会计档案保管信息化（精选4篇）
会计档案保管信息化 第1篇
按照国家财政部颁发的《会计档案管理办法》规定, 会计档案保管期限分永久、定期两类, 其定期保管期限分为3年、5年、10年、15年和25年共5类。其总账、明细账、凭证等保管期限为15年;银行和现金日记账保管期限等25年;年度财务报告决算等保管期限为永久。这些档案保管期限均为最低保管期限, 并不是到了保管期限这些档案就必须销毁, 而是要根据实际情况才能决定是否继续保存。
档案部门应按照会计档案的保管期限严格规定执行。一般会计凭证包括原始凭证、记账凭证、汇总凭证、其他凭证, 职工的工资表属于原始凭证, 这些凭证在企业里按照规定也只能保存15年, 然而经过多年管理企业会计档案发现, 企业人员工资表保管15年是远远不够的, 所以在企业里如果工资表保管期限到了, 不能急于销毁, 为了大多数人的利益我们尽量多保存几年, 原因如下:
众所周知, 企业职工的工资表不仅反映一个人在企业的工作薪酬, 还体现了职工工作的时间和工种。由于国家对特殊工种的人退休时有优惠政策, 好多特殊工种的职工在退休时由于自己的人事档案信息不全, 有的是工种没详细登记在档案上, 有的是根据晋级表显示的年限不够, 这就导致了该到退休年龄时办不了退休, 因此必须通过查找工资表来确认当时的工种年限。就以西钢公司来说, 由于原来的西安钢铁厂资不抵债导致破产后, 很多人下岗到了社会上自寻出路, 档案也都从现在的公司转到了社会统筹办。经过几年, 有的到了该退休的年龄却退不了休, 原因是有的特殊工种年限不对, 有的发现工作时间不对等, 导致许多下岗职工只能跑到现在的公司查找会计档案 (工资表) 。由于西安钢铁厂破产了, 档案由现在的西钢公司管理, 现公司工作人员接收的会计档案 (工资表) 是从1983年开始的, 查1983年后的工资发现有的进厂时间是上世纪七十年代, 如果要从本人工作那年查起, 根本无从查找。按规定这些工资表大部分早已超过了档案保管期限, 而现公司考虑到许多下岗职工的需求, 特别是近年来到公司档案室查找当年工资表的人络绎不绝, 几乎都是为工龄和特殊工种年限的问题。为了维护广大下岗职工的利益和正常保障, 现公司财务部门仍一直保管着原来移交下来的工资表。通过查找为原来企业的下岗职工提供档案信息, 看到他们开心地拿到凭据, 现公司工作人员也非常高兴, 深感会计档案的保存对企业职工有着极其重要的作用。
档案保存的宗旨就是为民服务, 脱离了宗旨保管档案也就失去了意义。随着时间的推移, 社会上当年破产企业的职工陆续开始办理退休, 但是企业破产后, 由于个人档案丢失或企业建档不完善, 职工的工作记录面临无处可查的窘境, 而档案室存放的破产企业会计档案成为这些企业职工将来办理退休手续的重要依据, 因此做好会计档案工作也是安定社会团结的一项光荣职责。
企业会计档案特别是工资表这类凭证的保存直接关系着职工退休时待遇的计算, 是破产企业职工在社会上退休时的唯一凭证。因此, 适当延长保管期限是对个人档案的负责, 也是档案管理人员的职责。企业保管到期的会计档案如果确实因各种原因需要销毁的, 应由企业领导审查, 档案管理部门提出销毁意见, 报经上级主管部门批准后, 编制会计档案销毁清册, 企业负责人在会计档案销毁清册上签字同意后方能销毁。对于有未了结的债权和债务原始凭证, 应单独抽出另行立卷, 由会计档案保管部门保管到结清债权债务为止。销毁时必须由档案部门和会计部门共同派人到指定地点监销。监销人在销毁会计档案前, 必须认真清点核对, 销毁后应在销毁清册上签名盖章, 并将监销情况报告企业领导。
会计档案是企业档案管理的一项重要组成部分, 因此, 它不但是研究财政、经济历史发展的第一手材料, 而且其中部分也是为企业发展和职工利益的有力保障。如果没有会计档案这一可靠的史料, 仅凭一些间接材料是无法达到凭证依据, 也不能很好地为员工及社会团体服务。
会计档案保管年限分类 第2篇
各种会计档案的保管期限，根据特点可分为永久、定期两类。永久档案应长期保管，不可销毁；定期档案根据保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。会计档案的保管期限，从会计终了后的第一天算起。
《会计档案管理办法》规定了我国企业和其他组织、预算单位等会计档案的保管期限，该办法规定的会计档案保管期限为最低保管期限，具体如下。
（1）需要永久保存的会计档案：会计档案销毁清册以及财务报告、财政总预算、行政单位和事业单位决算、税收年报(决算)。
（2）保管期限为25年的会计档案：税收日记账(总账)和税收票证分类出纳账，现金和银行存款日记账。
（3）保管期限为15年的会计档案：会计凭证类；总账、明细账、日记账（现金和银行存款日记账除外）和辅助账簿；会计移交清册；行政单位和事业单位的各种会计凭证；各种完税凭证和缴、退库凭证；财政总预算拨款凭证及其他会计凭证；农牧业税结算凭证；会计移交清册。
（4）保管期限为10年的会计档案：国家金库编送的各种报表及缴库退库凭证；各收入机关编送的报表；财政总预算保管行政单位和事业单位决算、税收年报、国家金库年报、基本建设拨贷款年报；税收会计报表(包括票证报表)。
（5）保管期限为5年的会计档案：固定资产卡片于固定资产报废清理后保管5年；银行余额调节表；银行对账单；财政总预算会计月、季度报表；行政单位和事业单位会计月、季度报表。
浅析数字档案信息长期安全保管策略 第3篇
一、数字档案信息长期安全保管中存在的问题
数字档案信息的存储、管理和利用是以计算机、存储设备、应用软件系统和网络为基础的。在人们充分享受数字档案信息带来的各种便利之时, 随之而来的针对网络的各种非法入侵、越权访问、病毒泛滥等问题不断出现, 严重威胁到数字档案信息的安全。当前, 数字档案信息在长期安全保管方面主要存在以下问题。
1. 档案数据的存取问题。
一是存储方面。现代数据存储技术还不能完全解决数字档案的长期存储问题, 当前常用的存储介质 (光盘、移动硬盘等) 的寿命与传统介质 (纸质、胶片等) 相差甚远, 且受温度、湿度、磁场等因素的影响较大。二是读取方面。数字档案信息必须依赖计算机设备才能读取, 如果出现设备故障、系统瘫痪或遭遇雷击、火灾、地震等自然灾害导致设备损毁、信息丢失, 数字档案就无法阅读;在不同软件系统下形成的数字档案信息由于不能完全兼容, 格式转换困难, 给数据的读取造成难度。技术设备更新时, 如不及时解决格式转换问题, 数据也无法读取。三是计算机语言方面。由于其更新很快, 平均每三个月就会问世一种, 而大部分语言之间不能完全兼容, 无法预测用现行的机器语言形成的档案数据, 以后是否能完全还原。以上情况, 均对数字档案信息的长期安全保管提出了考验。
2. 计算机系统的安全性问题。
一是操作系统。无论是Windows, 还是Unix都存在安全漏洞和薄弱环节, 都有遭到攻击或破坏的可能。二是计算机病毒。由于其具有传播速度极快, 攻击破坏力极强, 隐蔽性极大等特点, 已成为计算机操作系统和应用软件的天敌, 使人们防不胜防。三是档案信息管理系统。此系统是一个多用户、多管理的系统, 存在管理员意外删除、意外覆盖, 用户越权访问、越权删除, 黑客恶意删除、恶意篡改等安全隐患。这都会对档案信息系统的稳定安全运行带来严重危害。
3. 档案数据的真实性问题。
以下三种情况可能造成档案数据的失真。一是传统介质档案数字化时。将传统纸质档案进行数字化处理的主要方式是扫描, 而目前采用的OCR扫描识别技术的正确识别率还不能达到100%, 这对档案信息的真实性存在很大的影响。二是数据迁移时。迁移是将档案信息从老的载体转移到新的载体或者从旧的系统转移到新的系统, 迁移是数字信息长期存取的主要策略。但是, 在数据迁移过程中, 为了将其嵌入新数据库的数据关系中, 常常要去除或改变原文档的结构, 致使原数据文件的计算能力、图形显示、索引等特性丢失, 势必造成数字档案信息无法准确恢复原貌。三是数字档案的产生过程。由于电子信息的易复制、易传播、易修改等特性, 电子文件在形成、收集、整理、分类保管和利用等各个环节都存在数据更改、信息丢失的可能性, 使归档数字档案信息的真实性受到挑战。
4. 安全技术滞后的问题。
网络与数据库安全技术是一种在对抗中发展的技术, 不断出现的应用安全问题是安全防范技术发展的动力, 从这个意义上说安全技术总是滞后的, 这种技术滞后给数字档案的安全保管带来了巨大的脆弱性。虽然在应对信息系统运行与数据库安全方面出现了一系列新技术, 如身份认证、数字水印、电子签名、信息加密等, 其中很多技术有创新性, 但这些技术还不够完善, 广泛应用的难度较大, 还不能完全解决层出不穷的安全问题, 使数字档案信息的安全控制存在隐患。
5. 安全管理滞后的问题。
由于我国数字档案馆的建设起步较晚, 档案信息数字化的有关法律、法规还不健全, 档案信息数字化过程中以及电子文件的形成到归档保存都缺乏严格规范的程序管理, 缺乏科学统一的标准体系和业务管理制度, 造成数字档案信息的存储和利用存在安全隐患。另外, 现代信息环境是一种交互式环境, 是动态发展变化的, 安全与效率在本质上是矛盾的, 安全措施的增加势必造成利用效率的降低, 在提高利用效率的同时会带来安全隐患。
二、数字档案信息长期安全保管策略
1. 存储介质和存取设备的选择策略。
一是不要购买处于技术创新阶段的数字档案存储介质和存取设备。因此时的存储介质及读取设备不仅价格昂贵且相关标准尚未统一, 盲目采用可能会导致档案信息无法通用的严重后果。二是不要购买处于技术淘汰期的数字档案存储介质和存取设备。虽然处于技术淘汰期的档案存储介质及读取设备价格相对低廉, 但存在新型读取设备无法兼容读取旧型载体上的信息, 或旧型读取设备无法使用新型存储介质的风险, 容易造成资源浪费。三是禁止使用软磁盘作为数字档案长期保存的载体。对于办公自动化形成的电子文件宜选择只读式或一次写入式光盘或磁带;对于电子计算机辅助设计 (CAD) 、辅助制造的产品 (CAM) , 可存储在一次写入光盘上;对需永久保存的特殊珍贵的数字档案, 应拷贝至纸张或缩微胶片上, 以利于长期保存和利用。
2. 管理系统和网络的安全策略。
一是合理选择档案管理软件。二是严格做好病毒的防范。三是安装防火墙。四是进行网络访问控制。五是做好数字档案信息的加密。六是做好物理安全防护。
3. 档案数据的迁移策略。
一是检测新型信息存取设备对旧型档案载体的兼容性。通过新型信息存取设备直接读取各种类型的旧型电子档案载体上的信息来检测其兼容性。只有100%地兼容, 才能够代替旧信息存取设备。这样, 旧型档案载体可以继续保存下去, 而不必进行迁移或载体转换。二是储备少量处于淘汰期的旧电子档案信息存取设备。旧型信息存取设备淘汰, 而新型信息存取设备不能够100%地兼容旧档案载体, 是档案必须进行迁移或载体转换的标志。在数据迁移或载体转换初期, 应储备少量旧型档案信息存取设备, 以备迁移或载体转换时读取旧型档案载体上的信息之需。三是储备适当的新/旧信息存取设备接口转换设备。如果新型计算机系统上不再提供旧型信息存取设备也不能够读取旧型档案载体上的信息。解决这一难题的方法就是使用新/旧信息存取设备接口转换设备, 如IDE/SATA接口转换设备, 接口转换设备延长了旧型信息存取设备的生命周期。
4. 档案数据的备份与恢复策略。
美国“9.11”恐怖袭击、“5.12”汶川大地震等突发事件的发生进一步敲响了数据备份的警钟, 建立备份与恢复系统, 将数字档案信息备份并实施异地保存, 是防范天灾人祸对档案造成毁灭性打击的有效方法。一个完整的备份与恢复系统主要包括数据备份系统、备份数据处理系统和完善的灾难恢复计划。数字档案信息的备份与恢复系统要采用静态备份和同步备份相结合的方式。静态备份用于离线异地保存历史记录, 以保证历史信息的完整;同步备份用于灾难数据恢复, 包括硬盘数据恢复、网络数据恢复、数据库修复和恢复等, 以保护当前系统的所有数据。
5. 安全管理策略。
一是要加快制度建设。当前, 仅依赖通用的信息管理法律、法规还不能保障数字档案信息的安全, 要在总结国内经验教训, 借鉴国外在信息安全、数字档案管理方面的经验基础上, 建立一个有利于数字档案信息长期保存的科学、合理、严格的法律保障体系, 为我国的档案信息化建设与数字档案管理保驾护航。在法规制定中, 要注重规范性和可操作性, 管理与技术并重, 及时清理和修订现有相关法规制度, 保证制度的完整配套。二是要建立数字档案信息安全风险评估体制。要解决安全问题, 首先要发现问题, 信息安全风险评估是发现数字档案信息潜在问题的最佳工具。三是要建立数字档案信息安全标准体系。档案信息安全标准是数字档案业务管理的重要依据, 档案部门应加强网络安全防范和信息系统安全技术的研究, 制定出符合我国国情的档案信息安全标准体系。
总之, 数字档案信息的长期安全保管是一个系统工程, 也是当前数字环境下关系到档案馆生存与发展的关键问题。只有在政府部门和社会各界的支持和帮助下, 经过各级各类档案机构集思广益, 群策群力, 不断探索, 吸取借鉴传统档案保存的经验教训和研究采纳国外先进技术 (如CEA技术、数字写字板技术、元数据库技术等) , 才能真正解决好这一问题。
摘要：本文通过分析数字档案信息长期安全保存中存在的问题, 尝试提出解决问题的策略。
7会计档案保管制度 第4篇
1、会计档案是记录日常收付活动及其它经济业务并按法律保存备查的会计信息载体，必须妥善保存。
2、学校会计档案包括会计凭证、会计账簿和财务会计报告等会计核算的相关资料。
3、会计档案需按照“统一管理、齐全完整、简便易行”的原则进行管理。不得借出，如有特殊需要，经单位负责人批准可以提供查阅或者复制，并办理登记手续。
4、本年度形成的现金、银行日记账、总分类账。明细账、各种票据、财务会计报告、各种报表、代管款项的结算清单等由主办会计负责保管。
5、会计凭证是会计档案的重要组成部分。要做到装订整齐、完整、牢固、准确编号，便于查阅。
6、每年形成的会计档案，由主办会计和现金会计按照各自分工整理立卷、装订成册，并编制会计档案保管清册，暂由会计机构保管一年，期满后，应当由会计机构编制移交清册，移交学校档案室统一保管。出纳人员不得兼管会计档案。
7、记账凭证、总分类账、明细账其保管期限不得少于15年(其中现金日记账、银行日记账的保管期限不得少于25年)。会计档案保管期满后，可以按照程序销毁。保管期满但未结清的债权债务原始凭证和涉及其他未了事项的原始凭证，不得销毁，应当单独抽出立卷，保管到未了事项完结时为止。
