工程项目档案管理规定（精选8篇）

工程项目档案管理规定 第1篇

做好工程档案管理提高档案管理水平

改革开放以来,我国的建设事业发展迅速,以此同时,也形成了大量的业内资料即工程档案.如何有序地管理好建筑工程档案既是工程本身的`需要,也是档案部门的要求.本文重点对建筑企业工程档案的分类、意义进行了阐述,同时也提出了加强建筑工程档案管理的看法.

作 者：刘宇平陈焱辉 作者单位：广东省第四建筑工程公司,广东,广州,510100刊 名：黑龙江史志英文刊名：HEILONGJIANG SHIZHI年，卷(期)：“”(12)分类号：G27关键词：建筑企业 工程档案 管理 建议

工程项目档案管理规定 第2篇

为加强本公司系统各投资项目的档案管理，特制订本管理办法。第一条 “投资项目”是指：(一)因本公司参与投资或合作而产生的盈利性建筑工程；(二)因本公司参与投资或合作而设立的生产经营性企业。第二条 建筑工程的各种文件资料由房地产开发公司负责建档和保管，生产经营性企业的文件资料由公司总部执委会投资发展室负责建档和保管。以下各条规定均指第二类投资项目文件资料的管理。第三条 全部档案按类、目划分归纳，根据公司档案现状，设以下四类档案，并将各项目本身作为目：(一)全资投资项目类；(二)合资合作投资项目类；(三)内地投资项目类；(四)境外投资项目类。第四条 全资投资项目档案包括的必要文件是：(一)新上项目预报表和可行性分析报告；(二)给政府的请求报告和政府批文；(三)企业章程和董事会决议；(四)总公司的法人营业执照和工商局批复；(五)资信证明或资金来源证明；(六)产权变更有关文件、材料；(七)项目实际投资金额证明材料；(八)历年经营业绩。第五条 合资合作投资项目档案包括的文件是：(一)新上项目预报表和合资企业可行性分析报告；(二)外商投资企业名称使用证和各方股东的政府批文；(三)给政府的申请报告和政府批文；(四)合资企业合同书；(五)合资企业章程和董事会决议；(六)合资各方企业法人营业执照和各方法定代表人证明书；(七)合资各方资信证明或资金来源证明；(八)各方(中方)主管单位意见；(九)合资各方委派的董事名单；(十)进口设备、办公用品清单；(十一)工商行政管理局批文和工商行政管理局营业执照；(十二)产权、股权变更有关文件、材料；(十三)项目实际投资金额证明材料；(十四)历年经营业绩。第六条 内地投资项目包括的必要文件是：(一)给政府经济协作办公室的申请报告；(二)企业去内地兴办工商企业的章程；(三)合资、合作的联营合同或合资意向书；(四)企业成立或变更时的政府批文；(五)企业法人营业执照副本的复印件；(六)派出负责人的法人授权委托证明书；(七)会计师事务所的验资报告；(八)当年或上一年度的财务决算表复印件；(九)银行开具的资信证明；(十)企业已经在内地投资的经营效益情况；(十一)政府主管部门批文；(十二)工商局批文；(十三)外出兴办企业当地政府的批文；(十四)外出兴办企业当地工商局批文；(十五)外出兴办企业工农业执照复印件；(十六)项目实际投资金额证明材料；(十七)历年经营业绩。第七条 境外投资项目档案包括的必要文件是：(一)给外汇管理局及经发局的申请报告；(二)可行性研究报告；(三)海外公司合同、章程；(四)投资方的政府批文、营业执照及法定代表人证明书；(五)投资方资信证明、创汇证明、资产负债表及历年经营业绩；(六)外派管理局关于项目投资风险及外汇来源的书面审查材料；(七)政府主管部门征询我驻外使领馆意见的函；(八)政府主管部门同意成立海外公司的批文；(九)海外公司在投资国的注册登记证明；(十)项目实际投资金额证明材料； 第八条 项目档案的收集和保管(一)投资发展部设建档员负责项目档案的收集整理，总公司各下属公司应认真配合其工作，主动、及时地将项目档案整理上交投资发展部，投资发展部建档后将档案原件移交总经理办公室，并保留二套完整复印件；(二)各项目负责人将项目文件交给建档员时，建档员应及时登记文件交付日期、名称、原件或复件、交付人，并由文件交付人签字认可；(三)文件登记后由投资发展部经理或执委会主任签字，按性质进行编号、归档；(四)项目档案保管期(原件和复印件)一般为永久保存。第九条 项目档案的查阅(一)总公司人员因工作需要查阅或借用项目档案时，在投资发展部办理相应的查阅或借用手续；(二)集团内各单位因公需要查阅项目档案时，须出具本单位领导的批准证明。经执委会主任或投资发展部经理同意后，方能由建档员接待查阅；(三)外单位人员因公需要查阅项目档案时，应持有单位介绍信，经执委会主任同意后，方能由建档员接待查阅，并由建档员详细登记查阅项目档案人的工作单位、查阅档案名称及查阅理由；(四)项目档案一般不得带出档案室外，如有特殊情况，需带出室外或复制时，必须经执委主任批准，由建档员详细登记，借用人签名后才可外借，并限期归还；(五)查阅人违反借阅规定时，建档员有权对其提出批评以至停止其借阅。第十条 所有资料均应放人有锁的柜子里，钥匙由建档员专人保管，建档员因工作失职，使文件丢失或损毁，应追究其责任。第十一条 由于建档员的变动或机构的改变等，项目档案需要移交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。

工程项目的文件档案管理 第3篇

当前我国承接的诸多工程项目, 大部分采取项目经理承包责任制的方式, 通过项目经理全权负责工程施工的质量、进度、安全等, 以此来确保施工工作的效益和与之伴随的经济效益。在项目经理承包责任制中, 对于承包合同的内容和目标都有不同的要求和描述, 但只有在工程项目完成后, 所有的目标达到考核标准, 才能兑现项目承包奖, 如果将工程施工的文件档案管理工作也纳入工程项目的承包合同, 将有利于保证施工文件材料的系统完备。工程项目文件档案的管理工作不仅使建设工程的有机组成部分, 指导和监督工程进度的实施, 它更直接反映着建设工程质量的好坏。

二、工程项目档案管理中的常见问题

在工程项目日常的文件档案管理工作中, 我们或多或少都遇到过一些问题, 其中, 最为常见的问题有:项目文件管理的职责分工不明确;人员不稳定, 建设项目档案管理业务不熟;问价材料收集不齐全;归档文件材料质量不符合规范要求;文件材料整理编目不规范以及建设项目文件整理归档不及时等。对于这些问题我将在下文中一一作出说明。

(一) 项目文件管理的职责分工不明确

职责分工不明确是当前各参建单位最为突出的问题, 各参建单位之间文件材料的收集整理分工不明确, 对范围内应收集‘归档的文件材料不清楚, 没有正确地执行文件形成部门整理文件的规定。

(二) 人员不稳定, 建设项目档案管理业务不熟

由于不同施工项目的特点所限, 如电力施工中点多、线长、分散等特殊性, 使施工专业技术人员变化较为频繁;新分配来的大中专毕业生对文件资料的归档工作相关知识不了解, 再加上施工单位没有进行详细深入的培训, 使这些新进职员对建设项目档案管理业务不熟, 导致效率低下, 且档案管理工作易出现问题。

(三) 文件材料收集不齐全

工程项目的开展从前期准备到施工过程中乃至施工结束, 涉及到方方面面许多不同的文件, 在这些文件的准备过程中, 有很多文件容易受到我们的忽视。首先是建设项目前期文件的缺失较多, 如土地征用协议、招投标文件等。建设项目设计文件中, 初步设计审批文件、批准概算书、预算书等文件也常常出现遗漏。其次, 建设项目施工文件, 如工程开工报告、质量监督检查报告、竣工报告及竣工签证书、设计变更通知单、竣工图纸、工程决算报告等容易出现文件不全的现象。再次, 对于建设项目建立文件中的工程进度计划报审表、设计变更报审表、特殊工种资质报审表等容易出现问题。最后就是设备文件的不完整, 如没有设备的开箱记录等。

(四) 归档文件材料质量不符合规范要求

在文件档案的管理工作中, 所有的归档文件材料质量都有详细的规范要求, 但在实际的工作过程中, 归档文件的材料质量出现了各种各样的问题。其中较为突出的有, 文件格式不规范, 文件材料没留装订线;签认手续不完整、不真实;使用不耐久字迹材料记录文件;复印件较多, 如施工作业指导书、施工组织设计的报审表为复印件, 原材料证明与实验报告为复印件;文件材料的内容不真实, 如竣工图与设计变更不符等;竣工图盖章不规范, 如竣工图纸盖名章、代签等等。

(五) 文件材料整理编目不规范

在文件档案管理中, 施工文件中的安装记录文件与相关文件如工程质量报验单等需要进行分别组卷, 再者, 案卷的标题、名称、内容以及文种等拟写要规范。在工作中, 还出现过案卷题名没有提示卷内文件的全部信息, 拟写错误的情况, 如质量评定表及原材料实验报告等项内容只编写为竣工资料字样、没有标明工程名称。

(六) 建设项目文件整理归档不及时

归档及时是文件档案管理的基本要求, 但在实际工作中, 常会出现归档不及时的情况, 具体表现为平时对文件资料不注意收集, 工程收尾临近工程达标投产验收时才突击整理;工程技术人员又面临下一个工程任务等原因, 造成文件材料不能及时归档, 很难保证项目档案的齐全、完整与准确。

三、关于做好工程项目文件档案管理的若干建议

(一) 管理职责

职务划分清晰, 职责明确是做好工作的基本保障, 各责任部门要承担共同而有差别的责任, 综合管理, 优化文件档案管理的工作效率。

基建部门要负责工程项目环境影响报告书、初步设计审批文件、施工、监理、设备合同的收集、积累, 并向本单位档案部门归档。

规划部门负责工程项目的立项、审批文件及可行性研究阶段文件的收集、积累, 向档案部门归档, 并负责将工程项目批文、勘察设计合同副本、工程项目可行性研究报告转发等全部移交给本单位档案部门。

招标单位, 负责收集、整理本部门在招投标工作中形成的应归档的文件及相关资料, 把设计、施工、监理、物资招投标文件目录证明及中标书等一并移交给本单位档案部门。

勘察、设计单位负责各阶段设计文件、竣工图移交给档案部门。档案部门负责工程档案的收集、整理、保管、及提供利用工作。

施工单位要负责向设计单位档案部门移交竣工图。

调试单位根据承担的工作任务, 负责完成系统调试方案、措施、调试报告的编制, 并做好收集、整理及移交给本单位档案部门工作。同样, 监理单位负责审核施工单位、设计单位竣工文件、竣工图的完整、准确性, 最后移交给本单位档案部门。

(二) 工程档案的归档保管

在项目准备阶段的立项审批中, 需要保管的档案有选址意见及报批文件, 可研报告及批复, 项目评估、论证文件, 环境影响报告及批复、投 (融) 资计划等则档案部门负责收集、整理归档。

招、投标公司文件由本单位档案部门保存原件, 工程的合同、协议正本由签订合同的双方归档保存。工程地质、水文、气象等设计基础文件、初步设计、施工图由本单位档案部门保存。工程的征地、移民、政策处理文件也移交给本单位档案部门保存。

(三) 归档的时间要求

规划、工程建设等管理部门在阶段性工作完成1个月内向相关部门和单位移交工程的立项审批、可研、选所选线、初步设计、征地和政策处理、招、投标、合同、质量监督报告等文件材料。各施工、安装、监理、调试等单位在工程竣工投运后1个月内, 根据建设单位的要求, 整理、组卷移交竣工技术文件、设备文件、竣工草图、调试报告等, 并提交相应的电子文件。

设计单位应该在竣工投运2个月内将竣工图提交施工、监理单位审核签章, 并向本单位档案部门移交竣工图电子文件;施工、监理单位在收到竣工图半个月内完成竣工图审核签署工作, 由施工单位向本单位档案部门移交、归档。

(四) 竣工文件的编制要求

工程施工及调试完成后, 设计、施工、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同约定的要求编制项目竣工文件, 监理单位负责审核。竣工文件的质量应当符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》 (GA/T28-2002) 和《科技档案案卷构成的一般要求》 (GB/T11822-2000) 的要求。

文件字迹应清楚、耐久, 不能用铅笔、圆珠笔、纯蓝墨水、红墨水等不合格的书写材料。图纸图样清晰, 图表整洁, 签字认可手续完备、签名真实, 规范, 不能代签名、不能用计算机打印、不能用印章代替签名。归档文件的纸张大小为A4幅面, 装订边为2.5厘米。小于A4纸的应粘贴在A4纸上。各类记录表式必须符合规范要求, 所填内容真实可靠, 数据填写必须详细、准确, 不得漏缺项, 没有内容的项目要划掉。

原材料及构件出厂证明、复测报告施工过程中的各种原材料如水泥、钢材、混凝土试块的质保书、出厂试验报告、复试报告都要齐全、完整, 并要说明该原材料在工程项目中使用的数量、位置, 使原材料具有可追溯性。设计变更、施工质量处理、缺陷处理, 应有闭环交待的详细记录。

四、总结

石角供水工程项目档案的管理 第4篇

关键词：工程项目；档案；管理；

中图分类号：G271 文献标志码：A 文章编号：1674-3520（2014）-09-00-01

石角供水工程项目于2006年12月1日正式开工，全长约17.5公里，是直径1000mm的主输水管工程。该项工程是清城区人民政府的“十大民心工程”之一，是清遠市自来水有限责任公司成立以来投资最大、单一供水管最长、管径最大、受益人口最多、穿越地形地貌最为复杂、施工难度最大的一个工程项目。

因此，从该项目的立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等材料，是工程项目档案的重要内容，它直接记述和反映工程建设活动，对工程质量评定，工程竣工验收以及对新承建工程的借鉴等都具有重要的参考价值。

2009年10月至2010年1月，我对石角供水工程档案进行分门别类，有条理地收集、整理、鉴别、统计，具体方法有：

一、档案员的具有职业道德素质。

档案工作者的素质如何，直接关系到档案事业的发展水平。在新形势下，档案员首先要具有职业道德素质。档案工作是一项服务性工作，档案工作者要热爱本职工作，忠于职守。只有热爱本职工作，才能对从事的档案事业有所追求，才能有创造性的发挥。因此要求档案工作者树立正确的职业观、道德观，这是档案工作者职业道德素质的基本要求，也是我对自己的要求。

二、石角供水工程档案资料的收集齐全。

这是石角供水工程档案管理的第一步。收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各有关部门、个人手中的石角供水工程档案、资料，集中档案室统一管理的一项业务环节。没有收集齐全的该工程档案，今后利用该类档案就等于无源之水、无本之木。就石角供水工程来说，主要是收集该工程项目里的会议纪要、立项材料、设计、图表、施工图、施工资料、竣工图、竣工资料、协议、合同、结算书、验收报告等。只有收集齐全，才能进行下一步的鉴定工作。

三、石角供水工程档案的鉴定。

这是保证所收集的石角供水工程档案有价值的一个重要方面，主要是鉴定文件材料的完整、准确、成套性。一套材料应能完整地反映工程项目的全部内容和全过程，如：原始依据性材料，过程性材料和成果材料。首先，该工程档案必须要求是原件，是确保事实的实际记录。第二，各种文件、图纸、设计资料、竣工资料等纸张式样是固定的、统一的。第三，将不需归档的其它文件材料和不属于石角供水工程档案范畴的文件、科技资料区分开来，剔除或归入文书档案或其它科技档案另行管理。第四，根据保管期限表的规定，确定文件的永久、长期、短期的保管期限。

四、工程档案的分类立卷。

有了收集、鉴定过的石角供水工程档案资料，还要将其有序地整理，以免杂乱无章，无法利用。一个归档单位的文件经过分类之后，各个类内都有相当数量的文件还要进一步系统化，将若干文件组成案卷称为立卷。就石角供水工程档案分类而言，按工程项目分类，采用装订形式组卷，按一定的方式排列。在已实行档案综合管理的自来水有限责任公司，这部分工程档案资料需纳入该公司档案综合管理的序列内，将其编为其中的一个部分，即可将该工程档案内的原始资料、图纸、设计资料、竣工资料等归入基建档案中，给它一个分类号，然后按其规律进行立卷。卷确定后还需对每一个卷内的文件、图纸、资料或按重要程度、或按原有顺序等进行有规律的排列。之后，对卷内的每一页按排列好的前后顺序编写页码，以固定卷内每一页、每一份的位置。再编写案卷标题，在所在类内统一排列、统一编写案卷号，并将每一份文件、每一个案卷按计算机档案管理软件要求录入相关的信息，将卷内目录、案卷目录、案卷封面打印出来，把每一个卷的案卷封面、卷内目录、卷内文件、备考表装订一起，就形成一个案卷。将已装订的案卷，按排列好的案卷顺序号将案卷分别上架排放到该类案卷的柜子上，填写好柜子指示卡。

五、石角供水工程档案实行计算机管理。

随着计算机应用普及和数字化技术的渗透，各单位都普遍使用计算机进行管理档案。就清远市自来水有限责任公司而言，使用3.0版灵通文档管理软件，按照本档案室档案综合管理的要求，根据该工程档案的属类输入、立卷并打印出卷内目录、案卷目录、案卷封面。现在公司档案室计算机查阅档案已可从题名、保管期限、日期、登记号、编制单位、分类号、归档号、密级、目录号、顺序号、责任者、主题词、文件编号、文件字等角度检索，大大提高了文件、资料的查全率和查准率，方便了档案管理者和利用人员。

水利工程项目档案管理制度 第5篇

为规范水利工程项目档案管理工作，根据国家、地方工程档案管理有关规定,结合建设管理中心的特点，制定本制度。

一、工程档案的归档范围及质量要求

(一)工程档案的归档范围：对于工程建设有关的重要活动,记载工程建设主要过程和现状，具有保存价值的各种载体文件，均应收集齐全,整理立卷后归档。

(二)归档文件的要求：归档的水利工程文件应为原件；工程文件的内容必须真实、准确、清晰、幅面整洁。

二、工程档案的收集、整理、立卷、装订、归档及移交、保管、统计

(一)工程档案的收集：各工程项目的负责人负责本工程项目从工程准备阶段到竣工备案验收过程中工程建设文件及影像资料的收集。

(二)工程档案的整理：按照单位工程、分部（分项）工程及文件形成的时间先后顺序进行分类排列。

(三)工程档案的立卷：工程文件按工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件五部分立卷；

(四)工程档案的装订：案卷除有特殊要求外，所有工程资料必须按A4纸装订成册。

(五)工程档案的归档及移交：单位工程竣工验收完成后 30 日内，各项目负责人要完成该工程档案的归档工作。工程竣工验收完成后 60 日内，各项目负责人将完整的工程竣工档案交给工程档案室。

(六)工程档案的保管：工程档案管理人员必须确保工程档案的安全和不被流失。保持档案室的干燥和通风,保证工程档案不被腐蚀。

(七)工程档案的统计：工程档案管理人员必须每月对收集、归档、移交、借阅情况进行统计,及时催促借阅到期文件的归还。

三、工程档案的借阅

工程准备阶段文件为机密级,监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件为秘密级。没有领导批示，档案管理人员不得私自随便外借档案资料。

公司重大项目档案管理规定 第6篇

重大项目档案管理规定

第一章 总则

第一条 目的

为加强和规范xxxxxxxxxxxxxxx有限公司（以下简称“公司”）重大项目档案管理工作，确保其收集齐全、完整、准确、系统和有效利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《安徽省档案管理办法》等有关规定，结合公司实际，制定本规定。

第二条 适用范围

本规定适用于公司及其各级全资、控股子企业及所管辖的单位（以下简称“各单位”）等。

第三条 名词解释

（一）重大项目指经政府及投资主管部门批准的和列入公司重点项目，包括重大基本建设工程、重大科研、重大产品研发、重大技改、重大改制重组及股权投资项目等。

（二）重大项目档案是指重大项目在规划、建设、实施、验收及管理过程中所形成的、具有保存价值的各种形式的历史记录。包括实体档案、声像材料及实物档案等。

（三）子企业是指公司根据发展战略规划和突出主业、提高公司核心竞争力需要依法设立、投资的、具有独立法人资格主体的企业。包括：

1.公司直接或间接独资设立的各级全资子公司；

2.公司直接或间接与其他公司或自然人共同设立的、控股50%以上，或未达到50%但能够解决其董事会半数以上成员的组成，或者通过协议或其他安排能够实际控制的各级控股子企业。

第二章 重大项目档案管理组织机构、职责

第四条 组织原则

公司及所属各单位重大项目档案工作实行统一领导、统一制度、统一管理的原则。

第五条 主要职责

公司办公室为重大项目档案主管部门和管理部门。主要职责：

（一）贯彻执行公司重大项目管理方针、政策及实施方案，制定重大项目档案管理制度；

（二）统筹、协调公司重大项目档案管理工作，负责对重大项目进行收集、管理、接收、保管及提供利用；

（三）对公司及所属各单位重大项目档案管理工作进行监督、指导与检查，协调解决项目档案管理业务工作中遇到的问题；

（四）接收公司全资、控股子企业及所管辖的单位的重大项目档案，实行集中统一管理；

（五）组织或参加公司及所属各单位项目档案管理验收工作；

（六）对所属各单位重大项目档案管理工作进行表彰和奖励。第六条 公司及所属各单位项目承办单位（或部门），要根据本单位实际情况，明确重大项目档案主管部门和档案管理部门，明确工作职责，设专、兼人员负责重大项目档案日常管理工作。项目承办单位专、兼职档案人员主要职责负责收集、整理，定期向本单位档案管理部门移交。

第七条 公司及所属各单位重大项目档案主管部门，应将重大项目档案管理工作纳入本单位、本部门工作计划，加强对重大项目档案工作的领导，听取其工作汇报，并为开展业务管理工作提供保障。

第八条 公司及所属各单位重大项目档案管理部门，负责本单位重大项目档案管理工作。其主要职责负责接收项目承办单位（或部门）移交的重大项目档案；负责对项目档案进行编目、保管及提供利用等。

第三章 重大项目文件（档案）的形成与管理

第九条 项目文件（档案）的归档范围

重大项目承办单位的档案主管部门或档案管理部门应制定本单位重大项目文件材料归档范围（见附件2）；

公司及其全资、控股子企业及所管辖的单位的重大项目档案，包括重大建设、改制重组、股权投资等所形成的全部档案。

第十条 项目文件管理

重大项目承办单位的项目承办部门，应设专职或兼职档案管理人员，依据重大项目文件材料归档范围，负责对项目文件进行收集（必须是原件）和整理。

第十一条 重大项目承办单位的档案主管部门专职或兼职档案人员对已列入归档范围，但项目实施过程中确需利用的项目文件进行跟踪，制定归档时间，确保项目文件收集齐全、完整。

第十二条 重大项目承办单位档案主管部门专职或兼职档案人员，要将收集到的项目文件做分类目录，并上报本单位档案管理部门备案。

第四章 重大项目文件的移交与归档

第十三条 公司及所属各单位重大建设项目、科研、技改、改制重组及股权投资等项目主管部门，应设兼职档案人员负责对其所形成的项目文件进行收集、分类、整理、立卷，按时间或按阶段向本单位档案管理部门进行移交归档。

第十四条 移交归档时应符合下列要求：

（一）移交归档时间：项目文件应当在办理完毕相关手续后实时或定期归档。定期归档应为项目开工（或立项）后三个月、半年、一年或项目竣工；

（二）移交归档内容：凡与项目有关所收集到的全部文件。

（三）移交归档要求：移交归档的项目档案，应将保管期限划分准确，卷内（文件）目录填写清晰，编号正确，附件齐全；

（四）涉及改制重组、股权投资或在一定期限内保密的涉密文件应按《公司保密工作条例》有关规定办理移交归档手续。

第十五条 重大项目档案移交时，应由项目承办部门兼职档案人员编制移交目录，向本单位档案管理部门进行移交。移交目录一式二份，由移交和接收相关人员签字后，双方各存一份。移交目录应包括：序号、文件编号、责任者、提名、文件形成时间、页号等。

第十六条 公司及所属各单位档案管理部门对接收的重大项目档案进行系统整理，拟写案卷标题，编制案卷编号和案卷目录，填写备考表，完成案卷归档入柜。

第十七条 公司及全资、控股子企业所管辖的单位在完成对项目档案的收集、整理、编目及归档后，以完成项目档案验收，签署正式通过验收意见之日起，在本单位档案部门保管2年的项目档案，按照有关管理规定按时向公司档案部门移交，实行集中统一管理。

第五章 公司重大项目档案的验收

第十八条 公司重大项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。凡重大建设项目、技改项目等未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

第十九条 按照上级单位有关重大建设、技改项目档案验收的有关规定：一般项目档案验收应在项目竣工验收前一个月内完成；重大项目的档案验收应在项目竣工验收前三个月内完成；如特殊情况项目档案验收也可与项目验收同步进行；项目档案如不能按时验收，需提交申请延期报告，并经项目档案主管部门领导核实批准。

第二十条 档案验收由项目承办单位档案主管部门提出申请，填写《xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大项目档案验收申请表》（见附件1），由公司项目主管部门及档案管理部门共同组织重大项目档案的验收，必要时由档案行政主管部门等组织验收。

第二十一条 法律规范中对验收有特别规定的，应服从法律规范的规定。验收结束后，要形成验收意见并签署日期，反馈项目承办单位作为建设项目总体竣工验收的依据之一。凡在规定时间内未向本单位档案管理部门移交档案资料或档案资料移交不齐全的，且未经上级档案主管部门重大建设项目专项验收合格和终验未经档案验收人员签字认可的，上级建设主管部门应不予出具竣工验收合格证明。

第二十二条 重大项目档案验收不合格的项目，由上级或上级委托公司档案主管部门向项目承办单位提出整改意见，要求项目承办单位在项目竣工验收前对存在的问题限期整改并进行复验。复验后仍不合格的，不得进行项目竣工验收，由上级或上级委托公司档案主管部门提请对项目承办单位通报批评。如由于管理不当，造成档案损失的，应依法追究项目承办单位及有关人员的责任。

第六章 重大项目档案的保管与利用

第二十三条 由于公司档案库房空间有限，可以充分利用各单位资源作为公司档案馆分馆（室）。将待移交的重大项目档案仍然保存在原单位，由原单位档案人员负责日常管理并向公司档案部门移交项目档案目录，管理将对标公司。

第二十四条 公司及所属各单位档案管理部门应本着安全保管的原则做好重大项目档案的保管工作。存放项目档案的库房，应符合“八防”要求，即：防火、防盗、防光、防潮、防尘、防污染、防鼠、防虫。库房内应设有空气调节设施，温度控制在14—24℃之间，相对湿度控制在40%—65%之间。

第二十五条 公司及所属各单位档案管理部门应建立重大项目档案借阅制度，严格借阅手续，规定借阅时间。借阅重大项目档案一般要在三个工作日内归还。

第二十六条 公司及所属各单位档案管理部门在借阅公开范围的重大项目档案时，应当执行档案借阅制度；借阅不公开范围的重大项目档案时，应由主管部门领导批准，只能在档案部门查阅，不得借出。

A.公司重大项目形成部门因工作需要需查（借）阅重大项目档案时，可直接到公司档案部门查（借）阅；非重大项目形成部门需查（借）阅重大项目档案时，须经主管领导批准，只能在档案部门查阅，不得借出。查（借）阅重大项目档案，需填写“档案借阅利用效果登记”；

B.公司所属各单位需查阅公司重大项目档案时，须由所属单位档案部门有关人员持本单位介绍信，到公司档案部门查阅。查阅后需填写“档案借阅利用效果登记”。

第二十七条 公司各全资、控股子企业及所管辖的单位在查阅本单位已移交至公司的重大项目档案时，可由本单位档案部门有关人员直接到公司查阅。

第二十八条 公司及所属各单位在利用重大项目档案时应妥善保管，不得损坏或遗失；未经档案管理部门同意，任何部门及个人不得任意拆卷，不得复印，不得转借。

第七章奖励与惩处

第二十九条 公司及所属各单位档案主管部门，应定期对本单位重大项目档案收集、归档进展情况进行自查，并将自查报告上报公司档案主管部门。第三十条 公司及所属各单位档案主管部门，应在各单位上报自查报告的基础上进行抽查，对在项目档案管理工作中成绩突出的单位和个人给予表彰和奖励。

第三十一条 有下列情形之一的，重大项目档案主管部门将责令限期整改；情节严重的，将对直接责任人按照有关规定给予相应的处分：

（一）不按规定收集项目文件；

（二）不按规定移交或者接收项目文件；

（三）违反规定对外提供项目档案；

（四）损毁、丢失项目档案；

（五）擅自复制、公布项目档案；

（六）玩忽职守，造成项目档案损失；

（七）其它违反本规定的行为。

有前款第三、四、五、六项情形，将对直接责任人按照有关规定给予相应的处分。

第八章 附注

第三十二条 本规定由公司办公室负责解释。第三十三条 本规定自印发之日起施行。

附件1：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大项目档案验收申请表 附件2：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大项目档案归档范围 附件3：xxxxxxxxxxxxxxx有限公司重大项目档案验收内容及要求

附件4：《重大项目档案管理规定》项目档案移交流程 附件5：项目档案移交流程说明书 附件6：《重大项目档案管理规定》重大项目验收流程 附件7：重大项目档案移交流程说明书 附件8：重大项目档案利用申请表

输电工程项目档案管理的论文 第7篇

一、输电工程档案管理概述

输电施工、运检与维护工程是电力企业档案信息系统的必要部分，输电工程项目档案是工程立项、设计、施工和监理等整个工程的原始记录，是工程进度与质量是否与合同一致、是否达到相关标准及工程运行、改造和维修的法律凭证，是工程建设交付使用的必备资料。输电施工、运检与维护工程具有实时性，打破了传统档案的特性范畴，不仅反映输电工程施工质量和水平，还能体现工程管理水平，是企业发展过程的真实记录与历史见证，对于输电企业的决策和管理以及生产的安全性有重要参考价值，特别是对于项目的合法性和隐蔽工程的维护与完善，档案的作用与地位是十分显著的。践行输电档案管理，档案管理制度尚需继续健全与完善[4]81，档案管理尚需规范，档案保管条件与电子化程度有待改善与提高，档案管理人员的综合素质与学习能力尚需不间断地通过各种方式培训加强[5]19。信息化人才缺乏是输电工程档案管理普遍存在的问题，是档案信息化的障碍。如何利用档案信息，辅助工程项目的控制和管理，提高工程项目的管理效率，提高预测控制风险的能力，保证工程质量及降低工程成本是时下输电工程档案管理更高的标准与目标。

二、输电工程档案管理的机遇与挑战

信息技术为电力档案管理的规范化、电子化提供技术支持，如何将信息技术应用到电力企业的档案管理中，已成为重要的科研课题[6]39。计算机技术的运用对工程项目档案资料的科学利用及步入数字信息化管理起到了重要作用。利用计算机技术、网络技术、数据库技术，实现内部数据共享的系统工程，是系统建立数字档案的契机，是输电工程档案管理系统性提高的前提，是完善电力工程档案的有利条件。信息资源的系统化管理纳入档案管理，扩大档案管理范围与功能。电力企业信息化水平和电力企业正努力实施的以信息化带动管理，以管理促进信息化的管理模式，是提升输电工程档案管理功能的机遇，是保障档案信息的准确性与真实性，提高利用率的必要条件。输电工程档案具有一定的专业性，源于输电工程档案的构建体系，不同行业、部门、专业建立工程档案的出发点及标准存在一定的差异，使得接收工作复杂，极易造成资料的散失，资料难免有遗漏，准确性、真实性、完整性不易达到规范要求[7]78。输电工程档案管理的规范化、电子化、数字化是未来发展的必然趋势[8]27，输电工程施工企业档案管理的标准化，给企业与社会带来诸多便利的同时，档案信息保密问题所存在的安全隐患[9]147，也是我们必须面对的挑战，云计算服务平台在数据存储安全方面具有无法比拟的优势，可有效地解决数据安全存储等问题[10]76。

三、输电工程档案管理的组卷原则

案卷是具有“关联”的文件组合而成的档案保管单位。来源原则是档案的分类单元，来源原则在档案检索中具有重要作用，来源原则是档案整理的基本原则。来源原则可以有效地恢复已被破坏和被分散在不同卷宗中档案的顺序。尊重全宗原则是来源原则产生的标志。档案管理原则在实践中不断演绎与发展，信息技术的广泛应用使单一来源原则再次受到冲击，突破了实体机关与案卷唯一对应的传统模式，现代机构的频繁变动也使按照机构来源划分全宗面临新的挑战，新来源观应运而生，受到业界的关注。自由来源为来源共同性基础上的事由共同性，对专门档案整理具有指导意义。来源原则的实质是事由原则，事由原则是专门档案的整理原则[11]25。事由联系没有客观的`界限，是档案形成过程中事由类同性所具有的联系。广义来源联系与狭义事由联系从本质上来说统一于“有机联系”[12]84，广义来源联系是电子文件时代“新来源观”的产物。档案整理的本质是为了保持档案材料之间的有机联系，便于更好地保管与利用。有机联系并不只有来源联系，最紧密的联系也并不只是来源联系，在尊重档案形成规律的前提下，任何有机联系都可成为档案的分类原则。来源原则与事由原则都有各自独立的适用范围，践行来源联系进行组卷，割裂了输电建设项目档案与其建设过程之间的联系，应以有机联系在整个档案集合中最为明显的原则为依据。输电建设项目按照项目来组成一个案卷，是最简便也是最理想的，当某一项目形成的科技文件超过案卷组合度时，如何将同一项目的档案材料整理成多个案卷，需要参考建设项目档案的特点。输电建设项目按阶段组卷形成的档案有更深层的联系，但它不是项目档案案卷组织的统一模式，最紧密的有机联系是指导组卷方式的正确理念。借鉴档案管理原则，不纠结、不拘泥于各种原则的纷争之中，结合输电档案的特点组卷、建档，充分运用来源联系和事由联系，编制多维联系的实用性、安全性输电档案是最科学的。明确了组卷原则，建档过程要注意区分不同的工程项目及项目阶段，工程档案收集和整理要与建设进程同步，统一归档要求，明确归档文件材料内容，在工程竣工阶段，建设单位要对设计、施工、监理单位移交的文件材料进行鉴定，提出移交的时限和质量要求。在施工过程中，定期检查施工现场，收集施工照片记录，列为电子版资料归档。

四、输电工程档案管理的正确思路与具体措施

面对输电工程档案管理的机遇与挑战，如何更好地解决其存在的问题?尊重和维护档案的本质特性，保持档案之间的有机联系是档案整理工作的根本性原则，观念的改变是当代输电工程档案管理的核心前提，建立完善的管理体系，保持各建设单位与运营、维护单位的有效沟通是输电工程档案管理的保障，健全的档案管理制度是档案安全与充分发挥其作用的必要条件，而强化档案管理的标准化、规范化，强调档案管理的及时性是加快档案建设步伐的正确思路，利用现代化的管理工具，不断践行档案管理的电子化、数字化，向前看，把握未来每一个输电工程项目文件资料的完整性是行之有效的方法。什么样的指导思想能更好发挥输电工程档案管理的功能?践行输电工程档案管理，树立档案管理为利用服务的效益理念，向管理要效益;树立技术为需求服务的科技理念，加强信息软件系统升级及管理创新，实现工程档案管理模式与管理思想与时俱进;树立系统工程的整体理念，把系统工程的整体理念和综合性技术人才培养贯穿于档案建设的全过程;夯实输电工程档案管理的根基，输电工程档案的功能将彰显广达。有了正确的理念，有了开启输电工程档案建设和运行之门的人才，如何正确使用档案管理工具，加快档案建设步伐?在符合国家相关法规和企业档案管理要求的前提下，强化档案管理制度的严肃性、权威性及公正性，制定适应输电工程施工企业特点的具有较强可操作性的规章制度，在规章制度允许的范围内，不断完善档案的规范化管理;加强档案的收集、整理工作;强化教育和培训;推进电子文档的积累、保管与利用，遵循“利用为本、常用为上”的思路，同步建设档案目录和全文数据库，适应电子文件归档的发展趋势。电子文件带来的挑战要求档案管理工作进行根本性的质变，我国当前实行的双套制归档策略时间越长，越不利于电子文件管理工作的与时俱进[13]41。实现从传统的档案管理一步到规范化、电子化的跳跃，必将面临一定的险滩与沟壑，然而跳跃的结果，会使我们的电力企业实现立项、设计、施工、维护、运营、管理的一体化，电力档案管理的功能有质的突破，成为企业的枢纽、企业的技术与成本信息与控制平台。有了平台，有了机遇，输电工程项目档案管理如何能舞出精彩篇章?历史是镜子，实践是真理，适应变革，完善标准，与时俱进是必由之路。综观历史，传统的档案管理原理面对专门档案与文书档案整理原则的巨大差异，在不断适应变革的环境中得以完善和发展，“主体全宗”、“客体全宗”的提出，就是对“来源联系”和“事由联系”的充分运用。文件连续体理论在认识文件运动的线性、阶段性、整体性的基础上，研究了文件运动的非线性、横向性、回流性、跳跃性等异常现象，尽管文件运动理论在实践的指导性方面有一定的局限性，但这些理论的发展对增强我们的信念，把握践行工作的方向有着重要意义。应对变革，我们正积极行动，多维联系体系的建立，标准规范的不断出台，使我们能够感知领导的决心与魄力。要克服由于时间跨度造成的信息的缺失及不准确等问题，提高档案管理工作者的技能势在必行，掌握相关的专业知识，同时还需具备档案管技理能，熟悉档案管理知识的同时，还要熟悉国家及行业的法规、标准及规定。与此同时，电网专业的档案员培训应常抓不懈，常年实施培训以适应档案管理发展的需求，提高档案管理水平。践行输电工程管理，必须重视现场施工检查与指导工作的时效性，确保归档的输电电网工程项目档案正确地记录工程施工过程与结果，确保归档的输电电网工程项目档案的全面性与准确性、及时性。践行输电工程档案管理，管理者要熟悉项目施工文档所包含内容，为确保施工材料的齐全和真实性，应坚持时实构成的原则，坚持事前控制、事中控制、事后把关验收的程序。具体文件收集按施工资料的形成顺序分类，可行性研究阶段的文档、招投标文件、项目设计文档、物资供应文档、项目施工文档、项目监理文档等，由相关机构分别构成与汇聚，施工资料的组卷应严格按国家电网公司编制的输变电工程档案管理实施细则进行。践行输电工程的档案管理，在保密的前提下发挥档案信息作用是永恒主题。众所周知，档案利用给科研人员带来方便的同时，也给那些想方设法窃取技术机密的不法分子带来可乘之机，稍有疏忽就会给国家的安全和利益带来危害，这就是档案的“双重性”。档案的“双重性”为输电科技档案开发利用带来挑战，使得其在信息交流与保密之间的界限尺度难以把握。如何解决充分利用与技术安全保密的矛盾?提高档案管理人员保密意识及综合素质是关键;当然没有保密意识不能胜任，只具有保密意识也是不够的，综合素质是解决问题的保障。主观条件具备是一方面，客观条件制约必不可少，建立健全保密制度是做好输电档案保密工作的基础和前提，是实现法制化、规范化管理的必要条件。加强信息化建设中保密安全应对措施，严格确保单位内部局域网与外部互联网实现彻底的物理隔离，严禁涉密计算机通过各种形式连接互联网和其他公共信息网;并应严格落实各级人员责任制，定期进行网上信息检查，做好网络的动态管理。具备较强的保密意识，不断更新的专业技能，档案管理者才能做到保密工作与档案管理的有机结合，正确解决电力档案保密与充分利用电力档案的矛盾。践行输电工程的档案管理，合理测评体系的构建与完善，是电力档案发展和电力工程项目建设与维护的质量保障[14]57。通过合同管理强化项目档案管理，建立健全档案管理测评体系，利用云计算实现建设工程档案的全过程监管，输电工程档案管理才会按设计的轨道前行。

五、输电工程档案管理的未来

工程项目的文件档案管理 第8篇

关键词：工程项目,文件,档案,管理

随着我国经济的不断发展, 我国的各项事业都得到了突飞猛进的发展, 建筑业已经成为了我国经济发展的重要推动力。随着人民生活水平的提高以及建筑技术的提高, 建筑物变得功能越来越多, 这使得施工过程中出现了更多的文件记录等, 将这些文件归档进行有效管理就成为了施工单位非常重视的问题。

1 工程项目文件归档管理的必要性

随着建筑业的不断发展, 施工单位越来越认识到了工程项目文件归档管理的必要性。首先, 工程项目都是非常复杂的, 在过程中会产生大量的材料文件, 这些文件需要进行有效管理, 以方便施工单位可以随时有效利用, 为工程项目提供资料支持和指导。如果文件的材料收集不全, 不能进行有效的归档管理, 就会给查找带来困难, 对工程管理带来了非常大的麻烦, 甚至会影响工程的进程。比如工程中编制的竣工图如果没有进行归档管理, 就会使信息无法得到有效汇总, 会对今后的改造工作带来很多的隐患。从另一方面来讲, 如果无法对工程文件进行归档管理, 相关的单位以及部门就无法对这些文件进行有效的审查, 这也带来了很多的问题, 对工程的发展是极为不利的。

工程文件材料是整个工程项目的重要记录, 且每年都在不断增加, 其贯穿于工程项目的提出、调研、立项、审批、设计、施工、竣工验收等诸多环节。因此, 只有利用科学有效的管理方式, 将这些不断产生的文件档案进行科学的管理, 认真核查其准确性和完整性, 才能为工程项目提供真正有效的资料支持, 为保证工程有序开展下去打下坚实的基础。

2 对工程项目文件材料进行管理需要有质量要求

对工程项目中产生的文件进行有效管理, 需要对文件材料进行要求, 要保证文件材料的质量, 一般而言, 工程项目文件材料的质量要求为: (1) 进行归档的文件材料一定要是原件; (2) 进行归档的文件材料所记录的内容一定要真实、准确, 不做假, 要如实反映工程的实际情况; (3) 进行归档的文件材料应该字迹保持清楚, 记录上有图片或者图表的一定要保证图表或图片清晰可辨, 同时还要保证签字盖章的手续完备; (4) 进行归档的文件材料一定要采用不容易褪色的书写工具来进行记录; (5) 归档的竣工图一定要加盖竣工的图章; (6) 存在有录音和录像的文件时, 一定要确保其载体的有效性。只有保证了以上几点, 才可以使工程文件材料可以得到有效的保护和管理, 进而为工程项目提供必要的支持。

3 当前我国工程项目档案管理中存在的一些问题

虽然我国对工程项目的文件档案的管理方式有了长远的进步, 但是当前在管理时仍然存在着很多的问题, 比如管理的职责不明确, 管理人员的专业素质低, 且流动性很大, 这些都给档案管理带来了很大的麻烦。具体来说, 工程项目档案管理中主要存在着以下问题:

3.1 项目文件管理的职责分工不明确

职责分工不明确是当前各参建单位最为突出的问题, 各参建单位之间文件材料的收集整理分工并不明确, 对范围内应收集归档的文件材料不清楚, 没有正确地执行文件形成部门整理文件的规定。

3.2 归档文件材料质量不符合规范要求

在文件档案的管理工作中, 所有的归档文件材料质量都有详细的规范要求, 但在实际的工作过程中, 归档文件的材料质量出现了各种各样的问题。其中较为突出的有, 文件格式不规范, 文件材料没留装订线;签认手续不完整、不真实;使用不耐久字迹材料记录文件;复印件较多, 如施工作业指导书、施工组织设计的报审表为复印件, 原材料证明与实验报告为复印件;文件材料的内容不真实, 如竣工图与设计变更不符等;竣工图盖章不规范, 如竣工图纸盖名章、代签等等。

3.3 文件材料收集不齐全

工程项目的开展从前期准备到施工过程中乃至施工结束, 涉及到方方面面许多不同的文件, 在这些文件的准备过程中, 有很多文件容易受到我们的忽视。首先是建设项目前期文件的缺失较多, 如土地征用协议、招投标文件等。建设项目设计文件中, 初步设计审批文件、批准概算书、预算书等文件也常常出现遗漏。其次, 建设项目施工文件, 如工程开工报告、质量监督检查报告、竣工报告及竣工签证书、设计变更通知单、竣工图纸、工程决算报告等容易出现文件不全的现象。再次, 对于建设项目建立文件中的工程进度计划报审表、设计变更报审表、特殊工种资质报审表等容易出现问题。最后就是设备文件的不完整, 如没有设备的开箱记录等。

4 关于做好工程项目文件档案管理的若干建议

4.1 管理职责、职务划分清晰

职责明确是做好工作的基本保障, 各责任部门要承担共同而有差别的责任, 综合管理, 优化文件档案管理的工作效率。基建部门要负责工程项目环境影响报告书、初步设计审批文件、施工、监理、设备合同的收集、积累, 并向本单位档案部门归档。规划部门负责工程项目的立项、审批文件及可行性研究阶段文件的收集、积累, 向档案部门归档, 并负责将工程项目批文、勘察设计合同副本、工程项目可行性研究报告转发等全部移交给本单位档案部门。档案部门负责工程档案的收集、整理、保管、及提供利用工作。施工单位要负责向设计单位档案部门移交竣工图。监理单位负责审核施工单位、设计单位竣工文件、竣工图的完整、准确性, 最后移交给本单位档案部门。

4.2 竣工文件的编制要求

工程施工及调试完成后, 设计、施工、监理单位应根据工程实际情况和行业规定、标准以及合同约定的要求编制项目竣工文件, 监理单位负责审核。文件字迹应清楚、耐久, 图纸图样清晰, 图表整洁, 签字认可手续完备、签名真实, 规范, 不能代签名、不能用计算机打印、不能用印章代替签名。各类记录表式必须符合规范要求, 所填内容真实可靠, 数据填写必须详细、准确, 不得漏缺项, 没有内容的项目要划掉。

4.3 工程档案的归档保管

在项目准备阶段的立项审批中, 需要保管的档案有选址意见及报批文件, 可研报告及批复, 项目评估、论证文件, 环境影响报告及批复、投 (融) 资计划等则档案部门负责收集、整理归档。招、投标公司文件由本单位档案部门保存原件, 工程的合同、协议正本由签订合同的双方归档保存。工程地质、水文、气象等设计基础文件、初步设计、施工图由本单位档案部门保存。工程的征地、移民、政策处理文件也移交给本单位档案部门保存。

结论:工程档案管理工作对工程项目有着非常重要的作用, 其对工程发展提供必要的材料支持。因此, 加强对档案的有效管理, 重视文件材料的质量, 才能为工程项目提供最为有利的支持, 进而促进工程的有序发展。

参考文献

[1]王云.试论数字时代大型工程项目档案管理信息化建设[J].中国科教创新导刊, 2011, 10.[1]王云.试论数字时代大型工程项目档案管理信息化建设[J].中国科教创新导刊, 2011, 10.

[2]李慧斌, 张欣红.对当前工程项目管理的思考及分析[A].河南省土木建筑学会2009年学术年会论文集[C], 2009.[2]李慧斌, 张欣红.对当前工程项目管理的思考及分析[A].河南省土木建筑学会2009年学术年会论文集[C], 2009.