国际会议申办准备的工作流程（精选8篇）

国际会议申办准备的工作流程 第1篇

国际会议申办准备的工作流程

1．建立申办机构

申办一个国际组织会议，从最初的酝酿到申办工作结束，通常需要一年甚至更长的时间。为了保证申办工作的成功，需要建立一个专门的机构。由于会议的主办单位通常都是代表我国加入国际组织的国家会员或团体会员，通常也都是具有法人资格的实体单位，能够负责申办活动实施和财务管理等重要工作，并能够承担申办活动中可能出现的民事责任，因此，会议的申办机构应该挂靠在主办单位。申办机构包括组织委员会、程序委员会和筹备秘书处。

（1）组织委员会

组织委员会是申办活动中的最高组织形式，也是申办活动中最重要的领导机构。组织委员会通常由主席、副主席和委员组成，其成员主要由会议的主办单位和承办单位的领导组成，有时为了工作方便，组织委员舍也经常邀请主管部门的行政和外事部门的负责人参加。组织委员会对申办国际组织会议的全部活动负责，它除了要负责制定申办计划、编制申办预算和筹措申办资金，还要经常和国际组织保持联系，向他们通报会议筹备情况。组织委员会还要定期对筹备秘书处的工作进行指导、监督、检查，保证申办活动的顺利进行。组织委员会和程序委员会是平行机构，应妥善协调两者之间的关系，尽量满足程序委员会所提出的各种要求。

（2）序委员会

程序委员会负责解决申办活动中的全部专业问题。程序委员会通常由主席、副主席和若干委员组成。程序委员会是一个工作班子，而不是荣誉机构，应由该领域内的知名人士组成民国国内主要知名学者和专家，有时也邀请我国在国外工作的知名学者和专家参加程序委员会，以保证学术上的权威性。要尽量避免出现部门、地区和学派的偏见，而将一些知名度很高的学者和专家排斥在该委员会之外。程序委员会负责会议的所有专业活动，包括拟定会议的主题和主要专业交流内容、编制会议专业交流日程等。

（3）筹备秘书处

筹备秘书处是申办活动的常设机构，它在组织委员会的领导下负责日程的申办工作。秘书长是整个会议申办活动中的关键人物，应选择年富力强、熟悉专业、英语能力强，并具有一定行政管理和组织工作才能的人担任。筹备秘书处应该是一个短小精悍的工作班子，申办工作一般不需要很多的工作人员，通常2～3名专职或者兼职工作人员就可以满足整个申办活动的需要。

2.制定申办计划

整个申办活动的时间通常在一年左右，申办工作的内容也并不十分复杂，因此组织委员会只要按国际组织的要求，做出一个简单的申办工作程序发给有芙的机构和人员，就可按这个工作程序展开工作。

3.编制申办预算

为了掌握整个申办活动的财务状况，为下一步筹资做好准备，要尽快制作申办活动的预算，申办预算的主要内容就是各种申办活动的支出，包括申办文件的制作费用、出国费用、接待费用和办公费用等。

（1）申办文件的制作费用

会议申办报告是最主要的申办文件，许多国家为了表示对申办工作的重视，通常都不惜成本，采用高质量的铜版纸印刷，配有多幅彩色照片，制作十分精美的申报报告。由于申办报告主要是提供给国际组织的理事会成员使用，印刷份数一般在100本左右，因此每本会议申办报告的印刷费的价格都相当不菲，每本价格都在百元以上。申办活动中也经常使用一些辅助申办材料，用以加强申办活动的效果。在上个世纪八九十年代，经常使用的辅助材料是幻灯片和录像带；而本世纪随着计算机技术的广为普及，申办活动主要的辅助材料演变为光盘，由于光盘仅仅是提供给理事会的成员使用，制作的份数也不会太多，但编辑制作费用也很高。

（2）出国费用

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出国费用是指申办人员为出国进行申办活动所花费的各项支出，主要包括国际旅费和在国外的食宿费用。申办活动通常在欧洲或美洲开展，国际旅费是预算中的最大支出。由于参加现场申办活动的具体时间一般是在一年前就确定了的，因此最好尽早提前预订机票，这样可能得到更多的机票折扣。申办人员在国外的食宿费用也是一笼不小的开支。目前，我国出国人员的食宿都是参照我国财政部的出国标准制定的。以到美国为例，按我国现行的出国标准，在国外的食宿费用是每人每天90美元，若按7天计算，折合人民币大约为每人5 00C元。出国费用中还包括一些活动费用，如宴请费用和礼品费用等。

(3)接待费用

有些国际组织还会提出到申办国家进行现场考察。接待国际组织人员来我国考察的费用也是相当大的一笔开支。接待费用主要包括在我国的食宿费用、交通费用和宴请费用，有时还要担负他们的国际旅费。

(4)其他费用

除以上必要的开支外，申办预算中还应包括一些人工费用、办公费用和其他一些不可预知的费用。

4．筹措申办资金

(1)申办资金属于风险投资

会议产业是一个投资回报率很高的产业，但是高利润总是伴随着高风险。除了遇到政治**和突发事件外，举办国际会议的最大风险就是申办活动不能取得成功。如果申办活动失败，前期的投资将会血本无归，因此申办国际组织会议的先期投资完全属于风险投资，由于投资的高风险性，致使筹集申办会议资金成为一件艰辛的工作。特别是按照国际组织的大塑会议举办规律，申办的会议都要等到几年之后才能召开，也就是说几年之后才有可能收回投资，在漫长的会议筹备期间，也可能会遇到各种突发辜件，这更增加了投资的风险性。筹集申办资金远比会议申办成功后筹集会议的筹备资金要困难得多。

(2)申办活动要有足够的经费

从中办活动开始，就会不断有经费支出，除了正常的办公费用外，直接用于申办活动的费用一般要几十万元人民币。筹集足够的申办资金是申办活动成功的重要保证。在20世纪八九十年代我国申办国际会议的初期，许多会议没有申办成功，往往都是由于在国际组织理事会上表决时，以2，3票之差而落败，教训虽然有很多方面，但是由于申办经费不足，对国际组织中的关键人物和重要会员国的工作做得不够广泛深入，是最重要的原因之一。

(3)申办经费的主要渠道

许多国家申办会议的启动资金是由政府支出的，如日本政府为了支持国际天文联合的年会在日本召开，提供了25万美元的资助费用。有些国家的政府机构中设置有会议管理局(Convention Bureau)，会议组织者可以向他们申请经费。我国申办国际组织会议的资金至今没有形成一个固定的渠道，主要还是靠民间资金来运作，以下是几种主要申办经费的筹备渠道：

◆行政事业费支出

目前我国许多机构申办国际组织会议的费用主要来自事业单位的行政事业费，如1996年中国心理学会在申办2004年第28届国际心理大会时，申办材料的制怍费和出国经费主要从行政事业费中支出。

◆专业会议机构支助

为了获得充足的申办经费，会议组织者经常在申办阶段就寻求和PCO的合作，要求他们提供一部分申办资金，承诺会议申办成功，该PCO将成为唯一的会议承办单位，会议申办失败，会议组织者不用偿还这部分费用。PCO会根据多年积累的申办经验比较准确地判断会议申办成功的概率，并以此决定是否进行这笔风险投资。例如，1996年中国心理学会在申办2004年第28届国际心理大会时，按国际心理学会的惯例，申办过程中要宴请100多名国际心理联合会执委会成员，大约需要人民币3万元，这些费用在行政事业费中是不能报销的。中国心理学会希望中国国际科技会议中心能够支付这项费用，会议中心对整个申办活动进行了详细分析，认为申办成功的可能性极大，投资了这3万元，促使会议申办成功，中国国际科技会议中心成为国际心理大会举办时唯一的PCO。

◆旅游机构赞助

随着会议产业在我国国民经济中的地位不断上升，我国的旅游机构开始逐渐重视并支持我国的机构申办国际社团组织会议，虽然目前由于体制上的原因旅游机构还不能提供大量资金的支持，但是可以提供一些礼品和旅游宣传品。例如，二〇一五年十二月

中航银会议服务中心制作 北京市旅游局从2000年开始，先后为申办几十个国际会议提供了大量的宣传材料，有力她支持了申办工作。

◆地方政府拨款

我国的一些地方政府，为了促进本地区国际会议的发展，有时也会拨专款支持本地区的机构申办国际会议，条件是会议申办成功后必须在本地区举办。例如，苏州市政府为了能促成被称为“科学界的联合国”的国际科学理事会的第28次全体大会在苏州举办，承诺承担会议的全部会场费、餐饮费、交通费及其他筹备费用，最终有300多名世界各国一流的科学家云集苏州，这是国际科学界的一次盛会，对地方的科技和经济发展有很大的推动作用。可见，争取地方政府的支持也是筹措申办资金的一种渠道。

◆银行贷款

在国外，会议组织者可以向银行贷款作为申办国际会议的资金，而目前，我国的各个商业银行还没有开展这项业务。但是随着中国加入世界贸易组织，特别是一些跨国银行进入中国市场，银行贷款也有可能会成为筹措资金的一个渠道。

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国际会议申办准备的工作流程 第2篇

1、办学申请

2、潍坊市民办职业培训学校审批表

3、学校董事会决议

4、法人代表、校长、教师的身份证、毕业证、学位证、职业资格证书、工作简历等资料的复印件

5、学校章程（含财务管理制度、安全管理制度、开设各专业的培训大纲等）

6、房屋租赁合同或者产权证明的复印件

7、验资报告（最低10万元）复印件

国际会议申办准备的工作流程 第3篇

工程施工准备阶段的工作是指项目从合同签订生效到施工进场前的阶段，大约需要1-3个月时间(项目规模、类型、区域不同，所需的时间也不同)。施工准备阶段工作的好坏，将对后期的施工阶段带来直接的影响，同时也影响整个项目的受益。以工作的实际顺序和影响程度为重点来对影响项目准备阶段的9个方面做一些探讨。

1 施工人员准备

国际工程项目中的人力资源大体可分为一线直接操作的作业人员和从事技术性、管理性工作的管理人员两大类。

管理性工作的管理人员主要是以项目经理为核心搭建的人员管理体系的构架。项目经理应是项目管理的内行和专家，具有一定的施工管理经验，能团结和凝聚整个项目部人员，善于发挥人员的特长，充分调动其积极性;熟悉合同条款和执行的范围和局限性。

合同签署后项目经理应和劳务部门根据现场的进度的实际需求编制用工计划，进行劳务人员的选拔和派遣。特别在出国手续方面的办理，应有专人负责办理。防止出现在施工中出现人员的断层和不合理性。

2 研究和熟悉合同文件

建筑工程施工合同是项目实施的主要依据，是双方在遵守自愿、公平的基础上签订的文件。

它规定了业主和承包商的权利和义务，是双方依法保护自身利益的法律性文件。承包商只能是全面履行合同，尽力避免自己不违约;竭尽全力寻觅业主的违约，利用合同法规规定的条款保护自己的利益。

项目实施时建立合同的管理制度和人员，组织主要管理人员和合同管理人员共同学习合同及签定合同前的其它所有文件，明确施工各环节中关于合同的要求和责任，熟悉有可能出现索赔和有争议的条款。要让技术人员知道合同，合同人员了解技术。

3 编制和调整施工进度计划

按合同工期，完成施工任务，这既是合同要求也是实现企业经营目标的需要。在这一点上，建设单位(业主)同施工单位双方的利益是完全一致的。控制就是将实际值与计划值进行比较，找出期间的偏差，然后进行反馈调整。项目经理可依据该表进行总体工作的安排，检查实际施工进度。施工人员必须熟悉施工进度计划表的内容，合理安排好本岗位的工作，确保施工进度按计划或超前完成。

4 编制项目费用估算表

项目成本管理是在保证满足项目设计目标、项目实施条件及项目计划工期等条件(对施工企业而言即：工程质量、施工条件、工期等合同要求)的前提下，对项目实施过程中所发生的费用，通过计划、组织、控制和协调等活动实现预定的成本目标，并尽可能地降低成本费用的一种科学的管理活动，它主要通过技术(如施工方案的制定比选)、经济(如核算)和管理(如施工组织管理、各项规章制度等)活动达到预定目标，实现盈利的目的。企业的项目成本管理是企业在运行过程中获得利益的基本保证措施之一

如何使费用估算的合理呢?应当是：1)搞好成本预测、确定成本控制目标;2)分解分解每一项工作，并将工作项落实到具体的部门，甚至到个人;3)测算出完成每个工作项所需的费用，汇总到一起就是项目费用估算表

5建立奖惩制度，完善项目目标管理考核体系

加强对项目考核工作的组织指导，建立以项目经理为主体的目标成本逐级负责制，层层落实，使每人都承担相应的职责，形成降低成本从我做起的良好氛围，并严格执行事先制定的奖惩办法;在项目竣工时，在项目经理保质保量完成任务，经成本考核与审计检查，实际利润比目标利润高出部分按照一定比例，比如7︰3，将70%作为项目部人员的奖金，由项目经理进行分配，反之，视责任大小，给予行政处分与经济处罚，必要时追究刑事责任;所有这些奖惩，企业一定按照事先签订的项目成本合同进行兑现，不要让职工产生信誉危机。

6 设备材料采购

采购工作内容包括工程设备材料和施工设备材料的采购。一般在非洲、中东、中亚等地区，由于施工工艺的不同和关税的影响，大型设备应在国内进行采购，一般设备考虑维修和配件更换，宜在工程所在地进行采购，同时材料的采购考虑工程所在国有关外国产品进入的法律规定，避免应产品认证问题造成的麻烦。

7 编制健康、安全和环境文件及质量控制文件并进行意识培训

我国工程公司在很多管理制度方面还不能与国际标准接轨，尤其在环境文件及质量控制文件编制方面和实际执行中力度不够。因此，签定合同后，根据当地的政府部门的HSE文件尽快编制出切实可行的HSE文件和质保大纲，细化前期施工的质量控制文件，并对施工人员进行针对性培训。

8 合同管理、索赔

施工索赔和施工合同两者有着直接联系，施工合同是索赔的依据，索赔就是针对不履行合同、不完全履行合同或违反合同造成损失要求赔偿的行为。是否应该索赔，最终以合同条款做为评判的标准。索赔是合同管理的延续，是解决双方合同纠纷的特殊方法，是施工单位维护自身合法利益的有效手段。合同管理应该从签约开始。项目管理机构中必须设置一个由既精通工程施工又熟悉商务知识、反应敏捷的人组成的合同管理部门。其中心任务就是通过熟悉全部合同文件，及时向项目经理提出建议和措施，利用合同的正当手段避免风险、保护自己，并获取尽可能多的经济收益。

合同管理另一个内容就是发现可索赔的合同条款依据，在合同履行过程中注意捕捉一切索赔机会，及时提出索赔意向和要求。

索赔是贯彻工程始终的经常性工作，必须积累一切可能涉及索赔的依据和论证资料。索赔过程应注意以下几点：1)保证索赔事实清楚、真实，证据充足、有效。2)责任必须分析清楚、准确。3)强调事件的突发性、不可预见性。4)文字要简洁，用词要委婉，避免用伤害对方感情的语言。5)计算精确，索赔值不能离谱，以诚实取得对方信任。6)索赔方式要得当，要据理力争，不可无理取闹，要有耐心，反复向对方摆事实、讲道理。7)注意合同履行过程中双方主管人员个人之间感情投资，巧妙、适当地利用公关手段。8)索赔事件发生后要及时办理有关签证，要趁热打铁，以单项索赔为主导，避免多项积累到一块集中办理，那样会因索赔数额巨大使业主代表或监理工程师怕担责任而不敢签证。

9 文档管理

文档工作是对外交往、工程结算、索赔、移交、验收等工作的基础，应设专人负责。国际工程中一切都以带有签字的书面文件或信函为依据，文档工作做得好坏，和索赔能否成功有着紧密的关系，承包商应设法收集到能进行索赔的证据材料。

摘要：随着中国建筑企业越来越多的参与国际工程项目的承包, 各国的体制, 文化, 工艺标准等存在差异, 尤其在施工准备阶段需要准备大量的设备和材料。施工准备阶段工作的好坏, 将对后期的施工阶段带来直接的影响, 同时也影响整个项目的受益。

国际会议申办准备的工作流程 第4篇

对国际指导的需求

心理学、学校心理学方面的工作准备在一定程度上受到一个国家的历史、文化、教育和经济的影响。如果考虑到各国在这些方面以及其他方面的差异，那么提供心理学服务的准备工作应部分地反应国家的重要特征。因此，学校心理学服务可以被看作是体现了国家间的差异。

但是，专业心理学工作者的工作准备应该限定在一定的框架内，这一框架受到人性、技术、价值观和专业特点的影响，这在不同的国家内是一致的。作为准备和服务基础的心理学知识是国际化的，对世界各国相对一致。学校心理学是不论国别而提供高质量服务的专业，因此，在建立专业准备和实践方面的指导时要考虑不同国家的情况。欧洲成员国内建立专业实践标准的努力就在向这个方向发展。

一些国家已建立了管理学校心理学工作者工作准备的国家标准，而且学生的培养很大程度上依赖于这一标准。然而，由于缺乏相应的国际准则，因此，一些国家整合专业准备项目方面的观点、看法和努力受到了局限。学校心理学的专业实践需要国际指导，以便于在不同的国家提供有效的服务，而且国际指导的建立不会限制各国的实践过程。

国际指导应反应共同目标

建立学校心理学工作者工作准备的国际指导不是十分容易的。一些人认为国家间的差异超过了共同的方面。但是，对学校心理学的国际比较研究不支持这一观点。在发展中国家和发达国家进行的两次主要的学校心理学的调查研究表明，世界范围内的学校心理学工作者具有类似的角色和职能概念。

学校心理学工作者工作准备的国际指导必须平衡课程设置与具体实践之间的一致性需要，而具体实践在不同的国家内是不同的。因此，国际指导所面对的持续的挑战在于如何平衡一致性与差异性之间的度。

对于这一挑战的有效解决方法就是定义共同的目标，相应的，对学校心理学工作者工作准备的指导也应在共同目标的基础上进行讨论。确定共同目标对于普通心理学、学校心理学的准备方面都十分重要。

共同目标一般足指：掌握心理学核心知识、发展专业决策能力、掌握研究与设计技能、加强人际交往技能、了解伦理知识和建立职业价值观等等。

核心心理学知识

学校心理学工作者应掌握的核心知识包括以下几项：发展心理学、学习心理学、认知心理学、教育心理学、个性心理学、社会心理学、统计和研究设计、实验心理学和生理心理学。因此，心理学领域广泛的一致性应包括在专业准备项目中。心理学核心内容上的一致性是建立国际准则和指导的可能性基础。

专业实践指导

学校心理学工作者在工作准备的专业化过程中，需要评价和干预方面的信息。在评价方面，认知和情感十分的重要，在干预方面，行为、情感、教育和社会系统、咨询十分重要。另外，问题的预防、健康水平的提高也是学校心理学实践的重要方面。

普通心理学的核心知识和专业内容可以用于学校心理学实践的定义和描述。这些知识领域和学校心理学工作者的工作准备相关。另外，学校心理学工作者持续关注的重点是学校、家庭以及其他系统内的儿童和青少年。

决策制定、反思和研究中的专业技能

学校心理学工作者的诊断和干预工作需要建立在反思、研究、问题解决和决策制定的技能水平上。诊断和干预所承担的责任超过了依据书本知识做出决策的范围。学校心理学工作者只有掌握包括诊断知识在内的心理学规律和专业实践，才能选择最适应某个个体的干预方案。另外，需要灵活的头脑来选择传统实践方案的替代方案。对于其他方面的不一致，例如对提供学校心理学服务的方法的质疑，需要依据实践者的决策能力来解决。他们的决策能力在研究过程中得到体现，在寻求行动的替代方案过程中由问题解决能力所激励。

反思性决策能力能够防止墨守陈规的人滥用心理学和教育学的方法进行评价、干预和治疗。另外，在许多国家，用于儿童的测验所采用的是发达国家的量表，缺乏本土化标准，因而没有信度和效度，这一发现表明在技术和知识标准的翻译和采用过程中存在着困难。反思性的决策制定能力和问题解决能力能够用来减少在技术应用方面的墨守陈规和滥用。

在培养学校心理学工作者的过程中，教育者和管理人员需要将理论和实践中的专业性决策制定技能模式化。专业性的实践、心理学知识的应用、评价策略的采纳、反应人类行为和自身实践的方法的发展都有利于这一技能的培养。更具体地说，问题解决能力和分析能力应在研究人的行为方式，为学生、家长、教师执行个人或团体辅导的过程中讲授。

而且，计划能力和持续干预能力可以通过在更大范围内执行干预过程来加强。在这种情况下，在理解性别、种族、民族、文化、阶级如何影响公正的判断、如何影响干预决策的成功的过程中，决策制定能力得到进一步发展。

通过发展决策制定能力，学校心理学工作者的工作准备超越了心理学核心知识的局限。虽然实践不能脱离这些知识，但知识的范围受到了局限，而且其适用范围也受到了限制。决策制定能力允许专业人员将心理学知识看作是相关的知识，允许专业人员在新的、不同的环境中，在面对复杂的问题和不明确的准则时，在现有知识不能解决问题时，可以采用开放的方法进行研究。另外，在考虑到儿童成长和发展的环境条件时，需要应用反思性方法进行决策制定。

人际交往技能

学校心理学工作者提供的服务和心理学工作者提供的同样的服务类似。然而，学校心理学工作者与以治疗为主的心理学工作者在关注环境对行为的影响力方面是不同的。在班组或家庭、学校、社区进行干预的需要使得间接干预的方法在学校心理学实践中得到广泛应用。

学校心理学专家提高了与学校心理学服务相关的知识和技能的重要性，咨询也在学校心理学发展较好的国家得到重视。其他提供间接干预服务的领域是父母教育、学校与社区之间的关系。相比较而言，直接干预没有显示出重要性，这包括小组治疗、婚姻治疗和家庭治疗。间接干预服务的广泛应用表明领导与合作技能是学校心理学准备的重要方面。

领导与合作技能与学校心理学工作者经常承担的评价角色联系在一起。评价过程中需要使用来自各个方面的信息，来理解影响人们行为的多种关系。另外，环境因素和其它背景因素也应考虑到。学校心理学工作者所承担的与评价过程相关的一个重要角色是整合其他专业活动(如特殊教育、社会工作)方面的数据。

学校心理学工作者的工作准备使得他们可以承担整理数据方面的领导，以方便多学科的治疗小组的工作准备。而且，这样的角色需要多种复杂的交往技能，包括冲突干预技能，促进学校、家庭、社区中正面工作关系建立的技能等。

统计等方法的技能。这样的技能对于评估学校心理学或其他与学校相关的服务来说十分的重要。

另外，研究设计、统计、项目评估的理论和实践、心理学测量等内容一般是在学校心理学项目的定量部分中讲授。定量方面的技能是通过特殊的课程获得的，一般在实验工作中得到发展，在与其他工作人员对各种研究策略的优越性和局限性进行讨论中得到加强。

掌握伦理知识，建立职业价值观

这是一个重要的方面。当要求被调查者确定学校心理学的最重要的研究问题时，他们中的大多数都提到了跨文化问题，其次才是干预、教育、心理测试与评估、儿童发展和学校心理学的专业准备等问题。这些问题的集中表明共同的价值观建立在对心理学理论、研究和实践的跨文化理解上。

专业群体的道德标准在研究和实践的伦理标准中得到体现，这些价值标准一般与社会中的最高价值标准一致。在现实社会中，学校心理学工作者在专业实践中对于跨文化问题的理解与人们的最高价值标准是一致的。这些价值标准要与学校心理学工作者的伦理标准整合在一起。

会议的准备工作 第5篇

一般的说，准备工作包括以下内容：⑴拟定会议工作方案；⑵选定会议议题；⑶拟定会议议程、日程、程序；⑷准备会议文件；⑸确定出席、列席会议人员；⑹与会人员编组；⑺选定、布置会场；⑻排列座次；⑼制作分发证件；⑽发会议通知；⑾制定会议须知；⑿负责会议报到；⒀会议秘书机构的置设及分工；⒁申请会议经费。

一、会议工作方案：

包括会议名称，会议内容，会期，会议的规模，日程、议程，会议的开法，会议的组织领导，宣传报道，会议文件准备，经费预算，食宿安排，保卫和保密工作等。

二、会议的议题：

就是会议需要研究解决的问题，是会议的主题和灵魂，其他准备工作都要围绕议题来进行。有的会议议题就是一个，有的一个会议有几个议题，如县委常委会，讨论职工下岗再就业问题，大学生的分配问题，财政问题。会议的议题要和会议的内容相适应，如县委常委会讨论的问题，就是在全县有指导意义和带有全局性的问题，那些下一级会议可以解决的问题或者个别单位可以解决的问题，不要拿到常委会议上解决。党委的会议和政府会议讨论的问题也要有区别，党委会议讨论的问题多是政治问题、干部工作、党的建设及重大经济工作。具体的经济工作、行政事务应交给政府会议研究解决。

三、会议议程：是会议解决问题的概括安排。会议日程：是指在一段时间内会议进程的具体安排，它可以使与会人员了解每天会议的安排情况。会议日程一般用日程表来表达。

会议程序：是一次会议按照时间先后依次安排的步骤。会议程序主要是供主持会议的同志掌握会议进程之用，不需要发给与会者。

会议文件的准备：在会议准备工作中，起草好会议文件是最重要的准备工作，花费的时间最长，投入的精力最多。文件的质量往往决定会议的质量，传达贯彻会议精神主要传达会议文件。会议的文件往往比较多，有主要文件、参考文件、阅读文件。一般说来，领导讲话和工作报告是主要文件，要下大功夫写好。关于会议文件如何写，这里不能详细讲了，有几个同志专门讲这个问题。

关于会议通知，会议准备工作基本就绪以后，要尽早发出通知，以便与会人员提前作好准备。通知由标题、正文、落款三部分组成。标题由会议的种类+文种（通知）组成。正文：写清楚会议的名称、开会日期、地点、会期、议题、参加会议人员范围等。比较大型的会议有外地同志参加要写清楚报到地点，是否提供交通工具，可否带工作人员。落款：包括发文单位和发出日期，有的要加盖公章。

关于与会人员的编排分组，分组的目的是便于讨论问题，一个会议，如果只开大会，就不必编组，如果要讨论，人又很多，就要编组。编组的方法，一是按照地域分组，如召开自治区党委 2 扩大会议，一个地区一个组；二是按行业分组，如党群口一个组，农业口一组，宣传文教口一组，政法口一组等，三是既按地域又按系统行业分组，按地区分几个组，机关按行业分几个组。领导同志可根据平时的分工，分到各组，主要领导可以不分组，愿意到那组都可以。小组召集人可以由二人担任，一般指定职务较高，组织能力较强同志担任，要有代表性，有民族的，有汉族的，有地区的，也有部门的。分组名单下面，还要注明讨论地点和小组秘书。

关于会议秘书机构的设置和工作人员的调配。规模较大的会议都成立会议秘书处，指定几名负责人，秘书处下设几个组，如秘书组：负责值班、组织协调、印发文件；会务组：负责会场的布置、管理、服务；宣传组：负责宣传报道和对记者的组织管理；翻译组：负责翻译成几种文字；保卫组：负责安全警卫；总务组：负责接送、食宿、文娱活动、医疗保健等。会议规模小，不要设这么多的小组，可以由会务组统一管起来。

会议须知：一般包括5个部分。

1、作息时间表；

2、日程表；

3、分组名单；

4、会议秘书机构人员名单及房间号；

5、注意事项，包括保密制度、请假制度、会客制度、安全要求及其他注意事项。

会场布置：会场的布置直接影响会议的效果，会场的布置要与会议的规模和内容相适应，党的代表大会要朴素大方，人民代表大会庄严隆重，庆祝大会要喜庆热烈，追悼大会要肃穆庄严，座谈会要和谐融洽，纪念性会议要隆重典雅，工作会议要简单舒 3 适。主席台一般安排主席团成员或者职务比较高的同志，座次可以按职务或姓氏笔划排列。主席台根据人数多少，可以设一排或二排、三排以上。座谈会可以不设主席台，主持会议同志座位在正对会场门口的地方。主席台上方可以挂会标，一般为红底黑字，字体庄重。如开党代会、人代会、团代会等还要挂会徽，会徽两边挂红旗，红旗一边五面为宜，为调节会议气氛，主席台前可以摆鲜花，会场的四周可以张贴标语口号。另外座位前桌子上要摆座签，有的只摆主席台，有的全体与会人员都摆座签。音响麦克风、译风都要准备好，会前要试试响不响。

开标,评标会议的准备工作 第6篇

在开标前至少应做好以下几个方面的准备工作：

文件材料准备

在开标前，应准备一系列文件材料，以备开标时之用。这些文件材料主要包括在招标阶段、投标阶段所形成的文件材料和开标阶段、评标阶段以及定标阶段需要使用的文件材料。由于招标采购过程是以法定方式和程序进行的，其中各个阶段所使用的文件材料都应该便于查阅和使用，因而所有的文件资料都必须以书面形式准备并提供。根据开标需要，应准备以下几类文件资料：

招标阶段所形成的文件材料。在招标阶段，由于要编制、发售招标文件等，在这些项工作进行过程中，会形成与招标采购有关的一系列文件、材料等书面资料，而这些资料在开标、评标过程中将要被用到，因此在开标前有必要对这些文件、材料进行整理、归集，形成招标文件资料。一般来说，根据招标阶段的几个工作环节，招标文件材料主要有：招标文件编制过程中所形成的资料和招标文件发售过程中所形成的文件材料。其中，招标文件编制过程中所形成的文件材料主要包括采购人委托项目时所提交的与项目有关的资料，招标采购机构在组织项目实施前所编制的采购方案和所归集的项目资料，在编制招标文件时对项目的分析论证资料，招标文件底稿以及正式的招标文件。招标文件发售过程中所形成的文件资料，主要包括招标公告信息发布资料，响应招标项目的供应商信息，供应商提交的资格证明文件材料，对供应商进行资格审查时的书面记录及其相关资料，经审查资格合格的供应商名单和资格不合格供应商名单及其理由说明和文件证明材料，资格审查工作底稿，招标文件发售记录，组织供应商进行现场勘察及对项目解释答疑记录，供应商对招标文件有关内容提出的书面询问，招标组织机构因对招标文件进行修改、澄清、补正所形成的补充招标文件等。值得注意的是，有关招标文件的发售记录，尤其是购买了招标文件的供应商名单要在一定范围内和一定时期内相对保密，以防有可能参与投标的供应商信息泄露。

投标阶段所形成的文件材料。招标阶段之后，所要进行的是投标，即投标供应商编制投标文件并向招标组织机构递交投标文件。在这个过程中，由于投标供应商对招标文件的有关内容有疑问而需要向招标组织机构提出书面询问，招标组织机构要对询问的有关内容作出书面答复；投标供应商要向招标组织机构递交投标文件、交纳投标保证金，招标组织机构要接收投标文件并向投标供应商出具签收证明等，这些工作，都需要有书面的文字记载，而这些书面的文字记载集中起来，就形成了投标阶段的文件材料。招标组织机构在开标前，必须注意收集这些文件材料，并进行归集整理，以备开标时之用。在这些文件材料中，最重要的就是投标供应商递交投标文件时的记录，供应商递交投标文件时的签名，招标组织机构在接收投标文件时的书面记录、向投标供应商出具的签收投标文件的证明、收取投标保证金的收据等。值得注意的是，在投标阶段，有关投标供应商递交投标文件的资料、记录等信息，应在一定范围内和一定时期内相对保密，尤其是要对供应商提交的投标文件要妥为保管，以防投标文件遗失或者投标信息泄露。开标所需要的文件材料。开标，有地方和机构称其为开标仪式，有些也称其为开标大会或开标会，不论叫什么，其形式都是按照招标文件的规定，以一种会议的方式公开举行，其程序都是法定的。在开标时，要公开宣读投标人的投标报价以及投标文件中的有关内容，宣布一些注意事项，并对评标、定标作出安排。在这个过程中，需要使用一些书面的、格式化的文件材料，这些文件材料都必须在开标前制作、准备完备。根据开标需要，这些书面、格式化的文件材料主要有：开标会场纪律，开标议程，监督人员和工作人员以及参加开标的领导和来宾以及其它有关人员名单，开标仪式主持词，工作人员职责及注意事项，投标人注意事项等；如有领导参加并需要领导讲话，则还应为出席会议并讲话的领导草拟准备讲话稿；如有监督人员或者监证人员参加，则还应提前为他们准备监督或监证时所使用的相关文件材料。另外，还需要提前准备开标前到会人员的签到册，并为与会人员准备必要的书面文件、材料等。

评标过程所需要的文件材料。评标是在开标结束后进行的，一般情况下，开标结束之后，接着就要进行评标，开标与评标的两个阶段之间没有时间间隔，因此在开标前就要把评标时所需要的文件材料准备完备，以备评标之用。根据评标需要，评标需要使用的文件材料主要有：评标工作安排，评标程序，评标工作纪律，评标注意事项，评委会工作职责，评标办法、评分标准、评分表格等，其中最主要的就是评标办法和评标标准、评标表，这些文件材料已经载入了招标文件的，则不必另行准备；如果没有在招标文件中载入，则要另行准备并向评委会提供。有些地方、有些机构还要求评委会成员在评标前要签署廉政承诺书，如有必要，就应该在开标前把承诺书格式准备齐备，在评标开始前提供给评委会，要求评委会成员签订。

定标过程所需的文件材料。评标结束之后，招标组织机构则要根据评标委员会提交的评标结果报告以及评委会推荐的预中标人确定中标人。一般情况下，招标组织机构在定标时，应依照《政府采购法》、《招标投标法》和有关法律、法规，并根据项目招标文件关于定标条款的规定，确定中标人。定标时所需要的文件材料主要是定标原则和定标依据等，这些文件材料一般也在招标文件中事先已经载明，但有些在招标文件只是原则性规定，如有必要，应在开标前将其细化，制定出具体的细则。在有些地方，规定招标组织机构将评委会的评标结果报告提交给采购人，由采购人根据评标结果报告确定中标人；还有些地方，规定由采购人委托评标委员会直接确定中标人，或者委托招标组织机构根据评委会的评标结果报告直接确定中标人，不论采用哪一种方式，都必须在开标前将定标所需的文件材料准备齐备。（上）人员准备

开标，类似于召开会议，应该有相关人员参加。参加开标的人员，主要是主持人、工作人员、采购人代表、供应商代表、监督机关代表以及相关单位的领导及其来宾，作为在在开标前的准备工作，在人员上首先应当明确哪些单位和哪些人员必须参加开标仪式，其次对必须参加开标仪式的单位和人员，应确定到位，并备齐人员名单，通知到本人，要求其务必按时参加开标。在这些人员中，最重要的是开标的工作人员，必须在开标前予以确定，并明确其具体职责和分工及相关责任，确保开标过程万无一失，不出差错。另外，开标结束即要转入评标阶段，接着就要进行评标，因此在开标前必须将评委会组建完成，并确定出评标工作人员或服务人员。对这些人员也应该根据需要，并依照相关法律法规确定并通知到本人，确保开标后即能进行正常的评标，使评标工作不至于受到影响。如有必要时，还应召集有关人员召开预备会议，进一步明确每个人的相关工作职责及其责任。根据开标以及评标工作需要，开标前在人员上应做好以下准备工作：

组建评标委员会。评标，一般是在开标之后进行的，评委会也是开标之后在评标时开展工作。但一般情况下，在开标结束之后就要直接进入评标阶段，开标与评标两个阶段之间一般不留间隔时间，因此就要在开标前将评委会组建完成。按照《招标投标法》、《政府采购法》、《政府采购评审专家管理办法》等有关法律、法规、规章以及相关规范性文件规定，评标委员会一般由五人以上的单数组成，其成员包括采购人的代表和有关技术、经济方面的专家，其中技术、经济方面的专家人数不少于评委会成员总数的三分之二。评委会中的专家应来源于政府采购监督管理部门管理的专家库，具体由采购人和招标组织机构的代表于开标前（一般在开标前半天或者一天）在专家库中随机抽取，抽取专家时应在监管机构的监督下进行。专家抽取以后，应通知到专家本人，如被抽取的专家不能参加评标，则应在专家库中顺延抽取（或者在第一次抽取时可留有余地，届时可以递补）。专家抽取以后，应通知采购人，由采购人确定其单位代表进入评委会，采购人单位代表进入评委会的成员人数应不超过评委会成员总数的三分之一，同时还要严格限制采购人代表参加开标仪式并参加评标的人数，并规定项目经办人和前期制定项目实施方案的人不得进入评委会。有的地方针对采购人在评标过程中有可能导致意向性评标、进而影响其它评委或者人为干扰评标的现象，已经在试行采购人代表不进入评标委员会的做法，实践表明这对避免评标过程中的人为因素干扰已经取得了很好的效果。值得注意的是，在评标委员会组建以后，特别是评委会名单确定以后应在评标结束前相对保密，不得泄露评委会成员特别是专家的有关情况。

确定开标工作人员。开标工作人员，主要分为开标前的工作人员、开标工作人员和开标后的工作人员。开标前的工作人员，主要负责接收投标供应商递交投标文件和组织开标活动，办理开标筹备过程中的有关准备事宜；开标工作人员，包括开标人、唱标人、监标人、记标人，主要负责开标过程中与开标有关的各项工作，如开启投标文件、宣读投标报价、监督开标唱标、记录开标过程的有关情况等；开标后的工作人员，主要负责收集与开标有关的文件资料和开标的后续工作以及与评标委员会进行联络，负责与有关方面的联系等。对于这些人员，都必须提前确定，并通知到本人。工作人员确定以后，还应明确每个人的职责分工和相关责任以及在各个工作阶段所承担的具体任务。如有必要，应召集相关工作人员，召开工作人员预备会，由主持人对其进行必要培训，进一步明确并落实各自的工作任务和相关责任。

确定评标工作人员。评标工作人员，主要是在评标过程中为评委会的评标提供服务，负责传递、收集、整理与评标有关的文件、资料，记录评标过程的有关情况，汇总、审核评标结果，办理评委会交办的与评标工作有关的其它事项，并负责招标组织机构与评委会之间、评委会与投标供应商之间的联系和联络，办理各项联系和联络事务。评标工作人员可根据评委会成员人数和评标工作的需要确定，其原则是既能保证评标工作的需要，确保评标顺利进行；又要适当控制人数，确保评标工作在相对保密的情况下进行，避免评标工作受到人为干扰。通知采购人代表参加开标。在开标时，采购人应派代表参加，有些地方还邀请采购人的单位领导及其纪检监察机构的人员参加，同时还应要求采购人单位的代表和项目经办人参加，对采购人单位应参加开标的人员，应在开标前通知到采购人单位，由采购人单位通知到本人，特殊情况下可在征得采购人单位同意的情况下直接通知到本人，要求其按时参加开标。对于招标组织机构的领导和项目经办人需要参加开标的，也应提前通知到本人。

邀请监督单位及监督人员。开标及评标，须有监督单位及其代表参加，并进行现场监督。政府采购的监督单位主要是政府采购监管机构和同级行政监察机关，这些部门、单位有义务也有责任对政府采购活动实施监督，对政府采购活动实施监督是法律法规赋予他们的职责。在开标前，招标组织机构应将招标项目的基本情况和实施情况以书面方式告知他们，并将开标时间、地点通知给他们，邀请他们届时派员到现场进行全程监督。有的地方，还要求对开标过程实施法律监督，如有必要，可申请检察机关或者公证机关进行监督，如要进行法律监督，则必须在开标前向检察机关和公证机关提出邀请，请他们届时派员进行监督。有的地方还试行义务监督员监督制度或者行风评议督察员监督制度，如有这种制度和要求，则可根据需要和可能，通知义务监督员和督察员到现场进行监督。

预计有可能参加开标的供应商代表。按照一般惯例，参与投标的供应商须派代表参加开标仪式，这也是招标文件对参加投标的供应商的基本规定。但是，供应商参加开标的人员和人数是不确定的。按理说，提出投标响应、购买了招标文件的供应商都有可能派员参加开标仪式，但也有的供应商虽然提出了响应也购买了招标文件，但有可能因故放弃投标，或者已经准备投标但却临时改变而不参加投标，不能参加投标也就不可能参加开标。这就要求对参加投标的供应商及其人员作出预测，预计有可能参与投标并能参加开标仪式的潜在供应商，并确定出参加开标仪式或者开标会的供应商代表的准确人员，以提前做好接待工作。如有必要，可在开标前的某一个时间（最好是在开标的前一天）以电话或者传真方式，向已经购买了招标文件的供应商进行确认，以确定其是否能参加投标并是否能参加开标仪式，以及有可能前来参加开标仪式的人员构成及其确切人数。值得注意的是，预测或者确认参加投标以及开标的供应商及其代表，应当在相对保密的情况下进行，以防因此而泄露投标供应商的相关信息。

会务准备

开标，要举行开标仪式，或者称为开标大会，其形式和会议相似，是公务会议或者商务会议的一种。因为开标与举办会议相同，而会议的举办有一些不确定因素，所以在开标前要按照筹办会议的办法，做好相关准备工作，也就是要做好开标前的会务准备。一般来说，开标前的会务准备主要应做好会场、用品以及其它相关准备工作。

开标的会场准备。开标需要使用相应规模的场地，在开标前应根据参加开标的人数和规模，选择合适的场地，并做好场地布置等相应准备。首先是选择场地.。要根据参加开标的人数和规模，选择适当的会场。所选的会场要有足够的使用面积，灯光、音响、话筒、电源、空调等设施要符合开标的基本条件，要尽量选择入口处在会议后方的会场；会场是要有足够量的长条桌及椅子，有良好的通风效果，有足够的活动空间，在摆放了预计人数的桌椅后，会场内还要有能让与会人员走动的空间；会场确定以后，要确定订做主横幅的长度、宽度并与会场主席台成比例；还要了解预计开标的同一天所选择的会场是否有其他会议，是否与其它会议冲突等。因为开标是严格按照法定方式和程序进行的，开标的时间应该按照招标文件规定的时间、地点进行，一般一得随意更改，如果选择在宾馆开标，为保证场地不会被挤占或挪用，有必要和宾馆签订协议书。如果是本单位的会议室，则需要提前与管理部门联系协调，确认当天没有其它会议或者其它活动。其次是场地布置。开标类似于会议，但又有别于一般会议，因此不能按照一般会议的会场来布置，特别是不能按照政府机关的公务会议来布置。开标会场布置要突出商务活动特色，要根据接标、开标、唱标、监标、记标等工作需要以及参加开标的有关人员的活动需要来布置会场，在会标（横幅）、主持台、工作人员台、与会人员台、签到台以及开标所用物品的摆放和布置上，要根据需要和可能，随时调整。会场布置既要灵活，得体大方，又要严肃，整洁便捷，切忌不顾实际，照抄照搬，千篇一律，死搬硬套。

物料准备。物料即开标用品，在开标过程中，需要使用一些物品用具，因此在开标前就必须根据开标过程中的需要做好相应准备。这些物品用料包括工作人员需要使用的用品，如剪刀、签字笔、记录纸、订书机、包装袋、包装箱、交通工具等；还有会人员即参加开标会的其它人员需要使用的用品，如记录笔、记录纸等。由于开标之后，接着就要进行评标，因此评委会成员在评标时需要使用的物品、用料，如记录笔、记录纸、计算器等，也应在开标前准备齐备。开标过程如需要照相、摄像、监控，则应在开标前把照相、摄像以及监控器材准备齐备，并调试正常。随着现代办公自动化设备的广泛应用，计算机、投影、视频展示台等也应用于各类会议，一些地方在开标时，也开始使用这些设备，特别是有些地方已经试行网上招标、投标、评标，在这种情况下，就要根据需要和可能，尽可能地把这些设备、设施准备齐备，并调试好，以备开标、评标之用。

用餐准备。从开标到评标，是一项连续性的工作，一环套一环，中间不能有停顿和间歇，这个过程有可能是半天，也有可能是一天或者几天，而参加开标的人员以及评委会成员及其工作人员可能很多，如果开标、评标在短时间内不能结束，就有必要为有关人员准备用餐。对于开标、评标过程中的用餐，一般以工作餐的形式，做到精打细算，厉行节约，避免浪费，并尽量选择地附近，避免人员远离，造成现场涣散或者相关信息泄露。

开标前预备会准备。在开标前，应该召开一个预备会，了解、通报、汇总、检查各项准备工作的筹备情况，研究、部署、安排开标及评标过程中的有关事务性工作，重申开标、评标流程以及开标、评标过程中的人员配合和工作纪律以及相关人员的责任，进一步明确每个工作人员以及相关人员的个人岗位定位，查漏补缺，充分考虑各种环境和因素，确保开标前的各项准备工作万无一失。

其它准备。开标，虽然说是按照法定的方式和程序进行的，一般都有一定模式，但在实践中，在具体工作中，往往还存在着一些不确定因素，影响到开标的正常进行，这些不确定因素有主观的，也有客观的，有时是可以预见的，是可以采取措施加以防范的，是可控的；但还有一些因素是不可预见的，难以进行防范，是不可控的。在招标采购活动中，特别是在开标的前期准备过程中，招标组织机构及其工作人员要提高预见和应对各种复杂问题的能力，并根据经验进行临场控制。但不论是可预见的或者是不可预见的，在开标前，都是可以由工作人员根据经验，提前做好准备，提高对不确定因素的预见性，对可预见的，要做好充分准备；对不可以预见的，要提高预测和防范能力，变不可控为可控，变不可预见为可预见，充分做好开标前的各项准备工作，以确保招标采购活动的顺利进行。（下）

开标、评标会议的准备工作

一、必要的准备会。

1、在开标日前一两天，由单位或者部门负责人召集，有关人员参加。

2、项目负责人提出具体工作任务，人员需要和安排以及问题等等，充分进行协调，准备和安排妥当。

3、特别要明确：主持人，唱标人和记录人。任务一定要落实到人，同时大家注意团结配合。a.谁主持； b.谁负责签到和“接标书”（如果人多，应该分开，投标方不能和评委等等在一块签字）； c.谁负责收投标保证金； d.谁负责在外面接引领导； e.谁负责“留守”（招标公司人员都到开标会议室去了，万一有事，原办公室是否需要留人以便于不间断联系。）f.谁唱标（特别国际招标投标书常常是英文写的，要求熟悉英文和有关专业词汇；）g.谁记录；等等。一般不用双语唱标了，如果需要，应该考虑唱标人的英语口语能力。h.谁负责分发投标文件，一般我们保留正本，不可修改、涂抹；副本可以分发给评委

4、必要时，核实能够参加投标的潜在的供应商。特别是在特殊情况下，投标人可能只有3家的情况下，一定要争取做到事先心中有数。万一不够法定的家数，提前向上级有关部门汇报请示，避免临时被动。反之，如果投标商来的很多，就要多组织人力，做到人再多也能有条不紊。

5、根据投标方的情况，综合估算评标工作量；并据此安排会议室、评标时间以及询标时间等进度安排和必要的人员食宿等等生活措施。

6、准备开标会议室、开标会议的布标（也可用计算机加投影仪打在大屏幕上显示），有关的投影仪，大屏幕，计算机，实物投影仪，话筒音响，电源和插座、接线板（必要时，要有较长的连线）以及座椅等等。（在外面开标，有时会遇到有比较复杂功能的系统，需要事先弄清其功能，包括接线端子的情况。）

7、抽取评委并通知确认能够参加。事先，要考虑到回避问题。（部分工程招标和政府招标工作，完全由计算机抽取和通知，强调保密，事先谁也不知道评委情况，我以为那是有点片面的。导致只强调程序公正，不管实际效果和评标质量。）以及落实评委的活动细节：自行到达，外地需要接站，安排住宿，等等。如果，专家库里面评委人数不足或者缺某专业，还需赶紧补充。

8、落实“业主”单位参加开标大会和评标工作的代表以及其他工作人员名单和大致人数。如果，业主单位有领导或者上级领导（集团公司等）参加以表示重视，则应该汇报，安排招标公司相应的领导也参加。

9、落实其他监管、公正部门参加的人员。如果，招标项目需要请公证处派员参加，事先应该落实人员，清楚地告知时间，地点等等，通知公证处人员必须“着装”，提前到达。

10、落实本单位参加开标工作的财务人员。如果在外开标，需带好有关的空白收据（盖章）；点钞验钞机等等。

11、落实所有开标、评标需要的印刷、打印材料：投标签到表；投标文件收到登记表；评委和其他人员签到表；投标文件密封情况检查表（有时与前述合一）；唱标记录表；投标情况（或者分包情况）汇总表；以及 13 号令规定的和国际招标范本使用的几种评标表格：符合性检查表；商务评议表；技术参数比较表；评标价格对比表；授标建议表等等。

12、上述这些表格，尽可能做成针对本项目的，含有评标细节内容的对照表格。如果招标项目是有分包的，表格也要作成按照分包的。把事先可以填写的内容，如具体的技术指标，交货期、质量保证期、投标保函和履约保函等等商务要求，都一一列上。以便评委可以很容易的把投标方的情况对比填入，那样可以大 大节省时间，还可避免不应有的错误。项目的标书，最好能带 2 份，一份自用，一份给评委或者其他人传看。技术规格部分，可以多印几份，使得评委和业主代 表都人手一份。

13、开标一览表（唱标表格），事先做好电子版。最好是有一个数据库式的专门软件；起码，用 word 模板做一个。省得届时每一项都得打字输入，浪费时间。

14、国际招标的投标保证金有多种形式：保函、汇票、支票、现金等等。其中，有些国外的投标商是采用国外的银行开出保函，通过中国银行提交的（最正 规的）。这些保函，需要在接到中国银行的通知后，派人到银行去领取。事先要安排好人做这项工作。

15、国际招标需要公布开标当日的“外汇牌价”，主要是中国银行公布的外 汇卖出价。一般需要的是几种国际流行的“硬通”货币：美元，欧元，英镑，瑞 士法郎，日元，澳元等等。当日的汇率一般要在早上 8：30，中国银行的网站才公布。如何保证及时得到，保证大家知晓和评委依据此汇率进行计算。必须有专人负责。

16、落实开标会议主持人的致辞和说明。一般有几个要点：对出席会议的领导、专家、监督公正人员以及投标方代表，表示感谢和欢迎；说明投标情况符合 法定，可以开标；或者，有什么特殊情况，某一个“包”不能开标，或者审批部 门已经同意另办法处理等等。开标会场纪律，如，关闭手机，请勿喧哗，有问题举手请求发言说明等等。重申投标方代表留下临时通讯联络方式（如手机号码）等等，以便及时联络和询标。

17、落实开标会议室场地。特别是在外面宾馆或者其他场地开标时。租用多 大的开标场所以及评标用的会议室？大致多长时间？要不要“拖晚”？要不要 提前布置好？

18、在预计好几天才完成评标定标工作的情况下，需要安排外地评委的住宿 和其他生活措施。

19、事先预领开标用的支票，现金等。准备付给专家评委的咨询费以及签收 条、信封等；准备预付给专家的交通费用报销费用，等等。需有专人负责。

18、准备开标、评标当天中午的定餐，一般是“盒饭”，也可能是宾馆的餐 厅。一般事先考虑到出席人员中是否有回民或者其他特殊需要者，有个意向性，记住餐厅的联系电话。开标后，及时统计人数，打电话定餐，并说明特殊需求，数量上可稍稍留有余地。

20、准备和带齐有关文具用品，如：计算器（最好多个）、白板笔、记号笔，碳素笔、信封、档案袋、胶带、订书器、剪刀、开标用笔记本电脑和备份资料的 U 盘、打印机（打印复印一体机）、打印纸；专家评标用的纸和笔；等等。经办 人最好先想好，用一张纸写下来，备用后划勾；也可请其他人帮助自己想全、备 全。

21、项目的主要经办人最好也带上有关投标人，评委，业主联系人的电话、手机号码（也许带上其名片），以备万一联系时用。

22、必要时，带上英汉技术词典和专业词典。虽然，一般笔记本电脑安装有 “金山词霸”等工具软件，但是，恐怕届时不够使用，也不方便。现场开标、评标流程规范 公开招标方式：

1、主持人致主持词：宣布开标会开始，介绍项目内容及投标人名称。宣布本次 招标活动的主持人、监标人、唱标人、记录人、联络人等工作人员名单。

2、宣读大会《会场纪律》。

3、查验投标单位与会代表资格：公证员（监标人、工作人员）查验投标单位与 会代表资格身份证明。

4、查验保证金交纳情况。请公证员（监标人、工作人员）查验。

5、宣布各标书送达时间，查验标书密封情况：请公证员（供应商代表）检查投 标文件密封情况，并公布检验结果。

6、公开启封投标文件：请公证员（监标人、工作人员）启封标书，并做好记录。同时要求各投标人对开标情况如有疑问，请当场提出。

7、转入评审阶段：宣布进入评标阶段，请投标人在指定场所等候，等待评标小 组通知对有关事宜进行澄清，所有联络工作请与本次招标活动的联络人联系。

8、宣读《评标专家须知》并介绍评委会成员：主持人宣读《评标专家须知》，介绍出席评标会议的评标委员会成员和其他工作人员，征询评委会成员回避主 张。

9、推选评委会组长：请评委会成员推选评委会组长。

10、讨论招标文件、评标办法（指未进行事前论证的项目）：介绍项目基本情况，并对招标文件的内容进行介绍。

11、评定技术标及商务标。

12、公开启封价格标投标文件：公开唱标，请各投标人确认投标报价。

13、决标：评委会根据招标文件规定的评标办法和投标人的投标情况进行评审，由评委会组长根据评委员会成员签字的原始评标记录和评审结果编写评标报告，评标报告由评委员会成员确认、签字。

14、宣布评标结果：主持人在开标会场宣读评标结果及供应商质疑权利。

15、公证员致公正词：请公证处公证员致公证词。

如何做好会议的准备工作 第7篇

一、会议的准备工作

（一）拟定会议工作方案。一般应包括以下内容：会议记录简报工作、会议经费预算、食宿安排、保卫和保密工作等。

（二）拟定会议议程、日程和程序。

（三）准备会议文件、报告。日常工作会议的文件、报告，主要应由各职能部门起草准备。会议秘书部门应于会前通知有关部门报送会议文件，对文件内容和质量进行初审，并向领导同志提出所报送的文件能否提交会议讨论的意见。

（四）提出与会人员名单。

（五）编排分组。多次性的大中型会议在参加会议人员名单确定之后，要对与进行编组，即按照一定的规律将全体与会人员划分若干小组，以方便讨论问题。编组的基本方法有：根据地域编组；根据系统或行业编组；完全按人数编组。在进行编组时，要注意组的数量、规模适中。编组要全面周到，尽可有将召集会议机关的领导同志分散到各个组。

（六）选定、布置会场。

（七）制发会议证件。会议证件是表明与会议直接有关人员身份权利和义务的证据。会议证件可分为两类：一类是会议正式证件，包括代表证、出席证、列席证、签到证、旁听证、来宾证、入场证、请柬等；另一类是工作证件，包括工作证、记者证、出入证、汽车证等。各种证件的内容栏目，大致包括会议名称、使用者单位、姓名、性别、职务、发证日期、证件号码等。有些重要证件还应贴一寸免冠半身照片，加盖钢印，以防伪造。

（八）发布会议通知。各项会议准备工作基本就绪后，要尽早发出开会通知，以便与会人员提前做好准备。一般分书面通知和口头通知两种。书面通知态度庄重严肃，备忘性好，参加人数较多或比较庄重的会议，宜发书面通知。口头通知特别是电话通知，应拟一个电话通知稿，以便简明、扼要、完整地进行通知。重要会议的通知发出后，应及时检查并进行落实。

（九）制定会议须知。会议须知的内容主要包括会议保密纪律、请假制度、会客制度、安全要求、作息时间和其他注意事项。

（十）负责会议报到。会议报到是指需要集中住宿的中大型会议的与会者到达开会地点并通知会议秘书部门。报到是会议秘书部门准确掌握与会人员到会情况并实施组织的重要一环。对于应该报到而未及时报到的，应注意催促。报到完毕后，应汇总情况，向会议领导报告。

（十一）会议文秘工作机构的设置和工作人员的调配。日常工作性会议、小型会议，一般由常设会议行政部门或固定的专职、兼职会议文秘工作人员负责会议工作。规模较大且又较重要的会议，组织精干有力的工作班子或成立大会秘书处，下设若干工作小组如秘书组、文件组、业务选举组、简报组、宣传报道组、翻译组、总务组、警卫组、交通组等。明确分工，各负其责，保证会议顺利进行。

二、会议前的计划与成本预算

1、会议计划

会议计划首先应明确会议的目的与任务，确定会议的名称、出席对象、主持人、规模、规格、召开时间、需用时间、地点、议程等。

其次会议计划应明确会议应做哪些准备工作，如需用哪些文件，会议怎样布置，是否需食宿、车辆、是否安排参观、文化娱乐等其他活动。

再次决定会议的工作人员和服务人员，必要时成立筹备组、临时行政处或筹备委员会。

会议计划由文秘制订、提出，经领导审核批准后，再由文秘或行政处组织人员，分头按计划执行。

2、会议成本预算

有明显投入的大中型会议，特别是跨地区的、会期超过一天的会议，必须计算成本，作出预算。会议成本包括两部分：

（1）会议明显的耗费

如会场租借费、文件材料费，与会者的交通费、食宿费、活动费以及服务人员的工资等。这些费用是可以明显计算出来的，又是直接消费的。

（2）与会者因参加会议而损失的劳动价值

这部分劳动价值以每小时工资的3倍再乘以2计算。它的含义是这样的：一个生产者的劳动价值至少是他工资的3倍，参加会议前必然要作些准备，会后又有用于思考、回忆的时间，所以还要乘以2。会议成本的计算公式是：

会议成本＝X+2J*N*T

其中，X表示显性成本的总和；J代表与会人员每小时平均工资的3；N表示人数；T代表时间（小时）

三、安排会议时间的技巧

会议时间尽量要短，会议时间超过一小时，由于脑力消耗过大，产生疲劳感，与会人员就会盼望会议早点结束，这势必影响会议作出有效的决定。因此，一般的部署工作、研究日常工作的办公会、情况碰头会，应尽可能在一小时左右的时间内开完，对于议题多或讨论重大问题的会议，确需较长时间，可划分为几段开，使一次会议变成若干次小会，每段各有中心，一段进行完了，有适当的休息时间，使与会人员精力得到恢复、紧张的思维得到调节后再进入下一段。

四、会议场所的选定与布置

1.选定会场。会场的选择，要结合开会人数、会议内容等综合考虑。在有条件的情况下，主要考虑下列因素：第一，会场大小适中，以每人平均2~3平米为宜。太大显得松散，过小则拥挤。第二，会场地点适中。第三，会场附属设施齐全，包括照明、通讯、卫生、服务、电话、扩音、录音等。

2.布置会场。不同的会议，要求有不同的布置形式。党的代表会议会场要求朴素大方，人民代表大会会场要求庄严隆重，庆祝大会会场要求喜庆热烈，追悼会会场要求庄重肃穆，座谈会会场要求和谐融洽，纪念性会议会场要求隆重典雅，日常工作会议会场要求简单实用。这里主要讲一下会场形式和排列座次问题。

会场形式。日常工作会议的会场布置形式多为圆型、椭圆型、长方型、正方型、一字型、T型、马蹄型，体现民主与团结的气氛；座谈会、讨论会的会场布置成半圆型、马蹄型、六角型、八角型、回字型，使人有轻松、亲切之感；中型会议的会场布置成而字型、M字型、扇面型，使人有正规、严肃之感；大型茶话会、团拜会的会场布置成星点式、众星拱月式为好。大型会议一般在礼堂召开，形式是固定的。

排列座次，是指按照一定的规律和比较科学的原则给与会人员安排座位。

排列座次的几种规则：

1、凡要正式公布名单的，按照名单先后顺序排列座次。

2、按照选举得票多少排列座次，得票数一样的，以姓氏笔画为序排列先后。

3、按照姓氏汉语拼音字母字头为序排列先后。

4、按照姓氏笔画为序排列座次。

排列座次的几种方法：

1、横排法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序从左于右依次排列座次，先排出席会议的正式委员（代表），后排候补委员（代表）。

2、竖排法。即按照各代表团成员的即定次序或姓氏笔画沿一条直线从前至后依次排列座次，正式代表在前，候补代表在后。每个代表团的排列次序按固有顺序从左至右排列，或以会场中心座位为基点，向两边交错扩展。

3、左右排列法。即按照公布名单或以姓氏笔画为序，以会场或主席台中心为基点，向左右两边交错扩展排列座次。中国传统习惯以左为上，排在第一位的居中而坐。以此为基点，其余的以居中者的左手方为第一顺序，一左一右，依次排列。

五、准备会议通知须知

会议通知按形式分，有口头通知和书面通知；按通知的行为方式分，有面对面通知、电话通知、电脑通知、电报通知、墙报通知、报纸通知、广播通知、电视通知等。

书面通知按传递方式分，有内部传递通知、邮寄传递通知和报纸、广播、电视通知；按作用又可分为预告通知和正式通知。会议邀请函、请柬也是会议通知的书面形式。

书面通知以寄、发书面文字的形式所进行的会议通知。会议书面通知除具有正规庄重的特点外，也具有备忘和作为会议入场或报到凭证的作用。发会议通知要尽量早些，以便使与会人员接到通知后，有充足的时间准备和赶到会场，也便于会务人员安排回程的车、船、机票。有的会议对发通知有规定的时间，如人大常委会议的通知要在报到前1周至2周发出。当然，一般的会议没有必要过早发通知，以免情况发生变化而变更会期。做好发通知这项工作，需要在平时打好基础，不能忽视一些细小、琐碎的事情。例如领导人、委员、代表们的通讯地址、工作单位、住址等难免发生变化，要注意及时修正。机关单位内部所发的书面通知，要求当事人签名，当事人不在，请别人代转通知，也要求代转通知人签名，事后通知人要追踪落实。

电报通知写电报时要求在明了的基础上做到简洁，但不该压缩的文字不能压缩，容易产生歧义的词句不能压缩，各项内容都要写得明确具体，不能让对方猜测。在不能确认被通知单位或个人是否参会时，应要求对方接到通知后回电。

传真和电脑通知：务必弄清对方是否收到、收全通知，收到的通知是否清晰。如果只是个别地方不清晰，可以通过电话方式告诉对方。如果整页模糊不清，就要重新发送一次。如果仍然模糊不清，就要考虑采取电话方式了，让对方做好电话通知的记录。

国际会议申办准备的工作流程 第8篇

1 调查研究、收集资料

在承包工程市场中, 调查研究、收集资料已成为企业开拓市场, 提高经济效益的基础工作, 是国际承包事业成功的条件之一。因此必须视野广阔, 实事求是, 广泛地收集资料、调查研究。

1.1 国情调查

1.1.1 政治形势

(1) 了解工程所在国的政治制度、政治势力, 分析近期执政党更换、政变、军变、内乱乃至发生内战或暴乱的可能性, 并分析政局对工程实施可能产生的影响。

(2) 了解工程所在国与我国、邻国之间的关系, 分析近期可能发生的冲突、战争、或与我国中断关系、对我方进行阻挠威胁等因素, 避免由此产生对工程的影响及不必要的经济损失。

1.1.2 经济形势

(1) 了解工程所在国经济发展状况, 政府财政是否赤字, 外债支付、外汇收入和储备等情况, 同时还应了解政府对以往的承包商支付工程款的具体情况。

(2) 了解其交通情况。包括海运、航空、公路、铁路等运输条件, 调查以往建筑企业所采用的运输方式, 分析交通运输对工程产生的影响。

(3) 了解建筑行业情况及相应的工业、技术、金融的水平。如:当地建筑企业在市场中的竞争能力、占有率及经营管理情况;当地建筑材料生产、设备维修情况;当地换汇限制、汇率及主要银行的各种利率、管理制度情况。

(4) 了解当地与工程有关的法律和条例, 如招投标法、经济合同法、公司法、劳动法、移民法、社会保险条例、税收法、投资法、金融法、及外汇管理条例等。

1.2 工程项目的现场考察

1.2.1 工程场址情况

工程所在的地理位置、地形、地貌、水文地质、气候条件、气象资料、自然灾害情况及上述情况对工程产生的影响。

1.2.2 施工条件

(1) 场地四周情况、规划设计、布置临时设施情况。

(2) 三通一平情况。

(3) 主要建筑材料的供应及价格情况。

(4) 交通运输情况及主要运输工具购置和租赁情况。

(5) 施工机具的购置及租赁价格。

(6) 当地劳动资源情况。

(7) 编制报价的有关规定。有关费率、取费标准、人工工资及附加费用、临建工程的标准和收费, 材料及机械设备价格的变动、运输费税率变动。

(8) 与承包工程有关的条法和施工习惯做法。

1.2.3 其他条件

(1) 了解当地生活水平、文化娱乐情况、邮电通讯业务。

(2) 了解当地办理账户和存取情况。

(3) 了解当地的其他服务设施情况。

1.3 对工程业主和竞争对手的调查

(1) 调查工程业主的资金来源及支付的可靠性, 了解其资金供应是否列入国家已批准的预算计划, 是否有自有资金或银行保证贷款证明, 并对业主的资信进行调查了解。

(2) 调查对手公司的名称、国别及其与当地合作公司的名称;了解对手在市场中的竞争能力、管理水平、技术装备、近几年的业绩及现阶段的财务状况。

2 熟悉招标文件

2.1 招标文件的内容

认真研究招标文件, 弄清各方责任和报价内容, 避免不应有的损失;弄清各项技术要求, 以便确定经济、可行、快速的施工方案和施工方法;弄清工程中使用的特殊材料, 以便调查市场价格;弄清招标文件中有问题的内容, 并提出合理的建议或事后澄清。

(1) 工期。包括开竣工日期、动员准备期及施工期限等, 是否有分批分期交付使用要求。工期对确定施工方案、编制进度计划、统计材料、机具设备及劳动力需要量均有影响。

(2) 拖期罚款。是否有罚款的最高限额规定。这对施工计划的安排和拖期的风险大小有影响。

(3) 维修期及其期间的担保金额。这对何时可收回工程“尾款”, 承包商的资金利息和保函费用计算有影响。

(4) 保函的要求, 包括投标保函、履约保函、维修保函等。保函值的要求, 允许开保函的银行限制, 保函有效期的规定等。这对承包商计算保函手续费用和用于银行开保函所需抵押金的占用有重要关系。

(5) 保险是否指定保险公司、保险种类和最低保险金额。这对计算保险费有关。

(6) 付款条件。有无预付款、扣回方法如何、材料设备付款方法、最小金额、时间规定等。这些是承包商计算流动资金金额及其利息费用的重要依据。

(7) 税收。是否免税或部分免税, 可免何种税。这将影响材料的价格。

(8) 货币。支付和结算的货币规定, 外汇兑换和汇款的规定, 向国外订购的材料设备需用外汇的申请和支付办法。

(9) 劳务国籍限制。

(10) 战争和自然灾害等人力不可抗拒因素造成损害的补偿办法和规定, 中途停工的处理办法和补救措施。

(11) 提前竣工的奖励。

(12) 争议、仲裁、诉讼法律等的规定。

2.2 材料、设备和施工技术方面的要求

(1) 采用哪国的施工验收规范。

(2) 特殊的施工要求。

(3) 特殊材料的技术要求, 有关选择材料设备代用的规定。

(4) 摘出每种须进行国外询价的材料设备, 编出目录, 说明规格、型号、技术标准、并计算需用量及时向外询价。

2.3 工程范围和报价要求

(1) 了解合同种类是属于BOT合同、EPC总承包合同还是仅仅是施工合同。而施工合同又可以分为总价合同、单价合同、成本合同和统包合同。就目前的国际承包项目而言, 更多的业主愿意采用EPC总承包的合同模式。

(2) 仔细研究招标文件中工程量表的编制体系和方法, 业主对初期单独付款或要求承包商将初期准备费用摊入正式工程中, 这两种不同报价体系对承包商计算标价有很大影响。

(3) 对永久性工程之外的项目有何报价要求。如对旧建筑的拆除、监理工程师现场办公室、各项开支等, 按规定将一切费用纳人工程总报价中。

(4) 对非土建工程是否必须由业主指定承包商进行分包。文件规定主承包商对这些分承包商应提供何种条件, 承担何种责任及规定的分承包商计价的方法。

(5) 对于材料、设备、工资在施工期内涨价及当地货币贬值有无补偿, 即合同有无任何调价条款。

2.4 承包商可能获得补偿的权利

一般惯例, 由于恶劣气候或工期变更而增加工程量, 承包商可以要求延长工期, 而获得补偿。如招标合同文件未写明, 应心里有数, 增大不可预见费用。同时承包商也承担着违约罚款、损坏赔偿、因质量不好而降价等责任。因此, 承包商必须把好质量关, 避免风险。

3 进行工程项目的可行性研究

(1) 承包商研究投标项目的施工技术可行性、经济效益合理性和投标报价可能性。

(2) 调查收集资料, 熟悉招标文件, 并具体地对招标项目的成本构成和利润进行预测, 为投标提供科学依据。

(3) 承包商通过可行性研究, 把握参加竞争的可靠性, 制定获取较大利益的方案, 并为筹集资金、申请贷款提供依据;同时, 也为中标后提供施工条件。可行性研究的正确性、可靠性离不开调查研究、收集资料和熟悉招标文件, 二者是可行性研究的重要条件。