文档一体化范文（精选9篇）
文档一体化 第1篇
档案是人类知识与智慧的结晶, 是人们各项工作与研究的第一手珍贵资料, 具有查考使用价值。档案的有效保存, 对于个人、单位、甚至整个社会, 都有着长远的意义。近年来, 随着计算机技术、网络技术和通讯技术的迅猛发展, 每个企事业单位, 都在积极的进行信息化建设, 各种资源调查平台的搭建, 固定资产平台的搭建, 各类业务化工作陆续实现电子化, 这些种种都预示着, 信息化建设的迅猛发展, 电子政务正在势不可挡地向前推进, 文档一体化作为信息化的一部分, 已成为当前和今后一个时期档案部门和档案工作者面临的一项重要任务, 也是档案工作的发展方向和必然趋势。
1 文档一体化的含义
所谓“文档一体化”, 是指实现从文件至归档管理的全过程计算机控制, 包括文件登记和处理、归档、著录、检索、利用等环节。也就是说, 文档一体化不仅是指机关文书部门和档案部门的机构一体化和人员一体化, 而是内在的涵盖了文件管理和档案管理的一体化, 现行文件开放利用服务和档案开放利用服务的一体化。
简单的说文档一体化就是将目前档案工作现实中各机关相对分散独立的文件管理和档案管理统一成一个有机整体进行管理。
2 建立文档一体化的必要性
文件生命周期理论建立是文档一体化的重要依据:
档案界认为, 文件是档案的前身, 档案是文件有条件的转化而来的, 从现行文件到档案是一个连续、统一、前后衔接的过程。文档一体化管理是文件、档案自身特点, 及两者统一性的内在要求, 档案界一直都有文件生命周期的理论, 即文件从形成到保存成为档案是一个完成的生命过程, 具有连续性、一致性。国际档案理事会电子文件管理委员会在1997年提出, 在文件产生之前, 电子文件的生命周期就已经开始, 并分为三个阶段:现行阶段、暂时保存阶段和永久保存阶段。文档一体化就是在现行阶段为档案的形成做好预备, 实现档案的前端控制, 以保证档案的保存, 还原档案形成的完整过程。
3 电子文档管理在文档一体化中的作用
电子文档的科学有效管理是实现文档一体化的重要手段。
电子文档是一个单位或者个人在从事和处理各类社会活动中直接产生的信息记录。而文档分离最大的弊端是容易造成具有重要价值的文件流失。因此及时、准确、科学、妥善保管好这些电子文档, 确保其不被丢失、已经成为了我们每个档案工作者和计算机工作者不可推卸的工作职责。解决电子文档的整理、归档、维护保管、科学应用亦势在必行。
4 目前电子文档管理的优势及几个缺陷
1) 与纸质文档的区别。工作者没有意识到电子文件的管理与传统的文件档案管理有冲突, 档案的管理模式正在产生变革。
目前的文件从起草、形成、归档、移交至档案部门要经历诸多环节和一定的时间段。这其中不仅是说从文到档的运行环节多, 另外还有, 产生文件的部门多。与纸质文件管理相比, 我们管理电子文件的经验要少得多。尽管电子文件与纸质文件有许多共同之处, 但其在归档和保存上仍有着很大的差距。有些单位, 企图用纸质档案的管理办法来管理电子档案, 显然是不正确的, 电子文档在保存中的风险是极高的, 网络环境变化莫测, 大家必须更正观点, 并不是电子文件备份了, 就安全了, 并不是计算机不坏, 数据就不会丢失的;
2) 电子文档也应及时归档。目前的科技工作, 基本都使用计算机来处理数据, 数据的保存方式, 多以电子文档为主要形式。例如, 科技档案归档一般以一年为单位, 有些课题是三年、五年, 甚至更长的, 这些课题在没有结题之前, 很多重要的文件是分散在多个部门和多个人手里的, 档案工作者难以集中管理, 导致课题结题时, 很多重要的文件已经不复存在, 对一个单位而言, 是一种重大财富的丢失;
3) 电子文件在各单位尚未真正列入正式文件的范畴, 没有相应的电子文件管理办法。对电子文件的处理留存, 缺乏档案意识, 忽视了电子文件的长远利用;
4) 对电子文件的价值鉴定, 无明确的标准, 致使很多重要的档案资源流失。
5 电子文档管理的几点设想
1) 软件的支持
需要研制一套切合实际的文档一体化管理软件, 目前的档案管理, 仍然是最原始的对接层面, 只在形成档案后进行末端控制, 要在文件形成的同时就考虑到与档案的衔接, 只有将电子文档管理流程与业务工作流程有机的结合, 将档案管理纳入到一体化管理流程中, 才能对档案进行有效的前端控制。
2) 硬件的支持
铺设内网、架设网络安全硬件。将纸质档案转化为数字化档案, 就是为了让档案信息变成流动的、有生命力的资源, 要实现这一点, 必须依靠网络。而有些单位的档案资源不能与Internet共享, 因此, 内外网的隔离是必要条件。
3) 政策的支持
(1) 建立完善的电子文档归档制度。电子文档要像纸质档案一样, 可以反映一个项目、一个事件的形成过程, 要像纸质档案一样留下修改的痕迹。因此要明确电子文档的归档范围;
(2) 建立完善的电子文档管理制度。与纸质文档不同, 电子文档的管理, 对时限性的要求极高, 合理的制定电子文档管理制度, 是提高工作效率的有效手段;
(3) 制定完善的电子文档安全、保密的管理办法及管理规定, 对重要文件、涉密文件进行严格界定, 对涉密文件的数字化制定特殊的管理办法。
4) 加强业务人员档案意识, 对档案人员加强培训数字化的管理技能, 作为信息化社会的档案工作者, 除学习档案知识外, 具备一定的计算机和电子文件管理知识是必不可少的, 应该理论与实际相结合, 不断提高自身素质, 做懂管理、懂业务、懂技术的复合型人才。
6 结论
文档一体化的实现任重而道远, 但是文档的信息化已是明确的趋势, 随着现代信息技术的飞速发展, 电子文件的大量产生, 电子文件与电子档案已经没有明显的界限, 文件与档案的管理区别也变的模糊起来, 相信现在的困难在不久的将来都会逐步的一个个攻克, 文档一体化带动管理一体化, 必将是未来的发展方向。
参考文献
[1]王健.创新与拓展, 信息化电子文档管理[R].北京, 中国人民大学.
[2]张辽亚.电子文件和档案集成化管理[J].兰台世界, 2005 (3) .
[3]朱兰兰, 李启龙.略论档案信息质量的优化[J].档案管理, 2011 (5) .
文档一体化 第2篇
----巴山镇中心卫生院
巴山镇镇共有8行政村，全镇人口 10684人。现有正式职工16名，乡村医生8名。自2009年以来，我们按照县卫生局〔2010〕63号文件精神，在卫生第十一项目支持下，尝试开展了乡（镇）村一体化管理工作，取得了一定成绩。具体做法分述如下：
一、加强宣传动员，提高乡村医务人员积极性是推进一体化管理关键。
我们根据本地卫生资源，结合村医现状在，广泛听取社会各界意见建议的基础上，经过考察论证，决定实行镇村卫生工作一体化管理，才能更好地为农村群众服务。要改革过去的管理摸式，就必须达成共识，乡村上下联动。对推行一体化管理，很多乡村医生是有抵触情绪的，包括卫生院内部同样也有怨言，普遍认为会影响到自己的业务收入。增加工作负担。在深入走访了解、掌握其思想动态的前提下，卫生院召开了全体乡村医生会议，组织学习有关文件精神，明确了实行镇村卫生一体化管理的必要性和紧迫性。同时，针对院内职工存有的，村卫生室是卫生院包袱和负担的忧虑，院里先后组织召开院委会及全院职工大会，让大家清醒地认识到搞一体化管理关系到卫生院的存亡，与每一名干部职工的切身利益息息相关。通过深入细致的思想工作，消除了乡村医生和院内干部职工的疑虑和担心，统一了思想，达成了共识。院里有一名业务骨干自愿兼村卫生室的工作，调动起乡村
医生实行镇村卫生工作一体化的积极性，也提高了村卫生室诊疗能力。
二、加强领导，建立健全组织机构，夯实任务
由卫生院成立了由院长任组长，办公室。医务科。药剂，财务科，公卫办负责人参加的卫生工作一体化管理领导小组，卫生院主要领导负总责、全面抓，分管领导具体负责、制定了镇村一体化卫生服务实施办法，明确了任务，并召开了培训会。同时多次向镇政府作了汇报，争取大力支持，从而保证了工作顺利推进。
三、落实措施、分步实施。
一是合理布局，设置村卫生室，统一标志。我们首先按照区域进行规划，根据农民的医疗需求，确定了在人口相对集中的村规范建设6个村卫生室，2个村积极与村两委干部沟通，落实了房屋，面积均达到了60米以上。均按照规范，设置科室。制作统一服装。
二是清理设备，资产、造册登记。主要由卫生院领导带队，公卫，财务人员组成小组，对近年来，上级配备的设备，造册登记一式两份，一份作为村卫生室法人保管，另一份留存卫生院，按固定资产分别作账。
三是盘存现有库存药品，清理债务。首先由卫生院组织对乡村医生家中现有库存药品（主要西药），按照进价统一进行盘存，不全的品种按照药品三统一由卫生院统一管理配备。每月上报购药计划由药剂科按月上报财务科。
四是按程序确定聘用人员。在人员的配备上，我们以现有周围村
持证乡村医生为基础，采取自愿，竞争。通过考核，择优录用，共招录8名村医为村卫生室法人，报上级审批。一名被调配到临近村当村医，一名卫生院的医生兼所在村的工作。人员达到了每村1名医务人员的标准。一年一聘。今年十一月考核后，进行第二轮续聘。
五是实行目标管理，根据服务数量及质量进行考核，兑现报酬。年初与各村卫生室法人签定目标任务责任书，结合上级考核结果及本级考核进行奖励及处理。
六是统一培训，提高服务能力。针对村医综合素质偏低的实际，我们加强了对医务人员业务知识的培训和职业道德教育，同时结合相关案例，举办法律知识讲座，增强工作人员法律意识和自我保护能力，减少和避免了医疗差错和纠纷隐患。
七是加大合作医疗统一监管，开展门诊总额预付。
一年来，通过对村级合作医疗监管，及时兑现门诊直补，促进村医积极性，提高了群众满意度。这项工作得到了群众的认可，认为看病治病安全了，用药放心了，药价下降了。二是乡村医生的技术水平明显提高。通过培训指导，丰富了乡村医生基础医学知识，提高了对常见病、多发病的诊疗能力，增强了全心全意保障群众身体健康的服务意识。
从社会发展的角度谈文档一体化 第3篇
关键词:社会发展 文档工作 一体化
中图分类号:G27文献标识码:A文章编号:1673-8209(2009)5-0246-01
从社会发展的角度看,任何一个相对独立的工作系统都会随着社会的发展、时间的推移而不断地变化、发展着。由文书工作和档案工作组成的系统,也有其自身的形成、演变和发展过程,但万变不离其综,它仍然是社会发展中的一个子系统,它的发展必然受社会发展这一大规律的影响。纵观文档一体化由不成熟走向成熟的发展过程,可以发现,它由初始的统一状态,经过相互分离状态,又走向新的统一状态,这一系统遵循着客观事物从肯定到否定、又从否定到肯定地曲折发展的规律,呈现出合——分——合这样一社会发展趋势。
1 文档一体的混沌统一时期
1.1 我国古代文档一体的形成。
我国文档一体的原始状态,笔者认为可以追溯到原始社会末端的黄帝时代。黄帝时代是一个相对统一的社会时代,为了简单管理的需要,部落联盟的首领们开始借助文字来对社会事务来进行管理。这样,文书和档案便应运而生,但两者的产生是融为一体的。《史记·索隐》道:“《世本》及《律历志》,黄帝使羲和占日,常仪占月,臾区占星气。”宋衷在为《世本·作篇》作注为:大挠、隶首、容成“皆黄帝史官”。而“占日,占月,占星气”等活动基本上是社会发展的过程,这一时期社会事务的管理也相对简单,文书和档案便融合在一起。同时由于社会发展简单,文件形成的数量也就较少,这些文件多数甚至全部都要作为档案保存,两者几乎是相等的。因此文书工作和档案工作好就没有分离的必要性了。
1.2 古代文档一体的发展时期。
“史官文化”开创了文档一体的状态后,在相当长的时期内,社会发展进程程度缓慢,文书工作与档案工作所受的影响也不明显,因而两者并没有明确的界限,文书工作和档案工作组成的系统呈现为一个整体。这一状态一直持续了三千多年。在这一长期的发展过程中,两者孕育了相互分离的因素,各自朝着独立的方向发展。这种发展趋势,以隋唐、宋时期最为明显。
隋唐时期,由于社会的发展,封建的中央集权不加强,社会事务也不断增加,文档数量也就开始日渐增多。同时统治者对档案的利用也越来越频繁,这为文书工作和档案工作的分工提供了可能。唐代时出现了“甲库”这一专门性质的档案库房,档案管理人员开始脱离文职独立出来。
宋代由于中央集权制度高度加强,中央机关的事务大大增加,因而专门负责处理文书工作的机构和人员得到加强,档案保管人员的地位的相应下降。同时档案保管技术也有所创新,架阁库制度渐成雏形;档案保管装具也有所创新,出现“架阁”;同时宋代的档案管理方式也有重大变改,开创了“千文架阁法”,这一档案管理方式为后代王朝乃至民国时期所沿袭;宋代国家机关还在全国普遍设立架阁库,架阁库是近现代机关档案室的雏形。至此档案工作开始独立发展,自成系统。
但这一时期并不单纯地表现为渐进分异,系统整体还是相对统一的,民国时期的“文书、档案连锁法”便是其突出的体现。民国时期,国民政府为了改变行政业务的局面,提高行政效率,南京政府施行了文书档案改革,其核心便是“文书、档案连锁法”:即在一个机关范围内,以集中统一的原则组织文书、档案工作。文书档案改革一定程度上使国民政府的行政工作得以整顿,同时对于近代档案工作的发展也起了相当的促进作用。
2 文档一体的分离
文档一体的分离始于20世纪50年代。这一时期,国家行政机关认识到文档管理对于行政管理的重要性,并对文档工作进行了一系列的加强和管理。1951年4月,第一次全国秘书长会议召开,制定了《公文处理暂行办法》,统一了机关文书、档案工作的基本原则和作法,初步地改善了机关的文书、档案工作。1954年,第一次全国档案工作会议召开,会议通过的《中国共产党中央和省(市)级机关文书处理工作和档案工作暂行条例》,《条例》分别规定了文书工作和档案工作的基本原则、任务和组织,还规定了文书工作具体管理上的原则方法,为文书工作和档案工作的分工奠定了一定的基础。1956年,为了适应国家机关工作和科学研究工作对于档案的迫切需要,国务院发表了《关于加强国家档案工作的决定》,《决定》规定全国档案工作都应该由国家档案管理机关统一地、分层负责地进行指导和监督;各级机关的各类档案材料,应该由机关的档案业务机构——档案室来集中管理,不得由承办单位或个人分散保存;同时提出了全面推行文书处理部门立卷,以建立统一的归档制度,从而打破了人们头脑中立卷工作属于档案工作业务范围的传统观念,划清了文书工作和档案工作的界限,使文书工作和档案工作有了明确的、科学而合理的分工。从此,文书工作和档案工作各自作为一个独立的工作系统而运行起来,文书、档案工作系统进入了相互分离的时期。
3 信息化环境下文书与档案新的统一
历史的分流曾对档案事业的发展起过促进作用,但当社会发展进入今天信息化时代时,社会各行各业都开始运用现代化的信息技术进行发展,文档的管理工作在新的社会发展环境下,也面临新的发展课题,即要实现文书工作与档案工作一体化管理。为了解决这一新问题,理论界和实际工作者都认为要对文书工作与档案工作进行新的整合。特别是,在办公自动化和网络环境下,电子文件大量涌现,电子文件具有其自身的诸多特点,电子文件和电子档案在管理方法上与纸质文件和纸质档案的管理存在很大不同,新技术的运用要求实现电子文件全过程连续一体化管理,才可能保证电子文件与电子档案一体化管理的实现。
在西方信息技术发达国家,美国最早提出了文件、档案一体化理论并发展了它。上个世纪80年代初,这种管理方式在欧美开始推行,由于文档一体化管理具有无比的优越性,到了90年代,这种做法得到了广泛的支持。
我国在20世纪80年代,也介绍引进了国外这一先进的文档一体化理论,支持文档一体化的提法。同时,我国国家教育委员会和国家档案局联合印发的《关于发展和改革档案学教育的几点意见》中,第一次明确指出了档案工作和档案学研究正面临着“档案与文件管理一体化”趋势,表明文书工作和档案工作正面临着即将到来的新的统一时期。
现代信息技术又在飞速发展,这为档案管理的信息化建设供了强大技术和物质基础,使得文档一体化成为顺应时代潮流的必然趋势。文书档案管理一体化将成为今后我国档案工作的重要发展趋势之一。
参考文献
[1]冯惠玲、张揖哲主编:《档案学概论》,中国人民大学出版社,2001年.
[2]杨小红:《中国档案史》,辽宁大学出版社,2002年.
[3]何鲁成编:《档案管理与整理》1987年版,档案出版社.
[4]傅荣校:《论三十年代南京国民政府的文书档案改革》,《档案学通讯》2005 年第1 期.
文档一体化管理的思考 第4篇
一、文档一体化管理的涵义
文件、档案一体化管理的科学含义以文件生命周期理论为指导, 借助计算机及网络技术, 从系统论的角度出发, 对文书工作和档案工作进行统筹规划和科学管理, 使之实现系统化和规范化, 从而发挥各自以及总体的最大效能, 确保从机关现行文件直至馆藏档案管理的高效和优化。
(一) 文档一体化管理的目标是实现从文件到馆藏档案过程的全面控制和科学化管理。
传统以来“归档”是文件工作和档案工作的界限, 所以片面地将“一体化”理解为“机关文书处理与档案馆工作的结合”。科学的“文档一体化管理”是以文件生命周期为理论依据, 实现从文件至档案的全过程都能得到有效控制和科学化管理。
(二) 文档一体化管理的具体内容包含文件、档案生成一体化, 管理一体化和利用一体化。
文件、档案生成一体化指文件最初生成阶段, 对电子文件而言即设计管理系统之时就应预先树立档案管理意识, 保证生成的文件符合档案管理的功能需求;文件、档案管理一体化指对文件和档案流程实施统筹规划和综合管理;文件、档案利用一体化指对文件和档案的利用进行合理协调, 在文件阶段就可以履行为社会服务的义务, 使文件和档案能及早地、最大限度地发挥作用。
二、文档一体化管理的理论基础和技术保障
(一) 文件生命周期理论是文档一体化管理的理论基础, 前端控制思想为文档一体化管理提供实践指导。
1.文件生命周期理论。
文件、档案是文件在整个生命运动过程中的不同阶段, 其物质形态、信息内容等方面并无实质性改变。
纸质文件是实态文件, 文件生命周期理论认为纸质文件要经历现行期、半现行期和非现行期三个阶段。现行期是指文件从产生到分类保管的过程, 因执行现行事物而被频繁利用;半现行期是指当文件接收的咨询利用的次数锐减时的状态;非现行期是指当文件不再被机构用于事物处理, 被移交到档案馆或者被销毁。
电子文件的生命周期被分为三个阶段:概念阶段、创建阶段和维护阶段。电子信息系统的设计、开发阶段被称为概念阶段, 这一阶段就需要关注到电子文件终将变成档案时的凭证性和长期保存等各种问题;具体的电子文件在此可靠的环境中产生出来的阶段被称为创建阶段;电子文件产生后直至被销毁或长期保存前的整个过程被称为维护阶段, 这一过程囊括了电子文件的现行、半现行、非现行三个不同阶段。
文件生命周期是指文件从产生直至销毁或者永久保存的整体运动过程, 它是连续统一、前后衔接的过程, 前一阶段文件的质量决定后一阶段档案的质量, 应该将文件管理和档案管理看成是一个统一的系统工程, 因此, 文件生命周期理论是文档一体化管理的坚实的理论基础。
2.前端控制思想。
前端控制思想是在文件设计阶段中考虑到文件在生命周期各个阶段的管理要求, 因为功能合理的文件管理系统是管理好电子文件的先决条件, 并且监督文件的形成阶段和维护阶段, 使电子文件顺利按照预先格式和程序生成符合规范的正式文本, 确保电子文件的内容、结构和背景的完整性。在电子文件生成之前就采取控制措施, 能够有效保证电子文件的真实性, 从而保证其归档质量。前端控制思想也适用于传统载体文件, 要求改变过去的文件与档案工作分段管理思想, 对文件的生命周期予以全程管理, 规划整个流程, 从而发挥文件和档案各自的最大效能。
(二) 技术保障。
文件、档案一体化管理不能只是理论上的设想, 它是需要在实践中实施的管理方法和手段, 计算机技术和网络技术为文档一体化管理提供了技术保障。计算机技术简化了文件和档案管理工作程序, 提高了工作效率, 最重要的是改变了文件的生成方式和载体特点, 文件、档案都越来越依赖于计算机生成和读取;网络技术改变了文件运转、传递、处理和利用的方式, 文件通过网络可以异地处理, 远程传递, 依次为实行文档一体化管理提供了强大的技术支撑。
三、高校实行文档一体化管理存在的问题
(一) 文件、档案门户分立。
目前, 大部分高校文件和档案工作实行分开管理, 分别设立办公室和档案馆两个职能部门各自开展自己的工作, 两者各有一套完整的管理体系, 实现“前端控制”会被认为是越权行为, 导致文件在其生命周期中需要被多次登记和整理, 造成了重复劳动, 文档一体化难于实现。
(二) 业务规范难统一。
根据文件生命周期理论, 文件和档案属于同一事物不同处理阶段, 有很多相同和相似的工作方法和手续, 理所当然会有统一的制度和标准。而实际情况却是:近年来档案部门配合现代化管理需要制定了行业标准, 如《归档文件整理规则》等, 而文件工作却依旧停留在陈旧的《发文稿纸格式》等标准上面, 标准规范不通用导致文档一体化难以实施。
(三) 计算机软硬件技术生命周期问题。
电子文件存储载体的寿命不是无限的, 读写它的计算机软硬件也有生命周期, 没有哪个厂家可以保证它生产的软硬件永远可以识别所有的数据, 电子文件对设备依赖性大, 文档保存部门需不停地复制文档数据, 投入更新软硬件设备, 这些都增加了部门管理的困难性和复杂性, 对文档一体化管理提出了苛刻的要求。
(四) 安全性得不到保证。
电子文件在提供方便的共享信息的同时, 面临着计算机病毒, 黑客攻击等不安全因素, 使电子文件的归档利用遇到了纸质文件没有遇到过的新问题, 也对文档一体化的实现提出了更高的要求。
四、建设文档一体化管理的基本要素探讨
文档一体化管理的基本要素有:建立电子文件管理规章制度、建设文档一体化软件系统、保障电子文件真实性、做好数据的安全和备份。
(一) 建立文件规章制度。
针对自己单位的实际情况, 结合单位的网络建设情况, 制定与实际需求相适应的文件规章制度, 使整个文档一体化的建设有章可循。文件规章制度应包含文件的概念和标准、管理体制和职责、文件的收集整理和归档、档案的保管利用等等, 这些规章制度可以对文档一体化建设起到统筹安排, 职责明确, 业务规范统一的作用, 使文件部门和档案部门不再被严格区分, 只是由不同的分工, 文件部门人员接触部分档案管理工作, 档案部门人员直接参与文件的建立过程之中, 从此不再分门立户。
(二) 建设文档一体化软件。
文档一体化软件的开发和利用是文档一体化建设的基础。盐城工学院已有运转成熟的办公自动化系统和档案管理系统, 所以目前盐城工学院正在探索将办公自动化系统生成的电子文件按照统一的业务标准和规范通过端口归入档案管理系统进行处理, 从而实现文件、档案一体化管理。
(三) 保障电子文件真实性。
电子文件真实性保障即电子文档的鉴定归档工作。电子文件的信息与载体是分离的, 传统的“原件”鉴定法不再适用。电子文件的电子印章、电子签名等技术是鉴定电子文件真实性的依据, 经过电子印章后的档案任何内容和形式上的变动都能被及时发现, 确保电子文件和档案的真实性。目前盐城工学院办公自动化系统中电子印章技术已经比较成熟, 为电子文件的归档提供了便捷的鉴定方法。
(四) 做好数据的安全管理和备份。
文档一体化管理系统建好后, 还需要建立相应的安全管理和备份措施, 需要配置整套备份系统, 需要防止黑客和病毒的攻击, 保证档案数据的安全, 还需及时对病毒库进行升级, 保证文件、档案的安全性。
五、文档一体化管理的发展前景
吴宝康先生说“文件管理与档案管理一体化是当今时代我国档案工作的两个可以预见的未来发展趋势和改革方向”。随着信息化建设的不断深入, 文档一体化管理模式将成为高校工作的主要运作模式, 文档一体化建成实施后, 文件在文档一体化软件中完成文件至档案的整个生命周期, 文件进行逻辑层面的“序化”和“优化”后实现档案信息资源化, 为社会提供开发利用服务, 将来档案馆不再是封闭的档案信息, 而是有强大服务功能的“有序的信息空间和开放的信息环境”。
摘要：文件生命周期理论告诉我们文件和档案是同一事物在不同阶段的价值形态的不同体现, 可实现文件管理、档案管理一体化。高校文档一体化管理的实现须从建设规章制度、管理软件和安全管理等几个方面入手, 以最终实现档案信息资源化。
关键词：文档一体化,生命周期理论,建设要素
参考文献
[1].黄霄羽.文件、档案一体化管理的科学含义[J].档案学通讯, 2002
[2].李春雷.试论文档一体化管理的理论依据及其实现[J].云南档案, 2008
浅谈文档一体化管理思路 第5篇
关键词：文档一体化,管理思路
计算机的普及, 电子文件的产生, 各种办公自动化系统的推广和应用, 使文档一体化管理真正成为可能。一套新的管理思想、技术和方法将取代过去的管理模式。文件档案一体化管理是文件生命周期理论和全程管理与前端控制思想应用于电子文件管理的典型模式。在网络信息系统中, 电子文件和电子档案很难截然分清, 各行各业的信息化形成大量的电子文件, 在结束其现行业务之后, 需要将有保存价值的电子信息进行整理、归档, 进入永久保存期, 这必然使文档一体化管理模式进入实质性的应用阶段。
文档一体化强调电子文件全过程管理的连续性和信息记录的完整性, 目的是确保有保存价值的电子文件, 自生成开始到生命周期活动过程结束的全过程, 信息能够获得完全的记载和一致的保存。文档一体化管理的思路体现在以下几个方面。
1 管理过程的互动性
文档一体化最重要的特点是:将现行业务系统的工作与档案工作实现互动与交叉。一方面使档案工作者从文件生成之日起就能够开展鉴定、归档及归档后的管理, 通过前端参与和过程控制, 加强为社会积累财富的执行力;另一方面也使得开展现行业务活动的工作人员增强了对档案的认知程度, 不仅认识到, 只有将有价值的文件完整归档并移交给档案部门进行保管才能算相应的工作真正结束, 同时还要意识到, 在开展现行业务系统的过程中, 要责任明确、注意积累, 记录电子文件活动全过程中所有重要的和有价值的信息, 确保电子文件的真实性和完整性。管理过程的互动性加强了多方人员工作中的交流与沟通, 对形成和积累有价值的、完整的、真实记载社会活动记录的电子档案具有非常重要的社会意义。
2 应用系统的统一性
文档一体化管理模式的实现是文件和档案共同依赖统一的管理信息系统, 并运行于同构的网络、服务器、数据库管理平台, 采取相同的数据、文件存储格式, 不同的是管理文件与档案工作人员对信息系统的操作权限有所不同。在文件的生成、处理、会签、审批等各业务工作处理阶段, 业务工作人员拥有对文件的增加、修改、删除等权限, 而档案工作者只有查看、浏览的权限。在文件结束其现行期业务工作之后, 进入归档阶段时, 由电子文件的归档整理人员进行筛选、整理, 而档案工作者则开始履行电子文件的鉴定职能和归档前的指导工作。在电子文件归档形成电子档案后, 档案工作者则需要开展电子档案的保管, 并为档案形成单位和社会提供档案的服务与利用。应用系统的统一性使得在从文件到档案的转变过程中, 不再需要数据转换和迁移, 保持了文件信息的真实性和完整性, 同时也降低工作人员使用信息系统的复杂性, 减少了使用过程中的错误发生率。
3 工作流程的集成性
在传统的文件管理过程中, 文件的形成、归档和作为档案保管与提供利用等环节, 都将文件生命周期清楚地划分为三个相对独立的过程, 即现行期、半现行期和非现行期, 并通过现行业务工作部门、机构档案室和档案馆三个物理位置不同的部门分别完成各自的工作。而文档一体化则将文件、档案的管理流程实现了集成, 要求在一个统一的系统内, 有统一的控制中心, 统一的工作制度, 统一的且各有特点又互相衔接的工作程序, 将档案著录、鉴定、保存和管理等工作贯穿于文件的形成、流转、会签、批准或签发、整理、鉴定、归档、移交、保存或销毁等各个环节, 实现各个过程中工作流程的集成和信息的共享, 而且能够根据不同的文件与处理要求定义特定的工作流程, 实现流程的优化和个性化处理, 提高了工作效率, 降低了档案接收和保管的复杂性, 避免了信息的多次录入和产生不一致信息的可能性。工作流程的集成性体现在以下几个方面。
(1) 归档工作与文件处理业务活动的集成。各单位在采用办公自动化系统形成和处理文件时, 可以考虑对重要文件贴上归档标记, 保证其在处理完毕之后即可存入档案数据库。这个动作将一直被定位为将业务活动最后环节的归档, 贯穿于电子文件处理的业务流程的各个阶段。
(2) 归档工作和鉴定工作的集成。文件形成之日对重要文件做归档标记, 是对文件保存价值的一个初始判断, 档案工作人员在开展鉴定工作时, 重点考虑带标识的文件。这样既保证了鉴定的质量, 又提高了工作效率, 使归档文件的质量控制和文件的技术鉴定工作得以同步进行。
(3) 归档工作和用户权限设置、数据备份等安全保护活动的集成。归档意味着电子文件管理权由文件形成单位转移到档案保管单位, 系统用户对文件的操作权限随之发生变化, 另外归档过程中需要对归档电子文件做电子签章、做数据备份, 这些工作都可以随着归档工作的结束同步完成。
(4) 归档工作与档案整理工作的集成。归档的同时, 系统将根据预先设定的档案目录信息著录的规则, 实现自动分类、自动著录, 然后, 在人工参与下进行核对、再确认和添加档案室 (馆) 保管档案的其他元数据项的内容。
文档一体化是在充分信任的网络、计算机和信息系统的数字环境下开展工作, 采用信息技术和基于工作流程管理理念实现的自动化信息系统, 不仅提高了工作效率, 而且降低了错误发生的几率。由于这些自动化的处理过程是通过系统进行身份认证之后自动生成并保存记载的, 因而, 大大提高了电子文件整个生命周期活动中信息记载的真实性和完整性。
4 归档工作的及时性
通过对文档一体化应用系统的广泛使用, 档案工作者能够随时对归档范围内的、已经完成现行期使命的文件实行鉴定、整理、归档和提供利用等工作。一旦电子文件的形成机构确认该文件已经结束现行期的历史使命, 就完全能够实现即时归档、即时鉴定, 避免以往通行的隔年归档中存在的各种问题, 如丢失、泄密、滞后等。
5 安全管理的有效性
文档一体化, 一方面使电子文件归档过程变得简单、快捷, 自动化程度高;另一方面使人们对电子档案原始文件与档案目录数据实现了同步管理, 最大限度地减少了人工的干预, 不仅提高了归档工作的效率, 更重要的是大大增强了归档过程的规范性和安全性。至于网络和信息系统带来的安全风险, 是能够通过采取各种现代技术手段得到控制和加强。事实上, 据权威机构统计, 70%的信息安全事件来自于管理上的漏洞, 应该说采用自动化手段执法比靠人工执法的安全性要高。特别是在《中华人民共和国电子签名法》颁布实施后, 电子签名、数字证书、身份认证等一些安全措施和技术手段的采用, 也将大大增强电子文件和电子档案安全管理的有效性。
参考文献
[1]吴宝康.档案学概论[M].中国人民大学出版社, 1988.
推进文档一体化管理之我见 第6篇
一、提高思想认识, 强化文档一体化意识
认识的提高是实现档案管理现代化的前提条件和重要保证。用先进理念代替传统理念, 用先进的科学技术改变与管理不相适应的传统手段和方法。文档一体化的理论基础是文件生命周期理论。文件生命周期理论认为, 从现行文件到档案是一个连续统一、前后衔接的过程, 而且前一阶段的文件质量将直接影响后一阶段档案的质量, 这要使原来相互独立的但又在不少具体环节上相互雷同的两个管理系统, 从组织制度到具体程序真正交融在一起, 主要目的是为了加强对文件管理的超前控制, 保证档案的质量, 减少档案部门的工作程序, 改变档案部门事后监督指导的被动局面, 避免无谓的重复劳动, 使档案工作流程科学化、合理化。每一位文书工作人员都要树立严谨的档案意识, 在工作中自觉将文件工作与档案工作看作一个有机整体, 不仅仅为当前的工作服务, 更要按照“文档一体化”的要求规范地办理好每一份公文, 实现文书工作和档案工作的有机统一。
二、理顺管理体制, 完善组织机构
传统的档案管理体制已经不适应时代的要求, 档案管理费时费力, 开发利用困难, 无法优质高效地提供保障服务。现行的文件和档案管理流程实行分块管理, 肢解了文件运转的联系性和连续性, 制约着文档一体化的实现, 文书工作和档案工作很大程度上处于分离状态, 文件与档案“两张皮”现象严重。档案管理只是各项工作中的最后环节, 只是起到保存历史的作用的认识。档案管理体制不改革, 文档一体化就无法实现。笔者认为, 首先要建立统一的管理机构, 负责管理文书工作和档案工作, 能在体制上解决文档同步管理问题。规范部门职责, 同时要赋予档案部门一种新的职权, 统一协调和指导从文件到档案的各环节的工作。确保档案管理职责渗透到各部门, 使文件的形成处理、立卷归档与档案的收集、整理、利用在统一监督指导下有机衔接在一起并在掌握控制之中。
三、搭建功能完善的文档一体化业务平台
从目前文档一体化管理的现状看, 系统不完善是突出的问题。究其原因, 除了技术因素外, 档案人员业务水平低、一体化管理思路不清晰、目标不明是很重要的原因。实现文档一体化管理的目标就是通过建立一个以计算机信息管理为核心, 集公文处理和档案管理为一体的综合办公自动化系统。要实现文档一体化管理, 必须从文件材料的产生开始, 就运用计算机管理系统进行统一管理, 完成文件运行的全过程, 把文件管理和档案管理两个不同阶段和性质的工作紧密结合起来, 实现计算机自动生成目录、辅助立卷和自动检索, 可以进行文件、档案的快速查询、统计、借阅等管理工作。因此, 文档一体化必须树立前端控制思想。在文档一体化的软件系统设计中, 要使用兼容性强、应用性好、智能程度高的信息化系统, 使文件与档案的运转、传递、处理、管理以及开发利用更加方便快捷, 能满足现代办公环境下文档一体化协调发展的技术保障体系。这就要求把档案数字化管理设计进去, 对办公自动化系统提出档案管理方面的功能需求。档案人员应主动参与“系统”的设计, 根据文档一体化管理要求和档案管理工作的需要, 对各模块、各工作环节的管理功能如何实现自动化、标准化等问题进行思考, 并提出具体的设计要求。而档案人员要配合设计人员做好“元数据”的编制工作, 通过各种“元数据”的设置, 尽可能将电子文件管理过程各环节工作的管理功能和安全保密功能更好地实现标准化和智能化, 从而实现“前端控制”、“全过程管理”和集成化提供利用的目的。因此, 文书档案管理部门要与信息技术部门一起进行深入调研、科学论证, 遵循文书处理和档案管理的客观规律, 逐步建立科学规范、设计合理、操作方便、高效安全的业务平台。
四、优化队伍结构, 提高人员素质
档案人员的素质高低, 是影响文档一体化的重要原因之一。文档一体化管理模式是集信息处理、业务流程、知识管理与服务于一体的知识管理模式, 要求档案管理人员必须既要熟知现代档案管理业务, 又要了解文书处理基本知识, 熟练掌握计算机技术及网络知识, 能独自开发、使用、维护档案管理软件, 进行档案信息编辑、存储、检索、利用等工作。档案管理人员的培养可从三个方面着手:一是创造有利条件, 引进人才, 并留住人才;二是通过引进竞争和激励机制, 破除职务终身制, 采取竞争上岗的方式, 给人才晋升的机会, 从中选配工作责任心、事业心强的档案工作人员来充实档案工作岗位;三是要重视和积极组织在职培训工作, 尽快使档案人员由过去的单一的专门型向综合的通才型转变。档案人员积极参加各种档案培训、讲座、业务交流, 学习档案专业知识理论、现代化管理知识, 掌握计算机的操作技能。档案人员更要树立终身学习的理念, 抓住机遇, 迎接挑战, “学习、学习、再学习”, 改善自己的知识结构。要在干中学、学中干, 运用新知识分析和解决工作中出现的各种新问题, 提高驾驭现代技术的能力, 使自己的知识和技能满足工作的需要, 适应新的变化, 能够在文档一体化方面掌握主动权, 从而适应文档一体化管理的要求。
摘要：随着计算机的普遍运用和互联网的成熟发展, 文档一体化已成为档案事业发展的新课题。文章探讨推进文档一体化管理的措施及对策。
关键词：文件,档案管理,文档一体化
参考文献
[1]王丽.电子时代下的文档一体化[J].兰台世界, 2006, (2) .
[2]陈忠海.关于档案信息化建设的几点思考[J].档案管理, 2003 (, 4) .
[3]马峰.文件生命周期理论在我国文档一体化进程中的作用[J].兰台世界, 1999 (, 1) .
如何实现高校文档的一体化管理 第7篇
关键词：教务管理,信息化,学分制
随着信息技术的迅速发展, 高校作为教育部门, 其办公自动化软硬件设施相对较好, 特别在办公室业务中, 其公文处理及档案管理也基本实现了自动化。如何处理完毕的公文及时归档, 即实现“文档一体化管理”是每个学校值得重视的问题。
一、更新观念, 充分认识实现文档一体化管理的紧迫性
在利用电子计算机对处理完毕的公文进行归档时, 由于所使用的各种文件数据都储存在计算机网络上, 因此可以通过网络实现文件一次性输入。同时, 多途径输出的利用, 从而达到了文件与档案之间数据资源的最佳利用效果, 消除了重复劳动, 节省了时间, 提高了工作效率和工作质量, 这与传统的手归档方式是完全不同的。因此, 学校领导、办公室文秘人员、档案管理人员必须更新观念, 充分认识到电子文件归档的必要性和紧迫性。
二、健全规章制度, 科学规范管理
电子文件与传统文件相比, 在管理手段、方法、技术上有很大的差异, 因此, 对电子文件和电子光盘从收集、积累到鉴定、整理、归档、移交、保管、利用、统计、等方面都应制定具体细致的标准和规范。但纸质档案管理的一些基本原则、方法对电子文件档案的管理同样具有指导作用。
三、及时提高档案人员的“信息化”素质
目前, 高校档案工作人员基本上由三部分组成:正规大学毕业生 (极少) 、通过成人教育获得档案专业学历的、参加档案培训班的及其他成员。近年来, 他们的学历虽然不断提高, 但由于受传统档案管理学理论和方法的影响, 人员的整体素质与信息化发展的需要极不匹配。因此, 可采取脱产学习、在职学习、参观学习和举办学术讲座、开展学术研讨等多种形式, 加大在职档案干部的培训力度。从而提高档案人员的“信息化”业务素质, 以适应工作需要。
四、对电子文件进行系统的归档管理的实现
在档案工作的实践中, 所讲到电子文件的归档, 主要包括三方面的内容。
第一, 就是对办公自动系统网络中形成的电子文件实现网络归档。在档案管理的设计中, 主要应该考虑有一个平台, 而且这个平台应该按文件的生命过程, 设置在办文结束之后, 文件经办文“归档确认”, 同时被标引和著录后, 便存入在办公自动化系统中的档案数据库中, 以电子文件的形式被“归档”保存起来。那些没有保存价值的电子文件, 在确认不具有保存价值的情况下便可被删除。
第二, 由于电子文件的凭证价值并没有被普遍的认可, 所以电子文件虽然在其形成的过程中受到全程的监控和加密, 但它的档案价值还是被打了折扣, 因此, 真正意义上的“电子档案”实际上并不是数字形态的, 而是被打印输出的并经再次确认的纸质形态的档案, 只不过是, 这样的纸质形态的档案区别于传统的纸质档案, 它形成于网络的环境之中。目前实际意义的“电子档案”仍然是纸质的, 这就使得电子档案的归档变得复杂起来, 使电子档案的归档实际上是办公自动化系统的档案数据库的数字形态的档案被存储以后, 其归档这一环节并没有完全实现, 而是再通过下载形成纸质的“电子文档”, 并对这些纸质的文件实施归档的再整理后, 电子文件的“归档”工作才算真正得以完成。从而实现了“文档一体化管理”。
第三, 将纸质文件与电子文件拷贝双重归档。即将电子文件用可脱机保存的载体备份下来, 以纸质与磁盘 (光盘、磁带) 制成双重备份, 分别归档管理, 但保存一定的联系。其目的:一是利用纸质文件将电子文件的内容固定, 解决电子文件的易变动、易删改问题, 达到其法律效用。二是利用磁盘光盘将机上的电子文件转换格式或改变其结构进行必要的组盘, 既保留电子文件在检索、传输、储存方面的优点, 又对电子信息起到了较好的保护作用。
五、加强电子文件归档后的安全性管理
由于电子文档具有易于复制、删除和修改的特点, 为保证电子档案的原始性, 因此对电子档案的管理必须从人员素质、制度、技术等同时着手, 以保证电子档案的安全性。
1、培养档案人员良好的政治素质及职业道德。
档案人员必须坚持四项基本原则和党的基本路线, 有强烈的事业心、兢兢业业的奉献精神和遵纪守法、廉洁奉公的思想品德, 不凭工作之便谋取私利, 具有良好的政治素质素质及职业道德。
2、建立监测制度。
任何单位在实行电子归档后, 建议成立“电子档案安全领导小组”, 由小组成员对所形成的电子档案的原始性、真实性、完整性实行不定期抽查、检测。
3、建立储存信息利用规则, 即建立和制定严格的数据库或网络访问、操作管理制度, 实施访问自动记录的功能。
同时建立与加密技术及相关的文件非法修改监测系统及电子文件非法处理检测功能, 从而保证电子档案的安全性。
总之, 21世纪是人类全面进入信息网络的时代, 档案管理工作在变革中发展, 应当抓住机遇, 彻底实现电子文件归档的一体化规范管理, 以适应信息时代的要求。使公文处理、档案管理的指导工作以及文秘专业《档案管理》课程的教学工作。
参考文献
[1]、李淑娟, 高校教务网络化管理中存在的问题及对策探讨[J].中国管理信息化, 2006, 9 (8) :96-97
[2]、娄晶.我国教育信息化建设探讨[J].电子科技大学学报 (社科版) , 2005, (2) .
[3]、陈金艳.论教育信息化发展中高校教务管理信息化建设[J].电化教育研究, 2006, (8) .
浅谈文档一体化管理的对策 第8篇
一、文档一体化管理的涵义
什么是文档一体化管理, 从字面上理解故明思义, 文件与档案进行一并管理的模式, 就是实现从文件生成、办理到档案归档管理的全过程管理, 使其保证文档内容的完整性, 原数据结构的一致性。通过计算机技术, 从文书和档案管理的连续性、整体性的规律出发, 不打破也不改变文书和档案原先的性质和关系。引申到从文档一体化管理的全局出发, 包括了文档实体生成一体化、文档管理一体化、文档信息利用一体化、文档规范一体化等系统工程。
二、文档一体化管理的意义
我们说, 档案则是从文件转化而来, 是文件中的特殊部分。文件像其他事物一样, 也有着自己的生命, 从其形成到最后作为档案的永久保存或者销毁, 要经历一个完整的运动过程, 这个过程就是文件的生命周期。从整个生命周期来看, 无论是文件还是档案, 它们的特性、内容以及形态都没有发生实质性的变化, 因此, 这也就是本文提出文档一体化管理的理论基础。它的意义主要在于:
(一) 提高行政工作效率
文书是档案的基础, 档案是文件的延伸和发展, 只有两者有效地结合, 才能实现文件运转的高效率和档案管理的高质量。文书人员在从文件的签收、登记、编号等环节, 利用计算机系统来改变以往的手工方式, 全程控制文件运动状态, 特别当进入最后流程环节时, 文书人员即可将认为具有保存价值或重要的文件贴上电子标签, 提早告知档案人员对文书人员贴有电子标签的电子数据加以关注, 避免在录入档案条目信息时出现重复、信息不一致等现象发生, 既加强了文件梳理和档案管理的意识性, 也大大提高了行政工作效率。这也是所谓的在网络环境下的“文档实体生成一体化”的体现。
(二) 提高信息检索效率
在当今档案工作信息化时代, 提出文档管理一体化是做好档案工作的必然趋势, 借助计算机和网络, 让原先分离的文件和档案揉合在一起, 基于网络的协同工作, 真正的实现从文件到档案的无缝衔接, 对电子文档的收集、整理、鉴定、归档等过程通过系统和网络在计算机上轻松完成, 这样一来使得检索起来更为方便, 查阅人员可以足不出户的点击自己的计算机登入帐号, 片刻就能查到, 大大减少了利用档案信息人员的时间, 改变了以往来回跑需要几个小时甚至更长时间的现象, 提高了信息检索的效率, 使信息的利用发生了质的飞跃。
(三) 对文档的超前控制
档案是历史的原始记录, 是人类历史的足迹, 是人类知识的结晶, 是供后人学习、借鉴的宝贵资料, 也是反映集体以及个人的历史发展凭证, 是维系人类历史的桥梁和纽带。文书和档案部门互相配合, 通过文档一体化管理来进行对文档的全程控制, 将档案收集、整理环节及早在文件收发流程中参与和介入, 对文件的产生和结束及早根据档案的规范要求, 在质和量上得到控制, 以高质量和高效率保证档案的规范性和科学性。改变原先孤立的文件和档案传统管理模式, 使其真正的结合起来而不是前后或并列关系, 以便统一文档工作标准和规范文档工作行为, 达到为社会服务效能的最大化。
三、当前存在主要问题
(一) 在理念上, 文档管理处于忽视状态
任何一个单位, 要成就大事往往与得到领导的重视是分不开的。制约文档工作的因素有很多, 目前普遍在人、财、物等方面有或多或少的因素而使文档一体化工作无法正常运行。文档部门始终得不到领导的重视和肯定, 没有将文档管理列入整个单位管理工作的日程计划中, 造成不能与其他业务工作同步进行统筹考虑和安排, 文档部门的行政地位经常被忽视, 往往以为是小事, 其实并非如此, 一个单位的管理水平在文档管理方面就能得以体现。
(二) 在管理上, 文档管理处于失控状态
在实际工作中, 大中型规模的单位会将文书工作和档案管理工作分部门或分人来管理, 由不同的部门或者两人以上工作人员各司其职。这样我们看到, 文书管理部门不负责管理文件的质量, 档案管理部门虽然收集、整理、归档等管理着文件, 但却对文件的质量无法进行有效的跟踪和干预, 最终导致文件与档案被孤立开来, 失去全方位的统一协调控制管理状态。
(三) 在技术上, 文档管理处于脱节状态
当前很多单位在选择购置或者自发研制文档一体化 (简称办公自动化OA) 系统之前, 脱离了档案部门的参与调研, 使文书部门产生的信息中没有更好地将档案部门需要的信息规范要求一并纳入, 无法实现规范化、一致性的要求, 最后导致在电子档案归档之时产生“心有余而力不足”的现象, 虽然在程序上是点到了, 但却缺乏调研性而使数据信息最终不能符合档案的要求, 使档案人员无法真正利用文书部门产生的数据信息, 需再利用计算机、数码产品、扫描仪等仪器设备, 重新采集数据信息, 大大降低了工作效率。
综上所述, 在实际工作中, 文件与档案在管理过程中的分离的确会带来部分文件信息丢失, 文件质量也无法得到有效控制, 使档案馆 (室) 藏的质量始终提高不了, 导致不能很好的发挥参考服务作用, 进而文档部门的行政地位也一直落后。所以将两个相对独立分散的文件和档案环节进行一体化管理迫在眉睫。
四、做好文档一体化工作的举措
“文档一体化”管理已成为在信息化大环境下所推行的一种管理模式, 研究使用成熟的办公自动化系统来实现文档一体化管理, 使档案工作及时介入文件形成之始, 让其具有系统整体性、全程控制性、连续有序性、操作规程性、技术标准性等特点。科学地做好文档一体化管理工作, 应该从以下几方面入手:
(一) 树立合理的文档管理理念
根据现有组织管理体制, 在很多单位文件和档案工作实行分开管理, 使得文件和档案工作发展失衡, 缺乏单位各部门强有力的支持和配合, 因此, 与领导的重视和支持是密不可分的, 理顺文档管理体制和组织领导关系, 完善机构设置, 布置合理的工作流程。
(二) 建立统一的文档管理规范
文件和档案工作关系密切, 制定统一配套的管理标准规范和工作制度, 改变原有文件和档案部门在行政关系和业务指导关系上互不参与、互不交流的现状, 取而代之以计算机网络为主要手段的“二合一”的现代管理模式, 建立健全以适应办公自动化电子文件生成环境发展需要的一种新型的文档事业管理规范。
(三) 选择文档一体化管理软件
文档一体化管理系统的建立离不开计算机与网络技术的支持, 开发研制或购买一款功能齐全、方便实用、兼容性强、一体化程度高的文档一体化管理软件尤为重要, 是实现文档一体化管理的关键。文件管理和档案管理是两个看似独立其实又紧密联系、相互作用的, 他们同是办公自动化管理的重要组成部分, 所以必须改变以往工作中将两者分离的观念, 事先将档案管理一并纳入, 做好文件和档案归档接口工作的程序设计, 使文档管理与业务工作实现一体化的衔接。
(四) 建立一支复合型的人才队伍
当已进入网络时代的今天, 配备服务器、网络、计算机、打印机、高速扫描仪、数码产品等仪器设备开展文档工作已是必不可少了, 而更重要的是先进的仪器设备需要懂的人才能发挥作用, 体现价值。这就需要文档管理人员转变观念, 本着对文档事业的高度责任心, 坚持学习、探索, 学会利用高科技设备和先进技术手段来进行管理。于是, 造就一批复合型文档管理人才队伍刻不容缓, 继续发扬原有的传统管理风格, 不断充电, 补充新知识、新技能, 紧跟信息时代发展步伐, 以适应和满足文档一体化管理需求。
总之, 文档一体化利用管理系统将文件处理与档案管理相结合并有效地衔接, 保证档案信息收集完整、系统准确, 充分利用文件处理过程中形成的数据信息, 使运转工作中文件的收发、登记、批转、组卷和档案收集、整理、编目、统计、利用、检索等形成一个有序的整体, 从而达到文件精炼化、案卷系统化、查找利用便捷化, 改善和保证了文件、档案质量, 从而实现文件和档案管理的一体化。
摘要：随着我国计算机在各行各业的普及发展, 计算机管理文件和档案也提上了议事日程。文件和档案利用计算机管理克服了以往工作环节、工作程序的重复、雷同等现象, 如将文件和档案作为统一的系统工程来加强管理, 能大大提高工作效率, 保证文档质量, 充分发挥文档的作用, 凸显一个单位的行政管理水平。本文充分肯定文档一体化管理发挥的重要作用, 进行了客观分析已经存在的问题, 并找出了一些科学、全面的对策措施, 以正确理解和把握文档一体化管理。
关键词：文档,一体化,管理,对策
参考文献
[1]张衔.文档一体化存在的主要问题及思考[J].中国科技信息, 2005, 18:134-135.
企业文档一体化的实践分析及思考 第9篇
文档一体化的理论基础是文件生命周期理论, 这一发端于欧美档案学者对文件和文件中心的理论解释, 后来扩大到了文件的整个运动过程及对这一过程的全面管理, 其立论的主要依据是文件价值形态及其有规律的变化。我国档案学者从上个世纪80年代就呼吁要实现文档管理的一体化, 从曾三提出的“档案自然形成规律”到陈兆祦提出的“文件运动周期理论”, 尽管各自表述不尽相同, 但它们都是对文件运动过程及其规律的描述, 都在催生和推动着文档一体化管理的进程。
“文件是档案的前身, 档案是文件的归宿”, 所谓“文件”和“档案”, 只是文件运动过程不同阶段的表现形式, 以及相应形成了各自的管理格局。过去, 文件和档案管理研究的基点放在两者的区别上, 注重各自环节的完整性和独立性。随着外部环节的变化、管理经验的积淀和理论研究的深入, 现在人们更多地从两者的联系中探讨文件和档案管理的改革问题。由此, 文档一体化呼声越来越高, 具体来说, 就是把文件形成、运转、处理和管理与档案的收集、整理、鉴定、检索、编目和利用等环节有机的联系在一起, 从而使文件到档案的全过程都得到有效控制, 再按照各阶段统一的规范和标准, 组织成一个科学的大系统, 从整体相互关系的角度对若干系统进行处理和统筹安排, 尽量消除或减少重复工作, 以取得系统的最优化, 求得系统的最高效率。
二、长庆油田文档一体化管理现状
就全国而言, 文档一体化管理模式这一更符合文件运动过程的管理模式仍停留在理论探讨阶段。在实践上, 文件、档案一体化针对于现行两者在两个管理体制下分别运行的状况而言, 这种文档分治的局面恰恰是我国在一定时期内政治体制、经济水平、技术状况、管理传统等综合因素的反映, 有着广泛的实践基础, 并且, 随着文件和档案管理体制不断完善, 管理程序和方法日趋规范, 使得这种管理体制发展得愈加成熟, 对提高机关运作效率和档案资源积累贡献突出。然而, 电子文件时代, 信息化和网络化为新的档案管理观——企业文档一体化提供了必要的物质技术和理论基础。
(一) 信息技术引发的企业管理的革命, 使文档工作的对象、内容发生了质变, 面临着共同的新课题。据统计, 长庆油田公司在勘探开发、经营管理等领域已上线应用各类系统70多个, OA、合同等办公系统每年产生了上万个电子文件, 且呈上升趋势。电子文件有着“电子”和“文件”的双重特性, 因而在管理方式和手段上必然有别于传统纸质文件。一方面, 在计算机信息系统中, 文件从设计、产生开始, 就利用计算机进行管理, 并完成接收、处理、过程记录、发放登记、归档录入、检索利用、借阅归档登记、改版记录等文档管理的全过程;另一方面, 随着网络化的全面升级, 文件、档案都在计算机和网络中处理完成。可见, 信息技术引发的文档信息网络化, 克服了以往文件、档案两者工作环节和程序的截然分离, 将文件管理和档案管理作为一个统一的系统工程, 既有利于加强文件管理的控制, 又有利于保证档案管理和利用的质量, 为文档管理一体化提供了必要的物质技术条件。
(二) 形成了严密完整的文档管理组织机构, 企业文档一体化有着便利的资源整合优势。按《档案法》规定, 档案工作实行“统一领导、分级管理”的原则, 各企事业单位从上到下需设置与其规模相适应的档案机构 (馆、室) 集中管理。目前。长庆油田公司将档案馆列为直属单位管理, 是公司档案工作的业务管理部门, 具有档案实体保管和业务监督指导双重职能。所属各单位共设置档案机构57个, 承担各单位档案业务的管理工作。从组织机构隶属关系来看, 85%以上隶属于综合办公室, 10%以上隶属于 (资源) 信息中心, 极个别单位档案机构独立运行。由此可见, 在与文件管理部门、信息部门有着天然的联系, 为实现文档一体化提供业务基础和技术支撑。此外, 从档案从业人员构成来看, 153名档案从业人员中, 大学本科以上学历51人, 大专71人, 约占80%, 具有高级职称3人, 中级职称41人, 助理级40人, 约占55%, 从业人员素质整体较好。
(三) 文档工作业务流程统一, 信息化程度较高, 初步实现了文档工作的无缝衔接。按照国家对企业档案集中统一管理的要求, 首先, 从制度层面解决了业务统一问题。“无规矩, 不成方圆”, 从制度层面引导档案工作的发展显得尤为重要。2010年, 中国石油天然气集团公司《档案管理手册》的下发, 解决了标准体系和规范统一问题, 基本实现了档案管理的业务标准从上到下趋于统一, 客观上加速了各地区公司之间及内部档案管理方式、业务流程、标准规范的逐步统一。其次, 搭建了统一的档案管理系统平台, 使档案信息化纳入集团公司信息化建设总体格局, 统一了档案信息内容标准化的问题。近年来, 档案信息化建设快速发展, 但一个突出问题是系统建设缺乏统筹规划, 缺少标准依据, 造成档案应用软件、系统平台、数据结构千差万别。1994年以来, 长庆油田在档案管理系统建设上, 先后经历了两次有益的实践, 即基于Visual Foxpro数据库的单机版系统和基于oracle数据库B/S模式的网络版系统。其中, 最突出的问题就是传统档案管理系统与业务系统相互独立, 无法彼此共享, 影响了档案信息资源整合共享、提供利用, 制约了其作用的进一步发挥。中共中央办公厅、国务院办公厅《2006-2020年国家信息化发展战略》把信息标准化放到发展的战略高度。2008年底, 在充分调研各单位档案业务的前提下, 启动并实施了档案管理系统项目, 作为集团公司信息技术总体规划的项目之一, 档案管理系统是数据资源管理的基础信息系统。通过与OA、合同等办公系统建立接口, 解决了系统之间、单位之间的“信息孤岛”问题, 基本实现了电子文件的全程管理、前端控制及系统间的信息共享和互补, 既满足了现有档案业务的需求, 也考虑到未来档案业务的发展, 是文档一体化模式建设的积极探索。
三、现状分析
在纸质与电子文件共存的大背景下, 从维护电子文件的真实性、完整性、有效性角度出发, 从理论分析及实践来看, 文档一体化模式势在必行, 但实践中, 仍有诸多制约因素, 究其原因:
(一) 文件、档案工作受制于机关部门层级管理、条块分割的管理体制、管理模式和观念。现代办公条件下, 文件信息在文件管理和档案管理系统中具备跨越时空界限进行互递的特性, 文档一体化已经拥有了十分可靠的技术依托, 然而, 传统的行政管理构架却极大地制约着文档一体化实现的步伐。实际工作中, 档案人员对归档前的文件管理进行“指导”, 难免有“越权”之嫌。就如同生产力的变化要求生产关系进行调整一样, 必然对管理体制提出更为强烈的变革要求。
(二) 长期以来, 档案工作处于机关工作的末端, 与机关工作严重脱节, 在现有的管理体制下, 档案人员力不从心。从本文上述档案人员情况看, 尽管学历、职称水平整体较高, 但档案专业人员所占比例小, 多数为传统档案工作“传、帮、带”的“继任者”, 或长期沿袭下来的工作经验, 加之近年来档案部门被安置情况普遍, 档案人员整体上缺乏创新意识, 对文档一体化集约化、高效率的优势无动于衷, 安于现状, 墨守成规, 致使文档一体化进程缓慢。
(三) 档案系统信息化建设落后于业务部门, 很难重新设计文档一体化的大流程, 而往往利用现有业务系统进行简单的数据共享。信息化是实现文档一体化的基础, 必须建立在共同的设备、系统、网络和标准上, 按全程设计的思想, 整合文件、档案工作流程, 设计出文档一体化方案。现实情况是, 档案管理系统后建, 仅仅通过对既有的业务系统进行分析, 建立档案系统与业务系统的“接口”, 对符合档案管理系统设计要求的字段、电子文件实行拿来主义, 仍停留在数据共享阶段, 而非真正意义上的文档一体化, 违背了文档一体化系统全程设计的要求。
四、几点思考
在理论上, 文档一体化的必然性和必要性早已被中外档案学者们进行过反复论证, 文档一体化系统的集约、高效的特点也毋庸置疑, 但文档一体化工作仍步履维艰, 笔者认为, 实现文档一体化, 必须从以下几方面入手。
(一) 打破现行管理体制的束缚。从整体上说, 企业文书工作和档案工作处于离散状态, 环节独立, 分别受命于办公部门和档案部门领导, “归档”成为两者的业务结合点。要实现文档一体化管理模式, 就必须实行“全程管理”、“前端控制”, 从“源头”提前介入文件的管理工作, 使文件能够作为档案进行管理的控制措施, 一律提前到文件生命周期的最前端进行, 档案的编目、著录、标引等业务行为完全融入文件办理运行程序之中, 现行管理体制下几乎难以实现, 文档一体化的实现需要以现行行政管理框架的变革为基础。
(二) 制定文件、档案工作统一的标准规范。由于管理体制不统一, 造成文书工作和档案工作的业务标准、规范的不通用、不协调, 成为实现文档一体化管理的障碍。如《档案著录标引规则》引用的国家标准国家机关公文格式》 (GB9704-1988) 已于1999年底发布新标准, 而《档案著录标引规则》未更新;国务院办公厅和国家档案局各自制定的《主题标引规则》和《主题词表》, 两者之间相互不衔接、不统一, 档案部门比较成熟的行业标准也难以为文件工作部门利用, 造成工作重复和人力浪费。
(三) 整合管理系统。自动化办公以来, 业务对信息系统的依赖不断加大, 信息系统对业务发展和生产经营管理发挥了越来越重要的支持作用。受制于传统文件和档案分开管理模式的束缚, 文件管理 (OA) 与档案管理系统相互独立, 目前, 所谓的“文档一体化”系统, 也不过是简单的将办公自动化系统中的数据自动导入到档案系统而已, 绝非真正意义上的文档一体化系统。此外, 在保证电子文件的原始性, 记录电子文件生成、办理、归档过程中形成的背景信息等元数据留存归档方面还有很多问题。但不可否认的是, 建立一个真正意义上的文档一体化系统, 是实现文档一体化管理不可或缺的环节。
综上所述, 文档一体化是企业文档工作的发展趋势, 信息化密切了文件与档案工作的联系, 也为文档一体化模式提供了技术支撑。实践证明, 文档一体化已不仅是文件、档案部门之间所能协调解决的问题, 还应该有信息部门的技术支持, 从总体调度、协同管理的层面进行设计, 才能使企业文档一体化的夙愿成真。
摘要：本文通过对文档一体化管理的理论分析, 结合企业文件与档案工作现状, 探讨企业文档一体化工作的实践问题。
关键词：文档一体化,信息化,管理体制,管理系统
参考文献
①谭琤培.文件中心与文件生命周期理论.《当代中国档案学热点评析》[M].2003年3月第一版.
