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档案资格考试教材

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来源：莲生三十二

作者：开心麻花

2025-09-18

档案资格考试教材（精选6篇）

档案资格考试教材第1篇

考试大纲要求及内容

考试内容：

1、文书工作的含义、组织、性质、特点、原则、作用和任务。

2、公务文书、档案、全宗、全宗的补充形式、人物全宗、声像档案、电子公文的概念。

3、档案工作的内容、性质及基本原则，归档单位的条件，归档文件价值鉴定的标准。

4、《归档文件整理规则》的特点

基本技能：

1、公务文书行文制度的运用

2、公务文书体式的运用

3、收文发文的处理程序

4、档案提供利用服务的方式及途径

5、归档文件价值鉴定原则的运用

6、归档文件整理

7、档案登记和统计

8、声像档案的管理

9、区分文件归档范围10、11、12、13、划分档案保管期限

电子公文的手机、管理、利用与归档纸质档案数字化技术的运用库房管理

综合运用：

文书处理与档案管理

《文书与档案》精华

第一章文书与文书工作概述第一节文书概述

1、文书

人们在社会实践活动中为了记载、凭证、传递和公布信息等的需要，以文字的方式在一定书写材料上表达思想意图的一种书面记录。简单而言，是以文字形式处理各种事物的工具。

2、公务文书

是法定机关和组织在公务活动中按照特定的体式，经过一定处理程序制成的书面文字材料，作为传达意图、联系工作、处理公务的文字依据，是国家管理政务的一种工具。

3、怎样理解公务文书的概念/

A、公务文书是各类机关与组织在工作活动中普遍使用的一种工具。

B、公务文书是一种记录和传递信息的书面文字。

C、公务文书是按照特定的体式和一定的处理程序制成的书面材料。

D、公务文书是党和国家机关具体领导与管理政务，机关与组织处理工作的一种工具。

4、公务文书的特点? 公务文书由法定的作者制成和发布；有法定的权威性和时效性；有特定的体式和语言特点；有一定的办理程序和明确的阅读范围。

第二节公务文书的种类和体式

一、分法多种，实际中常常分为三种：

1、通用公文：指各级各类机关团体等组织处理公务时普遍使用的公文文种类。同应用文写作中的公文种类，即13种文体。其中又可以分为三种。

下行文：命令，决定、指示、批复、通报上行文：请示、报告、议案公告用：公告、通告下行文、平行文：通知上行文、平行文、下行文：函上行文、下行文：会议纪要

2、事务文书：指通用公文以外的机关、团体经常使用的一般性公务文书。包括计划、总结、调查报告、简报、章程、办法、细则、守则、大事记。

3、专用文书：指在一定工作部门或一定业务领域，根据某种特殊需要专门使用的公务文书。包括经济文书、司法文书、教育文书、军事文书和外交文书。

二、公务文书的体式

体式也称公文的格式。公文体式的内容包括：发文机关、秘密等级、紧急程度（急件、特急和限时送达）、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、附注、主题词、抄送机关、印发机关和时间等。

具体体式可以参考《应用文写作》P19页。

第三节文书工作

一、文书工作的含义

是通过互相衔接的一系列程序，完成拟制、处理和管理文件的工作。

二、文书工作的任务

概述为：围绕党的总任务、总目标，做好“三服务”（即为上级机关服务，为同级和下级机关服务），搞好文书工作“四化”建设（制度化、规范化、科学化和现代化），科学、高校地承担文书的形成、处理和管理工作，为有效的进行机关工作，促进两个文明建设服务。

具体任务包括收文、发文、文书整理、文书清退、文书保管和归档等几个重要的工作。

三、文书工作的基本原则和要求

1、实行集中统一管理，贯彻党政分开的原则；

2、准确、周密，确保质量，避免差错；

3、及时、迅速，发对拖延，积压和迂缓；

4、精简、求实，发对官僚主义和文牍主义；

5、保守党和国家机密。

四、文书工作的组织形式

1、集中形式：指将文书工作中除文件承办外的其他环节的工作，都集中由文书部门办理。

2、分散形式：指将机关的文书工作分别交由文书部门和各业务部门承担。

六、行文制度包括：行文条件、行文关系、行文方向、行文方式和行文规则等。

七、什么情况下可以越级行文？

1、发生特殊紧急情况逐级上报会延误时机造成损失；

2、多次请示上级没能得到解决的问题

3、指数上下级之间有争议无法解决的

4、上级机关交办的并指定直接上报的事项

5、对直属上级进行检举揭发的

6、询问与联系个别的、必要的具体问题。

第二章

文书处理

第一节

文书处理概述

一、文书处理概念

机关、企事业单位、人民团体完成公文的撰制、运转、办理和保管过程中的全部工作。（是文书部门最基本也是工作量最大的一项工作。）

二、文书处理的内容

按性质分为：撰制、运转、办理和保管四个阶段。按形式分为：收文和发文处理两个阶段。

第二季

发文处理程序

1、程序

包括：拟稿、审稿、签发、缮印、校对、用印、登记、分发。

2、拟写公文的基本要求？

要全面正确的理解发文意图；要符合公文格式和有关规定；要注重行文的角度，用语和口气适合行文关系；讲究语言，符合公文风格。

3、审核任务？

主要做好“五查”工作：是否符合方针政策，是否体现发文意图，贯彻措施是否切实可行，文种、格式、标注是否准确，文字表述是否规范。

4、为什么说签发是公文形成的关键？

签发指机关领导人对文稿签署可否制发的意见，即对所呈文稿进行核准与认可，是文件形成的关键环节。它是机关领导人和部门负责人直接参与掌握的一个文书处理环节，是领导人行使职权的表现。一经签发，文稿即成文稿，就可据此制发正式文件，因此签发工作应慎之又慎。

5、作为一名文书人员在缮印时应遵守那些规定和要求？

缮印的基本原则：缮印人员不得擅自改稿；要以领导指定的印数为依据，不多印或少印；严格保守规则；不得自行处理原稿。

基本要求：字体字号要适当；排版要规范整洁；用纸要规范，文面要整洁美观，装订整齐牢固；页面要清晰整洁。

6、校对方法包括唱校法和比较法。

7、校对的程序一般实行“三校付印”，即每份文件校对三次以上，确保无误后方可正式交付印刷。

8、在文件材料上要加盖机关印章，带有个人照片的介绍信、证明材料及有关证件雷文书还需在照片上加盖特定钢印。

以机关领导人名义发出的公文落款处署领导人职务及姓名，一般不必盖印，需要盖印的一般加盖机关印章。

用印的要求和方法：用印位置在落款及成文日期处，要求上压正文，下要骑年压月。按规定除会议纪要外，凡正式公文都必须盖印。

第三节

收文处理程序

1、收文概念包括连个方面：所有外机关传递给本机关的公文；将外机关发来的文件收进并完成收文处理。

2、收文处理包括收进文件和对收进文件的处理两个阶段。

具体包括一下环节：签收、登记、分送与传阅、拟办、批办、承办、催办与查办、注办、归卷。

3、签收范围：发文机关要求收文机关执行签字验收手续的重要文件，如机要件、挂号件和电报、专人送递的文件和附有外回执单的文件都需签收。一般的函件不必签收。

4、签收过程：清点，检查和签字。

5、收文登记是收进文件的总目录，是文件存在的标志。

登记的方式包括一簿式登记法和分类登记法。

6、传阅的对象是机关领导人或部门负责人，传阅的组织者就是文书工作人员。

7、拟办指文书部门或承办部门的有关人员对收文如何具体办理提出初步意见，供机关领导批办时参考。

8、批办指机关领导和部门负责人对文件如何处理提出批示意见，签批在收文处理单的批办栏。

9、承办指对需要贯彻落实及需要给予答复的文件进行具体的办理。是文书处理的核心和关键环节。

10、催办指对公文办理的情况进行催促和询问，使公文能得到及时处理，以防文件积压和延误工作。（由文书人员负责。催办工作重点是对内催办。）

11、查办指对承办的实际情况进行检查。

内容：重点是了解、掌握各承办机关、承办人在承办过程中是否贯彻落实了党和国家的方针政策，是否执行了上级的决议指示精神。

方法：发公函，打电话和实际走访。

11、注办指对文件的承办情况和处理结果进行记载与说明，是收文处理完毕的标志。

12、归卷指将处理完毕的文件按要求分门别类地进行暂时性保管，以准备年终的立卷归档。

第四节

特殊文件的处理

一、信访文件

1、信访定义：指人民群众通过写信、访问的形式，想党和政府的各级领导机关反映个人或机体意愿的一种社会政治交往活动。

2、信访文书：是在处理这类活动时形成的各种文字记录。包括两部分：一是人民群众的来信和来访形成的记录，二是受理机关处理来信来访形成的各种文件材料。

3、信访文书处理的要求是什么？

1、实行“分级负责，归口办理”。

2、做到有信必回，有访必接，有问必答。

3、要注重调查研究，坚持实事求是。

4、信访文书的处理是按什么步骤和方法进行的？

接待或拆封；登记（基本情况登记和处理结果登记）；呈批与转办；立案查处；催办与查办；答复；归卷、立卷、归档。

二、会议文件的处理

1、会议文书处理方法和要求是什么？

会议文书由文书部门负责处理；会议文书要求单独立卷；对于召开会议的机关与单位而言，围绕会议形成的所有文件材料都要立卷；会议重要文件属于永久保留范畴；会议文书的立卷方法与其他公务文书立卷方法完全一致。

第三章

文书立卷与归档

一、文书立卷

指文书部门（或业务部门）将已经办理完毕的、具有查考价值的文件材料，按照它们在形成处理过程中的规律和特征组合成案卷。

立卷的成果是编立案卷。

凡是本机关在工作活动中形成和使用的、已经办理完毕、具有查考价值的各种文件材料都需立卷。

文书立卷的重点是反映本机关职能活动和基本历史面貌的文件材料。

对不需立卷的文件材料，不可随便处置。一般文件材料经主管领导批准后，可以销毁；有密级的文件材料，应在销毁前进行登记，并由二人监销。

值得注意的是，根据我国党政档案集中统一管理的要求，各单位具有长远价值的档案将按规定想档案馆移交。

二、文书立卷的要求是什么？

基本要求是；遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件之间的历史联系，区别不同的价值，反映本机关主要职能活动的历史面貌，便于保管和利用。

三、文书立卷的方法是什么？

一般采用两种方法：六个特征立卷法和“四分四注意”立卷法。前者指运用从文件的组成结构中概括出来的文件所共有的责任者、问题、名称、时间、通讯者和地区等六个方面的特征来立卷的方法。后者指分年度，注意文件内容针对的时间；分级别，注意本级和上下级、同级文件间的密切联系；分问题，注意处理好不宜按问题组卷的文件；分保存价值，注意立足本机关和维护问题的完整性。

四、文书立卷的步骤

1、立卷类目的确定

2、平时归卷

3、组卷

4、编目定卷

五、归档有什么要求？

1、应归档的文件材料齐全、完整

2、文件和电报等材料按其内容的联系，合并整理立卷

3、归档的文件材料，应保护它们之间的历史联系，区分保存价值，分类整理、立卷，案卷标题简明确切，便于保管利用

4.所有归档的案卷比寻有完整的移交目录，一式三份。

第四章

档案和档案工作概述

一、档案

1、档案的概念

是国家机关社会组织和个人在社会活动中形成的，保存备查的文字、图标、音像及其他各种形式的历史记录。简单地说，档案是原始的历史记录。

2、文件转化为档案有什么条件？

办理完毕的文件才能成为档案；对日后实际工作和科学研究等活动具有一定查考利用价值的文件，才有必要作为档案保存；按照一定的规律保存起来的文件，才能最后成为档案。

总之，档案是处理完毕的、具有查考价值的、几种保存起来的文件。这是档案定义的最基本含义。

3、档案的载体

我国有古代遗留下来的龟甲兽骨、竹简木牍、金石等，又有以纸张为主的书写材料，还有近代开始产生和推广的照片、影片、磁带、磁盘和光盘等载体。在国外还有纸草、泥板、羊皮纸等载体。

4、档案的主要特点和本质属性

档案以兼具原始性和记录性二者于一体的。其一般属性指档案具有社会性、价值性、知识性、信息性、信息和载体的不可分割性。

5、文书档案定义

也叫政务档案、党政档案或普通档案，是机关、团体、企事业单位在政治生活和行政事务等方面活动中形成的档案。是我国全部档案的基本组成部分，也是我国各级综合档案馆的核心内容。

6、科技档案的特点是什么？

专业性；种类和类型的多样性；成套性；现实性。

7、名称解释

基本建设档案：指形成于各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程的规划、设计、施工和使用、维修活动中的科技档案。

工业技术档案：指工业产品的设计、研制和生产、制造活动中形成的科技档案。

艺术档案：指有关单位及个人在艺术生产、艺术创作及艺术演出活动中直接形成的，具有保存价值的文字、图像、音响等形式的艺术材料。

国家档案全宗：又称国家全部档案，指归国家所有、由国家统一管理的对国家和社会具有经济、政治；、科学、文化或历史价值的一切档案财富的总和。

8、档案有什么价值？

凭证价值；情报价值。

二、档案工作

1、档案工作的内容

档案收集、整理、鉴定、保管、编目、检索、编研、利用、统计等、2、档案工作的性质

管理性：专门管理各部门形成的历史文件的一项独立的、专业性的活动。服务性：主要目的是为了适应社会各方面的档案利用需要，为社会各项工作提供信息资源。

政治性：体现一定的阶级关系和接济利益，为一定阶级、政党的路线、方针、政策服务。

3、档案工作的基本原则

档案工作实行同一领导、分级管理的原则，维护档案的完整与安全，便于社会各方面的利用。

（便于社会各方面的利用是档案工作的出发点、落脚点。）

4、档案管理活动的过程分为档案室前期管理阶段、档案室集中管理阶段和档案馆集中管理阶段。

档案馆是档案的最终归宿。

档案室既是机关内的职能机构，又是国家档案工作的基层组织，既是提高单位工作效率和工作质量的必要条件，又是整个国家档案事业的基础。

第五章

档案业务工作档案业务工作包括那些工作?

收集工作、整理工作、价值鉴定工作、保管与保护工作、统计工作和开发利用共。

一、档案收集工作

1、档案收集工作定义

指按照党和国家的有关规定，通过例行的接受归档制度和专门的征集办法，把分散在各机关、单位、个人手中和散失在其他地方的档案，分别集中到各档案室和各级各类档案馆，以实现档案集中统一管理的业务活动。

2、收集工作的要求

保证收集的档案完整齐全；加强馆外的调查研究；保证入馆档案的标准化；保证全宗和全宗群的不可分散性；保存各全宗之间的相互关系。

二、档案整理工作

1、全宗的定义

是一个独立的居官、组织或著名人物在社会活动中形成的档案整体。其含义包括三个方面：是一个有机整体；是在一定历史活动中形成的；是以一定的社会单位为基础构成的。

2、立档单位定义

形成全宗的机关、组织或个人称为全宗构成者。

3、构成立档单位的条件是什么？

工作上，可以独立行使职权，并能主要以自己的名义单独对外行文；组织上，有专门管理人事的机构或人员，并有一定的人事任免权；财务上，有独立的预算和决算，有单独管理财务的机构或人员。

4、人物全宗定义

是社会知名人士在其一生活动中形成的档案整体。

5、全宗的补偿形式的定义

在档案整理过程中，有时会遇到一些单位的档案难以按全宗区分，或难以按全宗保管等特殊情况，这时候可根据全宗原则采取一些变通形式作为补充

6、全宗是组成档案馆档案的基本单位，案卷则是全宗的基本单位。

7、档案整理工作的一般程序?

熟悉立档单位和全宗单位的有关情况，确定档案整理工作计划、任务和目标；制定档案整理工作方案，尤其是切实可行的档案分类方案；区分全宗；对全宗内档案进行分类；对类呃逆文件立卷；案卷排列；编制案卷目录。

8、全宗卷定义

在管理某一全宗过程中形成的，以全宗为单位组成、说明全宗历史的文件材料专卷，是档案馆（室）对全宗进行日常管理、保管人员掌握全宗情况不可缺少的材料。

三、档案价值鉴定工作

1、定义及其内容

定义：指档案馆按照一定的原则、标准和方法，判定档案的价值，确定档案的保管期限剔除失去保存价值的档案并予以销毁的一项业务工作。

内容：制定档案保管期限表；具体分析档案的价值，依据档案保管期限表来划分和确定档案的保管期限；挑选出没有保存价值和保管期限已满的档案予以销毁；围绕上述各种工作而开展的一系列鉴定组织工作。

2、档案价值鉴定工作的原则

从国家和人民的整体利益出发，用全面、历史、发展的观点，判定档案的价值。

3、分析档案价值的一般方法有哪些？

分析文件的内容：凡具有科学研究和实际查考价值的文件，就具有重要或较重要的价值，而反映一般事务性活动或内容重复的文件则价值不大。

分析文件的来源、时间和形式等。同类内容的文件，由于来源时间和形式等特点的不同，而具有不同的保存价值。

分析全宗和全宗群内档案的完整程度。保存完整时各类材料的价值率基本正常；不完整时，残存档案的保存价值相对提高，而且档案保存得越少，残余档案的保存价值越高。

4、档案保管期限分为永久、长期和短期三种。永久指无限期地长远保存，长期指保存16-50年，短期为15年以下。

5、销毁档案的方法

档案销毁清册经批准后，一般可将该档案送造纸厂作原料，也可自行销毁。为保守机密，严禁将需要销毁的档案做其它用途，更不允许出卖。无论用什么方法销毁，都要牌两个以上的专人监销，同时监销人必须在销毁清册上注明“已销毁”的字样和销毁的日期，并由监销人签字以示负责。

6、鉴定档案价值的基本方法是什么？是直接鉴定法，即通过直接审查档案来鉴定档案的价值。包括两层含义：一是要求鉴定工作人员根据鉴定档案价值的原则和标准，按照档案的实际情况直接判定价值，而不是只通过档案保管期限表来鉴定；一是要求鉴定工作人员逐件、逐页地审查档案，而不是仅根据案卷目录、卷内文件目录和案卷题名判定档案的价值。

7、档案保管期限表定义

是用表册形式列出档案的来源、内容和形式并指明其保管期限的一种指导性文件，它是鉴定档案保存价值和确定档案保管期限的依据和标准。

四、档案保管与保护工作

1、保管工作的内容有哪些？

档案保管工作是档案部门的一项日常性业务工作，是维护档案的完整与安全的重点环节和主要手段。其内容主要包括：日常维护工作；实时保护措施；档案的修复；库房与设备的管理。

2、保管工作有什么要求？

保管工作人员要有强烈的事业心和高度的责任感（思想基础）；要为保管工作提供必要的物质条件；要分析和掌握造成档案毁损的原因（影响档案寿命的因素包括两个方面：一是档案制成材料和记录材料的质量，这是影响档案寿命的内因；二是档案的保管条件与方法，这是影响档案保管寿命的外因。）；以防为主，防治结合。

3、档案的保管条件

库房为档案的保管提供了最基本得物质条件。档案库房的特定用途要求它具有放潮湿、防高温、防虫鼠、防污染的条件，并且坚固安全。

五、档案统计工作

1、档案统计工作的定义与内容

定义：是以表册、数字的形势，对档案和档案工作诸现象的数量关系进行登记、整理、分析和研究，从而揭示出其发展过程、现象及其一般规律的一项档案业务工作。

内容：包括档案与档案工作的基本登记和综合统计研究两部分。具体来说，有档案的收进、移出、整理、鉴定、保管、利用情况的登记，档案机构和人员、档案专业教育等情况的基本统计，其他专门统计等，几乎涉及档案、档案工作、档案事业管理的所有方面。档案统计工作内容的广泛性是区别于收集、整理、鉴定、保管及提供利用等业务工作的突出特点。

2、档案统计工作的要求

统计目的要明确；统计数据要准确、统计要保持连续性；统计工作要及时、要加强分析研究。

3、档案统计工作的方法

档案统计工作包括对档案和档案工作的统计调查、统计整理和统计分析这一完整的工作过程。通过统计调查，获得反映档案和档案工作有关特征的数据资料；通过统计整理，把这些反映个体特征的资料过度为反映整体特征的资料；对吼对整理过的系统资料进行分析研究，认识和把握档案和档案工作的状况与内在发展规律。

六、档案开发利用工作

1、档案检索含义

包括存储档案信息线索和利用检索工具查取所需档案的全部过程，包括存储与检索两个具体步骤。

2、档案编研工作概念

是以馆（室）藏档案为主要物质对象，以主动提供或报道档案信息内容、满足社会利用为主要目的，在深入研究档案内容的基础上，按专题对档案文件进行收集、筛选、加工，使之转化为不同形式的编研成果的一项专业工作。

3、大事记的定义

按照时间顺序简要记载一定时期发生的重大事件，能从纵的方面提供史实梗概，也可为查找档案提供线索。一般采取叙述式，其结构包括条目和时间两部分。

4、档案提供利用的要求

树立服务思想，端正服务态度，明确档案提供利用在档案工作中的地位和作用；做好基础工作，缓和档案信息的供求矛盾，提高档案利用服务的水平和效益；熟悉档案库藏，研究用户需求，提高利用服务能力；正确处理档案的利用与保密的关系，提高档案提供服务的政策理论水平。

5、档案提供利用的方式

通常有以下几种类型：以档案原件提供利用，如档案原件的阅览、外借；以档案复制件提供利用，如档案复制本的阅览，出版档案文件汇编，举办档案展览；综合档案内容编写书面资料提供利用，如编写档案参考资料。

档案提供利用的方式还有很多，档案部门应根据当代信息社会的需求和社会各方面的档案利用需要，采取适当的提供利用方式，积极开发档案信息资源。

第六章

文书与档案工作现代化

1、电子文件及其特点

电子文件是通过数字电脑进行操作、传输与处理的文件。与传统文件相比它具有以下特点：

电子文件的读写方式有了革命性变化；电子文件的内容与载体的依附关系发生变化；电子文件的结构发生变化。

2、档案工作现代化的概念

指勇科学的思想、组织、方法和手段对档案工作进行有效的管理，使之获得最佳工作效益、经济效益和社会效益。也就是说，是在档案工作人员拥有现代化的观念与技能的前提下，运用科学化的组织和管理，采用现代科学技术，实现档案管理方法和管理手段的现代化。

3、档案工作现代化的内容

档案工作现代化不只是现代化技术的应用，二是包括技术、设备的现代化和管理工作的标准化、制度化、程序化两大方面。

4、新型档案材料包括哪些？

录音磁带、唱片、录影带、摄影照片、缩微胶片、计算机磁盘、关盘等。

5、照片档案的定义

是人们在社会实践活动形成的具有保存价值并按一定原则和方法整理、保管起来的各种照片，包括底片、照片和文字说明材料。第七章

文书、档案工作人员的职业道德与业务素养

1、社会主义职业道德的核心就是为人民服务，这是社会主义社会每个从业人员职业行为的处发点。

2、文书、档案工作的基本原则是什么？

保密；准确；迅速。

3、文书、档案工作者的职业道德包含的内容是什么？

强烈的事业心和责任感；遵守纪律，严守秘密；精明干练、主动负责；埋头苦干、严谨精细（它是文书档案工作人员职业的行为准则）；谦虚谨慎，平等待人。

4、文书、档案工作人员的业务素养有哪些？

具有较高的政策水平；具有较广的本部门、本行业的业务知识；具有较深的专业基础知识；较强的业务技能（文字综合处理能力，书写能力，速记能力，印制能力，校对能力，运用现代化办公设备的能力。）

档案资格考试教材第2篇

概览即读护士辅导教材的前言(序言)、目录、后记等;一页一页地翻读课本内容，对课本的全部内容浏览一遍。概览的主要目的是对课本的概貌有一个大概的了解。通过概览，还要了解知识点的难易程度，做好复习的思想准备。概览还有利于自己制定复习计划。概览应在很短的时间内完成，主要是了解教材，对学习有一个安排，制订好学习计划。

二、通读，全面把握教材内容。

通读即对护士辅导教材从头至尾、逐章逐节、逐字逐句地读一遍。通读的主要目的是全面认识和熟悉考点，对教材有一个总体全面的把握。通读是对教材全面而关键的一读，所以，在通读中要特别注意做到如下几点：

1、讲究阅读次序。凡一本教材的内容，都是有一定的科学体系，应从头至尾，有个循序渐进的过程。

2、排除杂念和干扰，专心致志地读。法国批判现实主义大师巴尔扎克读书时，身上的每一根神经都集中在书上，他仿佛不再觉得自己肉体的存在，而只有他的内在官能在起着作用，好像在书本的空间遨游。这简直是一种忘我的读书境界，有了这样的读书境界，读书效果还能不高吗?我们读书也应该向巴尔扎克学习，全身心地，忘我地投入到读书活动中去，努力提高读书效果。

3、在遇到不懂的地方的时候，不要停顿下来，花费更多的时间。因为通读还是初读，主要目的是尽快将全书读一遍，对课本有一个全面的认识和了解，而不是将全书所有的知识理论全都理解和掌握。但是通读也不能一味求快。

4、是自己感兴趣的内容要读，自己不感兴趣的甚至讨厌的内容也要认真地读，争取全面理解和掌握知识。

档案资格考试教材第3篇

关键词：独立学院,教材档案,现状,对策,建议

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的保存备查文字、图像、声音和其他各种形式的历史记录。教材档案是高校档案工作的组成部分,为教材的科学选用、管理、建设、评价等提供信息和资料。目前,独立学院教材档案管理工作仍然处于初级阶段,笔者作为一名从事独立学院教材工作的管理人员,试图分析独立学院教材档案管理工作现状和存在的问题,并提出解决对策。

一、独立学院教材档案管理工作现状及存在的问题

1.教材档案的收集与整理工作不受重视。

在高校,教材档案基本被列为“教学类”档案,教学档案众所周知,但教材档案却不是每一个教学管理人员都熟悉的名词。虽然教材管理人员每年会做着大量与教材相关的工作,如教材征订、教材选用、教材发行、教材款结算等,但常常缺乏对这些工作进行收集与分类整理的自觉性。往往评估验收或者目标考核需要时,才不得不寻找、搜集并汇总这些材料。说明教材管理人员对教材档案的收集与整理工作不够重视,没有充分认识到教材档案对教材建设和教学工作的重要作用。

不仅教材管理人员对教材档案不重视,一些主管领导也没有重视。对于教材工作,大家一贯的观点是,只要保证学生课前有书,只要用的是近三年出版的新教材、重点教材、规划教材、“马工程”教材,只要教材款结算数据无误,教材工作就算做到位。对于教材档案,很少有人意识到它有社会价值,需要统一管理,需要得到开发和利用。

2.教材档案管理方式、技术落后,资金投入困难。

现如今,独立学院教材档案管理方式和技术非常落后。信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势,目前已经研制出不少教材档案系统应用软件,但很多独立学院并没有投入使用,仍旧采用传统的档案管理方法:除了电脑上的表格文档外,几乎都是纸质档。

独立学院在教材管理系统方面资金投入困难。购置计算机、扫描仪等设备,购买应用软件、远程服务、进行信息安全防护等,都需要较大的经费投入。电子产品更新换代速度快、生命周期短,后续维修、升级、更换费用更是不少。独立学院需要用钱的地方多,加上对教材档案工作不重视,一般不会投入过多。

3.教材档案管理人员缺乏专业性,业务水平有限。

调查发现,部分独立学院从事教材档案管理工作的人员学历不高,不少人员年龄偏大,有的甚至连基本的电脑操作、表格运用都不会,缺乏工作激情,老方法、老一套,进步不快,活力不强。

有的教材档案管理人员学历较高,但不是档案专业毕业的,缺乏敏锐的职业嗅觉,也缺乏档案管理的基础知识,对教材档案的认识比较生疏。而且,工作思想很不稳定,认为教材档案管理工作没有意义,不能体现人生价值;有的教材档案管理人员身兼数职,无暇顾及教材档案的整理归类活动;有的教材档案管理人员是聘用的,态度消极,懒于思考,无心学习和研究教材档案的管理之道……总之,大部分独立学院教材档案管理人员缺乏专业性,整体素质不高,业务水平有限。

二、加强独立学院教材档案管理工作的对策和建议

1.增强建立教材档案意识,做好教材档案的收集与整理工作。

要想做好教材档案管理工作,首先要增强建立教材档案的意识。这是一个意识问题。无论是分管领导,还是教材管理工作人员,都要重视教材档案的管理,有意识地、积极地搜集、整理资料,做好归档工作,建立教材档案库。只有意识强化了,才会有具体行动,才会自觉地、用心地为这项工作付出。

很多独立学院处于教材档案库的建立初期,有的甚至没有教材档案库,要想做好这一工作,最关键的是进行教材信息搜集与整理。具体有以下工作。

第一,各种文件的收集与整理。首先,收集来源于教育部和省教育厅及其他上级部门关于教材建设方面的政策、措施等文件。其次,收集来源于校内关于教材建设和教材管理的文件。以我校为例,诸如《湖北师范大学文理学院教材选用办法》、《湖北师范大学文理学院自编教材管理办法》等。再次,收集来源于图书公司、出版社和各大书店等有关高校教材编写与出版、教材征订、教材发行等方面的政策和规定。

第二,教材样本的收集与整理。首先,将本校每年使用过的教材都收集1本作为样本,按专业分类存放教材仓库。如果教材不更换版本,每年有重复教材,要清点清楚,查漏补缺,尽量做到每种1本。其次,及时收集、整理自编教材。本校教师主编或参编的正式出版的教材(含讲义、教学参考书和习题等)要收集完整,以作教学参考和教材评优用。再次,收集那些高质量的教材,特别是优秀教材、获奖教材、“十二五”教材等。另外,还要注意收集整理“马工程”教材。

第三,账册数据的收集与整理。首先,加强与书籍供应商的联系,整理、保存好历年教材征订清单、学生领书签字单等,及时按学期装订成册,以供随时查阅。其次,整理、保存好每学期的书款结算报告、教材费清单、学生核对签字单等相关材料,按学期分类归档、装订成册,装进档案袋,以便随时查阅。再次,整理、保存好历年的毕业生教材费清单,尤其注意休学、参军等学籍有异动的毕业生的教材费问题。所有这些账册数据一定要做好电子档备份。

第四,其他资料的收集与整理。首先,收集不同出版社教材出版的最新动态和信息,及时征订能够反映学科最前沿信息的新教材。教材管理人员常常会接触不同出版社,如高等教育出版社、中国人民大学出版社、大连理工大学出版社、东北财经大学出版社等,这些出版社往往会提供他们最新的图书目录、教材总览等,要收集、整理、记录、归档,并把信息反馈到相关系部,以便订阅。其次,要收集各种教材研究资料,包括各类教材专著、论文及校内教材座谈会材料等,汇总、归档。

2.加快教材档案信息化建设,逐步实现教材档案管理现代化。

网络化、信息化建设,对档案部门来说,既是机遇,又是挑战;既是希望,又是考验。如果能抓住机遇,乘势而行,就能掌握工作主动权,开创工作新局面。反之,如果消极被动,不思进取,势必落后于时代潮流,陷于被动。教材档案的信息化建设亦是如此。

由于独立学院没有过多经费投入教材管理系统,因此教材管理信息化建设滞后。计算机的大量应用极大地方便了教材的征订与教材款的结算,同时为教材档案的存储与管理带来了挑战:如何加快教材档案的信息化建设,实现教材档案管理现代化?

第一,要加大资金投入,引进教材管理系统。

不少独立学院都有自己的教务系统,我校使用的是正方教务系统,但并没有购买针对教材的专门系统。除了计算机、打印机等基本办公软件外,没有教材管理系统。应进一步加大教材管理系统引进,改变过去以纸质档案为主的管理模式,逐步转向以电子文件为主的管理模式,形成以计算机数据为中心的自动化管理系统。

第二,增强管理现代化意识,引进现代管理方法。

作为一名教材档案管理人员,如果没有管理现代化意识,就会大大影响教材档案管理现代化的发展步伐。新形势下,教材档案管理人员要树立科学发展观,运用先进技术,紧跟时代的管理方法,改变以往墨守成规、闭门造车的观念,积极学习现代管理理论和方法,实现主动式服务、开放式服务。

3.加强教材档案管理人员培训,提升其职业幸福感和业务水平。

知识化、信息化、网络化时代,培养和造就一批高素质的教材档案管理人员迫在眉睫。教材档案管理人员肩负管理、保护档案的职责,只有提高各方面素质,才能真正保证独立学院教材档案工作顺利实施。

第一,热爱档案工作,提升职业幸福感。

教材档案管理人员既是脑力劳动者,又是体力劳动者,面对的是大量档案收集、整理、编撰、提供利用等工作,还要搬书、整理库存等,这就要求教材档案人员树立服务意识和奉献意识。只有热爱档案工作,才能忠实履职,提高工作效率,事事做在前面。工作做得顺、做得好,才会有职业幸福感。调查发现,具备职业幸福感的人,心态年轻,精神面貌好,愿意学习,愿意付出,工作有创新,有发展。

第二,加强专业培训,提升业务水平和管理水平。

独立学院教材档案管理人员大部分学历低,且是非档案专业毕业,定期给他们组织专业培训是至关重要的。不仅要培训档案管理、档案收集与整理等专业理论知识,还要培训计算机操作、表格运用、教材系统运用等实际操作知识,让教材档案人员既熟悉理论知识,又懂得操作实践,从而提升业务水平。只有档案管理人员整体素质提高了,人人精通业务,个个独当一面,才能提高教材档案管理水平和服务质量。

参考文献

[1]李隆庚.建立高校教材档案库的探索[J].唐山师范学院学报,2001.5,第23卷(3).

[2]刘芳.对高校教学档案管理工作的思考[J].中共山西省委党学报,2006.6,第29卷(3).

[3]刘铁明.高校教材档案库建设刍议[J].湖南财经高等专科学校学报,2000(6).

[4]刘秋萍.谈谈教材档案管理[J].档案时空,2012(2).

档案资格考试教材第4篇

摘要：近10年来，高职高专档案管理教材建设取得了从无到有、版本日趋丰富等成绩，但也存在内容滞后老化、过于理论化、结构单一、编排不严谨等不足。高职高专档案管理教材建设应遵循突出职教特色、体现岗位特点、创新编写体系、符合读者特征等原则。

关键词：高职高专档案管理教材建设现状编写原则

1高职高专档案管理教材建设现状

档案管理是高职高专文秘、行政管理、法律事务等专业必修内容，教材的选择和建设直接关系到学生档案管理技能的培养和提高。高职高专院校档案管理教材选择与建设大致经历了三个阶段：前期直接使用本科院校教材，如邓绍兴、陈智为主编的《档案管理学》(1989年版，2000年版)；后来编写高职高专教材，如吴凤祥、何坦野主编的《文书工作与档案管理》(2001年版)；接着出现突出商务特色的高职高专教材，如徐拥军主编的《商务档案管理》(2003年版)。

1．1取得的成绩

1．1．1教材从无到有

1999年，国家提出大力发展高等职业教育，高等职业教育不再是普通高等教育的依附。人们普遍认识到，直接选用本科教材不符合高职高专人才培养目标的定位，不利于学生职业技能的养成与提高。在此背景下，由高等教育出版社和中国高教秘书学会组织的高职高专秘书专业教材的编写工作迅速启动，并于2001年出版了第一本高职高专档案管理教材《文书工作与档案管理》(吴凤祥、何坦野主编，2001)。此后，定位于高职高专院校的档案管理教材相继问世。

1．1．2版本日趋丰富

近10年来，高职高专档案管理教材数量上虽谈不上洋洋大观，但也出现了不少各有特色的高职高专档案教材专著，如《文书工作与档案管理》(赵映诚主编，2003年版，2007年版)、《档案管理学简明教程》(王立维、陈武英主编，2004年版)、《商务秘书信息与档案工作》(刘萌，2005)年版，《档案管理》(刘萌主编，2006年版)、《职业秘书资料与档案管理教程》(陈祖芬主编，2008年版)等。这些教材“从出版单位看，既有国家级的出版社，也有地方性的出版社参与教材建设；从品种上看，从起初着眼于文书档案管理，到后来针对性更强的商务档案管理、商务信息与档案管理等，其教学适用性更为突出。”

1．2存在的不足

1．2．1内容过于理论化

尽管一些教材版本做出了试图跳出本科教材窠臼的努力，但从总体上看，大多高职高专档案管理教材仍表现为本科教材的压缩饼干。教材还没有真正过渡到以培养应用能力为主的工学结合体系上来，教材编写仅仅注重内容上的增减变化，依然过分强调知识的系统性，基础理论分量过重，应用技能比例偏轻。有的教材则矫枉过正，过于肤浅。这些与高职高专毕业生未来可能从事的企业档案管理工作的实际距离较远，与学生就业的需求较远，没有从根本上反映出高职高专教材的特征与要求。

另外，由于教材编写周期较长，编写者认识不够和对实际工作缺乏了解等因素影响，教材脱离实际，内容陈旧过时，档案管理新法规、新标准不能及时反映到教材中来，不能满足一线岗位对档案管理知识和技能的要求。如《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已颁布两年多，但有的新版教材还沿用1987年的《文书档案保管期限表》相关规定。

1．2．2结构单一化

由于受传统教材观的影响，高职高专档案管理教材只重视对理论知识的编写整理，缺乏对教材其他内容的开发。教材编写模式相似，结构单一，主要表现为将教材等同于纸质教科书，而教科书中是本科式的理论加上几个标签式高职高专实践案例，有的甚至没有。

其实，广义概念的教材，除纸质教科书外，还应包括指导学生学习的一切教学材料，如讲义、讲授提纲、教学辅导材料等。相对而言，档案管理知识枯燥乏味，学生学习兴趣不大，教材的呈现形式更应是“立体”的。除纸质教科书外，还应开发配套的操作流程、技术标准、操作规范、电子教案、实训教材等，以加强教材的可读性、趣味性和可操作性。目前，除《文书工作与档案管理》(高等教育出版社，2007年版)已配套开发了电子教案、网络课程等电子教学资源外，其他的都还未见到。

1．2．3编写功利化

高职教育事业的蓬勃发展，高职教材应用市场的迅速膨胀，吸引了许多出版社甚至包括一些商业性组织都加入到高职高专教材的组织建设中来。有的出版社出于“抢时间、拼速度、争效益”的动机，千方百计地“搭台子、组班子”编写教材。部分编写人员急功近利，从图书馆借出相关的参考书，查看部分、相关网站，编好目录，然后往框架里塞内容，不出一两个月便大功告成。有的档案管理教材错误率极高，甚至连目录都出现明显的错误，不堪选用。

2高职高专档案管理教材编写原则

高职高专档案管理教材应与本科院校教材有别，高职高专教材的编写应高度重视学生档案管理技能和意识的培养，体现高职高专教育特色、工学结合特色和档案管理课程特点。同时，还应充分注意高职高专学生的身心特点，在教材内容编排、版式设计等方面多动脑筋，多出新招。

2．1突出职教特色

高职高专院校之所以不同于其他高等院校，就在于它具有自己的特色，如非常重视实践能力的培养，培养出来的学生动手能力强，能实现“零距离”上岗。高职高专档案管理教材建设要优化整合课程内容，突出工学结合的高职特色。教材编写要顺应时代变化，改变过去重理论轻实践、重知识轻技能的现象，要注重专业实践教学环节，强化实践技能训练，让教材成为学生掌握职业技能、步入工作岗位的实用必读手册，而不是学习负担。

高职高专档案管理教材的编写还应吸收实践经验丰富的档案工作者参与，由他们参与教材的编写，可以将实际工作中所需的技能与知识引入到教材中，使最新的知识与最新的应用充实到教学过程中，缩短教材中理论与实际应用之间的差异，使学生能真正掌握实际有用的知识，实现理论与实践的结合，为社会培养出真正的档案管理人才。

2．2体现岗位特点

档案管理是一项专业性、实践性非常强的技能性工作，对档案管理工作岗位所需的专业知识和专项能力进行深入调研和科学分析是教材编写者的必修功课，掌握高职高专教材编写规律和参加档案管理实践是编写水平高针对性强高职高专档案管理教材的重要前提。

同时，档案管理是一项法制性、政策性、规范化比较强的工作，而高职高专院校档案课程门类少、课时少，一般只有档案管理学一门，怎样将档案管理法规、技术标准、操作规范等纳入档案管理教材中，这也是高职高专档案管理教材建设中不得不考虑的一环。

2．3创新编写体系

基金从业资格考试教材第5篇

基金从业资格考试教材

私募股权投资的运作是指私募股权投资机构对基金的成立和管理、项目选择、投资合作和项目退出的整体运作过程。每个投资机构都有其独特的运作模式和特点，其运作通常低调而且神秘，从某种程度上看，私募股权投资的不同运作模式直接影响了投资的回报水平，是属于不能外泄的独占机密。虽然我们可能无法知道各个投资机构在具体的投资运作中的许多细节，但通常私募股权投资具有一些共同的基本流程和基本方法。

主要参与者

参与私募股权投资运作链条的市场主体主要包括被投资企业、基金和基金管理公司、基金的投资者以及中介服务机构。

1.被投资企业

被投资企业都有一个重要的特性需要资金和战略投资者。企业在不同的发展阶段需要不同规模和用途的资金：创业期的企业需要启动资金；成长期的企业需要筹措用于规模扩张及改善生产能力所必需的资金；改制或重组中的企业需要并购、改制资金的注入。面临财务危机的企业需要相应的周转资金渡过难关；相对成熟的企业上市前需要一定的资本注入以达到证券交易市场的相应要求；即使是已经上市的企业仍可能根据需要进行各种形式的再融资。

2.基金管理公司

私募股权投资需要以基金方式作为资金的载体，通常由基金管理公司设立不同的基金募集资金后，交由不同的管理人进行投资运作。基金经理人和管理人是基金管理公司的主要组成部分，他们通常是有丰富行业投资经验的专业人士，专长于某些特定的行业以及处于特定发展阶段的企业，他们经过调查和研究后，凭借敏锐的眼光将基金投资于若干企业的股权，以求日后退出并取得资本利得。

3.私募股权投资基金的`投资者

只有具备私募股权投资基金的投资者，才能顺利募集资金成立基金。投资者主要是机构投资者，也有少部分的富有个人，通常有较高的投资者门槛。在美国，公共养老基金和企业养老基金是私募股权投资基金最大的投资者，两者的投资额占到基金总资金额的30%～40%。机构投资者通常对基金管理公司承诺一定的投资额度，但资金不是一次到位，而是分批注入。

4.中介服务机构

随着私募股权投资基金的发展和成熟，各类中介服务机构也随之成长和壮大起来。其中包括：

(1)专业顾问，专业顾问公司为私募股权投资基金的投资者寻找私募股权投资基金机会，专业的顾问公司在企业运作、技术、环境、管理、战略以及商业方面卓越的洞察力为他们赢得了客户的信赖；

(2)融资代理商，融资代理商管理整个筹资过程，虽然许多投资银行也提供同样的服务，但大多数代理商是独立运作的；

(3)市场营销、公共关系、数据以及调查机构，在市场营销和公共事务方面，有一些团体或专家为私募股权投资基金管理公司提供支持，而市场营销和社交战略的日渐复杂构成了私募股权投资基金管理公司对于数据和调研的庞大需求；

(4)人力资源顾问，随着私募股权投资产业的发展，其对于人力资源方面的服务需求越来越多，这些代理机构从事招募被投资企业管理团队成员或者基金管理公司基金经理等主管人员的工作；

(5)股票经纪人，除了企业上市及售出股权方面的服务，股票经纪公司还为私募股权投资基金提供融资服务；

(6)其他专业服务机构，私募股权投资基金管理公司还需要财产或房地产等方面的代理商和顾问、基金托管方、信息技术服务商、专业培训机构、养老金和保险精算顾问、风险顾问、税务以及审计事务所等其他专业机构的服务。

中介服务机构在私募股权投资市场中的作用越来越重要，他们帮助私募股权投资基金募集资金、为需要资金的企业和基金牵线搭桥，还为投资者对私募股权投资基金的表现进行评估，中介服务机构的存在降低了私募股权投资基金相关各方的信息成本。

私募股权投资的操作流程

私募股权投资活动总的来说可分为四个阶段：

⒈项目寻找与项目评估

⒉投资决策

⒊投资管理

⒋投资退出四个阶段

每个阶段有细化到许多操作实务，比如第一个阶段项目寻找与项目评估具体又包括

1、项目来源

2、项目初步筛选

3、尽职调查

4、价值评估等内容。

不同于大多数其他形式的资本，也不同于借贷或上市公司股票投资，私募股权投资基金经理或管理人为企业带来资本投资的同时，还提供管理技术、企业发展战略以及其他的增值服务，是一项带着战略投资初衷的长期投资，当然其运作流程也会是一个长期持久的过程。

国内私募股权投资基金和海外的创业投资基金的运作方式基本一致，即基金经理通过非公开方式募集资金后，将资金投于非上市企业的股权，并且管理和控制所投资的公司使该公司最大限度地增值，待公司上市或被收购后撤出资金，收回本金及获取收益。其投资运作基本都是按照一系列的步骤完成的，从发现和确定项目开始，然后经历谈判和尽职调查，确定最终的合同条款、投资和完成交易，并通过后续的项目管理，直到投资退出获得收益。当然，不同私募股权投资基金的特点不同，在工作流程上会稍有差异，但基本大同小异。

1、寻找项目

私募股权投资成功的重要基础是如何获得好的项目，这也是对基金管理人能力的最直接的考验，每个经理人均有其专业研究的行业，而对行业企业的更为细致的调查是发现好项目的一种方式。另外，与各公司高层管理人员的联系以及广大的社会人际网络也是优秀项目的来源之一，如投资银行、会计师事务所和律师事务所等各类专业的服务机构，都可能提供很多有价值的信息。当然，通常最直接的方式是获得由项目方直接递交上来的商业计划书。在获得相关的信息之后，私募股权投资公司会联系目标企业表达投资兴趣，如果对方也有兴趣，就可进行初步评估。

2、初步评估

项目经理认领到项目后，正常情况下应在较短期内完成项目的初步判断工作。项目经理在初步判断阶段会重点了解以下方面：注册资本及大致股权结构(种子期未成立公司可忽略)、所处行业发展情况、主要产品竞争力或盈利模式特点、前一年度大致经营情况、初步融资意向和其他有助于项目经理判断项目投资价值的企业情况。初步判断是进一步开展与公司管理层商谈以及尽职调查的基础。在初步评估过程中，需要与目标企业的客户、供货商甚至竞争对手进行沟通，并且要尽可能地参考其他公司的研究报告。通过这些工作，私募股权投资公司会对行业趋势、投资对象所在的业务增长点等主要关注点有一个更深入的认识。

3、尽职调查

通过初步评估之后，投资经理会提交《立项建议书》，项目流程也进入了尽职调查阶段。因为投资活动的成败会直接影响投资和融资双方公司今后的发展，故投资方在决策时一定要清晰地了解目标公司的详细情况，包括目标公司的营运状况、法律状况及财务状况。尽职调查的目的主要有三个：发现问题，发现价值，核实融资企业提供的信息。

在这一阶段，投资经理除聘请会计师事务所来验证目标公司的财务数据、检查公司的管理信息系统以及开展审计工作外，还会对目标企业的技术、市场潜力和规模以及管理队伍进行仔细的评估，这一程序包括与潜在的客户接触，向业内专家咨询并与管理队伍举行会谈，对资产进行审计评估。它还可能包括与企业债权人、客户、相关人员如以前的雇员进行交谈，这些人的意见会有助于投资机构作出关于企业风险的结论。

4、设计投资方案

尽职调查后，项目经理应形成调研报告及投资方案建议书，提供财务意见及审计报告。投资方案包括估值定价、董事会席位、否决权和其他公司治理问题、退出策略、确定合同条款清单等内容。由于私募股权投资基金和项目企业的出发点和利益不同，双方经常在估值和合同条款清单的谈判中产生分歧，解决分歧的技术要求很高，需要谈判技巧以及会计师和律师的协助。

5、交易构造和管理

投资者一般不会一次性注入所有投资，而是采取分期投资方式，每次投资以企业达到事先设定的目标为前提，这就构成了对企业的一种协议方式的监管。这是降低风险的必要手段，但也增加了投资者的成本。在此过程中不同投资者选择不同的监管方式，包括采取报告制度、监控制度、参与重大决策和进行战略指导等，另外，投资者还会利用其网络和渠道帮助企业进入新市场、寻找战略伙伴以发挥协同效应和降低成本等方式来提高收益。

6、项目退出

私募股权投资的退出，是指基金管理人将其持有的所投资企业的股权在市场上出售以收回投资并实现投资的收益。私募股权投资基金的退出是私募股权投资环节中的最后一环，该环节关系到其投资的收回以及增值的实现。私募股权投资的目的是为了获取高额收益，而退出渠道是否畅通是关系到私募股权投资是否成功的重要问题。因此，退出策略是私募股权投资基金者在开始筛选企业时就需要注意的因素。