采访企业回复范文（精选3篇）

采访企业回复范文 第1篇

省长信箱回复格式样本

XXXX〔2012〕XX号

关于XXX来信事项的网上回复

信件编号： 回复内容：

经

查，XXXXXXXXXXXXXXX,XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXX,XXXXXXX。（概述对问题和诉求的调查、认定情况，政策法规依据，处理意见，信访人是否满意的态度等。）

（直接责任单位公章）二〇一二年XX月XX日

制作要求：

1.使用责任单位红头文件纸，并有规范的文号。2.信件编号必须是省长信箱编号。

3.网上回复应在书面答复基础上，进行摘编，字数一般控制在500字以内。文字表述应准确、简洁、庄重、合体，切实达到沟通、宣传、教育、疏导等社会效果。4.加盖章必须是法人公章，不得使用信访专用章、内设机构章等。5.责任单位对回复意见的真实性、准确性、公正性负责。

采访企业回复范文 第2篇

关键词：采访心理学,采访对象,记者,读者

在传媒行业竞争日趋激烈的今天, 新闻实践活动对记者的知识体系提出了更高地要求。掌握一定的心理学知识, 能够进一步提高记者的交流能力, 便于记者挖掘采访对象不为人知的内心世界, 在采访中获得更好地沟通效果, 收集更多地信息资料。运用心理学原理来指导新闻实践, 不仅能减少实践中的盲目性, 提高工作效率, 而且对于新闻改革与新闻事业发展都有着深远地意义。

一、何谓采访心理学

采访心理学是新闻心理学的一个组成部分。“所谓新闻心理学, 是运用心理学的基本原理和方法, 主要研究探讨新闻工作与新闻传播过程中受传双方的心理特点、感应规律以及各自的心理机制与心理活动规律的一门学科。新闻心理学融合普通心理学、社会心理学、认知心理学、管理心理学的有关理论与新闻学于一体, 尽量涵盖报刊、广播、电视、网络的新闻工作者和读者、听众、观众共同的心理活动的规律以及各自的特点, 力求科学性、理论性和实用性相结合”。

作为整个新闻流程中至关重要的一环, 采访活动尤其需要心理学的正确指导。

二、如何应用采访心理学

在传媒界, 记者首先是一个信息的采集、加工和生产者。当记者的都知道这么一句行话: “七分采访三分写”, 说的是采访在整个采编流程中的重要性。而采访要面对各种人物, 应对不同场景, 这就要求记者必须要有一定的采访心理学知识, 准确把握采访对象的心理特征, 才能够得心应手地处理各种情况。

成功扮演了报人、记者、新闻教育家等多重角色的邵飘萍是我国近代新闻史上少有的“新闻全才”。“在1923年所著的《实际应用新闻学》中, 他较早提出了采访心理学的理论, 指出:记者在采访中, 不仅要把握采访对象心理, 还要研究读者和记者自身的心理”。

以下将从如何把握采访对象心理、加强记者自身心理素质、重视读者心理三个维度并结合具体实例分析采访心理学在新闻实践活动中的具体运用。

(一) 把握采访对象的心理

记者的新闻采访实践是一个与采访对象的双向互动过程, 因此采访对象的心理活动、精神状态等都会极大地影响到采访的真实程度与质量高低。如果记者能够谙熟被采访对象的心理状况, 并巧妙调动采访对象的情绪, 将会收到意想不到的效果。

1、根据采访对象的心理类别使用不同的采访策略

一般来说, 采访对象的心理主要可分为三类:即积极配合型、一般协作型与消极对抗型。

其一, 积极配合型。即采访对象积极按照记者的要求提供素材, 有问必答, 显得十分主动热情。究其原因, 或是出于对新闻事业和记者工作的支持, 或出于本单位、本部门工作的需要, 或感到个人能够名利双收、实现自我, 或纯粹是出于交友的目的。

例如, 记者们最常遇到的先进人物、事迹报道等, 笔者曾采访过某矿一名综采队队长, 采访过程中, 该队长非常热情积极, 详细介绍了队里的生产情况和党建工作创新等, 并主动将区队学习室内张贴显示他们区队文化建设和人性化管理的宣传材料和“全家福”, 让笔者通过这些细节真实地体会煤矿工人对于工作的坚守和不乏细腻的情感。这其中的原因, 不排除该队长对新闻传播事业的尊重与支持, 但更重要的原因还是在于本次采访对他本人及所在区队都是一次很好的正面宣传机会, 他认识到可以通过这样的宣传鼓足工友们的干劲儿, 向外界展现煤矿工人的时代风采, 这也是促成了此次采访成功进行的一个重要方面。再如, 笔者有一次在父亲节去采访煤矿工人的孩子对于自己父亲的认识, 采访对象是小学六年级的孩子们, 他们个个积极踊跃地说出自己心目中父亲的形象, 孩子丰富的想象力把父亲比作超人、电池等多种形象, 这也使得本次采访真实生动, 感情饱满。面对这种心理类型的采访对象时, 记者应该因势利导, 利用采访对象积极配合的心理特征, 并根据自己的采访需要把握好采访节奏, 以达到自己的采访目的。

其二, 一般协作型。即采访对象公事公办, 不冷不热, 以礼相待。采访活动平静, 难出高潮。究其原因, 可能是认为记者要采访的事情与己无关, 只是出于礼貌才进行接待;也可能是因为工作太忙, 无暇认真投入采访;也可能是对记者存在主观意见, 只是因为工作要求才不得不接待, 因此表现出敷衍了事、漫不经心的态度。比如, 在全国人大代表会议召开期间, 每天都会有很多记者缠住人大代表提出各种问题。而有些人大代表则明显不太愿意接受采访, 只是礼貌性地应答几句, 无法提供真正有价值的新闻信息。

这种情况, 在某些新闻发布会上也有时会出现。新闻发言人为避免透漏某些不愿公开的事实, 往往会用模棱两可的官方话语与记者打打太极。布什总统的第二任新闻发言人麦克莱伦就是善于同记者周旋的高手。他在就任后的第一次新闻发布会上, 先后有数名记者就伊拉克大规模杀伤性武器问题向他发问, 麦克莱伦的回答只有一句:“这个问题我们已经讨论过了。”又有多名记者追问, 他总是用这句话搪塞, 有人数了数, 他竟然把这句话说了9次, 以不答代替回答。这对布什政府显然是很大的机密, 而且也是十分难堪的问题, 发言人不得不竭力回避。另外, 很多新闻发言人都会用“我们还没有听说过这件事”“这类情况各国都有, 我们这里也可能存在, 但我还没得到证实”, 如此等等的模糊话语进行作答。

再如, 笔者去采访某煤矿综采队中的一名普通员工, 他由于自身性格原因, 对于采访更是不加理睬, 这种情况下记者除了耐心疏导外, 可能还要考虑选择采访对象时, 或者采访前期沟通工作是否到位。此外, 面对这种类型的采访对象时, 记者要善于寻找采访突破口, 拉近与采访对象的心理距离, 从而放松采访对象的心理警惕。同时, 记者还要善于营造一种融洽、宽松、愉悦的气氛, 从而拉近同被采访对象的距离。另外, 要讲究提问技巧, 引导采访对象回忆事实细节及具体新闻要素。

其三, 消极对抗型。即采访对象拒绝接受采访或者态度冷漠生硬。拒不回答或故意讲错, 甚至与记者唇枪舌剑, 挖苦嘲讽记者。究其原因, 或是怕记者批评、揭露, 因此试图掩饰错误、劣迹等, 或是与记者存在矛盾, 成见颇深, 故拒绝配合。面对这种类型的采访对象, 记者应该单刀直入、正气凌然, 充分引用国家法律法规相关政策, 在心理上不能被采访对象压制, 要始终掌握采访的心理主动权。例如, 在2003年山西省临汾市阳泉沟煤矿发生重大矿难后, 中央电视台记者曲长缨前去采访时就遇到了重重阻力。矿主不但瞒报死亡人数, 还提前做好了准备, 销毁各种证据。在与矿主和当地政府官员斗智斗勇的艰辛努力下, 记者才最终找到证据, 揭露了临汾特大矿难的内幕。

要注意的一点是, 如果采访对象另有隐情, 那么记者就需要揣摩对方心理, 讲究方式方法, 引导采访对象说出实情。例如, 在2011年10月份, 深圳出现公务员廖某厮打辱骂父母的恶劣事件。在最开始的采访中, 廖父就不愿接受采访, 更不愿说出事情真相, 而是继续维护儿子, 只推说自己的衣服是意外刮坏。廖父的行为, 或是出于“家丑不可外扬”的考虑, 或是“护子心切”, 不想让儿子遭到社会的谴责。再如, 春节期间笔者去采访那些依然坚守在岗位上的矿工群体, 其中就有不少人不愿面对镜头, 再仔细询问后, 笔者才了解到他们之中有不少是刚毕业来到矿区, 还是头一回在井下过年, 不少年轻矿工们难以掩饰心中复杂的感情, 有的提起这个话题甚至已经潸然泪下, 这正体现了矿工真挚情感的一面, 如果笔记当时没有思考其中的原因只是草草了事, 也不会了解到他们最真实的体会。因此, 在这种情况下, 就要在充分尊重采访对象的基础上, 对其加以引导, 以期得到事实真相, 让其吐露心声。

2、注重首因效应, 给采访对象留下良好的第一印象

首因效应也可以称为第一感觉、第一印象, 是关于对外表特性的效应、感觉和印象, 主要包括容貌、穿戴、气度等。对记者而言, 其首因效应主要是通过容貌、穿着、气度等来实现的。记者的穿着打扮对于采访活动也会产生奇特的效应。

一般来说, 记者的服饰打扮有个原则, 即得体大方, 而非华丽漂亮。具体来讲, 若是到机场、会场、宾馆等场合采访外宾、领导、专家、演员等, 则不妨着意修饰一番, 甚至面料、款式、品牌等也应该有所讲究;但若是到车间、区队、矿井等场合采访普通群众的话, 就需要衣着朴素一些, 以免与采访对象产生心理上的距离感。例如记者在地地面上采访煤矿工人时, 就可以选择穿着颜色淡雅、朴实大方的衣着, 以期与采访对象产生心理亲近感, 给采访对象留下比较好的印象。

《华尔街日报》就曾经提出过一种理论:要引起里根总统的注意, 就得穿上总统夫人喜欢的颜色的衣服。因此在美国前总统里根举行的记者招待会上, 若要引起里根注意而被邀请提问的话, 记者就得穿红色衣衫。这种注重首尾呼应的细节也是记者个人风范得以见证的细节之处。

3、创造条件, 适时调整采访对象的心理状况

世界上并不存在以接受记者采访为工作的职业。因此, 对于采访对象来说, 记者总是一种突然闯入的因素。记者应该理解采访对象心理状态的变化, 并尽量创造最适宜采访的时空条件、语言环境与心理状态。具体来讲, 可以从以下几个方面着手:

(1) 要善于选择适宜的采访地点、时机, 选择采访对象比较自如的环境进行采访, 选择采访对象最乐于接受采访的时间进行采访。再以采访煤矿工人为例, 如果记者能够主动勇敢地下井与矿工沟通交流, 亲身体验矿工的实际工作环境, 会使矿工在心理上很快地接受记者。同时, 在矿工比较熟悉的环境下, 交流沟通会比较轻松自如。如, 在“走基层、转作风、改文风”的大潮中, 笔者多次深入一线与矿工交谈, 也曾与建筑工人进行深入交流, 往往是通过一天或者几天的深入采访才能采访到真实的一面, 而选择在采访对象熟悉的工作环境和场地进行采访可以让采访对象得到放松, 让采访对象不拘泥、不胆怯。

(2) 要善于从采访对象的角度去想问题, 融洽感情, 与采访对象交朋友, 使被采访者对记者产生亲近、喜欢、信任的感情, 使采访变得顺利。1937年, 美国密勒氏评论报驻北平记者韦尔斯一心想了解毛泽东及其所领导的革命。在历经艰难到达陕北后, 她见到了毛泽东。作为斯诺的前夫人, 韦尔斯在采访开始前拿出延安时期斯诺为毛泽东拍的照片, 并表达了对毛泽东的敬仰之情。这使毛泽东产生了丰富有趣的联想, 谈话气氛也活跃起来了。威尔斯在与采访对象的情感交流方面就做得很到位。再如, 一次笔者去采访煤炭企业里一对劳务工夫妻, 采访前男主人公提出让记者陪着他一起去接女儿放学, 原因是妻子在后勤是食堂工作, 下班比较晚, 如果他不去接的话就没人去接孩子放学, 并且他已经答应了好多次要去接孩子, 这次实在是不能在食言了。笔者在陪他接孩子的过程中, 正好从聊孩子入手, 了解到不少采访对象家里的情况, 和孩子轻松的对话, 也使得男主人公之前些许紧张的情绪得以缓解, 使之后的采访也进行得很顺利。

(3) 要善于寻找“共同语言”, 引起“心理共鸣”, 缩短自己与采访对象之间的距离。某记者在前去采访老舍时, 老舍正在兴致盎然地欣赏仙人球。于是记者就坐下来同老舍一起赏花, 谈论花卉。有了共同语言, 就创造出一致的心境, 也就为正式采访创造了条件。一次, 笔者去采访一位母亲时, 就主动与她聊起了孩子学习的事情, 这样这位母亲就打开了话匣子, 气氛缓和以后, 笔者在继续深入聊起她的矿工丈夫, 过渡的很自然, 聊天中, 被采访对象也表现出了很真实的感情, 讲到情深之处, 笔者也不由得抹泪, 与采访对象拉近了距离。

(4) 要注意交谈的语言技巧, 由简单到复杂, 由具体到抽象, 让采访对象能够回答, 乐于回答。如一次北京电视台的记者要采访一群中学生关于网络的看法。当记者打开摄影器材时, 中学生们显得很紧张。于是记者就从“有没有上过雏鹰网”“喜欢雏鹰网的什么内容”之类的简单问题谈起, 逐渐深入具体, 取得了不错的效果。一次, 笔者去采访一对矿工夫妻的爱情故事, 由于两位采访对象都比较腼腆羞涩, 笔者就先从他家里的摆设, 特别是从墙上悬挂的结婚照谈起, 再聊到女主人家务的忙碌等, 这样熟悉下来以后, 又从询问他们的难忘的爱情故事的细节, 引申出对于矿工爱情观、情感观的认知, 达到了采访的目的。

(5) 要善于留意细节之处, 适当沉默, 给采访对象更多真实发挥的空间。例如, 笔者跟随老师去采访贺兰山上的巡线工时, 回答问题之余, 采访对象还时不时喊几嗓子自编的歌, 正当笔者欲打断时, 被老师拦了下来, 耐心地听他唱完后再一询问, 原来每天都要走几十里的山路, 他们已经喜欢用这种方式来给自己调节了, 将这一细节记录下来, 反而能更真实的表现巡线工的工作环境和那种乐观的心境。

(二) 加强记者自身的心理素质

记者心理是采访心理学的重要组成部分。新闻采访既是一个互动的过程, 那么就必然存在一个记者在采访中不断调节自身心理, 以求获得最佳采访效果的问题。掌握记者在新闻采访中的心理活动特点, 提升自身的心理素质, 化解记者采访中发生的心理危机, 对于提高采访效率无疑具有相当重要的现实意义 。如, 在进行一些会议采访时, 记者由于客观原因受限, 对来访对象的姓名、职位等基本信息不太确定时, 这个时候, 记者首先不能着急, 而要通过侧面打听或者当面求证的方法, 遵守新闻事实准确性的原则与来访对象进行沟通, 不能畏畏缩缩, 导致不必要的新闻要素错误。

1、采访前的知识准备

从职业特点上来说, 记者作为一个特殊的职业, 经常面对不同人群, 要处理各种突发意外情况。这就要求记者必须有过硬的心理素质。记者在了解采访对象心理的同时, 也要正确认识自身的一般心理状态。

在采访前, 记者应该考虑到采访中可能出现的种种情况, 并将心理调适到最佳状态。是胸有成竹, 还是底气不足, 很大程度上取决于记者的准备工作。其中, 很重要的一点就是知识的储备情况。

记者是博闻强识还是知识匮乏, 在采访中往往会产生截然不同的效果。著名记者范长江曾经在《怎样学做新闻记者》一文中说:“新闻工作之所以可贵, 是因为知识广博。”

记者的知识储备状况也会决定记者的精神状态。如果没有充足的知识储备工作, 记者就很容易在采访中陷入僵局, 甚至会十分尴尬。英国著名影星费雯丽扮演影片《乱世佳人》中的郝思佳一角而一举成名, 获得奥斯卡金像奖。1961年3月8日, 她飞抵纽约, 庆祝世界名片《乱世佳人》复映。一个记者去采访她时问道:“您在电影中扮演什么角色?”费雯丽反问道:“你看过这部影片吗?你看过那部小说《飘》吗?”记者回答:“都没有看过。”费雯丽说:“那就不必多谈了。”她无意和一个如此无知的人交谈。当时在场的美联社记者目睹了这一记者的窘状, 写了一篇特写, 在新闻界传为笑柄。无独有偶, 上海某大报曾派两位资深记者前去采访著名学者杨振宁。采访进行不久就进行不下去了。是什么原因呢?原来是因为两位记者对杨振宁的研究领域知之甚少, 采访前又未做充分准备。因此即使杨振宁尽量谈及最基本的知识, 两位记者也是毫无反应, 于是出现“话不投机半句多”的尴尬场面。两位记者吸取教训, 即刻赶往复旦大学请教同领域的教授。在有了一定的知识储备之后, 两位记者底气足了很多, 再次约请杨振宁接受采访, 场面豁然开朗。两位记者虽然谈不上专家, 但是言谈已经比较专业。杨振宁顿生“士别三日, 当刮目相看”之感, 交谈也进行得十分投机。再如, 笔者去采访一位劳模的先进事迹, 采访之前首先搜集了这个劳模的各种相关信息, 对他的所做成绩和个人喜好有了基本的了解, 交谈时, 笔者能够游刃有余地引导采访对象, 既抓住了主题又能与采访对象进行顺畅的交流。

2、摆正心理位置

作为“无冕之王”, 记者是一个很神圣的职业。记者要有良好的职业素养, 在采访中摆正姿态, 找准自己的位置。在采访高级领导干部或著名人物时, 要仪表大方, 显得不卑不亢。不能因为见到大人物就自轻自贱, 一味迁就;或紧张激动, 举止忸怩。

采访一般群众时, 要显得平易近人, 和蔼可亲。如下矿井采访煤矿工人, 记者就不能嫌弃矿井里面阴暗潮湿等不良条件。同时还要尊重到矿工的语言习惯, 注意不要使用太专业的术语。语气、态度等也要温和, 保持尊重的态度。

而采访特殊情绪状态的对象时, 则要特殊对待, 慎重处理。例如, 每年高考都会有很多记者守候在学校门口, 等考生出场进行采访。一些记者不管考生是否考好, 都会问:“考得怎么样?”如果考生回答:“考得不好。”记者也不顾及考生心理, 继续追问考得不好的原因。这种提问不但相当于在考生的伤口上撒盐, 还会影响到下一场考试。更有甚者, 有家体育报纸为了阐述我国一位著名举重运动员猝死的原因是因为肥胖, 在报道中描绘他遗体火化过程长达100分钟, 比一般人高出一倍时间等内容, 全然不顾死者尊严及其家人感受。这些做法都是很不可取的。

3、情绪控制

记者在采访过程中可能会遇到各种状况。一名优秀的记者应该学会将自己的情感活动理性化。这是由新闻工作性质所决定的。记者的采访不是一般的交流活动, 而具有较强的理性要求:必须按照预期的新闻报道的重点, 有目的、有计划地去知觉外部事件, 接触社会中的一切新鲜事物。因此记者必须善于控制自己的临场激情, 必须善于应对自己的紧张情绪, 而且要正确对待挫折情绪。

有这样一则趣闻, 中国乒乓球队第一次获得世界男子团体冠军时, 全场数千观众欢呼雀跃, 抛帽子, 掷鲜花。中国一摄影记者赶紧拍下这振奋人心的一幕幕。突然, 他发现在欢腾的观众席上, 却有一个人默默无声, 一边在埋头写些什么, 一边不时地掏出手帕擦拭眼角的泪水。原来是新华社体育记者王元敬, 正在强按激动之情, 在紧张地赶写新闻。假如王元敬没有很好地控制自己的情绪, 那么很有可能新闻报道就落在其他新闻媒体后面了。

(三) 重视读者心理

在采访心理学中, 读者心理是很容易被忽视的一方面。邵飘萍在《实际应用新闻学》中指出:“所谓有价值的新闻, 第一即在多数之人爱读而已。于此应研究多数人何以爱读?则必直接间接与多数人不无关系, 而为彼等所皆欲知之事。”

在文学阅读之先及阅读过程中, 作为接受主题的读者, 甚至个人与社会的复杂原因, 心理上往往会有既成的思维指向与观念结构, 读者的这种据以阅读文本的既成心里图式, 叫做阅读经验期待视野, 它包括文体期待、形象期待与意蕴期待这三个层次。新闻作品虽不同于普通的文学作品, 但同样有特定的受众群体。作为煤炭企业的新闻宣传工作者, 采访作品的受众可以按照不同层次、类别分成对外、对内, 员工与家属、管理层等不同类别。因此, 记者在采访时要恰当考虑受众的阅读所需, 如, 对外方面可以为介绍煤矿行业、煤矿工人动态的内容, 但是采访之前就要胸有成竹, 不能杂乱无章, 特别是不能一味涉及一些煤矿行业的专业术语给读者带来阅读障碍。此外记者在一些可以突破传统视野的创新领域采写时也要综合考虑时效性、影响力等因素。再如, 如果采访前就思考以企业内部员工为主要受众群体则应该考虑如何深入细节, 挖掘出能够让矿工本人或者矿工家属产生共鸣的好篇章, 这都是记者在采写中应该有的“一副棋”。

由此可知, 被采访的人物或事情与读者有没有关联性, 会不会引起读者兴趣, 是在新闻采访中就需要考虑的问题。在新闻采访中, 谙熟读者心理, 可以使采访有的放矢, 提高新闻价值, 达到预期的社会效果。作为一名煤炭企业的新闻工作者, 采访对象和读者对象主要以煤矿从业人员为主, 那么记者就要考虑煤矿从业人员的阅读习惯与兴趣喜好, 并多选取与之日常生活息息相关的素材、话题, 另外还要深入了解他们的感情世界和情感需求, 从而相关新闻报道能够更好地引起煤矿工人心中的共鸣。

三.结语

心理学是研究人们心理活动规律的科学, 将心理学运用到采访实践中, 无疑会对采访起到指导作用。有赖于心理学的帮助, 新闻采访活动能够更清晰地透过纷繁复杂的事物表象看到内在的本质。在煤炭企业新闻采访中巧妙应用采访心理学, 有利于深入挖掘煤炭行业及从业人员的真实面貌, 向受众展现更真实、更细腻内容, 也有利于不断完善新闻企业宣传工作者的职业素养和道德情操, 也为新闻宣传的社会价值增加一份有力的筹码。

参考文献

[1]牛丽红.采访心理学在新闻实践中的运用[J].甘肃广播电视大学学报, 2005 (03) , 74.

[2]刘京林.新闻心理学原理[M].北京:中国广播电视出版社, 2004.

[3]张引, 姜换龙.邵飘萍采访心理学运用艺术初探[J].今日南国, 2008 (09) , 109.

[4]刘海贵.新闻采访写作新编[M].上海:复旦大学出版社, 2004.

[5]戚鸣.实用新闻采访[M].北京:新华出版社, 2010.

采访企业回复范文 第3篇

一、做好前期信息收集及准备工作

（一）目标客户信息的收集、整理、分类

无论是撰写客户开发函还是回复客户的询盘，如果要提高客户的回复率，首先要善于收集、整理、分类客户的有效信息。以婚纱这个产品为例：

第一步，学会在众多收费和免费的B2B商务网站中找到最优网站。目前，外贸界人士比较推崇的平台有：阿里巴巴、Globalsources.com、 Ec21.com、 Made in china、Ecplaza.net、Ebay等。此时，可以有效利用Google这种搜索引擎寻找到适合自己产品的平台。具体操作如下：在Google的全球站点中输入产品的关键词“wedding dress”，出现的前几页以及网页右边排名靠前的B2B平台比较适合婚纱这个行业。另外，要定期地浏览各种外贸论坛，积极运用Linkedin、MSN、 Facebook、Skype等建立自己的客户关系网。

第二步，要不断的更新有关婚纱的最新设计信息和图片。坚持定期更换新款婚纱的信息、把不同款式和面料的婚纱图片发布上网，特别是产品关键词的选择决定了产品在商务网站中的排名，及时替换与更新都会让买家第一时间了解公司的最新信息，吸引新客户。如婚纱的关键词可以设置为strapless（抹胸）、one-shoulder（单肩）、sleeveless（无袖）等等。针对不同地区的客户，产品关键词的描述也应有所差异。比如美国客户比较倾向于鱼尾式婚纱，此时，sheath/column成为热门的关键词。

第三步，做好客户信息管理：建立一个excel表格，将所有收到的客户信息及时填入表格中，并且做好客户分类工作。根据邮件往来的频率、质量、进度，把客户按重要性或紧迫性进行分类。客户信息表中应包括客户的姓名、性别、职位、电子邮箱、国家/地区、电话号码、公司名称、部门、网址以及相关资讯。所有客户的信息、客户的活动度、参与度、自身工作的进度都会一目了然，在发送和回复邮件时就更有针对性。

（二）产品、行业、竞争者信息的收集

为提高公司的业绩，不少外贸公司会涉及经营多行业的产品，随着客户需求的变化，很多新产品的出现要求外贸业务员不断的涉足新的行业、了解新的产品。以橡皮这一传统的文具为例，外贸业务员不只要了解橡皮的成分，不同地区对橡皮的技术参数要求，橡皮的生产工艺，更要时刻了解新的商业运作模式。比如，有些外贸企业把橡皮与箱包或服装进行捆绑，在橡皮上印刷箱包或服装企业的二维码，只要扫二维码可以免费赠送橡皮，通过捆绑销售，赠送低附加值的橡皮可以作为其他产品的促销手段。

另外要随时掌握客户对产品的最新需求，很多客户对组合式文具的需求比较旺盛，作为外贸业务员就要及时了解行业动态，在网站上做好组合式文具的更新，并要确保专业术语的清晰，对产品的精确表达会使客户加强对你的信任。除外，外贸业务员还需定期的学习自己竞争对手的产品网站，做到知己知彼。从多年的外贸经验来看，客户更愿意把自己的订单交给懂产品懂技术的人，所以业务员必须努力使自己成为一名产品知识丰富、业务技能过硬的专家。

（三）产品目录（catalogue）或报价单（price list）的制作

按客户不同，轻重缓急不同。有时我们常常会碰到一些急需报价的客户，这时如果你不熟悉产品，也没有稳定的供应商，就得先联系多家供应商，对比他们的报价，然后再确定其中一家，核算报价，做好报价单，等一切准备就绪，半天就过去了。而此时，你的客户或许早就收到了来自多家外贸企业和工厂的报价，等收到你的邮件，商机早就失去。

另外，匆忙之间制作完成的产品目录或报价单，数据难免会有疏漏，内容简单，结构松散。这样的报盘很难引起客户的兴趣，从而影响了与客户的进一步联系。因此，作为一名优秀的外贸业务员，应该提前做好主要产品的产品目录或报价单，一旦客户有急需，稍作修改便可以及时发送过去，大大缩短了让客户等待的时间，不但体现出外贸业务员对业务的精通，也增加了客户及时回复邮件的概率。

二、设置企业的专有邮箱

在实际业务操作中，往往会出现发送给对方的邮件被退回或者接收失败的问题，这与外贸企业所使用的邮箱有很大的关系。有些外贸企业为节约成本采用免费邮箱如：163.com、yahoo.com等发送邮件，却不知通过这些邮箱发送的邮件很容易被对方的服务器识别为垃圾邮件或病毒文件。很多专业的客户从公司的邮箱设置就可以判断交易对象的信用度和影响力。

曾经有位德国客户跟我们谈及这个问题时，明确表明自己只会接收由企业专有邮箱发过来的邮件，其他邮件都会被设置成黑名单，他认为一般规范的企业不会使用免费邮箱。况且企业专有邮箱相比免费的个人邮箱有以下几个优势：一方面企业邮箱采用的是先进存储技术，多服务器负载平衡等技术，邮件服务器系统速度快、稳定性强、安全可靠、功能全面。强劲企业邮箱系统管理能帮企业解决信息的安全性和稳定性问题。同时企业邮箱的防病毒、反垃圾邮件功能方面远高于个人邮箱，减少邮件被对方服务器屏蔽等问题的出现。另一方面，企业邮箱是以企业的域名作为电子邮件地址的后缀名，更适合企业商务应用的邮箱，它代表的是整个的公司，而不是以其他的门户网站域名为后缀。显然，用企业专有邮箱发送的邮件不仅会提高客户对邮件的接收率，也无意间提高了客户邮件的回复率。

三、完善邮件的主题设计和内容表述endprint

（一）设计醒目的邮件主题

发送邮件时若要引起客户的兴趣首先要注意邮箱主题的使用，一个好的邮件主题应与客户的关注点、需求点及出口方的目的、自身产品的特点息息相关。常见的做法有：

1.标题上提及买家、供应商或买家熟悉的人或平台。譬如： To John Smith from Vivian /to Smith from Jiaxing auger import and export company.采用To…From…结构的邮件标题，可以让客户清晰看到这个邮件的接收人与发件人，这对于广泛搜猎供应商的买家来说具有一定的针对性，容易引起对方的重视，但同时也存在风险。如果买家不喜欢与不熟悉的供应商或知名度不高的卖家打交道，那么这样的邮件标题就很难引起买家的重视，相反倒有推销之嫌。为排除买家对新供应商不信任的障碍，我们可以采用买家认识的中间商或相信的平台作为推荐。譬如： Alibaba verified supplier of Jiaxing auger import and export company， 或者James recommended supplier of Jiaxing auger import and export company。这样的标题不仅解除了买家的信任危机，也便于买家整理和分类邮件。

2.标题上体现买家可能的诉求点。买家关注的问题有产品的款式是否新颖？产品的质量是否把关？产品的价格是否优惠？针对客户的需求，我们可以采用以下几种类型的标题。譬如： Wedding dress with new design / Quotations offer one percent less than your target prices /high quality low price of wedding dress. 上述邮件标题能够突显买家关心的款式、质量以及价格方面的问题，容易吸引客户。当然，在外贸工作中，有很多外贸业务员为获得客户的注意，故意制造与买家有邮件往来的假象，在标题使用时会采取比如：re：这类开头的名称。其实这种做法应该慎用，一旦被买家识破，你的诚信也受到了影响。

（二）力争正文表述的简洁和强针对性

1.内容简洁、目标明确。首先，邮件作为一种交流工具，要求正文内容规范、简洁。有些外贸业务员经常把一封邮件写得密密麻麻，生怕漏掉信息，却不了解你的买家每天都要浏览无数封的邮件，根本没有时间耐心的看完你的长篇大论。其实，内容的关键不在于是否详尽，而在于如何通过前期的调研努力把握买家询盘的真正意图，从而以最简短的形式给他最需要且有针对性的答复。其次，注意开头的称呼。不少外贸函电的开头是以“Dear Sir or Madam：”，买家一看到如此称呼就会认为这是群发的邮件，没有什么价值。邮件的正文，从开头的称呼开始就应该具有针对性。正确的做法如下：“Dear my friend：”或者：“Dear Mr smith：”这样的描述更能拉近双方的距离。

2.内容表达要求更专业。买家更乐于与精通产品的人打交道，如果你在回复询盘时相关产品的表述不规范或不专业，买家会认为你对产品或这个行业并不熟悉，从而就有可能失去进一步交流的兴趣，所以回复时一定要注意报价参数的规范。首先，要注意产品的规格、包装方式、贸易术语、付款方式、联系方式等数据必不可少。发出邮件之前，务必仔细核对几遍，确认无误后再发送邮件，切勿出现发送邮件过后又连续发送几封邮件进行补救。其次，报价要斟酌，不要虚报，买家都是业内行家，价格水分过高，容易让买家产生不信任的感觉。最后，不同的国家、地区的客户对报价的反应不同。一般来说欧美客户较能接受高价质优的产品，而南美、中东的客户却较为注重价格上的优惠。因此，报价时应注意差别报价。

四、慎用“图片、链接、附件、SPAM过滤词”

尽管图片、链接会让买家更清晰直观的了解产品的相关属性，但是有些国家垃圾邮件的过滤器会把他们列入黑名单，使得你的邮件无法成功地被买家接收。因此，除非客户要求，在邮件中我们尽量少用或不用图片或链接。同样，在邮件发送和接收的过程中，附件的使用是非常忌讳的。很多附件都携带病毒，因此，买家都不会轻易打开附件。此时，正确的做法是把附件的报价单或产品目录直接植入到邮件的正文中，不仅方便了买家的阅读，还避免了邮件直接被对方的服务器拦截。此外，撰写邮件时还要注意SPAM高频词的使用，SPAM高频词的出现也会被对方的电脑当成垃圾邮件处理掉。因此，如若你经常习惯套用网上函电样本进行交流，就应注意以下词汇的重复出现（以下为与销售有关的SPAM高频词）：Opportunity（机会）、Win（赢利）、Winner（优胜者）、Cheap（便宜）、Million（百万）、Dollars（美元）、Compare（比较）、Check（核对）、Cash（现金）、Bonus（奖金）、Credit（信用）、Loans（贷款）、Buy Direct（直购）、Get Paid（已付）、Order Now（现在下订单）、Subscribe Now（现在认购）、Satisfaction Guaranteed（保证满意）、You've Been Selected（你是被选拔出来的）。因此，在撰写邮件时，我们应有意识地去规避上述词汇的出现，使发送的邮件最大可能的到达买家的邮箱。

五、巧抓邮件发送的时机

用电子邮件开发客户时，其发送时机选择是影响买家回复邮件几率的原因之一。不同的国家和地区因存在一定的时差，邮件在发送时应选择对方上班的时间。为使客户打开邮件的第一眼便看到你的邮件，必须算准对方当地的上班时间，然后定时发送邮件。曾有美国Email营销服务机构Return Path对发送电子邮件的最佳时间进行调研，结果发现周一发送邮件的成功率明显高于一周中其它日子。星期五的邮件发送成功率则低于平均发送成功率。星期六是一周中发邮件成功率最低的日子，其次是星期天。EROI调查的另一份报告也认为，星期一发送Email不仅送达率最高，而且开信率和点进率也是最高的。一般来说我们可以选择周一至周五邮件发送邮件，但要注意最好选择在对方当地时间的上午。