电子档案的整理与保护（精选10篇）
电子档案的整理与保护 第1篇
一、当前电子档案发展的现状分析
现阶段, 电子档案的应用已经十分普遍, 这得益于它所存储的信息的非人工识读性、高密度性、与载体之间的可分离性以及系统的依赖性等优势和特点。但是在电子档案的整理和保护过程中, 人们常常容易忽视细节, 不能将电子档案的储存功能发挥到最佳状态, 下面笔者总结了其中的一些不足之处:
(一) 档案软件缺乏通用性
毋庸置疑, 今天的很多档案部门已经开始大量投入和使用计算机作为档案管理的重要设备, 然而由于档案软件在之前的设计过程中没有有效的结合实际, 导致相互之间不能串联使用, 进而形成缺乏通用性的格局, 阻碍了电子档案优势功能的发挥。
(二) 档案信息系统建设有待进一步加强
从目前的情况来看, 我国的很多档案管理部门在档案信息系统建设和网络建设方面还显得相对滞后, 各部门还没有形成一个完整的信息资源共享群, 没有建立起一个健全的机读目录档案系统, 电子档案的规范性、开发性、服务性和共享性较差, 稍显落伍。
(三) 电子档案的标准化、规范化程度不够
事实上, 电子档案的管理工作最重要的在于其标准化和规范化。有的档案部门在这方面欠缺重视, 而且在档案管理工作中没有一个确定性、指导性的规范, 使得电子档案管理效果欠佳, 降低了档案管理工作的效率和质量, 这对我们的档案管理部门来说是必须引起高度重视的。
二、电子档案的整理
对于电子档案管理工作者而言, 电子档案的整理工作就是归档。电子文件的归档要求相对较高, 不仅要求文件形成部门进行最初的逻辑归档, 还要求档案管理者定期进行物理归档并登记、编目。下面笔者总结了几种常见电子文件的整理方式:
(一) 文书档案的整理
通常来说, 文书档案的量是最大的, 我们在整理过程中往往以年份、机构、保管期限的顺序进行组盘, 将不同年份、不同机构和不同保管期限的文件分盘保管, 以便于定期拷贝, 进一步延长归档电子文件的寿命。同时, 为了确保文书电子文件的规范性和便捷性, 档案管理者可以在组盘完成后, 以统一的数据库结构规范命题, 建立清晰的文件目录, 从而方便后期文件的查找。另外, 工作中也常常遇到外来纸质文件的电子归档, 此时一般可通过文书室进行初步处理, 扫描成影像文件后进入网络, 然后由专门的档案管理者进行后续整理。
(二) 人事档案的整理
要想做好人事档案的整理工作, 首先要建立一个员工信息数据库, 数据库中应当包括文字信息数据库和多媒体信息数据库, 以确保能够涵盖员工各方面的综合信息。但是, 多媒体数据库的建立和维护有较大难度, 它所包含的图像和视频数据的容量较大、不易管理且调用的速度十分缓慢, 若像普通的电子文件一样存放无法满足日益增多的信息存储需要, 因此笔者建议采用先进的分布式多媒体数据库, 它能够保证多媒体数据的正常运用, 促成档案整理工作的高效率实现。
(三) 财会文件的整理
财会文件的整理主要包括两个大的方面:一是电子账簿的整理, 现在大多数会计账簿的内容和信息都会录入相应的计算机管理系统, 我们所看到的实物是大多是打印件, 其格式十分统一, 内容也基本以光盘的形式进行保存。值得注意的是在光盘归档时要启用账簿交接表, 注明机构名称、账簿名称、编号、页数、日期、负责人等内容。另一个则是工资单的整理。现在工资普遍以光盘形式归档, 注意其中应附有纸质的每月工资汇总表, 还需要附移交清单, 作为部门间的交接凭证。
三、电子档案的保护
相对而言, 电子文件与传统纸质档案在保护措施上存在很大的差异, 纸质档案容易受外界自然因素的影响, 而电子档案更多的是容易受内部因素的影响。
(一) 环境因素的影响
我们知道, 电子文件存储在光盘中, 那么光盘就是重点保护对象。对光盘这种载体来说, 最大的“自然天敌”就是高温潮湿和灰尘。在高温或潮湿的条件下, 光盘中使用的塑料铝和多碳材料容易弯曲变形, 从而影响激光束精确定位甚至可能破坏数据的读写。而灰尘则对电子文件载体有一定的损坏, 严重时可能使所记录的全部信息丢失, 导致电子文件失去保存价值, 所以采取严密的防尘措施是档案管理工作者不容忽视的。
(二) 电子档案保护技术
1. 防火墙技术。
该技术是一种常用的访问控制技术, 它采取在网络之间设置障碍的形式防止其它用户对系统中的信息资源进行非法访问, 还能阻止系统中的重要信息被非法输出。
2. 数据加密技术。
电子档案管理系统可以采取双密钥码的方式进行加密。往往在网络中每一个加密通信者都拥有一对密钥, 其中的一个是可公开的加密密钥, 另一个是严格保密的解密密钥, 这样第三人就难以从截获的密文中找出原文内容, 进而无法篡改系统内容, 确保了电子文件在传输时的完整性。
结束语
总之, 当今的电子档案建设工作已经进入一个新的阶段, 档案管理工作者应当合理利用现有的信息化系统管理资源和优势, 借助电子科技的力量做好电子档案的整理和保护工作, 只有这样才能在工作中真正提高实效。
摘要：电子档案是一种通过计算机等设备进行存储的电子文件。在信息化高速发展的今天, 加快档案信息电子化建设, 全面实现档案管理的自动化和高效率是各行各业的首要目标, 它看似简单, 实则相当繁琐, 需要利用多种学科、多个专业以及多个部门的相互协调和通力合作, 可以说是一项复杂的系统工程。
关键词：电子档案,整理,保护
参考文献
[1]易胜利.浅谈电子档案的整理与保护[J].新课程研究 (职业教育) , 2008, 04:141-142.
[2]孙凯.浅议档案电子化及电子档案的整理与保护[J].太原城市职业技术学院学报, 2008, 07:155-156.
[3]白锦玲.浅谈电子档案的整理与保护措施[J].科技创新与应用, 2013, 12:294.
民间档案的搜集与整理 第2篇
关于传统民间档案的搜集。搜集工作要取信于民，特别是原有档案的收藏者。让他们懂的从大局考虑，为我国的档案事业考虑，乐于奉献。在操作过程当中，可以采取不同的方法：一是捐赠。许多古老稀有的档案能保留至今，与档案持有者对民间档案的珍视是分不开的，他们将其视为传家宝，代代相传。要征集这些档案，就必须做大量的工作，广泛宣传，争取他们的支持，鼓励他们主动捐赠。对于主动捐赠者，可由政府出面给予一定的物质奖励，接收档案的主管部门，还可采取伪捐赠者发纪念证件等方式，以示对他们的表扬与鼓励。二是征购。应建立一套完备的规章制度、规定和必要的标准，维护民间档案所有者的权益。保存至今的民间档案，应属于私人财产。我们应该从维护他们的利益出发，根据国家有关法律、法规、政策、规定，各地再拟定具体的方法，采取持有者能够接受的方式进行征购。同时，我们也应该发给持有档案者证件，以示纪念。三是免费寄存，代为保管。这是在档案持有者不肯捐赠有不愿出售的情况下，采取的一种较为妥善的解决问题的方法。档案馆与寄存者签订协议，寄存档案者对档案有优先利用的权利，并可提出限制利用的意见，为其保守秘密。利用以上三种方法，可使我国民间档案的搜集工作较为全面和妥当。更能体现我国在对民间档案的搜集工作的民主与科学。
关于传统民间档案的保管。谈及保管工作，就不得不提及民间档案的整理工作。通过以上形式所搜集来的档案大多是杂乱无章的。可利用性较差，无法实现众多信息的快速查找，更不能实现其经济价值。所以，加强整理保管工作就尤为重要了。民间档案可根据不同的种类来进行分类：一可根据形成时间来整理，有元代、明清时期、民国等旧政权时期形成的民间档案，也有革命历史时期形成的民间档案，但更多的民间档案是解放后形成的当代民间档案；二可根据形成者来整理，有政府机关形成的文件被当作废品处理，而被收藏家收藏起来的，也有过去的家族或家庭形成的，辗转流传下来的，还有个人日记等，都是珍贵的民间档案；三可根据内容来整理，有反映文化方面的民间档案，如古书籍、字画、手稿、家谱、古乐谱等，有反映民间经济活动的民间档案，如各类典当记录、契约、合同、票证等；有反映不同人物、家庭经历的民间档案，如手稿、日记、照片、录像等；有反映重大事件的民间档案，如文革时期形成的各类大字报、小字报等。
人是社会的主体，是创造世界历史的动力。每个人的一生，时时刻刻都在不同岗位上，用自己的智慧和劳动，通过各种途径，运用多样手段和方式，为社会发展过程生产着、记录着丰富多彩的史迹。通过对相关书籍的阅读，我了解了一些民间人士对档案收集颇有建树的人。一位是一名退休人员，爱好和擅长摄影，技艺较高，除数码相机以外，录像、洗像和电脑等自备成套，而且关心社会现实状况，无论在什么地方、什么时间发生具有社会影响的时间，正面的或是负面的，只要见到了、听到了，便主动赶往现场，待机既拍，而后加以文字说明，自买材料冲洗，分类、分事件存入相册，现已存集照片5000多张，装入照片的相册已摆满了两个书架。据介绍，这些照片都是他改革开放以来拍的，其目的是“记录社会现实，由人评论是非。”还有一位老人是新中国成立后利用黑白相机记录了许多当时所发生的事，这使我联想到：如果把摄影爱好者和该位老人拍摄和保存的新中国成立到改革开放前的照片（底板）加以系统汇编，基本上就是新中国成立60年来的发展过程写照。我反复时刻，照片是历史场景的真实写照和实物的本来面貌，具有文字描述起不到的作用，如果能够把此类照片收入馆内，对馆藏档案将是锦上添花。
电子档案的整理与保护 第3篇
【关键词】纸质档案； 电子文件； 保护技术差异
【中图分类号】R169.1【文献标识码】B【文章编号】1004-4949（2012）09-0015-02
电子文件以其载体和载体与信息结合方式的特殊性对传统档案保护理论造成很大的冲击，电子文件与传统纸质档案在保护技术上有很大的差别，这些差别将是电子时代档案保护技术的新领域。
1载体寿命的差异
1.1纸质档案的耐久性： 纸张的耐久性取决于纤维素的性质，尽管纤维素在一定的条件如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等下，可发生水解和氧化反应，但只要我们在档案保护过程中，注意排除发生两大化学反应所需要的条件，就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。
1.2电子文件载体材料的易变性： 电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用，它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点，直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素，它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的，它呈圆盘状，由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比，电子文件载体材料的寿命要短得多，一般仅为５～１５年。
2环境条件影响的差异
2.1温湿度影响的差异： 不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言，高温高湿，可促进纸张发生水解－氧化反应，加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响，也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下，聚酯底基易膨胀或收缩变形，光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形，影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明，保存纸质档案的标准温度为１４℃～２４℃，相对湿度为４５％～６０％，而保存电子文件的理想温度为１６℃～２０℃，相对湿度为４０％±５％，可见，温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。
2.2灰尘影响的差异： 灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成"档案砖"、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面，造成记录信息的损毁；化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏，造成记录信息消失；生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者，也是霉菌的培养基、繁殖地，霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘，使数据丢失。综上所述，灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言，即使灰尘已经对其产生实质性的损害，如磨损纸张、形成"档案砖"、产生色斑和霉斑等，也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害，载体上所记录的信息可能会局部丢失，在计算机系统上便无法读出原始信息，使电子文件失去保存价值。因此，防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义，在电子文件形成和使用过程中，要采取严密的防灰尘措施。
2.3外来磁场和机械震动影响的差异： 磁场和机械震动对纸质档案无任何影响，而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体，能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化，造成信号失落或信噪比降低，破坏记录信息，影响读出效果。此外，强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序，造成剩磁衰减，从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响，如远离强磁场，将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等，并避免强烈的机械震动。
2.4光线和有害气体影响的差异： 光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应，导致纸张强度的降低。而有害气体和光线（特别是紫外线）对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性，在一定条件下，腐蚀、破坏磁性载体和光盘，致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落，使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应，使盘基带基老化，强度下降。同时，紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性，导致信号衰减，影响磁性记录信息的读写效果。
3技术寿命的差异
3.1纸质文件： 纸质文件一旦形成，其制成材料——纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起，它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。
3.2电子文件： 电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关，更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的，必须通过计算机才能识读。一旦技术过时，则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面，一是技术革新，使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因，使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来，大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限，也就是说，技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此，对于电子文件中数字化信息的长期存取而言，技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时，欧美国家在理论上提出三种解决办法：将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中；在纸与缩微胶片上制作拷贝；将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法，因为随着需要保存的电子文件数量的增大，这三种方法都将花费大量的人力物力。最近，信息专家提出了用标准化的方法，即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准，使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。
4信息保护的差异
4.1纸质档案的保护： 纸质档案保护工作的目标是使档案的载体——纸张"延年益寿"，因为载体和记录的信息是结为一体的，保住了纸质文件的形体，以文字记录的信息就得以保存。
4.2电子文件的保护： 对电子文件而言，信息与载体是可分离的，电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃，甚至被销毁的危险。此外，电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手——电脑病毒。电脑病毒是一种程序，它通过修改其它程序，并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此，如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。
5小结
浅议电子档案的整理与保护 第4篇
目前, 电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带, 为了做好这项工作, 应按档案种类分别整理组盘。
1.1 文书电子档案整理
一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管, 便于按不同年代、不同期限定期拷贝, 以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范, 应由档案部门在接收归档文件时集中完成, 组盘后, 档案人员应以统一的数据库结构和规范命题, 并建立文书档案盘内文件目录, 便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理, 扫描成影像文件进入网络, 各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握, 处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性, 确定密级和保管期限, 按归档键转入档案部门, 档案人员审查后, 加上档案管理信息, 如:分类号、档号等, 然后进入档案数据库。如要查询, 则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
1.2 科技电子文件归档科技电子文件档案种类较多,
可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理, 然后再按项目归档。
1.2.1 基建档案
基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的, 所以, 数据信息整理时就按档案管理要求进行输入, 对纸质文件的实体进行扫描, 并按案卷号、图号、序号连接起来, 使终端用户直接检索到每一张图纸资料。
1.2.2 设备档案
企业引进技术和购置各种设备时, 外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展, 国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计, 而且企业的总图管理也采用了电子化。所以, 在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件, 如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时, 应该附上电子文件内容说明和注意事项。
1.3 会计电子文件整理
1.3.1 工资单
工资以光盘形式归档时, 应附有纸质的每月工资汇总表, 并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等, 同时还应附移交清单, 作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
1.3.2 账簿
企业会计账簿内容已进入计算机管理系统, 现在看到的实物实际上是计算机的打印件, 计算机账簿的格式比较统一, 其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表, 填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期, 负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名, 以增强账簿的真实性和凭证作用。
2 电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存, 在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体, 比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性, 有利于归档电子文件的长期保存, 因此, 提倡档案部门配备光盘刻录仪, 将归档电子文件转储到光盘上。但是, 刻录仪一时还难以普及, 所以, 软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点, 必须制定保护措施。
2.1 软磁盘的保护
2.1.1统一软盘的规格, 使用3.5寸高密盘保存。
2.1.2把住软磁盘质量关软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命, 高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年, 而低质量软磁盘往往不到-年, 就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品, 所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。
2.1.3规范保管条件要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里, 环境空气相对湿度控制在40%~50%, 温度控制在14℃~24℃。
2.1.4加强病毒防范要求各业务部门加强计算机的病毒检测, 确保保存电子文件的磁盘不带病毒, 并将磁盘经常置于保护状态。
2.1.5对加密盘的管理有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名, 如果密码或文件名被遗忘, 电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。
2.1.6在条件允许时, 及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘, 便于长久保存。
2.2 光盘的保护
2.2.1规范排放和使用
盘的存放应置于盒中直立放置, 避免大量堆叠, 以防光盘翘曲, 在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。
2.2.2保持良好的温度、湿度环境
高温会使光盘氧化、变形或老化, 潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14℃~24℃, 相对湿度40%~65%。
2.2.3注意避光
文书档案分类与整理 第5篇
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文书档案分类与 整理
文书档案整理工作
一、定义
文书档案整理工作，是指将处于零乱状态的和需 要进一步条理化的文件经过分类、组合、排列与 编目，达到系统化的过程。是一项重要的基础工 作。文书档案整理方法： 新的整理方法——以件为管理单位 传统整理方法——以卷为管理单位二、一般程序
从文书档案整理工作的全过程来看，主要包括区 分全宗-全宗内档案分类-立卷（或按件装订）-案 卷（或件）的排列与编号-编目-排架等步骤。
1、区分全宗：将文件按不同的形成机关、组织或 个人分开，以避免不同机关形成的文件混合在一 起，反映了各单位历史发展的面貌。
2、全宗内档案分类：把一个单位内的全部档案按 其在来源、时间、内容和形式上的异同，分门别 类，并按照一定办法排列。
3、立卷：将归档文件按一定特征分门别类地组成 档案的基本保管单位——案卷。包括文件材料的 组合、卷内文件的排列、拟定案卷标题和装订等。
4、案卷的排列：将案卷按、组织机构或问题 等标准系统排列，以固定案卷序列。
5、编目：以一定形式揭示和介绍档案内容与形式 特征的工作，包括填写卷内文件目录、备考表、案卷封面和编制案卷目录或归档文件目录、档号 等。
档案整理工作的原则
已办理完毕的，有保存价值的 遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的 有机联系 区分不同价值 便于档案的保管和利用
保持文件之间的有机联系
是指文件在产生和处理过程中所形成的固有关系，主要表现在文件在来源、时间、内容和形式等方 面的联系。如：一个单位及其内部机构 一定的历史阶段、一个 一项特定的活动、处理一项业务、进行一次调 查、承办一个案件、召开一次会议 不同的文种、载体材料等
区分不同价值
要依照《机关文件材料归档与不归档范围》和 《关于机关档案保管期限的规定》（或《机关文 件材料归档范围和文书档案保管期限规定》的要 求，区分归档范围内不同文件的价值，划定不同 的保管期限。如：保存价值大——重点整理和保管 保存价值小——根据条件区别对待 无保存价值——不需归档、销毁
便于档案的保管和利用
是档案整理工作的基本出发点和根本目的 当与保持文件之间的历史联系发生矛盾时，应充 分考虑档案保管和利用的方便
新的整理方法——以件为管理单位
《归档文件整理规则》 《规则》是在充分调研国内外归档文件整理方法和 借鉴传统立卷方法合理性的基础上，适应档案管 理现代化的需要，对归档文件整理工作的原则和 具体方法作出了规定。《规则》的制订，弥补了 我国档案工作法规标准体系中归档文件整理工作 方面的空白，是新形势下实现归档文件整理规范 化、档案管理科学化的一项重要标准。
一、基本概念
归档文件 立档单位在其职能活动中形成、办理完毕、应作 为文书档案保存的各种纸质文件材料。归档文件整理 将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。件——归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件； 文件正本与定稿为一件； 正文与附件为一件； 正文与文件处理单等为一件； 原件与复制件为一件； 转发文与被转发文为一件； 报表、名册、图册等一册（本）为一件； 来文与复文可各为一件。
二、文件修整
一般包括： 对破损文件进行修校； 对字迹模糊或易褪变的文件进行复制； 去除文件上易锈蚀的金属物； 对过大的文件进行折叠。
三、文件装订
归档文件应按“件”装订 “件”内排序 正本在前，定稿在后； 正文在前，附件在后； 原件在前，复制件在后； 转发件在前，被转发件在后； 复文在前，来文在后； 不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。
对齐方式
1、装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐，便于将来翻阅利用。
2、采用左上角装订的，应将左、上侧对齐。
3、采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
装订方式和用品：常用的有三种
1、线装：缝纫机轧线
2、粘接式：包角
3、变形材料：不锈钢夹、燕尾夹、塑料夹 符合档案保护要求，降低成本、简便易行
四、归档文件的分类
（一）分类方法：分类法、机构/问题分类法、保管期限分类法。
（二）分类方案：
1、—机构（问题）—保管期限（例1、2）
2、—保管期限（例3）
3、保管期限——机构（问题）（例4）
4、保管期限—
例1：2001年：办公室„永久、长期、短期 人事处„永久、长期、短期 管理处„永久、长期、短期 „„ 2002年：办公室„永久、长期、短期 人事处„永久、长期、短期 管理处„永久、长期、短期 „„ 2003年：„„
例2：2001年：党群类„永久、长期、短期 业务类„永久、长期、短期 行政类„永久、长期、短期 „„ 2002年：党群类„永久、长期、短期 业务类„永久、长期、短期 行政类„永久、长期、短期 „„ 2003年：„„
例3：2001年：永久、长期、短期 2002年：永久、长期、短期 2003年：永久、长期、短期 „„
例4：永久：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„ 长期：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„ 短期：2001年办公室、人事处、管理处„ 2002年办公室、人事处、管理处„ 2003年„„
五、归档文件的排列
是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的 方法确定归档文件先后次序的过程。事由原则 结合时间、重要程度 会议文件、统计报表等成套性文件可集中排列
（一）同一事由内的归档文件排列 按文件形成时间的先后顺序； 按文件的重要程度排列。
（二）不同事由间的归档文件排列 按不同事由形成时间的先后顺序排列； 按事由的重要程度排列； 按事由具有的共同属性分别集中排列。
六、归档文件的编号
归档文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在 文件首页上端的空白位置加盖归档章并填写相关 内容。归档章必备项目为：全宗号、、保管期限和 件号；选择项目为：机构（问题）。全宗号是档案馆对其接收范围内各立档单位所编 制的代号； 指归档文件的形成； 保管期限是按照《文书档案保管期限表》给归档 文件划定的； 件号指归档文件的排列顺序号。
填写归档章项目时应使用符合档案保护要求的字 迹材料 加盖归档章的时间 归档章格式（如图）全宗号
机构或问题
保管期限
室编件号
馆编件号
七、归档文件的编目
归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制 《归档文件目录》 《归档文件目录》由二部分构成： 归档文件目录 归档文件目录封面
归档文件目录
归档文件应逐件编目，目录中一件只体现一条条 目。如：来文与复文件为一件时，只对复文进行编目。归档文件目录各项目应体现归档文件的内容和形 式特征，方便检索和利用。归档文件目录包括件号、责任者、文号、题名、日期、页数和备注等项目。
归档文件目录
件号 责任者 文号 题 名
机构：办公室
日期 页数
备 注
档办 国家档案 [2004] 国家档案局办公室关于加强档 2004 00001 8号 号 0305 案安全保管的通知 局 浙江省档案局关于转发[国家档 浙江省档案局关于转发 国家档 浙档 案局关于加强汛期档案安全管 2004 浙江省档 00002 [2004] 理的几点意见]的通知 理的几点意见 的通知 0610 案局 56号 号 杭政 杭州市人 关于进一步加强我市精神文明 2004 00003 [2004] 建设的决定（市民公约）民政府 建设的决定（附：市民公约）0220 12号 号 2 3 8 归档文件目录用纸采用国际标准A4型纸横排或竖 排 归档文件目录应打印装订成册并编制封面 归档文件目录封面设置全宗名称、、保管期 限、机构（问题）等项目
归档文件目录封面
归档文件目录 全宗名称： 中 国 银 行 年 度： 2004 年 保管期限： 永 久 机 构：行长办公室（问题）
八、归档文件的装盒
装盒包括将归档文件按件号顺序装入档案盒，填 写备考表、编制档案盒封面及盒脊项目等内容。装盒的要求： 不同形成的归档文件不应放入同一档案盒； 不同保管期限的归档文件不应放入同一档案盒； 分机构（问题）的情况下，不同机构（问题）形 成的归档文件不应放入同一档案盒。
档案盒封面
（全宗名称）全宗名称）
档 案 盒 盒 脊
全宗号 年 度 保管期限
机构(问题 机构 问题)问题
起 止 件 号(室)室(馆)馆
盒号 备 考 表
盒内文件情况说明 盒内文件齐全完整程度； 盒内文件齐全完整程度； 盒内文件缺损、修改、补充、盒内文件缺损、修改、补充、销毁等情况； 销毁等情况； 备注项内容。备注项内容。
整理人： 整理人： 检查人： 检查人： 年 月
日
九、排架
档案按分类方案 如——机构（问题）——保管期限 或——保管期限——机构（问题）从上到下、从左到右的顺序排列上架, 也可将历年档案统一 按保管期限分别排架。
传统整理方法——以卷为管理单位
案卷是有密切联系的若干文件的组合体 立卷就是把已办理完毕并具有查考保存价值的文件，根 据其固有的特征和内部联系，分门别类地有序地组合成 案卷，也即是将互有联系的文件进行分类、组合、编目 的一个过程 立卷工作是文书工作的重要组成部分
一、全宗内档案分类
（一）分类的常用方法
1、分类法 将文件按其形成和处理的进行分门别类。一般文件归入文件形成，对跨或专门的文 件根据具体情况区分。
2、组织机构分类法 将文件按其形成或承办的机构进行分门别类。
3、问题分类法 将文件按其内容所反映的问题进行分门别类。
（二）常用的复式分类方法
1）与组织机构分类法 2000年 如： 2000年 办公室 人事处 业务处 „„ 2000年 办公室 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„ 2001年 2001年 办公室 人事处 业务处 „„ 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„
人事处 2）与问题分类法 2000年 如： 2000年 党群类 行政类 教学类 外事类 „„ 2000年 综合类 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„ 2001年 2001年
业务类
党群类 行政类 教学类 外事类 „„ 2000年 2000年 2001年 2001年 2002年 2002年 „„
二、立卷组合方法
立卷“六个特征”，即问题、作者、名称（文种）、时间、通讯者、地区特征组卷
1、按问题组卷 将文件内容涉及的同一事件、问题或同一类性质的问题组 成案卷
2、按作者组卷 将同一作者的一些文件组成案卷 按文种（名称）
3、按文种（名称）组卷 将文件种类或名称相同的文件组成案卷
4、按时间组卷 按文件形成的时间或文件内容针对时间，将属于同一时期 的文件组成案卷
5、按通讯者组卷 将本单位与某单位针对某一问题或几个问题的来往文件组 成案卷
6、按地区组卷 将来自同一地区或内容涉及同一地区的文件组成案卷 实际工作中，一般是运用两个以上的特征来组成一个案卷 市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、1999年会议记录 如“╳ ╳市委党委会1999年会议记录”就运用了作者、时 间和名称三个立卷特征
三、卷内文件整理(一)检查调整组卷
1、检查已归卷的文件是否齐全完整，是否保持了文件之间 的有联系；
2、检查卷内是否有不需要归档的或应转入一立卷的文 件；
3、检查卷内文件的保管期限是否一致和卷内文件的数量多 少；
4、检查卷内文件是否有破损、纸张过大过小、有无金属物 等，及时进行修整。
(二)卷内文件的排列和编号
1、卷内文件排列 按重要程度或时间顺序排列、注意文件间的联系，保持 来文与复文、正文与附件、同一文件的各种不同稿本（正本、定稿等）之间不可分离的联系。一般情况下是：正件在前，附件在后；正本在前，定稿 在后；批复在前，请示在后；案件的结论性文件在前，依据性材料在后。
2、卷内文件编号 文件页码用页码机打印在正面右上角、反面左上角，从 001开始编起。一般每卷不超过2公分（200张）。不装订的案卷应在卷内每份文件的右上方加盖档案号章，并逐件编序号。
（三）编制卷内文件目录
顺 序 号 文号 浦银杭 发 [2004] 20号 20号 浙农银 [2004] 36号 36号 浙文办 [2004] 12号 12号 责任者 浙江省档 案局、案局、上 海浦东发 展银行杭 州分行 浙江省档 案局、案局、中 国农业银 行浙江省 分行 浙江省档 案局、案局、浙 江省文化 厅 题 名 日期 页号 备注 1 关于上海浦东发展银行杭州 分行辖属临安、分行辖属临安、文晖支行 2003年通过档案工作目标管 2003年通过档案工作目标管 理省级认定的通报 关于2003全省农行系统 关于2003全省农行系统 2003 通过档案管理省级认定单位 的通报 2004 0205 001 2 2004 0210 003 3 关于公布全省文化系统档案 工作目标管理省级认定单位 名单的通知 2004 0220 007
（四）填写备考表
备考表放在案卷最后，用来登记卷内文件的基本情况，便于档案管理人员和利用者了解案卷的有关情况。
（五）案卷的装订
采用三孔一线
（六）填写档案案卷封面
（全 宗 名 称）
（类 目 名 称）
（案卷标题）案卷标题）
自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 页 归档号
全宗号 目录号 案卷号
1、案卷标题的拟写 包括本卷文件的主要责任者、问题、名称。如：浙江省档案局有关职工福利问题的决定
2、档号的编制 档号是各种顺序号的总称，一个档号代表了某一份具体档 案实体，它是存取档案的标记。档号的编制既固定了档案 分类和排列的顺序，更便于保管和查找利用。档号的基本结构： 全宗号-案卷目录号-案卷号-件或页（张）号 全宗号-案卷类别号-案卷号-件或页（张）号 档号编制原则： 唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则
四、类内案卷排列
案卷的排列，是指按照一定的办法，确定各个类内案卷的 前后次序和存放位置，以保持案卷之间的有机联系。基本方法有： 按照案卷所反映的问题或工作上的联系排列； 按照文件的作者、收发机关以及文件内容所涉及的地区排 列； 按照案卷所属的时间顺序排列； 按照案卷内容的重要程度排列。
五、编制案卷目录
包括案卷号、案卷标题、、页数、期限、备注等项 目
六、档案上架
档案按从上到下、从左到右的顺序排列上架。
业务档案的整理
整理的总体要求：通常情况下是按照文书档案按卷整 理的要求经过分类、组卷、排列、编目等程序，同时，需要结合具体情况以及行业要求，突出业务特色。为 便于查找和利用，对案卷封面的项目设置除遵循文书 档案按卷整理的一些要求外，还可以体现一些业务特 征。
（全宗名称）
公积金个人住房抵抻贷款
档号（合同编号）借 款 人 身份证号 保管期限
个贷档案卷内目录 序号
文 件 题 名
职工住房抵押借款申请审批书 公积金缴交证明 借款人身份证、户口簿复印件 自筹资金复印件 商品房购销合同 收入证明 公证书 公有住房买卖协议书 价格审批表 房屋转让合同 卖方三证复印件 其它
件数 备注
（全宗名称）行政处罚案件档案
案件名称
处理结果
自
年
月 日至
年
月 日止
保管期限
本案共 卷，本卷为第 卷 件 页
归档号
全宗号
目录号
案卷号
（全宗名称）全宗名称）参保管理类
编
号
参保单位 年 度
案 卷 号 保管期限
参保管理档案卷内目录
序号 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 文 件 名 称
职工基本医疗保险用人单位职工增 减登记表 参保人员本人的身份证复印件 报到证（或调令、劳动用工合同）复印件 一寸证件照 职工基本医疗保险视作缴费年限核 定表 原证历本封面 调令复印件、死亡证明复印件 医保证历本、医保就诊卡 退休人员审批表 养老保险视作缴费年限审批表 事业（企业）单位职工退休（退职）和基本养老金审核表 退休证复印件 批准退休的文件 退休人员登记表或退休人员审批表 其它
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备注
特种载体档案的整理
一、照片档案的整理
（一）基本概念
1、照片档案：是指机关或个人在社会活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的，以感光材料为载体，以影 象为主要反映方式，并辅以文字叙述的记录材料。
2、芯页：用以固定照片或底片，并标注说明的中性偏碱性 纸质载体，是照片册、底片册的组成单元。
（二）照片档案的组成 由底片、照片、文字说明三个部分组成
（三）照片档案的收集
1、本单位在工作活动中产生的具有凭证和参考价值的照片；
2、本单位领导活动的照片，社会知名人士在本单位工作、学习的照片；
3、本单位向有关单位提出内容和要求，组织拍摄或征集的 照片；
4、本单位工作中选用的外单位的照片。
（四）整理原则 保持照片档案的有机联系，便于查找和利用。照片的底 片应单独整理并存放在专门制作的底片册里，照片及其 文字说明一同整理并存放在照片册里。
(五)保管期限与密级 保管期限是按照片、底片的价值划定的存留年限，分为 永久、长期、短期三种。具体按照《国家档案局关于机 关档案保管期限的规定》执行。密级是指照片、底片保密程度的等级。密级的划定按照 《保密法》及其实施办法执行。
底片的整理
1、底片的整理可按——问题分开，其次是进行底片编 号。底片号格式：全宗号-保管期限代码-张号。
2、可以以一张底片或一组底片为一个保管单位，编一个顺 序号。如果是一组底片编一个顺序号，则在一组内每张 底片上再编一个分号。
3、底片号可用铁笔横向刻写在胶片边处，但不能损伤影像。
4、将底片放入乳胶袋，在乳胶袋右上方空白处标明底片号。
5、按底片号顺序将乳胶袋依次插入芯页，并在芯页的插袋 上标明底片号。
照片的整理
1、一般应按照片反映的内容或专题来进行分类，使同一 内容或同一性质事物的照片归入同一类中，保持其内在 的联系。
2、照片分类以后，按照重要程度或时间顺序进行排列，按序嵌进影集。
3、照片的编号，以影集每页从上到下，自左至右依次编 流水号。格式：全宗号-保管期限代码-册号-张号； 全宗号-保管期限代码-张号。
4、照片的分类号、序号以及底片号等除在文字说明栏中 写清外，每张照片的背面都应写明，以便查找利用。
文字说明的编写
1、照片的说明，主要包括符号说明、文字说明及拍摄时间 和摄影者。
2、符号说明包括照片号、底片号和参见号。其中参见号是 指与本张（组）照片有联系的其他档案的档号。
3、照片的文字说明包括事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等六要素
4、编写文字说明要综合六个要素，概括地揭示照片影象所 反映的全部信息，其次要语言流畅，文字简洁。
5、编写说明一般以单张照片为单元，而对由若干联系密切 的一组照片应编写一个总说明，其中的每一个单张还需 编写的分说明。总说明在该组照片的第一张照片的上方 书写，分说明则一律在每张照片的正下方或者左侧、右 侧书写。
数码照片的整理：实行“双套制”保存。冲印具有代表 性的数码照片按照传统照片整理方法进行整理、编写说 明等，形成的全部数码照片配上文字说明刻成光盘进行 保存。
二、磁带、录音带、录像带、光盘的整理 在不同载体形式分类的基础上，按其包含内容所形成的先 后时间顺序逐件编号，可跨编制流水号，并编制目录，目录应包括序号、内容、形成日期、保管期限、备注等项 目。
三、实物档案的整理 包括奖牌、奖状、奖杯、锦旗、纪念品、废旧印章等，可 以总的编一个大流水号，并编制实物档案目录。
电子档案的整理与保护 第6篇
目前, 电子文件归档的类型有磁盘、光盘、磁带, 为了做好这项工作, 应按档案种类分别整理组盘。
1.1 文书电子档案整理
一是内部文件。以年度、组织机构、保管期限进行组盘。第一按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;第二将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管, 便于按不同年代、不同期限定期拷贝, 以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范, 应由档案部门在接收归档文件时集中完成, 组盘后, 档案人员应以统一的数据库结构和规范命题, 并建立文书档案盘内文件目录, 便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件。通过文书室处理, 扫描成影像文件进入网络, 各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握, 处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性, 确定密级和保管期限, 按归档键转入档案部门, 档案人员审查后, 加上档案管理信息, 如:分类号、档号等, 然后进入档案数据库。如要查询, 则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
1.2 科技电子文件归档
科技电子文件档案种类较多, 可以按照基建、设备、科研、房地产、声像档案分类管理, 然后再按项目归档。
1.2.1 基建档案。
基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的, 所以, 数据信息整理时就按档案管理要求进行输入, 对纸质文件的实体进行扫描, 并按案卷号、图号、序号连接起来, 使终端用户直接检索到每一张图纸资料。
1.2.2 设备档案。
企业引进技术和购置各种设备时, 外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展, 国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计, 而且企业的总图管理也采用了电子化。所以, 在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件, 如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时, 应该附上电子文件内容说明和注意事项。
1.3 会计电子文件整理
1.3.1 工资单。
工资以光盘形式归档时, 应附有纸质的每月工资汇总表, 并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等, 同时还应附移交清单, 作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
1.3.2 账簿。
企业会计账簿内容已进入计算机管理系统, 现在看到的实物实际上是计算机的打印件, 计算机账簿的格式比较统-, 其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表, 填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期, 负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名, 以增强账簿的真实性和凭证作用。
2 电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存, 在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体, 比磁盘有良好的抗干扰能力和结构稳定性, 有利于归档电子文件的长期保存, 因此, 提倡档案部门配备光盘刻录仪, 将归档电子文件转储到光盘上。但是, 刻录仪一时还难以普及, 所以, 软磁盘和光盘的保护仍是当前归档电子文件载体保护的重点, 必须制定保护措施。
2.1 软磁盘的保护
2.1.1 统一软盘的规格, 使用3.5寸高密盘保存。
2.1.2 把住软磁盘质量关。
软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命, 高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近10年, 而低质量软磁盘往往不到一年, 就读不出数据。目前市场上存在不少质量低劣产品, 所以在选购软磁盘时要认真把好质量关。
2.1.3 规范保管条件。
要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里, 环境空气相对湿度控制在40%～50%, 温度控制在14～24℃。
2.1.4 加强病毒防范。
要求各业务部门加强计算机的病毒检测, 确保保存电子文件的磁盘不带病毒, 并将磁盘经常置于保护状态。
2.1.5 对加密盘的管理。
有的电子文件在存盘时进行过加密或隐含文件名, 如果密码或文件名被遗忘, 电子文件就难以打开。所以对这类文件应该解密或显现文件名后再归档保存。
2.1.6 在条件允许时, 及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘, 便于长久保存。
2.2 光盘的保护
2.2.1 规范排放和使用。
光盘的存放应置于盒中直立放置, 避免大量堆叠, 以防光盘翘曲, 在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤。
2.2.2 保持良好的温度、湿度环境。
高温会使光盘氧化、变形或老化, 潮湿会使光盘片基霉变。为此光盘存放的温度宜控制在14～24℃, 相对湿度40%～65%。
2.2.3 注意避光。
光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感, 阳光的直射会使光盘过早老化。因此, 光盘要十分注意避光。不管磁盘还是光盘, 定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施, 磁盘每2年, 光盘每5年转储一次, 转储后的载体与原载体同样编号保存。
3 完善电子档案管理工作的对策措施
3.1 提高意识, 加强对电子档案的宣传。
要创造条件, 不失时机地做好电子档案的宣传工作。一是向有关领导宣传。宣传有关法律法规和生产的电子档案利用事例, 争取各级领导的重视;二是向电子档案的形成和和管理人员宣传。宣传电子档案的整理归档及保管规则, 保证电子档案的妥善、长久保存。三是抓住机遇, 服务中心工作, 结合本地、本单位中心工作, 以馆 (室) 藏电子档案为素材, 以简接制作电视专题片等形式为大局工作服务, 发挥电子档案的作用。
3.2 依法治档, 建立健全必要的规章制度, 电
子档案不同于传统的文书档案, 具有特殊的管理要求, 要改变电子档案管理混乱的现状, 保证此项工作的顺利进行, 就必须对电子档案依法管理, 建立一套行之有效, 具有约束力的规章制度, 规范电子档案的工作, , 还要制定和完善有关制度法规, 从电子档案的收集、形成到归档、移交, 档案室要统一进行管理, 制定一套严格的制度, , 对电子档案的日常保管、借阅、利用做出明确规定, 使之有较强的制约作用, 并在实际工作中确保其执行和遵守, 做到有章可循, 有法可依, 以确保电子档案及时、齐全、完整地归档, 集中统一管理, 提供方便利用。
3.3 加大投入, 不断改善保管条件, 电子档案
的保管要求条件较高, 需要恒温, 怕湿、防磁、防震、防光、防火等条件, 要结合长久保护和利用的需求妥善保管好电子档案。而目前电子档案保存条件普遍不符合上述条件, , 短时间内要配齐专柜或设专室又不现实。因此, 要结合实际, 创造条件, 加大投入, 力求妥善保管好电子档案, 要尽可能实现电子档案独立成卷, 为电子档案创造适宜的保存条件, 使其得到妥善的保管和利用, 更好的发挥其应有的作用, 为各项工作提供优质服务。
3.4 加强培训, 不断提高管理人员素质, 电子
党案要有所发展, 关键还是靠人, 必须重视电子档案人员培养和培训。在培训内容上, 一要结合工作实际, 突出实用性。要加强与电子档案有关的内容, , 使其学有所用, 用有所为, 有更强的针对性。二要紧跟科技发展的进程, 不断掌握新知识、新技术、努力学好摄影知识、摄像知识、计算机知识等。发挥新技术、新知识在电子档案管理中的作用。三要鼓励电子档案人员在职学习, 提高学历层次, 逐步打造一支高素质的电子档案管理队伍。
摘要：针对电子档案的整理、保护及改进措施进行了阐述。
医院人事档案的保护与整理 第7篇
对于现代医院来讲, 人才的重要性已经开始凸显出来[1]。在这样的情况下, 作为人事调动的重要依据, 人事档案对医院的长远发展也有着重要影响。因此, 做好人事档案的保护与整理工作, 是现代医院管理工作的基本要求。鉴于目前的管理工作中存在诸多不足, 人事档案保护与整理工作的方法还需要进一步的调整。
2.医院人事档案保护
2.1必要性分析
对于医院来讲, 人事档案的作用主要体现在参考上, 因此, 其在医院管理中充当着参考资料及凭证的角色, 是人事调动工作正常进行的保障。具体来讲, 人事档案中不仅记录医院人员的基本情况[2], 还能够反映其工作能力, 甚至是价值取向, 而这些正是医院人事管理中最重要的参考。因此要想保证人事调动的合理性与科学性, 就必须重视保管好档案, 确保其参考价值。
2.2策略建议
鉴于医院人事档案的重要性, 在具体工作中, 就必须重视搜集、保管好档案资料。对此, 本文认为可行的改进措施主要包括下述两项:2.2.1及时更新资料。定期收集是一种比较高效且实用的档案收集方法。资料搜集看似简单, 但实际上也需要注意一些问题[3]。医务人员的能力与行为均具有动态性特征, 始终处于变化之中, 因此, 要想保证现有资料与实际情况相符, 资料搜集的及时性就显得格外重要。因此, 在档案管理中, 有必要及时更新现有资料, 并将缺失、不完善之处补充齐全。2.2.2规范相关操作。在日常管理中, 因医院各项工作的需要, 经常会对档案进行查、借等。为避免档案遗失、缺损, 医院必须对以档案资料为对象的相关操作进行规范, 对于部分没有必要或者不符合规定的查阅行为应予以禁止。另外, 为方便管理与查阅, 医院应坚持档案保管与人员调动同步的原则, 确保档随人走。对于离职或者调动的人员, 对其的档案应进行及时的调整, 以提高档案资料的有效性, 保证其参考价值。
3.实例分析医院人事档案整理
3.1案例分析医院人事档案管理中存在的问题
尽管现代医院的档案管理效率已经有明显提高, 但是, 依旧有部分医院的档案管理模式滞后, 与现实要求相去甚远。对于此种情况, 医院必须充分重视档案的参照作用, 在明确现存问题的基础上, 对管理方法进行创新。我国不少医院的人事档案整理中均存在下述问题:对于人事档案整理的重要性认识不足, 在思想上不重视, 日常管理中要求不严;没有充分应用先进技术, 使得整理效率低下;工作人员工作态度消极, 不具备与当今要求相符的管理能力。
以某三甲医院为例, 在2010年之前, 其人事档案管理工作中存在很多不规范之处。究其原因, 除医院本身不够重视之外, 管理方式陈旧也是造成效率低下的原因之一。该医院的人事档案管理中采取的是人工模式, 基本工作均由人力完成。此种工作模式下, 档案存在错误的几率较高, 同时, 资料也相对比较陈旧, 很难及时的更新。再加上数字处理以及缩微拍摄等手段很少被使用, 该医院的档案管理效率长期处于偏低水平。
3.2改进对策及实施效果
档案整理工作改进对策主要从其基本环节, 比如, 搜集来的资料应对其真伪进行鉴别, 以保证档案的可信度与有效性;在纸质档案加工过程中, 应注意事先将上面的书钉等金属物取下来, 以提高整理效率;在档案归类环节, 应进行鉴定, 明确档案间的关联, 并以此为据, 合理排列档案资料;在人事档案整理过程中, 编目是最关键的环节, 具体操作中, 应尽量保证目录细致、规范、准确, 以保证查阅的便利性;在装订环节中, 需要先将资料整齐, 打洞过程中应注意控制好孔洞与边缘的间距;在最后的验收环节中, 需要注意对分类情况进行验收, 以明确排序是否正确、目录是否与现实相符。
针对案例医院人事档案管理现状, 该医院自2012年初开始对人事档案管理模式进行正式调整, 相继实施下述措施:医院重点强调人事档案的重要性以及对医院的贡献, 并在规章制度上对档案管理工作进行支持;由院长带头, 成立专项小组, 主管档案相关工作;对于工作人员进行月度考核, 并辅以奖惩措施;注重新技术的引进与推广, 积极加大计算机和相应管理软件的应用力度, 推进信息化;在制度方面, 医院确认档案在人事管理中所发挥的重要作用, 并拨出专项资金用以聘请专家指导自身的档案管理工作。通过这些措施, 该医院目前的档案管理工作已经进入正轨, 不仅档案查阅更加方便, 其参考价值也得以更充分的发挥出来。
结语
人事档案在医院的人事管理中充当着十分重要的角色, 是医院进行人事调动及任免的依据。所以, 为保证医院充分发挥人才的作用, 就必须保证档案资料的可信度及有效性。而要想做到这一点, 就必须重视档案的保护及整理工作。
参考文献
[1]唐薇.浅析医院人事档案管理与人力资源开发[J].江苏卫生事业管理, 2015, 26 (05) :38-39.
[2]子雪妃.医院人事档案管理存在的问题及解决办法[J].中国科技纵横, 2015, (21) :204-204.
医院电子档案的收集 归档与保护 第8篇
关键词：电子档案,收集,归档,保护
1 电子档案的定义及其特点
电子档案是由数字电子计算机处理的档案,是将实体档案信息以一定格式存储在计算机盘片、磁盘或光盘等化学磁性材料载体中,在计算机、局域网、广域网上进行存储、传递、检索和使用的电子文件[1]。它主要包括电子文书、电子报表、电子图纸、电子影像等。电子档案有以下几个特点:(1)电子档案不再是直观的纸质文件,它需要借助现代办公设备才能被阅读和利用;(2)电子档案可以直接由计算机等现代办公设备快速地处理和传递:(3)电子档案的利用是可共享的,也不再受时间和距离的限制;(4)电子档案的保存条件和环境要求与纸质档案不同,它对保存场地的面积要求不高,而对环境的湿度与温度、防磁性等条件的要求很高。
2 医院电子档案的收集
2.1 制定医院电子档案管理制度
为了确保医院电子档案信息的原始记录性,档案管理人员要参与制定电子文件生成和办理的流程,对电子文件的形成、收集、整理、鉴定、归档、利用等环节制定管理制度,逐步建立健全电子文件管理体制,确保电子文件的真实性。在文件内容、结构和背景信息经过传输、迁移后依然保持不变,与形成时的原始状态一致,定稿后的电子文件实行会签,将签发人、撰稿人、打印人的名字输入在每份文件的最后一行;确保电子文件的完整性,使每一份电子文件的内容、结构和背景信息没有缺失。
2.2 医院电子档案的收集范围
在收集前首先要确定收集范围,凡是在医院工作中形成的、真实反映本院各项工作活动情况并具有考察与利用价值的磁盘或光盘等化学磁性材料载体上的文件都是收集对象,它主要包括电子文书、电子报表、电子图纸、电子影像等。确定了收集的总体范围后,接着要根据档案各类别确定详细的收集内容。
3 医院电子档案的归档
3.1 电子文书的归档
3.1.1 医院内部文件
以年度、组织机构、保管期限进行组盘。(1)按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘;(2)将不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管,便于按不同年代、不同期限定期拷贝,以延长归档电子文件的保管寿命。将同一归档部门的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范,应由档案部门在接收归档文件时集中完成,组盘后,档案人员应以统一的数据库结构和规范命题,并建立文书档案盘内文件目录,便于计算机对盘内文件查找。
3.1.2 医院外来文件
通过文书室处理,扫描成影像文件进入网络,各类公文的传递、批办、督办均在网上操作。电子文件的归档工作由业务部门掌握,处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性。确定密级和保管期限。按归档键转入档案部门,档案人员审查后,加上档案管理信息,如:分类号、档号等,然后进入档案数据库。如要查询,则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。
3.2 科技电子文件归档
科技电子文件档案种类较多,可以按照医学科研、学术交流、基建工程、设备购置分类管理,然后再按项目归档。
3.2.1 医学科研、学术交流档案
科研方面的有国家基金、省级自然基金、省级科技计划项目、省级医药卫生科研基金、市科技计划等申报书及合同书都能采用电子文档的形式或软件来填写与生成。保存方便简单,也增加了其保密度,微机的储存量大,并可通过编码进行文件分类。目前学术交流趋向于电子文件包括大量的ppt、doc、pdf、rtf、x1s等格式的电子文件。这些电子文件编写目录与纸质档案应建立统一联系,采用双管齐下的方法使纸质档案与电子档案两套归档方式并用的模式。
3.2.2 基建档案
基建档案的形成一般是利用计算机打印使用规范的纸张输出的,所以。数据信息整理时就按档案管理要求进行输入,对纸质文件的实体进行扫描,并按案卷号、图号、序号连接起来,使终端用户直接检索到每一张图纸资料。
3.2.3 设备档案
医院引进技术和购置各种设备时,外商提供资料、图纸的载体形式逐渐向电子文件方向发展,国内设计院设计的产品也逐步实行了CAD设计,所以,在引进设备时必须在合同中明确提出电子文件的必要条件,如:系统环境、工作平台、文件格式、缩微胶片等。在移交电子文件软盘、光盘或其他载体的同时,应该附上电子文件内容说明和注意事项。
3.3 会计电子文件整理
3.3.1 工资单
工资以光盘形式归档时,应附有纸质的每月工资汇总表,并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等,同时还应附移交清单,作为财务和档案部门双方交接时的凭证。
3.3.2 账簿
医院会计账簿内容已进入计算机管理系统,现在看到的实物实际上是计算机的打印件,计算机账簿的格式比较统一,其内容也可以光盘形式保存。但光盘归档时必须启用账簿交接表,填明机构全称、账簿名称、编号、账簿页数、启用日期,负责人、主管会计、审核、记账等人员必须签名,以增强账簿的真实性和凭证作用。
4 医院电子档案的保护
由于归档电子文件以脱机方式保存,在实际使用中大量电子文件还是用软磁盘保存。光盘作为新型的存贮载体,比磁盘有更好的抗干扰能力和结构稳定性,有利于归档电子文件的长期保存,因此,提倡档案部门配备光盘刻录仪,将归档电子文件转储到光盘上。所以,软磁盘和光盘的保护是当前归档电子文件载体保护的重点,必须制定保护措施.
4.1 建立新型的档案安全保障系统
按照国家对电子文件"双套制"保存的要求,制作与电子文件同样内容的纸质版本,并归入相应档案门类的纸质档案中,按照纸质档案管理要求进行管理,在彼此之间建立准确可靠的标识关系。在办公自动化过程中,还要提高安全防范意识,防止失、泄密的发生,内部局域网与一切外网实行物理隔离,加强身份认证和密钥管理,确保电子文档信息网络传输的安全[2]。
4.2 软磁盘的保护
把住软磁盘质量关,软磁盘的质量直接影响到磁盘信息的保存寿命,高质量的软磁盘在良好的保管条件下可保存近l0年,所以在选购软磁盘时要认真把好质量关;规范保管条件,要求软磁盘存放在无强磁场干扰、无震动、无尘、无腐蚀气体和温湿度适中的环境里,环境空气相对湿度控制在40%~50%,温度控制在14℃~24℃;加强病毒防范,要求各业务部门加强计算机的病毒检测,确保保存电子文件的磁盘不带病毒,并将磁盘经常置于保护状态;在条件允许时,及时将存贮电子文件的软磁盘载体更换成光盘,便于长久保存[3]。
4.3 光盘的保护
规范排放和使用,光盘的存放应置于盒中直立放置,避免大量堆叠,以防光盘翘曲,在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤;保持良好的温度、湿度环境。高温会使光盘氧化、变形或老化,潮湿会使光盘片基霉变[4]。为此光盘存放的温度宜控制在14℃~24℃,相对湿度40%~65%;注意避光,光盘材料的塑料保护层对紫外光极为敏感,阳光的直射会使光盘过早老化,定期复制是当前延长电子文件寿命的有效措施,磁盘每2年,光盘每5年转储一次,转储后的载体与原载体同样编号保存[5]。
总之,医院电子档案的收集、归档与保护是一项极其有利用价值而又复杂的工作,要充分发挥利用好电子档案,就必须对电子档案进行科学有效的管理,档案工作人员必须要有认真严谨的工作态度,实事求是的作风,根据整体情况,结合医院实际,充分发挥电子档案资源的作用,更好地为医院的发展做出应有的贡献。
参考文献
[1]马秀珍.电子档案的特点及管理对策[J].山西档案,2005,(4):33.
[2]孙熙,卢洪武.浅谈电子档案信息的安全保障[J].档案与建设,2005,(1):45-46.
[3]张建华,郭莉珠.软磁盘档案的科学保护[J].档案学通讯,1999,(6):50-51.
[4]王秀华,霍东方.电子档案信息安全管理和技术措施[J].河北大学学报,2002,(2):88-91.
刍议医院电子档案的产生与保护 第9篇
1 医院电子档案的产生及其特点
目前, 以计算机技术、网络技术为代表的现代信息技术已经成为提高医院管理水平和经营效率的有效途径, 医院电子档案的产生则是这一发展的必然结果。医院电子档案, 是指在医院以现代化信息技术为手段, 进行经营管理和医疗活动过程中产生的电子文件及相关资料。电子档案以数字代码为存在形式, 以计算机磁盘、光盘等磁性材料为存储载体, 其信息的编码、解码以及还原都必须借助计算机这一信息技术设备, 有电子文件、电子报表、电子图纸等多种类型。总的来说, 医院电子档案具有高容量、共享性、多媒体性、易更改性等特点。电子档案通过计算机设备进行编辑、阅读和使用, 与传统纯文字、纯图表档案相比, 具有存储容量大, 以及图、文、声、像并茂的优势。与传统档案相比, 电子档案使用起来更为便捷, 通过局域网或网络平台可以轻松达到传输、查阅和资源共享的目的。但与此同时, 电子档案也容易受到电子档案载体或计算机设备的稳定性的影响, 很可能在染上病毒, 或档案库受到黑客侵入之后遭到破坏。因此, 电子档案既是档案史上的一次重大飞跃, 也是对档案工作者的考验。
2 医院电子档案保护中容易出现的问题
目前, 在医院电子档案保护中存在着以下几方面问题:
2.1 电子档案管理意识不强
医院的电子档案主要从职能部门产生, 但很多职能部门工作人员的档案意识相对淡薄, 不能将形成的电子档案及时归档, 而是将其存放在个人的计算机里, 使这些档案资料处在缺乏安全防护和监管的环境中, 电子档案未存盘、被意外删除的现象时有发生。
2.2 电子档案管理制度不完善
相对于传统纸介档案, 电子档案属于医院信息化管理改革和创新的新兴事物, 产生的历史并不算长, 针对电子档案管理的一些制度和标准仍有待健全和完善, 这就使电子档案管理工作缺乏必备的指导, 工作的范围不明、责任不清, 直接影响到电子档案管理的规范和完善, 也阻碍了医院档案管理信息化的进程。
2.3 电子档案设施不完善
医院档案是医院在经营管理和医疗活动过程中直接形成的、各种形式的原始资料和记录, 有着重要的历史价值和现实意义。目前, 医院设施的投入主要倾向于医疗设备的更新, 对于电子档案基础设备的投资还不够重视, 与之相配套的一些硬件设备还不够完善, 对电子档案管理软件方面的升级工作更是不到位。以上这些情况为医院电子档案管理工作带来了很大的困难。
3 加强对医院电子档案保护的策略
针对电子档案的特点及其在管理中存在的问题, 各医院应当从加快医院档案管理人员的知识更新、加强医院档案管理制度建设、加强医院电子档案载体的保护三方面入手, 加强对医院电子档案的保护。
3.1 加快医院档案管理人员的知识更新
电子档案的归档和管理是一项相对复杂的任务, 必须重视医院档案管理人员的知识更新。档案管理人员要不断积累和掌握全方位的知识和技能, 既包括档案管理的理论、原则、方法, 也包括基本的现代信息技术和自然科学知识。医院管理者要重视对档案管理工作者的培训, 要为档案管理工作者创造学习和提高的机会, 还应当通过一些激励和管理手段, 激发档案管理者的工作热情和积极性, 促使其在日常实践中不断钻研探索, 只有这样才能做好医院电子档案的保护工作。
3.2 加强档案管理制度建设
“没有规矩, 不成方圆”, 制度建设是电子档案工作的重要保障。结合医院的具体情况, 建立相对规范和完善的电子档案管理制度, 将电子档案的收集、整理、归档和保管工作纳入医院档案管理程序之中, 务必使产生电子文件的相关部门和工作人员了解电子档案类型和归档范围, 明确自身职责, 及时整理、归档、备份和保护电子档案, 保证电子档案的完整性和安全性。
3.3 加强医院电子档案载体的保护
电子档案是依托于现代信息技术而出现的新事物, 对电子档案载体的保护是电子档案工作的重点。电子档案多以磁带、磁盘和光盘等磁性介质为载体, 具有一定的物理、化学性质, 易受到各种内因和外因的破坏。首先, 电子档案对外界环境有较为严格的要求, 要控制好档案室室内温湿度, 并做好防强磁强干扰工作, 购置档案柜、目录柜、计算机、打印机、放像机、复印机、加湿器等设备。其次, 要完善电子档案安全保障系统。要提高安全防范意识, 安装正版杀毒软件和防火墙, 防止因感染病毒或受到黑客攻击而造成数据信息丢失、泄密, 还要加强对档案管理者的身份认证和密钥管理, 以确保电子档案信息在传输和使用过程中的安全。
4 结语
电子档案是档案现代化管理的必然趋势, 是医院档案的重要组成部分, 随着医院信息化管理程度的提高, 电子档案已经有取代纸质档案的明显趋势, 对医院的档案管理工作提出了新的要求。医院档案管理工作者要与时俱进, 端正工作态度, 在实践中探索电子档案整理、归档和保护的方法和策略, 为医院档案工作创一流、上台阶做出积极的贡献。
参考文献
[1]张武军.电子文件文档一体化管理中的问题[J].中国档案, 2005 (8) .
电子档案的整理与保护 第10篇
纸张的耐久性取决于纤维素的性质,尽管纤维素在一定的条件□如高温、高湿、酸、酶、氧化剂等□下,可发生水解和氧化反应,但只要我们在档案保护过程中,注意排除发生两大化学反应所需要的条件,就可以使纸质档案的寿命达到上百年甚至上千年。
电子文件的载体材料是磁性物质和光盘。聚酯底基是磁盘和磁带的支持体。聚酯底基具有易产生静电而吸引尘埃导致卷曲、易与磁粉脱离、伸长后不易恢复等缺点。粘和剂起着连接底基和磁粉的作用,它具有易热胀冷缩、磨损、脱落、粘连、生霉等缺点,直接影响信息再现。磁粉中的磁性氧化物颗粒的剩磁感应强度是记录和再现信息的决定因素,它极易受外磁场影响而导致退磁、消磁等。光盘是利用激光进行信息存取的,它呈圆盘状,由盘基、记录介质和保护层等部分组成。目前光盘常用的记录介质主要有碲、碲合金、硒、碳铝化合物以及一些在激光热效应作用下易产生物化性质变化的材料。这些材料不稳定、易氧化、易与碱溶液发生反应。与纸质档案载体相比,电子文件载体材料的寿命要短得多,一般仅为5-15年。
2 环境条件影响的差异
2.1 温湿度影响的差异
不适宜的温湿度对磁性载体、光盘和纸张均有影响。对纸张而言,高温高湿,可促进纸张发生水解-氧化反应,加速纸张内部不利化学成分对纸张的影响,也可使字迹材料发生扩散、洇化现象。而电子文件载体受温湿的影响方式截然不同。在温度过高或过低条件下,聚酯底基易膨胀或收缩变形,光盘载体中使用的塑料、铝和多碳材料也会弯曲变形,影响激光束精确定位和数据的读写。实验证明,保存纸质档案的标准温度为14℃-24℃,相对湿度为45%-60%,而保存电子文件的理想温度为16℃-20℃,相对湿度为40%±5%,可见,温湿度对电子文件和纸质档案的影响程度是不同的。
2.2 灰尘影响的差异
灰尘对纸张的危害主要是机械磨损纸张、使纸张发生粘结而形成“档案砖”、给纸张带来霉菌等。而灰尘对电子文件载体的损坏主要有物理损坏、化学损坏和生物损坏。物理损坏是指污染、划伤磁盘、磁带、光盘表面,造成记录信息的损毁;化学损坏是指灰尘中所含的化学成分会不同程度地引起磁盘、磁带、光盘载体腐蚀、降解等化学作用而毁坏,造成记录信息消失;生物损坏是指灰尘是霉菌孢子的传播者,也是霉菌的培养基、繁殖地,霉菌分泌的酶和有机酸会损坏磁性载体和光盘,使数据丢失。综上所述,灰尘均可以损坏纸张和电子文件载体。只是对纸张而言,即使灰尘已经对其产生实质性的损害,如磨损纸张、形成“档案砖”、产生色斑和霉斑等,也可通过修复手段在很大程度上恢复其所记录信息。而灰尘一旦对电子文件载体造成危害,载体上所记录的信息可能会局部丢失,在计算机系统上便无法读出原始信息,使电子文件失去保存价值。因此,防止灰尘对电子文件载体的危害有特别重要的意义,在电子文件形成和使用过程中,要采取严密的防灰尘措施。
2.3 外来磁场和机械震动影响的差异
磁场和机械震动对纸质档案无任何影响,而对电子文件的磁性载体则是最重要的影响因素。外来磁场作用于磁性载体,能使磁性涂层的剩磁发生消磁或磁化,造成信号失落或信噪比降低,破坏记录信息,影响读出效果。此外,强烈的机械震动也会影响磁性载体材料中磁分子的排列次序,造成剩磁衰减,从而破坏记录信号。因而要防止外磁场的影响,如远离强磁场,将磁性载体存放在有抗磁性的框架内或金属盒内等等,并避免强烈的机械震动。
2.4 光线和有害气体影响的差异
光线和有害气体对纸张的危害主要是促进纸张发生水解氧化反应,导致纸张强度的降低。而有害气体和光线,特别是紫外线对电子文件的破坏力更大。有害气体主要是二氧化硫、硫化氢、二氧化氮和氯气等具有酸性和氧化性,在一定条件下,腐蚀、破坏磁性载体和光盘,致使盘基带基老化、变质和磁粉脱落,使电子文件信息丢失。光线能使电子文件载体材料发生光氧化反应,使盘基带基老化,强度下降。同时,紫外线的能量足以破坏磁性载体的剩磁的稳定性,导致信号衰减,影响磁性记录信息的读写效果。
3 技术寿命的差异
纸质文件一旦形成,其制成材料—纸张、字迹材料、字迹三者永远结合在一起,它的寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。而电子文件的寿命不仅与其内部诸因素和保护环境条件有关,更与技术革新有关。因为电子文件是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的,必须通过计算机才能识读。一旦技术过时,则载体上的信息就无法读出。技术过时的表现有两个方面,一是技术革新,使旧的存贮技术消失。二是由于商业性的原因,使由单个厂家生产或销售的电子文件设备会由于厂家的破产或改变产品生产而很难找到配套产品。一般说来,大多数电子文件载体的预期寿命都超过了识读它的硬件和软件的技术期限,也就是说,技术过时对电子文件安全性的影响显得更为重要。因此,对于电子文件中数字化信息的长期存取而言,技术过时比载体损坏是更为严重的危害。针对技术过时,欧美国家在理论上提出三种解决办法:将阅读电子文件的设备与软件保存到某种技术博物馆中;在纸与缩微胶片上制作拷贝;将电子文件转换为尽可能中性格式的文档。这三种方法只能是在没有其它更好措施的情况下的暂时性办法,因为随着需要保存的电子文件数量的增大,这三种方法都将花费大量的人力物力。最近,信息专家提出了用标准化的方法,即用国际标准化组织用于连接开放系统的互连标准,使不同系统和不同软件的数据可以进行互换。这种方法不失为解决技术过时的新途径。
4 信息保护的差异
纸质档案保护工作的目标是使档案的载体—纸张“延年益寿”,因为载体和记录的信息是结为一体的,保住了纸质文件的形体,以文字记录的信息就得以保存。对电子文件而言,信息与载体是可分离的,电子文件信息与载体的可分离性使文件信息随时面临着被修改、盗窃,甚至被销毁的危险。此外,电子文件信息保护方面还面临一个不可忽视的隐形杀手—电脑病毒。电脑病毒是一种程序,它通过修改其它程序,并把自身的拷贝嵌入而实现对其它程序的传染。因此,如何保护信息不受损害是电子文件保护的重要课题。
