档案专项验收 工作报告（精选10篇）

档案专项验收 工作报告 第1篇

山西大同李家窑煤业有限责任公司 120万吨/年矿井兼并重组整合项目

档案专项验收

汇

报

材

料

山西大同李家窑煤业有限责任公司

二○一三年六月

尊敬的各位领导、专家：

首先热烈欢迎和衷心感谢各位领导、专家出席今天的档案验收会议！

山西大同李家窑煤业有限责任公司120万吨/年矿井兼并重组整合项目工程于2011年2月28日正式开工。在各参建单位的共同努力下，项目建设档案收集、整理及归档工作已基本完成，现将档案管理工作情况汇报如下：

一、工程概况

公司位于大同煤田南东部，大同市左云县东南26km，小京庄乡李家窑村南，行政隶属左云县小京庄乡。公司由原左云县小京庄乡李家窑煤矿和南部空白区整合而成。整合后公司井田面积14.0586km，井田批准开采17、18、19、22、25号煤层，井田内保有资源储量201.03Mt，设计可采储量121.26Mt，设计生产能力1.2Mt/a，设计服务年限72.2年。整合后山西煤炭运销集团大同有限公司控股占70%的股份，自然人靳卫国占30%的股份。矿井投资总额102543.52万元。矿井改扩建项目共84个单位工程，其中矿建24个单位工程、土建28个单位工程、设备安装32个单位工程。2012年11月，公司全面完成了矿井改扩建任务。

二、工程建设与参建单位

我公司120万吨/年矿井整合项目通过招标，矿井工程设计由北京圆之翰煤炭工程设计有限公司承担；井建及安装工程施工分别由河南煤炭建设集团有限公司、大同市矿山建设工程总公司和

中十冶集团有限公司承担；土建工程由山西宏图建设有限公司、山西六建集团有限公司和大同安邦建设工程有限责任公司承担；工程监理由山西省煤炭建设监理有限公司承担。

三、项目档案管理情况

（一）建立管理网络

项目工程档案管理是工程管理的重要组成部分，工程开工建设以来，我公司严格按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《煤炭工业基本建设项目档案管理规范》等有关规定，把档案工作作为一项重要工作来抓，同时纳入了公司各项管理和发展规划，与项目建设的进度、质量、安全管理工作同部署、同安排、同组织、同考核。实行了统一管理、统一标准、统一要求、各负其责、同步进行的管理模式，建立了公司及各参建单位档案管理网络。

（二）健全组织机构

几年来，各级档案部门对我公司档案工作给予了大力帮助与支持，针对档案管理工作中出现的具体问题进行业务指导，规范了工程资料的管理和归档要求。公司领导高度重视档案工作，从工程立项开始就派专人收集与积累项目前期的文件资料。2011年成立了由总工程师分管的资料档案组，负责工程档案工作的统一组织和管理。并配备了2名专职资料人员，负责图纸、文字资料的接收和发放；负责前期文件的收集和整理；负责对各参建单位竣工资料的形成和组卷进行指导、监督、检查。同时在各部门配

备了兼职档案人员，负责本部门有关资料的收集、整理、移交工序。2012年2月，公司又成立了由总经理任组长的档案管理工作领导小组，负责公司档案管理的全面工作，同时又增配了1名专门人员负责公司各种档案的收集、整理、保管等工作。

（三）完善规章制度

期间，公司逐步建立健全并完善了如《立卷归档制度》、《档案保管制度》、《档案库房管理制度》、《档案鉴定销毁制度》、《档案安全保密制度》、《档案统计制度》、《档案利用制度》、《档案工作追究制度》以及《档案管理员岗位责任制》等档案管理各项规章制度。

（四）硬件配备到位

目前，档案室设施设备配备基本齐全，并实现了档案库房、阅览室、档案人员办公室三分开。配置有电脑、打印机、复印机、扫描仪、装订机、缝纫机、吸尘器、加湿机、去湿机、温湿度测试仪各1台（个）。档案库房安装了防盗门、27组密集柜，另配备有灭火器、监视器、防光窗帘等，具备了防火、防潮、防尘、防光、防霉、防虫、防盗等功能。

四、保证项目档案完整、准确、系统

（一）采取严格的控制措施

在工程建设各阶段，档案资料只有做到认真指导、细心检查、有效收集、强化管理才能保证归档文件材料及图纸的成套性和齐全、完整、准确、规范，才能为工程的顺利建设和生产需求做好

保障。为达到此目的，我们采取了一系列可行的控制措施：

为保证矿井建设项目档案管理各项工作的落实，认真履行 “三纳入”、“四参加”制度。我们首先将矿井建设项目档案工作纳入有关领导及人员责任制、有关部门工作职责中。为加强工作的落实，公司多次召开会议研究部署，并下发文件。在项目招投标和签订合同时，明确对项目文件资料的责任及完成标准，明确监理单位对项目文件的监督责任并纳入矿井建设项目管理计划和工作程序，使矿井建设项目档案工作与工程建设同步进行。档案人员不定期对施工单位进行文件资料形成、积累、整理工作检查，从项目开工准备阶段抓起，从建设过程中每个环节抓起，从严要求，发现问题及时解决。严格把好建设过程中形成的所有工程资料的质量关，尤其是涉及到工程关键部位，隐蔽工程的资料，严格按程序完善手续，做到有责任、有要求、有检查，确保归档资料的齐全、完整、准确和真实。在对矿井水患问题上，我们采用了物探加钻探，长探加短探的方法进行准确治理。对巷道掘进，我们采取全过程旁站进行质量监督，确保工程质量。档案人员参加设备开箱验收，确保设备档案资料的齐全完整。为保证矿井建设项目档案的质量，我们邀请有关专家对各有关部门人员及施工单位有关人员进行档案管理培训，重点学习了《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》、《科学技术档案案卷构成的一般要求》等规范性、技术性文件，并利用互动形式，帮助施工队资料员现场解决问题，加强和统一了档案整理的具体要求和方法。

在日常工作中，我们根据国家有关档案工作的法律、法规、规范性文件及公司档案管理规定，严格按照程序对施工单位督促、检查、指导，并建立了资料检查登记表，对竣工资料不符合管理规范要求的限期整改，对未整改的单位不予支付当月工程款，使工程资料一直处于受控之中。根据工程的进展，掌握资料的管理情况，避免了竣工时档案短缺和返工现象。对已竣工的单位工程资料，我们按照编制单位自检、监理人员审查、建设单位档案人员审查，谁审查谁签字，对案卷质量逐卷进行检查把关，对存在的问题逐项提出并限定时间整改，整改完毕经建设单位确认后方可办理交接手续。通过采取这些具体的控制措施，有力的促进了项目档案的齐全、完整和准确。

（二）项目档案达到完整、准确、系统

遵照国家有关建设项目档案管理规范化、标准化的原则，档案管理人员兢兢业业、尽心竭力地做好工程档案的组卷归档工作，力求每一份档案规范，工程档案基本达到了完整、准确、系统：

1、完整情况：我们对项目从地质勘探、立项审批、招投标、勘察设计、设备材料采购、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等不同形式的文件进行收集归档。矿井改扩建项目矿建24个、土建28个、设备安装32个，共84个单位工程进行了分类组卷。具体情况为：项目建设档案1012卷、地质勘测档案58卷、设备仪器档案43卷、特殊载体档案3卷、竣工图纸1912张，共计1116卷（册）。

2.准确情况：归档文件材料内容真实可靠地反映了建设项目规划、设计、施工、竣工及验收等全过程的实际情况。图物相符、技术数据可靠、签单手续齐全完备。文件材料的质量基本符合字迹清楚、图样清晰、图表整洁、书写规范、装具规范等基本要求。档案目录与实物相符，卷内目录详实，案卷目录题名简明准确。

3、系统情况:目前，已基本完成项目建设全过程文件材料的收集、整理、归档以及项目档案的分类、组卷、编目等整理工作。

汇报完毕，谢谢大家。

二○一三年六月

档案专项验收 工作报告 第2篇

火电工程档案专项验收工作导则 1 规范性引用文件

本附录的编制主要依据以下的国家或行业现行的法规、标准与规程。未全部列出的，以检验或验收的主管部门的依据为准。

《建设项目（工程）档案验收办法》

国档发[1992]8号 《国家重点建设项目档案管理登记办法》

档法[1997]15号 《基本建设项目档案资料管理暂行规定》

国档法[1988]4号

《科学技术档案案卷构成的一般要求》

GB/T11822-2000 《国家重大建设项目文件归档要求和整理规范》

DA/T28-2002 2 工作要求 2.1

项目公司应将项目档案工作纳入项目建设计划和管理程序，与项目建设实行同步管理，建立项目档案工作领导责任制和包括各参建单位相关人员的岗位责任制。2.2

项目公司根据项目计划工期和进度，应及时与地方档案行政管理部门、行业主管部门档案机构沟通，做好项目档案管理登记和项目档案专项验收申报工作。2.3 项目档案管理登记 2.3.1

凡新建、在建、收尾和竣工试生产的国家重点建设项目，按隶属关系组织登记。属于国务行业主管部门的，由项目公司工程部负责组织填写《国家重点建设档案管理登记表》，同时抄送项目所在地省级档案行政管理部门，便于相互配合，监督指导。2.3.2

登记表共分三种，分别于项目开工后6个月内、项目档案预验收后1个月内和项目档案正式竣工验收后1个月内填写，并逐级报至国家档案局经济科技档案业务指导司。2.4 项目档案专项验收组织 2.4.1

档案验收组织成员分别由各级档案行政管理部门、主管部门的档案机构和建设单位、生产（使用）单位、设计、施工、监理等单位的档案人员参加。2.4.2

在大、中城市规划区范围内的建设项目，档案验收组织的成员还包括当地的城市建设档案部门。2.4.3

国家档案局和省级档案局以及国务院有关部门的档案机构，参加国家重点建设项目和限额以上技术改造项目的竣工验收；其它建设项目则分别由地方档案行政管理部门和有关主管机关档案部门参加竣工验收。3 验收前应具备的条件 3.1

有运行良好的档案管理体制，对项目档案工作实行统一管理，建立健全项目档案工作各项规章制度。3.2

归档的文件材料齐全完整、签署完备、制作质量良好。符合《国家重大建设项目文件归档要求和整理规范》DA/T28-2002、《科学技术档案案卷构成的一般要求》GB/T11822-2000等中的规定要求。3.3

竣工图的编制准确、清晰、规范。符合原电力工业部电建[1996]159号颁发的《火力发电厂基本建设工程启动及竣工验收规程》（1996年版）、电建[1996]666号关于颁发《火力发电厂工程竣工图文件编制规定》的通知的要求。3.4 全部档案已进行系统整理，案卷质量、档案编目等符合规范化、标准化的要求。

3.5 已运用计算机辅助档案管理，建立项目档案管理库。3.6

档案库房和档案保护设备符合国家档案局制定的《档案库房技术管理暂行规定》的要求。

3.7 在项目建设和试运行中积极主动提供档案利用并取得一定效果。3.8

项目档案专项验收前，项目公司应组织设计、施工、监理、调试及生产等有关人员进行档案自检工作，并在此基础上形成档案工作自检报告。自检报告的内容主要包括：项目建设概况及项目档案管理概况；项目档案工作的管理体制；项目档案形成、积累、整理、归档和计算机辅助档案管理情况；竣工图编制情况及质量；项目档案安全保管情况；档案在项目建设和试运行中发挥作用情况；项目档案的总体评价、存在问题及解决措施。4 验收程序 4.1

项目公司应在项目竣工验收前三个月向档案验收组织单位递交档案专项验收申请报告，并附《基本建设项目档案专项验收申请表》（一式两份）和项目档案工作自检报告。4.2

档案专项验收的主持单位在接到项目公司的档案专项验收申请后15日内，与有关单位协商，确定专项验收时间、地点及验收组成员单位。4.3 召开档案专项验收会议： 4.3.1

档案专项验收分初步验收和竣工验收两个阶段，重点应放在初步验收阶段。项目档案初步验收时，在验收主管单位组织下，验收组抽查一定比例的档案案卷，对档案材料的完整、准确、系统性情况作出评价，写出初验意见，对存在的问题提出改进要求，限期解决。各参建单位按初步验收的改进意见在竣工验收前加以改进。档案专项验收通过后应由验收主持单位审核并在档案专项验收申报表上签署确认意见。4.3.2

档案专项验收 工作报告 第3篇

向家坝一上海±800 kV特高压直流示范工程代表着世界电网技术研究和工程应用的最高水平,工程自2010年7月8日正式投运后一直运行平稳,送电华东超过6.6109 kWh,为世博用电保障发挥了重要作用。工程在系统规划、科学研究、工程设计、设备制造、工程建设和运行维护等方面进行了全面的自主创新,形成了完全自主和系统的特高压知识产权。

国家电网公司高度重视建设项目档案管理工作。依据国家有关规范和公司档案管理办法,结合工程特点,制定了《特高压工程档案管理办法》及相关实施细则,建立健全了特高压直流示范工程档案管理的组织和制度保障体系,强化过程控制,全面规范地实现了工程建设与档案管理的同步管理,确保了工程建设各环节与档案管理的及时性、真实性和完整性。目前,工程共形成档案9 018卷(其中通信工程档案229卷),其中竣工图2 835卷,照片档案70册,电子光盘446张(其中通信工程电子光盘16张),声像档案20卷。

2010年底特高压建设部组织相关单位对工程档案进行了全面自检,并于2011年1月底完成了档案的自检整改工作。2011年2月下旬总部办公厅邀请四川省档案局以及有关档案管理及工程建设专家,对向上工程的档案进行了专项预验收,为工程最终通过国家档案专项验收奠定了坚实的基础。

档案专项验收 工作报告 第4篇

关键词：项目档案；基础管理；项目档案专项验收；调查分析

为了解煤矿建设项目档案基础管理和项目档案专项验收情况，笔者于2016年5月～8月分别从项目档案人员配置情况、对项目档案专项验收了解程度和制度建设方面、项目档案收集和归档的管理方式方法、信息化建设、保管条件等几个方面对中国平煤神马集团旗下100多个基层单位中的90名专职项目档案管理人员进行了一次问卷调查。此次调查共发放调查问卷100份，收回90份，回收率达90%。其中，有效问卷为90份，有效率为90%。以下是此次调查情况的报告。

1 调查基本情况分析

1.1 人员配置情况、对项目档案专项验收了解程度、制度建设情况。

1.1.1 项目档案管理人员年龄结构合理。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，50岁以上的11人，占12.2%；35到49岁的42人，占46.6%；34岁及以下的占37人，占41.1%。

1.1.2 大多数项目档案管理人员接受过档案业务培训，但绝大多数没有参加过档案继续教育培训。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，接受过档案业务培训的83人，达92.2%；未参加过业务培训的7人，占7.7%；未参加过档案继续教育培训的89人，占98.8%。

1.1.3 项目档案管理专、兼职人员比例差距大。在基层100家处级单位的710名档案管理人员中，项目档案管理专职人员90人，占21%；兼职人员345人，占79%。

1.1.4 长期从事项目档案工作的固定人员少，更换频繁。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，从事档案工作在10年以上的15人，占16.6%；5～10年的20人，占22.2%；1～5年的38人，占42.2%；1年以下的17人占18.8%。

1.1.5 项目档案管理人员职称分布成“菱形”结构，底层和顶层职称人员分布较少，大多集中在中间层。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，底层的管理员12人，占13.3%；助理馆员43人，占47.7%；馆员的30人，占33.3%； 副研究馆员5人，占5.5%。研究馆员无，占0%。

1.1.6 多数项目档案管理人员未进行科研项目的研究。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，主持或参加过档案科研项目的有15人，占16.6%；未参加过档案科研项目研究的有75人，占83.3%。

1.1.7 半数以上专职项目档案管理人员表示未参加过项目档案专项验收。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，参加过项目档案专项验收的有48人，占53.3%；未参加过项目档案专项验收的有42人，占46.6%。

1.1.8 九成以上项目档案管理人员清楚未通过档案专项验收的项目不得进行或通过建设项目的竣工验收。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，清楚未通过档案专项验收的项目不得进行或不得通过建设项目竣工验收的有86人，占95.5%；不清楚的有4人，占4.4%。

1.1.9 大多数单位项目档案实行了集中统一管理，并实行了领导和相关人员岗位责任制。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，项目档案实行集中统一管理的88人，占97.7%；实行集中统一管理但未建立岗位责任制的1人，占1.1%；不清楚的1人，占1.1%。

2 项目档案收集、整理和归档的管理方式与手段

2.1 多数单位项目档案验收中项目文件材料收集、归档的主要形式为合同管理。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，项目档案纳入合同管理，在签订项目设计、施工及监理合同、协议时，设立专门条款，明确有关方面提交相应项目文件的时间、套数、范围等的有85人，占94.4%；不清楚的5人，占5.55%。

2.2 多数单位的项目文件材料收集未能与项目建设同步进行。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，由于领导不重视，无法参与项目建设全过程的有42人，占46.6%；项目建设周期长，人员更换频繁，无法参与项目建设全过程的有14人，占15.5%；档案人员自身专业水平不高、缺乏矿井专业知识，无法参与项目建设的全过程有的有34人，占37.7%。

2.3 多数单位未采取措施对建设项目档案前期进行管控。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，清楚本单位采取措施对项目档案前期进行管控的有24人，占26.7%；不清楚的有66人，占73.3%。

2.4 近半数以上不清楚竣工图是折叠成“手风琴”式和竣工图章的内容填写不能是同一笔迹。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，清楚竣工图的折叠方法和竣工图章的内容填写不能是同一笔迹的41人，占45.5%；不清楚的49人，占54.4%。

3 项目档案信息化建设

3.1 多数项目档案信息化建设未予本单位信息化建设同步。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，未纳入单位信息化建设规划中、未与本单位OA系统对接的有51人，占56.6%；纳入本单位信息化建设并与OA系统对接的有20人，占22.4%。不清楚的有19人，占21.1%。

3.2 多数项目档案管理单位未使用档案管理软件。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，进行目录检索时，使用单机条文版档案管理软件的有20人，占22.2%；使用全文检索版档案管理软件的有10人，占11.1%；未使用档案管理软件的有53人，占58.8%；正准备购置的有7人，占7.7%。

4 保管条件

4.1 多数综合档案库房面积大于30平米，项目档案专用库房则小于30平米。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，项目专用库房面积“10～30㎡”的1人，占0.1%；“30～50 ㎡”的31人，占34.4%；“50～100㎡”的50人，占55.5%；“>100㎡”的8人，占8.8%。

4.2 九成以上单位做到了办公室、阅览室、库房三分开。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，单位做到办公室、阅览室、库房三分开的有85人，占94.4%；单位未做到三分开的有5人，占5.6%。

4.3 多数单位配备了存放项目档案的柜架。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，单位配备 “手动档案密集架”的有69人，占74.4%；单位配备 “铁质档案柜”的有14人，占15.5%。单位配备“防磁柜”的有2人，占2.2%；单位配备其它的有6人，占6.6%。

4.4 多数单位项目档案库房配备了温湿度控制设备，但半数以上单位并未对每日的温湿度做记录。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，单位配备了空调、去湿机、温湿度仪的有51人，56.6%；单位配备了温湿度仪、空调作为温湿度控制和除湿的工具的有39人，占43.3%；其中对库房温湿度变化做记录的41人，占45.5%；未做温湿度记录49人，占54.4%。

4.5 消防灭火设施多样化，但基层项目档案室主要消防设施以“人工灭火器”居多。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，使用“人工灭火器”的86人，占95.5%； 使用“自动灭火器”的2人，占2.2%；使用“自动喷淋”的2人，占2.2%；使用“高压细水雾” 和“超细干粉”的0人，占0%； 使用“气体”的1人，占1.1%；使用“其他”的0人，占0%。

4.6 多数单位未安装防盗报警装置。在参与调查的90名专职项目档案管理人员中，本单位安装了防盗报警装置的有10人，占11.1%；未安装防盗报警装置的有80人，占88.9%。

5 相关性分析

5.1 人员基本情况。从人员配置情况来看，项目档案管理人员年龄结构比较合理，但高层次人才缺乏，研究馆员，占0%。九成以上参加过档案业务培训，但有98.8%的项目档案管理人员未参加过继续教育培训。专、兼职比例失调，人员流动频繁。

5.2 项目档案专项验收情况。半数以上人员未参加过项目档案专项验收，对如何参与建设项目的过程跟踪，如何对项目资料进行收集、归档整理等以及验收条件、内容、程序等知之甚少，使得收集到的资料杂乱无序，分类整理时无从下手，工作不能有序开展。

5.3 制度建设情况。多数项目档案单位都实行了项目档案集中统一管理，并建立了项目档案管理制度。

5.4 项目文件材料的收集、归档形式和整理方法。九成以上单位项目档案收集采取纳入合同管理形式，使得项目档案收集、归档变得“有法可依”。多数单位项目档案的整理方法采取按卷整理为主。

5.5 项目档案信息化。从项目档案信息化来看，项目档案信息化建设与当前的煤矿建设现代化和信息化水平差距较大。

5.6 保管条件。九成以上单位建有综合档案库房，做到了办公室、阅览室、库房三分开，表明“三分开”的要求在基层已经得到了比较好的落实。多数单位项目档案库房余量不足20年，说明基层档案室的存贮空间较以前已经有了改善，但仍存在余量不足的问题。

5.7 设备设施：项目档案设备种类多样，“密集架”已经成为档案室的主流装具，基层单位项目档案柜架方面已经有非常大的改善。多数单位库房配备的消防灭火设施多以“人工灭火器”居多。

建设工程档案专项验收工作流程图 第5篇

档案告知--------建设工程在申请建设工程施工许可证时领取工程档案告知书.↓

↓

↓

↓ 业务指导————建设、施工、监理单位作好档案资料的收集、保管、整理，城建档案馆进行业务指导 申请档案 专项验收————工程竣工后，建设单位填写档案专项验收申请表，签字盖公章后向城建档案馆工程管理科提出档案专项验收申请。档案专项验收———— 在受理验收申请后3个工作日内，对工程竣工档案进行验收，并提出验收意见。

核发

《建设工程档案验收意见书》、《建设工程档案移交书》————档案验收合格后，由建设单位按照建设工程文件

归档整理规范（GB/T50328-2001）整理形成一

套完整规范的档案并填写著录单一并移交进馆，由区城建档案馆审查合格后发给《建设工程档案

建设工程档案专项验收 第6篇

（一）《建设工程档案报送责任书》。

（二）《建设工程档案验收申请暨受理通知书》。

（三）《城建档案案卷目录》。

（四）《建设工程档案移交书》。

（五）《建设工程（项目）级著录单》。申报窗口：市建委政务办理中心12号窗口

承办机构：市城建档案馆

联系电话：63618352

窗口电话：63671698 【重庆市城乡建设委员会公众信息网】

档案专项验收需提供材料的目录 第7篇

1.工程项目简介 2.档案专项验收的请示 3.设计档案执行情况报告 4.监理单位档案执行情况报告 5.施工单位档案执行情况报告 6.项目档号的复函 7.项目号的请示

8.指挥部下发的关于档案管理的文件（档案管理办法、档案管理小组成立等的文件）9.档案人员管理网络图 10.11.12.参建单位一览表

交通建设项目档案管理登记表

设计变更文件与竣工图档号对照一览表（所有施工单位的汇总）13.档案归档接收签证单（要求各个标段交齐全）

档案专项验收 工作报告 第8篇

一、政府档案管理的重要作用分析

(一) 政府档案管理能够促进政府权威的树立。对政府档案进行有效科学的管理能够促进政府权威的树立。现阶段, 政府档案正朝着信息化的方向发展与管理, 信息的记录可以反映出政府的所作所为以及政府对社会事务的决策与管理, 它是政府为人民服务原则的体现, 并且能够方便人民群众对政府事务的监督, 发挥主人翁的作用。同时政府档案是实现政府民主与科学决策的关键, 促进政府自身更好地发挥其职能。

(二) 政府档案能保证人民群众知情权的运用。我国是社会主义国家, 国家的一切都是为了人民, 人民作为国家的主人, 在社会的发展与建设中拥有着诸多义务与权力。而对政府档案的管理能够使得人民群众的知情权更好地实行。通过政府档案管理, 人们不仅可以方便快捷地了解政府的信息资料, 保证政府职能的实现, 还可以促进人民群众参与行政管理, 使政府做到科学民主决策。

(三) 政府档案的管理能制约权力, 预防腐败。目前, 政府档案的信息化管理能够使得人民群众更为准确地了解政府部门的活动。将政府部门的决策以及工作情况都纳入档案中, 在方便人民阅读考察的基础上, 可以吸引人民群众更好地建言献策, 及时改正政府部门的决策失误, 让政府的权力在阳光下进行, 为我国法治社会的建设提供保障。

二、做好政府档案检查及验收工作应注意的事项

(一) 政府应建立好接收档案的检查验收制度。政府档案在检查及验收时, 需要按照政府档案管理部门所制定的规章制度来进行。有效的规章制度是对政府档案管理人员在工作时言行举止的一种约束和规范, 也能更好地保障政府档案检查及验收工作的顺利进行, 把握好政府档案的质量关。在政府档案的检查及验收工作过程中, 如果没有科学有效的规章制度进行参考, 极有可能会使政府档案的检查验收标准因人、因事、因情况而定, 没有合法的依据。

(二) 政府应制定好档案质量检查验收的标准。在检查验收工作中, 有一个合理科学的标准, 可以使得政府档案管理的工作人员明确自己检查验收的目标, 重视标准, 从而更好地做好档案检查及验收工作。若没有检查验收的标准, 将会使得政府档案管理的工作人员在检查验收档案时, 无所适从, 不知道从何下手, 如何定位。而政府档案检查验收标准的制定, 应将国家规定的各类档案的规范要求及政府的实际情况相结合, 制定出切合实际、便于操作的验收标准。

(三) 政府档案部门应对案卷质量偏差进行反馈。政府档案管理的工作人员在检查验收档案时, 当检查出档案存在质量偏差时, 应及时将质量偏差反馈给立卷部门, 让立卷部门进行及时修改。为了提高工作质量及效率, 档案管理工作人员应对存在质量偏差的档案进行登记, 标明出现偏差的详细细节, 从而方便立卷部门进行纠正。同时, 要将质量偏差反馈给档案收集、立卷人员, 让其进一步加强工作能力, 尽量减少在立卷过程中的失误, 提高工作效率, 最终实现优化档案质量的目的。

(四) 政府应增强档案管理工作人员的责任意识。身为一名档案管理的工作人员, 需要树立起强烈的社会责任感及历史责任感, 因为, 政府档案的检查及验收工作是一项需要花时间、费精力的工作, 要求工作人员注意力集中, 能够做到一丝不苟。若没有工作的责任心, 将会把档案的检查与验收视为负担, 无法认真仔细地工作。为了增强档案管理工作人员的工作责任心, 政府部门应加强对档案管理工作人员的思想政治教育, 促进工作人员树立正确的世界观、人生观、价值观, 从而保证档案的检查验收工作顺利、有序且持久地开展。

三、结束语

综上所述, 做好政府档案的检查及验收工作是加强档案管理的一个重要环节。而在对政府档案的检查验收时, 需要建立好接收档案的检查验收制度, 制定好档案质量检查验收的标准, 对案卷质量偏差进行及时反馈, 并增强档案管理工作人员的责任意识。只有这样, 才能实现档案管理的高效率进行, 才能更好地利用档案信息资源, 发挥档案的重要作用。

摘要：档案检查及验收工作的好坏, 直接影响着政府档案管理工作的质量, 影响着档案管理的各项基础业务建设的开展。本文叙述了政府档案管理的重要作用, 并提出了做好政府档案检查及验收工作应当注意的事项, 旨在以此来优化政府档案储存信息, 进而促进政府档案管理质量的提高, 顺应社会发展的需求。

关键词：政府档案,检查及验收工作,措施

参考文献

[1]金娟.浅谈政府档案信息资源管理[J].兰台世界.2008 (08) .

档案专项验收 工作报告 第9篇

关键词：档案验收案卷目录编制档案实体整理

档案验收是档案接收工作的重要组成部分，是指档案在移交进馆前，对移交的案卷目录和档案实体进行逐条、逐卷的详细检查，其检查涉及案卷目录的编写是否符合规范、档案实体整理情况是否符合进馆要求等。验收过程中对进馆档案质量把控的程度，直接关系到馆藏档案的质量。

考虑到国家档案局是在2000年制发的《归档文件整理规则》（DA/T22-2000），各立档单位最早是从2001年开始实行以件为单位的整理，按照《<中华人民共和国档案法>实施办法》第十三条规定：“属于中央级和省级、设区的市级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满20年即向有关的国家档案馆移交；属于县级国家档案馆接收范围的档案，立档单位应当自档案形成之日起满10年即向有关的县级国家档案馆移交。”因此，2001年形成的保管期限为永久的档案也应该在2021年左右移交进档案馆，现阶段接收的档案基本上以案卷级的整理为主，故笔者以案卷级档案整理为例，从案卷目录编制、档案实体整理等方面进行阐述，并与档案移交单位和接收单位的各位同行商榷。

一、常见问题

（一）档案案卷目录编制中的常见问题

1.案卷标题拟写不规范，没有完整地体现“三要素”。案卷目录是档案进馆后的唯一检索工具，如何在浩瀚的档案馆藏内找到某一卷档案，全部要依靠案卷目录。“三要素”不齐全，可能导致一卷档案进入档案馆后无法准确检索，成为“死档”。在案卷目录中，案卷标题至关重要。案卷标题的“三要素”指的是档案的责任者、事由和文种。其规范格式是“***（责任者）关于*****（事由）的***（文种）”。实际工作中经常出现标题拟写不合规范的情况，有的缺责任者项，有的缺文种项，有的事由拟写不清，都不能较好地反映案卷的内容。

2.责任者不明确。责任者项是指该份文件的形成部门，而非立档部门。在实际工作中，一定要明确案卷目录中责任者项的具体所指。

3.题名中年份填写不完整。如将“1995年”简化填写为“95年”。随着档案移交进馆数量的增加，会出现无法区分的情况。因为“95年”既可以表示“1995年”，又可以表示“2095年”，这样的填写方式只会给档案查阅利用带来不便。

4.案卷目录中的“文号”项填写错误。案卷目录中的“文号”项指的是文件对外的发文字号，而不是机构内部收发文编号或室编号。实际工作中将以上几个号混淆的情况较为常见，应特别注意区分。

5.卷内文件目录最后一件档案未填写起止页号。页码既能起到检索某一份档案的作用，又具有对卷内档案进行统计的作用。如果最后一件档案不填写起止页号，就无从确定它的总页数，一旦发生最后几页档案丢页、漏页现象也无法觉察。

（二）档案实体整理中的常见问题

1.档号填写不清晰。档号是一卷档案进入档案馆后的“身份证号”，是档案进馆后调阅案卷的依据。它是由全宗号、目录号、案卷号组成的一组号码，一卷档案对应一组唯一的档号。档案实体卷皮上填写的档号和案卷目录上的档案要一一对应。在实际工作中，有的立档单位将室编卷号填写在馆编卷号的位置上，还有的把卷号填写错误后又进行更改，上述情况往往造成涂改后档号填写不清晰或字迹难以辨认，势必会给进馆后的档案调阅带来困难。因此，为了保证案卷实体上档号的清晰，如需重新填写卷盒和卷皮上的档号，可以用牛皮纸胶贴贴在原卷号上，必要时更换卷皮和卷盒，以保证档号填写的清晰准确。

2.档案盒装的过紧或过松。档案装入盒内，以能容纳一个手指为松紧适度。装得过紧，随着时间推移档案纸张体积会膨胀，在盒内空间不足的情况下，容易挤压变形。装得过松，会延长排架长度，过多占用档案库房内的空间。因此在档案装盒的时候要把握好不要装得过紧也不要装得过松。

（三）其他问题

1.归档范围和保管期限划定不准的问题。归档范围和保管期限划定过宽，会导致部分不应进馆的档案进馆，一定程度上影响移交档案的质量。笔者验收的基本上都是2000年以前的档案，确定归档范围和保管期限的依据是《国家档案局关于机关档案保管期限的规定》和《机关文件材料归档和不归档的范围》。在实际工作中，一些上级机关制发的普发性供参阅、不需办理的文件也被纳入归档范围且保管期限还确定为永久。而按照《机关文件材料归档和不归档的范围》的规定，此类文件不应纳入归档范围。

2.一是兼职档案人员较多，分配给档案工作的时间精力不足。笔者在实际工作中所接触到的立档单位，除单位规模较大，年归档量较多的单位成立了专门的档案科（室），配备了1人以上的专职档案人员外，绝大多数单位的档案工作都下设在办公室，由1名工作人员兼职档案工作。这名工作人员除了从事档案工作外还要负责办公室的机要或财务、人事、文书等多项工作。在其他工作任务繁重的情况下，从事档案工作的时间势必会压缩或者受影响，这样进馆档案的整理工作也将受到影响。同时，档案人员工作热情不足，积极性不高，也制约档案移交进馆的质量。二是档案业务外包人员专业素质欠缺。对于档案移交数量较多的单位，一次性移交量可达千卷以上。档案整理的工作量较大，仅凭1到2名档案人员很难在短时间内完成，因此需要聘请具有保密资质的档案业务外包公司来完成。这些外包公司聘用的工作人员档案专业素质较为欠缺，如果移交单位的档案人员不能对其进行较好监督和把控，案卷整理的质量往往无法保证。

二、提高移交工作质量的对策

（一）组织档案移交工作培训

培训内容包括案卷目录编制、案卷实体整理等。例如，就案卷实体整理而言，针对页码不符合要求的情况，应将带有文字的纸张计为1页，填写时要用铅笔，正面填写在右下角，反面填写在左下角。要求连续编写，中间不应有重页、漏页。对文件中夹带的领导批示等文字的小纸条也要编页。对档案载体材料不符合档案保护技术要求的情况，特别是部分不符合档案永久保存要求的载体材料如热敏纸、针式打印材料等，要对原件进行复印并留存，尽可能地延长档案的保存时间。对档案装订不符合要求的情况，案卷装订要求要整齐牢固，用白色粗棉线采取“三孔一线”的装订方式，而不能用黑色鞋带、白色尼龙线等装订，有些硬皮会议记录本或书本式印刷品如果不方便用“三孔一线”的装订方式，可以用糊精将卷皮粘贴在其上。形成年代久远，已经变脆的纸张，进行托裱后再装订。此外，通过对进馆档案整理标准和档案移交应履行手续进行统一讲解和集中指导，明确工作标准和要求。以笔者所在的北京市档案局为例，每年年初组织本年度移交档案单位的统一培训，宣贯档案接收工作的必要性、目的和具体要求，取得了较好的效果。

（二）加强档案移交前的检查指导

档案专项验收 工作报告 第10篇

为了切实抓好水利基建项目（工程）档案的管理工作，确保水利工程项目档案的质量，根据《中华人民共和国档案法》、国家档案局、计委印发的“建设项目工程档案验收办法”及水利部《水利基本建设项目（工程）档案管理规定》，结合我市水利工程档案工作的实际，特制定《重庆市水利建设项目（工程）档案专项验收办法》，现印发给你们，请认真贯彻执行。

二○○二年十月二十二日

重庆市水利建设项目（工程）档案专项验收办法

一、总则

第一条 根据国家档案局、国家计委、水利部的有关文件的规定，特制定本办法

第二条

本办法适用于重庆市行政区划范围内所有大、中、小型水利建设项目（工程）验收档案管理。

二、验收组织及准备

第三条

水利工程档案的竣工验收（包括初步验收），应在基本建设项目竣工验收委员会（或验收小组）的领导下，与工程（项目）竣工验收同步或提前进行。

第四条

凡属重庆市水利局接收的重点水利工程档案（重庆市辖区内的大中型水利水电工程、大型灌区续建配套工程等投资在2000万元以上的水利建设项目），必须由重庆市档案局、重庆市水利局会同建设单位组成验收小组进行档案专项验收，验收工作由市水利局主持，建设单位负责组织，设计、施工、监理单位参加。

凡属区县（自治县、市）水利局接收的一般工程档案，必须由区县档案局、区县水利局会同建设单位组成验收小组，验收评定由区县水利局主持，建设单位负责组织，施工单位参加。

第五条

进行档案专项验收的水利工程建设项目，建设单位必须提供四套完整的、装订整理成册的工程档案进行专项评分验收。（建设单位就是管理单位时，可只需三套）。

三、验收程序

第六条

在建设项目（工程）进行初步验收前，建设单位要组织施工、设计、使用单位的项目负责人，工程管理、技术人员对项目档案情况进行自查，并写出自查报告。

项目（工程）档案自查报告应包括以下内容：

1．项目档案资料概况；

2．项目档案工作管理体制（包括机构、人员等）；

3．项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况；

4．竣工图的编制情况及质量；

5．档案资料的移交情况，并注明已移交的卷（册）数，图纸张数等有关数字。

6．对档案资料完整、准确，系统性的评价及档案资料在施工、试运行和管理工作中发挥作用的情况；

7．档案资料工作中存在的问题，解决措施及对整个工程建设项目验收产生的影响。

第七条

单位工程档案专项验收

施工单位已按合同内容完成单位工程的技术文件材料（含竣工图）收集、编制，并按有关文件规定收集、整理、装订成册，在工程交工验收前，由建设单位负责组织，并发出单位工程档案专项验收通知，由水利局档案部门会同建设单位，监理单位进行单位工程档案专项验收。

第八条

建设项目（工程）档案专项验收。

建设项目已按有关规定要求全部完工后，在建设项目竣工综合验收前，由建设单位负责组织，发出建设项目工程档案专项验收通知，由各级档案行政管理部门、水利档案管理部门即会同建设单位、监理单位进行项目工程档案专项验收。

第九条

工程档案专项验收合格后，由建设单位在工程竣工验收后六个月内向重庆市市水利局档案管理部门（或所在区县〈自治县、市〉水利部门）报送1套按要求收集整理的工程竣工档案。市水利局只接收中型及以上工程档案，具体内容见附件4中主管局存档。另外三套分别由建设单位、施工单位保存及按规定向档案馆移交。中型以上的工程项目，在向重庆市水利局档案部门移交档案时必须同时移交制作的光盘一套（解说词必须达到真实、准确、系统、完整、具有依据、凭证作用和研究价值）。

四、验收等级评定及质量要求

第十条

水利建设工程档案质量采用等级评定法，在验收时对应归档文件材料的完整性、准确性、系统性及整理质量进行检查评定，对达不到规定要求的，要限期整改，仍不合格的，按工程质量不合格处理，不得进行工程竣工验收。

第十一条

建设工程档案评定采用100分制评定。工程档案的完整性35分，对缺项和内容不完整的适当扣分；工程档案的准确性35分，科技档案材料的内容反应施工的实际，真实可靠，图物相符；工程档案的系统性10分，符合归档要求20分，<参见档案整理要求

一、（二）条>。

第十二条

等级标准

90分以上为优良；80分以上为合格；80分以下为不合格。（附件一）

第十三条

本办法由重庆市水利局负责解释。

第十四条

本办法自发布之日起施行。

附件：1．重庆市水利建设工程档案验收评定表

2．重庆市水利建设项目（工程）档案资料验收登记表

3．重点建设项目（工程）档案移交书

4．重庆市水利建设工程档案整理基本要求

附件1：

重庆市水利建设项目（工程）档案验收评定表 序号 工程名称

工程地址

应得分 扣分 实得分 一

分

完

整 1 前期文件材料的项目及内容齐全 6 设计文件材料的项目及内容齐全 2 施工技术材料的项目及内容齐全 15 竣工图（新蓝图）齐全 5 竣验收文件材料的项目及内容齐全 2 工程原貌、施工过程、竣工验收方面有主要声像档案 5

二

分 准

确 1 文字材料内容表述完全、填写齐全 5 文字材料内容准确、真实 5 文字材料内容签证完善 5 竣工图按水利部水办〔1997〕275号文执行、绘制 20

三 10 分 系

统 1 文字材料按工程实施程序及有关规定整理有序 5 竣工图按专业部位整理有序 5

四

20分 归 档 要

求 1 制作材料优质纸张 2 书写材料用规定墨水和黑复写纸 2 书写要求：字体工整、线条清晰 3 原件归档 4 案卷要素完善、案卷整齐美观、规范 4 其它 5

合 计 100

评定结果：

****年**月**日 监理单位：

****年**月**日 建设单位：

****年**月**日 档案部门：

****年**月**日

附件2：

重庆市水利建设项目（工程）档案资料验收登记表

项目（工程）名称

项目建设单位

项目主管部门

填表日期

****年**月**日

项目(工程)名称

主要设计单位

项目(工程)建设单位

主要施工单位

项目(工程)主管部门

开 工 日 期

项目(工程)总投资

竣 工 日 期

档案完整、准确情况：

项目（工程）监理单位负责人（盖章）

****年**月**日 档案整理组卷情况：

项目建设单位档案部门（盖章）

年

项目主管部门意见：

公章

水利档案部门意见：

公章

****年**月**日 市档案局意见：

公章

月

日 年

月

日

****年**月**日

附件3：

重点建设项目（工程）档案移交书

工程档案向

单位档案室（处、科）或市、区县城建档案馆）室移交工程档案

卷，其中蓝图

张，照片

张，录像（音）带

目录

份。

移交单位

移 交 人

接收单位

接 收 人

移交时间

****年**月**日

盒。附工程档案移交

附件4：

水利工程档案整理基本要求

一、工程档案归档案卷要求

（一）归档范围及保管期限表

凡是水利建设项目（工程）在建设过程中各个阶段形成的（前期工作、设计、施工、生产准备、质检、监理、竣工验收等）具有保存价值的各种门类、各种裁体（含各种纸质及录音、录像、照片、影片、缩微片、计算机磁盘、光盘等）的文件材料均属归档范围。具体如下：

水利基建项目（工程）文件材料归档范围和保管期限表 序

号 归

档

文

件 保 管 期 限

建设单位 施工单位 设计单位 管理单位 主管局 1 可行性研究、任务书

1．1 项目建议书及批复 永久

长期 永久 长期 1．2 可行性研究报告及批复 永久

长期 永久 长期 1．3 项目评估（包括借贷承诺评估）、论证 永久

长期 永久 长期

1．4 环境预测、调查报告、环境影响报告书和批复 永久

长期 永久 长期 1．5 计划任务书及批复 永久

长期 永久 长期设计基础资料

2．1 工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、勘察记录、化验、试验报告、重要土、岩样及说明 永久

永久 永久

2．2 地形、地貌、控制点、建筑物、构筑物及重要设备安装测量定位、观测记录 永久 长期 永久

2．3 水文、气象、地震等其它设计基础资料 永久

长期 永久设计文件

3．1 总体规划设计 永久

永久 永久

3．2 初步设计 永久

永久 长期

3．3 技术设计 永久

永久 长期

3．4 施工图设计 短期

永久 长期

3．5 技术秘密材料、专利文件

永久

3．6 设计计算书 和期

永久

3．7 关键技术试验 永久

永久

3．8 设计评价、鉴定及审批 永久

永久

长期项目管理文件

4．1 征地、移民文件

4．1．1 征用土地申请，批准文件，红线图、坐标图、行政区域图 永久

永久

4．1．2 征地移民拆迁、安置、补偿协议书 永久

永久

4．1．3 建设前原始地形、地貌、状况图、照片 永久

永久

4．1．4 施工执照 永久

永久

4．2 计划、投资、统计、管理文件

4．2．1 有关投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划 长期

长期

4．2．2 概算、预算管理、差价管理文件 长期

长期

4．2．3 合同变更、索赔管理文件 长期

长期

4．2．4 规程、规范、标准，规范、方案、规定 长期

长期

4．2．5 招标文件审查、技术设计审查、技术协议 长期

长期

4．2．6 投资、进度、质量、安全、合同控制文件 长期

长期

4．3 招标投标、承发包合同协议

4．3．1 招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件 长期 长期 长期 长期

4．3．2 投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件 永久 永久 长期 永久

4．3．3 开标议程、开标大会签字表、报价表，评标记录、评标人员签字表、评标记录、报告 长期

长期

4．3．4 中标通知书 长期 长期 长期 长期

4．3．5 合同谈判纪要、合同审批文件、合同书、合同变更文件 长期 长期 长期 长期

4．4 专项申请、批复文件

4．4．1 环境保护、劳动安全卫生、通讯、消防、规划等 永久

永久

4．4．2 水、暖、电、煤气等供应协议书 长期

永久施工文件

5．1 开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 长期 长期 长期 长期

5．2 施工组织设计、施工计划、方案工艺、措施

长期

5．3 原材料及构件出厂证明及施工现场复查复验报告 长期 长期 长期 长期 5．4 建筑材料试验报告 长期 长期 长期 长期

5．5 设计变更、工程更改洽商单、通知单 永久 长期 长期 长期

5．6 材料、零部件、设备代用审批 长期 短期 长期 长期

5．7 土建施工定位测量、地基允许承载力复查报告 永久 短期 长期 长期

5．8 岩、土试验报告、基础处理、基础工程施工图 永久 长期 长期 永久

5．9 地质描绘及有关说明 永久

长期 永久

5．10 水工建筑物测试及沉陷位移、变形等观测记录 永久 短期

永久

5．11 设备和管线焊接试验记录、报告及施工检验探伤记录 长期 长期

长期

5．12 设备和管理线强度、密闭性试验 长期 长期

长期

5．13 设备和管线安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 长期 长期

长期

5．14 设备和管线调试、性质测试和校核 长期 长期

长期

5．15 管线标高、位置、坡度测量记录 长期 长期

长期

5．16 管线、清洁、通水、消毒记录 短期 短期

短期

5．17 设备装置交接记录，电气、仪表操作联动试验

短期

短期

5．18 施工大事记

短期

5．19 施工记录

长期

5．20 施工过程中的往来函件 长期 短期 短期 长期

5．21 隐蔽工程验收记录 永久 长期 永久 永久

5．22 单元、分部、单位工程质量检查、评定材料 长期 长期 长期 长期

5．23 竣工验收记录（包括单项工程的中间验收）长期 长期 长期 长期

5．24 事故处理报告及重大缺隐处理和处理后的检查记录 长期 长期 长期 长期

5．25 记载施工重要阶段、过程与重大事故现场的声像材料及有关文字说明 长期 永久

长期

5．26 施工总结、技术总结

永久

长期

5．27 竣工报告、竣工验收报告 长期 长期 长期 长期监理文件、资料

6．1 监理合同协议、监理大纲、监理规划、及监理细则 长期

长期 长期

6．2 施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审 长期

长期 长期

6．3 施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核，施工进度、延长工期、索赔、及付款报审 长期

长期 长期

6．4 开（停、复、返）工令、许可证、中间验收证明书 长期

长期 长期

6．5 设计变更、材料、零部件、设备代用审批 长期

长期 长期

6．6 协调会审记要、监理工程师指令、指示，来往函件 长期

长期 长期

6．7 工程材料监理检查、复检、实验记录、报告 长期

长期 长期

6．8 监理日志、监理周（月、季、年）报，备忘录 长期

长期 长期

6．9 各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录 长期

长期 长期

6．10 工程质量事故、施工安全事故报告 长期

长期 长期

6．11 工程进度计划、实施分析统计文件 长期

长期 长期

6．12 变更价格审查、支付审批、索赔处理文件 长期

长期 长期

6．13 单元工程检查及开工（开仓）签证、工程分部分项质量认证、评估 长期

长期 长期

6．14 主要材料及工程投资计划，完整报告 长期

长期 长期 6．15 监理工作声像文件 长期

长期 长期竣工文件

7．1 项目竣工验收申请、批复及竣工验收会议文件材料 永久 长期 长期 永久 永久 7．2 全部竣工材料 永久

永久

7．3 项目质量评审材料 永久

长期 永久

7．4 项目现场声像材料 长期

长期

7．5 竣工验收委员会（小组）会议记录 长期

7．6 竣工验收鉴定书 永久 长期 长期 永久 永久 7．7 竣工财务决算、审计结论 永久

长期 永久 8 运行技术准备、试运行

8．1 技术准备计划

短期

8．2 试运行管理、技术责任制

短期

8．3 开停车方案

短期

8．4 设备试车、验收、运转、维护记录

短期

8．5 试运行质量鉴定报告

短期

8．6 安全操作规程、事故分析报告

短期

8．7 运行记录

短期

8．8 技术培训材料

短期设备材料

9．1 规程、路线、试验、技术总结

长期

9．2 产品检验、包装、工装图、检测记录

长期

9．3 设备、材料出厂合格证

长期

9．4 设备材料装箱单、开箱记录、工具单、备品备件单 9．5 设备的图纸、说明书

长期

9．6 设备测绘、验收记录

长期

9．7 设备安装调试、测定数据、性质鉴定

长期涉外文件

10．1 询价、报价、投标文件 短期

10．2 合同、合同附件 永久

10．3 谈判协议、议定书 永久

10．4 谈判记录 长期

10．5 外商提交或我方收集的有关材料 短期

10．6 出国考察报告 长期

10．7 国外各设计阶段文件 永久

10．8 各设计阶段审查议定书 永久

10．9 技术问题来往函电 短期

10．10 国外设备材料及设计联络

永久

10．11 国外引进的设备图纸、说明

永久

10．12 国外设备储存、运输 短期

10．13 开箱检验记录、商检及索赔 永久

短期

10．14 国外设备、材料的防腐、保护措施

短期

10．15 外国技术人员同志提供的有关文件材料 长期

10．16 国外有关的技术标准 短期

财务器材管理

11．1 财务计划 长期

11．2 工程概算、预算、决算 永久

长期

11．3 固定资产清单及交接凭证 永久 长期

永久

11．4 主要消耗材料与器材移交清单

短期

短期科研项目

12．1 专题报告、任务书、准备书 永久

长期 12．2 协议书、委托书、合同书 永久

12．3 研究方案、计划、调查研究报告 永久

12．4 实验记录、图表、照片 永久

12．5 实验分析、计算与整理的数据 永久

12．6 实验装置及特殊设备的图纸与工艺技术规范说明书 永久

12．7 实验装备操作规程、安全措施与事故分析报告 长期

12．8 阶段报告、科研报告、技术鉴定材料 永久

12．9 成果申报、鉴定、审批及推广应用材料 永久

永久 12．10 考察报告 长期

（二）归档的基本要求

1．制成材料：原件制成材料应用优质纸张，纸张尺寸为A4（210mm×297mm），归档时尺寸不统一的要求折叠和用A4纸裱糊；

2．书写要求：书写字迹要工整清晰，不能自造简化字；需绘制的图纸表格一定要规范，达到制图要求;移交的竣工图必须用CD图或兰图，不得用复印图纸，一律用钢笔（碳素墨水）、毛笔或黑色签字笔书写（含领导签名、签字、意见及原始记录等）不得用圆珠笔、水彩笔或铅笔代替；

3．原件归档：指盖有鲜章和原始签证的文件材料。

二、组卷要求

组卷要遵循科技文件材料形成规律，保持案卷内科技文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。

组卷时应按水利工程档案分类方案执行。在一个项目内即可分为可行性研究、任务书；设计基础材料；设计文件；施工文件；监理文件；竣工文件；运行技术准备、试运行；设备材料；涉外文件；财务器材管理；科研项目等十一类。

组卷方法：即工程—单位工程—分部工程—组成案卷。同一类型的文件的属类（分部工程）为单位进行组卷，即一个属类（分部工程）中的相同类型的文件材料尽量放在一起。针对整个单位工程或整个工程的文件材料以项目为单位组卷。

文件材料的排列应按问题、时间或重要程度排列。一般应做到：正文在前，附件在后；正本在前，定稿（签发稿）在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；文字性材料在前，图样在后；复制件在前，原件在后。组卷的厚度，每卷应控制在3公分以内。

三、案卷封面的编制

案卷封面必须按国家标准（GB/T1182—2000）要求编制，案卷封面上的项目均用碳素墨水填写，字迹要清晰，工整。

案卷题名：案卷题名应简明、准确揭示卷内科技文件材料的内容，主要包括项目名称或代字、代号及其结构、阶段的名称等，案卷题名一般由立卷人拟制。

立卷单位：应填写负责科技文件材料组卷的部门或项目负责部门。

起止日期：填写案卷内文件材料的形成日期或起止日期。

保管期限与密级：按有关规定划分保管期限与密级。保管期限分为永久、长期、短期，填写划定的保管期限；密级分为机密、秘密、内部，填写划定的密级。

档号：档号应填写全宗号、分类号（项目代号或目录号）、案卷号。全宗号由各单位根据本单位法人的变更情况自行设定，分类号是指按统一的分规则划分本单位全部档案后所给定的类别号；项目代号是指科技档案所反应的产品、工程、课题、设备的代字代号；目录号一般指分类目录号；案卷号是指科技档案按一定顺序排列后流水号。

脊背只填写卷内所保存的档号或档案的起止号。

四、卷内科技文件材料页号的编制

卷内文件材料均以有书写内容的页面编写页号，逐页编号，不得遗漏号或重号。单面书写的科技文件材料在右下角编写页号；双面书写的文字材料正面在右下角，反面在左下角编写页号。图样页号编写在标题栏外。

成套图样或印刷成册的科技文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它科技文件材料组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件材料填写卷内目录，不必重新填写页号，可在备注中注明总页数。

卷内目录、卷内备考表不编写页号。

五、卷内目录的编制

单份文件材料的案卷不要编写卷内目录。由多份文件组成的案卷需填写卷内目录（格式见附表1）。内容有：

顺序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内科技文件材料件数。

文件编号：填写科技文件材料的文号，设计变更的编号或图样的编号。设备代号、项目代号等。

责任者：填写文件材料的直接编制部门或主要责任者。

题名：文件材料题名应填写科技文件材料的全称。

页号：应填写每文件科技文件材料首尾页上标注的页号。

备注：填写文件材料需要说明的问题。

六、卷内备考表的编制

卷内备考表要写明案卷内文件材料的页数、图表的张数、需要说明的问题以及立卷人的签名（格式见附表2）。

七、装订要求

（一）案卷可采用装订和不装订两种形式。硬封皮精装（线装）的文件材料可以不装订，但必须在空页上编写档号章、写明文件材料的页数。

（二）需要装订的案卷首先必须去掉金属物；有破损的文件材料要进行修补、裱糊；取出空白纸和重份材料。

（三）案卷内不同尺寸（大尺寸）的文件材料和附图、表格要折叠为统一幅员（A4）（210mm×297mm）。

（四）卷皮的折叠按已制定好的线条折叠（前三条线），如文件材料有一定的厚度，应折叠出一定的背脊。

（五）案卷装订应结实、美观。

八、设计底图的整编要求

（一）设计底图不装订、不折叠。

（二）设计底图要逐张检查，对破损的要用胶纸在背面进行修补。

（三）设计底图应成套归档，并提交整套的图纸目录。

（四）底图归档最好用底图夹保管，亦可卷放。

九、蓝图的整编要求

（一）没有装订成册的蓝图应折叠，折叠后图纸的幅图规格为A4（210mm×297mm）。

（二）折叠后图纸的标题栏应露在外面。应根据总目录在图题框线上空白处编写档案号、顺序号，并加盖套号章和档案资料专用章（由档案部门加盖）。

（三）无论是横幅或纵幅图，先一律按折叠规格中的长度（297mm）正反来回折叠成开手风琴式的折叠，再按宽度（210mm）折叠，折叠应整齐、美观。

（四）折叠后的蓝图每套一个档案袋。数量多的可分卷分装，并注明档号

（五）装订成册的蓝图，要按文字材料整编装订次序进行整编。

十、装盒

（一）经装订、整理后的档案（包括文字材料、蓝图等）应装盒存放，档案盒采用国家标准统一制定的档案盒。

（二）脊背处应填写盒内所存档案的档号或档案起止号。

十一、声像材料的归档要求

（一）声像材料包括照片（包括底片）录音带、录像带等。

（二）照片档案要按拍摄的时间顺序排列，装入照片档案夹，并附上归档说明。（格式见附表3）。

（三）录像带要按拍摄时间顺序编写序号，在原包装盒上写归档说明，归档说明应包括：录像带号、画面内容、拍摄时间、地点、拍摄单位、拍摄者、参见号等。包括盒与录像带一并归档。

十二、计算机磁盘、光盘等载体材料的发档要求

（一）归档的磁盘、光盘等应是可读文件，能在相应的设计上进行演示或检测，运转正党，无病毒、无划伤。磁盘、光盘归档时应附归档说明，（格式见附表4）。

计算机磁带、软盘、录象带、磁性载体文件归档要求和管理应符合DA/T95《磁性载体档案管理与保护规范》要求。