秘书职能场范文第1篇

日常具体工作安排

各部门指派专门一人负责与其联系沟通，辅助该部门完成其工作任务。具体内容如下：

1.负责各会议、各活动的收发通知工作(注意格式及说话语气)。

2各部门指派专门一人负责前往记录会议内容。到场进行详细会议记录，会议后将会议内容整理交给该部门部长签字，留作他用或交由负责的人保管，最终统一由负责的人保管相关材料。

3.每一位秘书负责一个部门的日常记录工作并总结情况，每一月将总结情况在月底最后三天内汇报给秘书部长。记录内容包括：部门各成员各种会议、活动出勤情况(迟到、早退、缺席);工作完成情况。

4.每月至少举行一次部门例会，总结上一月的工作情

况，布置新的工作任务，例会后部长总结具体情况汇总给主席团。

5.每次的活动后三天内，秘书部长带领各副部长、干事做好总结以及收集各部门的工作总结，将总结整理存档，并将情况汇总给主席团。

6.负责各项会议、活动教室场地的申请。

7.活动总结的整理存档，管理以及整理学生会成员的各项资料。

三、工作要求

1.有较强的时间观念，无论是参加会议还是各项活动，带好记录本，提前5至10分钟到场做好准备工作和各项安排事宜，不能出现迟到、早退或缺席现象。

2.有认真、负责的工作态度，有吃苦耐劳的精神，每项工作必须有效率、有效果的完成，不能出现拖拉或者不按质量完成的情况。

3.学生会成员之间要保持良好的联系，特别是活动进行时更需要保持联系，(若不能立即接电话，也要在事后尽快回复电话或信息给对方，说明情况并询问对方事情)。

4.各部门成员之间、整个学生会成员之间，都要保持和谐、融洽的关系，成员与成员之间互相尊重，待人友善、言谈得当，举止大方、热情、有礼貌。(若出现矛盾，及时汇报给部长、或主席团，以求尽快分析问题所在点，积极解决

问题，化解误会，避免矛盾扩大化)。

5.学会随机应变，善于处理由于一些突发原因引发的事情，冷静、理性、迅速地解决，若个人不能处理的，及时联络各部长、副会长、会长，及时解决，保证活动的顺利进行。

6.发挥积极主动、团结合作的精神，相互配合;同时，体谅其他成员的难处，工作中相互配合;杜绝出现相互推卸等不负责任的行为(若出现，则给予严重警告或退部处分)。

7.要处处维护好本学生会的形象与声誉，不做有损本学生会形象的事，一经发现做违背本学生会的事情，则给予严重警告或劝退处分。

8.会议或活动若有其他工作相阻碍，必须亲自提前向部长请

假，并说明请假原因。

四、辞职管理制度

1.部门干事、副部辞职需要提前一个月提交书面辞职书，写明辞职原因。，干事辞职需要部长同意，副部辞职需经部长申报，主席团商讨同意。

2.干事或副部离职前一周内完成自己负责事务的交接工作;

五、奖惩制度

(奖惩记录、总结由负责各部门的秘书负责，需要专门对奖罚和各部门会议内容进行记录，每月将情况汇总给部

长)

使用积分管理制度(每人每月基础分100分，每月总结一次，期末做大总结)

1.奖励方面

(1)按时参加全体会议或部门会议，每次加5分。

(2)按时完成学生会交待完成的任务，视情况加5-10分。

(3)对学生会的工作提出好的建议，并被采纳者加 5 分。经实践证明起了重大贡献的加 10分。

(4)工作积极主动者，视实际情况加10-15分。

2.惩罚方面

(1)会议迟到、早退、缺席者，部长、副部长扣10分每次，干事扣5分每次。

(2)会议没有带上笔记本的部长、副部长扣10分每次，干事扣5分每次。

(3)未能按时完成交待的任务，视情节扣10-15分。

(4)无故不参加学生会会议或集体活动者，部长、副部长扣15分每次，干事扣10 每次分。

(5)会议或活动时，无视会场纪律，在会场恶意破坏者扣20 分每次，影响到会议或活动正常进行者在前面基础上再扣 10 分。

(6)损害社学生会名誉者扣 20 分每次。

六、奖惩措施

(部门总结上表扬部门前2名;集体大会上表扬各部门前2名;期末奖励部门前3名)

1.奖励

(1)月总结部门会议上对月工作积极优秀者口头表扬

(2)学生会集体大会对工作积极优秀者通报表扬

(3)期末大总结时，对工作积极优秀者进行表扬颁发奖状、奖品奖励

2.惩罚

(1)月总结部门会议上对月工作懒散消极者口头批评，被批评者需3天内上交个人书面检讨给部长(或主席团)。

(2)若做出有损学生会形象或声誉的人员，视实际情况给予一定的处分，严重者劝其退部或除名。

注：本部门成员需严格遵守本规章制度。

与会人员在会议开始前应将手机等有声设备设于静音状态，会议进行中无特殊情况不得接打电话，若要接打电话，须征得部长同意。

会议进行过程中，如因特殊情况须离开会议的，应

秘书职能场范文第2篇

摘要：高校系级教学秘书有着一般秘书工作的共性，也有着自身工作的个性，由于工作方向，目标的差异，使得系级教学秘书工作在遵循一般秘书职责的基础上联系自身实际、着眼本系发展，因此系级教学秘书不仅要当好参谋、助手，还要联系两头，起到桥梁作用。为领导服务，为全体教工、学生服务，达到服务大家的目的。

关键词：教学秘书；重要作用；问题；思考

近几年随着我国高等教育事业的迅速发展，教学改革的不断深入以及学校办学规模的不断扩大，高校人才培养模式也发生了很大的变化，高校管理工作面临着一系列新的问题和挑战，教学管理已经成为高校管理的核心内容，管理出效益，管理出成果，教学管理水平的高低直接影响到学校的教学质量和人才培养，乃至影响到学院的生存和发展。而作为学院基层教学管理工作者和服务者的教学秘书，在高等到院校的教学管理工作中发挥着越来越重要的作用，如何做好教学秘书工作对提高教学管理质量和水平至关重要，新时期条件下，教学秘书工作应在服务意识，自身素质、管理水平等方面不断改进和创新，从而使学校的教学工作更加规范、有序、高效地运作。

一、教学秘书在教学管理中的作用

（一）参谋与助手作用。系级教学秘书在教学主任的直接领导下工作，是领导的助手和参谋，把好关是参谋和助手的重要职责。教学主任的教学工作方案的制定与实施、落实与检查、评价与改进等很多具体事务，都要由教学秘书来协助完成。同时，教学秘书还应该是教学主任的重要参谋，在教学管理工作中，不仅要及时收集、整理各类信息，还应该积极调查并发现新情况、解决新问题、研究新方案、制订新措施，主动为上级领导提供可靠的第一手资料，在必要的情况下提出合理化建议，为领导正确决策提供参考依据。因此，在这个过程中的每一步都需要教学秘书的细心与耐心，要不厌其烦的替领导把好每一道关，保证日常教学井然有序，促进各项教学活动健康有序开展。

（二）组织与协调作用。任何一个院校的教学活动都不是一个系或一个部门就能独立完成的，需要各个职能部门的密切配合，而在与各部门的联系过程中教学秘书则发挥着桥梁和纽带的重要作用。教学主管领导负责组织、落实各项教学工作一般是决策性、全局性、统筹性的，而面向广大师生的、具体性的工作就需要由教学秘书直接管理和落实。如调课、征订教材、落实教学计划、安排各类考试、学生成绩管理、核算教师工作量及教学津贴等，都要由教学秘书组织完成。同时，教学秘书也是教师、学生和教学职能部门之间的纽带和桥梁，具有上传下达、组织协调、信息沟通、互通情况、统筹计划的作用，其协调职能发挥得好坏将对院（系）的教学活动产生直接影响。

（三）服务与保障作用。管理的实质就是服务。教学秘书从事的工作是教学行政管理即教学管理，是对教学计划实施过程中的常规管理，其主要目的是维持正常的教学秩序、保证教学任务的顺利完成。教学秘书在整个教学管理过程中始终扮演的是“服务教学、服务教师、服务学生”的角色，应该加强与教师、学生的沟通，始终立足于师生，及时反馈教学信息，切实做好本职工作，真正把服务落实到各项教学管理工作中，为日常教学活动的顺利进行保驾护航，是教学秘书的重要工作内容。

二、高职院校教学秘书工作存在的主要问题

（一）对教学秘书工作重视不够，教学秘书队伍不稳定。长久以来，人们对教学秘书工作缺乏正确的认识，忽视教学秘书在教学管理中的重要作用，认识不到优质的管理能出质量、出效益。有些人甚至认为教务管理是一些简单的事务性工作，教学秘书是从事这些事务性工作的“勤杂工”，他们的劳动只是简单的、机械的劳动。因此，在教学秘书人员配备、业务学习、岗位培训等方面重视程度不够；加之教学秘书平时工作任务重、责任大、难度高，付出的劳动却得不到尊重和理解，取得的成绩得不到公正的评价和认可，从而造成教学秘书工作积极性不高，思想压力大，精神负担重，心理不平衡，很多人不安心教学秘书工作岗位，离岗、转岗人员相对较多，教学秘书队伍呈现不稳定状态。

（二）教学秘书工作缺乏活力及开拓创新意识。教学秘书是高校教学工作一线的组织者和管理者，工作千头万绪，是学院教学管理中的紐带和桥梁，上听命于学院教务处，下服务于广大师生，所以常常处于各种具体事务的“纠缠”之中，工作缺乏活力，多靠经验办事，习惯于按领导指示、文件精神处理问题，主动参与和科学预见性差。不能很好地利用在工作中取得的第一手教学管理改革资料，认真总结经验、摸索规律，进行教学管理理论研究并形成科研成果，为深化教学管理改革献计献策。缺乏开拓意识和创新精神，致使教务管理工作长期在低档次状态徘徊。

三、对做好教学秘书工作的几点思考

（一）加强思想道德教育，提高教学秘书的服务意识。良好的思想政治素质和职业道德是做好教务工作的基本保障。新时期高职院校教学秘书应当具有高度的政治觉悟和高尚的道德情操，面对繁杂的事务性工作，除具有高度的责任感和强烈的事业心外，还应该具有良好的心态。在教务管理工作中，要认真贯彻落实党的教育方针和相关政策，爱岗敬业，无私奉献，淡泊名利，任劳任怨，全心全意为党的教育事业服务。因此，高校应加强对教学秘书的思想道德教育，使其认清自己所从事工作的重要性，明确教学秘书工作的服务宗旨，保持良好的心态，真正担负起组织育人、管理育人、服务育人的重担，出色地完成自己的本职工作。

（二）引进竞争机制，合理选聘人才，改善教学秘书队伍的专业知识结构。学校人事管理部门应重视教学秘书的选拔和培养。引进竞争机制，合理调整现有人员，大胆聘用新人，鼓励管理经验丰富、业务能力强、管理水平高、敢于开拓创新而又爱岗敬业的优秀青年教师投身到教学秘书队伍中来，改善教学秘书队伍的专业知识结构，切实把教学秘书队伍建设纳入学院整体建设规划之中。

（三）重视教学秘书队伍整体素质提高，加强教学秘书的继续教育。在竞争日益激烈，信息技术迅猛发展的今天，教学秘书的培训和知识更新显得尤为重要，学院要加大投入，并在政策和经费上适当倾斜。制订切实可行的中、长期培训计划，多渠道、多形式加强教学秘书人员的培养。如定期或不定期地组织他们学习高等教育学、教育心理学、教育管理学、高等教育行政管理学、高等教育法规、社会学、人际关系学、秘书学等相关知识，不断提高其专业素质和理论水平；经常组织教学秘书参加校内外教务管理研讨会和经验交流会，学习先进的管理经验和科学的管理思想，不断提高管理水平；定期不定期组织岗位培训，尤其是对计算机的运用和操作技能以及对教务管理系统软件的培训学习，提高工作效率。除此之外，还应鼓励教学秘书利用业余时间自学一些与自己工作相关的学科知识，多学科、多角度、全方位地提高认知能力和管理水平。

（四）通过多种渠道解决教学秘书的后顾之忧，激发其工作积极性和主动性。教学管理工作的开展需要多个部门的关怀和支持，学院各级领导要主动关心教学秘书人员的工作学习和生活，无论是在奖金发放、职务晋升、职称评定方面，还是在开展教学管理、科学研究等问题上，都要建立相应的激励机制，通过多种渠道解决教学秘书的后顾之忧。同时，在教学管理活动中，要充分肯定教学秘书的地位和作用。对于那些责任心强、业务水平高、管理经验丰富、工作业绩突出的教学秘书人员，学院要在适当时候，给予一定的物质奖励和精神激励，激发教学秘书的工作热情，充分调动其工作积极性和主动性，促使其开拓进取，大胆创新，为高等教育事业的改革和发展，奉献自己的聪明才智。

参考文献：

[1]任群，《中国秘书学》，重庆:重庆出版社，2001

[2]刘熙瑞，《现代管理学基础》，北京:高等教育出版社，1997

[3]甘文，《维护领导关系智慧》，北京:当代中国出版社，2001

[4]饶士奇、曾诚，《秘书学概况》，武汉:湖北科学技术出版社，1997

秘书职能场范文第3篇

什么是功能，什么又是职能?这是常易被混为一谈的问题。这里讲的功能，是指事物(具体讲是指系统、机构)主体所具有的能力和作用的总和，它是由这一事物(系统、机构)内在的索质及其结构组成所决定的。简言之，功能是某一事物(系统、机构)所能发挥的效能与作用。例如政府的基本功能是保卫国家与管理(建设)国家。或者说政府的行政功能主要有：保卫功能、管理功能、服务功能等。当其一个组织机构建立、出现的时候，它的功能基本上也就确定了,一般是不以人们的主观意愿随意变化的。好比秘书部门通常不是行政执行部门,如果领导人硬要把它当作行政执行部门去使用，那就必须改变它的内在组成状况与改变它的内部结构才行，而经过这样改造后的机构，实质上成为行使政府职权的机构，已经不再是原来意义上的秘书机构了。

职能与功能既有联系，又有区别。职能通常指领导、上级根据其需要与某一机构的功能，而要求、交付给这一机构的职责任务。功能与职能都含有我们通常所说的“作用”的意思。但功能含有先天的客观性，人们不能任意夸大某一种机构的功能，例如说秘书部门具有行政管理的功能,就不准确;职能则含有外在的领导赋予性，上级可以赋予下级某些职能，不过最多不能超过上级本身的职能权限，职能的概念比功能小，不能超越功能的范围，比如要求秘书部门发挥保卫祖国的职能，显然也是不准确的。

(一)秘书部门的基本功能是“服务”与“辅助”

l.秘书部门的基本功能是“服务”，这是1985年以来历届全国秘书长座谈会精神都指明了的。从历史上也可以看出，自古领导人设置秘书部门，就是因为领导人的事务日繁、政务日重，必须要有一个或大或小的机构，批或多或少的秘书为之服务，为之分担一部分辅助性的、事务性的工作，才能进行其领导任务。党中央多次强调的秘书部门“三服务”为领导服务，为各部门服务，为人民群众服务的根本指导思想，也是从秘书部门的功能出发，并反映了这一功能的。

人们通常说秘书职业是服务性职业，秘书部门是服务性部门，秘书是服务人员，就是从其功能的角度讲的。

2.秘书部门的职业性功能是“辅助领导”的“辅助功能”。也就是通常所说的助手作用的意思。前面已讲到的，秘书部门的基本功能是“服务”，这是不错的。然而，服务词是一个广泛社会化的词语，使用范围极其广阔。可以说几乎没有什么行业与服务无关的。小平同志说“领导就是服务”。我们说教师为学生服务，医生为病人服务，炊事员为吃饭的人服务，社会上所有的职业部是直接间接为他人服务，为人民服务的。但各行各业又都有其不同的、独有的服务特点，教师通过教书育人为人民服务，医生通过治病救人为人民服务，炊事员通过做好饭菜为人民服务。秘书部门则是通过做好领导的助手，辅助领导来体现为人民服务的。因此，也可以直接说，秘书部门的功能是辅助领导的“辅助”功能，秘书是对领导起一种助手作用的辅助性的服务人员，秘书部门应当发挥辅助领导进行领导工作的功能。由于助手作用仍然含义较广，许多其他部门也是领导人的助手部门，其他许多工作人员也是领导人的助手，总书记在1990年全国秘书长座谈会上，称秘书部门为领导的“左右手”，这就较之笼统地谈助手更明确了。领导的助手很多，而“左右手”部门则只此一家。

“左右手”是形象化的语言，它说明的有两点含义：一是秘书部门处于领导核心的左右，具有“近身”的特点，也有人称之为“围核性”，这种位置可说是秘书部门所独有的位置，人们说秘书部门居于领导机关的枢纽地位、是领导同外部接触的桥梁等，都含有类似的意思。二是指它的重要性，领导人如无左膀右臂辅助，就会耳目不灵，事务缠身，可以说连一个通知也发不出去，一个电话也接不进来。显然就不能正确决策与贯彻决策。

(二)秘书部门辅助功能的两大方面

秘书部门辅助功能有两大方面，其一是发挥事务助手作用;其二是发挥智力助手作用。

1.协助领导处理各种事务，具体说就是做好办事、办文，办会(还可以加上办信访)等工作，以达到保证领导机关与领导工作正常运转，把领导人从繁琐的日常事务中解放出来，集中精力抓全局、抓大事的目的，这叫做事务助手作用。给领导当好事务助手，是领导设置秘书部门的本来用意，事务性工作也是秘书部门天天都有、工作量最大的基础性工作，是秘书部门第位的功能。我们设置秘书部门的分支机构，培训提高秘书人员的工作素质，都要首先考虑到这一基本功能的发挥。

“办事、办文、办会”这“三办”中当然也含有大量的智力服务内容，“三办”都是要用脑筋，靠智慧才能做好的。但它们毕竟是程序化了的日常工作。另外我们把办事放在办文之前，并无轻视秘书的文字工作之意，而是说办文虽系最传统意义上的秘书工作,但作为群体的现代秘书机构，最多的人员、最大的工作量还是办事。就是高级领导的机要秘书、民间的私人秘书，绝大多数时间也是在办事，只有少数专门的“秀才型”秘书，才以写文章为主。至于办会，是因为我国的会议具有多、大、长特点，成为领导活动和领导方法中极为为的一种，消灭会海尚属遥遥无期，必须依靠一批秘书来办会，提高会议的质量，发挥会议的效果。

2.辅助领导正确决策，起好智力助手的作用，是秘书部门辅助功能的另一方面，也是现阶段各级领导所特别强调的。大家知道，决策是领导的领导功能的集中体现，也是领导的最主要的职能之一。在我国历史上，曾经出现过“大跃进”、“文化大革命”等多次战略性的重大决策错误，给国家和人民造成巨大损失，充分说明了决策的失误是最大的失误这一真理。我们付出了许多学费，才懂得了必须实行科学决策民主决策的道理。而领导人的正确决策，离不开正确的信息支持，也就离不开秘书部门发挥智力助手作用。所谓参谋作用，就其实质来说，也是建立在信息加工基础上的智力助手作用。领导人要正确决策，必须依靠大量精确信息的支持，通俗地说就是必须依靠参谋、外脑的智力支持，否则任何再高明的领导也必然有其所不知不懂的领域。但我们必须懂得，领导人的参谋外脑，主要地并不是靠的秘书部门这一家，更不是靠的某一个秘书个人。秘书并非各种专业领域的专家，例如外贸、司法、土壤、建筑等等许多专业，一般的党政秘书大概是都不大精通的。秘书部门的人员结构，也大量配备的是办事型的秘书或偏政偏文的秘书，所以秘书部门并不可能充当领导机关的参谋部，而只是一个信息加工厂。秘书部门并非领导的信息源，而是信息与领导的中介，能够做好信息加工工作就算发挥了很大的参谋作用了。同理，秘书个人也要紧紧掌握智力辅助的界限，有的领导称秘书为他的“高参”，那或许是很特殊的情况，或者是个别领导人的信口开河;还有的学者写文章要求秘书做领导人的“谏客”，像魏征谏唐太宗李世民那样发挥参谋作用，其实魏征是专职的谏议大夫，后来是太师，是进入了领导核心的几个高级领导之一，而并非现今意义上的高级秘书或办公厅主任。有的学者要求秘书当领导的谏客，显然也是超越了秘书功能的信口开河。正确的说法只能是“参谋提醒”，这已经是很高的要求了。

秘书部门发挥智力助手作用，辅助领导正确决策的主要途径，是发挥信息加工的作用，所以信息工作在秘书部门工作中越来趣为重要。

二、秘书部门的基本职能

秘书部门的职能，也就是领导或上司根据领导工作的客观需要，也根据秘书部门的功能、能量的主观因素，所要求秘书部门发挥的作用与承担的职责任务。职能与功能有时是交叉一致的，比如说秘书部门具有办事(指“三办”)与参谋(指智力助手)的职能或功能，就比较一致并无矛盾。但职能的含义范围显然应当小于功能，而大于具体的各项任务。有的同志把职能与工作任务完成等同起来，因而得出秘书部门有办文、办会、信访、档案等等一二十种职能，则又过于繁琐具体，就事论事，缺少必要的理性上升。在改革开放中，典型的秘书部门的职能既有较大拓宽，也有缩减的地方。以下只就基本的职能作用，按其性质相近情况，分述如下：

(一)后勤保障的职能

1.后勤保障的职能，是任何领导机关秘书部门都有的基本职能之一。各种各类秘书部门，其他职能也许有时不那么强调，比如有的单位文字与文书工作可能很少，有的单位没有下属因而督促检查工作很少;但是任何一个单位只要是一个实体，有领导、有职工，有日常工作在每天运转，这种“运动”就要不停地消耗能源与物资，而领导与职工也同样每天要消耗大量的能量与物质，必须有后勤工作予以不断的支持。试估计一下，一个上百人的领导机构，每天消耗的物质与能量，诸如房屋设备、办公用品、车辆汽油、水电气、吃喝拉撒睡，样样得有人管。这些工作通常都属于秘书部门的工作，由秘书长统辖。例如各地市的机关事务局、行政科、交际科、房产科、维修科、总务处、伙食团，大单位的附属医院、职工俱乐部等，一般都属于大秘书工作的范围。中央领导同志在1994年底全国秘书长座谈会上，明确要求秘书部门要保证机关的日常运转，明确了后勤工作的意义。

2.后勤保障的职能，是秘书部门工作中花费人员、精力与钱财最大的一系列工作。广义的机关行政管理的内容很宽，主要的有机关(含企事业的领导机关)财务管理、物资设备管理、房产管理、基本建设管理、医疗保健管理、环境管理、车辆管理、产权管理、机关所属产业管理、职工生活管理、大单位的交通与治安管理、以及职工与家属的福利事项与文化生活的管理等等。这些工作象一颗颗的螺丝钉一样，保证了机关机器的正常运动，缺少了哪一方面都不行。其中某些方面，机关常需再细设分技职能机构或科室专管，如附属医院、伙食团等;财务科则通常由一位领导分工领导，秘书长协助具体管辖。

3.后勤工作是科学性很强的一系列工作，秘书部门要发挥好后勤保障的职能作用，一是要从革命分工的角度，认识后勤工作的重要、光荣的意义，教育职工牢固树立“三服务”的服务思想;二是要加强后勤改革，理顺关系，转换机制，提高管理水平，实行部分后勤工作的社会化，保障后勤工作的效率;三是要努力造就一支又红又专，精通科学管理，掌握现代化先进技能的后勤队伍;四是要充实后勤服务手段与必要的设备、设施。

(二)办理文书的职能

l.办理文书的职能是秘书部门传统的职能，古代领导人使用秘书的一个重要原因，就是为了协助领导人处理文书事务。由于随着领导人的政务日繁，各级政权机构的文书越来越多，而且办理文书的专业性也越来越强，已非一般官员所能办理，从而逐渐产生了各级机关领导身旁专门处理文书事务的秘书机构。如秦代的御史大夫寺专门“掌天下文书”，兼“主柱下方书”;唐代的翰林院等官员“协理批答四方章表疏议，起草制诏书敕”;明代内阁设中书科起草公文，设制敕房缮写公文等。及至到了现代社会，由于各种各样的机构单位数量激增，办文要求更为严格与规范，这就使得办理文书成为机关单位秘书部门的一项经常性的也是基础性的工作。

2.办理文书的职能又可分为四个方面的系列工作：

(1)起草撰写公文与其他应用文书。任何实体机构，或多或少都有一定的文书撰写任务，如请示问题、报告情况、制定计划等。过去人们称秘书为“秀才”、“笔杆子”，就是指此。

(2)文书处理工作，又包括收文与发文两大方面。文书只有经过处理，才能产生作用。

(3)档案工作，也就是把办完而有查考价值的文书，经过秘书部门或其他业务部门立卷归档，最后移交给档案部门保管。档案工作是办文的最后环节，是大秘书的范围。

(4)信息工作，本来主要是各种文书资料的加工工作，由于它的地位作用越来越强，将于后专门介绍。

我国各级办公厅(室)下设的秘书局、处、科，实际上就是办理文书的处室。党和国家对于文书处理有专门的条例规范。

(三)信息加工的职能

信息一词被广泛使用，不过是八十年代以来的事，但信息工作巳经成为秘书部门的重头工作，秘书信息是领导掌握外部情况，认识客观社会的主渠道。中央要求秘书部门发挥好对领导的参谋作用，主要是依靠秘书信息工作与调查研究相结合，向领导提供科学决策的依据。秘书参谋作用，也主要指的是提供信息的作用。但是秘书和秘书部门本身并不是信息源，而只是“加工厂”，所以，对信息加工然后提供给领导，成为秘书部门辅助领导正确决策的项重要职能。

1.信息是至今人类尚未完全认识的东西，也还没有公认的科学定义，广义的信息很难准确下出定义来，最早把信息概念推广到人、动物与机械之中的科学家维纳认为,“信息是人们在适应外部世界并使这种适应反作用于外部世界过程中，同外部世界进行交换的内容的名称”。这话不大好懂，日本学者把它简化发展成一句话：“信息是生活主体同外部客体之间有关情况的消息”。以上说法有三个要点：

(1)信息是指反映客观世界中客观事物的特征及其变化的表征;

(2)信息是客观事物的状态经过传递后的再现;

(3)信息对于接收者是一种有用的知识。

也就是说，信息是指具有新内容、新知识的消息。信息是关于事物运动状态的表述。信息包括自然信息与社会信息，诸如星星闪动，刮风下雨，机器轰鸣，野兽狂嚎，都是一种信息。秘书处理的信息的范围显然要狭小得多，我们把它定义为“秘书信息”。这样，使用秘书信息这一词语，有助于明确秘书向领导提供的信息的范围与重点：即凡属一般秘书部门所必须掌握，为领导决策提供辅助、服务的信息，均属秘书信息，这就是秘书信息的特定范围。

有些领导同志要求秘书部门提供的信息“越多越好”，有的秘书部门也要求下属提供信息条数越多越受表扬，这其实是不科学的方法，会使大量信息无法加工应用，甚至造成信息污染，劳民伤财，这是信息工作的误区。

2.秘书部门的信息工作，从纵的方面，可分为收集信息、筛选信息(即筛选掉大量无用的、价值不大、重复过时的、虚假的信息)、研究信息(指科学地研究，包括统一口径与分类等)、传输信息、贮存信息、反馈信息等不同环节的工作。从横的方面讲，主要是信息工作与调查研究两方面，都是秘书部门的重要工作。

对于秘书部门来说，信息学是一门十分重要的学问，如何加工信息，如何提供对路(优质)信息，如何精简一般(无用)信息，如何处理忧信息，如何开发(增值)信息，都是有待进一步解决的课题。

(四)综合协调的职能

1.综合是秘书部门的特点，有人称秘书部门是唯一具有“综合权”的部门。秘书部门位居领导近身，地位比较超脱，又具有这种综合权，使秘书部门能够发挥综合的职能作用。协调则是协同动作，统一行为的意思。领导人要使所属范围内外矛盾尽量缩小，工作步骤尽量一致，改善组织之间、工作之间、个人之间的关系使之和谐一致，就必须掌握运用综合协调的艺术。由于秘书部门前述的近身、超脱、综合等特点，使秘书部门成为协助领导开展协调工作的最佳部门。

秘书部门发挥好综合协调的职能，无论从促进科学管理，减少内耗，实现目标的角度，或从改善公共杜会形象的角度，都是非常重要的。

2.综合协调工作。贯穿于秘书工作的许多方面，而不可能设立一个专门科室来做，这是和其他许多职能工作不同的特点。比如信息、保密、档案、文书等都可设立等门科室专司其事;而协调却存在于全部秘书工作之中动。办文有办文中的协调，办会有会前、会中、会后的大量协调，就是处理一件具体内部矛盾事务，比如各个科室之间分配电扇、安排人打扫卫生，也得做好协调才能减少阻力，顺利完成任务。

协调总的讲是领导的职责任务，秘书部门是处于做好辅助事务，辅助领导协调的地位。但对于纯粹机关内部非政策性事务的协调，如前所说的分配电扇一类事情，则秘书长、办公室主任应当大胆负责，把它搞好，这也是减少领导负担的一种服务方式。

(五)督促检查的职能

督促检查是一种领导行为，科学的领导离不开督促检查，领导督查是决策落实的“第一推动力”。历史上虽然秘书机构有时也承担有“奉旨督查”，“刷卷督查”(即定期检查各衙门文卷实行督查)和“催报督查”等形式，但在多数时代和情况下，秘书部门不是监督部门，也没有很重的督查任务，更多是限于文书的催办而已。80年代以后，由于形势的需要，中央再次强调了秘书部门要协助领导做好督查工作，赋予了秘书部门新的职能，使督促检查成为秘书部门辅助领导的一项长期工作，它对于克服官僚主义、分散主义、地方主义、本位主义等，以保持政令的畅通，决策的贯彻，具有决定性的作用。按照中央领导同志的指示，如果只有决策、部署而没有督促检查，就叫做任务只完成了“一半”。这在秘书工作中叫做应树立“一半”意识，成为一个专门的新术语。

经过十几年的发展，秘书督查工作已经积累了一定经验，中央制定了有关督促检查工作的条例，各级领导机构的办公厅建立了督查处科。在新时期，秘书部门要加大督查力度，维护党和国家的重大方针政策的健康落实。

(六)“不管部”的职能

在各种领导机关中，还有许多无法归给某一职能科室管理的工作，也会有一些全面性的重要任务，无法交给哪一个科室去完成，领导通常把这类任务交付给秘书部门，这就使秘书部门常常发挥着一种“不管部”的职能。

“不管部”职能内容广泛，难以明确界定。大体上有两大类：一类是常规性的，指机关内遇到的没有其他职能科室专管的，带全面性的日常工作或临时任务。诸如前些年各单位发行公债，宣传部门只管宣传，财经部门只管财务，但总还得有个部门协助领导统筹总管，自然非秘书部门莫属。另一种是指执行机关公务中遇到的重大新情况、新问题，领导也常常交给秘书部门去代表或协助他调查处理，这在现实中也是很多的，特别是高层次的秘书长、办公厅主任，常常从事这类授权的特殊工作。

“不管部”职能使秘书工作产生了有限无穷的延伸，有限是讲它不能超越本机关、本级领导的职责权限;无穷是讲具体的事务各种各样，时刻可能发生，甚至可能赶过本来的工作量。秘书对此应有正确认识与思想准备，把发挥不管部职能作用看作是份内之事，才能有所准备地、积极愉快地完成这些任务。

三、秘书部门如何发挥它的职能作用

(一)需要进一步科学地明确规范秘书部门的基本职能。随着时代的前进、事业的发展、领导人素质的变化，秘书部门的基本功能没有变化，但职能任务则既有拓宽又有减缩。在这种拓宽与缩减的过程中做到科学合理，是一个重要的尚未引起有关方面充分注意的问题。秘书部门的职能应当明确集中，保证机关运转，保证领导重点，主要为领导决策与贯彻决策服务，其他的宜于缩减，不断地延伸会带来“力不从心”的结果。

(二)秘书部门的内部结构，需要进一步科学合理，理顺上下、纵横、左右、内外的关系。改善内部人员结构，以求发挥整体功能，才能在长期人少事多的情况下达到“l+1>2”，做好工作。

(三)提高秘书人员素质，是发挥秘书部门职能作用的基础，需要重视的问题主要有两个方面：一是秘书队伍从工农型到秀才型、经验型，偏政偏文是必要的，但实务技能的培养也是刻不宜缓的问题。没有良好的职业意识(对秘书职业的光荣感、自豪感)与良好的职业技能，均将难以适应现代领导人的需要。比如不懂经济、不会外语、不能操作现代办公与通讯设备的秘书，无疑将难以充分发挥参谋助手作用。另一方面是秘书观念的现代化问题，也是秘书培训教育工作的重点，特别在民间、私人秘书中，效率与效益是一回事。是民间企业生命攸关的头等问题，没有高度的效率与效益观念，慢腾腾的办事、办文，是不具备现代秘书的资格的。还有现代秘书的思维规律问题，也是值得研究的。

(四)加强秘书工作与秘书部门的有关规章制度的建设，如秘书的资格认定与晋升、秘书的工作方法与纪律、秘书工作中许多方面的标准化与程序化、秘书教学大纲等，有的已在着手之中，但要使之完善任务还较艰巨，需要国家有一个机构专门考虑这方面的问题。

秘书职能场范文第4篇

现在我在这里简单的介绍一下大学部学生会秘书处的工作职责：

一、协助主席搞好学生会日常工作

1. 负责组织召开的各种会议的会务工作，做好会议记录(包括及时通知各成员会议召开的时间地点，并做好会议人员迟到缺勤等事项;注意任何时间部门内发展动向，方便遇都重大问题及时做出应急决策);

2. 做好各类文件的保管、存档等，做好年终清理、归档工作(及时理清文书档案的整理存储问题);

3. 草拟工作计划、总结、报告等文档(每个学期都要对本部门内的工作总结和计划);

4.积极配合学生会其他部门开展工作(如果单纯举办部门内各项活动，小到外出购物，大到具体活动的统筹安排，秘书处都应该积极主动实施，注意各种细节工作，随时留意局势变动)：

在我工作的一年内，我觉得秘书处的工作觉得绝对没有上面这些话概括的简单。在这里，你将会学到更多的东西，让你在以后的生活中可以更加平稳的发展下去!

可能在医学院的大学生活没有你想象中那么美好、梦幻，但是还是希望你不管在走入校门那一刻时多么的失望!请坚信，你一定可以在这

秘书职能场范文第5篇

参谋职能,是指秘书部门联系收集加工各方面的信息,辅助企业领导为达到预定目标而对一项行动、措施、部署、方针、政策做出决断、决策前的“出谋献策”。

参谋职能,是秘书部门工作的首要职责。特别是在企业市场化程度逐步加深、经营环境复杂多变的情况下,要求领导决策由经验决策转变为科学决策,由个人决策转变为民主决策,领导决策的科学化、民主化,扩展了秘书部门的参谋内容,提升了秘书部门的参谋作用。秘书部门参谋职能发挥得如何,一定程度上已经影响到企业的管理和发展。

秘书部门的参谋职能不是独立存在的,必须与完成秘书工作任务紧密结合;同时,根据领导决策的需要,不断提高秘书参谋活动的质量,才能保证为领导决策服务好。

2 正确认识宏观和微观两个经济新常态

2.1 对宏观经济新常态的认识

从发展阶段看,我国大部分地区已从工业化中期阶段逐步步入工业化后期发展阶段,三次产业占比和增速均已超过第二产业。

从增长模式转型看,经济增速明显下降;结构调整成为时代主题;研发和创新成为竞争力主要来源;社会用工成本逐年提高;我国将由资本净输入国转变为资本净输出国。

从当前中国经济社会发展趋势看,经济增速在下滑;产业在升级、消费在升级;技术创新步伐加快;商业模式快速变革;全球配置资源,国际化经营成为潮流。

2.2 对微观经济新常态的认识

企业面对以下挑战:国家产业布局和行业结构调整带来的经营性风险和政策性风险;新技术、新商业模式的挑战;观念意识转换不到位,治理体系不适应市场经济要求等等。

3 影响企业秘书部门参谋职能作用发挥的主要问题

一是企业秘书部门没有把参谋职能作为主要职能,而是忙于事务性工作;二是不能准确把握不同时期参谋工作的重点;三是企业领导特别是一把手,对企业秘书部门参谋职能作用存在偏见;四是企业秘书部门缺乏同主要领导的有效沟通,影响了企业领导对秘书部门参谋工作的认同和对秘书部门参谋观点、主张的接受。

4 新常态下企业秘书部门充分发挥参谋职能的建议

4.1 把握新常态下企业秘书部门参谋工作的重点

经济新常态下,企业生存发展面对更大挑战,国家层面的宏观经济需要转型,企业层面同样需要调整。习近平总书记明确提出:“认识新常态,适应新常态,引领新常态,是当前和今后一个时期我国经济发展的大逻辑”。同样,在这一特殊历史时期,提升对企业内外部经济形势变化规律的认识,把握经济发展方向,精准企业定位,对企业、对领导更显得尤为紧迫和重要,这自然成为经济新常态下企业秘书部门参谋工作的重中之重,也为企业秘书部门发挥参谋职能提供了历史机遇和重要舞台。

4.2 加强企业秘书部门自身建设

主要集中在以下方面:

过硬的政治素质。秘书部门人员要树立高度的政治责任感、主人翁责任感和工作使命感,成为弘扬正能量的楷模。

过硬的工作作风。保持昂扬向上、奋发有为的精神状态,全身心投入到工作中;培养既严细认真又雷厉风行的工作作风。

过硬的业务素质。秘书部门人员除应具备较强的写作能力,还要熟悉生产、经营等方面知识,掌握计算机操作能力,自觉培养科学分析判断事物和形势以及快速反应能力等。

过硬的心理素质。首先,磨练提升坚韧品质和抗压能力;其次,磨练提升承受能力。要时刻提醒自己摆正位置,保持平和的心态;在受到挫折和压力的情况下,还要能做到忍辱负重。此外还要具有较强的学习能力。

4.3 将参谋职能的发挥贯穿于秘书部门实际工作中

转变观念,主动参与企业管理。要变过去“不在其位不谋其政”的观念为“不在其位,善谋其政;善谋其政,不越其位”的观念。

加强沟通,营造融洽的工作氛围。对此,最重要的是注重与企业一把手的沟通,获得领导的信任和支持,是秘书发挥参谋作用的前提条件。

切实在调查研究上狠下功夫。加强信息工作。在内部信息方面,一要发挥综合协调作用,加强相关信息的收集;二要深入实际开展调研,形成有分量的调研报告;三要加强企业经济活动分析,形成有效的信息反馈机制和监督检查机制。在外部信息方面,一要通过各种渠道,广泛收集上级部门的工作思路、国家的重要产业政策和行业信息,分类提炼后提供给领导参考,尤其要重视市场调研、行业年会和形势报告会以及与上级主管部门的沟通等信息渠道对企业发展战略决策的重要影响力;二要积极发挥专门咨询评估机构的作用,适时为企业把脉,有针对性地加以借鉴。加强文字工作。提高文稿质量要做到“三个必须”:一是必须准确把握上级精神、企业实际、领导思路和受众想法;二是必须把握好文稿起草的角度;三是必须注重日常素材的积累、加工和升华。

发挥参谋职能作用,还要把握好超前性、针对性、系统性的工作要求。

摘要：参谋职能,是企业秘书部门工作的首要职责。经济新常态下,企业生存发展面对更大挑战,秘书部门参谋职能发挥得如何,一定程度上已经影响到企业的管理和发展。在这一特殊历史时期,提升对企业内外部经济形势变化规律的认识,把握经济发展方向,精准企业定位,对企业、对领导更显得尤为紧迫和重要,这自然成为经济新常态下企业秘书部门参谋工作的重中之重,也为企业秘书部门发挥参谋职能提供了历史机遇和重要舞台。本文就经济新常态下企业秘书部门如何有效发挥参谋职能进行了探讨。

关键词：企业秘书部门,参谋职能,经济新常态,有效发挥

参考文献

[1] 闵振环现代企业秘书,中国石化出版社,1995年版.