企业档案信息范文（精选12篇）
企业档案信息 第1篇
一、企业档案信息化建设的必要性
(一) 现代企业市场开发信息需求。
现代企业市场开发工作中对企业竞争力的控制不仅仅在于对企业整体质量的控制方面, 而且还体现在提高企业市场竞争能力的有效性方面。要强化企业对技术竞争的优势作用, 提高企业进入、占领市场的速度, 同时获得市场信息调控权利, 为企业市场开拓提供强有力的基础支撑, 离不开档案信息化的有效推进。
(二) 企业发展政策信息需求。
企业发展过程中, 不但需要结合国家发展的基本国情以及国家整体发展趋势, 同时还要重视国家政策以及国家资金调控对企业在整体技术创新方面的约束, 把握好企业技术创新的各个环节。而只有企业档案信息化与发展政策信息化同步时, 才能实时掌握企业政策信息, 为企业的发展提供内部动力。
(三) 企业技术创新信息需求。
在企业信息化建设过程中, 为了防止信息闭塞对企业整体发展造成的不利影响, 同时调整一些重复性建设工作, 并避免在技术创新过程中出现的失败, 需要档案信息化建设的适时跟进, 提供及时有效的信息服务。
二、企业传统档案管理存在的不足
(一) 企业基础资料流失风险。
随着现代企业经营管理活动日趋复杂, 细节管理与过程管理工作成为了满足现代企业经营管理的必要条件。同时, 在整个经营管理活动中还会产生大量的基础性与过程性资料, 而且其将会在企业经营管理过程中重复使用, 具有十分重要的保存价值。但是, 因为其整体数量较大, 将其纳入到企业档案库中进行集中保管时不但会占用大量的仓储空间, 而且查阅不够方便, 其不能满足企业应用的现实要求。因此, 在企业档案管理工作中一般只是针对相对重要的资料以及具有较高价值的基础性与过程性资料进行管理。而对重要性相对较低的资料, 通常只是由企业各部门以及具体项目经办人自行进行保管。同时, 由于企业不同部门的资料保管人员在档案管理能力以及管理手段等方面参差不齐, 加之现代企业管理人员的流动性较强, 随着时间的推移, 这些基础性资料将面临着流失的风险, 这将对企业的长期经营发展造成不利影响。
(二) 传统档案管理不能适应信息化发展需要。
随着办公自动化应用趋势的加快, 企业所产生的数字档案资料正以惊人的速度增长。很多大型企业内部已经逐步实现使用电子邮件在企业内部传递的联系方式。基于此, 企业档案信息化建设工作成为了档案管理工作的主要环节。随着信息技术在企业经营管理中的广泛应用, 传统的档案管理方式与所采用的技术手段已经不能很好地适应企业现代化发展的需要。
三、加强企业档案信息化建设的策略
(一) 建立满足机读的企业档案管理体系。
随着信息技术的快速发展, 现代企业档案的生成方式发生了相应的变化, 如可以在计算机、通讯过程中进行文件起草、签发、管理以及归档等工作。因此, 与此相联系的档案管理机制也必须加以改变。在档案管理现代化建设工作中建立起满足多种机读形式的档案管理体系, 以适应新形势下企业档案信息化建设的需要。
(二) 创新企业档案管理手段。
现代企业的档案管理工作必须要朝着新技术的应用以及多手段并用的档案管理方向发展, 这是提高档案管理工作水平及档案管理效率的有效方式。在管理过程中, 档案管理部门必须坚持档案的信息化发展方向, 通过利用多种信息技术及手段, 逐步拓展信息化发展建设的宽度和广度, 积极探索出信息化条件下档案管理的新方法。例如, 在档案管理过程中不仅仅只是通过将传统纸质档案数字化处理的方式, 而且还必须将电子信息交流过程中产生的档案信息化, 增强档案管理的深度。
(三) 整合企业档案信息网络。
在企业档案信息化建设工作中, 首先要建立起具有统一著录格式与编排方式的档案管理体系, 在各个档案部门之间通过规章制度的方式建立其统一的档案管理方式。同时, 还要实现企业内部信息资源的共享, 让更多的信息利用者能够获得数量更多、范围更广的档案信息, 使其可以更加高效、充分地利用企业档案信息, 在服务企业的同时, 间接地推动企业的发展。
(四) 加强企业电子档案管理。
在电子档案的接收、保管、利用过程中, 不但要采用合适的技术方法, 而且要制定针对电子档案的管理特点, 提高电子档案管理的针对性。同时, 要强化对电子文件信息的归档管理, 确保企业档案的信息化管理水平。以档案管理的基本要求为基础, 对不同类型载体的档案进行数字化处理, 尤其加强对企业内部的电子文件著录、鉴定、累积与归档工作, 确保所生成的电子文件资料完整、真实、有效。
(五) 完善企业档案信息服务体系。
企业质量管理信息档案 第2篇
存档的材料
1.企业自身注册信息：
即来自企业在工商管理部门最原始的、能够注明其身份的企业质量档案：
（1）企业经营许可证。
（2）组织机构代码证。
2.企业质量信用等级划分：
（1）.各企业其法定代表人受上级部门奖励表彰的情况：先进事迹，荣誉证书和专家评委论证鉴定的档案资料。
（2）各企业在玉龙雪山工商分局开具的诚信经营证明。内容涵盖服务规范，明码标价，无强买强卖，拉客宰客，欺诈行骗及无假冒伪劣商品出售等违反市场管理制度现象。
（3）各企业旅游服务诚信公约（企业标准）。
3.景区管理部门对企业质量信用适时监控时所出示的相关材料。如奖惩记录等。
（1）.2011年-2012年质量管理考（协）。
浅析企业档案信息化管理探讨 第3篇
【关键词】 企业档案；信息化管理；问题；建议
档案管理作为一门系统、严谨的管理科学，是人类历经千载的智慧结晶。特别是近些年来，信息化时代的到来，加快了数字化、网络化系统发展，企业档案信息化管理早已成为档案管理发展的历史趋势，成为现代企业管理水平的重要标志之一。以下笔者就我国企业档案信息化管理进行粗浅的概述，以供参考。
1 目前企业档案信息化管理所存在的问题
1.1企业在档案信息化管理创新时，缺乏有效的安全控制
传统档案管理其核心工作在于快速查询、收集、应用，并确保档案信息的安全。然而随着档案管理系统向深层应用发展时，特别是档案信息化管理的出现，致使传统的档案管理与新管理形式出现各方面的矛盾。而目前我国大多数企业档案信息化管理水平尚显薄弱，计算机系统、网络本身均存在一定的安全缺陷。以至于企业的档案数据信息极易受到网络病毒侵入或人为破坏，给网络犯罪分子留以可乘之机。
1.2档案信息化管理缺乏规范、系统的法律规章制度监督
由于档案自身的复杂性，分散性。因为，在档案管理中即便是拥有一定的档案管理规章制度、法律约束政策。但是在实际管理中，仍难以形成标准化、严谨化的管理模式。特别是档案信息化管理的出现，极大地改变了传统档案管理的形式与内容。目前适合企业档案信息化管理的立法保护仍相对缺乏，以至于信息化管理重在部分企业改革发展中受到排挤、兼并，无法发挥其应有的使用价值。
1.3大多数企业缺乏专业的档案信息化管理人才
就目前我国绝大多数企业档案工作人员来说，既掌握信息技术、又懂档案知识的专业性人才很少，其现有档案人员专业知识过于单一。而从年龄结构上看，三十岁以下的年轻人极少，四十岁以上的人员占绝大多数，带来的问题不仅是知识层次不高，更伴有观念老龄化等诸多问题。
2.推动企业档案信息化管理发展的个人建议
2.1 建立规范的档案信息化管理体系，促进档案信息化发展
规范和标准的基础工作，是档案信息化良好实施的前提。特别是由于我国档案业务历史基础差，案卷质量又偏低。以至于在当今档案信息化管理建设中，各类档案的著录细则相容性低，系统软件移植性差。而档案信息化的使用，也使越来越多的归档“文件资料”走向磁盘、光盘电子形式。因此，制定统一、标准的档案管理规范体系，落实档案信息化管理责任，切实推动企业档案向标准化、规范化、信息化的管理发展，有利于=档案信息化的良好建设。
2.2 提高档案信息化技术水平，促进档案信息化发展
技术是档案信息化建设的生命，没有过硬的技术支撑，档案信息建设与应用势必形同空话。因此，提高档案信息化技术水平，早已成为企业信息化发展的首要基础。首先，企业应该为档案信息化系统，配备质量可靠、性能优良的硬件设备并添置相应的配套设备，以防止日常工作中的电磁干扰、辐射等影响，从系统的设备源头上减少信息化系统的自然毁损概率；其次，有条件的企业应该根据实际工作需求，与软件工作合作，设计并开发出合适本公司使用的通用性档案信息管理软件，已达到企业档案信息化建设与办公自动化管理融汇贯通，提高信息服务质量，服务效率；最后，企业应该提高自身网络技术水平，采取有效的安全保护措施，以保证档案信息化系统的运行安全。
2.3 建立完善的安全管理制度，保障档案信息安全
档案信息化的良好建设与最终落实都需要靠档案管理人员来执行，所以可以说档案管理人员是档案信息化安全保障的第一道屏障。因此，建立完善的安全管理制度，规范员工操作行为，提高档案人员的警惕性，可以从根本上降低人为失误所造成的信息丢失，减少商业黑客对档案信息系统的威胁。同时，在信息化管理中，对档案信息的利用应该采用员工身份认证、防火墙、数据备份等安全防护措施，以此加强档案信息安全。
2.4 建立一支高素质的档案信息化专业队伍
作为信息化社会的档案工作者必须具备一定的计算机和电子文件管理知识。这就要求企业档案人员应该根据档案信息化发展的实际需求，不断地更新自身观念，学习新的网络知识，掌握信息管理新技能，树立为企业服务的工作意识，以此建立一支高素质、高文化的档案信息化管理队伍，满足企业档案信息化建设需求。
综上所述，通过本文笔者对企业档案信息化管理的概述，使我们更清楚地认识到档案信息化管理作为一项全面，而又严谨的重要管理工作，不仅需要企业领导给予足够的重视，更需要所有档案管理人员积极参与、配合。特别是当今，信息化发展早已成为世界发展的一大趋势，更好地克服档案管理工作中所面临的困难，迎头而上，才能为企业的经济发展提供坚实的基础保障，更好的服务与企业，服务与社会。
参考文献
[1]赵晖.信息时代高校档案管理应注意的几个问题[J].办公自动化,2008,123（1）:56-58.
[2]张慧敏,徐静泽.企业档案信息化管理的实践与认识[J].黑龙江档案. 2011(03)
[3]丁文军.提高企业档案信息化管理之我见[J].西北水电. 2010(02) [4]李燕芬.浅析企业档案信息化建设存在问题及对策[J].中小企业管理与科技(上旬刊). 2010(04)
（作者单位：哈尔滨排水有限责任公司）
企业档案信息资源的开发利用 第4篇
一、企业档案信息资源开发利用的必要性
(一) 为企业领导的正确决策提供必要依据。企业档案部门通过国家政治性、政策性信息的收集、整理, 并及时提供给企业领导和相关的部门, 可以为企业领导科学决策提供必要的参考。
(二) 为企业技术改造提供有效帮助。在实施技术改造时, 企业档案作为一种技术资源, 它的开发利用, 可以节省人力物力财力, 给企业带来巨大的经济效益。
(三) 为企业的科技研发提供可靠凭证。企业档案部门通过对本企业的产品结构、远景规划的深入了解, 并积极参与到企业的各项科研生产活动中去, 不断地收集、整理一些与企业扩大改造、新产品开发和科研生产活动有关的信息资料, 可以帮助科技人员了解一些最新科技信息, 推动企业科研工作的开展。
(四) 为企业的市场营销提供重要参考。企业档案工作者通过对过去、现在国内外市场信息的收集、整理, 去粗取精, 及时有效地提供给企业的领导及营销部门, 使企业的营销活动紧跟市场, 避免盲目性, 有助于为企业打开营销渠道。
二、企业档案信息资源开发利用存在的问题
(一) 档案利用意识淡漠。企业有关领导和工作人员意识里仍然存在着“为保管而保管, 重保管轻利用”的思想及“不讲求社会效益和经济效益”的旧观念。新时期, 企业模式及管理理念正发生着巨大的变化, 而一些企业档案工作仅仅停留在对档案的收集、整理、鉴定、保管、统计等实体的管理上, 而在档案信息开发利用上下的功夫很不够。提供利用还仅限于“你来我找”这种最原始、最简单的服务方式, 许多有实用价值的档案信息被埋没在库房深处, 无法转化为现实的生产力。
(二) 馆藏档案资源不丰富。从开发档案信息资源的角度分析, 归档范围狭窄, 档案资源不够丰富, 不能满足企业发展需要的多样性。普遍存在档案门类和载体比较单一, 结构不尽合理, 信息比较陈旧的问题。很多档案馆室的馆藏文书档案所占比例偏大, 而声像、专业档案所占比例偏小。其主要原因有的是将有价值的材料留于自己手中“独享”, 有的是责任心不强将材料丢失, 有的靠着“特殊制度”可以把不规范的、不具有法律依据凭证的材料通过“沟通”继而“特办”进行归档。
(三) 档案服务技术手段落后。企业档案部门虽然配置了计算机, 但大多用于办公文字处理, 档案信息的加工、存储和开发利用仍处于低效率的手工操作阶段。纸质档案与电子档案共存的局面仍没有改变, 更谈不上利用先进的软硬件设备, 采用新的缩微复制技术, 对企业档案进行信息化的处理, 改变落后的储存、检索以及运用方式, 去适应企业跨越式发展的需要。
三、强化企业档案信息资源开发利用的路径
(一) 增强档案开发利用意识。要使企业员工充分认识档案的价值, 转变观念, 强化档案开发利用意识, 重视档案信息资源的开发利用, 为企业各项工作做好超前服务。企业要把档案信息资源的开发利用工作与人、财、物一样列为企业管理的重要内容, 与总产值、利税、消耗、质量一样列为考核企业升级的重要因素, 使领导干部、技术人员、销售人员人人关心档案工作, 培养人人利用档案信息的意识。
(二) 丰富和充实馆 (室) 藏档案内容。丰富的馆室) 藏档案是档案信息资源开发利用的基础。企业档案部门要不断地丰富馆藏信息量, 为企业档案信息资源的开发利用提供保障。既要收集企业规定部门形成的档案, 还要向其他部门如研究部门等及个人进行收集, 不仅要收集文书、科技、会计档案, 又要收集与企业相关的各种业务、合同档案以及与档案关系密切的各种市场资料。企业如及时掌握这些档案信息及市场资料信息, 就能够使企业决策人准确了解用户需求, 了解本企业产品在市场上的占有率及竞争手段, 使企业在激烈的市场竞争中立于不败之地。
(三) 采用现代化手段管理档案。要满足企业各方面的需求, 除了要有多形式的开发利用途径外, 还须借助现代化的管理手段。在新的形势下, 我们必须加快档案管理现代化和档案信息化的进程, 以现代化手段取代传统手工管理档案的模式。运用计算机进行档案的收集、整理、鉴定、保管和统计等日常管理工作, 实现日常办公的自动化;为方便利用、传输和联网, 将纸质档案转换为电子文件;以机读目录、光盘、多媒体等逐渐取代手工操作的目录和卡片;通过建立档案信息数据库, 充分发挥计算机的密集存贮和快速检索功能。
浅谈企业电子档案信息的安全管理 第5篇
浅谈企业电子档案信息的安全管理
摘要：本文从分析电子档案信息特点入手,重点讨论了在电子档案信息的全过程管理中如何提高电子档案信息管理人员的安全意识,建立科学规范的管理体系与制度,并采用有效的`技术保障和管理措施来保证电子档案信息的真实性、完整性和可读性,提高电子档案信息的容灾、抗灾能力,做好电子档案信息的安全管理工作.作 者：萧跃 潘玲 路阿丽 作者单位：成都电业局,四川,成都,610021 期 刊：中国科技博览 Journal：ZHONGGUO BAOZHUANG KEJI BOLAN 年，卷(期)：, “”(24) 分类号：X921 关键词：企业 电子档案信息 安全 管理
企业如何有效开发城建档案信息资源 第6篇
一、企业城建档案管理的特点
企业城建档案管理即为所有与城市建筑相关的资料和文件，作为一种纸质的证明，在企业、在生活中被广泛利用，并有保障城市人们正常生活秩序，使执法人员顺利工作的作用。其主要特点就是：1、城建工作繁琐复杂，产生大量的资料和文件，所以城建档案数量大，档案信息载体单一，为了将当前建设圆满完成，也为了建成后的复查，城建档案要妥善保存；2、城市的建设过程由多个不同单位合作完成，每个单位都会产生自己的资料和文件，因此要将这些档案完整不遗漏的收集起来并且有序的分类保管就会耗费大量的时间，因此，来源广、内容多、范围大；3、企业城建档案在进行城市建设的过程中会持续相当长的时间，若是不及时分类并保管，就会越集越多，耗费大量的时间去整理；4、城市建设是一个多专业方向相结合的工程项目，因此产生的资料和文件也会涉及到各个专业方面以及各行各业，例如地质、气象、设计、施工等等，专业跨度很大并且覆盖范围面广，需要不同行业的人相互合作才能完成，这也是造成城建档案数量大的原因之一。基于以上特点，城建档案的建立与管理工作的困难性不言而喻，因此，企业内部在管理城建档案时，要以其自身特点为基础，结合实际情况来制定合适科学的管理制。
二、企业城建档案信息资源开发的问题
1.编研质量不高，成果利用率低
对一个工程的初步数据进行了统计后，分类再加工，选择重点部分，进行再次的统计，这个过程称为档案的编研工作，使城建档案变得更加的深入，突出重点，也使城建档案的信息能够更容易的被利用。但对于目前的情况，大多数的编研都是为了应付检查，编研质量无法达标，无法满足对信息利用的要求，也不能有效为企业的管理工作提供完整凭证。除此而外，由于档案存放时间过长，也会造成档案丢失的情况，从而影响档案的完整性与准确性，让本来就低的编研成果利用率变得更低。
2.收藏结构不稳妥，管理制度不健全
就企业城建档案的管理工作来说，有不均衡的现象发生，也就是工程积攒的糊涂档案居多，地下的隐蔽工程档案几乎没有。这样的收藏是不全面的，对城建档案的利用和开发造成了相当大的影响，使其利用价值局限在一个半封闭的环境之中，而达不到城建档案应发挥出的作用。而企业不重视城建档案管理收藏效果，不注重平时细节信息的收藏，就不能稳妥地进入对城建档案的鉴定与保管、开发和利用，由其在对城建档案管理的实际操作中，由于管理人员或者对城建档案有资格进行管理的工作人员在这方面的业务素质和能力的差异的制约，主观思想的不同，造成城建档案管理的差异和不规范。而这主要体现在我国的城建档案的管理制度不健全，档案的库房建设不标准、管理的业务建设和保护措施不规范，另外在城建档案的服务对象上也是狭隘的。而这些因素的综合就造成了城建档案管理工作的转型工作缓慢。企业应积极转变档案管理人员观念，建立健全各项城建档案制度，促进城建档案建设的现代化进程，有效开发城建档案信息。
3.资料内容不规范，管理意识不强
企业在建设过程中由多个单位合作，造成城建档案数量大且难以保证完整正确的问题。另外，档案管理人员的能力、经验的缺乏也会导致档案收集不全面、管理制度不完善等问题，而建设单位一味的重视施工过程、进度、质量的现象，就更加剧了上述情况，造成了人们对档案的收集管理工作没有给予足够的重视，使得档案工作无法与同期的建设工程同步，即使同步也无法完整收集档案，无法妥善管理，甚至会出现为了应付建设完成后的验收，而临时的赶制造假档案的情况。城建档案的管理意识稍逊于普通档案的意识，是缘于城建档案的信息价值更加广泛，不对其进行高效的利用与深度的挖掘，只能被动管理，工作方式是麻目地接受移交的档案资料后再进行整理，最后归档。不具有一种主动去探寻档案完整的意识，单纯的接受传输过来的档案，只在有人需要查阅时才能对档案进行利用就会浪费档案的信息价值，不能使其更好的为企业服务。
三、企业开发城建档案信息资源的途径
1.加强设施建设，提高编研质量
想要使城建档案中的信息最大限度的利用，就必须有一套先进的技术设备来做保障，即计算机和网络。同时，要保证编研工作的质量，就要投入更多的专项人员来研究编研工作，对编研人员进行专业培训，确保每个编研人员都具有合理的编研能力，在编研时能够快速进入状态，不犯低级错误同时保证编研内容的深度和质量。企业对这种编研工作中人力和资金方面的投入，确保了编研工作在进行中不会受到来自任何方面的约束，使编研人员在选择编研课题时，根据社会需求等实时情况，合理的选择最具针对性也最能体现编研目的的课题，促使城建档案的信息资源在企业中的利用率变得更高。
2.优化信息资源，确保信息安全
在档案建立后，档案信息的保密是一项重要的工作，要保证档案信息不外泄，就要有一个安全的工作环境，要同时在管理人员和管理系统两方面下功夫。对于管理人员，要培养他们对信息保密的职业道德；对于管理系统，需建设档案数字化、数据库管理等制度来保障管理系统的正常运行。
3.转变管理观念，提高社会认识
企业只有转变城建档案管理人员的观念，加强对城建档案管理工作人员的培训和教育，从而拥有一批具有现代先进技术以及精湛业务技能的城建档案管理人员，才能使城建档案管理工作有效地为企业服务。就城建档案的管理方面，企业应该做的就是不断找出与其他地方在城建档案管理方面的差距，寻求城建档案管理的纰漏，也只有这样才能走上完善城建档案管理的的途径。不仅如此，为了造福我们的子孙后代，我们就应该坚持城建档案工作的基本原则，而承担起我们自己的责任，和社会一起，把我国的城建档案管理工作提升到一个新的高度，而和更高水平的城建档案管理接轨，让城建档案发挥作用。在有效地服务于企业的同时，使企业能顺利快速地发展，提高企业的社会认识。
四、城建档案信息为企业带来哪些便利
企业注重对城建档案收藏和管理，就会看到这些城建档案为企业带来的档案便利服务：1、城建档案的信息资源属于一种档案自身具有的一种属性，是未经加工的、原生态的，这种属性需要被人们开发并利用才能显示出其超凡的价值，不然就会一直被埋没。比如利用档案记录下建设过程中的创新以及出现的问题，为企业做参考，在查阅过程中，对某些问题进行思考，也许能起到事半功倍的效果，这也是城建档案的社会效益。2、城建档案是工程建设的一路见证，在建设过程中，从规划到实施再到考察过程的直接记录，是一种原始信息资源。而原始信息资源的意义在于，作为一种建设历史，方便企业的工作人员在后期建设中参考，也让相应的工作人员对当前的城市建设有一个详细的了解，看到一个工程、一个城市的发展状况，以及后期建设规划。3、了解一个城市当前的发展状况，以及后期建设规划，可以知道在建立和管理城建档案时，要将其中的信息资源高度利用，才能发挥了城建档案的实际价值，才能让城建档案的信息资源为企业的经济效益做出贡献。
企业档案信息增值服务研究 第7篇
一、建立企业档案信息增值数据库, 实现信息集成增值服务
内容丰富的企业档案信息数据库是开展企业档案信息增值服务的前提条件, 企业档案信息数据库的质和量是企业档案信息增值服务的重要保证。企业档案是企业各部门日常经营活动的产物, 其使用者一般仅局限于形成部门本身, 档案信息的分散保存不利于档案人员对档案信息的统一规划和管理, 更不利于企业档案信息增值服务的开展。此外, 企业档案信息增值服务的开展, 需要除企业档案外源自档案的信息及企业外部非档案信息的参与, 所需信息的来源广泛、内容丰富。因此, 建立一个统一管理、功能完善的企业档案信息增值数据库是必须的, 其建立必须满足以下几点:首先, 企业档案信息增值数据库要具备全面收集、集中管理信息的能力。企业档案信息增值数据库建立的目的是为企业档案信息增值服务提供信息支持, 保证企业档案信息增值服务顺利开展。其次, 企业档案信息增值数据库必须是精品化的。企业档案信息增值服务内容具有选择性, 增值对象必须是那些具备增值潜力, 增值后档案信息产品能够解决用户现实问题并给企业带来效益的信息。因此, 企业档案信息数据库所包含的信息必须是高质量的精品化信息, 企业档案人员应定期对企业档案信息增值数据库进行筛选和评价, 剔除失去保存价值或失去增值必要的档案信息, 从而保证企业档案信息增值服务的质量。
信息产品集成的增值服务模式:生产者将信息产品进行统一整合, 实现信息产品资源的集成, 向用户提供集成的服务。这种集成的增值服务模式是把分散的信息产品有序化、有潜在关系的信息产品表面化, 实现用户信息产品的零距离使用。企业档案信息集成增值服务就是企业档案人员对企业档案信息增值服务过程所需信息进行整合、加工, 形成档案信息产品的过程, 整合内容既包括企业内部各个部门、各个层次、各个时间段所产生的档案及档案信息, 也包括企业外部有关市场、政府政策、用户需求等动态发展信息。
二、提高用户档案需求满意度及信息处理能力, 实现团队服务模式
企业档案信息增值服务是一种针对性、个性化服务, 它以用户需求为中心, 以用户需求满足程度作为服务最终评价标准。不同知识结构和从事不同工作的用户对档案信息产品需求不同:如领导者对企业档案利用是为了进行科学决策;管理人员是为了总结经验教训, 提高工作效率和质量;科研人员是为了用作科学研究的劳动资料, 获得新理论、新技术、新方法, 开发新产品, 他们在使用档案信息产品的过程中需求还会发生相应变化。另外, 档案用户由于自身知识构成、受教育水平不同, 对档案信息产品表现形式、提供方式及使用能力等都存在很大的差异, 在企业档案信息增值服务过程中, 要做到与用户进行交流和沟通, 对用户需求进行动态分析, 根据用户需求变化对服务作出变动和调整;增值服务提供后期, 要根据用户反馈信息对企业档案信息增值服务进行补充和完善, 总结经验教训, 优化增值服务过程中各个环节, 提高服务质量。此外, 企业档案人员还要定期组织企业档案用户进行针对性培训, 提高其档案服务意识, 加强其对档案信息产品的使用能力, 使企业档案信息产品价值得到最大程度地发挥。
企业档案信息增值服务是高层次档案服务, 它以解决用户实际问题、为企业获利为最终目标, 其服务对象除企业内部人员外还包括企业外部用户。由于企业外部用户从事工作性质、利用目的、所处专业领域各不相同, 为提高服务效率和质量, 企业档案信息增值服务往往采用团队服务模式。团队服务模式主要体现在以下两个方面:一方面, 企业档案服务部门的人才。企业档案信息增值服务对人员素质要求很高, 除专业的档案知识外, 还需要较强的信息能力, 如信息分析、挖掘、预测等。因此, 企业档案信息增值人员组成应以企业内部档案人员为主体, 同时吸纳信息组织、信息技术、信息咨询等方面的人才及具备较强信息能力的专家, 组成信息团队, 提高整个团队的工作能力。另一方面, 企业档案信息服务用户。企业档案信息增值服务用户分类较广, 对企业档案信息需求也存在很大差异。尽管如此, 不同用户针对企业档案信息需求方面还是有共性的, 企业档案服务人员可按部门、级别、行业等对企业档案信息产品进行归类、整合, 实现档案信息增值服务专业化、团队化。
三、通过企业档案信息增值服务的机制创新, 实现个性化全程增值服务
企业档案信息增值产品的价值主要体现为其中所蕴含的知识和信息, 信息数量及可利用价值大小对利用效果以及人们创新能力发挥着至关重要的作用。传统企业档案部门由于其效益滞后性特点, 在企业部门设置中一般层次较低, 技术水平、人员素质等都存在很大局限性, 不具备独自开展企业档案信息增值服务的能力。因此, 为满足用户精品化、高质量档案信息需求, 协同其他档案机构和信息部门共同开发企业档案信息资源, 实现企业档案信息增值服务机制创新已成为必然选择。
企业档案信息化管理探究 第8篇
1 在服务的基础上注重拓展经济效益
在企业中无论是生产经营管理者还是普通员工, 似乎都对档案管理不是很感兴趣, 因为作为一个企业它的第一要务是获得更高的经济效益, 而人们往往不把档案管理与经济效益挂钩, 因此档案管理得不到应有的重视;然而随着企业信息化的发展, 档案管理的重要性越来越明显地体现在各个部门。要与经济效益更好的挂钩, 就必须做好以下几点:
1.1 随着信息化的发展, 企业产品类型也从单一化向多样化、定制化发展。
这就使企业的产品信息及相关生产资料比以前要更加复杂多变, 甚至于一些新出现的高科技产品有其自身的技术资料特点, 因此需要增加档案类型, 甚至对定制产品要单独建档。这就需要档案管理人员主动与相关产品的技术及生产人员进行交流, 深入到生产和设计一线, 熟悉设计规则及生产流程, 分析及理解技术归档的内在意义及相互关系, 使档案管理人员对各个档案在整个产品生命周期中的地位和意义“了如指掌”。
1.2 要树立一种“档案是产品设计和生产过程中所有相关工作人员的思想结晶”的理念, 无论它是以什么样的形式存在, 如:
图纸、纸质或电子文档、电脑存储介质等, 也无论它来自哪个部门, 如:设计、生产、库存、研发、会计等。这些档案资产不但是无形的, 而且对于一个企业来说, 还意味着专有, 因此可以说是一个企业赖以生存的命根, 如何想尽办法去存放、防护和利用它们是一个企业能否做大做强的关键之一[2]。
1.3 要更加明确知识产权保护的意识。
信息资料电子化、网络化给企业带来了极大的便利, 但同时也带来了信息安全的隐患, 在竞争如此激烈的今天, 哪家企业能够把握住适应社会需求的新产品, 谁就能够占领市场的制高点, 而记录这些新产品的设计与生产的相关资料就由档案管理人员保存, 其重要性可想而知。
1.4 进一步深入了解档案的实际利用价值。
档案资产由固定资产及无形的伴生资产组成, 它伴随着产品的整个生命周期。如何深入了解其实用价值, 这就需要档案管理人员对产品从原料采购、库存管理到产品的设计、生产、销售甚至回收过程, 有一个系统性的了解。
2 档案管理体制变革以适应高速发展的信息化企业
现代化、信息化企业的特点是资产信息管理规范化、标准化、电子化、网络化, 各部门之间的联系不再像以前的孤岛, 而是通过数据库及计算机以神经网络的方式联系到一起, 形成一个紧凑的系统。同时行政管理与生产经营分离, 管理更加科学化。要适应这样的变化, 档案管理工作也必须进行机构改革和机制创新[3]。
2.1 和许多政府与国有企业改革一样, 档案管理的机构改革的必由之路也是首先进行机构精简。
改革无异于一场战役, 如果不轻装上阵势必在后续的改革之路上举步维艰, 最终导致改革失败。机构的精简首先从资料的管理方式开始, 将以前的散布的各种介质形式存放的档案统一变为电子方式集中到中央数据库中存放, 再配套专业的档案管理软件, 通过网络的方式连接到各个部门。这样就将零散的档案资料集中到了一个大的电子数据库中, 各个部门只要按照自己的身份账号登陆及可查询或修改自己职能所对应的那一部分档案内容。如此集中的信息化管理不仅实现了档案资料的精简而且实现了档案管理人员的精简, 避免了资料的冗余及工作人员的责任交叉, 大大提高了工作效率和工作精准度。
2.2 提高档案管理效率。
在形成一个统一的计算机管理系统后, 下面要做的就是建立一套完整的制度, 使这个系统高效运转了, 基于此管理软件, 应有明确的分工, 不但各个大的部门应配有专人进行接触和资料管理, 各个管理员之间应有一个总管理员进行沟通协调, 此外还应有专门的系统维护人员, 这样在管理员之间也建立起一个网络系统, 统一而高效。
2.3 灵活细化的管理制度。
新时期的制度创新不是要形成条条框框新的管理制度, 而是要在遵守基本标准的基础上适当提高制度的柔性和可扩展性。因为计算机管理软件并不是万能的, 这就需要管理者在进行档案管理的过程中不断总结经验, 形成适应所在企业甚至所在部门岗位新的档案管理办法。为配合这一柔性化的改变, 计算机管理系统应做成模块化并且可扩展, 在管理人员有了新想法后, 可以通过扩展接口进行功能扩展, 形成新的档案管理模块。这样就形成了一个灵活的、不断成长的管理制度, 不停的为档案管理提供活力[4]。
3 系统内部管理创新, 管理系统得到全面提升
3.1 由于企业中档案管理人员的年龄结构和经验水平参差不齐, 因此需要对管理人员进行系统性的培训。
对于那些年长些, 工作经验足, 对企业较为了解的老员工, 采用计算机水平结合系统整体功能培训的方式;对于年轻人, 对企业各个部门不是很了解, 应先进性企业整体运作的相关实践培训, 然后再进行软件系统培训。在培训结束后要采用以老带新的方式进行一段时期的磨合。
3.2 要进行整个企业员工的规范性培训, 这样将大大减少档案管理人员的工作量, 提高档案管理效率。
企业信息化后, 所有技术材料将实现无纸化管理, 企业的每一个岗位都应能够形成标准化的电子材料, 这就要求每个员工对计算机以及通用的办公管理软件熟悉会用, 并且能够适应企业标准化档案管理的要求。同时对针对本部门的档案管理的工作应该有一定了解, 这样更有利于今后的沟通。
3.3 档案管理既是企业工作的重要组成部分, 也是国家档案系统的成员之一。
因此, 应积极与国家档案管理相对接, 及时了解国家档案系统的新动向、新规范;同时应不断关注档案科研的新动向, 紧跟档案科学管理的最前沿, 以实现企业档案管理水平的不断提高。
参考文献
[1]陆咏梅.浅谈企业档案信息化建设中应规避的几个问题[J].科技情报开发与经济, 2011, 11.
[2]曹新, 美郑丽.浅谈信息技术在企业档案管理中的应用[J].中国新技术新产品, 2011, 3.
[3]张瑞芳.浅析企业档案管理信息化建设[J].办公室业务, 2013, 23.
[4]李勃.浅谈工业自动化的发展趋势[J].科技传播, 2011, 8.
企业档案信息化建设研究 第9篇
一、企业档案信息化概述
企业档案信息化就是利用网络和信息技术手段实现企业档案信息资源的整合、保存和管理、利用, 从而提高企业档案管理的效率, 实现最大的经济效益。网络技术的普及与应用, 促进了企业办公自动化的实现。档案的信息化管理是时代发展的要求, 是管理部门运用现代信息技术, 用标准化的管理方法和网络等技术手段将分散的信息资源进行有效的整合, 实现信息化的储存, 最终实现资源的共享, 提高信息资源的利用率。
二、当前企业档案信息化建设存在的问题
(一) 企业档案信息化建设发展不平衡。
档案信息化建设在我国发展极不平衡, 有相当一部分企业没有开展档案信息化建设工作, 其中中小企业占据的比例较大。一些企业在进行内部整改的时候, 为了裁减人员, 很多就牵扯到档案部门, 严重地威胁到档案部门的生存和发展。
(二) 实现档案信息化建设的条件不足。
实现企业的档案信息化建设需要雄厚的资金和技术力量, 还需要有相应的高素质和专业技术能力强的人才。但从当前企业的现状来看, 建设档案信息化的情况不容乐观, 大多数企业的领导对档案信息化建设的认识不足, 没有相应的先进设备和较强的技术力量作为支撑。
(三) 企业档案信息管理与机制障碍。
文档一体化是企业档案信息网络化管理的发展方向, 它使生产活动、文书处理与档案管理工作实现有效衔接, 进而提高信息处理能力, 实现档案信息的无缝连接和有效管理。我国企业档案信息化程度低和管理机制上的障碍, 档案工作很难在系统上实现与各生产、管理环节之间的连接, 文档一体化管理的实现困难重重。
三、加强企业的档案信息化建设的建议
(一) 提高企业管理人员对档案信息化的重视程度。企业档案信息化建设能为企业在激烈的市场竞争中提供较为准确、完整而又及时的信息, 增强企业的竞争力。企业的管理人员要充分认识到档案信息化建设的重要性。
(二) 加快企业档案信息化标准规范的制定。档案信息化建设一定要着力解决“交通规则”方面的问题, 这些“交通规则”就是我们所要构建和遵循的关于档案信息化建设的标准和规范, 主要包括电子文件归档和电子档案的管理, 以及档案信息的资源标识、描述、存储、查询、交换、管理和使用等, 逐步形成关于企业档案信息化的标准规范体系。
(三) 加大对于企业档案管理信息化基础设施的投入。硬件水平和基础技术是实现档案信息化的必要基础, 企业应当加大对档案管理信息化基础的投入力度, 扩大档案信息的数据库, 实现备份系统和安全系统的全面建设。档案信息的数据库是信息化的核心部分, 因为档案中的所有信息都会存储于数据库系统中, 工作人员只需在数据库中进行检索、整合并能够实现资源的共享, 获得需要的信息。因此只有扩大这一部分的投资, 才能够有效地提高信息化的水平。备份系统是在档案信息化建设中占据着重要的作用, 通过对信息资源的数据备份, 可以减少信息数据的损失, 从而保证信息的完整。在当前的科技和信息技术条件下, 网络化的发展对档案信息的安全系统要求更为严格, 企业应当加大对信息资源的风险管理, 从而保证信息资源的安全不受损失。
(四) 提高企业员工的档案意识, 加强人才队伍建设。档案的建立、保存和利用不仅是档案管理人员的工作, 更是全体员工的重要职责, 企业要利用各种渠道宣传档案管理的重要性, 提高员工的档案意识。通过企业的档案宣传工作, 在企业内部营造一个良好的舆论氛围, 提高档案工作人员的责任意识和工作的积极性。大力引进信息技术人才, 并定期对档案管理人员进行相应的信息技术的培训, 提高其信息技术能力和整体素质。
摘要：本文论述了企业档案信息化建设的内涵和重要意义, 指出当前企业档案信息化建设中存在的问题, 并提出相应的解决措施。
关键词：企业,档案信息化管理
参考文献
①李潆.如何加强企业档案信息化建设.城建档案, 2011, 07.
谈企业档案信息的增值方式 第10篇
一、企业档案信息增值的含义
信息增值一般可以指信息在量、质及价值上的增加。包括以下三层意思:一是信息在量上的增值。主要表现在信息加工、处理、交流、传递、利用等信息过程中信息量的变化。二是信息在质上的增值。即信息满足其使用者需要程度的大小。三是信息价值、使用价值上的增值。信息成为商品便具有使用价值和价值。信息在以上三个层面的增值, 共同影响了信息的最终价值。
因此, 企业档案信息增值表现为企业档案信息资源在数量上的增加、满足用户需求程度的增大和效用的提高。其过程是根据企业或市场的需要, 以企业档案信息资源为中心, 并适当聚合其他相关资源, 如政策法律信息、行业环境分析信息等, 对企业档案信息资源进行整合与开发, 形成带有一定价值和知识性的档案信息产品。在这个过程中, 档案信息资源的数量是基础, 只有在占有一定数量档案信息资源的基础上, 才可以对信息进行开发, 进一步满足用户需求, 提高档案信息资源的效用。三者的关系如图1 所示:
二、企业档案信息的增值方式
企业档案工作主要涉及档案的接收、整理、保管、提供利用等, 在这一过程中, 同时伴随着档案信息的序化, 最终实现档案信息的增值。因此, 档案信息的增值是通过档案信息的有序化整流来实现的。首先要进行信息的积累, 然后经过整理、分析、综合等加工才有可能成为高质量的信息, 从而通过信息服务者的传递、信息用户的接收、利用, 实现其价值的增长。因此, 信息的加工经历了以下几个环节:信息的来源→采集加工 (整流) →积累→传递→利用, 构成企业档案信息的增值链。如图2 所示:
(一) 企业档案信息在收集过程中的增值。档案信息的收集过程也就是档案信息数量的增长过程, 即信息增值中“量”的增加。档案信息的收集是企业档案工作的基本任务, 丰富的档案信息也是实现信息增值的基础和前提。企业档案信息数量除了与企业本身的性质及活动有关, 企业档案部门也可以发挥主动性, 通过适当方式, 促进档案信息的增长。具体方式有:第一, 扩大企业档案的收集范围。企业档案的收集范围大体上涉及文书、科技、财会、设备、经营等。随着企业自主性和创新能力的提高, 应着重加强对经营档案和科技档案的收集。第二, 适当收集其他可作为档案保存的资料。这里所说的可作为档案保存的资料主要包括:直接服务于企业决策、经营、管理等活动的资料、企业通过科技成果转让得到的技术资料、通过一定渠道获知的具有竞争性的独占情报信息等。
(二) 企业档案信息在加工过程中的增值。信息加工是实现信息增值的核心, 包括了信息的序化和深度加工, 并最终形成信息产品。对于企业档案信息来说, 其加工过程涉及以下方面:1.档案信息的分类。即根据企业档案分类方案, 确定档案所属类别, 保持档案的同源性或同质性。2.档案信息的检索。主要是指档案信息检索工具的编制。3.档案信息统计。用统计数字或图表的方式按一定标准对档案进行统计显示。4.档案编研。
根据企业生产经营的需要, 从档案中选取相关内容, 编研加工形成各种专题材料。这是企业档案信息增值的主要方式。
(三) 企业档案信息在积累过程中的增值。信息积累确定信息的最终存在形式, 目标是将档案信息增值的成果进行保存和安全管理, 保证信息产品的及时、高效地交流与传递。对于企业档案信息来说, 档案信息和信息产品可以以传统方式进行保存, 也可以存储于计算机、磁盘、光盘等新型载体上, 同时, 档案信息也可以体现在企业的图书、期刊、快报等形式中。
(四) 企业档案信息在传递过程中的增值。由于信息资源在时间和空间上分布不均, 形成用户利用信息资源的时空障碍。随着信息资源的丰富, 越来越多的用户要求获得这些资源和服务时, 信息传递功能就变得非常重要。企业档案信息对于企业外部来说具有排他性和独占性, 更加剧了信息分布的不均衡性。企业档案信息在传递过程中增值主要表现在两个方面。一是传递方式的增加。企业可以利用网络技术、计算机技术加快信息传递。二是传递范围的扩大。即企业档案信息除了作用于企业内部, 还可以扩大到企业外部。
(五) 企业档案信息在利用过程中的增值。信息利用是实现信息增值的最终环节, 也是检验信息或信息产品质量和价值的最终标准。档案信息和信息产品能否满足利用者的需要, 一方面取决于信息的质量, 另一方面也取决于利用者的信息需求和素质。
参考文献
[1]尚真.企业档案信息资源管理理念与模式初探[J].兰台世界, 2007 (4) :16-17.
[2]王丙炎.论信息增值和图书馆信息增值服务[D].湖南:湘潭大学, 2006.
企业档案管理信息化建设探讨 第11篇
【关键词】企业档案；管理信息化；建设
信息化是当今世界经济和社会发展的大趋势。企业档案管理信息化，就是利用数字化、信息存贮、数据库等技术，将传统纸质文书档案、科技档案、人事档案等转换成数字档案，建立档案目录数据库，通过计算机网络设备的传输，实现企业信息资源的共享，以期获得最佳的工作效率、经济效益和社会效益。
1.企业档案管理信息化建设的重要性
企业档案管理是企业生产、经营中必不可少的一个有效手段。企业档案管理不仅是维护企业利益、合法权益和历史真实面貌的有效证据， 也是反映企业发展、技术、成果、经营、资源及历史概貌的重要资料。首先，档案管理信息化可以有效改善档案管理工作。只有实现档案信息化才能冲破档案利用的种种局限，使档案管理部门从封闭走向开放，从档案的保管和利用职能向信息采集、管理和服务职能转变，实现档案信息资源的合理配置、科学管理，为社会提供高效、优质的服务。其次，决策的及时正确，管理措施的得当，要靠完整、可靠的信息和快速的综合分析能力来保证。企业档案真实系统地记录了企业以往经营管理中的经验和失误，有利于促进企业组织管理、经营决策的创新。再次，档案管理信息化可为科学研究和知识普及等提供智能化服务。企业档案存储和记忆了企业的各项活动，是企业文化、知识的历史积累。档案信息化可缩短二次文献信息的编著时间，提高档案信息利用的时效性，并提供丰富的具有企业特色的知识，提升企业文化。
2.加强企业档案管理的信息化建设
2.1建立企业档案管理信息化建设的基础设施。针对企业传统档案管理问题现状，企业的档案管理应建立更为高效而有序的档案管理模式，随着信息技术的发展和计算机技术的提高以及企业现代化管理和信息化建设的新型高效企业管理模式，企业应建立担纲管理的信息化模式，从而为企业的档案管理建立更为有效的管理模式。计算机技术和信息化技术运行的速度较快、运算的精确程度较高，储存信息的能力和逻辑判断能力较强，在文件信息的管理上能建立更为有效的模式，从而能建立高效有序的企业档案管理模式，通过计算机的使用实现了文件信息的管理、统计、接受、发送、查找、利用、浏览的模式，从而能建立企业档案管理的有效信息化管理。由此信息化的档案管理能建立有效的管理和搜索的利用和管理方式，为有利用价值的档案建立了良好的信息的查找和利用方式，也为企业的档案管理和调用建立了有效的方式。使企业的档案管理建立有序又有效的信息化管理，也实现了档案管理的现代化和信息化建设。
2.2实现传统档案的电子化和信息化。企业的信息化的档案管理应在建立了信息化建设的基本设备的基础之上实现传统纸质档案的电子化和信息化，实际上档案管理信息化基础设施建设建立了企业档案管理信息化建设的管理平台。信息化的档案管理建设建立和电子化的企业档案，通过计算机技术的使用实现了对传统档案文件信息载体的转换、实现了企业档案的收集整体、筛选加工，从而建立了电子化的档案形式，方便人们的使用。企业信息化的档案管理应在通用的档案管理软件的平台之上，然而当前企业的档案管理软件并未统一和规范，从而为企业的档案管理信息化建设一体化和系统化带来了相应的阻碍。档案管理软件的难以统一制约了企业档案管理信息化和电子化进程，随着企业现代化管理水平的提高，企业的档案管理应建立统一的平台，建立统一的电子档案的管理软件平台，实现传统档案的电子转化模式，从而为电子档案的管理和利用提供便利的平台。
2.3实现信息化档案的网络化。企业传统档案在建立了电子化和信息化的管理模式后还应建立企业档案的共享和利用网络平台，实现企业传统档案的网络化和共享化，提高企业档案的利用效率，也建立了信息的共享和利用模式。企业还可建立电子档案的数据库，即企业档案库，通过互联网的实现了档案的共享。当前企业的档案管理系统没有建立统一的信息管理和网络建设和共享模式，其共享性和服务性较差，难以适应企业现代化档案管理的需要。现代企业应建立网络化和共享化的企业电子档案，提供电子档案的管理和共享模式，从更大程度上减少了电子档案的重复建设，从而建立高效的企业档案管理模式。
2.4提高档案管理人员的专业素质。企业档案管理信息化必须依赖于档案人员素质的提高。努力建设一批德才兼备、精干高效、勇于开拓创新的档案人才队伍，这是企业档案工作创新的保证，也是档案持续发展的根基。档案信息化管理的主要内容和核心就是计算机技术的应用，即档案计算机管理。要实现档案管理信息化，首先需要具有较高的知识层次和先进技术水平的专业技术人员，企业要注意引进招聘一些有专业技术、技能的人才来充实档案队伍。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用， 档案管理者还必须学会利用现代化档案管理手段，掌握档案计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能， 并学会对各种现代化办公设备进行维护。因此，必须对档案工作者进行基础知识教育、高級理论培训及档案专业教育，使他们具有较高的业务素质和较强的开拓创新意识，从而促进档案工作的持续稳定发展。
2.5档案管理系统建立过程中的用户交互模式。企业的档案管理系统的开发和设计一般由专业的设计和管理人员承担，容易造成用户的档案管理系统需求与设计人员的设计不相符合。在档案信息管理系统的设计完成之后，对系统的整体调整和协调也将比较困难，同时也影响了档案管理系统功能的发挥，造成了资源和时间的浪费。从而企业在档案管理的信息系统建设过程中应建立设计人员和系统用户的交互交流模式，为企业档案管理系统的使用和调整奠定良好的交流和信息的发展基础。通过及时的互动交流实现企业档案管理系统的不断完善和企业档案信息化建设的持续发展。
3.结语
企业档案的信息化是市场经济条件下，企业发展的必经之路，也是响应国家政策的一个重要指标。档案资源的信息化、数字化、网络化课题己被档案界提上日程，加大了对档案信息化建设的关注和重视。而信息化建设是一项系统工程，需要极大人财物的投入，要稳扎稳打，任重而道远。
参考文献
[1]陶丽萍.电子档案管理在推进档案工作信息化建设中的应用[J].露天采矿技术，2010 （4）
企业档案信息化建设的思考 第12篇
一、企业档案信息化的内涵
企业信息化就是利用先进的技术手段、先进的企业管理思想, 通过对企业内部生产经营信息和人、财、物资源的合理流动和优化配置, 对企业供应链、客户关系等外部资源的整合, 实现企业基础管理的规范化和管理流程的信息化, 提高企业技术水平、管理水平和生产效益, 从而提升企业核心竞争力。企业档案信息化是指企业在法制的轨道上, 依靠科学的思想和组织管理方法, 凭借信息技术、网络技术等高科技手段, 对企业的文件、档案等信息进行发掘、整合, 使信息获取、处理、传输和应用数字化、网络化, 实现资源共享, 提高企业档案信息的利用效率, 为企业和社会提供档案信息服务。企业档案信息化建设的两个支柱是档案信息数字化和网络化。企业档案信息化建设的主要内容是:档案信息资源的有序整理;档案信息数据库的建设;档案信息网络的建设;档案信息资源的开发利用;档案信息化人才队伍的建设以及促进信息化建设的政策法规、标准的制定等。
二、企业档案信息化建设的现状
(一) 企业规模和效益决定了其信息化水平。
档案信息化建设是一项耗资巨大、复杂的系统工程。档案信息化建设速度的加快, 离不开计算机的技术支持。由于财力所限、技术缺乏等方面的影响, 档案工作只能是手工作坊式运作;企业的行业性质也影响着信息化进程, 商业企业对市场和信息的依赖性较强, 反映到档案管理中, 营销档案的数字化水平一般较高。对于开放型企业而言, 档案信息化建设是它们生存发展的基础。与传统企业相比, 新兴公司在信息化建设上投入要多。
(二) 从企业内部因素上思考档案信息化建设中存在的问题。
由于企业各种业务的信息化水平不尽相同, 企业对档案重视程度的各异, 致使档案信息化建设发展参差不齐。再就档案专业人员参与信息化建设而言, 他们多是以配角的角色出现, 工作的主体是计算机人员。于是这项工作多半成为单纯技术性劳动, 客观上偏离了档案管理现代化的实质———应用现代化技术, 把档案整理、分析、使用过程数字化。
三、强化企业档案信息化建设的途径
(一) 高度重视, 充分认识企业档案信息化建设的必要性。
企业档案是企业重要的信息资源, 在企业的发展建设中具有特殊的地位和作用。为此, 必须高度重视, 加大投入, 加快推进档案信息资源数字化、信息管理标准化、信息服务网络化的建设, 进一步提高档案信息化水平, 为企业现代化建设提供一流的档案信息服务。面对庞大繁杂的企业档案信息, 要想提高管理水平和服务质量, 必须加快信息化建设, 减轻档案人员重复进行的体力劳动, 解放生产力, 提高工作效率, 将企业档案管理人员从繁重的手工操作中解脱出来, 促进企业档案工作由传统管理模式向现代管理模式转变, 充分发挥企业档案信息资源的价值, 实现档案信息资源共享。
(二) 加强基础建设, 为企业档案信息化建设创造前提条件。
首先, 要丰富企业档案信息资源, 并加大开发力度以提高档案的利用率。企业档案部门要加强对生产信息、计划信息、技术信息、财务信息等进行收集、管理和利用;也要加强对企业外部环境对企业有影响的信息, 如政策信息、合同信息、交易信息、市场动态信息、竞争对手信息等进行收集、管理和利用。同时, 企业档案部门应充分利用先进的信息处理技术, 将收集来的各类信息资源有机地整合起来, 构建内容丰富、信息资源共享的信息网络, 形成档案信息中心, 为企业提供及时、快捷、全面的信息服务, 真正将档案部门转变成企业生存的信息资源中心, 成为企业长久发展的信息服务中心。其次, 要加强基础数据的科学管理。档案信息系统的实施是建立在完善的基础数据之上的, 没有大量的、不断增加着的信息数据———数字化的档案, 就无法发挥档案信息系统的作用;而档案信息系统的成功运行也是基于对基础数据的科学管理, 可见基础数据的科学管理是企业档案信息化建设成功与否的关键之一。要加强基础数据的科学管理, 就要实现档案数字化, 并建立档案数据库。数据库是建立现代企业档案信息网络的基础, 是档案机构入网的基本条件。而要完善数据库的建设就要充分运用信息化的技术手段和网络平台, 开展纸质档案的数字化工作。
(三) 增强档案人员素质, 提高工作水平。
