OA系统管理范文（精选11篇）

OA系统管理 第1篇

苏州大学的OA系统是基于Lotus Domino平台开发的,自2000年一直运行至今。虽然定时做一些数据的清理和整理工作,但几年的运转,数据不停的堆积,给系统硬件造成压力的同时影响了系统的性能文件检索时间不断延长、系统运行速度不断减慢。如此发展下去势必会导致系统瘫痪。把历史数据导出到档案管理系统中,才能缓解OA系统的运行压力。苏州大学的档案管理系统南大之星,该系统支持的后台数据库是SQL Server,无法直接读取Lotus Domino的数据,一般的做法是,工作人员手工把OA系统中的数据录入到档案管理系统中,可这样做费时费力,还容易出错。因此需要开发OA系统和档案管理系统之间的接口程序,方便、快速和准确地收集OA中的数据。既能减轻OA服务器的压力、确保OA系统的安全运行,还能减轻档案管理系统管理员的工作负担。

1 关于Notes数据库与关系数据库的比较

Notes提供了一个文档数据库管理系统。所有的应用都以数据库的形式出现,所处理的对象就是数据库中的文档。一般说来,先由应用程序开发设计人员设计文档(包括设计域、表单、视图、文件夹、操作等),用户则基于已有的设计创建文档,并且按照定制的工作流程对文档进行处理。每个

本文由融合通信试验床项目(N31189)资助。

数据库(.NSF文件)都可以包含不同格式和类型的文档。

关系数据库(RDB:Rational Database)是以二维表格及其关系作为数据模型的数据库,表的每个行称为一条记录,每一个列称为一个属性(或字段),所有属性名称构成的集合称为关系模式。关系模型由关系数据结构、关系操作集合和完整性约束三部分组成。将对象数据库管理系统(ODBMS)定义为一个集成了数据库能力与面向对象编程语言能力的数据库管理系统(DBMS)。关系型数据库通过SQL语言访问数据,提供对数据的实时访问,使用实时查询来定位数。Notes数据库与关系数据库的比较总结如表1所示。

2 Lotus Domino与关系数据库的互操作工具

在Notes应用开发过程中,经常需要实现Notes数据库与其他关系型数据库(如Oracle、Sybase、SQL Server、DB2等)的数据交换,为此Lotus公司推出了相关组件来完成Notes数据库与关系型数据库管理系统(RDBMS)之间高效、快速、可伸缩的批量数据交换,如Notes Pump、LEI、DECS和LS:DO等。

早期的Notes Pump组件,它作为Lotus公司Domino/Notes系列产品之一,是一个企业级规模的数据分发服务器,它可实现RDBMS和Notes数据库之间数据的周期性复制,主、辅Domino服务器之间数据的及时和自动的同步。数据的移动可以是调度安排的,也可以是轮询或手动的,还可以被某个特定的条件所激发。是一个基于服务器的32位多任务数据传输引擎。

LEI(Lotus Enterprise Integrator)是Notes Pump的后继产品,利用LEI工具的连接及行为来实现NOTES与SQL数据库的连接,实际上起到中间服务器的作用,它使不同数据库通过它的connection及activity文档来实行数据交换。

DECS(Domino内置的企业集成服务:Domino Enterprise Connect Services)是Lotus公司开发的一种技术的名称,提供了一个从Domino应用到外部数据的深层次集成的连接性的方便使用的、基于表单的接口,在配置服务器的时候,需要选择安装DECS。使用DECS,开发人员拥有了一个不用编程的、模板化的应用,使得外部数据源变成了Domino应用的一部分。

Lotus Notes为了方便与其他程序进行数据接口,还提供了一套专门的扩展类库,即Lotus Script Data Object(LS:DO),它是由ODBC Connection,ODBC Query,ODBC result Set三个类组成的一个集合,提供对外部的ODBC数据的完全读、写访问。它们提供了通过ODBC Version2.0标准访问和更新外部数据库中的表的属性和成员函数。

3 通过ODBC使用Lotus Script访问档案管理系统数据库

通过上面的介绍,我们可以看到,有多种方法可以实现Lotus数据库和关系数据库之间的互操作,在本文中,笔者通过ODBC连接SQL SERVER数据库,把OA系统中文档的红头、文号、标题、正文内容、主题词、抄送、抄报、发文单位、校对、附件等内容传输到档案管理系统的相应字段中。

Lotus Notes使用ODBC标准存取异种数据库信息。通过Notes里内嵌的公式或Script语言,可以在Notes文档中引入非Notes信息,可把现成的数据转换成Notes数据库。在存取外部数据之前,必须先定义一个数据源,以便让ODBC驱动程序管理器知道怎样获取数据。一个数据源把一个特定的ODBC驱动程序和要存取的数据库联系在一起,并包括用户想存取的数据,它与服务器或目录、后台DBMS(数据库管理系统)以及网络平台相联系。ODBC驱动程序管理器负责将应用程序的SQL语句以及其他的信息传递给驱动程序,而驱动程序则负责将结果集传回应用程序。

LSX兼容模块允许用户使用Lotus Script语言来编写存取外部数据的程序,在访问ODBC类之前,需把下面的语句放置在(GLOBAL)对象的(OPTIONS)事件:

USELSX“*LSXODBC”

Notes的ODBCConnection、ODBCQuery、ODBCResult Se三个类为Notes提供了用ODBC标准存取外部数据库的属性和操作。ODBC Connection用于连接到ODBC数据源;ODBC Query用于定义一个SQL语句;ODBC Result Set在结果集合上执行操作的ODBC的数据存取特性。使用Lotus Scrip Language编写公文归档程序将检索数据写入SQL Server数据库,程序中首先要创建访问ODBC的3个类,然后使用Connect To函数连建立与SQL SERVER的连接,将标准查询语句赋给qry.sql,然后和结果集相连,执行函数result.execute查询出表中最大的ID值,为在表中新增记录做准备。部分代码如下:

初始化与SQL SERVER相关变量:

实现增加新记录,有一种简单方法就是把组织好的inser语句赋值给qry.sql,然后执行result.excute。在实际运行过程中,大部分情况下可以正常运行,但在处理某些公文时会出现missing argument的错误提示。通过调试Lotus Script脚本并多次单步跟踪脚本的执行情况,发现当插入内容中包含单引号时,就会出现这种错误(一般公文中如果涉及到外国人的名字,则都会出现单引号),insert语句本身的单引号和插入内容中的单引号产生了混淆。一种解决方法是使用函数,把半角状态下的单引号转换成全角状态的单引号。但函数往往对字符串的长度有限制,而很多公文多会超出这个限制。且这种在整篇公文中遍历的查找相应字符,然后再转化的做法影响整个操作的效率。因此笔者采用的是另一种更可行和更高效的方法,用addrow来增加新记录。这种方法除了避开了单引号的问题,对于增加的每一个字段都非常的清晰,不会像insert语句那样,把所有的内容都组合在一个语句中。Addrow方法可读性强,不容易遗漏内容,也便于增加或删除需要处理的字段。代码如下:

当然除了这些操作之外,Notes还可以在本环境中对关系型数据库进行更多的操作。例如增加表、删除表等。只需将相应位置用相应的SQL语句替换即可,可以用Create table来创建表,用INSERT,DELETE,UPDATE来更改表的内容。

4 小结

用户只需要在自己的计算机上安装Lotus Notes6.5以上的客户端软件,创建好连接到SQL SERVER的ODBC数据源,使用本文中的公文归档程序,就可以轻松的把OA中的数据转移到档案管理系统中去。这不仅提高了设备管理的安全性、可靠性及工作效率,同时为设备管理者提供了快速的信息收集、传递和处理方法,方便了OA用户与档案管理人员之间的交流与合作。并且使得历史公文信息可以更快的被用户查询。这对办公自动化系统与档案管理系统具有十分重要的意义,使得办公自动化系统与档案管理系统的功能不断地强大,并为用户提供更好更优质的服务。

参考文献

[1]兰雨晴,晏海华,刘超,Lotus Domino/Notes群件技术教程[M].北京:机械工业出版社.2001.

[2]Notes数据库-文档数据库探究[EB/OL].http://tech.csai.cn/dbms/.

[3]Lotus爱好者论坛[EB/OL].http://www.lotusfans.com/forum/.

OA系统权限管理设计方案 第2篇

l 不同职责的人员，对于系统操作的权限应该是不同的。优秀的业务系统，这是最基本的功能。

l 可以对“组”进行权限分配。对于一个大企业的业务系统来说，如果要求管理员为其下员工逐一分配系统操作权限的话，是件耗时且不够方便的事情。所以，系统中就提出了对“组”进行操作的概念，将权限一致的人员编入同一组，然后对该组进行权限分配。

l 权限管理系统应该是可扩展的。它应该可以加入到任何带有权限管理功能的系统中。就像是组件一样的可以被不断的重用，而不是每开发一套管理系统，就要针对权限管理部分进行重新开发。

l 满足业务系统中的功能权限。传统业务系统中，存在着两种权限管理，其一是功能权限的管理，而另外一种则是资源权限的管理，在不同系统之间，功能权限是可以重用的，而资源权限则不能。

针对OA系统的特点，权限说明：

权限

在系统中，权限通过模块+动作来产生，模块就是整个系统中的一个子模块，可能对应一个菜单，动作也就是整个模块中（在B/S系统中也就是一个页面的所有操作，比如“浏览、添加、修改、删除”等）。将模块与之组合可以产生此模块下的所有权限。

权限组

为了更方便的权限的管理，另将一个模块下的所有权限组合一起，组成一个“权限组”，也就是一个模块管理权限，包括所有基本权限操作。比如一个权限组（用户管理），包括用户的浏览、添加、删除、修改、审核等操作权限，一个权限组也是一个权限。角色

权限的集合，角色与角色之间属于平级关系，可以将基本权限或权限组添加到一个角色中，用于方便权限的分配。

用户组

将某一类型的人、具有相同特征人组合一起的集合体。通过对组授予权限（角色），快速使一类人具有相同的权限，来简化对用户授予权限的繁琐性、耗时性。用户组的划分，可以按职位、项目或其它来实现。用户可以属于某一个组或多个组。

通过给某个人赋予权限，有4种方式(参考飞思办公系统)A.通过职位

a)在职位中，职位成员的权限继承当前所在职位的权限，对于下级职位拥有的权限不可继承。

b)实例中：如前台这个职位，对于考勤查询有权限，则可以通过对前台这个职位设置考勤查询的浏览权，使他们有使用这个对象的权限，然后再设置个，考勤查询权（当然也可以不设置，默认能进此模块的就能查询），则所有前台人员都拥有考勤查询的权利。

B.通过项目

a)在项目中，项目成员的权限来自于所在项目的权限，他们同样不能继承下级项目的权限，而对于项目组长，他对项目有全权，对下级项目也一样。

b)实例中：在项目中，项目成员可以对项目中上传文档，查看本项目的文档,可以通过对项目设置一个对于本项目的浏览权来实现进口，这样每个成员能访问这个项目了，再加上项目文档的上传权和查看文档权即可。c)对于组长，因为可以赋予组长一个组长权（组长权是个特殊的权限，它包含其他各种权限的一个权限包），所有组长对于本项目有全权，则项目组长可以对于项目文档查看，审批，删除，恢复等，这些权限对于本项目的下级项目依然有效。

C.通过角色

a)角色中的成员继承角色的权限，角色与角色没有上下级关系，他们是平行的。通过角色赋予权限，是指没办法按职位或项目的分类来赋予权限的另一种方式，如：系统管理员，资料备份员…

b)实例中：对于本系统中，全体人员应该默认都有的模块，如我的邮件，我的文档，我的日志，我的考勤……，这些模块系统成员都应该有的，我们建立一个角色为系统默认角色，把所有默认访问的模块的浏览权加入到里面去，则系统成员都能访问这些模块。

D.直接指定

a)直接指定是通过对某个人具体指定一项权限，使其有使用这个权限的能力。直接指定是角色指定的一个简化版，为了是在建立像某个项目的组长这种角色时，省略创建角色这一个步骤，使角色不至于过多。

b)实例中：指定某个项目的组长，把组长权指定给某个人。

针对职位、项目组：

如果用添加新员工，员工调换职位、项目组，满足了员工会自动继承所在职位、项目组的权限，不需要重新分配权限的功能。

用户管理

用户可以属于某一个或多个用户组，可以通过对用户组授权，来对组中的所有用户进行权限的授予。一个用户可以属于多个项目组，或担任多个职位。授权管理

将一个基本权限或角色授予用户或用户组，使用户或用户组拥有授予权限的字符串，如果角色、职位、项目中存在相同的基本权限，则取其中的一个；如脱离角色、职位、项目组，只是取消用户或用户组的中此角色、职位、项目组所授予的权限。用户所拥有的权限是所有途径授予权限的集合。管理员用户可以查看每个用户的最终权限列表。

权限管理

基本操作权限与权限组（基本操作权限的集合）的管理。

OA权限管理设计的实现 物理数据模型图如下：

物理数据模型图

根据以上设计思想,权限管理总共需要以下基本表：

tb_User：用户信息基本表；

tb_Department：部门表；

tb_Company：公司表；

tb_Module：系统模块表； tb_Action：系统中所有操作的动作表；

tb_Permit：由tb_Module与tb_Action两表结合产生的系统基本权限表；

tb_Permit_Group：权限组表，将一模块的中的所有权限划分一个权限组中，可以通过权限组授予用户权限；

tb_Role：角色表，基本权限的集合。无上级与下级之分；

tb_Position：职位表，有上级与下级之分；

tb_Project：项目组表，tb_Role_Permit：角色授权表；

tb_Postion_Permit：职位授权表；

tb_Project_Permit：项目授权表；

tb_Project_User：项目成员表，IsLead字段代表此成员为项目组长；

tb_Postion_User：职位成员表；

tb_User_Permit：用户授权表，用户ID与角色、职位、项目及直接授予的权限串表；

权限的产生：

由tb_Module中的ModuleCode与tb_Action中的ActionCode组成权限代码PermitCode=ModuleCode+ActionCode。

实例：ModuleCode=0101，ActionCode=01,则PermitCode=010101。

权限值则有ModuleValue与ActionCode组合而成，采用下划线来连接。实例：ModuleValue=Sys_User,ActionValue=AdD，PermitValue= Sys_User_Add 权限组：

包括一组同一模块下的权限的组合，如管理用户包括基本的权限：添加、删除、修改、查看等，将这些组合起来构成一个用户组——“用户管理”权限组。其它类似。只是为了更方便的查看系统权限与权限的分配。

实例：如管理用户的权限代码为010101à查看用户，010102à添加用户,010103à删除用户，010104à修改用户，010105à审核用户等，将这些基本权限组合起来一个集合而构成了“用户管理”权限组。

角色、职位、项目：

也就是按特定的需要划分一种权限的集合。使用角色授权表、职位授权表、项目授权表来实现。授权表中存放的是权限代码PermitCode,而不是权限组的GroupCode代码。

用户授权：

由用户授权表来实现，用户授权表中的RoleCode、PositionCode、ProjectCode分别是角色表中RoleCode组成的串、职位表PositionCode组成的串、ProjectCode组成的串。与角色授权表中的角色代码RoleCode、职位授权表中PositionCode、项目授权表中的ProjectCode不对应（不是主表与从表之间外键关系）。

从而能够实现了一个用户可以拥有多个角色、多个职位、多个项目的情况。

用户授权表中的PermitCode为直接授权的权限代码串，直接给用户分配权限。

实例：

用户ID为UserId=1的用户权限授权表的记录为： RoleCode=001,003 PostionCode = 001,002 ProjectCode=001,005

PermitCode = 010101,020102

表明此用户拥有两个角色，代码为001和003，并继承这两个角色的权限；

担任两个职位，代码为001与002，并继承两个职位的权限；

属于两个项目组中的成员，项目代码为001与005，并继承两个项目中的权限。直接指定给用户的权限为010101与010102这两个权限代码的权限

用户权限字符串：

办公OA系统在信息管理中的运用 第3篇

1 办公OA系统的构成和简单介绍

办公室OA系统的全称为Office Automation, 即为办公自动化系统, 它是电子计算机网络技术变革信息管理方面的一大表现, 更是代表着信息技术管理工作正式的走入了自动化时代。办公OA系统出现时间较长, 并且根据信息管理工作的差异其本身有了很多的改善改良, 功能也有了更多的扩展和延伸, 其构成从过去简单的BASIC与文件系统发展到VB和ACCESSDELPHI和ORACLE等等多方面构成, 按照其主要的构成分可以将办公OA系统的种类分为以下三种:第一、因特网数据库技术 (RDB技术) , 基于互联网和RDB文件管理库的平台运作, 有着简单实用灵活的特点。第二、SUN的JAVA和RDB技术。JAVA以其开放性大特点引领者电子互联网技术迅猛发展, 以JAVA技术为主导的应用信息管理系统, 其在OA市场领域应用极为广泛。第三、Office Automation中Louts技术, Louts技术出现较早其开始的形式多以电子邮件、协同非结构文档制式出现, 在当时以及以后的信息管理工作中为广大的信息管理工作人员提供了信息便捷的控制手段, 但是其应用在现在受到一定的局限, 究其根本是由于本身技术元素的限制使它无法很好的应对结构化业务信息, 二十一世纪以来在此办公系统技术之上兴起的SUO系统, 是以真正的软件信息服务为目的的办公OA系统, 其不仅仅做到了安全的对机关单位信息的管理, 而且更加擅长业务流程和审批流程, 是根据当前信息工作现状二改良的最新流程自动化平台。

2 OA系统在信息管理工作中的应用及造成的影响

信息管理工作作为人类一项古老的工作范类, 随着当前经济社会的迅猛发展, 信息量暴增信息综合难度提高, 信息工作在新的形势下沿用传统旧有的信息处理机制无法应付当前的复杂信息管理, 而新的形势下电子计算网络技术的方迅猛发展, 给信息管理工作人员指引出了一条新的信息管理工作路径, 因而单单对OA系统的出现而言, 这是信息工作发展史上的一个具有纪念意义的里程碑的出现, 而OA系统的引入对于信息管理工作的模式、工作的效率、信息管理人员的工作方式等诸多方面阐述了重要的影响, 可以列为以下几点。第一、OA系统提高了信息管理工作效率。传统的信息管理工作多为人力信息数据的再整合盐酸和分析, 而OA系统则是通过计算机硬件输入, 然后基于软件程序的对数据分析和管理, 从而简化了传统信息管理工作中的信息繁冗程度, 提高了工作的效率。在对信息管理工作者的工作方面而言, 传统工作人员需要亲身亲为的进行一步步信息整合, 而现在的信息管理工作人员更多的是通过对电脑数据的再分析来实现对信息的管理工作, 减轻了广大信息工作人员的劳力支出。第二、OA系统的出现改变了信息管理工作者的工作理念。OA系统的出现极大程度上让机关信息管理人员的工作理念突破了传统的禁锢, 让他们学会用科学、全面、合理的新工作理念来看待信息数据, 也提高了机关信息管理工作人员对信息的分析掌控业务水平。

当前形势下, 我国OA系统的应用在我国机关事业单位内通过内部局域网的建设来进行实现, 将那里健全信息管理中档案、人员、职位、状况、责任等等多项功能分项的设置, 来清晰的实现对各个职工的部门、职位、级别、联系方式、工时工作的各项管理职能的行使情况, 从而便于机关领导层的信息采集和管理方针政策的制定, 在实际的信息管理工作中很多时候也通过OA系统来实现资料和数据的交换处理, 基于互联网为操作基础来实现信息传输工作, 加快信息的传输和管理工作效率, 并且在传输和管理工作进行的过程中保证信息传递过程中信息和文件的安全性和完整性, 提高整个机关事业单位的工作效率。

总结, 新的社会发展过程中, 提高工作效率已经成为我国当前生产力发展的新要求, 各大机关事业单位在新的形势下, 更应当提高信息的管理工作效率, 这对于我国机关政府职能的及时行使和我国部分政策的实施有着重要的意义, 因而对于OA系统这一新的计算机信息网络技术系统, 广大的机关信息管理工作人员应当与时俱进, 吸收先进的科学管理经验以此提高本身的业务能力和技术水平, 在新的形势下提高己身的信息管理工作能力, 为社会主义生产力的发展贡献出自己的一份力量。

摘要：伴随着我国电子计算机网络技术的发展, 我国各行各业中纷纷引入电子计算机的网络技术来提高自身的工作效率, 其中以办公OA系统的网络技术运用尤为广泛, OA办公系统从根本上改变了我国机关单位信息管理的现状, 在极大提高了我国机关单位信息管理工作效率的同时, 更是改变了信息管理工作者的工作理念, 促使我国信息管理技术走向科学化、合理化、高速化的新方向。

关键词：办公室OA系统,细心管理,运用

参考文献

[1]陶建文.OA办公系统的分析与设计[D].昆明:云南大学, 2013.

[2]袁源.OA系统安全技术应用[D].长春:吉林大学, 2013.

OA系统数据整合：请假管理 第4篇

OA行业发展至今，已经远远超过了传统意义上的“无纸化办公”，或“办公自动化”等老概念所描述的应用。新兴的OA系统在智能性、整合性应用上已经取得了突破性的进展，这时行业已经找到一个更贴切的词语来替代OA，那就是“协同”。

(中国软件网讯)OA行业发展至今，已经远远超过了传统意义上的“无纸化办公”，或“办公自动化”等老概念所描述的应用。新兴的OA系统在智能性、整合性应用上已经取得了突破性的进展，这时行业已经找到一个更贴切的词语来替代OA，那就是“协同”。

关于“协同”，具体来说包括四大类：人员的协同、流程的协同、数据的协同、资源的协同，构成了企业完整的经营管理活动。其中数据的协同是当前OA系统的应用重点，也就是华天动力最新提出的工作流2.0，其含义是：不但要实现OA系统内部的数据整合，又实现OA系统和其他业务系统之间的数据整合，消除信息孤岛，减少重复工作。

说到OA系统的数据整合，其实这些年来厂商和用户一直在热烈探讨，却缺乏实践案例。为了填补这个空白，最近华天动力发布了一系列数据整合方面的案例，包括借款与报销、预算与费用等，这次我们看到的是一个关于请假管理方面的数据整合应用。

简单的请假管理流程，为什么还要进行数据整合呢?在华天动力OA办公系统中，请假单可以直接关联请假人的请假历史。无论这个请假记录是保存在OA系统中，还是HR系统中，都可以自动提取过来，为审批人提供决策依据，一项小的改进可以大大提升工作的便利性。

如下图一所示，是大连富强企业集团在华天动力OA系统中使用的“病假请假申请单”，申请人在填写这个表单的时候，能够直接看到自己一年内的请假历史。这些数据来自于OA系统内部，是对以往审批完成的请假单的汇总，根据这个请假历史，申请人就可以更合理的安排自己的假期。

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图一：OA系统内部请假数据关联

而如下图二所示，这是上海利众集团在华天动力OA系统中使用的“员工请假申请单”，这张表单主要用于由申请人给自己的下属提交请假申请。申请人在填写申请单时，只要输入员工的工号，系统就会自动从HR系统中提取该员工的姓名、部门、职务，同时该员工的所有请假记录也被提取过来，一目了然，为申请人和审批人提供了准确的参考。

图二：OA系统外部请假数据关联

显然，OA系统自动从系统内、外提取请假记录，直接显示在申请单上，对审批人来说是非常有用的。比如人事部经理在审批一个请假单的时候，发现某员工近期频繁的请病假，那么到底是该员工真的生病了，还是另有原因呢?他可以找来该员工的主管了解情况，如果真的是生病了，就建议员工好好检查一下;如果是另有原因，就调查一下到底是怎么回事，以便及时解决问题，防止突发事件。

可以想象，如果申请单上没有员工的请假历史记录，那么审批人就要完全靠自己的脑袋去记忆了，想起来了还好，想不起来可能就做出了错误的审批，掩盖了问题。当一个公司有几百、几千、甚至几万人的时候，再好的脑袋恐怕也靠不住了。

可见，OA系统的数据整合并非石破天惊的应用，而是解决了企业中点点滴滴的实际问题。这种应用就像水泥一样，用来抹平、粘合石头和砖块之间的缝隙，让大厦更加牢固，让企业更加健康。

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OA系统工作流模型概述 第5篇

关键词： 过程模型    组织模型    资源模型

办公自动化系统使用之前，首先要重组业务流程及规划与梳理业务流程，其次，要分析业务过程并且建模，再次建立清晰的业务流程，最后从实际操作向计算机处理转换建模工具。

因此，当一个要定义的业务流程产生时，访问控制模型、组织模型和资源模型这三类模型成为必然需求。

1.过程模型

OA系统中的工作流的过程逻辑被定义为过程模型。过程模型担当基础与核心的角色，所有工作流模型都是围绕它运行的，其他模型也要服务和支持过程模型。过程模型存在多种不同描述方式，如活动网络图、Petri网、事件驱动的过程链等。

（1）活动网络之过程模型

基于活动网络图的过程模型用一个有向图表示完整的运行过程，有向图的节点间的连接弧代表过程中的控制流和数据流，节点元素表示可执行的步骤或任务。节点、连接弧和条件三个方面构成了模型的组成元素。

（2）过程链模型之事件驱动

事件和功能是过程模型中的主要部件，主要通过对基于事件驱动的过程链模型（EPC）的建立实现的。功能产生事件，同时被事件触发。交替出现的事件和功能彼此连接而形成控制流。

（3）基本Petri网的工作流模型

Petri网是对形式化系统的描述方式，在系统分析、设计规划和实际模拟中发挥着重要作用。各项状态：结果、条件及内在联系等相关变化能清晰展示，其对系统变化的描述较为擅长。Petri网被称做工作流网（WF-net），是对工作流的控制流纬度的建模。

一个输入库所（i）和一个输出库所（0）构成了一个WF-net。充分阐述一个案例的生命周期，所有被WF—net过程处理的案例一旦被工作流管理系统处理完毕就立即被删除，而且只在它进入工作流管理系统时被创建。

工作流模型的WF-net描述中，圆圈表示库所，概括总结其作用为：

①正确执行任务的次序;

②案例基本状态的显示。

在Petri网中，并行路由、循环路由、顺序路由、选择路由4种基本结构构成了工作流建模。不同工作流执行语句又可以帮助辅助表达，在建模过程中，当这些符号和结构被直接使用时，不同结构、建模速度及建模效率都能得到有效提高。

2.组织模型

对于人员组织结构的描述可以用组织模型阐述。在办公自动化系统中，主要对多种组织元素形式及各元素内部的递阶层次关系进行充分展示。

在办公自动化系统里，下边五种实体是构成组织模型的基本元素。即“工作组”、“角色”、“人员”、“部门”和“职务”。

人员：是自然独立，组织中的每个员工与人员相对应，承担相关任务的人的实体，并具备一定的技术与能力。

角色：具备完成特定岗位任务的人员的统称，岗位需求作为其定义标准，诸如辅导员、任课教师等。

职务：代表行政管理上的层级关系，根据行政责任进行区分，如经理、职工等。

部门：由实际部门设置情况决定，可以是现在流行的面向过程与客户的，也可以是传统面向职能的，是组织内部功能结构的静态划分。

工作组：是由于某一任务的驱动而形成的动态的组织结构形式，并非组织内的静态结构。工作组会随任务的完成而消失并且会因任务的下达而产生。

组织模型为过程模型的建立和运作提供支持，可以从人员角度对工作流进行定义，同时确定每个活动节点的相关组织属性，即谁管理、谁执行等相近内容。如果没有组织模型支持，那么过程的细化、分配与管理在工作流系统模型中将难以实现。

3.资源模型

协同办公系统进行正常运转的一个重要因素是资源，只有当相关资源对相应的组织实体进行支持时，协同办公系统才能在工作流执行过程中按照要求完成活动。由此可见，在构建工作流基本模型的时候，我们不能忽略各类资源在运转中发挥的重要作用。

“资源的类型”和“资源的个体”两个基本概念构成对资源模型的定义。资源模型比过程、组织等模型看上去简单一些。过程模型将具体资源对象进行整体引用即级别最低不可再分的“资源个体”。而多个资源个体被资源类型进行了概括描述，因此可以将其按照资源个体进行划分。它由多个资源个体集合而成。同时，二者之间既是抽象与具体的反映，又是分解与包含的关系。

4.结语

本文基于办公自动化系统，归纳建构工作流需要的三种模型：过程模型、组织模型和资源模型，为实现办公自动化系统奠定理论基础。

参考文献：

[1]范玉顺.工作流管理技术基础.北京：清华大学出版社，2001.

[2]刘伟.工作流技术在办公自动化中的应用[J].计算机工程与设计，2006.

[3]罗海滨，范玉顺，吴澄.工作流技术综述闭.软件学报，2000.

[4]李寿兵，张佑生，刘立华.工作流管理技术[J].微型电脑应用，2000.

基于IOS的校园OA管理系统设计 第6篇

移动互联网软件市场的发展极为迅速,而且App应用也会愈加细化,此时很多校园移动应用软件应运而生[1]。比如:超级课程表、新浪公开课、有道云笔记等,然而至今还没有一款基于IOS的综合性办公学习OA平台[2]。

计科通以此为背景出发,通过对其他同学和相关老师的调查分析,得出本平台软件的用户需求和期望,并转换成相应的可行性功能,进而自主创新研发一款IOS移动办公学习App。院系师生可通过分配的账号登录该软件,对自己的信息进行修改;通过通讯录联系他人;直接浏览及时的系部要闻、系部公告、就业信息、系部资料;给指定用户共享相应内容;登录用户可以在不同的聊天室群聊。

1需求分析说明

随机对计算机科学 与应用系 若干师生 进行询问、调查,并对询问和调查结果加以收集和整理,得到用户需求。根据分析得到的需求,大致确定对系统的综合要求。

本软件主要分为十 大功能模 块,并具备三 大特色功能,分别是多功能通讯录功能、课程表功能、聊天室功能。而其它功能模块包含:用户登录、个人信息修改、系部要闻、系部公告、就业信息、系部资料、分享转发、关于我们、友情链接。

2概要设计方案

项目的概要设计是确定软件系统的基本框架,主要针对软件需求分析中提出的一系列软件问题,概要地回答如何去解决。

2.1总体设计

该OA平台是基于IOS手机端的应用开发,因而采用了目前IOS主流的平面化简约风格。同时也参考现有一些优秀的软件设计风 格,达到功能 与视觉效 果双赢的 目的。

软件风格具体设计则采用类似网易新闻的框架模式,右侧滑动主页变小,左侧菜单呈现动画效果;系部要闻模块采用瀑布流风格,通过瀑布 流图片点 击进去就 是新闻情。聊天室采用O2O群聊天室效果,通过选择聊天室直接进行聊天。计科通功能模块如图1所示。

2.2计科通软件流程

图2为此OA管理软件的操作流程图,用户通过自己的账户成功登录进入首页,然后可分别对首页展示功能以及左侧菜单隐藏功能进行相应的查看、创建、打电话、发短信等操作。

3详细设计方案

本详细设计方案的编写目的是为了说明一个软件系统各个层次中每一个程序 (每个模块或子程序)的详细设计,以向系统实现(编码和测试)阶段提供关于程序实现方式的详细描述,从而成为编码的技术基础。

3.1计科通软件功能介绍

用户直接登录,无注册功能,分教师和学生两种角色。修改个人信息功能:对自己的个人信息进行相应的修改并保存。通讯录功能:分部门机 构和通讯 人员两种 类别展示,并可以借助其打电话、聊天。学生查看课程表功能:根据不同的学期选择查看不同的课程安排。聊天室功能:通过通讯录选择参与者新建一个聊天室,可以实现群聊。总体而言,计科通功能模块中有4个信息展示模块:系部公告、系部资料、系部要闻、就业信息,展示系部发布的主要信息,让用户能够及时获取重要信息;3个特色功能模块:通讯录、课程表、聊天室,方便用户日常生活办公学习,以体现本软件的实际价值。其它功能都为软件辅助功能和必备功能。

3.2主要功能详细实现

有两种方法可以实现查看主页左侧菜单列表:1点击左上角菜单按钮;2手势右滑首页界面。首页界面等比例缩小,左侧菜单界面呈现;点击任意菜单,菜单列表逐渐被掩盖,主界面变大铺满全屏,呈现出所选内容。

聊天室功能模块主要通过后台新建聊天室,用户登录后进入聊天室界面可以看到不用类型的聊天模块,点击不同聊天模块进入相应的聊天界面,就可实现群聊。

3.3系统安全性研究

系统安全性[3]具体包括 系统安全 内容、安全威 胁类型、数据加密技术、访问控制技术和计算机病毒等内容。该OA系统后台服务器为阿里云独立服务器,阿里云服务器为了保障服务器数据的稳定与安全,会每天定期做数据备份,以防客户网站发生数据丢失或损坏,为客户网站提供了数据安全保障。作为前端的IOS系统是一个封闭系统,不允许网络插件、垃圾新闻干扰和病毒的传播,从而保证了系统的防病毒安全性能。

4性能测试和分析

OA系统管理 第7篇

一、OA系统与档案管理数据连接的背景

现代档案信息化管理数据以Power Builder为数据库前端开发工具, 采用C/S客户体系结构与B/S体系结构, 将档案管理工作的开展与计算机技术进行有机的结合, 可以提高档案管理工作的效率, 同时也可以降低档案管理工作的出错率, 减轻档案管理人员的工作负担。该档案信息化管理的特点在于, 用户可以根据自己的需求在不同的档案之间添加字段, 制作表格, 无论是在哪一种客户体系结构下, 拥有权限的客户都可以选择不同的字段, 也可以对录入窗口的大小进行调整, 按照需要生成扫描路径, 方便档案数据的上传和连接。档案信息化管理系统的建立, 可以利用计算机实现档案资料的编排、整理以及利用, 这也是当前档案管理工作的重要内容, 信息技术的有效利用可以减轻档案管理工作人员的负担, 同时可以提高档案管理的效率。

如今, OA系统已经成为各个企业单位广泛推行的管理系统, 在OA系统中存在着大量的电子文件, 如何将这些电子文件转入到档案管理系统中, 便是当前面临的重要问题。在OA系统中的数据是以LOTUS-DOMINO的数据格式存放, 它也是提供应答式服务, 并存有正在办理或办理完毕的各种收发文件、个人邮件和档案软件能识别的归档电子文件。但是在档案管理系统中应用的是SQL SEVER2000数据库、SQL SERV-ER2000能够保证数据库的并发性、一致性、可移植性和准确性, 并且具有定期备份、数据恢复等功能, 主要用于为C/S体系结构的客户端软件与B/S体系结构的会话提供应答式服务, 并存储各种档案的机读目录。二者在数据的格式方面存在很大差异, 所以无法实现直接的读取和转换。为了在同一个应用系统中实现数据的转换与文书的处理, 需要将文书档案和数据进行必要的处理, 保证所有档案的一致性和完整性, 通过OA系统的接口软件将系统中的文件目录分别导入到档案管理系统对应的数据库目录, 才能实现电子文档与非电子文档的对接。

二、OA系统与档案管理数据自动采集

在OA系统中保存着多种经过处理的信息资料以及相关的管理公文、记录等信息, 通常情况下这些信息只能保存在OA系统中, 因为其没有经过程序处理而无法转入到其他的档案管理系统中。对这些文件进行归档时, 需要工作人员手工进行扫描和录入, 不仅增加了人员的工作量, 而且也无法避免错误的出现。而如果能够在OA系统与档案管理系统之间建立起有效的数据连接, 便可以减轻工作人员劳动强度, 也可以随时将OA系统中保存的信息转换为档案管理系统可以分辨和存储的形式。如果OA系统中的数据保存在关系数据中, 则实现二者之间的数据自动采集就相对较为简单, 只需要将数据直接读取就可以实现转换;如果OA系统与档案管理系统之间的字段不相同, 就需要先将相应的字段对应起来。目前对于domino型的OA服务系统需要从domino内部着手, 需要将数据库的设计模板档设计的数据库 (.nsf) 从底层读取出来, 对数据库 (.nsf) 进行破解, 提取相关字段。

三、OA系统与档案管理数据的集中式流程管理

OA系统的管理流程主要包括收文、发文、批阅、签发等环节, 在档案管理系统中主要包括的环节有借阅、利用、归档等, 为了使OA系统与档案管理系统实施有效的连接, 需要利用集中式流程管理, 将OA系统与档案管理的流程统一保存在流程管理中心, 将需要审阅的截面集中管理, 可以同时在OA系统和档案管理系统实现, 可以减轻领导审批的重复性工作, 也可以避免由于系统界面不同而造成的麻烦。OA系统与档案管理系统的数据连接, 涉及到两个管理系统的双重合作, 必须要通过统一的界面管理才能实现数据的集中管理, 从使用的方便性角度方面考虑, 可以将流程截面设置在OA系统管理结构中, 可以在界面下实现对不同流程的控制。

四、OA系统与档案管理系统界面部分的数据转换

OA系统与档案管理的界面部分数据转换, 主要包括3个关键流程:第一, 文档目录信息的转换。在OA系统与档案管理的数据库系统之间, 建立起对应关系, 通过连接界面将OA系统中的目录信息转接到档案管理系统中, 在两个系统之间形成信息档案管理目录数据的有效转换。第二, 档案信息的转换。档案管理系统中的信息格式较多, 如扫描文档、office文档等, 利用文档嵌入和链接的方式, 对管理界面中的档案数据进行转换, 形成单独的电子文档, 并且可以将其直接保存在数据库中, 实现两个系统之间的信息转换。第三, 档案处理和单子签名的转换。将OA系统中领导批阅的记录和数据转换的记录全部保存, 并且可以将这些信息转化为标准的文档格式, 转入到档案管理系统的数据库中, 实现数据转换。

参考文献

[1] .邓晋琦.OA系统使用现状浅析[J].中国高新技术企业, 2010.01

[2] .杨华勇.张昊.浅谈OA系统的发展及应用[J].电脑知识与技术, 2010.04

[3] .于波.娄翠.黄树祺.办公自动化系统 (OA) 建设意义与现状及趋势展望[J].才智, 2009.02

OA系统管理 第8篇

(一) 办公自动化。办公自动化, 即Office Automation (以下简称OA) , 是发达国家为解决办公业务量急剧增加对企业生产率产生巨大影响问题的背景下, 发展起来的一门综合性技术。[1]办公自动化是科学技术发展和社会信息化发展的必然产物, 它以行为科学为主导, 以系统工程学为理论基础, 综合应用了计算机技术、网络技术和现代通信技术来完成各项办公业务, 以达到提高工作效率和质量的目的。[2]实现办公自动化, 必将提高日常办公事务的质量和效率, 必将有效地提高管理水平和提高劳动生产率。因此实现办公自动化, 对于提高生产力, 推动现代化建设具有重大的现实意义和深远的历史意义。

(二) 办公自动化系统。办公自动化系统, 即OA协同办公系统, 是指通过先进技术的应用, 将人们的部分办公业务物化于人以外的各种设备, 并由这些设备和办公人员共同完成办公业务的人机信息系统, 可以形象地理解为, 办公人员运用现代科学技术, 如通过局域网或远程网络, 采用各种媒体形式, 管理和传输信息, 改变传统办公的面貌, 实现无纸办公。随着计算机技术、互联网建设及信息化工程的飞速发展, OA管理系统经历了多阶段的革新和本质性的突破。从20世纪80年代为实现文字处理的单机版办公自动化;到20世纪90年代以局域网和关系数据库技术为基础、将工作流作为中心的办公自动化系统;再到21世纪初期以群件技术为基础、以协同工作和知识管理为目标的办公自动化;在2010年以后又进入了新的阶段, 把办公自动化系统作为整个组织内部信息化的入口和平台, 形成跨功能多系统的全面信息和流程整合。办公自动化不再局限于办公领域, 行政办公和业务办公集成为了一体, 更加强了隐形知识的管理和对决策分析的支持。

二、高校行政管理的现状

(一) 金字塔式的组织结构, 不利于信息全方位传递。目前我国高校行政管理中普遍采用“校—院—系”三级管理层次。一级管一级, 隶属关系清晰, 建构了一个金字塔式的组织结构。在这种金字塔组织结构下, 传递信息通常通过几种形式:层层下发文件或通知、召集开会、层层上报等。在这几种信息传递形式下往往会产生以下问题:一是公文流转效率低。传递公文主要还是通过人工传递, 有些紧急重要的文件经过党委书记、校长、分管领导、部门领导到具体工作人员等层层传递, 对文件要求开展工作所剩余的时间已经不多了, 有的甚至已超时了。同时流转程序的不规范也使得效率降低。二是不利于跟进督办。各项工作任务下发后, 信息反馈慢, 跟进督办较为耗时费力。三是文山会海。虽然中央下发了“八项规定”, 文山会海已经有所减少, 但是在信息传递单调的情况下, 发文开会依旧是一种较为常用的方式, 行政人员还是常常疲于应付各种会议, 影响了工作效率。

(二) 多校区办公, 机关人员精简。随着近十几年的发展, 全国各高校均在不断壮大, 往往会设立多个校区协同办学的情况, 而行政人员常常要在不同校区之间奔波办公。同时这几年机关人员精简, 一个人往往承担着多项分工任务, 一旦有人因出差或者生病等原因而不在岗位上, 将会使工作搁置不前。

(三) 事后处理多, 事前预测少。管理人员被繁琐重复劳动耗去大量时间, 没有充分的时间和精力去综合、分析、解决管理中出现的重要、重大问题, 往往重心都是在事后处理上, 而不是事前预测上。

(四) 人员存在流动性, 知识不能固化。学校管理人员存在一定流动性, 使得很多工作经验未能保留, 没有使知识固化下来。

(五) 业务流程繁杂, 制度执行带有随意性。学校各种门类的业务流程复杂繁多, 如果第一次办理业务的师生不了解流程, 不熟悉各个职能部门的话, 从提交申请到最终完成往往需要往返多次才能完成。另外, 业务流程虽有一定的制度, 但是细节上仍然会因人的不同而有所变化, 带有一定的随意性。

(六) 数据统计工作多, 人工收集分析效率低。高校经常有各种调研问卷, 基本采用人工收集统计的方式, 无论对于被调研人员还是调研工作人员都是一件较为麻烦的事情。同时统计工作量大, 也比较容易出错。

三、OA协同办公系统应用的意义

(一) OA协同办公系统对于高校行政管理水平的意义。一是合理改善了金字塔式的组织结构模式。OA协同办公系统采用全方位且多层次的网络模式, 改变了传统单一垂直的信息传递方式, 拓宽了信息传递途径, 大大提升了信息传播速度。更使得高校行政组织结构朝扁平化发展, 各级成员尤其是基层人员, 有了合适渠道再去倾诉合理意见, 真正参与到校园事务中去, 打破了传统的层级限制, 淡化了层级区别。二是提高决策的科学性。在有着成千甚至上万规模的高校中使用传统的人工收集处理数据的传统决策方式显然是会影响到最终的决策时效和准确性的。随着高校办公自动化的发展, 高校各职能部门间实现了数据共享, 大大提升了高层决策的时效与科学性。三是深入促进高校行政管理科学化和透明化。传统的行政管理模式人工操作为主导, 有着一定的随意性和潜在的不合规的可能性, 而上级的监督也存在不及时性。随着OA办公系统的应用, 可使得高校行政管理更加透明并且科学。四是促进管理成本下降, 提升管理效率。OA办公系统的应用, 有效减少了人为负担, 大大提升了日常行政处理速度。

(二) OA协同办公系统对于高校提高教学管理的意义。除了行政管理外, 教学管理同样是所有高校的一项重点工作。教在日常教学管理中, 例如公文管理审批、会议管理、日程安排、公共信息查阅、甚至是高校学生的选课安排, 及学科成绩查询等, 均可通过办公系统紧密联系起来, 因此OA协同办公系统能有效平衡并分享教育管理信息资源, 从而对提高高校教学管理水平的工作效率具有重要意义。办公系统在高校中的应用程度, 更可作为一项评估指标来衡量高校的教学管理水平。

四、OA协同办公系统实施的对策建议

(一) 领导重视, 立项规划。高校各领导应该充分认识到OA协同办公系统与现代管理结合的重要意义, 重点立项并牵头规划, 并在建立和推广过程中给予坚定支持与监督, 如此方能确保该项目能按时合理实施。

(二) 技术支持。OA协同办公系统是现代科技的产物, 因此无论是建立和维护都离不开技术的支持。高校应当视OA协同办公系统的功能相结合, 统筹规划, 分步落实, 对高校硬件设备与应用软件进行淘汰与更新。

(三) 传统办公与办公自动化的衔接与过渡。随着OA协同办公系统的建立, 传统办公与办公自动化的衔接同样是需要高校考虑的问题。由于目前公文的法定效力只有在纸质文件呈现的基础上才能得到公认, 所以对于公文审批签署流程可以通过办公自动化来完成, 但最终的公文仍需要通过纸质形式来保存。因此在办公自动化系统和传统办公系统并行阶段, 需要做好传统文档管理工作, 以便顺利过渡。

(四) 办公人员综合素质提升。OA协同办公系统离不开办公人员的操作, 虽然高校中办公人员素质普遍较高, 但也不排除部分资历深但计算机技术不足的人员, 因此有效的专业技术培训和办公自动化意识宣导与灌输还是必不可少的。只有办公人员综合素质提升了, 才能有效推广高校办公自动化管理。

(五) 制度设立, 明确责任, 加强督查与反馈。在实行办公自动化时, 针对系统的安全性、信息可靠性、管理科学性和发文规范性制定一个完整的规章体系, 从而明确各岗位人员的职责, 并加强督查和反馈, 使得整个管理系统能有效、安全运营。

摘要：随着OA系统的不断发展, 协同办公系统已逐渐被深入应用到各行各业。本文对高校的管理现状进行了分析, 并阐述了建设OA系统对高校管理的重要意义, 最后对高校实施建设OA协同办公系统提出了建议。

关键词：OA协同办公系统,高等学校,行政管理

参考文献

[1]李民强.办公自动化设备与应用[M].北京:中国铁道出版社, 2007

[2]余慧, 王晓永.办公自动化 (OA) 系统设计浅析[J].今日科苑, 2010

OA系统管理 第9篇

关键词：OA系统,项目管理,平台建设

0 引言

项目管理方法在工程管理领域得到广泛而成熟地应用,市场上的项目管理软件更多地适合于强矩阵式工程类项目管理。近年来,项目管理方法被广泛引入公司体制下的项目管理工作中,由于项目经理与职能经理共同承担完成项目的责任,管理方式往往趋于弱矩阵式的项目管理,通用的项目管理软件不能很好地满足公司实际多项目管理工作的需要。

本文介绍的项目管理模块是根据公司项目管理平台建设的需求,依托公司既有OA协同办公系统进行二次开发,生成的一款软件管理系统,旨在加强项目管理者与多项目干系人的信息传递与沟通, 以实现公司项目管理水平提升。该模块主要由项目信息管理系统和项目进度管理系统组成。

1 项目信息管理系统

1.1 功能描述

项目信息管理系统是用来对公司多个项目进行统一管理的平台,主要由基本信息、投标文件、管理文件、过程文件、开口项、项目报价、项目合同、内部文件、项目变更及项目执行情况等部分组成,能实现项目相关信息地创建、修改、删除、查询及展现,通过项目管理经验的积累与共享,可以使新项目管理人员借鉴以往好的工作思路、方法、模板,避免工作方法不当给企业带来未知的损失。项目信息管理系统的主要业务关联关系如图1 所示。

1.2 操作方法

新项目创建主要由基本信息、项目管理文件、项目过程文件和开口项表4 部分组成,详见图2。基本信息主要包括项目名称、项目客户、项目编号、项目经理、项目类型、管理方式、合同数量及项目状态等,均为必填项。项目管理文件主要包括启动、规划、执行、监控和收尾五大过程中相关管理类文件。项目过程文件主要包括设计、采购、生产及检验等制造过程的相关技术类文件。

相关授权人员可进行新建、修改、查看、打印和导出等操作,只有管理员(具有监控权限的人)可以执行删除操作。项目信息查询时,可以查询的项目属性包括项目名称、项目客户、项目编号、项目经理、项目类型、管理方式及项目状态等,支持模糊查询、精确查询和综合查询等3 种方式。

1.3 功能实现

根据项目信息管理系统地需求分析,能生成项目信息管理系统的操作页面,接着根据系统主要流程和算法的设计,能生成数据库脚本以及编写相应的程序功能,最后再经过一系列的程序调试、系统测试、程序打包、系统部署、系统配置等过程,最终用户可通过OA系统访问项目信息管理系统。项目信息管理系统的实现效果图如图3 所示。

2 项目进度管理系统

2.1 功能描述

项目进度管理系统是用来制订项目实施计划,并对各项目实施计划节点进行监控,不能按时完成的计划,系统会按照设定的程序进行报警并通知相关负责人。在项目进度查询界面,通过不同的颜色显示各节点所处的不同状态,如“绿色”代表未延期已完成,“蓝色”代表延期已完成,“红色”代表延期未完成以及“黄色”代表正在进行中。

2.2 操作方法

新项目进度创建主要由项目计划、项目执行和消息设置3部分组成。项目计划是指按照项目主计划设定的相关时间节点,在系统中输入相应的计划时间。项目执行是指根据项目日常监督情况,输入项目各节点工作实际完成时间。消息设置是指根据实际情况,系统可设置报警消息的传递对象、周期等。具体操作界面详见图4。

2.3 功能实现

根据项目进度管理系统地需求分析,能生成项目信息管理系统的操作界面,系统显示的实现效果图如图5 所示。

3 结语

基于OA系统开发的此款项目管理模块软件,经过公司近两年在项目管理中地运用,取得了显著成效,大大提升了公司弱矩阵式项目管理水平。根据该模块开发过程积累的经验,公司正探索基于OA系统平台二次开发更多适用性强的公司管理模块,旨在提高公司整体管理水平。

参考文献

[1]乌云图.基于OA的知识协同平台的设计与实现[D].长春:吉林大学,2014.

[2]周益增.基于OA系统的企业内部沟通机制研究[D].北京:中国地质大学,2012.

OA系统管理 第10篇

关键词：OA系统；即时通讯

中图分类号：TP393文献标识码：A文章编号：1007-9599 (2010) 13-0000-01

OA System and Instant Messaging Platform Integration and Application

Liu Guocheng,Zhang Yang

(Guangzhou Institute of Railway Technology,Guangzhou510430,China)

Abstract:For the weakness and disadvantages of the Office Automation system using in colleges,a method that combining the Office Automation system with the instant messaging system is presented.And the application of integration with the instant messaging system and the OA system discussed.

Keyword:Office Automation system;Instant messaging system

一、引言

近年來国内许多高校都出现了多校区并存、远距离教学的办学模式，这使传统的办公方式已难以满足新模式的要求，因而越来越多的高校采用或倾向于实施基于B/S（浏览器/服务器）下的办公自动化系统，即OA系统。一套完善的高校OA系统可以实现公文处理无纸化、事务处理自动化、资讯决策智能化，是现代高校信息化的关键之一，已成为当前高校信息化规划和建设的热点。它不仅有助于学校简化行政工作量、扩大办学规模、提高办事效率和工作质量，而且使管理更加规范化、信息化，并促进校务公开。

二、高校OA系统存在的问题

然而目前高校主流使用的OA，多数是以工作流为中心，能够实现公文流转、流程审批、文档管理、制度管理、会议管理、新闻发布等众多实用的功能，属于流程性OA。随着科技的发展和办公管理的要求日益提高，流程性OA系统逐渐暴露了一些问题和不足，这些问题和不足主要表现在以下几方面：

（一）只偏重于解决行政办公方面的需求，而忽略了对实时信息交流和教职工协同工作方面的支持。存在一个突出的问题就是即时信息交流功能远远不能满足高校办公即时交流和协同工作的需要。

（二）沟通手段复杂，文件传输功能实时性差、通用性低。对文件的即时传输需要对方必须同时在线，否则不能传送，这对需要经常上课、难以保障实时在线的教师而言，是难以实现的，也是让行政部门头疼的事情。

（三）语音视频服务急需进一步开发和使用。办公自动化系统引入多媒体技术，使之处理语音、图形、图像、视频功能加强，能够提高办公信息处理的应用范围和价值。而目前高校使用的OA系统，大部分还没有实现语音和视频的功能，明显滞后于现代办公自动化技术的发展。

（四）体系结构采用B/S，操作相对比较复杂，影响使用效果。大多数主流的OA系统需要经过一定培训，才能对使用方式有所了解。另外，验证过程过多、对IE安全性要求太多，在部分主流浏览器中界面显示效果不理想以及不完善的IE窗口弹出，也给使用者带来诸多不便。

三、即时通讯系统与OA系统的结合

针对OA系统存在的问题和不足，高校OA系统的发展正在不约而同地寻求与即时通讯技术的无缝嵌合。但是传统的个人即时通讯系统因为其不足，影响了它在现代OA系统中的应用。因此，有针对性地开发和利用企业即时通讯系统（如腾讯通），则能克服使用个人即时通讯工具的弊端，企业即时通讯系统的功能除了具备个人即时通讯软件常用的功能外，最大的区别就是由于应用模式不同而集成了各种办公必备功能的自动化办公交流平台。企业即时通讯软件主要是针对办公时的业务流程和数据传输，并且能够与其他软硬件设备进行交互，具有更高安全性和便利性。

若把OA系统与企业即时通讯平台结合起来，将使OA系统享有即时通讯技术所具有的便利、快捷、直接的优点，使高校教师可随时、随地进行即时交流，真正实现高校办公的协同工作，业务上的平等交流，从而提高各部门的协调工作能力，提高工作效率。

四、即时通讯系统与OA系统的结合实现

本文针对红帆OA系统和腾讯通即时通讯平台的结合和应用进行了探讨，解决了以下内容：

（一）解决办公自动化系统与即时通讯平台融合的接口问题，实现红帆OA系统与腾讯通平台的结合。

（二）组织机构集成，实现腾讯通平台与OA系统中组织结构及用户的同步，两个系统可以共享一套用户信息。

（三）完善消息机制，拓展集成后系统的即时通讯功能。

通过对OA系统和腾讯通平台接口开发，实现了二者的结合，并实现以下功能：

1.实现OA与即时通讯平台的整合。提取重要的和最新的信息，能够直接打开通知公告、文档文件。2.即时沟通，实时收发消息，满足用户在办公、沟通、协作以及个性化的需求。3.完善消息机制，实现即时处理。各种待处理信息通过即时通讯平台的消息机制进行提醒。4.实现手机短信通知用户。如用户外出，则系统自动将待办信息发送到该用户的手机上。5.建立明朗的组织架构，搭建了一个简单易用、结构合理、安全实用、高效的电子办公和沟通环境。

五、小结

即时通讯技术和办公自动化技术正在飞速发展，但二者都有自己的优势和不足，最合适的解决方案莫过于将二者整合，这也是近年来的热门技术，它在办公自动化中的应用为网络办公信息的处理提供了更加高效、稳定的解决方案。随着即时通讯系统和办公自动化系统的研究和应用不断深入，把二者向大型的综合集成系统方向发展是一个必然趋势。

参考文献：

[1]秦红兵,何正,符学斌.基于即时通讯技术的校园应用模式探索.软件研制,2005,7

[2]柳延东.即时通讯技术对现代教学的影响.教育探索,2007,7

[3]刘小舟.应用于电子政务的即时通讯系统的研究和设计.计算机时代,2007,10

作者简介：

刘国成（1975-），男，博士，研究方向：计算机应用技术。

OA系统管理 第11篇

OA系统 (Office Automation) , 是指利用电脑进行全自动的办公, 是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式, 目的是提高效率。日常工作的所有内容都可以归入OA处理的范畴, 如工作流管理、文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理等, 这些都是日常办公工作的处理范围。广义讲, 对于提高日常工作效率的软硬件系统, 包括打印机、复印机以及办公软件都可以成为OA系统。狭义上讲, OA系统是处理组织内部的事务性工作, 辅助管理, 提高办公效率和管理手段的系统。

二、OA系统的应用可以有效提升企业管理效率主要体现在以下几个方面

1. OA系统能有效提高企业办公效率

现代企业每天都会有大量的文件需要处理, 特别是企业的管理层, 而这类日常的文件处理, 绝大部分都可以在OA系统中进行管理、处置。OA系统可根据企业自身的要求自动对各类文件进行汇总、分类, 大大缩短了传统的人工收集、整理、分类的时间, 提高文件处理的效率。同时, OA系统的开放性又能够让企业的管理层不论身处何处, 只要有计算机网络的接入, 就可以登录企业OA系统在线处理事务, 实时了解企业的各项信息、员工的工作情况、以及整个企业的运行状况, 并在发现问题时, 可以及时通过OA系统向各个相关部门处理并发布具体的改进通知, 有效地提高了企业内的沟通效率。

2. OA系统有利于打破部门壁垒、打造出良好的协同平台

对企业管理层来说, 只要建立一个标准的公共办公事务管理流程就可以在企业内部建立统一管理模式;对于企业员工来说有流程的规范化, 就有了可以遵循的规范和学习范例, 可以说, 流程是对企业内部最佳运营的规范和固化。由于企业内部各部门职能不一样, 制度建设也存在差异, 因此各部门的有效沟通与协调一致就成为企业管理亟待解决的问题。而OA系统的流程管理因其在企业内部使用统一的、标准的流程操作, 使其可以有效地打破部门壁垒, 打造出良好的内部协同平台, 有效地解决了企业内部的协调一致以及有效沟通难的问题。由此可见, 企业应用实施OA系统, 一方面可以使企业内部更加容易协调一致形成合力, 另一方面可以更加高效的利用企业人力资源, 进而能够大大地提升企业的管理效率。

3. OA系统实现了流程和管理真正结合

企业需要的是高效运作, OA系统的全面应用, 可快速有效提高管事流程。OA系统可以结合企业特点、特性对企业OA系统进行相关的功能的微调与完善, 进而可以在企业内部建立一套科学、完善管理体系, 便于对各项事务进行更为高效地管理。OA系统为企业所引入的一个全新管理流程带动信息、物资和资金在企业内部无障碍地流转, 并可及时的知道各个部门流程、工作计划安排, 同时间协同办公, 任务清晰, 让每天的工作流程都非常清晰明了。同时, 同事间也能够在统一时间相互配合工作, 营造出了一个工作愉快环境, 有问题及时提出来, 实现了高效的协同办公。如此一来使得OA系统的应用和企业的管理真正结合起来有效地提高了企业的管理效率。

三、我们企业在应用OA系统来提升企业管理效率时所应注意的要点

1. 建立健全规章制度, 企业领导牵头推广, 各部门协调配合

OA系统往往涉及单位各个部门及人员, 涉及面较广。其引入的新的管理理念和模式很大程度上改变了员工传统的作业习惯。在推广过程中, 难免要遇到各种阻力, 因此, 要从制度和人员上加以保证。首先, 通过将OA系统的实施制度化, 制定OA系统运行的规定及一整套实施细则, 明文要求强力推动系统的使用, 尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式;同时, 在人员方面单位领导要带头坚持使用, 不使系统卡在某些关键的审批环节, 而各部门之间也要充分协调配合, 利用OA的信息共享平台, 把行政管理和业务实施在OA平台上开展起来, 使之成为工作习惯, 以促进系统迅速、切实地应用起来。

2. 关注新旧数据的迁移与共享

信息系统建设中有一句老话:三分技术、七分管理、十二分数据。因此我们企业在OA系统建设过程中要打破传统的信息孤岛现象, 对数据资源进行统一规划, 并制定统一的数据标准和建立整个OA系统共享的中心数据库。如果不能对这些已有数据进行正确的整理和迁移, 常常会让新的OA系统成为空壳, 无法支持业务的顺利开展, 也使企业宝贵的数据资产损失, 更无法实现知识管理, 同时整理数据的工作往往耗时费力。为此, 在企业OA系统在实施推进过程中可成立专门的数据项目组, 对旧系统遗留的历史数据进行整合, 做好新旧系统的无缝衔接, 降低企业员工适应使用新系统的难度。OA系统作为日常办公的基本业务平台, 允许用户方便地自定义各种业务流程和表单和其他系统进行数据整合并生成各种统计报表, 预留良好的接口, 方便信息数据的导入导出, 从而能最大限度地减少使用者的重复劳动, 实现新旧数据无缝衔接。

3. 充分运用人性化的设计与管理

OA系统调试和应用过程中可增加一些人性化的东西。比如领导工作繁忙, 可将一些非关键的流程交由其他岗位掌握进度, 在审批的界面可以设定一些常用的审批语言以供简单点击选择, 从而可以尽量简化审批流程。在内部短信、邮件功能上可以设定自定义群组, 实现短信、邮件有针对性地群发。随着3G移动网络的部署, 大部分OA系统都设置了相关移动OA系统, 因此可以利用移动OA系统将原有OA系统上的公文、通讯录、日程、文件管理、通知公告等功能迁移到手机上, 让用户可以随时随地进行掌上办公, OA系统这些人性化的功能让企业员工体会到信息化带来的便利, 从而更乐于接受企业新系统的应用。同时, 可以在企业内部对OA系统进行分步实施, 从易到难启动各个功能模块。先选择一些最为常用的、且容易掌握的功能进行推广, 增加企业员工对OA系统的适应性。然后逐步地开放复杂一些的功能模块, 进而弱化员工对企业新系统的抵触情绪, 以确保OA系统的实施和推广的效率。

4. 要进行全面的用户培训

网络化的OA系统使得几乎人人都可能成为OA系统的使用者, 对企业职工进行必要的OA系统应用培训决定了今后企业员工对OA软件的使用程度, 因此对企业员工培训是成功实施OA系统的重要因素。培训方式上可采用授课和现场培训的方式进行, 针对不同的管理层级 (高层管理人员、中层骨干管理者和普通用户) 和不同的用户权限 (系统管理、业务管理、行政管理) 制定相应的培训方案。一方面, 通过对OA理论和OA软件系统功能的使用操作、数据采集等方面的内容进行不同层次的培训, 使企业员工能懂得OA基本原理、相关管理知识和具体的OA系统操作方法, 从而提高企业员工的技术水平。另一方面, 通过培训可以提高企业全员对实施OA系统根本意义的认识, 提高他们的积极性和主动参与意识, 以及提高和增强他们的信心和热情, 使所有员工都能尽快地进入角色。只有这样才能充分地发挥OA系统的效用, 提高企业的管理效率, 为企业发展与壮大提供坚实的后盾。

四、结语

随着市场经济的发展, 企业间的竞争日趋激烈, 各个企业为了在激烈的市场竞争中占据有利地位通常会采取两种措施:一是扩大市场, 拓展新业务, 采用新技术开发新产品;二是采用各种各样的手段和措施加强和提高企业的管理效率, 减少内部管理费用和企业运行成本。OA系统以其高效、快捷地的工作效率受到越来越多企业的青睐, 已成为企业发展的必然趋势, 因此, 建立适合企业发展的OA系统就显得尤为重要。

摘要：21世纪是知识经济时代, 是数字化革命和信息化生存的时代, 中国企业要想在激烈的国内外竞争中占有一席之地, 除了要具备领先的科技和管理水平之外, 更要具备领先的信息建设能力和运用能力。要提高中国企业的整体竞争实力, 关键在于更新管理者的观念和加强现代科学技术的运用, 其中应用实施OA系统是提高企业管理效率的有效途径。本文从OA系统的定义出发, 重点阐述了OA系统的应用可以有效提升企业管理效率所体现的主要方面, 并简述了我们企业在应用和实施OA系统中所应注意的要点, 以期对大家能有所帮助。

关键词：OA系统,应用,企业管理效率,要点

参考文献

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