式化最终页面，使用JSP标识或者小脚本来生成页面上的动态内容。

(3)生成可重用的组件,绝大多数JSP页面依赖于可重用的，跨平台的组件(如JavaBeans组件)来执行应用程序所要求的更为复杂的处理。（3）PHP PHP即Hypertext Preprocessor的缩写。PHP英文是“超级文本预处理语言”。PHP 是一种 HTML 内嵌式的语言，PHP与微软的ASP颇有几分相似，都是一种在服务器端执行的“嵌入HTML文档的脚本语言”，语言的风格又类似于C语言，现在被很多的网站编程人员广泛运用。PHP 独特的语法混合了 C，Java，Perl以及PHP自创新的语法。PHP可以比CGI或者Perl更快速的执行动态网页。

4.2后台数据库的介绍 1）SQL Server 2000 Microsoft SQL Serve 2000(简称SQL SERVER)由一系列相互协作的组件构 页 3 成，能满足最大的WEB站点和企业数据处理系统存储和分析数据的需要。它是一个真正的基于客户，服务体系结构的RDBMS产品。SQL Server服务器软件主要由两大部份组成，即SQL Server内核(Kermes)及数据库管理系统(DBMS)。其中DBMS部份完成数据存取，资源管理，安全控制等各项操作。SQL内核部份处理客户与SQL Server的连接及磁盘和网络I/0等，它负责DBMS提供必要的运行环境。

SQL Server作为一个关系数据库管理系统，具备以下特点：(1)物理数据和逻辑数据的独立性。

(2)数据完整性。(3)查询优化。

(4)备份与恢复和安全认证。MySQL 当今社会，信息已经成为一种至关重要的资源。为此许多大型企业购进各种大型商业数据库，并基于它们展开一系列的应用。然而这些大型商业数据库价格非常昂贵，对于许多中小型企业来说，过于昂贵的数据库成本，是阻碍各种数据库解决方案进入企业的重要因素。目前，在开放源代码团体的努力下，已经涌现出一些有代表性的优秀开源数据库。这些开源数据库以低廉的成本，适用的功能已经在各种中小企业中得以广泛的应用。MySQL数据库就是其中的典型代表。

MySQL开源数据库具有以下特点：(1)速度快

(2)易用，可移植性好，支持网络应用相对于Oracle、DB2等大型数据库的复杂设置和管理，MySQL既简单又高效。

(3)支持SQL语言，和其他商业数据库具有一定的共性SQL（结构化查询语言）是一种所有现代数据库都选用的语言

(4)源代码开放，容易找到技术支持源代码开放是开源数据库的优势所在。(5)价格便宜与商业数据库相比，开源数据库在价格上有明显的优势。结论：本文从计算机散件市场的发展趋势和计算机散件目前市场趋势分析出发，为计算机散件报价系统指明了方向，对目前计算机散件市场的分析，市场欠缺一款用户能网上查询散件的一款报价系统，所以开发出一款具备用户随时能浏览散件以及性能和价格，有查询功能的报价系统是非常有必要的，因此本人用以ASP为前台，SQL 2000或Access 数据库为后台来开发本报价系统是完全可以的。

参考文献：

OA系统管理办法(试行) 第6篇

第一章 总 则

第一条 为加强公司办公自动化系统（以下简称OA系统）管理，保证其高效、安全运行，充分发挥OA系统的作用，特制定本办法。

第二条 OA系统内容包括协同办公、公文管理、电子邮件、文档管理、公共信息、个人设臵、综合办公、关联系统、常用工具等功能，旨在实现公文无纸化传输、信息共享和交流，规范管理流程，提高办公效率和降低管理成本。

第三条 本办法适用于市公司直属各部门、各县(市)区分公司。

第二章 管理机构

第四条 综合部负责办公OA系统的管理、规划、审批、实施、培训和检查考核工作;其主要职责:

（一）办理系统使用单位的注册、名称变更、撤销等相关手续的审核工作；

（二）制定电子公文与信息流转的具体工作规范和制度；

（三）制定OA系统公文种类流程的修改及修订工作。

（四）征询各使用单位的意见和建议，协调解决各使用 单位在使用过程中出现的新情况、新问题；

（五）培训各使用单位系统管理人员和使用人员；

（六）做好其他相关工作。

第五条 市公司市场经营部业务支撑中心负责OA系统的开发、维护与升级等工作。其主要职责：

(一)负责全公司管理办公自动化系统资源（软、硬件）的配臵、升级。

(二)负责日常的OA网络运行维护，网络设备故障处理。(三)负责OA系统的安全技术防范，定期就公司所有计算机设备及运行系统进行严格检查。

（四）负责全区办公终端安全策略管理系统的安装。

第六条 使用单位必须明确一名领导分管OA系统工作，同时确定一名分级系统管理人员负责日常管理。各分级系统管理人员的职责是：

（一）负责本单位办公自动化的日常管理；

（二）指导和监督该系统在本单位的运行；

（三）负责与综合部的衔接工作。

第三章 公文流转要求

第七条 为使公文流转真正地落到实处，并能提高员工对“企业信息化“的认识，OA使用人必须启动短信提醒功能，同时必须随时随地、及时地打开OA系统，处理当天的文件，如遇出差、事假请启用外出代办功能。第八条 各部门在发文或部门与部门之间需协调某些事宜时必须通过OA系统，不允许出现纸质文件。

第九条

各部门领导及员工在处理文件填写意见时必须将意见写清楚，交给谁办理，如何办理，此文件是如何落实的，将落实意见一并写上返回综合办归档。

第四章 使用规范

第十条 员工身份认证。系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个员工的唯一标识，个人的密码是安全的保证。OA系统提供了用户自我更换密码的功能，用户应自己定期更换密码，不得泄露给他人，防止他人非法使用。由于密码泄漏造成的损失由本人负责。每位OA系统使用人都要熟练掌握OA系统的使用方法，使用OA 系统进行单位内部的各项日常办公。

第十一条 OA系统使用人员的账号密码（口令）必须设6位以上字符（含字母、数字、符号等），并需经常修改，不得与其他使用人员名（账号）相同。使用人员取得初始密码后应在OA系统的个人设臵里面，须对自己的登陆密码进行修改，避免他人使用。

第十二条 工作人员要保证通过OA系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。第十三条 为保证各类电子文件的及时收发，公司领导、三级经理、部门主管原则上应该全天在线，其他工作人员至 少每天上下午各登陆两次OA系统，接收各类文件，处理待办事项。

有重要文件需要领导审批，如果单位领导有事没有使用OA系统，工作人员可通过飞信发消息或者发送手机短信提醒。

第十四条 工作人员要保证文件处理的响应时间，所有网上公文处理流程涉及到的工作人员处理时间应与公文流转时间相同。如有外出、请假等特殊原因，必须委托相关人员代为办理。

第十五条 因个人原因未登陆和使用OA系统，不能及时处理相关工作，造成的责任由自己负责。

第十六条 OA系统使用人员应自觉遵守系统运行的规章制度，按照工作权限，认真完成本人在系统中所承担的工作任务。

第十七条 个人信息的完善

在OA系统的个人设臵里面，必须对自己的个人信息进行添加，如联系方式等，以便同事之间联系时查找方便。

第十八条 OA系统流程模板涵盖范围内的办公流程，涉及的相关单位（部门）应按照系统模板使用说明实行网上办公，流程定制发起的单位（部门）应督促系统模板的使用。

第五章

电子邮箱的管理

第十九条 电子邮箱是公司员工的工作、生活、学习的 信息交流平台。对每封电子邮件的附件设为20M，电子邮箱中的邮件及时进行删除备份，邮箱超过容量后不可收发任何邮件。

第十七条 不可在互联网上用公司电子邮箱地址注册用户。

第六章 信息安全保障

第二十条各单位使用人员对各自的登录密码、印章密码严格保管。必须在第一次登录系统后立即修改个人密码，不得再使用初始密码，离开办公室时应退出办公系统，防止他人进行非法操作，密码泄漏所造成的损失自负。

第二十一条 系统管理员应定期检查、维护计算机网络，发现问题应及时排除，无法排除的，应立即与业务支撑中心联系，确保系统正常运行；不得乱设、私设系统的使用人员。

文档管理员应对文件资料的保密性、正确性、完整性、发布范围负责，不得将涉密信息、带病毒文档录入系统。

第二十二条 使用系统时，所有涉密信息不得利用电子邮箱转发至无关人员，公文流转严格按范围进行流转，严禁扩大范围，也不得存储在与该系统相连的介质内。

第二十三条 严禁公司员工利用任务手段侦测、盗用他人OA账号和密码，刺探网络配臵、服务器配臵和数据库信息。

第二十四条 每台办公电脑必须使用安全策略管理系 统，使用人不得随意删除或更改。

第二十五条 禁止安装趋势外的其它杀毒软件、游戏、与工作无关的网络软件，禁止安装搜狗、搜狐等快捷搜索栏等网络辅助工具。

第二十六条 严禁外来公司人员未经允许连接我公司办公网络系统，若有违反而导致病毒向公司内部传播或公司商业秘密向外部传播而造成公司损失的，将根据公司规定给予相关责任人进行处理。

第二十七条 在起草各类文件时严格按照企业商业秘密目录执行。

第七章

办公终端机房的管理

第二十八条 办公终端机房的管理应遵守以下规定：

1、机房为维护重地，外来人员未经批准不得擅自入内。外来人员来机房参观、工作，必须持有本公司领导的书面授权，同时由机房人员陪同、确认。非工作需要不得在机房内任意逗留，不得动用机房设备、终端作其他与工作无关的用处。

2、保持机房环境卫生，本部门人员要求换穿自备室内鞋或鞋套。外来人员必须换穿鞋套或室内鞋。

3、任何人员不得将食品、饮料带入机房，同时，杂志等与工作无关资料也不得带入机房，保持机房卫生，做到环 境整洁明亮。

4、维护用资料、工具、备板、备件等使用后及时放回相应的位臵，不得随意摆放。

5、进入机房的钥匙或门卡的持有人要设专职人员。

第八章 罚 则

第二十九条 OA办公是非常严肃的事情，对处理延误造成工作积压的3次以内每次考核责任人100元，三次以上的每次考核300元（延误是指以系统的记录时间计超过公文处理时限仍未处理待办事宜）。

第三十条 对长期不使用OA系统、不按统一要求提供共享数据；网上办公数据不准确，随意删除安全策略系统，对工作造成不良影响的，视状况处以50---500元罚款。

第三十一条 侦测、盗用他人账号和密码，刺探网络配臵、服务器配臵和数据库信息，造成公司保密文件泄密的对责任人处以记大过处分以上行政处罚并扣除全年奖金，损失重大的开除公司。

第三十二条 遗失或泄漏账号、密码等安全认证信息，造成公司损失的，对责任人处以严重警告以上行政处罚并处罚款1000-3000元，损失重大的扣除全年奖金的一半，第九章 附 则