oa办公系统解决方案范文第1篇
3.1 关键业务解决方案 (11 3.1.1 产品销售管理 (11 3.1.1.1 客户管理 (11 3.1.1.1.1 需求与分析 (11 3.1.1.1.2 方案框架 (12 3.1.1.1.3 模块与功能 (13 3.1.1.2 合同管理 (17 3.1.1.2.1 需求与分析 (17 3.1.1.2.2 方案框架 (18 3.1.1.2.3 模块与功能 (19 3.1.1.3 订单管理 (23 3.1.1.3.1 需求与分析 (24 3.1.1.3.2 方案框架 (24 3.1.1.3.3 模块与功能 (25 3.1.2 产品研发管理 (28 3.1.2.1 开发管理 (29 3.1.2.1.1 概述与分析 (29 3.1.2.1.2 方案框架 (29 3.1.2.1.3 模块与功能 (30
3.1.2.2 设计管理 (32 3.1.2.2.1 概述与分析 (32 3.1.2.2.2 方案框架 (33 3.1.2.2.3 模块与功能 (33 3.1.2.3 工艺管理 (37 3.1.2.3.1 概述与分析 (37 3.1.2.3.2 方案框架 (38 3.1.2.3.3 模块与功能 (39 3.1.2.4 产品试产 (42 3.1.2.4.1 概述与分析 (42 3.1.2.4.2 方案框架 (43 3.1.2.4.3 模块与功能 (43 3.1.3 产品生产管理 (47 3.1.3.1 生产计划管理 (47 3.1.3.1.1 概述与分析 (47 3.1.3.1.2 方案框架 (47 3.1.3.1.3 模块与功能 (48 3.1.3.2 生产工时管理 (54 3.1.3.2.1 概述与分析 (54
3.1.3.2.2 方案框架 (54 3.1.3.2.3 模块与功能 (55 3.1.4 物料采购管理 (56 3.1.4.1 供应商管理 (56 3.1.4.1.1 概述与分析 (56 3.1.4.1.2 方案框架 (57 3.1.4.1.3 模块与功能 (58 3.1.4.2 采购管理 (65 3.1.4.2.1 概述与分析 (65 3.1.4.2.2 方案框架 (65 3.1.4.2.3 模块与功能 (66 3.2 职能运营解决方案 (72 3.2.1 行政管理部 (72 3.2.1.1 宿舍管理 (72 3.2.1.1.1 概述与分析 (72 3.2.1.1.2 方案框架 (72 3.2.1.1.3 模块与功能 (73 3.2.2 设备管理部 (76 3.2.2.1 生产设备管理 (76
3.2.2.1.1 概述与分析 (76 3.2.2.1.2 方案框架 (77 3.2.2.1.3 模块与功能 (77 4 协同应用技术支撑 (82 4.1 协同管理平台 (82 4.1.1 信息门户引擎 (82 4.1.2 流程引擎 (82 4.1.3 知识管理引擎 (82 4.1.4 协同办公模块 (82 4.1.5 表单管理模块 (82 4.1.6 公文管理模块 (82 4.1.7 文档管理模块 (82 4.1.8 文化建设模块 (82 4.1.9 即时沟通模块 (82 4.1.10 组织绩效管理模块 (82 4.2 业务设计平台 (82 4.3 业务集成平台(DEE (82 4.4 移动办公平台 (82 5 电子制造行业协同OA典型客户案例介绍 (83
5.1 案例一:深圳市景旺电子股份有限公司 (83 5.1.1 客户介绍 (83 5.1.2 协同管理构建动因 (83 5.1.3 致远软件解决方案 (84 5.1.4 应用成果 (89 5.2 案例二:深圳市旺龙智能科技有限公司 (90 5.2.1 客户介绍 (90 5.2.2 协同管理构建运因 (90 5.2.3 致远软件解决方案 (90 5.2.4 应用成果 (100 5.3 电子制造行业案例名单 (101 1前言
1.1 电子制造行业概述 ●行业定义: 电子制造业是指研制和生产电子设备及各种电子元件、器件、仪器、仪表的工业。
●行业发展历程: 我国现代电子产业的发展起源于1978年开始的改革开放,在这之后三十几年的发展中,共经历了三个明显的发展阶段:市场转型阶段、
规模化发展阶段、代工跟随阶段。
市场化转型:自1978年到上世纪九十年代初期,对我国的电子产业的性质进行了一次重大的转变,即把当时生产军工产品为主的电子信
息产业转变成以生产军工产品与民用产品相结合的电子信息产业,让电 子信息产业积极的满足当时经济发展的需求,促进我国电子信息产业的 市场经济进一步活泼起来,同时积极支持引进国外的先进的高新技术, 促进电子信息产业积极加入国际市场的大力合作中,为我国的电子信息 产业的规模化、产业化的生产打下坚实的基础;同时,在1984年十二 届三中全会之后,又加快了我国的市场经济体制的改革的步伐,电子信 息产业作为试点,率先完成改制:实现企业化管理,市场化运营,优先 发展我国的消费类电子信息产业,正式在这段时期,我国的彩电业基本 实现了设计、生产、制造、销售一条龙的水平,并且在彩电业的带动下, 我国的消费类的电子信息产业的发展也是非常的迅猛。与此同时,我国 对电子计算机信息系统工程政策的实施,也促进了电子信息技术开始逐 步广泛应用于我国国民经济的各个领域。在这个阶段的转型过程中,我 国的电子信息产业尤其是消费类的电子信息产业开始了它的第一次经 济的飞跃。
规模化发展阶段:上世纪九十年代初至九十年代末,积极推动我国 第1页
的国民经济与社会向信息时代迈进,经过努力,能够使我们进入信息化的时代,而这个信息化的时代是离不开电子信息产业的发展的。为此,我国有关政府部门为了促进我国电子信息产业的迅速而健康可持续的发展,特对我国的电子信息产业实施了一系列的重大工程,例如,金系列工程(包括金关、金税以及金卡以及909工程,这些工程的实施极大的推动了我国电子信息产业的发展。这也改变了我国的电子信息产业长期从事单一产品的加工制造的现状,开始逐步向软硬件开发制造以及应用和信息服务业诸业一起发展的转变阶段,这个时期的我国电子信息产业的伟大转型成就了我国电子信息产业历史的跨越,使我国电子信息产业由传统的制造业开始逐步迈进现代电子信息产业的行列。
代工跟随阶段:2000年至今,在这个期间,我国的电子信息产业开始进入新的发展阶段,既要继续做大产业规模,通过代工进入全球电子产业链分工体系,同时也要在技术研发、产品创新等方面紧紧跟随国际一流企业,产业的发展从重规模、速度,向注重质量、效益,鼓励自主创新、提高产业的国际竞争力的方向转变。
●行业重要性: 在我国改革开放三十几年的发展历程中,我国的电子信息产业的发展总共经历了以上三个阶段,从体制的转变到规模的壮大到研发实力的增强,这些都极大的促进了我国电子信息产业的快速健康可持续的发展。
同时电子制造业已经逐步成为了国民经济主要支柱产业。 ●行业主要问题(运营、业务等: 产业大而不强:2012年,我国电子信息产品进出口总额11868亿美元,占全国外贸总额的30.7%。电子信息产业已经成为我国重点支柱产业,我国嫣然已经成为了一个电子产业大国,在看到巨大的体量的同时,我们也应该清楚的认识到,中国的电子信息产业还主要出于代工和劳动力密集的生产加工阶段,还未成为一个电子信息产业的强国,产业的研发创新能力较弱,缺乏像韩国三星电子那样拥有国际竞争力的大企业。
两头在外,缺乏市场主导权:由于产业技术实力较弱,我国电子信息产业众多领域都存在来料加工的两头在外现象,即原材料和市场在外, 生产加工过程在内的现状,导致国内企业对上游的供应商和下游的渠道 零售商价格谈判能力不强,上游环节的价格传导到制造业环节后就也无 法继续传导,表现为能源、原材料等上游资源性产品价格节节上升,而 制造品价格无法上升,导致制造环节的利润被不断压缩。
缺乏研发、创新能力:由于技术引进风险小,我国本土电子信息企业大多把资金花在技术引进上,而消化吸收和自主创新投入相对较少; 外资企业更是着眼于短期经济利益,直接从本国“买”技术。比之下, 韩国的电子企业在国家大力扶持下,在全球范围内推进专利战略的形势, 每年在本土之外大量申请专利,从而打破先行者的垄断。以韩国三星电 子为例,其每年在华获专利超过1000件,且98.8%是发明专利,居国 外企业在华申请专利之前列。而我国电子企业整体缺乏此方面的意识和 资金的鼓励。 行业挑战和机遇: 中国电子制造业已经成为了国民经济主要支柱产业,但是由于缺乏核心技术,目前很多电子制造厂商利润微薄。创新成为了企业走出困境
可行之路,也就是从“中国制造”到“中国创造”的必由之路。另外大 多数电子制造企业都是传统粗放式管理方式,随着企业的不断壮大,以 及与联网+时代的到来,以往的传统粗放式管理方式已经满足不了企业
的发展,须学会用现代化的管理手段及先进、成熟的管理软件来帮助企 业的实现管理制度落地,从而提升企业的竞争力。 1.2 电子制造行业管理分析 1.2.1管理模式
我国电子制造业虽然起步比较晚,但发展比较快,大中型的电子制造企业在生产经营上往往成集团化组织模式,业务组成上大多采取“产供销”一体化的经营模式。业务管理上呈现出横向建立了丰富的产业链体系,纵向流通网络密级的业务布局。在产品生产过程中引入了企业资源计划(ERP管理,不断优化整个生产过程,从采购、生产和销售三个方面保证企业“供应链”持续健康发展。
1.2.2管理重点及核心业务
电子制造行业是一个典型的按需生产行业,需要通过分析上游企业物品的供给和下游企业所反馈的需求信息,以及供应链上资金流动的状态,把满足用户的需求、企业自身的生产经营能力及供货商的供货能力整合在一起,实现按用户需求进行企业经营管理的一种企业管理模式,电子制造行业涉及的核心业务如下:产品研发:主要包括被动产品研发与主动产品研发,被动产品研发来源于客户订单需求;主动产品研发则来源于市场变化要求;须建立严谨产品研发体系,严格控制产品研发生命周期,研发精品; 产品生产过程:电子制造过程都是流程化,电子产品配方与工艺有些复杂,需借助ERP等系统的生产管控标准,实现操作与管理; 设备管理:生产流水线比较多,设备的入厂、维修改造、转移、出售等都会影响生产工作,设备资产也是管理重点; 供应商管理:供应商众多,供应商能力参差不齐,须建立完整供应商档案信息,须对供应商进行审核、认证、现场考察以及定时评分考核,拒绝不合格供应商; 物料采购:物料种类繁多,物料编码须严格按规律编码,采购物料是一项重复性工作,须建立完整历史价格信息库,做好比价工作,降低采购成本;严谨管
控采购流程,遵守国家法律,做到光明采购; 质量管控:质检包括物料质检、半成品质检、包装材料质检、成品质检、中间体、辅料质检。管理包括质量档案管理、客户反馈管理,留样观察、质量事故管理,并且在生产全过程中实现全程可视化可追溯,及时发现问题。
销售管理:电子产品销售分两种:一种是现品销售,另一种是新品销售,现品销售需要掌握当前产品库存状况,库存信息实时共享;新品销售则需要联合研发、设计、工艺、生产等部门协同工作,共同完成产品交付;客户群体相对稳定,但交易数次频繁,且需求变化快,管理及跟踪难度大,客户各类信息不完整,不容易从总体上把握客户情况;需建立完整客户管理信息体系,详细记录与客户每次的对话内容,做好客户销售分析;建立与各部门之间良好沟通机制,协同工作,提高工作效率。
1.2.3常见管理痛点 ●产品销售信息管理不全面
客户众多,产品信息、客户信息、客户联系记录、销售费用、合同信息、订单信息、回款信息、服务信息等信息不全而且分散,共享不充分,没有形成一个信息链,查找起来麻烦,管理难度大。
●缺乏全生命周期产品管理手段
产品数据管理、需求分析、产品设计、产品工艺、产品试产、质量监控各个环节的数据信息共享程度不高,管理不到位,没有合理利用研发资源,缺乏体系化管理; ●缺乏有效生产计划排期管理工具
生产总计划细分困难,如多单合产,季度计划、月度计划、周计划自动折分等,生产数据报告汇总困难,需要大量工人统计,数据容易出错,无法实时掌控生数据,及时解决生产问题;需引进有效工具进行生产计划排期管理,合理利用生产资源,最大限度优化资源配置,提高生产效率。
●生产工期统计困难
生产工期纯人工计算,工作量大,容易出错,缺乏员工签名,容易产生扯皮现象,缺乏有效手段及工具。
●设备资产管理不到位
生产流水线众多,设备资源多,设备存放位置,入厂验收、维修改造、转移报废等信息不全,管理难度大,没有合理利用设备资源,造成资源浪费,影响生厂效率。
●采购过程监管不到位
供应商众多,引入手段过于简单,供应商审核、认证、考察、产品试用信息记录不全,没有形成有效信息档案,管理难度大;没有好的供应商考核方式,一些不合格的
供应商仍未被清除,影响供应质量;供应商历史报价信息缺失,没能很好地完成采购比价工作,增加采购成本,存在暗箱操作可能;需用有效的手段或工具加强对供应商管理,严格控制采购流程,遵守国家法律,做到光明采购。
●质量管理体系落地不到位
电子制造行业质量管理体系严格规范,但如何完全按管理体系实施采购、生产、库存、销售等过程,存在一定困难,缺乏切实可行的工具和方法。
1.3 电子制造行业信息化分析 1.3.1信息化构成
1.3.2信息化建设现状
随着计算机技术及互联网技术日渐成熟,全球电子制造业企的管理及信息化也经历了一个迅速发展的过程,从MRP-Ⅰ、MRP-Ⅱ到ERP等,电子制造成企业的管理及信息化活动正向着合理化、科学化方向发展。
物料需求计划(MRP-Ⅰ,MRP-Ⅰ运用网络计划原理,剖析产品各个结构层次所需物品的主从顺序和数量匹配关系;以构成企业最终产品所需每个零部件为计划管理的目标,以各个工序的作业时间和完工时间为依据,倒推每种物品的适时、适量供给计划,并以次分别下达各个物品计划供应的先后顺序,达到优化企业物流组织的目标。
制造资源计划(MRP-Ⅱ,MRP-Ⅱ的原理是融现代管理思想、计算机技术和现代制造技术为一体,旨在优化资源配置、有效控制库存、缩短生产周期、降低成本和合理占用流动资金,以提高内部管理效率。MRP-Ⅱ的应用可以为企业适时决策、库存控制和采购管理提供科学的定量分析数据,使企业的管理流程进一步规范化、科学化,同时使企业加强了对信息时代、电子网络技术和电子商务普遍运用情况下的适应性,夯实了企业的信息基础设施,使企业的全方位的质量、价格、交货期、成本竞争中获取了较大的生产空间和巨大的发展潜力。
企业资源计划(ERP。20世纪90年代,随着全球经济一体化进程的加快, IT技术飞速发展和网络技术的广泛运用,在全球范围内引发了一场以业务流程重组(BPR为主要内容的管理模式革命和以ERP系统应用主体的管理手段革命。ERP系统扩展了资源管理的范围和功能,在生产方式管理和事务处理控制方面, ERP系统能较好地适应多品种、小批量生产以及看板式生产相组合的混合型制造环境,较好地满足和支持了企业多元化经营的要求。ERP系统将设计、制造、销售、运输等经过集成并行地进行相关的各种作业,提高了企业对质量、适应变化、满足客户、提高绩效等关键问题的实时分析能力。ERP系统更多地带有柔性整合型集成式管理特点,支持精益生产、同步工程和敏捷制造。ERP系统体现全过程的计划与有效控制,要求在每个流程业务处理过程中,最大限度地发挥每个人工作潜力与责任心,强调人与人之间的合作精神和团队精神,促进企业管理由“金字塔式”组织结构向“扁平式”组织结构转变,因而可以极大地提高企业对市场
的适应能力。
目前,虽然很多电子制造企业已经实现了基本ERP等信息化的应用,但还存在着众多问题: ●缺乏统一沟通工作平台,内部形成信息孤岛,增加沟通成本; ●缺乏产品研发过程管控信息化管理,产品研发工作滞后; ●缺乏产品设计过程管控信息化管理,产品设计工作滞后; ●缺乏产品生产工艺制作过程管控信息化管理,产品生产工艺工作滞后; ●缺乏生产计划安排工具,生产计划混乱,影响生产进度; ●缺乏产品生产工时核算工具,核算工作大,容易出错,难免出现扯皮现 象,影响和谐生产; ●缺乏对供应商评分考核信息化管理,降低采购透明度,增加采购难度; ●缺乏客户信息及交易记录信息化管理,影响销售管理; ●缺乏产品售后维护及跟踪记录信息化管理,降低客户满意度; ●缺乏统一办公信息平台,增加办公成本,影响办公效率。 2电子制造行业信息化规划 2.1 电子制造行业通用组织架构
2.2 电子制造行业信息化蓝图规划
2.3 电子制造行业协同管理建设规划
对于电子制造企业来说,协同信息化的建设是企业信息化过程中最重要的里程碑:
1、通过协同信息化保障企业战略的落地与执行;
2、通过协同信息化保障企业制度、体系、流程管理的标准化运作;
3、通过协同信息化实现企业全面掌控跨区域项目的运作与监督;
4、通过协同信息化实现企业领导能够及时、快速掌控企业内部整体的运营 状况;
5、通过协同信息化实现企业内部知识积累,从而提升员工知识技能的快速 复制能力;
6、通过协同信息化实现企业多级架构上下层级及部门间各种业务协同;
7、通过协同信息化解决快速扩张的管理制度的复制能力;
8、通过协同信息化帮助企业文化的建设和落地传播;
9、通过协同信息化帮助企业实现产品研发生命周期管理,提高产品研发效 率;
10、通过协同信息化帮助企业实现产品销售管理数据化,实时掌握销售 动态,增加产品销量,搞高资金回笼;
11、通过协同信息化帮助企业实现采购管理透明化,自动推送采购信息 给供应商,供应商只需扫描物品二维码即可进行报价,自动评价,完善 采购流程,实现光明采购;
12、通过协同信息化帮助企业实现产品售后人性化,客户有产品投诉、 维修维护诉求直接厂家扫描二维码即可进行诉求信息报送,方便快捷, 提高客户满意度。
13、通过协同信息化帮助企业实现所有系统办公一体化,降低办公成本, 提高工作效率。
3电子行业协同管理整体解决方案
致远电子制造行业协同管理解决方案采取“日常办公+业务管控+信息集成”的模式,全面覆盖电子制造企业日常工作管理、关键业务管理,职能工作管理,信息统一互通。围绕“人”、“财”、“物”建立协同矩阵,贯通企业生产经营业务链条。
3.1 关键业务解决方案
电子制造企业的关键业务,至此至终都是围绕着企业的“供应链”管理,由销售驱动,再由研发、设计、工艺、采购、生产、仓储物流等部门协同完成销售交付,每个环节工作环环相扣,相互制约相互影响。
3.1.1产品销售管理 3.1.1.1 客户管理 3.1.1.1.1需求与分析
客户管理的建立是为了实现企业市场营销、销售、服务等活动自动化,使企业能更高效地为客户提供满意、周到的服务,提高客户满意度、忠诚度。客户管理模块目的在于有效帮助员工规范化方式轻松记录客户各类数据和过程,摆脱繁琐的手工工作,提高工作效率;有助领导方便检查下级工作,以及查看各类统计数据,以实现科学决策,全方位提升企业销售量。
电子制造企业在客户管理过程当中经常会遇见以下问题:
1、无法快速掌握了解从客户接入、客户销售、老客户维护和营销等每一个 环节详细数据;
2、无法与销售、营销、推广、策划、人事等多部门业务进行数据对接;
3、员工一忙起来经常会忘记联系客户,没有及时信息提醒,导致部分客户 流失;
4、销售费用没法很好控制,各种费用横生,增加销售成本;
5、无法提供全面分析营销成果,不能对潜在、意向、成交客户的有效区分, 不能在事后数据全面掌握,从而提升产品销量;
6、无法及时跟进客户合同订单情况,无法及时跟进客户投诉服务情况,降 低客户满意度;
7、缺乏对客户分布、发展趋势、消费能力、消费特征、评价等全方位的分 析,无法为决策提供支撑。 3.1.1.1.2方案框架
客户管理主要实现电子制造企业销售经营活动中对客户信息全方位的管理,通过该功能模块完成从客户信息录入、联系跟进、销售管理、合同管理、订单管
理、客户服务等全过程管理。系统通过配置形成了成熟的客户管理业务框架平台,可为用户提供整体的客户管理解决方案。
3.1.1.1.3模块与功能 3.1.1.1.3.1 客户档案
提供完整客户档案信息记录,详细记录从客户接入到产品销售和老客户维护每一个环节,在一个页面里可以查看客户基本信息、联系记录、销售费用、合同记录、订单记录、投诉记录、服务记录等。
3.1.1.1.3.2 联系记录
提前做好每次联系计划(联系时间、内容,系统自动提醒每次需要拜访工 作任务(联系时间、内容;
带着目的性去拜访客户,回来后详细记录每次拜访结果,系统自动同步到客户档案信息。
3.1.1.1.3.3 销售费用
严格控制销售费用的支出,必须事先发起申请流程,审批通过后才能支出,费用记录自动同步到客户档案信息; 可以查看同一个客户所有销售费用支出情况,费用信息可以汇总,可以进行销售成本核算。
3.1.1.1.3.4 合同记录
记录客户所有合同记录信息,自动同步合同管理中每一条合同签订记录信息, 同时可以穿透查看每一条合同记录详细信息,可以自动汇总合同金额信息。 3.1.1.1.3.5 订单记录
记录客户所有订单记录信息,自动同步订单管理中每一条订单签订记录信息,同时可以穿透查看每一条订单记录详细信息,可以自动汇总订单金额信息。
3.1.1.1.3.6 投诉记录
客户通过扫描产品服务二维码即可进行投诉信息录入,信息自动储存到客户档案表中,同时自动发起投诉处理流程单;
受理人处理完投诉单之后,信息将自动同步回到客户档案信息中去,在客户档案信息表里详细记录每次客户投诉信息以及投诉处理情况。
3.1.1.1.3.7 服务记录
客户通过扫描产品服务二维码即可进行服务信息录入,信息自动储存到客户档案表中,同时自动发起服务维护处理流程单,
受理人处理完服务单之后,信息将自动同步回到客户档案信息中去,在客户档案信息表里详细记录每次客户服务信息以及服务处理情况。
3.1.1.2 合同管理 3.1.1.2.1需求与分析
合同管理的建立是为了实现企业合同从起草、谈判、签订到执行进度以及收付款进度进行全方位管理。合同管理模块目的在于有效帮助企业建立完整合同档案管理,通过合同往来单位管理,强大的提醒功能等综合性功能,合同各种信息可快捷、准确、清晰的查询,使用户在对外结算及支付过程中做到成竹在胸,体现优化公司资源的目的,建立完整合同ISO管理。
电子制造企业在合同管理过程当中经常会遇见以下问题:
1、合同审批填写不规范、销售政策落实难,审批效率低、时间长、延误商
机;
2、合同资料不完整、查找困难,合同档案数据零散、整理汇总难度大;
3、通过纸质形式或者是电子文档形式容易造成合同保管查阅不便,信息及 时性差
4、合同流程执行不合乎规范,疏于监督,导致漏审和相关资料不完善,带 来了法律风险;
5、合同执行周期长,涉及的人员、岗位和流程多,容易造成管理者监管难 度加大。
6、合同履行过程中,涉及多张订单,多次生产,如果没有提醒,经常造成 跟踪难,造成违约风险。
7、合同履行过程中,涉及多次的收付款,如果没有提醒,经常造成跟踪难, 影响财务核算。
合同管理是电子制造企业产品销售工作中最关键环节,同时又一件数据关联复杂,时间周期长的一项重要工作,需要通过合理的信息化手段去管理起来。
3.1.1.2.2方案框架
合同管理主要实现电子制造企业销售经营活动中对合同全生命周期的管理,通过该功能模块完成从合同订立、合同审批、合同履行、合同付款、合同终结、合同归档的全过程管理。系统通过配置形成了成熟的合同管理业务框架平台,可为用户提供整体的合同管理解决方案。
3.1.1.2.3模块与功能 3.1.1.2.3.1 合同订立
在合同订立的过程中实现无纸化,方便使用者录入,也方便各层级领导审批,发起都可以实时跟进合同审批流转状态。合同相关信息既可以手动录入,也可以跟ERP系统或CRM系统进行数据集成联动,减少数据重复性,同时确保数据统一性。告别销售合同信息纸质录入保存时代,方便合同信息归档及查询。
通过多级规范流程对销售合同进行审批、审核,规范了企业合同审批制度,并且制度得到实质落地;每个销售合都需通过各个业务层和管理层及法务部门共同审定,降低合同了履行的风险;同时销售合同在审批的过程中,既可以在PC 端审批,也可以通移动设备进行审批,相对以往停留在纸质时代的审批,既方便又高效。
3.1.1.2.3.2 合同履行
电子制造企业销售合同的履行有别于其他行业,合同的履行需要通过多次合同订单来执行,而这个过程可能需要跟进产品研发进度,产品生产进度,产品库存情况等,而合同的收款则需要根据每个销售订单进展情况来定,收款可以多次进行,同时根据收款情况给客户进行相关发票开出。每个执行环节紧紧关联,环环相扣。
1、合同订单
根据合同条款约定给客户下产品订单,如果是现成产品可以同步ERP库存信息,根据库存数量而决定是否需要下产品生产申请单,同时如果是新型产品,则研发部门需要介入进行产品研发后再交给生产部进行产品生产,然后完成交付。合同订单的次数并不一定只是一次,而是根据合同约定来的,每次合同订单的情况需要在合同档案信息中来体现,方便跟进,同时根据订单进度情况来进行合同款项收取。
2、合同收款
根据合同条款约定进行合同收款,合同收款提醒信息通订单执行情况自动提醒,这里需要同步ERP里订单执行信息,同时合同收款单据需要通过多层级别严谨审批,确保款项安全与及时性;同时收款工作可能会进行多次,每次收款完之后会自动同步到合同档案信息中。
根据客户要求进行发票开具,同一个合同可以进行多次发票开具,可以在收款之前进行发票开具,也可以在收款之后进行发票开具,可以一次收款开一张发票,也可以多次收款合开一张发票,可以选择开普票或增票。每次开票信息自动同步到合同档案信息中。
3.1.1.2.3.3 合同变更
由于业务在开展过程中存在着不确定性,例如合同明细、条款等追加,合同内容、条款调整等,因此在合同执行过程中一个很重要的工作就是合同变更,合
同变更一定是经过严谨审核,才能生成合同变更生效信息,合同变更信息生成后会自动同步到合同信息表里中。合同的变更会影响合同的执行,因此合同变更审定之后,必须自动触发提醒信息给合同执行者,好让合同执行者及时更改执行方式,这一系列动作需要系统自动完成,须跟ERP系统做好相应对接。
3.1.1.2.3.4 合同归档
合同管理模块能够根据合同类别自动创建分类进行归类归档,建立企业标准ISO合同档案体系管理,并通过权限限制,确保企业不同人群对合同档案信息进行有限查看,同时把企业资产完全沉淀和保留下来。
3.1.1.3 订单管理 3.1.1.3.1需求与分析
订单管理的建立是为了实现企业产品销售合同的履行能够快速和高效,进行产品从销售、生产到交付全方位跟踪管理。订单管理模块目的在于有效帮助企业实现订单两条线管理:
1、现有产品:订单下单、库存确认(库存不足进行生产、订单交付;
2、新产品:订单发起、产品评估、产品研发设计、产品试产、产品批量生产(物料不足进行采购、完成生产、订单交付。建立一套完整产品订单体系。
电子制造企业在订单管理过程当中经常会遇见以下问题:
1、订单与库存脱节,下订单的时候没法了解产品库存情况,影响订单快速 交付;
2、新产品订单没法实时跟踪,以致研发阶段、生产阶段出现了问题没能及 掌握,最终影响订单交付周期;
3、订单交付前或交付后,与客户的款项没法及时提醒跟进,影响货款收取 进度。
4、缺乏订单执行进行分析、收款进度分析、产品成本核算分析等综合分析。 3.1.1.3.2方案框架
根据合同条款约定给客户下产品订单,如果是现成产品可以同步ERP库存信息,根据库存数量而决定是否需要下产品生产申请单,同时如果是新型产品,则研发部门需要介入进行产品研发后再交给生产部进行产品生产,然后完成交付。合同订单的
次数并不一定只是一次,而是根据合同约定来的,每次合同订单的情况需要在合同档案信息中来体现,方便跟进,同时根据订单进度情况来进行合同款项收取
3.1.1.3.3模块与功能 3.1.1.3.3.1 订单发起
根据合同条款约定给客户下产品订单,订单可以自动触发起,也可以手动发起,通过多层级别严格审批,同时根据订单内容不同触发不同的工单,如,根据产品类型不同可以触发产品库确认或者触发新品研发需要单等,在不同审批阶段也可自动指派不同的工作等,最终实现订单下达、生产、交付无纸化。
3.1.1.3.3.2 订单执行
1、现品订单执行:
对于现成产品订单的交付,第一步是确认产品库存情况,如果库充足,直接出库交付;如果库存不足则需要下产品生产计划单,这时候则需要确认当前产品生产所需要物料是否充足,如果物料充足,则直接生产,然后交付;如果物料不足则需要下物料采购订单,物料采风完成之后再进行产品生产,然后进行产品交付。整个过程需要全程跟进并更新订单状态,需要跟ERP系统做一些集成对接,同时订单的情况会自动更新合同信息中去。
2、新品订单执行:
对于新产品订单的交付,产品订单发起之后系统自动下《新产品研发需求单》, 研发部门接收到需要单后进行一系列标准化产品研发过程,根据订单要求进行产品模型设计、产品功能设计、产品设计工艺要求、产品生产工艺规定,然后出产品开发完整方案,接下来进行产品试产,产品合格后进行产品生产计划,这时需确认生产物料库存是否满足,如果不满足则需要下产品物料采购订单,物料采购完成之后进行产品批量生产,然后进行产品订单交付。整个过程需要全程跟进并更新订单状态,需要跟ERP系统或PLM系统做一些集成对接,同时订单的情况会自动更新合同信息中去。
3.1.1.3.3.3 订单交付
产品交付发货过程按严谨流程进行,须通过多层级别签字确认,确保产品交付安全顺利进行,货物发出去之后,实时跟踪物流位置状态,必要时跟物流公司保持实时沟通,同时必须跟客户保持充足沟通,确保货物安全到达以及客户顺利接收货物;整个交付过程做到流实时监控及跟踪,信息数据实时掌控。
3.1.2产品研发管理
电子制造行业产品研发工作是企业发展过程中最为关键的环节,研发出来的产品是否满足新技术标准,是否具有市场竞争力,关系到企业生存之道。然而产品研发主要分为两部分,一部分是被动的产品研发,主要是从销售员获取的客户需求开始,与现有产品有出入需要重新研发,主要以客户需要为主,以交付订单为目的,当然如果客户的需求非常先进靠前,最终也可以将这类研发成果转化成企业的常规标准化产品;另一部分常规的主动研发工作,主要是根据市场的变化,以及新技术的更新换代要求来进行产品研发,那一类的产品是最符合市场需求的,那就是产品研发的方向,新的产品出来之后一定是要符合市场变化脚步,同时满足新技术更新要求及标准的,因此产品研发工作的管理至关要重,需要借助信息化手段来进行管理,形成标准化研发体系管理。
3.1.2.1 开发管理
3.1.2.1.1概述与分析
开发管理的建立是为了实现企业产品研发工作信息化管理,通过信息化的手段将产品研发工作中的需求分析、开发产项、开发计划等工作信息化及系统化管理。电子制造企业在新产品开发过程当中经常会遇见以下问题:
1、产品研发需求响应不及时,信息传递总是受阻,研发周期经常拖长,最 终影响产品交付;
2、产品开发过程产生很多资料,但是太过于零乱,查阅、查询费劲,不方 便分类归档;
3、产品开发过程不好掌控,发现问题处理不及时,影响产品开发进度;
4、产品开发计划不容易执行,没有实时工作提醒,给各项工作带来极大不 便,影响工作率。 3.1.2.1.2方案框架
3.1.2.1.3模块与功能 3.1.2.1.3.1 需求分析
产品需求分析工作是整个产品研发工作中最为关键的一个环节,产品需求分析得准不准确,会直接影响到整个产品研发过程以及最终出来的成品,如果是客户的需求分析得不准确,最终出来的产品是不符合客户的要求的,影响产品交付,导致丢单,即使与客户达成协议重新研发,这样一来大大增加了产品的成本;如果是市场变化的需求分析得不准确的话,最终出来的成品是不符合市场的要求的,这样的产品是没有市场竞争力的,因此影响了整个产品的销路,直接影响了企业的效益收入。通过信息化的手段来进行产品需求分是必要的,从需求部门的发起到多层级别分别评估审核,实现无纸信息传递,信息共享分析,信息自动提醒,信息完整交接,最终完成需求分析工作,为产品研发工作开一个好头。
3.1.2.1.3.2 开发立项
产品开发立项工作主要是为了承接产品需求分析工作,进行一步将整个产品研发工作顺利往下一步推进;通过协同信息化的手段来管理产品开发工作。当产品需求分析工作完成之后,自动触发产品开发立项工作,产品开发参与者各施其职,通过多层级别评审签,最终来确定当前产品需求分析是否具有可行性,然后进行产品开发工作正式立项,标志着产品研发工作正式实质开始。
3.1.2.1.3.3 开发计划
产品开发立项工作结束之后,会自动触发启动产品开发计划工作,同时也标志着产品研发工作正式进入实质分工合作规划阶段,通过信息化手段,将整个产品开发的过程进行工作细致分配及规范,其中包括了整个产品开发项目负责人,以及产品开发过程中各个阶段工作内容、阶段负责人,开始日期、结束日期、进度信息等;当然,产品开发计划是需要进行多层级别审核审批的,通过严谨审核审批来确保整个产品开发计划是否合理,具有可行性,一旦通过审批产品开发计划表将自动形成一套产品开发计划档案,同时产品开发计划表中的所有参与将自动收到工作任务安排工作提醒,同时拥有产品开发阶段工作页面,未来所有参与者的工作完成进度信息、工作汇报等工作将自动与产品开发计划档案进行信息更新储存,方便领导查阅,掌控进度。
3.1.2.2 设计管理 3.1.2.2.1概述与分析
设计管理的建立是为了实现企业产品研发的设计工作任务信息化管理,目的是将产品原图设计、功能设计、电路设计及整体设计工作形成无纸化信息管理,让设
计工作负责人可以很清晰地了解到当前设计工作的进度,问题汇总、问题处理情况等,可以实时掌控产品设计工作总体进阶段,同时也让各个设计阶段的负责人清楚自己的设计工作任务,随时收到工作进度提醒,确保按时完成设计工作任务。
电子制造企业在新产品设计过程当中经常会遇见以下问题:
1、工作分配不明确,没有相关工作提醒,给设计师带来工作不便;
2、产品设计相关文件零散存放,不方便领导查询、查阅,归档困难;
3、形成信息孤岛,信息共享困难,增加沟通成本;
4、产品设计各个阶进度无法实时跟进监控,影响产品设计周期;
5、产品设计各阶段工作衔接股节,影响工作效率;
6、产品设计工作过程产品问题没法及时共享汇总,问题处理时间过长;
7、产品设计工作交接繁琐,方案集中困难,没有形成统一方案。 3.1.2.2.2方案框架
oa办公系统解决方案范文第2篇
一、协同OA办公系统研发思想及设计原则
(一)研发思想
我国发布实施“国家信息化发展战略”以来，经济建设得到了飞速发展。企业作为国民经济的基本单元，其信息化应用水平是国家信息化建设的关键，也是企业提高核心竞争力，与国际接轨的重要途径。
随着电子政务的蓬勃兴起，各级政府、学校、企事业单位普遍已经开始把提高审批效率，简化办事流程，推进网上审批作为电子政务建设的重要内容。
对于企业来说，在这个信息资讯不断爆炸的现代社会，拥有一套整合企业内部和外部的各种人、财、物、信息资源，提升管理水平和办公效率，增强企业竞争优势的办公自动化系统，显得更加重要。
协同OA办公自动化系统，以高性能数据服务器和数据库管理系统为核心平台，以现代网络通讯技术为依托，覆盖整个行业的信息系统，以达到各项处理工作系统化，规范化，科学化和现代化。
(二)设计原则
协同OA办公自动化系统可充分考虑不同企业工作的差异性和特殊性，可按照以下内容为项目的设计原则，确保企业应用需求得到满足。
1、安全性。在计算机信息系统中，应用软件涉及到部门之间的公文传递等，因此对数据库管理和应用方面，有较高的稳定性要求和安全性要求，如信息的授权、保密、审批、监控等;
2、灵活性。系统具备灵活性，适应管理数据的变更等要求，适应各种情况;
3、稳定性。性能稳定，响应速度快，技术平台先进，对硬件和网络环境要求不高;
4、简易性。在用户使用方面，在保证各个功能完善和强大的基础上，简化操作模式，迅速能让大家熟练进行应用操作。系统设置和后续维护简单，对人员配备要求不高。
二、协同OA办公系统的应用价值
协同OA融合了当前最流行的管理思想，即对工作流、信息流和知识管理的规范管理和增值利用，为用户提供了一个先进、高效的信息化工作平台。同时也降低管理成本，提高管理力度。对下属企业而言，降低工作内耗，提高工作效率。可以从软件和硬件两个反面来体现它的价值。
(一)软件方面
1、整合企业资源。通过网络技术将单位的人力资源、客户资源、知识资源、经验资源、硬件资源、制度资源、文化资源等集成在一个平台上进行管理使用。实现各种资源的互相促进和增值，创造发展的最优环境，建立正规、科学、开放的制度和文化，保持行业协会旺盛的生命力，保证行业协会健康持续发展。
2、加快信息流通。下达的文件、通知、任务可以在几秒钟内同时传达到相关人员，无任何中间环节。公司员工的意见和建议都可以畅通无阻的直接反馈到最高领导层，便于及时发现问题、改进过程。下属企业可以在第一时间将企业工作情况和工作信息向上反映，还可以在网上轻松、直接的发言、交流，大大加快了信息的流通速度。
3、规范办公流程。建立起一个紧密、协调、可靠、简单的管理 2
机制，使办公流程变得规范、有序，消除信息传递中的阻塞、延误、失真，不但提高了工作效率，还能大大提升工作执行力。领导层可以清晰、准确的了解事件的倾向性以做出正确的决策。
4、提高办事效率。有效协调各部门之间的协同工作问题，实现高效协作办公。员工能够清晰的查看到当前负责的各项任务状态以合理安排时间。可以快捷的在线发送文件、通知和留言，随时随地都能够在系统中快捷的查看各种资料，调阅并打印出来，省却了为看一份文件而到处寻找浪费掉的大量时间。
(二)硬件方面
1、节约企业资源。大大节约了企业的人力、物力、财力。通过网络系统进行沟通协调，使不同地域的人集中在一起讨论办公，节约了企业的有限资源;通过网络而不必再电话询问某个项目的进度，可以节省大量时间、精力和电话费;可以免去比如诸如打印、分发、打电话、找人等诸多困扰，节约纸张、人力等办公成本。
2、性能好，硬件配置要求不高。协同OA办公系统集成了个人办公、企业管理、实用办公工具、信息库、系统设定等几十个极具价值的功能模块，具备智能流程设计、即时通讯、手机短信、office文档在线编辑、公文套红、电子印章等特性，非常适用于企业的日常办公。对用户硬件配置要求不高，并能普遍适用于多种操作系统之上，可最大限度保护企业在各方面的投入，极大的节省了用户的投资。
三、协同OA办公系统的模块设置
(一)个人办公
个人办公提供个性化的工作界面，方便用户处理日常的工作事务。
1、个人设置
对一些信息进行个性化的定义。包括用户的个人资料、昵称、头像、菜单背景色、短信息提示音、系统登录修改密码设置等。
2、首页自定义
根据用户各自需求以及习惯，选择系统主页的布局格式，以及展示信息，提供对系统各项工作、资料、信息的直接显示和调用。
3、菜单自定义
每个用户可以根据自己的需求，添加、排序、还原、隐藏、删除、编辑菜单，创建个性菜单而不影响其他用户系统菜单。
4、菜单快捷组
定义好最常用的项目，实现快捷使用。
5、个人通讯录
个人通讯录属于个人使用，只有自己可以管理和查看。
6、常务安排
常务安排包括日程安排和日常事务以及今日常务。
7、工作日志
工作日志属于个人日志工具，具有日志权限者，可以新建、编辑和删除自己的工作日志和个人日志，只有自己可以查看和维护。
8、个人文档
方便用户存放和管理自己的文件。提供多层文件夹的建立、修改和删除，文档查看、编辑、删除、共享、日志。
(二)企业管理
提供了极具价值的企业管理功能模块，规范企业对人、财、物、信息、流程等资源的管理。
1、协作管理
协作区针对一项任务或者项目，临时组建一支团队进行任务的协 4
作执行。特别适用于针对多人员、多部门、多角色的任务协作。同时再任务执行过程中，可以设定时间期限，任务的后台监控人员(即时了解任务进展以及给予指导)，任务过程中需要和产生的文档，任务交流和协作过程中交流、建议的记录。
2、流程管理
可实现对企业各种工作流程的定义，业务数据或公文都可以通过“表单”来体现，具体的工作处理体现为流程的流转，提供流程提交，表单填写，附件上传，流程审批、协办、委办、办理时间限制，流程跟踪，流程图查看，流程到达提醒等强大功能。同时流程可以根据性质进行类别划分，方便易用。集成office文档在线编辑、公文套红、手写签名、电子印章等。
3、文档管理
文档管理包括个人文档、功能文档以及共享空间的文件和网络图片。个人文档主要是用于自己查看或编辑的文档。公共文档主要用于管理公司文件，设置文件夹的查看权限、管理权限、新建权限以及下载权限。共享空间的文件和网络图片利于大家查看和下载。
4、人事管理
人事管理主要包括人事档案管理、工资管理及员工工作动态管理。
5、资产管理
包括固定资产参数设置、固定资产管理、固定资产查询、固定资产折旧等。
6、用品管理
办公用品管理包括入库管理、领用管理、批次管理以及办公用品管理。
7、车辆管理
对企业的车辆建立统一的信息库，并实时跟踪使用情况。包括车辆使用申请提交和审批，车辆申请分类管理，车辆使用情况查询，车辆维护记录添加和查询等功能。
8、图书管理
包括图书类别管理、图书信息录入和图书查询等功能。建立一个统
一、完善的图书信息库，并及时跟踪图书的使用情况。
9、会议管理
可以申请会议，并将自己已申请的会议按照待批会议、已准会议、进行中会议和未准会议分类列出，方便用户查询和管理自己的申请，同时被批准的申请具有短信提醒功能，并使每个人能够清楚查看自己需要参加会议情况。
10、商务管理
商务管理主要包括客户管理、销售管理及供应商管理。
11、计划管理
工作计划管理是提供给领导制订相应的工作计划，并设定发布范围。范围内的人员可接收工作计划并查看详细内容。
(三)实用工具
提供多种实用的办公辅助工具，增强沟通和办事效率，使办公更为便利、快捷。
1、系统邮件
又分为内部邮件和Internet邮件。内部邮件分为收件箱、发件箱、已发送邮件、写邮件、查询邮件和邮件箱管理。Internet邮箱在进行相关设置后，便可登录到邮箱管理页面。
2、系统短信
短信是其他消息传递的辅助手段，可以迅速的把消息即时“推送”给用户，避免事务处理的延迟。短信又可分为PC短消息和手机短信，包括短信编辑、发送、群发、查看、回复、搜索、短信源查看、短信箱管理等功能。
3、公司论坛
可对讨论区的主题、所属部门、发贴方式、开放范围等进行设定，用户可就某个主题进行发贴、回复，并可对帖子进行排列、查询，查看精华帖子和积分榜等。
4、在线人员
查看系统中所有在线的员工，并且可以直接为在线人员发送内部短信和内部邮件。
5、投票调查
可以通过系统发布在线投票调查，即时对内部管理以及这个计划征求意见，提高意见的沟通，后台数据可以统计，提供决策数据。
6、网络硬盘
网络硬盘是针对在网络硬盘设置中设置的共享空间中的文件等内容根据允许权限进行相关操作。
7、图片管理
图片管理是针对图片进行浏览、下载、设置等操作。
8、生日贺卡
生日贺卡是根据在个性设置个人资料中填写的个人出生年月来计算，由贺卡设置中设置的发送人向出生日期到来的人发送设置的贺卡。
9、使用向导
帮使用人员熟悉系统。
10、快捷查询
方便快捷查询新闻、个人文档、公共文档、内部短信、内部邮件、客户、工作流、人力资源等信息。
11、公共相册
将公司的各种图片资料归集到系统里面，方便员工查看。
12、收藏夹
方便用户收藏和快捷打开自己关注的网页，分为个人收藏夹和公共收藏夹。
(四)信息库
1、组织机构信息
可以查看本单位的单位信息和部门信息。
2、人员信息
查看员工的信息及在线、外出情况。
3、RSS资讯
资讯订阅就是免费的网络报纸，免费的竞争情报!看到你关注的、每日最新的最全的信息!同时可以将信息放置首页显示，满足领导层每日关注新闻的需求。
4、新闻发布
可编辑新闻并可与office组件进行集成，进行新闻的发布、修改、删除、查询和评论等操作，查看新闻列表，包括标题、发布认、发布时间、点击次数、评论等。
5、公告管理
用于管理公告通知的发布。
6、公共通讯录
管理和查看企业的公共通讯薄，并可按联系人分组、姓氏索引、 8
关键词查询等。
7、我的助手
提供实用的信息以对企业的办公事务进行支持，包括电话区号、邮政编码、英汉查询、列车时刻、公交线路、法律法规、万年历、世界时间等。
(五)系统管理
系统管理可对一些基本的数据和应用进行配置。通过系统管理，企业可迅速的定义适合自身实际情况的办公应用。
1、组织机构管理
建立单位和部门信息，并建立上下级部门关系，形成企业的组织架构;在部门中添加、编辑用户信息;根据实际情况定义角色和权限，并赋给每位用户，使用户只能查看权限范围内的信息和执行相关操作，保证企业的管理规范。
2、角色权限管理
提供对角色的快速定义，并把系统内置的各种操作权限进行组合分配给相应的角色。当某个用户被分配角色的时候，他就自动拥有了角色所被定义的权限。
3、印章管理
设置word文档的电子签章图片，管理图片的使用人员及权限。用户可以自制属于自己的公章图片，放入系统进行个人文档的签名。
4、界面设置
自定义登录界面，设置浏览器窗口标题、主界面设置、底部状态栏置、登录界面图片设置等。
5、菜单设置
为系统管理员提供一个自定义菜单的界面，使公司系统能够按照 9
需求和办公规划更改菜单的名称，以及根据公司的需要添加自定义模块，挂接在系统中。可以“编辑”菜单名称、新建新菜单、新建下级子菜单、更换功能模块。
6、系统日志管理
提供对用户登录系统情况、访问量的统计、对系统的操作记录进行查询和管理。
7、系统资源管理
可以设定每个系统角色占用系统存储空间情况，进行个人邮箱、个人文件柜的容量的限定。可删除指定时间段的旧短信、旧邮件，进行资源回收，以便优化系统占用的空间。
8、系统安全设置
用户可设定图形码，进行身份验证;还可设定密码，有效保证系统的安全。
四、协同OA办公系统的应用环境
(一)软件环境
数据库服务器：windows 2000/2003/NT4.0、MySql4.0 WEB服务器：Windows 2000/2003/NT4.0、IIS 5.0、Apache 1.3.20 客户端：windows 2000/2003/xp/9
8、IE6.0
(二)硬件环境
1、数据库服务器、web服务器
最低配置：奔腾600 CPU、 128M内存、5G剩余硬盘空间 建议配置：奔腾2G CPU、1G内存、40G剩余硬盘空间
2、客户端
最低配置：奔腾233 CPU、64M内存、100M剩余硬盘空间
建议配置：奔腾1GCPU、256M内存、1G剩余硬盘空间
五、协同OA办公系统的开发步骤
(一)项目调研
对公司目前办公情况进行摸底调研(可采用问卷调查和直接访谈等方式)，掌握公司办公情况，了解公司需要什么样的一个办公系统，为下一阶段工作做好铺垫。
(二)项目设计
项目设计阶段也是本项目的核心部分，成功与否关键在于项目的设计。双方需要详细沟通交流，认真考虑项目模块，多次循环模拟办公，逐步完善设计方案。
(三)项目实施
对项目设计进行系统测试，充分挖掘系统的优缺点，找出不足，促使项目进一步完善。
(四)信息反馈及项目修订
收集项目实施阶段的反馈意见，并认真研究解决方案，加进修改
(五)人员培训
确保项目设计完全符合公司办公要求时，对全体使用人员进行简单操作培训，确保全体使用人员能熟练掌握并操作自动化办公软件。
(六)项目正式交付使用
交付自动化办公系统，在全公司正式使用
(七)后期系统维护及升级
oa办公系统解决方案范文第3篇
一、共性特点
近年来，外国和台湾、香港企业在中国的数量越来越多，本土化程度也越来越高，同时，随着国内企业国际化程度的提高，在各个独资、合资、合作企业内部，各种国度、语言和文化的人工作在一起，形成了独特的企业管理和办公氛围，主要特点有：
文化多元化，人与人之间的沟通和理解有时会产生障碍;
语言多样化，往往需要掌握多种语言，并消除文字歧义;
管理规范化，这种企业的管理比较规范，制度完善，流程清晰;
形象标准化，注重企业形象的标准统一，并体现在文件等各种办公用品上; 理念先进化，管理理念先进，善于接受新生事物，善于学习;
等级制度化，拥有严格的等级划分，层次分明，井然有序;
分工明确化，每个人分工明确，职责清晰，有严格的考核、监督制度;
办公效率化，计划性强，办公效率高，反应速度快，执行到位;
由于外企的先进性，他们在使用办公自动化系统时有着先天的优势，而最大的障碍，便是语言问题。以前的OA系统绝大部分只能支持简体中文，即使能够支持其他语言，也无法实现在同一套系统上，使系统无法在不同语言的人员之间使用。
华天OA在国内率先实现了在一套系统上同时支持中文简体、中文繁体、英、日、韩五种语言，用户可以在登陆界面上自由切换不同的语言版本，每个人都使用自己的母语，使用起来顺畅自如。
另外，华天OA由具有10年软件外包经验的开发人员设计，长期的对外软件开发经历，使华天OA的结构、界面富有国际化色彩，标准、细致、易用，适合国际化人员的口味。 华天OA和外企的办公流程都具有科学、规范、严格的特点，两者可以进行完美的融合，通过华天OA将企业办公流程提取出来，通过网络来进行，不但可以大大提高工作的效率，还可以对管理起到进一步完善、规范的效果。
通过华天OA的文件共享功能，企业将实现各种知识、信息的增值利用，为建立学习型组织打下基础。通过华天OA的文件模板功能，企业还可以设计规范、漂亮的形象识别系统，保证企业形象的统一性。
二、理论基础
总有很多问题存在于一个企业中，它们像紧紧缠绕在身上的一团乱麻，让你无法随心所欲实施自己的想法，进行竞争力的提升。华天OA并采用简便可行的方法解决它。
比如，当你的人抱怨太忙太累时，可能并不是真的缺人或者业务太多;
当他们叹息缺乏沟通机制时，可能并不是因为两个部门之间隔着一道墙;
当他们唠叨不能及时看到统计报表时，可能并不是因为大家不在一个大楼里;
当他们借口没有看到最新的公告通知时，可能并不是秘书偷懒或者打印机坏了;
当他们计较谁占用了太多的打印纸、圆珠笔时，可能并不是没有采购足够的办公用品; 当他们投诉找不到以前的文件资料时，可能并不是文件柜的管理员马马虎虎;
当他们争吵得不到系统培训时，也可能并不是人事部的培训工作搞得太少
最后，你发现他们整天从事了太多重复性的、低端的、琐碎的工作，而对本职工作投入的时间和精力却严重不足。
你甚至不知道他们到底在忙些什么、想些什么，不知道那个项目到底进行得如何，不知道自己辛苦做出的规定发放到哪里去了，不知道这个决策是否满足大多数人的意愿，最后你自己也亲自到处忙着查资料、打电话、跑现场、谈心、开会，同样陷入困境
我们研究发现，上述问题有一个共性，那就是同属于工作方法(方式)的问题。
根据我们的研究，我们把企业管理概括为两大内容：
一、战略，
二、战术，即方法，战术又包括三个小内容：资源、流程、执行，每一个小内容又包括诸多更小的内容，如资源包括人力资源、财务资源、知识资源、情报资源、硬件资源等。
战略根基稳定，没有方法、技巧、灵活性，它只是一种思想、一个方向、一个目标，战略问题就是战略失误，犯一次轻则伤筋动骨，重则一命呜呼;
而战术轻巧复杂，灵活多变，无论是资源还是流程、执行，每一个内容都博大精深，又结合紧密。它们包含了企业内所有的人、事、物和方法、技巧、经验，也产生了各种各样的矛盾和问题，却常常因为问题小而不被重视，然而积劳成疾，蚁穴毁堤，往往惊觉时已晚。
华天OA作为一个信息化工具，就是提供了一种全新的工作方式，帮助您更快速、更轻松、更彻底、更方便的工作，解决企业在资源、流程和执行三个方面出现的一些问题，实现所以，华天OA是一种战术上的选择，它强化企业的内部管理，促成战略目标的实现。
图1华天OA与企业管理的关系
三、研发理念
华天OA是信息化协同办公平台，将最先进的管理理念和开发技术集于一身，以人为中心，致力于帮助用户实现共享资源、规范流程、推动执行的目的。
华天OA在给用户带来先进办公方式的同时，也将给企业导入先进的管理和办公理念，促成企业升级。
华天OA采用魔方式三层架构开发，是真正的协同办公平台，能轻松实现跨平台、跨数据库、跨架构的使用，拥有魔方般的灵活性、强劲性和整合性，允许用户随意组合不同的业务系统，构建自己的数据处理中心。
无论是自己开发还是采购的各种系统，华天OA都能让用户轻松构建起一个数据共享、流程同步的综合性信息化办公平台，创造企业发展的最优化环境，取得竞争中的最大优势。
图2华天OA的系统结构
四、研发原则
华天OA致力于为用户提供性价比最高的产品，本着结构先进、功能实用、使用简单、满足升级的四大原则开发，采用了当今世界最先进的开发技术和架构，是当前市场绝对领先的新一代办公自动化平台。
实用性：满足企业的核心办公需求，避免功能闲置造成的诸多弊端;
安全性：具有良好的防病毒、防攻击、防破解、防泄密性能;
技术性：采用J2EE技术和三层架构开发，是最先进的技术体系;
易用性：界面简洁友好，流程合理清晰，会使用电脑即可自动上手使用;
升级性：多次开发性，在不影响正常使用的情况下即可随时平滑升级;
平台性：无需改动数据库，即可随意集成不同架构和平台的应用系统;
稳定性：能够长期稳定运行于各种操作系统平台上;
适用性：对硬件、操作系统、数据库、网络环境的要求低，充分利用现有资源; 先进性：坚持整合最先进的办公理念和开发技术，时时保持系统的先进性质。
五、系统特点：
1. 国内唯一同时支持中、英、日、韩、繁五种语言。
2. 国内唯一采用横向功能菜单，更加符合人的视觉流程。
3. 国内唯一无需任何编程即可随意切换数据库，全面支持SQL Server/MYSQL/Oracle
等。
4. JAVA J2EE架构，全面支持WebService，扩展无极限。
5. 多种界面风格，可随时换肤，自定义喜好的风格。
6. 根据不同级别设置权限管理，保证资料安全。
7. 一分钟傻瓜化安装，包括数据库、WEB数据库全程自动安装。
8. 文档在线编辑，支持WORD/EXCEL、痕迹保留、电子印章。
9. 无限用户，没有后顾之忧。
10. 终身免费服务，永久升级。
11. 购买一个月无条件退款承诺。
六、典型应用
华天OA 的目标是为企业实现一个集内部通讯、信息发布、协同工作、知识管理、辅助办公为一体的协同办公系统。简单地说，该系统就是要创造一个集成的办公环境，使所有的办公人员都在同一个桌面环境下一起工作, 摆脱时间和地域的限制，实现电子化协同工作与知识管理。概括来说，就是要实现以下几个方面：
1、共享资源
1) 实现知识管理，使企业内的先进经验、技巧和知识得到最充分、最快速的共享利用;
2) 共享、标准化各种生产、销售、财务、制度等文档和表单，实现无纸化办公;
3) 及时得到通知、公告、新闻、情报等各种资讯，实现信息的畅通直达;
4) 在资源网络中，任何人都可以直接检索自己需要的各种资源资料;
5) 各种资源可以设置访问权限，实现有级别的公开，保护核心资料安全。
2、规范流程
1) 使办公流程清晰、规范、可控，可以保留流程，有据可查;
2) 消除不必要的流程和环节，避免重复劳动，提高工作效率;
3) 实现办公流程的自动化，代替大量手工操作，解放人的创造性;
4) 杜绝推诿和扯皮现象，使每个人责任清晰，约束其迅速执行;
5) 不同的流程和表单可以同步、共享、交叉、分流、合流，实现协同办公;
3、推动执行
1) 清晰每个人的责任和计划、目标、任务，工作透明化，自我促进完成;
2) 方便的监督、指导和沟通、反馈机制，及时发现问题、解决问题;
3) 随时得到最好的资源、知识、经验，利于协同合作，创造工作的最优化环境;
4) 避免低端和重复性工作，解放束缚，将人的创造性发挥最大价值;
5) 提升自信，释放活力，以先进的办公方式促进人员素质的提升。
图5华天OA 的应用模型
七、系统价值
华天OA是提升企业竞争力的有效工具，它的价值是显著而长期的。
麦肯锡顾问公司认为，企业竞争力是财务业绩、市场地位和无形资产的综合反应(其他类型企业的竞争力也可以参照这三个指标)，往往最被忽略也最为重要的指标正是无形资产，如卓越的品牌优势，高效的企业机制等。
许多企业对于竞争力的追求过多着眼于可见的财务收益和市场份额上，而即便对经营业绩的提高改善也更多注重短期目标的实现，从而忽略了长期的、可持续发展的经营能力的培养和建设。
“企业的竞争优势已不仅仅是出色的业务战略设计，更是在战略执行上比竞争对手更快、更好。”麦肯锡对国内外众多业绩优秀企业的调研分析认为，竞争力强的企业在内部企业设置和管理杠杆运用方面都具有卓越的特色。
华天OA所起到的作用在于此，通过华天OA的理念和应用，我们会清晰的发现华天OA通过帮助企业建立清晰的办公流程，扁平的企业架构，透明的反馈和沟通系统，迅速的决策和执行体系，来提高企业内部的管理和办公能力，建立一个协调统
一、反应敏捷的企业机制。
通过这些工作，华天OA将逐渐起培养企业内核的竞争力，这正是一个企业最核心、最独特的竞争力，使整个企业变成一台高速运转的竞争机器，在竞争中占得先机。
oa办公系统解决方案范文第4篇
1 公文流转需求分析
1.1 应用需求分析
(1) 开发公文流转系统是提高办事效率的需要。随着业务量的不断增加, 工作量日趋繁重, 而且实时性要求越来越高, 要求必须提高工作效率。此外, 由于单位日常业务繁多, 每天都产生大量的纸介和磁介公文, 修改、分发、存档浪费很大, 也急需网上公文流转系统来节约资源和运营成本。
(2) 开发公文流转系统是提高企业服务水平的需要。要想准确、快速地实现信息发布、信息咨询等业务, 也需要有一套能够随时在线的业务处理和资源共享的网上办公系统来实现。
1.2 总体技术需求
根据办公业务实际, 本文所设计的公务流转系统在总体上要满足一般企业的正常公文处理功能, 应具有高度的可伸缩性以适应不同用户的个性化需求。界面风格要友好实用, 要有上下文相关的帮助信息。系统本身必须能够避免由于单点故障或系统升级而影响正常运行。归纳起来, 本文设计的公文流转系统在技术上要满足以下几方面的原则。
(1) 实用性和易用性。系统要有良好的人机界面和运行维护界面, 易于使用, 便于管理人员进行系统管理和维护, 提高系统的可用性。
(2) 先进性和成熟性。系统在技术路线的选择上要具有一定的前瞻性, 要充分考虑未来应用发展的趋势, 选择成熟的开发技术、平台、产品和模式, 要保证系统具有一定的先进性, 使其具有较强的生命力, 短期内不致被淘汰。
(3) 集成性和可扩展性。系统要实现应用菜单集成、管理菜单集成以及用户和权限集成, 采用的系统应用结构模式要可以非常方便地纳入系统的统一管理体系。系统必须考虑未来对数据的集成和处理能力, 提供有效的数据分析, 提供数据接口工具, 可以实现与其它业务系统的数据交换。
(4) 安全性和可靠性。系统要采用成熟的安全手段和防护措施, 提高信息流转过程中的安全, 以应用系统安全为主。要采用开放式体系结构, 模块要独立实现, 为系统升级、扩展预留标准接口。要带有符合公安部要求的电子印章, 实现电子印章专人管理, 与现有实际公章管理方式相同。
(5) 基于工具定制开发。系统要基于成熟的平台工具定制开发, 以缩短开发周期, 减少开发费用和便于二次开发。
1.3 功能需求分析
(1) 用户管理功能:用户管理是面向系统管理员使用的管理功能。系统管理员能够根据自己的权限进行部门、用户以及公文办理流程和模板的添加、删除、查询等操作, 能够对各个用户的权限进行设置和分配。
(2) 发文管理功能:系统能够根据公文的种类, 自动完成公文起草、审批和存取过程, 要完全满足各种格式公文的需要;根据公文的类别, 按照预选定义好的“文号”生成方式, 自动添加生成文号;根据发文管理程序, 灵活控制公文的传递流向;根据发文的拟稿、审批、签发、文号、打印的不同域, 自动进行不同操作类型的不同操作权限控制;系统能够在公文流转过程中自动进行所有修改记录的登记和痕迹保留, 能够根据权限不同定制拟稿者或某一管理者全程查看公文状态、记录;可以根据发文管理自动存档作为永久备份;能够进行权限范围内的公文检索和查阅, 支持全文搜索。
(3) 收文管理功能:系统能够根据公文的密级, 自动完成存取登记;根据公文的收文、拟办、批阅、阅办、归档、查询的不同域自动进行操作权限的读取控制;根据公文不同处理的收文程序, 灵活控制和定制公文传递流向和流转时限;能够实现收文拟办、批阅、主办、阅办等一系列操作中的自动流转时间控制, 到期可以自动按预先定义好的提醒方式提示催办;收文归档后的数据库能够进行多种结构、不同方式的查询;可以通过网络进行权限范围内的公文检索和查阅, 支持全文检索。
(4) 签报管理功能:系统能够根据请示、报告等签报公文的种类自动完成公文起草、审核、批示、承办、存档等过程;能够根据签报程序, 灵活控制公文的传递流向和流转时限;可以自动进行所有修改记录的登记和痕迹保留;可以根据不同权限定制拟稿者或某一管理者全程查看公文状态、记录等。
(5) 文书档案管理功能:通过系统, 使用该系统的公司及部门能够对确需存档的公文进行管理、分类、组卷、封卷、存档、检索、借阅、归还、销毁等。
公文流转系统涉及的办公流程比较复杂, 在开发的过程中受到诸多因素的制约, 其成功与否主要受到身份验证技术、数字签名与传输加密技术、工作流技术、审批应用技术、电子签章和痕迹跟踪技术等一些关键技术的影响。
2 技术方案
2.1 身份验证技术
由于公文处理工作具有保密性、严肃性的特点, 因此在公文流转系统开发中必须使用与之相适应的身份验证技术, 并基于此形成完备的用户权限体系。身份验证技术主要有简单用户密码匹配、物理地址识别、智能卡识别、生物识别等, 它们的安全程度不同, 开发和应用成本也有很大差异。目前的公文流转系统大多采用直接的用户名和密码的身份控制机制, 另外的一些系统也使用智能卡的身份验证体系。
2.2 工作流技术
工作流是指为完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交 (交互) 过程。公文流转的一个重要特征就是流程复杂, 难以用标准的程序化语言解释, 几乎所有的业务都是工作流, 因此公文流转系统必须有与之相适应的工作流定义系统, 使操作人员能够自主地设定公文流转的流程和流向。目前工作流定义和实现有基于邮件、基于共享数据库和基于“群件” (即邮件和共享数据库结合模式) 三种模式。
2.3 电子签章技术
传统的公文是否有效与其是否具有公章直接相关, 这种“红头+公章”的公文处理模式仍会延续到公文处理系统中。在一些公文管理系统中, 使用模拟化的电子签章, 在公文上直接加盖, 再由高精度打印设备, 或作为二次加盖传统公章的凭据。目前, 在企事业机关还未形成大范围的无纸化办公的前提下, 电子签章技术的发展趋势程序以数字化的虚拟签章使用、公文在系统中生效, 一旦需要出现纸介质公文时, 在输出后对公文的合法性进行数字与人工的混合验证, 并加盖传统的公章。
3 结语
随着Intemet技术的普及、网络技术的不断发展, 企事业单位网上办公是必然的趋势。本文所设计的公文流转模型适应现代办公跨地域、跨部门的办公业务流程管理的需要, 具有流程定制灵活、各办理过程的协同工作、事务的跟踪处理、用户操作简便易行等特点, 能在很大程序上提高办公效率, 有着广泛的应用前景。
摘要：本文对办公自动化 (OA) 系统进行了介绍, 详细分析OA系统中公文流转模块的需求分析, 从应用需求、技术需求、功能需求三个角度进行了设计, 并分析了公文流转中所涉及的技术方案, 主要包括身份验证技术、工作流技术、电子签章技术。
关键词：OA,公文设计,工作流
参考文献
[1] 邓晋琦.OA系统使用现状浅析[J].中国高新技术企业, 2010 (1) :40～41.
[2] 农鸾飞.OA系统的分析与设计[J].电脑学习, 2010 (4) :132～133.
[3] “OA系统”系统测试策略与防范[J].信息技术, 2010 (3) :173～178.
oa办公系统解决方案范文第5篇
二、医院当前信息化建设情况
随着社会对医疗业务的服务要求不断的提高，管理水平和服务功能的强化及发展将对医院办公力一式产生极大的推动作用。近几年，医疗行业在信息化方面正在逐步走向成熟，并形成了一定的规模。我们医院要想取得更大的发展，就必须最大可能地运用电子信息网络技术，提高医疗管理的技术水平，才能够创造较好的经济与社会效益，在激烈的市场竞争中立于不败之地。
就医院目前情况看，在操作层面采用的信息化技术比较多，比如挂号、核价、发药等环节，而在管理层的应用情况，一般主要是在HIS统计分析方面采用一些IT技术，而在决策层的应用是最少的。对于医院管理层而言，需要的是从宏观层面及时了解整个单位的运作状态，以作出正确的分析和决策。而现有的应用系统之间由于缺乏联系的通道，给医院内部人员的沟通，业务数据的流转，信息的及时传达带来了一定的障碍，从而导致医院的医疗管理效率一直得不到显著提高。
我院目前的信息化建设情况虽然有了大踏步前进，但是还存在一定的不足之处，医院先后上了HIS、LIS系统，开展了门诊一卡通系统，病案管理系统、体检中心的健康体检系统，物流中心的物资管理系统，医院的财务收费系统等。这些系统的应用，对于各个部门来说起到了很好的作用，但是对于像省医这样有百年历史的三级医院来说，组织机构庞大，日常业务流程复杂，随着医院医疗业务的不断扩大，科室划分越来越细，各种不同功能的部门也不断增加，现有的信息系统已不能满足有效、快捷地处理医院业务运作产生的大量信息数据的需求，管理层只有及时准确的掌握一手资料，才能做出更加正确的经营管理决策。
同时，在实际工作中也发现，在信息上没有达到共享，同时也不利益于院务公开和阳光操作，这也迫使我们建立一套信息管理系统，才能加强单位内部信息的共享性、信息流动的时效性，改变及深化医院经营的管理模式，建立起业务系统上下游的平滑连接。从而提升医院管理效率，达到单位内外资源的最大化利用和最优化配置。另外，由于统计的多元化，医院的一些数据很不准确，经常会出现数据不一据的现象等。
由于医院大部分职工都存在三班倒的情况，使医院信息传递不及时，医院的很多政策不能或者不能完整地传达给每一位员工，在执行上肯定会大打折扣。由于系统的不完善也存在各种报表不统一，甚至缺失的现象等。
三、系统功能需求
(一)公文管理
公文管理可以自定义公文流转的流程，内嵌功能强大的WORD控件，可以保留修改痕迹，设置红头文件公文模板，支持文档自动上传，手写签名，全文批注，公文套打。
收文管理工作：包括收文登记、收文拟办意见、分送、公文的批示与承办、收文会签、收文归档等工作。
发文管理工作：医院要发一个文，一般经过以下环节：拟稿审核核稿签发，签发的文件就可以交给文印人员进行整理打印，并分发到各有关单位和人员。
(二)时间和任务管理
1、任务管理
待办的任务清单可按重要度和紧急度排序，按颜色标示轻重缓急，可以将任务委派，被委派人可以接受或拒绝任务，任务的处理全程在委派人的任务单上有同步记录监控并可短信督办。任务按时间属性分为任务、限期任务、当天任务、日程等。任务可以作为便笺一类
的备忘录使用，随意记录一些简要信息。关闭任务查询，可以看到已经关闭的归档历史任务，并可导出和统计。
2、日程管理：日程有事先短信提示的功能。日程安排有三种显示模式：日程、周程和月程模式。
3、工作日记：以日记的方式记录每天工作的完成的工作任务和心得体会。经授权同事可以浏览本人日记并作出评语。
4、周计划与总结：工作人员每周填写周计划与总结，列出下周重点工作，在一览本周日记的基础上进行周工作总结。领导可以填写意见。
5、协调日程：经授权可以查看某人或多人的日程安排与工作日历，以便进行工作协调与安排。
(三)会议管理
能够对会议从登记到结束的整个流程进行管理，由会议计划、会议考勤和会议纪要三部分组成。
会议计划：会议计划拟订、计划审批、会议安排查询、会议资源。会议通知由系统的通知功能模块实现。
会议考勤：与会人员档案考勤机发送、会议刷卡签到签退、学分统计。
会议纪要：纪要的拟稿、核稿、审批和纪要文件归档和查询。同时对于会议纪要能做到统一编纂、编号发布。
(四)信息公告发布
撰写的信息公告经相关人员审阅、批准、修订后，可发布在新闻通知栏和内部或外部门户网站的指定栏目上。可使用公告板向医院指定员工发布信息。涵盖信息撰写、审阅、修订、整理、归档、草稿、信息模版设置、信息官设置、网站信息发布栏目设置等功能。
(五)流程管理
流程管理需提供统一的流程管理工具，实现自定义流程功能，是
办公自动化系统的核心。流程管理主要用于医院行政机关日常办公审批流程的处理，它可通过申请、上报、审批、发放等流程动作来设置工作流程并对其进行查询和监管等。
流程待办单：办公台首页列表中正在等待批复的流程清单。 在办流程查询：存放已经批复的流程记录，但整个流程还未完全批复完毕。
已办流程查询：用来存放已经办理的所有流程的记录。
(六)档案管理
1、流程档案管理：主要指在系统的工作流程中产生的文档的归档管理，包括档案结构建立维护、档案立卷、档案分类、档案权限控制、档案归档、查询、借阅申请、批准等功能。
2、综合档案、病案调阅：系统设有数据接口，可与医院综合档案、病案管理系统链接，实现快速检索调阅。
(七)人力资源管理
人力资源管理模块包括组织机构、员工注册、员工卡管理、人事档案、E考勤管理、内部评价模块组成。系统设有数据接口，可与财务、薪资管理、绩效奖金管理系统链接。
1、组织机构：对组织机构进行设置，包括机构名称、部门设置、岗位设置和人员设等，以及各部门、各岗位职能的描述。组织机构是系统进行工作管理和权限分配的基础。
2、员工注册：各级、各类员工的注册。
3、员工卡管理：实现企业内部员工智能卡一卡通的发行、挂失、解挂、重办等，可以支持条码卡、磁卡、IC卡、感应卡。
4、人事档案：人事档案包括主信息表、家庭成员关联表、教育培训关联表、职业经历关联表、本企业阶段考核记录关联表、本企业奖惩记录关联表等。
人事档案有范围控制和权限控制两大特点。在人员信息中，可以
按权限查看单个人员完整的相关信息, 以方便针对性地查阅人员信息。在分类信息，将人员的相关信息分类查看(如履历、合同、档案等)。提醒信息为主要包括：生日提醒、合同提醒、转正提醒和退休提醒等。
5、E考勤管理：E考勤需支持WEB页面签到和智能卡网络e考勤机签到两种方式。可以处理复杂的考勤规则。支持固定白班、固定的“三班倒”和复杂的无规律倒班;可以对工作班次时间进行设置，排班、调班、换班、值班、加班，准确统计考勤结果，并提供薪资计算所需要的考勤报表和工作量统计报表。提供在岗实时查询功能;提供医护人员的工作日历查询和考勤个人统计查询;支持传统的纸质请假和流程请假两种请假方式和加班申请方式;排班、调班、日常考勤管理工作权限可以从人事部门下放到具体部门科室负责人员。
6、内部评价：提供网上针对某些部门或某些类型的工作进行网上的不记名民主评议。提供缺陷评价和普通评价两种评价方式。可以自定义参评的部门和人员、自定义评价的条目和二级解释条目、自定义一级被评价单位、二级缺陷指标。提供评分统计和缺陷统计及导出的功能。
(八)知识管理
知识库包括医院的专业技术知识库、规章制度知识库、法律法规知识库等。通过知识管理实现医院离散状态的核心知识的汇总、整理、积淀、传播。从而提高医院的创新能力和整体的知识水平，提高医院的核心竞争力。
包括知识库的建立、分类、授权;知识总监和知识库管理员的建立;知识库文件上传、审批、入库;知识库按全文模糊检索查询;检索结果有检索快照;知识推送;知识的评语和按星级数评价;知识条浏览统计。
(九)内部邮件系统
使用内部电子邮件可与医院内部的人员进行E-mail或QQ通信，包括新邮件、已发邮件、收件箱、草稿箱，在线联络等功能。
(十)电子论坛
为医院管理者提供一个信息交流、思想沟通和问题讨论的空间，根据需要可以发起并创建某方面的议题，所有员工可在此进行自由的谈论和发言，可方便地进行咨询、解答和收集意见等，有利于医院的民主管理。
(十一)支持移动办公
支持移动办公、远程用户、可离线式工作。无论何时何地，在智能手机和家用电脑上就可和本院的OA系统服务器进行数据同步。在家里就可以处理公文、批示意见、进行日常办公事务，也可以查询调阅所需资料，真正实现远程办公，异地办公。具备手机短信通知、办公软件系统通知功能。
(十二)个人事务
包括个人通讯簿、员工通讯簿、公共通讯簿、我的短信、关闭任务查询、我的考勤、在岗实况、我的考勤统计、我的工作日历、我的文件库等。
(十三)手机短信
安装手机短信猫模块或直接通过互联网开通使用移动、联通、网通公司的有线网关通道，实现医护人员与患者的短信对话、内部员工短信通知，通过短信对个人名片簿通讯录查询、日程短信提醒、委派任务、任务监控的短信提示等功能。
(十四)医疗管理
系统可快捷地与HIS建立链接，实时掌握医院动态，及时决策。
(十五)配置平台管理
1、菜单与权限设置： 菜单填加、编辑、删除、排序;菜单类编辑、菜单类菜单操作权限设置、菜单类与岗位匹配。
2、表单自定义工具：通过自定义表单工具，配合工作流，可以配置各种企业实际需求的应用。
3、数据库自定义工具：数据库增加、编辑、属性、排序、模版、显示、权限;关联表维护。
4、工作流工具：工作流编辑、工作流高级设置、工作流关联表设置、工作流权限设置。
5、报表管理工具：报表编辑、报表模版设置。
四、软件性能要求
(一)完善的安全机制
(二)支持移动办公
(三)个性化的设计方法，界面友好
(四)易用性
(五)应用的灵活性和适应性，系统伸缩性好，可扩充性好
(六)完善的工作追踪功能
五、系统实施要求
(一)实施快、实施周期短
(二)维护工作量少
(三)培训简单、易上手
(四)切合医院实际，从医院实际应用角度出发，实现本土化
(五)多重安全机制，保证数据安全可靠
(六)系统构架合理，从全院、部门、个人三个方面进行设计
(七)系统配置灵活、流程自定义能适应多种不同需要
(八)通用化的数据转换平台，保证系统的兼容性
(九)系统扩展性强，给予用户全套解决方案
六、系统选型：(待定)
七、项目实施建议:
(一)实施责任部门：院办、信息中心、物流中心。
(二)实施步骤：
1、招标选型：由物流中心发布招标公告，招标选定OA软件。
2、制订的项目实施计划：项目启动、系统定义、数据准备、系统搭建、系统培训、运行维护。
3、确定项目实施范围和目标:实施范围：医院院内各部门;实施目标：搭建OA机构组织架构、人力资源架构和各种日常办公应用流程，实现医院内部日常办公流程优化，完成OA基础数据的规划设置。
4、需求调研：了解医院内目前信息化状况，和相关部门对办公系统的总体需求，同时对办公业务流程进行分析和整理，确定工作流实施方案、机构、人力资源搭配实施方案。
5、系统安装调试：第一步OA试用和测试系统安装调试;第二步正式系统安装调试
6、系统各模块的实施：OA项目实施人员与医院信息中心人员一道，通过对医院组织结构和业务流程的分析，对各个模块进行统一设置与架构的搭建。
7、人员培训及资料交付：OA实施成人员对办公流程的使用、系统的设置以及模块的连接等进行了全员培训，并提供系统维护手册、系统使用手册、系统环境配置等资料。
七、省内外医院使用情况
省内：安医大一附院、省立新安医院等;省外：中日友好医院、南京鼓楼医院(用户致远软件)、上海六院、青岛市立医院、江苏省人民医院、广东省中医院、中山大学第一附属医院(红帆OA系统);东方肝胆医院、苏州大学附属第一医院(LOTUS NOTES OA系统);解放军148医院、大连友谊医院(齐网OA系统);解放军30
1、2
51、西南医院、三亚人民医院、武警总院、南京军区总院(启之源OA系统);复旦大学附属肿瘤医院、、北京大学口腔医院(万户网络)。
八、系统实施后达到的效果预测
(一)营造医院电子化协同办公氛围，建立强大的信息共享平台 OA系统是以通讯和协同操作、协调运行为技术基础，在这种机制下，日常行政事务，如会议管理、日程、通知、查询、统计等功能都在网络环境下实现，收发文也从传统的方式向工作流自动化方式进行，OA系统更多地承担了信息通道的责任，它是各个部门信息沟通和共享的渠道。每个员工可以在此根据自己的权限，了解和自己相关的工作，如上级交代的任务、自己需要完成的事情、需要和别人合作的工作、或需交给别人完成的事情等。员工同时可以在此就工作中所遇到的问题，查询专家库或在网上进行提问，寻求帮助，最大化地利用医院资源，提高医院核心竞争力，在医院中建立团队意识，发挥团队精神。
医院实施OA系统后，能够将各部门的有用信息进行统
一、集中管理，医院决策层和部门所需要的资料都可以利用这个这个平台上查询到，真正做到信息的有效共享，实现在医院任何地点可以查询到自己想要的信息。
(二)综合调配医院现有信息资源，实现文档一体化管理 OA系统把文档处理和文档归档自动地联系在一起，无须人工进行复杂的文档归档过程，处理过的文档如需要归档，可以自动进行归档过程。OA系统提供了强大的文件检索功能，任何人只要分配了权限，便可以在网上方便地进行数据库检索，获取自己所需的资料。
堆积如山的机要文件、业务合同及技术资料变成了电子文件，并结合纸介质的文档构建电子档案库，提供对文档和案卷的查询和借阅等操作的统一管理。同时节省医院办公运营成本。
(三)规范工作方法及公文处理流程
OA系统以工作流为办公机制，每种办公事项都有相应的工作流程，同时各种文档进行规范化登记和处理，这种基于工作流约束的机制，带来了规范化、制度化的管理理念，可以最大化地减少工作中人
为的错误，无形而有效的提高企业中管理水平。OA系统之所以被许多医院推崇同时被一些医院弃用，正是它给医院所带来的管理理念的更新，然而这种更新并不是以一种非常激烈的方式进行的，它通过规范化的工作方法带来规范化的管理。OA系统这种基于工作流的约束机制并不是一成不变的，它可以根据具体需要灵活地进行配置调整。
实行OA系统后，能够规范上下级单位的发文、收文审批程序，提高处理效率(医院集团建成后作用更大);同时协助领导在审批公文时查看其他领导的审批意见，公文还可以自动归档。
(四)提高工作效率，降低成本
行政办公从手工到网络、从文档的人工处理到工作流的自动化，最明显的效果是提高了工作效率，节约办公成本，最大化的利用医院资源。系统针对个人和部门及全院都设计了不同的方便而快捷的信息传递机制。能让员工以最快速度知道自己要干什么，需要什么样的资料及这些资料在何处寻找，从而提高工作效率。
在审批流程上，实行OA系统后，院内各科室部门可在办公信息管理平台提交申请，申请流程自动流转到医院领导审批，提高医院领导的决策速度和各个事项的审批时效，减少各科室拿文件到院办审批劳力、基层人员再也不用拿着各种文件、等在机关各部门跑来跑去，等候审批、签字(章)这些都可在网络上进行，远程办公成为现实，能够极大地提高审批效能。
(五)提高医院的核心竞争力和凝聚力
oa办公系统解决方案范文第6篇
随着技术的发展和使用人员的办公方式和习惯、管理思想和变化，对于 OA 很明确的定义也不断的变化着，在技术发展过程中的每一个阶段，也赋予给 OA 不同的内容和新的想象，而且，不同行业、不同层次的人员对 OA 的看法和理解也各有不同。
功能方面：广义而言， OA 应该是一个企业除了生产控制之外的一切信息处理与管理的集合。它面向不同层次的使用者，便有不同的功能表现;
对于企业高层领导而言， OA 是决策支持系统 (DSS) 。 OA 运用科学的数学模型，结合企业内部 / 外部的信息为条件，为企业领导提供决策参考和依据;
对于中层管理者而言： OA 是信息管理系统 (IMS) ， OA 利用业务各环节提供的基础 " 数据 " ，提炼出有用的管理 " 信息 " ，把握业务进程，降低经营风险，提高经营效率;
对于普通员工而言： OA 是事务 / 业务处理系统。 OA 为办公室人员提供良好的办公手段和环境，使之准确、高效，愉快的工作。
协同 OA 解决方案协同之道
协同之道
泛微协同办公系统在统一的企业信息平台上实现了对公文，销售，人事，资产，客户，采购等方面的管理，它以消除企业内部的各类信息孤岛，实现企业各部门、各人员之间的信息共享和协同工作为目的，创建了一个集成的、统一的、协调运作的协同办公平台以提高企业管理水平和运营效率。
与一般的办公自动化系统相比，泛微的 " 协同办公 " 体现在以下几个方面：
1) 超越传统 OA 的深化应用
不仅包含传统 OA 的所有内容，更在横向上进行了扩充，纵向上进行了深化，涉足企业经营管理的几乎所有的方面，应用完全集成，无需企业重复购置。
2) 基于 WEB 的
无需购置复杂的设施既可实现系统的运作。企业可以选择在局域网或广域网上架构办公平台，对于客户端来说，只需要一个浏览器便可。支持企业远程办公和不间断服务，从而改变了传统的集中办公室的办公方式，扩大了办公区域，用户可
在任何时间，在家中、城市各地甚至世界各个角落通过网络连接随时办公。
3) 基于流程的
建立一个动态的、规范的、平滑的和高效的流程体系，并通过对企业现有流程进行重新整合实现企业的规范化和高效运作。以流程带动信息、物资和资金在企业内部无障碍地流转，并通过与后台数据库的链接实现相关数据的更新。
4) 基于知识的
适应知识经济时代对企业的知识创新和积累的要求，提供知识管理所需的完整的 IT 工具、知识存储库和知识交流场所，并提供基于知识的评估体系以支持企业对知识管理的分析和决策。
5) 基于个性化的
与企业信息门户结合的办公系统打开了一个通向企业资源的窗口。所有的企业资源都被整合在统一的平台上，并个性化地展示给不同的用户群组和个体，使他们可以获得与自己最相关及最感兴趣的应用和信息。信息门户意味着更高效的运作、更体贴的服务和更人性化的管理。
6) 基于动态的
强大的可定制性满足不同企业对办公自动化的不同需求。企业的组织结构、人员结构、业务流程等千差万别、即使同一个企业，也会在发展过程中对各种因素作出调整，而系统提供的是一个开放的、灵活的、强适应性的办公自动化环境，企业无需二次开发即可以少许设置完成对系统的重定义以满足企业的状况。
7) 基于严密安全控制的
整个办公自动化环境不仅是一个灵活的、开放的环境，同时也是一个安全的控制。系统提供多种安全机制保证数据的机密性及完整性，保障企业业务的正常运转。包括身份认证、角色分配、用户操作监控、日志报告、信息安全级别设定等。并支持多重级别、多个层次的安全性定义。
8) 基于协同的
泛微协同办公系统，其实现的协同是信息的协同和各部门 / 各人员之间工作的协同：
基于企业信息网状管理体系建立，所有的信息和应用在系统中都不是孤立，而是强相关联的，用户可以通过某个信息点到达与其相关的任意一个信息点或提取整张信息网，而无论信息的来源、结构和存储方式;实现了应用的集成化，例如人事管理、文档管理、资产管理等都是完全结合在一起的整体，这样用户只需要在统一的平台和界面中便可获得所有的信息及完成必要的操作，而不必在不同的平台、数据库和应用系统之间切换;实现了各部门 / 各人员之间的协同工作，跨部门、多人员、多任务的工作可以在统一规划、统一调度和高效共享及交流下完成。
OA 到底是管理什么?
在传统的认知和了解中， OA 仅仅是诸如文字处理、文件誊写、传真、申请审批、办公用品、公文管理、会议管理、资料管理、档案管理、客户管理、订货销售，库存管理，生产计划，器材需求，技术管理，质量管理，成本、财务计算、劳资、人事管理等，面向的用户群也知识机关办公室或企业的文秘部门，在今天， OA 具有更丰富的内容和层面，更广泛的用户群。
泛微认为 " 办公 " 的范畴不仅仅是 " 行政办公 " 层面，对于一个企业而言： 销售人员的办公是什么?是对整个销售过程的管理;
项目人员的办公是什么?是对整个项目周期的控制;
技术人员的办公是什么?是对整个产品研发过程的管理;
客服人员的办公是什么?是对整个客户服务跟踪过程管理;
公司管理层的办公是什么?是对整个公司运营的监控;
综上所述，泛微理解的 OA 应该是整个企业协同运作的平台，企业内部不同的角色获取不同的信息，以企业人员为核心，以工作流程带动企业的业务运转。
目前市场上 OA 的分类
根据目前市场上 OA 的功能，泛微将 OA 分为广义的办公自动化和狭义的办公自动化两类：
广义办公自动化 ( 新一代 OA) ：
以人力资源为中心和工作流程为血脉，在统一的企业信息平台上实现跨部门和跨业务的公文 / 销售 / 人事 / 资产 / 客户 / 项目等处理，最大的特色是消除了企业内部的各类信息孤岛，并让所有员工在统一平台上协同工作。
狭义办公自动化 ( 传统 OA) ：
主要是以公文处理、档案管理为中心的行政管理办公系统，很难与业务系统对接，对企业协同运作的效用不大。
企业需要怎样的 OA 系统?
OA 系统的出现是应市场需求而产生的，市场需求的不断变化推动 OA 系统的不断发展和创新。对于一个企业而言，企业员工是它生存的根本，不同角色的人员具有不同的职权，处理不同的事务。相应的，他们所关心的问题是因人而异的。一套好的 OA 系统能够为不同的人员、随时、随地的提供其所需的信息 ( 也就是我们所说的 WWW ： WHOWHEREWHAT) ，为企业员工提供一个协同工作的系统平台，实现企业降低成本提升效率的最终目的。
对于企业管理层而言 ―― 需要一个能够有效监控企业运作，协调各种企业资源，分析企业运营状况，协助我做出正确分析和决策的 OA 系统;
对于企业知识管理者而言 ―― 需要建立一个内部员工和外部伙伴完成知识积累、共享和创新的知识，以满足知识经济时代对企业的要求的 OA 系统;
对于项目经理而言 ―― 需要一个能够帮助我分解项目、调控和管理项目的资金、人力、物料、进度，并对项目做出各角度分析以帮助项目小组更好地完成项目的 OA 系统;
对于销售代表而言 ―― 需要一个能够有效分析销售机会，跟踪和判别客户，随时记录客户联系情况，保持与客户的高效沟通的 OA 系统;
对于普通员工而言 ―― 需要一个个性化的个人工作界面，可以共享知识信息，与企业其它各部门人员保持沟通，共同完成各种事务，并协助我有效制订个人工作计划的 OA 系统;
对于 IT 部经理而言 ―― 需要一个可扩展、可高度定制、功能纵深、应用集成，有效解决 " 孤岛 " 难题，企业无需重复投资，方便使用和管理的 OA 系统;
什么是协同?协同就是打破资源(人、财、物、信息、流程)之间的各种壁垒和边界，使它们为共同的目标而进行协调的运作，通过对各种资源最大的开发、利用和增值以充分达成一致的目标。
泛微对协同理念的理解包括如下三方面：即 “ 信息网状 ” 、 “ 业务关联 ” 和 “ 随需而应 ” 三大思想。
“ 信息网状思想 ” 在于建立一个立体的、多维的信息获取、共享和使用的环境，无论信息的来源、结构是什么，都可以得到统一的管理;同时协同平台为这些信息节点之间提供了立体化的 “ 网状 ” 关联通道，从任何一个信息节点都可以到达任意的相关信息节点，极大的方便企业获取完整的、真实的信息。
“ 业务关联思想 ” 则是提供对各个业务环节进行整合的方案，使得协同平台可以面向整个业务过程来进行管理。表面上看在协同平台中还是采用某个模块或某个功能完成某个业务环节的要求，但随之这个应用可以自动启动其他的关联应用，并完成相关数据的更新，使得企业无需在不同应用平台之间切换便可以完成对业务链的管理。
