设计院档案管理工作（精选12篇）

设计院档案管理工作 第1篇

一、概述

档案指的过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。在当前社会信息化浪潮中, 产生大量的各种形式的的信息记录, 包括电子文件或非电子文件。

建筑设计研究院完成的设计项目有多项, 主要方向可分为三大类概念性规划设计方案, 住宅小区和办公楼及其他公建项目。形成的主要文件是大量图纸资料 (CAD) 和文书资料。工程图纸档案是设计人员的智慧结晶, 是设计单位的宝贵财富, 只有妥善保管这些档案, 才能有效利用。

归档文件, 必须遵循档案自然形成规律, 完整、准确、系统地反映本单位工作和业务活动的真实面貌的原则, 管理应遵循档案管理的一般规则, 又要有图纸管理的特点, 二者必须兼顾, 总体建立档案工作的方式是要求, 区别不同类型档案的保存价值和内在的有机联系进行整理立卷。

二、档案管理工作的目标

把现有的文件系统的组织成科学的、合理的案卷, 对形成的各项文件进行有效合理的管理, 保证工作中及时高效的提供利用。公司现有的档案主要是图纸资料 (CAD) 和文书资料, 所以目前的档案工作主要任务是对纸质文件进行分类和编目, 规范资料的归档工作, 提高利用准确度。

随着计算机技术的迅速发展和广泛应用, 电子文件和电子档案在国内外都已普遍存在, 档案资料的数字化、光盘存储、计算机管理和网上检索查询利用是档案管理发展的必然趋势。数字化的档案工作, 目标是实现档案管理工作真正为企业各项建设服务的宗旨, 提高档案质量, 更好地实现档案整理和档案利用, 达到档案管理标准化、规范化。其中档案整理又包括档案著录和立卷整理, 而档案利用包括档案的查询、借阅、编研、保管和统计, 最终实现档案管理从整理到编研的管理过程现代化, 效能全面化。

对电子文件档案主要进行软件管理, 实现规范的计算机 (数字化) 管理, 最终目标是实现网上归档与利用, 其主要的准备工作是编写材料检索式与项目相关说明, 采用档案管理系统可识别标记, 实现档案管理的电子化网络化, 大体上是指:对图文资料的分类、归档、查询和检索、借阅归还、统计打印等管理, 把传统的工作方式转化成网络环境下的材料收集和利用。

采用档案管理系统主要是方便机关、单位、公司的档案管理。当我们的档案数量达到一定的数量后, 档案的管理形成一个问题, 我门需要及时的找到所需的档案, 需要很容易的了解档案的一些基本数据, 但这些如果没有一个好的软件来管理, 是很难办到的, 一个专门管理档案的软件, 需要将报表数据导入普通用户手中, 如最简单的Excel中, 提供利用。软件包括如下管理项目:档案柜录入编辑、档案类别录入编辑、档案管理、档案借用及归还管理等。基建档案的特点是以工程项目为中心形成的科技文件材料具有成套性, 包括文字材料、图纸、图表、计算材料、声像等。

三、做好建筑设计研究院档案管理工作的策略

1. 开拓思路, 更新观念

由于建筑设计研究院档案工作是一项基础性的管理工作, 同时又是一项服务性工作, 因而很难产生明显的直接的经济效益, 所以它是一项默默无闻、专为他人“铺路”、当配角的工作。档案工作者既是脑力劳动者, 又是体力劳动者, 面对的是大量、繁琐的档案收集整理、鉴定、立卷、保管、统计、利用等工作。这就要求档案工作者要以事业为重, 无私奉献, 树立“俯首甘为孺子牛”的思想, 淡薄名利, 乐为人梯, 甘为无名英雄。志存高远、胸怀博大, 重事业、轻名利的品格, 应该成为档案工作者的一种美德。有了这种奉献的理念, 才能有良好的心态, 宽大的胸怀, 才能使自己脚踏实地、兢兢业业地做好档案工作。

作为档案管理工作人员, 在做好档案工作的同时要协调好各种关系。首先要协调好领导之间的关系, 争取良好的工作环境;再次是协调好与公文处理部门的关系, 从管理制度化、规范化和标准化来加强公文处理的统一性;最后要协调好研究院各职能部门的关系, 确保归档文件的齐全完整。档案来源于研究院各职能部门的职能活动, 从文件产生到归档要经历一段时间, 经过许多环节, 每个环节都会影响文件材料的质量, 影响文件材料的齐全性、完整性和准确性, 档案工作人员必须与各职能部门及时沟通, 确保归档文件的齐全完整。

2. 提高档案管理的系统设置和技术手段

建筑设计研究院档案资源要实现信息化管理, 将档案资源和档案各项管理过程数字化, 通过信息系统加工和计算机网络的传输, 实现档案资源的合理配置与有序、有效开发利用, 实现档案信息资源的社会共享。这就要求档案管理人员必须使用计算机, 实现计算机管理, 而网络化是计算机管理档案信息的必由之路。我们要充分利用现代信息技术, 加快由实体档案管理到电子档案管理的过渡。应用现代化办公设备, 为利用者提供远程服务。宽带互联网的开通, 使我们在吸纳信息的时空上产生了重大变革, 表现出强大的优势。联网出现的文档一体化, 为拓宽利用渠道提供了广阔的空间。档案部门可将电子文件加工、整理, 转化为电子档案, 使利用者可以在不同的区间享受到优质、便捷的信息服务。

在利用信息网络管理档案的过程中, 应注意以下几点:

⒈档案信息的保密保密

制度作为一项重要工作, 在网络条件下必须根据实际情况准确地把握。在档案信息直接上网的条件下, 必须对用户权限进行控制, 影响集体利益, 影响稳定与安定团结、涉及个人秘密的档案, 因其合法的权益受到法律保护, 均属于限制利用的范围。由于档案信息有别于图书、资料, 有一定的特殊性, 因此对网上能查阅的档案应区分内、外部档案, 不能公开的档案信息应按保密法, 严格界定使用权限。

⒉提高档案管理人员素质

为适应新形势下档案工作的需求, 对档案工作人员要进行必要的培训, 学习新知识、新技术, 拓宽知识面, 优化知识结构, 逐渐掌握计算机和其他有关方面的知识、技能。同时建筑设计研究院应培养造就一批掌握现代科学技术的复合型档案管理人员, 只有这样才能适应档案事业发展的需要, 实现档案工作的现代化和信息化。

以上是笔者多年实践工作的一点收获, 如何作好新世纪的建筑设计研究院档案工作, 笔者认为档案管理工作是一门深奥的学问, 做好档案管理工作是无止境的。建筑设计研究院档案信息资源不仅是本院各部门工作要查考利用的资源, 也是整个社会广大公众需要关注、了解、知晓的信息渠道。但是信息化档案馆的建设也是一个循序渐进和不断探索的过程。我们相信, 只要广大档案管理工作人员不断探索新路, 就能够使档案管理工作不断向前迈进。

摘要：档案管理是建筑设计研究院管理工作的一个重要组成部分。实现档案管理的科学化、现代化, 是摆在研究院档案管理人员面前的一项重要任务。档案工作要想体现出自身价值, 适应社会主义市场经济体制的需要, 跟上当今和未来世界发展的步伐, 就必须在管理上创新体系建设, 提升档案管理工作的水平。

职工档案管理系统设计 第2篇

因此，运用软件工程思想，利用数据库技术编写一套完善的职工档案管理系统尤为必要。

对职工档案管理系统进行了设计，介绍了各模块之间的关系及系统结构和系统处理流程，并对系统主要功能进行了阐述。

关键词：职工档案管理系统;软件工程;数据库

0引言

随着社会的发展，企业的职工人数也在不断扩大，如何对其进行有效管理成为当前管理者较为关注的问题。

如果能实现档案管理自动化，无疑将给公司管理部门带来极大方便。

职工档案管理一直以来被视为一项琐碎、繁杂而又十分细致的工作，而传统的手工管理和文件管理方式，表现出了效率低、保密性差，且时间一长，将产生大量的文件和数据、查找不方便、维护更新不及时等弊端。

该系统旨在为企业提供一种更方便的方式对职工进行管理，而且可为职工工资管理、人力资源管理提供所需相关信息。

正是计算机技术的迅速发展使得人们从过去繁杂的手工劳动中得以解脱，从而使这种高效的管理方式得以迅速普及，进而为企业及职工提供方便。

1系统功能描述

通过对系统的实际用户及使用部门的负责人进行访问调查，同时综合互联网上的相关资料表述，从而对系统所要实现的目标有一个明确的认识。

该系统的用户主要是普通用户(职工)和系统管理员，职工主要通过该系统对自己的基本信息及考勤信息进行浏览、编辑、查询等，如果需要则对其进行打印操作，以期通过对系统的操作及时更新自己的档案信息，以便公司人事部门统计。

而系统管理员则负责数据的存储及系统的维护，拥有比普通用户较多的功能，可对其档案、简历等进行及时更新，可添加、修改、删除职工的信息。

不同权限的用户可通过自己拥有的权限进入相同的系统界面，但操作不同的功能。

2各模块之间的关系及系统结构

职工档案管理系统主要包含部门管理、档案管理、档案查询、数据库管理、系统管理，内容涉及较多。

主要是对职工的各项信息进行管理，具体包括职工基本信息以及职工考勤信息的添加、删除、修改、查询等功能，同时可对查询结果进行打印;数据库管理主要对数据库进行备份，以免出现异常情况时使数据库丢失;系统管理主要是对用户的登录信息进行添加、修改等操作。

3系统处理流程

系统的整个处理流程如图2所示，系统管理员可以对系统进行职工信息的添加、修改、删除、查询等操作，而职工可利用系统进行档案信息及考勤信息的查询、登录密码的修改等操作。

这些档案信息和考勤信息等数据信息都存储在系统的数据库中，当执行这些相关操作时，存储在数据库中的相关数据信息会从数据库中调出，在屏幕上显示出相关的操作结果，并且系统的数据库会对数据信息进行及时的更新和维护等，以保证显示的信息结果正确无误。

4系统主要功能划分

4.1部门管理

部门信息包括部门编号、部门名称、部门负责人、部门电话等信息，用户可以浏览各信息。

通过TreeView控件和ListView控件，实现将数据库的字段信息添加到TreeView中，数据库里的字段将以目录的形式呈现给用户，单击一个字段可以显示该字段的数据信息，界面类似于资源管理器，利用ListView显示数据库的记录信息。

4.2档案管理

档案管理包括职工基本信息管理、职工考勤管理、个人简历管理。

这些功能因用户使用系统权限不同所表示出的功能使用也不同，普通用户没有数据修改及删除的权限，只能对职工的信息进行浏览。

4.3职工信息管理

职工信息管理包括对职工的基本信息进行浏览、添加职工记录，以及对职工的详细资料进行修改、删除职工记录。

其主要子模块如下：

(1)基本信息的添加。

管理员首先进入职工信息浏览窗体，在该窗体的下方有一个添加信息的按钮，点击该按钮进入添加信息的界面。

职工信息的添加窗体使用了两个Frame控件及多个TextBox、Lable、ComboBox控件，对职工的各项信息进行添加。

有些信息需要手工添加，有些信息可在选择框中选择，如果添加的信息不符合要求，将会出现提示框，告诉用户哪些信息的输入不正确，如生日、参加工作的时间及进入公司的时间都必须为日期型。

必须把所有要添加的信息完全添加，才可将各项信息添加成功。

如果用户为普通用户则不能进入该界面，即在职工信息浏览界面中增加按钮并设为灰色，把Command控件的Enable属性选择为False即可。

(2)基本信息的查询。

为了方便管理员及普通用户查询，使用了TextBox控件和ComboBox控件， 在查询时用户将查询内容输入到Text中，或在ComboBox中选择自己所要查询的条件，点击开始搜索按钮，便可以查询出自己想要的信息。

该查询的优点在于方便用户做任何查询，管理员可以输入任何可提供的数据来进行查询，显示信息为所有数据库中提供的数据。

(3)职工信息的查询。

输入一定的查询条件(某一或某些条件)，单击开始搜索按钮将会对该条件进行查询并显示查询结果。

4.4职工考勤管理

职工考勤管理包括对职工的考勤信息进行浏览、添加职工记录，以及对职工的详细资料进行修改、删除职工记录。

其主要子模块为

考勤信息添加：管理员首先进入职工考勤信息浏览窗体，在该窗体的下方有一个添加信息的按钮，点击该按钮进入添加考勤信息的界面。

职工考勤信息的添加窗体使用了两个Frame控件及多个TextBox、Lable、ComboBox控件，对职工考勤的各项信息进行添加，有些信息需要手工添加，有些信息可在选择框中选择。

必须把所有要添加的信息完全添加，才可以将各项信息添加成功。

如果用户为普通用户则不能进入该界面，即在职工考勤信息浏览界面中增加按钮并设置为灰色，把Command控件的Enable属性选择为False即可。

4.5档案查询

当输入一定的查询条件时可对职工基本信息及考勤信息进行查询。

其主要子模块为

职工考勤查询：管理员及普通用户均可以对考勤信息进行查询，为了方便管理员及普通用户查询，使用了TextBox控件和ComboBox控件，在查询时用户将查询内容输入到Text中，或在ComboBox中选择自己所要查询的条件，如果数据库中有相应的数据，点击开始搜索按钮后，则将在MSFlexGrid控件中显示查询结果，在该控件的底部会显示出查询的记录条数，职工考勤信息的查询主要是确定所要查询的考勤年月。

打印功能是通过VB的第三方控件tubPrinter报表控件来实现的，该控件可以打印常见数据控件中的数据，如打印MSFlexGrid控件、MSHFlexGrid控件、ListView控件、DataGrid控件里的数据等。

5结语

对于职工档案管理系统设计应尽可能做到全面、方便、快捷、友好。

对于普通用户，本软件提供了全面的查询统计功能，用户可以根据不同的需要选择不同的条件进行单一或组合查询，确保提高查询、统计速度，使查询、统计工作变得更加便捷。

设计单位声像档案管理浅析 第3篇

关键词: 声像档案 特点 问题 措施

DOI:10.3969/j.issn.1672-8289.2010.10.078

声像档案能够将鲜活的现实场景原貌地保存下来,传诸后世,再现于后人的视、听觉的感官。因此,较之其他载体材料的档案就显示出自己的优势。为了更好地保护好、利用好这些生动、形象的特殊载体档案,现就目前声像档案的管理现状及对策谈谈个人的粗浅之见,

1 声像档案在档案中的特殊价值的和特点

声像档案是随着科学技术的进步而产生的一种信息记录。它是指国家机关、企事业单位和社会组织以及个人在从事各种活动中形成的对国家和社会有保存价值的照片、底片、影片、唱片、录音带、录像带等不同材料为载体,以影像、声音为主,并辅以文字说明的历史记录。是应用录音、录像、照相等手段对重要事件进行真实记录的历史材料,它具有客观性、形象性和科学技术性的特点,能生动形象地再现设计单位工程设计方面的工作及成果,客观反映和记录设计工作的真实面貌。它和文字、图纸档案一样,具有现实的查证作用,对研究历史具有参考使用价值。声像档案的作用和价值虽然众所周知,有目共睹。但在现实档案管理中声像档案普遍存在着归档不完整、保管条件差、管理难度大、开发利用少等问题,直接影响了档案的完整性。

2 声像档案管理现状存在的问题

2.1 档案意识不强,声像档案难以及时完整归档

声像档案管理工作起步较晚,认识与经验不足,缺乏科学化、规范化管理,一些立档的建筑单位处于无章可循的自由处理状态。有些单位或个人意识薄弱,缺乏全局观念,仅考虑个人或本部门的工作便利,致使部分声像档案资料长期留存在个人或科室内部保存,没有及时向档案室移交,随着人员变动和机构调整,造成声像档案流失,严重影响设计单位声像档案的长期保存。问题主要体现在以下几方面:

(1)拍摄内容不完整。导致拍摄内容不完整的主要原因有:一是对拍摄建筑的特性把握不准确,不清楚什么角度、多大规模设施的需要拍摄;二是拍摄人员技术水平不高或责任心不强;三是受经费限制,摄影摄响设备未能及时更新,无法拍出好的建筑形象,直接影响工作的开展。

(2)拍摄部门没有及时整理。目前一些单位从工程项目开工到竣工验收、拍摄形成了大量的声像资料,小的工程项目则有几十张照片,大的工程项目则有几百张照片、几十盒录像带,然而拍摄部门往往不分时间前后,没有任何地点、拍摄人等备注说明,仅注上工程名称就将几年积累下来的声像资料移交档案部门,给档案部门的整理工作带来了较大的难度。档案人员因不了解这些资料的重要程度,难以进行筛选,无法进行整理、登记、分类、编目。还有一部分工程声像资料由于保管上的疏失,已经造成了较大的破坏和损失,在二次利用上留下的后遗症,有的甚至无法再加以利用。

(3)收集渠道不畅通。由于一部分的拍摄工作由专业部门完成,另一部分由设计者或施工单位人员完成,因而档案部门对拍摄时间、内容及照片、录像数量不容易掌握,加上从活动筹备至结束没有相应的控制措施,致使这些声像档案的收集工作处于被动状态,这些声像档案即便移交档案部门,也是零零散散,缺乏完整性

2.2 管理难度大,保管条件差,声像档案难以长久保存

声像档案的保管条件比纸质档案要求更严格。像我单位只是将声像档案存放在文书柜内与其它档案混存,不具备恒湿、恒温、防磁等保存要求。致使一些照片变黄褪色,底片粘连变质,磁带受损等,不利于声像档案的长久保存和利用,一旦发生问题,悔之晚矣!

造成原因主要体现在保管的分散性和管理的不科学性。一是有的建筑单位在声像档案资料的形成和管理上各行其是,声像档案散存在各个科室,不能统一集中管理;二是一些建筑单位形成的声像档案不能及时归档,时间长久了,这些声像档案的原始信息模糊,造成整体上的不规范,也给日后查找带来麻烦。

2.3 重大活动声像档案失控,流失严重

众所周知,每次单位组织重大活动,或设计项目完工申报优秀设计时,都安排人员摄录像,形成了许多有价值的声像档案。其中一些在报刊上刊登或印成图书、画册对外发行,但在档案室却找不齐这些原始档案。分析原因:一是多个设计所同时参与的大型活动,档案管理不集中统一。各部门领导及相关工作人员都是临时抽调的,各自负责一块工作,相应形成的档案材料缺乏协调、统一、集中,活动结束后,档案材料也各归东西,声像(包括文书、实物等)档案流失在所难免;二是从筹备到结束没有归档要求和相应的控制措施以及贯穿始终的档案管理、服务工作,也造成档案材料流失;三是有关专业人员档案意识不强,加之缺乏有效的管理,形成的档案不及时归档,用完之后就归为已有或是下落不明,又造成档案的流失。

3 加强声像档案管理工作的措施

3.1 加强宣传、提高意识

搞好档案工作不仅是档案主管部门的事,更是各立档单位乃至全社会的事,而各级领导的重视是做好档案工作的重要保证。从这几年的经验看:一要争取主管部门的大力支持,引起社会的广泛关注,从而提高全民,特别是各级领导及有关人员的档案意识,营造出一种良好的档案工作氛围;二要抓住机遇,服务中心工作。档案主管部门、各立档单位要善于抓住机遇,结合本单位中心工作,发挥档案自身的宣传教育作用。

3.2 加强管理,制定办法,狠抓制度落实

要改变声像档案管理混乱的现状,制定一个切合实际的管理办法来规范此项工作很必要。档案室将与有关部门配合出台《声像档案管理办法》;同时,各立档单位也要建立相应的管理制度,强化规范管理,对产生的声像材料从收集、归档到移交档案室统一管理,制定一套严格的制度,防止分散流失,杜绝归为己有。对声像档案的日常保管、借阅、利用作出明确规定。永久、长期保存的声像档案应定期向档案室移交;在此基础上要狠抓落实。要确保有关法规和制度落到实处,必须制定有效的配套措施,明确责任,依法管理,做到有章可循、有法必依,使之逐步变成自觉的行动,以确保声像档案归档质量。

3.3 加强监督,分类指导,注重业务培训

针对声像档案管理现状,档案行政管理部门要加大对声像档案的监督指导力度,并把其作为档案目标管理、年度执法检查的重点内容。同时,针对不同单位现状,采取不同方式进行分类指导,力争整体水平的提高。

对人员、设备、档案管理都比较规范的单位,要巩固提高,在开发利用上下功夫;对有设备、有专业摄录人员,而档案管理没跟上的单位,应在依法管理、建章立制上加强指导和监督,促其逐步规范管理;对问题较多、基础薄弱的单位,要限期建档,加大指导监督力度,不留死角。注重业务培训,全面加强对摄录人员、档案人员的有关专业知识和技能的培训,为形成好、保管好声像档案奠定良好的基础。

3.4 结合实际,创造条件,力求妥善保管

从长久保护和利用考虑,声像档案要求恒湿、恒温、防磁、防震、防光、防火等。而目前声像档案保存条件普遍不符合上述要求,短时间内都配齐专柜或设专室又不现实。我认为结合实际,创造条件,力求妥善保管是当务之急。首先,声像档案要独立成卷,使用声像柜或密闭铁柜单独存放;其次要严格控制库房温湿度,远离光线、磁场等;录音带、录像带采取定期倒带检查等保护措施,尽量延长声像档案的寿命。

建筑设计院档案管理问题研究 第4篇

关键词：建筑设计院,档案管理,档案信息化

对于建筑设计院来说, 需要借助信息技术来提升自己的综合实力, 适应当前社会各种新型的运行模式。档案管理是否全面以及更新是否及时, 直接关系到该企业本身运行是否正常, 它是各部门和个人广泛利用的资料。

一、当前建筑设计院档案管理模式的现状与问题

为了适应发展, 建筑设计研究院的档案管理一直以来十分注重运用IT技术进行档案管理, 在很大程度上提升了档案管理上信息共享、数字化档案的基本要求。但是这些还仅仅是实现了一些新设备、技术的运用, 也就是在传统的档案管理模式融入了一些IT技术, 并没从根本上真正改变管理方式。在这样的管理模式下, 档案管理只是围绕纸质实体档案进行的, 对档案知识的提取、信息的转化、利用与交流都停留在较为初级的基础上, 不适应信息化建设的发展远景及对档案管理新的需求。具体体现在:

一是信息化的加快推行, 对传统管理模式带来了牵引。现阶段, 我国明确提出了加强“电子公文的归档”的工作任务, 国家档案局制定《全国档案信息化建设实施纲要》强调档案部门要积极参与信息化建设, 《国家档案局第8号令》对档案的保存期限作了明确的规定, 这些都把电子文档的归档管理作为信息化建设的重要环节纳入其总体设计框架。在国家相关政策的明确指导之下, 档案的管理变得更加有据可依, 档案的管理工作也由此变得更加轻松, 对传统模式进行改革, 更进一步的适应了社会发展的需求。

二是纸质与电子档案并存, 对传统的管理模式提出了改变的要求。建筑设计院的档案涉及行业众多, 纸质档案作为一种传统深深扎根于人类社会, 它以其载体的稳定、信息的可靠等优势, 应发挥其原生性, 同时电子文档的可读性、可快速搜索等特性也展示在面前。电子档案的优势在于可以随时进行变更, 在查阅的时候也可以根据一定的检索来搜索, 因此更加简单方便, 但是档案记载内容多种多样, 有时候是在突发的情况下需要进行记录, 这个时候纸质档案的优势便凸显出来, 因此纸质与电子档案二者将长期并存。

三是现有的档案管理模式已很难适应新的需求。面对实体档案、电子档案并存, 面对服务需求多样化的现状, 档案管理需要建立一套新的管理模式来应对现状。从传统的管理方式过渡到档案信息化管理将是一次深刻的转变, 是档案管理发展的必由之路。

二、建筑设计院档案管理新模式的探索与实践

一是以内部标准为依据, 实现信息接收的控制。设计院在建筑档案的收集方面要实施档案登记制度, 以企业标准的形式, 将建筑工程、市政工程、地下管线工程、及相关照片、录像档案的信息编目工作纳入归档整编要求之中。明确档案实体、档案信息必须同时归档, 使得新模式的实施从源头有了标准可依。成立专门的档案管理室, 赋予管理全院档案工作的职能和依规开放查询的权利, 在体制上充分保证档案接收归档渠道的畅通。

二是开发《建筑设计院档案服务系统》, 建立标准电子档案接收数据格式。在全院贯彻实施、推广应用, 实现档案信息以电子载体形式与档案实体同时归档。实现信息管理的提前介入, 促成档案生产者、利用者、保管者、管理者之间的合作, 共同产生更为优质的档案信息, 从而保证我们能勘定、保存和引用真实、可靠、完整的文件和档案。从根本上解决档案编目数量大、时间长、费用高的问题, 改变由档案员来进行数字化的被动局面, 为将来实现真正意义电子文件归档系统奠定了基础。

三是通过开发完成的《建筑设计院档案服务系统》, 对档案的原始信息进行编目。系统建立十五类档案数据库, 对分类档案进行三级编目, 系统的编目功能较传统的分离式三级编目方式更实用, 以建筑工程项目为主线, 采用层次编目法, 维护工程项目、单项工程、案卷、文件之间的内在联系, 在检索查询时可通过工程名称、案卷、等查询到文件级, 同时直观真实地看到扫描后的文件和图纸原貌, 全面准确揭示了档案的原始信息。

四是根据建筑档案的特性, 建立各类档案的“信息关联”。查询功能的设计能支持任意条件的快速查询、组合查询、模糊查询, 提供了快速检索的手段, 此外还特别设计了各类档案、多种载体档案互相的“信息关联”, 将建筑工程档案, 规划建设用地档案, 建筑管理档案, 照片录像档案等各类档案通过一定的关联号, 将其关联起来, 只要查询到其中的一类信息就能同时找出其他各类的信息。使之成为一个信息关联体, 达到“全维度攫取”, 满足了各所室多层次对建筑档案信息的综合需求。提高了查询率, 查准率, 又为不同的利用者提供了综合信息。此外还通过强大的信息统计汇总功能, 对建筑档案信息可进行全方位统计。

新模式下, 我们将档案管理与IT技术实现全面融合, 将体制改革、观念更新、流程再造、资源整合、集成管理和服务创新等全面应用到档案管理的全过程, 实践档案管理的变革与创新, 提高工作的有效性, 促进信息资源知识转变和社会化共享。

参考文献

[1]朱秀宇.浅析创新思考对现代档案管理的重要意义[J].黑龙江科技信息.2011 (20) .

数字测绘成果档案管理系统设计 第5篇

建成后的长江空间公司基础测绘成果管理系统支持多种方式进行基础测绘成果的检索、查阅。

实现基础测绘成果DLG(数字线划图)、DEM(数字高程模型)、DOM(数字正射影像)、DRG(数字栅格图)、航空影像、卫星影像、控制成果、测绘专题数据的入库、管理和分发的现代化、信息化、网络化。

实现基础测绘成果存储、保存由人工文档式的管理向以专业数据库、计算机网络为主的管理方式转移。

根据成果资料档案的现有状况、实际需求及未来发展趋势，该文提出基于Browser/Server和Client/Server的混合体系架构理念，建立基础测绘成果管理系统。

整个系统由后台数据库、核心业务、公众服务等三部分组成，其中后台数据库基于Oracle 10 g数据库进行各类测绘成果资料档案的存储和备份;核心业务涉及空间地理数据的录入、分发、更新工作，这部分业务涉及的用户较少，对图形和数据的操作又较为复杂，要求较强的数据访问交互能力，因此，为了保证运行速度和运行的效率，其设计将采用Client/Server结构用于数据管理及GIS图形应用的功能开发。

主要完成基础地理数据、控制成果数据、专题测绘成果数据的入库、更新、浏览和管理功能。

测绘成果目录发布系统基于B/S体系结构构建，主要为各子公司用户提供测绘信息的目录查询及信息检索。

系统总体结构如图1所示。

3 系统数据库设计

数据库是数字测绘成果管理系统的核心部分，其设计质量的好坏，将影响到系统的运行、应用和管理。

数字测绘成果管理系统管理的数据有：DLG(数字线划图)、DEM(数字高程模型)、DOM(数字正射影像)、DRG(数字栅格图)、CAD分幅地形图、航空影像、卫星影像、专题测绘成果数据、控制成果等八大类数据。

为实现测绘成果资料档案的有效集成及管理，该文根据测绘成果数据的分类结果即4D成果、CAD分幅地形图、航空影像、卫星遥感影像、专题测绘成果数据、控制成果等六类数据，采用目前非常流行的数据仓库技术、SDE 技术、图属一体化及多源数据无缝集成的思想，从逻辑上构建4D成果、CAD分幅地形图、航空影像、卫星遥感影像、工程地理数据、控制成果等六大数据库。

其中矢量数据采用分层与分幅相结合的数据组织方式，以类型、尺度等方式分别构建矢量要素数据集进行入库存储;栅格数据根据数据类型、数学基础及尺度等进行组织，以无损压缩(即LZ77算法)方式进行入库存储;CAD分幅地形图根据比例尺的不同分别构建数据集，存储在磁盘阵列上以文件方式进行管理;属性数据按照独立要素类的方式单独构建，通过程序直接入库。

另外，为提高系统访问效率，系统采用三级格网技术对空间数据进行了索引构建，同时对虚拟内存、SDE、Oracle等配置参数进行了适当调整，以确保整个平台的稳定、安全及高效运行。

4 系统功能设计

4.1 基于C/S测绘成果管理系统

4.1.1 测绘数据录入子系统

包括测绘成果数据的增加、修改、删除、数据加工等功能;各种图形数据的批量入库及文档数据、元数据的批量入库功能。

同时提供规定格式之间的数据转换工具，能支持Arc/Info Export E00，CAD Dwg/Dxf，ArcView Shape，Map Info Mif格式数据的读和写;能自动完成规定格式间的数据转换，包括单个文件转换和批处理转换。

4.1.2 测绘成果目录检索子系统

查询方式分为空间位置查询和属性信息查询。

空间位置查询以1∶25万地形图数据为浏览、检索底图，在底图上叠加显示不同比例尺结合表，通过数据浏览、图幅号、坐标范围、地名等查询方式来获取用户所需测绘成果图幅号、名称、成图年代、成图方法、成果类型等。

文档资料属性查询可以按照资料名称、资料编号、图幅编号、图名、比例尺、出版年代等多种检索途径，对测绘成果信息进行单一条件、复合条件、模糊查询、精确查询等多种方式的查询检索。

查询结果以图形和属性两种方式呈现给查询者，图形方式以直观的空间位置展现;属性信息方式以表格方式显示具体的属性信息，如存储位置、编号等详尽信息。

查询结果中的图形和属性可以关联，即点击表格中的行，在地图窗口可以高亮闪烁显示其空间位置。

检索结束后可以直接进入测绘成果分发子系统进行测绘成果分发和提供。

4.1.3 测绘成果分发模块 数据分发人员能够根据图幅号、坐标范围、鼠标任意圈选以及用户提供的索取资料范围图形数据来进行数据的提取、裁切和输出。

能够根据用户的需要按照国标地形图图式进行符号化、标注、图廓整饰后打印或输出图片文件。

数据操作、提供完成后在日志文件中进行登记，以供测绘档案管理子系统进行数据提供统计工作。

4.1.4 控制测量成果管理子系统

控制测量成果管理子系统以1∶25万数据作为数据浏览底图，并在底图上叠加不同比例尺地形图结合表，能够根据项目名称、点名、水准点线路名称、鼠标点选或拉框、坐标范围、点位所在图幅号在测量控制点数据库中提取控制点资料，并产生报表文件打印输出，报表内容包括点名、点号、坐标、高程、点之记、点位说明、所在图幅、施测单位、坐标系统等信息。

操作结束后在日志文件中进行操作登记，以便在测绘管理子系统中进行测量控制点资料提供情况统计工作。

4.1.5 系统维护模块

系统维护在本系统中包含四部分内容：用户管理、系统数据备份和系统数据还原及日志管理。

其中用户管理和日志管理是提供给系统管理员使用，系统数据备份和系统数据还原提供给测绘资料档案管理员使用。

用户管理：实现用户的增加、编辑、删除功能及对用户的授权管理。

系统数据备份：为防止灾难性的数据损失，系统中设计此功能，实现定期或自动备份数据库中的数据。

有逻辑备份、物理备份及增量备份及几种方式。

系统数据还原：实现将备份的数据还原到数据库中。

日志管理：该模块对于系统的各种操作加以记录。

将日志分为本地日志和数据库日志，主要是用来记录用户所作的重要操作，如登录信息、查询登记、删除信息等，即用户的操作轨迹信息和系统出错信息。

4.2 基于B/S的测绘成果目录发布系统

提供对测绘成果数据库中资源目录和元数据的查询、检索和共享管理，包括资源目录服务、元数据查询功能。

(1)源目录服务。

提供对基础信息资源数据库中的基础地理、影像、工程专题和三维模型等进行分类发布，以资源目录组织形式，对这些数据项进行组织和检索，并进行目录检索授权控制。

(2)元数据查询功能。

提供两种查询方式：按资源目录组织结构，对检索的数据项结果，可对其中的地理产品元数据(DLG、DEM、DOM)进行查询浏览;按元数据树形分类结构，使用元数据分类、实体类型、关键字或其组合进行检索，允许用户输出或打印。

5 系统性能需求

(1)实现对多源海量数据的有效管理。

空间公司现有数字测绘成果数据容量达到TB级别，系统需要对海量数据进行有效管理，实现数据的入库、维护更新和数据浏览。

系统需管理的数据类型多样包括：基础地理空间数据(DLG、DEM、DOM)、影像数据、控制成果数据、专题地理空间数据、模型数据、元数据等。

系统实现对多源数据的管理，实现不同类型数据的无缝集成。

(2)扩展性需求。

系统采用模块化设计，具有良好的可扩充性，以适应不同阶段的发展需要，便于系统的扩展。

(3)空间数据库存储优化配置。

对系统、数据库及空间数据引擎的各项参数进行调整，使响应时间和吞吐量之间的.关系达到最优。

加快系统运行速度，减少用户等待数据。

大数据量更新或者导入时，有进度提示。

(4)安全性需求。

为不同用户设置不同的基础地理信息操作权限，确保数据安全。

具有完整的数据入库、更新操作日志。

(5)用户操作简单。

系统维护方便，无需记忆任何计算机命令，人机界面友好，操作简单。

(6)数据的安全性需求。

系统具备强大的数据备份恢复能力，确保在数据遭到破坏时能对数据进行恢复，确保数据的安全性。

(7)系统稳定，容错能力强。

6 系统创新点

(1)系统的建设改变原有测绘成果管理手工、半手工的方式，实现网络化。

建立计算机网络环境下的积累数据库，实现网上数据流转以及网上查询检索、提供利用等功能。

(2)基于元数据的测绘成果数据管理。

元数据就是关于数据的数据，即数据的标识、覆盖范围、质量、空间和时间模式、空间参照系和分发等信息。

它可以帮助和促进人们有效地定位、评价、比较、获取和使用相关数据。

合理组织、管理元数据可以最大限度地发挥元数据的作用，使之成为管理和发现地理信息的钥匙，为地理信息共享提供保障。

(3)实现测绘成果空间查询和检索。

测绘成果档案独有的空间地理特性决定了它对于图形方面的较高要求，不仅要相关信息的可视化直观表达，而且要具备一定的地理空间位置运算和处理的能力。

可以实现空间查询和检索功能是测绘成果档案管理的一个突破。

(4)系统数据管理采用空间数据引擎(SDE)加大型关系型数据库Oracle，实现多源海量数据的组织管理、支持空间数据的无缝集成、确保数据的一致性、完备性、保证数据的安全。

参考文献

[1] 刘莹，闫正龙，董延红，等.陕西省测绘成果资料档案管理平台构建问题研究[J].陕西档案，(4)：46-47.

[2] 丁允旭.具有空间查询检索功能的数字测绘成果档案管理[J].测绘通报月刊，(8)：61-64.

[3] 王海存，邹峥嵘.基于AutoCAD的测绘成果管理系统的设计与实现[J].测绘与空间地理信息月刊，(1)：221-223.

基于Web的档案管理系统设计 第6篇

基于Web的档案管理系统，使用Struts2应用框架将整体结构分为数据层、逻辑层和应用层3个层次。应用层主要使用JSP技术动态显示数据；逻辑层使用拦截器、过滤器等完成对业务逻辑以及操作流程的管理与控制；数据层使用MySQL作为后台数据库。该档案管理系统的初步应用，不但解决了以往纸质档案管理工作中呈现的突出问题，更提高了电子档案资源的利用率，发挥了档案管理信息化建设的积极作用。

系统设计原则

建立以电子档案为核心的档案管理系统，把档案资源的充分开发利用作为目标，切实推进档案管理工作的数字化、标准化、网络化。为档案管理部门、人事部门、政管部门等提供及时、准确、全面的数据支持，同时还可作为领导层进行决策管理的依据。因此，在开发该系统的主要业务模块时应遵循以下原则。

实用性：密切结合档案管理工作的实际需求，优化系统在收集、整理、分类、保存、利用档案的处理流程，提髙档案信息检索、查询的速度。对于流转过程繁琐的环节，应严格限定流转时间，有效利用资源。

先进性：在保证实用性的前提下，系统应釆用开发中的主流技术，保证其先进性。通过系统维护、升级，可以满足在档案管理信息化建设中逐步扩展的业务需求。

共享性：档案数据应尽可能实现共享，减少手工式的重复输入操作，对于已核实完毕，录入系统的数据信息，可进行多次分析处理，充分发挥数据共享的优势。

可靠性：系统应保证业务数据在网络传输或者数据库读取过程中的安全可靠。系统支持多级权限管理，并具有日志跟踪的设计。

灵活性：系统框架应具备一定的灵活性与可扩展性，以方便后期与音频档案、照片档案等数字化系统的集成。

友好性：系统的用户界面应该简单友好，操作流程具有良好的可学习性与可操作性，使具备一定电脑水平的管理人员，通过培训就能掌握该系统的使用要领，能够流程的操作系统的功能。

平台架构与技术思路

3.1 平台架构

系统基于Web技术方式，采用浏览器方式使得易用性更强，客户端不需安装专用软件，因此，系统的管理维护十分简单。

3.2 技术思路

电子档案管理系统的设计思路定位于为各级各类档案管理机构定制网络办公及管理软件， 基于SQL Server的数据库开发技术，采用目前流行而实用的浏览器/服务器（Browser/Server）模式，方便了电子文件的归档和电子档案的查阅，也使得远程档案查询不受地域限制。

B/S 模式的数据库体系是利用Web服务器和Active Server Pages（ASP，动态服务器网页）作为数据库操作的中间层，将客户机/服务器模式的数据库结构与Web技术密切结合， 从而形成具有三层Web结构的浏览器/服务器模式的数据库体系，其先进的操作方式显而易见。

3.3 特点表现

软件要集成查询系统、管理系统、文档浏览、新闻发布、搜索引擎和论坛等多种有实际价值的功能模块。

基于工作流的设计思路，会使得电子文件归档的流程步骤非常简单实用，档案管理系统能够灵活定制各类权限。

兼容多种文件（包括多媒体文件）格式。例如，兼容的文本文件格式主要有txt、doc、pdf、rtf；兼容的图片文件格式主要有jpg、bmp、jpeg、tif、gif；兼容的视频文件格式主要有mpeg、mpg、avi、rm；兼容的音频文件格式主要有mp3、wav等等。

系统应用结构

该系统基于B/S架构，使用Struts2应用框架将整体结构分为数据层、逻辑层和应用层3个层次。应用层主要使用JSP技术动态显示数据；逻辑层使用栏截器、过滤器等完成对业务逻辑以及操作流程的管理与控制；数据层使用MySQL作为后台数据库。系统在MyEclipse平台上进行开发，使用Java语言实现文件管理、档案信息、查询统计和系统管理4个主要业务模块的功能，并部署在Tomcat应用服务器上。3层结构的设计可有效提高系统功能模块的独立性与可扩展性，有利于系统整体性能的提升。

系统网络结构

该档案管理系统的核心Web应用服务器、应用服务器和数据库服务器统一位于服务器区内。单位局域网用户通过应用交换机和核心交换机可以直接访问该系统，而所有的外网访问（Internet访问）都必须经过防火墙的过滤拦截，从而保证系统外网访问的安全性。系统的网络拓扑结构如图1所示。

系统主要功能模块设计

以下主要对该档案管理系统中主要功能模块中的核心业务流程的设计进行详细的说明与分析。

6.1 文件管理模块

文件管理主要包括收文管理、发文管理、文件借阅、文件利用和文件归档。其中系统管理员可使用收文管理、发文管理、文件借阅功能；档案管理员可使用文件借阅、文件利用、文件归档功能；普通借阅用户可使用文件借阅功能。文件审核流程如表1所示。

6.2 档案管理模块

档案管理主要包括档案分类、档案鉴定、档案保管和档案利用，其中系统管理员可以使用档案鉴定、档案保管的全部功能，档案分类和档案利用中的部分功能；档案管理员可以使用全部功能。档案分类流程如表2所示。

6.3 用户管理模块

档案部门的管理者可以根据本单位的实际需要为不同用户设定工作权限。这种方案十分贴近档案馆的实际需求。高级用户可分为系统管理员和数据管理员， 普通用户注册后才可以使用。

同时，主要功能模块的定义是与用户权限紧密结合的， 不同权限的用户登录系统后， 将使用不同的模块， 每级用户各有其不同的权限。图2给出了总体功能模块划分。

总 结

基于Web 的档案管理系统是以后档案管理软件发展的趋势，档案管理部门和用户对电子档案的管理、快速查询尤其是远程查阅的需求将推动新技术的不断发展。随着Web技术的进一步发展和完善，基于Web 技术的档案管理软件必将更广泛地发挥作用，基于云及移动媒体终端的各项应用将是未来发展的主要方向。

做好工程设计档案管理工作探析 第7篇

建筑工程设计是一类技术性的创造活动, 设计人员通过自己的智力劳动, 根据基础资料、依据基本的技术标准创作成文件、图纸等技术资料, 用以支持建筑施工。设计档案就是由设计人员制作的技术文件、技术图纸等资料构成的。加强工程设计档案管理, 实现设计档案的易用性, 对于工程实践活动具有积极的指导意义。

1 建筑工程设计档案的特点

1.1 档案的综合性

综合性主要是指形成工程设计档案的资料及其载体的多样性。工程设计档案由于是支持工程施工的重要资料基础, 因此其内容包含有文字部分的批文、合同、审查意见、竣工报告, 电子扫描部分的地形图、红线图, 工程图纸等众多内容, 而其中工程图纸又包括有底图、蓝图。而从载体来看, 工程设计档案除纸质档案外, 还存在有光盘存储的扫描文件、硬盘存储的电子类信息文件。因此工程设计档案的综合性也决定了其保管工作的重要性与复杂性。

1.2 档案的成套性

工程设计档案的成套性, 系指工程设计档案是由一套完整的档案资料所组成的。设计档案从工程项目建议书开始, 到设计招标、设计方案、初步设计、施工图设计、设计修改直至竣工图报告, 包含着整套建筑设计工作的资料, 而这些资料也是组成工程设计档案的有机部分。这也决定了工程设计档案的收集与管理必须注重完整性。

1.3 档案的专业性

建筑工程设计本身属于专业性、技术性极强的创造活动, 因此在工程设计过程中所形成的文件资料也与各专业密切相关, 体现出其专业自身的特点。如在工程设计过程中, 建筑设计、结构设计有其专业性特点, 而其他设备专业设计也表现出自身的专业性。因而突出的专业性使得各个阶段的设计资料即相互联系, 又彼此独立。

1.4 档案形成的阶段性

工程设计的过程具有明显的阶段性, 在不同阶段形成的设计档案也具有了阶段性的特点。例如在政府批文、任务书、设计要求及地勘报告等设计前期形成的设计档案属于设计依据阶段档案, 而在设计方案、初步设计、施工图设计、设计修改等过程中形成的档案则属于设计成果阶段档案。前期依据阶段的档案决定了工程设计能否顺利开展, 而设计阶段形成的档案则是设计工作的主要成果。

1.5 档案收集的长期性

工程项目往往具有工期长、变化大等特点, 特别是某些大规模的工程, 其工程周期跨越数年, 因施工中新出现的问题、经济状况的变化、宏观调控变化等主客观因素的影响, 必须对原档案材料进行修改, 因此就使得工程设计档案的收集整理也将面临与工程相同的长周期性。

1.6 档案收集整编的工作量大

工作量大, 在数量方面, 普通工程所形成的具有保存价值的仅是图纸便将近百张, 如果是大型工程, 便有几百张乃至上千张。而这都是设计档案的重要内容。此时设计档案如果出现收集整编上的混乱问题, 尤其是收集整理工作的不及时、不规范, 就会使设计档案的管理工作受到影响。

2 我院图档管理存在的问题

图档管理对于我院而言是比较重要的工作, 相关的制度规范也较为完备, 然而在实践中却仍然存在一些问题, 主要表现在:

(1) 工程设计档案管理空间受限。由于我院工程设计档案历史积累长, 工程设计档案随着时间、工程项目的增多而数量猛增, 导致了存档库房不够用的问题突出, 因而制约了档案管理工作的发展。

(2) 工程设计档案管理成本增高。设计档案的归档管理工作需要大量的装具加以完成, 而目前工程设计档案量激增的现状却使得档案装具出现不足的问题。今年我院现巳尝试部分底图档案用密集架放置, 在密集架上采用分卷册顺序卷放的方法、取得了良好的使用效果:不仅取放容易而且不易出错, 也减轻了底图工作的劳动强度。但是配置档案装具无疑将使成本提高了许多。

(3) 纸质设计档案的修复存在技术难题。尤其是传统的调晒底图, 由于经常性的调晒, 出现了老化、脱墨、破损等现象, 由于修复难度大, 费用也相应较高, 给设计档案的管理工作带来了难题。

(4) 单位的部分设计人员档案管理意识比较淡薄, 不能做到收集、保管甲方提供的资料与工程设计同步进行, 甚至用其他工程的校审意见来应付交档, 导致工程设计档案的缺漏和不真实;有的工程设计任务结束后设计档案归档不及时, 严重影响了图档室的建档保留。

3 工程设计档案管理的优化建议

针对所提出的工程设计档案管理存在的问题, 本人对工程设计档案管理建设提出两个方面建议。

3.1 建立完善的工程设计档案管理制度

(1) 在对工程设计档案进行管理时, 必须既要满足遵循工程实际工作的要求, 又要符合国家的相关规定和标准。从建立科学的工程设计档案收集、整编制度, 加强对工程设计档案的安全监管, 实现工程设计档案的高效利用等方面着手, 利用制度管理的有效性和稳定性, 提高工程档案管理工作的水平和效率。

(2) 加强有关工程档案法律、法规、标准的宣传工作, 只有提高全院员工的档案意识, 认识到档案建设的重要性, 相关人员才会具有强烈的使命感和责任心, 才能认真做好收集、保存等各项工作。工程设计档案必须由设计人员和档案管理人员一同做好档案的管理工作。

(3) 加强素质教育, 不断提高档案人员的管理、服务水平。随着计算机科学技术的不断进步, 工程设计档案工作所面临的任务、工作环境、管理模式都在发生变化, 高科技也应用到工程档设计案管理工作中, 这就要求档案管理人员不仅要认识和研究设计档案的形成规律及其特点, 也要结合新时期档案工作的发展趋势, 不断提高政治素质和现代化业务管理水平。运用“走出去、请进来”等培训方式, 加强对档案人员的教育培训, 使之既具备档案的专业知识, 能熟练掌握档案管理的程序和方法, 又具有综合分析、高度概括的信息组织能力。同时能熟练操作计算机及相关软件, 对相关档案进行微机管理, 使设计档案的收集、整理、保管、利用达到系统化、高效化, 以适应工程设计档案管理长期发展的需要, 更好地为工程的可持续发展服务。

3.2 构建适用的工程设计档案管理系统软件

(1) 工程设计档案管理系统要准确地定位于工程设计档案管理的特点, 满足设计院对工程设计档案的收集、归档、管理、共享、发布、统计等各项功能。还要充分考虑其实用性, 尽量做到操作简单, 使用方便;设置档案管理可扩展性, 电子化、远程化、协同化、图文一体化的趋势, 为电子档案一体化管理、远程管理、数据刻盘迁移管理等其他功能或预留空间。

(2) 对于传统的纸质档案, 要抽调专门人员进行电子化转化工作, 扫描后的图纸、资料以编号、名称进行整编, 一图一档, 分类纳入现有的信息数据库, 以实现统一的电子化管理, 减轻库房的压力, 实施纸质档案和数字档案“双套制”工作模式。

4 结束语

工程设计院的设计档案具有综合性、成套性、专业性、阶段性、周期长、数量多、工作量大等特点, 而现有的工程设计档案管理体系存在着空间、成本、修复、信息传递、介质保存、信息化管理等方面的问题。为此, 本文建议从适用的档案管理系统建设与信息化管理两方面加强工程设计档案管理, 以实现工程设计档案的现代化规范管理, 提高其利用效率。

摘要：建筑工程设计档案具有不同于其他档案资料的鲜明特点, 作为工程项目建设的重要文献资料, 工程设计档案的管理又具有不可忽视的规范性。当前我国工程设计单位在工程设计档案管理方面仍然存在着一些问题, 如何进一步规范工程设计档案管理, 这正是本文所关注的问题。

关键词：工程设计,档案管理,优化建议

参考文献

[1]苏风娥.浅析工程设计档案特点与管理[J].科技信息, 2008 (12) .

[2]董薇, 徐谦.勘察设计院信息资源管理[J].铁道勘察, 2008 (3) .

[3]华成, 陶园.工程建设行业信息化发展的现状[J].工程建设与设计, 2009 (10) .

[4]龚海廷, 陈凤利.浅谈工程设计档案规范管理[J].黑龙江史志, 2009 (3) .

设计院档案管理工作 第8篇

关键词：信息化,档案管理工作,电力设计院,管理制度

随着社会需求的日益发展, 电力设计院的档案管理水平的提高, 由于国家的电力体制改革的不断深化, 电力建设的步伐正在逐步迅速的加快, 各方都在速猛加大在电力建设上的投资, 电力设计院的设计任务都是在日益的加重, 其相应的科技含量的档案存量也随之迅速的增加。从当前的电力设计院档案管理的现状来看, 对于档案的利用和开放的程度都是相对较低的, 电力设计院档案管理的水平处于一般管理、建设阶段, 对于信息化的程度发挥出来的也是相对有限。因此, 本文探讨了电力设计院的档案管理模式, 讨论了怎样能够更好的运用现代化信息技术进行档案管理, 发挥出来知识管理的促进提高效率的作用。

一、电力设计院的档案现状及存在的问题

1、对档案的利用创造利益的程度不够

目前, 为了保护公司的知识产权, 电力设计院的档案管理实行了严格的保密制度, 提供开放的这些资料仅仅是对内部人员单方向进行的, 并且, 对于档案开放的流程方案也是有相应的严格的规章制度, 有很多的企业是不提供集中查阅这个公开信息的服务。长期以来, 有一部分人, 这也包括部分的领导干部对于档案管理工作的一些列的认识都是存在着一些严重的误区, 认为档案工作不能够让外人来完成、是要严格保密的一项工作, 是单位的最主要工作, 但是这样做, 是不能够给单位创造经济效益, 大多数员工缺乏对于档案管理的创新意识, 不能够更深层次的发掘档案资料的经济价值, 对于档案也就谈不到能够实现广泛有效的利用。还有一部分人是这样认为的, 只要不泄密, 不丢失, 能应付外调、查档就可以了。在开发利用和创造利益的方面, 虽然档案的结构合理、门类齐全、内容也是相对的广泛, 这一系类的问题这表明了, 一些人缺乏对于档案工作的了解, 就向是这种守旧的思想, 已无法适应现代化的管理需求。

2、管理档案还是处于一般水平的建设

虽然, 在电力设计院的内部各个部门都已用电子数据存放了很多相应的档案数据, 但是, 这些档案数据在管理上还是没有实现有效资源与档案的有效整合, 同时档案管理的工作也没有建立能够让各个部门共享的有关档案信息数据的资料库, 这样不仅不能够有效地开发和传递档案的整体功能, 同时, 要是按照原有的套路进行管理电力设计院的档案, 是不能够正常地发挥出来档案的有效的信息及功能, 这也使得电力设计院档案的管理水平处于低水平重复建设状态。

在档案管理的意识方面还是要进行强化, 严格的按照企业的档案管理基本的程序。还要完善档案管理硬件设备, 引进先进的计算机管理软件, 建立电力设计院档案的信息存储和检索系统。档案管理是人事管理工作的重要环节, 因此应提高档案管理人员综合素质, 提高工作主动性, 从根本上确保电力设计院档案材料准确完备。但是现在, 还远远的没有达到这些要求, 所以说就目前而言, 电力设计院档案的管理水平处于低水平的建设状态。

3、档案的现代化发挥不是很理想

由于要全面的实施现代化的档案管理程很序繁琐, 电力设计院在档案的鉴定、整理、收集、统计和保管等日常的管理工作可以通过计算机进行, 这就使得了绝大部分的公司都将电子文件代替了纸质的档案, 但是这项工作需要耗费大量的物力财力和人力, 成本相对的过高, 再加上一些电力设计院的领导, 对于集中管理档案的方面不是高度重视, 这就导致了在电子档案的制备过程中, 由于档案资料的收集不及时、不完全等问题, 极大的影响档案管理工作向现代化的迈步。

4、缺乏对知识产权的转变措施

一些电力设计院在对于档案的着眼点和切入点, 还有最终转变为知识产权的目标不能够达到很好的匹配, 不能够深入的对取得的成果进行一系列的开发和利用。对于一些电力设计院, 在将企业的档案转变为企业知识产权的过程中, 虽然说也出台了一系类的相应的规范制度, 但是, 缺乏实际可操作性的具体操作的措施, 还是要找出一个可易操作的措施来解决这个问题。

二、电力设计院档案管理对策及思考

1、提高档案信息化水平技术

配备先进的设备, 系统软件的开发应用和相应的完善, 可通过计算机系统软件的操作进行培训及推广, 逐步建立同一平台, 为分中心服务做好前期准备工作。档案中心目录及全文要做到数字化, 对各职能部门每年移交的大量的成果档案资料, 一边整理一边输入, 从信息源头抓起, 电力设计院档案信息数据输入是最基础性的工作, 实施“双套制”的纸质档案和数字档案的工作模式, 避免重复劳动, 也会大大加快了档案信息数字化的进程, 也可以节约了人力和物力。

2、提高对现代化信息档案的管理程度

建立和健全现代化信息档案管理制度, 就要从从收集、整理到全部归档, 就要运用到现代化的处理信息的手段。从安全角度来说, 优良的档案管理软件自身的安全设置, 已成为电子文件管理、利用的一道坚实屏障, 能有效地确保档案信息安全。

3、加快档案信息化进程, 提高建设效益

通过构建电力设计院档案信息系统, 整合档案信息资源, 发挥出系统建设的效益。通过技术创新, 建立数字档案馆系统, 使其最大可能的享有知识产权, 通过构造全方位的知识产权管理系统, 开发和实现档案资源的最大效益, 加快档案专利化进程。

三、结束语

总之, 要抓住当前有利时机, 使档案工作能有新的突破和进展, 不断改革创新、加强学习, 突破原有的模式、思路, 从而来形成一整套新的档案管理的观念、档案管理的思想, 才能适应现今的档案事业的发展, 并为实现档案管理的规范化、现代化、科学化作出应有的贡献。

参考文献

[1]唐宝莲、吴建华:《档案信息化、数字化、网络化及三者的关系》, 《科技档案》, 2006 (03) 。

[2]夏燕玲:《档案信息化建设与档案管理的几点思考》, 《云南档案》, 2010 (03) 。

[3]赵甲信:《关于加快推进县域档案信息化建设工作步伐的几点体会》, 《陕西档案》, 2008 (06) 。

浅谈IC设计档案的管理 第9篇

1 IC档案的分类及作用

IC设计文档主要包括以下几类。

相关文档资料的收集和分类。由于IC设计之间存在跨域的问题，当进行一个IC设计时，必须对所设计的内容有所了解，但初始时只能对大概相关的资料或文档进行收集，之后通过阅读对其分类，将文档分为不相关的、部分相关的、有重大帮助等三类，并分别做上标记，以便后续的查找和其他人的利用，这对整体设计的进度和延续性有很大的帮助。文档的收集和分类要设计人员和文档管理人员相互协作完成，才能使其效率达到最高。

IC规格和总体设计方案的制订。设计总体方案对一个IC设计有着至关重要的作用，将影响到整体设计的好坏，因此IC规格和总体设计方案的文档就显得相当的重要，在后续发现问题时以便提取出来检查改进。

RTL代码及testbench代码。RTL代码及testbench代码是IC设计的核心部分，我们也称其为软核，整个设计功能实现的部分，该部分有知识产权，所以设计公司对该文档文件的保存和管理必须做到保全和保密，一般都由部门主管或设计公司负责人直接管理。而testbench是验证代码的基础，也是估算功能验证覆盖率的前提，对后续的设计有很大的参考价值。

SDF文档。该文档主要是针对所设计的时序功能，是RTL级加了时序约束的文档文件。可以分为逻辑综合文档和物理综合文档，一般把他们归为一类放置。

版图文件。在对设计进行验证和时序分析后，要将门级网表转换成版图，检查所实现的版图满足时序要求、符合设计规则、layout与网表一致后所得到的文档文件。该文档在后续的设计中如果发现问题要重新修改。

GDS文件。版图设计完成后，就可以生产GDS文件了，该文件可以送到工厂进行生产，是设计的最终成果，和RTL代码文件一样是有知识产权的。所以设计公司对该文档文件的保存和管理必须做到保全和保密，一般都由部门主管或设计公司负责人直接管理，一旦泄露将严重损失公司的利益。

2 IC档案的管理和利用

目前，国内IC设计单位对档案信息的管理已经日渐成熟，但是在管理和利用过程中仍然存在管理欠规范、知识产权保护意识不强、安全保密不严、利用率不高等一系列的问题。设计文档的利用和安全是设计公司必须注意的一个问题，因为档案信息利用的程度可以体现它的价值，所以如何加强档案信息的管理及提高档案信息的利用效率对IC设计公司就显得相当的重要。

首先，应该根据国家出台的《电子文件归档与管理规范》国家标准（GB/T18894—2002）进行归档与管理。“标准”规定了在公务活动中产生的、具有保存价值的电子文件的形成、积累、归档、保管、利用、统计的一般方法。对档案管理人员进行必要的培训并明确岗位职责。在归档过程中应注意电子文件的真实性、完整性和有效性。对通用软件产生的电子文件，应同时收集其软件型号、名称、版本号和相关参数手册、说明资料等。专用软件产生的电子文件原则上应转换成通用型电子文件，如不能转换，收集时则应连同专用软件一并收集。计算机系统运行和信息处理等过程中涉及的与电子文件处理有关的参数、管理数据等应与电子文件一同收集。

其次，要按照《开发利用科学技术档案信息资源暂行办法》充分发挥科技档案的作用。IC设计人员要在前人的研究基础上进行分析、研究和设计，避免重复的劳动，提高科技档案的利用率。

第三，加大档案管理的科学性，在这里着重是利用现有的数字化技术，来对相关的档案从记录到调用进行全面的数字化建设；重视科技档案人才培养，摆脱原有的科技档案管理人员中工作效率低下的问题，提高该专业人才的技术水平以及设计人员和科技档案管理人之间的交流。

3 档案管理的安全问题

3.1 电子文件自身的安全问题

当前，国内的IC设计公司IC设计文档基本都是以电子文件的形式保存，所以IC设计文档文件的安全问题很大一部分就是电子文件的安全问题。对电子文件安全构成威胁的因素可能来自两方面，通过载体危害信息以及直接针对信息本身的危害，且尤以后者为甚。因为，直接针对设计文档本身的危害往往是无形的，让人防不胜防。如由于操作中有意或无意地误按某键而导致数据部分或全部丢失；由于强磁场的作用导致磁盘中原有磁记录状态的改变等等，虽然载体完好无损，但文档信息已遭破坏。因此，传统文件管理中对载体的种种严密保管措施，将难以保证文件信息的安全。由于以电子文件形式保存的IC设计文档文件的非实体性、不稳定性等迫使文档管理者把注意力从它本身转向它的过程，加之设计文档原始性、完整性和真实性的难以保证，因此，从电子文件形成阶段开始就应充分注意到设计文档的各项管理标准、法规、安全技术和制度的建立，以防有长期保存价值的设计文件在形成、使用、归档过程中丢失或损坏。所以，它的安全保护是一个系统工程，要贯穿于设计文档的整个生命周期。

另外，由于以电子文件形式保存的设计文档文件信息的不稳定性，电子文件信息是一种数字信息，数字信息具有流动性、不稳定性的特点，导致其易被修改、丢失或毁坏。首先，计算机系统存贮设备的可重写性和信息的相对独立性使得对电子文件信息的删改十分便利，修改后立即生成一份新文件，不留任何痕迹。其次，计算机系统中的文档多为动态文档，其中的数据将不断被覆盖，以反映最新情况，如果没有及时存贮或备份，数据一旦更新，原有的文档将难以恢复。第三，数字信息极易受到外力的干扰和破坏而遭毁坏，计算机病毒、电磁脉冲、磁场等都有可能造成数字信息的丢失、损坏。

3.2 网络环境下的安全问题

网络环境下的电子文件信息安全问题与网络系统的安全密切相关。目前，威胁计算机网络系统安全的主要因素有黑客攻击、计算机病毒入侵、信息泄露及系统和硬件故障等。

黑客对网络的攻击可从通信服务层、操作系统层以及应用程序、服务器、路由器、防火墙等不同层次人手，而这些层次都存在大量的安全缺陷。电子文件中含有大量有价值和秘密的信息，处于网络环境中，必然引来黑客试图非法访问，或为了某种目的删除、修改、重发某些重要信息，使文件所有者蒙受巨大损失。针对这种威胁，目前大多IC设计单位都用单独服务器作为设计文件的存储载体，不连到网路上，以免被黑客攻击。

每台计算机均可能遭遇病毒，病毒一旦存在于计算机或系统中，就会造成数据丢失，系统崩溃，电子文件随之损毁，所以有人称计算机病毒是电子文件的“隐性杀手”。可以认为，网络环境下的计算机病毒是很难彻底清除的，病毒的更新速度会永远领先于杀毒技术，电子文件信息将经常面临病毒的侵害，IC设计公司在这方面的威胁主要来自U盘、移动硬盘病毒的威胁。对此，文件、档案工作人员应做好充分的准备，在拷取或拷入设计文档时要对U盘或移动硬盘充分的杀毒。

不同的操作系统并存，极有可能造成设备间的冲突，导致系统运行失败，数据丢失。电子文件具有高度的系统依赖性，而网络环境下系统故障的发生频率又远远高于单机状态，因此，必须采取多种措施，在系统发生故障时，确保电子文件信息的安全。

3.3 人为因素的安全问题

局域网内的计算机光驱、软驱、USB接口都封掉，可以防止人为的拷贝复制。但计算机和通讯设备在信息的输入、输出、加工处理过程中都会产生电磁辐射，在一定范围内将这些电磁辐射收集起来，通过专用仪器可还原成正在处理的信息。更有甚者，故意将窃听、窃录、窃收装置置于计算机芯片中，对电子信息进行截获。由于这种泄露往往不被人注意，一些重要的、秘密的电子文件信息在不知不觉中被窃取、篡改。

因此，必须加强宣传，依法治档，增强知识产权保护意识，做好科技档案材料收集工作，强化和规范科研档案管理工作，做好科技档案保密工作。

4 结语

IC设计业的发展规模和科学技术水平已成为衡量一个国家综合实力的重要标志，IC设计业的盛衰关系到一个国家IT业的科技和经济地位，成为许多国家发展新兴科技及强化国家竞争力的基础产业，我国亦然。然而由于种种原因，我国目前的IC设计技术水平与先进国家还存在一定的差距，究其原因设计文档管理的落后也是其中重要原因之一。只有通过科学的管理和合理的利用，才能体现出设计档案的最终价值，而且对设计公司也具有重要的意义。

摘要：档案管理对IC设计公司具有重要的意义, 特别是设计文档管理对设计公司的设计整体进度及设计的可延续性起着至关重要的作用。在介绍了IC设计档案特点的基础上, 论述了IC设计档案的管理、利用及安全问题。

关键词：IC设计,档案管理,信息安全

参考文献

[1]初景利.网络环境下文献信息服务的若干创新点[J].图书情报工作.2002, (2) :82-85

[2]张鹰.数字化参考咨询服务研究[J].农业图书情报学刊.2000, (1) :25-27

[3]钟伦清.档案编研使用方法[M].北京:中国档案出版社.1999

[4]刘碧华.关于档案信息资源开发利用的思考[J].兰台世界.2005, (4)

浅析电子档案管理系统设计 第10篇

一、关于档案管理

档案是国家机构、社会组织和个人在社会活动中形成的有保存价值的各种文字、图像、声像及其他形式的原始记录。档案是历史的原始记录, 是在各项社会活动中直接形成的文件转化物。档案是人类历史发展的宝贵财富, 对人类文明进步具有重要的参考价值和凭证作用。建立完备的档案管理信息系统是实现档案管理信息化的重要途径。档案管理信息系统作为众多管理信息系统的一个分支, 既具有管理信息系统的基本特征, 又必须符合档案管理的特点。档案管理信息系统既要包含对企业档案日常管理工作的处理, 如档案的收集、整理、归档、检索、借阅管理等, 同时也要对档案信息文件进行安全、可靠保存, 并适应档案保管期限的要求。

档案管理工作就是对各种档案进行收集、征集, 分类、立卷, 保管、保护, 开发利用。档案收集、征集工作是对现行文件、历史档案进行收集归档, 是文件由分散到集中的过程。分类、立卷则是将收集到的档案按一定的分类办法分门别类组成一个个保管单位, 以利于档案的保管、保密和提供利用。档案的保管是通过采取各种保护措施, 保证其完整与齐全, 尽量延长其寿命。档案的开发利用是档案工作的目的和归宿, 包括档案的检索、编研、提供利用等环节。

二、档案管理的信息化需求

电子政务建设作为今后一个时期国家信息化的重点, 为档案管理的信息化发展提供了极好的机遇。近年来档案业务内部自身出现的新问题、新现象是提出档案管理信息化建设的首要因素。由于计算机技术发展程度及其应用程度与范围等的问题, 以及档案管理技术仍沿用传统的管理方式, 使得这些电子文件得不到应有的保管与安全, 形成了大批档案不能得到合理应用的局面, 造成了信息资源的极大浪费。

档案管理作为关系国家与百姓的重要部分, 开展信息化建设是改变档案业务现状的必经之路, 必须加紧信息化建设。随着计算机软件技术以及网络技术的飞速发展, 及时把握信息已经成为各行各业进步与否的重要因素之一。通过畅通的网络与信息管理系统, 各单位部门能够适应竞争环境, 实现快速办公, 提高办公效率。分布式计算技术的出现与发展, 以及跨平台技术又使我们对于多系统集成, 实现不同行业、不同部门、不同企业间的信息交换和共享。计算机档案管理系统必须具备以下特征:

实现真正的计算机自动化管理方式, 作为单独的档案管理对象存在, 电子档案将记录完整的档案信息, 实现信息远程共享与交换;高度集成, 全方位管理模式, 形成信息综合管理的完整资源。档案人员与计算机应用人员必须不断提高自身素质与业务能力, 才能使得这项工作得以顺利进行。

三、电子档案管理系统设计

档案日常工作主要包括收集、鉴定、整理、利用、统计、检索等。档案管理是一项重要的基础管理工作, 涉及了所有部门, 每个部门均可能产生档案材料。由于文件、档案数量较多, 档案所涉及的部门很多, 缺乏一个统一的界面, 数据通常都被封存在各部门的计算机上, 增加出错的几率, 造成工作的重复。

电子档案管理系统是建立在现代信息技术的普遍应用的基础上, 把分散于不同载体、不同地理位置的信息资源, 以数字化的形式存储, 以高度有序的企业综合档案信息资源为处理核心, 为企业生产、管理和决策提供可靠的信息服务的超大规模、分布式数字信息系统。

电子档案管理系统的主要功能有: (1) 实现档案著录计算机化, 提供数据录入、数据转换和收集整理, 可以将用户过去录入的档案条目自动转换, 通过电子邮件或系统模块与办公自动化系统、MIS等其他系统联结, 以解决从文件流转到分类归档的问题。 (2) 实现计算机辅助档案分类和编目功能 (3) 提供档案的鉴定销毁和检索统计功能。 (4) 实现档案的网络查询、借阅、归还、催还, 并进行统计分析。 (5) 实现档案数据维护和用户权限分配管理, 可将档案数据导出、备份到磁带和光盘, 以利长期保存。 (6) 基于浏览器档案检索利用, 支持移动办公。因此, 电子档案管理系统共划分6个子系统:数据录入、权限设置、借阅管理、查询检索、统计报表、系统数据维护。

系统设计是把分析阶段得到的需求转变成符合成本和质量要求的、抽象的系统实现方案的过程。要让档案管理信息系统各项功能真正在计算机网络中实现, 必须对档案管理系统结构、数据库管理系统、网络操作系统、网络结构等进行设计。本系统所采用的方案是B/S (浏览器/服务器结构相结合的三层结构。浏览器/服务器 (B/S) 模式的信息系统由表示层、应用层和数据层组成。其本质是三层C/S模式, 共分为浏览器、Web服务器和数据库服务器三个层次。这种模式在服务器端集中了所有应用逻辑, 在客户机上通过直观、易于使用的浏览器来从Web服务器上获取信息。其中浏览器构成了系统的表示层, Web服务器及应用服务器构成了系统应用层, 而数据库服务器构成了系统的数据层。B/S结构把应用从客户机中分离出来, 使之变成一个简单的浏览器, 系统维护更加简单方便, 使得客户端可以更加轻便, 便于普通档案查阅用户进行档案的数据查询。

参考文献

[1]王楠:《电子档案管理系统总体设计及关键技术研究》, 华中科技大学, 2006, 4。

[2]杨友秀:《档案工作基本理论与方法》, 档案出版社, 1994, 4。

设计院档案管理工作 第11篇

关键词：勘察设计单位；档案工作；精细化；管理措施

如今各个领域的中小企业不断增多，市场竞争日益激烈，事业单位必须具备更强的知识产权保护意识，与此同时，对于他人的合法权益与知识产权要给予充分尊重。勘察设计单位的档案类型较多，不同阶段的档案管理方法不尽相同，所以相关人员需要重视档案的精细化管理，明确各种档案的用途，保障资料的保密性和安全性，特别是电子资料，为各项工作的展开提供依据。

1、勘察设计单位的档案管理对象与特点

1.1 档案管理对象

勘察设计单位的主要文件档案包括设计、勘察、科研活动与咨询活动中产生的勘察设计咨询作品，具有多种表现形式，比如建筑作品、模型作品、图形作品和文字作品等。具体而言，勘察设计档案的内容涉及以下几方面：①事业单位编制的标准设计、手册、导则、企业标准、计算机软件等；②科研获得的说明书、设计图、原始数据、科研报告与技术总结；③工程咨询的监理大纲、工程评估书、专业性评价报告、可行性研究报告、项目建议书等；④工程设计与工程勘察阶段的技术文件、工程说明书、设计图、计算书、原始资料与工程总结报告等；⑤工程咨询投标方案等，建筑工程设计投标方案，专业工程设计投标方案，工程勘察投标方案。

1.2 档案管理的特点

首先是成套性。勘察设计单位在勘察各个项目时，会得到许多有关的文件资料，当工作阶段不同时，这些文件资料也不尽相同，而文件同时还和整体的科技内容与科技程序有关，形成的材料整体是有机结合且密切联系的，可以将勘察项目的设计活动全面反映出来。其次是具有较强的专业技术。我院作为事业单位，专业技术档案的特点包括分类细致、科技含量高、专业性强等。不同专业的技术方法与内容有一定的差异，形成于专业技术领域的档案可以将该领域的技术手段、方法以及科技手段集中地反映出来。最后是具有较高的利用率。最近几年，我国的科学技术发展迅速，各项专业技术得到了广泛普及，越来越多单位经常查询与使用档案，在新项目的勘察设计中，可以重复多次运用大量档案资料，尤其是能够对新工艺、新技术的档案加以记述，使其得到良好反映，具有更高的利用率。

2、勘察设计单位档案管理精细化方法

2.1 制度方面的精细化管理

现阶段，各领域事业单位开展档案管理的制度依据较多，勘察设计单位同样如此，其中一些条目经过详细编制，可以为档案管理工作提供重要依据。勘察设计单位的档案管理工作包括收集资料、整理档案、组卷等内容，直接影响和关系着后续的工作。档案经过相关部门验收后，会转交给建筑或其他单位，因为各个单位的具体情况有较大的差异，所以勘察设计单位需要以自身实际情况为依据，制定档案管理制度，并且遵循该制度精细化管理档案。单位领导必须充分重视制度的制定过程，组织专门人员承担制定工作，并安排专人监督；小组成员首先要拟定工作计划，向领导报告要求审核并且被批准后才能正式开始制定。指定期间可将兄弟单位的相关制度作为参考依据，学习和借鉴其工作经验。制定完规章制度后应当组织工作人员参加论证会，认真修改与完善管理条目，适当加以补充，提高制度的可操作性与合作性。

2.2 归档方面的精细化管理

勘察设计档案的特点包括内容广泛、设计方面多等，所以在进行归档时，档案号的编制有一定的难度，而且程序非常复杂。因为编制档案号的操作十分繁琐，所以在实际归档时，查找档案的难度较大，比如，档案号通常由开头部分、分卷流水号、分卷号、案卷号、合同段号、招标代号与项目代号等组成，如果将上述因素均加上，那么字符可能超过15位，除了会使编制档案的难度大大增加，同时还会导致查档者感到难以入手。所以要将归档精细化模式引入工作之中，也就是根据类别划分档案。比如，按照档案的阶段进行分类，如设计阶段、勘察阶段等，除了能够使档案人员掌握归档内容，而且还有助于对档案保存期限进行区分，方便工作人员进行档案整理工作，同时还可以将责任落实到人，使归档效率得到有效提高。

2.3 技术方面的精细化管理

勘察设计档案精细化管理的主要措施之一就是管理技术的精细化。各单位可以运用先进的技术对资料实施信息化管理，从而有效提高档案管理水平、管理工作的效率及质量。比如，在信息化管理勘察设计档案之前，应当以信息技术的特点为依据，统筹规划相关的档案信息，保障后续工作的有效展开，提高工作的针对性。所以，档案人员在信息化管理前需要系统化摸底排查档案室中收藏的档案，准确调查档案的基本信息，包括保存情况、数量、类型、载体等，掌握这些情况后，根据具体情况通过适合的信息技术管理档案。事业单位只有注重技术方面的精细化管理，才能使信息技术的优势得到充分发挥，进而有效开展勘察设计工作。

2.4 人员方面的精细化管理

目现阶段我国事业单位档案管理人员的专业能力与素质水平并不适应新时代勘察设计档案管理的工作需求。大部分档案管理人员仍然采用传统工作模式完成管理工作，没有丝毫的创新意识，而且人员的知识储备与结构也不符合新形势的要求。所以培养档案管理人员的精细化管理水平是非常重要的，这样才能满足时代发展与社会进步的需求。勘察设计单位必须安排专门人员管理档案，使其业务素质得到有效提升，组织开展有关的再教育与培训活动，使档案人员在深入了解档案业务知识的同时，还可以学习更多有关方面的知识，对档案人员实施职业道德教育，培养其开拓进取与爱岗敬业的精神。

3、结语

在勘察设计领域，档案精细化管理已經成为了一种趋势，同时也是各企业参与竞争的重要表现。勘察设计单位的档案较多，内容复杂，精细化管理措施的实施可以使档案管理效率得到极大提高，确保档案的安全性与完整性，方便后续工作的展开。

参考文献：

[1] 梁江华. 浅谈信息化背景下勘察设计单位如何做好档案的管理工作[J]. 价值工程，2013，（13）：154-155.

水运工程设计档案的管理探讨 第12篇

一、水运工程设计档案的特点

水运工程大多属于野外作业和水上作业, 受地形、地质、气候影响极大, 工程设计档案的特点是由设计单位的性质和设计活动的规律所决定。“认识并掌握设计档案的这些特点, 有助于不断改进管理方法和提高服务质量, 以便最大限度地发挥工程档案的作用”。2除了一般设计档案属性之外, 以笔者工作单位为例, 水运工程设计档案还有以下几个方面的特点。

(一) 综合性。主要是指设计档案内容的丰富性及其载体的多样性, 水运设计企业的业务已拓展到城市规划、环境工程、工程投资等领域, 文件材料也涵盖了环保、绿化、消防、投资咨询、科技创新等新内容, 另外还有照片、声像、实物、数据库文件、光盘等其他载体形式的档案, 这种内容和形式的综合性体现了水运设计工作的广度和深度发生了重大变化, 也决定了其档案管理工作的重要性和复杂性。

(二) 保密性。从水运工程项目立项至设计完毕, 设计企业投入大量人力、物力和财力, 集中体现了其水运设计理念、技术、工艺等智慧与经验, 是企业知识产权的主体和核心竞争力的表现形式;同时, 在敏感地区或与外资方合作项目, 其中一些计算内容、地图地理信息、测量勘察成果、科研成果材料、经济数据以及其他相关非公开文件材料等具有保密性, 在其流转过程中要严格遵守国家相关的法律法规。

(三) 效益性。水运工程设计档案是设计产品与成果的真实记录, 赋存了大量的技术信息, 具有极高的经济价值, 直接和间接的影响设计企业的生产经营活动。如在新员工的培训中、新项目的运行过程中和招投标过程中发挥了重大的作用, 描图加晒和报告复印可直接为企业节约生产成本, 如笔者工作单位2014年度共提供工程设计档案利用服务721人次, 查阅案卷1074卷次, 其中图纸加晒的利用率最高, 达到62%。

二、水运工程设计档案的现状及管理措施

(一) 水运工程设计档案的现状。第一, 水运设计部门、设计团队和设计人员作为文件材料形成的主体, 对产生的设计文件材料缺乏有效的控制和监管, 有相当部分设计文件材料流转过程不规范, 缺少作为档案必要的要素信息和相关条件, 移交时不做整理和价值判断, 导致档案部门无法判断设计文件材料的准确性、完整性, 增加了档案工作的难度。第二, 档案管理系统模块功能单一, 数据存储空间不大, 无法支撑庞大的数据增幅, 管理方式以传统手工操作的为主, 效率低, 档案人员被困于大量反复性的整理工作中分身乏术, 无法从档案信息中挖掘深层次、更有价值的数据, 档案数据挖掘、信息共享都出现了不可控的状态。第三, 水运设计企业每年进行的内审、外审和年终考核的某些措施与设计文件材料归档要求相违背, 大量运行中的、不符合移交条件的过程性文件材料在此期间大量移交, 给档案管理造成了相当大的困扰、矛盾和无奈, 在一定程度上造成了馆藏冗余、案卷质量下降和整理工作的反复。

(二) 水运工程设计档案的管理措施。档案的前端是设计部门和设计人员手中形成的设计文件、后端是档案管理人员将有价值的设计文件转化为档案, 前端有档案意识, 重视归档要求和认真执行程序、多花点时间, 后端就能保证档案的高质量、准确和真实。以笔者工作单位为例, 探讨水运工程设计档案管理工作的几点做法。

1.补充完善档案管理制度, 加强对归档接收的控制。加强对水运工程设计文件材料归档接收的控制和管理, 补充完善对设计文件材料归档方式、时间、版次、类型、范围等方面的要求, 将设计阶段过程性文件材料和阶段性文件区分开来, 特殊情况下项目经理或专业负责人需与档案管理人员沟通, 提供说明文件同设计档案一同归档保存, 确保设计档案的一致性。并将项目经理作为归档主办人员, 移交时填写《工程技术文件接收表》, 详细记录需要归档的文件材料清单, 办理相关手续。

2.重视档案整理工作, 注重工作创新, 灵活分类、排架。水运项目时间跨度较长, 而档案管理部门普遍存在人员少、库房有限等困难, 将同一项目档案物理集中一起变得非常困难, 因此将档案的排架方法由物理集中改为逻辑集中, 档号和组卷号不变, 排架号改由年度流水编号, 这不仅解决了“空号”和“倒架”的问题, 而且还提高了库房的利用率和工作效率。

3.积极开展档案信息化建设, 构建纸质档案和电子文件一体化管理平台。考虑到实用性和扩展性要求, 对企业档案管理系统进行改造, 解决办公系统、生产系统、出版系统和档案管理系统之间的生产数据和流程集成等问题。档案信息化建设是一种新的“工作方式”, 是“区别于传统档案工作的管理理念、方法、技术、规则、流程的全新档案管理模式”, 这远远不是技术、设备和网络问题。

三、结语

水运工程设计档案内容、形式、方法上的广泛性与多样性在不断丰富和发展变化, 需要不断研究行业特点和工作规律, 结合设计企业的实际情况提出科学合理的解决方案, 要更加重视文件阶段的管理, 将电子文件管理流程和企业业务流程紧密结合起来, 更新档案管理组织与制度, 以适应电子文件管理工作前移的需要。

摘要：本文主要从工程设计档案的特点出发, 结合实际情况, 对当前水运工程设计档案管理普遍存在的问题进行分析, 并提出有效的管理方法。

关键词：水运工程,设计档案,管理

注释

11李兴廷, 刘培方, 方红.浅谈工程设计档案的特点与管理[J].山东冶金, 2008, 12:147.