企业档案信息化研究论文范文第1篇
摘要：企业档案信息化管理是档案管理的一种必然趋势，时代的发展，科技的进步给企业档案信息化提供了充分的硬件和软件支持。同时，档案的重要性也逐步引起了各单位领导的重视，纸质化档案固有的弊端导致其被调阅和利用的概率较低，无法充分发挥档案的内在作用，因此，档案信息化管理开始登上历史的舞台。文章采取文献法及结合个人工作经验，提出了企业档案信息化管理的重要性，通过对档案信息化管理的重要性和具体的管理措施进行分析，以期为企业档案信息化管理工作提供一定的指导性建议。
关键词：档案；信息化；重要性
一、前言
纸质化档案管理是一项繁重而细致的工作，档案要起到应有的参考作用，需要档案信息的完整性、真实性和有效性。但纸质化档案的管理工作已经给档案管理人员带来较大的工作量，档案管理人员无暇再对每一份档案的真实性、有效性进行检验，长期以来，人们对档案的编写习惯于只写功绩不写过失，只写优点不写缺点，学历经历也尽量写的较为丰富，为自己的档案增色，但这些繁重的档案信息，被利用的内容却不多，这便需要档案管理人员花费精力去对档案去粗取精，去伪存真，保障档案能给企业领导提供有效的信息。信息化档案管理极大地提高了档案管理效率 ，能让档案管理人员具备很多的时间和精力来优化和净化档案内容，为企业领导提供优质的档案信息。
二、企业档案信息化管理的重要性
（一）提高档案的管理效率
纸质化档案在信息填写、资料收集、档案调阅和档案迁徙等方面都存在诸多不便，不同的档案相对人有不同的填写习惯，部分人存在字迹潦草难以辨认和填写内容不详不实等情况；部分人在填写档案时抓不住重点，内容填写过多却缺乏重要信息，给阅读者带来一定的困扰；部分人在填写档案时，更倾向于只写功绩不写过失，只写优点不写缺点的现象。这些情况都让档案的有效性降低，而要提高档案的有效性，则需要档案管理人员对档案的真实性投入一定的精力进行调查取证。纸质化档案不管是在人为的填写速度，档案管理人员收集材料，后期的新档案添加，档案的调阅和档案的迁徙等方面，都将花费档案管理人员较多的时间和精力，进而让档案管理人员无暇促进档案的规范化管理及提高档案的有效性。信息化档案的管理能有效规避纸质化档案管理存在的弊端，档案的填写、材料的收集、新档案的添加、档案的调阅和迁徙等，都可以通过计算机信息系统进行统一规范化处理，档案管理人员只需要按照组织制度设置相应的写读权限，则可以由信息系统自动控制、统计及监督档案的填写、调阅和迁徙等工作。
（二）提高档案的利用率
提高档案的利用率主要从两方面来进行，一是档案的真实性和有效性得到保障，档案具有较高的参考价值；二是档案的调阅迁徙等流程手续简单，过程便利，方便相关人员利用。档案的真实性和有效性则主要取决于档案管理人员能否对档案内容的真实性进行准确的判断，在信息化档案管理过程中，档案的管理效率得到了提高，档案管理人员有充分的精力和时间对档案的真实性和有效性进行调查，进而对档案进行“优化”去粗取精，使档案规范到阅读者在审视档案的过程中能迅速了解到重要信息。而档案的调阅迁徙等流程，则能在档案信息化管理中，通过信息系统确定调阅权限人，权限人对档案的阅读次数，复制情况等都会被信息系统进行相应的记录，省去了繁琐的人工调阅和登记等手续，而信息化档案的迁徙则会根据纸质化档案的办理流程，用信息系统进行相应权限的转移，整个处理过程都较为便利和快捷。
（三）能够更好地保存档案
纸质化档案的难以复制性和保存年限的有限性，使得纸质化档案必须寻找其他替代物来保障档案内信息的完整性和有效性。信息化档案能够对纸质化档案信息进行多重保障，一方面档案信息可以储存在计算机系统中，方便相关人员进行调阅；另一方面，电子化档案信息可以储存在云端，或以数据的形式储存在光盘和U盘中，再对电子化档案采取一定的保管措施。这样既减少了纸质化档案被无限次地调阅造成的损坏，也给档案增加了另外一层保护措施。
（四）時代发展的必要性
随着时代的进步，纸质化档案的最大弊端在于不符合时代发展的需要。当前，档案在企业管理中起着越来越重要的作用，档案信息记载了单位员工的经历、学历、政治背景、历史背景等，成为了企业选人用人的重要依据，同时也成为了企业文化建设和保障员工利益的重要依据。因此，企业档案所体现出来的意义，使得档案数量越来越多，需要存储档案的空间和装具也越来越多，给档案保管工作带来了一定的压力。在快节奏及绿色环保发展理念的时代背景下，信息化档案能让档案保管更加绿色环保，降低企业的经营成本。
三、企业档案信息化构建的措施
（一）提高领导对档案信息化的重视度
档案信息化建设是一项专业性较强的工作，并且还需要档案管理人员具备足够的细心与耐心。档案信息化建设要顺利推行，只靠档案管理人员对工作的积极推进远远不够，还需要企业领导者对档案信息化建设在资金、人手、设备等方面给予积极的投入。长期以来，企业的纸质化档案被利用率偏低，纸质化档案主要运用在人员的招聘录用与调职，或产生劳动纠纷等环节，没有将档案的作用发挥到最大化。档案管理人员需积极与企业领导沟通，宣传信息化档案的重要作用，使企业领导从实质性方面重视档案信息化建设，从而顺利推进档案信息化建设进程。
（二）培养档案信息化管理人才
档案信息化建设后，档案管理人员需要具备一定的计算机知识，对纸质化档案转化为电子化档案的过程，能进行熟练操作，对档案信息化管理过程中出现的误删和其他损坏档案性行为，能进行及时的抢救和修补，保障档案的完整性。这种信息化档案管理的专业知识，企业可以通过聘请技术人员进行针对性培训，使员工掌握基本的信息化管理能力。同时，档案管理人员应在档案信息化后，利用便捷的检索和查询条件，及时对档案中的重要信息进行迅速挖掘和提炼，并对企业每一位员工的重要特质信息了如指掌，及时为领导提供准确和有价值的信息。
（三）保证档案管理模式的顺利衔接
纸质化档案与信息化档案管理的模式存在一定的不同之处，纸质化档案的保管、借阅和迁徙等流程都较为单一，制度也较为简单，档案管理人员只需要定期完善档案内容，对档案的存储环境进行检查和保护等，以及根据单位制度流程，对档案进行借阅和迁徙等即可。因此，纸质化档案对档案管理人员的能力要求也较低，但信息化档案的管理，则需要档案管理人员重新完善制度，在计算机系统中设置可借阅权限人，对每一份新档案进行电子化和纸质化备档，相比而言，信息化档案的管理流程较为复杂，技能要求也相对较高，单位要保证两种形式的档案管理能顺利衔接，待纸质化档案完全过渡到信息化档案管理模式后，可完全采取信息化档案的管理模式。
（四）加强信息化档案的安全力度
信息化档案的弊端之一则为其安全性存在一定的隐患，计算机系统内部的管理对于众多档案管理人员来说是较为陌生的，病毒、黑客等高科技窃取技术对信息化档案管理是一个较大的威胁，专业的信息技术人员也需要具备较高的专业知识才能防止黑客和病毒的入侵。档案管理人员应根据档案的保密级别，将保密级别较高的档案采取安全系数极高的保密措施，加强破密程序，将主要精力用于对保密级别较高的档案的安全性管理，对于普通员工和保密级别较低或公开的档案则可以采取一般的安全保护力度，保障档案的基本安全。
四、结语
随着时代的发展，企业档案信息化管理是时代发展的趋势，纸质化档案的利用率在实际的企业管理中确实存在诸多弊端，导致档案利用率较低。信息化档案管理克服了纸质化档案管理的弊端，能迅速提升檔案管理的效率，提高档案的利用率，增强档案保护力度等，这给企业档案信息化建设带来了一定的动力，在档案信息化建设中，企业档案管理人员也需要积极争取领导的支持，加强信息化档案人员的培养，并让企业的档案管理模式能顺利衔接，加强信息化档案管理安全力度，保障企业档案管理工作的顺利进行。
参考文献：
[1]林静.企业档案信息化管理的问题与对策[J].城建档案，2016（05）.
[2]安小辉.论档案信息化管理的重要性[J].中国管理信息化，2015（12）.
[3]项玉玲.企业档案管理信息化建设的思考[J].沿海企业与科技，2007（04）.
（作者单位：青海盐湖工业股份有限公司）
企业档案信息化研究论文范文第2篇
摘要：我国企业的档案管理的信息化是企业进行现代化管理的重要手段和方式，企业的档案管理信息化是切实提高企业档案管理效率的有效措施，企业的档案管理应基于本企业的档案管理实际，针对企业档案管理现状制定具体的企业现代化和信息化的档案管理模式，提高企业的档案管理效率，建立创新的档案管理模式。
关键词：企业;档案;管理;信息化;建设
1.前言
档案信息化管理是档案工作适应社会信息化发展的必然要求，是全面提升档案工作为社会服务能力的必然选择。加强档案管理信息化建设是档案工作的重中之重，是实现档案工作规范化、标准化的重要基础，是做好档案工作的关键。
2.我国企业档案管理信息化建设的现状
2.1档案管理信息化建设的发展概况
20 世纪90 年代中期以来，中国企业的信息化进程不断加快，各种各样的信息系统纷纷建成、运行。企业开始建立使用办公自动化（OA）系统、ERP 系统、财务管理系统、人力资源管理系统等。信息化建设使得企业在各项生产、经营、管理活动过程中形成的实体文件越来越少，取而代之的是电子文件。而传统的档案实体管理模式无法有效地收集、管理易逝的、流动的和脆弱的电子文件。许多企业档案机构和人员面对电子文件的涌现，没有及时应对，结果造成大量的档案资源流失。曾经发生企业员工离职时随意拷贝甚至刻意删除公司电脑中的电子文件的恶性事故。
2.2档案管理信息化模式实效不高
一些企业档案机构和人员面对信息化浪潮，也开始积极行动起来，他们一方面脱机或联机接收电子文件进馆保存，另一方面对实体档案进行数字化处理。然后，借助档案管理系统提供档案信息的网络检索或浏览。但是，不少企业档案机构只是盲目地进行档案信息化建设，缺乏先进的思想理念作为指导，对档案信息化建设的根本目的没有深刻的认识，重藏轻用，重视档案管理系统的建设而忽视档案信息资源的开发利用，结果导致档案信息化建设效益低下。
2.3档案管理信息化标准、规范工作不足
早在1971 年国际上就开始探讨电子档案的管理模式，然而中国档案界直至1996 年第十三届国际档案大会在北京召开之后，才开始关注电子文件管理理论。有效的电子文件管理实践则更晚。档案信息管理工作标准尚不完善，这制约了企业档案信息工作的进程。
2.4档案信息管理人员的素质有待提高
档案信息电子化就需要现代化的人才，管理人员要有较高的知识层次和先进的技术，不能只满足于计算机简单操作。
2.5企业归档方式的现状
2001年1月1日施行的《国家行政机关公文处理办法》规定：公文发文处理应遵循草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序；收文处理应遵循签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办等程序。这能系统地体现档案工作流程，但是随着政务信息化建设步伐的加快，电子邮件等形式的无纸公文使得网上办公变成现实，如果运用网上办公，一个文件可同时发送多个主送单位，一个单位也可以接收各级部门的电子文件。这样，《国家行政机关公文处理办法》所规定的收文与发文程序将发生变化，公文处理更为直接快捷。收文中的签收、登记程序，发文中的缮印、用印以及分发程序将由键盘和鼠标来完成。以传统的纸质材料为载体的档案工作要应对多样化的文书工作，必将由单一的归档方式向多样化转变。
3.加强企业档案管理的信息化建设
3.1加强企业档案管理信息化的益处
1．大多数基层档案室，计算机的应用单一，有的仅用于档案目录的录入或文件打字，利用效率低，造成人力、物力、财力和时间的极大浪费，使现代化设备不能尽其用。档案信息化就可充分利用和发挥现有计算机的潜能，提高利用率。
2．档案信息化管理使利用者可直接利用机读文件的档案，缩短了二次文献信息的加工时间，提高档案信息的时效性。
3．档案信息化，是一次投入，多次产出的，这样改变了信息加工受经费限制的局面。
4．档案信息化，信息成果可进行多份拷贝，这样就拓宽了服务范围，扩大了社会影响。
5．档案信息化有效减少了纸质档案保管时所遇到的库房面积的压力。
3.2加强企业档案管理信息化的基础设施建设
针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。
3.3实现传统档案的电子化和信息化
企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。
3.4实现企业信息档案的网络化
企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企業的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。
3.5要树立文档一体化意识
我们认为文档一体化的实质是：把现代文秘工作和档案工作从组织制度到具体程序交融在一起，加强对文本管理的超前控制，使文档工作流程科学化、合理化。档案是人们社会实践的历史记录与凭证。文书工作是档案工作的源头，搞好档案工作必须从文书工作抓起。文档一体化的基础性工作是文书工作，文书工作人员由于直接参与公文的收发，比较完整地把握工作流程，对于文件的历史与现实价值有深刻认识，文书工作人员必须具有较强的档案意识，每一个文秘人员不仅仅只是为当前工作服务，更要站在对历史负责的高度，按文档一体化的要求，强化文书工作即档案工作的理念，在文书流转的过程中及时保存、上缴各种文本。档案工作人员也要经常性对文书工作人员进行档案业务指导，使其明确归档范围。
4. 加强档案管理体制的创新
4.1档案管理机制创新主要在于精简
任何企业，精干是必然趋势，企业档案管理也要跟上企业管理的脚步，档案管理的方法要创新，要扩大档案工作的外延，深化档案工作内涵，将单一的档案管理扩大成信息集中的企业档案管理。通过计算机网络将各种信息资源集合，形成资源共享，使档案管理成为一个集团化的信息综合体，这样才能高效率、自主地、灵活地进行档案管理。
4.2档案管理的机制创新的关键是高效
企业就是要创利润，无论经济体制改革、转换机制，都是为了经济利益和社会效益。档案管理也应该是以此为目标的，从单纯的档案资料管理机制向档案、情报、信息、科技一体化管理机制转换，提高办事效率, 让档案资源成为企业科技创新、技术改造的保障之一。
5.结语
总之，为了适应国家信息化建设和档案工作可持续发展要求,各企业应以网络建设为基础，以档案信息资源开发为中心，以提高档案利用率为目的，把档案信息建设纳入到公司信息化建设的总格局，把网络技术应用于档案信息管理工作中，为公司档案信息管理工作全面实现自动化、数字化、网络化开辟了更加广阔的道路和美好的前景。■
参考文献
[1]郭志敏档案管理信息系统建设应注意的几个问题
[2]郑柏杰.李志仁.档案管理信息系统
[3]刘丽杰.档案管理信息系统的设计与实现
企业档案信息化研究论文范文第3篇
企业档案管理是一个动态的事物，它不是一成不变的。第三次科技革命的浪潮促使计算机技术高速运转，日新月异的网络应用技术加剧了企业档案管理模式的改变。传统的企业档案体制已经不适应企业新的形势，出现了一系列的问题，通过转变企业档案管理的模式，促进推企业管理与档案事业的发展。
一、企业档案管理中潜藏的问题
（一）档案管理意识淡薄、管理方式落后。企业追求经济利益的最大化，领导一般会将主要的精力与资金投放在企业的生产、销售等环节上，他们对于档案管理的意识十分淡薄，认为将太多的精力投注在档案管理上是一种本末倒置的做法。正是在企业这种普遍的思想影响下，企业对于档案管理的硬件投入明显不够，长久下去，日益增长的档案管理利用需求同落后的档案管理模式之间就形成了不可调和的矛盾。同时，由于档案管理的从业人员对档案综合管理的参与程度普遍不高，没有充分体会到档案管理的重要性，从而造成工作的断裂一些企业的档案只是作为一种陈列品，不能发挥其应有的功能，从而造成企业档案管理制度的不健全，究其原因主要是这些企业的档案管理采取的是古老的经验管理和手工管理的模式，根本无法满足企业生产与发展的要求。还有一些企业对档案信息进行统一的管理，使用相关的档案管理软件对档案信息进行统一管理，但使用的管理软件主要是文书档案管理形式而其他档案如工程档案信息也是采用文书档案管理形式进行管理，档案信息管理的效率被大大降低。因为档案具有专业性的特点，企业档案不能得到妥善的管理，最终以库房容积等理由予以不建档处理。
（二）档案管理不规范。企业档案管理采取的是集中统一管理，企业一般会根据员工的岗位、学历等要素进行分类管理，这种管理方式很容易加重企业管理人员的负担，造成档案管理局面的混乱，从而影响企业的长久发展。除了管理环节的不规范，档案管理工作的其他环节也存在着不同程度的不规范现象：第一，在档案的收集环节，档案收集制度如同摆设，档案收集考核模糊化，致使档案的持有者上交档案的时间一再拖延;第二，因为企业在发展过程中，从事档案工作的人员流动比较频繁，人员的素质、能力也是良莠不齐，在进行档案归类整理时常常出现一些错误：比如，在立卷过程当中没有按照卷内目录的顺序进行排序，致使卷内目录和里面的文件内容不符，卷内资料不全的现象也经常出现;同一表格多次出现，造成重复。由于顺序不清，也无法进行排序;档案资料在书写的过程中，使用的笔和颜色没有按照要求，致使一段时间后一些文字材料字迹开始模糊不清，直至最后难以识别;第三，在档案的利用环节，档案管理人员对档案的借阅管理比较松弛，一些借出去的档案常常不能在规定时间内归还，再加上档案的内容有很多都不完整，造成档案的价值不能被充分的开发利用。
（三）缺乏法律依据。最近几年来，国家出台了建立健全档案信息管理平台、优化档案信息管理系统、及时有效的对档案信息进行管理等关于企业档案管理的法律法规，但依旧无法全面解决企业档案管理过程中出现的实际问题。拿建筑企业的档案管理举例，许多建筑施工企业等到具体的施工项目竣工以后，会遵循相关的原则和规定向上级呈交项目的竣工档案，但是建筑施工企业面对的是不是一个建筑承建项目，而是两个或者更多，面对的建设单位也是如此，并不是单一的，造成文件、档案的分类同案卷的组卷方法不能有效的统一。这就足以说明，竣工资料管理、文书档案管理中所涉及到的问题，也没有相关的法律法规做出比较明确的规定。同时，各个建筑单位和施工单位的实际情况是有所差别的，对此相关的法律政策文件很难对其管理要求达到一致。如施工企业依据文书建设档案管理系统的过程中很难处理系统接口的问题。正是因为没有相关的法律明文规定，诸如此类的实际问题也长期没有得到有效合理的解决。
二、企业档案管理的应对措施
（一）加强档案管理认知，提高工作效率。做好企业档案管理工作，关键是领导是否重视。领导从观念上予以重视，后期的开展工作就会顺畅很多。对于档案管理的工作人员来讲，也要以实际的行动去获得领导对这项工作的重视。比如将涉及到的先关材料递交领导审阅，能够让领导快速了解这项工作的现状和问题，在工作过程中要定期向领导汇报开展的情况，使领导逐渐认识到档案工作对于企业发展的重要性，自然而然会越来越重视档案的管理工作。
企业的知识资产和信息资产关系到企业生产、经营能否顺利进行。由于企业内部的人员流动比较频繁，企业档案管理的工作量也因此加重，企业档案管理的社会化能够很好的解决此类问题。实现网络化和数据化的管理，是时代发展的需求，也是提高工作效率的有效途径。科学现代化的管理方法能够简化繁琐的工作，保证企业档案的完整性和安全性，成为企业档案管理社会化的表现形式。
（二）改变落后的工作模式，提高档案工作质量。随着企业的改革，传统的档案管理方法的潜在问题不断的凸显出来。改变落后的工作模式，提高档案的工作质量可以从以下几个方面着手：第一，实现档案管理各个步骤制度的规范化。及时完整的收集材料，并不断的进行信息的更新，最终建立收集归档联系制度都是档案管理进行档案材料收集环节要实现的目标要求。在档案材料的鉴别环节上，要坚持“去伪存真”、“去粗取精”。档案进行借阅时，要按照严格的管理制度，对于不属于归档的材料要及时按照有关规定进行转移和销毁;第二，改变传统人工操作模式，实现计算机的信息化管理。为了提高企业档案管理水平，可以采用数字或是字母编号的编排方法，逐步建立起一套完整的检索系统和工作系统;第三，档案管理人员要加强专业的基础理论和业务技能培训，充分利用档案信息化平台，确保档案管理系统能够平稳、正常的进行，使档案管理的信息化建设能够平稳实施。第四，企业档案管理需要相关的法律法规支持。首先，档案管理部门和档案形成部门之间需要法律协调之间的复杂关系，其次档案管理工作的每一个步骤都需要法律的保护。档案管理工作要健康有序的发展，法律是坚实的后盾。企业要定期组织档案管理人员对相关的法律法规进行熟悉和学习，强化档案管理工作中的法律意识，按照企业发展的现有情况，重新制定档案工作的发展规划，使未来企业档案管理有法可依，有章可循。
（三）重视观念的更新，发挥创新作用。企业档案管理要创造出更为丰厚的社会效益和经济效益，需要转变陈旧的观念，主动攀附市场，逐步增强自我的创新意识和能企业档案管理的从业人员在观念和业务上也要进行不断创新，逐步提高档案工作的自身价值，从而产生一定的经济效益，稳步提高档案管理事业的发展水平。
企业的档案管理工作具有双重性质，既属于业务性工作，也属于服务性工作，这就需要档案管理的从业人员既要有扎实的业务操作技能和水平，也要有一定的管理能力与服务意识。在新的经济形势下，企业管理人员要敢于打破传统模式，不断提出新方法、新思路，争取在业务工作上能够有所创新和突破。细化下来就是在务实的要求下，逐渐熟悉了解企业各类档案的管理办法，在此基础上有所创新，掌握先进的工作方法，争取成为一专多能的复合型档案管理人才。作为档案管理工作的管理人员，在新形势下面对新问题、新情况的时候，如果知识结构老化是很难找出解决的方法和途径的，在工作的改革和创新方面就更是无从谈起了。因此，档案管理的从业人员要不断进行知识充点，对工作涉及的相关领域都要有所涉猎，了解其现状和发展趋势，逐步实现专业单一型向多样复合型转变。同时，按照相关的制度规定，制定具体的要求，积极营造锐意进取的创新氛围。当然发挥创新作用的一个重要前提就是要培养档案管理人员的政治敏感性和政治甄别力，使从业人员拥有较高的思想政治觉悟。
三、建构新时期企业档案管理模式
（一）企业档案管理的趋势：市场化。当市场化成为全球体制改革的共同方向时，我国的市场化改革也在悄然进行。
企业档案管理体制的市场化改革是时代发展的要求，它将政府承担的档案管理事业同市场化机制有机的结合起来。企业自身信息资源和管理中不可缺少的基础是档案信息，企业应该按照市场化竞争的要求对内部的档案管理体制逐步进行改善。
对于企业档案的管理自身而言，企业当中就有市场，因为企业生产经营的一系列活动都可以看成是档案工作的市场。同样，企业的需求也是市场，为了满足日益增长的信息需求，档案信息开发工程也在不断提高与更新。因而，档案工作者的一切行为都要紧紧围绕着企业的经济建设。只有这样，档案的管理工作才会有方向和市场。
（二）社会化是企业档案当管理工作的发展方向。一般来说，企业档案管理工作的社会化主要包含一下两个方面：第一，从企业的长远发展来看，企业档案最终趋势是自主管理，由于企业档案管理工作会受到社会组织不同程度的影响和监督，但仅仅依靠政府行政管理显然有些势单力薄，尤其是我国政府提倡服务型的执政理念造成的行政管理能力减弱的局面，，这时就需要强大力量的参与，这显然社会化协会的共同管理就是这股强大的支持力量。从国外企业档案管理环境来看，社会化的档案协会发挥了举足轻重的作用;第二，企业档案管理工作需要充分利用社会资源。追求效率是现代企业管理模式的一个特点，传统的企业档案管理模式和这个快速发展的时代已经格格不入，但很多企业没有足够的能力与精力去管理企业档案，但这些作为企业重要资源的档案又不能进行随意的丢弃，这就促使新的社会机构的出现——社会提供专业化的档案中介机构，企业将档案以外包的形式提供给它们，从而档案中介机构对企业档案管理工作服务。
（三）法制化规范是档案管理发展的目标。企业自主性和企业法制化规范是一个统一的命题，它们之间并不存在剑拔弩张的对立性矛盾。企业自主并不等于完全的自由，它是在法律法规限制下的自主。
我国企业档案管理的法制化建设可以通过以下两个途径进行：第一，档案行政执法检查和业务指导要分两步走，两者虽有区别，但具有一致性的目标和要求，它们都是为了保障企业档案信息的完整性和安全性，方便开展和利用企业的各项工作。正确认识和处理两者之间的关系，能够很好的促进依法行政工作的实施从而为企业档案工作的发展创造良好的氛围;第二，在依法进行管理的同时要逐步增强服务意识。档案管理行政部门需要切实转变观念，将依法管理同服务理念有机的结合起来，才能更好的适应社会主义市场经济的规律，从而做好企业档案的法制工作。
参考文献：
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[2] 张斌.对我国企业档案管理困惑的思考[J].北京档案，2007
[3] 李兆明.关于企业档案管理体制改革的探讨[J].档案学研究，2006
企业档案信息化研究论文范文第4篇
1 石油企业的档案信息化建设的关键性探究
1.1 石油企业的档案信息化建设是构成国家档案信息化建设中的一个关键组成部分
第一, 现实要求企业要进行档案信息化建设。石油企业作为国家大中型企业, 事关国家经济命脉的中坚力量, 保障社会民生的基本要素。国家将企业信息化决策纳入了国民经济建设的框架之中, 这既是石油企业档案信息化建设的内在客观需求, 也是国家档案信息化建设的基本要求。其次, 石油企业档案信息化建设是国家档案信息化建设的薄弱环节。由于石油企业各个下属企业管理层对档案信息化建设工作存在较大的偏差, 思想不统一, 认为目前的纸质档案也能适应企业生存与发展的需要, 忽略电子档案的建设, 导致档案管理信息化落后。
1.2石油企业的档案信息化建设是其信息资源筹划的主要组成部分
伴随着信息时代的进程加深, 石油企业越来越依赖与各式各样的信息资源, 其自身的需求程度也日益扩张。然而, 这些信息资源由于一直以来缺少一致有用或高效的标准和管理, 逐渐成为了信息孤岛, 也自然而然处于一种孤立和离散的状态。石油企业想要合理的收集、归纳、整理和运用这些信息资源, 尽最大限度和程度来开发信息资源的价值, 就需要对这些信息资源统一布局、合理筹划以及及时共享。首要的就是进行信息资源筹划。
1.3 档案信息化建设是实现石油企业档案事业现代化的必须路径
首先, 石油企业原有的传统管理模式导致了大量的人力、财力和物力方面的浪费。由于石油企业原有的传统档案管理模式着重于档案实体的管理, 必然会配备档案存放的房间, 并且要具备存在档案资料的固定架等相关的用具和用品。其次, 随着计算机网络技术的快速发展, 石油企业的档案管理工作需求利用数据库强大的信息存储和整合能力实现档案信息资源价值的充分实现。
1.4 石油企业的档案信息化建设可以有效地对档案信息资源进行最大限度的开发
第一, 在信息时代的影响下, 石油企业的档案用户信息在获取方式上发生了转变。石油企业不仅必须要掌握包含外部与自身行业相关的国内外相关政策、法规和行情等相关情报的信息资源, 还包括内部石油天然气地质勘探、开发、产品、技术等相关的信息, 这也使得石油企业在生产经营过程对档案信息的需求广度和深度进一步增强, 客观上要求档案管理部门必须用数据库存储系统满足石油企业的海量信息需求, 使档案信息资源科学整合与梳理。其次, 石油企业档案信息化资源后的电子档案更加适用。由于电子文件依附的存储介质, 可以通过很小的载体实现大容量数据的储存, 降低实实在在的库房的压力。
2 石油企业的档案信息化建设所存在的问题探究
2.1 石油企业的档案信息化建设虽然起步早, 但发展缓慢, 以致信息化水平良莠不齐
虽然大多数石油企业档案信息化工作起步于较早, 到70年代中期, 就有少数石油企业的档案管理部门通过高价购买了计算机和相关的软件, 由此建立了题录式数据库, 但是由于当时计算机应用不普遍, 软件功能配置欠缺, 很多设备都成了摆设。随着计算机技术的发展, 网络版软件为石油企业档案信息化管理奠定了一定的基础, 然而由于档案管理人员素质与水平, 石油企业档案信息化建设举步维艰, 档案管理水平主要以传统模式为主, 现在信息化模式为辅。
2.2 石油企业的档案管理标准化和规范化程度不高, 缺乏统筹规化
因为石油企业中的领导还没有意识到档案信息化建设的重要性, 以致其重视程度不足, 再加上认识不够, 没有将信息化列入企业的发展日程, 档案管理部门也更不会有档案管理的统筹规划与宏观指导。同时, 由于我国现行档案信息化法律、法规体系的不完善, 导致石油行业内部档案信息化标准规范的修改、制定和完善工作还远远不能满足其现代化管理的需求, 自然也远远不能满足其档案信息化建设的需要, 以上这些都使石油企业档案信息化的进程推进受到了影响。
2.3 档案管理中的收集难和共享意识差致使信息化进程缓慢
首先是石油企业中档案信息收集方面, 声像档案由于价值评估较难, 相比纸质档案收集也较为困难, 而且有些缺乏文字说明, 严重影响了档案的归档和利用。其次, 由于保密或使用便利的原因, 石油企业中的技术图纸、技术方案等等档案资料一般都价值比较高, 致使这些资料归档一般都不及时或者资料不齐全, 造成价值高、利用率高的档案资料难于收集。三是由于信息的不对称和信息的保密, 石油企业的的档案信息共享意识较差, 造成了石油企业档案资源成为了信息孤岛, 失去了信息资源有效利用的价值。
2.4 石油企业档案信息化人才缺乏
石油企业档案信息化建设, 人才是其关键, 缺乏即懂信息技术又熟悉档案管理的复合型人才。在每年的石油企业招聘中, 石油档案管理一般都是冷门, 相关石油高校虽然都开设了计算机技术等相关学科, 但都没有档案管理这个专业, 因此造成了石油企业档案管理人才的极度缺乏。
3 企业档案信息化建设的实施对策探究
3.1 石油企业应建立档案信息化保障体系
3.1.1 档案信息化的基础建设
石油企业档案信息化建设是一个系统化的复杂过程, 其信息化工程的开展需要以硬件、软件投入为基础载体, 才能实现石油信息化的基本需求。信息化过程中的硬件投入包括服务器、计算机、打印机以及扫描仪等可实现办公自动化和网络搭建的基本硬件。然而, 软件投入则指的是档案管理的应用系统, 如档案管理系统、档案归档系统等;还有档案信息化过程中常用的、保障信息资源安全的软件, 如CAD制图软件、电子签名、文档加密等软件。
3.1.2 档案管理制度规范建设
石油企业由于具有较大的独特性, 决定了它要根据自身的档案管理的实际情况和其综合实力出发, 制定符合自身企业档案信息化建设的规章、制度和规则。石油企业要想让档案信息化建设中的整个过程都有标准和制度可循, 就要使其制度规范体系要涵盖档案管理中各个流程的全过程甚至各项内容。
3.1.3 团队建设
首先, 石油企业要对现有的档案管理人员进行档案信息化方面相关知识及技能的培训。为了使石油企业更好地适应信息社会档案资源的利用需求, 从事档案管理的人员不仅要拥有相关的档案知识和专业技能, 还要积极主动地学习涉猎现代管理、信息管理、计算机网络技术等方面的知识, 做一个合格的复合型人才。其次适当引进计算机网络、信息管理类的专业人才。计算机网络与信息技术早已成为了一门专门的学科体系, 档案管理人员不可能完全掌握和精通, 可适当引进该类人才从事档案信息化过程的系统搭建、开发和维护等技术工作。
3.1.4 安全保障体系建设
石油企业的电子档案信息管理可能会有比较大的安全隐患和风险, 因为其电子档案的信息载体可能与信息发生分离, 同时还存在系统依赖性等特性, 故会存在一定的风险和安全隐患。为了构筑起强有力的安全防护体系, 要通过系统加密、数据加密、硬盘加密等技术手段保证档案数据、信息的安全性。特别是石油企业有关的净利润、核心竞争力以及重大成果的高机密文件应该被隔绝网络来存储, 避免被非法窃取。其次, 听过系统用户的角色分配、数据备份、数据恢复等措施保障档案管理信息系统的安全。
3.2 石油企业档案信息资源方面的建设
石油企业的档案信息数字化不仅仅把以前形成的纸质等档案信息通过扫描等途径转化为数字形式, 还要全面推行电子公文, 在石油勘探、开发等各个环节实现电子化。
3.2.1 原始档案信息扫描
在传统档案管理模式向现代信息化档案管理模式的过渡中, 石油企业先前积累了大量的纸质的档案资源信息, 种类档案信息庞大、数据巨大、反映了石油企业整个经营历史, 具有很高的历史和参考价值。因此, 目前普遍的做法就是包括两种方式, 自主加工和扫描外包, 但不论是哪种都是通过高速扫描仪设备, 将纸质化的档案进行扫描, 从而转化成为可以被电脑识别和网络传输的数字档案信息。
3.2.2 电子文件的收集与管理
石油企业的领导要特别重视档案的电子信息化工作, 要在人力、财力和物力方面给予大力支持, 同时档案管理部门要积极地统筹规划和宏观指导。一是, 为了解决石油企业电子文件的大容量性和档案管理系统空间的有限性的矛盾, 应将获取的源文件及相关信息全部纳入石油企业档案管理范畴, 保障筛选的正确性。二是, 按照一定的标准、规范和编码对电子文件的结构信息、内容信息、背景信息等进行聚类、重组和融合, 将其整合为一个新的有机整体, 以利于实现电子文件信息的集中、交互与共享。三是为了排除升级革新可能造成的信息丢失, 应通过格式转换或封装等手段, 将原始状态的电子文件进行固话, 即转化成稳定的不可逆的只读格式进行保存。四是将档案管理系统中的档案资源分配一个唯一的标识符号。五是审计跟踪, 即对档案管理系统的电子文件操作进行监督和管控, 防止非法盗用或恶意修改或变动。
3.3 石油企业档案管理系统建设
石油企业档案管理系统是对企业档案信息资源进行存储、管理和共享的一个人机交互复杂系统, 它是由人主导, 整合计算机软硬件、网络通信技术等相关设备。一方面, 石油企业档案管理系统是将人事档案、文书档案、科技档案、声像档案等所有的档案信息分别分类整理归纳录入管理信息系统这个平台, 由此达到了石油企业档案资源的统一和集中化管理。
摘要：本文认为石油企业方案的信息化建设虽然起步早, 但是发展较为缓慢, 以致信息化水平良莠不齐;石油企业的档案管理缺乏统筹规化, 标准化规范化程度不高;档案管理中的收集难和共享意识差, 致使信息化进程缓慢;石油企业档案信息化人才缺乏等问题, 并在石油企业如何进行档案信息资源建设、档案信息化的保障体系建设、档案管理系统建设等方面提出了相应的实施对策。
关键词：石油企业,档案信息化建设,实施对策
参考文献
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[4] 王英.论企业档案信息化建设[J].机电兵器档案, 2014 (5) :48-50.
企业档案信息化研究论文范文第5篇
(一) 在进行档案信息化建设初期阶段, 对其调研力度不足。目前, 我国建筑施工企业普遍存在在开展企业档案信息化建设工作前期, 对档案信息化建设调研不充分的问题。因此, 如果企业对档案信息资源进行合理科学的分类、整合、进行检索以及编码工作, 就可以很容易形成一套有效的管理企业信息档案的规章制度, 从而从真正意义上形成数字化档案信息管理库, 做到真正的利用电子计算机进行档案信息的管理, 实现档案信息化。有数据显示, 目前我国只有2%的企业能够使用计算机进行企业档案信息等相关数据的管理。由此可见, 建立数字化的档案数据库是建筑施工企业实现现代化的前提。档案信息化建设的成功更有利于企业更好的收集、处理、积累具有信息价值的庞大的档案数据。因此在档案信息化建设初期, 要加强对其调研。
(二) 对档案信息化建设重视力度不够, 针对性不强, 档案从业人员业务水平参差不齐。在我国建筑施工企业中, 档案信息化建设受到很多企业内部因素的影响, 比如高层领导不够重视, 导致协调沟通不到位, 又如档案人员对档案的管理能力不够好, 对档案信息化建设的重要性认识不足, 单纯认为档案管理工作只是简单的对工程档案进行收集、整理、归档、保管, 因而不需要太专业的知识和专业人才, 导致档案管理人员专业知识水平不高、业务水平偏低、来源杂乱, 这对档案信息化管理建设有很大的阻碍作用。
(三) 档案信息化的探索、开发和建设传统化。目前国内大多数建筑施工企业档案信息化的开发都流于“表层化”, 仍然以比较简单的介绍、汇编和存储为主。比如在数字化的扫描或者目录录入方面, 只是由传统方式转变为数字化的网络化的保管, 在建立开发的工作中, 更多的是改变了档案信息存储方式, 没有从根本上改变, 没有实质上的突破, 甚至有一些企业的档案管理人员从不进行档案的编研及相关的检索工作, 至于具有综合性、专题性的档案信息化的调研更是少之又少, 甚至没有。
二、关于解决建筑施工企业档案信息化管理的方案
(一) 通过几种手段提高建筑施工企业的信息化, 加强对企业档案信息化的管理。加强对档案信息管理人员的培训。对工作人员的培训, 要有针对的根据建筑企业档案的实际情况进行, 要着重于计算机、网络与应用系统等方面的相关知识与操作的培训。同时也要加强企业档案信息化软件系统维护人员的培训, 这其中包含:数据的管理、各个业务模块使用权限的控制以及意外事故的处理等。
加强建立档案移交、管理分类方案。对于工程项目竣工档案, 集团公司档案管理部门要形成一整套的收集、整理、移交规范。对企业档案、文件的分类以及其组卷原则, 都要有统一的要求。
(二) 从顶层设计入手, 同时培育复合型人才, 积极建设并完善企业档案信息化管理。将档案信息化管理规划到企业的发展中去, 依照国家及行业的规划, 同时结合企业自身档案信息化发展现状, 制定切合实际的的发展档案信息化发展规划。总体规划要从信息化现状、建设目标、系统构架、行动路线、与企业信息化的关系等方面出发, 既要有短期要求, 又要保证档案信息化工作的长期目标, 使档案信息化不盲从、杂乱。
要加强基础理论、业务技能的培训, 提高对企业档案管理人员学历要求、专业对口性要求。加强对相关人员现代化信息技术方面的培训, 在恰当的时机引进专业人才, 增强团队实力, 为企业更好地服务。
(三) 在档案信息化建设中引进新的方法, 用应用来促进档案信息化管理的建立。改变企业档案一归档、保管工作为主的局面, 注重档案的应用、扩展范围, 提高员工参与档案管理的比例, 形成全员参与的好局面。同时应用更加专业档案管理方法, 充分利用IT新技术。
三、结束语
企业档案信息化是一项系统而又全面具体的工程, 利用好这项资源有利于企业的可持续发展, 更好的创造经济效益, 为企业的改革发展创造动力。
摘要：在信息高速化发展的今天, 信息化管理显得尤为重要, 而档案又是记录企业发展过程的重要信息文件, 它的有效化管理对企业的可持续发展、管理提升、经济效益增长有着重要作用。但是目前我国建筑施工企业对档案信息化的管理不够到位, 存在着很多诸如管理缺失、创新不够等问题, 这些问题使得档案无法在企业管理中最大化的发挥它的作用, 甚至引起企业档案收集困难、利用更难的后果。当今社会, 信息化越来越普及, 施工企业如果可以更好地利用信息化管理, 就可以获得更好的发展机会, 拥有更广阔的市场。传统的手工录入的方式已经不适应现代企业的发展方式, 需要采取利用现代网络技术、通信技术、计算机技术等现代信息技术手段来替代传统的方式, 以此解决信息的采集、加工和利用问题, 提高档案管理效率。笔者就建筑施工企业档案信息化管理建设创新问题提出几点建议, 仅供业内人士参考。
关键词：建筑企业,档案信息化,管理创新
参考文献
[1] 马春慧.我国建筑企业档案信息化建设[J].黑龙江科技信息, 2011, (18) .
企业档案信息化研究论文范文第6篇
国资委提出档案信息化是中央企业加强档案管理的一项革命性和基础性工作, 要将档案信息化建设纳入企业信息化建设整体方案中, 同步规划、同步设计、同步实施, 促进档案工作逐步向自动化、信息化、网络化转变。因此, 传统粗放式档案管理系统建设模式已经不适应企业的发展以及国家对央企的要求, 信息化建设是落实国资委和国家档案局要求的积极步骤, 而数字档案馆建设是加快档案信息化建设的根本途径。
做好数字档案馆建设对于整合企业信息资源, 满足企业档案工作长足发展, 提升档案服务能力具有以下几个方面的重要意义:
一、打破各业务信息系统壁垒的需要
近年来, 中央企业信息化建设取得长足发展, 管理水平显著提高, 信息系统的数据贯通、资源整合能力和效能发挥得到了较大的提升。但是, 由于各业务信息系统基本上是纵向部署, 加上管理方式影响, 客观上造成了信息“壁垒”, 形成信息“孤岛”。对此, 我们迫切需要快速提升信息资源的整合水平, 而数字档案恰恰是解决这一问题的有效手段。通过加强顶层设计, 将档案信息化建设纳入企业信息化项目总体规划中, 对档案业务进行统一规划和部署, 实现企业电子文件的标准化、规范化管理, 打通企业各业务系统与数字化档案管理系统的通道, 逐步实现信息资源的集中统一横向融合管理和高效开发利用。
二、建设基于大数据的知识管理平台的需要
企业推行的信息化项目的各业务系统陆续上线并运行后, 需要归档的电子文件必将步入“海量”、高速增长的阶段。如果没有档案系统管理, 随之而来的就是信息数据的无序、滞涨问题, 不仅是信息化建设管理上的难题, 而且对数据挖掘, 实施大数据战略也将大打折扣。
数字化档案馆项目建设的最终目标正是在当今的信息技术条件下, 为解决新的海量信息处理需求, 所提出的解决策略。通过建立一个依托“大数据”背景下的统一界面、统一标准的数字化档案馆, 对各业务系统产生的大量电子文件进行有效梳理和归拢管理, 实时归档, 主动科学收集、整理、分类、鉴定、编研和销毁等, 形成一套科学、合理、严密的电子文件管理标准, 建立起电子文件从形成到办理、归档、移交、保管、利用的全生命周期管理机制。在海量的电子文件中, 由数字档案系统判定其中哪些电子文件应该形成电子档案、应该如何保存, 而剩余的电子文件又该如何处置。逐步实现运营范围与业务功能的全面覆盖和深度融合, 实现对各业务系统全过程、全要素、动态、实时的数据收集和归档, 强化知识的梳理和挖掘, 提升档案信息资源的利用深度和广度, 创造档案信息资源的潜在价值, 真正为企业的生产经营服务, 为企业的发展提供高效的决策支持。
三、提升企业文化建设的需要
档案的信息化建设为档案编研工作插上了腾飞的翅膀。数字档案可实现档案信息资源的共享, 可以对档案信息数据进行深度挖掘、提炼精华、数据分析, 经过梳理和价值判断、规范整理和逻辑排列, 可变成有思想、有规律、有可读性的档案编研成果, 也可以通过办展陈、微电影、历史纪录片、数据网络等多种多样的形式, 再现企业发展历史, 展示独有的文化魅力。“死档案”会变成“活教材”, 在满足企业多样性文化需求的同时, 向社会展示优秀的企业文化, 为打造良好的央企形象作出贡献。
四、有助于为企业提供信息支持决策, 提升档案服务能力
数字档案馆的建设将促使与之相关的计算机技术、网络技术和多媒体技术等高新技术在档案领域中的广泛运用, 从而将促进档案管理理论、技术和方法的变革, 彻底改变档案馆封闭、半封闭的状况, 实现档案事业的跨越式发展, 极大地提升档案工作在信息化社会中的服务能力。
决策的及时正确、管控措施是否得当, 要靠信息的完整、准确和快速的综合分析能力来保证, 数字档案馆恰好在一定程度上满足了这些要求, 特别是数字档案馆与企业办公系统有着密不可分的联系, 所以对于支持决策有着天然的优势。
五、有助于提升档案资源保存和利用的科学化、合理化水平
以数字档案馆建设和电子文件管理建设项目为龙头, 大力推进数字档案资源建设, 提高档案信息资源的共建共享和网络化服务, 使档案信息在为用户服务时不受空间、地域的限制, 这是档案信息实现信息社会化服务的基础。同时加强电子文件管理, 按照统一管理、便于利用和安全保密的原则, 建立与数字档案馆相适应的电子文件存储备份中心, 实现纸质档案与电子档案备份保存的双保险, 推进文档一体化管理模式, 可以有效提升档案资源保存和利用的科学化、合理化水平。
六、可以促进档案人员素质的复合化
建设数字化档案馆的同时, 必须注重提升现有档案工作人员的能力与素质, 包括专业知识、技能操作、管理能力等, 目的使原先知识单一的档案工作者成为既懂档案管理, 又能熟练掌握现代信息技术的复合型人才, 从而将其打造成为企业改革发展出谋划策的智囊团, 将档案资源库建成大数据库、信息集成库和企业思想库, 加速推动档案工作的升级换代, 这既是信息时代发展的需要, 也是现代社会对档案工作提出的更高要求。
摘要：将档案信息化建设纳入企业信息化项目总体规划中, 打通企业各业务系统与数字化档案管理系统的通道, 才能真正有效提升档案利用服务能力。
