档案分类、归档整理、编目、排列方案（精选3篇）

档案分类、归档整理、编目、排列方案 第1篇

档案分类、归档整理、编目、排列方案

1、分类

1.1分类原则：必须遵循档案自然形成规律，保持文件材料之间的有机联系，便于保管和利用，建立统一的分类编目方案，划分统一的类目（即一级类目）。

1.2分类方案：以本院全部档案为对象，共设十二个一级类目。即：1文书类；2医疗卫生类；3预防保健类；4科研教学类；5基建类；6设备类；7会计类；8特种材料类；9个人业务技术类；10病案管理类；11名医名人类；12实物类。

2、档案归档整理

2.1本院文书类、医疗卫生类、预防保健类按照《归档文件整理规则》，以“件”为单位整理，按、保管期限分类。

2.2按—保管期限整理时应注意以下事项：

2.2.1一般文件材料归入文件形成，以文件落款日期为准。跨的请示与批复，归入批复，没有批复的请示，归入请示年。跨的调查项目、科研项目、基建项目、设备项目等，其全套材料统一归入结事。

2.2.2与科研、专题调查、基建、仪器设备及其他业务工作密切相关的管理性材料，应归入相应的专业类别中。

以工作材料为基础写出的论文归入相应的专业；一般性论文，不涉及具体工作材料的，归入科研教学类。

2.2.3本单位发文采用双套制，原件、底稿归入相应的专业组归档，另一套按文号（时间）顺序排列装订，不编正式档号，由档案室保管备查。

2.2.4会计档案按形式分为报表、帐册、凭证三个类别，按类整理。2.2.5仪器设备按通用设备、检验设备、诊断设备、手术治疗及辅助设备进行整理。

2.2.6照片按问题分类组卷。每张照片应注明拍摄的时间、地点、人物、事由、背景、摄影者等要素，并注明相应底片的参见号和文件的档号，在有照片的文件卷内目录备注上写上相应照片、底片的参见号。底片按采用大流水号，统一编号后放入底片册单独保管。

2.2.7其他特殊载体如录音、录像带、磁盘、实物等，采取单独分类整理、专柜存放。录音、录像带、光盘、磁盘编“盒”号，实物编“件”号。

2.2.8个人业务技术档案按科室和人员整理。

2.2.9病案管理档案按住院号整理，以“件”为单位，一案一件。2.2.10归档立卷工作由文件形成者或兼职档案同承担文件材料的收集、整理，档案管理员负责指导、协助，经有关人员初步检查后，由整理者分件，写归档文件目录和备考表，交综合档案室统一装订、编号并抄写案卷目录，填写“档案移交单”，办理签字手续。

不符合要求的档案，综合档案室应拒收，并指出存在问题，退回重整。

3、编目

3.1除专业档案、特殊载体外，本院档案原则上使用的卷盒、目录等均按照DA/T22-2000《归档文件整理规则》。

3.2本院档案案卷编目，文书类、医疗卫生类、预防保健类不设类别号，统一按“件”整理，编“件”号，科研、基建、设备档案由全宗号、分类号、案卷号组成。

3.3本院全宗号是一院全部档案的代号，由市档案馆在接收本院档案时给予。

3.4以案卷为单位整理的，每一类目采用—期限排列编案卷号；以“件”为单位整理的，每一类目内按—期限分类，在最低一级类目内从001开始流水排列编“件”号，每一年三个流水号。

4、案卷排列

4.1本院档案案卷，要区分、保管期限和问题进行排列，与案卷目录内案卷登记次序一致。不同的案卷应分别排列，同一案卷先将永久、长期和短期的案卷分开，然后按分类体系进行排列。

4.2盒号的排列，因为文书类、医疗卫生、预防保健类每年形成的材料不多，因此盒号以—期限跨流水排列。本院档案的排列顺序为：文书类、医疗卫生、预防保健、科研教学、基建、设备、会计、特种载体、个人业务技术、病案管理（病案管理单独编号存放）。

档案分类、归档整理、编目、排列方案 第2篇

（2007年3月15日）

西峰区北街幼儿园是一所公办幼儿园，隶属区教育局管理，担负着西峰城区部分义务教育的任务。

西峰区北街幼儿园内设办公室、教务室、总务室三个办公室。

西峰区北街幼儿园需要整理归档的文件材料主要有文书档案和会计档案、科技档案、人事档案、专业档案、声像档案、实物档案、资料档案（比照纳入档案管理）等专门档案共八大类（其中个别门类暂无）。

在文书档案中，按问题可归为综合党务、综合政务、人市劳动、教育教学等4个大类。全年有上级下发文件、本级规定、同级平送、（包括非隶属机关抄送）的文件材料有公文（包括文件、电报、函件）、介绍信存根、简报内刊、会议记录、会议文件材料、统计报表、其他材料（包括规章制度、汇报、报告、分析、讲话、稿件、信息、名册、清册、合同协议、移交凭证等各种无版头材料）等20多种，100多件。各大类包括范围和各种文件材料分类体系，归档范围及期限划分列表附后。表列第四类的文件材料分类体系、归档范围及期限划分均与第二第三类中各类共有项相同，列表从略。

文书档案在个文件材料准备下，公文和其他材料一般按文号或日期排序；但属于同一事由的多种文种材料，应按其内在有机联系适当集中，再按文号或日期排序；简报内刊按期号排序；其他文种按各自逻辑规律排序。

为方便使用和表述，文书档案列表归档范围和权限仅作原则性概括，专门档案则一般从略（科技档案和专业档案等亦可根据需要接续附表细化规定），具体确定和划分需与国家档案局发布的《机关文件材料归档和不归档的范围》、《关于机关档案保管期限的规定》及其他有关规定结合对照执行。

本方案由西峰区北街幼儿园制定，西峰区档案局审定，从2006文件整理文档起实行，并归入档案盒，和个归档文件目录夹保管使用。

名人档案分类整理归档的方法 第3篇

一、名人档案的内容和类别

名人档案按其内容划分,可分为:生平传记类材料(包括个人自传、日记、个人简介、个人回忆录等)、信函类材料(包括对学校发展起重要作用的信函,已故名人的讣告、唁电、悼词、纪念会、纪念活动等通知、安排)、证件类材料(包括学生证、工作证、聘书、任命书、委任状、代表证等)、评价类材料(包括学术界、国内外媒体以及省级以上重要领导人对本人的评价材料)、成果类材料(包括本人毕业论文,编辑或主编的专著、译著、正式出版的教材、参考书、重要讲义、标志性论文,有价值的笔记和手稿,获奖证书、奖状、奖品等;出席国内外重大会议及活动的讲话、报告)、声像类材料(包括个人成长、学习、工作等各个时期重要活动如教学、科研、外事、社会活动及个人生活的照片、底片录音带、录像及影片等)、收藏类材料(包括本人收藏的有重要保存价值的图书、资料、实物,本人使用过的有重要保存价值和纪念意义的实物等)。

由以上的归档范围可以看出,名人档案既包括名人的传记、信函、论文、手稿、著作、讲义、媒体报道等一般载体的档案,也包含照片、录像带、录音带、证书、实物等特殊载体的档案。就档案载体而言,名人档案基本涵盖了高校档案实体分类法中其他12个门类的载体形式。

二、名人档案的分类整理和归档

对于内容丰富、载体多样的名人档案,我们该如何科学、合理地将其分类整理并归档呢?

1. 名人档案实体分类号的设置

一所高等院校,其名人档案的建档对象人数众多,尤其是像笔者所在的华南理工大学属全国“985”重点高校,人才济济,学者云集,相应地,各位名人的档案资源也极为丰富。名人档案在征集方面,也与其他门类档案不尽相同,其他档案一般是在每年相对固定的时间段进行统一收集,而名人档案则是随到随收或上门征集。另外,名人档案的收集通常不是一次性就接收完毕,因为建档对象一般都年长体弱,且需要整理的材料非常繁杂,整理起来十分耗时费力,有些材料因为年代久远也需要翻箱倒柜或者四处向亲友们搜集方可保证各类材料尽可能齐全完整,故而这个过程是长期而持久的。鉴于此,我们通常建议各位建档对象或其家属分期分批移交进馆。因此档案人员对名人档案的整理归档在时间上也做出相应的调整,即进馆一批便整理一批,具有持续性。针对名人档案需要经常补充立卷的这种现状,为了使同一位名人的所有材料均统一编号归档存放,我们在实体分类号的设置上采用在同一归档年度内,分别给每一个名人各自一个实体分类号的方法,这样就可有效解决同一位名人的材料需要不断进行后续补充而带来的插卷补卷问题。

如:人物类档案代码为RW,RW12代表名人档案,RW13代表教工人事档案。为了区分同一归档年度不同名人的档案,我们在RW12一级类目的基础上,增设二级类目。如,在2016年征集的名人档案中,我们给吴硕贤院士名人档案的分类号为RW1211,原校党委副书记曾惠典档案的分类号为RW1212,著名建筑结构专家梁启智教授档案的分类号为RW1213,依此类推。不同名人的档案均拥有自己独立的实体分类号,不跟其他名人的档案相互混编,就为今后持续补充立卷创造了有利条件。每一卷的档号组成形式为:年度—实体分类号—案卷号。例如:吴硕贤院士名人档案的第一卷的档号为:2016-RW1211-1,依次编号。我们一般以初次接收某建档对象档案所属的年度作为其名人档案档号设置的归属年度,如2015年,我们接收了我校原校长、陶瓷专家刘振群教授,电力专家吴捷教授,原副校长、焊接工艺学专家黄石生教授等名人的各类档案材料,所以我们将其名人档案的归档年度定为2015年,依此年度编制档号。

2. 名人档案的分类整理和归档

(1)一般载体档案的整理归档。名人档案中的纸质材料,包括生平传记类、信函类、成果类中的论文、著作、证书、笔记和手稿、教材、参考书、会议讲话、报告等,可以按原有方式,根据各类材料的内容和性质分装卷盒、依次编号归档。首先对进馆的所有材料进行分门别类,将同一类型的材料放在一起立卷,尽量不要混装。如,信函、手稿分别集中立卷,同一类材料若立多卷,则卷号尽量连号。同时,分类尽可能细化,使得每一卷材料更有辨识度。如,在“证书”这一大类中,可细分为“获奖证书”(或“荣誉证书”)和聘书两类,如果数量很多,则这两类证书也要分别装盒编号,当然假如证书的数量极少,一个卷盒足以存放,也可只立一卷,但是在同一卷中,要将获奖证书和聘书分别连续编号。此外,同样是获奖证书,论文、著作获奖与其他荣誉称号类的奖项也应予以区分。总之,名人档案分类的原则就是,在大的分类基础上,再按内容、时间等进行逐级细分。这样就使得案卷和卷内材料排列科学合理、清晰有序,查找起来也更便捷。(2)特殊载体档案的整理归档。名人档案中不乏实物、照片、视频、音频等特殊载体的档案,因其特殊性,我们在档号编写、装具及存放位置等方面都要酌情另加考虑。首先是实物类。名人档案中这一类非常多,到目前为止已征集名人的各类实物近300件,包括徽章,奖杯奖章、名人用过的有纪念意义的物品,等等。比如,我校原校长、博士生导师刘正义教授早年用过的印泥、印章、针线盒、煤油灯、毯子、手表、计算尺等;华南工学院原副院长、著名无线电技术专家冯秉铨教授生前用过的收音机、英文打字机及购买时的发票等;建筑设计专家、中国工程院院士何镜堂教授主持设计的上海世博会中国馆模型;能源专家华贲教授的“五一”劳动奖章;外国语言学专家、国家教学名师秦秀白教授的奖座、奖章等;已故制糖学专家陈树功教授生前用过的眼镜、晶体管收音机、英文小词典。诸如此类,难以胜数,均为十分有保存价值的名人实物。

这些实物的形状、大小、材质不一,如果按普通纸质档案的立卷方法,显然有其局限性。那么,该如何给这类名人实物编号归档呢?

为了保证同一位名人所有档案档号的连续性和统一性,笔者认为名人实物的档号可以接续该位名人其他纸质档案进行编制,比如,我校著名水泥专家、博士生导师王天頔教授的档案非常丰富,其各种手稿、荣誉证书、聘书、著作、媒体报道报刊、课题申报资料、项目可行性研究报告等纸质材料的案卷档号编到了78卷。对于他的另外两种珍贵的实物,即王天頔教授生前所采集、收藏的各种矿石标本,我们也将其档号接着前面的纸质材料的档号续编下去,将矿石标本的案卷号编在第79、80卷。在名人实物档案的装具和存放位置方面,一般的纸质卷盒及其档案柜显然不能适用。对此,我们可以在每一件实物的合适位置贴上档号标签,存放到馆内专门保存实物档案的档案柜中。这种档案柜在隔层、承重等方面都是专门针对实物档案设计制作的,因此,也适用于名人实物的存放。为了与馆内其他实物档案相区分,我们调用了10个实物档案柜专门存放名人的实物档案,按照年度、档号的顺序依次排列。

那么,同一位名人的纸质档案和实物档案没有存放在同一处,而其档号又呈连续性,是否会造成查询利用上的不便呢?其实这个问题不难解决,我们可以分别在两处都做个清晰的备注和详细的文字说明,将档号和存放位置等信息标注清楚,必要时,还可以在每件实物上编一个参见号,如此就可以按图索骥,顺利找到所需查找的档案。

对于载有名人视频、音频、照片或其他各种材料的光盘、移动硬盘、录像带、录音带等,我们也可以参照名人实物的归档和保存方法,将档号与该名人的其他各类档案连续编号,在存放位置上,因为考虑到数据安全问题,光盘和硬盘、磁盘、录音录像带等声像档案需要保存在专门的防磁柜中,因此,在馆内调用2个防磁柜专门用于存放名人的光盘、移动硬盘等声像档案,与馆内其他声像档案分别保存,在相应位置做好备注和说明。

为了以示区分,在存放名人实物和光盘、硬盘的档案柜柜门贴上柜牌,清晰标注“名人实物档案”或“名人光盘、移动硬盘等”,就使存放位置更加清晰明确了。

名人档案中的照片档案,可以依照名人的其他纸质档案的归档方法,顺着该位名人其他各种类型档案进行逐张照片编号、录入归档。

因名人档案之内容和载体的多样性,在录入档案管理系统时,对于题名需要特别标注清楚,录入照片、实物时,最好在题名前加“照片”、“光盘”、“视频”或“实物”等字样,如“照片:全国科学技术奖励大会合影(王天頔教授参加)”,“照片:全国硅酸盐学会第三次会员代表大会合影(王天頔教授参加)”、“实物:吴硕贤院士全国先进工作者绶带”,“实物:李元元校长出席‘校长有约’活动及学生赠予的纪念品”,等等。将名人档案中普通载体和特殊载体的档案统一整理、编号归档,有利于该名人所有材料的集中归置和查找,体现同一位名人的档案的完整性和系统性。同时,根据对特殊载体档案保管条件的要求,在名人实物档案和声像档案的存放位置上作一个调整,分别以相应的专业的装具进行保存。

三、做好名人档案整理归档需要注意的几个问题

1.名人档案是学校和国家的宝贵的精神财富,及时抢救、保护、利用好名人的各种珍贵史料是档案工作者义不容辞的责任。档案人员应该始终怀抱一种高度的责任感和使命感,本着“对历史负责,为现实服务,替未来着想”的原则,尽心竭力地积极做好名人档案的收集、整理归档和利用工作,使华南理工大学的历史文化和人文精神得以永久传承。

2.面对内容、形式、载体多样、数量庞大的名人档案材料,我们要时刻保持清醒冷静的头脑,做到心中有数,不慌乱,在认真仔细地对所有材料进行逐级分门别类的基础上,装盒立卷、编号录入,使每一件档案都整理得井井有条,清晰有序。这既是对名人的尊重,也是档案人应该具备的职业素养。

3.要及时做好名人档案(包括实体档案和数字化档案)的安全保护工作。名人档案由于其特殊性,很多年代久远的珍贵的名人手稿、笔记、照片、证书等材料因经年累月的风雨侵蚀或是几番多次的辗转搬迁,造成了一定程度上的损坏:或虫蛀或水浸或缺边角,等等。鉴于此,名人档案一进馆即被放入真空充氮杀毒机中进行杀菌消毒处理,防止其继续受损。将名人档案经过杀毒处理后,再对部分缺损的档案材料进行补救性修复,以尽量保证史料内容的完整再现。同时,出于对名人档案抢救性保护的考虑,应对所有名人史料进行数字化扫描,并对数字化工作后所形成的所有数据进行多套、异质备份,这样就使得对名人档案的保护做到万无一失。此外,名人档案的数字化也是构建名人档案资源库的重要工作,对于充分利用名人档案开展线上和线下的专题展览、进行科学研究、史料编研等工作都有着重要意义。

参考文献

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