空间业务档案范文（精选7篇）

空间业务档案 第1篇

在空间无线电业务管理过程中, 有很多纸质公文, 这些纸质文件存储与检索起来非常困难。目前, 国内外在档案数字化管理方面已经做了很多相关研究, 在档案数字化过程中使用光学字符识别 (OCR) 技术, 从而实现真正的全文检索[1]。在专利文献数字化中, 文献[2]以OCR校对词典和技术领域特征为基础, 利用中文分词、隐马尔科夫模型设计OCR校对框架, 设计一种OCR中文文本的拼写校对方法;文献[3]基于全文搜索服务器Solr构建一个专利在线检索与分析系统;文献[4]将Solr应用于中文农业期刊文摘检索系统, 研究了Solr的本地化部署、索引文件创建等。

本文基于OCR技术和全文检索技术, 设计开发一套空间业务纸质档案数字化和全文检索系统, 能够批量扫描各类文件, 自动识别中英文字符, 实现关键词检索和全文检索, 并可对各类往来函件进行分析。该系统可以提高空间无线电业务管理工作中档案检索的效率。

2 系统功能

空间业务档案数字化和全文检索系统不仅可以完成函件的扫描、OCR识别与全文检索功能, 还能发挥计算机处理文件的优势, 提高检索效率, 对标准格式函件进行属性提取, 跟踪文件处理过程, 对档案进行统计分析。系统主要功能如图1所示。

3 系统结构设计

系统分为扫描模块、图片处理模块、OCR识别模块、人工校对模块、文件状态管理模块、文件智能分析模块、检索查询模块和用户管理模块, 各模块分布在局域网上, 组成一个分布式系统, 兼有C/S模式和B/S模式。系统结构设计如图2所示。

上述模块的具体功能分别为:

(1) 扫描模块。在扫描工作站运行, 它将纸质文件数字化。扫描的质量直接关系到数字化文件的质量, 根据纸质文件的状况选择合适的扫描方式和扫描参数, 从而产生清晰的扫描图片。

(2) 图片处理模块。在识别工作站运行, 它对扫描图片进行处理, 着重对图像偏斜度、清晰度、失真度进行检查。处理完成后, 选择合适的图像格式进行存储, 存储时在保证其图像质量的前提下采取合适的图像压缩编码技术减少图片的存储容量。

(3) OCR识别模块。在识别工作站运行, 它将图像格式转换成可编辑的文本格式, 为了能阅读原文, 本系统将文件转换成双层PDF格式。识别模块将含有文字的图像按字切割成可独立识别的单元, 然后运用各种算法分析每个图像单元中文字的形态特征, 通过比对标准特征库中的数据, 判断出该文字在计算机中的标准编码, 并按通用格式保存在文本文件中。

(4) 人工校对模块。在校验工作站运行, 它是O C R工作中最关键和最重要的环节, 因为再好的O C R识别系统, 也会有识别误差, 为了确保识别出的文件的完整性和正确性, 必须将识别出的文字和原始图像进行仔细对照校验, 只有这样, 才能确保识别出的文件正确无误。

(5) 文件状态管理模块。在管理服务器运行, 它定期提醒管理员待处理的文件, 并要求对文件的状态进行标注。

(6) 文件智能分析模块。在管理服务器运行, 它根据预设的算法自动提取文件主题、发文日期、发文单位等文件基本信息, 并结合预设的多种分析指标, 对查询结果进行多角度的分析与展示。

(7) 检索查询模块。在管理服务器运行, 它通过扫描文章中的每一个词, 对每一个词建立一个索引, 指明该词在文章中出现的次数和位置, 当用户查询时, 检索程序就根据事先建立的索引进行查找, 并将查找的结果反馈给用户。可建立索引、增加索引、优化索引结构。

(8) 用户管理模块。在管理服务器运行, 它的功能是管理用户权限和验证用户权限。

4 系统实现

4.1 硬件设备

硬件设备中, 扫描工作站、识别工作站、校验工作站可以使用普通微机, 管理服务器需要使用中高档服务器设备。

扫描工作站除需要一台微机外, 还需要连接一台高速扫描仪。扫描仪的扫描幅面最大为A4, 其进纸槽容量不应低于100页, 日扫描量应不低于5, 000页, 图像输出为黑白图像, 扫描后同时输出一个黑白和一个灰度图象, 黑白图象用于识别, 灰度图象用于存档。

4.2 关键技术

本系统有两个关键技术:OCR扫描识别技术和全文检索技术。

(1) OCR扫描识别技术。OCR即光学字符识别, 其原理是通过专业软件将含有文字的图像按字切割成可独立识别的单元, 然后运用各种算法分析每个图像单元中文字的形态特征, 通过比对标准特征库中的数据, 判断出该文字在计算机中的标准编码, 并按通用格式输出保存在文本文件中。目前, 国内外已经对印刷体和手写体字符的识别展开了广泛的研究。从技术提供角度看, 真正掌握OCR核心技术, 具有自主知识产权的企业并不多, 文通科技和汉王科技是在国内具影响力且有独立知识产权的两家企业, 一些常见的OCR软件便是以这两家技术为内核开发的OCR应用。国外较有影响力且有独立知识产权的OCR企业有ABBYY和IRIS。选择产品时一方面要考虑识别的准确率和速度, 另一方面要考虑操作的便利性, 如是否可以批量识别。

(2) 全文检索技术。全文检索是将全部文件的任意文本信息查找出来的检索, 可以通过三种方法实现全文检索过程:一是使用SQL语句中的Like条件查询, 这是最简单的全文检索方法;二是利用数据库系统提供的全文检索功能, SQL Server, O r a cl e, My S QL等数据库系统都提供全文检索功能, 通过一定的配置, 可以对文本字段进行全文检索;三是使用全文搜索引擎, 它通常使用倒排索引技术, 经过复杂的运算为海量的原始资料建立索引, 提供强大的全文检索功能。Solr是一个基于Apache Lucene的应用广泛的开源搜索平台。它具备众多企业级功能特性, 如高性能的全文搜索、基于XML的灵活配置和管理、支持多客户端语言、索引复制、查询缓存、对富文本的解析与索引、日志记录以及可扩展的插件体系等, 它以Lucene的良好索引性能为基础, 提供了强大的全文检索、高亮显示、分面搜索、动态聚类以及分布式检索和索引复制等功能。

5 结束语

本文从系统功能、系统结构设计以及系统实现等方面阐述了空间业务档案数字化和全文检索系统的分析与设计, 并对系统软硬件采购选型关键要点进行了归纳, 确保了项目设计的准确性和建设目标的实现。后续工作中, 在OCR校对方面, 需要进一步研究如何通过校对训练, 根据分类和错误词统计形成OCR校对词典, 提高文件数字化的效率和质量。在全文检索方面, 需要进一步研究索引字段的设置, 以提高检索的查全率和查准率。

摘要：本文基于OCR技术和全文检索服务器SOLR搭建了一个空间无线电业务档案数字化和全文检索系统, 分别介绍了文档扫描识别、智能分析、状态管理和检索查询等功能模块, 并分析了系统实现的关键技术。

关键词：空间业务档案,OCR,全文检索

参考文献

[1]许呈辰.档案数字化过程中OCR技术的应用[J].档案管理, 2011.188:38-40

[2]任智军, 扈林芳.专利文献OCR校对方法研究[J].情报杂志, 2011.30:182-184

[3]刘春江, 刘丹军, 文奕.基于Solr的专利在线分析系统的设计与实现[J].现代图书情报技术, 2013 (2) :88-92

谈建立高校教师业务档案与名师档案 第2篇

教师业务档案是指教师个人在业务活动中形成的具有保存价值的历史记录。在个体上, 教师业务档案反映了教师个人的专业水平、业务能力、工作实绩, 在群体上则反映了师资素质、队伍结构和办学水平。教师业务档案是科研、教学资源储备的重要形式, 是学校建设发展的基础, 同时也是一笔宝贵的财富。作为教师中的名人, 其档案的价值会更大。而在高校档案的实体分类中, 没有单独列出此类档案, 虽然在行政、教学、科研类档案中涉及教师业务档案某些内容, 但较难反映教师个人业务方面的全貌。人事档案则由于受规定的限制, 对教师的业务档案也很少有记载。因此, 在高校建立教师业务档案是很有必要的。

二、教师业务档案的建立

1.业务档案的收集与保管

高校教师一旦确定教师资格, 就应为其建立教师业务档案, 对于教师这样一支庞大的队伍, 为其全部建档工作量是相当大的, 而且教师业务档案是动态的, 每年都要增加, 因此教师业务档案的收集、整理、保管工作宜由学院 (分院或系) 负责, 学校档案室或档案馆只确定档号和给予指导。因为教师业务档案的形成和利用主要集中在学院 (分院或系) , 而且学院与教师本人, 在行政、业务上来往密切, 便于沟通。这样既做到收集齐全、完整、又方便利用。当教师退休后, 其形成的业务档案已很少, 这时移交学校档案室保管。

(1) 教师业务档案收集的范围

可从四个方面进行收集, 分别为教学、科研、进修、业务考核及专业技术职务评聘。

①教学

教学工作量及授课情况。教学工作量是反映教师教学工作的量化指标, 同时反映教师教学对象层次。授课情况包括:专业、班级、人数、学时、授课对象等。

开课门数。这是反映教师教学领域的重要指标记录, 包括课程名称、类别等。

带研究生 (培养人才) 情况。包括带博士生、硕士生人数、时间、研究方向等。

教学效果及评价情况。这是衡量教师教学水平的重要指标, 包括学生评价、教师之间评价、所在部门评价、上级管理部门评价、专家考核组评价。

教学研究项目及获奖情况。通过项目的研究提高教学质量和人才培养的质量。包括教学研究项目形成的文件材料及项回获奖, 优秀教学成果评奖、讲课比赛等。

精品课程、重点课程教案。

②科研

高校教学与科研是密切结合的, 科研能力和成果是衡量教师素质的重要指标, 也是评价高校的重要标准之一。

科研项目。包括项目名称、项目来源、立项时间、结项时间、项目经费、本人位次及承担部分, 项目鉴定、验收、评奖、开发、申报专利等。

论文、著作。包括公开出版的专著、合编的著作、参编的书籍、教材;在国内外报刊、杂志上公开发表的论文;开发的软件以及著作、论文等的获奖证书复印件及审报表等获奖材料。

学术报告。包括国内外讲学、学术讲座、报告的主要内容或讲稿复印件、报告时间及效果。

③进修

包括在职期间的脱产及业余、长期及短期的国内外学习、进修、访问学者, 培训的地点、内容、效果及取得证书情况, 证书复印件及有关登记表等材料。

④业务考核及专业技术职务评聘

包括每年的业务考核登记表、考核结果、个人的工作总结、汇报材料, 职称晋升、聘任的有关登记表、文件、证书复印件等。

(2) 教师业务档案的收集

教学方面的材料在年度的教学工作安排及年度末的教学工作总结、统计、评比时, 将有关的文件材料、数据、表格、证件收集齐全, 并注意平时的收集;科研项目在通过鉴定、验收及奖励后, 收进其复印件;论文著作等, 在出版发行或发表后交原件或复印件, 最晚在年终的统计时交齐;讲座、报告的材料在活动结束后应及时收集;进修、培训的材料在学习结束后立即收集;业务考核及专业技术职务评聘的材料在文件、材料形成的过程中随时收集。

2.教师业务档案的整理

(1) 编档号

首先由档案室确定教师业务档案的标识符号及各学院 (分院或系) 的教师业务档案档号。标识符号可用“JS”, 即“Jiao Shi” (教师) 的简称, JS教师即为一级类目。各个学院 (分院或系) 设置为二级类目, 标识采用双位制。如:人文学院为“11”即“JS11”, 理学院为“12”即“JS12”以此类推。各学院再编制三级类目到每个教师, 仍采用“双位制”。如:人文学院张XX老师为“:JS1111”, 王XX老师为“JS1112”以此类推。

(2) 分类及编号

为了方便查找、可将教师业务档案按收集范围的四个方面, 分为四类。即:教学、科研、进修、考核及职务评聘, 分别用数码1、2、3、4表示。各类分别整理、按年代先后顺序排列。每一件单独装订, 编一个件号。如教学的第一件其编号为:JSXXXX-1-1, 科研的第三件为:JSXXXX-2-3。这样每一件档案都标明了什么学院、哪位教师, 档案类别及排列位置。不会造成教师之间、类别之间的混淆。每一类单独填写归档目录, 目录内容应包括件号、责任者、题名、时间、页数等内容, 也可根据实际情况确定。

(3) 装盒

教师业务档案内容较少时可四类装在同一盒内, 各类之间间隔一下即可, 此时盒上只标明档号和人名。当业务档案内容增多到一个盒内放不下时, 再根据各类档案的数量酌情分盒, 此时盒上应标明类别号及件号。如:科研类装了两盒, 第一盒是1~10件, 第二盒是11至18件, 可标为JSXXXX-2-1~l0, JSXXXX-2-ll~18, 其他三类装在同一盒内, 可标为JSXXX-1、3、4。

三、名师档案的确立

名人是指为社会发展和人类进步进行了创造性的劳动, 并在某一领域、某一行业、某项工作中做出较大贡献, 在历史发展与社会生活中有一定影响的人们。那么在教师这一行业中的名人, 我们可称之为名师, 将其在业务活动以及社会活动中形成的能反映其毕生经历和业绩的历史记录归档, 就形成名师档案。

随着教育质量改革的不断深入, 高校乃至社会迫切需要一批综合实力强、素质高, 在教学、科研等工作中做出重大贡献、取得显著成绩, 具有一定影响力的名师。名师档案建档工作正日益引起高校的高度重视, 收集和提供名师档案利用, 已成为高校档案工作的一个重要组成部分。

1.确定为名师的范围名师的范围不能定的太严, 也不宜太宽, 要根据本校教师现状确定。一般两院院士、博士生导师、教授、获全国、省级荣誉称号的教师可确定为名师。

2.名师档案的收集范围

除上述教师业务档案应收集的范围外, 再收集以下内容:记载本人生平、事迹、工作成果的文字材料, 履历表、日记、传记、手稿、书信、活动记录, 他人撰写的回忆文章、回忆录及宣传报道材料、小册子等;能够反映本人工作和活动情况的声像材料, 照片、唱片、录音带、录像带、光盘等;能够证明本人身份、荣誉的实物材料, 证书、证件、奖状、奖章、锦旗、字画等。

3.名师档案的整理与保管

(1) 分类

教师业务档案中所分类不变, 另外收集的其他文字材料为第五类, 声像材料为第六类, 实物材料为第七类。

(2) 整理

第五类文字材料与前面四类的整理相同。第六类和第七类应根据不同的载体和形式确定如何整理和存放。但必须编件号和填写归档目录, 档案与目录不在同一盒内时, 应在目录中注明存放位置。为查找方便所有档案的归档目录应一式两份, 一份与档案在一起放入盒内, 另一份放在外面, 与其他教师的目录集合在一起, 作为检索工具。

(3) 保管

空间业务档案 第3篇

谢飞波在序言中说,空间无线电业务频率和卫星轨道资源是各国开展卫星通信、广播电视、气象、导航定位、遥感探测、探月和载人航天等空间业务不可缺少的有限资源。面对日益激烈的空间无线电频率和卫星轨道竞争态势,广大无线电管理工作者和相关从业人员必须灵活应用国际规则,积极拓展空间无线电业务频率和卫星轨道资源,推动我国空间无线电业务向前发展。

该书立足于国际电信联盟相关国际规则,力求内容全面、结构合理、基础扎实、重点突出。作为广大从事无线电管理工作的技术和行政人员及相关从业人员不可或缺的学习教材和参考读物,该书对提高我国空间业务管理领域从业人员的整体水平具有重要意义。

本书共分为七个章节:卫星网络资料的申报与审查,卫星网络的国内协调和国际协调,特殊地球站的申报、审查与协调,国际电联无线电通信局SRS和IFIC数据库,国际频率信息通报处理,空间业务频率协调方法和共用研究的技术标准,国际电联网站的相关信息。并通过五个附录介绍了工业和信息化部无线电管理局,国内相关管理法规,国际电联无线电通信部门,国际电联无线电管理法规,空间无线电业务频率和卫星轨道资源获取与工程应用示意图等。

空间业务档案 第4篇

关键词：业务数据,TS流,私有数据空间

如今我国数字电视产业正迅猛发展,电视机也越来越智能化,承载着越来越多的应用,更加注重与观众的互动性。不久的将来将实现看电视到用电视的转变,实时天气、彩票、股票等业务将逐步在电视机上呈现。这就要求TS流承载更多业务数据。本文提出一种基于视频ES流私有空间传输业务数据的方法,可以作为当前传输方法的重要补充。

电视系统可以传送的业务数据很多,大致可以分为以下3类:第1类,是广播业务数据,通常是电视制作单位或者是电视信号提供商向所有用户“强制”发布的信息,可以是紧急通知以及政策范围内允许的公益或商业广告等,在电视机上可以以滚动字幕的方式呈现;第2类是电视节目语言字幕业务数据,可以是多语种字幕,让用户灵活选择观看,在电视机画面上有特定的显示窗口;第3类是用户定制业务数据,比如说实时天气信息、彩票信息和股票信息等,可以在用户自主打开的对话窗口中显示。

以往研究业务数据在TS流中传输时,往往是新增TS包,这种方法需要修改PSI信息,改变了原始TS流的结构,新增业务时需要对系统整体进行大量的软件升级。本文考虑到视频序列中预留了大量私有数据空间,如果将它们组织起来可以传输大量业务数据,这种方法不仅可以作为原有传输技术的补充,可以解决业务数据传输空间不足的问题,而且在技术层面上也有现实意义。当业务数据是由节目制作部门直接提供的,比如说用户可选语种的随音字幕,同时它也和节目频道一一对应,不需要修改PSI信息,制作部门只要将自定义数据放入ES流中,之后信号的打包和传输则由其他部门负责,技术层面上不需要做更改,传输设备不需要做软件升级,大大减少了工作量,提高了传输可靠性。因为TS流和PS流在视频序列层面是没有差别的,所以本技术也可以用于PS流的传输[1,2,3]。

1 视频ES流层次解析

视频ES流即视频基本码流,其结构组成如图1所示。

本文所述方法利用的私有空间是图1 中私有数据(2),当前这部分对于帧率为25的视频流,如果采用帧编码则1 s传送25 个私有空间,如果采用场编码则1 s传送50个私有空间。可以看出,如果将这些私有空间组织起来,可以传送大量业务数据。

私有数据空间user_data的组成方式如表1所示。

表1 中bslbf代表比特串,左位在先(bit string left bit first)。user_data_start_code是私有数据空间的起始码,其值为0x000001B2。因为视频序列每一部分的起始码前缀都是0x000001,所以在user_data_start_code和23 个串0 之间都是私有数据,显然私有数据中不能包含23位或多于23位的串0。

2 业务数据的组织、传输与解码

2.1 业务数据的组织方式

业务数据可以看成一个不定长度的文件,为了保证电视播放的连续性,不至于造成解码器缓冲区拥堵,不能将一个大文件放入到一帧图像的私有数据空间中,而应该将这个文件划分成若干个文件块,分别插入到视频帧中传输出去,接收端解码器再对各个文件块处理,恢复原始文件后再做解析。此文件块叫做data_block,本方法中data_block填充在表1中的user_data_i中,一个data_block的数据结构如表2所示。

表2 中bslbf代表比特串,左位在先(bit string left bit first);uimsbf代表无符号整数,最高位在先(un⁃signed integer most significant bit first)。

service_number为业务编号,通常在某一时段传送的业务不止一个,当它们都要在视频序列私有数据空间中传输时要采用时分复用的方式。每一个业务有固定的service_number,必要时service_number以及对应的PDI可以在PSI信息中标明。将不同业务都分割成文件块,按一定规律间隔放入到私有数据空间中,解码器再根据service_number分别恢复。service_number范围为0~63。其中业务0为空业务,用于填充,将在下一小节中介绍。1~63为用户自定义普通业务。

sequence_number为两比特循环连续计数位,范围为0~3,用于监测是否存在数据块丢失。对于某一个业务的数据块,sequence_number按传输顺序依次循环连续编号,解码器如果发现数据块丢失,应当丢弃缓冲区未处理的数据,复位当前业务。

process_flag用于标识此数据块数据是否需要处理,无需处理则赋0,需要处理则赋1。

data_count控制数据块的大小,具体内容见下一小节。

reserved为8比特保留位,8位全1。

for循环中,one_bit为1 比特填充位。reserved_bit为4 比特保留位,4 位全1。data_valid用于标识当前循环中的service_data_1 和service_data_2 是否需要处理,无需处理则赋0,需要处理则赋1。data_type用于标识当前循环中的service_data_1 和service_data_2 是什么类型的数据。data_type为01时代表数据为一个业务的结束,当一个业务结束时,业务块中剩余service_data_1和service_data_2 用0 代替,相应data_type也应该赋予正确的值。data_type为10时代表数据为业务数据,da⁃ta_type为11 时代表数据为一个业务的起始。ser⁃vice_data_1和service_data_2为有效数据。

marker_bits是全1字节,标识业务块结束。

2.2 业务数据传输比特率的限定

业务数据的传输比特率只计算有效数据ser⁃vice_data_1 和service_data_2。业务数据传输比特率由data_count限定。data_count为5 bit,最大值取值为32,显然每帧数据最多插入64 byte有效数据,这样避免了帧业务数据过多造成解码器缓冲区拥堵。

一个TS流中的所有数据都取同一比特率,通常取9 600 bit/s,不难计算如果电视视频帧率为25,场编码,data_count此时取值为12;如果电视视频帧率为25,帧编码,data_count此时取值为24。

当要保证恒定业务数据传输比特率时,一些剩余私有空间要用上面所说的空业务块填充。空业务块中,service_number为0,process_flag和data_type都应赋0值。

3实验验证

为了验证此方法的可行性,笔者在实验室环境中做了模拟验证。

3.1 验证过程

3.1.1 加载业务帧数据

将每一个构造好的业务帧数据data_block加载到TS流中的视频私有空间中,图2 是使用Ultra Edit软件查看的流文件十六进制原码,图中显示了地址分别为0x18,0x36CF,0x6B5E和0x E715 处所插入的业务帧数据,图中方框标示的部分为所加载的私有空间。

3.1.2 TS流的发送、传输、接收和处理

实际TS流经调制后由天线发送,再经中转站、卫星等传输,最后由接收端接收、解调并播出。笔者在实验室环境下,通过在两块TS流收发卡之间桥接调制器和解调器的方法模拟了这一实际过程。实验中传输的TS流加载了业务帧数据,当接收到TS流后再由TS流解码器解码播出。

3.2 试验结果

实验通过检测视频播出稳定性和业务数据传输可靠性两方面来验证此方法是否可行。

3.2.1 视频播出稳定性

理论上加载了业务帧数据的TS流完全不影响TS流解码。图3为无业务数据TS流和加载业务数据后TS流经过同一TS流解码器后画面播出的对比。可以看出加载业务数据后TS流的播放画面清晰,与无业务数据TS流的播放画面无异。说明视频播出是稳定的,验证了此方法是可行的。

3.2.2 业务数据传输可靠性

笔者用Ultra Compare软件对比了传输前的模拟业务文件TR_file和传输后经解码器解析后的模拟业务文件TR_file,两文件大小均为1 Gbyte,对比结果为文件等同,见图4。说明业务数据传输是可靠的,验证了此方法是可行的。

4 小结

档案信息化建设中的档案业务工作 第5篇

一、档案信息化建设使档案业务工作发生了根本性的变化

传统的档案业务工作主要是抓好档案工作的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、检索、编研等环节, 主要靠手工运作, 而档案信息化给档案业务工作带来了根本性的变化并赋予其新的内容, 主要表现在以下几方面:

1. 电子文件的归档管理。

随着社会信息化程度的深入, 计算机的广泛应用、办公自动化程度进一步加深及新型载体材料的应用, 产生了大量的以磁盘、光盘为载体的电子文件, 其形成规律、信息形态不同于传统档案, 传统档案的管理理论、归档模式与工作经验在电子文件的归档管理中已不相适应。表现在传统的档案收集工作, 主要是在某项工作任务结束或告一段落后进行的, 而电子档案的收集工作应该从现行文件入手, 在文件的设计和形成阶段档案人员就要介入, 档案一经产生既可收集;电子档案的整理和纸质档案一样, 按照一定的原则和方法将收集来的电子文件分门类进行整理, 不同的是随机存储的电子文件是按特定的软件程序在计算机中进行整理排序, 与纸质档案相比, 电子文件在数据库中是以虚拟形式存在的, 对脱机保存电子档案, 其整理工作也不像纸质档案那样“立卷”, 其整理工作是“组盘”并对其进行编号、编目;在档案的鉴定上, 由于电子档案没有纸质档案耐久, 所以永久、长期、短期划分对电子档案将失去意义, 若需长期保存, 就需反复复制;在电子档案的保护上既要保护其实体安全又要保护其信息安全。在实体保护上, 由于电子档案载体的特殊性要求其保管条件更高, 不仅要防虫、防尘、防紫外线更要防磁性干扰, 为保证电子档案的信息安全要定期对其进行检测和拷贝, 对载体上的信息进行读写校验, 对检测到的受损信息要及时进行修复……总之, 电子档案的归档管理涉及的问题更加广泛。

2. 档案管理、利用的方式发生改变。

档案信息化建设将最终实现档案信息网络化, 档案信息资源将实现全球共享。信息网的建立不但改变了人们利用档案的模式, 也改变了档案人员管理档案的工作模式, 档案信息网络化具有信息存储数字化、信息传递网络化、信息检索智能化、支持网络多元化等特点, 与传统档案管理相比发生了新的变化。表现在提供利用上, 网络服务不受时间限制, 利用者可通过网络随时进入网站尽情享用档案信息资源而不需到档案馆 (室) 让档案人员从库房人工调卷, 节约了时间, 提高了利用效率, 网络技术突破了传统档案的人工检索方式, 向人们提供了全新自动化检索方式, 及时、准确、方便。计算机信息管理网的建立和发展, 越来越多的重要文件被传输上网, 企业生产管理活动中产生的有保存价值的电子文件也可网上传递, 档案人员可直接从网上下载、归档、保存, 然而档案信息网络化也给档案工作带来了一些新的信息安全问题如:网络病毒传播、非法访问、系统瘫痪等。档案人员要加强安全与保密工作, 如采取身份证鉴别、用户权限设置、访问控制、数据加密、病毒防治等措施。

二、应对档案信息化建设采取的主要措施

1. 加强电子档案的组织领导。

与纸质文件不同, 电子文件的归档仅靠档案部门独家很难完成, 因为办公自动化系统 (OA) 计算机辅助设计系统 (CAD) 辅助生产系统 (CAM) 涉及企业内部许多部门, 这些系统的使用者也是电子文件的形成者, 他们最熟悉电子文件内容和文件之间的关系, 在鉴定工作时也最有发言权, 由他们收集积累并整理电子文件才能保证电子档案的质量, 但电子文件形成者或拘泥于传统观念, 认为电子文件不是档案忽视其归档, 或怕增加工作量而不愿承担此项工作。因此, 档案部门一家很难推动电子文件的归档工作, 这就需要加强电子档案工作的组织领导, 由主管领导或主管部门负责统一协调, 理顺档案管理与有关部门的关系, 把电子档案归档工作列入有关部门计划, 纳入有关人员职责范围并进行考核, 才能从根本上保证电子文件的形成与归档工作不脱节。

2. 建立健全电子档案各项管理制度与规范。

传统档案的管理工作通过多年实践经验的总结已形成了一套成熟的档案管理制度与规范, 而电子档案其形成规律、存储形式、载体介质与传统档案有根本性的变化, 因此以往的管理模式和方法已与之不相适应, 表现在档案的收集、整理、保管、鉴定、利用等各个环节上, 传统档案与电子文件的处理手法相差甚远, 需要新的知识和技术手段。电子文件来源广泛, 形成者不仅有业务管理人员还有软件编程人员与工程技术人员等, 将头绪如此之多的文件收集归档必须靠制度来约束, 使制度变成归档人员的自觉行动。首先要制定《电子档案归档制度》将电子文件归档工作纳入本单位的档案管理制度, 并列入质量保证体系之中, 在布置、考核其业务工作的同时, 布置、考核其电子文件的归档工作。只有把电子文件收集入库, 才能进一步对其进行整理、鉴定、保管和提供利用。电子档案如何收集?如何整理?如何保障归档电子文件的齐全、完整、准确?要根据本单位实际情况, 结合电子文件的特点和工作实践, 参考国家电子档案归档管理有关标准制定出一套切实可行的管理规范和标准。如:《电子档案管理办法》《电子文件归档细则》《电子文件整理规范》《电子文件真实性鉴定规则》等, 使电子档案管理工作有法可依是电子档案管理工作中的首要任务。

3. 加强技术培训, 搞好档案干部队伍建设。

由于电子档案内容数字化、保存技术化、开发利用形式多样化, 对档案管理人员的知识和能力结构提出了更高的要求, 要求档案人员不仅要懂档案管理而且要掌握信息管理、网络技术、计算机技术, 必须了解电子文件的形成规律和历史联系, 掌握电子文件的归档原则和方法。因此必须强化档案工作者的技术培训, 使他们了解掌握新知识、新理论和新技能, 不断扩大知识面, 及时调整完善自己的知识结构。电子档案管理中先进的设备、科学技术、管理方法都是靠人来掌握的, 因此搞好档案干部队伍建设是搞好档案信息化为核心的档案业务工作的关键。

摘要：社会信息化的不断深入, 加快了档案信息化建设的步伐。本文就档案信息化建设给档案业务工作带来的变化以及如何做好以信息化建设为核心的档案业务工作进行了阐述。

血站业务档案管理之管见 第6篇

一、血站业务档案的形成特点

血站业务档案主要形成于血液的采集、检验、成分分离、储存运输等各个环节, 其记录量大、面宽、种类繁多, 包括献血者个人资料、健康征询和体检记录, 采血情况记录, 血液初检、复检记录, 血液成分分离制备记录, 血液入库、发放、保存记录, 血液制品质控抽检记录, 采供血工作环境消毒记录, 采供血工艺卫生质控抽检记录, 储血冰箱、离心机等重点设备质控监测记录, 采血袋等一次性医疗用品及试剂等生产厂家资质证明材料及质量检测记录, 报废血、医疗废物的处理记录等。这些记录随着无偿献血的深入开展, 临床用血量和成分血品种的增多以及对采供血工作要求的提高而越来越多, 越来越细。同时, 每份血液或血液成分都要经过多个部门, 转递流程长、流动速率高、交接环节多, 难以自然形成系统性的血站业务文件材料。这就决定了血站业务档案具有文件材料形成分散、量大, 档案利用频繁等特点。因此, 对血站业务档案的及时归档、定期检查和科学管理等提出了更高的要求。

二、血站业务档案在血站工作中的重要作用

1. 有利于认定涉血各方责任。

1998年《献血法》的颁布实施, 标志着我国无偿献血工作走上了法制化发展轨道。随着人们法制和自我保护意识的增强以及医疗纠纷和法律诉讼中举证倒置的实施, 血站业务档案已成为分辨涉血各方责任的重要依据, 为血站无过错提供了佐证材料。血站业务档案作为在采供血操作过程中产生的业务工作的真实原始记录, 既可反映献血者的个人情况及其所献血液的全部信息, 可从来源追溯到去向, 又提供每袋血液的经检测证实为安全及保存、制备过程符合相关质量要求的证明。查阅血液从采集到提供临床使用过程的血站业务档案, 可以确定血液的质量是否适合使用, 无过错输血感染造成不良后果不构成医疗事故。所以在涉及到采供血活动的医疗纠纷中, 血站业务档案就是证实血站严格依法执业, 在采供血业务工作中无过错的重要依据。

2. 有利于无偿献血制度的推广和实施。

根据《献血法》规定的无偿献血、免费用血的原则, 各地均制定了有关无偿献血者免费用血的具体规定, 以鼓励和调动社会公众积极参与无偿献血。采供血业务档案真实记载了献血者的姓名、年龄、性别、献血时间、献血量, 从而为《献血法》的顺利实施提供可靠的保证, 并可通过对业务档案资料的分析, 使有关部门对采血数量及献血者分布等情况有较为客观的了解, 进而合理制定献血员招募工作目标, 推动辖区献血工作的开展。

3. 有利于彰显血站工作的社会服务性。

一是在社会奖励方面:自《献血法》正式实施以来, 政府每隔两年都要对无偿献血先进集体和个人进行表彰, 完整准确的献血者档案资料能够为社会奖励提供依据。二是在医疗救助方面:血站业务档案能够为稀有血型的临床急救提供及时的献血者第一手资料, 为抢救病人赢得时间, 为医疗急救提供保障。

4. 有利于建立低危献血者和稀有血型队伍。

要保证临床输血安全, 就必须从低危献血人群中筛选献血者, 建立一支稳定的无偿献血者队伍。因此, 献血者原始档案中献血者个人详细资料、血液采集时有无不适反应、血液检测和特殊血型检测等是决定献血者是否再次献血的可靠信息。血站可针对自身情况, 采取有效措施, 建立献血者信息网络体系, 特别是在采血量不足的情况下, 可以随时提取献血者相关资料数据, 与献血者建立联系, 实现再召回献血, 这对保证安全、及时、充足的血液供应起着很重要的作用。

三、加强血站业务档案管理的有效措施

1. 加强领导, 健全档案管理网络。

要做好血站业务档案管理工作, 就必须加强领导, 充分认识做好血站业务档案工作的重要意义, 建立以专职档案员为主、兼职档案员为辅的档案管理网络, 认真抓好血站业务档案的收集、整理、归档等工作, 形成人人重视、齐抓共管的良好氛围, 确保血站业务档案的完整、安全和有效利用。

2. 规范标准, 完善归档程序。

制定一套适合血站工作自身特点的业务档案管理标准和规章制度, 建立实施记录管理程序和档案管理程序, 以确保采供血过程中所记录的信息和数据具有可追溯性, 使业务档案工作有章可循、有据可依。同时, 要建立规范、高效的归档流程。一要编制科学实用的业务档案分类目录, 使各科室档案分类不重不漏。二要正确划分血站业务档案的归档范围和保管期限, 确保应归档文件齐全完整。三要严格归档制度, 档案室应在分类、组卷、保管期限的划分上严格按照相关标准, 对各科室归档移交的文件材料进行逐一检查验收, 并办理归档交接手续。

3. 强化管理, 确保档案信息安全。

一要保密。加强对记录献血者个人隐私或含保密信息的文档的管理, 如要切实把好献血者档案在利用工作中的安全关, 增强安全利用意识, 完善档案利用手续, 建立档案利用安全责任制, 确保献血者档案不丢失、不泄密。二要安全。提高档案管理工作人员的安全意识, 切实落实档案的防火、防盗、防虫、防尘、防霉、防光、防潮、防有害气体的“八防”措施, 提高安全防范能力。

4. 突出利用, 充分发挥血站业务档案在血站管理中的作用。

浅议医院业务档案分级管理 第7篇

1 医疗业务档案分级管理的原则

医院业务档案分级管理是指在医院档案工作领导小组的统一领导下，将医疗业务形成的技术档案实行分别由院级、科级分别管理。其内容有以下四个方面：

1.1 将医疗业务档案纳入医院档案工作管理体系：

同其他门类的档案一样，业务档案的管理也应该受医院档案工作领导小组的统一领导，由医院档案室负责具体组织实施。

1.2 将业务档案分为医院科室两级：

对医疗过程中形成的大量疾病医疗病案由科室短期管理，待患者病愈出院后一周内送交院病案室进行归档整理。档案分别为院级业务档案和科室级业务档案两个层次。

1.3 院级业务档案管理：

凡划归的院级管理的业务档案，由各科室兼职档案员负责收集、整理、立卷，定期向医院档案室归档，交由医院档案室统一保管和提供利用。

1.4 科室级业务档案管理：

凡划归为科室级管理的业务档案，交科室保存，由各科室兼职档案员负责收集、整理、立卷，并负责保管和提供利用。

2 实行分级管理的意义

2.1 分级管理有利于解决档案储藏空间与业务档案数量间的矛盾。

我国各级医疗机构中，档案室档案库房大多狭小，根本无法容纳全部的业务档案，因此，只能将那些保存价值更大、保存期更长的档案集中到医院档案室中，而一般性的，基础性的材料只能分散在科室保存。但这种分散管理也是纳入全医院档案工作统一部署和指导下进行的。

2.2 院级管理有利于医院业务工作整体水平的提高。

首先，医院级业务档案管理可使医院档案能够反映业务工作全貌和工作水平，对于医院领导即使把握全局，做出正确的决策提供了有力依据。其次，由于院级业务归档范围明确将具有总结分析性、学术性的材料交医院归档，从而要求各科室业务人员不能再仅停留在做一般性工作小结，而是在大量的病历材料上做进一步的完善，，形成分析性总结，从而促进了业务工作的提高。第三，医院档案室人员针对业务档案进行信息整理，通过各种编研材料为全医院科研医疗工作服务，有利于医疗机构科研工作的开展。第四院级档案管理便于开展医院与医院之间的医疗信息交流，为全市甚至全国的医疗工作提供有使用价值的资料。

2.3 科级管理是有利于满足医疗业务工作日常的西药。

医疗业务有延续性，在对患者的医疗过程中，要经常使用其前一年或前几年形成的医疗业务档案，有些档案还要不断进行补充或注销。因此科级管理就可以即使满足医疗的日常需要。

3 分级管理的实施

3.1 建立健全档案工作网络分级管理是通过档案工作网络层层的管理而实现的有序的实施。因此，建立健全档案工作网络是医疗业务档案分级管理的组织保障。建立档案工作网络即在医院一级设立由主管院长牵头、各科主任参加的全医院档案工作领导小组，负责全医院包括业务档案在内的档案工作的领导、规划，提出业务档案工作的总体要求，并协调解决在实行两级管理中的各种困难。医院综合档案室则依据医院档案管理委员对业务档案的总体要求，具体制定业务档案的各项管理制度，除管理院级业务档案外，还要对科技业务档案管理进行督促指导。各级设兼职档案员，在医院档案室的指导下进行院级业务档案的归档及科室级业务档案的管理。这样的档案工作网络使业务档案由无序变为有序的管理。

3.2 建立切合实际的业务档案管理制度对种类繁多、形式各异的业务档案，要实行科学规范的管理，就必须建立切合实际的业务档案管理制度。首先，在制定业务档案归档范围和归档制度时，医院档案人员应深入各科室，了解各科主要业务活动，再结合卫生部"全国医疗业务工作规范"关于业务活动行程材料范围的规定，经与各科密切协商，具体确定符合业务实际的各科医院级和科级业务档案的归档范围。其次，对于各科的科级业务档案也要同医院级业务档案一样，提出统一的立卷要求，以确保科级档案立卷的规范，但可使用不同的卷皮，以示区分；第三，严格科级档案的包换及使用制度，任何个人不得将档案据为己用。

3.3 加强对兼职档案员的培训和指导各科兼职档案员大多熟悉本科室的业务，档案只是相对贫乏。因此，要做好业务档案的立卷归档，就必须加强对他们的培训和指导。档案室可定期举办档案业务培训班，并将档案业务学习列入兼职档案员继续教育的学习内容，进行学分评定，以提高他们学习档案业务的积极性。同时，档案室人员也要主动指导科室立卷和编目。

3.4 推行责任制，加强考核各级医院在推行经济责任制时，应将业务档案的立卷归档也明确列入科室管理中，制定相应的考核指示，定期对各科进行考核，与奖金挂钩，这是确保分级管理实施的十分重要的措施。此外，应将业务材料的归档列入全医院业务人员年终考核评分标准中，从而真正确保业务档案的收集归档。