实验室档案论文（精选10篇）

实验室档案论文 第1篇

1 实验室档案管理工作存在的问题

1.1 档案每年都会有变化, 导致档案管理有难度

实验室的档案数量庞大, 包括人员档案、记录档案、设备档案、财务档案等, 每年大量的档案都要根据实验室的需要进行改动, 每年的档案都会出现大量的添加和改动, 改完后又重新入档, 花费大量的人力和时间。比如每年的人员培训、仪器设备的期间核查和检定校准等各种工作最终都要把相关文件归档。

1.2 档案管理缺乏完善的制度

实验室领导很关注检验检测一线的工作, 但是往往不重视档案管理。这种情况下, 许多实验室没有专门的档案管理员, 即使有也大多是兼职, 往往是每个科室自己管理自己的档案, 即使有专职档案管理员的实验室, 由于没有完善的档案管理制度, 档案的管理水平也参差不齐。

1.3 档案管理岗位人员的待遇不理想, 责任心欠缺

由于档案管理员的待遇往往是实验室最低的, 该岗位的工作人员往往没有积极性和较强的责任心, 领导无法调动档案管理人员的主观能动性。解决这些问题的关键是要将档案管理的重要性灌输给实验室领导和每个工作人员, 让他们知道文件资料归档管理的重要性。

2 加强实验室档案管理的对策

2.1 建立和完善档案管理制度, 对档案管理人员进行系统培训

通过完善的制度来提高检验检测实验室里每个工作人员的积极性, 认真完成自己应尽的职责, 从而提高档案管理的质量。具体来讲, 实验室的各项工作必须严格执行实验室制定的管理体系文件的各项制度和操作规程, 以使实验室的管理体系正常有序地运行, 还应定期进行全面质量管理及档案管理意识的教育培训。实验室应设立专门的档案管理部门, 资料工作全部交由该部门统一管理, 一线的检验科室工作应该结合档案管理的要求进行, 档案人员不仅仅是单纯的资料文件的管理, 还应接近、了解整个实验室的工作流程, 从而减少实验室各部门间的重复工作[3,4,5];由于检验检测实验室工作的专业性强, 应对档案管理员进行系统的培训。

2.2 抓住实验室体系运行中的关键点进行档案管理

实验室的档案管理工作繁琐复杂, 要管理好非常不容易。档案管理工作不直接产出物质财富, 档案的本身也不是由档案管理部门或档案管理员产生和利用, 它是实验室里各部门在质量检验工作过程中形成的各种历史文件资料, 档案管理部门或档案管理员仅仅对这些文件资料进行管理。但有了档案管理, 它就可以通过提供档案信息为其他各个部门服务、为社会所利用。

要让档案管理在检验检测实验室的质量体系运行里更好地发挥作用, 档案管理的质量控制显得尤为重要。档案管理的质量控制其实就是提纲挈领, 抓住检验检测实验室体系运行中的一些关键点进行有的放矢的管理控制。这些关键点主要包括以下方面的内容。

2.2.1 人员的档案管理。

人员的档案管理是检验质量的重要保障之一。检验检测实验室的人员档案中应该有各类工作人员档案, 如抽样人员、操作设备人员、检验检测人员、签发报告人员等;同时还需有所有技术人员的具体档案, 需要记录人员相关资格、能力确认、授权、教育、培训和监督等内容。

2.2.2 实验室的设备设施和场所环境条件的档案管理。

开展检验工作最基本的资源是设备和设施。实验室应该正确配置包括抽样工具、物品制备、数据处理和分析等检验所需的仪器设备和设施, 所用仪器设备的技术指标和功能应满足要求。定期对仪器设备的配备、使用、维护、标识、检定、校准进行跟踪, 从而保证检验结果的准确、可靠。同时实验室应有满足检验检测的工作场所和环境, 对标准和技术规范有环境条件要求的, 应建立相应的监控手段并做好相应记录。

2.2.3 检验检测方法档案管理。

检验方法是检验工作的依据。为了保证检验方法的科学性、可靠性和准确性, 监控检验过程中方法的选择、制订和确认的全过程, 须对检验方法确认后方可使用。方法确认后所有资料和原始记录及时归档。实验室应建立并保持《方法的选择和确认程序》对检测方法的选择、确认, 自制方法进行控制, 使用适合的方法和程序进行所有检测, 其中包括检验检测物品的抽样、处理、运输、存储和准备。适当时, 还应包括测量不确定度的评定和分析检验检测数据的统计技术[6,7]。检测方法包括标准方法、非标准方法, 非标准方法包括超出预期用途使用的标准方法、修改的标准方法、设备厂商给定的方法、自制方法等。采用非标准方法时, 按《方法的选择和确认程序》对非标准方法建立作业文件并进行确认, 同时所有检验方法按序归档管理。

2.2.4 建立和保持评审客户要求、标书、合同的程序。

各类检验、检测的要求、标书和合同的评审及与客户的沟通是实验室对外业务的资料文件。评审客户的要求、标书和合同, 确认实验室的能力、资源是否能满足客户的要求, 在客户的期望和要求得到充分理解后, 形成被双方接受的合同, 并予以实施和保证, 评审过程或结构要做相应的记录并按序归档管理。

2.2.5 建立服务与供应品商的档案。

为保证采购物品和相关服务的质量, 实验室应对采购物品和相关服务进行有效的控制和管理, 应按程序对服务、试剂试药、耗材的购买、验收、存储进行控制, 以保证检验检测结果的质量。对重要的耗材、供应品和服务的供货单位和服务的提供者进行评价, 并保存这些评价的记录和合格供应商的名单, 并按序归档管理。

2.2.6 有分包要求的检验检测实验室要对分包方进行评价和选择的档案管理。

因设备设施、工作量、关键人员、环境条件和技术原因无法完成检验检测任务的可以分包给依法取得检验检测机构资质认定并有能力完成分包项目的检验检测机构。分包前应建立分包的管理程序, 从合格分包方目录中选择合适的分包方并按序做好归档管理。

2.2.7 管理体系的内部和外部文件控制程序的档案管理。

与检验检测相关的各个场所使用的文件必须现行有效、合法有据、标识明确[8];应定期审查文件, 将已作废、失效的文件或版本及时清理收缴、封存或销毁, 不得在工作现场出现, 如果因为某种原因确实需要保留在现场的, 必须加以明显标识, 以防误用。及时批准发布最新文件或版本, 确保所有质量文件始终处于严密的受控状态并按序归档。

2.2.8 抽样及样品处置的档案管理。

制定《抽样管理程序》和《样品管理程序》并监督实施。抽样需符合相关的技术规范或者标准的要求。没有相关的技术规范或者标准的, 抽样人员根据适当的统计方法制定抽样计划或抽样方案[1,2]。对抽样过程的各个环节进行有效控制, 分析抽样对检验检测结果的影响, 以确保检验结果的有效性。按照制定的《抽样管理程序》的要求记录与抽样有关的资料和操作, 抽样记录内容齐全、信息准确, 应包括所用的抽样计划、抽样人、环境条件, 必要时有抽样位置的图示或其他等效方法, 如可能, 还应包括抽样计划所依据的统计方法[9]。

实验室应按《样品管理程序》来规范样品的接收、流转、贮存、处理以及样品的标识等各个环节。样品应有唯一性的标识和检验中的状态表示, 通过对标识的控制能够知道样品流转到了哪一个步骤。

2.2.9 检验结果及检验报告控制的档案管理。

实验室的产品就是最终的数据和报告。检验报告是实验室对外出具检验结果的正式凭证, 是对样品的技术鉴定, 是具有法律效力的技术文件。为确保检验报告的客观、公正和准确[4,5,6], 并能满足客户需求, 对影响检验报告书质量的各种因素都能使其处于受控状态。为保证检验数据的准确、可靠、可信, 满足社会和市场的需要, 建立了有效的实验室数据和报告档案管理体系。

3 结语

综上所述, 档案管理是包含在整个实验室检验过程中的, 不仅忠实地记录和保存了实验室体系运行的一切信息, 还能反馈实验室的检验检测工作, 使之更加完善。同时, 还要认清档案管理的科学发展性。随着时代的进步, 实验室自身也要不断发展完善, 这就要求实验室的管理部门要定期进行相关人员质量意识的教育培训[1], 各项工作要严格执行实验室的操作规程, 同时还应提高档案管理人员的素质和责任心。

参考文献

[1]张静恒, 刘剑, 方晓燕, 等.加强农产品检验工作的途径[J].现代农业科技, 2012 (3) :346-347.

[2]刘仕顺.交通检测实验室质量体系及其量化评价方法的研究[D].长沙:中南大学, 2007.

[3]王卫芳.高校实验室档案管理模式研究[J].实验科学与技术, 2015 (1) :191-193.

[4]郑明昕.谈加强农产品检验工作的途径[J].黑龙江科技信息, 2015 (14) :52.

[5]张从宇, 张巨芹.试论高校实验室档案管理和信息开发工作[J].安徽技术师范学院学报, 2005 (6) :81-83.

[6]胡阿丽.农业科研实验室档案管理工作的实践与思考[J].河北农业科学, 2009 (6) :170-172.

[7]郭洪莉.迎评高校实验室档案管理工作的思考[J].宿州学院学报, 2010 (11) :101-104.

[8]张勇.高校实验室档案管理工作研究与思考[J].科技情报开发与经济, 2008 (2) :187-188.

实验室档案管理制度 第2篇

一、实验室档案的种类：实验室档案从总的来说可分为以下几个方面。

（一）行政方面

1、上级主管部门的有关实验室方面的文件、简报、通知，学校领导小组成员名单及分工情况，有关实验方面的会议记录、教研记录等。

2、学校实验教学的规划，每年实验落实情况。

3、教务处及各科教研组订的实验教学及研究计划和总结。

4、学校每年实验经费开支情况登记，建立的实验仪器帐目。

（二）教师方面

1、各科各个阶段的实验教学计划及总结，经验文章及实验论文。

2、学生实验报告册（以年级为单位，每个实验选3—4人，合并收集）。

3、实验通知和情况记录（教师填写，教导主任签字）

（三）实验管理人员方面

1、实验室实验工作计划、总结；学科教学实验计划、总结。

2、仪器装备明细帐

3、实验室购物登记帐。

4、仪器借还登记册（帐）。

5、仪器设备报损、报废登记册（帐）及报批表。

6、仪器设备维修、自制教具登记册。

7、实验情况记录（实验员填写，教导主任签字），实验开出率统计表。

8、实验教学研究记录（附教案、讨论稿等文字资料）。

9、学生、教师课外实验活动登记表。

10、实验教学工作中的有关情况记录。

二、档案归类管理

上述行政方面、教师方面、实验室管理人员方面的资料，应于每学年年末交实验室汇总装订存放，可分为：

1、管理类：

2、建设类：

3、培训类

4、应用类

实验室档案论文 第3篇

【关健词】独立学院；实验室档案管理；促进作用

当今社会对高校毕业生实践能力的高要求，促使高校实验教学水平的全面提升，以应用型为培养目标的独立院校，实验室管理和运用在其中担负起重要角色，实验教学所占的比重高，各专业实验室种类多而细，实验室管理体系庞大是独立学院区分以研究型为主的一本、二本高校的不同特点，根据国家教育部27号令第二章第七条关于高校档案机构需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管的指示精神，对于起步较晚的独立院校建立起以校实验中心为独立的更为精细而完善的高校实验室档案管理部门，才能促进实验室管理业务的提高，才能为提升实验教学水平提供必要而可靠的第一手资料。

一、以实验室人员档案的集中管理促进人才培养

1.在独立学院母体高校实验室档案管理中，虽然存在各专业实验室人员和设备管理分散，传统操作偏重，人工手写、纸质档案量大的状况，但档案分类细而规范依然值得学习和借鉴，独立学院应保留和沿用一些成功经验，同时需要改变的是要注重专、兼职实验教师及技术人员实验档案资料的集中统一管理，管理上要趋于科学化、制度化。

（1）有利于实验中心部门准确掌握实验室各类人事的基本信息，人员变动和奖惩等情况，方便年终进行绩效考核。

（2）有利于根据个人实际情况和工作需要灵活安排工作。

（3）有利于按计划对实验室各人员加强业务培训，促进职称、职务的晋升，发挥个人积极性，增强归属感，形成凝聚力。

（4）有利于对各方面提出有关实验室人员管理意见和建议收集入档，广泛讨论研究，反馈，不足之处能引起重视积极整改。

2.要实现实验室档案建设的高层次发展目标，首先要提高档案管理水平，应改变传统方式以全新的方式高起点，严要求下建立起以网络电子技术为主的高水准管理模式，要加强新进实验室档案管理人员的培训，培养出既懂档案管理业务，又精通计算机软、硬件方面的复合型人才。在档案管理工作中在进行从系统设计到系统实现，可以有效的解决档案信息的处理和传输，进行从数据输入到提供利用，可以使档案一次录入，在确保网络安全前提下档案利用者可以随时查阅本部门有权查看的文件信息。因此档案管理人员只有掌握计算机高级语言，提高计算机应用的水平和能力，才能适应档案管理新形势的需要。

3.独立院校是新形式下改革创新诞生的产物，区分于母体院校的是具有以年轻人为主体的实验室教师及技术人员队伍，接受能力强，积极进取，勇于创新是他们的一大优势。针对独立学院目前实验室人员存在的低职称，理论研究薄弱普遍现象，在档案管理上应重点做好实验室人员工作情况的了解和收集，对进修、培训效果状况及时做好记录，对培训回来人员的学习总结报告的收集要进行筛选、细分汇总，编目以便资料查找和相互学习，通过实验档案发现问题，吸取成功经验和失败教训，积累丰富的实验教学经验，以实现优势互补，资源共享，对实验的研究论文成果数量和改造的实验仪器设备装置的验收报告要加强档案的妥善保管，一方面为提升实验室人员的专业职称收集材料，更好地促进他们自身专业水平的发展，另方面为逐步推动实验教学改革提供参考，从而促进整个学校的实验办学水平、办学质量、办学层次的提高。

二、以实验教学档案的规范管理促进改革创新

1.值得向母体院校实验室档案管理模式学习的是，实验室档案部门都要认真收集、分类、整理、编号、登记实验教学过程中的包括实验教材，学生学习档案和科研实验室及技术改进成果等各种文件材料，存档方式传统纸质，电脑存盘和光盘刻录要同时并举。对实验教学档案的规范管理有助于保存和吸收有利實验教学改革宝贵资料，有助于各实验教师和技术人员在业务上的相互交流。

2.独立学院学生来源于三本线，学科基础较弱，作为学术性和职业性之间的中间性质院校，不能完全依照母体学校的办学作为自身定位的依据，独立学院自身实验课程只有通过不断更新的市场信息以及实用需求才能制定出合理的实验方案，因此实验室档案部门要时时收集来自政策性文件、企事业单位发展、社会人才供求和母体院校、兄弟院校等各方面资料信息，通过走出去请进来的方式，通过学术交流、实地考察、广泛调查整理形成若干文字记录、图表和数据文件，上报给学校有关教学部门进行研究和论证，制定出适应社会发展的实验科目和实验课程，这样才能与人才需求接口，才能适应日益发展、变革的社会。

3.协助教师进行实验教学改革，实验室档案部门要设立专门的阅览室，积极对教师开放以往保存的实验教学大纲、实验指导书、实验项目卡、实验教学光盘和各实验课程的多媒体课件以及往年的实验报告、创新性实验项目等资料，对实验教师创新性实验的研究论文、专著、课题研究报告和实验技术成果及实验科研、开发与社会服务等实验教学改革相关档案资料要妥善保管，整理编册，同时教学主管部门和实验中心要不定期的组织聘请专家，客座教授，专任、外聘、兼职实验教师以及进修回来等人员对实验室档案整理的成果资料进行科学系统的探索分析，为不断改进实验教学大纲提出参考建议。

三、以实验室设备档案的综合管理促进网络监督

1.遵照国家教育部对高校实验室设备固定资产评估对学生人均要达五千元的要求，对于实验室档案管理部门的重要工作就是根据设备采购计划，提前收集来自厂家，兄弟院校等方方面面所需设备的使用说明，配置结构和后期保养等资料，充分了解国内外仪器设备发展的新动向，通过综合收集的设备档案资料，相关部门组织专业的专家、教师从适应性、可行性、技术可靠性、技术先进性、可拓展性和效益等方面对仪器设备进行全面论证，做出正确和合理的选择，为将进行的各实验室建设提供参考。

2.在设备采购方面，由于独立院校实验室建设从起步到完善时间紧，任务重，短时期内实验室设备投入巨大，购买大型设备价格昂贵，新设备的数量多，高配置，已成为独立学院普遍现状，这就要求实验室档案部门从管理模式上尤其要注重精细化管理，要运用电子系统将每一项目的每一笔经费支出都清晰地记录下来，不仅为项目负责人随时掌握经费执行情况，同时作为信息材料供有关部门监督审核，提高经费使用的合理性，从而避免胡乱采购、高价采购、奢侈采购等现象，有效避免因为追求进度而盲目购置的现象，抑制采购腐败事件的发生。

3.为更好的帮助审核部门提供监督服务，独立学院实验档案部门在不违背国家档案保密制度的前提下进行仪器设备共享模式的管理工作势在必行。通过建立仪器设备网络资源库实现网上查询、监控、数据统计等功能，打造多渠道的信息系统平台，形成一个具备设置灵活，突出个性的信息系统适应各方用户对系统的不同要求，实现设备的动态管理，提高设备的使用效益。年度内将购置设备的经费、价格、数量和供应商等信息进行整合，归档在校院网上公布，通过加强对购置设备的监管，实现对实验室经费的科学化、规范化、程序化管理的目的。

实验中心统一管理下的实验档案室，利用电子档案数据库进行档案数字化管理不能单一被动的对各类实验人员，教学实验资料及设备材料等方面建档，而应承担起主动收集实验室建设和有助推动实验室人才培养和教学等各方面资料的重任，能为领导决策积累更多的实验教学改革的管理经验，为教育部对独立学院的评估提供准确、全面、及时和实用的实践教学档案和数据信息。因此独立学院建立和完善高校实验室档案对推动实验教学改革，提高实验教学质量和开展科学实验研究都具有重大意义。

参考文献

[1]刘俊兰，李文庆，赵艳华.高校档案网络化管理与安全研究[J].兰台世界，2012（9）.

[2]吴兵，王喆.低值易耗品的超市化和信息化管理模式探索[J].实验技术与管理，2012（7）.

[3]陈益娥，边抗战.浅谈高校实验室仪器设备管理[J].咸阳师范学院学报，2007（4）.

怎样搞好高校实验室档案管理 第4篇

关键词：高校,实验室,档案管理

高校实验室是从事实验教学、科学研究、社会服务的重要场所, 是培养学生动手能力、创新能力, 提高学生综合素质的重要基地。实验室档案记载了实验室工作人员在教学、科研等方面的经验和方法, 记录了教学设备的详细资料, 可以为教学与科研、实验室评估等提供原始资料, 发挥着不可替代的作用。因此, 加强高校实验室档案管理对提高实验教学质量、促进教师的科研工作会起到非常重要的作用。在《普通高等学校本科教学工作水平评估方案》中, 涉及实验室档案材料的观测点有4个, 共有22个分解指标, 这些评估指标在整个评估材料中占有非常重要的地位。我院是于2004年在衡水师专基础上新建的本科院校, 在专科阶段由于资金、人员、场地、思想认识等多方面的原因, 并没有建立起完善的实验室档案管理制度。要想顺利通过本科教学工作水平评估, 就要提高对实验室档案管理工作重要性的认识。

1 实验室档案管理的特点与作用

高校实验室档案的特点是内容广泛、形式多样、技术性强、收集周期长, 这给档案的收集与管理带来了一定的难度。搞好实验室档案管理, 对高校的发展会起到非常重要的作用, 主要体现在以下几个方面:一是在一定程度上反映出学校教学、科研、管理和办学水平;二是可以为学士学位授权评估、本科教学工作水平评估、基础课实验室评估等提供可靠的原始资料;三是可以为实验教学改革和实验室管理提供宝贵经验和深刻教训;四是有助于全面系统地反馈仪器设备的性能指标、完好率、利用率和售后服务等情况, 为今后的设备采购提供可靠信息;五是有助于科学规范的实验室建设与管理。

2 增强实验室档案管理意识

我院在“生本”以前对实验室档案管理不够重视, 当时的档案材料都由实验教师分散管理。由于没有给予管理者适当的报酬, 导致其工作积极性不高, 加之教学任务重、工作繁忙和缺少实验室档案管理经验, 故该项工作长期处于放任自流的状态。面对本科教学工作水平评估中对实验室建设和实验教学的各项要求, 过去的档案材料显得残缺不全。为此, 我们首先从管理岗位、管理人员入手, 配备热爱实验室档案管理工作、责任心强、具有一定档案管理经验的人员负责该项工作。同时, 加强全体实验教师的档案管理意识, 制定相应的责任目标, 从组织、制度、人员多方面保障档案管理工作步入正轨。

3 实验室档案管理的内容

实验室档案是指在实验室建设、管理、教学、科研及社会服务等各项活动中形成的具有保存价值的各种文件资料、仪器设备账等, 主要包括以下几方面的内容:

3.1 仪器设备管理档案

仪器设备管理档案是实验室档案中最重要的部分, 主要包括固定资产账、低值耐用品账、消耗材料账。其中仪器名称、型号、规格、生产厂家、购置日期、出厂号一定要记录准确。鉴于许多教学仪器产品名称不规范、一台仪器多个名称的情况, 我们规定仪器名称要以主机标牌为准, 没有标牌的再参照仪器说明书确定。仪器设备账要每年核对一次, 做到账、物相符, 杜绝学校资产流失, 充分发挥仪器设备的作用, 更好地为实验教学服务。科学规范的仪器设备账管理, 是实验室建设的重要环节, 也是加强实验室建设的重要手段。

3.2 实验室队伍建设档案

实验室队伍建设档案所涉及的材料有实验室主任述职报告、实验室管理人员工作总结、实验教学总结、实验室人员汇总表与个人履历表、实验室人员考核晋级与职务聘任表、实验室人员奖惩表、实验室人员进修培训计划与执行情况、实验室主任和管理人员职责、实验室人员岗位工作日志等。

3.3 实验室建设文件材料档案

实验室建设文件材料档案包括实验室建设的长期规划和短期计划、实验室历年工作计划与总结、实验室获得的奖状和证书、实验室建立和改建材料、实验室平面图、仪器使用说明书和音像资料、仪器设备验收及索赔记录、仪器维修和调转记录、仪器设备技术改造和功能开发资料、实验室改造记录、实验室配电分布图等。

3.4 实验室管理文件材料档案

实验室管理文件材料档案包括国家有关的行政法规、管理条例、规定、学院制定的有关实验室管理规章制度、实验室自己制定的各种管理办法、实验室信息统计资料等。

3.5 实验室教学材料档案

实验室教学档案对加强实验教学的科学管理, 不断提高实验教学质量起着非常重要的作用。这部分档案主要有实验教学大纲、实验教材和实验指导书、实验项目卡、实验教学计划、实验教学进度、实验课程表、实验教学总结、教师听课记录、教师实验指导教案、实验报告、实验成绩、实验报告批改情况、实验开出情况登记表、实验室使用情况原始记录、新教师预做试讲记录、实验教学工作量统计表、实验考试办法、学生的反馈意见和建议、实验教学改革论文和科研课题等。

3.6 实验室安全“四防”档案

实验室安全工作是确保实验室教学、科研工作正常进行的前提保证, 对保护师生员工健康和学校财产安全具有十分重要的意义。保存好实验室安全“四防”档案, 是做好实验室安全管理的重要环节。安全“四防”档案包括实验室安全管理规定、“四防”安全检查规定、实验室人员安全意识教育和安全技术培训计划与实施记录、消防设施分布图、消防器材使用须知、安全通道图、“四防”安全督察组成员表、历年“四防”安全检查记录表、消防器材存放地点、灭火器定期加压记录、“四防”安全措施、危险品管理规定、环境保护措施等。

4 搞好实验室档案管理的措施和经验

4.1 增强档案管理意识

要想做好实验室档案工作, 首先要端正思想态度, 增强档案管理意识, 充分认识实验室档案管理工作的重要性。档案管理员要热爱这项工作, 不辞辛苦, 任劳任怨, 一丝不苟地按照档案管理要求认真收集、整理好每一份档案材料。对未按要求提供材料的人员, 应进行耐心的督促帮助和批评教育。每学期末档案管理员要及时督促实验室人员把本学期的所有档案材料上交档案室, 所交材料不合格的要立即整改, 做到不遗漏一份材料、不存档一份不合格的材料。

4.2 保存好仪器说明书

仪器说明书是仪器正确使用的依据, 保存好仪器说明书是实验室档案管理的重要环节。从仪器说明书的保存情况, 就可以看出一个实验室的管理水平。每当有新购仪器到货, 档案管理员要及时收集仪器说明书, 并规定每个实验室都要保留一套完整的仪器说明书。若仪器套数在两套以下时, 要复印备份供实验室使用, 其原件存档。仪器说明书按实验室编号并进行微机管理, 以便于查阅。借用仪器说明书要履行登记制度, 用毕后要及时归还。

4.3 抽样保存学生实验报告

学生实验报告是实验教学档案的重要组成部分, 通过实验报告可以看出学生对实验内容掌握的程度以及数据处理、误差分析等情况, 还能够反映出学生对实验课的学习态度。同时, 在上级组织的各种评估 (实验室达标评估、本科教学水平评估、学士学位评估等) 中, 通过实验报告, 还可以反映出教师的教学水平和批改实验报告的态度、实验内容难易程度、综合性创造性实验开设情况信息。为全面、客观、真实地反映学生的实验信息, 存档的实验报告要由档案管理员根据学生名册随机抽取, 按班级每个实验项目保留3～5份。

4.4 重视仪器设备档案的跟踪管理

仪器设备档案管理需要从计划申报、开箱验收、整理建档三大环节入手, 从检查主机、附件配置、说明书与技术资料是否齐全等工作做起, 认真做好每一环节的资料收集与整理工作。仪器设备账所记录的信息一定要真实可靠。档案管理员要对各实验室填写的仪器设备信息进行逐一核查, 发现问题及时更改。加强对固定资产档案的跟踪管理, 是搞好实验室仪器设备管理的重要环节。在目前市场经济的大环境下, 因职称评定和学校福利待遇等各方面的原因, 80后的一代青年教师很少有人愿意长期在实验室里工作。由于实验室管理人员的频繁变动, 给仪器设备的管理带来了许多新的问题。因此要通过建立一整套科学、规范、严格的固定资产档案管理制度, 从设备购置验收、安装调试、管理使用、保养维修、借出归还等各个环节确定专人负责, 及时收集、整理好档案材料入档。不能因为管理人员的变更使仪器设备资料和零配件丢失, 影响仪器设备的正常使用与故障维修, 造成固定资产的损坏、流失或闲置浪费。

参考文献

实验室工作档案管理制度 第5篇

一、实验室工作档案内容

1．实验室的建立、建设的各种文件和资料。

2．实验教学过程中的各种文件和资料：实验教学大纲、实验教学计划、实验教材、实验指导书、各类学生上课情况、学生实验报告、成绩记录、实验项目开发情况记录等。

3．实验室人员在实验教学、科学研究、技术开发等方面的项目数及其工作量。

4．实验教学、科学研究、技术开发等项目的全部技术文件资料，包括论文、专著、鉴定、专利、获奖等情况。

5．仪器设备及低值耐用品的总台件数及金额、固定资产帐卡、随机技术手册；仪器设备的维护保养、维修、报废等原始记录。

6．单价5万元以上大型精密仪器设备（包括国家科委23种仪器设备，单价虽不到5万元但属于精密稀缺设备）的申购报告、领导批复；开箱记录及装箱单、安装调试记录及双方签字移交文件、保修单、验收报告及文件材料、设备说明书及全套随机文件；使用、维修、故障、事故记录等。使用维修记录，随时将运行情况、使用时间、使用人、承担任务及结果、故障过程、定期检修或校验情况等如实记录，并定期归入技术档案。

技术档案的主要内容包括：

（1）原始资料：申报表、论证报告书、审批计划单、订货合同及有关来往信函等。

（2）设备的开箱验收单、说明书、合格证、附件清单、随机图纸、外观照片等。

（3）安装调试记录等。

（4）仪器设备的操作规程、维修保养制度等管理方面的资料和管理操作人员情况登记表等。

（5）使用过程中的所有记录。

（6）降级、报废、处理的报告、批示等。

7．自制设备的任务书、技术总结报告、鉴定材料、设备使用说明书等。

8．实验室用房及环境条件的各种技术资料。

9．实验室工作的各种统计报表。

10．上级主管部门下发的实验室建设与管理文件和本实验室制定的规章制度。

二、实验室工作档案的管理

1．实验室主任负责实验室工作档案的收集整理、登记、分类编号、存档等工作。

2．实验室工作人员及时将自己工作中形成的材料交给实验室主任。

3．实验室工作档案的保管期限分长期、短期和与设备共存三种。

4．学生上课情况、实验报告、成绩记录、实验项目开出情况记录属短期保存资料，一般至少应保存三年。

5．仪器设备的有关资料应与设备共存，即保存至设备报废之日为止。

6．除上述两项资料外，其它资料均应长期保存。

7．实验室工作档案的借阅要严格办理借阅手续。

8．档案管理员的工作要相对稳定，如工作变动应做好交接工作。

9．单价5万元以上的大型精密仪器（包括国家科委23种仪器设备，单价虽不到5万元但属于精密稀缺设备）的设备说明书、装箱单、保修单及全套随机文件原件交学校档案馆长期保存，复印件由使用人保存；由使用人保存的还要包括：论证报告、开箱记录、安装调试记录、验收报告、使用、维修、故障、事故记录等材料。

材料科学与工程实验中心

高校实验室档案规范化管理研究 第6篇

1 实验室档案规范化管理的意义

1.1 实验室实施管理、决策的依据

完善的实验室档案准确地反映了实验室管理、实验室建设、实验仪器设备、实验教学等有关实验室工作的全过程, 因此, 可以为实验室管理提供客观、科学的决策依据。

1.2 提高实验室管理水平的重要手段

随着高等教育改革的不断深化, 实验室愈加发挥着重要的作用, 随着学生规模的扩大, 高校实验室的规模、数量、水平和层次也必须快速发展。实验室档案是反映实验室工作、建设、管理等方面的真实记录, 对于实验室科学管理水平的提高和传承起着重要作用[3]。

1.3 实验教学改革的主要依据

对实验项目、实验方法、手段、实验考试办法等进行分析研究, 对学生的反馈意见进行整理和分析都有助于进一步改善教学质量。实验教学过程中的实验教学档案, 都有助于不断改进实验教学方法和手段, 推进实验教学改革, 从而不断提高实验教学质量。

1.4 科研工作的基本保证

科研是高校的一项重要工作, 科研离不开实验, 实验为科研提供财、物、场所的保障。

1.5 实验室仪器设备合理配置及科学管理的重要参考

实验室档案可以提供实验设备的功能、技术指标、用途、价格、质量、使用说明及仪器使用记录, 可真实反映仪器的性能状况、使用效率、商家售后服务、实验科研对仪器的综合评价等, 可为专业技术人员进行仪器设备选择、使用、维护、保养、开发及仪器的合理整合等提供参考资料。

1.6 实验室及教学评估材料的有效积累

实验室档案的真实记录是对该实验室的客观、正确、全面地反映, 所提供的可靠文字、图表和数据等, 保证实验室评估的可靠性、客观性和准确性, 有助于实验资料的长期保存。

1.7 提高教师业务水平的重要途径

实验室档案建立的过程, 也是实验教师不断学习和提高的过程。实验教师通过对实验室档案进行比较、鉴别、研讨等方式, 吸取经验和教训, 促进了业务水平的提高。同时也为其他教师从事实验提供学习的机会。

1.8 考核实验室人员工作业绩的重要凭证

实验室档案记录着实验人员的基本材料, 包括工作人员基本信息 (职称、学历、简历、资格、科研论著、表彰获奖等) 以及个人工作日志, 岗位职责及分工细则, 专、兼职实验教师及实验员的在职、流动、职务职称变动、业务考核、进修培训、奖惩情况, 实验室主任任命文件等, 这是实验室工作人员的德、勤、能、绩客观评价的主要依据。

2 实验室档案管理的范畴

2.1 实验室建设与发展类

包括实验室的建立、整合、转型、搬迁的记录和文件, 实验室平面分布、空间布置和实验室建设规划, 以及实验室管理体制和所承担的学科、专业、课程实验教学情况等文件。

2.2 实验室管理类

一是实验室建设和管理方面的档案。如实验室建立、管理体制等方面的文件, 实验室的建设规划、年度计划、年度工作总结, 实验室使用情况登记, 实验室各种管理规章制度。二是实验室环境管理档案, 如实验室平面图, 水、电线路图, 实验室使用面积, 学生人均使用面积, 实验室防火、防盗、防爆等安全检查措施和检查记录, 三废处理措施和记录等。

2.2.1 岗位职责。

包括实验室主任、实验员、实验教师的岗位职责及学生实验守则、实验实习报告等。

2.2.2 仪器设备管理制度。

包括大型、精密仪器管理制度, 实验材料、低值易耗品管理制度, 仪器设备赔偿管理制度, 仪器调剂报废制度, 仪器设备采购领导机构, 购置计划、论证报告、维修和使用记录, 仪器设备总值、明细表、配套率、更新率等资料。

2.2.3 药品管理制度。

包括药品领用、发放记录, 药品招标采购情况记录, 有毒有害、强腐蚀性物品保管制度。

2.2.4 实验室环境与安全。

包括实验室建筑环境, 室内水、电安装布线情况, 防火、防盗措施, 三废处理措施及安全、卫生检查记录等。

2.3 实验教学档案

一是实验教学文件及资料, 如实验教学大纲、实验教学计划、教学进度表、实验指导书、有关教学管理和教学要求的各种文件。二是学生实验考核办法、实验考试成绩。

2.4 实验室仪器设备档案

仪器设备档案包括仪器设备购置的领导机构及工作人员分工, 申购报告及市场调研报告;申购报告的各级审批文件;仪器设备购置招标记录, 供货合同或协议书, 招、投标的中标文件;安装调试及验收阶段形成的文件材料;学校审计、监察结论;设备购置材料、使用说明书及维修卡、使用维修登记册、赔偿记录等。

2.5 实验室资金投入档案

其主要包括实验用房、配套设备设施的投资情况;实验室仪器设备购置及维修、改造投资情况;实验材料及低值易耗品等日常实验经费开支情况。

3 实验室档案管理存在的问题

3.1 主管领导重视不够

主管实验室的领导缺乏对实验室档案建设重要性的认识。因此, 对建档工作支持不够。

3.2 实验室工作人员建档意识较差

实验室工作人员建档意识淡薄, 平时不注意资料的收集、整理和归类, 往往记录不全或者零乱, 建档不规范, 导致有价值的资料流失而不能及时服务于实验教学。

3.3 档案建设制度不健全

实验室管理制度的不健全, 使实验室档案管理工作无章可循, 同时年终目标考核没有对实验档案评价的内容。

3.4 实验室档案管理人员素质偏低

实验室的技术人员未经过档案管理知识培训, 不具备档案管理的专业知识, 不懂档案的归类、整理及收集, 即使积累了一些实验资料, 在查找、调阅、管理等方面仍存在较大困难。

3.5 档案管理手段落后

当今信息化的发展使档案的载体形式已经不局限于传统的纸质文档, 还包括大量的电子文档, 因此, 必须利用计算机及其网络对档案进行网络化管理。建立实验室电子文件的归档制度及科学的管理系统, 实施电子档案的网络检索, 优化电子档案的利用服务。

3.6 档案工作环境和设施缺乏

档案管理需要必要的硬件设施, 这是做好档案管理工作的物质基础。高校实验室应设有专门的档案室, 设立专门的防潮、防腐、防火、防盗设备。只有在档案管理用房、设备上配置完备, 才能保证档案管理的安全、有序, 真正做到高校实验室档案管理的正规化。

3.7 实验室档案信息开放力度不够

缺乏科学系统的归类、归纳、研究和开发使用体系, 采取封闭管理方式, 查阅利用范围小, 利用率过低。

4 实验室档案规范化管理的措施

4.1 提高认识, 加强领导

主管领导要充分认识实验室档案建设的重要性, 明确实验室档案在实验室各项管理工作中所发挥的重要作用, 把实验室档案工作列入领导职责范围, 加大领导对实验室档案工作的支持;将其列入高校档案工作和实验室工作计划;详细规定归档内容、归档时间、归档类型和统计、保管、使用制度等[4]。

4.2 建立健全档案管理制度

实验室档案具有涉及面广、专业性强的特点。因此, 必须制定相应的实验室档案管理制度, 如《实验室档案管理制度》《仪器设备档案管理制度》《实验室档案管理人员职责》《实验设备采购制度》《实验物品领取制度》等。对实验室档案组织机构、职责权利、利用及法律责任作出明确规定, 使实验室档案管理工作进一步规范化、科学化、制度化。

4.3 加强实验技术队伍建设, 提高实验室档案管理水平

实验技术队伍素质的高低是搞好实验室档案管理的关键, 领导对技术人员要不断地进行档案管理知识的培训, 采取“走出去、请进来”的方法, 开展各种形式的实验室档案管理研讨和开发工作, 加强交流, 提高认识, 强化管理水平和业务水平。

4.4 改善档案管理的工作环境和设施

硬件设施是搞好实验室档案管理工作的物质基础。因此, 在学校经费许可的前提下, 要有计划地为实验室档案管理投入一定的资金, 创造必需的设施保障。

4.5 提高实验室档案管理手段

高科技的信息时代意味着从传统的档案管理方式向科学管理方式的转变已成为档案管理向前发展的必然趋势[5]。利用电子文件、计算机网络技术改革档案管理已势在必行。因此, 要通过计算机操作系统建立统一的数据库结构和规范的命名规则, 逐步将手工操作的纸质文件分批向计算机操作的电子文件转化, 并要积极创造条件通过网络扩大信息量和服务范围。

4.6 充分发挥档案的利用效率

开展实验室档案管理工作的目的在于开发利用实验室档案信息资源, 因此, 档案是一种信息, 更重要的是一种资源。实验基本操作的图片、录像带, 实验方法的研究, 仪器设备, 特别是大型仪器设备功能的开发、扩展与整合等资料, 都会为实验室管理和教学改革提供客观的依据, 但不能将这项工作简单化, 要能最大限度地发挥档案的利用效率, 使其真正的为教学、科研服务[6]。

4.7 加大实验室档案的开放力度

服务地方经济, 加强校校合作、校企合作历来是高校的重要办学理念。因此, 实验室档案在为教学科研服务的同时, 也要充分加大与兄弟院校、生产厂家的合作与交流, 为其他院校和地方经济的发展提供力所能及的服务。

摘要：指出高校实验室档案规范化管理的意义, 介绍实验室档案管理的范畴以及管理过程中存在问题, 并提出解决措施, 以为高校实验室档案管理工作提供参考。

关键词：实验室档案,规范化管理,问题,措施

参考文献

[1]马斌强, 袁超, 李聪, 等.高等农业院校开放实验室管理系统的研究[J].江西农业学报, 2009, 21 (11) :204-206.

[2]张卫, 万蓉, 姜涛.档案工作在实验室规范化管理中的作用[J].职业卫生与病伤, 2010 (2) :127-128.

[3]袁卓跃, 房芳琦.浅谈校准实验室档案管理[J].中国计量, 2010 (3) :45-46.

[4]赵强, 李笑峰.高校实验室技术档案的建设与规范化管理[J].中国现代教育装备, 2010 (1) :138-140.

[5]王爱民, 周忠.高校实验室档案规范化管理的探讨[J].生命科学仪器, 2009 (12) :46-48.

现代实验室档案管理与情报跟踪 第7篇

一、实验室文档的来源

1. 实验室跟踪高新技术和标准的情报文件。

他山之石，可以攻玉。为了保障检测方法的先进科学．检测依据的现行有效，则要求实验室必须不断地跟踪国内外高新技术和标准。本项工作由实验室技术负责人负责，其跟踪的主要目标有： (1) 参加国内各类技术学会中所掌握的技术动态和所搜集到情报资料； (2) 参加与国外技术交流活动时所掌握的技术动态和所搜集到的情报资料； (3) 国内外期刊和杂志； (4) 被检样品生产厂的产品技术发展动态和情报资料； (5) 国内外本专业领域标准起草进展情况的技术情报； (6) 国内外本专业领域检测实验室的技术发展动态和情报； (7) 对本专业领域技术和管理，在计算机网上收集和跟踪。技术负责人根据所搜集到的情报和资料，每年都要对作业指导书中的检测依据和检测方法不断进行更新和完善，最终保障了检测报告的科学性、公正性和有效性。档案员应配合技术负责人做好技术情报的整理、分类和控制，使其形成文件后再进行分类、编号、进档。

2. 实验室质量体系文件。

实验室质量体系文件是由实验室主任、质量负责人和技术负责人依据中国实验室国家认可准则，并结合本实验室具体情况编写而成的，它是确保实验室质量体系沿着良性循环轨迹运转的必要文件。

3. 实验室电子文件。

电子文件是来源于网上下载的情报文件、质量体系文件以及实验室测控软件和管理软件等。

4. 实验室档案的收集。

以上介绍了文件的来源渠道，由此可见实验室的文件来源广泛、种类繁多、数量庞大、成分复杂，其载体和记录手段也多种多样。面对如此复杂的文件管理，实验室档案员需要一方面保障文件的现行有效和充分利用；另一方面还要做好文档的及时销毁和文件与档案的及时转化工作。因此实验室的档案收集渠道源于有长期和永久保存价值的文件。

二、实验室文档分类、编号和密级控制

1. 文档的分类。

文件的整理、分类是实验室档案管理的重要环节，该环节标志着实验室文档管理进入了科学、有序状态，本实验室的档案分类是按进档文件的性质而分类的，从科学、合理和可操作的角度出发，文件分类按下列方案考虑：（1）检测类（原始记录、检测报告和样品管理和检测管理等文件）。检测原始记录是指：在检测活动中对各个检测过程的真实记载，它可以再现检测过程，是编制检测报告的根本。检测报告是实验室的检测成果，它是对被检样品品质的真实反映和客观评价。在实验室对于检测报告要求其检测方法科学、检测数据有效、检测判据权威、检测结论公正。另外实验室还有用于样品管理的表单文件，如样品的入库单、领用单、处理单和抽样单，这些表单应该能够含盖样品的接收、传递、储存、处置、安全以及样品的识别等各个环节的内容，可以反映历次检测过程中的样品状态，以确认其检测数据的有效性。因此，样品表单管理文件、原始记录和检测报告副本要求按厂家．型号和日期配套统一整理和装订后，再编号归档保存，以备查考。样品管理的作业指导书、检测用的作业指导书等文件是为样品员和检验员管理服务的，一般不作存档。（2）仪表设备类（仪表设备台帐、仪表设备管理、量值溯源和测试系统比对等文件）。仪表设备台帐应包含的信息有：名称、型号、制造厂、产品序号或其他的唯一标识；接收日期、启用日期和目前放置地点；接收时的状态（新的/旧的/在用的/改装和修理过的）；制造商提供的使用说明书或复印件；仪表检定或测试系统比对的日期和结果；迄今为止所进行的维护和今后维护计划细节；历次损坏、故障、改装或修理的记录。仪表设备台帐可以反映历次检测过程中的仪表和测试系统状态，以确认其检测数据的有效性，因此仪表设备台帐应按照其仪表检定期限或测试系统比对期限进行编号、归档保存。仪表设备管理文件一般是指仪表设备用的作业指导书等文件，该文件为仪表员进行仪表管理服务，一般不作存档。（3）管理类。管理文件是实验室在从事宏观管理活动时所形成的文件，它主要包含的文件有：质量手册、程序文件、质量体系内审和外审文件、管理评审文件、安全保密管理文件、实验室委托合同、人事管理和人员培训文件、采购管理和办公管理文件等。这些文件反映了实验室一个时期的管理水平和状态，是实验室的历史资料档案, 要求归档保存。其中质量手册、程序文件、质量体系内审和外审文件、管理评审文件是质量体系中的重要文件;而人事管理和委托合同文件也是实验室极为重要的档案文件。实验室人事管理文档包含有个人技术履历表、学历证明、任职资格或职称证明、能力培训证明、作业资格考试证明、各阶段培训证明、技术业绩和技术经验及各种技术获奖证明等。合同文档是实验室与受检单位双方对于检测要求和检测报酬的约定，订立合同要求双方本着公平、公正、可行、严谨的宗旨。合同签订前要经过实验室主任、技术负责人、办公室主任和档案员共同参与的合同评审，并且档案员要把评审纪录和会签单整理后与合同一起编号归档保存，以备查考。（4）电子文件。电子文件有：经过编纂过的网上下载的情报文件、检测类文档、仪表设备类文档、管理类文档以及实验室测控软件和管理软件等。它是由计算机磁盘（活动硬盘、软盘、光盘）保存的。

2. 文档的编号。

文档的编号主要是为了使实验室档案管理层次清晰、调用便捷、统计方便。实验室的文档编号采用分类式科技档案号的结构模式，号码采用混合号码制。软件，能够保障实验室用于文档保存的专用计算机的持续安全运行。另外，档案员能够按照如下电子档案的保管要求对其进行日常维护、保管和规划：根据实验室的电子档案具体情况配置一台专用性能优良的计算机，要求该计算机具有活动硬盘存储、软盘存储和光盘刻录功能，但不得安装网卡和调制解调器；用于电子档案保存的专用计算机必须进行加密管理，该计算机除档案员外任何人不得接触，档案员对该计算机必须在每次使用前进行病毒诊断，原则上不得使用外来磁盘，如果使用必须经过病毒诊断处理；实验室的电子档案文件必须用磁盘或光盘备份，对于保密文件要求计算机硬盘在光盘或磁盘备份后立即清除该文件；对于以光盘为载体的电子文档要特别注意防尘、防污染、防腐蚀防火和防机械损伤保存，而对于以磁盘为载体的电子文档，除此之外还要注意防磁保存；档案员对于实验室的电子文档应该能够建立清晰、实用的电子文档类目，做到进档轻快、调档便捷。

三、文档的调用

实验室进行文档管理的目的是为了能够使文档更有效.更科学地为实验室运行和发展服务, 由于实验室很多文档是按密级、按类别控制管理的，这些文件的调用必须经过相应的审批手续，如何构筑出最合理的文档调用模式，使文档的利用效能提高到最大限度，使实验室的文档调用达到准确、有序和便捷，这是档案员应该不断探索的课题。目前实验室应该在调档便捷的基础上，考虑如何缩短文档利用者的审批和借阅时间，如：编制一些简洁的审批表单和借阅表单，通过计算机网上传递给审批人，然后利用者可以直接到审批人处取处理过的审批表单等。这些方式都可以大大提高实验室文档的利用率。

21世纪是一个充满竞争的信息社会，在这个空前发展的信息时代，人类对于信息的需求已经到了渴求的地步，谁能够在任何时候以最快的速度得到他最需要的信息，谁就能够在竞争中取得最有利地位。因此可以说：21世纪的社会已经进入了一个信息管理的社会，而档案管理则是信息管理中最重要的内容之一，因为档案管理的现代化可以最大限度的减少企业的重复开发，可以急剧的提高企业的生产效率。随着WTO进入中国，中国就已经开始置身于国际舞台，那么我国的档案管理如何与世界接轨，这已经成为再也不能回避的问题。通过对一个国家实验室档案的调查和模拟规划，更进一步感觉到了档案管理的重要性，我相信档案管理将是我一生探索的课题！

摘要：我国21世纪的现代实验室档案管理与情报跟踪已经要求与国际接轨, 本文根据国际ISO/IEC导则25中的文档管理要求为准则, 根据科技档案学的基本原理, 对一个模拟检测实验室的档案管理和情报跟踪进行了探索性地规划和设计。

关键词：实验室文档,规划,设计

参考文献

[1]王传宇.科技档案管理.北京:中国人民大学出版社, 1999.12.

[2]郭莉珠.档案保护技术.北京:中国人民大学出版社, 2000.4.

[3]周晓英.情报学概论.北京:中国人民大学出版社, 1998.10.

浅谈高校实验室的档案管理 第8篇

一实验室档案的作用

实验室档案是实验室各项工作的历史记录, 是广大教师和实验技术人员知识与智慧的结晶, 是科学技术资源储备的一种形式。它对加强实验室管理、提高实验教学质量以及促进科研发展等方面都具有十分重要的作用。

1. 合理配置实验仪器设备

实验室档案是配置实验仪器设备的重要依据之一。实验室的资金投入是有限的。购置仪器设备时可先查看仪器设备使用记录, 分析每台仪器在实验中的利用率, 从而得出使用效率, 进而最终确定要购置哪些仪器设备。此外, 仪器设备的维修记录有助于购置仪器时选择合适的厂家, 也有利于仪器的维护与保养。

2. 改进实验管理和实验教学

实验室是培养学生实践能力的重要场所, 不断改进实验教学条件有助于提高学生的素质, 提升实验管理和实验教学水平。实验室档案本身是实验教学经验的总结, 是对零散资料进行收集、分类和整理后归档而成的。它可以给实验管理及实验教学提供大量有益的经验和依据。

3. 保障科研实验

在进行科研实验时通常要用到一些大型精密的仪器设备, 这些仪器设备的安装、调试及使用方法一般都比较复杂, 关于这一过程的准确细致的记录均保存在实验室档案里。

二实验室档案管理存在的问题

实验室档案是实验室从建设、发展到完善这一过程的真实记录, 是反映整个学校实验教学管理水平和教学质量的重要标志。

1. 档案管理意识薄弱

许多高校实验室管理人员缺乏长远的管理意识, 存在严重的短期行为思想, 平时不注意收集和整理实验材料, 只对实验室的重大活动进行记录且记录不完整不规范, 有具体措施却没有书面文件和资料存档, 上报学校及相关部门的规划、计划、报告、总结也没留底保存, 导致大量有价值的材料不能及时为实验教学服务。

2. 规章制度缺乏

许多高校对实验室档案的建立没有具体制度加以规范和约束, 没有制定规范的院系、室两级档案管理制度, 导致实验室的档案管理工作无章可循。另外, 学校在进行年终目标考核时, 也没有将实验室的档案管理工作纳入目标考核的范围内。

3. 实验师资配备不完善

许多高校的实验室除实验员外就没有设置专职或兼职的实验档案管理人员, 而实验员又不具备档案管理专业知识, 不能规范地对实验材料进行收集、分类和整理, 长期存放积累下来的资料杂乱无章, 根本无法按照学校的教学档案管理办法和立卷要求进行分类归档, 需要用时难以分辨和查找, 而且有些资料残缺不全, 严重影响了教学管理的质量。

三做好实验室档案管理的具体措施

1. 提高实验室人员档案管理意识

实验室人员要不断增强档案管理意识, 做好实验文件材料的收集、分类、整理工作。实验教学人员要认真、及时地填报实验教学计划、仪器设备申请计划、人员考核记录、工作日志、仪器设备运行记录、仪器设备维修记录、实验室安全检查记录、实验室开放记录等, 并确保数据的准确性、连续性、全面性。实验室还必须建立完整的工作档案和教学档案。

2. 制定切实可行的规章制度

社会上有关档案管理的制度很多, 但高校实验室有其自身的特点不能照搬硬套。作为一个培养人教育人的实践活动中心, 科技水准高、设备造价高、人员素质高、流通利用率高, 其工作材料的管理要准确完整, 还要有连续性和统一性。基于这些特点, 应建立完善的切实可行的规章制度, 并按其认真执行, 不能浮于形式;应成立监督检查机构, 对实验室档案管理过程进行定期或不定期的督查, 发现问题及时解决, 缺材料补材料, 不规范的则督促其整改。

3. 加强实验室师资队伍建设

实验队伍建设及其管理是实验室档案管理的关键, 建设一支高素质的实验队伍尤为重要。学校要积极创造条件, 加大培训力度, 不断提高实验人员的业务水平和综合素质, 同时相应地提高其工作待遇, 稳定实验室的师资队伍。学校还应设置专职或兼职的实验室档案管理人员, 按实验室档案管理的具体要求, 做到存档材料齐全、连续、规范。

摘要：高校实验室是高校教学科研的重要基地, 建立和完善高校实验室的档案管理对提升实验教学质量、促进科研发展具有非常重要的作用。本文论述了高校实验室档案管理存在的问题, 并提出了做好实验室档案管理工作的具体措施。

关键词：高校实验室,档案管理,措施

参考文献

[1]舒麒麟、王云中.浅议实验室档案管理[J].高教实验室工作研究, 2001 (3) [1]舒麒麟、王云中.浅议实验室档案管理[J].高教实验室工作研究, 2001 (3)

[2]张萍、李咏梅.高校实验室档案管理[J].南阳师范学院学报, 2003 (10) [2]张萍、李咏梅.高校实验室档案管理[J].南阳师范学院学报, 2003 (10)

[3]金丽颖.谈高校教学实验室档案的建立与管理[J].实验室科学, 2007 (5) [3]金丽颖.谈高校教学实验室档案的建立与管理[J].实验室科学, 2007 (5)

[4]魏伟、林少波、何湘民.加强档案建设促进实验室规范化管理[J].实验科学与技术, 2008 (2) [4]魏伟、林少波、何湘民.加强档案建设促进实验室规范化管理[J].实验科学与技术, 2008 (2)

高校实验室档案信息规范化管理研究 第9篇

一、当前高校实验室档案信息管理问题

高校收集、分类、存贮和管理实验室档案就是要真实地将高校试验实训工作的发展轨迹记录下来, 以备后期实现其被作为重要信息来借鉴的价值。但在当前各高校的实际情况下, 实验室档案信息的管理状况却出现了较多的问题。

1. 实验室档案管理混乱。

目前, 实验室档案管理混乱的问题主要发生在三个方面:其一, 实验室管理分工不明确, 实验室档案在管理模式上不统一, 实验管理人员职责不够明确, 实验档案管理工作中经常出现工作任务重复, 这就导致人力、物力的浪费, 加大了实验室档案管理建设的经济阻力。其二, 实验室实训资料管理有缺陷。源于高校的实验室实训中心相对较为分散, 导致实验室档案分散在各个实训中心或在实验人员的手中, 而进入实验室的部分实训人员对试验资料的收集整理的重要性认识不足, 造成实验实训资料存在着不同程度地丢失, 或残缺不全的现象。不少高校就在实验实训档案资料的收集、分类管理分工存在分工混乱问题。其三, 实验室制度落实不实。即使有《档案管理制度》对实验室工作档案立卷归档等制度规定, 但是部分高校却没有采取行动去落实好, 致使对实验室档案的保护措施往往流于形式。

2. 实验室档案管理人员综合素质偏低。

高校在招聘实验室档案专门管理人员时, 缺少严格的考核过程, 因此, 实验室档案管理人员的队伍良莠不齐。最主要的是实验室管理工作人员工作的重要性没被认识清楚, 而被单纯的看做教辅人员。作为教辅人员, 他们没有明确的职责, 有些甚至是将实验室档案管理作为兼职, 造成管理人员对工作的积极性不高与责任心相对减弱, 加之实验室档案管理人员管理知识欠缺, 管理档案就是简单的放进抽出操作单一程序不要求多高的学历与技术职称。

对相关实验档案资料不了解其重要性, 一些有实验技术人员好不容易攻克的技术难题的记录材料可能被当做废纸处理掉, 导致有价值的资料流失而不能及时服务于实验教学。某些高校也可能直接有实验室技术人员管理实验室档案, 但是技术人员基本都没有经过档案管理方面的培训技术, 导致管理无序化。

3. 负责实验室档案的领导对档案工作不够重视。

某些高校负责实验室的决策人员对实验室档案建设重要性的认识不够。根据调查发现, 许多高校因建校的时间不长, 实验室档案负责人对档案工作的认识产生了偏差, 他们认为实验室档案管理工作仅仅是一个收藏、保密的工作, 在实验建设方面缺乏主动性, 对建档工作支持不够, 所以对实验室档案信息化管理没有一套现代化的管理方法, 在实验室档案管理经费的投人和相应人才的培养重视度不够, 未能有效的合理的运用宝贵的实验室数据、记录来促进自身学校的发展。

4. 实验室档案管理手段不够先进。

在当今信息化进程日趋深入的网络时代, 高校实验室档案管理手段对实验室的发展非常重要, 对于仅局限于传统的纸质文档来记录实验已经非常的落后了。而这确实是一部分高校实验室档案管理的弊病, 他们没有随时代的进步对自身实验室档案管理方法进行更新, 在实验室档案分类等方面不是非常的条理化。

5. 实验室档案信息开放力度不够。

据调查, 许多高校的实验室档案管理的方法只是将实验建档然后直接入库保存, 缺乏科学系统的归类、归纳、研究和开发使用体系。在这一过程中, 负责人对实验室文档建设的开发利用价值认识不足, 利用率过低;对实验室档案注重保藏却忽视了其保存的应用价值, 缺少开放性和开发力度。由于实验室档案信息开放力度不够, 缺乏多层次、多渠道的开发与利用, 致使其管理处于半封闭或封闭状态, 主要用于应付上级检查或院内检查, 造成了实验室档案的闲置与浪费, 无法实现其应有的价值。

二、高校实验室档案信息规范化管理的对策

1. 建立健全高校实验室档案管理制度。

建立实验室档案管理科学性的前提是有规章制度作为保证。高校实验室档案管理涉及实验活动等等很多方面, 在一定程度上较为复杂, 其综合程度较高。确定统一的归档制度, 对实验室档案管理人员实行管理责任制。同时, 在实验室的使用等方面也应该建立相关的制度。

建立专门的规章制度或规定能够有效改变高校实验室档案管理的不足, 能够有效地防止珍贵实验档案资料的流失。同时, 也能相应的严格管理实验室档案资料的收集、整理和归类管理, 这样对高校的实验室管理水平有非常巨大的促进作用。

2. 打造高校实验室档案管理专业性人才队伍。

实验室工作人员应积极学习计算机、网络等方面的相关知识, 利用先进的工具和手段做好信息收集、整理工作。可根据需要, 定期邀请专家讲座或外出学习、培训等, 努力提高实验室档案管理人员的综合素质。

高校实验室档案管理专业性人才队伍建设是实验室档案建设的关键, 在我国高等教育快速发展的背景下, 高校实验室档案的数量日趋增多, 实验室档案的管理手段将越来越合理有效、越现代化, 其利用途径也将越来越广。因此, 为了适应这一历史性的变化, 选用一群责任感强, 有奉献精神的优秀实验技术人员来建设一个现代化的实验室档案管理系统非常必要。在培养一支业务素质高的高校实验室档案管理专业性人才队伍的过程中, 高校再对其进行专业指导和培训外, 还要不断地激发他们的工作热情和责任心。采用奖赏的方式, 如:评定职称和发放津贴等方面, 不断地鼓励其持续发展, 以便更好地为高校实验教学、科研工作提供优质完善、准确的档案资料。

3. 加大高校实验室档案的信息化建设上的经费投入。

目前制约我国高校实验室档案信息化建设的最大障碍主要是经费投入不足。但是, 高校实验室档案必须依赖一定场所和设备条件对实验进行收集、整理、归档和保存, 而且在信息化建设中需要大量的资金配备所需的设备、进行维护。因此, 必要的经费投入才能保证高校实验室档案管理的基础设施和设备。

4. 提高对负责人实验室档案的认识, 加强领导。

高校领导应当高度重视高校实验室档案管理工作, 要充分认识实验室档案建设对学校科研发展的重要性, 明确实验室档案在实验室各项管理工作中所发挥的重要作用, 把实验室档案工作列入领导职责范围, 鼓励领导支持并加大对实验室技术档案的管理, 领导人在人力、物力配置方面加大对实验室档案的规划, 同时, 要把对实验室档案的合理开发利用加入高校档案工作和实验室工作计划, 引起高校领导的重视和支持。

5. 加大实验室档案的开放力度。

我国许多高校经过近年的改革、探索, 逐步建立起完善的实验室建设与开放机制 (如:清华大学和北京理工大学等都非常重视实验室的开放, 并已基本上制度化) , 不断加大了实验室的开放力度。高校加大力度在实验课程、可研究实验项目、可研究课题开放, 同时, 开放实验室仪器设备方面也应当跟上前者的脚步。高校开放实验室培养创新人才来服务地方经济, 实行学校与学校合作、与企业合作的重要办学理念。因此, 高校实验室档案可以实行分享交流制度, 使其不但为教学科研作出巨大贡献, 而且还能促进某些院校的发展和推动局部经济的发展。

6. 基于Web高校档案信息管理系统。

随着高科技的信息时代的不断发展, 这就意味以往高校传统手工操作的纸质文件档案管理方式已然过时, 各高校的实验室档案管理需要向科学管理方式的转变, 因此, 利用网络技术建设现代化实验室档案信息化管理系统成为高校管理实验室的必然趋势, 并要积极创造条件通过网络扩大信息量和服务范围。基于Web高校档案信息管理系统作为网络技术的一部分, 它的应用使高校进行的实验室档案信息管理具有手工管理所无法比拟的优点:一是可以提高系统安全性, 保证实验室数据库系统的安全性和保密性;二是系统操作简单、存储量大和可靠性高, 直接就可以降低系统操作错误, 进而也可以减少系统的应用成本;三是系统支持Web信息发布起点高与未来档案信息发展相适应。这些优点能够极大地提高学校实验室档案管理的效率。

摘要：本文针对高校实验室档案信息管理中出现的主要问题进行分析研究, 并根据相应的问题提出了解决办法, 希望对高校规范化管理有一定的帮助。

关键词：高校实验室,档案信息,规范化管理,问题,对策

参考文献

[1]赵强.高校实验室档案的建设与规范化管理[J].中国现代教育装备, 2010 (1) .

[2]周一红.实现高校实验室档案的规范化管理[J].湖北电大学报, 2008, 28 (10) .

[3]吕玉卓.高校实验室档案规范化管理研究.现代农业科技, 2010 (22) .

浅议实验室仪器设备档案的管理 第10篇

一、实验室仪器设备档案管理的主要内容

(一) 在实验室仪器设备购置阶段要形成完整的材料。

实验室的仪器设备需要不断进行更新与替换, 因此要在实验室仪器设备的购置阶段形成完整的材料, 完整的材料主要是指仪器设备在申请购买、市场调研、审核批复过程形成一定的记录和档案。从某种意义上讲实验室的仪器设备价钱都比较昂贵, 有的部门甚至提前一年做预算, 因此申请购买的相关部门要根据现在的需求撰写申购报告和相关的市场调研报告, 申购报告就是写明购买此次仪器设备的重要性和必要性, 对单位当前的发展有何作用。市场调研报告主要是写明实验室仪器设备的市场价格、市场反应和市场认知度, 以及购买的风险分析和合格供应商的评价报告。申购报告撰写完毕后就要进行审核批复, 这就包括各级审批的文件, 而且文件里就有申购部门及各级审批部门的意见和批示, 这些都是完整资料的重要组成部分, 因此要妥善保管。

实验室的仪器设备的价格的确很贵, 因此很多仪器设备都需要签订购买的合同和重要的协议, 有的甚至需要招标和投标, 因此招标和投标的相关文件需要妥善管理, 中标的文件更需要妥善保管, 这是仪器设备档案管理的重要部分, 可以说这些文件明确规定了双方的权利和义务, 仪器设备不单单有国产的, 而且有很大部分是进口的, 因此在进口仪器当中附有限代理的进口协议以及报关单等, 另外有的还需要附有采购过程的相关的商务文件、最重要的还要有发票以及其他的财务结算的凭据, 这是购买的重要的凭证, 不仅仅是档案管理的需要、也是财务管理的需要, 同时还需要把采购单位内部仪器设备的入库形成的文件材料等进行整理和归档, 这样就能有效地保存实验室仪器设备的相关档案。

(二) 在实验室仪器设备安装调试阶段要形成完整的材料。

在实验室仪器设备购置完毕以后就要进行安装和调试, 仪器设备的安装和调试也要形成完整的文件材料, 这些文件材料也是重要的档案, 因此要格外注意。实验室仪器设备安装和调试阶段保存文件的主要内容, 通常为开箱验收的记录、安装调试的记录 (必须是双方进行签字认可) 、验收的报告单等。而且还包括安装调试的各个技术指标、测试数据既性能鉴定的记录等, 这些都是评定仪器参数是否能够真正达到订购合同的重要要求, 同时也是今后维修和使用的重要的参考和依据。实验室仪器设备通常也随机配备了相关的使用说明书、合格证书、保修凭证以及其他一些相关的内容, 因此都需要妥善地进行保存, 这些实际上也反映了实验室仪器设备购置、安装和调试的情况, 是今后仪器设备在实验室使用、维护和维修以及更新改造的重要参考依据。

(三) 在实验室仪器设备使用维护阶段要形成完整的材料。

实验室仪器设备的使用维护是一个相当漫长的阶段, 从安装验收到正式启用、从开始启用到正常运转、从正常运转到降级报废是一个完整的过程, 而且在整个过程中所产生的技术记载和文件记录要妥善管理。要制定实验室仪器设备操作的规程及维护的计划, 并且要随机存档并有效保存, 这样也能进一步确保仪器的正常使用和有效维护。要对仪器设备使用及维修进行详细的记录、对仪器设备使用的环境条件进行详细的记录、对仪器设备升级改造进行详细的记录、对周期的检定、校准和确认进行详细的记录、对停用或降级使用及报废审批的也要进行详细的记录, 总之实验室仪器设备使用的维护是一个完整的过程, 在这个过程中都要进行详细的记录, 只有这样才能形成完整的档案管理材料。

二、实验室仪器设备档案的管理要求

(一) 分类组卷进行仪器设备档案管理。

实验室仪器设备的档案管理不同于其他的管理, 因为它隶属于科技档案, 因此从建档到分类都要符合科技类档案管理的要求和国家计量认证的要求。同时建档和分类要按照专业或属性进行必要地统计、精确地排列、详细地组卷和编目, 而且要根据仪器设备的实际情况建立总目录和分类目录, 实验室仪器设备应该由仪器设备管理员统一进行管理, 要按照实验室仪器设备的实际情况以总索引为组卷, 从某种意义上讲实验室仪器设备的总索引是仪器设备档案的总体说明, 因此一定要做好。

首先, 对仪器设备建立档案, 一台一档, 进行编号并制作仪器设备档案卷内目录。实施动态管理, 及时补充相关的信息和资料内容。仪器设备档案内容应包括:①仪器设备档案资料卷内目录;②仪器设备名称, 制造商名称、型号、出厂编号;③仪器设备期间核查计划和记录;④仪器使用说明书;⑤历次鉴定证书或校验报告;⑥仪器设备接受/启用日期和验收报告。

其次, 实验室仪器设备包括购置申请及验收登记阶段、使用维护和维修升级改造阶段以及期间核查阶段, 这三个阶段都要根据阶段的情况、阶段的性质形成文件材料和档案组卷, 其中仪器设备收购及验收阶段形成的材料的组卷, 包括仪器申购阶段各级审批形成的文件记录、安装调试以及验收阶段形成的记录和存档, 并且要把合格供应商的评价报告也当成组卷的重要部分。

再次, 要把实验室仪器设备使用、维护、维修及升级改造记录作为一个重要的组卷, 也就是说在仪器设备使用过程中要有相应的记录, 记录操作规程及维护、维修的计划。同时也要记录实验室仪器设备使用的各种环境条件, 包括实验室内的温度、湿度等, 总之只要使用、维护和维修以及升级改造都要有相应的记录, 包括每次使用仪器设备的时候开关机的时间也要有详细的记录、每次仪器故障的维修的情况也要有详细的记录, 不管什么时候产生新记录就要列入仪器设备的组卷里。仪器设备的周期检定或校准记录也要独立成卷, 一般情况下, 实验室仪器设备的宗卷应该根据仪器设备的具体情况列出实验室强检仪器的强检目录和自校目录。

(二) 实验室仪器设备档案归档的其他重要要求。实验室仪器设备档案归档除了以上分类组卷进行档案管理以外, 还要合理归档及书写保存, 这样就有利于仪器设备的使用、维护和维修及技术改造, 同时也能为仪器设备出具准确、有效和公正的测试数据提供技术支持, 因此, 凡是属于建档仪器的设备都要归档, 凡属于仪器设备的随机材料都要建档, 仪器设备的使用及维护、维修记录、仪器设备的检定证书、校验确认表都要每年归档一次, 仪器设备在调拨时都要有相关负责人签字才能正式建立档案。

三、结束语

实验室仪器设备的档案对于相关单位的发展和进步有着不可估量的作用, 因此实验室仪器设备的建档和管理必须符合国家计量认证的各种技术要求来进行, 所以要在实验室仪器设备购置阶段形成完整的材料, 在实验室仪器设备安装调试阶段要形成完整的材料, 在实验室仪器设备使用维护阶段要形成完整的材料。

摘要：经济的发展和社会的进步给实验室仪器设备档案管理工作提出了更高的要求, 同时科学的进步和技术的创新也为推进实验室仪器设备档案管理工作提供了广阔的平台, 因此要认真剖析当前的档案管理工作的现状, 认识到当前实验室仪器档案管理工作的不足, 并按照国家计量认证规定完善仪器设备档案的管理进行探讨, 推进实验室仪器档案管理工作更好更快地发展。

关键词：实验室,仪器设备,档案,管理

参考文献

[1]魏伟, 林少波, 何湘民.加强档案建设促进实验室规范化管理[J].实验科学与技术, 2008 (02) .

[2]赵美泽, 王立志, 杨玉强.高校大型仪器设备档案管理存在的问题与对策[J].兰台世界, 2007 (07) .