公文交换范文（精选5篇）

公文交换 第1篇

关键词：电子公文交换,电子政务,EDES

1 引言

作为一种新的技术方法, 电子政务的概念及应用已经越来越被人们所接受, 电子政务的水平成为衡量公共行政管理改革和国家竞争力水平的标准之一。

电子政务包含的内容很多, 范围很大。其中, 电子公文的交换与传输是最为重要和不可或缺的一部分。将纸质公文 (包括公文的红头和公章、签名等) 使用专有的数字化技术进行处理后, 形成的信息化文件即为电子公文。经过数字化之后, 公文就可以通过计算机网络进行传输。将电子公文在网络上进行的安全传输就是电子公文交换技术。

而我国在电子政务公用支撑技术研究方面还不够充分, 不同的软件开发商在开发电子政务的应用系统时又各自采用自身的闭合企业标准, 这些标准之间互不兼容, 导致电子政务系统缺乏统一的标准和规范接口, 使得它们在电子公文交换上互通不畅、共享程度低、信息资源开发利用滞后。

本文重点研究了电子政务中公文传输方法, 设计和实现了一个电子公文交换系统EDES (Electric Document Exchange System) , 并阐明了系统在安全性方面的措施。

2 EDES系统的总体设计

电子公文交换系统EDES主要包括三个功能模块:公文传输、电报收发、通知收发, 如图1所示。

2.1 公文传输

公文传输的主要功能有四个:公文发送、公文接收、公文查询和公文统计。

公文发送的功能有四个: (1) 新建公文, 填写公文内容和收文单位, 根据公文不同类别生成发文机关“代字”; (2) 同时支持待发公文的两种文件格式:CEB版式文件或者文本文件。其中CEB版式文件要支持扫描件以附件形式进行发送, 要能够与电子公章结合, 实现电子签章; (3) 根据发文日期和公文号, 发文人能够实时查看已发公文的公文签收情况; (4) 发文人能够看到已签收公文的信息, 例如签收人、签收时间、签收人联系电话等。

公文接收的详细功能有三个: (1) 签收公文, 可以单独签收也可以批量签收。如果不同意签收, 就填写退文原因后将其退回; (2) 打印、下载或者浏览签收后的公文, 如果公文是版式文件, 就直接打印版式文件, 如果公文是加密文件, 下载时要脱密下载; (3) 可以单独也可以批量导出已签收的公文, 导出的公文以压缩包或原始文件的方式存储到本地。

公文查询的主要功能是允许用户根据关键字 (例如主题词、标题、发文时间等) 查询所签收的公文。

公文统计的主要功能是统计某时间段内某单位的发送公文数量、签收公文数量和未签收公文数量等。

2.2 电报收发

主要功能有四个:电报发送、电报接收、电报查询、电报统计等。

电报发送有二个功能: (1) 新建电报, 填写电报内容和发送单位, 以附件的方式将CEB版式的电报文件发送出去; (2) 签收情况查询:发报人能够查询到已发出电报的签收情况, 包括签收人、签收时间、签收人联系电话等。

电报接收的详细功能有:签收电报;打印或者导出已签收电报。

电报查询的主要功能是允许用户根据关键字 (常见的为主题词、标题、发报时间等) 查询所签收的电报。

电报统计的主要功能是允许用户统计某时间段内某单位的电报收发情况, 包括发送电报数量、签收电报数量、未签收电报数量等。

2.3 通知收发

主要用于会议通知等的发送和接收。主要功能包括通知发送、通知接收、通知查询和通知统计。

通知发送有二个详细功能: (1) 新建通知, 填写通知内容和接收受单位, 然后发送; (2) 查看通知签收情况, 详细信息包括签收人、签收时间、签收人联系电话等。

通知接收的主要功能有:签收通知;将通知以压缩包或者原始文件的方式导出到本地电脑。

通知查询的主要功能是允许用户查询通知。

用户统计的主要功能是允许用户能够统计某一时间段内某单位的通知收发情况, 包括发送数量、签收数量、未签收数量等。

3 公文交换技术

EDES系统使用的电子公文交换技术的层次模型如图2所示。

图2的层次模型描述了电子公文从发送方交换到接收方所涉及的各个层次。数据层直接交换传输数据包, 数据包内是电子公文信息内容。信息层根据发送方和接收方的相关信息组织交换过程, 将电子公文从发送方交换传输到接收方。节点层管理电子公文在交换过程中路由的节点, 控制各路由节点对电子公文的存储和转发。传输层使用TCP/IP、FTP、SMTP等不同的底层技术, 进行电子公文的实际传输与交换。

为了兼容不同的标准与格式, 格式转换在交换系统设计处于重要位置。如图3所示, EDES系统的方法是让公文首先经过格式转换接口, 按照统一标准的格式转换部门的办公系统流转公文, 然后再将统一格式的公文送到应用适配器, 并将转换的接口文件放到相应目录。

公文监控模块会定期在固定目录中检查是否存放接口文件, 如果发现有接口文件, 就说明有文件需要传输, 它就可以依据接口文件建立传输信息, 然后经由应用适配器调用公文交换系统的Web Service接口, 以完成信息传输。

公文交换系统接收到传输的消息数据包后, 会解开数据报, 解析消息头, 析取消息来源和目的地。

消息被传输给目的地之后, 目的地位置的公文监控程序就会在相应目录下建立相应的接口文件。然后目的地位置的公文系统会接收数据, 并根据接口文件将数据转化为本地的公文数据, 并在部门内部进行传输和流转。

接口文件需要进行统一的标准定义, 以保证接口交换标准的统一性。如果需要兼容不同办公系统的标准, 就需要统一定义接口文件的标准格式。

4 系统安全性的实现

在各项质量中, 公文交换系统尤为看重安全性, 因为这关系到公文的保密性。考虑到公文交换传输系统会整合多个部门, 在各部门之间进行业务处理、信息共享, 保证它的安全性就更为关键了。

EDES系统主要通过以下几个措施来保证安全性:

4.1 防范黑客

防范黑客是网络安全最为基本的部分。黑客入侵防范需要科学、准确地分析评估现有或将要构建的整个网络的安全防护性能。根据上述安全评估信息再分析相应的安全策略, 以及安全策略的可实现性、经济可行性、组织可行性等。

4.2 病毒防护

要防止病毒侵害服务器上的电子公文数据, 就需要让公文交换系统中的计算机对各种病毒具有一定的免疫能力, 这需要运用有效的病毒防护技术, 在服务器和客户端共同防护网络病毒。

4.3 服务器备份

EDES系统使用集群技术来实现容灾和数据安全。集群技术具有性价比高、可靠性高等优点, 还可以实现负载均衡与容错。

4.4 数据库安全

数据库的数据安全包括二个方面:数据库自身的数据安全和数据库与应用服务器的数据传输安全。为数据传输安全, EDES在数据库与应用服务器通讯时采用了IPSEC加密通讯方式。为保证数据库自身的数据安全, EDES系统采用了数据库支持的认证授权方式。

4.5 网络传输保护

为了防止数据在网络传输中出现安全问题, EDES系统将所有网络传输的数据、信息、通知、公告等, 进行DES加密, 以确保网络传输数据信息的安全。

5 总结与展望

随着电子政务越来越重要, 作为其核心的电子公文交换技术也越来越关键。本文所描述的电子公文交换系统EDES就是本文作者所做的尝试, 该研究对推动电子政务的全面建设具有一定的积极作用。

四川省公文网上交换管理暂行办法 第2篇

第一章总则

第一条 为实现全省党政机关之间公文网上交换工作规范化、制度化、科学化，确保公文网上交换的安全有效，根据《中共四川省委办公厅、四川省人民政府办公厅关于开展公文网上交换工作的通知》（川委厅„2003‟1号）的要求，参照中央办公厅、国务院办公厅有关电子公文传输管理暂行办法，特制定本办法。

第二条 电子公文是指利用公文网上交换软件系统，通过电子技术，把纸质公文转换为具有公文规范格式的电子数据。

第三条 电子公文应当符合《中国共产党员机关公文处理条例》、《国家行政机关公文处理办法》、《中共四川省委机关公文处理实施细则》和《四川省公文处理实施细则》的有关规定。

第四条 公文网上交换是指电子公文生成、发送、接收过程。

第五条 各市（州）、县（市、区）党委、政府办公厅（室）和省级各部门负责部署本级本部门公文网上交换工作，并制定推进措施。各级党政网建设领导小组办公室负责管理、指导和督查本级公文网上交换工作，协调解决公文网上交换中出现的问题。各级党政网管理中心和省级各部门网管单位负责本级本部门公文网交换的技术服务工作。

第二章公文网上交换

第六条 公文网上交换使用四川党政网统一软件平台，通过“四川省公文交换中心”（含“四川政府公文交换中心”）和各市（州）“公文交换中心”的窗口进行交换。

第七条 各级各部门用于电子公文交换的专门用户名，由各级党政网管理中心逐级上报申请，经四川党政网管理中心审批后下发，各级各部门应妥善保管。

第八条 网上交换的公文范围包括：省、市（州）党委、政府及办公厅（室）向下级或平级机关、单位制发的文件；市（州）、县（市、区）党委、政府及办公厅（室）向上级机关报送的请示性文件；各机关、人民团体及企事业单位向省、市（州）党委、政府及办公厅（室）报送的请示性文件。各市（州）省级各部门向省委、省政府报送的报告性文件在实行纸质交换的同时，也可在网上交换。

各县（市、区）党委、政府及办公室向下级或平级机关、单位发送公文的方式和种类由各县（市、区）党委、政府及办公室参照本办法制定。

省、市（州）、县（市、区）级部门向上级、下级或平级部门发送公文，也可参照本办法统一在各级公文交换中心进行。

第九条 省级各部门与中央和国家机关之间的公文交换方式按中央和国家机关要求执行。

第十条 公文网上交换应当配备以下设备：专门用于公文网上交换的计算机；全省统一标准的四川党政网公文网上交换系统（包括密码设备。公文发送、接收管理系统软件）和电子公文归档管理系统软件；彩色激光打印机或彩色喷墨打印机。公文网上交换涉及的主要设备都应有备份。

第十一条 公文网上交换系统密码设备管理，按省密码工作领导小组办公室的有关规定执行。

第十二条 公文完成审批、签发手续后，各级各部门负责公文网上交换工作的部门将其处理生成电子公文，经部门负责人核批后，通过“公文交换中心”的本部门公文交换箱发送至接收部门。

第十三条 电子公文的发送。发送部门应当在24小时内对所发公文的接收情况进行查验，待得到“已签收”指示后，方可为公文发送过程完成。3-

在专用计算机上使用。

第四章 安全保密

第二十一条 绝密级公文不得在网上交换。

第二十二条 公文网上交换各环节必须严格保密，不得向无关人员透露操作程序或提供电子印章软盘等相关设备和软件。

第二十三条 公文网上交换系统用户口令应由使用单位定期更换。第二十四条 用于公文网上交换的计算机及其相关设备应指定专人管理和维护，在四川党政网内网上使用，严格与国际互联网和政务外网物理隔离。

第二十五条 电子公文交换的保密管理工作严格执行省委保密委员会《关于加强四川省电子公文交换保密管理工作的意见》。

第五章其他

第二十六条 电子公文应当存放在指定服务器或专用微机上，并做好数据备份工作。电子公文及其数据备份应当指定专人严格管理，未经部门负责人同意，不得随意修改、删除、拷贝和打印。

第二十七条 电子公文归档后的存放时限与相同内容的纸质公文存放时限相同。

第二十八条 各级党政网建设领导小组办公室要对网上发送的文件签收情况及时收集，定期通报。

基于XML的电子公文交换 第3篇

一、XML概述

1. XML基本概念。

XML是e Xtensible Markup Language的缩写, 译为可扩展置标语言。它是由W3C组织于1998年2月发布的一种面向Web的新型置标语言标准。XML定义的初衷是作为一种互联网上交换数据的标准, 它关注的不是数据的布局和显示, 而是如何描述数据内容的组织和结构, 以便数据在网络上进行交流和处理。XML有很多相关的技术, 只有将这些技术结合起来, 才能充分发挥XML的强大功能。这些技术除了DTD外, 还包括XML Schema (XML模式) , Namespaces (命名空间) 等。

2. XML的作用。

设计之初, XML的目标之一是取代HTML, 为新出现的复杂的Web应用提供标准的Internet语言。然而, 由于XML在跨平台性、可扩展性、自描述性和结构性等方面的突出优点, 它的应用范围早已突破了HTML所达到的范围。随着XML相关技术的发展, 它的应用领域越来越广泛。XML的主要作用表现在以下几个方面: (1) 描述数据。XML最根本的作用是用来描述数据, 说明“数据是什么”。 (2) 制定标准的数据格式。XML被广泛应用于数据格式标准的制定, 它成为各行业描述建立自己的行业化标准的理想语言。 (3) 用不同的方式显示同一XML数据, 以应用于不同场合。由于XML是显示与处理相分离的, XML定义的数据允许指定不同的显示方式, 使数据更合理地表现出来。 (4) XML可以作为电子数据交换的统一格式。由于XML是非专有的并易于阅读和编写, 具有到目前为止其他方法所不具备的数据描述特点。

二、XML在电子公文流程中的作用

1. 在不同机构间实现电子公文交换。

在电子政务环境中, 电子公文流程的实现是一个全程管理过程, 涉及公文整个的生命周期。这个生命周期内, 会牵涉到很多不同的处理机构、处理过程和处理步骤, 公文需要转呈和分发到很多单位。各单位的电子文件管理系统在所基平台、构建方式、系统结构、应用范围、数据资源等方面存在一定差异。所以, 电子公文流程中需要实现统一的数据交换平台, 实现部门业务之间的统一信息交换, 为公文联合审批与协同办公、电子公文全程管理提供支撑平台。XML能提供各种完整的解决方案, 包括数据采集、数据传递、数据结构与数据呈现等, 简化文件生命周期流程设计。XML的关键是将数据信息的显示与处理分开从而提高效率。将需要交换的数据转换为XML文档在各个应用程序之间传递。只要数据交换中各参与方采用统一的词汇表和格式生成XML文档, 不同应用系统中不同语言编写的应用程序就可正确识别和解析文档中的数据, 实现数据的动态交换。

2. 在不同的电子文件管理系统之间交换数据。

在实践开发中, 电子文件管理系统可以是多种多样的。如同当前的办公自动化系统一样, 电子文件管理系统的开发环境、开发工具、数据库系统的选用是不可能加以硬性限定的。但是, 开发出来的系统要做到数据底层结构相对灵活, 具有良好的开放性, 系统之间可以实现数据的交换和共享。此时, 可以使用XML进行系统之间的数据交换。例如, 有A、B两种标准不同的数据库, 二者之间的数据不能互传, 只要把数据放在XML中, 就可以让A、B之间共同传输数据了。XML今后将会是数据在数据库之间交换时的标准方式, 已经有许多数据库厂商支持XML数据交换。把数据转换为XML格式将大大减少交换数据的复杂性, 并使得这些数据能被不同的程序读取。

3. 在更高层面上实现电子公文信息共享。

以XML格式提供的电子公文信息, 由于具有良好语法结构, 从而具有良好的可维护性和可重用性, 可以被更多的用户、更多的设备所利用。别的客户端和应用程序可以把保存电子公文信息的XML文档作为数据源来处理, 包括以正确的格式显示、打印、管理、查找、抽取文件信息, 生成目录、摘要或大纲等。这些处理可以利用任何理解XML的工具, 并且可以为不同目的使用不同工具。既可以用最普通的文本编辑器来编辑和阅读XML文档, 也可以用专门的XML编辑工具来编辑和校验, 还可以通过DOM或SAX等编程接口直接来实现应用程序对XML数据的访问和存取, 以更具弹性的不同方式呈现相同的数据来源。例如, 在公文中心, 针对底层所有单个档案机构的数据, 基于XML开发动态应用, 实现动态数据交换、动态信息发布等, 从数据库中取出数据, 将XML数据同应用程序集成, 动态产生XML文档, 从而在全部或部分意义上实现档案信息资源的顶层聚集, 达到更大范围的信息共享, 实现电子公文的参考价值。

三、基于XML的电子公文交换

1. 电子公文组成要素。

定义公文组成要素的目的就是为了能将一份完整的公文按照需求切割成较小的单位, 以实现机器对公文信息的识别和理解。每一个公文组成要素都要有确切的含义, 同时这些要素还要能明确表达出公文携带的信息。公文组成要素要简单明了、没有歧义, 还要能支持所有公文流程。有了这些公文组成要素, 公文及档案管理电子化处理所用的所有资料都可以用“组成要素”进行描述。《基于XML的电子公文格式规范》中定义的电子公文基本组成要素一般包括:秘密等级、保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、附件说明、发文机关署名、公文生效标识、成文日期、附注、主题词、抄送机关等。除了这些基本要素, 各单位可以根据具体业务需要, 在公文体中增加一个或多个除基本组成要素以外的扩展要素。《基于XML的电子公文格式规范》的第二部分定义了电子公文主体的组成要素、逻辑结构UML模型, 还给出了各组成要素的DTD和Schema描述及电子公文和公文体的DTD和Schema描述。一个组成要素的描述一般包括XML标记、定义和值域三个部分。

2. 电子公文交换格式。

为了实现电子政务的协同办公, 首先要实现数据的统一表示。这样才能使不同的政府部门之间形成真正意义上的互通, 所以电子公文表示的标准化是电子政务协同办公的基础。电子公文处理必须遵循共同的规范, 使开放环境中任何计算机平台都知道如何处理这些公文, 而基础就是机器和人类都可以辨识的电子公文交换格式。为了规定电子公文的基础数据规范, 让数据和公文更容易表示和共享, 在将其数据标准化的同时, 还要充分考虑到开放式数据交换的需求。在《基于XML的电子公文格式规范》的第五部分“交换”中, 结合XML技术, 采用DTD、XML Schema等表示方法来定义电子公文交换模型和数据结构。因为有了标准的公文组成要素为基础, 就可以将各类型公文以XML语法制定出其内容结构, 也就是说可将各类电子公文交换的DTD和Schema定义出来, 各单位按此生成的公文就可通过公文中心进行电子交换。DTD定义能说明在一份电子公文的XML文档中可以出现哪些要素, 并指明要素的属性、排列顺序、包含的内容。

3. 基于XML的电子公文内容解析。

对XML文档数据操作需要有编程接口, 通过接口对数据信息进行修改及实现节点遍历。XML编程接口有两种:基于树结构的DOM (Document Object Model, 文档对象模型) 接口和基于事件驱动的解析接口SAX (the Simple API for XML, XML简单应用程序接口) 。应用程序不是直接对XML文档进行操作的, 而是先由XML分析器对XML文档进行分析, 然后应用程序如电子文件管理系统通过XML分析器所提供的DOM接口或SAX接口对分析结果进行操作, 从而间接地实现了对XML文档的访问。在实际使用中, 由于DOM易于使用, 具有丰富的API, 易于导航, 并允许对XML文档进行随机访问, 所以在电子公文的解析中, 一般会使用DOM来解析XML文档。

4. 基于XML的数据库间的信息交换。

要实现机构间电子公文信息的交换, 必然涉及数据库间的信息交换。为了使业务数据交换成为可能, 就必须实现数据库的XML数据存取, 并且将XML数据与应用程序集成, 进而使之同现有的业务规则相结合。XML提供了一种连接关系数据库和面向对象数据库以及其他数据库管理系统之间的操作接口。关系数据库和面向对象数据库首先需要将数据从数据库中提取出来, 经过转换或直接以XML数据形式发布到网上, 然后相互交换数据, 交由上层应用系统处理。开发一个访问数据库的XML应用系统需要同时借助XML编程接口和数据库编程接口。前者用于对XML文档的解析、定位和查询, 所需技术包括XML DOM和SAX等;后者则用于访问数据库, 如数据库中数据的更新和检索等, 常用的技术有ODBC、JDBC、ADO等。

摘要：XML及其相关技术已成为解决跨平台电子公文交换问题的主要手段。本文介绍了XML技术的基本概念、特点及其在电子公文流程中的作用, 并结合实例介绍了XML在电子公文交换中的具体应用。

关键词：XML,电子公文,数据交换

参考文献

[1]国家社科基金项目《电子政务环境下电子公文流程分析与设计》部分成果.

[2]国家图书馆《中国文献编目规则》修订组.中国文献编目规则 (第二版) .北京:北京图书馆出版社, 2005:第一部分.著录法.第十三章.电子资源.

[3]段健滨.xml数据交换技术在电子政务中的应用[J].信息技术, 2006 (7) .

[4]孙建华.XML在数字化档案馆中的应用[J].中国信息导报, 2004 (10) .

档案公文电子交换架构的设计与思考 第4篇

在现行整体交换架构中, 使用单位进行公文电子交换时包含有3个管道:一是利用行政院研考会委外设计之公文电子交换系统XML-Box XML-Box II进行公文电子交换。二是通过自建交换中心再介接使用行政院研考会委外设计之公文电子交换网关XML-Gateway进行公文电子交换。三是利用统合交换中心之公文电子交换系统进行公文电子交换。

兹就上述架构, 据以说明各不同架构下所属使用单位进行公文电子交换之历程:

(一) XML-Box&XML-Box II。

机关一与机关二利用XML-Box或XML-Box II设备直接进行公文电子交换, 相关作业历程为:

1. 与其他XML-Box或XML-Box II进行交换。

如机关一欲发送公文至机关二时, 先利用XML-Box将公文数据传送到XML-Box II, 再由机关二至XML-Box II收取公文, 即完成该份公文电子收发作业。

2. 与自建交换中心进行交换。

如机关一欲发送公文至机关甲时, 先利用XML-Box将公文交换数据传送到XML-Gateway, 再由自建交换中心之公文电子交换系统至XML-Gateway将公文取下, 机关甲则至该中心公文电子交换系统收取公文, 即完成该份公文电子收发作业。

3. 与交换中心进行交换。

如机关一欲发送公文至机关A时, 先利用XML-Box将公文数据传送到交换中心一之公文电子交换系统, 再由机关A至该中心公文电子交换系统收取公文, 即完成该份公文电子收发作业。

(二) 自建交换中心。

机关甲与机关乙当进行公文电子交换时依据所发送之对象, 分为中心内部交换与跨网关交换 (通过XML-Gateway进行转送作业) 2类, 相关作业历程为:

1. 自建交换中心内部交换。

同一自建交换中心下之使用单位互相进行交换作业, 如机关甲发送公文数据至机关乙时, 仅通过自建交换中心所属之公文电子交换系统即可进行, 不需经过XML-Gateway即可完成公文收发作业。

2. 跨网关交换。

需通过XML-Gateway与其他机关进行交换。

(1) 与XML-Box或XML-Box II进行交换。若是由机关甲发送公文至属于XML-Box或XML-Box II之使用单位时, 则需通过XML-Gateway进行跨网关转送的作业;如机关甲拟发送公文资料至机关一, 则需由自建交换中心之公文电子交换系统将公文交换数据传送到所属XML-Gateway, XML-Gateway会将公文数据传输到XML-Box, 再由机关一至XML-Box收取公文, 完成整个公文收发作业。

(2) 与交换中心进行交换。若是由机关甲发送公文至属于交换中心之使用单位时, 则需通过XML-Gateway进行跨网关转送作业;如机关甲拟发送公文资料至机关A, 则需由自建交换中心之公文电子交换系统将公文数据传送到所属XML-Gateway, 再由XML-Gateway转送到交换中心一之公文电子交换系统, 最后由机关A至该中心公文电子交换系统收取公文, 完成整个公文收发作业。

(3) 与其他自建交换中心进行交换。若是由机关甲发送公文至属于其他自建交换中心之使用单位时, 则需通过XML-Gateway进行跨网关转送作业;如机关甲拟发送公文数据至其他自建交换中心之使用单位, 则需由自建交换中心之公文电子交换系统将公文传送到所属XML-Gateway, 再转送到其他自建交换中心所属XML-Gateway, 通过其他自建交换中心之公文电子交换系统至所属XML-Gateway收取公文, 再由收文机关至该中心公文电子交换系统收取公文, 完成整个公文收发作业。

(三) 统合交换中心。

机关A、机关B、机关C与机关a、机关b、机关c等, 当进行公文电子交换时依据所发送之对象, 分为中心内部交换与跨中心交换2类, 相关作业历程为:

1. 交换中心内部交换。

当同一交换中心内部之使用单位进行公文电子交换时, 如机关A与机关B间或机关a与机关b间, 通过各交换中心所属之公文电子交换系统即可进行内部交换。

2. 与XML-Box或XML-Box II进行交换。

若是由机关A发送公文至属于XML-Box、XML-Box II之使用单位时, 则由交换中心之公文电子交换系统进行对外传送作业;如机关A拟发送公文资料至机关一, 则需由交换中心一之公文电子交换系统将公文传送到XML-Box, 再由机关一至XML-Box收取公文, 完成整个公文收发作业。

3. 与自建交换中心进行交换。

若是由机关A发送公文至属于自建交换中心之使用单位时, 则由交换中心之公文电子交换系统进行对外传送的作业;如机关A拟发送公文资料至机关甲, 则需由交换中心一之公文电子交换系统将公文传送到传送到XML-Gateway, 再经由自建交换中心之公文电子交换系统至XML-Gateway将公文取下, 机关甲则至该中心公文电子交换系统收取公文, 完成整个公文收发作业。

4. 与其他统合交换中心进行交换。

若是由机关A发送公文至属于其他交换中心之使用单位时, 则由交换中心之公文电子交换系统进行对外传送的作业;如机关A拟发送公文资料至机关a, 则需由交换中心一之公文电子交换系统将公文传送到交换中心二之公文电子交换系统, 再由机关a至该中心公文电子交换系统收取公文, 完成整个公文收发作业。

可携式文件并具有下列文件传送时之特性:一是当文件过大时, 可不用全部传送完毕, 即可显示。二是可携式文件之最适格式每页可先显示文字 (text) 和图像 (picture) , 然后才显示字型 (fonts) , 即利用perceived speed与actual speed之视觉差异现象。三是可快速检视跳页数据。

产生可携式文件有两种方式:一是应用程序利用仿真打印机驱动程序 (Writer) 直接产生可携式文件档案。二是应用程序利用Post Script打印机驱动程序间接产生可携式文件档案。

二、公文电子交换附件传送格式建议

(一) 文本文件附件。

由于可携式文件格式之跨平台特性、高压缩比、可移植性、可支持任何软件、及安全性, 所以建议以其他文字处理软件制成之电子文件应转成可携式文件格式, 连带本文之XML档一起传送。传送之数据若能携带字体, 则连带字体一起传送。传送之数据若无法携带字体, 则收文端之软件应以True Type显示文字数据。传送之数据若无法携带字体, 而且收文端之软件无法以True Type显示文字数据, 则应将数据转成图形格式以传送之。

(二) 静态图形档案附件。

静态图形固然可随可携式文件传送, 但单独之静态图形宜制成JPEG图形文件传送。由于JPEG格式压缩比高、显示颜色可达全彩、显示速度快、被广泛使用、且跨平台, 所以建议将图表制成JPEG格式。

(三) 工程图档案附件。

由于IGES为美国国家标准且为全球业界广泛使用, 所以建议工程图档案采用IGES格式。

(四) 动画档案附件。

由于MPEG可支持3D动画、可结合影像及声音、影像质量高、且广泛使用, 所以建议动画档案采用MPEG格式。

(五) 声音档案附件。

由于WAV格式制作容易、可使用任何音源、且硬件需求少, 所以建议声音档案采用WAV格式。

(六) 动态图像文件案附件。

由于MPEG可压缩、储存空间小、影像质量高、且广泛使用, 所以建议图像文件案采用MPEG格式。

三、中文字码处理说明

一是公文以电子方式传递时, 若需经公文电子交换中心, 则交换之公文需转换为中文标准交换码CNS11643 (以下简称国标码) 。二是在线签核系统需具备处理BIG5、BIG5E、Unicode等中文字码之文稿。三是各机关办理档案目录、分类表及移转 (交) 电子媒体封装文件之传 (汇) 送时, 中文字以国标码、BIG5或Unicode表示之。四是机关 (构) 应有中文字码管理人员管理、维护各机关 (构) 内共享之使用者造字区字集与前置处理软件建置之单位自用 (造) 字对照档之正确性, 并可视需要应用国标码全字库网站, 收文端接收之XML格式公文, 若经转码, 收文机关 (构) 之CNS_B5U.tbl没有对照之字码时, 应通知机关内部中文字码管理人员于CNS_B5U.tbl中新增自用 (造) 字, 提供机关 (构) 内使用者使用, 以确保收文端之电子文件能正确表达发文端所发公文之中文字形。

摘要：为达成节能减纸之目标, 各机关文书及档案管理相关作业, 如公文制作、文书核拟、流程管理、传递交换及档案管理等, 应建立公文全程电子化操作系统, 明确节能减纸指标, 迈向无纸化, 纸本作业转化为电子作业, 使其原有作业程序得予简化。

关键词：网络技术,档案信息,文件传递

参考文献

[1] .陈兆祦.档案管理学基础[M].北京:中国人民大学出版社, 2005, 第3 版

[2] .杨桂芹.论档案信息化建设的发展[J].中国新技术新产品, 2009, 5

[3].孙兆伟.关于档案信息化建设的两点宏观思考[J].黑龙江档案, 2011, 8

公文交换 第5篇

关键词：OA系统,电子公文,公文交换

1 概述

在政府的日常工作中, 经常需要办理和制发文件, 这些文件按照特定的体式、经过一定的处理程序形成和使用的书面材料, 称之为公务文件。

目前, 世界上各国政府都在积极进行电子政府的建设, 公文经过信息化系统处理后形成的文件被称之为电子公文。

传统公文处理流程依靠人为推动运转, 整个流程受人为因素影响很大, 同时也存在较大的随意性, 在公文处理的质量与时间上无法实现总体把控。同时, 传统纸质公文在信息流转与共享上受到很大的限制。随着单位办公对运用办公自动化技术解决公文办公的要求越来越高, OA系统目前被广泛运用于解决电子化办公的要求。

OA系统在公文流转中的应用, 可以实现公文流转的自动化, 每个环节都可以在OA系统中进行, 甚至可以根据OA系统设定的公文流转自动化推进, 工作人员可以直接在公文上, 完成公文的办公流程, 保证公文的实效性, 同时工作人员可以实时跟踪公文状态, 比通过智能提醒方式进行提醒催办, 调高办公效率。

OA系统不但可以规范公文处理流程, 同时对公文的各个细节也实行规范化管理, 比如规范公文版式:标题、正文、文种等。特别重要的是, OA系统自身还可以实现电子公文全企业内的共享。

然而, 在实际工作中, 不同单位和部门往往采用了不同公司开发的OA系统, 同时由于单位涉密工作的需要, 在实现跨地域跨部门单位间公文交互的问题往往不是通过原有单位OA系统的改造来实现。因此, 具有统一安全性规划, 并且和原单位OA系统分离的电子公文交换系统应运而生。

通常常用的做法是在原有的OA系统中进行拟文、办文、定稿等公文流转的过程, 定稿后的电子公文转换成版式文件, 进入到电子公文交换系统中, 经过盖章、签发、发送后, 将电子公文发送到相应接收单位。接收单位的电子公文交换系统收到公文后, 将电子公文打印、脱密后转入到本单位OA系统中, 进行收文登记和进一步处理。

由于OA系统和电子公文交换系统作为独立的系统, 经常由不同的建设施工单位进行建设, 并且不同OA系统内部使用的公文内容与格式也不尽相同, 因此, 如何将不同的OA系统与电子公文交换系统进行集成往往成为电子公文在跨地域跨部门单位间共享工作的重点和难点。

2 问题背景

在电子政务水利信息化的工作方面, 目前, 黄河水利委员会实现了公文运转电子化管理, 可以对电子公文在收文办理、发文办理的登记、审核、拟办、运转等环节进行管理, 实现了公文查询、存储和流转管理的电子化。

黄委综合办公系统是黄河水利委员会机关各级单位在日常办公中使用的公文收发, 起草、流转和处理的综合性自动化办公系统, 实现了电子公文在黄河水利委员会委机关各部门间的流转与办理, 做到了无纸化办公, 提高了办公效率。

然而, 部分黄河水利委员会附属单位也独立建设有各自内部的OA系统。目前, 这些单位和黄委委机关间公文的交换是通过黄委电子公文交换系统完成的。

黄委委机关和部分拥有OA系统的委属单位在跨部门间发送公文时, 首先需要利用各自OA系统起草并生产相应的待交换公文文件, 然后在黄委电子公文交换系统中将OA系统或手工成文后的各种格式 (如DOC/S2/S92等) 的电子公文文件, 利用方正Apabi Maker转换为电子公文标准格式CEB类文件。之后, 利用电子公文交换系统进行上传、签发、加密、盖章和发送。收到公文的单位, 利用电子公文交换系统进行签收、打印和脱密, 这些跨部门的外单位公文目前还不能够自动进入各自单位的OA系统中进行自动化的流转处理。

为了提高公文在单位间流转的效率, 有必要通过信息化集成技术, 分别由黄委各类OA系统建设管理单位实施建设与黄委电子公文交换系统进的功能性集成工作。从而可以实现:

(1) 公文从OA系统到的黄委电子公文交换系统的操作上传;

(2) OA系统对黄委电子公文交换系统中待办公文的自动接收。

3 解决方案

具体来说, 可以开发电子公文自动交换服务完成电子公文在黄委电子公文交换系统和黄委各级单位OA系统自动交换电子公文的功能, 从而实现OA系统与电子公文交换系统的集成。图1介绍了电子公文自动交换服务具体的功能组成:

电子公文在黄委各级单位OA系统和黄委电子公文交换系统间进行交换时, 分为公文上传到电子公文交换系统的过程和公文从电子公文交换系统中接收的过程。

首先, 在公文上传到电子公文交换系统的过程中, 依照黄委电子公文交换系统的标准要求, 电子公文自动交换服务可以将OA系统中的公文自动组装成为XML文件。组装完成后, 电子公文自动交换服务将XML文件通过基于http协议的传输过程发送到黄委电子公文交换系统中。公文发送完成的过程中, 电子公文自动交换服务可以记录公文的发送事件和发送成功与否的日志。在公文从电子公文交换系统中接收的过程中, 电子公文自动交换服务依照各OA系统的电子公文格式, 将收到的XML文件进行解析。在公文接收和解析的过程中, 电子公文自动交换服务可以记录公文的下载以及解析事件日志。表1概括出了电子公文自动交换服务的功能点。

在部署的过程中, 黄委机关与各级委属单位电子公文自动化交换服务采用分布式的应用部署架构方式。图2描述了利用电子公文自动化交换服务集成OA系统与电子公文交换系统的整体系统集成部署架构。

如图2所示, 黄委委机关OA系统, 山东局OA系统, 河南局OA系统, 水文局OA系统和其他委属单位已建或待建OA系统分别通过分布式部署的电子公文自动化交换服务与已建的黄委电子公文交换系统进行电子公文的交换。

具体来说, 各单位已有或待建的OA系统首先需要按照黄委电子公文交换系统规定的电子公文交换格式, 通过各单位自行开发的电子公文自动交换服务对电子公文进行格式编辑处理, 然后通过电子公文自动交换服务提交到黄委电子公文交换系统中进行分发。

电子公文交换系统收到公文后, 可以通过各单位自行开发的电子公文自动交换服务将电子公文直接下发到各单位的OA系统中。

4 实施结果

目前, 实现黄委委机关综合办公系统与黄委电子公文交换系统的自动化交换服务已经开发部署完成。通过运行结果来看, 该服务实现了:

(1) 公文从黄委委机关综合办公系统到的黄委电子公文交换系统的操作上传;

(2) OA黄委委机关综合办公系统对黄委电子公文交换系统中待办公文的自动接收。

图3展示了黄委委机关综合办公系统与黄委电子公文交换系统的自动化交换服务部署实施后, 黄委委机关综合办公系统通过自动化交换服务向黄委电子公文交换系统上传下发公文的统计情况。

5 结束语

开发的电子公文自动交换服务实现了OA系统与电子公文交换系统的集成工作, 提高了OA系统与电子公文交换系统间公文上传与下发的效率, 避免了大量的人工拷贝工作。在OA系统中对发送公文选择后, 通过点击发送按钮, 可以实现公文的格式标准化转换 (按照电子公文交换系统的规定标准) 以及向电子公文交换系统的自动上传。同时, 服务部署后, 在电子公文交换系统中通过选择下发单位和公文文件, 可以自动的将公文下发到相关单位的OA系统中。

自黄委委机关综合办公系统与黄委电子公文交换系统的自动化交换服务部署实施三个月以来, 大大缩短了黄委机关部门向委属单位下发公文的处理时间和黄委机关部门通过电子公文交换系统接受委属单位文件的时间, 节约了人力成本。

参考文献

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[2]刘刚, 邓飞其.电子公文交换系统OA接口平台设计研究[J].计算机与信息技术, 2009 (Z2) .