会计档案的收集（精选11篇）

会计档案的收集 第1篇

档案的系统性、完整性、准确性是企业强化管理、挖潜增效、维护权益的重要信息来源。档案的收集工作是档案管理的基础工作, 只有做好档案的收集工作, 才能保证档案的数量和质量, 才能有高质量的档案库藏。因此, 档案的收集在企业生产、经营、科研、基建、经营活动中的重要性和经济价值是无可替代的。要做好档案的收集工作, 须从以下几方面着手。

1 提高认识, 增强档案意识

采用多种形式, 加强《档案法》的学习、宣传力度, 转变各级领导和广大管理人员的思想观念, 严格以法办事, 增强档案意识。档案是珍贵的科学资源, 是国家宝贵的历史文化财富, 是企业进行生产、维修、改建和科技工作的重要依据和必要条件。科技活动具有继续性的特点, 任何一项科技活动都需要吸取和借鉴已有的科技成果, 档案就是继承和借鉴别人或他人科技成果所不可缺少的文献材料, 是进行技术改造、设计工作和其它科技工作的重要条件。

在科技、生产活动中, 管理好、利用好档案可以降低或节约劳动消耗, 提高经济效益。如化工四部DCP生产装置改扩建项目, 从6000吨/年到8000吨/年, 再从8000吨/年扩建到12000吨/年, 查阅了原来装置档案的有关资料, 依据原有装置的工艺和设备, 进行技术改造, 改造完成后年产量达到12000吨, 创造了可观的经济效益。加强档案重要性的宣传, 使领导和广大管理人员认识到档案对企业发展的重要性, 积极配合档案的收集归档工作。

2 完善档案管理制度, 充分发挥职能作用

市场经济是一种法制经济, 现代企业制度是一种依法规范的制度。企业管理部门要以法律手段和经济手段为主, 对档案工作实施宏观调控, 同时, 还要实行目标管理和推行业务建设的标准与规范, 提高执法监督的水平和力度。严格按照《档案法》以及各项配套的法规、规章来规范处理档案事务的行为, 加强企业内部档案制度建设, 把“依法治档”纳入“依法治厂”的轨道上来, 把企业档案工作纳入企业发展规划和生产经营目标管理活动中来, 加强档案业务基础建设, 使企业档案工作逐步走向现代化、科学化、制度化、标准化、规范化的轨道, 不断提高档案管理水平, 建立一套完整的行之有效的规章制度。我们根据《档案法》和中国石油化工公司对档案的要求, 制订了上海高桥石油化工公司的档案管理制度, 从而促进了本企业档案收集工作的开展。

3 加强档案部门的自身建设, 提高档案人员的业务素质

企业经营管理正逐步向国际接轨, 生产经营管理要求提高, 同样, 企业档案管理水平也要相应提高, 人员素质是关键, 因此, 必须建立一支忠于职守、素质较高的企业档案管理干部队伍。要深化企业档案管理干部的自身建设, 努力提高档案工作者的政治素质和专业、文化、科学技术素质。首先必须提高档案人员的思想素质, 档案工作者必须坚持党的基本路线, 对国家负责, 忠实于企业, 服从企业最高利益, 热爱本职工作, 有无私奉献精神。具备认真细致、保守秘密、吃苦耐劳、开拓创新、服务周到的职业道德。档案人员要发挥主观能动性, 改变坐、等的工作方式, 积极主动的到生产施工等部门进行档案业务指导和协助做好档案资料的收集归档工作。还必须提高档案人员的管理水平和业务素质, 不断的进行档案专业知识和现代化技术的培训, 使档案管理人员能系统地掌握档案专业知识和现代化管理知识, 更好的做好档案管理工作。重视档案管理人员的培训工作, 档案管理人员必须参加上海市档案局举办的档案干部上岗培训班, 并取得上海市档案管理岗位资格证书。不断提高档案管理人员的管理水平。通过培训提高自身素质, 更好地为企业的档案事业作出贡献。

4 注重收集工作, 加强业务指导

档案库藏是档案业务建设的基础, 是档案信息的源泉, 而丰富的档案库藏则依靠收集工作。档案的收集工作是档案部门的基础工作, 是我们开展档案工作过程的起点, 没有档案的收集工作, 档案的来源就没有保障, 也就没有健全的档案工作。这将使我们的档案工作成为无源之水、无本之木, 将直接危及我们档案部门的地位及档案工作最终目的的实现。

档案只有做到真实、全面、系统, 才有较高的使用价值, 我们在工作中十分重视抓项目工程档案过程管理, 使工程竣工档案资料与生产装置实际情况一致, 做到资料真实可靠、全面系统。工程档案是科技档案的重要组成部分, 是工程项目建设全过程的真实记录, 是全面鉴定工程质量的重要依据。它不仅在工程项目的建设、设备安装调试以及试生产中起着重要的作用, 而且在工程项目建设后的使用、生产、维修、改扩建和设备的维护、使用、检修、改造等方面都起着不可替代的作用。收集好这些工程档案, 对企业经济建设具有极其重要的意义。

档案质量的高低和档案部门的业务指导工作密不可分, 只有加强档案业务指导工作, 采取各种措施和手段, 才能确保归档档案的数量和质量。工程竣工文件的收集应与工程项目的立项、设计、施工等同步进行。档案管理人员要不断提高业务素质, 改变守株待兔的思想, 做到腿勤、口勤、手勤, 具备适应市场经济条件下做好档案工作的能力, 经常深入施工现场, 掌握文件资料的形成内容和积累规律, 有阶段性的进行业务指导。要求在每项工程建设项目签订工程合同时, 将工程档案的归档要求列入工程合同条款, 明确竣工交工资料的归档内容、归档份数和归档时间。对施工单位竣工文件的编制提供业务指导, 帮助施工单位编制竣工文件归档范围表, 确定各施工单位应归档的文件资料范围, 以此为依据收集竣工文件资料, 进行整理立卷。

在化工四部12000吨/年DCP生产装置改扩建 (一期) 项目中, 我们档案部门做了大量的工作。在签订工程建设项目合同时, 施工管理部门就将竣工交工资料的归档内容、归档份数和归档时间列入工程合同条款中, 基本确保了工程档案的归档数量。档案部门根据工程建设项目文件材料归档范围, 结合各施工单位负责的工程项目专业, 编制竣工文件归档范围表, 通过设备科转发给各施工单位, 并对施工单位竣工文件的编制提供业务指导, 提供工程建设交工文件的表式。以此为依据收集、审查竣工交工文件资料, 发现问题, 及时要求修正。确保工程竣工档案的质量, 使归档竣工档案资料系统、完整、准确。

总之, 在改革开放的新形势下, 档案工作者应转变思想观念, 改变工作作风, 不断提高自身素质, 完善档案管理制度, 注重档案收集工作, 加强档案收集过程中的业务指导, 以高昂的斗志, 踏实的工作, 为做好企业档案工作而努力奋斗。

参考文献

[1]韩波, 杨洪勋.高校档案收集中的误区及对策[J].科技情报开发与经济.2006 (04) .

[2]戚艳.信息时代档案管理现代化刍议[J].镇江高专学报.2006 (01) .

[3]李淑芳.校园网环境下档案管理模式的思考[J].兰台世界.2006 (02) .

[4]宋岩.创建民间档案馆, 传承民间文化和记忆[J].档案学研究.2011 (01) .

[5]罗宗奎, 王芳.知识产权法体系下开发利用非物质文化遗产档案的优势和基本原则[J].档案学通讯.2012 (02) .

[6]杨冬权.谈档案与文化建设—在2012年全国档案工作者年会上的讲话[J].中国档案.2012 (12) .

对档案收集的若干思考 第2篇

关键词：档案收集档案工作征集接收

档案收集工作是档案工作的基础，然而，这个基础工作在档案部门却不那么牢固，档案收集难的呼声不绝于耳。尽管有不少专家学者和档案工作者对此进行了探析。但说起档案收集难的原因，却总也离不开档案宣传力度不够，社会公众档案意识不强，等等。当然也有人认为：“新形势下随着档案收集难内容的变化，收集难的原因也发生相应变化，认为档案收集难原因有六：一是档案收藏价值已被公众认知。二是档案收集渠道多元化格局已经形成。三是档案收集的附加要求使人不易接受。四是档案收集方式的单一已难于收集到珍贵档案，五是档案收集工作缺少强有力的执法。六是对档案收集对象档案部门心中无数。”原因分析了不少，也有不少解决对策，但是，情况并没有好转。笔者认为，档案收集难只是现象，所分析的原因也只是表象，在档案收集难现象后面还有更深层次的问题，既有理论上的问题也有实践中的问题。现就此提出来与大家共同探讨。

1、“收集”概念不清晰

“收集”，按照档案管理学的说法是档案工作“六环节”或“八环节”中的第一个环节，也是最重要的环节。但是，“收集”的概念却并不清晰。吴宝康先生认为：“收集有两个方面，一方面在档案室是接收本单位各个部门按照规定手续和制度集中来的文件，在档案馆则是接收各单位档案室集中来的档案：另一方面是向各方面广泛搜集零散的文件。”陈兆禊、和宝荣、王英玮主编的《档案管理学基础》(2005年第三版)认为：“所谓档案的收集，就是按照档案形成的规律，把分散的文件接收、征集、集中起来。”邓绍兴、陈智为主编的《档案管理学》(2005年版修订本)认为：“档案的收集是指接收与征集档案及有关文献的活动。”《档案学词典》认为：档案收集是“档案馆(室)通过制度接收和征集等方法，将分散在各个方面的档案集中保存的工作”。《中国大百科全书，图书馆学情报学档案学》认为：档案收集是“档案馆(室)取得和积累档案及有关资料的一项工作，是档案管理工作的重要环节。其主要手段有接收、征集和寄存三种形式。”陈兆祦等主编的《档案工作全书》认为：“档案的收集，又称收集工作，即档案管理机构按照制度规定将应保存的档案收进档案室或档案馆的工作。”“收集工作从工作方式和手段的性质上可分为接收与征集(搜集)两种方式。”以上对“收集”一词的解释，有把“收集”作为一个词的，有把它作为“接收”和“搜集”两词合一的，有把它作为“接收”和“征集”两词合一的，还有把它作为“接收、征集、集中”三词合一的，有把“收集”的工作方式和手段的性质上分为接收与征集(搜集)两种方式的。也有从手段上分为接收、征集和寄存三种形式的。《中华人民共和国档案法》(以下简称《档案法》)第一条规定：“为了加强对档案的管理和收集、整理工作，有效地保护和利用档案，为社会主义现代化建设服务，制定本法。”第八条规定：“中央和县级以上地方各级各类档案馆，是集中管理档案的文化事业机构。负责接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范围内的档案。”《档案法》则将“收集”与“接收”并列。从以上所述可以看出“收集”的概念是相当混乱。“收集”概念的混乱，对档案收集工作有没有影响呢?笔者认为是有影响的。《现代汉语词典》对“收集”的解释：“使聚集在一起”。对“接收”的解释：1、收受：2、根据法令把机构、财产等拿过来；3，接纳。对“征集”的解释：1、用公告或口头询问的方式收集；2、征募。从《现代汉语词典》对这几个词语的解释看。“收集”与“接收”是有差异的，除了它们的差异外，“收集”含有主动的意思，而“接收”则含有更多的被动成分。“征集”则是“收集”的一种方式。接收“是档案馆(室)取得和积累档案的主渠道。”征集“是档案馆取得和积累档案史料的必要补充渠道。”对于档案积累的主渠道“接收”来说，对“接收”的理解直接影响到档案的收集。对于含有更多的被动成分的“接收”，不能说档案部门在接收档案中都是理解为被动，而被动地做这项工作，也不能否认许多档案部门都积极主动地开展接收档案工作。但是，也不能否认有相当一部分档案部门却是在被动地做这项工作，甚至有意借口推托，否则就不会有那么多的收集难的声音。至于是不是由于受“接收”有被动意思的影响而使一些档案部门有被动的观念，使档案收集工作难做，不好下结论。但是，“收集”概念的混乱，肯定对档案收集工作有影响，如何规范档案“收集”概念是值得理论界研究的问题。

2、档案收集对象不明确

如果要问：档案收集的对象是什么?可能会立刻回答：是档案!这有什么疑问?!然而，问题并没有这么简单。陈兆祦、和宝荣、王英玮主编的《档案管理学基础》(2005年第三版)认为：“档案收集工作的内容主要包括三个方面：1、对本单位需要归档文件的接收工作。2、对各现行机关和撤销机关具有长久保存价值的档案的集中和接收工作。3、对历史档案的接收和征集工作。”“需要归档文件”是收集的对象吗?是档案吗?对后两种情况，下面再述。邓绍兴、陈智为主编的《档案管理学》(2005年版修订本)中说到：“一个机关或单位应在严格的归档制度保证下，将本单位文件处理部门及其他业务部门所形成的、属于归档范围的文件，及时、系统地接收入室”。“属于归档范围的文件”是收集的对象吗?是档案吗?《档案法》第十条规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或者档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”“应当立卷归档的材料”是收集的对象吗?是档案吗?下面就以陈兆祦、和宝荣、王英玮主编的《档案管理学基础》(2005年第三版)中的观点为例做一下探讨。关于什么是档案，陈兆裎等主编的《档案管理学基础》认为：“档案是保存备查的文件”，“文件作为档案保存是有条件的。不是一切文件全都需要和可能成为档案。文件作为档案保存一般需要具备三个条件：1、办理完毕(或叫处理完毕)的文件才能作为档案保存。”“2、对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的现行文件，才有必要作为档案保存。”“3、按照一定规律保存起来的文件，才能最后成为档案。”“归档和保存，是人们自觉地积累和留存档案的重要程序和条件，从一定意义上说，也是现行文件或半现行文件成为档案的一般标志。”“档案就是由具有保存价值的文件构成的有机体。”这就是说文件经过立卷归档整理后才是档案，而没有经过立卷归档整理的文件则不是档案。用这一观点看“需要归档文件”、“属于归档范围的文件”、“应当

立卷归档的材料”都不是档案，也就是说这些都不是档案收集的对象。而对历史档案则又另有标准，“在征集失散的历史档案时，”“常常发现一些历史档案。如布告、文件原本或副本、记录、手稿等。”这些“布告、文件原本或副本、记录、手稿”显然没有经过立卷归档整理。怎么就成了档案了呢?

再来看实践中接收的是什么档案。不知是为了与理论上说的档案形成的三个条件相适应，设计了文书(业务)部门立卷归档整理的制度，由文书(业务)部门来完成文件的立卷归档整理，还是由于有文书(业务)部门立卷归档整理的实践，而后总结出档案形成的三个条件?按照制度设计，文件的立卷归档整理由文书(业务)部门来完成，然后把立卷归档整理好的文件，也就是档案移交给档案室。文书(业务)部门立卷的制度推行了50年，但是，效果并不理想，现实中存在着大量的档案室立卷的现象，据“调查了解在市(地)、县直立档单位中基本上都是档案室立卷，在省直立档单位中也有一半以上的单位是档案室立卷。”专家们也不得不承认“有相当多的单位由于各种原因推行不力，致使每年归档立卷成了单位档案部门的一项繁重而主要的工作，立卷工作占用了档案部门大量的时间和精力。”在这种情况下，你说档案室接收的是文件?还是档案呢?在档案室立卷大量存在的情况下，要求必须接收文书(业务)部门立卷归档整理好的档案，你说难不难呢?

对档案馆接收的档案来说，这种档案就不仅仅是符合档案形成的三个条件由文书(业务)部门立卷归档整理好的文件了。《档案馆工作通则》第八条规定了“档案馆接收档案的要求和手续”，明确提出“进馆档案应保持全宗的完整性，并按规定整理好。”还要求“立档单位编制的组织沿革、全宗介绍和有关检索工具应随档案一起接收。”因此，档案馆在接收档案时大部分都有对整理档案的质量要求，大都制定有《档案馆接收档案的规定》。对接收进馆的档案要求要按照馆藏档案管理的要求整理好。要求整理档案的所谓质量标准非常细，卷盒、案卷封面、卷内目录、备考表一应俱全，所有项目要逐项按规定填写清楚，缺一不可。凡是没有按照档案馆接收档案规范质量要求整理的档案不接。这种档案规范倒是规范了质量高了“纯”了。只是这种档案将许多档案都排斥在外了。也致使一些单位一听这样的要求，就以种种借口拖延不交。档案馆对行政机关还可以以行政手段来解决，但是对其他单位或组织就不灵了，使档案馆感觉接收这些单位或组织的档案难了。也有一些档案馆为了减少进馆后的整理工作量，坚持只接收所谓的质量高的“纯”档案，对那些不符合其质量要求的档案不承认是档案而拒绝接收。“难怪有人把这些要求戏称‘宁肯千家(指立档单位)辛苦，不让一家(指档案馆)受累。”在这种“纯”档案观念支配下的一些档案馆，在接收撤并单位档案和征集历史档案中就显得更难了。大部分撤并单位的档案都整理的不符合进馆档案的规范，档案馆要求这些撤并单位的档案必须整理的符合进馆规范才接收。而撤并单位已经撤并，没有人再去整理，自然就形成了接收难。对于征集历史档案，那些所说的在中华人民共和国成立前，各机关、团体、部队、学校、企业、事业单位以及著名人物在社会活动中形成的历史档案，散存在社会上的基本上都是没有经过整理的，经过整理并达到进馆规范的“纯”档案就根本没有。也就是说这些收集的对象都是以零散的文件材料形式存在的，它们既不是符合档案形成三个条件的档案，更不是达到进馆规范的“纯”档案。如果要收集这些档案还要投入大量的人力物力去收集整理，有多少档案馆会自愿地去做呢?收集历史档案难是不是也在情理之中呢?这里同时也给理论界提出了一个究竟什么是档案的问题。

3、档案收集法规不健全

3.1收集范围方面。档案馆(室)收集档案要依法进行，收集的档案应该是《档案法》所规定的档案范围。尽管《档案法》第二条规定了范围：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”《档案法实施办法》进一步规定：“对国家和社会有保存价值的档案，属于国家所有的，由国家档案局会同有关部门确定具体范围；属于集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的，由省、自治区、直辖市人民政府档案行政管理部门征得国家档案局同意后确定具体范围。”但是，这一标准太抽象，至今国家和绝大部分省、自治区、直辖市都没有划定具体的档案范围。使在档案收集工作中不知道哪些是收集的范围，而无法依法进行档案收集。增加了档案收集工作的难度。

对于档案馆收集档案范围，虽然有1983年6月26日国家档案局颁布的《档案馆工作通则》和1986年2月7日国家档案局颁布的《各级国家档案馆收集档案范围的规定》，但是，这两个规定都是在《档案法》实施以前颁布的，有许多内容是与《档案法》相抵触，不适应社会主义市场经济体制的。与《档案法》相配套和与社会主义市场经济体制相适应的《档案馆工作通则》和《各级国家档案馆收集档案范围的规定》则始终未出台。这恐怕也是档案收集工作难做的原因吧?

3.2档案执法方面。尽管《档案法》规定：“违反本法第十条、第十一条规定，不按规定归档或者不按期移交档案的”，《档案法实施办法》规定：“将公务活动中形成的应当归档的文件、资料据为已有，拒绝交档案机构、档案工作人员归档的；”“拒不按照国家规定向国家档案馆移交档案的；”要给予处罚，但是，档案执法的执行力度或者说配套法规不健全，使得在档案收集问题上，根本见不到一例因拒交档案或拒绝档案馆向其征集档案，而被档案部门依法处理的案例。可见在档案收集上，原则上有法可依，具体实施时却无章可循。当然，这里也有法定档案范围不明确的原因。

4、档案收集工作考核标准太笼统

谈档案收集工作的要求 第3篇

1 收集工作必须抓住重点

在档案的接收和征集过程中, 应注意收集对经济建设、文化建设和科学研究等方面具有长远利用价值的文件。就一个机关档案室而言, 应注意重点收集反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件;要注意重点收集本单位在开展工作、进行生产活动、总结经验等方面经常要查考的文件。这个问题不抓紧, 往往会造成档案的残缺不全。

就一个机关档案室而言, 要将相关文件收集齐全并不是一件非常困难的事, 关键是如何确定哪些文件反映了或者没有反映本单位的主要职能活动和基本历史面貌。在一个单位里面, 能够反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的文件, 主要应该是本单位产生的文件, 即以本单位为作者的文件。因此, 本单位的发文和内部文件是机关档案室档案收集工作的重点。但是, 为了保证本单位档案的完整, 为了充分体现本单位在社会中的地位, 机关档案室也应注意收集一部分本单位的收文。对各单位的来文, 机关档案室主要应收集那与本单位最直接的有关单位, 即与本单位行政距离最接近的单位的文件, 如本单位直属的上、下级单位的文件。这些单位的文件, 能最直接地反映本单位与外界的联系及社会关系, 而某些属于普发性的收文, 则一般不必归档。

在机关档案室的收集工作中, 档案人员还应针对文件的不同稿本制定不同的收集策略。根据文件稿本的可靠程度, 一般可分为草稿、定稿、正本、副本和存本等。

草稿, 是文件作者在文件酝酿和起草阶段形成的最初稿本。它反映了文件形成的初级阶段, 主要供讨论、修改和审批使用。草稿不具备文件的正式效用, 因此, 草稿一般不必归档。大部分的文件仅有一次草稿, 经领导签署后即转化为定稿。也有些文件由于经过反复修改讨论, 往往会形成多次草稿。对这一类草稿, 我们必须持慎重的态度, 应认真分析历次草稿的意义和价值。对某些重要的文件, 允许保留那些能够反映人们对相关问题认识深化过程的历次草稿。

定稿, 也称原稿、原本、底稿和签发稿等。定稿是经过修改审阅, 由单位领导人审定、签发或会议正式讨论通过的最后完成和生效的标准稿本。定稿的产生标志着文件酝酿阶段的全部结束, 其最大限度地体现了文件作者的思想和意图。定稿是文件的标准稿本, 是制作、校订和考核正本的惟一依据。定稿一般由经过签批的草稿转化而来。凡是归档的文件, 必须保存定稿。

正本, 是根据已经签批的定稿印制或缮写的, 具有法定的实际效用的正式文本。其主要供对外发出和贯彻执行使用。正本具有规定的格式, 有单位负责人的签署或发文单位的印章, 具有法律的效用。在实际工作中, 正本是受文者行为的依据, 因此, 对有关的正本应归档保存。

副本, 也称抄本。是根据定稿或正本制作的文件稿本。其内容和形式与正本相同, 主要用于抄送周知, 参考备查。副本一般不必归档。

存本, 是发文单位留存备查的印刷本。是正本的样本。当文件制作完成后, 文件作者往往会从中抽取若千份样本保存备查。存本巳失去了对外发出的特征, 被作者留存下来作为与定稿相对照和检查正本文件发出后是否达到预期目的之用。当发生疑问时, 将存本与定稿核对以分清内部责任, 将存本与正本核对以分清外部责任。发文单位一般将存本与定稿一起归档。

因此, 在档案收集过程中, 我们应对文件的不同文本进行分析, 以便对相关文本作出恰当的处理。

2 档案收集是档案工作的起点

档案的收集工作为整个档案工作的开展提供了实际的物质对象, 成为档案工作的起点。长期的档案工作实践证明, 没有档案的接收与征集, 就没有档案工作;没有完整的、不断的档案接收与征集, 就没有健全的、持久的档案工作。档案的收集工作是适应了社会的各个组成单位大量产生档案, 而又不便于长期保存档案这样一种因客观需要而产生和服务于社会的。如果没有档案的接收与征集, 就不能解决文件形成时的分散性和人们利用档案时所要求的集中性之间的矛盾;就不能解决文件既为现时需要服务, 又为日后查考需要服务的矛盾。因此, 档案收集就成为档案工作的首要环节, 也是档案部门其他各项工作的前提。档案工作是从收集起家的, 收集工作为档案工作的其他业务环节提供了物质基础和实际工作的对象。没有档案的收集, 档案工作的其他环节也就无从谈起。

3 收集工作必须遵循档案的形成规律和发挥作用的规律

在档案收集中, 应注意研究和掌握档案的形成规律和发挥作用的规律。不能将档案形成部门尚在经常使用的文件过早地集中到档案馆内, 更不能把档案集中到很不方便的地方, 影响档案形成部门的现时利用;但也不能忽略整体的需要, 把档案老是留在形成部门。因此, 在档案收集过程中, 应将文件先在形成部门保存一段时间, 以便于形成部门的近期利用;然后再将其集中到机关档案室, 以便于整个单位的利用;最后再将需要长远保存的档案向档案馆移交, 以便社会对档案的利用。总之, 要使各种类型的档案都得到科学的、合理的归宿, 使档案的作用得以充分的发挥, 使局部和整体、当前与长远的利用需要都得以兼顾, 最终达到使国家的历史文化财富既得到最安全的保护, 又得到最充分的利用。

4 收集工作必须控制档案的接收范围

档案收集工作具有严格的范围限定。就某一机关档案室而言, 其只能收集在本单位活动中所形成的档案;就某一档案馆而言, 其只能收集在法定的接收范围内的档案和有关的资料。馆藏档案的丰富性, 具有数量和质量上的统一要求。没有足够数量的档案, 当然谈不上馆藏的丰富;但是, 如果不顾质量地大肆收罗, 那么, 即使是“汗牛充栋”, 也谈不上馆藏的丰富, 反而会影响有价值档案的利用。因此, 必须注意不要人为地扩大档案的接收范围。

5 收集工作必须保持全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性

在档案收集过程中, 必须注意一个全宗档案的不可分散性, 应全力保持其完整。保证一个全宗档案的完整, 是档案管理中的一条原则, 也是整个档案管理工作中的一个核心问题。同时, 还要注意有密切联系的全宗之间的群体关系, 即保持全宗群的相对完整性, 以便于档案的宏观管理。只有首先在档案收集工作中贯彻了全宗的不可分散性和全宗群的相对完整性, 才有条件在以后的环节中实现按全宗管理。因此, 一个全宗的档案只能向一个档案馆移交, 一个全宗群的档案也只能进一个档案馆。不允许对一个全宗的档案进行人为地分割, 也不允许将一个全宗群的档案随意地分散到不同的档案馆。

6 收集工作必须加强馆外调査和统筹安排

在档案收集工作中, 必须注意做好调查研究土作, 及时掌握文件在档案馆外的分散情况, 国外将这项工作称为“馆外文件监督”。通过调查研究, 可以根据馆外文件的不同情况采取不同的方法恰当地进行处理, 以便从全局出发来统筹兼顾。如发现某些单位的档案整理科学, 保管条件较好, 利用频繁, 对这部分档案就可以考虑推迟进馆时间;而当发现某些单位的档案保管条件较差, 损坏现象严重, 且有可能继续恶化, 那么就应将这部分档案提早进馆, 以维护档案的完整与安全。

7 收集工作必须贯彻档案工作的标准化

档案管理现代化, 是提高档案工作水平的有效途径和发展方向, 而档案工作标准化, 乃是档案管理现代化的基础。所谓档案工作标准化, 是指在档案管理实践中, 对重复性事物和概念通过制订、发布和实施标准, 达到统一, 以获得最佳秩序和社会效益。即对档案工作中的管理原则和技术方法等, 按照规范化的要求统一起来。这在国际范围内, 已经形成了包括图书、档案和情报资料在内的文献工作标准化的必然趋势。档案收集工作是确保档案工作标准化的首要环节, 在收集过程中就注意贯彻标准化的原则。档案部门应严格按照国家和行业主管部门制定的有关标准, 对归档文件进行严格检查。根据目前情况和现有经验, 应注意以下几方面的标准化工作:在接收案卷的质量方面要求规范化;在案卷封面的规格上要求标准化;在案卷的编目上要求规范化;在文件的规格上要做到标准化;在文件的结构方面要做到科学化;在文件的载体、书写材料、书写规则等方面都应有统一的标准。

档案工作人员不仅要在档案收集工作中坚持标准化的原则, 同时要注意做好宣传工作, 尤其要同文书部门搞好协作, 从形成文件时就开始注意标准化的问题, 并且自上而下地采取一系列的行政措施, 保证标准化工作的实施。

档案收集是实行档案集中统一管理原则的重要内容和首要措施。我国档案工作的一个主要特点就是实行档案的集中统一管理。只有将相关的档案集中到各有关机关档案室和档案馆, 才能进行积极有效的统一管理。而这项工作的具体实现, 只有通过对档案的接收和征集。每个单位的文件通过接收集中到机关档案室, 然后再通过档案的接收集中到各档案馆, 以形成统一的档案保管基地, 便于实行统一的科学管理。

参考文献

[1]马素萍.论档案管理的原则[J].档案学通讯, 2005, 2.

档案袋内容的收集 第4篇

1）每期收集自己写作的最满意的一篇文章，包括构思、草稿、初稿、笔记等原始材料和最终的定稿等5类材料，以及自己创作过程的记录和反思；

2）每期展现学生自己写作不同类型文章的能力的小说片段、报告片段、信息片段、资源片段，或者有关当前事件的论文，这些片段应该包括“叙述”和“解释”方面的内容； 3）阅读的课外书籍的目录，并有读书笔记或心得体会等； 4）自己受到表扬或者获奖的作品。2.数学、物理、化学、生物

在对综合应用部分进行评价时，学生可以利用成长记录袋收集以下资料，以反映自己的探索过程与取得的进步：

1）在日常生活中发现的数学、物理、化学、生物问题； 2）收集的有关资料； 3）解决问题的方案和过程；

4）活动报告或数学、物理、化学、生物小论文； 5）解决问题的反思。

也就是说学生在学习档案中要收录数学、物理、化学、生物学习的重要资料，如遇到的疑难问题及其解答，在探究活动中最出色的表现，被否定过的观点，通过努力最后解决的难题，设计巧妙的小制作，优秀的小论文，典型的作业，学习中的观察记录等。同时提倡用记录卡片的形式记录学生学习的情况。3.英语

1)每期一篇自己最好的书法练习、一份自己最好的作业、一系列自己收集的英语新单词、英语资料等，以及自己收集的理由说明；

2)每期一份自己最好的测验试卷，并有自己所做的评分或反思记录；

3)每期自己制作的一些单词卡、语法卡、功能项目卡，以及制作的设想记录； 4)每期自己的一份写作，或者自己办的一份手抄报。并有自己创作感受的记录； 5）单元话题为总任务的完成任务评价表，它包括学生的自己评价、自我反思、小组互评和教师评价；

6)阅读的课外书籍的目录，并有故事主题的说明或读书摘要等；

有条件的还可以包括：

7)录音（自己讲述简单的小故事、背诵英语小诗或歌谣、唱英语歌曲……）内容。4.政治、历史

1）个人的政治、历史学习作品；

2）收集的和政治、历史学习有关并能反映学生成就的材料； 3）活动报告或小论文，心得体会；

论我国档案收集工作的范围 第5篇

关键词：大档案；归档范围；档案收集

Abstract： The so-called concept of large archives in our country is unsuitable to solve the problem of archives collection. The range of filing and the range of archives collection are two different concepts， and understanding the relationship between two things is the key to do a good job of archives collection.

Keyword：Large archives；The range of filing；Archives Collection

一般认为，“档案的收集工作，就是按照法律、法规的规定，通过例行的接收制度和专门征集的办法，把分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各级各类档案保管机构”。[1]

由此看来，档案收集工作的主体是档案保管机构，收集的对象是档案——是分散在各组织、个人手中和散失在其他地方的档案。而实际上，目前各级各类档案保管机构保存的不仅有一般意义上的档案，还有各种历史资料、图书报刊，以及礼品、文物、奖状、奖杯、样品和标本等实物。既有一般意义上的档案，又有实物，这怎么解释呢？但“大档案”概念的提出者和倡导者认为其实很好办，有了“大档案”概念，此类问题迎刃而解。

1 对“大档案”概念的理解及分析

关于“大档案”概念的含义，有人认为：“可以说，只要具有历史价值，能够记载历史信息，反映历史面貌的不论是实物、文字、影像、数字等各种信息都是档案。”[2]

也许这个不是严格的档案定义，但至少体现了“大档案”概念的基本含义，目的是把一般不认为是档案的东西（诸如各种历史资料、图书报刊，以及礼品、文物、奖状、奖杯、样品和标本等实物）放进“大档案”的框架里。

我们认为出发点是好的，这样做有其好处：如此一来，可以将档案保管机构的收集范围和档案收集工作的范围画等号，也就是说，档案保管机构收集进来的全都是档案，或者通俗地说，就可以突破归档范围的要求，“一是档案资料的来源上，不限于规定的范围，不限于规定的机关、企事业单位，要拓展到全社会”；[3]二是要将传统概念中不是“档案”的那些珍品档案（如各县市的志书、历史文物、珍贵实物）等囊括进来，因为“这些东西不要说在当时，现在也不在我们的归档范围之中，它恰恰成了宝贝”。[4]

的确，“拘泥于归档范围限制，是档案部门错失许多档案资源的制度根源”。[5]但由于“归档范围”，其出发点是档案，也就是说“归档范围”要求归档的一定是档案，因此，我们就需要审视一下这个“大档案”概念。

其问题如下：

其一，定义中没有明确“记载”的方式是否人工记录方式。因此诸如样品、标本等此类物品也作为档案看待，会产生弊端。这是最大的问题。如果明确“记载”的方式是人工记录方式，那么所有通过文字、影像、数字等方式记录下来的各种原始的信息记录（也都是各种实物）都是档案。

其二，定义混淆了实物、文字、影像、数字等概念与信息的关系。实物、文字、影像、数字等既不是各种信息，也不是相同属性的事物。实物是信息载体，文字、影像、数字等是信息记录方式，而档案是信息和载体的统一体——信息源。

“大档案”概念是档案学研究中用概念代替理念的又一例证，“大档案”作为一种理念是非常美好的，但作为一个概念却存在诸多不妥，最终会弄巧成拙。正如有学者指出的那样，“‘大档案的提法，我个人认为也许并不科学，因为我们事实上从来没有否认原来没有保存在国家综合性档案馆之中的档案不是档案，也没有对应的‘小档案的提法，现在只不过是对国家综合性档案馆拓宽档案资源建设渠道展现新举措的一个形象化提法”。[6]

所以，我们不认同“大档案”概念，我们更倾向于这样的概念：“档案是社会组织或个人在社会活动中直接形成，保存备查的各种形式和载体的数据、信息和知识的记录。”[7]

但问题是，这样一来，“大档案”概念带来的好处是否就丧失了？为了回答这个问题，下面我们就进一步对“归档范围”和档案收集工作的范围分别进行分析。

2 对“归档范围”的认识和理解

严格说来，按照现有教材说法，所谓“归档范围”，是针对单位内文件的归档而言，归档后文件就是档案，即“各单位在工作活动中不断产生的文件，处理完毕以后，经由文书部门或文件工作人员整理，定期移交给档案室集中保存，称为‘归档”。[8]需要注意的是，《档案管理学》教材中所说的“档案”主要是指文书档案，当然，也可以推及一般意义上的档案。

也就是说，文件归档是文件管理部门的任务，而不是档案室的任务，更不是档案馆的任务；档案馆对档案的收集不叫归档，相应地，收集范围称为“档案馆档案收集的范围”而不叫“归档范围”。所以，通常《档案管理学》教材对“归档范围”的理解是：

第一，单位内文件的归档是档案室档案的主要来源。凡是本单位工作活动中办理完毕的具有保存价值的各种文件，均应归档。

第二，单位内文件的归档只是档案室档案的主要来源，而不是全部来源，因为档案室收集工作的方式不仅是定期接收，还有不定期收集，以及征集、征购等方式。

第三，档案室收集工作的对象也不仅是本单位的文书文件，还有其他单位的、其他文件。

第四，“归档范围”并不等同于档案室收集工作的范围，因为还有其他一些历史资料、实物等不在此列。

如此看来，这样的“归档范围”太狭窄，应该拓展，但前提是归档的应该是档案。有人提出可以将归档文件的最终归宿拓展至所有档案保管机构，而不仅仅是档案室。我们认为这样虽然有一定的好处，但由于“归档”本身的含义就是针对文件管理部门的工作而言，有其特指性，所以不宜拓展至档案馆等其他档案保管机构。所以可以作的拓展是，在一个单位内，只要具有一定的保存价值的文件，均应当列入本单位的归档范围。从理论上讲，只要“办理（或处理）完毕”后仍继续具有保存价值的文件，则不管应该保存1年或者1个月甚至于保存1天，都可以列入“归档范围”。

从实践层面上看，就一个单位而言，拓展“归档范围”可以有两种途径：一是将处于归档范围边界之间徘徊的文件列入归档范围。无论是在理论上，还是在实际工作中，归档与否的界限都是模糊的。而且在实际工作当中，人们往往会忽略这部分文件，不将其列入归档范围。对处在模糊地带的文件，可以这么处置，只要具有一定保存价值的文件，不管其保存价值大小，保管期限长短，均应当列入归档范围。这是拓展“归档范围”最有效、最直观的方法，因为“归档范围”的外围得到了适当扩大。当然，“归档范围”的拓展不是无限度的，不能将原本属于不归档范围的、无保存价值的文件纳入归档文件之列，这是拓展“归档范围”的底线。这个底线不能突破，只有这样才能确保所归档的都是档案，而不是其他。

二是明确具有一定保存价值，但又达不到3年、5年或10年等定期保存的文件统一划为10年保管期。在现实的档案工作中，由于需要考虑到档案室室藏档案膨胀的压力、库房吃紧等因素的影响，对保存价值相对较小、保管期限较短的文件不太注重归档保存。无论是以前被划分为短期的档案，还是现在判定为10年定期保存的档案，在整体室藏档案资源中所占的比重是非常小的。倘若想在现有的“归档范围”内寻求归档文件数量的增长、规模的扩大，只能多归档一些以往我们通常所忽视的具有一定保存价值，但又达不到3年、5年或10年等定期保存的文件，确保此类文件全部归档。

通过上述分析发现，无论“归档范围”如何拓展，都无法给档案室室藏档案结构及其整体质量带来根本性的变化。归档文件待挖掘的空间十分狭小，仅限于保存价值较小、保管期限较短的那小部分文件。而且，这部分文件最多只在档案室定期保存10年，更谈不上以后会进入档案馆丰富馆藏资源。如此一来，可能出现的问题会多过带来的好处。归档文件数量、室藏档案数量是增加了，但增加的只是在保管期限中最短的那一个档期，也就是10年这一档期。将不到10年保管期，或者只有一两年保存价值，甚至处在归档边界徘徊的文件统统划归为10年定期保存，确实有诸多不妥之处。但是按照现行的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》最短的保管期限就是10年，并无1、2、3年可选择，也就是只要被列入“归档范围”最短也要作10年定期保存，而且由档案室集中统一管理。然而，现有的条件往往又不允许我们这么做，因为要考虑到库房的压力以及后续繁杂的鉴定销毁工作。由此，我们不难理解在实际工作当中为什么一些具有短期保存价值的文件通常被忽视对其进行归档，甚至故意不归档。从这个角度上来说，经过长期实践重新修订的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》更贴近实际，并优化了室藏档案资源。总之，试图通过拓展“归档范围”来丰富和优化室藏档案资源的做法，其作用非常有限，也很难有成效。

3 对档案收集工作范围的认识和理解

如果说“归档范围”再怎么拓展也不能突破档案概念和“本单位”范围的话，那可以考虑对档案收集工作范围的拓展，一是档案保管机构的收集范围的拓展，不仅收集档案，而且收集有参考价值的历史文物、各种实物等，作为档案资源的重要补充；二是档案收集工作的主体从现有档案保管机构拓展到各种新型保管机构，再拓展到全社会各组织和个人，而档案收集工作的来源也从原来规定的相关机构、组织拓展到全社会各组织和个人。

档案室的收集范围比“归档范围”更广，突破了时间和空间的双重限制。时间上不再拘泥于归档时间的限制，除了定期接收，还有不定期的接收、征集或征购等灵活方式。空间上可以不限于本单位的归档文件，也可以是外单位形成对本单位有查考利用价值的文件，还可以突破档案概念收集历史资料、图书期刊、文物、实物等作为室藏档案资源的重要补充。

档案馆的收集范围可以分为档案馆档案的收集范围和对相关资料的收集，而档案馆档案的收集范围又可以分为各级国家综合档案馆档案的收集范围和部门、专门、企事业单位档案馆档案的收集范围。按照《档案馆工作通则》和《各级各类档案馆收集档案范围的规定》的规定，各级国家综合档案馆档案收集的范围是：一是接收本级各机关、团体及所属单位具有长久保存价值的档案；二是接收撤销机关、团体的档案；三是接收各种历史档案。各级专门档案馆，收集本行政区内某一专门领域或特定载体形态的专门档案或档案副本；部门、企事业单位档案馆负责收集本部门、本单位及其直属单位形成的档案。为确保国家综合档案馆在国家档案资源体系建设中的主导地位和档案资源的优化配置，在划定各类专门、专业性档案馆收集档案具体范围的基础上，同时还明确了应当由各类专门、专业性档案馆向国家综合档案馆移交应由国家综合档案馆接收保管档案的具体内容。

可以说我国以国家综合档案馆为主导的档案馆网已经遍布全国各地，并且涵盖各行各业，其档案收集范围也相对比较全面，能覆盖的领域也已尽量列入收集范围。目前存在的主要问题：一是相当一部分涉及民生、关乎百姓利益的档案分散在各类专门、专业性档案馆保存，档案聚集程度不高。二是具体到各类档案馆，尤其是国家综合档案馆还存在档案收集范围上的欠缺，档案馆之间档案资源分配不太合理，在一定程度上削弱了国家综合档案馆在国家档案资源体系建设中的主导地位。其实，很多时候倡导的“扩大档案馆档案收集范围”主要是针对国家综合档案馆来说的，要求国家综合档案馆的收集范围应该更广一些，突出其馆藏的综合性。比如，国家综合档案馆有选择地接收各类专门、专业性档案馆的档案，有条件的地方甚至可以“多档合一”集中统一管理，等等，都是国家综合档案馆拓宽档案资源建设的渠道。此外，各级国家综合档案馆以及各类专门、专业性档案馆还可以向社会和个人收集、征集、征购相关资料、历史文物、实物等作为馆藏档案资源的有益补充。虽然档案馆对非档案资料的收集不属于档案馆档案收集范围，却是档案馆的收集范围，同时也是档案收集工作的范围。需要强调的是，在拓展档案馆的收集范围的同时，我们认为应该更严格各级国家综合档案馆档案收集的范围，即接收本级各机关、团体及所属单位的档案应明确为“具有永久保存价值”而非“具有长久保存价值”（具体理由在系列论文之二当中论述）。

一般认为，文件中心是一种社会化、集约化和专业化的档案管理机构，它的设置一般不像档案室一样隶属于某一个文件形成单位，而是按地区、按系统建立的介于文件形成单位和地方综合档案馆之间的一种过渡性档案管理机构。[9]文件中心作为过渡性的档案保管机构，接收保管的文件属原形成单位所有。主要职能是接收形成单位的文件，一般保持原来的顺序和标记，并存储进文件中心，只供原形成单位使用。其所保管的文件、档案属性与档案室的相似，但文件中心接收文件、档案的范围不限于某一文件形成单位，而通常是以某一地区、某一系统的所有文件形成单位为接收对象，文件保存达到进馆年限后，移交到相应的国家综合档案馆。在这一过程中，文件中心相对比较被动，尤其是商业性文件中心，文件收集范围的完整性和齐全性主要取决于形成单位。

档案托管机构又称为档案寄存中心、档案托管中心，是市场经济条件下产生的专门为各类企业、社会组织以及个人提供文件与档案寄存、托管等有偿性服务的机构。档案寄存、托管的主要来源是无档案保管条件的企业、社会团体、个人等。由于市场尚未成熟，这方面的需求也没有被充分挖掘出来，这类档案托管机构只是零星分布，所接收、保管的档案资源也比较单一、无法形成规模。

除此之外，我们认为，我国档案收集工作范围不只是局限于各级各类档案保管机构的收集范围，还应拓展档案收集工作的主体和档案收集工作的来源。

档案工作与档案事业发展到今天，档案收集工作的主体也已从原来的档案保管机构逐渐拓展到全社会各组织和个人。以往我们主要强调档案收集工作的主体是各种档案保管机构，以各级国家综合档案馆为主导，同时兼顾各类专门、专业性档案馆主体地位的模式在档案收集工作中长期发挥着不可替代的作用。但我们也应看到，这主要针对的是纳入国家控制体系之下的国有档案，而私有档案以及相当一部分的集体档案等非国有档案则游离于国家设立的档案保管机构的大门之外。非国有档案长期以来得不到有效监管，生存状况堪忧。随着这些问题的日益突出，“藏档于民”的思想逐渐得到传播和落实。于是，档案收集工作的主体正悄悄地向社会各组织和个人拓展。尤其是对非国有档案而言，“藏档于民”更有利于其价值的充分实现。比如，我们正在逐步构建的农村档案、社区档案、家庭档案以及一些地方出现的私人档案馆，正是档案收集工作的主体从特定的档案保管机构向全社会各组织和个人拓展的具体表现。

档案收集工作的来源也从原来规定的相关机构、组织拓展到全社会各组织和个人。行政机关、企业单位、事业单位曾被视为档案收集工作的特定来源，然而随着档案收集工作主体和收集范围的不断拓展，这样的状况将逐渐被打破。档案馆除了与相关机构和组织继续保持原有的、稳定的档案交接关系外，还应向社会和个人征集、征购一些对国家和社会有保存价值的档案或其他资料，包括历史文物、有价值的实物，等等。另外，随着国家对农村档案工作、社区档案工作、家庭档案工作的推进，大大突破了以往人们对档案收集工作的来源的认识。档案收集工作的来源既有规定的行政机关、企业单位、事业单位，也可以是全社会各组织和个人。

参考文献：

[1][7][8]陈兆祦，和宝荣，王英玮.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，2005：66，10，72.

[2][3][4][5]王国振.解放思想 求实创新为建设档案强国作出贡献[J].档案管理，2012（6）.

[6]潘连根，刘东斌.关于“大文件”概念的辨析[J].档案管理，2008（5）.

[9]冯惠玲，张辑哲.档案学概论[M].北京：中国人民大学出版社，2006： 94.

浅析干部档案材料的收集 第6篇

一、干部档案材料收集的来源

干部档案材料, 是形成于有关部门和个人的实际工作中, 搞清干部档案的材料来源, 知道从哪收集哪些方面的内容, 是做好收集工作的重要前提。从收集来源看, 一是通过干部的工作单位及其主管单位的组织、人事部门收集关于干部履历变化、考核考绩、培训、工资、出国情况、职称、学位、职务任免、政治历史审查 (复查) 、确定参加革命时间、离、退休等方面的材料。二是通过干部所在党、团组织和政府有关部门、收集关于干部入党、入团、退党退团, 党员干部鉴定、中共党员登记表、党内外的奖励材料等。三是通过纪律检查、行政监察、保卫、司法部门, 收集关于干部所受党内外处分, 刑事判决以及平反、甄别、复查、撤销处分的材料。

四是通过有关科技、业务部门收集反映干部本人业务能力、技术发明、成果鉴定等方面的材料。五是通过党、干校、大、中专学校, 收集干部在校学习期间形成的应归入干部档案的材料。六是通过党代会、人代会、团代会、工代会、妇代会及政协会收集干部出席、参加大会的登记表、审批表、政协委员提名表。七是通过部队有关部门, 收集转业干部或地方干部在部队兼任职务的材料。八是通过干部原工作单位, 收集应该归入干部档案的材料。

二、干部档案材料收集方法

第一、经常收集制度化。干部档案材料随着时间推移不断产生, 它们通过各种渠道源源不断地集中到干部档案管理部门, 这种日常的收集工作, 不是搞一两次突击工作就可以完成的, 它是一项贯穿干部档案工作始终的长期任务。要保证这一任务的完成, 将多层次多渠道形成的干部档案材料尽快收集上来, 必须形成制度化。档案管理部门要根据所管档案的数量情况, 确定每半年或一年进行一次普遍清理核对, 运用收集工作在时间、信息、变化上的规律, 捕捉或发现所缺材料的线索, 并逐一登记起来, 以便有计划的进行收集。干部档案管理部门不能坐等有关部门送材料上门, 要根据实际情况确定每季度或半年与有关部门进行一次联系, 主动索要材料, 如有关单位迟迟不交, 就要通过各种方式催要, 督促其尽快交转, 以避免材料的漏收。

第二, 掌握材料形成规律。干部档案材料形成, 也与其他事物一样, 有其规律可循, 只要善于观察、分析、总结、研究本地性东西, 掌握收集工作的主动权。一般来说, 应掌握以下规律。时间规律:一定时间形成一定的材料。有相当一部分材料是按照一定时间规律产生和形成的。掌握了时间规律, 就可以在此时间之后, 及时地把这些材料收集起来。否则时过境迁, 这些材料就可能被失散或损坏, 造成不可弥补的损失。信息规律:干部档案是事后的记录, 是信息的载体, 它所记载的内容和事件的消息必然要在一定范围内传播。所谓收集工作的信息规律, 就是要善于把这些消息和干部档案材料的产生联系起来, 判断那些消息所反映的情况可能产生干部档案材料, 从而进行收集工作。档案工作人员就要时时处处留心各种有关事件, 有关人员也要多和干部档案工作人员互通情报, 提供消息, 以便完整的收集各方面形成的材料。变化规律:所谓变化规律, 是指根据干部档案中该人的某些情况的变化来推知可能要形成相应的人事档案材料的规律。一般地说, 凡是干部档案记载的情况发生变化, 就要相应地形成反映变化过程的材料。

第三、普遍形成的材料要定时、重点收集。在现实工作中, 由组织统一布置, 干部普遍填写的材料, 填写比较集中, 涉及范围比较普遍, 为了及时补充干部档案内容, 应限定时间, 重点收集, 尽快集中上来。各级干部档案管理部门, 要把住收集材料的接交关, 对材料进行认真检查, 将不符合归档要求的材料, 退回形成单位重新制作。

三、干部档案材料收集的重点

干部档案材料收集的重点, 应随着党在各个时期的路线、方针、政策、任务来确定。一般地讲, 凡干部工作中急需了解和使用的情况, 就是材料收集工作的重点内容。一般包括以下几方面内容:第一, 文化大革命中的表现材料, 以及在整党工作中形成的属于归档范围的材料。第二, 在干部考核过程中形成的材料, 主要有综合报告、座谈记录、民意测验材料、群众评议材料等。第三、业务能力、技术专长、发明创造、科研成果的评定材料。第四、干部在各类学校学习期间形成的材料, 如成绩登记、表现、鉴定材料等。第五、考察后备干部时形成的主要表现、考察材料、自传等材料, 当后备干部达到培养目标后, 这些干部档案材料应及时归入干部材料。

总之, 干部档案材料, 不是由干部档案管理人员臆造的, 而是产生于和干部有一定关系的各级组织、人事部门的实际工作之中, 因此, 要改进和加强干部档案材料的收集工作。在收集方法上, 要改变过去那种“来多少收多少”的自然收集方法, 要进一步疏通干部档案材料的收集渠道, 主动与人事、纪检等部门协调起来, 拓宽材料收集渠道, 逐步摸索和建立起一套科学的材料收集责任制度、反馈制度。切实把干部档案库变成人才资料库和信息库, 为发现人才、选拔作用干部服务。

摘要：干部档案材料的收集, 指取得和积累分散的干部档案材料的一种手段。收集工作是干部档案工作的首要环节, 它是干部档案工作中一项重要的基础工作。从整理工作来看, 如果一套材料收集不全, 或者有头无尾, 或者有尾无头, 就给整理带来很大困难, 有的要返工重新整, 从保管工作来看, 如果一个人的档案材料分散在几个地方没有收集起来, 就无法做好集中统一的保管工作。从利用工作来看, 如果材料收集不全, 就会给查阅档案、提供情况造成很大的不便, 影响利用工作。

初中档案管理中的档案收集工作探讨 第7篇

一、档案收集工作中的问题

校领导重视程度不够。部分学校领导没有充分认识到档案管理工作的重要性,不清楚档案工作对学校发展的与改革的重要性,也不能认识到档案管理工作在学校各项工作中的促进作用。档案收集不完全,管理十分混乱。一些中小学的档案收集的不及时,甚至存放在多个部门,很多档案都不能及时归档;档案的管理制度十分松散,保密、借阅等管理不严格,容易造成已收集的档案丢失。

二、档案收集工作的几点建议

针对上述档案收集工作中存在的一些问题,在此给出了几点建议与意见。

(一)制定严格的档案收集制度。

学校应由上至下全面重视档案管理工作,尤其是档案收集工作,把档案工作列入重要会议的事项,尤其是校领导要起到带头作用,加强自身素质,组织学校各层工作人员认真学习《档案法》的内容,加强档案管理的宣传活动,提高档案管理工作者的职业素质,根据本校自身实际情况,建立符合学校的档案管理工作制度,改善工作中的随意性,规范学校档案管理工作。另外,学校应当强化各阶层人员的档案管理意识,鼓励全校教职工积极收集档案,形成良好的工作氛围。

(二)明确指出档案收集的范围。

学校应以书面形式明确档案的收集范围,具体指:本校重大活动与重要工作,类似视频、音频、图片、文字等有考察利用价值的都应归档保存。对于归档的各类文字材料,应当严格要求,必须保持图像字迹清晰、书写工整。所有文字材料与会议记录都要进行备份,禁止用铅笔、圆珠笔、蓝墨水书写归档材料。

(三)重视档案收集的方式与方法。

档案收集的方法大概可以分为三种:平时收集、定期收集、年终收集。平时收集是根据文件的形成运作情况,办理完成后进行及时收集。对于学校主要是指学校举行的各种开学典礼、毕业典礼、运动会等形成的书面材料;还有收发文件;学校与其他相关单位或个人签订各种协议合同等形成的书面材料。定期收集是指每年年终时,各年级的管理人员对应当归档的材料进行一次全面清查,并移交给负责立卷归档的档案管理工作者,保证归档文件的完整性。例如:教职工名册、各类师生奖罚材料、学校修订或修改的规章制度、学校本年度发生的重大工作、活动计划书、各类师生总结报告、活动过程等材料。

(四)保证档案收集效果。

档案材料及时、完整的收集和保持收集通道的畅通是档案收集工作的两个要点,学校的档案管理人员应当实时关注学校所发生的事务,必须要有参与意识并参与到学校的“大事”中去,以便充分了解情况,更好地完成档案收集工作。在日常的实际工作中,应与校领导和其他工作人员做好沟通,校领导或其他负责人在外开会回来要询问有无需要归档材料,如果有就要及时保存;校内会议中,各部门的演讲稿要进行统一收集,并做好会议记录,认真整理,一一归档。另外,对学校举行的重大活动形成的材料要主动进行材料收集活动,确保档案收集的及时性、有效性、完整性。

(五)档案科学分类。

学校档案应当进行及时、科学的分类,为以后查阅提供方便。学校档案大致分为教学档案、声像档案、文书档案、包含会计档案在内的科技档案、实物档案。确认了每个档案的科目,就要做好标识,处理好的文件资料摆放到相对应的位置,“对号入座”,以便查找。

学校档案能充分、客观、真实、具体的记载与反应校内各项工作与活动,为学校今后的发展提供了大量有价值的宝贵材料与经验,服务于一线教学工作,因此,加强档案收集工作的专业性与及时性是档案管理工作中重要的环节。另外,学校在做好档案收集工作的同时,还应拓宽学校档案信息资源的来源,采取多种形式与方法,加强档案的提供工作,将档案的价值发挥到最大,更好地为学校教学工作做出贡献,更好地为学校发展做出有利贡献。本文着重说明了学校档案管理工作中存在的一些问题,并给出了相应建议,希望能对今后的档案管理工作提供有效意见。

摘要：作为档案管理工作重要环节的档案收集工作,它的工作质量决定着档案管理工作的及时性、完整性、真实性。本文简述了初中档案管理工作中的一些问题,并针对这些问题提出了几点解决方法,主要是从档案收集的制度、范围、方式与方法、效果和档案科学分类5方面进行阐释,为初中学校的档案管理工作中的档案收集工作提供了有效模本。

关键词：初中档案管理,档案收集,工作探讨

参考文献

[1]华静.错题档案在初中物理学习中的意义.中国校外教育(中旬刊),2014年z1期.

[2]吴晶洁.试析初中学校档案管理工作.中国校外教育(美术),2013年4期.

浅谈高校特色档案的收集 第8篇

一、高校特色档案的价值

1. 体现办学特色。

高校办学特色是学校生存和发展的核心竞争力, 是一所大学的比较优势和核心价值, 主要包括办学理念、学科发展、人才培养、管理模式等方面。办学特色的形成过程和具体落实措施都需要通过大量的档案信息来体现, 这些档案是高校发展历史的重要凭证, 详细地见证了高校办学治校的历程, 真实地体现了高校的管理特色。

2. 凸显校园文化。

校园文化是指校园内经长期历史的积淀而形成的, 以校内师生为主体创造并共享的校园精神环境和文化氛围, 它包括物质文化、精神文化和制度文化。校园文化活动必然产生学校档案, 学校档案是校园文化的重要载体。

3. 优化馆藏结构。

当前高校档案馆藏档案普遍存在内容贫乏、结构不合理的现象, 主要体现在对体现学校特色和时代特色的优势信息资源保护和开发程度不足。收集特色档案, 可以丰富馆藏内容, 有效优化馆藏结构。

二、高校特色档案的主要内容

1. 领导关怀的图片和题词档案。

高校在发展历程中往往得到各级领导的高度重视和亲切关怀, 形成了珍贵的题词和图片资料, 这些资料彰显了学校特有的办学使命和独特的人文情怀, 具有重要的现实意义和历史价值, 是高校馆藏档案重要的特色信息资源和学校历史档案的重要组成部分。

2. 特色人物档案。

高等学校是一个巨大的人才库, 其中不乏知名的教师、科技人才和出色的校友。高校档案部门为他们建立档案, 留下他们的足迹, 不仅体现了学校对知识和人才的重视, 更重要的是为学校和社会留下一笔可供借鉴的丰厚的精神财富。

3. 特色办学成果档案。

办学成果档案是体现学校发展水平的重要标志, 特色办学成果档案是学校特色办学实践活动中形成的真实记录, 包括调研报告、实施方案、年度总结、鉴定报告、成果申报、论文、工作报告等内容, 载体形式除文字材料外, 还包括设计图纸、照片、录像光盘、奖状、证书等。

三、高校特色档案的收集途径

加强对特色档案的接收和征集, 不仅是高校档案馆特色建设的重要环节, 而且也是丰富馆藏内容、优化馆藏结构的重要手段。为了使馆藏档案资料的内容能够体现出高校的特色, 档案馆要充分发挥自己的职能优势, 把接收和征集特色档案作为档案资源开发的工作重点。

1. 做好档案宣传工作, 深入开展调查研究。

一般来讲, 特色档案不如一般档案有规律可循, 保管对象较为复杂, 涉及的范围广, 时间跨度大, 容易被人忽视, 因此, 许多特色档案资料是正常接收渠道得不到的。因此, 在收集特色档案时, 首先要做好宣传工作, 可以采用下发通知、张贴布告、召开座谈会、举办展览、登门拜访等多种宣传形式, 让人们了解并支持档案的收集工作。其次是深入进行调查研究, 了解本校发生过哪些重要事件、重大活动, 有哪些单位和个人参与, 出现过什么著名人物、新鲜事物等。对于获得的信息线索, 应做好记录, 建立调查信息档案, 做到心中有数。在摸清情况的基础上, 再科学地进行分析, 确定收集内容, 制订相应的征集方案, 明确征集工作的重要时期、重点单位和重点人物。

2. 主动出击, 抢救特色档案资源。

由于受传统观念的影响, 档案部门存在着重保管轻收集的思想, 造成特色档案移交的缺漏。在高校发展竞争激烈的环境下, 档案部门作为学校重要的职能部门对反映本校历史面貌资料的主动收集负有不可推卸的责任。档案部门应该改变以往自我封闭、因循守旧的陈旧观念, 解放思想, 更新观念, 走出馆门, 积极参与学校发展的各项实践, 把收集特色档案当做一项重要任务来抓。档案部门要积极主动地与学校相关部门紧密配合, 明确分工, 专人负责, 对前期形成的材料进行认真清理, 发现有缺项的要及时追踪收集, 完整体现学校的发展历史和办学特色, 使档案馆真正成为学校历史文化积淀的宝库。

3. 及时收集, 力求特色档案的完整性。

浅析名人档案的收集与利用 第9篇

一、医院建立名人档案的必要性

(一) 推动医院医疗技术的传承和发展。

随着医院名人自身的发展, 无论是在科研、教学方面, 还是学术交流方面, 其均形成了大量的档案材料, 主要包括论文、著作、科研成果、医疗方案、临床记录资料等。因此, 医院档案室应协同临床科室对医院名人的行医方案、经验及科研成果进行有效地收集、整理和存储, 鼓励他们将其从业经验进行编著, 并为其著作的出版提供一定的资助, 以更好地鼓励优秀医疗技术及临床经验的保存, 启迪学生科研、临床思维与能力的拓展, 为青年医生良好科研素养及医疗技能的培养提供优秀的教材, 有效推动医院医疗技术的传承及发展。

(二) 发扬名人精神, 营造良好的人文环境。

对于医院人文环境而言, 其主要是指在生命科学与人文科学的融合下, 将医院作为基本场所, 医护人员作为基础载体, 利用管理手段展现医院这一特殊环境下所蕴含的文化现象。首先, 借助于名人档案的建设, 能够反映医院独具特色的人文景观, 展现医院名人的精神, 为医院的环境赋予了更加有意义的内涵, 营造一种济世、求精、真诚与关爱的文化氛围。其次, 在医院名人精神的感召下, 医院的医德、医风建设可再上新台阶, 医务工作者开始以微笑服务、和谐友爱作为座右铭, 立志打造一个温暖、和谐的外部环境。再次, 充分发扬名人精神, 打造一支团结、敬业、奉献的团队, 创建一个高效、协作的内部环境。

(三) 传播医院精神, 加强医院各部门的合作。

医院名人档案的建立需要医院档案管理部门和医院档案办等单位的合作, 借助名人档案、医院院史、海报画册等传播医院精神。此外, 医院还可以利用名人档案对医院进行宣传和推广, 促进医院各部门之间的合作, 使医院名医产生名人效应, 对年轻人来说具有很好的励志效果。

二、医院名人档案的收集

(一) 名人档案的建档对象。

医院名人档案建档时所针对的对象多数是某领域或学科中做出杰出贡献、国内外享誉盛名的专家、教授及学者。针对不同地区相关文件的要求及不同医院的特点, 名人档案对于所收录建档对象的要求也各不相同, 但大体范围如下, 即德高望重, 拥有深厚的学术造诣, 在医学领域做出过突出贡献、在国内外享有一定声誉的专家、学者等;获得我国国家级称号、拥有重大发明、创造及科研成果等人士;在我国拥有强大的影响力, 拥有杰出成就的发明家、企业家、技术能手等;对我国社会做出过突出贡献, 在国内、外拥有巨大影响力的人士;其他做出过突出贡献的相关人士。

(二) 名人档案的收集。

作为我国社会不同发展时期的杰出人士, 为医院名人建档时要求真实而又客观地反映其在实践过程中的所有经历。名人社会实践活动的复杂性决定了名人档案内容的丰富性、载体的多样性及涉及领域的广泛性。因此, 有关医院名人学习、工作及生活中所经历的, 具有一定利用价值的文件材料都必须进行收集和归档处理。在医院名人档案的收集过程中, 应采取有效的收集方法。一方面, 可以通过直接联系名人, 和其建立起联系而直接进行相关资料的收集, 医院应当进行专职建档人员的配备, 以便及时掌握医院名人的各类信息, 定期进行收集与整理, 防止由于时间太久而遗漏, 从而带来严重的损失。为了结合时代的发展步伐, 档案工作应树立一种高效的档案资源开发意识, 并立即进行实施, 平时应注重加强名人档案的编研工作, 系统而全面地加工和整理档案资料。另一方面, 应以点带线, 以线带面, 提升名人档案建设观念, 日常生活中应留意相关信息, 注重名人档案相关资料的积累和保管。建立医院名人档案库时, 针对其个人档案、照片档案、媒体宣传、学术论文、聘书、录像带、奖状、奖杯、简历、自传、毕业文凭等原件一一保存, 全面了解其拼搏、钻研、爱岗、敬业等职业精神, 为我国医疗卫生事业的发展贡献其一生的崇高品质。

三、医院名人档案的利用

在历史发展的长河中, 每个时期都会有名人产生, 他们是当时的社会精英, 对社会的发展起到了很大的作用。名人档案可以完整的记载名人的事迹、故事和贡献等, 将名人的资料保存下来, 是见证历史的证据, 也是教育后人的良好教材, 具有很强的社会功能。后人可以通过对名人档案的学习, 吸收名人的经验, 使名人效应得到充分的发挥, 进而对国家和社会的发展起到良好的作用。如我院著名的副主任医师朱庭舫, 其拥有50多年的行医经验, 先后被评为嘉兴市级名中医、嘉兴市先进工作者、海宁市第五批优秀专业技术人才, 运用传统中医疗法与现代医学相结合的技术, 对不孕不育、妇科疑难杂症有丰富的临床经验和深刻的造诣, 潜心研制了“清宫灵”、“疏通灵”、“泌精灵”等验方, 利用核定处方推广中医疗法到临床, 主持的两项科研成果先后获市科技成果三等奖, 被广大患者誉为“送子观音”。名人档案的开发利用价值的关键在于名人效应, 良好的名人模范, 不仅是大家学习的榜样, 也是事业发展的动力。名人档案的利用既是尊重名人的方式, 也是尊重知识的表现。

参考文献

[1] .孙毛毛.档案在医院文化建设中的作用[J].江苏卫生事业管理, 2011.2

高校名人档案收集工作的策略研究 第10篇

关键词：高校名人档案档案收集档案管理

高校名人档案主要是指在高校发展和各个学科领域内，造诣精深、学术超群、成就卓越，在国内外具有一定影响的教授、专家、学者等人的档案。高校名人档案不仅是对高校名人成长过程的完整反映，也蕴含着高校的历史变迁，甚至某一学科的发展历程，收集整理高校名人档案是对高校档案资源的有力补充，也是记载和延续高校独特文化精神的重要方式。鉴于此，本文重点以笔者所在单位为例，在对高校名人档案收集工作进行梳理的基础上，就其存在的问题提出相应的解决对策。

一、高校名人档案收集工作的现状

随着社会经济的发展，名人档案所具有的巨大社会价值、文化价值、科学价值正日益凸显，名人档案的收集工作亦变得尤为重要，在这样的背景下，国内各高校相继开展了一系列名人档案的收集工作。自1984年起，南京大学档案馆率先组建名人档案后，许多高校档案馆便开始进行名人档案的收集工作。2000年，北京大学在校长办公会通过了《北京大学“人物档案”征集、归档暂行办法》；2002年，华中农业大学开始启动名人档案的收集工作；2006年，武汉大学开始建立名人档案。截至目前，南京理工大学、东南大学、中南大学、北京师范大学、北京邮电大学等高校均建立了名人档案。就笔者所在单位而言，自20世纪90年代初便开始收集名人档案，至今已收集49人的4900余件档案，其中包括如毛泽东、周恩来等签发的校领导的任命书，部分高校名人获得的国家科技奖励的证书、奖杯，专利证书，珍贵的手稿、笔记等，有效地补充了馆藏资源。

二、国内高校名人档案收集工作中存在的问题及原因

（一）缺少相关制度的保障，难以有效开展收集工作

健全的制度保障对高校名人档案收集工作具有较大影响，然而，据笔者了解，目前与高校名人档案收集相关的制度并不完善。从宏观层面看，国家在档案收集方面的法律法规主要有《中华人民共和国档案法》和《高等学校档案管理办法》，虽然上述法律法规在档案收集以及高校档案管理方面进行了规定，但是并没有针对高校名人档案收集工作进行具体要求。从微观层面看，如高校名人档案包括哪些具体内容；对于具有重要意义的档案资料，档案所有者是否有义务交予档案馆保存；判断档案重要性的标准又该由谁来制定等在高校名人档案收集工作中遇到的重点难点问题并没有给予具体的阐释，这在一定程度上导致高校名人档案收集工作开展得较为缓慢。

（二）缺乏必要的财力、人力，导致难以持续开展收集工作

从资金方面看，高校档案馆与其他单位相比，在经费上往往捉襟见肘，其自身现有的力量不足以承担巨大的名人档案收集工作，导致名人档案收集工作很难持续开展。从人员保障方面看，近年来，名人档案中口述历史的收集工作变得十分重要，虽然档案馆可以借助人物的讲述获得丰富、珍贵的历史资料，但是由于此项工作涉及范围较广，特别是在后期更需要大量的人力对收集来的材料进行整理，目前高校档案馆已经在该方面表现出明显的人力不足。

（三）被动接收为主的收集方式，极大地影响了收集工作的质量

高校名人档案收集工作在多数情况下采取发布通知的方式，辅之以等待本人或其档案持有者与档案馆取得联系，表示愿意捐赠，询问是否能够接收档案的收集方式。同时，高校档案馆通常在有需要，如梳理名人人生历程、整理事迹、举办展览等活动时，才会主动去收集名人档案，平时较少及时主动地进行相关工作。这样的收集方式，不仅造成收集上来的名人档案数量严重不足，而且在质量上也难以保证。

（四）对名人档案缺乏系统认识，使得收集的档案不完整

为了较好地反映名人档案的全貌，高校名人档案中关于名人日常生活中形成的如日记、信函、各时期照片，各种音频和口述材料以及名人所获得的荣誉证书及其他有意义的实物等材料，都应该作为高校名人档案收集工作的内容之一。然而，目前高校档案馆更多地收集其生平材料，如自传、传记、履历表和业绩材料、论文、著作、研究成果等材料，一定程度上影响了名人档案的完整性。

三、国内高校名人档案收集工作的对策

（一）建立健全高校名人档案收集工作制度，推动名人档案收集工作的有序开展

首先，国家层面应该在《中华人民共和国档案法》《高等学校档案管理办法》的基础上，针对高校名人档案收集工作中遇到的难点问题，从宏观层面上给予具有针对性的指导，为高校名人档案工作收集工作提供较为明确的方向。其次，各高校应该以国家相关法律法规为原则，结合各自的历史发展、社会定位制定详细的管理规范，在规范指导下开展名人档案收集工作。2011年到2014年，笔者所在单位制定了《中国农业大学档案管理办法》《中国农业大学“人物档案”征集、归档管理办法》《中国农业大学人物档案管理实施细则》等具体规范。其中，针对名人档案，从建档对象，材料征集范围，档案的征集、保管和利用等方面做了具体规定。例如“征集档案要办理移交手续（一式三份，档案馆、单位、个人各保存一份），并由档案馆向捐赠者颁发捐赠证书”等，为实现名人档案收集工作的规范化管理奠定了基础。

（二）争取资金和人力支持，保障名人档案工作的持续开展

1.调动社会积极性来争取专项基金。高校档案馆可以通过建立高校名人档案收集专项基金来提供经费支持，在筹备专项基金上，除了考虑学校拨款以外，最主要的来源还有社会公众的捐助。笔者认为已经毕业的校友，在校就读的学生，甚至其他社会人士等，都可以成为高校档案馆筹备专项资金工作中积极争取的力量。

2.为了保证名人档案收集工作的持续进行，在人员分配上，笔者认为可以通过举办名人档案展览来引起领导的重视，进而获得其他部门的支持。名人档案展览充分反映了档案馆对档案的理解、诠释和展示能力，可以说成功的档案展览是档案馆综合实力和水平的直观体现，同时，可以借此引起学校领导、有关部门和社会公众的关注，在以后的名人档案收集工作中更容易得到其他部门的支持，从而确保名人档案收集工作的可持续发展。

（三）加强主动收集，丰富收集方式

高校档案馆除了应该主动到名人本人或其档案保存者处尽力说服其捐赠档案以外，还要通过召开座谈会，借助重大活动，利用图书馆、博物馆等相关资源去积极地开展名人档案收集工作。一是召开座谈会，收集珍贵的名人资料。通过多次走访，俞大绂先生的学生、助手纷纷拿出自己珍藏多年的俞先生给他们的信件。其中，虽然俞先生的学生郑丽糯人在美国，但是听到相关消息，主动将信件的扫描件发送了过来。二是借助重大活动开展名人档案收集工作。笔者所在单位2011年举办了俞大绂诞辰110周年纪念活动，档案馆结合纪念庆典活动举办档案展览，期间走访了俞先生的儿子，并从俞先生的居住地收集到相关档案百余件。三是借助图书馆、博物馆等，收集部分散存在社会上的名人档案材料。通过在图书馆、博物馆展览或者为上述机构提供档案材料，使得众多在世的知名人士本人或离世的知名人士的亲人、朋友、同事、学生为我们提供有价值的散存档案线索，他们中的一些人还主动捐赠自己保存的照片、实物、资料等。在上述措施的推动下，馆藏资源得到了极大丰富。

（四）拓宽收集领域，丰富档案内容

丰富全面的档案资料能够立体地展示一个人的人生历程和伟大贡献，使人物更加生动、丰满。笔者认为，在收集名人档案的过程中，不仅要注重人物科研和教学方面的档案收集，如论文、报告、研究成果、荣誉证书等收集，更要从馆藏资源入手，注重其日常生活资料的收集。截至目前，笔者所在单位收集了阎隆飞教授生前用过的钢笔、辛德惠教授生前用过的剪刀、蔡旭教授和学生的往来信件等。并在收集俞大绂教授（已故）的档案时，找到了他的京剧唱片、老式打印机、眼镜盒、钢笔等与其日常生活息息相关的资料，较珍贵的还有陈寅恪送给俞大绂的手杖，1980年俞大维从台湾寄给胞弟的新年贺卡，以及在特定年代俞先生的学习笔记等。通过对上述名人生活资料的收集，让人们对名人有了较为全面的认识，也为档案的利用服务工作提供了保证。

*本文为中央高校基本科研业务费专项资金资助“高校记忆档案收集对策研究”（项目编号：2015QC032）的研究成果。

参考文献：

[1]林林.论高校名人档案与校园文化建设[J].兰台世界，2006（8）：10.

[2]贾雪萍.高校建立名人档案问题探微[J].兰台世界，2005（8）：65.

[3]张永祥.档案展览的类型、作用及要求[J].上海档案，2007（5）：15.

[4]张卓群，吕丰.高校档案展览类型及其价值探析——以浙江大学档案馆展览实践为例[J].浙江档案，2008（12）：47.

当前档案收集若干问题的探讨 第11篇

一、档案收集工作存在的问题

1.归档种类不齐全。

现在很多单位的基层档案室收集只把文书档案收集作为首要任务, 对科技档案 (基建档案、设备档案、科研档案等) 、专门档案的收集比较忽视, 尤其声像档案、电子档案等新型载体档案的收集归档工作更没有得到有效重视。 导致单位内库存档案种类单一, 很多有重要保存和利用价值的档案得不到有效管理, 极大影响单位内各部门在开展工作时对各类档案的利用需求。

2.档案意识不强导致归档文件材料不齐全、不完整。

单位内各业务部门工作人员由于档案工作意识不强, 不注意日常工作中原始材料的积累保管, 导致很多材料遗失或不知去向, 到年终归档时只能有多少交多少。 有的工作虽然非常重要, 但因为没有注意材料积累, 所以无法归档。 另外, 档案部门不了解各业务部门每年开展的具体工作, 所谓的监督、指导只能流于形式, 最终形成归档文件材料不齐全、不完整的不利局面。

3.档案收集归档范围无法具体明确。

《档案法 》第二条规定了范围: “ 本法所称的档案, 指过去和现在的国家机构、社会组织及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 ”国家档案局第8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》对各级机关单位文件材料归档范围进行了正确界定, 但是, 这一标准太抽象、太笼统, 其中重要的、一般的材料如何界定很难具体把握。 虽然各机关单位根据8号令编制了本机关单位的《归档范围和保管期限表 》, 但内容几乎和8号令没有什么大的变化, 属于笼统性指导性文件。 尤其科技档案、专门档案的归档范围更加笼统, 缺乏详尽细化的内容。 各单位档案部门鉴别归档材料是否齐全完整时, 很难以此作为鉴别依据和标准。

4.档案收集工作考核标准太笼统。

对于档案收集工作在档案工作规范化管理中, 形式上有考核, 但是考核标准太笼统。 对档案室档案收集工作没有硬性标准, 而是笼统的标准, 标准是收集齐全完整, 这种标准实际意义不大。

5.档案收集工作有法可依, 但执法不严。

《档案法 》和 《档案管理违法违纪行为处分规定 》等法规文件中虽然对拒不归档的行为做了规定, 要求对有关责任人员给予警告处分;情节较重的给予记过或者记大过处分;情节严重的给予降级或者撤职处分。 但在实际情形中, 由于各单位对档案工作并没有真正重视, 加上档案材料不及时移交归档并未给单位造成眼前的各种损失和不利影响。 虽然档案收集工作有法可依, 但执法无法真正落到实处, 久而久之, 部分工作人员的档案法制意识就会逐渐淡薄, 直接影响档案的收集归档。

6.档案部门培训力度不足也影响到档案的收集归档。

各单位档案部门在收集档案时, 通常是发个通知告知各业务部门档案的归档范围、收集时间, 针对性不强, 在档案收集过程中起到的作用不大。 特别各业务部门职责和工作性质不同, 档案呈多元化态势, 各部门形成的档案具有很大个性。所以收集归档前急需档案部门做专业的具体指导培训, 而实际常常缺乏这样专业的指导培训。

二、解决档案收集工作问题的有效对策

1.加强宣传教育, 强化全员档案意识。

档案部门可以通过单位内部网络、刊物、报纸等媒介宣传档案工作, 将档案收集工作的重要意义、档案工作违纪违法的一些规定渗透到各个业务部门, 引起各业务部门领导对单位档案工作的重视, 增强全员档案积累、保护和收集归档意识。 另外, 档案工作人员要经常向上级领导汇报单位档案工作动态及面临的困惑, 争取得到有关领导的支持。 同时做好档案的利用服务工作, 以利用的高效性带动宣传, 引起领导们的重视。

2.树立大档案的概念, 丰富馆藏资源。

凡是有保存价值的各种载体、各种形式、各种门类的档案都要及时收集, 除了文书档案外, 基建档案、设备档案、会计档案、人事档案、电子档案、声像档案等都要建立起来, 门类齐全、资源丰富的库存档案才能更好地为单位各项工作服好务, 才能满足利用者的查档需求。

3.完善收集归档制度, 确保材料齐全完整。

档案部门工作人员由于不熟悉各部门业务工作, 因此在国家有关归档范围指导性文件的参考下, 要和各业务部门工作人员沟通协商, 共同制定和完善本单位详尽的归档范围和保管期限表, 使其具有操作性和明确性, 并建立、健全和完善切实可行的收集归档制度, 将档案工作的 “三纳入”、“四参加”、“四同步”等制度贯穿其中。

4.档案人员增强主动收集意识。

长期以来, 档案收集工作都处于被动收集局面, 你来交我就收, 你交多少我收多少, 到时候如果查找不到, 就说材料没有归档, 似乎与档案人员毫无责任。 这种思想一定要改变, 观念一定要更新, 档案人员要正确认清自己的角色, 做到“脑勤、嘴勤、脚勤”。 通过办公部门或年初召开单位专兼职档案人员会议, 了解各业务部门年度工作计划, 掌握主要工作项目和时间安排, 便于及时督促相关人员做好材料积累保管和定期归档, 变过去被动收集为主动收集, 让部门工作人员时刻感受档案的重要性, 从而赢得大家的理解和支持。

5.档案法制建设不容忽视, 树立依法治档的权威性和严肃性。

上级业务主管部门和档案管理行政部门要加大对所属各单位档案执法情况的检查和监督, 从行政上加强对各单位各级领导干部档案法规知识的学习, 提高单位内依法行政、依法治档的思想意识。 对各单位档案工作检查中出现违法违纪行为没有得到及时依法处理的情形坚决从严予以查处, 以此树立依法治档的权威性和严肃性, 从而进一步增强单位内工作人员的档案法制和归档意识, 杜绝各单位档案拒不归档现象的发生, 确保档案收集工作有序开展。

6.档案收集工作考核标准要有明确性, 不可笼统无操作性。

收集工作考核时, 可抽样检查某个工作项目, 并结合业务部门针对此项工作的工作安排、步骤及完成情况, 逐步检查材料是否齐全完整, 而不是简单地用一个归档率说明收集材料的齐全完整性。 这样可以避免一些自欺欺人现象的发生, 使档案部门和业务部门工作人员都能从思想上引起高度重视, 更好地在日常工作中做好材料及时积累和收集归档工作, 促进档案人员对部门相关工作的关注及材料收集工作的督查。

7.加大培训指导力度, 强化收集归档工作。

档案部门每年年初和年末都要召集单位内专兼职档案人员分别开一次碰头会。 年初就各单位年度重点工作计划进行调查摸底, 并反复强调材料形成、积累、收集、归档工作的重要性和相关要求, 落实好各单位责任人员;年末归档前再次强调档案归档工作的要求, 便于大家及时整改, 对于各部门提出的问题, 共同交流和加以解决。