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文秘档案工作范文

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来源：火烈鸟

作者：开心麻花

2025-09-19

文秘档案工作范文（精选11篇）

文秘档案工作第1篇

一、强化文秘“档案意识”是做好办公室档案工作的基础

所谓“档案意识”, 一般是指人们对档案及档案工作的认识和看法。档案意识直接作用并指导档案工作实践, 在办公室文秘工作中, 文秘人员对档案的认识、对自身工作之于档案管理工作的关系的认识在档案工作中起到不容忽视的作用。

从工作流程上看, 文秘人员的“档案意识”是形成档案的重要来源。一般来说, 办公室文秘负责起草单位的文件、领导讲话稿等综合性材料, 记录会议内容, 收集整理调查研究材料, 而在工作中产生的文件、领导讲话稿、会议记录、调研材料等文献是档案的重要来源, 也就是说办公室文秘工作的成果是档案工作的重要对象。办公室文秘的每项工作终结, 正是档案工作的开始, 比如一份文件写的清晰明了、生动实际, 才会有力推动工作, 经过领导核准签发能生效, 最后加盖公章就成为正式文件, 作为档案保存也就有了查考价值, 在文秘工作的一系列流程中, 文秘“档案意识”的强弱对档案工作的效率和效果产生直接影响, “档案意识”强的文秘在工作中会注意收集整理文书材料, 确保材料的完整和齐全, 这在一定程度上可以提高档案工作效率, 促进档案工作的开展。反之, “档案意识弱”的文秘, 工作中容易忽视文书材料的整理和保存, 就会延缓或者阻碍档案工作的开展。

从意义角度讲, 文秘人员的“档案意识”直接影响到档案的利用效果。前面说过, 办公室文秘工作的成果是档案工作的重要对象, 这也决定办公室文秘的“档案意识”有无及强弱直接影响到档案工作, 特别是档案利用工作。前面说过, 如果办公室文秘有较强的“档案意识”, 那么他在工作中就会下意识的及时收集基础性材料, 同时做到安全保管, 确保材料齐全, 为日后的档案工作提供了前提条件。与此同时, 办公室文秘的档案意识还会促使他们在起草文件、调查研究工作中充分利用已有档案, 促进工作的有效开展。相反, 如果办公室文秘“档案意识”缺乏后者意识薄弱, 那么不仅无法利用档案开展工作, 还将直接影响到档案的收集、立卷和归档等具体工作。

二、当前办公室文秘“档案意识”薄弱的原因剖析

(一) 缺乏专业素养

很多办公室文秘并非“科班出身”, 在从事工作之前没有接触过档案相关知识, 甚至很多人在工作一段时间之后, 也不了解档案收集管理等专业知识, 具体表现在:一是不能正确认识档案的含义, 也就是不知道档案是什么, 这就使得他们在工作中无法判断哪些材料具有价值能够成为档案, 具体表现为, 很多办公室文秘在起草文件时不注重保存形成的历史材料及一些领导批示的意见, 使得日后的档案工作无法收集齐全的资料;二是不了解档案的具体功能, 对于档案的作用特别是参考作用没有足够的认识, 这对办公室文秘来说无疑是一大缺憾, 因为档案作为反映过去工作情况的真实凭证, 反映了前人的经验和成果, 善于利用档案的记载是办公室文秘开展工作、提高业务水平的重要途径;三是不熟悉实际的操作方法及技巧。没有理论背景, 自然无法指导实际操作。

(二) 对档案工作的重视不够

如上所述, 很多单位的办公室文秘都没有充分认识到档案管理工作在业务工作和管理工作中的重要作用, 普遍对档案工作的重视程度不高, 具体表现为大部分时间和精力都用于起草文件、处理公文、机要、保密工作, 没有全身心投入文书档案管理工作, 具体工作中归档意识不强, 不能配合单位档案室做好档案的归档和管理工作, 造成了工作环节中诸如文件材料缺失、归档材料不规范不完成的问题。

(三) 档案工作现实情况不容乐观

目前, 许多地方档案管理工作水平相对低下。因为, 很多人不了解档案工作, 认为档案与自己的关系不大, 也认识不到档案工作的重要性和必要性, 甚至有人认为档案可有可无, 这直接导致收集、整理、保管等档案工作水平不高, 使档案的开发利用效果有限, 档案不能发挥有效作用, 自然不能引起人们对档案工作的重视。

三、办公室文秘“档案意识”培养的实现路径解析

(一) 加强专业学习, 培养专业素养

加强专业学习提高专业素养, 是增强办公室文秘档案意识的重要途径。一是要深入学习档案法规和档案知识, 如《档案法》、《档案实施办法》、《档案工作实务》等专业书籍, 加强业务学习。特别是要结合工作实际, 掌握档案理论中与办公室工作密切相关的内容。二是要加强对档案工作重要意义认识的学习, 充分认识到档案工作是重要的科学文化事业, 对上至国家、下到每一个人都有重要的作用和意义, 以此加强工作责任感和事业心。三是要不断调整知识结构和能力结构, 根据档案理论的更新与发展, 更新业务知识和技术水平。

(二) 强化业务实践, 不断总结经验

对办公室文秘来说, 仅仅具备专业的档案知识是不够的, 还需要在具体工作中大量实践、反复操作, 将专业理论应用于具体的档案工作实践中, 不断积累在工作中遇到的各种情况, 总结经验教训, 才能进一步的熟悉档案工作, 进而在工作中自觉主动地形成、收集、整理和立卷归档相关文件材料, 不断提高办公室文书档案管理工作。

(三) 提高档案利用, 强化服务意识

在管理文书档案的工作中, 办公室文秘应该树立“服务第一”的思想, 全身心为单位的业务和管理工作服务。要深入了解并掌握领导和同时对档案信息的需求, 最大限度地开发好信息资源, 更好的发挥文书档案在工作中的功能和作用, 以工作实效提高档案利用效率, 不断推广档案在各个领域中的应用, 不断提高人们对档案的重视程度。

(四) 加大宣传力度, 增强全员共识

文秘档案科工作总结第2篇

第一、积极稳妥推进文印档案管理。

响应公司“节能降耗、增收节支”的号召，文印中心从节约每一张纸入手，复印材料时能缩印的就缩印，能双面复印的就双面复印；在耗材管理上建立了耗材购进、领用台帐，专人负责，帐目明细。全年累计收入10万余元，实际消耗5万6千元，盈收4.5万元，比XX年增收36.6%。共办理印刷业务1000多种，完成采购耗材72种。

在档案管理上，由监察审计部牵头组织，对下属单位和机关部室进行了全面的档案资料审计检查工作，对各单位、部室档案管理工作进行了检查、规范，积极指导各单位建立规范的档案管理工作。档案室全年先后为选煤二厂、新建综合办公楼、污水零排放、焦炉煤气发电项目等基建项目及公司上市、日常经营管理等方面共提供档案查阅服务1800余人次，满足了公司生产经营的需要。

第二、规范严密办理公文处理事务。

文秘科XX年年累计起草讲话近30篇约20万字；起草各类通知、决定、公函、请示等对内、对外红头文件69件，文字达10万余字。相对圆满地完成了各种公文起草、签发、校对、编印、受控、分发、催办、上报等系统工作。尤其是在公司《岗位规程》、《职称评定晋级》、《标准化车间》建设等涉及公司重大决策的公文处理中，严密组织，积极配合，为公司领导的决策提出了一些具有建设性的意见和建议。

全年，文秘科围绕民主管理、领导政协发言、和谐劳动关系、环保建设、安全工作、铁路发运、上市工作以及五一期间省、市、县三级劳模及先进个人事迹的起草、修改和上报工作，累计向上级政府及职能部门和行业管理单位上报近30篇上报材料。同时，文秘科及时认真办理总经理办公会及外事会议、以及公司级各类会议的文字记录及整理工作；同时较好地完成了各类会议的资料准备，公司公文、公函收发、交办、催办等具体事务。必要时，还按照会议及公文要求进行传达、催办等事项，无出现任何纰漏。

XX年年，文秘科分别对各直属单位的文件受控、公文处理、公章管理等办公室工作进行了两次综合检查和指导，为规范各单位的公文处理系统工作起到了积极的推进作用。

第三、突出重点加大报纸宣传力度。

年内，文秘科围绕公司每个阶段不同的宣传重点，圆满地完成了全年《阳光之窗》企业内部报刊的编辑、宣传、发行等工作，共出版11期报纸，累计编辑报纸版面62个，编辑、校对稿件450余篇，18多万字（其中，文秘科编写稿件50余篇）。在公司领导的关爱下，《阳光之窗》从7月份开始改为彩色印刷，提高了印刷质量，做到了版面大方新颖、职工喜闻乐见，报刊发行到一线班组、一线岗位。较好地宣传了职代会、技术比武、员工思想政治工作、节能减排增收节支、企业文化以及公司领导在重大会议上具有指导性的纲领性讲话等重点宣传工作,并择优推荐在《河津风采》、《河津新闻》上署名发稿8篇，提供稿件材料10余篇。XX年年3月，文秘科将各单位稿件任务纳入“20xx”考核以来，各单位稿件数量和质量较去年有了很大的变化，每月各单位大约投送稿件100余篇，全年共收集稿件1500余篇，确保了《阳光之窗》稿件来源和稿件质量。报纸的定期出版和有效发行，赢得了广大员工的厚爱，真正体现了《阳光之窗》“展示阳光风采、传播企业文化、服务生产经营”的办报宗旨。

第四、加强培训。

在培训工作上，文秘科按照公司安排，对全科室“职代会讲话”、“员工思想政治工作”、《管理规章》、《质量环境体系》等进行培训学习、考试。并按照培训大纲要求，结合科室业务特点，对全体员工培训了电脑操作应用、商务礼仪等专业技能知识。围绕“公文处理、电脑操作和商务礼仪”，科室对全员进行了技术比武，有两名员工获公司级技术比武奖励。

除了以上重点工作外，文秘科还积极协助环保部门对140万吨焦炉验收、综合楼奠基仪式、厂前广场竣工典礼、世模佳丽阳光行会议等大型内部及外事活动的会务安排和来客接待的服务工作。尤其是重点服务企业文化塑造工程项目组的`各项工作，保障公司企业文化塑造工程的顺利实施。

第五、存在的不足和问题

一是文秘档案管理和内部考核还不够具体量化、标准不高；二是员工队伍整体素质还比较薄弱，尤其是工作创新能力不足；三是参谋监督、协调服务的职能和作用还没有得到充分地发挥等。

文秘档案工作第3篇

关键词：文秘专业；档案管理；教学

中图分类号：G642.3 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2012）01-0206-03

《档案管理》是文秘专业的核心课程之一，旨在培养秘书岗位所需的文书与档案管理的基本能力。笔者在从事档案管理课程教学的过程中，感觉到当前高校文秘专业的《档案管理》课程教学中普遍存在一些问题，如没有摆脱档案专业的影响，形成自己独立的知识体系，教学内容与秘书工作实际有一定距离，教学方法单一，教学效果不佳等。高校文秘专业应加强研究，明确课程教学目的，规范教学内容，改进教学方法，真正提高教学水平，促进文秘专业《档案管理》课程的发展和完善，培养高素质的秘书人才。

一、明确教学目的，培养合格秘书人才

档案管理是秘书工作的内容之一，文秘专业开设档案管理学是为了培养合格的秘书人才，而不是专门的档案人才。当前高校文秘专业的《档案管理》课程教学中普遍存在的问题，是与档案学专业的档案管理学课程没有太大区别，没有体现出秘书专业特色，与秘书岗位的要求有一定差距。因此，我们要结合秘书工作实际，明确人才培养目标，明确教学目的和重点，研究秘书岗位档案管理工作的内容和特点，使文秘专业《档案管理》课程具有自己独立的体系。掌握秘书应具备的档案管理基本知识和技能，作为秘书，仅仅有档案意识还不够。秘书人员承担着文件向档案室移交前的收集、整理、鉴定、日常保管等工作，一些小单位没有专门的档案室，秘书往往同时兼职档案管理员，因此秘书人员应该具备全面的档案管理基本知识和技能。档案管理工作是一项科学性、规范性、技术性很强的工作，如必须掌握档案鉴定的原则、标准、方法，才能准确地鉴定档案，保证真正有价值的档案得到有效的管理；必须掌握档案立卷或以件为单位整理的步骤和方法，才能整理出系统的、便于保管和利用的档案。《档案管理》课程的开设正是要通过专门的学习和训练，使学生掌握档案管理的专业知识和技能，既懂得理论，更要学会实际操作。

二、更新教学内容，贴近秘书工作实际

“长期以来，文秘专业档案管理课程大多使用普通高等院校档案专业的教材，教材专业性强，有自己独特的理论、原则、技术和方法，文秘专业学生短期难以理解和掌握。”[1]近几年也有一些针对文秘专业的档案管理学教材出版，理论性和专业性降低了一些，但基本体系没什么改变，仍是按照专业档案管理的环节编排，与文秘工作实际有一定距离。因此，在教学中我们要研究秘书工作中档案管理的特点，贴近秘书工作实际，围绕职业能力选择教学内容。

1.内容要实。首先，教学内容的确定应以秘书岗位的能力分析为基础，根据实际工作的需要来设计，包括一个基层文秘工作者从事文书、档案工作所需的理论知识、实践能力、职业态度等内容；其次，教学内容应来自秘书从事的文书、档案工作实际，与工作过程相对应，形成自己的知识结构和体系；第三，传统教材理论性较强，如概述部分档案发展史的内容，每章中的基本原则和要求等占相当比例，作为文秘专业教材，应减少与工作实际缺少联系的理论知识，增加具体应用操作内容。第四，目前国内秘书专业《档案管理》课程教学内容主要针对党政机关，而学生的就业对象多是中小企事业单位，教学内容与学生的就业现状脱节。因此教学内容应针对基层企事业单位，相应增加基层企事业单位文档管理的知识，如企业档案、人事档案、会计档案、工程档案、设备档案管理等，增强教学内容的适应性。

2.内容要新。办公自动化技术的发展直接影响到文档管理的内容和方法，文件的形成、处理、归档等都发生了相应的变化，而目前教材大多仍是针对传统办公环境的，这就要求我们跟上时代发展的步伐，与时俱进，及时更新教学内容。首先，文件的载体越来越丰富，除了传统的纸质文件外，声音、照片、磁性载体档案、电子档案越来越多，应重视其管理。其次，除了文书档案，基层企事业单位中科技档案、各种专门档案所占比例很大，在教学中不能忽视。第三，档案管理的现代化程度越来越高，教学中应适当引入计算机公文管理系统、档案管理软件、电子档案管理系统等的应用，通过开展办公自动化环境下的模拟教学，让学生了解和掌握文件和档案的计算机管理知识和技能。

三、改进教学方法，注重实践教学

文秘专业的特点是培养实用的专业人才，文秘专业档案管理学的教学目的在于让学生掌握档案管理的基本知识和技能，恰当地处理各种档案信息，它的实践性很强。但目前不少院校文秘专业的档案管理课程仍是以理论课为主，沿用文科的教学方法，老师讲、学生记，考试前背一背，考完后忘干净。通过理论学习，学生虽然获得了一定的专业理论知识，但是一到工作岗位却手忙脚乱，无法实际应用。要想改变这种现状，必须采用灵活多样的教学方式，以实践教学为突破口，让学生在学中做、做中学。

1.采取灵活多样的课堂教学方法，掌握基本知识和技能。在课堂上配合理论教学，可采用讲解、提问让学生掌握基本概念和原理；可引导学生参与课堂讨论，发挥学生学习的主观能动性，培养学生分析问题、解决问题能力和对知识的综合利用能力；可以把实际工作中出现的问题作为案例，交给学生研究分析，使学生顺利进入角色，灵活运用所学知识解决实际问题；也可布置作业，让学生课下通过网络等途径阅读公文原件，了解一些企业文档管理的现状，弥补缺乏实践经验、缺乏感性认识的不足；采用多媒体教学，让学生通过大量图片对档案管理中的各种装具如档案柜、案盒等，各种表格如档案保管期限表、卷内文件目录等有感性认识。多种教学方法的运用，使课堂教学活起来，让档案管理不再遥远、不再枯燥。

2.加强实训教学，提高专项技能。文科类专业的实践教学不可能像理工类专业那樣通过实习车间、机器设备来实现，但可以建立实训室模拟训练。学生在实训室模拟现实中秘书工作任务，通过“角色扮演”来体验秘书工作特点，掌握秘书专项工作技能是加强实践教学的重要途径，这对工作经验十分不足的在校学生来说，有很强的适应性。如让学生进行公文的装订、分类、排序、编目等档案整理工作的训练，进行档案著录工作训练等。通过动手操作，加深印象，巩固和消化课堂所学知识，通过反复模仿、练习，直到工作任务独立完成。

3.通过实习，提高档案管理的综合能力。可联系校内各职能部门和教学系的办公室、档案室，开展校内实习；通过各种途径联系企事业单位，建立校外实习基地，要尽可能地为学生提供实践的机会，在实习中知识才能融会贯通，职业能力才能得到真正的提高。如通过实习体会平时归档的重要性，体会电子文件和纸质文件归档的不同，体会照片、录音带、实物档案的重要性等等。通过校内见习和校外实习，让学生走向社会，在真实、自然的工作环境中进一步强化秘书工作技能，在复杂多变的情境中综合运用各项能力。

参考文献：

[1]刘晓岚，刘颖，刘伟.文秘专业档案管理类课程应用性教学研究[J].中国成人教育，2008，（7）.

注：本文系邢台学院教改课题“文秘专业实践教学体系构建研究”（JGY10013）的研究成果

作者简介：穆廷云（1967-），女，河北邢台人，副教授、文学硕士，主要从事文书与档案管理、秘书礼仪的教学与研究工作。

文秘档案工作第4篇

关键词：办公室文秘,档案意识,档案管理

一、强化办公室文秘“档案意识”的重要性

(一)办公室文秘的“档案意识”决定着档案资料是否能得到完整的归档。

办公室文秘人员是文档资料主要的整理者,会议记录、领导讲话、制度文件都是由文秘人员整理的,而这些资料都是档案文件的重要内容,因此,办公室文秘“档案意识”的强弱直接关系到档案资料的完整与否。“档案意识”较强的文秘人员在工作中会注意收集和整理这些档案资料,并及时归类入档,形成完整的档案资料,而没有“档案意识”的文秘人员则会忽略档案资料的整理和收集,造成档案资料的缺失。

(二)办公室文秘的“档案意识”决定着档案的功能能否得到充分发挥。

档案室对历史资料与文档的收集,其最核心的功能还是日后的使用价值,而档案的使用价值与文秘人员的“档案意识”是密不可分的。一方面,若文秘人员“档案意识”较弱,必然不能保证档案资料的完整性,对于档案资料的功能发挥必然造成不利影响。另一方面,文秘人员的“档案意识”较弱,还使他们会在工作中忽略对历史档案文件的利用,如文件的起草等,影响了档案的功能发挥。

二、当前办公室文秘档案管理中存在的问题

现阶段办公室文秘档案管理中主要存在两个问题:

(一)办公室文秘自身专业素养较差。

很多办公室文秘人员都不是科班出身,对于档案管理不了解,工作中也没有经过相关的系统培训,专业素养薄弱。具体表现在两个方面:一是不了解档案管理的重要性,在工作中也不会注意去整理和收集重要的档案资料,不明白档案收集和整理的意义,导致档案管理的混乱和档案资料的缺失。二是缺乏科学的档案管理的技巧和方法,完全靠自己的经验来开展档案管理工作,导致档案管理中问题重重。

(二)办公室文秘人员忽略档案管理工作。

很多办公室文秘人员对于档案管理工作缺乏重视,把工作的重心放在了起草文件、文秘服务工作上,归档意识不强,不能有效配合单位档案做好文档的归档工作,导致档案资料出现缺失。

三、强化办公室文秘“档案意识”的策略

针对办公室文秘档案管理工作的现状,本文提出了强化其“档案意识”的策略,主要分为三个方面:

(一)加强办公室文秘的培训教育。

加强专业培训,不断提升文秘人员的专业素养,是强化办公室文秘“档案意识”的重要途径。单位或部门可以有针对性地开展各种形式的培训,不断提升文秘人员的“档案意识”。其培训的内容主要可分为三个方面:一是档案管理相关法律法规和知识方面的学习和培训,特别是要将这些法律法规和知识与文秘档案管理中的实际工作结合起来,提升理论学习的实效性。二是要加强对档案管理重要性的认识方面的学习,重点让文秘人员认识到档案管理的功能,意识到档案管理的重要价值,从而从内心中重视档案管理工作,提升“档案意识”。三是要加强档案管理方法和技巧方面的学习,提升文秘人员的档案管理水平。同时,单位在进行办公室文秘人员的选拔和招聘时,要重视人才的专业对口程度,在选拔中要加入档案管理方面内容的考察,从源头上提升办公室文秘人员的“档案意识”。

(二)加强档案管理操作实践。

档案管理工作是一项实践性很强的工作,仅仅通过培训是无法大幅提升文秘人员的“档案意识”的,必须要在实际工作中大量实践,不断总结经验和教训,才能提升档案管理水平,在实践过程中提升“档案意识”。因此,办公室文秘人员要不断加强档案管理实践,在工作中积极进行文档资料的收集、鉴别、归档,形成自觉性的意识,提升档案管理水平和“档案意识”。

(三)强化档案资料的利用导向。

档案资料最大的价值是其可利用性,因此,要在档案管理中强化档案资料的利用导向,以档案利用为出发点去做好档案管理工作。要主动地去了解领导和其他部门同事对档案资料的实际需求,并以此最大限度地去开发和储存档案资料,提高档案资料的利用效率。

四、总结

总之,档案管理工作是办公室文秘工作的重要内容,办公室文秘人员的“档案意识”对档案管理工作效率具有重要的影响。现阶段,办公室文秘档案管理工作中存在一些问题,主要体现在办公室文秘人员的“档案意识”薄弱。因此,要不断加强办公室文秘的培训和教育,并加强操作实践,理论与实践相结合。同时,要强化档案资料的利用导向,通过这些策略来强化文秘人员的“档案意识”,以提升档案管理工作效率。

参考文献

[1]张雁泉.文秘工作中电子档案的管理与规范[J].兰台世界,2008,(16):36-37.

[2]高姗.关于加强文秘人员档案意识的建议[J].黑龙江科技信息,2013,(5):125.

文秘档案工作第5篇

为了加强文秘工作与文书档案管理工作，首先需要树立一体化的管理理念，奠定这两项工作发展的基石。这两项工作在以前一般归属两个部门，他们总是各自工作，很少进行统一交流，这就使得这两项工作在交流问题上存在众多问题，降低了工作效率，但是也没有人想办法解决。因此我们要解决这个问题，首先要具有一体化的思想，有了这种思想我们才能根据这两种工作的特点与需求逐渐调节与交流沟通，达成统一共识，提高工作效率。

3.2 规范管理工作

因为我国行政工作发展时间较短，在很多方面存在着严重的问题。例如文秘工作中很多的文件没有按照相关的格式进行编辑，很多资料与附件不够完整，在整理时存在很多的错误没有纠正，甚至连公文的文种都不能够分清楚，使得文件的质量降低很多。另外在档案管理工作中也存在着很多漏洞，工作人员因为专业技能较差，使得很多宝贵的文件没有得到妥善保管，丢失了大量宝贵资料，由于办理程序不够科学，减缓了文件查找和归类速度，降低了工作效率。因此，要使这两项工作能够更加顺利快速的进行就必须根据相关规定与实际情况，合理规范工作秩序和要求，加强这两项工作的对接交流，提供更加优质的行政服务。

3.3 借助信息化手段

在这个大数据时代，很多工作的发展已经离不开信息化技术的支持，因此我们为了实现文秘工作与文书管理工作一体化管理就要借助信息化技术这个平台将这两项工作更紧密的联系在一起。现代化科技能够保证能够保证档案管理工作的质量与效率，为文书档案管理工作注入一股新鲜血液，使档案管理在这个快餐时代永葆活力，实现他的价值。为了紧紧抓住这个时机我们应该建立一个信息化管理平台，建立信息收集、分类、查找等不同功能，方便工作人员的管理以及人们的查找利用。同时要加强与其它部门的交流，收集其他部门的建议建立方便快捷的信息化平台，是每个人都能保持高效的工作效率同时减少不必要的麻烦。

3.4 培养专业人才

在实际工作中，哪一项工作的发展都离不开人力的支持，专业的工作人员不但能够保持高效的工作效率，更具有极高的职业道德和操守，利于部门之间的相互合作与交流，使部门之间一直维持有效的联系。以前很多文书职位的工作人员因缺乏职业素养，在很多工作中存在问题，同时因为不能重视自己的工作，在工作中懒散松懈，使得工作质量严重降低，给相关部门带来很大的损失。在文秘工作与文书管理工作中，专业的工作人员不仅能更快地完成工作保证质量，更便于这两项工作的顺利接洽，实现办公高效化和便利化。另外，在日常的工作中能够为领导提供有效性的建议，当面对改革创新时，能够以专业的眼光看待问题，做出最合理的判断，推陈出新，保证工作的顺利进行。

4 结语

综上所述，我们已经深刻的了解到文秘工作与文书档案管理工作之间的紧密联系，在现实的生活中我们已经不能将这两项工作完全分开，为了实现便捷化和科学化的现代化办公我们应该想尽一切办法将这两项工作紧密联系在一起，坚持一体化理念，利用信息化网络平台，培养专业化人才，规范各项工作，提高人们的工作效率，能够在最短的时间内找到想要的资料，保证数据的准确性，为领导提供更准确的建议，实现部门利益最大化。

参考文献

[1]侯明，白宇红.谈文书档案管理的现有问题及对策[J].《办公室业务》.

[2]黎艳辉.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].《黑龙江档案》.

[3]肖娜.浅谈文书档案管理的办公自动化应用[J].《魅力中国》.

[4]宋李娜.浅议办公自动化环境下的文书档案管理[J].《档案》.

[5]范爱玲，宋杨.浅析文书档案管理中存在的问题及对策[J].《城市建设理论研究：电子版》. 2012

企业党建管理中文秘工作的定位第6篇

关键词：文秘;企业管理;党建工作;定位;服务

文秘，是指经过学习，掌握文秘专业的基本理论与基本知识，熟悉现代文书学、秘书学的原理和方法，具有较强的写作能力，能熟练地从事文书、秘书事务工作，能进行文章写作、文学编辑和新闻写作，并从事信息宣传、文秘服务、日常办公管理及公共关系等工作。

一、文秘在企业党建工作中应发挥的作用

（一）参谋助手

文秘有各种层次、工种，文秘如何发挥参谋助手作用有多种途径，不仅体现在提供辅助决策的方案与日常工作的预案等方面，更多的文秘人员可以在大量的经常性工作中，为领导决策与管理工作提供优质服务，当好参谋助手。诸如协助领导安排一个时期的工作布局，为领导出主意、想办法，积极主动地办文办事，完成领导交给的任务等。

（二）信息收集

文秘信息服务于领导的全部决策、管理和指挥工作，领导者要在企业党建管理中进行决策，都要以反映事物发展变化的大量信息为基础，特别是基层党组织的具体党建工作情况。就通常文秘工作而言，需要掌握多种信息，概括起来所提供的信息应包括：上级信息、内部信息、历史信息、本机关及下属党组织的有关情况、资料，平行地区、部门的社会信息、业务信息、经济信息、科技信息，本地区、本部门的党建工作历史资料等。

（三）协调联络

协调是管理的手段，行政管理如此，党建工作管理也是如此，其实质就是统一认识、调整关系、解决矛盾、协调行动。在新常态下，企业党委领导面临的问题十分复杂，接触的横向、纵向关系也千丝万缕，改革创新过程中会不断产生大量新的矛盾，这些矛盾最后都会集中到各级党组织，特别是党委负责人面前，要求及时解决。因此，围绕企业发展中出现的矛盾，协助领导及时、正确处理，是新常态下文秘协调联络工作中的重要特点。

二、企业党建工作中文秘工作的特点

（一）文秘工作的政治性

任何社会、任何团体的文秘工作都具有很强的政治性，为一定的组织、团体服务，以维护组织、团体的利益为己任。例如国有企业，在生产经营的过程中为社会做出了积极贡献，如向国家交纳税收，提供就业机会，带动相关产业发展等。另一方面，企业的生产经营活动必须遵守国家的法律法规、政治规章等。因此，其文秘工作的时代背景就是党和国家改革开放、建设社会主义和谐社会、全面从严治党的大政方针，各项工作必须符合现行法律和政策。从广义的角度来说，也是为国家的经济发展大局服务的，为从严治党、加强党建服务，这就是文秘工作政治性的体现。

（二）文秘工作的从属性

上下级机关的文秘工作没有成序列，也没有常规固定的工作内容，而是按照基本的工作职能，根据机关和领导的要求，需要你办什么事，就办什么事，不能自已想怎么做就怎么做。文秘工作本级领导机关的主要组成部分。文秘工作基本没有主动权，是一种从属的、被动的工作。上下级机关的文秘工作也没有隶属关系，只有业务工作的指导关系。

（三）文秘工作的服务性

文秘工作是一种服务工作，为领导服务、为党组织服务、为机关服务、为基层服务。同时，文秘工作要求文秘人员沟通上下，协调左右，出谋划策，事无巨细，随叫随到。只要需要，领导指到哪里就打到哪里，竖到底、横到边，高级领导、一般党员、平民百姓都是服务对象。而且服务性决不是没思想、没主见，新常态下的文秘工作强化了参与决策服务、独立办事、调查研究等职能。文秘工作者直接为领导决策当参谋助手，提供信息，提供依据，督促检查落实决策。

三、文秘岗位应该具备的职业素养

（一）政治理论素养

文秘人员要掌握党的基本理论、重要方针政策，只有掌握了这些基本理论并理解其深刻内涵，才能掌握科学的思维方法和工作方法，才能提高认识世界和改造世界的能力。此外，还必须学习唯物辩证法、政治经济学等。一个文秘工作者如果缺少这些理论知识，政治上不敏感，就缺乏政治理论素质。

（二）文秘专业知识

文秘的专业知识包括两个方面，一方面是与文秘工作有直接关系的文秘专业知识，如文秘知识、文书知识等等。另一方面是文秘所在单位或部门的业务性知识。鉴于文秘工作的性质和任务，文秘应该是具备广博知识的“通才”、“杂家”，又是通晓本专业的“专才”，二者是互为作用的辩证关系。这样才能成为本单位、本部门的内行，才能当好领导的参谋和助手。

（三）分析辨别能力

文秘人员要认真研究党政中心工作，深刻领会领导对所辖工作的战略意图、战略方向、长期或中期特别是近期的管理目标，帮助领导领会上级的政策意图，及时掌握信息，深入实际正确出谋献策，涉及到职责范围内的事，应根据情况的发展变化，提前准备，不能“临时抱佛脚”匆忙上阵、消极应付。

（四）企业管理知识

现代文秘是综合性、辅助性的管理人才。担负现代管理任务的文秘工作者，必须学会现代管理知识和管理方法，必须学会现代管理的基本原理，学习现代管理的系统论、控制论、信息论的理论和方法，帮助实现管理组织系统化、管理决策科学化、管理方法定量化、管理手段现代化。

参考文献：

[1]姜玲玲.文秘管理工作的多目标决策––改革《文秘学》课程教学的初步尝试[J].宿州学院学报，2006（3）：104-106.

[2]常崇宜.现代文秘工作[M].成都：成都电讯工程学院出版社，19891.

文秘档案工作第7篇

一、文秘工作是档案管理工作最为重要的“源头活水”

高校文秘工作者的主要工作内容是为校领导以及校内各职能部门服务, 并做好两者之间的协调工作, 其主要职责是为校领导出谋划策, 是高校领导者的左膀右臂。文秘工作者手上掌握着校领导的印鉴以及学校公章, 只要是以学校、校领导名义下达的各种公文, 都必须经过文秘工作者的仔细审核、盖章后才能下达、运转公文;文秘工作者还负责上级行政部门与校内各业务主管部门需要下发的各种公文的登记、办理、管理、整理、归档等工作;在各项公务活动中, 由校领导直接形成或接收的各种实物、声像材料以及文件材料也会直接交由文秘工作者进行处理 (主要包括登记办理、保管、存档等) 。这些文件会经档案管理人员进行收集、整理、存档, 最后形成高校文书档案。由此可见, 文秘工作是档案工作的前期铺垫, 是档案材料的重要来源地, 文秘工作者是这些文书档案产生、形成的主要参与者, 文秘工作的质量直接决定着文书档案的质量。为了确保档案管理工作的质量, 文秘工作人员应具备强烈的档案意识, 明确档案的重要意义, 应要求文秘工作者熟练掌握一定的档案知识以及相应的技能。在日常业务工作中, 文秘工作者应明确自己的职责, 积极参与学校档案管理工作行列, 认真收集、整理各种实物、声像材料以及文件材料, 确保档案资料收集的完整性、系统性、真实性、全面性。

二、档案工作是文秘工作的重要组成部分

高校办公室是学校的信息中心, 是教学、教育、管理、科研等各部门的中枢机构, 校情通报、学校大事记、每学年的党政会议记录、学校总体规划、管理目标、领导决策、上级来文的处理、校史编研、纵横联系及来信来访、规章制度、对外重大活动的记录以及党和国家的方针、政策等文件资料都需要文秘工作者直接起草或审稿, 关于校内各职能部门对于学校决策贯彻实施的情况以及反映等信息也主要由文秘工作者负责汇总, 而档案管理工作者则主要负责这些文件资料、信息的收集、整理、归档和保管利用。由此可见, 档案工作是文秘工作的重要组成部分, 也是一项基础性工作。文书档案记录了高校发展、教育、教学、科研等工作活动, 是重要的历史凭证, 档案管理工作的主要职责是对文秘工作者归档的文书材料进行鉴定、分类整理、编录、保管, 并利用现代化先进的档案管理形式、途径和手段将其转化为档案信息, 进而为高校各项事业的发展以及社会发展服务。随着现代信息网络技术的快速发展及普及应用, 高校档案管理工作应坚持档案管理服务本质, 转变服务理念, 大力引进先进的信息网络技术, 积极创新, 改革管理措施, 丰富档案管理服务内容, 提高档案管理服务效率与质量。

三、档案部门应积极为文秘工作提供现代化档案信息服务

文秘工作为档案管理部门提供了大量的文书档案, 但在为校领导关于学校重大决策、学校制度完善以及学校文件起草等事件出谋划策时需要经常查阅这些历史文书档案, 档案利用非常频繁。为了提高档案管理工作的服务质量, 为文秘工作者提供更优质的服务, 高校档案管理部门应经常深入调查、收集文秘工作者对档案管理的意见以及建议, 全面了解、掌握文秘工作者的档案需求, 在尽可能满足文秘工作者需求的基础上, 打造具有特色的高校档案馆。在实际工作中, 应重点做好密级事宜, 具有较大的文化、科技、经济价值的档案信息资源, 为档案利用者提供更具深度的信息服务。同时应积极引进现代先进的计算机网络技术, 实现数字档案信息, 为利用者提供视频、音频、照片等多种形式的档案信息服务, 提供全方位、全天候的管理服务。

四、做好文秘工作和档案管理工作的衔接

新时期, 学校应正确处理文秘工作与档案管理工作之间的关系, 以现代计算机网络技术为载体, 以办公自动化文秘系统以及档案管理系统为依托, 实现文档一体化管理模式。首先在开发文秘管理系统以及档案管理系统时, 应充分考虑两者之间的有效对接, 两系统之间应能够实现一些具有重要保存价值电子文件的网上移交、接收功能, 建立档案信息资源共享机制, 加快文书的运转。同时高校档案管理部门应建立局域网, 并与校园网连接, 实现公开档案信息的开放利用。其次, 应最好文件的收集、归档工作, 对文件的整个生成过程进行实时跟踪, 在文件的制作以及文件运转过程即开始进行干预, 确保文件收集的完整性、系统性、全面性。

文秘档案工作第8篇

关键词：文秘工作,档案管理,意义,有机结合

现代企业文秘工作涉及内容广泛, 除了包括日常的文件整理之外, 还包括企业内外部通信、项目管理、计算机应用等等。公文、文书作为文秘工作的成果, 是档案管理的对象, 这表明公文文书是文秘工作与档案管理工作实现有机结合的关键, 要保证公文格式与文书归档的规范性, 提高文档的一体化运作, 这样才能为企业文秘工作与档案管理工作的有机结合创造良好条件。

一、文秘工作与档案管理工作结合的意义

(一) 提高文秘办公效率与办公人员素质。文书档案管理工作不仅仅是对文书档案的管理, 对各种门类资料的整理与归档, 还包括快速准确地提供资料、提供信息查询服务, 这就对文秘人员办公效率与职业素质提出了较高的要求。文秘工作是对资料的整理与立案归档, 而档案管理工作是对文秘工作成果的一个管理和应用, 将两者有机结合起来, 可以激励文秘工作者努力提高自身综合素养, 提高收发文件、编制文件、管理文件、存档等一系列工作的连贯性和整体工作效率。事实上, 现代企业文秘职员兼做文书档案管理工作, 包括文书档案的收集整理、鉴定核查、检索、利用分析等, 文秘工作与文书档案管理工作各环节相互关联、相互衔接, 两者的有效结合可以提高各环节工作衔接的有效性、及时性, 提高文秘办公效率, 为档案管理奠定良好基础。

(二) 提高公文质量与档案管理质量。现代企业文秘工作与档案管理工作以电子化、机械化、自动化为主, 以人工为辅, 使用计算机、打印机、多媒体等先进电子设备实现了办公自动化, 节省了大量劳动力。自动化的文秘办公与数字化、信息化的档案管理, 以及文秘工作与档案管理工作的结合, 可以有效减少人为失误情况发生, 提高数字计算的准确率, 提高公文质量与档案管理质量。

二、企业文秘工作与档案管理工作有机结合的对策

(一) 规范公文格式与文书归档。公文格式规范与否, 文书归档规范与否直接影响着文秘工作与档案管理工作的结合程度。文秘工作者在编写文件文档、公文时, 应严格按照国家有关行政机关公文格式规定对公文格式进行调整, 以保证公文格式的规范性。同时, 对于普通文件的编制也应严格按照公司规定的格式进行, 包括纸张大小、表格形式、字体、装订格式、排版等。版记是文秘工作与档案管理工作相衔接的重要标志, 在发展文档一体化中起着重要作用, 文秘工作者应对版记引起足够的重视, 编制时在正确位置处清晰地标注出文件的印发部门与打印时间, 抄送单位与题词要做好详细准确的记录, 流转结束后立卷归档。文书格式规范化的实现有助于文书归档管理规范化程度的提高。

(二) 构建网络化文秘办公与档案管理。网络技术在企业文秘工作与档案管理工作中的应用, 实现了企业办公与管理的网络化, 但很多企业当前文秘工作与档案管理工作的网络化程度还较低, 还需要继续不断地提升。为了加快文秘工作与档案管理工作的有效融合, 企业应加大对网络化文秘工作与档案管理工作的建设力度, 构建内部局域网络, 将与文秘工作和档案管理工作相关的内容全部连接到网络之中, 基于网络环境下, 运用互联网技术、计算机技术、信息技术开展文秘工作与档案管理工作。值得注意的是, 文书档案是企业拥有的重要资料, 包含了企业各个方面的信息, 保护这些信息安全可靠存储至关重要, 尤其是重要信息。因而构建网络化的文秘工作与档案管理工作, 必须要充分意识到网络安全可靠的重要性, 提高对网络安全建设的重视度, 积极引入各种网络安全技术, 如加密技术、数据备份与恢复、人工神经网络、验证技术等, 从而为文秘工作与档案管理工作及两者的有效结合提供安全的网络环境。

(三) 加强文档一体化建设。伴随信息化建设进程的持续推进, 文档一体化建设工作逐渐被提上工作日程, 越来越多的企业开始加大文档一体化建设力度, 积极引入各种自动化、电子化办公工具。文档一体化的建设能够为企业文秘工作与档案管理工作的快速有效融合提供便利条件, 营造良好环境。企业应加强对计算机的应用, 建立档案信息管理系统, 开发客户端平台, 将文秘工作所编制的各类公文文件立卷归档然后分门别类存储到档案管理系统后台数据库中, 使企业内部人员和社会公众通过该平台即可便捷高效地检索与查询所需档案信息, 实现文档的一体化运作。

三、结语

文秘工作和档案管理工作与企业经营发展存在紧密相关性, 而归档是文秘工作中的重要环节之一, 它既是对文秘工作的一个总结归纳, 也是档案管理工作的基础。总之, 企业要重视起文秘工作与档案管理工作, 重视文秘工作与档案管理工作的有机结合, 找到两者之间的关键连接点, 不断采取各种有效措施, 提升文秘工作与档案管理工作的融合发展。

参考文献

[1]梁佐锐.论信息时代的文秘工作与档案管理[J].企业研究, 2013 (10) :181.

[2]许勤.浅议企业文秘工作与档案管理结合与调整[J].才智, 2013 (25) :275.

[3]王梦禹.从中小型企业文秘人员需求试论教育机构秘书人才培养[D].暨南大学, 2013.

[4]李宁, 黄伟波.浅谈文秘工作与档案管理工作的关系[J].现代商业, 2012 (26) :102.

文秘档案工作第9篇

一、现代文秘工作与档案管理相辅相成

现代文秘工作和档案工作的衔接主体主要是公文, 它既是文秘工作的主要产品, 又是档案资料的主要来源。公文是档案的前身, 公文质量的好坏直接影响着档案的质量, 换句话说没有高质量的公文就不会有高质量的档案, 高水平的档案管理是建立在规范处理公文的基础之上的。公文成为档案之后, 它就成为人们社会实践的历史记录、是历史的折射和缩影、是传承社会文明的薪火, 可以说没有档案就没有历史。可见, 现代文秘工作是档案管理工作的基础性工作, 它们是一个整体的两个方面, 既紧密相连, 又相对独立。

1. 对现代文秘工作重要性的认识。

文秘工作是以领导机关工作有效运转和为领导者决策服务为宗旨的, 辅助于文件、会议、办事, 为其做好参谋, 处理好事务性工作。文秘工作既区别于领导工作, 又不同于业务部门的工作, 同社会改造活动一样, 文秘工作具有特定的规范性。在实际工作中, 文秘及其他工作人员需要为领导思维、决策提供信息, 提供方案, 做好决策前准备工作等;

2. 文秘工作是档案管理的基础。

文秘工作的性质在实践中凸显档案信息的重要, 文秘工作必然涉及许多上呈下传的文件材料, 这些文件要及时递呈领导批阅, 然后催办、归档, 会直接影响整个单位的工作效率;能够使单位更好地贯彻落实好上级领导部门的精神。可以说, 文秘工作的优质服务对地方的经济和社会建设都在起着不可估量的作用。因此, 文秘工作是档案管理, 甚至是整个单位办公室工作的基础。

3. 档案管理是做好文秘工作的前提和保障。

搞好档案管理能够保证文秘工作的科学性和全面性。重大活动重要的信息来源和物质基础直接关系到文秘工作的科学性、全面性。档案资料科学性、准确性增强, 全面性、可选性扩增, 是文秘工作科学、准确、全面开展的重要前提和保障。因此, 建立健全档案管理体制是新形势下对文秘工作的必然要求, 也是非常重要的管理手段和工作任务。

二、现代文秘工作和档案管理存在的主要问题

在实际工作中, 文秘和档案实行的是分块管理制, 但是这种体制在某种程度上拉大了文秘工作和档案管理工作的距离, 出现了许多脱节之处。比如:

1. 文秘人员档案意识淡薄。

目前, 大部分文秘工作人员习惯了现行的手工公文处理模式, 在办公过程中引入计算机管理系统, 一下子难以改变原有的工作方式和习惯, 这样必然会妨碍办公管理系统的应用, 使得文档信息化服务很难取得理想的效果, 因此要做好宣传工作, 提高文秘人员的信息化管理意识, 转变观念、统一认识, 是推行办公自动化的必要条件。

2. 文书档案不够规范。

在日常档案管理中常常会遇到归档文件版面记录不全、附件不规范、排列混乱、原始稿件不全、编号不规范、纸张不达标, 装订不规范、文种使用不当、有涂改痕迹等等不规范现象, 从而为正确归档留下了后患, 也使公文的严肃性、美观性和档案的完整性都受到一定影响。

3. 管理人员素质有待提高。

目前大量非专业人员从事文秘与档案管理工作, 文秘与档案管理人员教育水平普遍较低, 素质不高, 从而影响了公文的质量和档案管理工作的正常发展。从现有文秘与档案管理工作人员专业训练的情况看, 在文秘与档案管理工作岗位上从事的工作人员, 真正经过文档专业训练的人员很少。大量文秘与档案管理工作人员都是半路出家, 其在业务方面的精度与广度远远跟不上形势发展的需要, 这种状况的存在也直接影响了文书与档案的质量, 也影响了“文”与“档”工作的规范化管理。

三、实现现代化文秘与档案管理工作规范的措施

1. 强化管理意识。

档案管理是一门专业性很强的工作, 其要求管理人员既要有高度的工作责任感、良好的职业道德、办事细心的工作态度、乐于奉献的工作精神, 又要有扎实的档案管理理论知识、科技知识, 尤其是运用现代化科技手段和先进的管理方法管理档案的基本技能。档案管理数字化、信息化是信息社会对档案工作的新要求, 也是档案管理发展的必然方向。所以, 档案管理工作者要结合自己的岗位工作, 边学习边操作, 在提高业务素质的同时, 特别要注重计算机知识、信息技术的学习和掌握, 努力使自己具备信息技术和网络技术的综合型档案管理人才。

2. 明确部门职责。

文书部门立卷是《中华人民共和国档案法》已经明确了的基本制度。文秘人员要按照有关要求, 对办理完毕的文件材料, 集中统一保管, 根据立卷的原则和方法及时编写案卷类目, 及时整理归档, 使文件的立卷工作日常化。会议文件应该在会前收集材料, 会后及时立卷归档, 切忌拖拉积压。联合办理的公文, 原件由主办单位进行分门别类的管理, 要及时收集归档, 协办单位只保存复印件或副本, 既方便平时查阅, 又利于年终立卷。当遇到工作人员因故调离工作岗位时, 主管单位要负责将本人暂存、借用的公文材料, 按照有关规定全部及时进行清交, 确保档案材料的完整性。

3. 加强制度建设。

建立有效的管理制度和工作程序, 严格按照规范程序办理公文、严格执行公文行文规则, 严格审核签发制度, 审核签发手续是否完善、附件是否齐全、格式是否规范, 印制后发送前应再次进行复核。要结合单位自身的管理体制、组织机构的设置、档案材料的形成规律建立一个纵横交织的管理网络体系, 协调各部门配备兼职档案信息员, 从而做到从上而下, 层层有人负责, 形成上下配合, 左右协作的档案传递网络, 这是做好档案收集工作的基础。专职档案管理人员应与各部门信息员经常联系, 加强对平时收集工作的检查和指导工作, 做到随时收集和定期收集相结合, 尽可能防止和减少文件资料的流失。这样做不仅拓宽了档案的收集范围, 还丰富了室藏, 促进了收集工作的开展。

4. 严格质量标准。

不论文秘工作, 还是档案工作, 每个环节的每个工作人员都要确立质量第一观念, 明确认识各自岗位责任。做到归档文件版面记录齐全、附件规范、排列有序、原始稿件完整、编号规范、纸张达标, 装订规范、文种使用得当、无有涂改痕迹等等, 从而保证档案文件的质量和存档价值。

5. 引进现代化技术, 提高档案管理水平。

现在已经进入信息时代, 科学技术日新月异, 落后的文件设备和档案工具已经不能适应现代化管理的要求, 利用计算机等现代化手段整理档案, 既降低了人为因素在文件归档工作中的影响, 又发挥计算机的管理优势, 减少了手工操作, 提高了工作效率, 能收到事半功倍的效果, 还能更好地服务于社会。同时, 紧跟时代发展的潮流, 适应社会发展需要, 与国际先进水平接轨, 掌握国际档案管理工作新动态, 管理工作中引进现代化技术, 学习国外档案管理的新技术、新方法, 提高档案管理水平, 实现档案管理现代化。

总之, 随着社会信息化建设步伐的不断推进, 文档工作也要不断发展, 文秘与档案管理工作十分重要。信息化虽然成为整个社会的共识, 但要实现文档一体化必须要上下达成共识才能实现, 要采取积极有效的措施, 通过宣传媒体的宣传, 转变领导及办公人员的观念, 从而使现代文档工作有一个便捷的信息化平台和畅通的互联网环境。及早实现办公自动化, 实现文秘工作与档案管理一体化, 从源头上来提高文书档案质量。

摘要：文秘工作和档案管理是相互联系、相互促进的两项工作, 随着现代科学技术特别是计算机网络技术的发展, 它们的关系尤为重要。从分析信息时代文秘工作与档案管理的关系, 指出二者间存在的主要问题以及对实现现代化文秘与档案管理工作规范化提出了具体的措施。其目的在于帮助文秘与档案管理人员提高认识, 实现文秘工作与档案管理一体化, 提高文书档案质量。

关键词：文秘工作,档案管理,信息时代

参考文献

[1]徐艳.试论档案工作创新[J].赤峰学院学报, 2005, (2) .

[2]安春娥.试论高校学报档案的管理、开发与利用[J].山西广播电视大学学报, 2009, (2) .

[3]高德武, 周爱东, 李文.档案工作创新思路[J].科学与管理, 2005, (2) .

[4]尹呈荣.现代文秘工作与档案管理工作的规范衔接[J].中国学术研究, 2007, (2) .

浅谈文秘工作与档案管理的有效结合第10篇

一、文秘工作与档案管理之间的关系

文秘工作是保证领导工作高效运转的重要保证, 能够为领导决策提供必要的参考意见, 帮助领导处理好办公室文件、会议等工作。其中秘书的基本工作就是要做好文书处理, 做好文书和档案管理的衔接工作。从根源上说, 档案来源于文书, 文书是档案的前身, 二者是一体两面的关系, 相互独立, 又紧密联系。随着科学技术的发展, 文秘工作和档案管理工作朝着“文档一体化”趋势发展, 比如管理、利用、规范的一体化, 都要实现信息共享和规范衔接。其中文秘工作的好坏, 在很大程度上会影响都档案管理质量, 档案管理是建立在科学合理处理公文的基础上的。在办公公文登记为档案以后, 就会成为重要的历史记录, 传承社会文明。

二、做好文秘工作与档案管理相结合的措施

为实现文秘工作与档案管理的衔接和结合, 单位要根据实际情况, 不断总结经验, 加强对文秘工作人员的培训, 提高他们的综合素质和专业技术水平, 强化文秘档案管理工作的规范性, 做好档案的搜集整理工作。

(一) 要提高文秘的综合素质。

为了做好单位的档案管理工作, 要始终遵循党和国家的方针政策, 树立良好的职业道德规范, 遵守纪律, 培养自身的奉献精神。同时在实际工作过程中, 文书档案具有机密性, 建立文秘的主人翁意识。另外, 文秘要提高自身科学文化知识素养和文化水平, 加强档案管理学和信息电脑知识的学习, 对档案进行数字化和电子化的管理, 提高接受信息的效率, 保证信息的安全性和准确性, 更好地为档案管理工作服务。最后, 要提高文秘档案管理人员的专业素养, 在实际档案管理过程中, 档案管理细致复杂, 要管理收发存管的每一个环节和步骤, 做好档案的搜集、分类、组卷以及编制目录等工作, 实现档案管理工作的标准化、严格化和规范化, 最大限度地提高文秘人员的技能水平。

(二) 强化文秘档案管理工作的规范性。

1.提高文秘工作人员的文档一体化意识。在实际工作过程中, 工作人员要把文秘工作与档案管理在组织上和制度上真正融合在一起, 加强对文件档案管理, 提高档案管理的质量, 提高工作效率, 减少一些不必要的程序和重复劳动, 保证档案管理工作的科学化、规范化和合理化, 最大限度保证文秘人员具有档案一体化意识, 处理好每一件公文和档案。

2. 做好文秘工作过程管理。

第一, 文秘人员要树立质量管理和质量第一的观念, 明确管理人员的责任, 做好全过程管理。第二, 还要制定完善的质量标准, 文秘人员要认真学习《档案法》等法规, 保证数量掌握。第三, 要建立完善的管理组织机构, 建立一支专业化的管理队伍。第四, 要不断完善档案管理程序, 严格按照相关标准处理公文和管理档案, 提高工作效率。

3. 要做好文书部门立卷工作。

公文立卷归档是文书工作的重要组成部分, 要建立文书部门立卷制度, 保证文书能够及时有效地整理归档, 做好文秘与档案管理的衔接。对于处理完毕的文件和材料, 文秘人员要进行统一的管理, 编制归档文件目录, 做好日常文件立卷工作, 保障档案材料的完整性和规范化。

(三) 做好档案的搜集整理工作。

在实际文秘工作过程中, 要提高档案管理质量, 对档案和公文进行科学合理的评估, 对档案文件进行检查, 对于未及时归档的档案要进行催要, 对外来的文件要跟踪追回, 避免档案出现遗失的情况, 文秘人员可以从以下几个方面做起:要从日常的小事一点一滴做起, 在上级发文后, 做好收文等级, 要对文件的保存价值和储存价值进行评鉴, 对档案进行规范整理, 以方便查阅。对于档案的整理工作, 要重视每一个细节工作, 对于自生文件, 要根据文件性质, 比如签发文、定稿、改稿等进行规整, 统一成册, 由零散的“页”整理为“件”, 最后装订成“卷”, 做好入库前的准备工作。另外, 为了保证工作正常进行, 提高文秘工作人员档案的工作效率, 单位要加强文秘工作人员的技术培训, 重视文书档案管理工作, 做好节本的收发、装订工作。

综上所述, 为了实现文秘工作与档案管理工作的有效结合, 相关单位要不断引进先进的管理观念, 加强档案信息化和数字化的管理;还要加强对文秘工作人员的专业技能的培训, 做好档案分类、归纳、整理工作, 提高工作效率和管理效率。

摘要：秘书要不断提高办事效率, 提高处理事情的能力, 积累丰富的经验, 与档案管理工作实效有效地结合。同时随着办公自动化水平的不断提高, “文档”一体化趋势越来越明显, 给当前文秘工作提出了更高的要求和挑战。因此, 本文就如何做好文秘工作与档案管理有效结合展开论述。

关键词：文秘,档案管理,存在问题,解决对策

参考文献

[1]王惠军.浅谈文秘工作与档案管理的有效结合[J].甘肃冶金, 2007 (04) :155-156.

[2]伍川.浅谈秘书工作与档案管理之间的内在联系[J].大众科技, 2012 (08) :250-251.

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[4]周虹.文秘工作与档案管理工作的衔接[J].中外企业家, 2015 (12) :162.

文秘档案工作第11篇

关键词：文秘工作,文书档案,管理,一体化

1 文秘工作和文书档案管理工作的关系

这两种工作是有一定联系的,并且又在一定程度上相互独立。在日常的工作任务中,文秘工作和文书档案管理工作有所不同。但这两种工作的主体都是公文,公文出自文秘工作中,而档案的形成也是从公文中提取的。文书档案就是公文的续集,从这些方面来看这两种工作又是紧密联系的。如果想把档案的工作做全面,就必须从对公文的严格要求做起,公文处理是档案工作的基石,它的好坏很大程度上会影响到文书档案的好坏,所以说文秘工作是促成这两种工作走向一体化的关键所在。

随着信息技术的不断进步和发展,档案的管理工作正向着文档一体化的管理模式发展。这种管理模式是从这两种工作的大局出发,在公文的生成、制发、归档、管理等工作中全部使用电脑的管理系统。这就要求各个相关部门对档案的录入和输出都按照统一的格式进行。这样就方便了管理,减少了许多重复工作,节约了时间、财力、人力,使这两种工作更加规范,从而满足现代化的要求。

2 文秘工作和文书档案管理工作存在的问题

在这两种工作的日常运行过程中,都是各自负责自己的工作内容,这种制度在一定程度上使这两者间的距离越来越大。文秘工作对文书档案管理工作的内容不明确,而文书档案管理工作在工作中也不会考虑到文书工作的内容,最终导致在公文的格式及管理方法等方面存在很多不规范现象。

2.1 文种使用不清,公文格式、附件不规范

公文是非常规范的一种文体,我国也出台了相应的法律规范对其制发、使用等环节进行了规范,起到了一定作用,在一定程度上提升了公文质量。但也存在一些问题,如有的工作人员分不清公文的“请示”和“报告”这两种不同文种。在许多时候混用这两种公文,影响公文的受理和本身作用的发挥。再者就是许多公文附件在制发的过程中,没有在正文中对附件进行标识,出现多个附件时没有对附件进行编号。还有就是在公文的格式上也存在许多不规范现象。这些都影响了公文的受理、传递、规范化和管理等工作。

2.2 版记不全面,办理程序不规范

文书工作和文书档案工作实现连接就是通过版记进行的,但许多文秘工作却对其不加以重视,出现一些公文没有印发部门和时间等现象。另外,文秘工作在选用主题词时,理所应当地把公文标题的一部分作为主题词。再者就是在许多公文办理工作中存在不规范现象,例如,越级签发、没有对公文进行登记就签发等,这些都会影响到文书档案工作的质量。

2.3 归档资料不完整、编号不规范

在传统的归档工作中,一般都是将公文原稿或者修改稿同最终稿进行装订存档。但随着信息技术的发展,开始使用电脑进行存档工作,这使得存档工作一般只有定稿,缺少原稿、修改稿,造成归档资料不完整。还有就是一些公文因为没有及时登记出现漏编、错编甚至重编的现象,造成公文编号不规范。

2.4 用纸不达标、装订不规范

纸张大小、型号不统一,导致在装订时出现掉页等情况,影响公文的整体美观。另外,对公文的用纸质量控制不严格,一段时间后出现字迹不清晰等情况,严重影响公文质量。

2.5 材料字迹不清晰、存档资料不全面

许多记录资料字迹不清楚,不方便长时间保存。还有一种情况就是一些工作人员为了一时方便,将自己唯一的资料交给上级,导致部门内部资料减少。

2.6 移交资料不及时

因为日常的公文及其他工作任务比较繁忙,导致移交资料不及时,给档案管理工作造成了不利影响。

3 实现文秘工作和文书档案管理工作一体化的措施

3.1 强化文档相关人员的管理意识

为避免文秘工作和文书档案管理工作出现问题,确保档案管理质量,必须提高这两个部门相关工作人员的管理意识。在完成本部门工作任务后多了解另一个部门的工作,提高自身工作意识,为实现这两种工作向着一体化发展打下基础,使文档一体化管理工作更加规范。

3.2 强化公文全过程的管理工作,树立质量意识