电子归档范文（精选11篇）

电子归档 第1篇

一、明确归档范围和保管期限

明确归档范围, 是做好电子文件归档管理的重要前提和基础。确定电子文件的归档范围时, 应参照“国家档案局9 号令”, 将相关的电子文件纳入归档范围。应明确归档电子文件涵盖的类型, 在业务工作中, 产生的电子文件多种多样, 凡是反映本单位主要职能, 记载了本单位主要工作, 具有保存和利用价值的电子文件均应纳入归档范围, 如文本文件、图形图像文件、视频文件、音频文件、数据库文件等。应明确归档电子文件涵盖的信息系统类型, 需要深入调研档案移交单位的信息系统建设情况, 研究有哪些信息系统中的数据需要纳入到电子文件接收范围。应采集电子文件对应的元数据, 根据不同类型的电子文件采集不同格式的元数据。应结合信息技术的实际情况, 具体确定电子文件的归档类目, 并随着信息技术应用范围的扩展, 逐步对归档范围加以修订和补充。确定了电子文件的归档范围后还要确定保管期限。电子文件保管期限表与纸质文件保管期限表应在总体上保持一致, 可根据电子文件形成机构职能活动的重要程度, 来判定电子文件价值的大小, 从而确定电子文件的保管期限。保管期限取决于电子文件内容、性质、目的, 主要基于其政治、法律、经济、管理和历史价值。机关文书档案的保管期限限定为永久和定期, 定期分为30 年和10 年。必要时, 获得批准后, 可对定期年限进行适当调整。

二、确定归档方式

电子文件的归档方式分为逻辑归档和物理归档两种。逻辑归档是在计算机网络上进行, 不改变原存储方式和存储位置而实现的电子文件向档案部门移交的过程。文件形成部门在完成了归档程序后, 将归档电子文件存储起来。物理归档是把计算机及其网络中的电子文件集中传输至独立的可脱机保存的载体上而实现的向档案部门移交的过程。逻辑归档可实现实时归档, 物理归档只能实现定期归档。逻辑归档电子文件并没有移交到档案馆, 电子文件的形成部门仅将归档电子文件的逻辑地址通知档案馆, 使档案馆能够通过网络直接查阅该电子文件, 其物理位置并没有发生变化, 该电子文件仍保留在原单位。这种归档方式并不是真正的归档, 档案馆没有获得电子文件的控制权, 一旦归档单位的设备发生故障, 档案部门就无法对电子文件进行访问, 更无从管理。物理归档也叫介质归档、卸载式归档、脱机介质归档, 是将电子文件下载到可脱机保存的载体上。物理归档使电子文件移交到了档案馆, 存储在了档案管理部门的可控载体上, 实现了档案控制权的转移。所以物理归档才是真正的归档。

三、制定归档时间

正确选择归档时机对于保证归档电子文件的质量及维持电子文件归档工作的正常业务流程都有着重要的实际意义。归档时间过晚, 容易造成电子文件长期分散滞留在各形成单位, 由于各形成单位的非专业化管理而造成混乱的局面, 电子文件难以找到, 管理权限分散而不集中, 增加了档案部门有序接收归档电子文件的难度。归档时间过早, 影响形成单位和其他相关单位对电子文件的使用, 不利于各单位业务工作的开展。遗落了新产生的电子文件, 造成归档不齐全。因此, 在既要便于统一管理, 又要便于利用的原则指导下, 选择最恰当的归档时间。根据电子文件的归档方式可以制定不同的归档时间, 逻辑归档适合于随时归档。

四、实现全程控制

电子文件全程管理的第一步是前端控制。电子文件的形成阶段有几种形式, 一种是在电子文件管理系统中形成的, 一种是在办公软件中形成的。前端控制要做的是介入文件管理系统的设计和研发, 将档案管理的思想和方法融入到系统的设计中去。这么做的目的是提高文件管理能力, 减少处理同样信息量的单位文件的数量, 准确定位归档范围、确保归档文件的质量。功能合理的文件管理系统是管理好电子文件的先决条件。第二步是电子文件的流转记录。电子文件产生后要经过流转, 中间过程可能会有变化。必须把电子文件的修改过程、修改内容、修改者等重要信息加以记录, 密切跟踪电子文件的处理过程, 把每一步都记录在案, 对比前后变化, 为电子文件在管理系统中的运转状况提供依据。第三步是电子文件的归档过程。档案馆要对电子文件归档制定详细的归档过程, 确保归档电子文件的质量。做好电子文件格式的转换, 元数据捕获、整理、鉴定、编目、著录、命名、保管期限和密级调整、查杀病毒等各项工作, 保证电子文件真实、完整、可用。采用在线移交和离线移交两种方式进行, 填写移交登记表。第四步是对归档电子文件进行处理。归档的电子文件有文本类、图片类、音频类、视频类等, 需要划分年度和类别, 依次装入不同的文件夹。档案馆要制定详细的分类标准、明确文件结构、制定易查找易排序的命名规则, 通过档案管理系统进行著录, 建立目录数据库和全文数据库, 管理好电子文件。对归档的电子文件定期进行统计, 掌握归档数字, 形成统计报告, 定期对数据库进行备份, 以防文件丢失。

参考文献

[1].田雷.电子文件归档范围与保管期限研究[J].北京档案, 2012.9

电子文件归档与电子档案管理 第2篇

电子文件归档与电子档案管理项目由浙江省档案局、浙江大学快威科技有限公司、国家档案局科研所、全国档案科技专家委员会、浙江省委办公厅信息中心共同完成，1月通过技术鉴定，同年获国家档案局优秀科技成果一等奖，

该项目根据我国文件、档案运行的实际情况，研究建立了一套科学可行的电子档案原始性、真实性、完整性保障体系，该体系主要由以电子文件运行期生命周期表’为核心的电子文件运行模式，以保证归档电子文件原始性、真实性、完整性为核心的电子文件归档管理系统，以电子档案信息的安全保证技术、非法数据检验技术为核心的档案馆(室)电子档案信息管理系统三个子系统构成，

项目采用软件工程开发技术，并在LOTUS NOTES平台原有技术特点上，创造性地建立了本项目特有的电子档案数据检验技术、非法数据处理技术及原始数据恢复技术，有效地保证了电子档案的原始性、完整性和真实性。

该项目针对电子文件特征所建立的“无卷归档”组织方法及运行模式不仅适合电子文件的归档管理，同时也适合实体文件的归档管理，对档案文件的.组织、管理具有改革创新意义。

该项目提出对不同组织形式(有卷、无卷)的档案分库、不同信息形态(文字、图片、影像、录音)的档案同库的数据库设计方案及其配套的档案著录格式，数据处理技术，较好地解决了办公自动化系统中电子文件、实体文件并列运行阶段的文件归档管理及多媒体档案信息的综合管理。

医院电子文件的归档管理 第3篇

关键词：医院电子文件存储载体归档管理

电子文件是指人们在社会活动中形成的，以计算机盘片、磁盘和光盘等化学磁性材料为载体的文字材料。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸等等。【2】本文主要通过论述医院电子文件管理存在的问题，进而总结出如何对电子文件进行归档保存。

1医院电子文件的内涵

1.1医院电子文件的来源

一般来说，医院电子文件主要来源于两个方面：一是各职能科室自身创建的；二是由医院办公室发的文件。而办公室下发的电子文件一般是在部门间的业务交流、上下级机关的工作交流中产生、采集的。各职能科室自身创建的电子文件一经生成，便由文件创建者直接采集下来。而办公室发送的电子文件，各职能科室根据与自身科室的相关程度决定是否要进行收集存储。

1.2医院电子文件归档的注意事项

医院需要进行归档的电子文件的形式包括：文本、图像图形、视频、音频、影像等各种可以电子形式存在的重要资料；具体通常指：本单位报上级审批的规范性文件，单位日常工作形成的重要文件，下级报送的报告、请示等以及答复下级的批复、函件，同级单位转发的文件和多个同级部门会签的文件以及本单位答复同级单位的函件等。同时，职能科室应根据自身工作性质与内容的不同分别制定电子文件归档范围。

由于不同系统产生的电子文件，在整理过程中会遇到文件格式不兼容或被重新编排等问题，这种格式的转换可能无法读取文档内容，因此在归档时应使用存储载体能够识别的格式，保证存储的电子文件的可读性。【3】

2、医院电子文件归档存在的问题

2.1电子文件的真实性问题

电子文件的特殊性和技术性使其具有易修改的特征，很容易伪造。而由于科学技术等方面的限制，目前，我国还没有较好的手段来保护电子文件的真实性。

2.2相关的法律法规不完善

由于我国电子文件研究起步晚，这方面的法律法规还较缺少，目前只是制定了一些电子文件管理的暂行规定，还没有成型的法律。对于大多数医院工作者来说，医院的日常工作已经忙得不可开交，如果电子文件的管理没有法律制度上的约束，很难做到规范化管理。

2.3缺乏专业的管理人才

电子文件的存档工作，不但要求工作人员必须具备档案管理的专业知识，而且汁算机操作技能要过关。从目前情况看，省内大型医院缺乏专业技术人才，尤其是缺乏同时具有档案管理和计算机操作的复合型人才。

此外，由于我国电子文件归档研究起步晚，很多工作人员对档案电子化的意识不强，还没有从传统观念转变过来，误认为电子文件不是文件而忽视其存档或收集，或是由于电子档案必须在计算机上登记编写，无形增加工作量而不愿承担此项工作；而医院工作人员的主要任务是开展医疗服务，对于不熟悉或是根本不会计算机操作的管理者来说，容易产生畏难情绪，不接受新生事物，从而也不会督促下属重视电子文件的管理，也不会组织工作人员参加电子文件管理的学习培训，这就给电子文件的存档工作带来了影响。

2.4存贮载体不安全

在实际操作过程中，人们选择存储载体往往具有随意性。如果将电子文件直接存储在硬盘存储器上，不便于脱机管理，一旦出现系统故障或病毒感染，容易造成数据丢失；若以软磁盘为存储载体，由于软磁盘容易毁损，其可靠性和保管期限都存在较大问题；光盘存储介质又存在格式标准的问题。另一方面，存储载体放置的环境也不规范，没有统一放到规范化的环境中。以上这些问题都给电子文件存储载体的安全和电子文件的读取与利用带来隐患。

3、医院电子文件归档管理的措施

3.1完善电子文件归档制度，培养专业化人才队伍

医院电子文件来源广泛，将纷繁复杂的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，制定相关的规章制度督促工作人员执行，如制定电子文件登记表（见附表1），并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核相关工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。【4】此外，建立一支管理电子文件的专业人才也至关重要。开展电子文件归档也以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。可以利用各种形式，加大电子档案工作的宣传力度。加快完成由传统管理理念向现代管理理念的转变，增强医院工作人员对电子文件的归档意识，认清电子文件的特点及工作中出现的问题，积极采取有效措施，如：在每个科室安排一个特定的工作人员负责电子文件的收集归档及督促工作，确保归档材料与数据的安全，进而不断提高电子文件管理人员的素质，力争在较短时间内，把电子文件管理人员的能力提高到一个新水平，建立一支高素质的人才队伍，切实保障电子文件归档工作的顺利开展与深入进行。

3.2对电子文件进行分类归档

医院电子文件来源广泛，年份久远，要进行归档首先要把这些繁杂的电子档案进行分类。首先是科室内部文件，对于内部电子文件可以年度、内容、保管期限进行组盘。可以将不同年代、内容、保管期限的文件分盘保管，便于按不同年代、不同期限定期拷贝，以延长归档电子文件的保管寿命，将同一工作人员的文件集中在同一盘上方便利用。为了确保文书电子文件组盘统一规范，应由档案保管人员在接收归档文件时集中完成，组盘后，档案人员应以统一的数据库结构和规范命题，并建立文书档案盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。二是外来文件，主要是通过医院办公室处理，扫描成影像文件通过OA系统进入医院内部网络，各类公文的传递、批办、督办均在网上操作，对于这类电子文件，各科室要制定电子文件收文登记本，登记本内容应包括收文时间、文件名称、负责人签字等，科室专门人员负责收文，每天定期进行网上收文，并记录在收文登记本上。电子文件的归档工作由各科室掌握，处理完毕的文件由负责人员根据文件的重要性，确定密级和保管期限，进行归档，然后进入档案数据库。如要查询，则可通过各个网络终端在其权限范围内进行查询。

3.3医院应采用电子文件与纸质文件并存的管理方式

由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现代技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。【5】鉴于电子文存储载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性也有必要将重要的电子文件制成后拷贝存档，以确保数据安全。档案部门应在每一盒纸质档案备考表和归档文件目录“备注”栏中注明相应的电子文件编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”栏中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。目前对于磁、电子文件耐久留存的问题尚未得以很好地解决，因此，电子档案与纸质档案并存的模式还将维持很长时间。【6】从长远看，一旦电子档案存储介质的技术条件得到进一步进，就可使档案存储介质的技术条件得到进一步改进，因此，医院应该尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案，采取以磁、电介质归档为主，纸介质归档为辅的做法。而对那些凭证价较高的档案，则采取以纸介质归档为主，磁、电子介质归档为辅的做法。这样，不但能够提高医院电子文件管理工作效率，优化馆藏，也能减少档案的体积，缓解库房紧张的状况。

3.4加强存储载体的安全管理

载体作为医院电子文件存在的介质，有着不可忽视的分量。目前，医院电子文件存储载体主要有磁带、软磁盘、硬盘、只读光盘、一次写入光盘、可擦写光盘、U盘以及新兴的磁盘阵列等等，多种多样而功能各异，因此，如何加强存储载体的安全管理变成一个重要且很具现实意义的问题。对于存储载体的保护首先要注意载体内部的安全性保护，如配置防病毒卡和查杀病毒系统并要不断升级；设置密码、密钥、防火墙、身份验证、防写保护等等。要注意环境的温湿度和清洁条件，要加强对温度控制，采取防潮措施。同时加强存储载体存放环境的保护也同样重要，要保持环境卫生，减少空气中含尘量，周围减少震动冲击，防止磁场影响，注意防静电。此外，还应该注意对存储载体的定期更换，注意存储载体的有效期，定期对电子文件进行拷贝。如光盘在正常的保存环境中，每隔 10年 ～15年复制一次；在正常保存条件下，软盘(磁带)可每 1O年复制一次。

伴随电子文件的诞生，其管理自然提上日程。本文正是从医院电子文件归档管理存在的问题如手，从多个方面探讨了电子文件的管理方法，虽然有众多文献研究了电子文件的管理方法，但由于电子文件具有分类多样性和易于修改等特征，使得目前仍没有统一的管理标准。随着电子信息技术的快速发展，具有独特格式和功能的电子文件不断涌现，同时，数据的加密解密技术也日新月异，这都给电子文件的管理带来严重挑战。因此，建立一套完整的电子文件分类和管理标准显得尤其重要，【7】这也是档案界当前急需解决的问题之一。

【参考文献】

【1】刘芸,李天资. 医院电子文档案应用与管理策略[A]学理论,2009(2):184.

【2】吴笑丽.医院电子文件的整理与保护[A]山西档案,2009(12)

【3】吴笑丽.医院电子文件的整理与保护[A]山西档案,2009(12)

【4】安小米,张宁,叶晗,杜雅楠.国外电子文件管理相制及借鉴研究[J],2008(2):58.

【5】石光,李芳花.医院电子文件管理问题的思考[J].中外医疗,2008,(33):90.

【6】杨薇,大型医院电子文件的管理与利用[J].江苏卫生事业管理,2006(6).

【7张晋川,大型医院电子档案管理探析[J].医学信息,2009(10).

水文电子文件归档初探 第4篇

1 电子文件归档方式

我省水文系统早在1997 年就建成了全省水文广域网, 水文信息的传输、存储以及加工处理都形成了网络化。一般来说, 纸质档案的载体较为稳定安全, 而电子文件的载体稳定性差, 易损坏, 因此归档方式的选择至关重要。经实践检验, 利用磁盘, 脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘, 会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档, 这不仅加大了工作量, 也增加了存贮磁盘的数量, 简便而安全的方式是采用网络移交归档, 并利用光盘存贮。我省水文系统档案的网络移交的途径有两条:

1.1 借助计算机信息管理网, 开通电子文件归档专递网线。随着全省水文计算机信息管理网的建立与发展, 越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选, 反映了职能活动的概貌, 上网前, 又按着水文信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换, 在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性, 是水文电子档案归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件, 应由电子文件形成部门编目整理, 也利用网络技术向档案室传输, 可以借助水文信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线, 建立依附在水文信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案室。档案室经与办公自动化和信息管理部门协商后, 要对归档的电子文件提出格式要求, 但不能是唯一性的, 应认可几种通用性较强的软件, 如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

1.2 选择电子文件信息的汇集点, 一般由水情中心负责计算机与信息管理部门传输至档案室负责归档。为适应水文办公自动化工作发展的需要, 人们越来越注重水文信息工作的系统化和标准化水平, 计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”, 打破了立卷单位人界限, 更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。水情中心的计算机与信息管理员负责规划、统筹全局信息管理工作, 是开发集中统一型水文信息系统的牵头部门, 成为电子文件信息的汇集点, 再将汇集后的水文信息转至档案室, 由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的水文电子文件归档。水文系统的计算机与信息管理中心利用网络技术建立全省水文信息管理系统, 共分为水情、水质、地下水、站网等多个子系统。这些数据产生后, 由各部门分别处理后, 再进行集中处理, 经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新, 过期数据应由信息中心按档案室的统一要求, 进行鉴定, 编目整理, 通过网络传输, 移交给档案室保存, 或直接存入光盘, 定期归档。无论利用何种途径归档, 必须由这些水文电子文件形成单位按统一格式编目整理后, 传输给档案室, 不能由档案室自行从网上下载, 以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案室接收的电子文件一律应存入光盘, 最好不用磁盘存贮。

2 建立水文电子文件归档制度

水文档案的纸质文件归档经过多年实践, 已形成相对稳定的骨干队伍, 有较好的工作基础, 各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人, 负责督促检查立卷工作。开展水文电子文件归档也要以人为本, 形成一支队伍, 承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对水文档案工作较为陌生, 不像立卷归档人员经与档案室多年合作, 建立了相对稳定的业务关系, 容易与档案室在电子文件归档上达成共识。因此, 依靠原纸质档案立卷工作骨干, 建立电子档案归档工作队伍更稳妥。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法, 这与电子文件处理手法相差甚远, 需要新的知识和技术手段, 现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要, 要通过组织业务学习和技术培训, 尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能, 担负起水文电子文件归档工作的重任。

水文电子文件来源于业务管理部门的承办人, 还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的水文电子文件收集归档, 必须靠制度约束, 使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入立卷归档制度, 并列入水文信息管理工作程序, 在布置、检查、总结、考核水文信息管理工作的同时, 布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

与纸质文件相比, 水文电子文件归档所涉及的问题更加广泛, 受制约因素多, 仅靠档案室人员很难完成, 应采取电子文件形成部门、档案室、计算机与信息管理人员三结合的方法。水文电子文间形成部门熟悉各项管理业务, 了解电子文件的自然形成规律和历史联系, 是承担水文电子文件归档工作的主要责任者, 在鉴定工作价值时最有发言权;档案室掌握归档的原则、方法, 又了解全局情况, 可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理人员既是电子文件的形成单位, 又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门, 在水文电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三点的职能应相互渗透, 扬长避短, 发挥各自的优势, 在水文电子文件归档中集成一体, 共同形成质量较好的电子文档。

3“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和签署是文件生效的主要标志, 在现在技术条件下, 对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性, 以及电子文件的易修改性, 也有必要将重要的水文电子文件制成硬拷贝存档, 以确保数据的安全。目前, 电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”, 归档内容形成“两套制”, 即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档, 形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案室应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址, 同时, 在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址, 以便利用时参照互补。

电子文件归档范围与保管期限研究 第5篇

关键词：电子文件 归档范围 保管期限

一、背景

随着信息技术的快速发展和政务信息化建设的不断深入，机关、团体、企事业单位和其他组织在公务活动中形成了大量具有保存价值的电子文件。日前，国家在《电子文件管理暂行办法》中明确要求电子文件管理应当遵循信息化条件下电子文件形成和利用的规律，坚持统一管理、全程管理、规范标准、便于利用、安全保密的基本原则。电子文件的归档工作是电子文件从办理周期到后生命周期的关键过渡环节，做好电子文件归档工作是实现电子文件全生命周期管理的重要任务。一方面，电子文件较之传统载体文件，内容更加广泛，数量更多，由于电子文件与传统载体文件在存放方面相比具有占用库房环境小、保存空间拓展容易的优势，使得各单位在进行电子文件归档的过程中极易产生“有文必档”的现象，造成极大量的数据存储。但另一个不可忽略的问题是大量电子文件在长期保存过程中所产生的存储载体压力。要知道，不管是磁盘阵列还是磁带库、光盘，在不断扩容的过程中所产生的经费压力是不容小视的，对于一个单位来说电子文件的存储空间压力和传统载体文件的存放空间压力同样是需要考虑的重要问题。因此，电子文件在归档时既要避免“有文必档”，又要确保“应归尽归”，同时必须根据电子文件的特质，适当扩大电子文件的归档范围，其保管期限也可以适度放宽。此外，根据国家档案局8号令第十条的要求，在确定电子文件的归档范围时除文件正本外还要考虑元数据等。

二、必要性

笔者认为对电子文件的归档管理，有必要在参照传统载体文件归档范围及其保管期限的基础上，做专门的研究并制订出符合电子文件特质的且更为专业的《电子文件归档范围和保管期限表》。可以说，电子文件的归档范围及其保管期限研究是我国目前电子文件管理领域中的一个较为重要的课题，国家和省级档案行政管理部门有必要就电子文件归档范围和保管期限表的编制提出指导性的意见，解决当前普遍使用传统载体文件归档范围和保管期限界定电子文件的问题。北京市档案局根据当前电子文件管理形势和国家有关要求，已经正式启动了《北京市电子文件归档范围与保管期限表编制指南》的研究工作，通过对全市电子文件管理现状的深入摸底，科学研究符合电子文件特点的归档范围，明确保管期限，力争1至2年内出台《北京市电子文件归档范围和保管期限表编制指南》。

三、归档范围与保管期限的原则

（一）原生性原则

在归档范围内的电子文件必须具备原生性，确保其为唯一原件，载体具有唯一性、内容具有原始性、真实性和完整性。以下几种形式的电子文件不属于归档范畴，但可以作为档案的副本进行收集，为档案的利用提供便利。

1．传统载体文件的数字化副本；

2．具有凭证效力的其他载体类型的文件，电子文件仅为起草的稿件时，如某份电子文件起草后打印为纸质版本并用印，该份电子文件不在归档范围内。

（二）一体化原则

电子文件的归档范围和保管期限不应局限于文书类档案，可同时包括各单位的业务档案，既包括文档类的文件，也包括音像、照片、设计图纸、多媒体等各类文件。

（三）特有性原型

鉴于电子文件与其他传统载体文件具有差异的同时，文件内容具有一定的共通性，归档范围和保管期限中应只界定电子文件所特有的部分，共通的部分执行诸如文书类文件材料归档范围和保管期限等有关规定。在归档范围方面，电子文件可能包括但不限于以下几种特质。

1．生成环境：可能包括OA系统、业务系统、邮件系统、文档交换系统等不同的信息系统；

2．稿本类别：考虑到电子文件在其长期保存过程中的数次迁移过程中可能丢失在原件中的修改痕迹，需要对归档的稿本作出特别要求，如重要文件应保留历次经主要领导或部门修改的版本，一般文件仅保留定稿等；

3．组成方式：电子文件较传统载体文件组成方式更为复杂，电子文件在归档过程中应同时归档其元数据和不同版本的稿本等。

（四）归档范围适度放宽原则

电子文件归档范围要比传统载体文件的归档范围更宽泛。可以说，在纸质文件归档时，遇到的可归可不归，但对今后工作具有一定查考价值的一类文件，在电子文件归档时，应进行归档。比如，纸质文件归档强调结论性和总结性的材料而忽略过程性、具体性材料，但在电子文件归档时则可以同时归档，以记录很多工作的发展情况。

（五）保管期限适度延长原则

由于电子文件的特性，决定了它所具有海量存贮、快速查找等优势，方便了档案的保管和利用。所以，在电子档案的保管期限上较传统载体档案可以适当延长。可以采取的方法是：

1．在归档时，同一类内容的电子文件保管期限可以与传统载体文件一致，也可以适当延长，但不能缩短；

2．在保管期限的划分上，电子文件总体上可以划分为两大类，即进馆与不进馆两大类，在不进馆一类按保存年限划分若干档次，比如10年、30年和50年。

（六）产生者归档原则

为避免档案管理系统中包含大量同份文件，产生难以辨别最终稿本的问题，电子文件应以谁产生、谁归档为原则，且遵从立卷改革的有关要求，一般不对来文进行归档，但当来文办理过程中产生了重要的承办信息，应予以归档。

四、电子文件归档范围和保管期限的主要内容

（一）遵循国家档案局8号令

《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》已经非常完善，在制订电子文件归档范围和保管期限的过程中需要注意内容上不与8号令重复，只编写具有电子文件特质的部分即可，将国家档案局8号令作为重要的引用文件直接引入电子文件归档范围和保管期限，遵循其中全部符合电子文件归档要求的内容。

（二）归档范围涵盖的信息系统类型

需要深入调研本地区档案移交单位的信息系统建设情况，这部分并非是要接收信息系统本身，而是要研究都有哪些信息系统中的数据需要纳入到电子文件接收范围，比如部分单位使用独立的专业系统处理重要的业务工作，部分单位经常使用邮件系统传递部门间工作的商洽函，部分单位为便于工作文件或研究文件的共享建设了文档交流平台等。因此，归档范围不应仅包含存储于办公自动化系统（OA系统）中的文件，对其他各类系统，均应接收其存储的重要的、应归档的电子文件，包括但不限于各类业务系统、邮件系统、文件交流平台等。

（三）归档范围涵盖的文件类型

电子文件的归档范围不应只包括文书类文件，由于电子文件的存储特性，完全可以在接收工作开展之初就将文书类、科技类和其他业务活动开展过程中产生的各种专业档案类型一并考虑，这就需要专门调研本地区各立档单位的档案产生条件，做到不遗漏的同时，也不能盲目扩充，在对档案价值科学分析的基础上，确定好电子文件归档范围中应包括的各种文件类型。

（四）归档范围和保管期限的主体部分

可以参照国家档案局8号令的编写方式，在不与8号令冲突的基础上，根据电子文件的特性，重点研究在电子文件接收过程中应扩大的范围是哪些。如机关在制订法规政策性文件过程中形成的，对最终文件的形成具有一定描述意义、能够表达文件的制订历程的过程文件等。如单位内部各处室在洽商业务的过程中形成的具有一定查考意义的工作文件等。利用电子文件存储便捷的特点，都可以列入归档范围。而对于保管期限，同样由于存储和维护的便捷，可以相应延长。

（五）归档的元数据项

元数据采集是电子文件在归档过程中与传统载体档案最大的不同，也是最为重要的一个环节，科学的设计元数据采集项并完整收集对保障电子档案在长期保存过程中的真实、完整、可用和安全具有重要意义。因此，电子文件应归档的元数据项是归档范围中不可缺少的一个重要内容。针对不同类型的电子文件，所需要采集的元数据项是不同的，如文本格式、图像格式、声像格式和图纸、多媒体等各类专业格式。这些都要分别研究和确定，研究工作要建立在对本地区各立档单位所存在的文件格式深入调研的基础上。对于一些地区已经发布过元数据标准的，可以在归档范围中直接采标。

浅谈电子文件归档工作 第6篇

纸质档案的载体较为稳定安全, 而电子文件的载体稳定性差, 易损坏, 因此归档方式的选择至关重要。

1. 借助计算机信息管理网, 开通电子文件归档专递网线

随着各单位计算机信息管理网的建立与发展, 越来越多的重要文件被传输上网。这些文件由各业务管理部门生成、处理, 反映了职能活动的概貌, 上网前, 又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换, 在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性, 是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文档, 应由电子文件形成部门编目整理, 也利用网络技术向档案部门传输, 可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线, 建立依附在信息管理网上的归档专用子系统, 将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。

2. 选择电子文件信息的汇集点, 由计算机与信息管理部门负责归档

为适应办公自动化工作发展的需要, 人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平, 计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”, 打破了立卷单位之间的界限, 更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作, 是开发集中统一型信息系统的牵头部门, 成为电子文档信息的汇集点, 又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档, 是最佳归档途径之一。

二、整合相关部门职能, 建立电子文件归档制度

与纸质文档相比, 电子文件归档所涉及的问题更加广泛, 受制约因素多, 仅靠档案部门独家很难完成, 应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文档形成部门熟悉各项管理业务, 了解电子文件的自然形成规律和历史联系, 是承担归档工作的主要责任者, 在鉴定档案价值时最有发言权;档案部门掌握归档的原则、方法, 又了解全局情况, 可以发挥把关和统筹作用;计算机与信息管理部门是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门, 在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。三个部门的职能应相互渗透, 扬长避短, 发挥各自的优势, 共同形成质量较好的电子文档。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和签署是文件生效的主要标志, 在现在技术条件下, 对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性, 以及电子文件的易修改性, 也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档, 以确保数据的安全。目前, 电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”, 归档内容形成“两套制”, 即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档, 形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明对应电子文件的编码及存址, 同时, 在电子文件归档目录“备注”项中注明对应纸质文件的档号及存址, 以便利用时参照互补。在磁、光介质文件耐久性留存的问题尚未解决之前, 它与纸质档案将并存很长时间, 但从长远看, 在电子档案存储介质的技术条件进一步改进之后, 可尝试对那些参考作用大、情报价值高的档案, 采取以磁、光介质归档为主, 纸介质归档为辅的做法, 而对那些凭证价值较高的档案, 则采取以纸介质归档为主, 磁、光介质归档为辅的做法。这样, 不但能够提高档案管理工作效率, 优化馆藏, 也能缓解库房紧张的状况。

浅谈机关电子文件归档 第7篇

在计算机早已普及的今天，机关日常工作的运转一天也离不开电子文件。虽然使用计算机处理文件和各类图表图像早已稀松平常，但如何有效地保存好有价值的电子文件，做好电子文件的归档却还没有规范化。实际上电子文件归档的规范化工作已是摆在各机关内部和档案管理部门面前的一项刻不容缓需要解决的重要任务。这项工作早一天做起来，机关的大量电子文件和有价值信息将早一天得到保护和利用，也就早一天降低损坏和丢失的可能性。

1. 电子文件归档面临的技术问题

(1)归档流程运转难。

随着各级机关内部局域网的建立和办公自动化系统的发展，无纸化办公的新时代已经到来。但是，目前不少单位内部局域网还只是局部运作，网页点击率不高，并且办公自动化系统处于“半自动”状态，这样不仅造成经费和资源的浪费，对电子文件的运转及最终归档也带来一定困难。

另外，现阶段大部分机关档案部门使用的是由档案管理部门统一设计研发的档案管理软件。尽管这种软件对机关档案查找利用确实有一定帮助，但目前仅针对档案目录的管理，并无查看电子文件的功能;并且这种档案管理软件与各机关内部的办公自动化系统或内部局域网是独立运行、无关联性的。

在内部办公自动化系统或局域网中运转正常的情况下，各单位电子文件归档以及下一步的电子文件报送将面临与档案管理软件中的相关档案号相联的关键性技术难题。而目前有不少机关单位的办公自动化系统未能自始至终运行，自电子文件形成直至归档的各个环节并不畅通，电子文件归档仅作为一项工作目标停留在口头上，真正实现这目标还需要相当长的时间。

(2)数据格式不统一。

有的机关由于工作的特殊性，所使用的档案管理软件是由上级主管部门设计的专用档案管理软件。这样一是便于特定机关上下级间纵向管理，二是便于统一机关内部报送的各类数据格式。但同时产生的问题是，采用专用档案管理软件形成的档案数据与当地档案管理部门所要求的格式有可能并不一致。另外，不少机关内各部门因工作需要也会分别使用独立的软件，且一般无法实现与本机关内部局域网以及档案软件的联网、兼容或共享。因此，许多重要信息和资料最终无法进入信息部门的服务器，也无法“叶落归根”归档进入档案室。从这一角度看，各系统各部门花费大量人力、物力、财力研发设计的各类管理软件无法使重要信息和资料得到有效保存和利用，造成了资源的分割与浪费。

2. 电子文件归档亟需规范化

怎样解决归档流程运转难和数据格式不统一是需要各机关单位以及上级主管部门认真思考、谨慎对待的问题。电子文件归档的规范化问题不解决，不仅各机关内部的电子文件归档工作难以运作，向档案管理部门的电子文件中心报送电子文件更是纸上谈兵。

按照档案管理部门报送电子文件的要求看，符合电子文件运转要求的为DBF(数据库)、.DOC (word)、.TXT(文本)、.EXE(可执行)等格式。大量现有的电子文件因技术问题不满足格式要求而不能直接使用，若弃之不用而采用扫描大量纸质文件作为图像存档或报送给档案管理部门的方法，无疑将凭空增加大量重复劳动，造成对人力、物力、财力的极大浪费。

在档案管理部门已建立电子文件中心并向各级机关提出报送电子文件要求的情况下，电子文件归档及报送被再次提上议事日程。由国家档案管理部门制定电子文件的归档流程和数据交换统一标准，推进电子文件归档工作的规范化，使各类档案管理系统对电子文件管理具有兼容性、开放性和普适性顺理成章地成为一种必然。因此，各单位在做电子政务办公自动化规划建设时，应吸收档案部门参与，按照自身的工作实际流程，将电子文件归档环节纳入办公自动化系统，采用网络移交归档，并利用光盘或磁盘保存的方式，建立电子文件归档工作制度。

就目前情况看，电子文件归档规范化之所以在各机关运作和实施不够顺利，除了上面提到的观念问题、技术难题外，与各机关内部业务分工、职责分工以及常年形成的工作习惯、工作作风也有直接关系。

各机关内部有业务和职责分工，固然有它有利的一面比如职责更明确、业务更精通等;但也有不利的一面，那就是不利于综合性工作的开展，而综合性工作恰恰需要各部门的积极配合与通力合作。电子文件归档是一项综合性工作，它远非仅与档案人员一人有关。与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的部门、人员和问题更加广泛，受制约因素多。各机关应针对电子文件形成、运转、保存、保密及电子文件归档的规范化，制定相关制度加以管理，比如可以制定《机关电子文件安全保管规定》和《关于电子文件归档工作暂行规定》等规范性文件;根据《中华人民共和国政府信息公开条例》等规定，结合机关具体情况对电子文件报送制定各机关《信息公开指南》，做到有法可依、有章可循。除此之外，采取由电子文件形成人员、文秘人员、档案人员、信息报送部门、信息管理部门等多部门、多人员共同配合的方法，建立并形成电子文件归档和报送的一条规范性通道。

3. 电子文件归档的短期建议

对电子文件归档工作的思考 第8篇

一、电子文件归档方式和途径的选择

经实践检验，利用磁盘，脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘，会影响文件的可读性。为防止数据丢失，需制作多份备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量，简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条：

1. 借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。

随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了职能活动的概貌，上网前，又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，这是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，应由电子文件形成部门编目整理，也利用网络技术向档案部门传输，可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。

2. 选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。

为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人界限，更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作，是开发集中统一的信息系统的牵头部门，成为电子文件信息的汇集点，又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档，是最佳归档途径之一。

二、实现相关部门职能的交融集成，建立电子文件归档制度

纸质文件归档经过多年实践，已形成相对稳定的骨干队伍，有较好的工作基础，各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人，负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本，形成一支队伍，承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生，不像立卷归档人员经与档案部门多年合作，建立了相对稳定的业务关系，容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以，依靠原纸质档案立卷工作骨干，比重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法，这与电子文件处理手法相差甚远，需要新的知识和技术手段，现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要，要通过组织业务学习和技术培训，尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能，担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件来源广泛，形成者不仅有业务管理部门的承办人，还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档，必须靠制度约束，使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度，并列入信息管理工作程序，在布置、检查、总结、考核信息管理工作的同时，布置、检查、总结、考核电子文件归档工作。

与纸质文件相比，电子文件归档所涉及的问题更加广泛，受制约因素多，仅靠档案部门独家很难完成，应采取电子文件形成部门、档案部门、计算机与信息管理部门三结合的方法。电子文件形成部门熟悉各项管理业务，了解电子文件的自然形成规律和历史联系，是承担归档工作的主要责任者，在鉴定工作价值时最有发言权；档案部门掌握归档的原则、方法，又了解全局情况，可以发挥把关和统筹作用；计算机与信息管理部门既是电子文件的形成单位，又是设计和维护信息管理网络、管理电子信息的专业技术部门，在电子文件归档制度化、标准化的工作中处于举足轻重的地位。各部门的职能应相互渗透，扬长避短，发挥各自的优势，在电子文件归档中集成一体，共同形成质量较好的电子文档。

三、“两套制”归档的必要性与适时简化合一的可能性

由于印章和签署是文件生效的主要标志，在现在技术条件下，对一些具有凭证作用和法律效力的文件必须以纸介质形式保存。鉴于电子文件载体和信息技术的不稳定性，以及电子文件的易修改性，也有必要将重要的电子文件制成硬拷贝存档，以确保数据的安全。目前，电子文件、纸质文件转化为档案一般采取“双轨制”，归档内容形成“两套制”，即纸介质与磁、光介质两种文件一起归档，形成内容相同的两套档案。其归档时使用不同的编目方法和存贮装具。档案部门应在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。

推动电子文件归档工作的思考 第9篇

一、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全, 而电子文件的载体稳定性差, 易损坏, 因此归档方式的选择至关重要。经实践检验, 利用磁盘, 脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失。如遇质量较差的磁盘, 会影响文件的可读性。为防止数据丢失需制作多份备份盘存档, 这不仅加大了工作量, 也增加了存贮磁盘的数量, 简便而安全的方式是采用网络移交归档, 并利用光盘存贮。网络移交的途径有两条:

(一) 借助计算机信息管理网, 开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展, 越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选, 反映了职能活动的概貌, 上网前, 又按着信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换, 在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性, 是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文悠扬, 应由电子文件形成部门编目整理, 也利用网络技术向档案部门传输, 可以借助信息管理网络在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线, 建立依附在信息管理网上的归档专用子系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经与办公自动化和信息管理部门协商后, 要对归档的电子文件提出格式要求, 但不能是唯一性的, 应认可几种通用性较强的软件, 如:.DBF、.DOC、.TXT、.EXE等文件。

(二) 选择电子文件信息的汇集点, 由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要, 人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平, 计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”, 打破了立卷单位人界限, 更趋向基于某一方面或几方面职能活动的内容而建立系统。计算机与信息管理部门负责规划、统筹本单位信息管理工作, 是开发集中统一型信息系统的牵头部门, 成为电子文悠扬信息的汇集点, 又具有一定的技术设备及人才条件。由他们负责将日常工作中形成的具有保存价值的电子文件归档, 无是最佳归档途径之一。清华大学计算机与信息管理中心计划利用网络技术建立校行政信息管理系统, 共分为教学、科研、人事管理三个子系统, 正在筹建的教学管理系统与学生注册中心、财务结算中心、教务处、 研究生院构成数据交换网。注册中心负责学生注册、选课、排课、考表、成绩等数据的传递;结算中心负责学生交费信息的传递;教务处与研究生院负责学籍、教学计划、课程、毕业审查、学位授予数据的传输。计算机与信息中心接收这些数据后, 进行集中处理, 经汇总的数据通过信息中心又输送给各业务管理部门共享。随着每年数据的更新, 过期数据应由信息中心按档案部门的统一要求, 进行鉴定, 编目整理, 通过网络传输, 移交给档案部门保存, 或直接存入光盘, 定期归档。

无论利用何种途径归档, 必须由电子文件形成单位按统一格式编目整理后, 传输给档案部门, 不能由档案部门自行从网上下载, 以保证电子文件形成部门对其数据的真实性、准确性负责。档案部门接收的电子文件一律应存入光盘, 最好不用磁盘存贮。

二、依靠原纸质档案立卷工作骨干, 实现相关部门职能的交融集成, 建立电子文件归档制度。

纸质文件归档经过多年实践, 已形成相对稳定的骨干队伍, 有较好的工作基础, 各立卷部门都设立了分管领导和立卷牵头人, 负责督促检查立卷工作。开展电子文件归档也要以人为本, 形成一支队伍, 承担此项工作。由于大多数计算机与信息管理人员对档案工作较为陌生, 不像立卷归档人员经与档案部门多年合作, 建立了相对稳定的业务关系, 容易与档案部门在电子文件归档上达成共识。所以, 依靠原纸质档案立卷工作骨干, 比以各单位计算机与信息管理保同为主体, 重新建立归档工作队伍更为现实。由于整理纸质档案大多采用手工操作的方法, 这与电子文件处理手法相差甚远, 需要新的知识和技术手段, 现有的立卷队伍尚不适应工作发展的需要, 要通过组织业务学习和技术培训, 尽快地使他们掌握信息管理自动化的基本知识和技能, 担负起电子文件归档工作的重任。

电子文件来源广泛, 形成者不仅有业务管理部门的承办人, 还有数据录入员、信息管理与计算机技术人员等。将头绪如此之多的电子文件收集归档, 必须靠制度约束, 使制度变成归档人员的自觉行动。要将电子文件归档工作纳入本单位的立卷归档制度, 并列入信息管理工作程序, 在布置、检查、 总结、考核信息管理工作的同时, 布置、检查、总结、考核电子文悠扬归档工作。

搞好新形势下电子文件的归档管理 第10篇

随着现代科学技术的迅猛发展，以电子计算机技术、现代通信技术、现代网络技术相融合的现代办公技术得到了广泛应用，纸质文件日益减少，取而代之的是大量的电子文件。对于海量的电子文件如何进行归档与管理，是摆在档案管理工作者面前的一个新课题。

一、电子文件的定义及其独有的特点

电子文件是在数字设备及环境中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的文件。（采用国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894——2002））它主要包括文本文件、数据文件、图形文件、“多媒体文件”、“程序文件”等等。所以电子文件有其自己独特的特点：

（一）它不再是直观的纸质文件，只有通过计算机特定的程序解码、解压或解密，使之还原为输入前状态，人们才能识读它。

（二）电子文件中的信息不再对原记录载体“从一而终”，不再具有物理意义上的固定实体状态，也不再具有固定的物理位置，而是可以在不同的载体上同时存在或相互转换，可以根据需要随时改变或扩展或缩小其存储空间，从而进一步简化了固定实体状态的物理需求，节省了大量的空间及时间。

（三）电子信息和特定载体的分离性导致载体不再具有对信息的固化作用，计算机系统中信息的相对独立性，使人们对信息的增删更改十分方便。

（四）电子文件的信息存储密度大大高于以往各种人工可识读的信息介质，随着信息压缩技术的进步，磁、光介质存储设备存储文字、图像影像、声音等信息的能力大大增加，实现了所谓的“海量存储”。

（五）电子文件中的数字信息不再是静止、固态、消极的信息，而是动态、可变、积极的信息。

（六）电子文件可以将文字、图形、图像、影像、声音等各种信息形式加以组合称之为“多媒体文件”，能够更加真实地再现当时的活动情况，从而强化了文件对社会活动的记忆和再现功能。

二、电子文件归档方式和途径的选择

纸质档案的载体较为稳定安全，而电子文件的载体稳定性差、易损坏，因此归档方式的选择至关重要。经实践检验，利用磁盘或用脱机采集数据的介质移交方式容易造成数据丢失；质量较差的磁盘，还会影响文件的可读性。为防止数据丢失，需制作多个备份盘存档，这不仅加大了工作量，也增加了存贮磁盘的数量。简便而安全的方式是采用网络移交归档，并利用光盘存贮。

网络移交的途径有两条：

（一）借助计算机信息管理网，开通电子文件归档专递网线。随着各单位计算机信息管理网的建立与发展，越来越多的重要文件被传输上网。这些文件经过各业务管理部门挑选，反映了其职能活动的概貌；上网前，又按照信息管理部门的统一要求进行了文件格式的转换，在一定程度上保证了数据的可靠性和通用性，是归档的重点。对那些未输送到计算机信息管理网上的具有保存价值的电子文件，也应由电子文件形成部门编目整理，利用网络技术向档案部门传输，可借助信息管理网络，在各业务管理机构与档案部门之间开通电子文件归档专递网线，建立依附在信息管理网上的归档专用系统。将上网与未上网的具有保存价值的电子文件通过此系统传输给档案部门。档案部门经过与办公自动化和信息管理部门协商后，再对归档的电子文件提出格式要求，但这种要求不能是唯一性的，还需认可几种通用性较强的软件才行。

（二）选择电子文件信息的汇集点，由计算机与信息管理部门负责归档。为适应办公自动化工作发展的需要，人们越来越注重信息工作的系统化和标准化水平，计算机信息系统的开发也从以往的“分散各异”转向“集中统一”，打破了立卷单位人与人的界限，使之能更好地收集整理职能活动范围内所形成的电子文件，同时也为基于某一方面或几方面职能活动的内容建立系统创造了条件。选择该系统某一环节作为电子文件信息的汇集点也成为可能。

无论利用何种途径归档，必须由计算机和信息管理部门负责归档，即由电子文件形成单位按统一格式编目整理后，传输给档案部门，不能由档案部门自行从网上下载，以保证电子文件数据的真实性、准确性。档案部门接收的电子文件应一律存入只读光盘，最好不要用磁盘进行存贮，更不允许用软磁盘作为归档电子文件长期保存载体。

三、电子文件归档的弊端

由于电子文件来源广泛，形成一个电子文件，不仅要有业务管理部门的承办人，而且还要有数据录入者、信息管理者与计算机技术人员等人员的参与。将头绪繁多的电子文件收集归档，失泄密的情况随时可能发生，因此，除了必须有一套严格的保密措施外，还必须具有一套严密的归档程序。一方面，与纸质文件相比，这是一项艰苦、细致、难度较大的工作。另外还因为大多数电子文件形成者囿于传统观念，误以为电子文件不是文件而忽视其归档，或怕增加工作量而不愿承担此项工作。另一方面，由于电子文件对计算机系统的依赖性，使其必须借助计算机编目归档，这对不熟悉操作技术的立卷人员来讲，不像从事纸质文件立卷工作那样驾轻就熟，容易产生畏难情绪，尤其对于日益先进的电子窃密手段望而却步。因此，推动电子文件归档工作的着眼点要高，立足点要实。作为相关部门的负责同志和工作人员，在规划电子文件归档工作时，应从本单位办公自动化与信息管理工作的大局出发，顺应其规律，摸清信息产生的源头，尽快将电子文件归档纳入办公自动化和信息管理的工作程序，并与上级档案管理部门相配合，结合自身实际，着眼于未来发展，努力建立起一套完善的归档制度，并从保密方面加以严格制约。

四、电子文件对档案业务管理工作的影响

（一）传统的档案工作以纸质文件材料为工作对象，而应用计算机后，电子文件取代了以往的文字材料，它是由拟稿者直接写在磁盘上，并在磁盘上进行修改，一经形成后，马上存贮到办公信息数据库，被档案人员、技术人员所共享。这就使得文件与档案之间不再有明显的界限。纸质档案的管理工作经过长期实践，已总结出一套工作流程及方法、原则，如文件的立卷归档制度。文件的立卷归档工作是档案工作流程的起点，也是文书工作和档案工作的结合点，文件形成后，由文书部门收集立卷后，交档案部门管理，一般一年归档一次。而电子文件随时产生，随时更改，存贮在计算机磁盘或光盘中。因此，它对计算机有很强的依赖性。如果归档，必须以磁盘或光盘的形式移交，归档范围也不能只是“办理完毕，具有保存价值”的文件，还应包括该文件的读取软件甚至操作系统。

（二）由于电子文件信息与载体的可分离性，档案实体分类也可能将被概念分类所取代，因为实体分类的结果只能体现一种属性联系，这种单线排列的方式是基于手工管理档案的需要。而在当今电子文件的环境中，文件的形式特征和内容特征均发生了变化，电子文件可以通过计算机系统进行迅速、有效、多角度的整序，不再需要对它进行像纸质文件那样庞杂的分类整理。不同的用户可以根据不同的需要，利用办公自动化系统对电子文件进行自由组合分类。

（三）由于电子文件的保存价值同时取决于其自身价值和可读性，其鉴定的方法、内容、标准均将发生变化，由于当前实行的是纸质文件与电子文件并行的“双轨制”，因此，原有的档案价值理论分析范围也将扩大，要分析电子文件的读取软件甚至操作系统。根据传统的档案价值鉴定理论，文件应根据其凭证价值和参考价值确定保管期限。而电子文件，一方面由于制作方便，将产生比以往更多的文件。另一方面由于用户的需要，信息和数据不断地被修改和补充，因此很难划定固定的保管期限。此外，由于电子文件信息载体的特殊性，其保管方法、要求以及检索和对外利用等方面也与纸质文件有许多不同之处。

浅谈电子文件的归档管理 第11篇

1 电子文件

“电子文件” (Electronic Records) 这一概念出现于90年代初期, 由于文件信息用数字形式表达, 也有人称之为“数字文件” (Digital Records) 。国际档案理事会电子文件委员会的定义为“电子文件是一种通过数字电脑进行操作、传输或处理的文件;在《电子文件归档与管理规范》 (GB/T18894-2002) 中则定义为:电子文件指在数字设备及环境中生成, 以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体, 依赖计算机等数字设备阅读、处理, 并可在通信网络上传送的文件。

2 电子文件的特点

电子文件这种新型信息载体给日常工作带来了极大的便利, 同时也改变了我们长久以来的传统办公方式。与纸质文件不同, 电子文件主要有以下几方面特点:

2.1 电子文件具有信息的非直读性。

电子文件是由电子计算机生成和处理, 其信息以二进制数字代码记录和表示, 也称为“数字文件”, 是世界上第一种人类无法凭借自身的器官眼睛或手来识读的文件信息。

2.2 电子文件是文件的一种类型, 具有文

件的各种属性, 也具有纸质文件和其它文件无可比拟的优越性, 即快捷性与可塑性。它改变了传统收发文件流程。利用计算机进行文件登记, 可以达到一次录入, 多种形式输出, 方便了文件的查找利用, 同时也为档案现代化管理奠定了基础。

2.3 电子文件对设备具有依赖性。

电子文件改变了传统的办公格局, 文件的修改、复制、粘贴、移动变得更加便捷。电子文件的起草修改、定稿、收发传递都在计算机上进行, 其制作、处理以及归档后的全部活动都必须借助于计算机系统才能实现, 这就形成了对系统的依赖性。

2.4 电子文件改变了文件处理和运转方式, 具有共享性。

电子文件中的信息不是静态固定不变的, 可以随时进行存储或删除, 其内容可以从一种载体上分离出来转移到另一种载体上。其利用也不受时空限制, 能够同时满足多用户的需要, 实现信息共享。还可以利用网络技术, 广泛采集有关站点的数据信息, 丰富自己档案、资料内容, 向使用者提供更加优质的服务。也可以在网络上开放自己有关的文件、数据查询系统, 或提供远程服务, 在尽可能大的范围内展示自我, 扩大影响。

2.5 电子文件与传统文件相比具有易更改性。

电子文件一般是通过网络来进行转移的, 具有可操作性, 为我们编辑、修改文件提供了极其便利的条件, 它在提高工作效率的同时, 也带来了一定的不安全隐患, 同时也难以保证文件的原始性、真实性、凭据性。其易更改性主要表现在两个方面:一是人为修改;二是电子文件容易遭受病毒侵袭。

2.6 电子文件的法律效力不明确性。

通常文件的法律效力都是与其载体相关的。例如纸质的文件, 文件的缩微品等, 都有相关的法律作为保证, 并且在世界范围内得到承认。但电子文件由于没有固定的载体, 并且尚未找到杜绝被伪造、删改和抵御病毒侵袭的有效办法, 所以制定相应的法律认定条文就会遇到很大的困难, 在很大的程度上限制了电子文件作用的有效发挥, 只能在一定的范围内, 作为普发文件、传阅文件作用的有效发挥。

3 电子文件的归档工作

3.1 转变观念, 加深对电子文件归档工作的认识。

我们过去从事的档案管理是由纸质档案为主, 逐步发展到与录音、录像档案相结合。电子文件归档无疑也是一个新事物, 尽管电子文件与我们已经熟悉的各种门类各种载体的档案相比, 在凭证、依据作用等方面还有差距, 但是, 它毕竟已经显示出了现有档案无法比拟的优势, 所以档案人员应该加强这方面专业知识的学习, 与有关技术人员和形成电子文件的部门加强联系, 提前介入, 按照档案归档的有关要求, 开展业务指导和协调, 协助制定有关的制度, 保证电子文件的归档质量。

3.2 抓紧制订电子文件的管理标准。

由于电子文件的记录格式、载体形式区别于纸质文件, 不仅在外型上不同, 在处理方法、管理内容上也相去甚远, 所以必须根据电子文件的特殊需要来制定相应的管理标准。如电子文件的登记标准、命名标准、归档标准、鉴定标准、收集标准、防护标准、安全标准以及专利维护等等。

3.3 电子文件信息的安全维护工作。

3.3.1 签署技术。

在电子文件上进行签署的技术主要有两种:一种是光笔签名;另一种是数字签名。光笔签名是签名者使用一种专用的光笔直接在输入板上签名, 屏幕是显示出来的“笔迹”。

3.3.2 身份验证。

为了防止无关人员进入系统对电子文件或数据进行访问修改, 在进入档案管理系统时需要对用户进行身份验证, 身份验证可使用管理员代码验证等。

3.3.3 防写措施。目前在许多软件中可将

电子文件设置为“只读”状态。在这种状态下, 用户只能从电子计算机上读取信息, 而不能对其做任何修改。在电子计算机外存储器中, 只读式光盘 (CD-ROM) 只能供使用者读取信息而不能追加或擦除信息;一次写入式光盘 (WORM) 可供使用者一次写入多次读取, 可以追加信息但不能擦除原来的信息。这些不可逆式的存储载体可以有效地防止用户更改电子文件, 保持电子文件的原始性、真实性。

3.3.4 加密技术。

电子通信系统中可采用“双密钥码”进行加密。在网络中的每一个加密通信者拥有一对密钥:一个是可以公开的加密密钥, 另一个是严格保密的解密密钥, 发方使用收方的公开密钥发文, 收方用只有自已知道的解密密钥解密, 这样任何人都可以利用公开密钥向收方发送电子文件, 而只有收方才能识别这些加密的电子文件内容。由于加密和解密使用不同的密钥, 因此第三者很难从截获的密文中解出原文内容来, 无法对它进行篡改, 从而保护电子文件在传输过程中的原始性、真实性。

3.4 电子文件载体的物理保护

归档电子文件的保管除应符合纸质档案的要求外, 还应符合下列条件:归档载体应作防写处理;避免擦、划、触摸记录涂层;单片载体应装盒, 竖立存放, 且避免挤压;存放时应远离强磁场、电场、强热源, 并与有害气体隔离;环境温度选定范围:17℃~20℃;相对湿度选定范围:35%~45%;要作好防光、防尘、防治有害生物工作, 改善档案库房建筑, 定期净化空气、定期对电子档案进行消毒;防止电子文件保存载体受压力、扭力、冲击力等机械力的影响, 以保证信息再现的准确性;定期检测应每年一次, 采用等距抽样或随机抽样的方式进行, 样品数量以不少于10%为宜, 以一个逻辑卷为单位, 先对外观进行检查;定期拷贝磁盘每2年应拷贝一次, 光盘每5年应拷贝一次, 拷贝后的载体与原载体同样编号保存;将电子档案至少要一式三套, 一套供查阅利用, 一套封存保管作为备用, 第三套异地保存, 用以防止突发性事件如火灾、地震、洪水、盗窃, 甚至战争人为或自然因素的破坏。

随着信息数字化的快速发展, 档案工作已逐步实现现代化管理, 电子文件成了档案管理的重要形式, 做好电子文件的归档管理工作, 也已成为目前档案管理工作的重要内容。为了更好地做好电子档案的管理工作, 档案工作者要不断地吸收和借鉴优秀的电子档案管理工作研究成果, 更好地为档案事业做出贡献。

摘要：电子文件随着办公自动化、无纸化等的普及应运而生;随着信息化建设水平的不断提高, 如何加强电子文件的归档管理, 是实现办公自动化过程中亟需解决的一个问题。