岩土工程档案范文（精选11篇）
岩土工程档案 第1篇
岩土工程档案是岩土工程实践活动的真实记录,它形成于岩土工程项目的实施过程中,记录了每个岩土工程实施过程的具体情况,是岩土工程项目各项指标的概括和总结。作为科技档案的重要组成部分,岩土工程档案是基本建设档案的最基础部分,也是岩土工程技术资源的储备形式,既是岩土工程活动的历史见证,也是岩土工程科学研究的重要参考资料,更是指导岩土工程实践活动的最可靠的依据。
岩土工程档案在整个岩土工程包括岩土工程设计、岩土工程勘察、岩土工程施工、岩土工程检测及岩土工程技术科学研究过程中起着相当重要的作用。这就决定了岩土工程档案必须实行科学管理。只有科学的管理方法,岩土工程档案才能更好地服务于岩土工程建设,服务于社会。
1 科技档案“四同步”管理
科技档案“四同步”管理,通俗讲就是科技项目在实施过程中同时对档案材料的形成进行控制,即:在下达任务的同时提出文件材料归档要求;在检查计划进度的同时检查文件材料的形成情况;评审鉴定成果的同时验收鉴定档案材料的完整、准确、系统情况;上报登记和评审奖励科技成果、优秀工程项目以及科技人员提职考核,档案部门同时出具归档情况证明材料。
岩土工程是以岩土体为工作对象,以工程地质学、岩石力学和基础工程为基本内容,涉及岩体和土体的利用、整治和改造的一门综合性的技术科学,是土木工程的一个组成部分[1]。岩土工程档案是在岩土工程的实践活动中形成的具有保存价值的各种载体的记录。
科技档案的“四同步”管理是一种面向科技档案所管理的档案管理方式。千差万别的科技档案形成于不同行业、不同部门,而不同部门对不同种类科技档案所实施“四同步”管理的程度及方式也各不相同。我院在多年岩土工程档案管理过程中形成了对岩土工程档案“四同步”管理的模式,在岩土工程档案的管理、查阅、利用等工作,发挥了很好的作用。
2 岩土工程档案“四同步”管理的形成
我院是主要从事岩土工程勘察及地基处理与桩基础工程的单位,在工程实施过程中形成了大量的岩土工程档案。如何管理好这数量大、种类多的岩土工程档案,是摆在管理人员面前责无旁贷的任务。经过多年的管理实践,参考并借鉴其他单位科技档案“四同步”管理的先进经验,逐步形成了我院岩土工程档案“四同步”管理的一套方法:即将岩土工程项目从开始立项、中间实施到竣工验收、评审奖励四个阶段中所形成的具有保存价值的材料分门别类逐一列出,形成每类岩土工程档案归档范围并做成固定格式的表格,表格最上方是岩土工程项目名称及项目编号,下方分别设置部门负责人、工程项目负责人、部门兼职档案员[2]及档案部门专职档案员签署意见栏,即形成岩土工程档案“四同步”管理表。这张“四同步”管理表伴随岩土工程项目的整个执行过程,其具体做法是:
2.1 一同步
下达岩土工程任务时,同时提出档案的归档要求。当生产部门接到生产经营管理部门任务下达通知后,生产部门分配任务给工程项目负责人时,同时通知部门兼职档案员发给与项目负责人所承担工程项目类别相对应的“四同步”管理表,项目负责人在岩土工程项目的执行过程中依据手中的“四同步”管理表所划定的归档范围随时搜集工作中形成的归档材料。
2.2 两同步
检查岩土工程项目进度时,同时检查文件材料的形成情况。在岩土工程项目实施的进程中,部门负责人会不定期地下去检查工程进度及工程质量,在检查工程进度、工程质量的同时,要检查工程进程中所形成归档材料的收集情况,并在“四同步”管理表部门负责人签审栏中提出检查意见,这是必不可少的中间环节。岩土工程档案“四同步”管理表中的归档范围是按文件材料的形成时间排列的,在岩土工程项目进程中,工程项目负责人可随时将形成的材料依据“四同步”管理表进行收集。
2.3 三同步
岩土工程项目竣工验收时,同时验收归档材料的完整、准确、系统情况。在岩土工程项目竣工验收时,归档材料的验收需经多方人员来把关。
①岩土工程项目完工后,项目负责人首先确认归档材料符合岩土工程“四同步”管理表要求,才可申请项目验收,并在“四同步”管理表项目负责人签审栏签字后,归档材料移交部门兼职档案员。
②部门兼职档案员将申请验收的项目提交部门负责人审核。部门负责人对提请验收的岩土工程项目所形成的全部归档材料进行核查,符合岩土工程“四同步”管理表要求的,方同意验收,并在“四同步”管理表中部门负责人签审栏签字确认。
③部门负责人审查批准验收后,部门兼职档案员再次检查归档材料的案卷质量,确认合格后,开具岩土工程项目完工验收之证明,项目负责人持证明到生产经营管理部门办理验收。
④档案室接收岩土工程项目存档必须是以生产经营管理部门办理验收为前提,并依据项目“四同步”管理表检查归档材料的完整情况,合格的接收存档,并在档案室签收栏签字确认。“四同步”管理表同时存入案卷内。
2.4 四同步
岩土工程项目上报评奖及项目负责人提职考核时,档案部门同时出具归档情况证明材料。
①报奖:当某个工程项目申请报奖时,评奖部门要首先通过档案室查询此项目是否归档,其次看此项目归档材料是否齐全,并对照卷内“四同步”管理表审阅,符合归档要求的,才有资格参加评奖,并由档案室出具归档情况证明材料。
②项目负责人提职考核:当项目负责人提职考核时,人事部门会通知档案室调阅此项目负责人所作的岩土工程项目存档材料,并具体统计出此项目负责人岩土工程项目的归档率及每个存档项目的案卷完整率。检查归档项目完整率的主要依据是案卷中“四同步”管理表,存档材料符合归档要求的,档案室同样出具归档合格之证明。岩土工程档案归档情况的好坏是项目负责人提职的重要条件之一。如果存档完好率低于规定标准的,则取消提职资格。
3 结语
我院在岩土工程档案管理过程中也走过一些弯路,曾经出现过归档率极低的现象,项目完工后归档材料积压在项目负责人手中,无人督促归档,造成丢失的情况时而有之;同时,归档完整率也很低。由于缺少有效的管理制度,有些归档项目的归档材料不齐全,该归档的未归,不该归档的却归了不少,致使归档项目利用价值大打折扣;也一度出现案卷质量不合格的情况,接收的项目案卷质量不符合规范要求,需要按规范重新返工整理。
作为专职的档案管理人员,笔者深深体会到了对岩土工程档案实施“四同步”管理的极大优越性:首先,岩土工程档案的归档率、归档完整率和案卷质量的合格率都得到了彻底改观,年终归档率基本达到100%,各类岩土工程档案的归档完整率平均达到99%,案卷质量的合格率也接近100%。其次,在档案的利用方面,利用数量及利用人次也逐年提高,档案质量的提高给档案利用带了方便和效率,原来的档案利用人次寥寥无几,而现在几乎是应接不遐。第三,四同步管理使档案管理步入标准化的轨道,档案管理与提供利用方式也逐步计算机化,大大提高了档案管理与服务水平和效率。
综上所述,岩土工程档案“四同步”管理不仅提高了档案管理的各项指标,还提高了岩土工程档案的管理水平,最终达了到提高岩土工程档案利用率的目标,从而使岩土工程档案的作用得到充分发挥。
参考文献
[1] 陈兆祦.中国档案工作精览.北京:中国档案出版社,1997．
[2] 陈兆祦,沈正乐.现代档案工作实物.北京:中国档案出版社,2001． 祦
[3] 吴宝康.档案学概论.北京:中国人民大学出版社,1988．
谈档案信息化建设与工程档案管理 第2篇
【关键词】档案；信息化；工程建设
档案信息化就是以室藏档案为依据，在不改变档案原来的内容信息的情况下，对档案本身的内容及档案的存在形式进行符合信息转变原则的改变，使档案信息社会化，实现档案资源共享。档案之所以能够进行信息化处理，是因为它自身就包涵着信息。
1.档案信息化建设的涵义
“档案是历史的原始记录”，这种记录就是一种信息。但是在这里我们要弄清信息化中的信息不仅仅限于档案本身的记录信息，它还包括将原始信息进行处理后与社会其他信息形式融合形成的更广泛的信息。可见档案信息化的内容就有两方面：一是狭义上的信息化，就是将档案自身的内容信息化；二是广义上的信息化，就是将档案信息与社会政治、经济、文化等方面的信息进行融合处理的信息化。所以，档案信息化建设的目标就是在现代化的技术条件下，一方面促进档案本身信息进入社会交流系统，在社会中广为传播，另一方面就是将档案中的信息与其他社会信息形式融合使用，在社会中传播，广泛地服务于社会。当然这两个方面的目标并不孤立的，而是相互联系，相互促进的。因为档案信息一旦广为社会大众利用，狭义的档案资源信息化，必然与社会发生普遍的联系，必然要与社会中的其他信息交融而广泛地交流和传播，形成另外形式的信息，即广泛意义的档案信息化。
2.促进档案信息化建设的几点建议
2.1档案工作人员要树立档案信息意识
马克思主义哲学认为意识具有能动性，一定的社会意识就具有一定的社会能动作用。那么社会档案意识在档案信息化建设中必然有能动的影响，成为档案信息化建设的基本推动力。所以，档案信息化在某种意义上讲就是“观念信息化”。档案工作人员是档案信息化建设的基本力量，他们的能动性事关信息化建设的成败，只有让档案工作人员在思想上树立档案信息的意识，认识到档案信息化建设的重要性，档案工作人员才会具有强烈的使命感和责任心，才会主动关心档案信息化建设事业，认真做好信息化过程中的各项工作，主动思考社会文献信息系统中各种文献信息的渗透和融合，促使档案信息化建设与其他社会信息事业相互结合，共同发展。
2.2提高档案信息化水平技术
2.2.1配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备
系统软件的开发应用或完善，可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广，逐步建立同一平台为分中心做好前期准备工作。
2.2.2档案中心目录及全文的数字化
档案信息数据输入是目录中心的基础性工作，对各职能部门每年移交的大量成果档案资料，边整理边输入，从信息源头抓起，建立统一的数据格式标准，实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式，避免重复劳动，不但能节约人力和财力，而且也会大大加快了档案信息数字化的进程。
2.2.3对上网信息进行密级界定
首先制订密级标准，对室藏档案按公开、内部、秘密、机密进行界定；其次对档案信息使用者进行网上身份验证，对不同身份的使用者提供不同的信息查询权限，以保障软件系统的安全。
2.3提高档案信息管理水平
信息技术的广泛采用和电子政务的加快推进，使档案基础建设的重心向档案信息化建设转变。现今，在计算机管理渗透的形式下，计算机管理软件的应用为实现档案管理现代化做出了巨大贡献。档案部门建立自己的局域网，添置计算机、光盘刻录机、扫描仪等，在系统开发和档案利用过程中发挥着重要作用。
（1）随着电子文件的大量产生，如何安全且高效地管理电子档案已成为不可回避的现实问题。早在2002年，国家档案局就发布了《全国档案信息化建设实施纲要》，要求电子文件形成单位和接收单位认真做好电子档案的管理等工作。因此，选取适合电子文件形成单位自身特点的档案管理软件，有计划、有针对性地进行录入、开发利用等工作是开展档案信息化建设不可回避的一项重要工作。
（2）档案管理软件的对象是电子文件，通过选取合适的档案管理软件，不但可以达到科学、高效管理电子文件的目的，而且电子文件作为信息资源，经过软件的整合和开发，既是电子文件形成单位的有益积累，又是经济社会发展过程中的一笔巨大的文化财富。
（3）“工欲善其事，必先利其器”，选取适合的档案管理软件是档案信息化建设工作付诸实施的重要媒介。信息化建设理念，需要科学的档案管理软件作支撑，单纯以传统方式管理大量电子文件，绝非明智之举，档案管理软件集功能全面、智能、便捷、高效等优点于一身，是疏通信息化建设管理脉络，提高档案工作质量和效率的关键环节，在很大程度上决定着档案信息化建设的成败。
（4）从安全角度来说，优良的档案管理软件自身的安全设置，如访问授权、用户安全级别、密码设置等功能模块，已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障，能有效地确保档案信息安全。
3.推行档案信息化管理，确立工程档案发展的新方向
工程建设的过程就是工程档案的形成过程，这就决定了工程档案的建立是一个漫长而复杂的过程。从工程立项直到工程验收的各个阶段，档案资料的收集、整理都是由不同的单位或部门来实施的，这就在客观和主观上都大大增加了工程档案建立的难度，信息化管理无疑提高工程档案管理效率与效益。
（1）加强工程档案信息化建设，选用适合企业档案管理的软件，制定工程档案信息化管理的规章制度，改革不适应档案信息化要求的管理体制，打破地域和部门分割，提高工程信息交换及共享水平，创造更多有利于方便公众利用的条件。
（2）建立多层次、多渠道、重实效的档案信息化人力资源培训制度和考评制度，逐步提高相关岗位人员工作素质和能力。
（3）档案工作人员要学习计算机和信息管理化知识，只有对计算机信息管理软件系统有了足够的了解，才能参与本单位的软件开发工作，才能提出正确信息需求，使系统运行保持在良好狀态之中。
（4）数据质量是计算机管理系统成败的关键，要严把数据关，保证所输入的数据是全面和准确的，否则难以保证系统的正常运行。可考虑建立数据审核制度，在数据输入之前对数据进行审核，在数据输入之后进行认真校对。
4.结束语
充分利用计算机功能，提高档案管理效率。计算机应用的普及和网络技术的发展为工程档案的管理提供了极大的方便，利用计算机和网络搭建专门的档案管理平台，不仅能有效地实现工程档案的动态管理，提高档案管理效率，还能节省大量的人力物力。保证档案信息化建设与社会信息化同步发展，为促进国民经济和社会发展，提供快捷有效的档案信息服务。 [科]
【参考文献】
[1]唐宝莲，吴建华.档案信息化、数字化、网络化及三者的关系[J].科技档案，2006，（03）.
[2]夏燕玲.档案信息化建设与档案管理的几点思考[J].云南档案，2010，（03）.
[3]赵甲信.关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会[J].陕西档案，2008，（06）.
论工程质量与工程档案之间的关系 第3篇
1 建设工程档案是建设工程的有机组成部分
施工准备阶段建设工程档案其实就开始产生并积累了。建设工程立项文件是建设工程项目决策、审批、确立过程的真实记录, 是项目经费落实和项目具体实施的根本依据。项目预算编制、项目概要设计、招投标都必须以立项文件为依据。而项目预算、概要设计、招投标产生积累的文件材料又是项目勘察测量、详细设计的依据。也就是说, 在建设工程项目开工建设前, 已经有大量的文件材料形成了。如果把这些文件从建设工程中剔除, 建设工程是根本无法成立的, 也是无法开展的。即使是在施工过程中, 文件材料的产生与具体施工进程也是不能分割的。
施工人员进场后, 当进场的原材料如钢筋、水泥等使用前, 必须要进行检验, 只有检测合格后才能使用, 这些检测文件材料是非常重要的依据。在施工过程中, 施工人员应根据文件检测材料进行施工, 如用什么标号水泥, 怎么配比, 用量多少等等;在实施中还有旁站监督记录和检测记录;出现了问题还有调整指令和变更说明等等。可以说, 贯穿建设工程过程始终有两线条, 一条是技术性的, 以文件材料为主;另一条是操作性的, 以工程物理结果为体现。在施工阶段, 二者又是交织在一起的, 但无论如何, 文件材料线条是不能从建设工程中抽离出来的, 更不能忽略不计。
关于建设工程档案是建设工程的有机组成部分, 我们的古人好像先知先觉。比如说最新出土的墓群, 在出土的文物中有一份保存完好的绢帛图之类的, 其上绘有城堡, 城垣上设有箭楼, 战楼, 并注有“门”“箭道”等字样。可见在古代, 驻军与造城是统一的。这说明古人在造城时, 已经认识到了编制城市规划图和城市实况图的重要性。只是岁月的流逝, 古城不再, 档案依旧, 我们只能通过这些出土的图纸来遥想古城英姿。
2 建设工程档案是建设工程质量的直接反映
建设工程质量最初是一个生活化的概念, 是一种感受性评价, 是对建设工程性能、品质和安全的综合性表述。但随着建设工程项目广泛实施和现代科学管理思潮的发展, 对建设工程质量有了严格的定义, 即建设工程质量是指工程满足业主需要的, 符合国家法律、法规、技术规范标准、设计文件及合同规定的特性综合, 包括:适用性、耐久性、安全性、可靠性、经济性、与环境协调性六个方面。特别是随着量化分析和精细化管理的推动, 对建设工程质量有了一系列精确的评价体系。当我们的评价由感受性的经验模式上升到以数据和现状图纸为依据的体系化模式时, 对建设工程质量的评价就不再是以到工程现场看看就行了, 而是以建设工程档案为基础, 以指标的量化统计分析为手段进行综合测评。这实际上是说, 建设工程档案直接反映了建设工程质量, 我们应以建设工程档案为依据来全面评价工程质量。
建设工程档案作为建设工程质量的直接反映还有一个非常重要的意义, 那就是隐蔽工程。对这一部分, 在工程竣工后我们是看不到的, 也难以检测到, 我们只能根据掩盖前的照片、录像、图纸以及各种现场记录对这一部分工程内容进行评价, 工程档案在此的作用就是无可替代的。
在前面我们已经论述过建设工程档案是建设工程的有机组成部分, 从现代管理科学的角度来看, 建设工程档案的质量也是建设工程质量的重要构成部分。工程档案质量好, 反映工程管理规范, 反映工程管理人员素质高, 反映工程质量好。这一个观点可以从建设工程项目参评“鲁班奖”等奖项活动看出。
3 工程档案管理是工程质量控制的关键环节
建设工程档案是一个静态的概念, 而建设工程档案管理则是一个动态的过程。一般来说, 这一过程的目的和结果都是建立真实、完整、系统的建设工程档案。但对这一过程进行深入、清晰的研究, 我们会发现, 工程档案管理实际上不是一个单独的、孤立的行为, 而是工程项目管理的一部分。更进一步, 我们从工程质量控制的角度出发, 工程档案管理占有关键的一席之地。
建设工程项目管理中的质量控制主要表现为施工组织和施工现场的质量控制, 控制的内容包括工艺质量控制和产品质量控制。影响质量控制的因素主要有“人、材料、机械、方法和环境”五大方面。从“人”的因素来看, 资料员是建设工程中不可缺少的技术人员, 要经过专门培训后持证上岗, 而且要保证资料员的稳定;从“材料”的因素来看, 所有建筑材料的检测报告、出厂合格证、使用说明等是建设工程质量保证材料的主体;从“机械”的因素来看, 机械设备的使用和现场调度是施工组织设计的重要内容;从“方法”的因素来看, 对施工方法和工艺流程的记录就是施工日志;从“环境”的因素来看, 我们往往要对开工前、施工中和竣工后的环境进行拍照和录像, 反映场地环境的变化;上述几个方面的资料都在建设工程档案的收集编制范围内, 所以工程质量控制的五大因素都离不开工程档案管理。
早期的建设工程项目管理的确对工程档案管理有所忽略, 建设工程项目管理人员培训 (俗称“五大员”培训) 一般是指:施工员、监理员、材料员、安全员、造价员, 一直没有包括资料员。近几年, 随着建设工程档案管理对建设工程质量控制重要性的认识日益提高, 有的单位、项目均实现了建设工程资料员经常性培训, 并要求每个建设工程项目必须有专职人员从事工程资料编制工作。
4 工程档案管理是提高工程质量的重要手段
工程档案管理在行政上体现一种强制性, 这种强制性往往与建设行政职能高度融合, 既可以作为行政许可的前置条件, 也可以作为工程竣工审查程序的一个部分, 还可以作为行政执法检查的一个内容。这一系列的行政行为, 以加强工程档案管理为手段, 却能取得提高工程质量的效果。从目前山西省的建设工程施工一开始, 建设管理处就把建设工程档案的要求、责任告知我们施工单位, 要求他们明确分管领导和专门资料人员, 对工程资料终身负责, 提高他们的档案责任意识;第二步是要求我们施工单位对档案实行专人负责、全程跟踪、经常性业务指导, 发现问题及时整改;第三步是工程竣工前对建设工程档案预验收, 验收合格后, 还由市建委统一组织建设工程档案编制执法检查, 加强工程档案收集编制的原始性、真实性、完整性、系统性管理。
建设工程从立项、招投标、勘测、设计、材料配送, 到主体和配套施工, 到最后竣工验收后投入使用, 这是一个相当长的周期。建设工程档案不仅把这个过程真实地记录了下来, 把这个过程完整地链接了起来, 也把这个过程作为历史记忆长久保留了下来。对于建设工程档案管理的重要性及其实现途径是需要我们研究思考并高度重视的;在条件成熟的情况下, 从行政和立法层面加强建设工程档案管理对促进建设工程质量会有更积极的作用。
我们应该以众多的建设工程质量事故为教训, 以我们加强建设工程档案管理的成效为动力, 以高度地责任感和紧迫感来推进建设工程档案管理工作, 为提高建设工程质量、确保人民生命财产安全、建设社会主义和谐社会做出切实的努力。
参考文献
工程档案归档要求 第4篇
一、组织案卷
1、组卷原则
组卷要遵循工程文件材料的形成规律，保持案卷内工程文件材料的有机联系，便于档案的保管和利用。
2、组卷要求
案卷内工程文件材料内容必须准确反映工程建设及其管理活动的真实情况。案卷内工程文件材料要齐全、完整。存档工程文件材料要求为原件，特殊情况下可用复印件代替。案卷内工程文件材料的载体和书写材料应符合耐久性要求，如用传真热敏纸等非耐久性材料记录的工程文件资料和用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写的文件材料需复印后用复印件存档。
3、组卷方法
直接针对具体项目的管理性工程文件材料放入所针对的项目里组卷。要求按照招投标文件、监理文件、来往函件、进度控制、安全质量控制、造价控制、分包资质、信息管理、施工管理、工程评优、启动验收、竣工验收、声像资料共13 个类目组卷；每个类目下可有多个案卷，每个卷由若干文件组成，具体详细组卷参照公司下发的工程档案归档范围执行。
4、案卷的编目（编号原则按照南充公司文件要求）（1）卷内工程文件材料页号的编写案卷内工程文件材料均以有书写内容的页面编写页号。单面书写的工程文件材料在其右下角编写页号；双面书写的工程文件材料，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号。印刷成册的工程文件材料，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号。卷内目录、卷内备考表不编写页号。（2）案卷封面的编制
案卷封面可在卷盒的正表面，也可采用内封面形式。（案卷封面式样见图A1）案卷题名应简明、准确地揭示卷内工程文件材料的内容，案卷题名由立卷人拟写。立卷单位应填写负责本工程文件材料组卷的项目监理部。起止日期应填写案卷内工程文件材料形成的起止日期。保管期限应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限，一般情况为长期。密级应依据保密规定填写，一般为普通。档号应填写项目代号、分类号、案卷号。项目代号由业主档案室设定，组卷时责任立卷人向业主档案室询问本工程项目序号；
（3）案卷背脊的编制案卷背脊项目有保管期限、档号、案卷题名。（背脊式样见图A2）保管期限填写方法应依据有关规定填写组卷时划定的保管期限，一般情况下为长期；案卷题名可根据各单位具体情况自行填写，要求填写完整、准确。（4）卷内目录的编制卷内目录式样（见图A3）。序号用阿拉伯数字从1 起依次标注卷内工程文件材料数的顺序。文件编号应填写工程文件材料的文号等。责任者应填写工程文件材料的形成部门或主要责任者。文件材料题名应填写工程文件材料的全称。日期应填写工程文件材料的形成日期。页号应填写每件工程文件材料首尾页上标注的页号。卷内目录排列在卷内工程文件材料首页之前。
（5）卷内备考表的编制卷内备考表（式样见图A4）。说明包括：案卷内工程文件材料的件数、页数以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题。立卷人应由责任立卷人（信息管理人员）签名。立卷日期应填写完成立卷的日期。检查人应由案卷质量审核者（项目总结）签名。检查日期应填写审核的日期。卷内备考表排列在卷内文件材料之后。
5、案卷的装订案卷装订幅面采用国际标准A4 型（297mm×210mm）；装订时，正文在前，附件在后。案卷内不允许有金属物。如普通订书钉等，需用不锈钢订书钉。不装订的案卷，应在每份工程文件材料的右下角加盖档号章（式样见图A5）
6、卷皮、卷内表格的规格及其制成材料（1）工程档案案卷卷皮采用卷盒形式。（2）卷皮规格和制成材料
卷盒的外表面规格为：305mm×220mm，厚度分别为10mm、20mm、30mm、40mm、50mm、60mm 六种。卷皮宜采用牛皮纸档案盒，外裱牛皮纸。
（3）卷内表格的规格和制成材料质量卷内目录、卷内备考表规格为：国际标准A4 型（297mm×210mm）。卷内目录、卷内备考宜采用70ɡ以上白纸打印。
（4）案卷背脊标签的规格和质量案卷背脊标签与卷盒的长度和厚度相同，即305mm×10（20，30，40，50，60）mm。案卷背脊标签宜采用70ɡ牛皮纸制作。卷皮上和卷内表格中内容采用打印方式填写。
二、电子档案
移交工程档案时需提交全套分类清晰、过程完整的监理文件档案电子版。现场发出的监理文件资料必须有完整的电子文档，如监理大纲、监理规划、监理实施细则、会议纪要、监理月报、监理工程通知单、监理工作联系单、工程开工令、工程暂停令、协调会纪要、旁站监理记录、工程整改通知单、费用索赔审批表、工程临时延期审批表、工程最终延期审批表、工程项目验收汇总表，监理业务手册、监理总结等。监理文件电子版要求分类清晰完整，保存格式为word 格式。电子档案中的工程照片按各阶段形象进度、重要会议、现场监理工作照、检查验收、领导视察以及竣工后的工程全貌共6 类分夹存放，并且每张照片需在文件名进行标识说明。存储电子档案的光盘应使用不可擦除型光盘，文档资料用word 格式，图片用JPG 格式，视频资料用MPEG 格式保存。
三、归档审查
归档文件审查分二级进行，即项目责任立卷人自查，监理复查。复查通过后，到业主档案室填写移交目录，签字移交。(式样见图A6)
四、归档时间
要求工程竣工投运后二个月内，及时移交工程档案。
五、档案归档范围（暂定）1招投标文件、中标通知书、合同等
2监理文件：监理大纲、监理规划、监理实施细则、达标投产及创优规划、监理日志、监理月报、监理工程师通知单、工程整改通知单、监理工作联系单、监理业务手册 3来往函件：工程建设管理单位与参建单位有关工程项目的重要来往文件及电传、函件
4进度控制：、工程进度计划、工程开工/复工报审表、工程暂停/返工令、工程延期报告及审批
5安全质量控制：原材料、设备等进场报审表、安全、文明施工大检查纪要、旁站监理记录、质量检验记录：⑴检验批质量验收记录⑵分部分项工程质量验收记录⑶单位工程质量验收记录⑷隐蔽工程验收资料（以上均为汇总表）、关键工序监督、检测、抽样检验、检查评定报告、工程项目验收汇总表、质量事故报告、处理意见及会议纪要
6造价控制：变更价格审查、索赔处理文件、工程计量单和工程款支付签证
7分包资质：、分包单位资格报审表、试验单位资格报审表、供货单位资格报审表
8监理总结：专题总结、监理工作总结、工程总体质量评价报告
9施工管理：施工组织设计、施工方案及技术措施报审表、设计交底与图纸会审会议纪要、设计变更、设备、材料、零部件代用审批、调试方案审查、施工过程资料 10启动验收：调试记录、启动验收、启动验收交接书 11竣工资料：、验收通知、方案、验收报告（附整改记录）、调试方案审查、竣工蓝图、设备图纸、竣工资料移交清册 12声像资料：照片、录像、录音等
六、归档数量
1图纸类（含变更）：4套（南充公司1套、市档案馆1套、总包1套）
工程档案管理工作探讨 第5篇
关键词：档案管理；问题；对策；作用
1 工程档案管理工作存在的主要问题
1.1 工程档案人员素质有待提高
工程档案资料应包括招投标、勘察、设计、施工、监理等单位形成的档案资料，涉及面广，专业性强。但就工程现场的情况看，大多项目部都未配备专职的档案管理人员，往往是其他人员兼职或临时抽调人员担任，大多没有参加过正规的档案业务知识培训，专业知识欠缺。加上现场工作繁忙，人员调动频繁，原始资料丢失、损毁严重，档案管理处于一种被动应付状态，这必然影响到工程档案的质量。
1.2 档案意识淡薄
部分施工单位对工程档案管理的重要性认识不够，重施工轻档案管理的现象普遍存在，如工程技术资料的收集整理，本应始于工程开工，终于工程竣工验收，列入工作日程，同步施工进展。在工程项目中，平时不重视工程档案的收集整理， 档案工作与工程建设不能同步管理，资料不规范、收集不齐全。甚至出现为应付竣工验收或有关检查搞突击、“做”资料的现象，造成原始资料失真，工程档案造假，甚至对档案管理人员反映的问题未引起重视，使工程档案管理工作处于被动局面。对于施工单位来讲，一般都未配专职人员，更没有专门的资料室与相应的设备，往往使应该归档的资料分散在专业技术人员手中，很容易丢失或损毁。
2 做好工程档案管理工作的对策
2.1 制定工程档案管理规范
2.1.1 实施四同步原则
我们在贯彻执行国家有关基建档案项目管理，验收方面的规定和办法时，结合广汽菲亚特克莱斯勒汽车有限公司实际情况，制定出符合该司的规定，以便于遵照执行，同时还应把档案资料管理职责纳入有关的部门和专业技术管理人员的岗位责任和业务检查考核程序中，要保持建设项目资料管理与工程建设的四个同步：即签订合同时同步提出项目档案资料归档份数与质量要求，落实好档案资料归档验收的经济责任；工程开工建设与档案资料形成积累同步，落实好建设单位、设计、施工单位相关部门和人员的管理责任；工程建设过程与档案资料跟踪指导管理同步，落实好建设单位主管部门和人员监督指导责任；工程交工竣工验收与档案资料整理交付验收同步，落实好施工单位保证交工技术资料完整准确和业主单位的质量验收把关责任。保证工程建设项目档案管理资料管理、登记、验收等环节工作的规范和有序控制。
2.1.2 工程档案归档责任书文件的签署
不仅影响工程形象，而且影响到操作、维护、管理、更新、扩建和技术改造等。通过一年多前的项目档案工作实践，笔者认为由于工程档案不及时是主要原因，多数参与单位的领导、工程技术人员和管理人员要重点抓好项目的进度和质量，对项目档案工作不落，把档案工作作为“软”，造成难以归档的项目。由于多项目参与单位，如果不是一个强制性的管理手段参与单位备案工作，项目文件归档会出现很多问题，会影响项目档案归档时间和档案质量。笔者认为对项目文件归档和管理责任书的形式，加强参与单位领导下的档案管理意识是一种行之有效的方法。因此，我们应采取项目文件归档和管理责任书的“办法和参与单位”，明确规定了参与单位档案工作的要求，项目档案，档案质量，违约处罚，参与单位领导真正从思想价值工程档案归档。这种方法可以从源头上把住工程建设的施工单位归档，档案损失情况的有效控制，使它在工程建设中不仅注重材料的积累，还要注意档案材料的质量，才能保证档案工作的顺利进行。
2.2 实施工程档案专项检查工作制，做好工程档案的业务指导工作
建设项目的特点是任务繁重、工作量大、施工周期长、参与单位多、文字材料、图纸、图表、声像资料等。任何一个参与单位，一个部门，一个工程技术人员，在工作的某些方面一个工作时间没有做好在关键项目档案的形成、积累、整理工作中可能对项目文件的管理造成困难甚至损失。为了使施工和监理单位可以在工程竣工验收后三个月内公司档案传输完成完整的、准确的和合格的数据文件，我们应对工程档案归档工作做专项检查，一是指定档案工作者和工程专业技术人员负责检查和指导工作的项目文件，对施工单位的工程文件的收集整理工作，及时跟踪。二是档案部门定期参加项目监理会议，一方面要了解整个项目的进展情况，另一方面要参加相关单位会议，对工程档案专项检查工作进行专项检查，及时协调和解决备案工作中出现的问题。这种方法可以对发现的问题及时进行整改，归档档案的质量也提高了。
做好档案专项工作检查的同时，为确保工程档案的质量，应优质、高效做好工程档案的业务指导工作。例如该司所有工程可从可行性研究报告审查会、初步设计审查会、工程管理工作例会，到其他有关专题工作会议以及单位工程划分工作、工程交工验收等，档案部门都应参与进去。通过深入参与工程建设的有关工作，档案部门能及时掌握、了解工程建设的主要内容、进展情况、材料形成情况，并有效地监督、指导职能部门，做到及时发现问题，及时了解指导、解决问题，做到档案工作与工程建设“四同步”，确保审理档案时做到情况清楚、心中有数。同时，档案部门参与工程管理也有利于档案人员与其他部门人员联系沟通，得到他们的配合、支持。
2.3 监理发挥工程档案审核检查中的作用
在工程实际项目档案管理工作中，由于人事档案并没有亲自参与到工程建设中；二是档案人员不是工程技术人员，对项目文件的质量检查是有限的，对施工过程中的一些具体问题和环节的监督也只有更多的理解。签名和监理人员由于熟悉工程的每一个环节，每一个过程，掌握每一个隐患和质量事故的原因，发现过程和结果，所以我们需要监督单位提交的建设单位项目文件，认真负责地审计，检查。如发现问题应及时返回施工单位整改资料档案，直至项目文件质量符合归档要求后才能签名，这对提高工程文件的质量，确保工程项目完成后的项目及时传递起着重要作用。
参考文献：
[1]肖永福.加强重点工程档案管理，努力做好服务工作[J].云南档案，1992.
工程档案在工程施工中的运用 第6篇
1. 工程档案概述
1.1 工程档案的概念
工程档案是一种特殊的信息材料, 档案管理人员立足于工程项目, 将过程项目中的勘察设计、生产准备、具体施工操作、施工监督和管理、施工验收等过程用文字、表格、声像, 图纸等形式保存下来, 并将其进行归档处理, 最后形成的文件档案就是工程档案。
1.2 工程档案的特点
工程档案是施工项目全过程的书面反映, 具有以下几个方面的特点:
第一, 内容丰富, 涉及面广。
工程档案涵盖了项目施工的方方面面, 以建筑工程为例, 其工程档案就包含了众多了项目信息, 如建筑工程规划许可证、施工图审意见表、工程开工报审、技术交底以及建筑材料申报等方面的信息。由此可见, 工程档案所覆盖的项目内容之多、范围之广。
第二, 档案建立健全的周期长。
工程档案对整个工程项目的各个环节加以记录, 记录的内容随着工程项目的进行而不断扩充和完善。工程项目是一个庞大的系统工程, 要完成整个项目施工需要相当长的一段时间, 例如, 要完成一期楼盘的施工建设, 一个建筑公司得花费几年的时间, 因此, 其工程档案也必须经历几年的发展和完善才能得以最终建立。
第三, 书面、科技档案相融合。
建筑工程集规划、设计、施工和管理于一体, 其档案管理工作也十分复杂。传统的工程档案多以书面形式呈现在大众面前, 但随着时代的发展、科技的不断进步, 将科技与档案相融合是符合社会发展要求的必然选择, 也是促进工程档案现代化与科学化的重要举措。目前, 我国工程档案都体现了书面、科技档案一体化的发展趋势, 利用信息科技进行档案管理已成为了不可阻挡的潮流趋势。
2. 工程档案在工程施工中的具体运用
2.1 施工材料
施工材料是建筑工程施工的物质基础, 对施工材料进行管理可以有效保证建筑施工的质量。工程档案中包含了工程材料管理的各个环节, 如材料的选择、购买以及使用, 这一系列的信息都将记录在工程档案之中。在工程施工中, 可以利用档案的记录数据对施工材料的使用状况进行监督与核查, 及时发现和处理材料管理中出现的各种问题, 保证施工材料的质量和安全。
2.2 施工技术
施工技术是项目施工的核心和基础, 工程档案中记录了建筑施工所需的技术和设备信息, 为日后工程的维修、扩建和改造工作提供了重要数据来源。在具体的项目施工中, 施工企业可以严格按照工程档案的项目部署, 采用先进的、规范的施工技术和设备, 保证项目施工的科学性与合理性。
2.3 施工管理
施工管理是项目施工顺利进行的保障, 对施工项目进行系统管理可以使项目施工在一个科学、合理的体系下进行, 保证项目施工的全面性和规范化。要想对建筑项目进行全面的系统管理, 就必须要发挥工程档案的重要作用。工程档案记录着项目施工的全过程, 其中的各种信息、数据为项目管理工作提供了可靠保证。因此, 在施工管理过程中, 管理人员要灵活运用各类档案资料, 对施工过程进行科学管理。
2.4 施工后期监理
工程档案记录了建筑工程施工的全过程, 建筑施工的具体细节都能在工程档案中找到数据支撑。工程档案不仅能作为工程质量评定的重要依据, 而且能最为工程验收和扩建的后备资源。由于养护不得当等原因, 有些建筑工程在交付使用后会出现一些质量问题, 因此, 必须要对其进行维修和完善。一般来说, 要对建筑项目进行维修和补强, 必须要查阅相关的工程档案, 在工程档案中了解项目施工中各种工程管线的布局状况、项目技术的运用状况以及施工设备和施工材料的选择状况, 只有弄清楚这一系列施工细则, 工程技术人员才能对症下药, 制定正确的维修规划, 为项目维修和补强工作的效率和成果提供强有力的保障。
3. 工程档案在建筑事业发展中的作用
与其他档案一样, 工程档案具有服务和参考的双重作用, 在建筑项目施工过程中, 施工人员可以参照工程档案中的各项指标, 完善建筑施工的各个环节, 同时, 管理人员可以利用工程档案对工程施工的质量进行检测, 保证建筑项目施工能达到国家技术标准。工程项目为工程后期的维修和补强工作提供强有力的数据支撑, 一旦建筑项目出现质量问题, 施工技术人员可以参照工程档案中的记录数据, 有目标、有方向地对工程项目进行维修和补强, 由此可见, 工程档案为工程后期工作的开展提供了极大便利。除此之外, 工程档案还是企业发展的重要财富, 工程档案记录了建筑项目施工的各个环节, 那些科学、准确的历史记录资料对建筑企业以后的项目开发有着重大的借鉴意义, 建筑公司完全可以参照以往的工程档案, 不断改进和提升项目工程, 促进企业自身的不断发展和完善。
结束语
工程档案是整个项目工程施工的载体, 也是工程施工的重要依据和数据来源, 在工程施工中发挥着重要作用。因此, 在具体的施工实践中, 项目管理人员一定看到工程项目的重要性, 切实搞好工程档案的收集、整理和管理工作, 保证工程档案的科学性和完备性, 使其在工程施工中真正发挥作用。我们完全有理由相信, 在完备的工程档案的支撑下, 建筑项目施工工作一定能取得突破性进展。
摘要：工程档案是工程项目各种信息的主要载体, 它记录了工程建筑施工的全过程。工程档案是工程项目施工中不可缺少的重要资源, 它为工程施工提供各种信息和数据支持。本文主要对工程档案的概况进行论述, 研究和分析了工程档案在工程施工中的具体运用, 同时对工程档案的重要作用进行了归纳和总结。
关键词：工程档案,工程施工,运用
参考文献
[1]徐国际.浅谈施工单位工程档案的管理[J].兰台世界, 2013, (z1) .
[2]苏飞.浅谈水利工程档案在水利事业发展中的作用[J].城市建设理论研究 (电子版) , 2013, (17) .
[3]曹海深.如何实现工程档案的科学管理[J].城市建设理论研究 (电子版) , 2012, (14) .
[4]李国杰.工程档案对工程建设的重要性分析[J].管理学家, 2012, (4) .
工程建设档案与现代工程造价管理 第7篇
关键词：工程建设档案,工程造价管理,完整性,准确性,规范化
工程建设档案是指工程建设活动中形成和使用的具有考查价值的全部文件材料。一套完整的工程建设档案一般包括立项依据审批文件,征地、勘察、测绘、设计、招投标、监理文件,项目审批文件,施工技术和竣工验收文件,竣工图等。工程造价管理主要是从投资和经济的角度采取多种有效措施对拟建、在建和竣工工程进行价格确定和控制。
我国现行工程造价管理体系脱胎于计划经济体制下工程造价管理模式,虽然按市场经济的要求进行了多次改革,但仍有很多不尽合理的地方,尤其是投资估算、设计概算等项目前期阶段工程造价的确定由于客观上方法不当或主观上不够重视等因素,存在着投资控制力度不严、工程“三超”严重等现象,固定资产投资效益不高。我国已于2001年11月加入了WTO,我国工程造价管理也必将同国际惯例接轨,包括在一定程度上运用国际上通行的工程理论和计算方法,重视项目前期的经济性评价工作,这一点在实际工作中也反映了出来,如2001年初建设部对我国曾使用近十年的《建设项目经济评价方法与参数》(第二版)而开展的修订工作已着手进行,目的在于使修订后的评价方法和参数适应市场经济和进一步对外开放的需要。而国际上比较通行的工程经济评价方法(主要指工程造价的确定方法),如生产能力指数法、比例估算法和类似工程预算法等都是以参考大量竣工或在建工程的工程建设信息资料或工程建设档案为主要特征,因此工程建设档案资料的收集和整理分类将成为现代工程造价管理的基础性工作之一。
在工程造价管理投资决策经济评价的几种主要方法中,生产能力指数法和比例估算法均是从不同角度根据已建成的、性质类似的建设项目有关工程建设资料如生产能力、总投资额、各单位工程投资额等估算出拟建工程的投资额,如生产能力指数法计算公式:
其中,C1,Q1,C2,Q2分别为已建类似项目投资额、生产能力和拟建项目投资额、生产能力;f为不同时期、不同地点的定额、单价、费用变更等综合调整系数;n为生产能力指数(0≤n≤1);类似工程预算法是利用技术条件和设计对象相类似的竣工或在建工程造价资料来编制拟建工程设计概算。因此,从以上部分工程造价确定方法所需资料的情况来看,工程建设档案资料的收集分类和统计分析应注重以下几方面的要求:
1)完整性。
投资估算所依据的一般为竣工资料,设计概算有时依据的为在建工程资料,因此工程建设资料的收集应贯穿项目从立项、审批、设计、施工一直到竣工等各环节产生的工程资料,做到资料的收集与工程建设同步,进行跟踪收集和统计;为了提高工程建设资料的可比拟性和可参照性,从符合计算要求的内容上看,应包括建筑类型、工程结构、建筑面积、占地面积、檐高、层数、建筑装饰等技术指标和投资估算、设计概算、施工图预算、合同价、竣工结算、开工竣工时间、建设地点等经济指标,资料的收集应具有最大的相关性,全面反映工程项目的运行情况,保证工程建设档案资料的完整性。
2)准确性。
工程建设所收集的各项资料要能准确地反映客观存在的实际情况,工程建设档案资料在工程造价管理中主要发挥凭证查考作用、科技储备作用和计算依据作用,不能反映客观实际、不够准确的工程建设资料,其价值会大大降低,在很多情况下不仅会影响其凭证和查考作用,甚至会给工作造成损失。
3)规范化。
工程项目造价确定方法所依据的工程建设资料均为一些具体化的原始数据指标(如投资额和生产能力)和派生指标(如综合调整系数),因此工程建设资料应根据工程建设档案管理的服务宗旨和造价确定方法所需工程建设资料的特点,对所收集的工程建设档案资料进行合理的分类,使所设计的指标体系内容和分类标准符合计算方法的需要。
工程建设资料的跟踪收集与按计算方法的需要进行整理时,一方面由于数据量大、指标众多、历时较长、统计分析复杂,因此可以利用计算机进行管理操作;另一方面,工程建设档案管理工作的宗旨就是为经济建设服务,为城市建设服务,为社会各方面服务,工程建设档案也是为决策部门进行决策管理和生产经营部门进行作业管理提供必要的信息资料和参考资料,实现资源的合理利用,以利于科学决策和管理。工程造价全过程的控制与管理又要使参与工程建设的建设方、设计方、施工方、监理方和上级主管部门相互配合、相互制约,形成有效的监督机制,共同控制工程造价,因此又可以通过互联网将工程建设各参与方有机联系起来,共同对项目的工程造价进行有效控制,网络经济条件下的工程造价管理可以充分发挥网络具有的资源共享、信息传输、互动交流的优势,通过监督和制约措施,遏制工程“三超”现象,充分发挥投资效益,而这又依赖于对拟建或在建项目已形成的部分工程建设资料的分析和评价。
网络经济条件下的现代工程造价管理是建立在工程建设档案科学管理和应用基础上的。首先应建立竣工和在建工程概况、投资评价方法和相关参数的工程建设信息资料库,在内容上应包含技术指标和经济指标两方面,随着计算机辅助建筑设计的普及,工程技术指标可以用三维视图形式形象表达出来,以便于对比和分析。其次可以设计一套人—机系统,使计算机和用户通过交互式谈话进行工程造价管理。例如在项目前期的投资决策评价阶段,用户可以将拟建工程建筑类型、特点、规模等技术指标输入计算机,根据这些信息,计算机可以自动在网络中搜索并提供与拟建工程类似的竣工或在建工程的有关资料,然后用户可以从中选择一个或几个较合适的工程,由计算机回答用户的各种提问,让用户进一步了解他们的详细情况(具体到分部工程),同时和拟建工程进行比较,找出两者的差异部分并进行适当调整,采用适当的计算方法估算出拟建工程的投资额。这一方面加大了投资估算的深度(以前具体到单位工程),另一方面也为设计概算和施工图预算提供了有效的信息化数据。
利用互联网技术对项目实行工程造价管理的同时,如果按计算方法的要求并采用科学的收集和分类方法处理工程建设资料,也就形成了该项目相关技术指标和经济指标等的工程建设基本信息资料,使资料收集统计与工程建设同步,这种信息资料的收集和分类方法比传统竣工时收集和分类速度快、效率高、内容全面、不易缺失、数据真实、空间占用少、信息储存量大并且查阅方便,符合工程建设资料完整性和准确性的要求,为下一步工程造价管理提供了分析和评价依据,为工程建设项目的科学决策和管理打下了良好基础。
参考文献
浅议工程档案的管理 第8篇
一、制度建设
完善的制度是工程档案管理工作的基础。一般地,档案利用规章制度有阅览制度、外借制度、复制制度等。根据实际情况,对不同层次的利用人员确定不同的利用范围,规定不同的审批手续,使提供利用工作有章可循,在大力开展档案利用工作的同时,确保不失密、不泄密及文件的完好无损。各项档案利用规章制度的条文应严密而简明,便于执行,并在实践中认真加以总结,不断充实和完善。
在正常的档案利用规章制度之下,对于保密方面,为了适应档案调密工作制度化、正规化的需要,企业的工程档案保密管理应建立以下三个制度:建立划定密期制度,以便届满自行解密;建立调密通知单制度,对保密期间提前解密或发生升降变化的密级文件,要下发通知单告知有关科室,以便衔接工作,及时掌握,适时变动;建立保密档案接收标准制度,加强保密档案的规范化建设。
二、管理体系建设
(一)成立工作领导小组。
成立档案管理领导小组,由院长或分管档案管理工作的院领导任组长,其他党组成员任副组长,部门负责人任组员,统一领导全院档案管理工作。此外,进一步健全档案工作领导责任制,把领导干部履行责任制的情况纳入党组学习会和领导干部年度绩效考核内容。根据人员调整情况,及时调整档案管理领导小组,加强档案管理工作目标责任管理,将日常工作和档案管理工作同布置、同安排、同要求,确保各项档案管理工作任务的落实。
(二)加强工程档案的日常管理。
工程档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理,必须经指定领导人审批,认真履行登记、签字手续,任何人无权擅自调阅。工程档案使用完毕后应及时清对、检查,发现问题,应及时查明原因,进行补救。现场管理人员要主动深入工程施工现场,跟踪提供业务指导,保证工程竣工后的竣工图、竣工验收材料及施工期间的工程档案资料准确、齐全、完整,要严格把好施工中形成的所有工程资料的质量关。
(三)项目经理或项目负责人应重视工程档案管理。
在工程档案管理中,项目经理或项目负责人是一个关键,他应对工程档案有较高的思想认识,并负有对此项工作牵涉的各个部门进行组织、协调、管理的责任,在项目内部建立一套完善的档案管理制度及激励机制,奖罚分明,充分调动大家的工作积极性,提高大家的责任心、管理水平,提倡敬业意识、奉献精神,提高全体管理人员的责任心,并对档案员的工作一要支持,二要培养,要创造一个好的环境和条件,千万不能光重视直观的经济效益,注重眼前的产值、工作量,而看不到施工档案资料与工程质量的关系,实践证明,哪个工程的项目经理重视此项工作,哪个工程的档案管理就搞得好。
三、技术支持建设
档案库房的设立是配套设施的主要体现。从总体上讲不论单位规模大小,凡是档案库房的设立,都应按照国家有关规定单独兴建。从企业档案管理与安全保密的角度来看,不宜将库房设在办公楼的最底层,库房门窗等应专门加固,以防盗窃。还应尽量做到库房与办公室分开,库房与阅览室分开。档案库房应指定专人负责管理,制定严格的库房管理制度,无关人员一律禁止入内。
加强对各种涉密载体的管理,对密件、密品的制作、传阅、销毁等各环节进行全过程监管,确保每一个环节不出差错。
工程档案是企业工程项目建设的历史资料,是权威性的参考依据,是企业及国家的核心。只有做好了工程档案管理工作,才能为企业工程项目建设的开展提供真实、可靠、有效的数据与知识技术,奠定坚实的基础。
四、队伍建设
如何提高工程档案的管理 第9篇
关键词：工程档案,完整,准确,规范
我国现行工程造价管理体系脱胎于计划经济体制下工程造价管理模式, 虽然按市场经济的要求进行了多次改革, 但仍有很多不尽合理的地方, 尤其是投资估算、设计概算等项目前期阶段工程造价的确定由于客观上方法不当或主观上不够重视等因素, 存在着投资控制力度不严、工程“三超”严重等现象, 固定资产投资效益不高。我国已于2001年加入了WTO, 我国工程造价管理也必将同国际惯例接轨, 包括在一定程度上运用国际上通行的工程理论和计算方法, 重视项目前期的经济性评价工作。工程建设档案资料的收集和整理分类将成为现代工程造价管理的基础性工作之一。因此, 在这项工作中应注重以下几方面的要求。
首先, 完整性。投资估算所依据的一般为竣工资料, 设计概算有时依据的为在建工程资料, 因此工程建设资料的收集应贯穿项目从立项、审批、设计、施工一直到竣工等各环节产生的工程资料, 做到资料的收集与工程建设同步, 进行跟踪收集和统计;为了提高工程建设资料的可比拟性和可参照性, 从符合计算要求的内容上看, 应包括建筑类型、工程结构、建筑面积、占地面积、檐高、层数、建筑装饰等技术指标和投资估算、设计概算、施工图预算、合同价、竣工结算、开工竣工时间、建设地点等经济指标, 资料的收集应具有最大的相关性, 全面反映工程项目的运行情况, 保证工程建设档案资料的完整性。
再次, 准确性。工程建设所收集的各项资料要能准确地反映客观存在的实际情况, 工程建设档案资料在工程造价管理中主要发挥凭证查考作用、科技储备作用和计算依据作用, 不能反映客观实际、不够准确的工程建设资料, 其价值会大大降低, 在很多情况下不仅会影响其凭证和查考作用, 甚至会给工作造成损失。
其次, 规范化。工程项目造价确定方法所依据的工程建设资料均为一些具体的原始数据指标 (如投资额和生产能力) 和派生指标 (如综合调整系数) , 因此工程建设资料应根据工程建设档案管理的服务宗旨和造价确定方法所需工程建设资料的特点, 对所收集的工程建设档案资料进行合理的分类, 使所设计的指标体系内容和分类标准符合计算方法的需要。
总之, 工程建设资料的跟踪收集与按计算方法的需要进行整理时, 一方面由于数据量大、指标众多、历时较长、统计分析复杂, 因此可以利用计算机进行管理操作;另一方面, 工程建设档案管理工作的宗旨就是为经济建设服务, 为城市建设服务, 为社会各方面服务, 工程建设档案也是为决策部门进行决策管理和生产经营部门进行作业管理提供必要的信息资料和参考资料, 实现资源的合理利用, 以利于科学决策和管理。工程造价全过程的控制与管理又要使参与工程建设的建设方、设计方、施工方、监理方和上级主管部门相互配合、相互制约, 形成有效的监督机制, 共同控制工程造价, 因此又可以通过互联网将工程建设各参与方有机联系起来, 共同对项目的工程造价进行有效控制, 网络经济条件下的工程造价管理可以充分发挥网络具有的资源共享、信息传输、互动交流的优势, 通过监督和制约措施, 遏制工程“三超”现象, 充分发挥投资效益, 而这又依赖于对拟建或在建项目已形成的部分工程建设资料的分析和评价。
参考文献:[1]杜晓玲, 廖小建主编.工程量清单及报价快速编制技巧与实例.中国建筑工业出版社;[2]建筑工程施工质量验收标准与通用表格对照应用手册.中国计划出版社
参考文献
[1]杜晓玲, 廖小建主编.工程量清单及报价快速编制技巧与实例.中国建筑工业出版社;
工程档案现代化创新管理 第10篇
关键词：工程档案 现代化 创新管理
1 工程档案概述
档案是国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式，是把往复不断的现象真实的记录下来，成为人们进行反复观察和研究的历史现象，准确寻找事物发展规律的可靠依据。档案工作都称得上是一项既有极其纵深的历史，又有无限广阔的发展空间的充满旺盛生命力的事业。在知识经济、信息时代高速发展的当今社会，档案工作正张开宽阔的臂膀，不断接纳热爱她的从业者。那么我们的档案工作是如何开展的，工程项目档案的现状和发展前景又如何？这些值得涉足这项事业的从业人员去理性、深刻探讨和研究。
2 工程档案现代化的意义
现代化管理是相对于传统手工管理而言，以现代科学为指导，对档案传统方式和做法进行改革。采用先进的设备和管理技术，充分发挥管理人员积极性、主动性和创造性，在理论的基础上借助计算机、数字通信等技术，使档案管理更加系统、智力化、信息化，从而组成最佳的结构体系，以确定被管理对象在整体动态下的最佳效果。
3 工程档案现代化管理的目的
档案管理进入现代化建设，就是为了要达到一个最佳效果：一是保存保护好各类实体档案最大限度的延长使用寿命；二是要开发档案信息资源，迅速、准确的提供一切档案信息为经济建设的发展和社会进步做贡献。
4 工程档案现代化管理的步骤
4.1 把档案管理工作进行系统化，按照统一的计划而行动，完善制度、体系、统一部署，北京地铁八号线二期工程土建施工01合同段于2008年5月22日开工建设， 2011年12月23日顺利完成了设计及施工质量验收规范的要求，合格运营。8号线项目部组成的档案资料整理人员配备齐全，与档案管理人员及时交流沟通，向移交部门移交及时，后续资料补充齐全完整。并按照统一领导、分级管理的原则，北京地铁八号线二期工程项目部结合项目档案的归档要求，按照局集团公司在2011年下发的中铁一办[2011]146号文件《工程档案管理实施细则》进行整理，本实施细则同时也规范了各在建单位的归档范围及职责要求，明确了移交档案的时间、数量和质量，对档案资料的形成和流向进行了追踪管理。当然在这同时也不乏有部分工程项目对工程资料的存在不重视，以公司资质中标的汕梅高速公路汕头至揭阳段路基桥涵工程（第十合同段）2004年8月开工建设，于2009年12月份工程进行移交，对缺陷期内发现的问题进行了处理并经过一验收小组的验收，该工程项目施工资料竣工后整理4年之久，一直到2011年底准备移交，项目总工以邮寄的方式将竣工资料邮寄到档案部门，未进行任何移交手续，便一走了之，后经档案部门与施工部门人员进行多方联系都不得回音，工程资料记述和反映了施工成果的一种科技档案，对我们今后的利用和生产建设起着很重要的作用，有利于作为扩大市场以及工程中出现问题时查考的依据，施工负责人及工程档案具体整理人员有责任及时、准确、完整的向档案部门移交。管理工作也由若干个相互依存相互制约的部分构成整体，从这个整体系统性的去实现最佳效果。
4.2 档案管理进入信息化时代
①在条件允许的情况下，引进先进的设备和管理技术。广泛的使用计算机和通信系统，收集大量的信息进行整理、分析，理清工作思路、制定标准，在项目建设初期就明确了“谁经办、谁立卷、谁负责”的管理原则。②积极参与学习现代的管理手段和方法，档案管理人员要深入现场了解档案的形成情况，对于工程的进展做详细记录，主动做好对档案业务的指导，针对于出现的疑难问题进行研究分析、不断的进行探索，最终解决问题。
4.3 加强档案管理人员的智力化培养
①现代化管理十分强调人的因素，注意开发管理人员的智力，充分重视，提高档案管理人员素质，提升档案业务技能，充分调动档案人的主动性、积极性和创造性。②提高档案管理人员岗位的稳定性，配置专职档案管理人员。档案管理业务的很多工作都是需要档案人在日常工作当中去积累经验，逐步完善和改进，这样才能保证档案管理工作的延续性，促进档案工作持续稳定发展。同时也需要有充满活力、高效、应变能力强的组织机构以适应复杂多变的市场环境。
5 结束语
总之，档案管理工作是一项专业性较强的工作，它在社会、政治、经济方面都发挥着极其重要的作用，要做好工程竣工档案资料的管理工作，不仅需要加强对工程档案人员的培养，更需要施工单位和档案管理人员共同努力来建立健全工程竣工管理体系，我们也不断的在学习和借鉴其它单位先进的建筑工程档案管理经验，及时研究解决档案管理工作中遇到的难题，充分发扬我们已有的优势，重视加强建筑工程档案人才的培养，不断总结经验，使建筑工程档案更好地为我们的经济建设和构建和谐社会服务。
参考文献：
[1]钱永华.加强部门档案基础工作的必要性[N].社会科学报，2000年.
[2]王文平.综合事业档案管理的信息数字化建设[N].中国水利报，2003年.
[3]陈允嘉.论如何做好档案管理工作[J].科教新报（教育科研），2011年.
浅谈工程档案收集工作 第11篇
下面就从工程档案收集工作对企业科研设计的重要性和如何做好档案收集工作两方面来谈谈。
一、工程档案对企业科研设计的作用
工程档案是公司宝贵的历史财富, 具有长远的利用查考价值。对于一个设计单位来说, 如果它的档案室储存有质量高、数量多的工程档案, 那就标志着它有比较雄厚的科学技术基础, 具有较高的建筑设计水平。准确完整的工程档案是设计经营和工程管理活动有序运行的可靠依据。所以工程档案对设计经营有着重要作用, 它的作用主要体现在以下几方面:
(一) 工程档案的收集, 是服务科研设计的前提。
工程档案的收集工作, 是建立健全工程档案工作的基础, 也是提供利用的前提。没有收集工作, 就不能提供利用, 也就不能为设计经营服务。同样资料收集的不准确不完整, 也无法实现档案的利用价值, 不能为新项目的设计提供参照依据和设计经验。
(二) 工程档案信息资源是促进设计、科研全面发展的基础。
工程信息就是指在工程活动中形成的工程文件材料, 而工程档案是在科研、设计、基建活动中形成的具有保存利用价值的并已归档的工程文件材料, 是工程信息资源的重要组成部分。现代经济建设的快速发展, 工程设计量的不断增加, 使设计人员对工程档案信息的需求量越来越大, 工程档案信息资源的利用价值也越来越高, 也就决定了它在科研设计以及市场经济中占有越来越重要的地位。
(三) 工程档案信息资源是进行工程活动的依据和条件。
工程档案是科研、设计、基建活动的真实记录和反映, 是经过实践检验真实可靠的。工程人员在设计一个新建筑时, 往往要利用以往的建筑的设计资料档案, 以少走弯路, 缩短设计周期, 节约大量的人力、物力、财力, 从而在建筑设计的招投标中, 在激烈的市场竞争中占有一席之地, 促进经济效益的提高。
由此可见, 信息在现代化建设中占有重要的地位, 工程档案作为信息资源的组成部分, 也就理所当然地在科研设计中以及促进经济效益的提高中占有一席之地。因此, 它是促进科研、设计质量提高的基础工作。而要有更完整更准确的科技档案信息资源, 就必须加强工程档案的收集工作。这样才能在现代化建设中更好的为经济建设服务, 为科研、设计和基建活动服务。
二、如何做好工程档案的收集工作
工程档案的收集是工程档案工作的开始。做好这项工作, 至关重要。一般来讲, 领导重视是根本, 部门支持是基础, 档案人员的自身努力是关键。具体怎样做好工程档案的收集工作, 笔者认为:
(一) 要加强工程项目档案的前端控制。
在签订项目设计合同之后, 确定一个文件管理员, 负责项目过程中文件控制, 对整个工程活动中形成的具有保存利用价值的资料进行收集整理, 随着项目的进行, 逐步分阶段将这些文件资料交付档案室归档。使档案工作提前进入科研、设计、生产等各项科技活动的工作程序, 使档案管理人员能够掌握项目执行过程中各个阶段形成的能够成为档案的文件资料。
(二) 要做好工程档案收集工作, 制度建设是工程档案收集必备的一个重要环节。
其中制度建设分三个方面:一是档案部门制订的归档制度必须健全有效, 即归档范围、归档时间等要确定。二是要明确单位各部门和各类人员的职责范围, 岗位职责中须有工程文件材料形成、积累、归档的过程中, 每个人所应该承担的责任。三是考核 (下转第18页) (上接第9页) 制度, 制定相应的奖惩制度, 与部门和个人的绩效挂钩, 这是保证工程档案归档执行情况的重要制度。
(三) 措施是前端控制和制度建设贯彻执行的保证。
具体的措施有:1.工程档案收集工作与科研、生产、设计管理相结合, 使档案工作成为其中的一部分;2.进行宣传教育, 将档案的作用对各类人员进行宣传, 让他们认识到档案的重要性和它的利用价值;3.整个归档过程要灵活多变, 随时归档和集中归档相结合。将工程文件材料完整、系统地收集、归档, 实行集中统一管理, 是领导干部、档案部门和全体科研人员的共同职责, 需要全体人员的共同努力, 决不单单是档案工作人员的事。
(四) 验收是档案归档的最后一关, 是对工程档案质量的保证。
档案人员在接受档案时, 要认真严格按照归档条件对归档文件材料进行审查, 要采用询问、现场查验、抽查案卷的方法。对验收合格的工程档案, 准予归档并出具档案验收意见;对验收不合格的工程档案, 提出整改意见, 限期整改并进行复查;复查后仍不合格的, 不予归档并根据奖惩制度对其部门和个人进行相应的处罚, 造成档案损失的还要依法追究有关人员责任。
(五) 作为档案工作人员要努力学习, 不断提高档案意识。
尤其是工程档案工作人员, 因为工程档案与文书等其他档案相比具有很大的不同。就如前面所提到的工程档案的重要性一样, 它是重要的工程信息资源, 为企业经济发展、科技创新、社会生产都提供了最有力的依据。所以档案人员必须要有严谨的工作作风, 不断提高业务水平和实际操作技能, 提高自身的专业素质, 更好地服务于档案工作。
总之, 工程档案的收集工作是档案工作的起点。档案材料收集及时, 材料收集完整, 鉴选得当, 则为档案管理的各个环节提供良好的条件, 从而可以集中力量对档案进行研究, 更好的广泛开展档案的利用工作, 这样最大限度的发挥档案的作用, 可以为企业节省大量的人力物力, 降低经营成本, 提高生产设计质量, 为企业更好的发展提供重要作用。
摘要：本文主要是对工程档案的收集工作进行的探讨, 主要论述的是企业工程档案的收集工作, 其中针对工程档案收集工作的重要性和如何做好工程档案收集工作进行了论述。让我们认识到工程档案的重要性, 才能更好的做好档案的收集工作。
关键词：工程档案,收集,制度建设
参考文献
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