秘书办公室工作礼仪（精选6篇）

秘书办公室工作礼仪 第1篇

秘书、办公室工作礼仪

刘德洲

各位领导、各位同仁、朋友们：

今天，来这里参加学习培训的都是从事秘书、办公室工作的同志，或是负责这方面工作的领导。大家知道，秘书工作岗位特殊，责任重大，选一个秘书，先是单位人事部门层层物色，层层选拔，优中选优，最后还得领导拍板，你们说难不难。机关的同志开玩笑说：“选秘书比选女婿还难。”这是从组织上的重视程度上看，秘书工作岗位特殊，岗位重要。另一方面，我们从平时秘书们调侃的一些话上，也可以看出秘书工作的岗位特殊。一是“三前三后。”“开会前，领导不讲我先讲，试试话筒响不响”；“外出前，领导不行我先行，看看道路平不平”；“吃饭前，领导不吃我先尝，看看饭菜凉不凉”。二是“三个知道三个不知道。”“领导最近要讲什么话我都知道，但领导什么时候讲我不知道，”“领导到哪我知道，但是领导到那后干啥我不知道，”“领导每月工资多少我都知道，但领导家里有多少钱我不知道。”再一个从对秘书素质的要求上，也可以看出秘书工作岗位特殊，责任重大。对秘书工作者的基本要求是“三会”，即会办文、会办会、会办事。中央办公厅对秘书的要求是“四能”，即坐下来能写、站起来能讲、问策能对、遇事能办。也有的把秘书工作的职能概括为“三个作用”，即参谋作用、助手作用、桥梁作用（联系群众的纽带）。不管是“三会”、“三个作用”或是“四能”，其中之一都是要求秘书必须会办事。为了把事办好、办成功，其中重要一条，就是要懂礼仪，要学会交往的艺术。掌握了交往艺术，事就办的好，成功率就大，就能成为一个称职的秘书、办公室工作人员。所以今天，我们就着重研究讨论“秘书、办公室工作礼仪问题，”主要讲三点：

1、礼仪的本质是什么？

2、单位内部待人接物的礼仪。

3、对外公务接待礼仪。

一、礼仪的本质

礼仪这个词，内容广泛，包含的东西很多，我们今天主要研究和讨论的问题是交往艺术和有效沟通。

1.礼仪——就是交往艺术，待人接物之道

首先，我们先说一说交往艺术。所谓交往艺术，说白了，就是待人接物之道。

礼仪的“礼”，指的是什么呢？2500年前，我们的先辈孔老夫子讲到礼仪时，有句名言，孔子讲，“礼也者，理也”，就是讲为什么要这样做，道理是什么。孔子讲的礼仪就是做人之道，讲礼仪就是要处理好人际关系，就是要学会和别人合作，就是要让我们得到欢迎，这就是交往艺术。

礼仪的“仪”，指的是什么呢？是指怎么办、怎么操作，它的形式是什么、程序是什么。就是讲待人接物的规矩。没有规矩就不成方圆。要遵守约定成俗的规矩，按程序操作、按规矩办事。

2.礼仪的本质——就是有效沟通

为什么要讲礼仪，为什么要学会交往艺术呢？一句话，是为了有效沟通。“礼仪就是沟通之桥。”比如我们从郑州到新乡，要过黄河，有桥没桥都能过。你可以游泳过去，也可以坐船过去。但是麻烦，时间、人力、物力都用得多，甚至还有生命危险。如果有了桥，就简单多了，就能快速、安全通过。因此，礼仪是人与人之间交际的桥梁，是沟通之桥。这就是“有效沟通、实际成功。”但是说起来容易，实际操作起来就有不少困难。

假如各位和我认识，到了元旦或春节，你们 给我发个短信，说一些祝福、安康的话，又怎么发呢？给大家两分钟时间。

去年中秋节的时候，我收到不少短信，有的说的很好听，“天上月圆，人间团圆，家庭情圆，心中事园，左右逢源，愿你在每一天中人缘、情缘、财源，源源不断，事事如愿”，等等，还有一个是，“圆圆的月亮红红脸，暖暖的笑容深深的缘，甜甜的月饼诚挚的愿，火火的好运伴永远。真诚地祝福你全家节日快乐，和美安康，利福两旺，圆圆满满。”可

是没有结尾，没有署名，不知是谁发的，很遗憾想谢人家都找不到头。

发短信要记住三条：第一，不能群发，也不能转发，最好单独特制，特别的爱献给特别的你；第二，要有抬头。比如“尊敬的刘老师，祝你节日快乐，全家安康！”第三，最好是发短信要有署名。发来短信一看，好亲切，好感动，却不知道他是谁。你知道什么叫劳而无功吗？你知道什么叫自以为是吗？这就涉及到沟通问题。联想说“沟通无极限，”我想说不掌握技巧，那沟通就很困难。

如果说“沟通很困难，”你交往就要注重沟通对象的感受，希望大家明白两个道理：

第一，世界不会因你改变。你不能改变天气、你要学会调节心情；你不能改变环境，你要学会面对现实。第二，当你面对别人的时候，重要的不是去挑剔他，而是要学会适应他，这就是做人之道。你能选择一个单位，你能选择这个单位的领导吗？如果你是一个年轻的女性，你能选择男朋友，但你能选择他父母吗？

那什么是礼仪的本质、礼仪的核心呢？其礼仪的本质、核心就是讲交往的艺术，有效沟通是根本。主要有三条：一是知己。人贵有自知之明，知己者明。二是知人。知人者智。古人讲，知己知彼，百战不殆。了解别人，理解别人者智。智者，有智慧之人也。三是欣赏别人。欣赏别人者大。大，即伟大。老子讲：“上德若谷。”上德者，最高境界。若谷，是指心胸宽阔，像山谷一样宽大。胡锦涛主席有句名言，“有容乃大。”会欣赏别人，能容纳别人，就伟大。海纳百川，能容天下之水。海就伟大。咱们不少人都到过寺庙，都看过弥勒佛，也称哈哈佛。哈哈佛两边都有对联，其上联是：“大肚能容容天下可容之事，”下联是：“笑颜常开笑天下可笑之人。”能赞美别人，欣赏别人，人家就高兴，喜欢你，你要办的事成功的可能性就大。你自己高兴，心情舒畅，办事、工作就有劲头，点子就多，事办成功的可能性就大。

二、单位内部待人接物的礼仪

我们上面讲了，礼仪的“礼”，就是讲道理、讲教养；礼仪的“仪”就是指怎么办，怎么操作。

下面我主要讲一讲单位内部待人接物的礼仪，重点说一说几个位次排序的问题，也就是日常工作中几个具体事项的操作问题：

1.谁先挂电话的问题

打电话应注意的礼节：一般要求是，主动问好，自报家门；用语文雅，口气温和；说话简明，节约时间；通话完毕，轻放电话。具体应注意以下礼节：①在铃声响后，应尽快接听，尽量使铃响不超过三遍；②应先向对方问好，随后作自我介绍；③万一对方拨错电话，不要责怪对方或一声不发把电话挂断；④遇有重要内容，可请对方重复一次，必要时应

当记录下来；⑤需要代为找人或代为转告他人时，尽力而为，热情友好，不要一推了之。讲话完毕，挂断电话。那么谁挂电话呢？

常出现的错误：（1）谁先打，谁先挂；（2）对方先挂；（3）自己说完了就挂。

正确的方法是：（1）地位高者（领导）先挂；（2）上级（上级机关工作人员）先挂；（3）长者先挂；（4）市场经济，顾客是上帝，工作对象先挂。

2.谁先进出电梯的问题

正确做法是：陪同人员先入后出。为什么？第一安全。秘书是要来引导的，引导就要走在前面；第二，秘书职责就是服务。电梯里有升降按钮，到时间了他就自动关，你先入后出，需按住那个按钮，人进完了再关，人出完了再关，这就是尽服务职责。

3.会客的座次问题

第一个问题，主人跟客人对面坐呢？还是并排坐呢？标准答案是：并排坐。因为平起平坐是基本礼貌，是规矩。待客有四种模式：第一，自由式，为熟人、朋友；第二，主席式。例如领导坐在上面，（本单位、本系统上下垂直关系）。第三，并列式。什么情况并列式呢？地位平等，关系友善。第四是相对式。什么情况下坐对面呢？上下级关系，公事公办拉开距离，如：商务谈判，被双规了等。并排坐是会客的 基本礼貌。第二个问题，主人与客人并排坐，他应该坐在客人的哪一边？世界具有多样化，其实坐在哪边都成立，关键是看在哪种环境，什么场合。第一是政务交往。世界各国政府讲政治，都是讲传统的。我国的传统是什么？两个字，“左大”。中国遵循上下左右的规则，上下，上为大，左右，左为大，左和右是怎么确定的呢？市政府大楼门前挂两个牌子，一个是党委，一个是政府。这两个牌子哪个是左，哪个是右。我告诉你，按照出门的方向确定，进门为客，坐那是主，从里向外确定。

座次怎么确定，按当事人定，毛泽东接待尼克松，尼在左；邓小平会见撒切尔夫人，撒在左。中央高于两侧，左侧大于右侧。但是世界是多样性的，对外交往主要讲国际惯例。国际惯例与我们的传统正好相反。国际惯例是右为大。毛、周、邓请客人吃饭，都是把客人放在左侧。这是按中国的传统安排的。中国要走向世界，泱泱大国，要遵守国际惯例。从江泽民开始，接待都是把客人放在右侧。所以会客的标准座位，不仅要并排坐，还要让客人居右，右为上。在开会的时候，主席台并列坐，中央高于两侧。但也有双数的，双数也是左右的，从中间开始数，右大于左。

4.轿车的座次

双排座小车（司机一排，后面一排）。上座是哪个位置？车的类型不一样，上座的位置也不一样。如果是吉普车的话，上座是副驾驶座。轿车的话，要确定上座，那要看谁开车，如果是主人开车的话，一般上座是副驾驶位；如果是司机开车的话，上座是副驾驶座后面的座位。为什么是副驾驶后面呢？一是安全考虑，二是上下车方便（这个位置靠右，在路边，上下车方便）。

5.参加会议应注意的礼仪

（1）着装适宜。着装要整洁美观，稳重大方，隆重庄严的重要会议应着正装。

（2）准时到会。参加会议的所有人员应按时入场。（3）服从指挥。进入会场后，要按照会议安排入座。在会议中，要服从主持人的指示，不要来回走动，不要在未征得主持人同意的情况下随意发言。

（4）静听发言。在会议发言人发言时，要认真倾听，做好记录，不可与他人交头接耳、私下议论、玩弄手机、闭目养神，要将手机等通讯设备置于静音或关闭状态。

（5）善始善终。会议结束前，一般不能随便离席。若有紧急事情需要离开，时间较短时应注意不影响其他与会者；如果时间较长或者需要提前离开，应向有关人员说明原委，并表示歉意，征得主持人同意后再离开。在会议结束离开会场时，要听从会议组织者的指挥，有序离开会场。

三、对外接待工作礼仪

秘书、办公室工作人员实际上是机关的一个窗口，是领

导的一面镜子。领导用什么样的人，就知道领导是什么样的水平。

秘书、办公室工作的对外接待礼仪，从实际操作上来讲，主要涉及的是仪、食、住、行、访、谈、送这七个方面。

1.仪，就是自己的仪表

仪表非常重要，仪表端庄，礼节又周到，谁都喜欢。我在部队，领导的警卫，参谋，都招人喜欢。人长得帅，衣服又整洁，人见人高兴，领导的闺女嫁给自己警卫员的不在少数。

讲仪表，首先讲着装。衣服怎么穿？什么是正装，什么时候着正装，领带怎么带，什么时候领带什么颜色？这都有讲究。

衣服怎么穿？就是要穿得体。泱泱大国，要和世界接轨。贸易谈判，搞“WTO”融入世界规则。对外接待，穿衣着装也要和世界接轨，穿戴要符合TPO原则。TPO分别是英文中时间（Time）、地点（Place）、场合（Occasion）三个单词的缩写。穿着的TPO原则，就是要求人们在着装时以时间、地点、场合三项要素为准。得体的穿衣，要符合这三条原则：。（1）时间的原则。一是指每一天早、中、晚的三个时间段。二是指春、夏、秋、冬季节的更替。三是指人生的不同年龄段。时间原则要求着装考虑时间因素，做到“随时”更衣；（2）地点原则。地点原则代表地方、场所、位置不同，着

装应有区别，特定的环境应配以与之相适应，相协调的服饰，才能获得视觉和心理上的和谐美感。比如穿正式的职业正装去娱乐场所，或穿运动服，便装进入办公场所或社交场合，都是与环境不和谐的表现；（3）场合原则。不同场合会有不同的服饰要求，只有与特定场合的气氛相协调的服饰，才能产生和谐的审美效果，实现人景相融的最佳效应。比如在欢庆节日，结婚典礼，生日纪念，联欢晚会等喜庆场合，服饰应鲜艳明快，潇洒时尚一些。规范的着装“9忌”。①忌脏；②忌乱；③忌破；④忌露；⑤忌透；⑥忌短；⑦忌紧；⑧忌艳；⑨忌怪。

领导最难忍受的穿着：运动服、海滩服、跑步服、弹力泳衣、超短裤、无外套的吊带服、露脐装、写着标语的T恤、塑料凉鞋等。

总之，着装打扮，要做到端庄、自然、大方、简洁。下面重点说一说正装。

什么是正装？先讲上衣，有四个字的要求：有领有袖。这样的衣服就是正装。“领袖”这个词大家都知道，就是大人物的意思。这是从什么地方来的，从衣服上来的。很简单，衣服上最简单的地方就是领子和袖子，正装基本要求就是有领子、有袖子。

西服在我国是正装之一，怎么正确穿西服？主要是8个方面：

（1）拆除商标。新买的西服一定要先将商标除去。（2）保持西服外形的平整洁净。西服定期清洗，穿着前熨烫平整，西服的美感很大程度在于它的笔挺，皱巴巴的“抹布西服”只会让别人皱眉。

（3）注意内衣搭配。西装的标准穿法是西装里面直接穿衬衣，衬衣必须干净、挺拔，袖子比西装袖子长，而衬衣之内不穿棉纺或毛纺的背心、内衣，以免臃肿。西装内穿T恤更是大忌。

（4）慎穿毛衣。原则上不允许穿毛衣，为免在冬季寒冷难受，也只可穿一件薄型“V”领的单色羊毛衫或羊绒衫。

（5）不卷挽西装衣袖和裤管，以免给人庸俗的感觉。（6）正确系好西服纽扣。一是单排两粒扣西装，扣子全不扣表示随意，轻松。扣上面一粒，表示郑重，全扣说明无知。二是单排三粒扣西装，扣子全部不扣表示随意，轻松；只扣中间一粒表示正宗；扣上面两粒表示郑重，全扣表示无知；三是双排扣西装，可全部扣，亦可扣上面一粒，表示轻松、时髦，但不可不扣。四是就座之后，西装上衣的纽扣则要解开，以防其走样。五是起身时，西装上衣的纽扣应当系上，以示郑重。

（7）用好西装的口袋。西装的口袋，装饰作用多于实际价值。所以不能让口袋显得鼓鼓囊囊，使西装整体外观走样。

（8）凡正规场合，穿西装都应系领带，要穿皮鞋，不能

穿旅游鞋，便鞋或布鞋。

女士穿西服的法则：女西服没有固定穿着格式，穿着时，要注意无论哪种西服，首先要合身，能突出女性的体型美。一般要注意三点：一是西装的质地要好，一般要选择较好的纯毛面料。上下装不一定颜色相同，但颜色要和谐；二是要考虑年龄、体型、肤色、气质、职业等特点，年龄较大或较胖的女性可穿一般样式的西服；三是穿着要和服饰相和谐，里面穿高领毛衣时，可以佩戴精巧漂亮的胸花，应避免看到里面的保暖衣，同时也要注意皮鞋、皮包、发型和西服的协调。

衣食足而知荣辱。就女同志而言，着装要注意以下几点：①要避免过于暴露。透明、短小、紧身（即薄、透、露）；②在比较正规场合，可穿西装、套裙、连衣裙、旗袍及民族服装。裙子长度，至少要齐膝。另外有两个地方不能让男性看到，一个是内衣，一个是腋毛。下衣呢？有三个字的规定，很简单，“不光腿。”男性在正式场合不能穿短裤。女孩子也一样，不能光着脚丫子，不能光腿。这就是正装。

这里再强调一下，礼仪是什么？就是待人接物的规矩。为什么要讲礼仪呢？为了表现自己有教养。

下面说一说领带问题。领带是西装的“画龙点睛”之处，一定要高度重视。

关于领带的打法：①要把它打得端正、挺拔，外观上是

倒三角形；②在束紧领结时，有意在其下压出一个窝或一条沟，使其看起来美观自然；③领带结的大小，应大体上与当时所穿的衬衫领子的大小成比例。

关于领带的合适长度。成人所用的领带，通常是130-150厘米，领带打好之后，外侧应略长于内侧。其标准的长度应当是下端正好触及腰带扣的上端。这样，西装穿好后，领带下端便不会从衣襟下面“探头探脑”地显露出来。当然，也不能打的太短，不要让他动不动就从衣襟上面跳出来。正是这个原因，不提倡在正式场合选用难以调节长度的“一拉得”或“一套得”领带。日常戴领带易犯的错误，是把太长的领带塞入裤腰带，很不雅观；有的瞻前不顾后，衣领后的领带露出或歪斜着。

关于领带的颜色。一般来讲，有三种颜色可选。（1）紫红色领带，表示吉庆。接待客人，重大庆典活动，都是紫红色领带。表示喜庆。大家看电视，凡是节庆日重大活动，播音员、领导者的领带都是紫红色的，表示喜庆；（2）黑色领带，部队的领带，这与他们着绿色军装有关；（3）其他颜色。就是日常着装。日常着装的领带颜色要跟西装颜色相搭配，全身的颜色不能多于三种。一般西装颜色深的，鞋袜是黑色的，衬衫就是白色的。一般情况，一个人身上有三种颜色是正规军，四种颜色是游击队，五种颜色有点傻。

其次，讲一讲个人的言行

公共场合，坐要有坐姿。部队讲“坐如钟”，就是坐下后不能乱动，不能一会扣扣鼻子，一会摸摸耳朵，这都不行。坐下后，应尽量坐端正，把两脚平行放好，男士两膝之间可以放一个拳头大小的位置。女士两膝要合并。不论男女老少，两手都要放在大腿上，挺直端正，如果要挪动椅子的位置，应当先把椅子移到欲就座位，然后坐下去。坐在椅子上移动位置，会影响自己的形象。

站要有个站像。部队讲要“站如松”。不能前后左右晃。①要两脚跟要着地，两脚尖要保持45°；②腰背要挺直，胸膛要挺起；③脖颈伸直，頜微向下，使能清楚地看到正面脸；④两肩要自然下垂，不要耸肩，手指平伸，中指大概贴着裤缝；⑤身体重心在两脚之间。

行走要优雅。行走时，应昂首挺胸，收复直腰，两眼平视，肩膀不摇，双臂自然前后摆动，脚尖微向外或向正前方伸出，行走时脚跟成一条线。男女的走姿及步态风格应有所区别。男子的步履应雄健有力，潇洒豪迈，步伐稍大，展示出英俊、威武的阳刚之美。女子的步履应轻捷、蕴蓄、飘逸，步伐略小，展示出娴雅、娇巧的阴柔之美。不雅的走姿有四：①八字步；②摇晃。摇头晃脑，上颠下波，左右摇摆，大幅甩手，给人一种庸俗无知印象；③张望。东张西望，打量他人，给人一种轻薄无礼之感；④手乱放。双手插兜，尤其是插在裤兜，掐腰，倒背手，给人一种随意，傲慢的感觉。

握手要得体。①与人握手时要热情，要面带微笑，注视对方的眼睛，身体可稍微前倾，以示尊重，不能心不在焉；②握手时，一般是主人、长者、领导、女士先伸手，客人、年轻人、被领导者、男士后伸手；③握手时的力度要适当，不能太紧或软绵无力。

递交名片时，也要注意素养。①名片装的位置。应在西装的内袋里，不应放在裤子口袋；②名片的递交。如果对方职务较高，或年龄较长，应双手捧着递过去，或两只手捏着名片的上侧，把自己的名字正对着对方。对一般人，用右手递过去即可；③名片递交时的表情。应庄重大方，目视对方，动作要轻缓，也可以同时说“请多关照”，“欢迎指教”，“多多联系”；④名片接收。也要注意礼节。应站起，双手去接，接过后要认真地看一遍，然后郑重地装入上衣上方的口袋里，不要顺手扔在桌子上或装入裤袋里；⑤名片索取。若想索取他人名片，则不宜直言相告，而应采用以下几种方法：一是向对方提议交换名片。二是主动递上去本人名片，此所谓“将欲取之，必先予之”。三是询问对方“今后如何向您请教？”，此法适宜于向尊长索取名片。四是询问对方“以后怎样与您取得联系？”，此法适宜于向平辈或晚辈索要名片；⑥婉拒索取名片。当他人索取本人名片，而又不想给对方时，不宜直截了当拒绝，而应以委婉的方法表达本意，可以说“对不起，我忘了带名片”或“很抱歉，我的名片用完了”。

2.食，就是客人吃什么

陪客人吃饭，餐桌礼仪。这里我们必须记住，人不同，标准不同，人的位置不一样，感觉也不一样。所以，有经验的人都知道，不能按自己的标准要求别人，“礼仪是共同的标准”。食，就是陪客人吃饭，餐桌礼仪。我们一方面要强调贯彻中央精神，厉行节约；另一方面，也要让客人满意，文明待客，重点注意4条：

（1）让菜不夹菜。人家不爱吃，不卫生。

（2）敬酒不灌酒（辽宁来客人的接待，云南省接待江泽民的事（尊重客人、服务客人，让客人高兴）。我们敬酒，人家受不了，说为什么你们不喝，光叫我们喝。我们说这是河南的传统，先辈留下来的规矩。历史上，河南人总担心没让客人喝好，所以总让客人喝。

（3）红酒不加杂。喝红酒什么都不加。

（4）拿不准的事要多请示。（洪学智副主席来视察，宴会安排的事，到登封视察的事。）

以上讲的，是有所为，有所不为，即什么叫可以干，什么叫不可以干 这就要礼貌待客。

下面我们重点说一说宴会。这里要注意三点：第一，不搞多边宴请。一次只请一个领导，一个单位。特别的爱给你特别的你。第二，要有菜单。菜单是宴会的标志。没有菜单的宴请是便宴，不能叫公务宴请。这里是无形胜有形。有菜

单的好处：一是郑重其事。有准备。二是向客人通报我们要吃什么菜，客人可以心中有数的吃。概括起来，公务宴请按国际惯例要做到六条：一是钱花多少。力所能及的情况下档次适当高一点，钱多花点，客人就会认为你对他的重视程度高。二提供陪同人员名单。请客吃饭前一天，至少提前三个小时把陪同人员的名单提供给客人；三是环境。私人宴请，吃特色；公务宴请，要吃环境，涉外宴请，吃文化；四是举止动作要得体；五是音乐（要演奏最重要客人喜欢的音乐，或者本地有特色的音乐）；六是菜单。正式宴请要有菜单，同时问客人，你不能吃什么？有什么忌口；这就是封闭式的问，不能问开放式的，你吃什么？第三，要有席次签。没有席次签，为便宴。.住，就是客人驻地的安排

一般情况下，应将住房地点、房间号码、用膳方式、日程活动安排、联系方式、联系人等事宜打印成文字材料，等客人一到，发到每个人手中。对于主要领导，发给其秘书即可，这样既可避免不必要的混乱，又可使客人做到心中有数，主动配合。在客人到达之前，客人下榻的地方，我们一定要看，主要有三条：(1)洗涤用具，（2）卫生纸；前几年，到美国参观考察，人家所有宾馆卫生间都有三种纸：面巾纸；手纸；坐便池上的铺纸。（3）拖鞋、浴鞋。教养体现细节，细节展示素质，细节决定成败；国际惯例，礼貌待客讲什么？

主要三点：第一是站起来，起身相迎是基本礼貌；第二是眼要看着客人；第三是面带微笑，礼多人不怪。严格讲，这三点要求不高，反之就没教养，就不能留下好印象。

4.行，就是出行

领导不行我先行，看看道路平不平。这里是指客人不行我先行，看看道路平不平。安排车辆，谋划出行路线，准备好饮用水，途中用餐等。重要客人，还要安排警卫。

5.访，客人访问地方的安排

客人访问的地方，要事先给对方打招呼，做好准备，对重要客人，还要事先踩一踩点。让当事方做好准备，避免冷淡客人。同时，还要安排好摄像。

6.谈，和客人谈什么

就是与客人谈话。主要是交往艺术和有效沟通。什么是有效沟通呢？要下定义，就是“既要了解别人，又要我们被对方了解”。严格地讲，有些人只能做到第一层，这是很不够的。只做到第一条，往往劳而无功。有些同志，活也干了，人也得罪了。就是没有沟通意识。了解自己者明，了解别人者智，欣赏别人者大。这里关键是欣赏别人。有些人，做人方面有两条非常不好，一是爱挑别人的毛病，他不知道挑毛病是不能解决问题的；对国家、社会做贡献不是吹毛求疵，而是解决问题。二是喜欢埋怨，看不惯别人，不懂得理解欣赏别人。陪同客人游览，和客人交往，其礼仪主要有：第一

条，是少说多听。中国有句古话：“智者善听，愚者善说”。言多必有失，说那么多干啥。当然你不能一句话不说。第二条：注意赞扬客人。东汉著名学者崔远有句话：“莫道人非，莫言己长”。第三条，选好话题。（1）对方感兴趣的问题；（2）对方擅长的问题（在接待广东客人时，介绍河南，我们讲河南是中国的缩影，人都多，底子薄，相对贫穷；河南是中华文明重要发源地之一。宋朝以前，国都都设在河南。中华人文始祖伏羲，创八卦，预测兴衰、成败；制丽皮以利婚嫁；制网古，以利渔猎；制龙师，以设官制；创绳结，以利记事；创文字，为三皇之首。皇帝出生在河南，创业在河南，建都在河南等。客人很满意）。

7.送。就是客人走时送什么

这里有几条原则：公务活动的送礼，一是送特色，最好是地方特产（不是送贵重）；二是送赏心。这和礼品贵重不贵重不要紧，但客人见了心里喜悦，认为吉利、赏心；三是送方便。客人便于携带。客人要坐飞机，如果送液体的，超重超大的都不行。这就是说送的礼品要便于携带。

2015年3月

秘书办公室工作礼仪 第2篇

服饰礼仪

(1)秘书的服饰要与之角色相协调，以体现精明强干为宜;

(2)男士适宜穿黑、灰、蓝三色的西服套装领带，注意不要穿印花或大方格的衬衫;

(3)女士则最好穿西装套裙等职业装，不宜佩戴走路发生声响的首饰;

(4)男女士皆不宜把露、透、短的衣服穿到办公室里去，不雅观。

接待礼仪

有预约

(1)有人敲门，立马停下手头工作，微笑迎上前问好;

(2)招呼对方坐下，茶水八分满即可，左手托茶盘底部，右手扶茶杯外缘，从客人右方奉上;如果来宾两人以上，上茶时注意职位高低，先客方再主方;

(3)引领客人时，主动带路，边走边示意，上下楼梯和拐弯处提醒客人当心，乘坐电梯时秘书先进后出;

(4)介绍时，先将本公司人员介绍给客人;先将职位低的介绍给职位高的，先将男士介绍给女士(特殊场合除外);

(5)客人告辞时，礼貌送别，根据客人身份送客到电梯口或大门口，目送其远去再返回。

无预约

(1)热情问候;(2)了解来意;

(3)耐心倾听;(4)学会挡驾。

握手礼仪

(1)双方距离约1米，双腿立正，上身略向前倾，伸出右手，四指并拢，握手时用力适度，上下稍晃动3、4次即可;

(2)握手时神态自然，面带微笑，目视对方，可寒暄几句;

(3)握手时应注意长幼、尊卑、男女有序;

(4)如手上有污垢或水、汗不宜和别人握手，应主动向对方说明不便握手的原因。

秘书办公室工作的说“三”道“四”

“三招” 处理事务是办公室工作的一项重要内容。随着社会发展，办公室需要处理的事务工作涉及的范围越来越广，复杂性也越来越强。面对繁杂的工作，如何处理才能做到得体、得当、得心?

第一，下好“一盘棋”。‍就是要树立“一盘棋”的意识，提高站位，凡事讲大局、讲规矩。要树立大局意识。善于把握大局是做好各项工作的根本要求和重要保证，知道重心在哪里，难点在何处。要注意按规矩办事。在处理日常事务的过程中，特别是接待安排、文件报送等，要牢记“办事有遵循，行为有规范，执行有尺度”的原则，说话要有根据，做事要有依据。要谨慎走好每一步。在处理任何问题上都必须摒弃杂念、稳字当头，考虑周到、服务得体。对领导交办的工作，必须事事有回音、件件有交代。

第二，学会“弹钢琴”。面对千头万绪的工作，要做到紧张有序、妥善得当，需要我们学会弹钢琴。要分清轻重缓急。任何工作也都有主次、轻重之分，要善于合理安排时间，急事先办、大事精办、要事稳办、特事特办。要学会统筹协调。面对千头万绪的工作，要敲响每一个琴键、激活每一个音符，既抓住重点，又兼顾全面。要学会归纳总结。弹好一首曲子，必须长期反复地推敲、锤炼、改进。工作也一样，“吾日三省吾身”，一定要学会归纳总结，才能发现问题，有针对性地予以改进，这是提高工作能力的一条捷径。

第三，当好“润滑剂”。要处理好与领导的关系，做到尊重而不尊崇，服从而不盲从，在领导面前不能唯唯诺诺。对领导提出的正确意见和做法，要坚决贯彻执行;不适合的，要有艺术性地提出来。要处理好与各部门、各单位的关系，必须谦虚、热情、低调，杜绝门难进、脸难看、话难听、事难办的现象。

“四种关系”

办事，是每一位工作人员的重要工作内容，需要不断探索、研究。要掌握“办事的艺术”，把握好以下几种关系：

正确处理过程与结果的关系

判断办事成功与否，是以结果为标准而不是以过程为标准。不过，没有成功的过程，一般来说也不可能有成功的结果，很难想象办一件事过程千疮百孔、问题迭出，却能得到好的结果。同样，也不能以过程的成功来掩盖结果上的瑕疵。

处理好这对关系，主要解决的是“其他都不错，就差一点点”“没有功劳也有苦劳”等思想误区，防止“不思耕耘，只想收获”的投机作风。在办事过程中，重视既树立“结果”导向，也在每一个步骤环节都追求精益求精，以可控的、正确的过程，确保得到预期结果，达到“水到渠成，瓜熟蒂落”的状态。

正确处理独立决断与请示报告的关系

办事过程中突然出现新情况，而领导没有交代应对措施，怎么办?请示报告是第一选择，能请示的尽量请示。但这个请示不是简单地把问题上交，而是在向领导报告情况的同时，拿出自己对该问题的处理意见。如果因为种种客观因素无法即时请示，可以独立决断，但事后要及时向领导报告处理情况。

值得一提的是，办事过程中，有些东西未经请示报告不应擅自改变。如：有明确制度规定的，不应擅自更改;文字材料中领导亲自改动的，不应擅自更改;领导专门交代的事项，不应擅自更改;多年坚持的惯例做法，不应擅自更改。要坚决防止“先斩后奏、斩而不奏”的思想和做法。

正确处理规范性与灵活性的关系

规范性是评价办事水平的一项关键指标。每一类事经过打磨积累，都会形成相对稳定成熟的内容、流程、要求等，也就是规范。遵守规范，按照规矩，事就容易办得好。有的事是开创性的，没有旧例可循，但在办的过程中也会逐渐形成规范。

规范不是万能的，在办事过程中遇到现有规范不能解决的问题时，需要灵活应对，创造性地完成任务，这就是创新，是对规范的丰富和发展。在规范性与灵活性的问题上还是应当做到坚持规范，适当灵活。

正确处理团队作战与单兵能力的关系

当前，工作分工日益精细，任何一个位置都像是大机器上的螺丝钉。许多工作任务，需要多人分工承担，讲团队作战。团队作战考验的是合作能力，应当注意以下几个问题：一是明确任务，勇于担当。作为领导，布置任务要不留死角，注意各个环节无缝对接;作为工作人员，要敢于承担重要任务，不躲不闪，攻坚克难。二是积极完成，不拖后腿。对分配承担的任务，要在规定时间内按照规定要求高质量完成，尽可能提前完成，绝不能拖延。如自己承担任务较多实难完成，不要碍于面子隐瞒不说，要及时汇报负责同志，适当请其他同志分担，避免耽误整项工作的进度。三是沟通交流，密切配合。要时刻强调团队意识，及时互通情况、交流进展，虚心听取大家的意见建议，以融洽的合作关系保证任务圆满完成。

独立学院办公室秘书工作初探 第3篇

独立学院的领导和职工的高文化层次决定了办公室对秘书素质和工作能力上的高要求。在独立学院管理干部队伍中, 办公室秘书一般都是政治强、纪律硬、业务精、作风正、观念新和素质高的群体。秘书的修养是多方面的, 但就其参与政务来说, 一般应具备的素养有:

(一) 四项素质

(1) 有较强的党性修养和纪律性; (2) 有敢于创新的精神和务实肯干的工作作风; (3) 有渊博的基础知识和扎实的专业知识; (4) 有过硬的秘书工作技能。

办公室秘书要起到领导助手的作用, 就应该是文秘工作的行家和从事其他工作的“杂家”。不仅要懂得秘书专业知识, 而且要懂得教育科学、社会科学和自然科学的基本知识。其中, 掌握并熟悉教育管理科学知识和独立学院发展状况, 是对独立学院管理干部的共同要求, 也是独立学院秘书的必备素质。在独立学院秘书应具备的诸多素质中, 理论水平和文字水平是必须具备的看家本领。要当一个成功的秘书的确不容易, 一些高学历的人员进入党政办公室后, 之所以最终没能适应文字综合岗位, 究其原因, 更多的可能还是由于没有真正掌握语言文字这一工具;“文字关”成了他们难以逾越的障碍。秘书人员除加强平时积累之外, 在具体写作实践中, 要从三个方面入手锻炼文字表达的能力。[1]一是在大型会议文稿撰写过程中, 采取“集中讨论、分头起草、统一串联”的方式;二是在日常文稿的起草过程中, 采取“以老带新”的方式;三是在文稿修改过程中, 采取“校读”的方式, 力求文章表达准确。

(二) 七种意识

独立学院秘书所处的办公室是贯通上下、衔接左右、协调业务、综合事务的一个综合职能部门, 有参与政务、管理事务、搞好服务等职能, 要履行好这些职能, 要求秘书人员必须具备七种意识。

一是全局意识。秘书岗位尽管职责分明, 但由于办公室工作具有突发性、偶然性、急办性和特殊性, 往往会有很多无定位、无定时的工作。遇到这种情况, 就要求秘书人员从办公室乃至学校的全局出发, 以大局为重, 分工不分家, 把个人和集体、局部和全局紧密联系在一起, 珍视团结, 识大体、顾大局, 相互理解, 相互支持, 相互补台, 使整个部门形成一个风雨同舟、团结协作的战斗集体, 充分发挥整体功能。

二是奉献意识。文秘工作人员“不显荣于人前, 却辛劳于人后”, 经常需要加班加点、夜以继日超负荷工作, 而且很少能出头露面、留名得利, 物质待遇尚不是很高。对此, 文秘人员要充分认识到秘书活动的辅助性决定了秘书工作名义的假借性、过程的幕后性和成果的潜在性。[2]奉献是秘书的天职。首先要甘于奉献, 爱岗敬业, 始终以事业为重, 认认真真做好每一项工作, 不计个人荣辱得失, 扎扎实实, 乐观向上, 无怨无悔, 甘于在奉献中实现自己的人生价值。其次是乐于吃苦, 无论是起草文件、组织会议, 还是处理突发事件、协助重大决策, 都十分繁杂而具体, 时间紧、任务重、要求高。很多工作看似小事, 但没办好就会出大问题。

三是超前意识。独立学院秘书要当好领导参谋, 必须具有一定的超前意识, 独立学院的举办本身是一个新事物, 故而要密切关注其发展动态, 要想领导思而未言、思而未举的问题。有些事虽然领导想到了, 往往因事务较多, 头绪杂乱, 以致遗忘;或因还未来得及进行更深入思考, 事情就发生了, 使领导处于举步维艰的境地。在这种情况下, 秘书如果进行了超前思维或早有准备, 就能为领导提供解决问题的最佳方案, 使领导摆脱窘境。长此以往, 自然会得到领导的信赖和同事的崇敬。因此, 要求秘书人员必须熟悉全局, 培养自己洞察和分析问题的能力, 提高驾驭全局和树立远见的工作意识。

四是效率意识。独立学院的管理人员一般非常精简, 办公室工作更是头绪繁杂, 办公室秘书普遍有这种感受:忙忙碌碌无头绪, 兢兢业业无成绩, 一天到晚不歇气, 领导抱怨无能力。文秘人员要适应经济社会快速发展的新要求, 就必须讲求效率, 增强工作的时效性。要提高快速反应能力, 遇到紧急情况要立即反应、马上行动, 抢时间、争主动, 不能有丝毫拖延, 否则就有可能误大事、出大错。要灵活应变, 对任何问题的处理都不能墨守成规、按部就班、一成不变, 要在保证质量的前提下减少环节、简化程序、提高效率, 在办会、办事、办文等具体业务中要充分体现高质量、高效率, 有条不紊, 杂而不乱。

五是服务意识。独立学院的管理工作, 就是服务。因此, 要转变观念, 树立管理就是服务的思想。要明确人与人之间的关系就是服务与被服务的关系, 自己在服务别人的同时也会接受别人的服务。独立学院的秘书工作, 主要是为学校、系 (部) 领导服务, 为学校、系 (部) 各职能部门服务, 为广大教职员工和学生服务, 重点是为学校、系 (部) 领导服务。要做到党政领导需要什么就提供什么, 什么时候需要就什么时候提供, 以满足领导总揽全局和处理问题的需要。

六是求知意识。独立学院办公室秘书工作是一个知识、信息高度密集的领域, 文秘人员知识的质量、深度、广度乃至层次, 直接影响着文秘人员的工作能力与思维能力。对于独立学院办公室的文秘人员而言, 强化求知意识非常必要, 需要学习的知识也有很多。首先, 要提高学习的自觉性。文秘人员如果仅仅满足于过去已有的知识, 停留在目前的状态水平, 不去摄取新知识, 吸收新的营养, 看问题就不会有新的见解, 写文章就不会有新的观点, 办事情就不会有新的招数, 搞调研就不会有新的成果, 为领导服务也就不会有新的起色。因此, 文秘人员要树立终身学习、终身提高的追求和理念, 增强学习的自觉性, 真正使学习成为一种生活习惯和自觉行为。其次, 要保持学习的广泛性。丰富广博的基础知识是秘书知识结构的根基, 扎实的专业知识是秘书知识结构中具有职业特征的主要部分, 所在工作部门的专业知识是秘书人员知识结构中的核心层次, 此外还有各种相关辅助知识等。文秘人员, 要学贯中西、精通古今, 构筑起自己全面的知识结构。

七是形象意识。办公室秘书人员由于在领导身边工作或接触领导的机会较多, 其言行常常被当成领导意志和行为的反映。所以, 每个秘书人员都要有塑造自身形象、维护领导良好形象的意识。首先, 要严格规范自己的行为。时刻保持清醒的头脑, 充分把握好自己的角色地位和作用, 把自己置于各项制度的有效约束之下, 时刻接受组织和群众的监督, 自觉维护领导和单位的形象。要严格遵守各项规章纪律, 谨言慎行, 遵纪守法, 管住自己的嘴、手和脚, 做到不该说的话坚决不说, 不该做的事坚决不做, 不该去的地方坚决不去。其次, 要培养良好的道德品质。诚实正直, 说老实话, 做老实人, 办老实事, 是做人的基本准则, 也是文秘人员最基本的行为规范。要有正直的人格, 是非分明, 公道正派, 对人对事不带主观偏见, 对上对下一个标准, 人前人后一个模样, 本本分分做人, 兢兢业业工作, 以一流的作风、一流的业绩来展示形象, 树立威信, 体现自身的价值。再次, 要塑造良好的仪表举止。文秘人员无论是在工作还是社交场合都应该注意自己的仪表举止, 体现出优雅的风度和较高的修养。穿着要端庄, 打扮要得体, 仪容要整洁, 举止要文雅, 不能标新立异, 穿奇装异服, 也不能扭扭捏捏, 矫揉造作, 不管什么场合, 都应站有站相, 坐有坐姿, 精神饱满, 以显成熟、精干、高效。此外, 办公秘书还应该养成说文明话、办文明事的良好习惯, 多讲文明用语, 谈笑要有节制, 处事体现水平, 努力做到亲切、准确、得体、诚挚、热情, 充分表现良好的道德素养。

二准确定位, 严履职责

独立学院的办公室是学校的综合办事机构, 秘书岗位的主要职责有两大类:一是办事;二是当参谋。秘书在学校、部门、50教书育人高教论坛2011|03

系 (部) 主任直接领导下, 参与办文、办会、办事, 与学校领导或部门负责人的工作目标是一致的。但目标的一致性并不意味着职权的一致性, 二者是主从关系。因此, 秘书在日常工作中, 应找准自己位置, 不能越位, 力求做到思想到位、服务到位。平时我们常常看到这样一种现象, 有些秘书, 在上级布置的任务或形成的材料完成后, 不知向谁汇报请示, 材料送给哪位领导审定, 甚至不经过直接领导审阅、批示, 自作主张, 直接上报, 酿成错误, 结果自己出了力, 领导不满意。

三处好关系, 做好参谋

独立学院不论是哪一层级的秘书, 在工作上都与直接领导有着密切的关系。因此, 处理好与直接领导的关系是非常重要的。

(一) 尊重而不迎合

秘书和直接领导在政治上、人格上是平等的。但由于分工的不同, 工作的性质不一样, 也就出现:领导在“台前”, 居主导地位;秘书在“幕后”, 处从属地位, 受直接领导支配, 这一点必须明确。既要尊重领导, 又要有自信心, 不卑不亢, 充分发挥好自己的内在潜能和主动性, 为实现共同的目标而努力工作。尊重领导一是维护领导威信, 从内心尊重领导;二是尊重领导个性, 给领导“补台”。

(二) 相处而不相聚

工作中经常会有直接领导因年龄、性格、阅历、气质不同, 从事专业和分管范围不同, 处理问题的方式和风格不同, 造成领导之间或领导与下属之间的工作矛盾, 有时也导致秘书和办公室主任产生工作矛盾, 从而使秘书处于左右为难的境地, 这时很重要的一点就是保持“等距离关系”, 做到和睦相处, 而不相聚议论。如两位直接领导给秘书布置的工作任务在时间安排上发生冲突时, 秘书应当先表示愿意接受任务, 同时应该表明自己已经接受了其他领导安排的工作, 时间上有冲突, 能否将时间推迟一些。这样, 后布置工作的领导一般都会体谅并同意调整时间或采取别的办法。同样是这件事, 如果秘书说:“不行, 某校长 (或某处长、某院长、某主任) 已安排了其它工作”。这样, 效果就会大不一样。在类似上述的矛盾中, 秘书保持“等距离关系”至关重要。

另外, 在独立学院秘书人员中, 有时还会遇到“多层次领导”。比如系 (部) 秘书有时和学校领导、教务处、学生处等部门领导以及本院系的直接领导发生工作关系。常使刚做秘书工作的同志感到无所适从。窃以为:一是都尊重。学校领导、部门领导、系 (部) 领导, 理所当然都应尊重。但要避免两种情况:一种是按照一级管一级的老规矩, 只服从直接领导, 而怠慢学校领导和部门领导;另一种是与学校领导或部门领导接触多了点便飘飘然, 目无直接领导。在对待直接领导班子成员和办公室主任时, 也会发生上述类似情况, 都应避免。二是勤工作。“多层次领导”往往造成多头布置工作的现象, 使秘书任务重叠、繁忙。作为秘书, 要尽可能完成各级领导布置的任务。如实在超负荷或时间不允许, 秘书可主动向领导说明情况, 由领导根据缓急, 做出定夺。秘书不可擅自压掉领导布置的任务。三是多联系。独立学院秘书日常工作一般由直接领导或办公室主任安排, 但有时学校领导、部门领导和其他人员也会突然安排一些工作。这时秘书就要设法与他们联系, 使他们知道情况。另一方面, 也好了解领导行动, 以便及时请示汇报。四是少议论。秘书工作在领导身边, 掌握大量的机密。因此, 对外对内都应守口如瓶, 不要传播领导说过的话, 不要说不利于团结的话, 要维护领导的威信。做到少说话、多做事, 少议论、多工作。五是讲分寸。秘书人员在工作中要随时随地把握好一个“度”字, 不然会失体。领导召集的会议, 秘书要少说、少做或后做。办公室主任请示领导的工作, 秘书不可越俎代庖、喧宾夺主。对待服务工作, 秘书则不可退缩。对所有领导都要一视同仁, 努力做到服务得体, 妥当适度。

(三) 办事而不吹嘘

执行领导交办的工作任务要把握两个环节, 一是接受任务要正确领会领导意图, 明确要办什么事。二是明确领导的要求是什么, 包括工作质量要求、时间要求、注意事项等。如果领导交待任务零乱冗杂, 要加以归纳, 提出一个简要方案请领导审定;如果领导布置任务过于简单, 要作出部分补充, 请领导认可;如果认为领导的要求超越现实条件, 完成任务困难太大, 不要轻易提否定意见, 要从指标调整上提出自己的见解, 供领导参考。明确任务后, 应作肯定的答复, 如“我马上去办好”;如果把握性不大, 可以说“我尽力去办好”。切忌无论有无办好的把握, 事先在领导面前说大话。办事不论采取那种形式, 首先, 要明确重点, 做好关键性工作, 防止眉毛胡子一把抓。具体工作中没有孤立抽象的大事, 大事往往是由小事积累起来的。其次, 要明确工作质量与速度的关系, 既保质保量, 又要在规定时间内完成, 决不允许拖延推诿。工作任务全部结束, 或告一段落后, 应向布置任务的领导复命, 汇报完成任务的效果、时间讲明遇到的问题, 以及对后续工作的看法和打算等。汇报要实事求是, 不扩大, 不吹嘘, 不借机夸耀, 不诉苦, 不趁机提条件、讲要求。

(四) 深入而不冗长

独立学院办公室秘书工作繁杂, 大多是事务性的具体工作, 但不能只当收发员、传声筒, 而应积极主动地围绕学校的中心工作, 全面了解各方面的情况为领导决策提供建议和方案。调查研究是务实与务虚的最佳结合点, 也是检验参谋服务水平高低的一个重要标志。如何把调查研究搞得更加扎实深入、更有成效, 应从以下几个方面加强。一是勤学多想, 能够从大量的文件资料中捕捉调研信息;二是统筹兼顾, 善于从浩如烟海的信息中筛选调研课题;三是善抓要领, 善于从纷繁复杂的事物中找准问题。

四加强沟通, 协调配合

独立学院不管哪一层级的秘书, 其工作离不开与其它处室、系 (部) 的配合, 讲求沟通艺术十分重要。

第一, 要牢记服务宗旨, 待人要热情、大方、和蔼。秘书既有为领导服务的职责, 更有为学校其它处室、系 (部) 服务的职责, 思想认识不能有偏差, 不能对上热情有余, 对下严肃过度。无论哪个部门、哪一级人员, 哪怕是学生, 都应以诚相待, 保持正常的人际关系, 广泛团结同志, 绝不能搞人身依附, 把个人的前途寄托在个别领导人身上。

第二, 相互交流, 取长补短。要经常与学校其它部门、系 (部) 的秘书联系, 交流从事秘书工作的经验、教训。这样, 既可取长补短, 又能增进同行之间的彼此了解, 保持工作中的经常协作关系。

第三, 经常听取群众意见, 自觉接受群众监督。待人要有礼貌, 要尊重群众;一个自负清高、对校领导或直接领导以外的人员持不屑一顾态度的秘书, 只会断绝和人们的交往, 最终孤立自己。

第四, 克服沟通过程中的自卑心理。对独立学院办公室秘书来说, 要全方位地为领导、师生服务, 工作任务重、责任大、难度高, 因而强烈地渴望得到人们的理解和尊重。但是, 独立学院办公室秘书既没有党政机关秘书显要的地位和身份, 也不如其它系列如教师等人员的工作有主动性, 加之学校内部对行政人员包括秘书人员的偏见, 秘书人员极易产生自卑心理。因此, 在搞好协作关系的同时, 尽力克服自卑心理。

五遵法守纪, 保守秘密

保守秘密特别是保守党和国家的秘密, 是每个公民的基本义务。对于秘书人员来说, 保守秘密则是一条重要的纪律。如果损害了应承担的保密义务, 违反了《保密法》之规定, 就应当追究其纪律责任和法律责任。独立学院办公室秘书除遵守党和政府的各项大政方针外, 最需要重视的是遵守保密纪律、做好保密工作, 必须按保密法和本单位执行保密法的细则约束自己。机要秘书要熟悉保密法规, 积极防范, 确保国家和学校的秘密安全。校 (院) 办秘书, 往往会接触党中央、国务院、省委、省政府的文件, 尽管文件的内容与学校的关系不密切, 看起来不重要, 其实并非如此。传阅完毕须及时上交, 丢失或泄密, 秘书要负责甚至受到处分。因此, 传阅、收发密级文件和材料都必须按规定程序进行, 绝不可走捷径而造成文件泄密或丢失, 要处处以保密守则约束自己。做到不该说的机密, 绝对不说;不该问的机密, 绝对不问;不该看的机密, 绝对不看;不该记录的机密, 绝对不记录;不在公共场所和家属、子女、亲友面前谈论机密。

参考文献

[1]张大成.秘书工作实务[M].北京:中国人民大学出版社, 2008:7-11.

独立学院办公室秘书工作初探 第4篇

独立学院的领导和职工的高文化层次决定了办公室对秘书素质和工作能力上的高要求。在独立学院管理干部队伍中，办公室秘书一般都是政治强、纪律硬、业务精、作风正、观念新和素质高的群体。秘书的修养是多方面的，但就其参与政务来说，一般应具备的素养有：

(一)四项素质

(1)有较强的党性修养和纪律性；(2)有敢于创新的精神和务实肯干的工作作风；(3)有渊博的基础知识和扎实的专业知识；(4)有过硬的秘书工作技能。

办公室秘书要起到领导助手的作用，就应该是文秘工作的行家和从事其他工作的“杂家”。不仅要懂得秘书专业知识，而且要懂得教育科学、社会科学和自然科学的基本知识。其中，掌握并熟悉教育管理科学知识和独立学院发展状况，是对独立学院管理干部的共同要求，也是独立学院秘书的必备素质。在独立学院秘书应具备的诸多素质中，理论水平和文字水平是必须具备的看家本领。要当一个成功的秘书的确不容易，一些高学历的人员进入党政办公室后，之所以最终没能适应文字综合岗位，究其原因，更多的可能还是由于没有真正掌握语言文字这一工具；“文字关”成了他们难以逾越的障碍。秘书人员除加强平时积累之外，在具体写作实践中，要从三个方面人手锻炼文字表达的能力。一是在大型会议文稿撰写过程中，采取“集中讨论、分头起草、统一串联”的方式；二是在日常文稿的起草过程中，采取“以老带新”的方式；三是在文稿修改过程中，采取“校读”的方式，力求文章表达准确。

(二)七种意识

独立学院秘书所处的办公室是贯通上下、衔接左右、协调业务、综合事务的一个综合职能部门，有参与政务、管理事务、搞好服务等职能，要履行好这些职能，要求秘书人员必须具备七种意识。

一是全局意识。秘书岗位尽管职责分明，但由于办公室工作具有突发性、偶然性、急办性和特殊性，往往会有很多无定位、无定时的工作。遇到这种情况，就要求秘书人员从办公室乃至学校的全局出发，以大局为重，分工不分家，把个人和集体、局部和全局紧密联系在一起，珍视团结，识大体、顾大局，相互理解，相互支持，相互补台，使整个部门形成一个风雨同舟、团结协作的战斗集体，充分发挥整体功能。

二是奉献意识。文秘工作人员“不显荣于人前，却辛劳于人后”，经常需要加班加点、夜以继日超负荷工作，而且很少能出头露面、留名得利，物质待遇尚不是很高。对此，文秘人员要充分认识到秘书活动的辅助性决定了秘书工作名义的假借性、过程的幕后性和成果的潜在性。奉献是秘书的天职。首先要甘于奉献，爱岗敬业，始终以事业为重，认认真真做好每一项工作，不计个人荣辱得失，扎扎实实，乐观向上，无怨无悔，甘于在奉献中实现自己的人生价值。其次是乐于吃苦，无论是起草文件、组织会议，还是处理突发事件、协助重大决策，都十分繁杂而具体，时间紧、任务重、要求高。很多工作看似小事，但没办好就会出大问题。

三是超前意识。独立学院秘书要当好领导参谋，必须具有一定的超前意识，独立学院的举办本身是一个新事物，故而要密切关注其发展动态，要想领导思而未言、思而未举的问题。有些事虽然领导想到了，往往因事务较多，头绪杂乱，以致遗忘；或因还未来得及进行更深入思考，事情就发生了，使领导处于举步维艰的境地。在这种情况下，秘书如果进行了超前思维或早有准备，就能为领导提供解决问题的最佳方案，使领导摆脱窘境。长此以往，自然会得到领导的信赖和同事的崇敬。因此，要求秘书人员必须熟悉全局，培养自己洞察和分析问题的能力，提高驾驭全局和树立远见的工作意识。

四是效率意识。独立学院的管理人员一般非常精简，办公室工作更是头绪繁杂，办公室秘书普遍有这种感受：忙忙碌碌无头绪，兢兢业业无成绩，一天到晚不歇气，领导抱怨无能力。文秘人员要适应经济社会快速发展的新要求，就必须讲求效率，增强工作的时效性。要提高快速反应能力，遇到紧急情况要立即反应、马上行动，抢时间、争主动，不能有丝毫拖延，否则就有可能误大事、出大错。要灵活应变，对任何问题的处理都不能墨守成规、按部就班、一成不变，要在保证质量的前提下减少环节、简化程序、提高效率，在办会、办事、办文等具体业务中要充分体现高质量、高效率，有条不紊，杂而不乱。

五是服务意识。独立学院的管理工作，就是服务。因此，要转变观念，树立管理就是服务的思想。要明确人与人之间的关系就是服务与被服务的关系，自己在服务别人的同时也会接受别人的服务。独立学院的秘书工作，主要是为学校、系(部)领导服务，为学校、系(部)各职能部门服务，为广大教职员工和学生服务，重点是为学校、系(部)领导服务。要做到党政领导需要什么就提供什么，什么时候需要就什么时候提供，以满足领导总揽全局和处理问题的需要。

六是求知意识。独立学院办公室秘书工作是一个知识、信息高度密集的领域，文秘人员知识的质量、深度、广度乃至层次，直接影响着文秘人员的工作能力与思维能力。对于独立学院办公室的文秘人员而言，强化求知意识非常必要，需要学习的知识也有很多。首先，要提高学习的自觉性。文秘人员如果仅仅满足于过去已有的知识，停留在目前的状态水平，不去摄取新知识，吸收新的营养，看问题就不会有新的见解，写文章就不会有新的观点，办事情就不会有新的招数，搞调研就不会有新的成果，为领导服务也就不会有新的起色。因此，文秘人员要树立终身学习、终身提高的追求和理念，增强学习的自觉性，真正使学习成为一种生活习惯和自觉行为。其次，要保持学习的广泛性。丰富广博的基础知识是秘书知识结构的根基，扎实的专业知识是秘书知识结构中具有职业特征的主要部分，所在工作部门的专业知识是秘书人员知识结构中的核心层次，此外还有各种相关辅助知识等。文秘人员，要学贯中西、精通古今，构筑起自己全面的知识结构。

七是形象意识。办公室秘书人员由于在领导身边工作或接触领导的机会较多，其言行常常被当成领导意志和行为的反映。所以，每个秘书人员都要有塑造自身形象、维护领导良好形象的意识。首先，要严格规范自己的行为。时刻保持清醒的头脑，充分把握好自己的角色地位和作用，把自己置于各项制度的有效约束之下，时刻接受组织和群众的监督，自觉维护领导和单位的形象。要严格遵守各项规章纪律，谨言慎行，遵纪守法，管住自己的嘴、手和脚，做到不该说的话坚决不说，不该做的事坚决不做，不该去的地方坚决不去。其次，要培养良好的道德品质。诚实正直，说老实话，做老实人，办老实事，是做人的基本准则，也是文秘人员最基本的行为规范。要有正直的人格，是非分明，公道正派，对人对事不带主观偏见，对上对下一个标准，人前人后一个模样，本本分分做人，兢兢业业工作，以一流的作风、一流的业绩来展示形象，树立威信，体现自身的价值。再次，要塑造良好的仪表举止。文秘人员无论是在工作还是社交场合都应该注意自己的仪表举止，体现出优雅

的风度和较高的修养。穿着要端庄，打扮要得体，仪容要整洁，举止要文雅，不能标新立异，穿奇装异服，也不能扭扭捏捏，矫揉造作，不管什么场合，都应站有站相，坐有坐姿，精神饱满，以显成熟、精干、高效。此外，办公秘书还应该养成说文明话、办文明事的良好习惯，多讲文明用语，谈笑要有节制，处事体现水平，努力做到亲切、准确、得体、诚挚、热情，充分表现良好的道德素养。

二准确定位，严履职责

独立学院的办公室是学校的综合办事机构，秘书岗位的主要职责有两大类：一是办事；二是当参谋。秘书在学校、部门、系(部)主任直接领导下，参与办文、办会、办事，与学校领导或部门负责人的工作目标是一致的。但目标的一致性并不意味着职权的一致性，二者是主从关系。因此，秘书在日常工作中，应找准自己位置，不能越位，力求做到思想到位、服务到位。平时我们常常看到这样一种现象，有些秘书，在上级布置的任务或形成的材料完成后，不知向谁汇报请示，材料送给哪位领导审定，甚至不经过直接领导审阅、批示，自作主张，直接上报，酿成错误，结果自己出了力，领导不满意。

三处好关系，做好参谋

独立学院不论是哪一层级的秘书，在工作上都与直接领导有着密切的关系。因此，处理好与直接领导的关系是非常重要的。

(一)尊重而不迎合

秘书和直接领导在政治上、人格上是平等的。但由于分工的不同，工作的性质不一样，也就出现：领导在“台前”，居主导地位；秘书在“幕后”，处从属地位，受直接领导支配，这一点必须明确。既要尊重领导，又要有自信心，不卑不亢，充分发挥好自己的内在潜能和主动性，为实现共同的目标而努力工作。尊重领导一是维护领导威信，从内心尊重领导；二是尊重领导个性，给领导“补台”。

(二)相处而不相聚

工作中经常会有直接领导因年龄、性格、阅历、气质不同，从事专业和分管范围不同，处理问题的方式和风格不同，造成领导之间或领导与下属之间的工作矛盾，有时也导致秘书和办公室主任产生工作矛盾，从而使秘书处于左右为难的境地，这时很重要的一点就是保持“等距离关系”，做到和睦相处，而不相聚议论。如两位直接领导给秘书布置的工作任务在时间安排上发生冲突时，秘书应当先表示愿意接受任务，同时应该表明自己已经接受了其他领导安排的工作，时间上有冲突，能否将时间推迟一些。这样，后布置工作的领导一般都会体谅并同意调整时间或采取别的办法。同样是这件事，如果秘书说：“不行，某校长(或某处长、某院长、某主任)已安排了其它工作”。这样，效果就会大不一样。在类似上述的矛盾中，秘书保持“等距离关系”至关重要。

另外，在独立学院秘书人员中，有时还会遇到“多层次领导”。比如系(部)秘书有时和学校领导、教务处、学生处等部门领导以及本院系的直接领导发生工作关系。常使刚做秘书工作的同志感到无所适从。窃以为：一是都尊重。学校领导、部门领导、系(部)领导，理所当然都应尊重。但要避免两种情况：一种是按照一级管一级的老规矩，只服从直接领导，而怠慢学校领导和部门领导；另一种是与学校领导或部门领导接触多了点便飘飘然，目无直接领导。在对待直接领导班子成员和办公室主任时，也会发生上述类似情况，都应避免。二是勤工作。“多层次领导”往往造成多头布置工作的现象，使秘书任务重叠、繁忙。作为秘书，要尽可能完成各级领导布置的任务。如实在超负荷或时间不允许，秘书可主动向领导说明情况，由领导根据缓急，做出定夺。秘书不可擅自压掉领导布置的任务。三是多联系。独立学院秘书日常工作一般由直接领导或办公室主任安排，但有时学校领导、部门领导和其他人员也会突然安排一些工作。这时秘书就要设法与他们联系，使他们知道情况。另一方面，也好了解领导行动，以便及时请示汇报。四是少议论。秘书工作在领导身边，掌握大量的机密。因此，对外对内都应守口如瓶，不要传播领导说过的话，不要说不利于团结的话，要维护领导的威信。做到少说话、多做事，少议论、多工作。五是讲分寸。秘书人员在工作中要随时随地把握好一个“度”字，不然会失体。领导召集的会议，秘书要少说、少做或后做。办公室主任请示领导的工作，秘书不可越俎代庖、喧宾夺主。对待服务工作，秘书则不可退缩。对所有领导都要一视同仁，努力做到服务得体，妥当适度。

(三)办事而不吹嘘

执行领导交办的工作任务要把握两个环节，一是接受任务要正确领会领导意图，明确要办什么事。二是明确领导的要求是什么，包括工作质量要求、时间要求、注意事项等。如果领导交待任务零乱冗杂，要加以归纳，提出一个简要方案请领导审定；如果领导布置任务过于简单，要作出部分补充，请领导认可；如果认为领导的要求超越现实条件，完成任务困难太大，不要轻易提否定意见，要从指标调整上提出自己的见解，供领导参考。明确任务后，应作肯定的答复，如“我马上去办好”；如果把握性不大，可以说“我尽力去办好”。切忌无论有无办好的把握，事先在领导面前说大话。办事不论采取那种形式，首先，要明确重点，做好关键性工作，防止眉毛胡子一把抓。具体工作中没有孤立抽象的大事，大事往往是由小事积累起来的。其次，要明确工作质量与速度的关系，既保质保量，又要在规定时间内完成，决不允许拖延推诿。工作任务全部结束，或告一段落后，应向布置任务的领导复命，汇报完成任务的效果、时间讲明遇到的问题，以及对后续工作的看法和打算等。汇报要实事求是，不扩大，不吹嘘，不借机夸耀，不诉苦，不趁机提条件、讲要求。

(四)深入而不冗长

独立学院办公室秘书工作繁杂，大多是事务性的具体工作，但不能只当收发员、传声筒，而应积极主动地围绕学校的中心工作，全面了解各方面的情况为领导决策提供建议和方案。调查研究是务实与务虚的最佳结合点，也是检验参谋服务水平高低的一个重要标志。如何把调查研究搞得更加扎实深入、更有成效，应从以下几个方面加强。一是勤学多想，能够从大量的文件资料中捕捉调研信息；二是统筹兼顾，善于从浩如烟海的信息中筛选调研课题；三是善抓要领，善于从纷繁复杂的事物中找准问题。

四加强沟通，协调配合

独立学院不管哪一层级的秘书，其工作离不开与其它处室、系(部)的配合，讲求沟通艺术十分重要。

第一，要牢记服务宗旨，待人要热情、大方、和蔼。秘书既有为领导服务的职责，更有为学校其它处室、系(部)服务的职责，思想认识不能有偏差，不能对上热情有余，对下严肃过度。无论哪个部门、哪一级人员，哪怕是学生，都应以诚相待，保持正常的人际关系，广泛团结同志，绝不能搞人身依附，把个人的前途寄托在个别领导人身上。

第二，相互交流，取长补短。要经常与学校其它部门、系(部)的秘书联系，交流从事秘书工作的经验、教训。这样，既可取长补短，又能增进同行之间的彼此了解，保持工作中的经常协作关系。

第三，经常听取群众意见，自觉接受群众监督。待人要有礼貌，要尊重群众；一个自负清高、对校领导或直接领导以外的人员持不屑一顾态度的秘书，只会断绝和人们的交往，最终孤立自己。

第四，克服沟通过程中的自卑心理。对独立学院办公室秘书来说，要全方位地为领导、师生服务，工作任务重、责任大、难度高，因而强烈地渴望得到人们的理解和尊重。但是，独立学院办公室秘书既没有党政机关秘书显要的地位和身份，也不如其它系列如教师等人员的工作有主动性，加之学校内部对行政人员包括秘书人员的偏见，秘书人员极易产生自卑心理。因此，在搞好协作关系的同时，尽力克服自卑心理。

五遵法守纪，保守秘密

秘书办公室接待礼仪 第5篇

向上级汇报工作是秘书的重要工作内容之一。秘书人员掌握正确的汇报工作的礼仪，一方面可以给上级留下良好的印象，同时也可以畅通无阻地和领导交流，提高办事效率。

由于领导工作繁忙，秘书人员和领导约好的谈话时间一定要严格遵守，不可失约。恪守时间是秘书人员的基本素质要求之一。赴约时不要过早抵达以免领导还没做好准备而出现难堪的局面;也不要迟到，让领导等候。进领导办公室前，要轻轻敲门，经允许后方可入内。如果领导办公室的门是开着的，也要敲门以提醒领导及时调整好自己的状态。

汇报时，要以注意举止文雅大方，谈吐得体。语速语调适中，吐字清晰。语言简练，条理清楚。汇报过程中，领导有任何的意见和建议要及时纪录下来以便谈话结束后整理补充原有的材料。汇报结束后，如果领导谈兴犹浓，不可有不耐烦的表现，要等领导表示结束后方可告辞。告辞时要整理好自己的衣着、座椅等，当领导送别时要主动说“谢谢”、“请留步”等以示礼貌

秘书办公室工作礼仪 第6篇

摘要礼仪与秘书人员辅助决策协调关系自身提高都有密不可分的关系它在秘书工作中发挥着极其重要的作用是秘书人员不可忽视的一种修养和技能秘书工作不能忽视礼仪内容而礼仪在秘书全部工作中具有自己的特殊意义

「关键词礼仪秘书工作公共关系

秘书人员作

为领导的辅助者必须完成各种有助于领导管理决策的工作与事务这种工作特性决定了秘书

工作是一个外向性的岗位秘书人员必须在各社会组织的公务行为中广泛地接触各色人等处理各种关系安排

各种活动这些行为都含有礼仪的内容或直接就是一项礼仪活动如迎送客人宴请等等因此作为领导的浦助

者秘书与其他职能人员不同他必须代领导处理各种交往接待事宜礼仪内容贯穿于秘书工作的全过程它在秘

书的全部工作活动中具有重要意义并与秘书人员的其他工作结成了特殊的关系

秘书礼仪工作的意义

一礼仪是秘书工作与生俱来的职能之一

从秘书作产生那天起礼仪便是秘书工作的重要职能随着社会历史发展礼仪的内容和方式有了巨大的变化秘书人员礼仪素质和操办礼仪活动的能力要求也有了相应变化但无论这种变化多么广泛多么深刻礼

仪工作从未离秘书工作而去

秘书工作起源于奴隶社会当时的史官可被认为是我国最早的秘书人员史官执掌的工作内容极其宽泛其

中的重要职责便是负责主持祭祀婚冠大礼—这是典型的礼仪内容到了战国时期《周礼》详备地记载了周朝

史官的职务和分工这使我们了解到史官的工作内容与礼有千丝万缕的联系从今天看去将史官定为秘

书人员一或从事秘书性质工作的辅助人员是较合适的而礼仪则是秘书工作的当然内容

为了更好地辅助领导决策并处理事务秘书承担了与自然与社会各种关系打交道的任务这个任务中的一切

安排打点是礼仪工作的主要内容礼的起源也与原始社会中的原始宗教祭祀活动分不开秘书以执掌祭祀

来为领导权威的决策行为和国家重大活动作准备作铺垫作为行动的参考系数领导权威无论是表示顺天承

运还是具体紧张的日理万机在当时总缺不了这种形式的辅助因为这种形式对领导权威行为的合法性和合理性起着重要的决定作用可见礼仪原是秘书辅助决策的重要手段

现代社会礼仪在生活中起着极重要的作用秘书工作对领导负责技术水平高工作质量好办事效率快固

然是秘书人员的重要素质体现但礼仪行为的得当职业形象的得体也是领导决策获得成功的有效因素秘书的形象会影响客人或员工是否接受你们的要求或想法通过秘书的态度姿势仪表谈吐给对方留下重要的印

象甚至是关键的印象饱满的精神真诚的热情积极的态度得体的举止本身也就是秘书人员素质高业务精的体现一般说来领导之所以选聘秘书很大程度上也是为礼仪的需要在礼仪的层面上开展工作从而辅助领

导进行决策活动领导的决策往往是刚性的强硬的在具体执行中不容许有任何伸缩而秘书的礼仪却是柔性的弹性的它可以缓冲决策的压力调节决策带来的紧张沟通因决策而产生的误解隔阂在任何社会条件下

礼仪总是人们共同的需求因此礼仪对秘书工作具特殊意义

二礼仪是秘书公关的辅助手段

利用宣传和传播的手段使一个社会组织和它的公众相互了解和适应这便是公共关系的任务秘书工作起

着信息的汇总和传播的作用建立良好的相互了解和信任的关系树立组织及秘书本人在各界公众中的良好形象

和信誉是秘书公关的主要内容在公共关系中要做好这些工作离不开礼仪应努力发挥礼仪的优势来为公关

服务礼仪可以调节感情润滑关系这与公共关系内求团结完善外求和谐发展的宗旨是相一致的公关的对象具有不同层次但无论是什么群体或组织都是由人组成的因此不能撇开礼仪搞公关拙于策划会使

公关实务失败而疏于礼仪同样不能使精良的策划得以完满体现可以说公关是礼仪最适用领域对礼仪的领

悟把握和运用程度的高下直接关系到公关实务的操办水平同时公关作为一种以传播手段来协调组织与公众

之间关系的行为不假以礼仪也不能实现传播的双向信息传递而由于公关活动中公众始终是变化着的不定的问题形成时有公众对象问题一旦消失这层意义上的公众也随之消失所以礼仪总在各种公众对象中以新

鲜的积极的感觉体现极大地帮助了公共关系的实施公关对象的多种多样形成了不同的员工关系顾客关

系媒介关系股东关系社区关系政府关系名流关系等要适应这不同的关系依靠顺意公众转化逆意公

众争取边缘公众取得公众的信任和理解这绝对少不了礼仪