教学秘书职能范文（精选9篇）
教学秘书职能 第1篇
一、建立和完善教学信息反馈系统是落实教学质量管理的根本
质量监控的重要性对任何一所高校都是不言而喻的, 它是提高教学质量的重要手段。教学管理如果缺乏质量监控措施, 没有系统的制度和条例约束, 必然会导致评价不科学、不全面、挫伤部分教师的工作积极性。要落实教学质量管理, 必须建立和完善多层次、全方位、实时化的教学信息反馈系统, 对教学状态进行实时调控。教学信息反馈系统包括:教师教学质量评价系统、教学督导条例、领导听课制度、学生信息员系统等一系列质量监控措施。对此, 高校应设立专兼职的教学信息员和教学督导员, 保障理论课、实践课等的教学质量。
另外, 高校还要改革和完善与教学管理密切配合的学生指导体系, 促进教学管理运行机制向开放型社会化转变, 建立班主任、本科生导师与辅导员相结合的学生自律管理体系;强化教学激励和约束机制, 形成行之有效的网络化教育质量保障系统, 确保教学工作高效、有序地运行, 这样才能确保提高教学质量。
二、教学秘书应当及时发现、汇报、落实教学过程中出现的问题
许多高校采用的教学质量监控措施, 其实际效果并不十分理想。主要表现为教学质量监控制度和条例往往流于形式, 监多控少, 监控缺少互动。制度、条例得不到落实, 这与相关领导的重视程度密切相关。领导本身就不重视督导工作, 自己本身不落实听课制度, 对教学信息员和教学督导员反馈上来的问题, 也不能及时采取措施, 造成监控职能得不到充分发挥, 这与监控职能缺少科学评价体系, 缺少教育督导的科学研究有一定关系。
教学秘书作为教学管理的实施者和教学质量的落实者, 最容易发现教学管理中出现的问题, 也有义务把监控中的一些问题总结汇报上去, 并通过横向和纵向的沟通, 提出解决方案, 从而保障教学质量。
三、教学秘书要正确处理监控职能中的矛盾关系
(一) 教学与科研的关系
教学和科研的关系问题取决于该学校的基本教学指导思想, 掌握不好两者之间的度就会直接影响教学质量。高校要保障教学质量, 就要切实重视课堂教学, 提高课堂教学质量。“教学型”大学不应等同于“研究所”大学, 而应立足本校实际, 建立较科学的教学评价体系, 真正落实教学是根本, 因为教学是重中之重的工作方针。
(二) 监控与服务的关系
监控是教学管理的重要职能之一, 是保障教学质量的重要手段, 也是一种服务。良好的监控就是服务于学生, 服务于学校, 更是服务于社会为社会提供优质人才。监控的最终目的是为了建立一种良好的教学运行程序, 保障教学质量。
(三) 监控与研究的关系
研究是有效监控的一种最好形式和手段, 因为研究本身就是一种监控行为。教学秘书通过不断钻研教学管理, 及时发现问题、解决问题, 更好地干好本职工作, 保障教学。
(四) 制度建设与人员培养的关系
质量监控需要建立相应的监控体系, 但制度本身并不能保障教学质量, 有效的监控和科学的监控制度, 均建立在专业化的教学管理和人员之间的良好结合上。要实施有效监控, 就必须加强对教学管理人员的专业化培养和建设。
作为教学秘书, 要更好地服务教学工作, 应当时刻牢记一条准则“立足本职, 开拓创新”。要充分发挥教学秘书在学院教学工作的桥梁和纽带作用, 把学校的办学方针、思想、教学任务、教学计划和课程安排贯彻到教师和学生中, 同时把教学中出现的问题和教师、学生的意见及建议及时反映给学校教学管理部门和领导, 为改进教学、提高教学质量出谋划策。还要避免自己安于现状, 因为教学秘书工作不但任务重, 工作量大, 而且非常辛苦, 因此, 要对自己严格要求, 努力钻研业务, 提高自己的综合素质, 从而使教学秘书工作最大限度地发挥作用。
参考文献
[1]同济大学教学质量保证体系研究项目组.大学本科教学质量保证体系研究[M].高等教育出版社, 2004.
秘书职能 第2篇
★辅助决策：
秘书的决策职能体现在调查研究、处理来信来访、收集处理信息、参与讨论起草工作计划等实际工作中。
就决策的形成、实施、检验过程中秘书对领导的辅佐决策职能。秘书辅佐决策的职能基础、职能特点及其方法。
一、秘书辅佐决策的职能基础。
秘书在领导机关上传下达、沟通四方，便于领会决策意图，掌握觉得依据，收集决策反馈，检验决策执行效果，对决策的形成、论证、实施、修正、补充和优化都能起到重要的作用，秘书辅佐觉得的职能基础主要体现在以下几个方面：
▲秘书为决策提供有效的依据。
觉得最忌凭空杜撰和依据不足。秘书具有为领导工作综合服务的职能，以此有着为决策提供有效依据之使命。
——掌管文件材料，便于为决策提供政策依据；
——经常深入基层，调查研究，便于为决策提供群众可受性信息依据；
——在各职能部门间起到沟通协调作用，便于为决策提供各职能系统综合信息依据； ——组织对外联系，是对外联系的窗口，便于为决策提供环境变化状态依据； ——组织会议事务，便于为决策提供群体意识依据。
总之，秘书的职能工作，大多与领导决策有着密切联系，便于在各方面为决策提供有效的依据。▲秘书加速决策实施的进程。
——受权督办、查办与催办，有利于加速各执行系统实施决策并检查其结果；
——发挥协调作用，调解决策执行中出现的矛盾和问题，有利于加速决策执行的进程；
——收集各子系统、各有关方面的反馈信息，有利于决策调整、补充、修正，保证决策的顺利进行； ——协助领导人处理突发事件，有利于消除决策实施过程中随机出现的障碍；
——接待处理人民来信来访，有利于在决策执行中发现、分析和处理问题，转化消极因素，调动群众积极性。
总之，秘书在决策执行中的各项职能活动，能够有效地加速决策的进程，保证决策的实施。▲秘书促进决策的优化。
——拟定和收集多种可行方案，有利于决策的选优；
——提供参谋咨询，收集群众的意见和建议，有利于发挥群体智能作用； ——参与并组织有关学者行家进行决策讨论，有利于在反复论证中优化决策； ——参与决策效果的考核评价，有利于发现疏漏和失误，采取必要的补救措施；
——撰拟总结、汇报材料，对决策形成、实施过程以及效果进行全面系统的分析研究，有利于为制定和实施新的决策提供有益的经验和教训。
总之，在优化决策和实施决策的过程中，秘书能够起到不可低估的作用。
二、秘书辅佐决策的特点。▲全面系统和随机辅佐相结合。
秘书辅佐决策与从事某一方面专项管理的职能部门工作人员不同。他要发挥综合办公的职能优势，全面系统地辅佐决策。他不仅从可行性，还可以从时空变化，组织内外环境条件发展的角度，考虑决策执行的适度性和决策宗旨的维持性。全面地协助领导人进行科学决策，系统地跟踪决策目标实现的全过程，这是秘书辅佐决策的一大特点。但是，秘书全面系统地辅佐决策，有具体体现其日常工作中发现问题，协助领导人分析问题和解决问题的随机事件中。秘书不是专门研究决策的智囊人物，而是追踪决策目标实现全过程的实际工作者。在这个全过程的具体工作中，无论发现哪一方面、某个因素出现问题，便能立即协助领导人分析和解决问题，这就形成了秘书全面系统地铺位决策与随机性地辅佐决策的有机结合。
▲决策辅佐与实施辅佐相结合。
秘书辅佐决策，与专职出谋划策的研究咨询机关的专家学者不同。专家学者受聘制定某项决策方案，但不参与决策方案的具体实施工作。秘书则不然，他既要为决策形成提供各方面的服务，又要具体参与决策实施工作，在实践中帮助领导指挥、协调和控制实施过程，确保决策目标的实现。这种对决策的形成辅佐与实施辅助的结合，有利于秘书在形成决策的辅佐中，更具体地从实施决策的个步骤、各环节和各项具体措施，深入细致地考虑实施方向与决策目标的一致性，决策要求与实施效果的统一性。这些正是组织领导人在决策形成和实施中必须要全面考虑的问题。
▲超脱性辅佐与参与性辅佐相结合。
领导人及其副职，执掌着决策权（即决断权、表决权和否决权），承担着决策效果是否符合组织要求的全部责任。秘书则不同，既不执掌决策权，又不对决策效果的好坏直接承担责任。秘书的辅佐决策，从某种意义上说，是超脱于决策的权力与责任的。
但是，秘书实际工作中又参与了决策形成实施的全过程，秘书的工作成效，事业与期望，功过与报酬，无不与决策的成败有着密切的关系。这就形成了秘书超脱性辅佐与参与性辅佐的有机结合。这有利于秘书用不同于领导人的比较超脱的目光更客观地观察问题和分析问题；有不同于“局外人”、“第三者”对决策的议论。秘书自始至终参与决策，与决策成败有着不可分割的相关性，使其必须认真负责、全力以赴地投入决策的全过程。
秘书的知识结构
秘书工作的综合性，要求秘书人员在横向上要有较宽广的知识面，但又要有自己的专业特点，在纵向上要有深厚的专业知识。这样纵横结合，可以用大写的英文“T”字母来表示，或者说秘书人才应该是“T”型人才。
秘书人员应该有三个方面的知识结构：基础知识、专业知识、其他方面相关知识。
★基础知识。分为两个方面：一是社会科学基础知识，即语文、政治、历史、地理、外语知识；另一方面是自然科学知识，即物理、化学、数学、生物等自然科学知识，以及一些工农生产和科技知识。
★专业知识。专业知识包括两方面：一是秘书人员应具有的秘书业务知识，包括：公文和应用文写作，文书写作和文书处理，档案保管，调查研究知识，会议组织知识，信访工作知识，资料工作和信息科学知识，保密工作知识等。二是秘书所在工作部门的专业知识。如在政府机关部门工作的必须具有行政管理知识，在工商企业部门工作的必须具有企业管理知识等。
专业知识是秘书人员知识结构中的基本层次。
教学秘书职能 第3篇
一角色理论简介
角色理论是一种阐释社会关系对人的行为具有重要影响的社会心理学理论[1]。该理论认为人在社会关系中的地位，即人的社会角色，规定了人的社会行为。作为一个社会人，每个个体都扮演着不同的角色，但这并非一成不变。同一个体在不同阶段随着自身的年龄、受教育程度、阅历的不同，所扮演的角色会随之变化。即使是同一个体在同一阶段，由于所处环境、面对对象的改变，所扮演的角色也会跟着变化。所以说，每个人都处于一个矛盾、统一的角色集合中。在高校这一特定环境中，学校通过规章制度或口头传达秘书的各种工作职责，规定了部门赋予秘书的权利和应该履行的义务，这实际上是一种部门对个人的“角色期望”[2]，当然这是一种外部“角色期望”，期望该个体在学校里履行好秘书的职能。作为秘书，能否切实履行好自身职责范围的工作，即做好角色扮演，首先必须要进行角色领会，形成角色定位并具备角色能力，其次还应将“角色期望”内化，内化的程度越高，秘书工作的开展就越成功。当然，在角色内化过程中会遇到自身扮演各种角色的矛盾与冲突，所以如何顺利切换角色、有效化解各种角色内及角色间冲突是做好秘书工作的切实保障。
二高校秘书的角色定位
角色理论认为，个人能否善于扮演角色，首先在于角色学习及领会角色的程度如何。角色学习应包含两方面内容：一是形成角色观念；二是具备角色能力。所谓角色观念是指个体在特定的社会关系中对自身所扮演角色的认识、态度和情感的总和。具体来说，角色观念主要包含以下几方面内容：一是个体对自身所处地位的认识，即角色地位观念。二是个体对自身所扮演的角色行为模式的认识，即角色行为观念。三是个体对自身所扮演的角色应具有的思想和行为的特色与风格方面的认识，也即角色形象观念。由此可以看出，只有形成上述角色观念后，才能使个体对自身所扮演的角色有充分的认识，从而形成准确的角色定位。
作为高校秘书这一角色而言，首先他处在一种中间人、传递者的地位，大部分情况下，他并不是学校中各项事务的决策者。因此他办事的出发点就是要把领导发出的指令，加以自身理解，配以合理手段，顺利传达给每一位相关人员，保证领导的意图得以实现。同时，在领导与师生的管理互动方面，还要及时把师生对上级决策的反应，加以自身的分析、总结反馈到领导那边。这种互动的反应可以是言语的，也包括教学及其他活动中的各种数据指标。实际上，高校秘书对自身所处地位的准确理解也有助于角色义务观念的形成。高校工作职责的确立并非一定要明文规定，何况制度订立时，限于高校办公室工作的繁杂性及当时形势的独特性，在随后的工作验证中会发现或许考虑的并非那么周到，所谓百密一疏，但是只要高校秘书对自身所处地位的认识足够准确，在面对复杂问题及新问题时，依然可以从自身所处地位入手，开展有序、高效的工作。其次，高校秘书在具体活动环节的实施上还要注意行为模式的表现，注重角色形象。高校秘书作为信息的传递者与反馈者，实际上起到了疏通各类人员与各级部门关系的作用，当面对大量的信息互动及沟通合作时，必须心思缜密，做事考虑周全，遇到各种情况都要冷静对待，戒骄戒躁，牢固树立管理、服务育人观念，才能被他人认可此角色，并接受这一角色做出的相关角色行为。
三高校秘书职能支撑体系
内部支撑体系包括职业道德素质、业务素质、心理智能素质等几方面。职业道德素质是职业的生命，高校秘书的职业道德主要表现在这几个方面：忠于职守，热爱本职工作，要忠于秘书这个特定的工作岗位，自觉履行秘书的各项职责，认真辅助领导和教师做好各项工作，要有强烈的事业心和责任感，不擅权越位，不掺杂私念，不渎职；兢兢业业，甘当无名英雄，不计个人得失，要有吃苦耐劳甚至委屈求全的精神；谦虚谨慎，办事公道，热情服务，在工作中要善于协调矛盾，搞好合作，做到胸襟宽阔，在工作中充满朝气和活力；遵守信用、遵守时间、遵守诺言，言必信，行必果。
业务素质应该具备这几方面的能力，首先是办事的能力，秘书部门是办事机构，秘书的基本职能就是办事，办事能力是秘书工作的重要能力，办事能力包含口语表达能力，要口齿清楚，表达准确，懂得说话艺术；交际能力，一个秘书如果善于交际，见面就熟，容易接近，容易被人信赖，那么办事的成功率就会比较高，就容易协调各方面的关系；应变能力，在实际工作中，有时候跟原来的计划和方案有变化，甚至大相径庭，这时候要能迅速作出调整，原则不变，灵活处置，以达到预期目的；理解和领会能力，要有集中的注意力，灵敏的反应力，深刻的理解力，牢固的记忆力和精湛的品评力，关键要听得快，听得清，记得牢，反应快。其次要有扎实的文字处理能力，秘书几乎整天与文字打交道，娴熟的文字处理能力是秘书人员的基本功，是具有较高的政治理论水平、丰富的科学文化知识、及时的现实资料信息、较强的分析问题的能力以及流畅的文笔等多方面素养的综合反映，是一种综合性能力，秘书人员文字处理能力的形成和提高，须作综合的努力，有赖于长期的、反复的、刻苦的写作实践[3]。再者要熟练掌握使用办公自动化设备的技能，随着时代的发展，先进的办公设备在办公室已经普遍应用，办公室很多工作日趋自动化，所以秘书人员为了完成本职工作，必须熟练掌握办公自动化设备的使用、保养和简单的维护，会使用文字处理机、电子计算机、多功能电话机、复印机、传真机等，学会用电脑起草、修改文件以及档案资料检索，缩微摄影技术，熟练使用办公自动化软件，如Word、Excel、PowerPoint、FrontPage、Access，使用Email收发邮件等，并可以使用一两种计算机语言进行简单的编程。
心理智能素质是指完成高校秘书工作应具有的心理、智能、智力方面的潜在和显现的能力，是情商的具体体现，首先要有坚毅的意志和随和的性格，在遇到困难和挫折时，要坚忍不拔，勇往直前，不要意志脆弱，半途而废。能关心集体和关心群众，性格方面要豁达开朗、意志坚强、敏捷应变、幽默风趣、友爱合作。要加强情操的修养，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感，培养良好的兴趣，能使之在工作中产生愉快、兴奋的积极情绪体验，自觉提高职业素质，高效完成工作任务。要有完善的知识结构，完善的知识结构需要秘书在日常搜集整理中要不断学习积累才能完成。要有随机应变的能力，高校秘书工作内容丰富，千头万绪，缺乏临机处事能力的人员是做不好秘书工作的。要具有很强的思维能力，记忆能力，语言表达能力，逻辑能力，思辨能力，认识能力，领会能力，很强的记忆力是秘书人员必备的基本功，为了工作方便，秘书人员必须善于认人、记事。另外还要具有反省能力，要能及时总结自己成功的经验和失败的教训，发现自己的过失和不足，常常自省的人，容易开发智能和增长才干。
外部支撑体系包括社会认同、人际尊重、单位肯定等。社会认同是社会成员共同拥有的信仰、价值和行动取向的集中体现，是一种集体观念在行动上或情感上的表现。体现在社会群体或高校教职工群体对高校秘书工作的认识和理解程度。人际尊重是指高校秘书工作联系的特定的人群对秘书工作人员的劳动和人格的尊重，高校秘书人员经常默默无闻地做着看似打杂的小事，但对高校的正常运转起着至关重要的作用，理应得到社会的认同和教师的尊重。单位肯定是指高校秘书工作在高校领导中的地位和重视程度，只有高校领导认识到秘书工作的好坏与高校提高教学质量、开展教科研、促进服务社会有直接关系，是建设和谐高校的一个重要方面，而切实落实好高校秘书人群的诸如工资待遇、职称晋升、福利待遇等方面的措施，让高校秘书人群感到高校秘书工作确实得到了单位的肯定，对本职工作有种自豪感和归宿感，能踏踏实实、心甘情愿、一如既往地做好本职工作，这是外部支撑体系的重要条件。
总之，高校办公室是在学校领导直接管理下的综合办事机构，是一个集综合性、协调性和服务性于一体的多功能部门，在管理系统中处于沟通上下、协调左右、联络内外的中心枢纽位置。秘书职能实现的是否健全，关乎办公室功能发挥的是否有效。因此秘书人员应该积极进取，努力提高自身的各方面素质，为高效完成秘书工作创造条件，而高校管理层必须肯定秘书职位的重要性，给予秘书人员足够的重视，认真落实秘书人员各方面的待遇，建设和谐的高校文化。秘书职能发挥的是否理想，完全取决于秘书角色扮演的是否成功。高校秘书只要清晰地认识角色定位，具备良好的角色职能支撑并恰当处理角色冲突，才能将其职能演绎得无比精彩。
参考文献
[1]乔纳森特纳.社会学理论的结构(下) [M].邱泽奇,译.北京:华夏人民出版社,2001.
[2]郑杭生.社会学概论新修[M].北京:中国人民大学出版社,2003.
浅谈高校教学秘书的角色与职能 第4篇
关键词：教学秘书,桥梁纽带,信息传达,资源优化配置
随着我国经济的飞速发展, 人才的培养成为了家庭、国家、社会的重要工作, 高校是新时期培养人才的主要平台, 而教学秘书就是高校教学管理基层的管理者和执行者, 他是串起学校与学生的纽带, 是沟通教师与学生的桥梁。所以进一步明确高校教学秘书的工作职能, 提高教学秘书在高校执行教学计划过程中的作用, 对于提高我国目前高校教育水平有着不可或缺的作用。
一.目前我国高校教学秘书的主要职能
所谓教学秘书, 是指院 (系) 教学主管领导的助手, 行政上由院长负责、分管教学的副院长 (系主任) 领导, 并接受教务处的业务指导。高校教学秘书的工作几乎贯穿了每一个学生从入校直至毕业的整个过程。从学生课程安排上来说, 教学秘书工作经过建课——排课——选课、监管——成绩录入几个过程, 在教学安排之余还要及时与教师、学生沟通, 传达学校精神, 反应学生心声, 另外要做好学生资料的归档。教学秘书的工作职能纷繁复杂, 但概括起来主要包括以下几项。
(一) 做好信息传达, 上情下达, 下情上报, 保证信息流通顺畅
教学秘书要将学校、教务处的学校教学直接管理部门的各项指导思想、规章制度、教学安排及时的、完整的传达到授课教师以及全体学生, 便于学院在执行教学计划的过程中及时贯彻相关精神, 使学校及学生之间做到信息通达。
教师对学校和学院各类通知的疑问, 学生对任课老师讲课的意见等, 教学秘书都要负责将这些信息加以收集、整理, 按程序上报给学院的相关领导和教务处, 以便各级领导采取有效的措施和相应的对策, 解决实际问题。
(二) 亲力亲为, 安排课表, 征订教材, 保障教学合理有序
安排课表以及征订教材是教学秘书的日常主要工作。对于学生课程的安排要科学合理、全盘统筹。从学生实际需要出发, 合理安排专业必修课、选修课、通识课的上课时间, 调动学生的学习积极性, 做到教学安排科学, 课程编排紧凑, 知识结构完善。提高学生的学习效率, 张弛有度。在教材的筛选和征订中, 要严格把关。不但要听取任课老师的专业意见, 还要保证征订的教材符合学生的实际水平, 促进教师与学生之间的良性互动。
(三) 做好报名工作, 通知时间, 安排监考, 有效检验教学成果
大学英语四、六级考试证书, 国家普通话等级考试证书, 全国计算机等级考试证书, 心理咨询师考试证书, 教师资格证, 秘书证等考试成绩凭证是学生毕业之后面向社会的必要凭证, 然而这些考试的报名都是由教学秘书通知到各班级, 然后再汇总报名数据、收费, 最后统一上交教务处。报名数据一定要准确无误, 报名费用也应分毫不差, 否则会导致学生延期毕业甚至影响到今后的前途。
另外期末考试的时间也是由教学秘书安排的, 每学期需要教学秘书安排的考试有很多场;要确保时间、地点、班级、考试科目、监考老师无冲突。这样才能保障每一场考试都达到预期的效果。
(四) 审核毕业生资格, 管理学籍, 收集档案, 保证学生按时毕业
随着高校评估工作不断展开, 各高校对学生学籍、教学档案的收集整理也越来越规范。教学秘书必须认真整理归档各类资料, 注意收集好原始资料, 将其整理为符合要求的档案。
教学秘书在审核毕业生材料时, 要严格按照毕业审核标准执行, 同时也要人性化为学生服务, 要建立学习预警系统, 提前告知学生所欠缺的学分, 让学生可以及时补选增选所需学分, 顺利毕业。
二.高校教学秘书工作中存在的问题
高校教学秘书的工作繁琐复杂, 与师生接触都较多, 他们既是决策者又是执行者, 这使得高校秘书与师生之间的摩擦在所难免, 甚至常常会发生误会。工作压力大, 思想负担重, 精神较紧张, 这是高校教学秘书普遍的工作现状。另外, 高校教学秘书在工作中也存在一些普遍的问题:
1. 队伍不稳定, 由于部分院校不重视教学秘书的培养, 有
些教学秘书在岗多年都没有相应的待遇, 造成工作不安心, 人才流失, 这是资源的极大浪费, 教学秘书的工作多而琐碎, 熟悉起来需要很长一段时间, 频繁换人将导致学校、学院的很多具体教学目标无法准确的达成。
2. 不重视教学秘书的培养, 待遇较差。教学秘书的作用没
有被真正重视起来, 部分院校不重视教学秘书的培养, 教学秘书都是靠吃老本来、凭良心来工作, 基本没有参加培训, 提高自身素质的机会, 这使得高校教学秘书在开展工作的过程中无法统筹兼顾达到资源的优化配置。
三.对于完善高校教学秘书工作的建议
高校教学秘书工作应该贯穿于学生大学四年的学习过程中, 不仅仅起到桥梁的作用, 更应该是新生的指路灯, 学生的报警器, 毕业生的方向标。除了制定教学计划、安排课表等常规工作外, 高校教学秘书还应该完成几项重要的工作:
1.作为连接学校与学生之间的纽带, 在上情下达这个环节上, 教学秘书的工作大多能够顺利开展, 但是在下情上报的过程中, 因为缺少了解学生的途径, 所以这一作用常常无法发挥。在各个班级中设立信息联络员, 及时获取学生的意见和建议, 更好的向高校管理者反应, 从而使决策获得更好的效果, 不失为一个良策。
2.为了使学生能够修满学分顺利毕业, 教学秘书可以定期通知各年级学生及时查询自己的学分, 合理计划, 保证自己可以完成教学大纲的任务, 按时毕业, 做好学籍预警的工作。
3. 为了适应高校信息化管理制度, 高校教学秘书应该不断
提升自我修养, 能够熟练操作电脑, 掌握教学软件的操作方法, 并且做好对学生信息的保密工作。
秘书职能和职责 第5篇
区分职能和职责的区别
了解两者之间的性质很关键：
职责是秘书人员在辅助管理的活动中所承担的具体的工作内容。它具有多样性和具体性的特征，处理的是秘书应该做什么的问题。
职能则是秘书人员在职责范围内一切活动所产生的整体功能，它具有宏观性和概括性的特征，它不仅要解决秘书工作做什么的问题，还要解决秘书工作为什么做和应当怎样做的问题，相比职责来讲，范围无疑是扩大了。
【秘书的职能】
1.辅助决策
辅助决策的含义：在决策过程中，在知识(包括理论)、能力(包括技术)、经验和精力等方面给予决策主体全面的补偿，以提高决策的科学性和时效性。
2.协调关系
协调关系的含义：秘书的协调是指秘书人员在自己的职权范围内，自觉地调整各类组织、各项工作、各个人员之间的关系，促进各项活动趋向同步化和和谐化，以实现组织目标的行为过程。
3.处理信息
处理信息的含义：信息是指客观存在的一切事物通过物质载体发出信号、消息、情报、数据、图形、指令中所包含的一切有价值的内容。信息不是事物本身，而是表征事物消息和信号中的内容。
4.办理事务
(1)办理事务的含义：事务是指一切同领导工作有关的日常具体工作。
(2)办理事务的特征
综合性,服务性,繁琐性,突击性
秘书的职责
具体的也划分为以下11个方面：
日常事务管理(办公室管理、通信管理、值班事务、日程管理、印章管理)
接待事务(来访接待、安排服务等)
会议事务(会议安排、会场布置、会议服务、会议文件的处理等)
行政事务
信访事务(群众的来信来访或顾客的投诉处理等)
调查研究事务(搜集信息，提供可行性的方案供领导选择)
文书档案事务(文书撰写、制作、处理和档案管理)
写作事务(各种文体的写作)
协调工作(政策、工作、地区、部门、人际关系等)
督察工作(督促、检查领导交办批办工作的落实情况)
教学秘书职能 第6篇
一、教学秘书要有一定“横向”和“纵向”的工作协调能力
教学秘书的中心工作可以说是完成上级主管领导部门,即教务处和系部领导的各类指令,还要协调好各教研室、实验室之间展开的教学活动。这就要求教学秘书要快速地找出工作的目标,排出工作的序列,然后高标准严要求地布置教学任务,从而解决很多催办、联系和补缺的问题。当然,在实际的工作中会有一些实际的问题。教学秘书对待教师要采取积极的方法,绝对不能说一些不利于团结的气话、闲话,而对待各班的学习委员首先要把好关,确保这样的干部能够帮助自己顺利地完成工作。为了保证学习委员的工作积极性可以在综合测评中有所侧重。教学秘书不仅要完成主管部门和系内部的上传下达任务,还要和其他教学单位、人事、后勤等部门联系。许多高校尤其是新建本科院校中的教学秘书都是新设立的岗位,这些教学秘书往往还会兼任本系办公室的工作。因此,教学秘书的一言一行影响会很大。只有将这种工作协调能力运用得恰到好处,才能真正地起到领导的助手和参谋的作用,否则必会适得其反。
二、教学秘书要有较高的授课能力
授课是一个优秀的教师所必备的基本功,教学秘书不仅要进行教学管理,还要具备一定的授课能力。教学秘书虽然处在教学管理层中,但必须有一线教学的经历,必须有能力独立完成一门课程的讲授,这样才能够从实际中完全了解教师的一套“基本功”,即从教学大纲的编写到备课、课堂教学、教学日志的书写和学生的考勤的记录,以及作业批改和最后的考试出题、阅卷和登统,这一系列工作才算完成。只有将这一整套的工作做完,教学秘书才会知道什么样的标准才算是合格,才能严格要求其他老师。同时,在授课过程中有和学生近距离交流的机会,明晰学生的心理,了解学生对老师的要求,从而就会对一名好老师的标准重新定位,以此用于教学的管理之中,将会有很大的帮助。同时,在一线的教学中还会时时了解到其他教师的教学情况,这样的“情报”更加真实,更加有利于教学质量的提高。
三、教学秘书要有充分的为教学服务的心理和良好心态
教学秘书工作是一项服务性极强的教学管理工作,并且在工作的过程中,涉及面广,接触到的人多,工作极为复杂和繁琐。在这样的工作环境下,和他人产生一些误会,受一些委屈是在所难免的,这就要求工作者有宽大的胸怀和良好的心态,不计较个人的得失。有许多的人在这个岗位上没能始终如一地做下去,往往就是没做好这一点。的确,每天都应付各种各样的琐事已经让人觉得很疲惫了,如果有的老师还不理解或不能够按照规定好的来办,就更会让人感觉委屈。当遇到人际纠纷时,一个思想高尚的教学秘书,必须从安定团结、不扩大矛盾、力求解决问题的角度出发。任何一项教学工作的进展和成果,都有教学秘书的一份功劳,任何一个优秀的教学管理领导的背后,无不洒满泪水和荆棘,也只有这样才会磨练出一个综合素质高、业务能力强、管理工作得心应手的教学秘书。
四、实施科学的管理是教学秘书最可行的路子
教学秘书的日常工作主要分为三大部分:一是各类教学文件的存档管理,二是日常教学工作的运行管理,三是教学质量的监督管理。这不仅要求教学秘书能够使用一些先进的仪器设备,如计算机网络和许多相应教务教学软件外,还要学会科学化的管理模式。一些文字资料的存档是检验教学秘书基本功的尺子。在许多新建本科院校中,学科专业的发展规划、教学计划和培养目标都是学院的指导性文件,教学秘书对这些文件一定要吃透,把它做为日常工作的指南。对于这许许多多的教学资料在吃透的基础上再进行分类存档就会得心应手了。此外,在做这项工作的时候还要注意完整性、规范性。所谓完整性就是指教学文件必须具备它的基本要素和连贯性,否则就会失去其应有的价值。规范性是指资料必须符合学校的要求,如纸型、字体字号、封面、备注,等等,这样从表面上看很整齐也很美观并有利于查看。
对于教学质量的监督必须实行科学的管理方式。因为提高教学质量是教学管理的主题。教学秘书是在上级主管领导的指挥下,对教学运行的全过程:课堂教学、实验教学、课外辅导、作业批改、实习、毕业设计等主要的教学环节实施质量监控管理。在这一环节中,应该坚持以公平、公正、公开的原则对教学质量进行客观的评价。这就需要教学秘书广泛地征集学生、教师、督导组专家和各级领导等人员的信息,最后加以综合,从而对教师的教学质量进行全面的评议。这样,教学评议的结果才具有可信度和较强的说服力。
五、提高教学秘书的地位,是激发教学秘书工作积极性的动力
许多高校对教学秘书还存在认识上的偏差。教学秘书的工作是既脏又累而且什么人都可以做的工作。一些领导往往让一些新分配来的人担任这项工作,如果可能还会经常换人,这导致的直接后果是工作缺乏连贯性,工作人员由于工作不熟练,致使工作处于被动应付状态,更谈不上教学质量的提高。因此,要想建立一支稳定可靠的教学秘书队伍,充分发挥他们“四位一体”的工作职能,首先要选择一批真正热爱这项工作,能够兢兢业业、全心全意为教学服务的人员。同时,相关上级领导也要重视和关心他们的工作地位。只有首先消除他们对工资、职称和人事等的顾虑,才会调动起他们的工作积极性,才能真正发挥“四位一体”的工作职能。
摘要：高校教学秘书是各系教学主任的助手,是学生们的良师益友,是领导和一线教师之间的纽带,是与其他教学单位直接对话的代言人。教学秘书必须通过不断地分析判断和勤奋思考,才能营造一个良好的教学环境,才会使各教学活动有序地进行,也才能完成提高教学质量的历史使命。本文作者结合多年的工作体会,对如何发挥好这个“四位一体”的工作职能进行了总结和思考。
教学秘书职能 第7篇
校院两级管理体制改革是在我国高等教育从精英化向大众化转变,从外延扩展向内涵发展转变的背景下,为提高人才培养质量,优化教育资源配置,提高教学管理效率,通过校院之间权责的重新划分以及部门岗位的职能转变来实现学校管理重心下移,形成学校宏观调控、学院自主办学的新模式。
我国很多高校经历了扩招,其在校生人数成倍增加,院系规模不断扩大,在教学管理上不断进行探索,实行弹性学制和部分或完全学分制,采取自主选课,不断放宽转专业限制等,原有的教学管理模式已不能很好地适应这些变化,两级教学管理模式成为了部分高校的改革尝试。两级管理体制改革后,学校主要负责宏观决策、组织协调、制度规范、数据信息统计披露和非常规行政事务的处理,学院主要负责日常教学科研等具体行政事务。在校院两级管理体制改革过程中,学院开始拥有较为独立的行政管理、财务、人事等权利,更多地享有专业设置、课程教学、学术研究等方面的自主权或话语权。学院享有更多权利意味着承担更多责任,学校和学院的教学管理工作相应做出一些调整和改变。教学管理方面,日常教学运行包括学籍、考务、调停课和各类审核等给予学院更多自主权;培养方案、课程建设、教学改革等更注重学院教师的参与,凸显学院特色,部分课题项目的立项评审、过程管理、检查验收部分交给学院负责。学校在教学管理中不断简化程序,放权给学院,教学管理部门加强宏观指导管理和日常服务协调,做好教学检查、质量监控和项目化管理等工作,减少对具体工作的干涉,让学院有更多的自主权和管理权。
学校自主权和管理权的下放,教学管理工作的调整,对教学管理人员,特别是工作在教学管理第一线的教学秘书群体,带来了新的工作要求和挑战。
2 教学秘书的工作内容和基本职能
教学秘书的主要职责是做好学院的教学管理工作,工作内容主要包括:(1)负责学生学籍管理,实践教学管理,选课、教材征订、考试组织、学评教等日常教学管理;(2)负责教师课程编排、工作量统计等日常教学管理;(3)负责学院的教学检查,教学基本数据资料收集,教学相关档案管理;(4)协助学院的培养方案制定、教学计划落实,教学管理相关制度文件修订,专业建设、课程建设、教学改革、教学研究等组织管理工作;(5)完成领导交办的与教学管理相关的其它工作。
从服务对象上看,教学秘书主要面向学生、教师、学院其它教学管理人员、教务处即学校教学管理部门的管理人员四大群体。对于学生和教师起到管理和服务的职能,对于学院其他教学管理人员,主要包括教学院长、系主任等起到协助和沟通的职能,对于教务处起到支持工作和落实任务的职能。
两级管理体制改革前后,教学秘书的工作内容变化不太大,但是管理模式的改变将转变教学秘书工作的方式,造成其基本职能的一些变化。
两级管理体制改革之前通常由学校教学管理部门做好计划、布置任务,学院执行计划、完成任务,教学秘书的日常工作主要围绕教务处各项工作安排展开,其职能主要是教学管理信息的传达、任务的落实、情况的反馈。部分高校或学院对教学秘书的工作并不重视,对人员素质要求也不高,认为教学秘书岗位任何人都可以胜任。教学秘书虽然属于学院的教学管理人员,但日常工作主要由学校教务处布置安排,存在多头管理的弊端,日常工作量较大,工作内容琐碎,责任重权力轻,这些造成了教学秘书岗位相较学校其它行政岗位吸引力小。大量的文献资料及实地调查访谈均显示,教学秘书队伍存在人员素质有待提高,工作人员满意度较低,流动性较大等问题。在日常教学管理工作中,从培养方案的调整、教学计划的实行、实践教学的安排到学生各类证明的盖章、教师的调停课、各项竞赛的组织等均需要通过教务处审核审批,沟通成本较大,自主性较低,在一定程度上限制了教学秘书管理服务这一项重要职能的发挥。
两级管理体制改革之后,学校和学院重新梳理各自应履行的管理职责和权限,学校将更多权利下放给学院。更多管理权的下放意味着学院的教学管理人员需要做好学院教学管理各项工作的计划,自主安排学院教学管理工作,不仅仅是机械地完成任务,更多时候是对具体工作的协调安排。对于教学秘书而言,重复性的审核、审批减少,部分工作流程得到简化;实践教学、项目培育和评审的部分工作主要由学院承担,形式更加灵活,可以由学院根据学科特色和日常工作安排统一部署。两级管理体制改革将改变教学秘书“工作等计划,事事等通知”的工作状态,工作的主动性和专业性更显重要。以往各学院教学秘书的工作大致相同,工作量主要受师生规模影响,改革后学校的统一指令少了,学院的教学管理工作将有更大的自主性,更多地有赖于学院教学管理的制度建设、流程管理和人员素质。教学秘书作为教学管理工作直接执行人员,其职能发挥将对教学管理实际工作产生更多的影响。
3 影响职能发挥的因素
教学秘书职能的发挥主要受人员稳定性和专业性两大因素影响。从教学秘书队伍建设的角度来看,少量的人员流动不可避免,且有利于人员的更新调整,但总体而言教学管理队伍需要保持一定的稳定性来保证日常教学管理工作的连贯稳定。从教学秘书自身的角度来看,稳定性有利于工作经验的累积和良好工作氛围的形成。但现有的文献资料和笔者所在高校的情况来看,人员稳定性不容乐观。造成人员不稳定的原因主要有三方面,一是工作量较大,内容繁杂,责任重权力轻;二是薪酬待遇一般,缺乏有效的激励机制;三是深造或晋升空间有限,职称聘选等存在一定的困难。教学秘书岗位虽然重要,但岗位吸引力有限,教学秘书在遇到某些更轻松或更有前途的岗位时往往会选择离开。在人员稳定性存在问题的情况下,人员专业性通常也难以保证。专业性受员工的基本素质、工作态度、工作经验和学习培训等因素影响。高校教学秘书的招聘或者岗聘日益规范,大部分教学秘书都能敬业爱岗,但也存在不太适合该岗位者从事教学秘书工作,工作按部就班和学习培训较少等问题。
我国高等教育正由外延发展向内涵建设转变,师生诉求日益多元化,这些对于一线教学管理人员是一个挑战,在两级管理体制改革之后,教学秘书的稳定性和专业性也有了更高的要求。改革前,教学秘书大部分工作是按照教务处工作安排落实完成即可,遇到突发情况通常也可以由教务处负责处理,对于教学秘书的专业性和主动性要求并不是太高,因此人员的变动或者部分教学秘书工作业务不熟悉,会给学院和教务处带来一时的不适,但工作基本能够完成,并不至于有大的问题产生。改革之后,部分工作完全由学院承担,不通过教务处布置和审批,而分管教学院长通常不会过多干涉常规工作,教学秘书职能发挥将直接影响教学管理效果,人员的稳定和专业在改革后显得尤为重要。
4 促进教学秘书职能发挥
在两级管理体制改革后,要保持教学秘书队伍稳定性和提高专业性,促进教学秘书职能发挥,需要在以下三个方面进行改进。
(1)高度重视学校教学管理工作,赋予学院更多自主权。在注重高校内涵建设的同时,要避免“重教学、轻管理”的错误观念,认识到教学秘书在教学管理中的重要作用,在两级管理体制改革中,加大学院在选人用人上的自主权,在薪酬奖励、职称评聘等方面考虑岗位差别、考察工作绩效,研究出台有效的激励政策,调动教学秘书工作积极性。理顺教务处和学院各自的管理职责和权限,实现权责对等,减少重复审批,通过信息化等手段减少重复性的日常工作,通过教学秘书发挥能动性来更好地完成各项工作。
(2)不断加强教学管理制度建设,构建规范高效管理体系。在两级管理体制改革后,教学管理制度需要及时更新调整,新的教学管理体系有待调整重建。以往教学管理制度规定较多较细,比较少地考虑学院学科的差别,在改革后要从学校和学院各自的职责权限角度出发,由学校制定全校性、纲领性和规范性的制度文件,学院在学校制度的基础上,依据学院学科特色,出台具体的、细化的和可操作性的制度规定。遇到具体待处理的事项能够明确学院和学校的职责范围,赋予事务处理者相应的权力,减少互相推诿等情况发生,不断构建规范高效的教学管理体系。
(3)加强教学秘书的培训与交流,鼓励工作创新管理研究。培训与交流是提高教学秘书专业性的一个重要途径,高校教学秘书上岗通常没有专门的培训,主要靠其他教学秘书和教务处工作人员的“传帮带”来学习业务,规范性和效率偏低,而教学秘书上岗后通常忙于各种事物处理,培训和交流的时间和机会比较少。改革前学院在教学管理上的自主权有限,在一定程度上束缚了教学秘书在工作上的创新和改变,繁杂的日常工作也让教学秘书没有过多精力去从事管理研究。两级管理体制改革之后,要从学校层面组织对教学秘书的培训和相互之间甚至兄弟院校之间的交流,在学院层面要鼓励一线教学管理人员的工作创新和对教学管理的深入研究,给予一定的奖励和支持,从而提高教学秘书团队的稳定性和专业性,促进教学秘书职能发挥,通过体制改革,释放员工潜力,提高工作绩效,形成良性循环。
参考文献
[1]林健.大学校院两级管理模式中的权责划分[J].国家教育行政学院学报,2009.11.
教学秘书职能 第8篇
关键词：电大,教学秘书,职能,作用
电大是成人高等教育的摇篮,是我国最早的远程教育机构。电大办学宗旨是为地方经济建设培养全面的应用型人才,特别是动手能力的培养,要培养既具有基础理论知识,又掌握专业知识的合格人才。以浙江广播电视大学为例,现形成了以开放教育为主体、多元办学、多种教育类型协调发展的现代远程开放大学的模式。由省电大校本级、10所市级电大(宁波除外)、59所县级电大、11所直属学院(分校、教学点)构成的办学网络(人网),并建成了覆盖全省各市县的卫星电视网(天网)和基于互联网和宽带专用网现代远程教育系统(地网),三网相互结合、互为补充。学校还建成了“浙江电大在线学习平台”和数字图书馆、远程开放实验室“一主两辅”的三大学习支持服务平台。
众所周知,教学工作是各级电大的首要任务,而教学管理更是学校管理的重中之重。在教学管理中,电大各教学学院的教学秘书既是教学工作的管理者,同时又是教学管理的执行者,在学院的教学管理中作用不容小觑。近些年来,中央电大开放教育的升温和各省招生规模的不断扩大,如浙江广播电视大学文法学院开设的行政管理专业全省每年的招生量均接近9000人,这就对教学管理工作的实效性提出了更高的要求。为了维持良好的教学秩序,保证和稳定教学质量,教学秘书的工作出现了新的挑战。
1 电大教学秘书的职能
1.1 电大教学管理中的基本职能
电大各教学学院的教学秘书协助教务处、学院领导以及教研室主任做好学院和各专业教研室的教学管理工作。贯彻、传达、执行上级教学方针和指令,及时将精神认真领会并落实到具体工作中;做好每学期开放教育、成人专科、自考专业等教学计划的整理和校对工作;同时协助学院领导和教研室主任做好日常教学管理工作,如协助组织教学检查、参与教学检查中事故原因的查明、协助教务处组织考试命题、征订发放教材,参加有关教学教研活动、组织毕业论文抽查及终审等工作的相关事宜等。同时还要妥善保管好不同时期的教学计划、专业规则、学生成绩档案、教师工作量、酬金发放、教改和科研立项、获奖等相关资料,做到资料分类归档,心中一目了然。
1.2 在电大教学活动过程中的贯彻执行任务的职能
首先,要深刻领会中央电大和学校所制订的各项方针、政策以及下发的各类文件的内涵和意义;其次,在平时工作中充分领会领导意图,将自己的工作思路和工作方法贯彻到实际工作中去;再次要对学院各专业的专业规则和课程设置非常熟悉,掌握每位教师的任课情况和相关教改科研信息;最后要对本学院所有专业设置的教学活动过程了然于心。
1.3 在电大教学档案管理中的职能
电大的教学管理部门分工明确,教务部门协调指导各教学学院的教学管理工作,将学校和中央电大的精神下达到学院或教学秘书处,教学秘书的职能需要规范、科学地实施档案管理工作。在信息技术高速发展的今天,教学档案管理应充分运用信息化技术,使档案管理规范化和信息化。电大教学档案的信息主要来自:教学计划、专业规则、课程设置、教学大纲、教学实施方案、教改资料、科研资料、已发表的教师科研论文、学生平时成绩表、毕业论文成绩表等,教学秘书应全面掌握这些信息,并分类存储,以供学院日常查询或进行决策时借鉴的需要。所有的这些信息都必需经过教学秘书的收集、整理、统计、存档,为将来的教学管理提供真实可靠的依据,这种信息化的职能在今后教学秘书的职业生涯中发挥越来越重要的作用。
1.4 在电大人际交往中的重要职能
教学秘书一言一行其实在对外工作上代表着一个学院的整体形象,因此,教学秘书在待人接物和人际关系交往中要谨言慎行;在学院里,教学秘书应该力所能及地创造良好的工作氛围,首先,要创造良好的办公室氛围,由于是敞开式的办公环境,公共区域范围就相对比较多,教学秘书应该义不容辞的承担起保持这些区域整洁的职责,这也是衡量教学秘书是否具有奉献精神的标准之一。其次,电大是一个大家庭,是一个自上而下的系统,在与校本部乃至全省各地、市电大的人际交往中,教学秘书每天要接触各式各样的人,包括学校领导、学院领导、教师、教务处工作人员、各级电大的教务管理人员等,只有善于沟通,表达准确才能让人产生信赖,容易接近,工作效率也会提高。再次,教学秘书必须有乐于助人和勇于奉献的精神,大事有原则,小事不斤斤计较,把每一件与工作有关的事情都当作自己的事情来对待,以服务教师和学生为一切工作的宗旨,这才是教学秘书成功的必备条件。
2 电大教学秘书的作用
2.1 电大教学秘书在教学管理中的桥梁和纽带的作用
教学秘书既是学院领导的助手,也是学院制度的执行者。教学秘书经常与学院领导、教师、学生直接接触,把领导的决策向下传递,把教师和学生的意见向上反馈。在他们之间起到承上启下、上传下达的桥梁和纽带的作用。因此教学秘书个人素质及其工作态度、工作效率都将直接影响教学工作的组织和实施。如果教学秘书在教学管理工作中失职,将会导致教学工作的脱节,使教学管理工作产生混乱局面,严重的出现工作偏差,引发教学事故。
2.2 电大教学秘书在贯彻和执行任务过程中起到的作用
教学秘书除了做好自己的本职工作外,同时还要有高度的责任心和使命感。在工作中注重实效,想教学之所想、急教学之所急,把现有的工作和即将开展的工作安排妥当。电大的教学秘书直接管理着计算、审核教师工作量和工作业绩、收集考试命题、审核毕业生论文成绩、计算核发阅卷酬金等重要工作,因此要求教学秘书必须思想过硬,无私公正、严守机密。教务处对学校的教学组织和实施,大部分是通过教学秘书下达、执行和反馈的,在浙江广播电视大学,学校其他教学管理部门的工作,如学习资源建设、教材征订、网络实验平台等相关事宜也都是直接从教学秘书处上传下达,因此教学秘书需灵敏地掌握工作政策、提高工作效率,更好的为各级电大的教师、学生服务。
2.3 协助学院领导完成电大教学档案收集与建立作用
所谓教学档案,是指学院在教学、科研究等活动中直接形成的、对电大对学院具有保存和参考价值的、系统整理了的各种文字、图表、声像及机要材料等不同形式、不同载体的历史真实记录的总体。学院教学档案的完整性、可借鉴性是反映电大教学和管理水平的重要标志之一。学院教学档案管理包括:收集、整理、统计、归档、存放等环节。教学秘书要学会做有心人,在平时工作中要有强烈的档案意识,运用先进的信息化技术,进行科学规范的整理,使教学档案成为学院领导决策的信息源泉与组织教学、开展教研活动不可缺少的依据和参考资料。
2.4 电大“美容师”和“礼仪师”的作用
一个优秀的教学秘书要善于创造一种和谐、舒畅的工作环境,在交际交往和教学管理工作中要表现出应有的礼仪素质。因为教学秘书从某种意义上说代表一个学院的整体形象,是一个学院管理水平的象征。教学秘书做的是具体的事务性工作,既是教学管理工作的策划者,也是实践者。学院的教学秘书工作在教学一线,身处师生中间,与教师接触最多,一个好的教学秘书除了做好学院领导的助手外,还是各个教师的教学后勤服务者,与教师交流教学工作中的问题,解决工作中的困难。教学秘书的所作所为处处体现学院整体的缩影,因此教学秘书的个人努力和辛勤工作对学院的教学管理起到了举足轻重的作用。
参考文献
[1]林征.论高校院(系)教学秘书工作的定位及功能[J].福建商业高等专科学校学报,2006(6).
[2]陈晓明,封晓慧.高校教学秘书的职能[J].辽宁师专学报(社会科学版),2000(3).
教学秘书职能 第9篇
秘书职能转变包括哪些方面, 秘书职能转变后的现代企业秘书的素质具体体现与培养途径是什么呢?
一、秘书人员必须具备六种思想观念
在现代企业中, 企业办公室是承上启下、协调左右的“中心枢纽”。由于社会主义市场经济体制的逐渐树立与日益完善, 企业办公室的工作作用会越发重要。怎样提高企业秘书的工作水平。适应新形势、新任务的要求, 转变其职能, 建立一个正确的思想观念是尤为重要的。我认为秘书人员必须具备以下六种思想观念:
(一) 服务观念
新形势下企业办公室秘书人员必须要做好“三种服务”, 即:“为上级服务、为平级服务、为下级服务”。而不是像过去单一的为领导服务。秘书人员对本职要坚定, 要具有强烈的责任感与使命感, 把求真、务实创新为起点, 认真做好自己的业务, 踏踏实实的做好服务, 以实际行动赢得各部门、职工与领导的认可。提升自我素质被作为加强服务意识的基本要求, 是一个漫长时间的过程, 要不停的艰苦努力。秘书工作总与别的社会工作相同, 都是服务。有所区别的是, 秘收所负责的每个详细工作全是服务的性质, 主体是给上级提供服务, 间接的包含了给同级的机关部门与下级单位提供服务。秘书务必要将服务当作基本观念, 对服务重要性要充分认识与了解, 要建立起主动服务的意识, 在上级领导活动与政务活动过程中必须要甘愿充当领导的配角, 而且对这一角色要真诚且热爱, 在服务过程中要投入自己全部的热情与精力, 要严谨细致、主动热情、一丝不苟以及认真负责。
(二) 奉献和服从观念
这种观念在以往对秘书人员的要求之中也有, 但在市场经济发展的今天却显得尤为难能可贵, 必须将它赋予新的要求。企业秘书一定要有此种无私奉献的理念, 工作时要全身心地投入, 顾全大局, 甘愿奉献。必须要经受得起寂寞与清苦的考验, 必须要经受得起拜金主义、享乐主义与极端个人主义思想的侵扰, 对于企业的集体利益一定要服从与服务。秘书一定要是上级领导决策的坚定维护者与执行者。秘书务必坚持贯彻、执行实领导决策;秘书执行上组领导的决策之时应当有一定的创造性, 然而只能够是创造与丰富, 并且对领导决策的内容不可以有所偏离与改变。在秘书有不一致的意见、想法或是建议之时, 一定要以领导决策为基础, 采用一种客观、委婉且尊重事实的方式提出。服从是一位合格秘书所应当具备最起码、最基本的素质, 服从也应该是一个秘书与领导的决策和意见发生分歧时所坚持和基本原则。
(三) 学习观念
在信息瞬息万变的今天, 企业秘书人员必须要根据自身角色的性质, 紧随企业改革和发展的脚步, 要经常保持一种高度的紧迫感, 主动对现代企业管理的知识进行学习, 把有关的信息资料撑握住, 学习以及运用法律的知识, 把依法办事的责任给履行到位;对市场竞争客观的要求要适应, 学会对企业利益维护时以办公室工作的角度为起点, 给企业生存发展献计策;在加强自身学习的同时, 还要将平常工作和市场动态进行紧密结合起来分析, 而且要着重分析研究关于行业内的政策环境与社会环境, 并且创建起通畅灵敏的信息途径, 给企业领导决策供给科学根据, 切实当好领导的“参谋助手”。
(四) 创新与参与理念
企业秘书人员应当把通晓办公程序、熟知规章制度、坚守岗位职责作为基础, 不停的学习和充实自己, 并且要有不断创新的观念。要对自己的企业有足够的了解, 把企业历史变革当作起点, 对不同环境、不同政策背景及不同时期下企业发展的状况进行分析;要找准不同时期企业发展状况的切入点和结合点, 使办公室工作能真正做到为企业发展服务;要不断加强自己主观能动性, 丢掉墨守陈规与因循守旧;在工作上奋力做到“见领导之所见, 思领导之所思”, 不停提升本身的政治敏感性;要以空前的思维探寻各种事物, 在探寻知识与信息时, 捕抓含有倾向性与苗头性的问题, 做到“知人所不知, 知人所未知”, 采取整体空前的、跳跃式的思维模式与工作模式, 实现创新与发展。要将坚定执行领导决策及决定作为基础, 将对社会和事业强烈的责任感与事业心转变成积极且主动参与的意识;要每时每刻想着给领导想法子、出主意, 每时每地做好领导的助手及参谋, 给领导工作提供最好的服务。给领导工作与决策提供超前的服务主要包含了准确、及时且有价值的信息, 一手的资料、客观的见解以及权威的数据。在领导做出最后决策以后, 在第一时间内进行认真的贯彻实施, 而且对执行情况要督促检查, 及时和准确地同领导反应其信息;假如发现有遗漏, 要对其采用有效的补救措施, 补回漏洞, 帮助领导能够对决策里的纰漏进行及时纠正, 真真正正担当领导工作的参谋助手。
(五) 三高理念
企业秘书人员对时间、速度和质量三者间关系必须要正确处理好, 努力追求工作达到三高即:“高效率、高标准、高质量”。要有凡事第一时间落实的思想, 要狠抓落实, 坚持标准, 确保质量, 同时, 必须要加强工作中的计划性和条理性, 要学会调动一切积极因素为自己服务, 使自己的工作始终处于受控状态, 始终树立“第一时间, 最高标准, 最好质量”的理念, 以保证工作运转高效有序。
(六) 形象与协调观念
企业秘书人员必须在工作状态中随时保持良好的形象, 这种形象包括个人的外在形象和内在气质, 通过注重自身的衣着打扮和提高自身的文化素质, 可以提升这种从外到内的形象气质, 从而增强自身的亲和力, 做好承上启下、左右协调的工作。与此同时, 对保密意识要严格树立, 避免因口头失误、致使失、泄密的事件发生, 影响形象。办公室秘书人员良好形象的形成, 还需要整个团队共同努力, 个体素质与整体素质有机结合, 舍此是难以奏效的。同时, 企业的秘书人员还必须树立和培养良好的协调观念, 这种协调观念也可称之为大局观念。秘书人员身处各级领导关系的热点和辐射中心, 各种纷繁复杂的关系和矛盾的焦点之中。这就要求秘书人员务必对各级关系协调处理好, 对各种关系进行沟通联络平衡协调好, 对于上级领导、下级单位、平级单位间的关系, 需要有一套应急方案来应对处理多种突发紧急的事件。这除了有良好的业务素养之外, 还必须要具有很强的协调能力。这就需要在学识、技能、阅历、经验和各种公关礼仪中不断完善提高自己, 必须要达到对各种复杂关系精于协调处理, 对各种特别、突发的紧急情况精于进行协调处理, 一定要有化险为夷、化难为易的能力, 真正做到“长袖善舞”, 切实为上级领导分忧解愁, 更好地发挥领导人的能力和作用。
二、秘书人员必须具备良好的道德修养
作为一个秘书人员, 工作在领导的身边, 其道德修养提高加深个人对自己身的认知、对他人与工作的态度, 改良企业机关作风, 提升办公效率, 都存在着极大的现实与理论的意义。企业秘书人员的道德修养在新时期应当具备的更为全面。基本的职业道德, 如廉洁自律、克己奉公等等在新时期下仍然应当遵循。同时, 新时期又赋予了企业秘书道德修养新的内涵。
新时期下, 企业秘书人员必须具备和保持高度责任感。秘书人员身处企业党政领导身边, 工作在企业最核心的中枢机构, 直接或间接参与领导的各项活动和日常工作, 有着较大的作用与影响, 所以, 秘书人员一定要有强烈的责任意识以及高度的社会责任感与政治责任感, 把自身规范的职业素养为企业的向前发展增添动力, 同时增加企业的社会美誉度。
新时期下, 企业秘书人员必须具备强烈的法律法规意识和保密意识, 不断加强自身的道德素养。秘书所在的部门和其本人在企业的政务活动中会承担大量的行政公文、讲话的撰写, 还有很多涉及企业利益的规章制度的制定, 因此秘书人员一定要有较好的法律法规意识, 使其能够约束自己在政务活动和社会活动中的行为准则, 要不断的提高法律法规的学习, 使其变成工作中的必修课和自己的自觉行动。在这样的前提下, 才能使自己的工作适应新时期法制社会的需要, 使企业避免不必要的损失。同时, 要具备强烈的保密意识。秘书人员身处企业机关的“中枢神经”, 所接触到的大都是涉及企业关键机密的机要文件, 假如因工作失误而失密与泄密的话, 就会导致企业受到不必要的经济损失, 这都是绝对不被允许的。
新时期下, 企业秘书人员对参谋助手的意识要有准备。秘书人员不只对上级领导政治要负责, 在其工作上还要支持与服务, 最主要的是对上级领导工作与决策上存在失误与纰漏要及时发现, 一定要经过正当的途径, 妥当的方法向领导反馈, 好比古时皇帝身边的“左右拾遗”, 要有敢于进谏的勇气和责任。这样才能真正的提高领导的工作和决策的质量;面对领导工作、生活中的违规、违纪问题, 必须要做到及时提醒并且坚持原则和坚决抵制。面对领导的不良习惯, 杜绝投其所好更不能推波助澜, 助纣为虐, 让其向犯罪深渊走去。这不但对领导与企业有危害, 还是对自己极其的不负责任。对于领导要的是服从并不是顺从, 秘书人员要做到作风过硬、原则性强, 企业和领导都能放心。
三、秘书人员必须具备良好的文化知识
在市场经济飞速发展的今天, 人们对知识的需求量越来越大、对知识的精度与广度也有了新的定义。现代企业对秘书人员的需求也越来越注重知识的考察。新的时期对文化知识又赋予了新的定义, 它不光指的是书本知识, 更重要的是能力的展现。我认为现代企业急需要具有创新型与复合型的秘书人员。此两种类型秘书人员均是以文化知识作为基本条件的。
所谓创新型秘书, 主要是指创新能力很强的秘书人员。他们具备着浓烈的立体思维与创新精神, 时常会在工作岗位中有新开拓、新发明及新思维, 无限量的提供多种新设想与新创意给每类不同行业、领域、层次的服务对象;在企业的规章制度、知识更新、日常管理、技术研发等系统中能够有所创新。在竞争激烈的知识经济社会中, 创新型秘书人员不但可以参加竞争, 并且可以凭着自身的能力对服务对象积极协助其超越竞争, 在新课题、新产品、新领域、新技术等新兴事物之中挖掘出更加有价值的东西, 不停收集新能量, 将“人无我有”绝对优势形成出来。此种人会变成企业的中主要支柱, 还是我们整个社会以及民族的中流砥柱。他们身上有一种没法估计的不竭动力与宝贵品质, 此种最受企业和服务对象的青睬, 还是企业最有杀伤力的秘密武器。
复合型秘书主体指的是“多功能秘书”。多才多艺是他们的特点, 拥有“十八般武艺”并对其都精通, 可以在很多领域大显身手。这种人就像俗话说的“多面手”能够胜任多种角色, 并且能够很快的进入角色, 出色的做好每一个部门的工作。工作能力强是他们的特点。在上世纪80年代之时, 关于“四合一”人才提法岛国日本便已提出。“四合一”指的是有着科技、外语、贸易、外语的人才。依相关部门统计, 复合型人才在目前人才市场中是最受欢迎的。文化程度在大学本科之上, 工作经验有三至五年, 要懂专业且对外语精通是其所要求的最基本素质。企业对这种类型的人才事情有独钟的, 他不仅可以省去一大笔培训费用, 很快进入角色, 最为关键的是能够胜任多种部门的工作, 在多种方面都能创造价值, 这一点是最为宝贵的、也是企业最为喜欢的。
四、秘书人员必须具备较强的个性心理
这里所说的秘书人员所应所具备的个性心理, 主要指秘书的公关职能, 主要依赖于个人人格魅力的展现, 即善于建立良好的人脉关系。现下知识经济发展迅速的同时, 人和人之间的交往同加强个人的独立性并不矛盾。个性心理虽非智力因素, 但对工作的影响却不容忽视。有些人有很强的个人能力, 然而性格很古怪, 不易共事。有些人很有才华, 却心胸狭隘, 自我意识过强, 我们很难想象他会取得巨大成就。现代企业生存发展于知识经济社会环境, 时代特征是合作共赢。这是一个讲究团队精神, 讲究“双赢”的时代, 是共同发展的时代。开朗进取的个性、坚强的意志、高度的理智、丰富的情感, 是健康良好心理的表现, 是事业成功的基本。假如对这道理都不理解, 只管自身的私人利益, 便会变成孤雁而不易融入集体中, 仅能成就小才但不可以成大器的人, 永远生活在自我的小圈子里。这是很简单的道理, 做事业要的是一批人并不是个别的几个人。拥有才华的人如果“恃才傲物”, 那他只能变成“夜郎自大”;若是“离群而独鸣”, 那一定会是“孤掌难鸣”。现代企业秘书一定要有协作成事与团结攻关的能力。
这样就有了另一种人才—公关型秘书。他所体现的就是现代企业秘书人员的人格魅力。秘书人员无论在什么时候都应当具备良好的人格魅力。中国自古就有“宰相肚里能乘船”的俗话, 秘书人员所处的位置也很特殊, 所以必须有一颗包容的心, 这是秘书人员对其角色的心理体验, 如果淡化或是消弱了此种心理活动, 秘书人员便对其社会责任与主观能动作用无法发挥, 变成机械式执行秘书职能的“机器”, 无法成为优秀而且卓越的秘书。关于企业的秘书, 一定要要有角色意识, 这也是自己个性心理的一个很好的体现。为领导服务是作为秘书人员首要的根本职能, 秘书人员活动对于领导的拾遗与补充, 领导活动决定了秘书人员活动的利益指向与基本范围, 秘书人员最主要、最根本的社会关系也就是秘书人员和领导的关系。秘书人员在领导活动中与秘书人员和领导关系之中更好的集中体现出其在现代企业中所担当的角色。
概括的说, 当领导的参谋助手是秘书人员最基本角色, 协助领导展开领导活动与政务活动, 执行组织、行政领导与社会管理是其的基本职责与作用。企业秘书人员应该帮助领导处理政务, 在领导的同意下对发生各类的行政公务进行直接处理;企业的秘书人员还必须具备可以直接处理领导与领导之间、部门与部门之间的各种事务活动, 协调公关各种纷繁复杂的社会、人际关系, 帮助领导分身、拦小事, 帮助领导管大事, 让领导能够在太多琐碎的事物之中解脱而出, 集中精力思考决策;企业秘书人员是咨政人员、决策参谋与领导幕僚。秘书思维体现在领导思维补充与延伸;企业秘书是上级和平级及级, 领导和群众的极其复杂关系间进行沟通情况的载体, 对各种信息途径负责其疏通以及对各种联系进行加强, 承上启下, 密切各级党政领导与其他社会成员之间的关系;必须具备很强的公关能力, 能够代替领导做某些前瞻性的协调、公关工作, 以及掌握、储存、搜集更多经济、行政以及社会信息, 向领导及时提供出准确第一手信息, 对相关部门、人员督查督办;在通过公共关系活动形态表现的例如庆典、接待、集会、应酬、宴请等领导活动与政务活动之中, 秘书是执行领导意图的详细组织者, 而在正式活动场合里就要做好领导的随员。
