高等学校学生档案管理办法(试行)（精选6篇）
高等学校学生档案管理办法(试行) 第1篇
高等学校学生档案管理办法（试行）
第一章 总 则
第一条 学生档案是学生在校期间形成的，反映学生德、智、体及家庭政治、经济状况的以个人为单位组成的书面材料。学生档案是学校考察、录选、培养、教育学生过程中形成的第一手材料资料，是国家和社会选拔任用人才的重要根据，也是干部（工人）档案形成的基础，为加强对学生档案的科学和规范化管理，现根据学生档案形成和管理的特点，参照中央组织部和国家档案局一九九一年颁发的关于《干部档案工作条例》的精神，结合高校实际特制定本办法。
第二条 学生档案管理是学校工作的重要组成部分，也是人事档案工作的组成部分之一，它是贯彻执行党的教育方针，为培养、选拔、录用人才服务的一项经常性的基础工作。
第三条 学生档案工作，在学校党政管理部门的宏观管理组织协调下，由档案馆进行行政领导，并在研究生院、学生处、招生处和校团委的共同支持下由人事档案室全面负责做好学生档案管理工作。
第四条 在学生档案管理工作中，必须贯彻执行党和国家有关档案、保密的法规和制度，严密保管，确保学生档案的连续、完整与安全。
第二章 管理职责
第五条 学生档案实行人事档案室统一归口指导并由专人管理，行政和业务工作接受档案馆领导，同时接受校内有关领导部门的检查和指导。
第六条 学生档案种类多（本科、硕士、博士、专科、自费、委培）、流动性强、利用率高、工作量大，因此应在档案馆内配备一至二名专职人员负责学生档案管理工作。
第七条 学生档案管理的职责
（一）保管学生档案为学校和社会积累个人档案史料；
（二）收集、鉴别和整理学生档案材料；
（三）办理学生档案的查阅、借阅；
（四）办理学生档案的转递，为有关部门提供学生情况；
（五）做好学生档案的安全、保密、保护工作；
（六）调查研究学生档案工作情况，完善有关规章制度，做好学生档案的分析统计工作；
（七）办理其它有关学生档案事项。
第三章 档案的内容和分类
第八条 建立学生档案，应根据每个学生的经历和实际情况建立，并真实地、历史地、全面地反映学生的成长过程及其有关的情况。
第九条 学生档案的内容及其分类 第一类 毕业生登记表； 第二类 学生个人自传；
第三类 鉴定、考核、考察材料；
第四类 学生成绩卡（表）、学位证书、论文评语； 第五类 政治历史情况及学生升学政审材料；
第六类 加入中国共产党、共产主义青年团的材料；
第七类 奖励材料（含三好学生，优秀党团员、奖学金和优秀学生干部等）；
第八类 处分材料（包括个人检查、调查报告、校系级处分决定或免于处分的意见等）；
第九类 出国留学材料，包括已经是国家正式职工的工资和任免材料等； 第十类 其它可供学校及社会录用人才时参考的材料。
第四章 管理范围
第十条 学生档案的管理大体与干部档案相当，凡是由学校正式录用的本、专科学生、硕士生、博士生等各类学生档案一律由档案馆人事档案室统一管理。
第十一条 学生毕业后个人档案应立即转到学生的工作单位。
第十二条 毕业前夕应将学生在校的德、智、体主要表现和学生成绩输入计算机，留在档案馆永久保存。
第十三条 硕士、博士、博士后的论文及论文的专家评语亦输入计算机永久保存。第十四条 退学、因故死亡，因病休学学生的档案应作非在校学生档案妥善保存；休学的学生，复学后，应及时将其档案按所在班级重新归入在校生档案。
第十五条 留级的学生档案，每学年在接到教务处通知后，立即将其档案转到所留班级并上名册（将原在班级的名字注销并说明原因）。
第十六条 学生若被学校除名，应及时将档案转入非在校生类，如有就业的，按其有关规定将其档案转给有关的人事部门保管。
第十七条 学生在受刑事处分和劳动教养期间，其档案由学校人事档案室保管，刑满释放、解除劳教，或重新就业的，档案即按有关规定转入其所在单位或居住地的人事部门保管。
第十八条 学生出国不归、失踪、逃亡，其档案仍由学校档案馆保管。
第五章 档案材料的收集、鉴别与归档
第十九条 为了使学生档案适应社会发展的需要，要经常通过学生处、团委、研究生院、各系等部门收集优秀学生、优秀学生干部、各类奖学金及学生参加社会活动形成的反映学生德、智、体的材料，充实档案内容。
第二十条 研究生院在考生成绩合格，确定录取时，应将其考研究生前的人事档案材料收集齐全后，移交人事档案室，档案室对研究生院送来归档的每份档案进行认真地清理和签收（必须有考研究生前的人事档案）。
第二十一条 各学院、各系、所、教务处、研究生院应将学生在校期间所形成的新材料及时送人事档案室归档。
第二十二条 主管人员将收集的材料，认真鉴别，属于归档的材料必须做到真实、完整、齐全、文字清楚。姓名书写要准确，不能用曾用名，也不能写同音字。材料上必须标明系、院、所和班级，并经组织审查盖章后方能归档。
第二十三条 不属于规定归档的材料，不得擅自归档，经过鉴别，可分别情况处理，凡不应归档的退还形成材料的单位处理。
第二十四条 凡收集的归档材料，均应按《学生档案管理要求》整理装订。
第二十五条 学生档案材料，须统一用十六开规格的办公用纸；如奖学金之类的表可用八开对折表格，不得用圆珠笔、铅笔或红色及纯蓝色墨水和复写纸书写。
第六章 档案的保管与保护
第二十六条 根据安全保密和便于查找的原则，要对学生档案进行严密，科学地保管。
（一）学生档案要建立学生档案库房，库房要坚固、安全、要有防火、防潮、防盗、防光等设施。
（二）库房的防火、防潮、防盗、防光、防高温等安全设施应经常检查以确安全，要保持库房的清洁和库房内适宜的温、湿度（温度要控制在摄氏14度-24度，相对湿度45-65%）。
（三）保管学生档案应建立登记和统计制度，每年核对一次，发现问题及时解决。
（四）要不断地研究和改进学生档案的管理方法和保护技术，逐步实现科学化、标准化和现化化管理。
第二十七条 学生档案入库后，要更换统一和规范的学生档案袋。
第二十八条 认真负责管理好学生档案，对利用学生档案材料营私舞弊的，应视情节轻重，予以严肃处理，对违反《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守保密法》 的要依法处理。
第七章 学生档案的利用
第二十九条 因工作需要查阅和借阅学生档案，须遵守下列规定。
（一）凡来室查阅学生档案者，须持各院系及有关部门的介绍信查阅；
（二）档案管理单位，要根据规定和需要提供服务利用；
（三）学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由，并经主管档案的馆长签字批准，方可出馆；
（四）学生个人不能查阅自己的档案材料；
（五）查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理。
第八章 学生档案的转递
第三十条 学生分配或就业后应及时将档案转给新的主管单位。
第三十一条 本科毕业生考取外校研究生，学生处及各院系应及时通知档案室将档案转至录取院校。
第三十二条 转递学生档案应遵守下列规定：
（一）学生档案应通过机要交通或派人专人送取，不能邮寄，不得交学生本人自带；
（二）转出的档案必须完整、齐全，并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；
（三）转出的学生档案必须按“干部档案转递通知单”的项目详细填写，严密包封；
（四）收到档案的单位，须核对无误后，应在回执上签名盖章立即退回，逾期一月未退回者，转出单位应写信催问，以防丢失。
第三十三条 严格执行转递制度，避免产生“无头档案”如有的学生不服从分配而自己找单位未及时索取档案者，人事档案室应予妥善保管。
学生档案归档须知
全校同学：
学生档案是个人人事档案的重要组成部分，也是国家、社会、组织选拔人才的重要依据之一。由于招生工作中每个地区对学生档案管理和邮递不统一，给学生档案管理工作带来很多困难，如有些地区将学生档案交给学生个人带到大学，部分学生在入学报到时不把档案及时上交辅导员或档案馆，而是放在宿舍，一放就是半年或更长的时间，甚至到毕业时才发现没有中学时的档案。另外，个别学生档案意识差，私自拆开个人档案，严重影响了档案的真实性、准确性。
为了保证学生档案的完整、准确、安全，保证学生就业等利益不受影响，特告知全体同学，有带档案到学校的，请将档案及时交辅导员或档案馆，以免造成档案的丢失和损毁。
院系学生档案管理注意事项
一、学生档案原始资料要齐全
1、高中毕业生登记表；
2、高校招生报考志愿表；
3、保送生登记表；
4、中学生成绩表；
5、高中学习成绩；
6、政审表及入党、团材料；
7、中学期间奖、惩材料；
8、高校招生体检表。
二、学生档案信息记载要准确、规范
1、反映声像特征的照片、资料；
2、父母、亲属政治面貌、工作单位、住址、邮编；
3、曾用名要书写，个人不能随意改名。要求身份证、学籍卡、各种表格上的姓名、出生年月一致。
三、查询学生档案要具备以下三个条件
1、学生学号是查询学生档案唯一准确的条件；
2、姓名是查询的重要辅助条件；
3、专业是姓名查询的辅助条件。
学生和单位查询档案时，先报学号，在记不清学号的情况下，再报姓名和专业。因为在任何情况下，学号都是唯一的、不重复的，而姓名、专业会出现同名同姓同专业的情况。
四、学生档案转递时应做好以下工作
1、院系要在学生毕业时（每年6月底前）将学生所有奖惩、入党（团）等材料收集齐全装入学生档案袋，达到准确、完整，一次转递，为学生就业提供最准确的信息；
2、考上外校研究生的学生，在接到调档通知时先到招生处盖章备案，然后及时同档案馆联系，档案馆先为其出具相关证明，待档案材料齐全后，一次性寄往录取学校，避免二次寄档造成的各种不良后果；
3、因没就业造成档案留校的学生，要有学校相关的证明材料，档案馆方按教育部要求保存个人档案；因个人其它原因造成档案留校的学生，要与档案馆签订档案留校协议，档案馆按协议规定保存个人档案；
4、学生因休学、延长学年、没修完课程等原因造成档案留校的，档案暂时由档案馆保管，待学业完成后及时与档案馆联系，人事档案室将档案寄往用人单位；因欠学费造成档案缓寄的同学，待交清学费后，持交费票据复印件，到人事档案室办理档案转递手续，并交相应保管费用；因个人原因造成档案寄出退档的，档案由档案馆暂时保管，本人要及时与档案馆联系，提出转递或留存意见，并交相应管理费用；
5、学生退学档案要及时寄出。如来年还要参加高考的学生，档案可寄当地市、县教育局，如要就业，档案可寄当地人事局或人才交流中心。
毕业生档案转递须知
全校毕业生同学：
我校毕业生档案邮寄是通过杨凌“机要局”转递的。机要局要求收档单位必须是县团级以上部门。因此，档案收件单位必须注明：省、市、单位名称，如“四川省成都市铁道第二勘察设计院人事处”。另外，国营公司能接收档案，私企、合资企业不能接收档案，只能由当地人才交流中心或人事代理机构接收，如：某生毕业后就业单位为“深圳市富士康精密组件有限公司”，该生档案只能寄往“广东省深圳市宝安区人才交流中心”。所以学生在签单位时，必须向所在单位了解清楚档案收件单位的正确地址，避免档案寄不出去，或寄出因地址不详退回。
具体事宜请与档案馆人事档案室联系，联系电话：029-87082957
西北农林科技大学档案馆
二〇〇八年六月一日
学生档案的利用和转递
一、因工作需要查阅和借阅学生档案须遵守下列规定。
（一）凡来室查阅学生档案者，须持各院系及有关部门的介绍信查阅；
（二）档案管理单位，要根据规定和需要提供服务利用；
（三）学生档案一般不外借，必须外借时，须说明理由并经主管人事档案的馆长签字批准方可出馆；
（四）学生个人不能查阅自己的档案材料；
（五）查阅学生档案必须遵守保密制度和查阅规定，严禁涂改、抽取、撤换档案材料，若出现此类情况按学校有关规定处理。
二、学生分配或就业后应及时将档案转给新的主管单位。
三、本科毕业生考取外校研究生，学生处及各院系应及时通知档案室将档案转到录取院校。
四、转递学生档案应遵守下列规定：
（一）学生档案应通过机要交通或派专人送取，不能邮寄，不得交学生本人自带；
（二）转出的档案必须完整、齐全、并按规定经过认真的整理装订，不得扣留材料或分批转出；
（三）转出的学生档案必须按“干部档案转递通知单”的项目详细填写，严密包封；
（四）收到档案的单位经核对无误后应在回执上签名盖章立即退回，逾期一月未退回者，转出单位应写信催问，以防丢失。
五、严格执行转递制度，避免产生“无头档案”如有的学生不服从分配而自己找单位未及时索取档案者，人事档案室应予妥善保管。
第一讲
高校如何加强档案资源建设
第一部分 高校档案资源建设的现状与发展对策
档案资源是档案部门的立身之本，档案资源建设是国家档案事业赖以生存与可持续发展的重要基础，是开发利用档案资源的前提，也是档案工作“对历史负责、为现实服务、替未来着想”的根本保证。教育部27号令的颁布实施，为我们档案工作带来了发展的机遇和空间。从这样的认识高度出发，把档案资源建设摆在突出的位臵，充分认识加强档案资源建设的重要意义，下大力气抓好、抓实、抓出成效。在此认真分析高校档案工作的现状与问题，共同谋划高校档案资源建设的大计。
一、我国高校档案资源建设的现状
1、档案队伍的现状与问题：
据2007年61个部属学校档案馆年报统计：现有职工712人，其中女性532人，占总人数的70％；硕博（包括研究生）学历者148人，占总数的20％、本科学历占51％；50岁以上人员占30％，35-49岁之间人员占51％，34岁以下人员占17％。这些数据表明：一是男女性别比例严重失衡，馆平均人数11.6人，职工数量偏少；二是档案群体学历偏低，专业人才、复合型人才少。特别是占51％本科学历者将主导今后档案工作发展的基本格局；三是年龄结构不尽合理，年轻人偏少。占30％的50岁以上者将在今后几年内先后告退，这正是改善学校档案队伍知识结构的关键时期。
有些专家认为：档案人具有忠于职守，淡泊名利的优良品质，但思想观念保守，不能适应新形势、新任务的需要。有的档案人撰写论文或是学术交流发言，总是强调客观条件困难，就是不讲档案人的“思想困难”。也有专家认为，讲问题、讲困难是一些档案人是对档案工作现状有所反思的结果，也是档案人的一个进步。实践证明，高校档案工作改革发展的最大障碍是档案人的“思想瓶颈”。
2、学校档案工作滞后于高教事业发展： 改革开放以来，我国高等教育发展实现了历史性跨越，我国开始由人口大国向人力资源强国转变，一大批大学和重点学科实力进一步提升，缩小了与世界高等教育强国的差距。我国也是档案工作大国，如何向档案工作强国迈步？怎样围绕中心，服务学校社会，建设具有学校特色的档案资源体系和档案服务体系？如何缩小学校档案工作与高等教育整体发展的差距？
目前全国高校档案部门面临的主要问题是：一是经费严重不足，不能适应迅速增长的档案工作量和档案现代化管理的需要；二是管理手段和管理方式落后，不能适应新载体、新领域档案管理的需要；三是档案宣传缺乏力度，形式也比较单一，不能适应档案工作应有环境的需要。但实质性的问题是我们档案工作者思想解放不够，缺少创新发展思路。以服务求生存，贡献求发展，这是高校档案事业建设发展的必由之路。
3、保障条件简陋，亟需改善档案库房、办公用房及现代办公设备和档案保护设施： 上世纪八十年代中后期，各校先后建立档案馆和综合档案室，大多是以旧房屋改扩建成馆舍，仅满足了建馆的一般条件，新建馆舍极为稀少。时至今日，大多数高校馆舍和设施陈旧，既不能满足档案资料安全保管和馆藏增长的需要，又不能适应现代档案工作的需要。部属高校61个档案馆年报统计表明：档案馆总建筑面积89632㎡，馆平均建筑面积14693㎡，其中库房总建筑面积43893㎡，馆库平均建筑面积719㎡。档案馆现代办公和档案保护设备统计：服务器90个、pc机器1102台、复印机141台、集中式空调机16套、去湿机319台、消毒设备37台。以上这组数据就是部属高校61个档案馆的全部固定资产，这不仅与现代大 7
学“广阔”的校园、造型新颖的教室、宽敞明亮的办公室以及一应俱全的办公设施的差距是显而易见的，而且与国家颁布的《档案馆建设标准》相去甚远。我们呼请学校，特别是教育行政部门对高校档案馆舍建设和基础设施配臵给予必要的重视和支持。
4、馆藏档案结构不够合理：
产品讲名牌，馆藏重特色。据部属61所高校档案馆统计：馆藏档案460万卷、排架长度近11万米，录音、录像近2.9万盘；照片9.7万张，电子文件：磁带737盘、磁盘5894张、光盘1.75万张。其中明清档案810卷、民国档案5.8万卷、文件4.2万份、革命历史档案8600卷。这些馆藏统计数据表明：档案载体较为单一，特色不够鲜明，不能适应日益多样化的档案利用需要。馆藏结构呈现出“一多四少”即：“一多”纸质档案多，特别是文书、教学、研究、基建、财会等档案占据了整个馆藏的“大半江山”，体现了传统档案工作的特点。“四少”：一是实物档案少，尤其是荣誉性、纪念性实物馆藏少。二是历史档案少。三是人物档案少。四是馆藏珍贵文献备份少，今天的利用与保护矛盾较为突出。这是长期以来重单位文件归档、轻个人文献实物收集归档，重归档、轻即时归档，重校内归档、轻校外收集等习惯做法所致。
5、抓住时机，强化战略性谋划：
我国正在由高等教育大国向高等教育强国转变，高校档案工作正处在一个新的历史起点上，也处在一个重要的发展阶段。教育部对高校档案工作十分重视，新修订的《普通高等院校档案管理办法》（以下简称“管理办法”）已在今年9月份以教育部令和国家档案局令联合颁发。学习贯彻 “管理办法”，既是高校档案部门的政治任务，又是高校档案部门的中心工作。学习贯彻“管理办法”，既要有战略性思考，又要联系实际从战术层面来谋划破解学校档案资源建设的瓶颈。高校档案馆如何建设发展？怎样抢抓机遇，加强学校档案信息化建设、档案资源体系建设、档案服务体系建设、档案馆舍建设和档案人才队伍建设？怎样引进竟争和激励机制？如何科学考核评估学校档案工作？解决这些重大问题，需要我们在调查研究的基础上形成调研报告和档案行政规章草案，供教育部或教育厅有关部门参阅处理。这是高校档案工作要破解发展瓶颈应持的正确态度。
二、创新思路，探索档案资源建设的基本规律及发展对策 加强学校档案资源体系建设和档案服务体系建设，是我国实施科教兴国、人才强国的基本国策在档案工作中的具体体现，是一项功在当代、惠及后世的艰苦性工作，也是我们这一代学校档案工作者的政治任务。
档案资源建设既是学校档案部门的生命，又是立馆之本、强馆之基、活馆之源。学校档案部门要充分认识档案资源建设的重要性和紧迫感，不断创新发展思路，努力探索学校档案资源建设的基本规律，树立“大档案”的观念。
依据档案法律法规，通过接收和征集两大重要途径、整合和监管两大重要手段，让一切有价值的社会档案资源向档案馆汇聚，让国家档案资源形成优化配臵、信息共享的格局，为历史和后代留存更多的文化财富，努力开创具有学校特色的档案资源建设体系。
根据这一总的原则，我们要遵循和贯彻以下具体的一般性原则：
1、坚持学以致用、解放思想的原则。思路决定出路，解放思想的根本目的就是破解发展难题。如何解放思想？就是联系高校档案工作实际，要树立科学理念，不为现有条件所困；要树立忧患意识，不为过去成绩所累；要树立全局观念，不为传统观念所限；要树立自主创业信念，不为困难环境所惧。只要我们加强学习，打开思路，早想一步，多走一步，以更加解放的思想观念、更加开放的全局意识、更加昂扬的精神状态、更加扎实的工作作风，抢抓机遇和用好机遇，就一定能够推动高校档案资源建设在新起点上取得新的大发展。
2、坚持门类齐全、结构合理的原则
由于长期积累的原因，现在我们的馆藏普遍存在着门类、载体形式单一，不同档案比例 8
严重失调的状况。具体表现为：文书档案多，科技档案、专门档案少；纸质档案多，照片、音像等不同载体形式档案少；党政档案多，经济业务档案少。门类齐全、结构合理的馆藏应是档案资源建设追求的目标。要达到此目的，一是要加强对档案馆室的业务指导，从收集归档源头上抓起；二是进一步明确接收范围，扎实做好接收工作，把能够反映立档单位主要职能活动的不同门类和载体形式的档案统统接收进馆。
3、坚持接收和征集并重，数量和质量辩证统一的原则。接收和征集是档案资源建设两个主要的必不可少的工作环节，是加强国家档案资源建设的重要途径和手段。接收是档案馆依据法律法规的具体规定，按一定的范围正常开展的一项工作，由此奠定档案馆馆藏的基础。而征集则是档案馆依据法律法规的原则规定，对接收范围以外的散存在社会(包括境外)或个人手中有价值档案资料的主动吸纳，带有保护和抢救历史文化遗产的性质，由此作为馆藏的重要补充，进一步完善馆藏结构和提高馆藏质量。现在相当一部分档案馆只满足于一般性的接收档案，而强调种种困难，不重视或很少开展征集工作，这是当前档案资源建设中存在的一个突出的问题，必须切实加以纠正。我们一定要坚持接收征集二者并重，坚持双管齐下，“两手抓、两手都要硬”的方针，让一切有价值的社会档案资源向档案馆汇聚。
4、坚持统筹兼顾，齐抓共管的原则。
高校档案资源建设涉及学校工作的方方面面，也是一项系统工程。实践经验证明，在建设过程中：一是要用分工负责制去统筹，要把档案资源建设纳入学校领导和各个部门职责，由学校和部门主要领导干部去统筹兼顾，把部门档案管理落实到具体岗位和人员，建立健全管理网络，这是档案资源建设齐抓共管的岗位保障。二是要用工作计划去统筹，要把档案资源建设放在学校中心工作各个条块之中，拟订中短期规划和工作计划，由学校分管领导签发后成为学校一个时期或的工作任务，这是档案资源建设齐抓共管的计划保障。三是用规章制度去统筹。要把档案资源建设臵于学校管理行为之中。学校档案资源建设是国家档案资源建设的一个重要组成部分，要根据国家档案资源建设的有关法规，建立健全相应的规章制度，报学校审批后成为学校的管理行为，这是档案资源建设齐抓共管的制度保障。四是要用管理职能去统筹。高校档案部门的设臵就决定了其在学校档案资源建设中具有统筹管理的职能。档案部门要把管理职能提升到如同学校其他职能部门一样，强化监督与指导的职能，大胆地在监督中指导，在指导中监督，确保档案资源建设任务和规章制度的贯彻落实。特别是在现代技术条件下，将档案“隐性”管理变革为“显性”管理，实行部门归档工作定量考核，经校领导审批后，通过校园网等形式排名公布，这是档案资源建设齐抓共管的职能保障。
5、坚持档案资源与档案信息化同步建设的原则。学校信息化建设随着国家信息化建设事业的发展应运而生。在今天，数字大学、数字校园、数字图书馆、数字档案馆和办公现代化等建设方兴未艾。档案实体资源建设、档案信息资源建设充满着激烈竞争，档案实体资源、档案信息资源被分割或正在被分割现象较为普遍。我们要树立忧患意识和岗位紧迫感，创新思路建设和完善档案信息管理大平台，“上接学校、下联部门、外挂社会”，全面参与学校信息化建设，抢占学校档案信息资源建设的高地，牢牢掌握档案信息资源建设的主动权。一要抓住校本档案资源。档案资源建设的核心和重点是校本资源。档案工作要前移，监管要到位，档案资源建设要抢抓源头，重要档案要即时收集，全面深化纸质文件和电子文件对应同步归档，注重归档的特色和亮点，不断改善馆藏结构，努力实现增量档案数字化；二要抓住相关媒体信息资源。要通过现代技术和手段，定时跟踪校园网、英特网、广播、电视、报刊、图书等对学校有关的新闻信息、历史信息、人物信息的自动抓取筛选和有序归档；三要抓住校友人物信息资源。校友人物是学校的“品牌”，也是学校的宝贵财富。既要通过现代技术手段，又要具有世界眼光，对中外媒体有关学校校友人物信息自动抓取归档。要建立常年专项经费，利用一切可以利用的时机进行“零距离”的征集采访；四要抓住馆际相关信息资源。9
在业务交流、信息交流和学术活动日益活跃的今天，我们要特别养成对国内外各级各类档案馆、校史陈列馆、博物馆等单位搜集与学校相关档案资源、校史资料和人物信息；五要抓住民间相关资源。我国历来不乏爱好收藏的人士。特别是今天各种资源市场的兴起和完善，到民间市场去淘学校之“宝”也应引起我们档案工作者的关注和参与，收藏者的职业精神和职业敏感性，值得高校广大档案工作者参考借鉴；六要抓住馆藏数字化资源。高校档案信息开放程度、档案社会化服务程度低是一个不争的事实。究其原因，可能是见仁见智，不尽相同。但最主要的因素是经费投入严重不足，馆藏数字化率太低，开放鉴定滞后。我们要抓住学校“211”、“985”工程建设和国家对学校财政投入逐年增多的有利时机，主动争取学校的支持，按照现有的行业规范，加速推进馆藏档案数字化工程，把数字化档案的开放鉴定纳入档案利用的日常工作之中，力争通过几年时间的建设，使高校档案信息开放程度和档案社会化服务程度有一个新的飞跃。
6、坚持档案保护与科学保管并举的原则。档案是学校的灵魂。温家宝总理在2007年《政府工作报告》中强调要搞好档案保护，这充分体现了党和国家对档案保护工作的高度重视，档案的唯一性及其作为一种不可再生的资源，一旦损毁，将给国家和学校造成不可估量的损失。学校档案部门要积极创造机遇，要以学习贯彻新修订的《普通高等院校档案管理办法》为契机：一是争取学校的投入，努力改善档案保管条件，力争解决档案基础设施薄弱、库房紧缺、保管条件简陋、馆舍混用等问题。二是要切实按照国家新颁布的《档案馆建设标准》，力争新建一批档案馆舍；三是要以《国家重点档案抢救和保护补助费管理办法》为参照依据，建立常年专项经费，加强濒危重点档案的抢救和保护工作；四要建立馆藏珍贵档案和特殊载体档案的特藏房，加强对珍贵档案、特殊载体档案的保管和保护；五是要进一步加强高校档案馆（室）和馆库设备、馆藏档案的安全工作，积极推进保安人员一天24小时值班制度。特别是要加强国防科研项目档案和需要保密的档案的安全工作，切实保证档案实体和档案信息资源的安全。
7、坚持开发资源服务学校的原则。档案贵在于活，重在于用。档案信息资源的开发与利用，是档案工作的最终目的，是落实科学发展观的具体体现，也是档案服务求生存，贡献求发展的市场经济原则的体现。学校档案部门要紧紧围绕学校中心任务，找准工作的切入点、结合点和生长点，创新服务机制，拓展服务功能，提高服务水平，深化档案服务体系建设。一是优化零距离服务。要努力提高馆藏档案数字化率，及时开展数字化档案的开放鉴定，增强档案全文信息校园网上的开放程度和档案信息服务社会的能力，减少档案利用者直接来馆利用的人数，使高校档案工作者率先进入档案“后保管”的新时代；二是大力扩展现代技术手段服务。在现代通讯和网络传输技术条件下，面对国内外对档案利用的需求，要努力转变服务思想，端正服务态度，提高服务水平，通过电话、传真、电子邮件和校园网定点定时的网络服务等多种形式及时满足利用者的需求；三是创新在线编研服务。结合学校中心任务和重大纪念活动，利用数字化的馆藏，通过在线编研陈展平台，开展图文并茂，具有多媒体特色和历史背景的主题、专题陈展，扩大档案服务和以史育人的教育宣传面。四是文献研究服务。近几年来，一批具有硕士、博士学历者充实档案工作队伍，应充分发挥其特长，大力开展史料研究工作，多出学术论著，必将获得较好的社会和经济效益。五是深化教育基地服务。加强档案馆爱国主义教育基地建设，要在完善设施，更新内容，有效开放，优质服务，提高水平上下功夫，使之成为青年学生的第二课堂，广大校友的精神家园，展示学校软实力的重要窗口，对外交流合作的大平台；六是探索集成服务。在法人组织和教育、档案行政部门协调下，实现区域性和全国行业性高校档案信息的集成共享，即广义数字档案馆建设，使高校档案信息全面服务学校、服务社会更具生机和活力。
第二部分 西北农林科技大学档案资源建设的具体做
法
西北农林科技大学档案馆自组建以来，始终以丰富馆藏为目标，以扩大门类、改善结构为中心，以档案接收为重点，以档案征集为关键，切实增强档案馆保存历史、服务现实的功能，确保档案资源的有效积累和充分利用，在抓好正常征集接收工作的基础上，深化认识，制订规范，突出重点，改革创新，档案资源建设得到强势推进。
一、深化认识，整体推进
档案资源建设的力度，取决于认识的深度。长期以来，我们馆就把档案资源建设放在全局性的高度加以考虑，无论是制定长期规划还是计划，都把档案资源建设列为重要内容。学校从2004年开始将归档工作列入各部门工作目标任务之中，档案史料建设工作已列入学校2007、2008年工作要点之中。
近两年来，我们在校领导的大力支持下，争取到了专门的征集经费，为档案资源建设提供了较好的经济基础，切实保证了档案资源建设的不断推进。学校每年投入了8-10万元的专项经费，用于档案编研、史料征集、实物陈列室史料档案的维护、捐赠珍贵档案史料的奖励等工作，有效地保证了档案各项工作的有序开展。目前，我们的馆藏已达13余万卷（册、件），涵盖了文书、会计、科技、声像、实物、名人、电子档案等在内的门类比较齐全，内容丰富、形式多样、具有高校特色的馆藏档案大家族。
二、制定规范，有序管理
为了依法、规范、有序地推进档案资源建设，近年来，我们馆根据档案法律、法规的规定和有关业务标准，结合工作需要，有计划、有步骤地研究制定了一系列规范性文件，较好地保证了档案资源建设工作的顺利开展。我们重新修订了《西北农林科技大学档案管理制度》，制订了《兼职档案员工作手册》，《重大活动档案接收规定》，《档案管理工作责任追究制度》（修订稿）等。上述文件的制定和实施一方面使档案资源建设有了制度保证，同时，也使档案资源建设由档案部门的部门行为逐步扩展到众多部门的联合行为，有效地聚合了资源建设的力量，加大了档案资源建设的力度。
三、突出重点，狠抓落实 档案资源建设面广量大，要取得好的成果，既需要常抓不懈，又必须突出重点。近年来，根据学校发展的需要，我们着重在合并院校档案整合、档案信息化建设、重大活动档案、名人档案、珍贵史料等档案的征集接收方面狠下功夫，使档案资源建设较好地落到实处，并取得了显著效果。
1、合并院校档案的有效整合
我校于1999年由七所教学、科研单位合并组建而成。2000年档案馆成立后，学校很快将所有档案和人员实行了集中统一管理，整合了档案资源，有效地保证了合并院校档案资源的齐全和完整。2003年，档案搬迁进新馆前，为了优化馆藏结构，学校成立了以王万中副书记为组长的鉴定工作领导小组，先后对13000余卷档案进行了鉴定销毁。2004年，我们调查发现，原陕西省农科院13个研究院所二级档案管理存在诸多问题，如果不及时收回，势必造成无法挽回的损失。于是，档案馆积极成立了档案收集工作领导小组，深入有关院系进行指导，对属于归档范围的具有保存价值的各门类档案，要求由各学院在规定的时间内移交档案馆。共收回档案2万余卷（册），奖状证书351件，其中省部级以上140件。通过上述工作，及时抢救了这批珍贵档案，保证了原七个单位档案全宗的齐全完整，有效地维护了档案的历史面貌。
2、档案信息化建设稳步提高
加强档案信息化建设是我馆目前乃至今后更长一段时期内的重要工作之一。2001年我馆实行了档案行业新标准，推行了卷改件试点工作。为了实行2005网上条目归档，2006
年3月，举办了全校兼职档案员培训班，重点学习了电子文件的归档管理和网上归档档案软件应用，通过专家集中讲授、分组座谈讨论、实际上机操作，提高了工作人员的档案业务水平。2007年底，我们根据大部分纸质的学绩档案字迹模糊，难以长期保管和继续利用的现状，在得到了党委校长办公室和研究生院领导的支持下，与西安鑫创公司合作，用了近2个月时间完成了10万余名毕业生的学籍档案数字化工作，共扫描图片18.32万张。2008年对研究生学籍档案条目4万条进行了系统著录和全文上传。同时组织勤工助学的学生，对辛树臶信函187卷374件进行了著录和全文上传。通过这些工作，使馆藏档案的数字化进程又加快了一步。
3、重大活动档案顺利移交。为了加强对我校重大活动档案的管理，确保重大活动档案完整和安全，使其更好地服务于学校中心工作，我们馆围绕全校重大活动档案收集、管理等问题，开展了一系列工作。制定了《重大活动档案管理规定》等文件。在本科教学评估中，档案馆直接参与评估工作的始终，专人负责评估支撑材料的整理与指导工作。评估结束后，将评估档案131盒2600余份文件全部移交档案馆保存。在创建省级文明校园活动中，档案馆直接参与，共接收创建专题资料96盒1600余份文件，500余张照片。2006年直接参与了学校6个亿基建项目验收档案的整理工作，共完成161个建设项目3184卷档案的整理归档工作。2007年“同一首歌走进杨凌、走进西北农林科技大学校园，档案馆安排专人及时将整套材料收集进馆。2008年，奥运圣火走进农林科大校园，我们也及时将圣火传递相关材料收集进馆。
近年来，我们共接收到包括纸质、实物、声像、电子等多种载体的重大活动档案7000余件。我们主动参与的精神和工作成效，受到学校领导的高度评价。
4、档案史料的征集成效显著
我校是一所具有七十余年历史的院校，在长期的教学科研活动中，积累和形成了相当丰富的档案和文物资料。但由于种种原因，我校档案馆现存的13万卷（件）档案中，珍贵历史档案很少。2004年，学校在筹建校史馆过程中，历史档案的奇缺给校史馆建设带来极大的不便。加之，随着时间的推移，岁月的流逝，许多珍贵的档案也相继大量的流失。档案资源建设工作被相继列入学校工作要点之中，档案馆也将重要史料、名人档案的抢救性的保护和征集工作列入各工作要点之中。
为做好此项工作，我们采取了拓宽渠道、突出重点的措施，开展了广泛地抢救和征集活动。采取“走出去、请进来”的方法，通过寄发贺信、登门拜访、电话联系、邀请返校等途径进行广泛收集，加强感情联络，做到以情感人。先后发出80多封信，派出60人次分赴省内外各地，征集到各种史料、实物、照片、录像等4000余件。
（1）领导重视史料征集工作。
领导重视是做好档案工作的基本保证。校长孙武学同志一直很重视学校档案工作。他多次指出，学校档案工作要紧紧围绕教学、科研等中心工作，搞好服务。转变观念，主动开展校史档案的征集工作，要深入到老同志中间，认真做好知名专家，著名人士档案的收集和鉴别工作。学校2007年工作要点中特别指出：档案馆要加强档案建设工作，进一步完善和规范档案管理，加强重要史料的收集、整理工作。学校2008年工作要点：继续开展珍贵校史档案征集工作，推动档案信息化，拓展档案服务功能。他曾于2004年3月亲自在京接受我校已故老校长辛树臶先生日记手稿120余本，并先后将自己手中保存的国内外著名校际间来往的重要有关书信转交至档案馆。在陕西省档案局组织编辑陕西《名人档案》过程中，他将自己保存的重要照片20余张转交至档案馆。2007年3月，他又将自己的毕业证书、任命书，部分获奖证书等13件、国家最高科学技术奖获得者李振声院士写给自己的亲笔信交至档案馆。党委书记张光强同志将自己召开全国人民代表会议的提案、代表证以及写给国务委员陈至立、原副总理李岚清的亲笔信等100余件交至档案馆。2007年国庆长假后的第一天，张 12
书记到档案馆进行调研时说，对档案馆开展的校史资料征集工作给予了很高评价，当看到“右任农专”字样的青砖时说，档案馆应将这些砖收集起来，可以建一面墙，这是非常有教育意义的！当看到名人档案展柜时，他表示还将继续捐赠自己所保存的资料。并题词：努力做好档案工作，能为创办世界知名的高水平研究型大学做出大贡献！
主管档案工作的赵忠副校长也多次在档案工作会议上强调，要做好档案的收集工作，特别是一些建校初期的历史档案。他说，档案部门要充分认识加强档案资源建设的重要性和迫切性，走出传统收集档案的圈子，用全新的眼光发现档案，用有效的方法积累档案，坚持不懈地抓好档案资源建设。他曾将自己出国带回来的纪念章等物品及时送交档案馆保存。
（2）配合学校70年校庆工作，积极创建校史实物陈列室。为了展示学校70年历史进程和发展概况，结合学校70年校庆工作，我们适时创建了校史实物陈室。主要内容有：于右任先生和杨虎城将军筹建时期的实物和照片；校史主要人物的照片、简介、实物；获得各类科研成果的奖励证书；国家领导人及著名人物的题词、墨宝；有国外校际间互访的珍贵纪念品等。实物陈列室面向全校开放，进一步开发了档案信息资源、最大限度地发挥校史实物档案的育人功能和教育功能，继承和弘扬了我校优良传统和优良学风，激发广大师生员工和校友的爱校情结，切实感受到学校发展中一脉相承的奋斗精神，科学精神和创新精神。
（3）结合学校创建省级文明校园，实物陈列室增添新内容。爱国主义教育是社会主义精神文明建设的一项重要内容。充分发挥档案馆的社会教育功能，努力把学校档案馆建成面向广大师生员工进行爱国爱校教育的重要阵地，产生教育激励作用，也是档案工作者的一项光荣的任务。
2006年，为充实馆藏内容，我们结合学校创建省级文明校园工作，在全校开展了征集文物史料的活动，取得了良好的效果。有30多位老同志捐赠了各种物品上千件。被誉为“瓜王”的博士生导师、“西农8号”西瓜的主持人王鸣教授，将自己从教五十年来收藏的具有重要学术价值和保存价值的物品捐赠给了档案馆，其中有珍藏多年的建校早期创办的《园艺》期刊等数百件实物及资料，还有几位校领导将他们出国和进行校际交流的纪念品主动交给档案馆。另外，我们还邀请离休的老红军、老八路到档案馆参观，他们主动将自己珍藏的军功章、军帽、解放大西北纪念章等物品捐赠或寄存在档案馆。档案馆对这些物品分专柜进行展出，每周四和校史馆一同面向广大师生开放。仅2006年、2007年累计接待参观者800多人次，在校园精神文明建设中发挥了重要的作用。
（4）名人档案征集工作全面启动，充分体现了我校档案工作特色。
我校历史悠久，70年的历史积淀给学校的档案事业带来了两个显著的特色，一是老照片特色，二是名人档案特色，我校历史名人极多，影响极大，是我校一笔巨大的精神财富。我们一方面通过媒体广泛宣传，另一方面明确征集方向和目标，千方百计地与名人取得联系。实物陈列室展柜中大量珍贵实物，几乎都是去老专家、教授和校友家中征集到的。先后走访各类专家名人48人，发放捐赠证书40余份，征集了名人实物档案1700余件（册）。其中有我校三名院士、著名昆虫学家周尧教授等先后捐赠的证书、聘书、奖章、奖牌、奖状、照片、专著等实物档案500余件；知名专家、教授、学者的实物档案资料1000余件；部分现任校级领导捐赠的实物档案资料200余件。档案馆将征集到的名人档案进行了认真筛选后，专柜展出，并及时开放，取得了很好的效果。其中有胚胎工程学家窦忠英、旱作农业专家李立科、农业水土工程专家熊运章、小麦育种专家宁锟、蔬菜育种专家柯桂兰等10多名专家名人的档案。
另外，我们还从民间收集到李振声院士早期主持研究的“远缘杂交小麦新品种小偃六号”获“1988年陈嘉庚农业科学奖”的奖状等。名人档案的建立，较好地丰富了馆藏，为我校构筑人才高地提供了较为丰富的信息资源。目前，我校名人档案的征集工作开展顺利，充分 13
体现了我校的档案资源建设的特色。
（5）通过校友活动，征集大量史料。我们与校友会联手，一旦获悉老校友手中有学校筹建时期的重要史料线索，就通过电话、走访等方式及时地将他们手中保存的珍贵史料设法征集进馆。如现代水利大师李仪祉先生的侄孙现居河南郑州，我们了解他手中保存着一些重要的史料，馆领导利用周末时间，亲赴郑州登门拜访，征集到李仪祉先生的家庭照、李仪祉先生的侄子、我校解放初期院务委员会主任李赋都先生1949年以来的任职聘书及50年代西北局的重要文件等珍贵资料。我馆已将一些复制件在实物陈列室展出，先后有《西安晚报》、《杨凌电视台》、《杨凌时讯》、《陕西档案》等新闻媒体相继做出了专题报道。
在征集石声汉先生的史料过程中，我们通过《用生命去创造》这本书的线索，电话联系到石老先生现居清华大学的大儿子石定机先生，说明情况。经过一番耐心细致的工作，他的子女答应将其父的一些史料捐赠我校。在石先生诞辰100周年之际，其子女4人亲自来校捐赠史料。2007年3月29日、9月24日学校分别举行了李仪祉和石声汉先生两次史料捐赠仪式。2008年4月份，石先生的女儿又将其父生前30余件重要史料捐赠至档案馆。另外，还通过我们档案馆的牵线搭桥，石先生在香港理工大学的小儿子自意捐赠学校30万港币，同时学校配套30万元人民币，设立石声汉助学金，用于资助品学兼优，家境贫寒的植物生理和农史研究专业的研究生完成学业，以继续传承和发扬光大其父生前所从事专业研究。
档案馆还在校友会、离退休处的帮助下，闻知我校校友原西铁一局文工团团长、离休干部王永光先生处保存有当年从事地下青年团活动的史料后，2007年10月馆领导专程登门拜访了王永光先生。并征集到王永光先生当年从事地下青年团活动及演剧活动的照片及史料192件，填补了学校地下青年团学生及演剧文艺活动的空白。
我们还采取邀请校友返校、参观的方式，加强往来，提供历史线索。如2007年6月份，我们邀请了杨笃校友来校协助勘察三号教学楼奠基石。据悉，其中一块“文革”期间被破坏，另一块奠基石还有待于查找。杨笃先生捐赠的史料有：明朝状元康对山著《武功县志》（清代版本）、辛树臶先生编写和签名送给他本人的一些重要史料。另外，通过杨笃先生的介绍，我们还联系到了现居陕西汉中的86岁高龄的郭环琦校友。通过书信往来，今年4月初，老先生欣然将自己长期保存的《太极拳之研究》（葛馨吾著）一书及《吴式太极拳传达人——郭环琦太极拳拳械》光盘捐赠至学校档案馆保存。该书是建校初期的唯一一部国术教材。郭老先生在回信中写道，“捐赠此书的动机，只是为母校过去重视武术（国术）教育，并远走北平聘请名师和为恩师教学成果留些文献资料而已，别无为个人求名之意。”字里行间，显示了先生对母校、对恩师的卷恋和崇敬之意。该资料的征集进馆，极大地丰富了馆藏，同时弥补了学校早期在国术教育方面的历史空白。
在校内，我们相继走访了王建辰、翟允是、赵世明等一批老先生。征集到的有云立峰先生捐赠的于右任签名的《同学录》（1945年）、距今年代久远、刻有古“邰”字样的陶罐；熊运章先生捐赠的《解放大西北纪念章》；曲尔复先生捐赠的刻有“农专—右仁”字样的地基砖等史料都及时丰富了馆藏。
（6）复制学校民国档案，确保历史档案齐全完整
1987年，根据省档案局文件要求，学校将建校初期至解放前的文书档案全部移交至省档案局永久保管。为了保证学校的历史档案齐全完整，去年上半年，档案馆主动请战、精心组织安排、抽调专人，用了近两个月时间，对现存于陕西档案馆的我校解放前的2000多卷民国档案进行了复制。共复制档案18000页，翻拍珍贵档案1000多张。其中有国立西北农林专科学校筹备期间的会议记录；于右仁签发的重要文件；杨虎城的亲笔函；李仪祉起草的水利组计划书；蒋介石、陈立夫签发的委任状等。这批珍贵档案的复制，为我校校史校情的研究提供了有力的支撑和保证，填补了我校民国档案的空白。
（7）开展史料编研工作，启动辛树臶日记和重要信函征集和整理工作
在征集辛树臶先生信函的过程中，通过多次与古农研究室联系，才得到了他们的支持。通过不懈的努力，去年11月份，我们才将200余封重要信函及反映辛老先生重要活动的照片100多张全部征集进馆。其中有胡耀邦、林伯渠、竺可桢、王毓瑚等著名人士与辛老的来往书信等。我们已将其全部扫描成电子文件保存。在信函整理过程中，我们还邀请了辛老先生的子女来馆，辩认信函和照片中相关的历史人物和事实。档案馆正与古农研究室合作研究，共同编辑出版《辛树臶重要信函选编》。
（8）开辟校史老照片专栏
为了进一步继承和弘扬学校优良传统，迎接建校七十五周年暨合校十周年，档案馆与西北农林科技大学报联合开辟“校史老照片”专栏，采取图文相结合的方式，向广大读者展示学校之历史风貌，彰显人物之业绩，激发师生员工爱国爱校之情！可读性强，能引进读者的鸣。现已刊登15期。
档案资源建设，是档案部门的立馆之本，是做好档案服务利用工作的基础和前提。抢救珍贵档案，对于彰显学校的历史原貌，反映学校发展的历史轨迹，弘扬学校的光荣传统和“杨凌精神”，具有十分深远的意义。目前，虽然我们的工作取得了一定的成绩，但还有大量的珍贵史料没有被征集进馆，任重而道远。
教育部27号令的颁布实施，为我们档案部门提供了良好的机遇和发展的平台，我们应该以此为新的契机，进一步拓宽工作思路，更新理念，创新方法，力争在做好常规性工作的同时，将继续深入开展校史资料的编研工作和档案的现代化管理工作，充分发挥学校档案信息传递、文化积淀和爱校教育“三项”功能，主动做好为学校领导决策服务、为学校中心工作服务、为学校广大师生员工服务等“三项”服务，狠抓落实，推动和促进高校档案资源建设再上新台阶！
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高等学校学生档案管理办法(试行) 第2篇
[法律法规]高等学校接受委托培养学生的试行办法
【题 目】高等学校接受委托培养学生的试行办法【颁布单位】教育部 国家计委 财政部 【注】 根据1986年10月15日国家教委和财政部共同发布《高等学校财务管理改革实施办法》将本文中有关收取经常费的财务处理规定停止执行。 为了适应社会主义现代化建设的需要，高等教育事业要加速发展，培养数量较多、质量较高、多种规格的各类专门人才。按现行管理体制，高等学校在保证完成国家下达的指令性招生计划的前提下，试行委托培养学生的办法，可以发挥高等学校的办学潜力，开辟高等学校经费来源，加强学校和用人单位的联系与合作，打通高等学校为城乡集体所有制单位及个体户培养专门人才的路子，推动高等教育的改革，达到增加培养数量，提高教育质量，更好地适应经济建设和社会发展对专门人才的实际需要的目的。接受委托培养本、专科学生和研究生的学校，必须首先保证完成指令性计划，不得冲击指令性的年度计划和中、长期计划。 一、委托培养学生的形式、范围和计划管理 省、自治区、直辖市，中央、国务院部门，全民所有制和城乡集体所有制企事业单位及个体户，均可通过协商，签订合同，委托高等学校培养本、专科学生和研究生。委托培养的本、专科学生和研究生，必须参加全国统一招生考试，德、智、体全面考核，择优录取。其中，省、自治区、直辖市和中央、国务院部门及全民所有制企事业单位委托高等学校培养的学生，必须从统一招生中录取新生；农业、石油、地质、煤炭等全民所有制企事业单位和山区、边疆、少数民族聚居区及城乡集体所有制企事业单位、个体户委托培养的学生，可由委托单位推荐学生参加全国统考，报考的学生，必须达到录取标准才能录取。 委托培养本、专科学生和研究生，一般应在承担委托培养学生任务的学校的现有专业中进行。有些专业可以适当放宽专业的业务范围，培养与本专业相近的专门人才，以适应委托单位对专门人才的实际需要。如果委托设置新的专业，应按现行专业审批手续连同委托合同报批后方可实施。地方院校中一直面向全国和大区招生的专业，中央、国务院部门所属院校中一直对口其他部门的专业，各地区、各部门要继续认真办好，不得因同本部门不对口而予以削弱，在保证不削减原订招生规模的基础上，亦可适当接受一定数量的委托培养学生的任务。地区之间、部门之间、地区和部门之间原有的协作、支援（包括支援“老、少、边”地区）关系，要保持不变，不能打乱。 委托培养学生，一律采用合同制的办法。委托培养学生的合同，应将学校及专业、年度招生数、在校学生达到的规模、招生来源、毕业生的分配、合同有效期限、经常费用和基本建设投资的安排、双方各应承担的责任等逐项加以明确规定。委托培养学生的合同，必须经学校的主管部门批准才能生效。 凡经批准的委托培养的招生指标，均由承担委托培养任务的学校单独编制招生计划，报送学校主管部门审核批准。学校主管部门负责汇总所属学校的委托培养招生计划，报教育部、国家计委，经审核后纳入高等学校年度委托培养招生计划下达执行。 凡有条件又有可能接受委托培养学生的学校，其主管部门应从全局出发，予以积极支持。如发生学校有能力承担其他部门委托培养学生的任务，而学校主管部门加以限制的情况，由教育部大学网加以协调。 凡接受长期委托培养学生任务的学校，要保证国家确定的本校长期发展规模的实现，不得因此而缩小原订规模或放慢发展速度。委托培养学生的规模应在国家确定的发展规模之外。 二、委托培养学生的双方必须遵循的原则 委托培养的本、专科学生和研究生，毕业后一律由委托单位负责分配使用。 委托培养的学生，要尽可能实行走读制或由委托单位设法解决学生的住宿、交通等生活问题。城乡集体所有制企事业单位及个体户委托培养学生，一般应在本省（自治区、直辖市）范围内的高等学校中进行。 有条件的委托单位，可以在学校所在城市自设教学点，由承担委托培养学生任务的学校组织教学。 承担委托培养学生任务的高等学校，对委托培养的学生，要切实保证教学质量，执行教育部统一制定的学籍管理办法，培养出合格的毕业生。 委托培养本、专科学生和研究生，其招生和录取工作，要按规定办理，杜绝“走后门”等不正之风。一经发现这类问题，要严肃处理。 三、委托培养学生的经常费和基本建设投资的解决办法 根据谁委托培养学生谁负责解决经费的原则，委托单位（包括城乡集体所有制企事业单位和个体户）要负担为其培养的学生所需的基本建设投资和经常费。 委托培养学生所需基本建设投资，由委托单位负责安排。委托单位应参考国家现行的《一般高等学校校舍规划面积定额》和学生人数，将所需基本建设投资指标（包括设备购置费）和相应的国拨三大材料指标，拨给对方。委托单位提供的基本建设投资，由学校结合本校总体规划统一安排建设，并报其主管部门批准。所建成的校舍及购置的教学设备，其产权均归承担委托任务的学校。中央和国务院部门委托省、自治区、直辖市所属院校培养学生，所需基本建设投资由中央和国务院部门在本部门基本建设投资中安排解决，并按合同议定的款项及时划拨给有关学校。省、自治区、直辖市委托中央和国务院部门所属院校培养学生以及省、自治区、直辖市之间和中央、国务院部门之间委托培养学生，所需基本建设投资均应按以上办法解决。 委托培养学生所需的经常费，可由委托培养学生的双方协商确定具体标准，也可由委托单位按下列标准拨给承担委托培养学生任务的学校，本专科学生每人每年：工科、医药、艺术院校1000元至1300元，农林、理科（含师范院校理科）、体育科类900元至1200元，文科（含师范院校文科）、财经、>法科类700元至1000元。上述费用不包括学生人民助学金和奖学金。学生按规定享受的人民助学金和奖学金，由委托单位根据学校实际规定开支数另行拨付。 学校收取的`经常费，90％交学校财务部门，作自动增加经费拨款处理，10％纳入学校基金，按有关规定统筹使用。 全民所有制企业和企业主管部门拨付委托培养学生的经常费，一律从自有资金中列支。即主管部门由集中的企业基金、利润留成、税后留利（或亏损包干结余）中开支；企业由企业基金、利润留成、税后留利和其他自有资金中开支。行政、事业单位拨付委托培养学生的经常费，在预算外资金或预算包干经费结余中开支，不得因此要求另行追加预算。 有关涉及办学条件的其他问题，应本着互相支持的精神协商解决。如果双方采用对等培养学生，所需经常费、基本建设投资等，可以参照上述原则，经过双方协商，采用变通办法处理。 四、接受委托培养本专科学生的招考办法 凡从统一招生中招收委托培养学生的，均按《普通高等学校招生规定》办理，并按教育部、财政部1980年5月3日（80）财事字109号通知规定缴纳招生经费〔每录取一名学生在30元范围内，由省、自治区、直辖市高教或（教育）、财政厅（局）确定收费标准〕。 凡由委托单位推荐学生的，按下述招考办法执行： 1．参加高等学校全国统一招生考试。 2．于每年5月31日前由委托单位集体到考生所在省、自治区、直辖市招生委员会办公室报名，每名考生收考试费15元（不再缴纳招生经费）。 3．政治思想品德考核、身体健康检查条件办法按《普通高等学校招生规定》办理。所需费用由委托单位负责。有关材料由委托单位报招生学校。 4．每年7月31日前，有关省、自治区、直辖市招生委员会办公室向考生、委托单位、招生学校通知考生的考试分数。 5．招生学校对考生应进行德、智、体全面考核，择优录取。录取分数不应低于招生学校在当地的最低录取分数线。农业、石油、地质、煤炭等全民所有制企事业单位和山区、边疆、少数民族聚居地区的考生，录取分数线可适当降低。 任何委托部门不得要求学校录取不够条件的考生。如考生成绩太差，不足录取名额，学校可通知委托单位，共同修改合同，并报告学校主管部门。 五、其他有关事项 接受委托培养学生的高等学校，其领导管理体制（包括校、系、专业）不变。为委托单位培养的学生，在校期间的教学活动、行政管理等工作，均由学生所在学校统一管理。属于联合办学性质的，其职责划分，按双方议定的合同办理。 委托培养双方，都应严格履行合同的规定，违者负责赔偿损失。遇有需要改变合同内容的问题，应协商解决并形成书面协议备查。合同到期以前如双方同意中断委托培养关系，应按审批手续中的规定，将中断合同的协议书报有关部门备案。 承担委托培养学生任务的高等学校，不设专门的管理机构。 中等专业学校接受委托培养中专学生，可参照本办法规定精神办理。委托培养学生所需的经常费，由委托单位按下列标准拨给承担委托培养学生任务的学校，每人每年：工科、医药、艺术科类650元，农林、体育科类550元，师范、财经、>法和其他科类450元。上述费用不包括学生人民助学金和奖学金，学生按规定享受的人民助学金和奖学金，由委托单位根据学校实际评定开支数另行拨付。学校收取的经常费，交学校财务部门作自动增加经费拨款处理。全民所有制单位拨付委托培养学生的经常费，按本文件第三项规定办理。对于跨省委托培养的学生，在其入学和毕业分配时，按照国发〔1977〕140号文件规定执行。 高等学校接受委托培养研究生，其计划管理、培养经费、招考办法等项细则，另行补充规定。
(完)
高等学校学生档案管理问题研究 第3篇
一、高等学校学生档案管理工作中存在的瑕疵
1、档案意识不强, 对高等学校学生档案工作的重要性认识不够
一直以来, 学生档案管理工作得不到领导的重视, 没有将此项工作提到议事日程, 专职档案管理人员配备不到位、业务经费和设备购置等难以保证, 没有进行有关的制度建设, 管理体制明显不完善。
2、档案管理人员业务水平有待提高, 档案管理方法有待改进
当前, 高等学校学生档案管理者多数为兼职人员, 管理人员档案知识理论和业务能力匮乏, 他们也没有充分的时间和精力去研究并熟练运用新的管理手段, 同时也缺少相应的正规培训, 再加上自身也缺乏一定的创新精神, 所以那些管理人员的业务水平很难得到提高。另外, 多数高校的学生档案管理工作都以实体纸质档案为主, 较少使用电子档案, 以至于档案利用率低, 严重阻碍了大学生的就业和择业。
3、档案内容缺乏新意、语言程式化
2007年2月, 教育部发布了《关于进一步深化本科教学改革全面提高教学质量的若干意见》, 文中明确指出要大力深化教育教学改革, 全面加强大学生素质和能力培养。推进人才培养模式和机制改革, 着力培养学生创新精神和创新能力, 促进学生个性发展。高度重视实践环节, 提高学生实践能力。大力推进文化素质教育, 营造良好的育人环境, 把人文教育和科学教育融入到人才培养的全过程, 把德育、智育、体育、美育有机结合起来, 落实到教育教学的各环节, 通过文理交叉、学科融合, 实现课程的有机结合, 促进大学生综合素质的全面提高。然而我们的学生档案仍然一直保持着传统的认识, 材料收集范围注重学习成绩忽视学生技能水平, 注重在校表现忽视社会实践, 收集的内容依然是学籍材料, 入党入团材料, 奖惩材料等, 内容空洞, 语言程式化、口号化, 呈现高校学生档案千篇一律的现状。这些档案内容有时会不够真实地、片面地诠释学生在校时的各方面发展状况, 无法满足用人单位多元化的需求。
二、高等学校学生档案管理工作的探索研究
1、统一认识, 加强领导
学生档案管理是高校档案工作的重要组成部分, 也是高校管理的基础性工作。学校要把学生档案管理工作列入学生工作议事日程, 对学生档案工作的业务建设、机构设置、人员配备、库房建设等问题给予解决。学校领导要了解有关学生档案工作文件精神, 定期听取工作汇报, 提出任务和要求, 组织学生管理部门定期研究、部署学生档案管理工作, 制定学生档案工作近期或远期规划和实施方案, 做到有计划、有布置、有检查、有落实。
2、提高学生档案管理员素质
档案管理工作专业性强、有其自身的组成和管理方法, 涉及的知识面很广, 对档案管理员的业务素质要求较高。高等学校学生档案管理工作要实行专职管理, 管档人员除了要有强烈的事业心和历史责任感外, 还要加强自身学习和相互交流, 具备档案管理的相关专业知识, 熟练掌握档案管理的工作方法。积极参加档案管理专业知识的系统培训, 不断提升自身的专业技能, 完善操作流程, 大力提高工作能力和管理水平, 做好档案管理工作。
3、建立健全各项规章制度, 提高档案管理水平
学生档案管理部门应结合本校实际, 依据国家、档案法规, 及时制定《学生档案管理办法》、《学生档案材料收集鉴别归档规定》、《学生档案转递制度》及《学生档案整理细则》等各项规章制度, 明确学生档案管理部门、档案材料形成部门和其他相关部门的职责范围, 做到分工明确, 各尽其责。加强学校相关部门间的联系, 使学生档案材料的收集、管理工作规范化、系统化, 保证学生档案真实、准确、全面、安全。建立考核评价体系, 把学生档案工作作为对各相关部门学生工作好坏的一项评价内容, 促进学生档案管理工作整体水平的提高。
注重档案转递工作, 规范转递流程, 确保学生档案转递安全。学生档案的转递工作时间集中, 数量大, 涉及的部门与单位多, 学生档案管理部门要设置合理的转递方式和周密的转递环节, 并严格转递手续, 确保学生档案快速、准确、可靠, 防止毕业生档案丢失。
4、以人为本, 扩大归档范围, 充实档案内容, 规范档案要求
为了使高等学校学生档案成为用人单位选拔人才、学校培养人才的依据, 能更好地为毕业学生就业服务, 学生档案管理部门应扩大收集学生档案材料的范围, 丰富档案的内容, 提高学生档案的内在价值和利用价值。除了收集一些传统的学生档案材料外, 还应该加入体现学生个性特长、个人综合能力、心理健康、诚信等方面的材料。学生在校期间参加学校和社会有益组织的活动情况, 如献爱心救助, 义务献血等青年志愿者活动相关材料也应归入个人档案。
此外, 作为学生的班主任、辅导员, 应本着对学生负责的态度, 为用人单位和社会服务的思想, 在填写学生鉴定时, 应根据实际, 客观、真实地写出每个学生的特点, 尽可能地将其个人特点表现出来, 建立起一个个性突出的学生档案, 做到“见档如见人”, 为用人单位提供生动、详实的档案材料, 立体、全面地反映出学生的发展情况, 从而更好地为学生服务, 为社会服务。
归档文字材料的纸张一律使用A4型公文用纸, 汉字书写要规范整齐。归档材料必须使用黑色碳素笔或蓝黑色钢笔填写, 选用激光打印件或静电复印件归档。所有不符合要求的, 一律由材料形成部门重新整理后才可归档。
5、大力推进高校学生档案管理信息化建设, 丰富档案管理手段
随着现代科学技术的不断发展, 传统纸质档案管理方式的缺陷和弊端已显现出来。档案的信息化己经成为档案事业应对迅猛发展的信息社会的必然选择。所以学生档案管理部门要将传统的档案管理方式和现代信息技术合理的进行整合, 在进行传统档案管理的同时, 还要加快档案信息化管理的进程。学生档案信息化管理既可以减轻管理人员的劳动强度, 大大提高其工作效率, 通过信息系统可以使各部门学生档案信息资源共享, 并且根据不同的需要对信息进行迅速、有效、多角度的整理、查询、分析, 进行自由组合分类, 又能使用人单位快速、便捷地所需求的毕业生的相关信息, 准确、全面了解毕业生的情况, 从而大大增加毕业生的就业机会。学校还可以利用档案管理信息系统了解在校学生的各项信息、基本情况及每届毕业生的就业情况, 为校内学生管理相关工作提供基础信息的同时, 还能针对用人单位对专业人才的需求情况, 进行教学改革与调整, 改进人才培养模式, 以便在校学生能够更好地适应人才市场需求。因此, 学生档案管理部门应结合本校实际情况, 在学生档案的收集、转递和使用方面积极推进档案管理信息化建设, 使学生档案管理工作更加专业化、规范化和现代化。
摘要：学生档案是人事档案形成的基础, 学生档案管理是一项对学生、学校和国家都十分重要的工作。本文通过对当前高等学校学生档案管理的现状进行分析, 找出工作中出现的问题, 提出解决对策, 以期对高等学校学生档案管理工作有所裨益。
关键词：高等学校,学生档案,管理,瑕疵,探索研究
参考文献
[1]教育部.关于进一步深化本科教学改革全面提高教学质量的若干意见[Z].2002.
[2]刘冬梅.高校学生档案管理工作的现状与对策研究[J].中外企业家, 2012 (1) .
中职学校学生档案管理思考 第4篇
1 学生档案管理中存在的问题
1.1 学生档案管理归属不明确，档案保管分散。学生档案材料主要包括：学生入学材料、新生录取花名册、入学登记表、学生各学科成绩、学生奖惩材料等。学校招生就业处掌握着新生录取的基础信息，教务处保存着学生各科成绩，学生处记录着学生奖励、处分等信息。这样就形成了多头管理，使档案的整体性得不到有效发挥。这些部门又缺乏有效的沟通，致使学籍档案不能完整及时归档。有些机构撤销、合并后学生档案交接不及时还会造成档案材料的丢失。比如需永久保存的“新生录取审批表”就是学历认证必备的材料，一旦丢失，就给学历认证带来极大的麻烦。
1.2 学校、学生档案意识不强。学校教师和管理人员常常把学生的教育、教学及管理作为重要任务来抓，认为学生档案管理是软任务和辅助工作，做得好坏对现行工作影响不大。思想上不重视，归档材料不完整，整理不规范。有相当多学生对所填写的档案材料不够重视，比如在填写“出生年月、姓名”等重要信息时不认真、和毕业证信息不符带来不必要麻烦。
1.3 学生档案管理没有相对成熟的档案管理软件系统。学生档案具有归档内容多、量大、存放周期短、流动快的特点，目前还没有一套完整适用、统一规范的管理应用软件，学生档案管理基本上还处于传统的、手工操作管理模式，难以适应现代化职业教育发展需要，也制约了学生档案工作标准化、现代化进程。
1.4 学历认证需求阶段性强，学生扎堆来查阅，工作量大，疲于应付。近几年来，医师资格、护士资格等各种资格证考试报名都需要提供学历认证报告书，往往很多人快到报名期限才慌着查档认证。由于各学校档案室档案工作人员少，忙时一天能接待上百人查阅、复印、开具证明，工作量大。
1.5 满足外地学生的查档需求有一定的难度。学校面对全国招生，各个省市学生基本都有。本地学生在查档时能携带相关证件、证明，外地毕业生往往是急着用，说来就来，没有带齐相关证件。为不耽误学生，不论下班还是放假中，档案人员总能给予办理。更有外地毕业生嫌路程远代价高，大多数找熟人代理。联系不上熟人的靠打电话让档案人员给办理。提供材料、开具证明要非常谨慎，还需问明当年班主任后方能办理，如果清楚当时情况的老师不在，就没法办理。
2 解决以上问题的对策
2.1 必须建立以学校档案部门为主体，各部门配合的学生档案管理体制。学校档案管理部门要积极主动介入学生档案管理中去，学校各职能部门要确定一名兼职档案员，负责管理本部门形成的学生档案，并按规定向学生管理部门移交归档，做到统一归口，最后由学生管理部门向学校档案室移交学生档案，有效解决高校学生档案管理中各自为政的问题。
2.2 科学制定归档范围，保证学籍材料收集齐全完整。学生从入学注册到毕业这一期间形成的材料都要进行科学分类，规范管理，尽量保证材料收集要完整。比如新生入学时，应对照学校录取花名册逐一核对，以防错误。对在校生进行学籍填写方面培训，确保材料书写规范，内容准确，保存长久。制定严密的收集管理制度，明确归档范围和要求。档案部门还应加强和各部门沟通协调，保证学生档案材料完整准确。
2.3 学校应加大人员、资金的投入力度，采用现代化的档案管理软件。随着中职学校在校生逐年递增和毕业生就业制度的完善，学生档案管理工作量显著增加，运用数字化管理系统可随时对学生有关信息进行核实更新，确保信息完整准确并提供快速利用。
2.4 提高档案人员的素养。要树立从事档案工作的光荣感、自豪感、责任感，热爱档案工作，端正服务态度，变被动为主动，要有“送人玫瑰，手留余香”的心态，为利用者提供优质高效的服务。
高等学校学生档案管理办法(试行) 第5篇
第一章 总则
第一条 为规范和推进职业学校开展学生顶岗实习工作，维护顶岗实习学生、学校和企业的合法权益，提高技能型人才培养质量，依据《中华人民共和国教育法》、《中华人民共和国职业教育法》、《中华人民共和国劳动法》和《中华人民共和国安全生产法》、《国务院关于大力发展职业教育的决定》等，制定本规定。
第二条 本规定所称学生顶岗实习，是指职业学校按照专业培养目标要求和教学计划安排，组织在校学生到企(事)业等用人单位的实际工作岗位进行的实习。
本规定适用于各类中等和高等职业学校(以下简称“学校”)。
第三条 学校组织学生顶岗实习，应当遵守相关法律法规，全面贯彻国家的教育方针，实施素质教育，坚持教育与生产劳动和社会实践相结合，遵循学生成长规律和职业能力形成规律，培养学生职业道德、职业技能，提高教育质量，促进学生全面发展和稳定就业。
第四条 顶岗实习应当按照育人为本、学以致用、专业对口、理论与实践相结合的原则实施。
第二章 组织与计划
第五条 中等职业学校学生顶岗实习工作按学校隶属关系，由学校举办方进行管理，其中行业部门举办的学校，学生顶岗实习工作由行业部门会同教育部门管理。高等职业学校学生顶岗实习工作由学校举办方管理。省级教育行政部门负责统筹管理。
第六条 职业学校原则上应选择具有独立法人资格，依法经营、管理规范，安全防护条件完备，提供岗位与学生所学专业对口或相近的企(事)业单位组织学生顶岗实习。
学生要求自行选择顶岗实习单位的，必须由学生本人提出申请，提供实习单位同意接收该学生顶岗实习的公函及实习协议(未成年学生还应提供监护人知情同意书)，并经学校备案后方可进行实习。学校对自行选择顶岗实习单位的学生应定期进行实习过程检查。
第七条 学校与实习单位共同制订顶岗实习计划，并共同负责学生顶岗实习的组织和管理。实习计划包括：实习教学所要达到的总目标、各实习环节、课题内容、形式、程序、时间分配、实习岗位、考核要求及方式方法等。
第八条 学校要明确管理顶岗实习的工作机构，校长是学生顶岗实习工作的第一责任人。学校和实习单位都要指定专门人员负责学生顶岗实习工作。
第九条 学校和实习单位应当建立实习指导教师制度。安排思想品德好、经验丰富的教学或技术人员担任实习指导教师，全程指导和管理学生顶岗实习。
高等学校学生档案管理办法(试行) 第6篇
2007年12月07日 09:00
第一条 普通高等学校外国留学生新生学籍和外国留学生学历证书电子注册是政府运用现代技术手段对外国留学生招生行为实施监督管理，保证留学生培养质量的管理方式。根据《教育部关于印发普通高等学校新生学籍电子注册暂行办法的通知》（教学〔2007〕3号）精神，制定本办法。
第二条 普通高等学校（以下简称学校）外国留学生学籍电子注册的对象为学校实施学历教育的留学生新生（以下简称新生）。
第三条 学校新生学籍和外国留学生学历证书电子注册工作统一归口由学校留学生主管部门负责。
第四条 新生学籍电子注册办法
（一）学校必须严格按照国家有关规定招收新生，并应于新生注册报到工作结束后一个月内，由学校留学生主管部门将新生学籍电子注册信息数据（采用DBF格式，数据结构见附表一）上传至教育部学籍学历信息管理平台。学校登录教育部学籍学历信息管理平台的注册名由国家留学基金管理委员会秘书处（以下简称基金委）发送至各校留学生主管部门。
（二）在华接受专科、本科、研究生学历教育的外国留学生，在汉语补习和预科教育阶段不做学籍电子注册，正式进入专业学习后，必须进行学籍电子注册。
（三）春季入学新生学籍电子注册信息的受理时间截至当年的4月15日；秋季入学新生学籍电子注册信息的受理时间截至当年的10月15日。请学校务必在规定时间内上报新生电子注册信息，以保证新生学籍电子注册工作有序进行并及时对外提供查询。
（四）在上报的信息数据中，每名学生在学历教育阶段只有一个学籍电子注册号，不得重复编号，注册号编码规则见附表二。
（五）信息数据中“国籍”一栏，请按照国家和地区标准名称填写（见附表六），如录入信息不符合要求，教育部学籍学历信息管理系统将不予接收。
（六）学生在学期间，如发生变更专业、改变学制、因故休学等学籍变动时，学校留学生主管部门须及时登录教育部学籍学历信息管理平台进行修改，确保学籍电子注册数据信息的实时和准确性。
（七）本项工作开展后，新生如无学籍电子注册信息，其学历教育部将不予承认。对于2008年以前入校的外国学历留学生，仍按学校原新生注册办法管理。
第五条 外国留学生学历证书电子注册办法
（一）按照教育部2001年关于改革外国留学生学历证书管理办法的规定，在向外国留学生颁发毕业证书（包括自行印制的证书）后60天内，学校应按“外国留学生学历证书电子注册数据库结构”（见附表三）将相关信息录入光盘并附学校公函向基金委申报注册。
（二）毕业证书编码规则见附表四。
（三）基金委负责将汇总的各校外国留学生毕业证书数据信息报教育部审核、备案后，在教育部学籍学历信息管理平台向社会公布，提供查询服务。
第六条 学历证书发放办法
学历证书发放办法仍按照教育部关于改革外国留学生学历证书管理办法的有关规定执行。凡需申领教育部印制的外国留学生高等教育学历证书的学校，请逐项认真填写《外国留学生毕业预报表》（见附件五），加盖学校公章后，报本地省级外国留学生工作主管部门审核并加盖其公章。学校最迟须在外国留学生毕业前60天，将经审核后的《外国留学生毕业预报表》报送基金委。基金委经与学校学籍电子注册信息核对无误后，向学校寄发毕业证书。
