office文档（精选4篇）

office文档 第1篇

企业中技术文档大多数以Office电子文档形式存放, 基于Active X控件的Web技术文档管理系统, 解决了其存储杂乱、交换烦琐、查找麻烦、共享率低、资源浪费等问题。在此基础上, 工作流审批流程[1,2]、网络文件存储管理[3]及基于HTTP向服务器提交数据[4]等方面的研究, 使得Web技术文档管理系统实用化不断增强。然而, 传统基于Active X控件的Web技术文档管理系统还存在以下不足:

(1) 版本控制与修改追踪问题。不允许审批人在线修改文档的系统, 修改人只能是起草者, 版本控制简单, 但文档中存在的小错误往往使得审批流程反复, 增加系统消耗;允许审批人在线修改文档的系统, 由于系统无法自动判断文档是否修改并提取修改内容, 因而有效的版本控制只能是将每次审批完后的文档回传给服务器作为最新版本, 并且文档修改信息的获取必须通过将文档手工设置为修订状态, 这不仅增加了系统的传输负担, 同时修订状态的手工设置降低了系统可靠性, 对于修改时状态未设置的文档, 其修改内容将无从查起。此外, 服务器端存储的文档保留有修订痕迹[5], 影响文档格式正常显示与排版。

(2) 文档的受控生成问题。审批流流转的最后一步通常是文档的受控生成, 即对当前需签发文档进行编码、添加审批信息、加盖印章、格式转化等一系列操作。企业中文档的受控生成为人工方式, 需要对文档编码规则、文档流转过程等了解的专人操作, 操作比较繁琐, 人工负担重。

针对以上技术文档管理系统中存在的问题, 本文提出了一种结合Active X控件与Office对象模型的技术文档管理系统开发方案。使用Active X控件及Java Script脚本实现文档的在线审阅、自动修改状态识别及修改内容提取, 不仅能提高系统运行效率和文档版本控制准确性, 并使文档修改过程做到有迹可查, 防止由于用户误操作带来的损失。使用Office对象模型完成技术文档在企业固定封面模板上的自动受控生成, 简化人工操作, 提高用户体验度。设计并开发的技术文档管理系统在广东韶关电厂运行稳定, 具有较强的实际应用价值。

1 系统设计

1.1 软件系统结构

系统采用B/S结构模式, 以Microsoft IIS为Web运行环境, 采用C#、Java Script作为前端开发语言, 以Visual Studio.NET为集成开发环境, 嵌入Active X控件DSOFramer, 综合运用了ASP.NET、ADO.NET、DHTML、Ajax等先进技术, 后台逻辑上使用2个服务器:数据库服务器、FTP服务器。

基于B/S结构模式的开发过程在吸收网络技术中的开放性、通用性和简易性的基础上, 可以最大限度地共享资源信息, 及时更新在线数据信息, 在客户端具有平台无关性分布的特点, 支持并行协同工作, 满足开放性、共享性和远程操作性的要求, 使系统具有更高的实际应用价值[6]。DSOFramer是微软提供的一款基于C语言实现的、开源的Active X控件, 为Word、Excel等Office程序提供了嵌入到其他支持OLE技术的程序和系统中的能力。Ajax采用异步方式进行数据传输, 可避免传统Web应用中客户端页面闪屏的现象, 同时页面更新速度快、服务器负担轻。

数据库服务器采用SQL Server 2005, 主要存储系统基本信息、文档索引及修改信息等, FTP服务器主要以项目名为文件夹存储技术文档。进行文档操作时, 首先在数据库服务器中查询文档编号、所属项目及存储路径, 然后根据查询信息在FTP服务器中调用相应的文档, 与基于数据库的文件管理[7]相比较, 提高了系统的工作效率, 安全性高。

1.2 审批流程

技术文档的审批是按照企业规定的流程和格式由相关部门人员起草, 经过会审、直属主管核稿、生技部核稿、办公室核稿、项目工程师签发等一系列过程, 最终生成受控文档的一整套流程, 根据实际情况, 一篇技术文档可能在以上几个步骤中反复进行。审批流程允许除起草人之外的所有节点用户在不完全把握文档内容时, 手动添加再次审批人员, 从而改变当前节点流向, 延迟下一节点的审批。审批中的文档只对具有相关查阅、审批权限的人开放, 从而保障了文档的机密性;受控生成的文档对于所有用户均开放, 用户可以根据相关查询条件查找并下载文档, 增强了文档的共享性。图1为某电厂技术文档审批流程图。

Activity对象对应于图中的节点, 标记审批流程中的一个步骤, Relation对象定义了流转的条件和起点终点。图1中的Activity对象、Relation对象的定义分别如表1、表2所示。

1.3 系统功能

在软件结构分析、审批流程建模的基础上, 建立系统软件功能。某电厂技术文档管理系统包含五大模块, 分别是基础信息管理模块、会审信息管理模块、审核信息管理模块、文档综合查询模块及用户信息管理模块。

(1) 基础信息管理模块

本模块主要维护系统中的基本信息, 包括部门信息、项目信息、文档类型信息、文档属性信息、机组信息、专业信息等。这些信息一般不会轻易改变, 是整个系统运行的数据基础, 由指定的人员进行增、删、改的操作。

(2) 会审信息管理模块

本模块主要管理系统中审批流从文档起草到会审阶段的流程。该模块侧重在技术文档进入审核期之前, 广泛收集各部门技术人员对文档的建议, 以减少在文档审核发布阶段的重复审批。主要功能包括文档的在线创建或上传、文档的在线编辑或下载、文档的会审及意见汇总等。

(3) 审核信息管理模块

本模块主要管理系统中审批流从直属主管核稿到受控生成阶段的流程。该模块侧重在技术文档进入审核期后, 将规定的审批流程与自定义的审批流程相结合, 实现技术文档从在线审核、意见提交、状态查询到自动受控生成的整个过程。核心功能包括:文档属性信息录入、文档专业机组信息录入、需审核的文档信息显示、文档在线审核、需修改的文档信息显示、文档受控生成等, 外围功能有:已进入审核的文档状态查询、已审核的文档状态查询等。

(4) 文档综合查询模块

本模块主要提供对已受控生成文档的信息查询与下载。该模块可通过文档的所属项目、文档类型、文档属性、创建日期、受控日期、起草人等进行综合查询, 查询过程可采用模糊匹配、精确匹配两种形式, 以提高查询效率。

(5) 用户信息管理

本模块主要是向管理员提供用户信息管理功能, 即对登录使用该系统的用户进行信息管理以及权限设置, 为整个软件系统的安全可靠运行提供保障。

2 关键技术实现与分析

针对在线审批与受控生成过程中版本控制难、修改缺乏可追踪性、用户操作繁琐等问题, 基于Web的技术文档管理系统在实现时结合Active X控件与Office对象模型给出了解决方案, 关键技术包括以下2个方面:

(1) 在线审批的版本控制及修改信息获取

如何使得在线审批的文档在提交的同时自动获取文档是否修改及修改内容, 从而进行有效的版本控制及审批记录, 是在线审批的重点, 也是本文研究的重点内容之一, 下面以Word文档为例说明。

文档版本控制及修改内容的获取实际上是提取编辑前后两篇文档对比的结果。然而Word文档的对比不像一般的txt文件, 不能直接用File类进行读取操作, 并且Word的编码没有公开, 所以想读取Word还得依赖微软的Office组件进行操作, 但Office组件在读取对比操作中存在一个致命性缺陷:会过滤掉Word文档中存在的flash、图片、表格等格式。目前常用的方法是将Word转化为html进而转化为txt文件, 采用File类读取两个txt文件并比较以获得编辑的信息。这种方法思想简单, 但是在Word转化为html时容易造成数据丢失。

本文结合DSOFramer控件、Word修订功能, 实现了一种能快速识别修改状态并获取编辑内容、有效解决数据丢失的方法。具体实现过程描述如下:

(1) Web页面中DSOFramer控件加载需审批的文档并利用Java Script设置该文档状态为非留痕、显式使用修订功能。

(2) 用户在线审批文档。

(3) 用户审批完毕, 点击确认, 系统提取修订内容。具体步骤是:通过Java Script读取DSOFramer控件中文档的修订条数, 如果为零, 文档未修改, 原文档版本保留。反之, 获取每次修订的操作类型 (插入或者删除) 以及操作的具体内容, 并将数据逐条插入数据库中, 设置文档接受修订, 上传保存当前文档版本。

(4) 根据用户审批意见, 设置当前节点的文档流流转方向。

从实现步骤来看, 该方法的优势在于:用户操作上, 不增加用户操作负担, 并使得审批过程便捷化;功能实现上, 编程简单, 程序复杂度低, 系统响应快;文档管理上, 版本得到有效管理, 修改日志的自动保存使得文档修改过程做到有迹可查提高了系统的实用性。

(2) 文档自动受控生成

目前, 文档的自动受控生成一般有2种形式[8]:按程序代码定制, 将文档的格式直接固化在计算机程序代码里, 在生成文档时由程序将数据和格式一起写入, 其缺点是不够灵活, 难以扩展;使用较为广泛的是预先定制出文档的模板, 在生成文档时由程序从数据库中读取动态数据, 并自动填入模板中的相应位置。

企业中技术文档的封面格式相对固定, 往往事先设计好了相应的模板文档, 只需要在特定的位置填写特定的动态数据。因而, 本文将第二种方式应用于企业级技术文档受控生成中, 利用COM技术编程实现在源代码中使用各种操作函数来操作Office, 下面以Word对象模型实现Word封面的受控生成为例说明。

Word对象模型[9], 即Word所对应的COM组件, 为程序提供底层的方法和属性。Word对象模型按层次顺序排列、严格遵循用户界面, 其中Application对象表示整个应用程序, 每个Document对象表示单个Word文档, Paragraph对象对应于单个段等, 这些对象各自有其对应的方法和属性, 可以使用这些方法和属性操作对应对象或与对象交互。Word封面文档的受控生成实现步骤主要有:

(1) 查询当前技术文档的类型、组号、属性、版本号、创建年月等信息并按照自定义的编码方式得到当前文档编码。

(2) 激活Word对象并创建实例。创建Word.Application组件对象, 创建Word.Document文档对象, 并加载当前文档。

(3) 查询当前文档的审批人及审批日期, 利用Selection、Range等对象相关方法进行Word操作。主要通过Selection.GoTo () 、Selection.MoveRight () 、Selection.Delete () 、Selection.TypeText () 函数完成Word页面中指定位置的行间跳转、对齐、删除、按部门插入该文档所有的审批人、审批日期信息, Range.InlineShapse.Add Picture () 完成插入指定印章图片。

(4) 通过Word.Document文档对象的Save () 、Background.Fill.User Picture () 、Save As () 函数实现保存当前文档、设置文档背景图片、另存为其他类型文件 (如html格式、RTF格式) 操作。

(5) 关闭文档对象、退出组件。

该方法对于企业固定封面的文档受控生成过程具有较好的效果, 能适应于企业中封面为Word、Excel等类型的文档受控生成情况, 简化人工繁琐操作, 提高系统自动化水平。

3 应用实例

韶关发电厂是广东粤电集团有限公司属下的大型骨干发电企业, 始建于1958年, 前后经历了七期工程建设, 期间共建成11台发电机组, 是粤北地区第一个装机容量达到100万千瓦的发电基地, 年发电能力约50亿千瓦时。

技术文档在韶关发电厂中意义重大, 是维护各生产环节正常运行的重要保障。目前电厂中技术文档的起草和审批是通过传统的人工方式以纸质形式在多个部门之间流转, 周期长, 跟踪困难。审批通过的文档也只以纸质方式归档, 查找麻烦, 地域限制强, 信息共享度低。

本文在韶关电厂技术文档管理系统实际需求分析的基础上, 结合Active X控件和Office对象模型, 开发了集在线审批、审批流程、集中存储、版本控制、修改追踪、受控生成等为一体的Web技术文档管理系统, 系统审批流程详见1.2节中某电厂技术文档审批流程, 系统功能详见1.3节中某电厂技术文档系统功能。该系统在韶关电厂运行半年多, 系统稳定, 满足电厂对于技术文档的管理需求, 图2、图3、图4分别为系统中文档在线审批实现图、文档状态及修改内容追踪实现图、受控生成文档封面图。

4结语

结合Active X控件、Office对象模型实现的在线审批版本控制及修改信息提取、文档自动受控生成, 在基于Web的技术文档管理系统中应用, 不但提高了文档版本控制的准确性、增强了文档修改过程的可追踪性、避免了人工操作的繁琐性, 同时加快了系统的响应速度, 降低了系统文档传输负担。以韶关电厂技术文件文档管理需求为依托, 设计并开发了基于Active X控件及Office对象模型的技术文档管理系统, 该系统已在现场应用半年多, 结果表明系统运行稳定, 在传统技术文档管理系统性能之上, 缩短了技术文档流转时间, 简化了审批环节, 提高了系统运行效率, 避免了人工受控操作, 用户体验度好, 有较强的实用价值。

参考文献

[1]马翔.基于.NET的工作流程审批系统设计与实现[J].计算机工程与设计, 2012, 33 (11) :4187-4190.

[2]杨雨图, 缑斌丽.基于工作流的技术文件审查系统设计与实现[J].制造业自动化, 2012, 31 (7) :28-34.

[3]杨扬, 贾君君, 李为卫.基于ASP.NET的网络文件管理系统开发应用研究[J].计算机科学, 2011, 38 (10A) :222-224.

[4]任玉平, 何志华, 高壮红.基于HTTP用WORD向Web服务器提交数据[J].计算机应用, 2012, 32 (S1) :11-13.

[5]王华东, 丁新慧.WORD文档管理系统开发中的通用技术研究[J].煤炭技术, 2012, 31 (7) :261-263.

[6]来继敏, 耿兴隆.基于Web的煤矿材料车图文档管理系统的开发[J].煤炭技术, 2010, 29 (5) :248-250.

[7]张永仁, 黄科军, 李德孝.基于数据库的文件管理[J].计算机工程与设计, 2006, 27 (11) :2044-2045.

[8]刘鹏, 秦巍, 周永辉, 等.基于动态网页的Word报告自动生成方法[J].计算机工程, 2012, 38 (5) :279-284.

Office与文档格式兼容 第2篇

第一种方法其实也是最常用的解决之道

我们用Word2007为例，在保存文档时，点击左上角的Office图标，选择“另存为Word97-2003文档”，这样就能使保存后的Word文档能够兼容Word2003的老版本格式，

第二种方法是来自微软相关部门提供的兼容解决之道

office文档 第3篇

一、新格式使用更安全

微软最新的办公软件Office System 2007不仅程序界面有了革命性的改变，Office文档的默认保存格式也发生了变化。和旧版的Office(Office 97、2000、XP、2003)相比，常见格式的Office文档文件的扩展名后都增加了一个x，例如Word文档的，DOC格式变成了，DoCX格式、Excel电子表格的，XLs格式变成了XLSX格式，等等。

二、新版本兼容旧格式

新的2007版系统可以顺利打开老版本生成的IDOC文档。

三、新格式带来新麻烦

但是，这一批新格式文件却不是向下兼容的，也就是说不能在老版本软件中使用新格式文档。由于早期版本的Office,不支持Office 2007的这种全新格式的文档，在没有安装Office 2007的计算机上打开这些新格式的Office 2007文档会遇到麻烦。先前的Office 2000、Office XP、Office 2003等版本完全不能正确浏览新格式文档，这就给用户在工作使用中造成了诸多不便。

四、除烦恼要装新插件

通过安装文件格式兼容包的办法，可以在旧版Office上打开新版格式的Office文件。为了解决这一问题，微软发布了文件格式兼容包，在安装这个程序后，早期版本的Office软件就能够对这些新格式文件进行打开、编辑和保存文档等一系列操作，彻底消除了文件不兼容的问题。

Microsoft Office 2007史件格式兼容包2.0

下载地址：http：／／www，onlinedownmet／SOFT／40136，htm

Microsoft Office 2007文件件格式兼容包第3版

下载地址：http：／／www，crsb，com／soft／11878，html

下载文件格式兼容包后，在安装有0ffice2003的计算机上直接安装这个工具即可，安装后即可在文件夹选项中看到已经添加了DOCX、XLSX、PPTX、PPSX几种常见的Word、Excel；和PowerPoint文档格式，并且可以用旧版的Word、Excel和PowerPoint打开这些新格式的文档文件了。

五、兼容包不是万能的

但是，

“向上兼容”仅仅是可以打开文档和实现基本功能而已，旧版的Office：程序始终无法实现Office2007的全部新功能。因此，如果想要好好地使用Office2007的全部功能，还是要在适当时机将你的Office版本升级为2007版。

Office与的文档格式小结 第4篇

微软提供的解决之道

其实微软早就考虑到了文件兼容的问题，并发布了“Office2007文件格式兼容包”，仍然使用老版本Office的用户，安装此兼容包之后，就能向上兼容Office2007的文档格式了。

以Word2003为例，兼容包安装完成后，我们可以看到在“文档类型”中多出Word2007文档(*.docx)和启用了宏的Word2007文档(*.docm)两个新文档类型。

最简便的解决之道

如果你是Office2007的用户，想让其他使用老版本的用户可以顺利查看你的文档，你大可不必要求对方安装上面说的兼容包，只需在保存文档时，稍加注意即可，

以Word2007为例，在保存文档时，点击左上角的Office图标，选择“另存为Word97-2003文档”，这样文档就会被保存为老版本支持的DOC类型。

旧的不去，新的照来

有一部分朋友，安装Office2007只是为了尝鲜，实际工作中还是使用Office2003。但在默认情况下，安装Office2007时，安装程序就会自动将老版本的Office程序卸载。没关系，我们只需稍作设旧的不去，新的照来置，就可以让Office2007和Office2003共存在一个系统中。