高校档案利用工作（精选12篇）

高校档案利用工作 第1篇

一、高校档案利用工作中存在的问题

1. 自我宣传力度不够。

目前, 高校档案部门在宣传高校档案价值和馆藏内容方面做得不够, 宣传的效果不明显。很多高校领导认为档案工作无足轻重, 人力、财力、物力资源投入有限, 形成档案工作不被理解、支持、重视的局面;部分师生不清楚档案部门究竟有哪些档案材料, 也不清楚这些档案的潜在社会价值和经济价值, 甚至将档案馆 (室) 看作是保管人事档案的部门, 工作中缺乏利用档案信息的意识。

2. 馆 (室) 藏档案不够丰富。

主要表现在:高校的馆 (室) 藏档案基本上是各部门在从事本职工作活动中形成的各类常规文书档案, 而反映学校办学特色、学科特色、师资特色、管理特色、竞争优势等档案材料相对较少;对过期或已失去利用价值的档案没有及时进行鉴定销毁, 影响了馆 (室) 藏档案利用率;只重视按传统观念收集、整理、加工档案, 不重视社会对档案需求变化的分析研究, 不能准确把握档案利用需求的发展规律。

3. 档案利用方式落后。

虽然多数高校的档案馆 (室) 已应用了计算机等现代化管理技术, 规模较大的档案馆 (室) 还在互联网上建立了自己的主页, 但就普遍意义而言, 我国高校在档案信息的加工、存储和开发利用上仍处于低效率的手工操作阶段, 网页内容单调, 信息贫乏且更新不及时, 院校之间馆 (室) 藏档案相对封闭, 没有很好地开展协作交流。

4. 档案编研工作滞后。

目前, 高校档案编研工作存在着重历史事件、轻经济科技发展现状, 重整编、轻研究深化的现象。一些编研材料只是档案材料的分类组合和简单罗列, 深层次的、紧跟社会经济发展、满足市场需求以及切合社会热点问题、适应社会形势的编研成果不多, 无法满足用户的利用需求。

5. 档案工作人员素质不高。

高校档案工作人员只有通过档案专业知识的学习和档案工作实践的锻炼, 逐步熟悉档案工作的内容, 掌握档案工作的规律和特点, 才能真正胜任档案工作。然而, 在实际工作中, 部分高校档案工作人员没有经过真正的档案专业教育, 对档案业务环节和馆 (室) 藏档案内容不够了解, 严重影响了高校档案的利用效率。

二、提高高校档案利用工作的有效对策

1. 增强服务意识, 全方位主动服务。

一要大力开发宣传馆 (室) 藏信息, 有针对性地开展档案陈列展览、咨询服务等。二要根据高校实际情况, 选好主动服务的突破口, 特别要围绕高校合并、科学发展、人才竞争、生源竞争、专业整合、学科方向等关系学校生存和发展的问题, 为领导决策、教育教学、招生就业等提供全方位的信息服务。三要面向基层教职工, 为其提供教学、科研所需信息, 让其及时了解校内外同行的好经验、好方法, 取人之长, 补己之短。高校档案工作者要有超前的服务意识, 深入基层, 了解信息需求, 主动进行档案信息的收集整理, 必要时还要进行现场办公, 解决基层工作中遇到的实际问题。

2. 加强馆 (室) 藏档案资源建设。

一要根据高校自身的性质和特点以及教学、科研、管理、服务等工作的需要, 调整归档范围, 对学校在各项活动中形成的保存价值较大的档案确保收集到位。二要着重收集反映本校办学、专业、学科和教学、科研、管理、服务等方面的特色档案。三要及时对保存年代久或失去利用价值的馆 (室) 藏档案进行鉴定销毁, 加工浓缩精品档案, 减轻馆 (室) 藏档案的保管压力。四要加强档案的整理、编目和研究工作, 为档案的开发利用创造有利条件。五要向社会广泛开展征集工作, 特别要收集散失在社会和个人手中的人物档案、特色档案、历史照片等, 以弥补馆 (室) 藏档案资源的不足。

3. 实现档案管理现代化。

高校档案馆 (室) 应逐步建立具有高效率管理和开发利用档案信息资源能力的数据库, 开展档案计算机检索、档案信息网络传递、公开发布档案信息、提供档案宣传与指导、实现网络档案信息咨询服务以及网上档案信息的开发利用等业务, 为高校的教学、科研、管理、服务等各项工作发挥更大作用。

4. 加大档案编研工作力度。

档案编研工作的质量对档案的利用有着重要的影响。做好高校档案编研工作, 一是档案人员要熟悉馆 (室) 藏, 做到心中有数。二是要根据信息社会的需要, 在充分调研的基础上, 选取急需、有价值的题目, 把潜在的档案信息资源挖掘出来。编研工作者必须要有超前意识, 预测市场动态, 了解利用者的需求, 及时推出系统、集中和超前的编研成果。三是要克服重编轻研的传统观念, 深化“编”字, 强化“研”字, 结合实际要求, 把分散在各个案卷中的档案信息进行开发整合, 从大量的档案材料中提炼出结论性、规律性的档案信息, 使之系统化和密集化, 形成新的文献形式和知识产品。四是要有开拓创新精神, 充分运用现代化通信技术, 走联合编研的新路子。

5. 提高档案管理队伍的整体素质。

高校档案利用工作 第2篇

高校科技档案信息资源的开发与利用

作者：程 铷

来源：《教育与职业·理论版》2009年第21期

[摘要]高校科技档案包含丰富的信息资源,高效开发高校科技档案信息资源对于高校的教学和科研工作具有重要的意义。文章分析了高校科技档案的内容和特点,认为高校的科技档案开发与利用工作必须转变观念、注重实效、完善制度、利用现代技术手段、加强人员培训和创新档案工作体制。

[关键词]高校科技档案信息资源教学科研

[作者简介]程铷(1969-),女,江西南昌人,江西科技师范学院科研处,讲师,主要从事高校科研档案研究。(江西南昌330013)

[课题项目]本文系2005年江西省教改立项课题“高校科技档案信息资源在高校教育管理中的运用研究”的研究成果之一。(项目批准号:赣教高字[2005]95号)

[中图分类号]G647[文献标识码]A[文章编号]1004-3985(2009)32-0148-02

高校科技档案是记述和反映高校的基本建设、生产技术和自然科学研究等活动的,具有保存价值,并且按照一定的归档制度作为真实的历史记录集中保存起来的技术文件材料。高校的基本任务就是教学和科研,科研工作是高校的重要内容,在高校的科研工作中形成了大量具有非常高的研究和应用价值的档案资源,这些科技档案由于系统和完整地记录了高校科研的全过程,对于社会经济发展具有重要的价值。

一、高校科技档案的内容

高校科技档案记载着高校科研工作的全部过程和完整成果,具有非常重要的价值。从内容上看,高校科技档案应该包括科研、教学、管理、设备、产品、出版和基本建设等类档案资料。

1.高校的广大教职工在科研和教学工业中所形成的科技资料。其中,既包含科研和教学工作完成后所形成的成果资料,也包含科研和教学工作过程中所形成的程序性的材料。从形式上看,包括科研成果、论文、著作、专题调研报告、科研计划任务书、方案认证报告、技术图表及有关成果性技术文书材料(技术鉴定、专题研究工作总结、奖励证书等)。

2.高校的广大教职工在科研和教学工作中所依据的设备、车辆、船舶、仪器、仪表的档案材料。科研设备是一种重要的生产手段,有些是单位根据本身生产工艺或科研、实验的需要设计、研制的自制设备,有些是从国内外市场上购买的设备。从形式上来讲,设备档案包括设备购

置文件、设备图册、说明书、设备安装规格、设备安装记录、总结报告、运行记录、使用分析表、设备改造记录等。

3.高校建设工作中所形成的科技文件材料。从形式上看,基建档案包括工程档案,含项目认证、审批、协议、合同、委托设计单位编制的工程设计文件、施工单位编制并移交的工程竣工文件、工程使用和管理等过程中形成的文件;包括工程设计档案,含设计依据文件、设计原始资料、技术设计文件、施工图设计文件;还包括工程施工文件,如施工准备工作文件、施工文件和施工验收总结文件。

二、高校科技档案的特点

教学和科研工作是高校的两大中心任务。作为科研工作的过程和成果的重要记录,高校科技档案在整个高校的档案工作中占有非常重要的地位,也体现出有别于其他档案资料的鲜明特色,对于高校的教学和科研工作具有重要意义。

1.专业性。专业性是高校科技档案的最突出的特点之一。首先是因为高校的教学工作和科研工作具有强烈而鲜明的专业性特点。广大高校师生是以学科专业作为归属分别组织日常的工作和学习,教学和科研工作具有十分明确的学科专业分工,都是在一定的专业分工范围内开展的。科技档案作为科技活动的记录和伴生物,都毫无例外地形成于特定的专业技术领域,是相应专业技术活动的记录和产物。其次,高校科技档案的内容具有鲜明的专业性特征。高校科技档案的内容是由它所反映的科技、生产活动的具体专业领域决定的,在某专业领域的科技、生产活动中形成的科技档案,就必然集中地反映本专业的科技内容及相关的科技方法和手段。

2.原始性。高校科技档案是高校教师和学生在教学和科研工作中所形成的原始记录,它的产生具有确定的时间,是高校教学和科研工作的真实反映,具有非常显著的原创性特点。高校科技档案最真实、准确、完整地反映了专业学科工作的过程、发展、成果,能够非常真实地反映出一个学校的教学和科研水平,是学校日常工作的最客观的原始记录。

3.多样性。高校科技档案的种类最为繁多,类型最为复杂,形式最为多元。高校科技档案的类型是由它所记载的社会实践活动的内容和方式决定的。科技档案记录了教学和科研活动,专业多样,手段复杂。所以要求必须以文件材料类型的多样性来适应科技内宅和手段的多样性,使科技档案材料管理工作与之相适应。

4.可开发性。高校科技档案反映高校教学和科研的全过程,是对于高校日常工作的最真实客观的记录。同时由于科研工作的性质,高校的科技档案具有十分重要的利用价值,能为科学研究工作提供丰富而专业的信息资源,使得高校科技档案的价值能够被挖掘。通过利用科技档案,能够对广大师生的科研起着认证、参考、启迪的作用。

三、高校科技档案的利用

高校科技档案是高校科技文献工作的一项重要内容,高校科技档案所蕴涵的技术信息价值对于高校的教学和科研工作的开展具有重要的意义,必须努力采取各种手段,利用各种方式,注重高校科技档案信息资源的开发,加强高校科技档案的利用,服务于高校的教学和科研工作。

1.转变观念,注重档案利用价值。大学是我国知识与成果创新的重要基地,高校的科技档案是高校科技研究的最为原始的、最为完整的资料。长期以来,高校的档案管理者只把档案管理工作当做文献流程的最后一项程序,当做科学研究的“扫尾工程”,只局限于档案的保管工作。在档案管理过程中,过于强调档案的机密属性,很少注重档案材料中蕴涵的鲜活的知识信息资源,未能充分发挥档案信息的重要作用。

在新的时代,高校档案管理部门必须切实转变观念,去除“就档案论档案”“看门守摊,等人查档”的片面思维,转变档案管理工作是“为保管而保管,重保管轻利用”的观点,在正确处理好档案的开放与控制、经济效益与社会效益的前提下,努力树立主动服务的观点,充分利用各种手段加强档案的展示,充分发挥档案信息的重要价值,并通过积极地改革,努力把档案管理由“死”变“活”,由“静”变“动”,由“被动查询”变“主动服务”,努力发挥档案的各种价值,提高档案服务工作效率。

2.注重实效,树立档案服务意识。首先,应树立主动积极服务意识。档案管理部门必须认识到档案管理工作是一项服务性工作,必须努力为学校的教学、科研服务。档案管理部门必须努力开发档案的信息资源,档案工作人员应该使自己成为信息财富的拥有者和提供者。其次,必须努力树立开放意识。档案工作人员必须改变“坐等上门”的现状,增强与学校相关部门的联系,主动参与研究学校教学和科研工作的要求和规律,有效传递档案信息。再次,必须努力树立协作意识。档案管理人员应增强参与意识,扩大接触面,根据各个时期学校各方面工作的重点,确定档案信息开发的重点,切实参与到学校的建设中去。

3.完善制度,保证档案服务质量。高校档案管理工作必须严格按照《中华人民共和国档案法》《科学技术档案工作条例》和《普通高校学校档案管理办法》的有关规定,结合高校工作的自身要求,努力健全科技档案管理的各种规章制度,对科技档案的收集、保管等业务工作都做到有法可依,实现档案工作的规范、标准和高效。

高校档案管理部门必须努力建立并完善科技档案的收集制度,确保分散在各单位的档案文件能完整地移交到档案部门;建立并完善科技档案的保管制度,确保高质量的档案的库房管理,档案流动过程的各环节的安全防护和档案的专门技术处理工作等标准高效;建立并完善档案的整理工作制度,确保档案的分类、组合、排列和编目工作的标准化,为档案的高效利用建立基础;建立并完善档案的编目与检索、编辑与研究等规章制度,提高档案服务的技能,提高档案服务的质量。

4.利用技术,提高档案服务效率。随着网络技术、通信技术、高密存贮技术和计算机技术等为代表的信息技术的快速发展和广泛应用,档案管理工作实现了质的突破,使用效率获得极大的提高。同时空调和自动温湿控制系统等设备的广泛利用,也使档案保管水平得到改善和提高。

我国大部分高校已经实现了无纸化的网络化信息化管理,并已经建立了相对完善的校园网管理系统。在新技术主导下,高校科技档案工作也将逐步实现信息化管理。高校科技档案管理工作开始出现办公自动化系统、管理信息系统,建立了各种规模的数据库。在新的管理系统中,传统档案能够逐步实现电子化,成为电子档案,传统的文件归档、整理、编目、检索工作也日益实现了计算机自动化操作。在新的技术的支持下,现档案利用服务大幅度提升。利用计算机系统,管理者能实现档案信息发布网络化、档案借阅自动化,实现档案库房管理的智能化,实现异地查询、信息共享、借阅服务和编研工作,实现档案信息综合管理和利用。

5.加强培训,提高档案人员素质。高校科技档案的管理,离不开档案工作员的努力,人员的素质高低决定档案管理工作的质量优劣。高校科技档案管理人员不仅要有深厚的档案专业及相关专业的理论与实践知识,而且需要具备熟练操作现代化设备的技能。在信息技术快速发展的今天,高效的档案工作又对档案管理人员的学习能力、知识结构、创新意识提出了新的要求,必须大力提高档案管理人员的素质。

高校科技档案管理部门,应该一方面通过人才的引进,来改变高校档案管理部门的人才素质结构,特别要引进档案信息资源开发和信息技术人员。另一方面可通过继续教育的形式提高档案管理人员的素质,扩充档案管理人员的新知识、新技术,培养档案管理人员的创新意识、协作精神、沟通能力,使档案管理人员具备良好的政治素养和专业素养。

6.创新机制,提升服务水平。高校科技档案是一种重要的科技资源,是高校科研和教学工作最原始的最完整的反映。高校科技档案的管理者应努力采取各种手段,创新工作内容、工作方式、服务手段,努力挖掘、整理、加工档案中蕴涵的科技信息,主动提供给学校和社会,加速科技成果转化,为社会创造更多的社会效益和经济效益。

高校档案管理部门应努力完善传统服务工作,开拓特色服务;改变服务方式,实行网上服务和主动服务,变档案信息的滞后为超前服务;加强档案信息的宣传报告,通过内部或公开出版物、新闻报道等形式,发挥档案信息资源的作用;开展代查代检、代复制、文献传递等服务方式,高效服务学校师生;做好成果的深层次信息加工,发掘信息成果;充分利用现代信息技术,提供高效服务;适当采取有偿服务,为档案管理积累资金;适当进入市场,积极参与科研成果的转让。

[参考文献]

对高校档案利用工作的几点思考 第3篇

关键词：高校档案；利用；效率；保障

一、做好档案的基础业务工作

档案馆室的基础业务工作主要包括档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、利用六个环节，前五个环节都是围绕利用中心环节来开展工作的，并以是否便于利用、能否发挥档案最大效益作为衡量各自工作水平的唯一尺度。从这个意义上说，前五个环节都属于档案利用的基础工作，它们为档案利用提供物质基础和前提条件。由此可见，基础工作的好坏，直接影响到档案利用效果的发挥。

1.建立强大的工作网络。高校档案形成于高校各个时期、各个方面和各个单位，涉及面广，在教学、科研、党政、群团等各种活动中形成了大量的文件材料，因此收集工作显得尤为重要，而且难度相当大。应从各方面入手，采取措施，加强收集的力度和范围，丰富完善馆藏信息，确保文件材料的完整性。

2.建立归档制度，确定归档范围。建立完善、健全的归档工作制度是学校档案收集工作顺利开展的有力保障。学校根据自身工作的特点和要求制定《档案管理暂行办法》《归档文件整理规则》等实施细则，明确档案员的职责，确定归档范围，对哪些材料应该归档，哪些材料不应该归档，各兼职档案员都应认真鉴别，保证有价值的材料不流失。随着学校教育事业的不断发展，产生的各种门类的档案也越来越丰富，檔案的收集不仅包括文书档案、财务档案、基建档案等，还要收集照片、声像、实物等特殊载体的档案。

3.加强档案宣传和业务指导。由于基层单位的兼职档案员层次不一，不少部门和二级学院档案员的素质差异较大，这就需要加强档案工作的宣传和业务指导。综合档案室专职档案员应该经常主动深入到各部门、二级学院，与部门领导、档案员交流、沟通，宣传档案工作，了解基层单位开展的各项工作，及时修订档案归档范围，解决基层单位在收集档案过程中的问题。其次要加强兼职档案员的业务指导，要对全校的兼职档案员进行档案收集、整理、鉴定、利用等档案业务知识的指导和咨询，注重新技术、新知识的应用和业务能力的培养。业务指导包括了业务培训和业务咨询。

二、努力做好档案的编研工作

档案编研信息资料，对档案利用者来讲，能大量节省查找原始档案的时间，提高档案利用的效率。高校行政类档案、教学类档案、财会类档案，是高校档案利用人次较高的档案，加上高校的科研档案，这些档案是高校档案的主体。因此，高校档案工作者在实际工作中，要有目的的对文书、教学、科研等主体档案进行认真加工和分析。

三、加强学校档案信息化建设

随着社会的不断发展，档案利用的需求越来越广泛，档案利用的内容日益丰富，档案利用的主体日益多元化，档案利用的方式日益多样化。随着现代办公技术、现代化管理手段的广泛应用，提高档案利用的效率，加强档案的信息化建设显得尤为重要。当前，我国信息化建设正由信息技术阶段向信息资源阶段转变，档案工作也开始转变工作思路，把档案信息的重点转移到加快档案信息化资源建设、发挥档案信息资源的重要作用上来。要做好学校档案信息化建设必须做到以下几点：

1.转变观念。由于高校档案管理部门自身管理观念陈旧，致使档案工作者对档案工作的认识程度不高。因此从事档案管理的人员要转变“为保管而保管，重保管轻利用”的思想，树立档案信息资源共建共享的创新观念。

2.高校档案信息资源化建设的规划和管理需要专项经费的投入。高校档案资源信息化建设需要大量资金，在加大政府投入的同时，还要积极建立与社会各行业、各部门之间的互动机制。根据高校自身数据库类型和规模的不同，有计划地开展高校档案信息资源数据库建设，为网络环境下档案资源优化整合与合理开发建设工作奠定物质基础。高校也应加大对档案资源信息化建设的投入，使档案数字化、网络化，从而加快高校档案资源信息化建设的步伐。

3.提高高校档案工作人员应用现代技术的能力。提高高校档案管理工作者所应具备的网络技术运用能力、信息资源处理能力，以更好地适应信息时代的需要。高校档案工作人员是掌握现代运用技术的管理者，也是高校档案知识信息工作开发利用的“导航员”。

4.优化整合信息资源。高校档案信息资源主要是服务于教学、科研、人事管理等方面，在信息化时代，档案工作为现实工作服务以至于为社会提供服务将显得更加突出和重要。在加强信息化建设的同时，必须加强高校档案信息资源的开发、收集和利用，整合信息资源，实现高校档案管理工作的科学化、规范化、高效率。

总之，档案工作的落脚点在于利用，高校档案工作就是有效地开发利用库存档案，更好地为学校的建设发展服务，而学校在快速发展的过程中又丰富了档案的内容和形式，对高效利用档案提出了更高的要求，这就要求档案工作者在平时的工作中更要注重档案的收集、编研、信息资源的优化整合等工作环节。

参考文献：

[1]毛少伟.新时期档案利用业务工作的几点思考[J].档案与建设，2006（7）.

[2]张凤丽.提高高校档案利用的新途径[J].中国环境管理干部学院学报，2009（9）.

高校档案利用工作研究 第4篇

档案价值的实现主要体现在利用上, 传统的高校档案利用服务与用户对档案知识单元和信息单元的利用需求有较大的差距, 随着高校自身及社会的发展, 高校档案利用工作需要不断的改进和创新。

1 做好档案收集整理工作是档案利用的重要前提

档案利用建立在档案实体管理的基础上, 档案实体管理的水平和质量直接影响到档案利用工作, 当前高校档案材料的形成过程、内容、种类和形式都发生了很大的变化, 档案收集工作应注意的问题主要有:

第一, 提高全员档案意识。由于高校部门众多, 档案材料的管理较为分散, 各部门在以单元为中心进行档案材料收集和整理时, 常常出现归档材料时效滞后, 甚至出现档案材料遗漏、散失的现象, 直接影响到档案的利用工作。此外, 从档案材料的形成来看, 高校教工本身就是重要的资料源, 教工个人在教学、科研等活动中形成的材料, 如科研纪录、成果、荣誉证书等都可能成为档案材料, 而不少教工对档案的统一管理认识不够, 不能及时将应归档的材料上交, 从而影响了材料的立卷归档。因此, 加强档案宣传教育, 不断提高广大教工的档案意识非常有必要性。

第二, 拓宽档案材料的收集范围。随着高校各项职能活动的不断拓宽, 档案材料的收集要及时调整范围与内容, 确保所形成的档案材料高质量, 使之有利于后续的档案信息资源开发。此外, 由于高校部门的职责交叉而常常导致档案资料形成的多元交叉, 同一主题的材料往往来自多个部门, 因此要根据实际情况扩大文件材料的收集范围, 确保档案材料的完整、齐全。需要注意的是, 档案管理部门在对文件材料进行立卷归档时, 要重视对档案材料的优化, 避免出现馆 (室) 藏档案数量多而信息容量小的现象。

第三, 加强指导和监督。档案工作部门要根据高校的发展和各项职能活动的动态变化, 科学指导归档单位开展各类文件材料的收集归档与管理工作, 及时纠正文件材料收集、整理中的不规范行为, 并切实做好档案的移交和接收工作。此外, 档案管理部门还要加强对档案工作各环节的监督, 对学校重大活动、重大项目及重要部门形成的档案材料, 及时收集、及时鉴定、及时归档。

2 高校档案利用工作需要注意的问题

第一, 强化服务、开放、合作的意识。高校档案的利用工作与高校的中心工作及社会发展密切相关, 作为高校档案管理的部门及档案工作者, 要强化服务意识和开放意识, 转变过去“以藏为主”、“重藏轻用”的观念, 主动研究档案服务的规律, 调查了解服务对象的需求, 有针对性地开发档案信息产品, 使档案信息资源能更好地被利用。此外, 要树立合作观念, 主动出击, 整合校内外档案信息资源, 加强馆际合作, 扩大可供开发的档案信息资源规模。

第二, 要重视优化馆藏档案。在坚持档案完整、齐全的前提下, 注重对档案的优化, 在档案价值鉴定时重“质”不重“量”, 尽可能以低馆藏量保存最大的必要信息量, 使档案的内涵更加充实, 并有效减少档案立卷、编目检索的工作量, 更好地为用户提供利用服务。

第三, 注意加强档案保护。要坚持以防为主、预防为先的原则, 排除各种威胁档案安全的隐患。如在开放某些珍贵档案时, 要采取必要的防范措施, 加强对档案实体和档案信息内容的安全保护, 避免这一类档案因利用率高而受到损害。

第四, 处理好档案利用与保密的关系。高校档案在利用中要正确处理好利用与保密的关系, 如, 开放科研档案要注意对个人成果的保护, 利用教工、学生的人事档案要注意个人的隐私问题, 等等。此外, 对档案开放范围与内容要有一定的限制, 即使是过了保密期限的档案, 也应该有选择的进行限制性开放。

3 高校档案利用工作创新

档案利用工作是一项服务性工作, 讲究及时、准确、全面地为用户提供档案利用服务, 传统的高校档案利用服务存在利用方式单一、利用范围有限、服务方式被动等不足, 随着社会的发展, 高校档案利用工作需要不断进行改进和创新。

3.1 提高档案利用服务的水平

目前高校档案利用服务的主要方式有档案阅览服务、档案外借服务、档案展览与陈列服务、制发档案副本服务、制发档案证明服务、档案目录信息服务、档案咨询服务等, 对高校档案管理部门来说, 在提供档案利用服务过程中, 要树立主动服务的理念, 更多地从利用者的角度来开展工作, 根据不同用户的需求和不同档案信息利用的特点, 通过建立多专题检索工具及档案编研服务等方式来实现利用者对档案信息资源的获取和传递。

3.2 提升档案利用的质量

档案的利用服务可以说是一种目标驱动服务, 它不仅提供档案信息, 也涉及到对档案内容的深度开发, 提升档案利用服务的质量可从档案信息的提供和档案内容的开发入手:

一是提升档案管理自动化、信息化水平, 在档案计算机数字化管理基础上, 实现档案自动编目和自动检索、档案自动全文存储与检索、计算机辅助立卷、档案自动标引、文档一体化管理等。此外, 对不同档案数据库的档案信息进行优化整合, 建全各类档案计算机目录数据库和标准数据库, 为用户提供更齐全的档案信息资源利用服务。

二是加大档案编研力度, 对档案知识单元和信息单元进行充分的挖掘, 为利用者提供相关的编研材料, 尽可能的满足用户个性化需求。

三是重视档案资源的网络利用服务, 为用户提供良好的利用平台。重点是加强数字化档案馆和档案馆门户网站的建设, 增设网上档案馆的服务类目, 如科研档案的网上利用服务等。

3.3 有效整合档案信息资源

档案信息资源的分散不利于用户综合利用的需求, 对档案信息资源进行整合可有效提高整个档案利用服务的效率和效果。

第一, 以网络技术、计算机技术为手段, 利用计算机档案管理系统形成的档案目录信息和利用信息, 掌握各单位档案形成的特点、规律和利用情况, 以此为基础整合分散的档案信息, 最大限度地发挥高校档案信息资源的整体效能。

第二, 整合校内外档案信息资源, 加强馆际合作, 实现资源共建、共享。由于高校各自的馆藏有着不同的内容结构, 在为社会提供信息资源服务上呈现出一定的互补性, 实行馆际合作, 如采用联合建库模式等, 不仅能扩大档案信息资源的规模, 节约档案管理的成本, 还有利于发挥高校档案的整体优势, 最大化地满足社会发展对高校档案信息资源利用的要求。

第三, 与图书、情报等社会信息资源融合, 为社会提供多维的、综合性的信息服务。档案、图书、情报同属文献信息资源的范畴, 但三者工作的侧重点各不相同, 高校档案部门与图书、情报部门建立共同开发等合作机制, 不仅能有效提高高校档案资源的利用率, 充分发挥高校档案为社会服务的功能, 还有助于促进高校档案管理系统运行效率和效果的提高。

4 结束语

随着我国社会经济的快速发展, 人们对档案信息资源利用的需求越来越广泛, 档案利用的数量、内容、范围也不断的在增加, 因此对高校档案利用研究不仅是高校档案工作的需要, 也是社会发展的要求, 在新形势下, 如何创新高校档案利用工作, 促进高校档案事业更好地发展, 值得我们进一步深入去探讨。

摘要：档案利用是档案工作的根本目的, 也是将档案的潜在价值转变为现实价值的过程, 高校档案利用工作在高校的发展建设等方面发挥着重要的作用, 本文从高校档案利用工作的现状和特点出发, 对改进和创新高校档案利用工作进行了有侧重的探讨。

关键词：高校档案,档案利用,创新研究

参考文献

[1]刘国能, 王湘中等著.档案利用学[M].中国档案出版社, 1996:18.

[2]白庆珉.关于高校信息资源管理的研究[J].图书馆工作与研究, 2004 (6) :27-28.

[3]高全忠.高校档案信息服务社会化之思考[J].兰台世界, 2005 (3) :46-47.

高校档案利用工作 第5篇

第一条 为了规范我市区档案馆档案利用工作，更好地为社会提供服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《北京市实施〈中华人民共和国档案法〉办法》的有关规定及相关法律、法规，制定本办法。

第二条 档案利用工作应遵循依法、便捷和规范的原则。第三条 各区档案馆对所有到开放期限的档案，应组织鉴定小组及时进行鉴定，凡按国家有关规定无需继续保密或控制使用的，均可由档案馆报本级档案行政管理部门批准后开放，必要者报本级政府审批。按国家有关规定需继续保密或控制使用的，需报北京市档案局进行审批。

第四条

各区档案馆馆藏档案必须经过系统整理，开放的档案应编有供利用者自行检索的案卷或文件级开放目录。破损或字迹褪变、扩散的档案，均应经过修复保护。

第五条 利用区档案馆馆藏档案，应优先提供档案数字化副本；古老、珍贵和重要档案应以复制件代替原件提供利用。

第六条 各区档案馆应当采取设立阅览室、档案网站等多种方式，配备必要的阅览和复制设备，向社会提供已开放档案、文件查询服务。

第七条 各区档案馆应当向社会提供档案利用服务，并将档案利用服务的内容、时间、手续、方式等基本服务信息向社会公开。

第八条 除涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私以及其他因涉及国家安全和利益按规定不予公开的档案外，各区档案馆应当向社会开放下列馆藏档案：

（一）中华人民共和国成立以前形成的档案；

（二）中华人民共和国成立以后形成的、时间已满30年的档案；

（三）经济、科学、技术、文化等类档案；

（四）属于已作为政府信息主动公开的档案；

各区档案馆开放个人捐赠、寄存的档案，应当征得捐赠人、寄存人同意。

第九条 公民和社会组织可以持身份证、工作证等合法证件，在区档案馆查阅、复制或者摘录已开放的档案、文件及其他相关信息资料。

第十条 各区档案馆开放档案的利用手续是：

（一）大陆公民持有身份证或工作证、介绍信，可直接到区档案馆利用。

（二）台、港、澳同胞和华侨如查取本人及其亲属历史证明，可持本人回乡证或身份证等有效证件，直接到区档案馆利用；利用其它开放档案，须经大陆邀请单位、合作单位或接待单位介绍，提前三十天向区档案局（馆）提出申请，说明自己的身份和利用档案的目的与范围以及其它有关情况。

（三）外国组织和个人的利用手续按《外国组织和个人利用我国档案试行办法》办理。

第十一条 各区档案馆未开放档案的利用手续是：

（一）婚姻登记类档案。1.当事人为内地居民的，持有本人居民身份证，可以查阅本人婚姻登记档案。

当事人为香港居民、澳门居民、台湾居民、华侨、外国人的，持有《北京市婚姻登记工作规范》第三十四条至第三十八条规定的身份证件，可以查阅本人婚姻登记档案。

2.当事人因故不能到区档案馆查阅的，可以委托他人办理，受委托人应当提交本人身份证件及委托书，委托书应当经公证机关公证。委托书应当写明当事人目前及办理婚姻登记时的身份信息，登记日期和登记机关。

3.人民法院、人民检察院、公安和安全部门为确认当事人的婚姻关系，可以委派工作人员持单位介绍信及本人工作证查阅婚姻登记档案。

4.律师在诉讼过程中持受理案件的人民法院出具的证明材料、本人律师执业证书及律师事务所证明，可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案。

其他诉讼代理人在诉讼过程中持受理案件的人民法院出具的证明材料及本人身份证件，可以查阅与诉讼有关的婚姻登记档案。

5.监护人持本人身份证件、被监护人身份证件及监护关系证明，经婚姻登记处负责人批准，可以查阅被监护人的婚姻登记档案。

6.继承人持本人身份证件、被查询人身份证明、死亡证明及继承关系证明，经婚姻登记处负责人批准，可以查阅死亡当事人的婚姻登记档案。7.其他单位、组织和个人要求查阅婚姻登记档案，利用目的合理的，经区档案馆馆长批准，持相关材料可以查阅婚姻登记档案。？？？？？

（二）土地登记资料类档案（农村宅基地、宅基地上建房档案）

1.土地权利人应当提交本人的身份证明、其权利凭证查询其土地权利范围内的原始登记资料。

2.取得土地权利人同意的单位和个人应当提交土地权利人同意查询的证明文件、土地权利人的权利凭证和土地权利人的身份证明及单位的证明文件、本人的身份证明查询土地权利人土地权利范围内的原始登记资料。

3.国家安全机关、公安机关、检察机关、审判机关和纪检监察部门应当提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件查询土地原始登记资料。

4.土地登记代理机构应当提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件查询与其代理业务直接相关的原始登记资料。

（三）房产类档案

1.（农村宅基地上的房产）

（1）权利人提供身份证明材料可以查询、复制其全部的农村宅基地上的房产登记资料；委托查询的，应当提交授权委托书和代理人的身份证明材料，境外委托人的授权委托书还需经公证或者认证。（2）因不动产交易、继承、诉讼等涉及的利害关系人提供身份证明材料、存在利害关系的材料可以查询、复制农村宅基地上的房产的自然状况、权利人及其不动产查封、抵押、预告登记、异议登记等状况。

（3）人民法院、人民检察院、国家安全机关、监察机关以及其他因执行公务需要的国家机关应当提供本单位出具的协助查询材料和工作人员的工作证和执行公务的证明文件可以依法查询、复制与调查和处理事项有关的农村宅基地上的房产登记资料。

2.区档案馆只对房屋管理部门办理经租房及文革产、代管产、献产等档案的查阅业务。房屋管理部门查阅区档案馆馆藏经租房及文革产、代管产、献产等档案，须出具单位介绍信及本人工作证。

（四）公证档案

1.公证业务办理机构应提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件可以查询本公证处办理过的原始公证资料。

2.司法行政机关的公证管理部门因工作需要查阅公证档案的，应提交本单位出具的查询证明以及执行查询任务的工作人员的工作证件。

3.人民法院、人民检察院和有关国家机关因工作需要，要求查阅有关档案的，应出具正式查卷函件，经区档案馆馆长批准后办理查阅手续。

4.律师因诉讼代理的需要，向区档案馆提交律师的身份证明、律师事务所的查卷证明，及当事人同意律师查阅本人的公证档案的证明，经区档案馆馆长批准后，可查阅当事人提交给公证处的证明材料和公证所记录的与当事人谈话笔录。

5.凡涉及国家机密和个人隐私的公证密卷档案，以及当事人要求保密的公证档案，一般不得借调和查阅。特殊情况必须查阅的，须经当事人同意后，报区司法行政机关批准。

（五）死亡干部档案

死亡干部档案不对个人提供利用。单位因工作需要查阅，利用单位应派中共党员干部持本单位党委或党组出具的介绍信及本人工作证，并经区委组织部门批准（出具介绍信），可查阅上述档案。

（六）知青、招工、干部派遣、学籍、调转、学生派遣等种类档案。

1.当事人持有本人居民身份证，可以查阅本人的上述档案。2.当事人因故不能到区档案馆查阅的，可以委托他人办理，受委托人应当提交本人和当事人双方的身份证件可以查阅上述档案。

3.人民法院、人民检察院、公安和安全部门为确认当事人的人事、劳动关系，可以委派工作人员持单位介绍信及本人工作证查阅上述档案。

4.相涉单位为确认当事人的人事关系，可以委派工作人员持单位介绍信及本人工作证查阅上述档案。

第十二条 各区档案馆保存的档案，其公布权属于档案馆以及国家授权的有关单位。利用者摘抄、复制的档案，如不违反国家有关规定，可以在研究著述中引用，但不得擅自以任何形式公布。利用者在著述中节引档案内容，均应注明档案的收藏单位和档号。档案馆鼓励利用者向其赠送利用档案撰写的著述或其它学术成果。

第十三条 机关、团体、企业事业单位和其他组织以及中国公民利用或者公布国家档案馆馆藏档案，应当遵守有关知识产权保护的法律、法规、规章，不得损害国家利益和他人的合法权益。

公民和社会组织利用国家档案馆未开放档案，须经保存该档案的档案馆同意，必要时，还须经有关的档案行政管理部门审查同意。未经国家档案馆同意，不得以任何形式公开传播。

第十四条 区档案馆馆藏档案原件原则上不得外借，确需外借的，必须经馆长批准，并严格办理出库和归还入库的相关手续。

第十五条 区档案馆提供档案利用服务不得收费。利用者如需复制，必须填写复制申请单，经馆长批准，并由档案馆负责办理。可复制档案的内容、数量，由各档案馆酌情决定。

第十六条 国家档案馆应当根据社会需要，加强档案信息资源开发利用，举办档案陈列展览，开展社会宣传教育，提供各种形式的档案信息服务。

第十七条 区档案馆应及时、准确地掌握档案和资料的利用效果，不断改进利用工作。

第十八条 利用者到区档案馆利用档案，须服从档案馆的安排，遵守有关的各项规定，违反者档案馆可视情况给予劝告或进行其它处置。利用中如损坏档案，档案馆可根据档案价值责令利用者进行赔偿，或给予其它处理。

第十九条 公民、法人或者其他组织认为区档案馆不依法履行职责的，可以向国家档案馆提出质询，也可以向上一级档案行政管理部门或者本级监察、法制等部门投诉。

高校档案利用工作 第6篇

关键词：高校档案信息开发档案利用

高校档案是高校在从事招生、教学、管理、科研、基础建设和对外交流等活动中形成的，对学校、学生和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。[1]作为一个特定的社会组织，高校的运作具有特定的内容和规律性，它的活动主体和活动对象，也具有明确的界定性和指向性。因此，高校在开发档案信息资源，满足档案用户利用需求时，也应根据其自身特点，采取适宜的方法来满足档案利用群体的需求。

一、高校档案信息开发利用存在的困难和不足

（一）管理归口上的不清晰造成高校档案工作的尴尬

根据有关规定，国务院教育行政部门主管全国高校的档案工作，省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。同时，国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。可见，高校档案工作处于双重领导状态，一重是教育行政部门，他们直接领导和评价档案工作质量，但在档案专业业务技术上却不太在行；另一重是提供档案专业技术指导和监督的上级档案行政部门，但它却不直接领导高校和高校档案工作，没有对高校档案工作完全的领导权和指挥权。高校档案工作处于两者的“夹缝”中生存和发展着，这必然使高校档案工作遭遇两难的境地。

（二）档案工作在高校普遍缺乏应有的重视和地位

因档案工作不直接创造经济价值，在大部分高校，档案工作或档案部门基本处于边缘地带，领导重视不够。据了解，珠三角大部分高校，尤其是高职院校档案工作地位普遍低下，主要表现在档案机构行政级别低下、专职档案工作力量薄弱、档案办公和库房设备条件简陋等。例如，在广东的绝大部分高职院校，档案部门的地位都远远低于同属高校信息服务性质的图书馆。以副厅级普通高职院校为例，图书馆一般列为副处级，而档案部门只有科级或副科级，甚至部分高校根本不设独立的档案机构，而只是将档案工作列为学校办公室的一项内容。因此，高校档案工作开展起来困难重重，尤其是在收集档案信息资源方面，经常处于无人理睬的困难境地，致使高校档案信息资源内容单一、不能将应归档的信息“颗粒归仓”。

（三）观念和政策导向上重收藏轻开发利用

对于高校领导来说，虽然他们天天都在利用档案或档案衍生材料，但他们很难认识到档案和档案工作的重要性，对档案和档案工作也没有深入的了解，因为他们需要利用的档案材料，都是由秘书来档案室借阅完成。在大部分高校领导心里，档案部门的工作也就是保管好学校的文件材料，不让文件材料丢失而已。在这样的意识支配下，档案工作重收藏轻开发利用的观念就逐步形成了。另外，国家在制定相关政策方面，对馆藏数量的相关规定，也助长了重藏轻用意识。例如：在教育部国家档案局令第27号《高等学校档案管理办法》第二章第六条规定，“已集中保管的档案、资料在3万卷（长度300延长米）以上的高校应当设立档案馆。”[2]

（四）档案信息开发利用服务手段落后

档案信息的内向性和原始记录性，决定了档案信息开发利用不能像图书期刊那样，毫无限制的将全文信息资源采用传统阅读和现代远程信息技术手段有偿或无偿地提供给他人利用。目前，绝大部分档案馆都是以传统档案信息开发利用为主，例如提供查询目录、档案馆指南、专题索引等，即使有一部分档案馆开设了远程服务功能，那也只提供档案馆馆藏信息开放目录的网上检索服务，没有实现档案信息的全文数据下载阅览服务。高校档案工作也面临同样的问题。据笔者调查，绝大部分高校档案网站，仅停留在档案行政规章和档案管理方式方法等信息的开放服务上，仅有的档案信息服务功能也是停留在开放档案的目录检索上，无法像图书期刊那样实现全文下载和阅读。

二、高校档案信息特征

高校档案信息资源，在其内容、管理方法、利用服务对象、利用效果反馈等方面具有自己独有的特征。因此，高校档案工作者在开发利用档案信息资源时，应抓住这些特征，做到有的、有效、有度、有力，高质量地服务高校师生的需求，最大限度地发挥高校档案信息的独有价值。

（一）高校档案内容特征

高校档案信息内容具有明确的指向性，都是围绕高校业务活动内容而展开，主要包括高校在教学、科研、招生就业、基础建设、对外交流和行政党群管理活动中形成的文件材料，这明显区别于社会其他组织机构。因此，由它产生的档案内容也明显区别于其他社会组织所产生的档案内容。高校档案工作者只有抓住了高校档案的内容特征，明确了高校档案馆库藏信息的特有内容，才能做到有计划、有组织地开发档案信息。

（二）高校档案信息管理方法特征

高校档案，无论是在档案信息的收集和分类，还是档案信息的保管上，都与行政机关档案管理方法具有明显区别。高校档案应遵循《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案管理办法》等标准和规范，高校档案在收集方法上，应建立遍及各教学系部和管理机构的兼职档案信息员网络，由各兼职档案信息员协助高校档案馆完成档案信息的收集工作；在分类方法上，《高等学校档案实体分类法》根据高校工作内容和分工，将档案信息分成若干类别，便于高校档案信息的管理和利用；在保管方法上，许多高校的专门档案往往因具有明显的专业性和独享性，在整理、管理和利用上，具有独立的对象和目标，因此，大多高校实行管理主体与利用主体的分离，由档案馆统筹和监督指导，由专业业务部门完成整理，由档案馆统一保管，由专业业务部门专门利用。高校档案工作者只有抓住了这些特征，才能做到快捷、高效地开发档案信息。

（三）高校档案信息服务对象特征endprint

高校档案服务对象是一个特定的人群，根据他们利用目的不同，可以将他们分为几类，然后可针对不同类的档案信息利用群来开发档案信息。根据高校档案信息利用目的，高校档案信息利用对象基本可分为因需解决本校行政事务管理过程中有关问题而来查阅档案的管理人员，因完成专业或实训基地申报而来查阅档案的教学人员，因解决个人待遇、身份和前途问题而来查阅档案的在校教师或学生个人，因解决工作中遇到学历、资历、课程成绩和出国等证明材料而来查阅档案的往届毕业学生。可见，高校档案信息服务对象具有明确的界定性，他们对档案信息的利用需求也具有可预见性，高校档案工作者抓住了这些特征，开发档案信息便可做到有的放矢。

（四）高校档案利用反馈特征

档案利用反馈，就是档案信息利用者将利用后的效果、意见和建议反映给档案工作者，由档案工作者根据这些反馈信息来改进档案工作的一个过程。由于高校档案利用群体的特定性和可预见性，在收集档案利用反馈信息时，高校档案部门具有独有的优势，除了被动地接收档案利用者的反馈信息外，还可根据事先预见和确定的几类档案利用群体有针对性的开展反馈信息收集工作，以便收集到精细、准确的反馈信息。

三、高校档案信息开发利用的新思路

（一）理顺高校档案工作管理归口

高校档案工作应有一个明确而权威的领导机构，让档案工作直接成为评价高校工作和高校领导工作的硬性指标。高校档案馆保存的是高校在招生、教学、科研、建设和管理活动中形成的有保存价值的文件和资料，这些资料，恰好说明了我国高等教育事业发展的历程，也是证明各高校在教育事业发展中存在的各种事实和问题的最好材料，它们是教育活动的重要组成部分。所以，高校档案工作，无论是机构隶属关系还是业务指导监督，应直接由教育行政机构实施领导，理顺领导关系，赋予档案工作在高校应有的地位。

（二）优化高校档案馆库藏档案信息

我们知道，档案馆档案信息收集工作的好坏，不在于库藏档案信息的多少，而在于数量和质量的辩证统一。库藏档案信息的查全率和查准率，是衡量库藏档案信息数量和质量辩证统一的两个重要指标。只有彻底改变重藏轻用的工作思路，不断优化高校档案馆库藏档案信息，提高库藏有用档案信息的“纯度”，才能充分开发利用有用的档案信息资源，使档案信息开发利用工作收到事半功倍的效果。严把档案归档入口关，将无保存价值的文件挡在归档入口之外；以档案的最低保管期限为周期，定期开展档案的鉴定工作，将无效无用的档案信息剔除，减少无效无用档案信息对档案检索的干扰；利用整理技巧维系档案信息的系统性、整体性，使相关的档案信息在“逻辑地址”上成为一个整体；剔除整合类高校库藏档案重复件，以免其降低有效信息的查准率，造成库存浪费；对于利用率高的优质档案信息，应进行有效重组或编研，使利用和管理更加方便快捷。[3]通过这些措施和手段，可优化高校档案馆库藏信息资源，使高校档案信息开发利用工作更高效。

3.加强高校档案价值的宣传力度

只有那些利用过档案并为其解决重要难题的利用者，才真正体会到档案的重要性。没有利用过档案的人群，自然就感受不到档案的价值所在。所以，我们要加大宣传力度，宣传档案的价值。我们可以精选高校档案馆在开展档案利用中遇到的典型案例来进行宣传，让高校师生在一个个典型真实的案例中，认识到档案的价值和作用。当人人利用档案、人人重视档案的氛围已经形成时，档案信息开发利用也必将被提到新的高度。

（四）创新档案信息开发利用的思路

除了传统的档案信息开发利用方法外，高校档案馆还可根据其特殊的利用群体，利用现代信息技术和网络技术，尝试使用以下档案信息开发利用方法：

1.开展档案信息网上在线咨询服务。档案信息网上在线咨询服务，就是以网上互动的形式，根据档案利用者的利用需求，档案工作者为其提供档案信息与档案学科知识的一种方法。常用的在线咨询服务方法有：

电子邮件。档案馆可通过向全院师生公布电子邮件的形式，开展档案咨询服务。日前，电子邮件已经渗透到每个人的生活、工作中，查收和阅读电子邮件，已经成为大家的习惯。档案利用者可以通过电子邮件向档案馆发起咨询，以获得档案馆专业人士的帮助。

即时通软件。即时通软件，是指通过电脑或手机端安装即时通软件或者登录即时通在线网站来实现在线聊天、交流的软件，目前中国最流行的有QQ、MSN、微信、易信等。[4]除了能开展在线服务外，QQ等即时通软件还能开展离线传输、绑定手机、手机QQ、QQ邮箱等多项拓展服务，让即时通软件开展信息咨询服务工作无所不能、得心应手。

BBS论坛。高校档案馆可以抓住高校网站这一重要平台，利用高校网站用户集中、专一的特点，在网站首页显著位置设置档案馆主页链接，并在档案馆主页显著位置设置BBS论坛链接。高校师生可以通过在论坛发帖的形式，向档案馆咨询有关档案问题，档案馆专业工作者以回帖或电话回复的形式回答发帖者的问题。

微博互动。目前，微博已经深入到每个人的生活和工作，“织围脖”已经成为时尚的代名词，它更新快，传播面广，立体式的互动交流等特点必将使档案馆在微博上发布的档案信息瞬间传遍世界，即使没有在线看到，还可以通过其搜索功能，快捷地搜索到想要的微博信息。同时，高校档案馆还可针对高校档案利用群体的特殊性和稳定性，开展微群服务，使档案信息在同类型的档案利用群体中充分共享。

2.开展档案信息在线检索服务。高校档案馆可将宜公开的档案信息放到校园网档案馆网站后台数据库中，设置多途径检索通道，以全文信息或目录信息形式方便用户开展检索。在档案信息数据库中，比较常见的检索方式有：全文检索、多媒体检索、联机检索、光盘检索等。其中，联机检索是利用专门的档案网站作为平台，它拥有数量丰富的后台档案信息数据库支持，并可开展在线网络信息服务。国外，档案信息联机检索技术发展较快，美国的原始资料房、档案信息查找者等都是比较成熟的档案信息联机检索网站。[5]相比，在我国，这种技术应用还不多，与国外有较大差距。高校档案馆必须走合作共建之路，共同建立一批功能强大、检索方便、信息全面的档案信息联机检索数据库，共享共用高校档案信息，这必将是今后高校档案信息开发利用的新方向。

3.开展档案信息网上展览服务。档案信息网上展览，就是档案馆将本馆可公开共享的档案信息在网上陈列出来，以便利用者阅览。高校档案馆可根据学校工作重点和热点开展档案信息网上展览，还可在校园文化建设、新生入学教育、爱国爱校专题教育等活动中，以图文并茂的形式开展档案网上展览，可以起到积淀校园文化、凝聚师生人心的作用。由于档案网上展览不受地域限制、成本低廉、效果良好、形式多样，目前已经在很多社会公共档案网站开始运用。但高校档案网站运用不多，这可成为今后高校开发利用档案信息的一个目标和方向。

参考文献：

[1][2]教育部国家档案局令第27号《高等学校档案管理办法》.

[3]唐祖军.论基层档案保管单位库藏档案信息的优化[J].北京档案，2011（7）.

[4]百度百科：http：//baike.baidu.com/view/3335697. htm

[5]金凡.试析网络环境下档案信息服务的创新[J].档案，2009（1）.

浅谈如何做好高校档案利用工作 第7篇

高校档案是高校发展过程中对高校工作活动的记录, 其反映了高校发展各个时期的面貌, 是反映学校发展的重要历史文献。档案的利用工作对整个档案管理工作具有检验和推动作用, 所以做好档案利用服务工作是高校档案综合管理的最终目的, 是整个档案业务工作中最富有活力的一个环节, 必须予以充分重视。但是就目前我国高等院校档案开发利用的现状来看, 还远不能满足社会对档案信息的利用需求, 还存在着观念以及技术方面的缺陷, 因此加强高校档案利用工作已经成为高校档案管理工作中最为重要的内容。

一、高校档案利用中存在的问题

1. 利用意识薄弱。

随着社会发展对档案利用的需求不断加大, 档案利用服务工作逐渐成为了体现档案工作价值的核心要素。但是目前有些高校对档案管理以及开发利用的理念还没有及时更新, 仍受到传统档案管理重“藏”轻“用”观念的影响, 高校管理层各职能部门及其工作人员、甚至是档案管理人员的档案利用意识都存在欠缺, 管理人员对档案利用的重视程度不够。

2. 信息传递不畅。

高校的档案管理以及开发利用涉及较多的部门, 档案管理部门应及时与教学管理以及实践管理部门沟通, 获取相关的信息并及时记录在相应的管理系统中, 但由于我国高校管理组织一般都采用阶层化的管理结构, 使得档案管理和利用中的信息传递受阻。具体表现为各部门相互独立、沟通较少、信息不能够及时传递, 致使不同档案中包含的信息相互独立, 信息孤岛的现象客观存在。

3. 信息化有待完善。

现代档案管理利用中最主要的技术是信息技术。鉴于档案开发利用的重要性以及复杂性, 各高校应根据自身的特点, 在档案管理信息系统建设中将档案的开发利用作为单独的一部分进行管理, 只有这样才能更好地促进高等院校档案的开发利用工作, 真正实现高校档案的价值。目前, 我国很多高校建立了档案开发利用信息系统, 但是由于受到各种原因及技术方面的限制, 导致了信息系统的价值没有最大化, 因此如何建立可操作性较高的信息系统成为当前我国高校档案管理及利用中的主要难点之一。

4. 评估机制欠缺。

要做好高校档案的开发利用工作需要相应的利用后的评估反馈, 而目前我国高校档案利用普遍没有建立有效的评估机制, 这样的现状更无法激发档案管理人员的工作积极性, 使档案开发利用工作发展缓慢。另外, 虽然我国近年来加强了绩效考核机制, 但是在档案开发利用工作上面, 绩效考核机制并没有被很好地利用。

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二、做好高校档案利用工作的措施建议

1. 树立“以用为本”的管理理念。

档案管理要转变观念, 重视档案的开发利用。要做好档案的开发利用工作, 就必须树立“以用为本”的管理理念, 只有树立了这种理念, 才能够在实践中依据“以用为本”的指导方向去开展工作。如在实践中档案管理部门应加大宣传力度, 从利用者的角度出发积极宣传介绍馆藏内容以指导利用, 积极开展编研工作以及积极改进检索体系等方法方便利用者, 从坐等利用者上门到积极宣传开发利用, 变被动为主动, 扩展现有的档案服务内容, 真正发挥档案的重要价值。

2. 建立顺畅的信息流通机制。

首先, 建立平行的档案开发利用组织, 形成各部门之间平行的组织结构, 这样便于信息在各部门之间有效、快速地传递, 从而形成一个信息快速流通的档案管理开发利用组织。其次, 加强各部门的协调、沟通, 建立档案信息的流通机制。档案的建立、管理、利用等需要各部门之间信息共享, 要解决各部门“信息化孤岛”的现象。主动召开部门之间的协调会, 共同研究和解决档案管理和开发利用中存在的问题, 形成学校档案开发利用的无缝化管理。

3. 优化信息管理系统。

通过计算机网络信息系统和校园网, 建立档案管理和开发利用平台。从而实现资源共享, 提高高校档案管理和开发工作的效率。如可以通过管理部门授权各系、部管理员, 查看学生学籍档案信息。另外, 在建立档案管理和开发利用信息系统的基础上, 建立分模块的信息管理系统, 将属性相同的档案信息归为档案管理信息系统的一个子系统之下, 这样可以实现档案的模块化管理, 大大促进档案开发利用的效率。

4. 建立档案开发利用评估机制。

评估机制的建立能够及时总结档案开发利用工作中的经验, 及时发现问题, 进而针对问题提出解决措施, 对未来工作作出全面的指导。同时, 评估机制的建立能够实现对档案管理人员工作效率的评估, 实现对档案管理人员的绩效考核, 提高管理工作人员对档案开发利用的重视程度, 促使他们更加认真地做好档案利用工作。

参考文献

[1].贾爱琴.王银涛.浅谈如何做好档案的开发和利用工作[J].黑龙江交通科技, 2008.8

高校档案利用工作的变化及对策 第8篇

一 档案利用工作变化的表现

1. 提供利用服务大幅度提高

从档案的利用规律来看, 社会越发展, 人们的档案意识越强, 档案管理工作愈规范, 档案工作愈受重视, 档案作用的发挥就愈好, 高校档案工作亦如此。近年来, 每年利用档案的数量和人次数都在增加。以昆明医学院学院档案室为例:2000年接待利用达244人次, 调阅档案524件次, 提供档案复印件共499页;2010年接待利用达990人次, 调阅档案1334件次, 提供档案复印件共3863页。该数据表明, 与10年前相比, 接待人次增长4倍, 提供档案件次增长2.5倍, 提供档案复印件增长7.7倍。

2. 查阅档案的种类进一步扩大

利用记录表明, 利用工作由单纯的日常性利用转变为日常性利用与专题性大规模利用并存, 档案利用的种类也由过去的文书档案、人事档案扩大到教学档案、教师业务档案、学籍档案、会计档案、科技档案等。每逢专题性大规模中心工作, 如:教学评估、学校更名 (专科升本科、本科升大学) 、专项检查等, 可以说是学校档案大规模全方位的利用。其中:职称、职务、课题、房产、学历、学位、成绩、录取名册、会计凭证等则是师生们经常利用的重点。

3. 服务对象中个人明显增多

在封建社会, 档案利用主体仅限于统治阶级;在20世纪80年代前, 档案利用主体多是单位的领导和组织人事部门, 借阅情况也是一人一事, 单份单卷;到了20世纪90年代, 随着改革开放的深入发展, 借阅数量不断加大, 利用主体范围也由单位领导发展到各职能部门;进入2l世纪, 利用主体范围又扩大到了广大的教师、在校生、毕业生。过去档案利用多是领导或秘书调阅, 他们通常到档案室阅览, 阅完即走, 一年最多来两三次。而现在的借阅者极大部分是普通的工作人员、教师和学生。由过去的单一为单位领导服务, 发展成为高校中心工作服务、为高校各职能部门服务、为全体教职工、学生及社会服务, 充分体现了高校档案的作用, 且查档对象中个人查证比例大幅度增加。据我校统计, 受理中个人查档人次占全年总人次的比例从2000年的8%提高到2010年的65%, 年增速为5.7%, 与此同时, 机构比例则慢慢降低, 据此反映出档案利用对象从机构利用为主变成个人利用为主, 普通的师生员工已成为档案利用的主体。

4. 服务形式不断拓宽

以往档案利用形式主要是以提供实体档案在阅览室查阅、制发档案证明为主。现在除了在阅览室提供实体档案查阅、电子查阅外, 还有电话咨询、传真、电子邮件、网上公开查询, 提供方式以复印档案原件为主。

二 档案利用工作存在的问题

1. 档案意识相对淡薄

表现在: (1) 在档案的收集、归档中存在重文件、轻普通材料;重教学科研材料、轻其他材料, 导致档案内容不齐全, 过于陈旧。 (2) 馆藏数字化程度不高, 大量的利用者需复印档案, 这使档案原件损坏严重, 寿命缩短, 工作效率低, 很难满足利用要求。

2. 管理规范陈旧

自1993年国家教委《高等学校档案实体分类法》颁布20年来, 高校改革在不断深入, 高校工作中新领域和新机构不断涌现, 档案的载体、形态和专业内容不断增加, 原有的制度、规范已不能适应高校的档案管理工作, 不利于覆盖学校工作的档案资源体系和利用体系的建设。目前许多高校虽然重新对管理规范、制度进行了修订, 但由于认识水平的差异、发展不平衡, 缺乏一个与时代要求相符的全国性的管理规范的指导。

3. 档案管理人员素质低

档案管理人员的水平决定了档案管理的整体水平。很多高校的档案管理人员配置较少或身兼多职, 对档案工作力不从心, 或是没有受过专门培训, 对工作不熟悉, 或是对档案工作缺乏积极主动性, 被动地收集档案材料, 忽视了学校档案的动态性规律。由于管理人员本身水平, 严重影响了档案管理工作的提高。

4. 档案管理方式落后

随着信息化发展, 利用计算机存储和管理档案大大提高了档案的利用效率。但目前仍有高校对档案工作不够重视, 有的还处于单机操作, 有的虽然建立了校园网, 但普遍存在软件不成熟、设备落后, 不利于档案的管理和利用。

三 高校档案利用工作的对策

档案工作之所以得以存在、发展, 是因为档案有用。以人为本, 服务广大民众是我党在新时期指导思想方面的一个重大转变。人是全社会关注的中心和重点, 是发展的中心目标和重点指向。高校档案工作必须适应这一转变, 把广大师生员工和社会大众的需要纳入档案工作的体系中, 并作为体系的中心, 围绕这个中心来确定档案工作的终极目标, 建立档案工作的各个体系, 调整档案工作的开展路径。实现档案馆资源建设、利用服务与保障工作的统筹协调发展, 建立大档案即覆盖人民群众的档案资源体系, 实现大服务即建立方便人民群众的档案利用体系, 以求得档案事业的大发展。因此, 要从以下几个方面做起:

1. 树立建大档案, 做大服务, 求大发展的管理理念

本着“以人为本, 服务至上”的服务理念, 把满足学校师生员工的需求作为档案管理工作的中心环节和价值取向, 以谋求发展、以创新理念和创新行为来加强档案管理, 并以此理念为指导, 调整或制订学校和部门档案管理工作的规划, 并配备必要的人、财、物以适应工作的需要。

2. 建立规范的管理制度

用“以人为本”的思想重新审视过去制定的有关档案工作法规制度, 修改那些重物轻人、重事轻人、重典型人物轻普通人物的相关规定, 修改那些轻视、忽略、排斥普通人档案和不利于普通人利用档案的不合理条款。要修改各立档单位的文件归档范围和保管期限表, 确保把涉及普通人、关系广大师生员工切身利益的材料, 列入归档范围, 并延长其保管期限。丰富的档案资源是档案工作的基石, 是档案事业可持续发展的动力和源泉, 也是提供社会服务的前提。要拓展工作思路, 建立多元化的馆藏档案体系。

3. 加大宣传工作的力度

高校档案工作应抓住每一个机会, 以多种形式向社会展示自己, 强化公众对档案工作的认识。一是利用各种现代传媒手段向公众宣传自己, 普及档案知识, 激发大众的档案收集、保护、利用意识, 扩大档案工作的社会知名度和影响力;二是把向教师和学生的服务作为推广公共服务的重点来抓, 利用会议、培训班、选修课等形式向学校各个部门的专兼职档案员及师生员工宣传档案工作, 培养和训练师生应用档案解决实际问题、开展学术研究的兴趣和能力。三是通过档案宣传专栏、展览, 将档案工作、馆藏内容定期向公众介绍, 让公众熟悉、了解档案工作, 吸引更多的师生来利用档案, 以此提高全校的档案意识, 使档案工作成为领导支持、师生拥护、大众喜爱的事业。

4. 主动出击, 做好档案收集、征集工作

档案收集要覆盖到学校的每一项工作、每一种载体、形态和专业内容, 要改变伸手要、坐等靠的工作方式, 深入及时地了解学校活动的内容和动向, 对各种档案的收集工作做到:事前主动介入, 事中参与, 事后收集的新理念。多宣传、多沟通, 积极争取归档部门的理解和支持。及时地、有针对性地把相关的资料进行收集, 丰富馆藏, 扩大档案信息资源。特别要重视民生档案、特色档案、珍品档案的收集、征集工作。使学校各种档案资源得到集中统一、安全有序和科学化、现代化管理。

5. 拓宽利用工作渠道

随着人们对档案信息价值认识的不断提高, 逐渐把利用档案信息视为日常生活中不可缺少的一部分, 高校要建立强大的档案利用体系, 提高公共服务能力, 对社会各方面发展发挥更强的影响力和更大的贡献率。因此, 要做到:一是热情接待来馆查阅者;二是档案开放力度需进一步加大, 依照《档案法》及有关法规, 认真筛选, 审慎鉴定, 选择符合开放条件的档案向社会开放, 最大限度地体现档案的价值, 发挥档案的作用。并且通过发布公告等方式, 向社会公众公布开放档案目录, 介绍开放档案内容, 以便社会公众知晓, 为开放档案创造条件;三是加强编研工作, 编出具有较高使用价值、实用性强、大众化的易于传播的资料。在对信息需求充分调查的基础上, 进行专题汇编, 或将专题信息制作成光盘, 形成信息产品。通过各种形式, 吸引更多的人走近档案, 熟悉档案, 利用档案, 多创效益。

6. 加强技术创新, 提供快捷服务

实现档案资源共享是档案工作的终结目标, 档案利用工作只有与社会现代化管理意识同步, 才能使高校档案管理走向知识化、网络化、社会化, 把知识和创新作为档案工作的管理目标。档案的利用从传统的馆内服务, 逐步到电话、信件, 网络自助。高校档案部门要适应时代的要求, 积极参与办公自动化系统的设计与建设, 实现校园文档一体化管理, 借助各种工作平台, 上载档案内容, 开发档案信息, 尽快建立起方便大众的档案利用体系, 推动高校档案工作走上新台阶。

参考文献

[1]申海棠.高校档案利用工作的新变化及应对策略[J].开封大学学报, 2005 (3)

[2]石黎俊.房产档案利用变化及发展趋势[J].浙江档案, 2008 (11)

高校档案利用工作 第9篇

为了更好地开发和利用高校干部人事档案, 高校务必要首先从认识和观念上强化和提升全校各个部门和师生对干部人事档案工作的知晓和重视。

(一) 要提高各级领导的认识

随着《中华人民共和国档案法》、《干部档案工作条例》的深入贯彻执行, 学校各级领导对干部人事档案工作的重视与支持也在逐渐加强。那么如何重视, 在哪些方面支持, 是摆在各级领导面前的一项重要工作。

(1) 转变观念, 正确认识干部人事档案工作

当前高校干部人事档案的管理模式与方式, 管理理念已经随着时代的发展, 发生诸多的变化, 带来诸多新的诉求和挑战。这些都需要高校领导干部要主动了解高校干部人事档案的发展现状和存在的问题, 不断学习现代档案管理的专业知识和相关法律法规, 积极掌握现代化的档案信息化管理技能。

(2) 积极创造条件, 为干部人事档案部门创造良好的工作环境

高校干部人事档案工作事关学校全局发展, 关系到学校领导组织的发展, 因此, 学校主管领导应该从多视角多方面着手, 将学校干部人事档案的建设发展纳入学校日常工作应该重视的范畴;带头协调好学校干部人事档案部门与其它部门的关系, 积极争取学校各个部门对高校干部人事档案的重视和关心支持;从职称、待遇、工作条件等方面, 积极关心高校干部人事档案管理工作人员的成长发展。

(二) 全力提高干部人事档案管理工作人员的各种档案意识

鉴于高校现代化和国际化信息化发展, 高校服务社会的需要, 高校干部人事档案管理工作人员务必要从自身档案工作意识、工作能力和工作精神等方面全力提升自己。

(1) 强化政治意识, 把握好必要的政治性工作原则。这就要求高校干部人事档案管理工作人员应该抱着对党和人民负责的态度, 以社会主义核心价值观为引领, 构建自己科学的、健康的人生观、世界观、价值观, 依照干部人事档案管理法律法规和具体的政策要求, 调整好自己的工作心态, 以热情和饱满的精神投入到高校干部人事档案管理的各个环节, 提供工作绩效。

(2) 牢固树立责任意识, 力求实事求是与求真务实。这就要求高校干部人事档案工作人员树立要不断强化自己的责任意识和责任精神, 因为高校干部人事档案管理工作事关党的干部成长, 事关党的教育事业和组织的发展。为此, 高校干部人事档案工作务必要对历史要负责, 要对党和学校负责, 对高校干部负责。

(3) 强化法制意识, 依法管理高校干部人事档案。这就要求高校干部人事档案管理者认真学习和贯彻《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保守秘密法》, 切实增强依法治档的自觉性;同时, 高校干部人事档案工作人员还要坚持学习和把握干部档案的管理工作办法, 推动高校干部人事档案工作的各个环节制度化运行。

(4) 强化自身的大服务观念, 务必做到高校干部人事档案工作力求精益求精。这就要求高校干部人事档案工作者要甘于奉献和甘于寂寞, 及时更新自己的档案管理水平和不断丰富自己的档案专业知识, 不断学习现代化的档案管理知识, 提高自己服务的知识基础和能力基础;要拓展干部人事档案有效利用的范围;及时进行整理、编目, 方便单位领导和上级组织人事部门调阅。

(三) 要提高全体公民对干部人事档案工作的认识。

高校干部人事档案部门要充分利用新旧媒体, 大力开展干部人事档案管理工作的宣传, 在高校中努力营造一种大家都关心与支持高校干部人事档案管理工作部门的良好气氛和环境, 努力提升全校广大干部教职工对干部人事档案工作的认识;同时, 高校应通过举办一系列与干部人事档案相关的校园文化活动, 走近大众, 吸引大家参与, 引起全校干部和师生重视高校干部人事档案, 以此提高高校干部人事档案的知晓度和利用度。

2扎实做好高校干部人事档案的基础工作, 提供优质服务

高校除了在认识和观念上强化全校各个部门和各类人员对高校干部人事档案工作的知晓和重视, 更为重要的是要努力落实到高校干部人事档案工作运行的实际过程中, 具体应该做好以下工作:

(1) 材料收集上, 要做到及时、完整和有效。这就要求高校干部人事档案管理工作人员根据干部人事档案材料的源头, 采用多种方式做好全面的收集工作, 打好高校干部人事档案建设的基础工作。

(2) 在材料的归档上, 要做到科学鉴别与科学化归类整理。这就要求高校干部人事档案管理工作人员在既有的干部人事档案材料基础上, 及时整理新的干部人事档案资料, 利用现代信息技术手段, 做好编目和入库工作, 力求纲目分明, 便于准确查找。

(3) 档案管理上, 做到科学化和规范化, 推动服务优质化。这就要求干部人事档案的科学管理要有档案员的责任心和相应的物质条件保证, 建立科学管理的秩序及有关规章制度, 推行岗位责任制与实行目标管理, 使管理工作有科学的程式与依据。

3提升高校干部人事档案服务利用工作水平的途径

在提升认识和加强档案建设的基础工作上, 高校干部人事档案工作要不断根据时代的发展和档案的发展, 努力拓展干部人事档案利用开发的途径。

(一) 与时俱进, 更新观念。这就要求高校干部人事档案工作人员务必要及时把握大众对干部人事档案的需求, 为全社会提供档案信息的有效利用, 建构方便人民群众的档案利用体系;努力转变观念, 强化服务宗旨, 通过建立档案服务管理模式及强化人才培养等多种方式, 不断提高高校干部人事档案的服务水平。

(二) 面向社会与公民个人, 转变服务观念。这就要求高校干部人事档案工作人员始终牢记服务是自己工作的最终目的, 尽可能使用现代信息技术, 不断拓展服务领域和服务范围, 为各项工作服务。

(三) 充分利用现代信息技术, 不断推动高校干部人事档案管理自动化和信息化发展。

(1) 学校层面应该从经费上加大投入, 不断购买配备先进的档案管理技术设备, 引进国外先进档案管理技术和经验, 建立一套完整健全的网络信息管理系统, 提高人事档案信息化管理工作的效率。

(2) 从档案资源的标准化建设上, 不断推动干部人事档案信息资源的数字化和国际化建设。这就要求高校干部人事档案管理部门要积极学习西方发达的人事档案信息化系统, 建立全国范围的人事档案信息数据库, 实现人事档案信息资源的数据化, 力求档案信息共享化。

(3) 注重高校干部人事档案信息的安全。这就要求档案管理部门采取严密地安全保护措施, 做到严格执法, 确保人事档案信息的真实性;提高档案管理人员的政治素养、管理能力以及现代网络办公能力, 对人事档案信息进行及时备案, 明确档案信息数据库的使用权限, 严格按照规章制度办事。

(4) 全力提高高校干部人事档案管理工作的现代化服务水平。这就要求利用计算机技术将档案的文字、图像、声音、视频等信息资料进行数字化和标准化处理, 通过计算机网络平台实现档案信息资源的远距离传输和交流, 从而提高高校干部人事档案管理工作的服务水平。

总之, 高校干部人事档案管理利用工作是一项非常重要而系统复杂的工作, 需要各个部门的协作和支持。目前最重要的是要高校要认识、宣传、制度建设、经费人员等上全力构建起高校干部人事档案开发利用的长效机制, 从而推动高校干部人事档案管理工作可持续发展。

摘要：高校干部人事档案管理是高校管理的一个分支, 也是人事工作的一个重要组成部分。高校干部人事档案是人事部门了解人、任用人的主要信息来源。人事档案较全面、公正、客观地反映每个人、每个阶段的德、才、勤、绩、查阅人事档案既能了解其长, 也能了解其短, 既能了解过去, 也能了解现在, 对合理选人用人具有可靠的依据参考。同时, 它具有很强的凭证价值, 能为落实政策、调整工资、考察任免、晋升、外调、培训、入党、出国和确定或更正有些同志参加工作时间提供详细可靠的依据。因此, 高校干部人事档案管理的最终目的就体现在对档案的利用上。

关键词：高校干部,人事档案

参考文献

[1]陈蕙兰.高校干部人事档案管理工作中存在的问题与对策[J].江西技术师范学院学报, 2010 (5) .

高校档案利用工作 第10篇

关键词：高校人事档案,开发,利用,资源

一、引言

对当前我国人事档案利用工作中存在的问题进行分析研究, 并提出有效的策略, 对提高高校人事档案的利用效果具有十分重要的意义。

二、高校人事档案开发利用工作存在的问题

(一) 开发利用的意识薄弱。随着我国教育改革的深入发展, 对高校人事档案开发利用的需求不断加大, 其利用服务工作已经逐步成为了体现档案工作价值的重要因素。但是现实是, 一些高校对人事档案开发利用的理念还比较落后和薄弱, 受传统的“重藏轻用”的观念影响较大, 各部门的工作人员以及档案的专门管理人员对人事档案利用意识比较欠缺, 档案管理人员对人事档案的开发利用重视程度不高。

(二) 信息传递不畅。因高校的人事档案开发利用涉及到了高校的多个职能部门, 对各部门之间的联系和信息传递流畅度要求较高。各部门之间的独立性较强, 缺乏一定的交流和沟通, 信息无法得到充分传递, 不同档案中包含的信息相互独立, 造成了信息孤立的现象。

(三) 信息化程度不高。高校人事档案开发利用工作的现代化需要先进的信息技术支撑, 具有复杂性和重要性等特点。目前我国的一些高校建立了人事档案开发利用信息系统, 但是因受各种原因和技术方面的限制, 信息系统的价值并没有发挥到最大化。由此可见, 当前我国高校人事档案开发利用工作的一个重要难点是如何建立可操作性较强的人事档案信息系统, 提高开发利用的信息化程度。

三、做好高校人事档案开发利用工作的有效策略

(一) 增强服务理念, 提高开发利用水平。增强服务理念, 是做好高校人事档案开发利用工作的基本保证。高校人事档案人员要增强学校工作服务, 为领导服务、为职能部门服务、为职工服务的理念, 增强了服务理念, 在实际工作中的主动性和创造性就大大增加了。同时, 档案工作人员要加强档案需求的科学分析预测工作, 多形式给档案开发利用工作的开展提供相应的信息。增强主动服务理念, 将被动服务转化成主动服务, 将人事档案信息按照一定体系加以组织, 在做好保密工作的前提下开展形式多样的服务工作。

(二) 提高人事档案收集质量, 确保档案的高利用价值。在人事档案开发利用中, 材料收集的重要性不言而喻, 收集的材料不仅要充分把握好主要内容, 更要注重那些看似无关紧要的细节。以人事档案材料的书写用墨为例, 在科学技术的不断发展下, 计算机技术逐步应用到材料收集工作中, 办公自动化日益普及。然而目前仍然还有用圆珠笔、纯蓝墨水写的人数档案材料, 这样的档案材料受潮的概率较大, 字体褪色、模糊不清的问题就会出现。这就要求管档人员进行要严格把好关口, 注意细节, 对那些缺乏耐久性字迹材料应该退回重新编制。

(三) 遵循保密制度, 处理好人事档案的保密和利用关系。对于高级干部、专家学者、机要人员的人事档案利用要从严把关, 而对一般干部和普通的基层教职工的人事档案利用可以适度从宽。对不便向本人提供的信息, 人事档案管理人员应该向其耐心解释, 以得到其理解。对教职工的“三龄两历”信息需要细心鉴别, 如果存在疑问一定要上交给劳动人事管理部门进行鉴定和批示, 并及时向职工反馈。这不仅能够提高档案归档材料的质量, 同时, 能让教职工切实体会到人事档案的利用价值, 增强了其对人事档案工作的重视程度, 提高了其对人事档案管理工作的监督力度, 对人事档案作用的发挥和提高高校教学改革服务的质量都有一定的意义。

(四) 开发档案资源, 提高档案利用率。离退休职工档案开发利用不容忽视。近年来各高校退休职工的比例越来越大, 许多高校历史悠久, 离退人员的数量庞大, 档案利用的需求增多, 因此做好离退职工的档案开发利用工作, 对离退人员的服务水平和高校的和谐发展具有重要的作用。为此, 要及时做好离退休人员档案的收集和补充作用, 保证档案的连续性和完整性;充分利用信息化手段, 提高离退休职工档案的有效性和规范性;与离退休管理部门构建信息共享平台, 方便快捷地为老同志服务。

四、结语

总之, 人事档案的开发利用工作, 是检验高校档案工作的重要指标, 是高校人事档案信息资源能否充分发挥其价值的重要标准。高校的人事档案工作者要不断的增强服务理念, 以提高开发利用水平;要不断提高人事档案收集质量, 以确保档案的高利用价值;要严格遵循保密制度, 以更好的处理人事档案的保密和利用关系;要充分开发档案的信息资源, 以提高档案的利用率。做到了这些, 就能促使高校人事档案开发利用工作的顺利进行。

参考文献

[1]马荣霞.适应新形势、新任务需要努力做好高校人事档案管理工作[J].档案天地, 2011, 25 (06) :14-15.

[2]姜燕.浅谈新形势下如何提高人事档案管理工作[J].科技创新导报, 2011, 36 (20) :01-02.

探析高校学生类档案的管理和利用 第11篇

关键词：高校；学生类档案；档案管理

2008年，教育部与国家档案局联合制定了《高等学校档案管理办法》（教育部第27号令），与1989年颁布的《高等学校档案管理办法》相比，在文件材料的归档范围内增设了“学生类”档案，这一变化强调了“学生”这一主体，充分体现了“以人为本”的理念和与时俱进的原则。在社会环境十分复杂、就业压力越来越大的今天，做好学生类档案管理和利用工作对促进大学生就业显得尤为重要。然而，目前高校学生类档案的管理和利用存在不少问题，需要我们认真思考并加以解决，以适应社会发展的需要。

一、高校学生类档案的管理和利用存在的问题

1.档案材料不完整、不规范。学生档案材料的形成、收集、归档涉及很多部门的领导和广大师生，覆盖面广，材料多。而大部分高校都没有一个严格的监管制度，致使材料归档不及时、不完整。那么多学生的档案材料最后都集中交给辅导员整理，时间短、任务重，辅导员怎么办呢？只有请学生帮忙。由于学生档案意识薄弱，又缺乏档案专业知识和基本技能，致使错放、漏放、丢失、篡改、抽调处分材料等现象时有发生，严重影响了档案的完整性，从而影响了档案信息资源的开发利用。另外，由于档案意识薄弱，学生没有认识到自己档案的重要性，在填写各种材料时随意性太强，致使档案材料很不规范。

2.信息含量不足，无法满足社会需要。高校学生档案原有的功能是在计划经济体制下设置的，内容包括高校招生录取材料、大学生入学登记表、学籍成绩表、入党入团材料、体检表、毕业登记表等，其中许多内容现在已失去意义，而用人单位需要全面了解的大学生的成长经历、个性特征、实践动手能力、创新能力、诚实守信、心理健康等方面的材料少之又少。加上学生档案形成者包括学生本人、辅导员、班主任及档案管理人员档案意识薄弱、责任心不强，致使学生档案内容单一、空洞，政治术语多，呈公式化、口号化特征，无法满足信息时代用人单位的信息需求。

3.信息可信度不高，失去了档案的参考作用。自1999年高校扩招以来，大学生就业压力越来越大。有些学生为了谋求一份好的职业不惜弄虚作假；有些高校目光短浅，为使自己的毕业生顺利就业，以赢得“生源素质好，就业率高”的口碑，普遍提高学生专业成绩，扩大学生干部的比例及获奖比例，降低考评标准，撤销处分材料；班主任给学生写评语也是报喜不报忧。这样，学生档案的真实性大打折扣，严重干扰了毕业生就业市场的公平竞争，而且不利于用人单位选拔和甄别人才，也不利于学生自身今后的发展。

4.归档滞后，影响了档案信息的利用。学生档案材料生成的管理部门较多，平时各职能部门对学生档案材料实行分散管理，学生毕业前才交由辅导员集中整理，最后交学校学生档案管理部门统一密封并转递。而大多数高校都要在每年春季举办人才招聘会，而此时学生档案仍处于分散状态，无法为用人单位选拔人才提供信息服务，影响了毕业生就业。

5.管理手段落后，不能为学生就业服务。目前许多高校学生档案仍是纸质档案，没将学生档案进行数字化处理，查阅档案仍是手工操作，查阅速度慢，费时费力，不利于用人单位快速准确查阅毕业生信息。

二、加强学生类档案的管理和利用工作建设，为促进学生就业服务

1.增强学校领导的档案管理意识，严格档案管理制度。教育部第27号令的颁布实施，已经将学生档案管理纳入高校档案管理的重要组成部分。因此，每一位教育管理工作者都要认识到学生档案是关系到学校加强学生素质教育以及学生顺利就业的大事，学校应提高学生档案管理工作的地位，将学生档案管理纳入学校的综合管理，制定和完善档案管理工作的相关制度；对档案管理人员提出明确的、具体的工作要求，进一步明确档案管理工作责任，使之按照档案管理规范进行档案的收集和管理，以保证学生档案材料的完整性和规范性；制定相应的监督和激励机制。这样，才能保证学生档案管理工作正常、有序、可持续发展。

2.加强档案意识教育，丰富学生档案内容。第一，培养学生的档案意识，引导学生关注自己的档案。新生入学后，学校就要对学生进行档案宣传，让学生认识到档案的重要性。在学生移交高中档案及填写各类有保存价值的材料时，要求学生按档案整理保管要求认真规范填写。同时告诉学生大学四年的学习生活期间哪些材料需要装进档案袋及其作用。学生了解了档案的重要性，就会在学习和生活中规范自己的行为，约束自己，努力学习，积极表现，为自己留下闪光的档案。第二，强化辅导员的档案意识，增强其责任感和服务意识，认真做好学生评语工作。

3.扩大归档范围，满足用人单位的需求。一方面，随着社会的发展，用人单位对人才素质的要求越来越高，不仅注重知识技能，更关注其思想品德和心理健康。因此，除传统的档案材料外，还应扩大归档范围，增加一些能反映学生综合素质的内容，如人际交往能力、社会实践能力、组织管理能力、诚信和心理健康等，尤其是诚信和心理健康，更受用人单位重视。另一方面，由于社会环境复杂，就业压力越来越大，学生心理疾病日渐凸显。因此，建立学生心理健康档案，关注学生的心理健康，及时给予引导和干预，促进学生健康发展，是广大教育工作者应承担的责任。近年，“富士康职工跳楼”事件对企业界影响很大，企业在招聘人才时更加注重学生的心理健康问题。因此，把能反映学生诚信品质和心理健康的材料纳入学生档案归档范围，不仅有利于促进学生健康成长，为国家培养合格人才，也有利于用人单位选拔、甄别人才，从而促进学生就业。

4.及时收集、整理学生档案材料，提升档案的就业服务功能。有些学校在举办人才招聘会时，毕业生档案仍然分散在各职能部门，没有集中统一整理，无法为用人单位选拔人才和学生就业提供帮助。因此，学校要从大学生进校起就做好建档工作，并根据其专业、班组群体性，随时按照新的归档范围和要求，及时收集、整理有关材料，保证学生各个阶段的各种档案材料及时归档，以避免学生毕业时突击整理造成的错装、漏装、档案转递不准确等人为错误，提升学生档案的就业服务功能，促进学生就业。

5.加快档案信息化建设，为促进学生就业服务。当今社会已进入信息化时代，传统的纸质档案已经不能适应高效管理和为学生就业服务的需要。电子档案管理以其检索速度快、存储量大、寿命长、成本低等优势成为现代档案管理的新趋势。学生档案电子化管理一是减轻了管理人员的劳动强度；二是有利于用人单位快速、准确地查找毕业生信息，为选拔任用人才提供依据，进而增加毕业生就业的机会；三是可以充分利用电子档案管理系统跟踪毕业生就业信息，通过对毕业生就业状况进行分析，了解市场对人才的需求状况，进而改进人才培养模式，及时调整教学计划，更好地为学生就业服务。

总之，高校学生档案管理是高校的一项重要工作，学生档案是学校或用人单位培养人、使用人的可靠凭证，有着不可替代的作用。为使学生档案管理跟上时代的步伐，必须进一步改革學生档案管理制度，使学生档案更有利于学生就业，更有利于学生今后的发展，更好地发挥其服务社会、服务人才的作用。

参考文献：

[1]王玉鹏等.从大学生就业看高校学生档案存在的问题及对策[J].兰台世界,2009,(10).

[2]贺红香.高校学生档案存在的问题及对策[J].山西档案,2007,(2).

[3]于基伯等.高校学生档案的就业服务功能研究[J].兰台世界,2010,(11).

[4]梁晓玲等.高校“学生类”档案中几个问题的思考[J].档案与建设,2010,(11).

[5]王德欣.高校学生档案管理的新思路[J].兰台世界,2005,(8).

高校档案利用工作 第12篇

一、档案利用者的动机

动机也就是行为发动的原因, 它可以是有意识的, 也可以是无意识的。我们知道信息传递无时无处不在, 人们不仅选择性地接受信息, 还会主动地需求信息, 这是一条普遍规律, 随着人们档案意识的不断增强, 其需求动机有以下几种:

1. 个人查证:

档案的历史性和凭证价值, 记录一个人学习、科研、论文、社会活动等, 能帮助企事业单位更全面、更精准地判断员工的综合素质的高低, 以此降低企业招人、用人的风险。是一个人职业生涯中自身发展经常需要的提供的信息。

2. 社交需要:

通过从各种媒介获取的信息作为与别人交谈的话题, 因为档案具有社会性, 是社交活动的一种需要。社交成功与否与沟通内容的相关性、交流深度有关, 如果社交中某人或某事与高校有关, 那么高校档案信息将成为社交的需要。

3. 寻找情报:

为了消除疑虑、证实问题而寻找情报。如要写一篇综述, 需要查阅大量的文献资料;要做某一个课题, 先参阅他人的研究成果等。

4. 解决疑难:

当有疑难问题时, 除向他人请教外, 还可以求助于档案。如不了解某一个人 (或单位) 的时候去查他的档案, 遇到有些无法决策的事件的时候去查找档案循证。

5. 消遣, 填充时间:

如人们来院参观、师生在学校漫步、等待就餐等, 就可以通过听广播、听音乐、看校报、看壁报、看视频、看微信等, 多种形式了解和获取档案信息。

二、不同动机下的需求差异

1. 不同动机其查找档案的目的存在差异。

个人查证和解决疑难者的主要目的地是为了获得解决某一问题所需要的凭证, 其中主要是档案的凭证价值在发挥作用。而寻找情报者, 主要是为了获取可供研究使用的材料, 他们利用档案, 是希望通过更新颖、更丰富的材料开展更深入的研究。所以档案的凭证价值和情报价值都可能在其中发挥作用, 如果在无法获得所需要的某种档案材料的情况下, 研究者可能转而求取获得其他档案材料作为替代品。社交需要和消遣填充时间者, 对档案信息的需求比较广泛, 相对来说, 大人物或大事件、新事件是其需求的重点。

2. 不同动机其查询档案的目标明确性不同。

从档案利用的目标情况来看, 研究者对自已到底需要什么档案材料没有明确目标。大多数情况下, 他们是在确定研究课题后才来到档案馆查找材料的, 对在研究中需要什么材料并没有十分清楚的认识, 需要在实际工作中随时确定需要什么。但工作查考者和个人查证者只需要获得某一特定档案材料作为凭证, 所以他们的档案查找目标十分明确。

3. 档案检索工具的依赖性不同。

有无明确的档案查找目标和能否提供精确的档案案卷号含义有所不同。在多种利用人群中, 研究者适应和利用各种检索工具的能力最强, 工作查考者次之, 而个人查证者大多数要通过向工作人员咨询才能获得所需要的案卷号。

三、不同动机下的心理特点

1. 对查找信息的求全和求准。

利用者为了达到解决问题的目的而查找相关档案信息, 需要尽可能掌握这一问题的全部资料。同时, 无论是出于查证还是参考的需要, 利用者都希望所获得的档案信息是最具有针对性的, 是和利用目的最有相关性的, 这就是对查找信息的求准需求。

2. 对利用速度的求快。

档案利用者为了能够顺利地解决问题, 总是希望尽早地获得所需档案信息, 这种在最短的时间内找到最全面、最准确信息的实效性需求, 就是利用者对利用速度的求快需求。

3. 对利用途径的求易需求。

档案利用者对利用途径的求易需求在《档案管理学》中被称为“档案用户需求心理的求便规律”。表现为:档案利用者希望所要查找的档案管理机构离自己的家庭或工作单位距离较近, 希望在利用档案时所需要输入的手续相对简便, 希望能够更加容易地获取档案信息等等。

4. 对检索和咨询的求助需求。

对于综合档案馆来说, 即使是档案馆的内部人员也不可能完全掌握馆藏档案的全部信息。利用者通常是在信息不对称的情况下来档案馆查找自己所需的档案材料。对于第一次来档案馆的利用者来说, 可能他们连最基本的利用程序, 利用规定都不清楚。因此, 他们希望能够在档案馆所提供的检索工具以及工作人员的协助下进行档案利用。这就是档案利用者对检索和咨询的求助需求。

5. 对档案信息求新、求异的需求。

对于参观、漫步、等待等消遣人员来说, 如果有学校相关的新颖、新奇的档案信息填充时间, 是非常愉悦的享受。

四、满足档案利用服务需求的有效途径

1. 重视档案的收集和征集, 丰富馆藏, 满足利用者求全的心理需求。

一是将档案馆信息化纳入高校整体信息化建设, 即整个高校的信息一体化, 将各职能部门及学生团体的信息源源不断地输入档案馆, 避免条块分割、定期归档而造成的遗漏。二是检查档案馆藏有无断层, 如因历史原因某年档案空白或者声像档案不全或毁损, 应抓紧走进社会、走访老人、征集同时期报刊与图书资料, 及时整理修补声像资料, 由此填补档案馆藏的历史断层。

2. 加强检索工具体系建设, 满足利用者求快的心理需求。

档案检索工具分为3种类型, 一是馆藏性检索工具;二是查找性检索工具;三是指导性检索工具。当前各高校馆藏性检索工具基本统一规范, 但未做到或部分未做到机检, 为了满足利用者求快的心理, 馆藏性检索工具应尽快实施机检。同时, 需要在查找性检索工具和指导性检索工具方面增加人力, 加快编制步伐如专题目录、主题目录等, 以方便利用者快捷地达到利用目的。同时, 力求编制指导性检索工具, 如档案指南、全宗指南等, 以拓宽档案信息资源的渠道。

3. 加大档案信息三次加工力度, 满足利用者求准的心理需求。

从情报学角度看, 档案信息加工形成三次文献, 第一次文献是文件汇编, 第二次文献是档案目录, 第三次文献是综合参考。目前各高校第一、二次加工已较完善, 但第三次综合参考文献的加工尚缺乏, 如《历年校级领导干部职务任免一览表》、《历年学生会社团成员及获奖一览表》、《教师历年带课情况一览表》等, 能有效帮助利用者准确找到需求信息。

4. 建立独立的计算机工作站并与国院互联网络相联, 满足利用者求易的心理需求。

目前互联网已联通世界各国, 进入千家万户, 成为人们工作和生活的工具, 也为档案馆开展网络利用档案创造了良好的社会环境。在馆藏档案数字化的基础上, 建立独立的计算机工作站并与国院互联网络相联, 用户通过互联网络进入站点查询, 经注册登录后获得所需档案信息 (法定开放信息) 。与传统服务方式比较, 互联网服务方式显然对利用者更容易。

5. 提高档案馆人员的专业素质, 开通网络咨询平台, 满足利用者求助心理。

一是提高档案馆工作人员的政治素质, 掌握《中华人民共和国档案法》及《高等学校档案管理办法》等法律法规, 严格保证“密档”之密。二是提高档案馆人员的业务素质, 具备数字化技术、编研能力, 熟悉馆藏内容, 熟练掌握检索工具的使用。同时, 档案馆网站开通网络咨询平台, 为利用者提供求助咨询服务。

6. 及时开展多种形式的档案信息宣传, 满足利用者求新求异的心理需求。

首先馆藏档案分期分批上网的周期应缩短, 保证信息在时间上的新近性。其次是拓开信息传播途径, 除了口头咨询、文字传播外, 应增加如图画、标本、模型、照片等形象化传播途径。最后, 除了网络电子媒介以外, 还应利用微电影、广播、录音录像、幻灯、投影等电子媒介, 以及专题展览等形式, 加强档案信息宣传, 提高广大群众对档案信息利用的意识, 同时满足利用者求新求异的心理需求。

摘要：本文从档案利用者的不同需求动机出发, 分析了不同动机下的需求差异和心理特点, 并针对档案利用者的心理, 提出了重视档案的收集和征集, 丰富馆藏;加强检索工具体系建设;加大档案信息三次加工力度;建立独立的计算机工作站并与国院互联网络相联;提高档案馆人员的专业素质, 开通网络咨询平台;及时开展多种形式的档案信息宣传六项满足档案利用服务需求的有效途径, 为高校档案利用服务工作提供参考。