OA邮件系统应用（精选11篇）

OA邮件系统应用 第1篇

1 我院OA系统技术及功能简介

我院OA系统采用B/S架构下的ASP.NET技术,服务器使用Windows Server 2008系统,数据库采用SQL Server,服务器使用Windows系统自带的IIS服务器[2]。系统架构(System Architecture)是对已确定的需求进行技术构架、做好规划,运用成套、完整的工具,按照规划的步骤完成任务[3]。管理系统框架和开发设计框架规划包括OS、硬件、网络、各种应用服务器及开发软件和应用框架的正确部署。本系统采用的是B/S结构,即Browser/Server(浏览器/服务器)结构[4]。随着Internet技术的兴起,在B/S结构下用户无论在任何地方,只要使用局域网或互联网通过浏览器就能对管理信息系统进行操作,这对于医院的环境非常适用,其不仅可以在局域网内使用,还可以通过互联网在家里及其他地方使用[5]。

系统主要功能:(1)公共信息模块,实现医院通知公告、院内新闻、公用专栏、网上论坛、公共信息查询、临床药学、预防感染、临床检验和纪律检查等信息共享;(2)日常办公公文管理,包括收发文件、文档管理、公文的查询、批阅、审核、签字等;(3)个人办公模块,具体功能有邮件收发、日程安排、通讯录、待办事情、工作日志等;(4)即时交流,用于医院各部门人员之间的直接交流,可以文字、语音、视频聊天,传发文件、图片等信息;(5)与其他系统协同合作的功能,例如医院影像系统、人事管理系统、科研教学系统等互相的协同合作[6]。

2 OA系统在我院的应用

2.1 医院内部高效信息交流及无纸化办公的应用

我院内部高效信息交流及无纸化办公的应用,以每年发出的通知和提交的职工个人总结材料为例,我院在职职工1500余人,院内设有神经内科、心血管内科、心胸外科、泌尿外科、普外科、肿瘤科、肾内科、妇产科、检验科和康复科等;行政科室设置有人事科、财务科、信息科、保卫科、医疗器械科、总务科、考核办、审计科,以及党委办公室下的工会、共青团、纪检、行风办等,提交年终总结事项涉及的人员众多。医院行政科室组织结构,见图1。

以往发通知的方式有广播和医院公告栏2种,提交方式为各部门科室自觉提交到主管处,然后由主管提交到相应领导处,忘记提交的还要逐个电话或者当面提醒,过程复杂,收集的材料多,容易遗失。使用OA系统后,可以在系统首页公告栏进行提示,并批量将提交年终总结的信息发送到每个人的邮箱中[7]。每位职工编写完毕后,直接通过邮件方式提交到主管处,再由主管转发到相关管理人员邮箱。利用OA系统,既提高了通知和提交接收的办事效率,又防止了提交材料的遗失,还可节约办公成本[8]。

2.2 个人日程安排及遗漏提醒的应用

以医院的护士为例,如1名护士当天的工作是要照顾6个床位的病人,并且观察即将出院的2个病人的情况,还要参加下午4:30的医护培训活动,同时要在晚上提交培训活动的心得体会。护士可以把这些事项以及相应的时间都记录在OA系统中,每办完一项就勾选去掉,并且设置按时提醒功能,比如下午要参加培训,因此护士可以设置到了4:20系统会自动发出声音提醒护士,如果当日遗漏代办事情,系统也会自动提醒护士。

2.3 OA系统与其他系统协同运作的应用

以一个独自来医院体检的待产孕妇为例子,孕妇忘记带上一次的B超影像结果,如果按照传统的方式,医生要打电话给B超科室负责人,让其帮助找到该孕妇的检查结果,然后让孕妇去取回结果,医生看完后再送还给B超科室。现在医生可以通过OA系统,用语音聊天的方式接通B超科室负责人,然后在即时通讯工具上发送准确的孕妇姓名及病号,B超科室负责人通过搜索影像资料库找到结果,用图片的方式在即时聊天工具上发送给医生。这样既节约了来回跑动的时间,提高了医生诊断的效率,又可以防止意外的发生。

3 存在的问题与解决办法

OA系统在使用过程中,遇到不少问题,比如部分医院医生和职工计算机应用水平不高的问题,特别是一些上了年纪的老医生以及一些学历不高的普通职工,使用Windows系统都是问题。为此我院按照不同职工计算机水平,分为几个等级,例如一些老职工、老医生,划分为一个培训班,从最基础的知识开始培训;对于掌握一定计算机能力的,划分在另外一个班级,专门针对系统功能进行培训;另外一部分是系统的管理人员,以及高级权限的管理人员,对其专门针对系统的管理功能进行培训。通过集中培训与职工之间的相互学习,现在我院所有的人员都能熟练地使用OA系统了,整体提高了职工的计算机应用水平。

另外医院还有一些职工不经常登录OA系统,因此很多通知文件并没有接收到,造成这些人的日常工作无法正常进行。还有一些人过分依赖OA系统,当计算机硬件或软件出现问题的时候,造成一些工作卡壳在OA系统上,没有采取传统办公方式去提高效率,而是等待系统恢复。因此医院制定了相应的OA系统使用制度,例如要求每个职工一到岗位必须马上登录系统,接受最新通知并且安排当天的日常工作,在无意外情况下如果因为不登陆系统而造成的工作拖延或者遗漏,要提出批评甚至在奖金及评选优秀中有所体现[9]。对于过分依赖OA系统的情况,要求职工对紧急情况,不可将时间浪费在OA系统上,应该马上亲自去办。而一些职工利用OA系统进行闲聊的要给予警告,情节严重影响工作的还应该给予相应的行政、经济处罚。通过行政手段,现在已经有效杜绝了到岗不登OA与登录OA后闲聊。最近对程序进行了升级,手机也可以使用OA系统了,当内网电脑出现问题时候,相关工作人员可以通过手机来处理日常工作。

还有一些问题是,在即时工具上传送的医疗影像图片可能存在失真,因此医生在诊断的时候不应该以网上传送的资料为主,应该以原材料为准。否则出现医疗事故不可以以图片失真为由,一样要承担相应责任。

系统的网络安全措施还有待进一步改善:(1)从硬件及网络层级进行严格管理,OA系统的服务器存放在一个安全的地方,同时单位的服务器、路由器都有相应的防范黑客攻击的措施;(2)从系统软件着手,不但是服务器,包括每台用户的系统都装有杀毒软件,并且定期进行更新,防止用户的电脑在上网的过程中把病毒上传到服务器中;(3)进一步优化OA系统,除了要求系统用户登录外,还应该对管理员账号、以及高级权限的用户进行IP地址的限制,一般只允许在服务器机房、管理员的办公室、管理员的家中IP地址有资格登陆具有系统管理或者高级用户管理权限的资格,如果在外地出差需要临时开通管理权限必须经过系统管理员在系统内开通该地方的IP地址才可以访问;(4)在制度管理权限方面,要求每一个职工必须对系统内部的信息保密,特别是自己的账号及密码等信息[10];(5)为了保证系统遭受意外的攻击还要定期对数据库和资料进行备份,将一些重要的数据存放在另外一个安全的地方,一旦遭受破坏可以迅速从备份数据中还原到最近的系统状态。

OA系统在我院的应用,将我院的办公资源、办公流程、办公信息有机整合,为医院快捷高效的办公提供了技术保障。但是OA系统在与其他系统的协同合作方面,还有待更进一步的发展,这将是医疗行业长远的系统工程,希望更多有能力的同行能投身医院的信息化建设中,为我国医疗事业的快速发展贡献力量。

参考文献

[1]张浩.刍议OA系统在医院行政管理中的作用[J].科教导刊(上旬刊),2015,(11):146-147.

[2]崔菲菲.OA办公系统在医院信息化办公中的应用[J].医疗装备,2013,(4):5-6.

[3]黄青青,郑鸿,陈征铮,等.OA系统在医院数字化建设中的设计与应用[J].医学信息(上旬刊),2010,(6):1531-1532.

[4]宋杰,韩媛媛,吴家锋.医院管理中OA系统的应用与设计[J].中国病案,2013,(3):25-27.

[5]周强,范红艳.基于.NET技术的协同OA系统在医院的应用[J].中国医疗设备,2014,29(1):104-105.

[6]牛玉兰,张莉萍,盖红卫,等.医院图书馆OA系统管理的应用及对策[J].中国中医药图书情报杂志,2014,(3):32-33,42.

[7]甘扬建.OA系统在医院档案管理中的应用[J].人力资源管理,2015,(10):218-219.

[8]许涛.综合办公管理(OA)系统在医院信息化中的应用[J].信息通信,2015,(1):140.

[9]朱金燕,闵芸.浅析OA平台在医院文化建设中的作用[J].人力资源管理,2015,(3):178-179.

OA系统应用示例(泛微) 第2篇

一、公文管理

实现企业内通知、公告、人事任免、制度文件的起草、审核、发布及签收的整个过程管理。可实现WORDWPS等文件的在线编辑，修改留痕功能。在文件签收后，可直接归档到档案库。

拟稿人填写公文表单拟稿人填写发文表单

二、流程管理

完成跨部门的各项业务工作的电子化、规范化处理。根据企业各岗位的权责关系，可实现流程的主办、会签、分支判断、转办等功能。并实现流程处理的实时跟踪及流程数据的分析功能。

三、文档（档案）管理

建立企业级的文档库，实现各类型的文档电子化的积累、查询、全文检索等功能。

四、信息发布管理

通过信息门户，实现各类信息的推送功能，包括通知公告、新闻制度、待办事宜、数据报表等的实时推送。

五、部门协作管理

使用协助区模块，根据项目或事件，构建虚拟的项目团队。项目成员可随时就项目或事件的进展交流最新的信息。

六、网上调查管理

自定义调查问卷，可实现不记名调查、实名调查等功能。最终可形成调查统计报表。

七、会议管理

实现会议室的预定分配管理、会议通知管理、会议纪要管理、会议任务跟进管理等功能。

八、车辆管理

实现车辆的档案登记，使用申请分配、车辆费用处理等管理。

九、移动办公管理

利用手机终端，可随时访问OA系统，进行工作的办理。包括审批流程、查询文件、任务跟进等。

十、企业内即时通迅

类似于QQ功能，实现企业内员工的点对点即时交流、传送文件、群组讨论等功能。并可用即时通迅工具提醒OA内的待办事宜。

十一、人事管理

员工的档案管理，人事合同管理，人事流程的管理，人员培训的管理及绩效管理等功能。

十二、办公资产管理

实现办公资产的查询、采购、领用、维修申请、报废申请等管理。

OA系统的流程制作与应用 第3篇

目前的OA系统以集成的操控模式,实现IT架构立体化、系统化、层次化管理。二级单位的管理员拥有管理的权限,其中包括了普通管理、高级管理、任务管理、管理工具四个部分,能够实现流程配置、组织机构和用户角色自定义、主题词自定义、电子公章等功能。

OA系统在油田公司内部建立了网上协同办公。该系统的每一项工作以流程的形式,由发起者(如文件拟稿人)发起流程,经过本部门以及其他部门的处理(如承办、会签等),最终到达流程的终点(如发出文件、归档入库)。这种办公模式充分利用了网络的时效性,节省了工作时间,大大提高了工作效率。

2 OA系统的流程制作

2.1流程配置文件的制作

根据系统流程图,制作流程配置文件。每条流程需要的配置文件共有六个,steps.xml、mainform.xml、Form Info.xslt、Task Document View.xml、Data Dictionary.xml、Report.xslt。这是流程运转的关键。在本地计算机上安装Altova XMLSpy软件,应用此软件制作修改配置文件。

二级单位管理员主要是在现有的流程文件上根据流程图做修改,把改好的配置文件上传到OA系统测试环境下。

2.2 OA系统管理界面的设置

进入测试环境系统管理界面将PTR域服务器中该单位的组织机构和人员信息同步到系统中。创建流程的公文编号计数器,公文编号计数器必须唯一,编号计数器初始值默认是1。

进入管理界面,找到“流程管理”,在选中的机构下面创建新的系统流程,定义流程步骤,将配置文件上传到服务器,定义策略。系统流程标识必须唯一,流程标识的名称一定要与其XML配置文件中的名称一致。定义策略时一定要选择该流程所对应的编号计数器。通用的流程可以制作成流程模版,当创建新的系统流程时,选用流程模版,修改其流程标识和流程名称即可;此方法创建的系统流程将继承流程模版的所有设置,很大程度上减轻了创建重复流程的负担。

定义用户角色并授权。角色共分两类:内部角色和全局角色,内部角色指的是此角色仅供该机构内的所有系统流程使用;全局角色指的是此角色可以供该单位下的所有机构里的系统流程使用。可根据本机构的实际情况在原有的基础上添加或删除角色。最后为组织机构下的用户进行授权。注意内部角色和全局角色之分。

2.3流程测试

结合业务流程用测试帐号对系统流程进行反复的、全面的测试,检查所配的置系统流程的正确性、可用性、完善性。流程测试成功,就可以申请迁移到正式环境下,这样一个OA系统的流程就制作完成。

3 OA系统应用中的常见问题

当一个系统在一定范围内得到推广和运行之后,便会伴随着这个系统所带来的一系列问题,需要管理员进行处理和解决。

3.1管理员后台支持

公司人员是具有流动性的,科室之间不定期的会有人员调整。所以需要各个部门及时和管理员沟通。在调整调动人员的中石油邮箱账号24小时之后,同步OA的组织机构,及时把OA用户做出调整。在增加用户角色的时候,一定要和流程里role的名称相一致,哪怕只差一个字,这个流程在运行的时候也找不到该角色所对应的用户。

3.2客户端的维护

OA系统的每个用户都需要在自己的PC机上安装此系统。由于每台终端客户机的配置不一样,使用情况也因人而异,因此各种各样的问题接踵而来。下面举几个经常出现的问题及解决的办法:

(1)OA系统是集成OFFICE的系统,很多的用户使用的是没有序列号的OFFICE版本,这样在系统运行中会出现文件不能正常打开的情况。所以要求必须安装正版OFFICE,并且在第一次安装的时候,需要启用宏设置。

(2)最常见的问题是当点击“进入编辑状态”的时候,会出现各种的错误。有时出现一闪而过之后没有任何的反应,有时出现点击之后右边的文档操作区没有任何反应或者出现“受限权限不能分发”等等一系列的问题。这时应该根据出现的情况检查一下用户电脑中的设置。一般情况下是其中的一些设置和系统的要求发生冲突。我们会检查一下XML扩展包的情况,还有用“帮助”中的“检测并修复office”来修复一下,如图1所示。

(3)在安装了OA系统的客户机上,如果安装一些类似加速器的插件,那么势必会影响到OA系统的正常使用。这时用类似于360安全卫士等工具来清理一下电脑。很多时候,由于各种不能删除的插件影响而使该系统不能正常使用,那么就不得不重装电脑了。

4结语

现在的OA系统可以说是一个大协同,把很多的小系统关联在一起像档案系统、会议纪要等,这样就不会使数据相关的孤立起来,达到真正的协同管理。随着计算机系统的升级,OA系统的兼容性也越来越好,对于WIN7、office2010都可以使用,OA系统的推广应用极大地提高了员工的工作效率。

摘要：全球性的网络化、信息化进程正改变着人们的工作方式。Internet技术应用的飞速增长给人们工作、生活等各个领域都带来了深刻的影响。大港油田推广的中石油OA办公自动化系统也已经潜移默化到了每个单位的各个部门。该系统在大港油田统一推广后,很大程度上提高了油田内部的公文管理的效率,为我们的工作节省了时间。本文介绍了OA系统的流程制作和应用中的常见问题。

关键词：OA系统,流程制作,常见问题,Altova XMLSpy

参考文献

[1]刘跃.OA公文流程设计[J].南车成都,2013年第5期.

[2]冀治宇.浅谈办公自动化软件(OA)客户端的安装和使用中常见问题的处理[J],西北电力技术,2004.6.

OA办公系统最常见的功能应用 第4篇

OA办公系统最常见的功能应用

OA办公系统不仅仅是为你提高了工作效率，更多的是帮助用户完善相关的工作。下面简单介绍几个企业常用的应用：

一、审批：随时随地知道工作在哪里

待审批文档由下级主动提交，附带报表、文件均可以附件形式上传，配合平台集成的沟通工具，信息反馈即时畅通，审批结果随时查询。大量真实有效数据也可通过平台随时获取，领导决策更科学。

二、协同：用团队的力量解决问题

你可以为企业提供在线协助，完整记录协同内容，归档文件，促进团队协同工作。企业每个成员都可以就问题发起讨论，征求他人意见建议。所有讨论内容都将完整保留，上传文档自动归类，方便查阅。

三、公告版块

这个版块我不得不好好的说一下，真的非常好用，可以发布公司的政策决定，组织活动啊，放假信息，和聚会活动，专用空间，不混淆，比以前在QQ群里面做通报，方便很多，也防止有同事因为不在座位而漏掉。

四、审批版块

为了更多的工作能够及时的交给领导审批，做出决策，虎虎软件有专门的一个审批版块，报表文件都可以以附件的形式上传，配合平台集成的沟通工具，信息反馈及时通畅，审批的结果可以随时查询，大量的真实有效的数据也可以通过这个平台随时获取，决策审批更科学，除了日常工作审批，请假条，加工资申请等等，都可以通个这个版块提交。

五、协同办公版块

这个版块主要就是各部门之间的协同办公，公司每个成员都可以提出工作问题，大家一起来商量讨论，并且虎虎会将所有讨论内容完整保留，上传文档自动归类，方便查阅。

六、工作日志

这个主要就是目标管理啦，我们来早上第一件事情就是在工作日志上面写好，今天所需要完成的具体工作，可以让员工养成好的工作习惯，今天的事情今天做。按照计划行事，执行结果要验收，实现视觉化管理，就像是无形的大手在督促，提高工作效率，和执行力。

七、企业运用

OA邮件系统应用 第5篇

关键词：数字化校园；OA办公；办公协同；体系架构

中图分类号：TP315 文献标志码：A 文章编号：1673-8454（2016）01-0068-03

数字校园时代，高校数字OA系统能够加速学校整体信息化进程，能够最大限度利用计算机和现代通讯手段面向学校服务，并建立学校内部信息交流的快速通道，通过对各办公要素的网络整合，能够实现工作流、信息流和知识流的综合管理与应用，以达到共享信息资源、强化部门业务管理的目的。高校数字办公OA系统通过加强各业务部门之间的交流，实现组织信息的快速上传下达，促进了部门间的协同办公，提高学校的整体办公效率，并为学校各级领导及业务人员提供辅助办公和决策服务。因此，可以说数字OA办公系统是高校数字化建设过程核心应用的骨干业务系统，意义非凡。

一、OA信息技术发展历程

OA办公信息系统早期主要以群件为技术基础，其代表产品主要以IBM的Domino（即Lotus Notes）和微软的Exchange为主。OA办公系统的业务功能由简单收发文件、信息共享发展到工作流、任务流等OA办公信息服务。由于早期软件开源项目尚未普及，以Lotus.Notes或微软的Exchange群件技术为基础的OA自动化办公系统一度成为业界主流方案。随着企事业单位对OA办公系统业务需求的不断提出，采用群件技术OA产品的技术瓶颈开始显现，其具体表现有OA系统无法充分利用数据、协同办公性能差、系统灵活性受限、二次开发成本过高等。随着计算机开源项目的蓬勃发展以及计算机应用系统体系架构的不断优化，出现了一大批以J2EE（Java）或微软.Net为技术平台、采用B/S多层体系架构的OA办公应用系统，这个阶段的OA办公系统有标准后台数据库，有开放接口和技术标准能够很好地与其他系统融合，且系统自身具有很强功能扩展性和兼容性，这个时期的OA办公系统不再单纯依附于某个服务器组件定制开发，OA办公系统由过去简单协同办公服务逐步演化为集综合行政办公、复杂工作流定义、个人事务管理等多项工作任务于一体的业务管理信息系统。随着无线互联网的普及以及大数据、云技术应用时代的到来，用户对数字化办公需求又有了新的变化——智慧办公、移动办公以及数据挖掘与决策分析已经成为时下主流办公OA系统的新特征。这个阶段的OA办公系统通过依托信息平台的技术支撑和数据环境，为用户提供实用、轻巧、便捷的个性化办公解决方案，并为用户提供更加人性化的信息服务。

二、高校数字化办公特点

1.高校的数字办公任务繁重、业务复杂

首先，高校根据其高等教育办学特点、办学需要会进行一些机构的拆分合并和相应的人事变动，而频繁的机构变动和人事调配会给OA办公自动化系统带来数据同步不及时、信息同步不完整等问题；其次，由于高校教学和科研活动区别于一般行政办公工作，学校各个二级单位根据自身部门的特点都会出台相应的业务管理办法和工作流程，如何将不同院系的业务流程整合到统一的OA办公系统之中，也是一个较为复杂棘手的技术难题；再次，高校的OA办公系统并不限于一般意义上的行政办公，还要与诸如教务、科研、图书管理、资产管理等多个业务骨干信息系统进行对接，才能够从真正意义上提升学校的办公效能。而这就要求OA办公系统需要与其他业务信息系统具有较高的数据交换性能和办公协同能力。

2.信息互动性强

高校OA办公系统用户并不局限于学校管理人员，还包括广大一线教师和在校学生。因此高校OA办公系统应具备较好的信息互动性能，即师生可以通过IM网络实时通讯软件在线交流和沟通；同时，重要通知、公告也可通过短信平台进行推送；随着平板电脑和智能手机的普及，高校办公OA系统还应实现在数字终端设备进行信息推送，以满足无线网络环境下师生移动办公、便捷办公的工作需求。

3.信息安全等级要求高

高校的数字办公除了收发文和签发审批之外，在自动化办公环境中还会处理一些涉密性强的数据，如高校的试题库、招生信息、财务信息以及大量人事和学籍管理信息，这些涉密信息如不加以严格防范，极有可能会被不法分子所窃取和利用，因此，高校数字OA系统要符合用户对信息安全管理的要求，要具备可靠完备的安全保障体系，对非法入侵、非法攻击和网络计算机病毒应具有很强的防范能力，并能确保系统具有严格的身份认证功能，相应的技术手段能够对数据安全和操作安全加以保护。

4.个性化信息服务完善

高校OA办公系统除了具备成熟完善的公共电子办公环境外，还应具备完善的个性化信息服务，如电子邮件、网络博客、论坛、通讯录、网络硬盘等。用户在使用公共政务办公的同时，可通过自己专有的个人办公环境处理随身文档和其他私人信息，这样通过公共办公与个性化信息服务可以打造一个良好的OA办公生态圈，以便更好地黏住用户。

三、数字化校园基础平台对OA办公系统的应用

高校的数字化校园项目主要包括三大信息平台的建设，即身份认证、数据中心及信息门户平台建设。高校数字化校园系统下的三大信息平台为开展网络应用和信息服务奠定了坚实技术基础和数据环境。基于数字化校园平台技术的OA办公系统无论从信息服务的广度、深度还是在与其他业务系统集成上都与传统意义上的OA办公系统有着本质区别。这主要表现在如下几个方面：

（1）传统OA办公系统的人员和部门机构等基础数据需要管理员重新建立或从其他业务系统导入，当学校人员或机构发生变化时，需要系统管理员人工维护，费时费力，且信息维护的准确性、及时性大打折扣。而数字化校园下的身份认证平台能够为学校提供完整规范的用户及部门机构代码数据标准，办公OA系统通过中间件接口技术可以访问身份认证平台下的人事和部门机构基础信息，确保了用户身份信息的时效性、准确性与唯一性。

（2）数字办公OA协同系统可以通过数字化校园的信息共享平台，利用中间件技术将学校的人事、科研、教务、资产管理等骨干业务系统数据库整合起来，实现了学校业务信息系统与OA办公系统深度融合，OA办公协同系统将学校的财务、教务、科研等常规业务申请审批手续，以若干个工作流的形式固化下来，并交由OA系统部署实施，工作流通过中间件技术，将最终审批表单自动回传到业务信息系统中，实现与其他业务应用系统的无缝数据交换，避免其他业务系统的重复录入，提升了工作效率和效能。

（3）数字化校园下的信息门户可为办公OA系统的信息服务提供强有力的技术支撑。信息门户中的电子邮件、论坛、博客、网络硬盘等通用性强的应用组件皆可接驳到OA办公系统之中，以此完善扩充OA办公系统的个性化信息服务。依托数字化校园已有的技术支撑和数据环境开发和部署高校的数字化OA办公系统可大幅降低开发成本，同时，又规避了不必要的重复性建设，保护了前期已有的信息化投资。

四、高校数字OA办公系统的体系结构

高校数字OA办公系统通过多层体系架构的科学构建，可最大限度利用高校数字化校园已有技术基础，充分利用高校数字化校园数据环境，将OA办公系统无缝接入到整个高校数字化校园的体系建设之中，从而实现系统与校内其他业务系统更深层次融合。高校的OA办公体系架构可以划分为应用表现层、功能逻辑层、通用组件层以及技术平台与数据层，如图1所示。其中应用表现层主要为高校用户提供多媒介的信息展现与人机交互功能；逻辑功能层主要为办公OA的各个子系统、子模块，该层主要负责处理OA的业务功能；通用组件层主要用来处理逻辑功能层提交的各种OA办公任务，以及与其他业务系统进行数据交换。而最下层的技术平台及数据层是为OA办公系统提供技术平台支撑及基础数据环境。

五、高校数字OA办公系统技术展望

随着教育信息化水平的提升，尤其是高校数字校园、智慧校园建设的逐渐深入，未来将会有更多新技术融入到高校数字办公OA系统中，如HTML5通用标记语言规范的应用以及未来WIN10操作系统的普及，会将PC、PAD、手机的操作界面融为一体，将会给高校OA办公用户带来轻量化、快捷便携的数字办公应用体验；云计算云存储的应用，能够帮助院校节省大量的计算和存储资源，更有利于数字OA办公系统的部署实施以及日后的功能扩展；而大数据计算则能更好地帮助学校利用海量的OA办公信息资源进行数据挖掘与辅助决策。

参考文献：

[1]万晓明.基于业务基础软件平台的高校OA系统设计与实现[D].重庆大学，2009.

[2]陈曦.高校OA文档管理与公文流转系统的设计与实现[D].电子科技大学，2013.

[3]张秋松.校园OA办公协同系统设计与实现[D].电子科技大学，2013.

[4]张秀山.e-OA办公自动化管理系统的设计与实现[D].北京邮电大学，2006.

[5]孙杰.OA系统在校园网络的应用及其重要性[J].数字技术与应用，2011（9）：227.

[6]王良鹏.高校OA系统建设的关键成功因素分析[J].长春理工大学学报，2011（11）：193-194.

浅谈OA系统在党政机关的应用 第6篇

一、OA系统在党政机关工作中的应用

1、利用OA办公平台,实现从传统办公方式向现代化办公方式的转变

一是党政机关所有联网的微机共享打印机、扫描仪、刻录机等外部设备,机关各科室形成的文件材料由各科室负责输入、编辑和打印,不再专设打字员,既节约了设备投资,又节省了人力和时间。二是文件的传递、审核和签批等流转程序全部利用OA系统在网上进行,实现来文登记、拟办、批办、传阅、承办、转办及发文起草、公文审核、督察督办、发文痕迹保留等功能,通过系统提供Web方式的在线编辑、附件上传功能,可以与Microsoft Word、WPS等文档编辑工具进行嵌入整合。支持多种文件格式,支持对纸质文件扫描录入,可以进行模板红头套用、打印文件和稿纸等功能,真正实现了资源共享。三是在服务器上设立公共目录,购买和下载的软件、各科室起草的文件材料、填写的统计报表、输入的业务数据和资料都存在公共目录里,需要时进入公共目录即可查找使用,极大地方便了工作,提高了工作效率。四是利用机关局域网,将所有联网的微机都安装客户端程序、录入条目、进行查询,提高录入和查询的速度和质量。□

2、突出机关党政主体地位,积极开展数字化工作

各机关要建立电子文件管理中心,从根本上解决党政文件和档案的数字化问题。要利用OA办公平台,建立党政文件级条目数据库、重要文件全息数据库和多媒体数据库,对原来建立的不规范的数据库进行转移、分库与调整;要利用多媒体设备对重要的音像档案资料进行采集、编辑并刻录成光盘,为机关信息化、数字化建设奠定坚实的基础。

二、OA系统应用中存在的问题

1、个别党政领导不重视或不用,造成OA系统流程中断

在电子政务建设中,领导的重视是非常重要的,尤其是在OA系统的应用上,领导的使用非常重要。领导一般处于OA系统流程最重要的审批位置.如果领导不能有效应用,就会造成流程中断。造成这样的原因主要有两项,一是领导事务忙,无暇顾及使用OA系统;二是OA软件操作还需要进一步简化。现在很多软件公司挖空心思使用多项技术,试图使领导操作傻瓜化,但是收效不大。要想从根本上解决这样的问题,就要使领导从思想上真正重视,坚持不懈的进行OA系统应用。

2、机关工作人员畏难,产生抵触情绪。

现在机关里有部分工作人员计算机应用水平较低,对OA系统畏难,产生抵触情绪。所以,对机关工作人员的计算机知识、OA系统应用知识的培训要常抓不懈。

3、数据电子化造成二次重复劳动

OA要实现全部数据的电子化,而目前很多工作资料还不完全使用电子化的数据。例如很多上级单位来下级检查工作,很重要的一项就是检查纸质台帐。这样会造成数据电子化时的重复劳动,这也是整个电子政务的难点之一。所以,在无纸化办公中,应实行纸质文件与电子文件并存管理。

4、系统资源的整合问题

目前OA系统的开发建设仍是以公文流转为基础的,这类应用缺乏有效的群众基础。就是应用较好的机关单位也存在问题,比如机关的一个业务部门的工作人员,可能每天要登录多个业务应用系统,甚至与相同的数据重复劳动。笔者认为,在目前OA系统的应用环境下,应该向平台化发展,真正建立一个集中的信息整合呈现平台,按照电子政务的数据标准提供各类业务应用接口,有效地把各类业务应用嵌入到该系统平台,使OA系统成为直观了解机关内部各方面数据,同时有效解决"信息孤岛"问题的最好的载体和平台。

5、专业化的服务问题

OA系统不是一个桌面型或完全通用化的软件,其重点在于服务。OA系统的建设需要一个循序渐进的过程,不同于一般的"交钥匙"工程。个性化的服务则包含了很多内容,如功能的量身定制、全方位的用户培训、流程的定制和再造,全面推广等等。要实现专业化的服务,对开发商的专业能力也对机关工作人员自身能力提出了更高的要求。

6、业务功能上的变化

由于OA系统目前还缺乏统一的行业标准,从业务功能上看也是五花八门、各不相同。一套OA系统的开发实施费用从几万、十几万甚至到上百万,用户投入大量的经费但是未必能收到很好的效果。因此,党政机关在满足需要的基础上,对OA系统的定位和系统边界的划分越来越清晰,既不要追求”大而全",也不要片面的追求"小而精",在功能和流程的定制上,要根据本机关的实际而定。

摘要：本文主要介绍了OA系统在党政机关无纸化办公、数字化建设、政务信息网络化服务中的应用，并就应用中存在的问题提出了相应的解决办法。

关键词：党政机关,OA系统,应用,问题

参考文献

[1]刘艳莉，浅谈OA系统在政府机关的应用．[J]．《办公自动化》杂志．2006年第四期(总82期)．

OA系统在事业单位应用的现状分析 第7篇

随着科学技术的不断发展, 信息技术、计算机技术、管理科学、行为科学、系统工程学也在不断进步并且有了交叉, 从而使办公自动化脱颖而出, 越来越受到大家的欢迎。OA即办公自动化是办公工作处理的自动化, 利用现代化办公和计算机网络功能相结合的一种新型的办公方式, 使信息传递更加快捷、方便, 使人的各种办公业务逐步由设备和信息系统来协助完成, 提高工作效率、提升工作质量的基础上, 可跨越空间、时间限制增加协同办公能力, 加强决策的一致性, 最终实现办公效能的提升。

二、OA系统在事业单位工作中的应用实施

(一) 信息发布, 资源共享。事业单位作为公共部门, 人员繁多、事情复杂, OA系统中的新闻、通知公告、党建工作、人事管理、装备管理、财务管理、通讯录等模块能够提供一个信息发布和检索的平台。职工通过该平台能够对整个单位的情况和现状有所了解, 同时也能根据自己的需要通过分类的功能模块快速查询到自己需要的有价值的信息。OA系统在一定程度上实现了信息共享, 提高了工作效率。

(二) 公文流转, 明确时限。事业单位通常都是办事效率低、程序冗余。OA系统的工作流不会出现由于卡在某个环节等人办的现象, 可以通过超时督办的方式使公文正常流转;有些跨级别、跨部门的事务都可以在网络条件下快速办理。不仅节约了时间, 同时也避免了一次次的跑腿, 简化了办事流程, 提高了工作和经济效率 (图1) 。

(三) 出勤情况, 严肃纪律。为加强机关作风建设, 严明纪律, 提高工作效率, 考勤也是非常重要的一方面。由于事业单位的审批制度比较复杂, 根据不同级别的各种情况可能需要层层审批, 利用OA系统现有的工作流模块实现出差、请假、加班等各种不同出勤状态的改变 (图2) 。

(四) 移动办公, 随时随地。职工的办公不仅仅局限于在办公室内, 尤其是对于经常出差在外的领导层, 所以访问单位内部资源和应用的需要变得十分迫切。随着网络通信技术的发展, 平板电脑、智能手机的广泛应用使移动办公模式应运而生。采用与VPN、身份验证体系及移动办公设备管理相结合的方法, 在保障信息安全前提下, 利用移动终端设备, 实现无线移动办公。

三、OA系统应用存在的问题

OA系统的应用改变了传统的办公模式, 提高了工作效率, 但是由于种种原因, 目前OA系统在应用过程中还存在着许多亟待解决的问题。

(一) 个别领导不用或者不重视, 使OA系统流程中断或者流转缓慢。利用OA办公平台实现从传统办公方式向现代化办公方式的转变过程中, 领导的重视是非常重要的。领导大多数都处于OA流程中最重要的审批位置, 如果领导不能及时有效应用, 就会造成流程中止, 从而导致工作效率变低。造成这种状况的原因有, 一是OA软件系统还不够简洁和智能。二是领导事务繁忙, 无暇顾及使用OA系统。要想真正逐渐由纸质作业走向电子办公, 由自主办公向协同办公过渡, 领导必须从思想上真正重视, 建立健全规章制度, 切断非必要的传统纸质信息流转形式, 持之以恒的进行OA系统使用。

(二) 职工计算机水平有限, 产生抵触情绪。目前事业单位大部分职工的计算机应用水平较低, 对OA系统产生抵触、不满和抱怨。可以考虑在OA系统在满足本单位基本需求并且运行良好的情况下再逐渐地开放相对复杂的功能, 消减职工对新系统的抵触情绪。所以, 提高事业单位职工的计算机水平和OA系统应用知识要常抓不懈。

(三) OA系统开发不到位, 缺乏个性化服务, 功能没有被充分利用。OA系统目前还缺乏统一标准, 从业务功能和设计思路上也各有特色。本身从设计上缺乏一些人性化的东西。比如, 事业单位的公文流转非常复杂而且多变, 在审批的界面可以设置一些相对自由的流转方式, 可以尽量灵活审批流程;随着移动网络的发展, 移动办公也越来越普遍, 除了公文传阅、信息共享、电子邮件、通讯录等功能, 应当把更丰富的功能都迁移到手机或者其他移动通信设备上, 让职工可以随时随地进行掌上移动办公。

(四) 缺少全方位的培训, 使OA系统没有普及。OA系统不是一个完全通用化的软件, 所以职工培训是实施OA系统的重要因素, 对用户的培训决定了OA软件的使用效果和程度。培训可以采取讲授法和个别指导法, 针对不同的角色用户制定相应的培训方案, 通过对不同功能需求等方面的内容进行不同层次的培训。让用户明白OA系统原理、相关管理理论和具体操作流程, 提高使用人员的能力和技术水平。通过培训提高职工对实施OA系统的根本认识, 增强积极性和主动性, 让大家养成一上班就打开OA系统的习惯, 充分发挥职工主体作用, 有效促进OA系统的实施。

四、结语

利用协同办公系统, 单位可以减轻职工日常工作量, 将职工的主要精力从繁琐的事务性工作中解放出来, 更好的开展与业务发展相关的工作, 从而提高工作效率。并且可以严密办公程序和严格办公制度, 规范办文、办会、办事行为。

事业单位的特殊决定了事业单位信息化建设的特殊性, 要想彻底取代传统办公模式, 这是一个循序渐进的过程, OA系统的成功实施需要有管理层的重视、制度的保证、全员培训、人性化的设计和管理、技术支持等方方面面。只有在推动的过程中不断摸索和提升, 才能将OA系统真正地融入日常办公。

参考文献

[1]陈晨.OA系统应用的现状分析[J].办公室业务, 2014 (08) :62;49.

[2]刘铮, 王静.移动办公在发电企业中的研究和应用[J].电信科学, 2013 (11) :115-121.

[3]悠虎.浅析OA系统应用实施存在的问题[J].网络与信息, 2012 (03) :10.

OA系统在科研院所办公中的应用 第8篇

随着计算机和网络技术的快速发展,办公室信息化及自动化的步伐也日益加快。科研院所作为知识开发和技术创新的重要基地,集教学、科研、产业化于一身,其办公室的工作内容纷繁复杂、工作量不断增大,在日常工作中要努力加强电子政务建设。利用现代计算机信息技术手段,将办公室部分工作逐步物化于各种现代化设备中,使信息的传递、获取、处理等更为及时和便捷,提高工作效率,进一步提升办公室的工作水平。

OA办公系统(office automation,以下简称“OA系统”),是充分运用计算机技术和互联网优势,利用电脑、手机等终端进行网络操作,实现系统多人异地共同完成一件工作,从而实现无纸化、移动办公目的的信息管理系统。作为信息化建设的重点项目之一,OA系统被各级政府、高校、企业所采用。利用OA系统可以提高工作效率、规范办公流程、节约办公成本、实现信息共享。本文以药物所为例,阐述OA系统在科研院所办公室管理中的设计与应用。药物所建立了OA办公系统,包含用印管理、公文管理、归档管理、科研管理和信息管理等,科研人员可以在网上提交相关申请,管理人员网上审批移动办公,方便快捷,改变了过去复杂和低效的办公方式,节省了科研人员的宝贵时间。

OA系统的模块设计

OA系统的核心功能是公文流转和信息处理。工作流程制定的科学合理是公文、信息顺利流转的重要保障。工作流程的制定要考虑到几个环节:(1)系统整体设计能实现后台一体化管理,(2)系统的规范性,遵循统一的国家规范公文格式,(3)办公电子化后需要调整的办公环节,每一环节可操作的岗位限制,(4)人性化设计,(5)数据的安全性等。

按照药物所管理内容分类进行设计,充分考虑药物所目前和未来开发和利用的信息资源,重视资源整合;考虑不同管理部门之间的协同办公;考虑科研人员的需要,以在规定的要求下简化程序,减少操作步骤,界面清晰易懂为原则。

结合药物所的实际需要,在充分考虑管理部门工作人员和科研人员的不同需求后,设计了药物所OA系统,包括七个模块,分别为:工作流程、信息管理、科研管理、公文管理、归档管理、个人办公、内部邮件和论坛。具体详见图1所示。

OA系统在科研院所办公室管理中的应用

办公室是科研院所行政工作的运转中心,承担着上传下达,沟通左右的枢纽作用。针对繁多的工作任务,OA系统的使用,简化和优化了工作流程,改进了工作方法,提升了办公质量。药物所办公室OA系统的工作模块有:所办用印工作流程、公文管理和归档管理。以下就上述三个工作模块的应用进行分析。

所办用印的工作流程

科研人员申请:科研人员进入系统后,点击所办用印流程,自动弹出用印审批单,审批单的内容包括申请人、申请人部门、用印材料及数量、申请日期、印章种类。为了方便科研人员,系统自动显示申请人的姓名和部门,科研人员只需填写用印材料和数量,以及印章种类,上传用印材料的电子版。下一步默认管理人员审批。

管理人员审批:考虑到主任工作的繁忙,因此用印审批表首先发至普通的管理人员进行初审,符合规定的审批单会传送至主任进行复审;涉及到其他的管理部门的,需要其他管理部门共同会签,例如购置仪器,仪器合同需要加盖公章,需要经费管理部门、法务部门及设备管理部门会签通过;对于一些重大事项的盖章,需要请示主管领导。审核同意之后就可以到所办用印。

所办用印:所办的工作人员登陆OA系统,查阅电子转单是否完整,审核的内容与待盖章的文件是否一致,仔细阅读管理部门的相关审核批注后,可以给相关材料盖章用印。

公文管理

公文管理,是OA系统的主要功能之一,被较多使用。早期的公文,使用纸质文件,手写拟稿,送文、取文、审核文件等均须相关人员签字确认,一层层,一级级,整个流程既复杂又耗时长,办公人员很难动态掌控整个运转过程,特别是遇到管理部门人不在或是领导外出的情况,公文往往会卡在流程的某个环节而运行不下去。应用OA系统上的公文管理,可以网上操作,实现无纸化,移动办公,管理人员可以根据文件的动态传阅流程进行监督、催办管理,节省时间和人力成本。公文管理分为两个部分:收文管理和发文管理。

发文管理

所内的发文管理流程,主要处理所内各职能部门以所名义发布的文件。流程图如图3所示。OA系统设置了多种公文文单模板(上行文、平行文),发文稿纸及正文均可以在电子模板中编辑,方便快捷,规范了公文格式,减少了人为因素等产生的问题。

OA系统预设了发文传递流程。发文文件首先由某职能部门在“发文拟稿”操作环节中起草。该环节设置下一步默认处理的为职能部门的主任,文件传送至部门主任核稿,部门主任如果认为拟稿不通过即可退送至原拟稿人,部门主任也可以在系统中修改,然后发送至主管所领导进行审签,领导审签通过后,即可编号登记,然后到所办用印,分发后归档。

收文管理

所内的收文管理流程,主要处理上级机关(卫计委或是院校)等来文文件。按照《中国共产党机关公文处理条例》(中办发【1996】14号)及《国家行政机关公文处理办法》(国发【2000】23号)的相关规定,对所内收到的各类公文要登记分类,传至办公室主任拟办,相关领导传阅,具体的承办部门承办,办复,归档,流程图如图4所示。采用OA系统,所内的多个行政部门可以同时处理同一文件;如果事情紧急,根据流程追踪获知公文流转、批示情况,也可发催办指令,从而提高办事效率。

档案管理

OA系统的建立,为档案管理提供了科学化的管理平台。应用扫描仪器进行文书档案的扫描和识别,把文件以数字化形式统一规范的录入计算机设备中,再加以分类,编目、排序、保存、检索等。利用OA系统进行档案管理工作,改变了传统档案收集、整理、归类的方式,使档案的管理更加科学规范。

药物所过去采用飞狐系统进行档案管理,所以在OA系统中增加了与飞狐系统的对接。OA系统录入的文件可以转入飞狐系统中保存和查阅,方便有效的解决了两次录入和缺少文件传阅信息的问题。

在OA系统中,电子档案可实现在不同地点和相同时间中供多人查阅和处理,并具备多用户精细检索的功能,方便了信息共享。此外,根据办公对象的不同,给予不同的权限和操作范围,并设置防火墙、异地备份等安全防护措施防止数据泄露和丢失,提升系统的安全性。

结语

设计药物所OA系统是为了提高行政管理效率,有效的解决和处理行政管理中各种事务性问题。OA系统针对药物研究所管理需求提供统一的软件系统和网络支持环境,计划不断推进和完善OA系统的使用,实现药物所大多数日常办公的电子化。应用OA系统一定程度上提高了管理的办公效率,规范了办公处理流程,实现了资源的有效共享,大大减少了人力成本与时间成本的浪费。综上所述,充分的应用OA系统必将有力的推动科研院所办公室管理的科学化发展。

建议观点

1.卫生管理作为管理类的一个分支,需要复合型的人才,既要具有一定的管理能力,也要具备相关医药卫生方面的知识。在研究所里工作,单纯学管理类毕业的在实际工作中不能与科研人员良好沟通,在深入性工作时,缺乏相关领域的知识。

2.管理需要实际经验的积累。书本上的管理只是概念性的,是在脑海中形成一种印象;而实际中的工作才是真正的体会性知识,是灵活的,是可运用的,是变通的。每个人的体会不一样,所学的就不一样。没有统一的标准,更是没有对错之分。

OA邮件系统应用 第9篇

一、OA办公系统的定义

OA系统的英文全称是Office Automation System, 意为办公自动化系统, 是建立在计算机局部网络基础上的一种分布式信息处理系统, 所以又称办公信息系统, 它是一种人机系统, 其核心设备是电子计算机系统或OA工作站, 包括信息采集、信息加工、信息传输和信息存取4个基本环节。

当前, OA系统较为广泛地运用于为国家党政机关提供无纸化的办公条件, 它利用先进的技术, 使人的各种办公业务活动逐步由各种设备, 各种人机信息系统来协助完成, 达到充分利用信息, 提高工作效率和工作质量, 提高生产率的目的, 是工作流思想与行政机关工作模式相结合的又一典型范例。它通过现代通信技术、办公自动化设备和电子计算机系统或工作站来实现事务处理、信息管理和决策支持的综合自动化。而云南日报报业集团OA系统的主要功能有协同工作、工作流程、公文流转、公共信息、论坛管理、计划管理、关联项目、文档管理、车辆管理、在线消息、督办系统、短信平台、常用工具、人事管理、系统管理等。OA系统真正带来了行政办公的技术革命。

二、使用OA系统所需要的条件

(一) 专业的网络技术保障。OA平台基于分层、标准和构件等进行架构, 以领先的四层技术架构, 遵循J2EE标准、SOA标准、WFMC标准、W3C x Form标准、JSR168、WSRP等标准, 部署了大量构件、采用JAVA语言编写、以多维门户形式展现, 支持各种部署模式、各种操作系统、各种数据库和中间件, 并具备完备的配置体系、接口体系和插件体系, 从而支持未来的扩展空间。因此, 专业的网络技术保障是OA系统运行中必不可少的重要组成部分。

(二) 专业的技术人员。任何一个系统从开发到利用, 都必须有专业技术人员为其提供诸如设计、研发、培训、使用、维护等各类保障。因此, 高素质的专业技术人员是OA系统能正常运用的保障。

(三) 高素质的行政管理工作人员。由于办公自动化的系统 (OA系统) 是建立在计算机局部网络基础上的一种分布式信息处理系统, 对行政管理工作人员的自身能力和工作素养要求相对就要高些, 能熟练使用电脑并具备高素质的管理理念成为最基本的技能之一。

三、OA系统在媒体行政办公中的优势

(一) 简化办公流程。自从使用OA系统以来, 集团行政办公中诸如拟文、发文、办文、内部调动、差旅费报销、用车申请、印章使用、休假、会议通知、行政审批流程等等事项的办公效率相对于从前, 有了较大幅度的提高。避免了因相关工作人员不在办公室而出现的一次又一次无功而返、一天又一天的等待, 一回又一回的催问现象。通过信息传递, 特别是随着电脑软硬件的持续升级、WIFI无线网络的普及以及手机带宽的持续扩容, 通过手机、平板电脑实现随时随地的办公, 尤其是高层管理者, 通过移动终端实现对时间碎片的高效应用, 使得许多跨部门、跨级别的行政事务都可以在网络条件下实现正常运转, 即使出差在外也不需要等待当面批阅, 只要有网络环境就能在OA系统上办公, 简化了行政办公流程, 节约了时间, 提高了工作效率。

(二) 方便信息检索。在手工办公的情况下, 文档的检索存在非常大的难度。OA系统使集团各种文档实现了电子化, 通过电子文件柜的形式实现文档的保管, 按权限进行使用和共享, 调档迅速, 准确率高, 提高了利用效率。例如:集团网络中心为每一位集团员工都设置了一个ID号, 只要能过注册登录, 就可以自己上网看到符合身份权限范围内的集团公告、集团新闻, 以及集团讨论、集团调查等等集团内部信息, 对集团的基础情况和最新信息有所了解, 同时还能查询到自己需要的有价值的信息, 不需再像以前一样在查询有关信息时要到档案室、人事处借阅, 然后再进行复印, OA系统的使用有效地实现了资源共享, 增强了各部门、各科室、各位员工之间的沟通交流。

(三) 降低办公成本。以集团办公室为例, 作为下发文件的部门, 从来文拟办开始, 到文件的下发, 需要耗费大量的纸张和印刷材料。自从使用OA系统以来, 发文、收文、批阅等所有步骤完全通过无纸化办公来实现, 近一年的时间里, 纸张和印刷材料的使用率大幅度减少, 不但节省了能源, 降低了办公成本, 还提高了经济效率。

四、OA系统在使用中存在的问题和解决办法

(一) 相应的技术保障还有待提高。电源和网络是OA系统正常运行的基本保证, 因此, 分管集团电力和网络的两个相关部门, 应经常对电力设施和网络通讯进行保养维护, 一旦有断电和脱网的情况发生, 要在第一时间内启用备用源, 以保证OA系统的正常使用。此外, 还应加强网络安全管理, 防止遭到网络黑客攻击。同时, 由于OA系统中有些权限不是人人都有的, 建议员工不定期地更换自己的登录密码, 以确保OA系统在使用时的安全性和保密性。

(二) 要形成全员使用OA系统的意识。OA系统是根据使用单位的相关要求所设计的, 集团在使用OA系统之前, 对行政部门的工作人员进行了全员培训并进行了上岗考试, 但在实际使用当中, 并没有实现全员使用, 特别是对一些年龄大的员工, 由于对掌握电脑操作系统的能力有限, 因此对OA系统的使用并不是那样的得心应手, 这也阻碍了OA系统的推广普及。因此, 在实际工作中若要强化OA系统的使用意识, 可能还需要进行必要的制度强制, 以此推动OA办公系统的普及。

(三) 充分利用OA系统的功能。近一年来, 集团OA系统的使用较为顺利, 最大化地实现了无纸化办公, 但在实际使用当中, 有些功能还处于“沉睡”状态, 比如个人事务中的个人考勤项等等。在今后的工作中, 要加强此类功能的使用, 为集团行政管理部门的员工考核提供科学依据。

档案管理系统与OA系统的有效衔接 第10篇

关键词：档案管理 OA系统 联系

0 引言

现阶段，办公自动化系统呈现双轨制模式：在OA系统中传输的是数字化文件，但是在归档的时候仍然沿用的是纸质版的文件。纸质版文件在价值上和法律效力上确实存在很大优势，但是数字化的文件也具有自身的特点和价值。企业在实现现代化管理的过程中，都面临着如何将OA系统和档案管理系统相衔接的问题。文中对于二者之间的关系做了简要的阐述。

1 档案管理系统和OA系统联系

企业在进行文件和档案管理的时候有两种设计方式，一种是将档案管理功能嵌入到OA系统中，在OA系统中实现文件和信息资源的归档、保存；第二种是分设两个系统，并实现两个系统的衔接，从而实现档案信息和办公自动化的统一管理。

现阶段，OA系统中直接整合了档案管理的情况比较少，无法实现OA系统的嵌入式管理是因为：将档案管理功能嵌入到OA系统中缺乏实用性，不能灵活动态的跟企业档案信息资源的发展情况进行对接；同时办公自动化中的档案管理部分只能满足通常的文书档案要求，不能实现对图纸、声像等一些特殊档案的管理；在OA软件开发的过程中开发公司就重点关注了企业流程管理部分，忽略了档案管理的内容，所以OA系统在功能上存在欠缺，在OA系统中的档案管理模块明显存在着数据的安全性和真实性方面的缺陷[1]。

因此，多数企业还是实行档案管理系统和办公自动化系统分开处理的模式。

2 实现OA系统和档案管理系统有效衔接的方法

2.1 保持二者登陆账号一致

现阶段，在大多数企业中OA系统和档案管理系统都有自身登陆界面，因为权限的不同又分别设置了不同的账户以及密码。笔者认为要想实现OA系统和档案管理系统的有效衔接就必须保持两个系统之间的账户和密码的一致。虽然每个系统的用户权限不同，但是毕竟办公自动化系统是档案管理系统的母系统，两者之间应该保持权限一致，可以将办公自动化里的权限表复制到档案管理系统里以实现账号的一致性[2]。根据档案管理系统的独立性，赋予档案系统相应具体权限，以实现账号同步、一次性进入的目的。

2.2 通过一个接口实现数字信息的收集和存档

就文件的使用周期看来，文件资料到档案资源是个动态的、相互衔接的过程，档案资源的质量直接取决于电子版文件的质量，这种情况客观上需要两个互相联系的独立系统来完成，在组织制度和操作程序上互相配合，实现两个系统的完美衔接。因此，要实现OA系统和档案管理系统的有效衔接亟需开发一个可以便捷准确的将OA系统中数据传输到档案系统中的接口。利用这个接口实现OA系统中文件数据向档案系统的传输[3]。

2.3 把握好物理归档的时间

通常情况下，为了提高办公自动化的效率，将电子文件长时间存储在OA系统中是合适的，同时为了确保电子文件的真实性、完整性和有效性，减少系统在线带来的电子文档的风险，应制定合理的文件归档的时间节点。在OA系统中设置的都是逻辑上的归档环节，只是将电子文件进行归档标记，实质上还存在于原服务器上。如果不能制定合理的归档时间，会给档案管理工作造成很多麻烦。如果OA系统和档案系统的服务器不属于同一个网段，在进行归档操作时经常会引起死机，有的会严重影响OA系统所在服务器的速度，在这种情况下，只能请OA系统开发公司的技术人员定期为企业进行集中归档。

所以要制定好电子文件归档的时间，完整及时的将电子文档转换成档案资源，只有这样才能确保档案信息的真实性和安全性[4]。

2.4 档案管理人员做好文件存档的跟踪管理

企业档案管理人员必须做好对电子文件的研究、出台、存储和销毁全过程的跟踪监管，对于电子文件流动全程做好系统监控和跟踪记录。只有档案工作人员做好文件资料的全程监管，才能保证电子公文存档时的安全和规范，确保电子文件从办公系统到档案管理系统的顺畅流转，实现企业办公自动化和档案管理工作的一体化[5]。

3 结束语

现在办公自动化系统正由传统的双轨制模式过渡到单轨制模式，也就是用系统中通行的电子形式的文件彻底取代纸板文件的流通方式。现阶段，在企业主流的管理模式中，通常采用的是OA系统和档案系统相结合的模式，实现二者的有效衔接，最终实现企业管理的一体化。

参考文献：

[1]张东.档案管理系统与OA系统的关联问题研究[J].广东档案，2011，04（12）：16-17.

[2]冯雯.浅析OA系统与档案管理系统的数据交换形式[J].陕西档案，2011，03（21）：25.

[3]周冬梅.关于高校OA系统与档案管理系统链接的几点思考[J].科技信息，2010，03（19）：250.

[4]谭伟.档案管理系统与OA系统的实施顺序[J].中国档案，2006，10（12）：51.

OA邮件系统应用 第11篇

1. 洛河发电厂OA协同办公系统简介

洛河发电厂OA系统始建于1998年, 2003年经过第1次升级, 由最初的C/S架构升级为现在的B/S架构;2008年第2次升级, 增加了公文签章系统等功能;2012年第3次升级, 克服了老系统在WIN7系统、IE8/IE9等浏览器上不能运行的缺陷, 这次升级还在OA系统中融合了RTX的即时通讯功能。

2. 腾讯RTX产品简介

腾讯通RTX (Real Time Exchange) 是腾讯公司推出的企业级实时通信平台, 是一种高度可管理、低成本、易部署的IT平台。RTX集成了丰富的沟通方式, 包括文本会话、语音/视频交流、手机短信、文件传输。主要提供企业内部办公沟通、对外商务沟通的服务。其目的是给员工提供更方便的沟通方式, 增强团队的信息共享和沟通能力, 提高工作效率, 减少企业内部通讯费用和出差频次等, 从而为企业节省开支。同时, 也能创造一种新型的企业沟通文化。并且为二次开发商提供丰富的开发接口 (RTX API开发包) , 用于整合企业各种应用, 串接各信息系统, 为企业信息的整合与流通服务。

3. 实施嵌入融合的方法及步骤

实施RTX同OA融合的方式因产品不同而不同, 这里以RTX2011为例, 介绍其安装和使用方法。

(1) 安装。

(1) 首先安装RTX-SERVER。

(2) 然后安装RTX客户端。

(2) 管理设置。

(1) 同步OA组织到RTX服务器。

(2) 以系统管理员身份登陆系统, 进入RTX管理设置界面, 对ICU进行设置。在组织机构改变时, 需要同步ICU设置, 在RTX客户端需要刷新组织架构才可以显示最新的组织机构。有时候需要在刷新后重新登陆RTX才可以显示。

(3) 启用用户简称。

启用简称做账户名:启用该选项后, 登陆RTX必须使用简称才能登陆, 并且客户端显示的人员信息为各自的简称。例如:董事长的简称为DSZ, 则登陆RTX就必须用简称DSZ。

(4) 登陆RTX客户端。

打开【操作】-->【刷新组织架构】, 刷新完成后就可以在OA中使用即时通讯的功能了。

4. 实现嵌入融合后OA系统的功能介绍

(1) OA操作功能介绍。

(1) 单点登录。

A.从RTX登录OA。在RTX客户端收到OA发出有链接的消息和提示, 点击消息链接可以直接进入OA系统, 查看对应消息的工作或者文档。

B.从OA登录RTX。在OA系统中点击首页右边图标, 直接以当前用户名登陆RTX客户端。

(2) 在线感知。

当用户登陆RTX客户端时, 在OA首页上方滚动栏中的“在线人员”将显示当前登陆OA和RTX的在线用户。

(3) 消息。

A.发送消息。OA上的用户可以直接在WEB上向RTX客户端发送消息。并且RTX可以接收到OA发送的消息。

B.系统消息。当OA系统中有新的公告、新闻时, RTX会向用户发送消息提示, 用户只需点击消息提示的链接就可以打开该公告或者新闻。

(4) 链接打开工作。

当用户在OA中有新工作到达时, RTX发送系统消息, 提示有新工作需要办理, 用户只需要点击该消息提示的链接就可以直接登陆到OA办理新工作。

(2) RTX本身功能介绍。

(1) 基本功能。

A.即时沟通交流。方便、快捷的即时消息发送与接收, 提供不同颜色字体的文字, 提供个性化展示。

B.状态展示。提供查看联系人在线状态信息, 可以方便、清晰地了解联系人的在线状态。

C.组织架构。可清晰地看到由树型目录表达的多层次企业组织架构, 是实时更新的电子通讯录。

D.联系人分组。支持常用联系人分组, 把最频繁的联系人划入同一分组中管理。

E.通讯录。提供公司外的联系人资料管理, 可以进行分组, 发短信, 拨打电话。

F.快速搜索栏。提供快捷搜索条, 可以悬浮到桌面任何地方, 提供账号、拼音、中文姓名的模糊查找。

G.消息通知。提供广播消息和系统消息, 通知用户关键信息。

H.历史消息查看器。对所有消息的历史记录进行查看、查找、归类。

(2) 扩展功能。

A.用户管理器。企业IT管理员通过用户管理器进行组织架构的管理、客户端用户的管理以及通过用户管理器的权限中心对企业员工进行权限分配和管理。

B.短信发送。支持移动、联通手机短信双向收发, 提供短信发送历史保存和查询。支持短信群发, 可以向部门、小组成员群发短信。

C.六人语音聊天。最多支持6人同时进行语音聊天, 在空间条件限制的情况下也能进行实时沟通, 并且不用支付任何通话费用。在六人语音聊天室, 还能够进行最多80人的文本消息聊天。

D.高清晰视频。高清晰的视频图像, 640*480的大分辨率显示, 让视频通话身临其境, 更支持全屏显示, 满足视频会议的特殊要求。

E.远程登录。远程登录是由腾讯公司基于RTX平台提供的中转服务, 员工不在办公室时可通过远程登录功能让RTX客户端登录到公司内网部署的RTX服务器上, 很方便地满足员工在出差、家庭等环境下的办公支持。

F.办公集成。利用智能标签与主流办公软件集成。例如, 在任何出现RTX账号的办公平台或文档上轻松发起即时沟通, 方便企业员工的使用。

G.USB Phone。用手持设备通过RTX拨打电话, 更加接近传统拨打电话的习惯。话音质量清晰, 并且不用支付任何费用。

H.自动升级。只要在服务器进行设置, 则客户端用户可以进行相应的文件更新, 自动得以升级, 降低了管理成本。

I.关注联系人状态。通过关注联系人状态功能, 用户可以设置关注某联系人, 在该联系人的在线状态发生变化时可以得到通知。

5. 值得思考和借鉴的地方

在洛河发电厂的OA协同办公系统中融合企业即时通信, 通过统一的“组织结构树”实现企业内部实时沟通, 带来类似QQ的沟通体验。项目实施后, 可以让管理者和员工一目了然地看到企业的部门和人员情况, 随时随地进行实时沟通。

摘要：文章较为详细地论述了腾讯通RTX与OA协同办公系统融合的方式以及融合后的各种优势, 尤其是信息及时性的问题得到了很好解决。通过充分组合OA同RTX的优势, 极大增强了OA的功能。

关键词：RTX,OA,融合,功能

参考文献

[1]张锐昕.办公自动化概论[M].2版.北京:清华大学出版社, 2012.