纸质档案管理工具（精选11篇）
纸质档案管理工具 第1篇
电子档案与纸质档案共存期管理研究论文
摘要：对纸质档案和电子档案共存期管理问题制定一系列相对应的解决方法，研究了电子文件对档案业务管理的影响、并存时期的档案管理的模式以及确保电子文件原始性的管理措施，并对传统的管理方法提出合理的改进策略，从而达到对两种载体档案共存期管理的分析有所裨益，更好地进行档案管理事业。
关键词：纸质档案;电子档案;共存期;管理
随着信息化社会的到来，信息科学的迅速崛起，信息技术的广泛应用，信息产业的高速发展，很大程度上推动了人们的生产、生活、学习和思维。作为信息的主要承载形式的档案的存储介质正悄然发生着质的变化，即由纸质文件向磁盘、光盘等形式为介质的电子文件过渡。电子档案的产生，使档案室和档案馆打破了传统的单一的纸质档案管理，而出现了两种载体档案共存的现象。电子档案的崛起促使纸质档案的管理趋于有序化和科学化，从而促进整个档案管理的发展和水平的提高。为此我们要做好这一过渡时期的档案管理工作，也就不得不对原有的管理方法进行改进，为实现档案管理和信息处理的现代化做好准备。
1并存时期的档案管理的模式
纸质档案以纸质文件材料为工作对象，按照长期总结的工作流程进行。现在不少企业、机关在工作中形成了电子的和纸质的两种文件形式，且电子文件正逐年递增。两种管理方式同时存在于机关内，采取不同的管理方式。一部分按照纸质档案归档保存，电子文件由形成者自行保存处理;也有将电子文件和纸质文件分别集中保管于信息技术部门和档案部门，纸质文件以档案形式保存，而电子文件则以资料身份保存;但大多数机关将两种文件双双归档，形成了两种介质的两套档案。现阶段，大多数机关已经认可了电子文件不可或缺的功用，主张应该由档案部门统一管理电子档案。从而形成了两种介质档案的共存的`场面，在未来会有更多的机关逐渐完成纸质文件向电子文件的过渡。20世纪中叶，国家档案局提出了省及省以上的首脑机关、要害部门和重要单位要实行档案两套制。从而形成与传统管理方式不同的观点，其是电子档案和纸质档案共存下的更科学、更实用以及更经济的新型档案管理方法。电子档案提供快捷、准确、简便、灵活的信息服务，满足档案管理的一般性需求;纸质档案的载体性能、字迹材料以及记录方式更加稳定，便于长期保存和实时查阅。两种档案相辅相成、相得益彰。档案管理两套制的成因大体有两种情况：一种是将计算机产生的电子文件转化为纸质文件，使之应用于实际工作中，履行文件的功能或者仅仅用于档案保存。档案工作者应尽可能的保证档案的真实性和准确性。在没有十足的把握证实电子文件的真实性、安全性之前，不能忽略传统的纸质文件形式。这种专业的精神即为档案工作者的职业精神。同时电子文件具备在检索、利用、传输、存储方面方便快捷的特性，这是纸质文件不具备的，构建一个功存管理的信息系统，可以更加高效率、更准确地满足利用者的信息需求。另一种情况是为现有的一些纸质档案制作数字化副本，起到拷贝的作用。我们在一些机关可以看到，大量被刻录的磁盘、光盘构成了电子档案的核心部分，这正是档案数字化工作的正面映射。与此同时，电子文件给利用者带来的方便是立竿见影的，正逐渐使全文检索和异地查阅成为现实。在档案保护方面，电子文件也有很大的便捷性，而且根据现有的技术水平，在对原件进行数字化时可以根据需要制作出不同分辨率的副本，不改变甚至获得比原件更好的质量。因此，要使两种载体档案的信息管理相得益彰，充分发挥各自的优势，需要做到以下几项工作：电子文件必须建立与纸质档案相一致的信息管理体系、在检索目录中增加反映电子档案状况的数据项、电子档案的数量可能少于纸质档案，应根据需要和可能确定其内容的完整程度。
2电子文件对档案业务管理的影响
简化了立卷归档方式，这是近期档案学术界关注度很高的一个问题。各种观点络绎不绝，主张立大卷、立小卷和不立卷的都有一定的支持人群。立卷是对所需归档的文件进行逻辑分类，并且组成不同问题的文件集合。不立卷的情况有两种：一是以件代卷。一件就是指有关一个问题或者一个事件的文件集合。另外一种是取消文件集合的存在，以一份文件为单位整理档案，重点集中在在检索工具上。在国家档案局颁布的《归档文件整理规则》中可以看出，不仅认可了文件集合，也包容了单体“件”的存在,其已经被广泛实施,充分展示了以“件”为整理单位的优越性和实用性，得到广大一线档案工作人员的赞许和认可。其优点是方便，缺点是装订工作量过大。与此同时，《归档文件整理规则》仅限于对文书档案的处理，还不涉及对其他门类的档案的管理，因此其整理形式还在采用传统的立卷方法。因为电子档案可以实现自动完成，随着电子档案的发展，就可以降低纸质档案立卷的工作量。
3确保电子文件原始性的管理措施
电子档案和纸质档案共存已经引起档案管理工作的革新。纸质档案与电子档案的管理之间既有联系又有所不同。电子档案已经具有强大的功能，实现档案管理工作的各项要求，为管理工作者提供便捷。通过电子档案，系统可以自动形成建库后全宗档案分类方案、排序规则、机构设置以及他们的变更情况和建立销毁清册、库存档案统计、年度归档移交目录等逻辑文件，以及输入系统的全宗介绍、鉴定报告、检索记录等有关文件，并输出纸质打印件。而且可以记录或自动赋予逻辑库存的库址位置，从而指明任何纸质案卷的具体地点和任意档案装具或档案库房的使用情况，并绘制各种示意图。通过电子档案的利用登记，就可以直接了解纸质案卷被利用的情况，可以以此作为鉴定档案的参考和依据，实现一举两得的功效。综上所述，纸质档案与电子档案共存的时代已经来到，分析其共存期的管理问题已经成为档案界的一个炙手可热的趋势。目前，我们形成了一系列新的思路和方法，也正在接受实践的不断检验。因此我们有理由相信，在纸质档案没有完全退出历史舞台，电子档案正蓬勃发展的当下，档案理论界会探索出一套合理的共存期管理方案，更好的服务于档案管理工作。结束语档案事业的发展与高素质的档案队伍密不可分，要适应变革，就得逐渐提高档案人员整体水平。现阶段，根据档案管理的实际情况，短时间内纸质档案仍会占主导地位，并不断向电子档案过渡，已经成为主流趋势。我们要做好电子文件和资质文件的共存管理，才能适应当今档案管理的大环境。
纸质档案管理工具 第2篇
电算化会计实行的是电子档案与纸质档案并行的双套制管理。所谓纸质档案指的是计算机打印出来的书面形式的会计资料及其所附的原始凭证。对它们的管理，主要是参照传统会计的档案管理方法进行，同时也要根据计算机的特点，注意其管理的`规范性。
对于计算机打印输出的书面档案，在电算化会计系统中应设置控制机制，实行输出档案在机内的自动连续编号，以便于从总体上把握书面输出的文档。此外，还应制定输出档案的内容、件数、保管人和使用人的登记制度，操作时严格按照制度规定进行记录，打印出的纸质档案经审核人员核对以后，应加盖制单人员、审核人员、记账人员及会计机构负责人的印章或者签字，以明确责任，保证档案的法律效力。这样，将责任落实到人，在一定程度上能有效地保障输出纸质档案的安全可靠。
纸质档案管理工具 第3篇
随着现在社会科技的不断发展, 各种信息技术不断的发展, 现在很多事业单位都会进行档案的管理, 一个档案的管理是一个企业或者是单位最最要的核心部分, 因此对档案的管理要采用认真, 仔细的态度进行对待, 现在生活中, 一般的事业单位或者企业大都是采用纸质档案管理和电子档案管理, 但是随着时代的变迁, 这两种档案管理方式在进行不断的融合, 他们的有机融合, 必将是事业单位和企业单位的一个大的飞跃。
1 纸质档案管理
一般来说, 纸质档案室将纸张作为信息记载的一种档案形式。在事业单位中, 一般是做为公文的图纸, 账目管理, 工作记录, 会议记录等。但纸质档案不易保持, 容易被损坏, 保密性也不是很好, 因此有关的事业领导或者是企业领导要对纸质档案管理工作以重视和认真的态度面对。
2 电子档案管理
随着社会科技的不断发展, 各种新型的档案管理软件也逐渐被开发出来, 这就形成了———电子档案。其主要的特点是将相关的信息输入电脑中进行有关的记录, 通过计算机储存的方式来进行管理, 电子档案收集的材料比较完整。现在一般采用的储存的方式大都是以U盘、磁带、光盘的形式进行储存。在现在的云计算机时期, 对电子档案的管理一般是以网络储存形式, 可以进行远距离的信息传输功能。
3 电子档案与纸质档案相比的优势
对于现在的互联网技术不断发展, 在进行档案管理中, 电子档案对档案信息容纳量比较大, 没有储存空间的限制, 电子容量大, 并且方便携带。与此同时, 电子档案室由计算机处理的, 因此对于档案的分类, 立卷工作就很高效, 准确了。这就提高了利用的效率。同时实现远距离传输的任务。从另一方面来说, 电子档案比较容易保存, 具有很好的复用性质。
4 纸质档案与电子档案相比的优势
一般的事业单位或者是企业管理中, 在进行档案处理时比较强调原始数据的完整性。保证原始的内容, 确保其价值, 并且档案数据一旦得形成, 信息不容易更改, 相比较而言, 电子档案比较容易更改, 同时, 纸质档案比较方便阅读, 并且其中的档案数据也比较稳定。而且, 在单位领导进行审核签字的时候比较不容易更改, 具有真实性较强, 形成具有法律的证据。
5 档案工作者应具备的能力
电子档案的管理环节, 应在纸质档案管理环节的基础上, 增强电子文件形成的参与和电子档案长期保存, 两者根本的区别是电子档案管理的各个环节技术含量高。电子档案管理, 实质是一项系统技术工作。所以, 要求电子档案管理人员必须具备档案管理基础知识、计算机应用等方面知识, 还要具备一定的外语能力。但对于广大来说电子档案首先需要思考和明确以下问题:
5.1 什么是电子文件
他是能被计算机系统识别、处理, 按一定格式储存在磁带、磁盘或光盘等介质上, 并可以网络上传送的数字代码序列。电子档案具有对有保存价值的已归档的电子文件提供相应的支持软件、参数和其他相关数据的功能。
5.2 电子文件归档不同于纸质文件归档
因为电子文件是数字化的, 储存在计算机外储存器上, 传递在计算机网络上, 他的归档是属于无纸形式, 是在一定的技术环境下进行的, 需要采取一系列技术保障措施, 才能使归档的电子文件具有纸质档案的功能。他的归档程序、归档的组织领导、归档时间、归档范围、归档份数、归档要求、归档方法、归档鉴定等都与纸质文件归档有区别。
5.3 保管电子档案与保管纸质档案的区别
对于纸质档案, 人们是在防虫、防霉、修裱和加固、字迹恢复等方面下工夫。而电子档案, 则需要依据其软硬件平台变更, 在确保电子档案长期处于可用性、可存取性、可理解性上采取下述三种方法:一是把属于一般性的电子文件, 转换成各种平台上都能适用的文本文件格式, 以不变应万变, 消除由于技术进步所带来的影响:二是可以将电子文件建立在多种不同的数据库平台上;三是彩或开发相应得转换软件, 当我们所应用的技术与所保存的电子档案在技术条件上的一致性发生变化时, 就对所存的电子档案进行相应的转换, 使其始终保持同新技术的兼营性。
5.4 电子档案利用与纸质档案利用的区别
电子档案的利用一般有直接利用、提供拷贝、通过网络传输等三种方法, 由于提供利用的方式和所依赖的技术的多样化, 导致它的利用远比纸质档案复杂。因此, 加强电子档案的利用管理显得更加重要, 广大档案工作者应从建立于各个工作环节相对应的措施、办法、规程、规范入手, 特别是加强安全、保密方面的管理, 并在工作中严格执行, 有效监督, 必要时可以通过行政手段或技术手段来实现。
5.5 电子文件、电子档案真实性的维护
真实性是电子文件管理者面临的现实问题。电子文件与非电子文件之间最根本的区别是, 前者是通过不断地刷新和定期迁移来保证其真实可靠, 而后者则是通过保持他们的事务处理中被产生, 接受和归档时的原格式的状态来保证其真实性。不管他的形势如何变化, 我们要从技术上其他方面采取各种措施, 确保它的原始性。
5.6 电子档案的保存、维护
保证电子档案载体物理上的安全, 这是使其能够通过电子计算机的软、硬件平台, 完整、准确并以人们可以理解的形式输出的前提。
6 纸质档案与电子档案管理应融合
随着现在国家科技水平的不断发展, 各行各业也在进行不断的发展, 这就对有关的档案管理必须进行细致性的管理, 现在的电子档案相对于纸质档案管理中具有的优势比较强, 但是纸质档案的管理的真实性是电子档案无法比较的。因此, 对于这两种档案管理方式, 需要根据具体的情况进行具体的使用。在相关的企业中, 可以将两者有效结合, 一方面反映真实的档案依据;另一方面, 延续电子档案的优点。在现在科技的不断发展中, 纸质档案和电子档案的管理应该相互融合, 互相利用, 给自身带来巨大的利益。
7 结束语
随着时代的不断发展, 对档案的管理应根据实际情况进行具体的统计, 在当今科技发展的现代, 应将电子档案和纸质档案进行合理的融合, 为社会经济的发展发挥其巨大的作用。纸质档案与电子档案在当前以及今后相当长的一个时期将互为补充, 取长补短, 长期并存。
参考文献
[1]张志敏.再论数字城建档案馆及其建设[J].城建档案, 2003 (5) .
[2]冯惠玲.论电子文件的风险管理[J].档案学通讯, 2005 (3) .
纸质档案管理工具 第4篇
【关键词】电子档案；纸质档案；并存发展；集成化管理
伴随计算机信息技术的飞速发展，在档案管理工作中，计算机信息技术也获得了广泛的应用，让档案管理工作逐渐向着网络化、智能化方向发展，电子档案文件也因此应运而生，使得档案的保存与传送变得更加快捷与便利。它的出现给传统档案管理带来了巨大的冲击，打破了传统纸质档案单一的管理模式，在未来很长一段时间内，电子档案与纸质档案都将处于并存管理的状态[1]，因此如何在两者并存时期将两者之间的关系处理好，并做好相应的管理工作，是我们档案工作者当前需要积极探索与研究的课题。
1、电子档案与纸质档案管理现状
随着社会的不断发展进步，档案管理也从过去单一的纸质档案管理发展成当前的電子档案与纸质档案并存管理的局面，这是时代发展进步的要求。虽然电子档案具有传送与保存便捷的优点，但是并不能实现纸质档案具有的原始性、凭证性等本质属性，因此在未来很长一段时间内，电子档案并不能完全取代纸质档案，使得两者将处于并存状态。目前，档案主要可能存在以下两种情况[2]：一是出于办公或者其他业务的现实需要，会先在计算机中生成电子档案，再将电子档案转化成纸质档案予以保存；二是纸质档案数字化，即先出现了纸质档案，后来出于存储或者利用等方面的考虑，将纸质档案转化成电子档案。因此，当前电子档案与纸质档案的管理现状就是两者共同存放、共同管理。而运用集成化管理机制，既可以将纸质档案电子化保存，又可以将电子档案纸质化保存，使同一份文件的电子版与纸质版同时处于存储与可被利用状态，值得推广应用。
2、电子档案与纸质档案实现集成化管理的路径
2.1构建电子档案与纸质档案集成化管理机制。在电子档案与纸质档案并存的新形势背景下，档案工作人员加强对电子档案与纸质档案的管理是适应档案事业变革发展的必然选择。档案工作者必须切实转变自身思想观念，加强对电子档案与纸质档案的管理，为档案管理工作营造外部保障和良好的内部环境。针对当前电子档案与纸质档案并存的局面，构建两者的集成化管理机制，统一电子档案与纸质档案的收集、归档以及借阅的管理，规范电子档案与纸质档案管理工作的程序、内容与范围。根据各个档案之间的联系，全程监督控制档案的利用与保存过程，确保档案管理工作健康有序进行下去。
2.2档案工作人员应不断提升业务技能。电子档案的诞生，使得档案工作人员原本具有的技能已经不足以满足计算机信息技术与档案发展的需要。因此档案工作人员必须加强对现代计算机信息技术的学习以及运用。电子档案与纸质档案并存的局面使得当前的档案管理工作变成了一门汇集了档案学与计算机技术的融合性学科，传统的档案管理办法由于仅仅是针对纸质档案，因此已经无法适应当前档案事业发展的需要了。档案工作人员作为档案的管理者，必须积极介入到电子档案的形成与保管中来，能够熟练掌握互联网、计算机等方面知识，并能够将之运用在电子档案的制作、管理、使用以及维护过程中来，参与到电子档案与纸质档案的并存管理工作中，通过不断探索与总结电子档案与纸质档案并存管理的规律，运用电子档案与纸质档案集成化管理机制将档案管理推向更高层次。
2.3构建混合文件管理系统。为了真正实现电子档案与纸质档案的集成化管理，我们需要构建一个混合文件管理系统[3]。这里的混合文件管理系统就是指不仅能够储存与管理电子档案，又能够储存与管理纸质档案，将混合文件管理系统对不同档案文件的集成化管理功能充分发挥出来。首先，在混合文件管理系统中设置电子文件夹与非电子文件夹，并同时确保文件内部一切元素的协调性与共存性，运用统一的分类标准对其予以储存，确保文件夹内各个元素彼此之间一直保持着密切的联系；其次，针对同一份档案文件的不同载体，应当使用一样的档案号和题名，并在混合文件管理系统数据库对所选择的载体形式或类型进行详细标注。再次，对于电子档案与纸质档案两者的物理保存地质需要分别进行著录；最后，混合文件管理系统还应当具有档案借阅利用、档案文件自动解密、到期档案文件自动销毁等多种功能。总之，运用混合文件管理系统，能够实现对不同类型、不同载体的档案文件的同时管理，不需要再额外设置电子档案管理系统与纸质档案管理系统，既可以让电子档案实现良好管理，能够接收外部电子档案信息，并将之及时归纳进电子档案中，又可以符合纸质档案的管理需要，能够对各种载体的纸质文件予以综合管理及利用。比如许多高校当前运用的档案管理系统[4]就是属于混合文件管理系统，能够实现对学校各个方面的电子档案与纸质档案的综合管理。
3、结论
总而言之，传统的专门针对纸质档案的管理模式已经无法适应当前电子档案与纸质档案并存的新局势，为了满足不同载体的档案管理的需要，使电子档案与纸质档案实现和谐共处，使档案更好地为人们服务，对电子档案与纸质档案实行集成化管理势在必行。本文先介绍了电子档案与纸质档案管理现状，然后在此基础上，从集成化管理机制、档案工作人员、混合文件管理系统三个方面给出电子档案与纸质档案实现集成化管理的具体路径，希望能借此给予广大档案工作者一定参考借鉴，促进档案管理水平向更高层次发展。
参考文献
[1]张荣榕.浅析电子档案与纸质档案双轨道管理机制[J].办公室业务，2012（23）：149+151.
[2]纪晓群，江媛媛，柳萍，等.电子档案与纸质档案的和谐共存与集成管理[J].兰台世界，2013（29）：15-16.
[3]赵波.电子档案和纸质档案的集成化管理措施分析[J].黑龙江科技信息，2015（16）：174.
高考纸质档案组建通知 第5篇
（一）能提供《浙江省普通高校招生考生综合素质评价基本信息表》的考生（含普通高中学生及已建立高中阶段电子档案的综合高中普高班学生）。其纸质档案包括：
1.浙江省普通高校招生考生综合素质评价基本信息表；
2.浙江省普通高校招生考生报名登记表；
3.浙江省普通高校招生体格检查表；
4.浙江省普通高中毕业生登记表；
5.家庭情况调查表（报考军事院校考生使用）；
6.浙江省普通高校招生政策加分考生登记表（原件）及证明原件的复印件（符合加分条件考生使用）。
（二）不能提供《浙江省普通高校招生考生综合素质评价基本信息表》的考生（含往届生以及中职、综合高中普高班未建立高中阶段电子档案的学生）。其纸质档案包括：
1.浙江省普通高校招生考生报名登记表；
2.浙江省普通高校招生体格检查表；
3.浙江省普通高中毕业生登记表；
4.学籍卡片（《学年评语表》、《考试（考查）成绩登记表》）；
5.浙江省中学生体育合格情况登记表；
6.浙江省高中学生各学《品德行为考核表》；
7.家庭情况调查表（报考军事院校考生使用）；
8.浙江省普通高校招生考生思想政治品德考核表（往届生使用）；
9.浙江省普通高校招生政策加分考生登记表（原件）及证明原件的复印件（符合加分条件考生使用）。
（三）高职单考单招考生。其纸质档案包括：
1.浙江省高职单考单招考生报名表；
2.浙江省高职单考单招考生职业技能合格证原件；
3.浙江省中职毕业生登记表；
4.浙江省中职学生各学年成绩登记表；
5.浙江省高中学生各学《品德行为考核表》；
6.浙江省普通高校招生考生思想政治品德考核表（往届生使用）；
7.浙江省普通高校招生政策加分考生登记表（原件）及证明复印件（符合加分条件考生使用）。
纸质档案辅助检查要求 第6篇
新建一般居民：
《一次健康检查血糖心电图B超》
糖尿病：
《每年一次健康检查心电图B超四次空腹血糖及四次随访》
高血压：
《每年一次健康检查血糖B超及四次随访》
精神病：
《每年一次健康检查与病情评估：一般体格检查血常规血糖转氨酶心电图4次随访》
0-6岁儿童：
《新生儿健康管理至少2次，婴幼儿健康管理1岁以内至少4次，第2年和3年每年至少2次，在6-81830月龄分别进行一次血常规检测，4-7岁儿童每年提供一次健康管理服务和一次血常规检测。》
孕产妇：
《5次产前检查，包括血常规尿常规肝肾功能血型1次。血红蛋白、尿蛋白各4次，孕21周-24周1次产科B超，孕25周-36周1次血糖筛查，1次艾滋病抗体.梅毒血清学实验与乙型肝炎检测。产妇出院后1周{测一次血常规}、2次产后访视，42天健康检查。》
老年人：
《每年一次健康检查血常规尿常规肝肾功能空腹血糖血脂心电图B超 》
健康教育：
村卫生室举办健康教育讲座不少于6次《内容：活动应有照片签名册》
关于纸质学籍档案建档的通知 第7篇
1、七年级（即2016届学生）各班主任速到教务处领取《靖边县初级中学学生学籍档案册》和《学生信息确认表》
2、填表说明：
《学籍档案册》：本册中的个表格必须用黑色墨迹的钢笔或碳素笔填写，字迹要工整，不得涂改或挖补。只填写封皮上的内容和学生学籍卡上的内容，所填信息要与前段时间电子学籍档中学生签字确认的《学生信息确认表》中的信息相同。另外，要用固体胶（禁止用胶带）粘贴同底正面免冠的照片，2寸，两张。在下周统一照相，时间另行安排。《学生学籍卡》中间的学籍字第号（填写学籍号末四位，要汉字大写）。建档日期统一填写为2013年9月。
3、凡是本学期转入我校的八、九年级学生在下周星期二前将纸质学籍档案从原就读学校领取回来交到我校教务处。不交者，学籍退回原学校，出现后果，由学生本人自负。
4、七年级班主任利用本周晚自习组织学生填写。填写完毕后暂时保存在班主任处，不得遗失。待学生照相后，贴好照片后再交到教务处，以便到教育局统一验印。领取的《学生信息确认表》也一并装入档案袋交回教务处。
教务处
论电子档案与纸质档案的整合管理 第8篇
一、理念基本观点
此种理念认为, 电子档案与纸质档案有着档案共同的特点, 同时它们又有不同之处, 各有优缺点, 两者之间可以起到互补的作用。具体来讲, 电子档案与纸质档案都是人类在社会活动中形成的真实记录, 都具有历史价值和凭证价值。电子档案具有接收方便、归档及时齐全、信息存储的高密度性、多种信息媒体集成、便于统一管理、可减轻档案管理人员的手工劳作、提高工作效率等优点, 且具有共享性, 多名用户可在同一时间利用, 满足了利用者的一般需求;但具有信息易更改、原始性及真实性难保证、数据易丢失、存储介质材料易破坏、保存时间短、对计算机软硬件环境依赖性强等缺点。纸质档案具有载体性能相对稳定、内容真实可靠、可长久保存等优势;但却有文件形成时间长、整理费时费工、检索速度慢、存储密度小、利用排他性强等缺点。
电子档案与纸质档案长期并存的局面, 势必要求档案工作者主动应对这种新形势, 制定科学、全面的档案管理策略。一方面, 因势利导, 以积极的档案管理政策进军电子档案管理领域, 从管理制度、方法、技术层面帮助电子档案建立法律地位;另一方面, 稳扎稳打, 坚守“社会记忆保护者”的职责, 在没有充分把握保障电子档案长久真实性时, 不轻言放弃纸质档案阵地, 充分、有效地利用两种档案的特点实现管理优势互补, 以便在档案管理的重大变革时期最大限度地把握主动。有鉴于此, 目前我国档案管理的基本政策是在电子档案归档保存时将相同内容的纸质档案一并保存, 这样既可以保存反映历史真实面目的纸质档案, 又可以发挥电子档案在检索、利用等方面的优越性。这就决定了电子档案和纸质档案必须共存, 并施行整合管理。整合管理, 是指针对目前纸质档案与电子档案的不同属性和特点, 在管理中将电子档案与纸质档案一一对应。它要求对电子档案和纸质档案进行集中统一管理。从管理人员来看, 要由专人对电子档案和纸质档案进行统一管理和控制;从管理流程来看, 要将电子档案、纸质档案纳入统一的管理流程;从管理系统来看, 要将电子档案、纸质档案纳入同一档案管理系统;从信息资源的开发利用来看, 要对电子档案和传统档案信息资源进行综合开发利用。具体而言, 无论是电子档案还是纸质档案都要在同一档案管理系统上登记、著录, 对于电子档案数据采取自动采集的方式, 对于纸质档案则进行人工录入。对于重要的并经常需要利用的纸质档案可以将其数字化处理, 从而可以方便快捷地进行信息资源开发并提供利用。在系统中, 对电子档案及传统的纸质档案统一进行虚拟组卷, 从而有效地维护档案之间的历史联系, 便于提供利用。
二、理念具体要求
随着现代化电子政务、电子商务建设的开展, 各机关单位也相应建立了系统办公网络平台, 对现代档案管理也就有了更高的要求。因而, 现代档案管理流程有别于传统的档案管理流程, 它既要实现对电子档案的管理, 又要实现对纸质档案的管理。为了实现电子档案和纸质档案的整合管理, 对电子档案和纸质档案的管理要实行同步归档、同步鉴定、同步整理和同步利用。具体如下:
1. 同步归档。
将制发的、收到的纸质文件核对完整齐全后即时归档;电子档案在确定符合归档要求后, 保存到指定的计算机硬盘或档案数据库中并加上归档标志。
2. 同步鉴定。
对于电子档案的鉴定最理想的情况是由计算机自动鉴定, 由系统依照预定的保管期限表判断保管期限;纸质档案可随时鉴定, 即时归档。
3. 同步整理。
对于纸质档案和电子档案采用“合二为一”的整理方法, 二者拥有相同的档号和著录信息, 确保在整理归档纸质档案的同时电子档案也可整理完成。
4. 同步利用。
纸质档案管理工具 第9篇
一、社保业务纸质档案数字化管理的优点
（一）标准统一，要求规范
将社会保险业务纸质档案的范围、分类、收集、立卷、归档、使用等要求以软件的形式编制在社会保险档案电子管理系统中，不按规定流程整理便无法归档，从而使社会保险业务纸质档案化管理标准统一，要求规范。解决了目前纸质档案管理中的标准不统一、内容不齐全，整理的规格不统一、质量不高等问题。
（二）即时采集，随时归档
实行电子档案管理可以在参保对象业务办结后立即将纸质资料扫描录入微机，不仅避免了手工录入造成的差错，提高了工作效率，而且解决了有些单位平时不注意纸质资料的收集整理，造成资料散失遗漏的问题。同时，电子档案不需要装订，因此可随时编号归档，解决了纸质资料平时无法归档，必须等到年底才能整理归档的问题，保证了纸质资料的归档率和完整率。
（三）易于管理，查阅方便
电子档案是以电子数据的形式存储纸质档案资料，几百甚至几千本纸质资料用一张光盘便可轻而易举地容纳下，而无需固定的库房、档案架、防霉防虫等设施，节约了人力和财力，管理起来十分方便。联机后凡是在经过授权的微机上，都可以方便、快捷地查阅自己想要的各类社会保险档案资料，提升了社会保险经办机构基础管理水平，解决了多年来传统档案管理一直处于封闭式的局面，提高了资料档案利用价值。
（四）监控前移，方便考核
由于采用高清晰度扫描，参保人的签名、章印、审核人意见、文书中的法律条款等，每一个细节你都看得清清楚楚，在微机中审核社会保险业务资料，可以方便地找出哪些申报表未审核签字，哪些报表审核不认真，哪些登记表填写或资料不全等，将监控工作前移到受理录入环节，有效地提高了各项基础工作的质量。同时为内部考评提供了新的途径和依据，想查书面资料情况直接在计算机上就可实现，无需再到业务员或档案室调取资料检查。
二、实现社保业务纸质档案数字化管理的可行性
（一）取材容易，采集便捷
对于社会保险业务纸质档案数字化管理来说，需要的是将纸质资料转换成电子数据。纸质资料可通过扫描仪扫描进入微机，只需要设计出实用的社会保险业务资料档案管理软件将它们组合、分类、存储起来，再配以适当的查询应用系统便可顺利运行。
（二）投资不大，技术不难
社会保险业务纸质档案数字化管理的难点是软件的编写，虽然一般单位缺乏熟练的程序员，但通过“借脑”的办法，结合本身社会保险业务档案工作的要求，借助外部技术人员的力量，可以成功地解决这一难题。同时，高速扫描仪的价格不高。
（三）容易普及，实用性强
软件的前台应用十分简洁，通俗易懂，先用扫描仪将纸质档案扫描进计算机保存，再用档案管理软件将已保存的电子资料进行整理归档，然后便可按使用者的需求检索资料，使用方法十分简单。同时，网络版的社会保险业务档案管理软件，通过授权可以实现系统内网中的任何一台计算机都可以方便地检索和查阅社会保险业务档案资料，实现真正的资源共享，根本不需要再到指定的档案室去，十分实用而又容易普及。其中工作量最大的是初期资料的扫描录入，但使用高速扫描仪可解决这一问题。
三、实行社保业务纸质档案数字化管理应注意的几个问题
（一）加强纸质资料审核
资料整理是档案数字化工作中的一个基础环节，准备不充分会造成数据录入内容与名称不对应或资料残缺不全等现象。这要求在档案扫描前，必须加强审核，对装订物影响扫描工作进行的档案，应拆除装订物，拆除装订物时应注意保护档案不受损害，不允许裁切档案纸张。破损严重无法直接进行扫描的档案，应先进行技术修复；折皱不平影响扫描质量的原件应先进行处理（压平或熨平）后再进行扫描。
（二）加强数据质量控制与管理
对于扫描好的数据信息，由质量检查人员把关，检查扫描数据质量是否符合最终存储归档标准。对在高速扫描过程中出现的不合格数据，做人工处理。如果发现漏页、重张等问题，要求及时补扫或在系统中删除重张那页。对于扫描数据不清晰的，在数据信息问题记录单上记录并重新扫描。当发现不符合规则的数据，利用系统提供的功能，对扫描好的数据进行修改或更正。
数据档案信息虽然不怕虫蛀、霉烂，但也有其缺点，一旦发生中毒、计算机硬盘损坏等情况，将会造成数据的丢失。因此要加强对已录入的数据的保存，在加强对计算机安全管理的同时，可定期对数据进行备份，确保数据不丢失；还要加强数据的保密处理，防止人为破坏。
（三）加大相关人员的培训
随着信息技术的高速发展，档案管理由过去的劳动密集型转变为以现代化办公设备为依托的知识密集型的工作模式，档案数字化建设的过程与新知识、新技术的普及和应用密不可分，所以，人才队伍是关系到档案数字化建设成败的关键因素。因此，应加大有关人员的岗位培训力度，重点学习与信息化相关的系统开发与维护、数据化加工与管理、数据库运行管理等，以适应档案信息化建设的需要。
数字化档案的产生，结束了上千年来纸张记录信息等人类发展进程的历史。数字化档案凭借其记录存储信息巨大、查询检索高效准确、保管节省空间等许多优于传统纸质档案的特点，很快成为档案现代化管理的必然趋势。美国是信息化和法律化高度发达的国家，其社会保险档案已实现了数字信息化管理。因此，从我国社会保险业务纸质档案的特点来看，数字化档案逐步取代纸质档案将成为历史的必然，从而极大提升社会保险档案管理水平。
（作者单位：广西壮族自治区社会保险事业局）
研究性学习纸质档案袋的整理 第10篇
纸质档案袋的整理，纸质档案袋里包括：（1）结题报告（word版）修改稿的打印稿（2）开题报告（word版）修改稿的打印稿
（3）双周记、访谈记录、外出调查表、调查问卷原始资料、实验记录、主要研究活动过程记录以及其他研究过程中积累的原始资料等。（4）学生心得体会（每人不少于500字）打印稿（5）指导教师评语打印稿。
以上内容分类装订好（其中第3项内容再分成小类装订）。
档案袋封面上写清 “崂山一中2013级高一*班*组研究性学习课题研究资料包
课题名称：
指导教师：
提交日期：
”字样，并在封面相应统计栏目中按上述顺序分别写清档案袋内资料的名称及数量。
研究性学习纸质档案袋的整理
纸质档案袋的整理，纸质档案袋里包括：（1）结题报告（word版）修改稿的打印稿（2）开题报告（word版）修改稿的打印稿
（3）双周记、访谈记录、外出调查表、调查问卷原始资料、实验记录、主要研究活动过程记录以及其他研究过程中积累的原始资料等。（4）学生心得体会（每人不少于500字）打印稿（5）指导教师评语打印稿。
以上内容分类装订好（其中第3项内容再分成小类装订）。
档案袋封面上写清 “崂山一中2013级高一*班*组研究性学习课题研究资料包
课题名称：
指导教师：
提交日期：
纸质档案管理工具 第11篇
发布机构：万源市档案局
发布日期：2018-04-16
纸质档案数字化规范DA/T31—2017
前言
本标准按照GB/T 1.1-2009给出的规则起草。本标准替代DA/T 31-2005《纸质档案数字化技术规范》。
本标准与DA/T 31-2005相比，主要技术变化如下： ——标题进行了修改；
——增强组织与管理部分的内容，完善数字化工作中管理相关要求； ——增强数字化前处理部分的内容，包括对实体档案保护和档案规范化管理方面的要求；
——增加数字化过程中元数据采集的要求； ——修改了档案扫描部分参数要求；
——修改了图像处理部分内容，更加强调保持档案原貌的要求； ——细化了数字化成果验收的内容；
——删除原标准数据备份和数字化成果管理相关内容。本标准由国家档案局提出并归口。本标准起草单位：国家档案局档案科学技术研究所、国家档案局信息管理中心、国家档案局技术部。
本标准主要起草人：王良城、马淑桂、郝晨辉、程春雨、杜琳琳、蔡伟、宋涌、王大众、田军、曹燕、李华峰。本标准所代替标准的历次版本发布情况为： ——DA/T 31—2005。
引
言
DA/T 31-2005的发布实施，从技术标准方面对纸质档案数字化工作提出了要求，很好的促进了纸质档案数字化工作向科学化、规范化的方向发展，在档案信息化工作中发挥了重要作用。
由于纸质档案数字化工作所依赖的信息技术发展迅速，经过10年的时间，数字化设备、存储、网络等技术条件都发生了较大变化，同时，纸质档案数字化工作管理方法和管理理念等都在不断更新、发展。因此，及时对本标准进行修订，适时调整相关要求，从档案行业层面科学规范纸质档案数字化工作，具有重要的现实意义。
标准本次修订更加注重我国纸质档案数字化工作自身的特点，结合目前信息技术发展的水平，提出适用于档案行业的纸质档案数字化工作的规范性要求。
纸质档案数字化规范 范围 本标准规定了纸质档案数字化技术和管理要求。本标准适用于采用扫描设备对纸质档案的数字化加工过程的管理。规范性引用文件
下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。
GB/T 20530-2006 文献档案资料数字化工作导则 DA/T 1 档案工作基本术语 DA/T 18 档案著录规则
ISO/TR 13028 信息与文献 档案数字化实施指南（Information and Documentation — Implementation guidelines for digitization of records）术语和定义
GB/T 20530-2006、DA/T
1、DA/T 18界定的以及下列术语和定义适用于本文件。
3.1数字化 digitization
利用计算机技术将模拟信号转换为数字信号的处理过程。3.2数字图像digital image
表示实物图像的整数阵列。一个二维或更高维的采样并量化的函数，由相同维数的连续图像产生。
3.3纸质档案数字化digitization of paper-based records 采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联关系的处理过程。
3.4分辨率resolution
单位长度内图像包含的点数或像素数，一般用每英寸点数(dpi)表示。总则
4.1 各单位应根据档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素统筹规划、科学开展纸质档案数字化工作。纸质档案数字化工作的开展应遵循ISO/TR 13028和GB/T 20530提出的要求和建议。
4.2 纸质档案数字化的基本环节主要包括：数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。
4.3 应采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成果质量。纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实反映档案内容，最大程度地展现档案原貌。
4.4 纸质档案数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元数据元素的确定应符合ISO/TR 13028提出的要求。4.5 应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体和档案信息的安全。
4.6 加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。
5．组织与管理
5.1 机构及人员
5.1.1 应建立纸质档案数字化工作组织，对数字化工作进行统筹规划、组织实施、协调管理、安全保障、技术保障、监督检查、成果验收等，确保数字化工作的顺利开展。
5.1.2 应配备具有相应能力的工作人员，包括熟悉档案业务并具有较高的调查研究水平和良好的组织领导能力的管理人员，熟悉相关标准规范并能够为纸质档案数字化工作各环节提供技术支持的技术人员，掌握一定数字化基础知识并熟悉本职工作的操作人员等。应通过科学规范的管理制度，对工作人员进行规范化管理。为强化数字化工作的安全性，应加强对外聘工作人员的审核。
5.2 基础设施
5.2.1 应配备专用加工场地，并进行合理布局，形成档案存放、数字化前处理、档案著录、档案扫描、图像处理、质量检查等工作区域。5.2.2 加工场地的选择及温湿度等环境的控制不应不利于档案实体的保护。场地内应配备可覆盖全部场地的防火、防水、防有害生物、防盗报警、视频监控等安全管理的设施设备。
5.2.3 应合理规划、配备和管理纸质档案数字化设施设备，确保设施设备安全、先进，能够满足数字化工作的需要。
5.3 工作方案
5.3.1 应在充分调研的基础上，制定科学合理的工作方案，确保纸质档案数字化工作达到预期目标。
5.3.2 纸质档案数字化工作方案应包括数字化对象、工作目标、工作内容、成本核算、数字化技术方法和主要技术指标、验收依据、人员安排、责任分工、进度安排、安全管理措施等内容。数字化对象的确定应综合考虑档案的珍贵程度、开放程度、利用率、亟待抢救程度、数字化资金情况等因素。
5.3.3 宜对纸质档案数字化工作方案进行专家论证，确保其科学、规范、合理。
5.3.4 纸质档案数字化工作方案应经审批后严格执行。工作方案审批结果应与数字化工作过程中形成的其他文件一并保存。
5.4 管理制度
5.4.1 应制定科学化、规范化的管理制度，并在工作过程中严格执行，以有效保障档案安全和纸质档案数字化成果质量。5.4.2 纸质档案数字化管理制度应包含岗位管理、人员管理、场地管理、设备管理、数据管理、档案实体管理等方面的制度。
岗位管理制度主要规定数字化工作各岗位的工作目标和职责，形成明确的岗位业务流程规范、考核标准、奖惩办法等；人员管理制度主要对人员的安全责任、日常行为、外聘人员信息审核及管理、非工作人员来访登记等进行规范；场地管理制度主要对人员出入和工作场地内基础设施、环境、网络、监控设施、现场物品、证件等的管理进行规范；设备管理制度主要对数字化工作各环节涉及的全部设备的管理进行规范；数据管理制度主要对数字化各环节所产生的数据的管理进行规范；档案实体管理制度主要对档案实体在数字化过程中的交接、管理、存放等工作进行规范。
5.5 工作流程控制
5.5.1 应依据相关的法律法规和各类技术标准，制定相关的工作流程和各环节操作规范等，对纸质档案数字化全过程进行有效的控制，确保数字化成果质量。纸质档案数字化流程示例参见附录A。
5.5.2 应加强对纸质档案数字化工作的全流程安全管理。5.5.3 应建立完善的问题反馈机制，对纸质档案数字化工作过程中后端环节发现前端环节中产生的问题进行及时反馈和修正。
5.6 工作文件管理 5.6.1 应根据情况制定符合实际要求的纸质档案数字化工作文件，以此加强对数字化工作的管理。主要包括纸质档案数字化工作方案、纸质档案数字化审批书、纸质档案数字化流程单、数据验收单、项目验收报告、纸质档案数字化成果移交清单等，采取外包方式实施时，还应包括项目招标文件、投标文件、中标通知书、项目合同、保密协议等。部分工作单示例参见附录B。
5.6.2 应加强对纸质档案数字化工作文件的管理，明确数字化工作过程中形成的工作文件的整理、归档、移交等管理要求。
5.7 档案数字化外包
5.7.1 纸质档案数字化工作如需外包，档案部门应从企业性质、股东组成、安全保密、企业规模、注册资金情况等方面严格审查数字化加工企业的相关资质；按照GB/T 20530-2006第5章的要求评估数字化加工企业的技术能力；从规章制度的建立健全程度等方面考查加工企业的管理能力。
5.7.2 在项目实施过程中，应依据《档案数字化外包安全管理规范》（档办发[2014]7号），从档案部门、数字化服务机构、数字化场所、数字化加工设备、档案实体、数字化成果移交接收与设备处理等层面执行严格的安全管理要求。
5.7.3 档案部门应指派专门人员参与纸质档案数字化外包业务的监督、指导，完成质量监控、进度监控、投资监控、安全监控和协调沟通等方面的工作。档案出库
6.1 档案保管部门应按照纸质档案数字化工作方案确定的数字化对象开展档案调取、清点、登记等前期准备工作，并提交档案出库申请，经相关责任人批准后，严格按照档案库房管理规定为数字化对象办理出库相关手续，并与数字化部门共同清点无误后，对档案进行交接出库。
6.2 纸质档案数字化过程中，应设置距离数字化加工场所较近的保管库用以临时存放纸质档案，并对纸质档案的领取与归还进行严格管理，认真做好检查、清点、登记等工作，确保纸质档案的安全。数字化前处理
7.1 确定扫描页
原则上应将确定为数字化对象的纸质档案全部扫描，不宜进行挑扫。如有不需要扫描的页面应加以标注。
7.2 编制页号
7.2.1 应对没有页号或页号不正确的档案重新编制页号。7.2.2 重新编制页号时，应在统一位置书写页号，且不压盖档案内容。
7.2.3 书写页号所使用的笔、墨等不应破坏档案原件 或对档案长期保存造成影响。
7.2.4 应将破损页面、缺页等特殊情况进行登记。
7.3 目录数据准备
7.3.1 按照目录数据库建立时制定的数据规则，对照档案原件内容，规范档案中的目录内容。
7.3.2 对需在目录数据库中进行标记的情况进行标记。
7.4 拆除装订
应以对纸质档案的保护为原则确定是否拆除装订。如需拆除装订物，应注意保护档案不受损害，并对排列顺序不准确的档案进行重排。特殊装订且拆除装订后需恢复的档案，在拆除装订物时应采用拍照等方式记录档案原貌，以便于恢复。
7.5 技术修复
7.5.1 破损严重或其他无法直接进行扫描的纸质档案，应先由专业技术人员进行技术修复。
7.5.2 折皱不平影响扫描质量的纸质档案应先进行压平等相应技术处理。目录数据库建立
8.1 应制定目录数据库数据规则，包括数据字段长度、字段类型、字段内容要求等。目录数据库数据规则的制定应符合DA/T 18对档案著录的要求。在纸质档案目录准备与目录数据库建立工作中均应严格遵守。
8.2 数据库选择应考虑可转换为通用数据格式，以便于数据交换。8.3 数据库结构的设计应特别注意保持档案的内在联系，有利于纸质档案数字化成果的管理和利用。
8.4 将纸质档案数字化前处理工作中对纸质档案目录进行修改、补充的结果录入数据库，形成准确、完整的目录数据。
8.5 可采用计算机自动校对与人工校对相结合的方式，对目录数据的质量进行检查，包括著录项目的完整性、著录内容的规范性和准确性等。发现不合格的数据应及时进行修改。档案扫描
9.1 基本要求
档案扫描应根据纸质档案原件实际情况、数字化目的、数字化规模、计算机网络和存储条件等选择相应的扫描设备，和进行相关参数的设置和调整。参数的设置和调整应保证扫描后数字图像清晰、完整、不失真，图像效果最接近档案原貌。
9.2 扫描设备 9.2.1 扫描设备的选择应特别注意对档案实体的保护，尽量采用对档案实体破坏性小的扫描设备进行数字化。9.2.2 超出所使用扫描仪扫描尺寸的档案可采用更大幅面扫描仪进行扫描，也可以采用小幅面扫描仪分幅扫描后进行图像拼接的方式处理。分幅扫描时，相邻图像之间应留有足够的重叠，并且采用标版等方式明确说明分幅方法；若后期采用软件自动拼接的方式，重叠尺寸建议不小于单幅图像对应原件尺寸的1/3。
9.2.3 应遵循相关设备的使用规律进行定期维护、保养。
9.3 扫描色彩模式
9.3.1 为最大限度保留档案原件信息，便于多种方式的利用，宜全部采用彩色模式进行扫描。
9.3.2 页面中有红头、印章或插有照片、彩色插图、多色彩文字等的档案，应采用彩色模式进行扫描。
9.3.3 页面为黑白两色，并且字迹清晰、不带插图的档案，也可采用黑白二值模式进行扫描。
9.3.4 页面为黑白两色，但字迹清晰度差或带有插图的档案，也可采用灰度模式扫描。
9.4 扫描分辨率
9.4.1 扫描分辨率的选择，应保证扫描后图像清晰、完整，并综合考虑数字图像后期利用方式等因素。9.4.2 扫描分辨率应不小于200dpi。如文字偏小、密集、清晰度较差时，建议扫描分辨率不小于300dpi。
9.4.3 如有COM输出、仿真复制、印刷出版等其他用途时，可根据需要调整扫描分辨率。需要进行COM输出的档案，扫描分辨率建议不小于于300 dpi；需要进行高精度仿真复制的档案，扫描分辨率建议不小于600 dpi；需要进行印刷出版的档案，可结合档案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等选择合适的分辨率。
9.5 存储格式
9.5.1 纸质档案数字图像长期保存格式为TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式，图像压缩率的选择可根据实际应用的需求而定。
9.5.2 纸质档案数字图像利用时，也可从网络浏览速度、易操作性、存储空间占用等方面进行综合考虑，将图像转换为PDF等其他格式。
9.5.3 同一批档案应采用相同的存储格式。
9.6 图像命名
9.6.1 应以档号为基础对数字图像命名。图像命名方式的选择应确保图像命名的唯一性。
9.6.2 建议将数字图像存储为单页文件，并按档号与图像流水号的组合对图像命名。
9.6.3 数字图像确需存储为多页文件时，可采用该档案的档号对图像命名。
9.6.4 应科学建立纸质档案数字图像的存储路径，确保数据挂接的准确性。图像处理
10.1 图像拼接
对分幅扫描形成的多幅数字图像，应进行拼接处理，合并为一个完整的图像，以保证纸质档案数字图像的整体性。拼接时应确保拼接处平滑地融合，拼接后整幅图像无明显拼接痕迹。
10.2 旋转及纠偏
对不符合阅读方向的数字图像应进行旋转还原。对出现偏斜的图像应进行纠偏处理，以达到视觉上基本不感觉偏斜为准。
10.3 裁边
如需对数字图像进行裁边处理，应在距页边最外延至少2至3毫米处裁剪图像。
10.4 去污
如需对数字图像进行去污处理，以去除在扫描过程中产生的污点、污线、黑边等影响图像质量的杂质，应遵循展现档案原貌的原则，处理过程中不得去除档案页面原有的纸张褪变斑点、水渍、污点、装订孔等痕迹。
10.5 图像质量检查
10.5.1 数字图像不完整、无法清晰识别或图像失真度较大时，应重新扫描。
10.5.2 对于漏扫、重扫、多扫等情况，应及时改正。
10.5.3 数字图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时进行调整。
10.5.4 对数字图像拼接、旋转及纠偏、裁边、去污等处理情况进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像处理。数据挂接
11.1 应借助相关软件对数据库中的目录数据与其对
应的纸质档案数字图像进行挂接，以实现目录数据与数字图像的关联。
11.2 逐条对挂接结果进行检查，包括目录数据与纸质档案数字图像对应的准确性、已挂接数字图像与实际扫描数量的一致性、数字图像是否能正常打开等，发现错误及时进行纠正。数字化成果验收与移交
12.1 验收方式
12.1.1 建议档案部门成立专门的验收组对纸质档案数字化成果进行验收。
12.1.2 应采用计算机自动检验与人工检验相结合的方式对纸质档案数字化成果进行验收检验。
12.2 验收内容
12.2.1 纸质档案数字化成果包括数字图像、档案目录数据、元数据、数字化工作中产生的工作文件、存储载体等。
12.2.2 应对目录数据进行验收，主要包括数据库中各条目的内容、格式等的准确程度、必填项是否填写等。
12.2.3 应对元数据进行验收，主要包括元数据元素的完整性和赋值规范性等。
12.2.4 应对数字图像进行验收，主要包括数字化参
数、存储路径、命名的准确性、图像的完整性、排列顺序的准确性、图像质量等。
12.2.5 应对数据挂接进行验收，主要包括目录数据与其对应的数字图像的挂接的准确性等。
12.2.6 应对工作文件进行验收，主要包括工作文件的完整性、规范性等。
12.2.7 应对存储载体进行验收，主要包括载体的可用性、有无病毒等。
12.3 验收指标
能够采用计算机自动检验的项目应采用计算机自动检验的方式进行100%检验，检验合格率应为100%。对于无法用计算机自动检验的项目，可根据情况以件或卷为单位采用抽检的方式进行人工检验。抽检比率不得低于5%，对于数据库条目与数字图像内容对应的准确性，抽检合格率应为100%，其他内容的抽检合格率应不低于95%。
12.4 验收结论
12.4.1 每批纸质档案数字化成果质量检验达到本标准12.2和12.3的要求，予以验收“通过”。验收未通过应视情况进行返工或修改后，重新进行验收。
12.4.2 验收完成后须经验收组成员签字。验收“通过”的结论，必须经相关领导审核、签字后方有效。
12.5 移交
验收合格的数据应按照纸质档案数字化工作方案及时移交，并履行交接手续。移交单示例参见附录B。档案归还入库
13.1 档案装订 纸质档案数字化工作完成后，拆除过装订物的档案如需装订，应注意保持档案原貌，做到安全、准确、无遗漏。
13.2 档案归还入库
