视听馆藏建设范文（精选8篇）
视听馆藏建设 第1篇
1 视听资料建设和服务的重要性
1.1 视听资料是高校图书馆发展的重要组成部分
高校图书馆应该根据学校的性质和需求, 发挥有利资源采集各种形式的文献资料, 并用科学的方法进行分编与保管;以便配合学校的教学与科研, 同时积极的开展各种服务工作等。而视听资料作为传递科学文化知识的重要手段, 具有很强的教育性、导向性、激励性, 已经为现代化图书馆的重要文献形式之一。
1.2 视听服务是高校图书馆综合服务的重要体现
如何利用现有的文献资源为教学与科研发挥其最大功效, 是高校图书馆的最终职能体现。由于立足于高校丰富的馆藏资源和本校研究特色的馆藏资源, 不仅起着存储与传播知识的基础职能, 同时, 还为广大师生研究与学习创建便捷的信息通道, 提供良好的服务环境, 为全校师生提供文献信息资源保障。而视听资料的功能发挥和利用更是需要优质的服务和条件设施。因此, 搞好视听服务的建设是高校图书馆综合服务的重要体现。
2 视听资料的优势和特点
2.1 调动读者积极性, 充分提高学习效率
试听资料是集声音、文字、图像于一体, 对学习者形成感官刺激, 对提高其听、说能力起着特有作用。正因为具有听、说、看三方面的结合的优越性, 使其得到了广大读者的喜爱。根据实验证明, 当用三种方式识记10张同种画片时, 结果视觉识记保持70%, 听觉识记保持60%, 视听结合识记则保持86.3%。研究还证明记忆与材料的性质也有关, 直观材料优于词的视觉材料, 词的视觉材料又优于听觉材料。因此, 语言材料和视觉形象联系起来, 是记忆大量信息的基础。
2.2 保存方便, 内容广泛
视听资料其主要载体形式有录音带、录像带、V C D、D V D、C DR O N、磁盘及胶片等。随着科学技术的不断发展, 视听文献的品种日益增多, 它的优势也日益显现出来.具有不受时空限制, 信息容量大, 体积小、重量轻、成本低、易复制的优点。
2.3 功能灵活多样
高校图书馆视听室不仅可以成为学生研究、探讨的学习场所, 也可以是休闲娱乐的放松场所。在这里可以学习外语, 观摩经典的原版片, 欣赏艺术作品, 了解时事政治、社会状况、地理历史、乡村风俗、城市面貌、民族习惯、文化教育、经济市场、生活方式、宗教信仰、价值观念等知识, 具有教学辅助、学术交流、时政教育、娱乐休闲之四大功能。
3 视听馆藏的建设
视听馆藏是图书馆资源的重要组成部分, 而相对配套的硬件设施的建立和完善是开展服务的基础。而在我国图书馆 (尤其是高校图书馆) , 视听馆藏的建设却得不到应有的重视。根据笔者目前的调查;拥有十所高校的广州大学城, 是国家一流的高级人才培养、科学研究和交流的中心, 这十所高校图书馆目前却只有两所高校图书馆建立并开设了视听馆藏的服务, 有些高校在建馆的时候本身就已经设立了视听区, 却一直没有开展起来。由此可见, 视听馆藏得建设与服务并没有完全被重视起来。
华南师范大学是一所学科门类齐全、培育体系完善的国家“211工程”重点建设大学。大学城校区图书馆是一所建筑雄伟、设施先进、管理科学、服务优质的大型高校图书馆, 目前视听区现有视听室5间, 多媒体视听课室2间, 阅览沙发40个, 各配套有液晶彩色电视机、蓝光DVD机和耳机。现投入使用不到一年的时间, 虽然其效果初见成效, 但是还是遇到了一些问题。
3.1 硬件设备的实用性
视听设备是视听服务过程中必不可少的工具, 它质量的好与坏会直接影响到服务的效果。我馆在视听区硬件设备上基本都是以档次高、功能全、质量好的要求来构建, 从配置设备方面虽然达到了一定的标准和要求, 但是在实际操作中效果却并不是那么理想。比如;我馆在2009年选择了高级配置的蓝光DVD, 声效和视觉效果都是一流的效果水平, 但是这样的高效果D V D选碟性太强, 有很多不符合配置的光碟不能读碟, 甚至不能播放VCD, 视听资料种类繁多, 如果设备不能相对兼容将严重影响到实用性。同样还有价格较高, 效果不错的耳机却不能在耳机上调音量, 每调一次音量还要取下耳机, 走到扩音器面前试调, 如此反复即损耗机器, 又极其不方便。由此可见, 问题不是出在设备本身, 而是没有充分考虑到设备的实用性。建议高校在新建视听区初期认真做好市场调查。最好能够组建一个公开透明的调查小组, 对本校的资源需求做好充分调查研究, 针对本校实际需要和实际条件来进行建设, 协调好环境、设备、功能建设的统一匹配, 避免在新建视听区时不顾及兼容性, 防止出现盲目购买高档次, 全功能, 超质量一步到位的思想, 不应重档次轻实用, 重价格轻实效。
3.2 设备保养和维护
视听区任何设备都有寿命期, 为了设备能够更长时间的有效利用, 我们就需要做好保养和维护。很多人认为保养和维护就是定期对设备进行修理和清洗, 但是在实际工作中, 要做到真正保养和维护你会发现, 如何正确的使用视听设备, 如何将机器摆放到最佳位置以及碟片存放的方法都是保养和维护的重要部分。我馆视听区服务开展不到一年的时间, 就出现多处损坏。如;光碟的磨损, 耳机线路的脱落, DVD机的卡碟等。由此可见, 做好日常保养和维护工作也是不可忽视的。笔者认为, 应该重视管理员这方面的素质培养, 统一组织操作和学习, 对设备的了解和正确使用以及认真和耐心的引导服务是关键, 还要注意环境气候对设备的影响。一些比较常用的重要的视听资料可以拷贝副本, 防止磨损和老化。对于一些有价值的磁带式的模拟视听资料, 为了便于保存和更加广泛地利用, 有必要将这些原始模拟视听资料进行数字化处理和转换。
3.3 设备更新和投入
视听技术和视听资料在不断发展, 其载体也从唱片、录音带、录像带等几个种类, 增加到各种影碟、唱片等差不多l0个种类。针对不同的视听资料媒体, 图书馆视听资料阅览室的设备和功能设置也要适时更新。同时, 视听设备经过一段时间的使用也会出现更新换代的问题。对于高校图书馆来说经费主要来源是依靠国家投资, 相对视听设备的更换问题势必会出现不及时的现象。所以我们可以根据实际条件相对做好硬件和软件的互补, 现在, 很多学校和图书馆都运用VOD (Video Oil Demand) 视频点播系统来实现在线播放节目, 就是将视听资料的不同媒体的不同内容进行数字化处理, 存储于电脑系统的硬盘或服务器中, 再提供给读者查阅。这种方式既解决一些视听媒体的资料由于播放的设备老化不能使用而影响资料的播放问题。也解决了不同媒介的节目需要用不同的机器设备来播放的问题。而且, 同一节目资源可以提供给几个读者同时进行阅览, 避免了对资料的损坏, 也节省了工作人员到库房中存取资料的工作。还可以购买对相对利用率比较高的数据库丰富资源。
4 视听馆藏服务
4.1 基本服务方式
我馆视听服务方式目前分为两种, 一种是随书光碟的借阅, 一种是视听区光碟的阅览。前者采用的是网络技术进行借阅服务, 书在入库之前, 为了保护光碟不被损坏把光碟和书分开存放, 然后再根据需要建立数据库并逐步把光碟数据上传, 读者找到自己需要的书通过索书号, 可以直接在我馆自己建立的博文非书资料系统下载光盘数据。后者采用的是视听区的视听资料阅览服务, 建立视听区域提供视听设备和视听资料进行免费阅览服务, 目前的服务项目包括:个人视听:在视听区分隔卡座可以进行个人视听阅览;集体视听:每个分隔卡座可以容纳8人一起阅览;专题讲座:设有2间可以容纳20和40人的多媒体视听室, 全校师生可以通过预约免费使用。虽然目前除法定节假日外每天14小时的开放时间一定程度的满足了全校师生的需求, 但是两种服务方式还是各有利弊, 随书光碟的借阅过于程序化, 如需阅览就必须通过申请, 而不能根据需要马上在馆内进行阅览。而视听区光碟的阅览虽然可以免费马上在馆内进行阅览, 但确不能进行借阅。由此可见, 视听资料的阅览和借阅应该同步进行服务, 最好根据需要把读者喜欢和常用的视听资料进行数字化处理和转换, 并上传到网络数据库中供读者使用, 而且应该对部分光碟提供拷贝服务。让读者不管是在馆内或馆外都可以充分利用到图书馆的视听资源。
4.2 宣传与服务并举
图书馆作为人类知识宝库和社会中举足轻重的信息元之一, 是文化教育的主要场所之一, 是科研工作的原料基地, 是社会信息的汇集地。它虽然不能直接生产产品, 但是它所收集的文献资料通过图书馆管理者的加工、开发和利用, 就能转化为强大的生产力, 生产强大的社会效益和经济效益。长期以来, 由于我们缺乏社会宣传意识, 致使图书馆工作一直默默无闻, 仍未被整个社会所了解和支持。由此可见, 宣传与服务并举的重要性。我馆在开展视听服务以来随着宣传力度的增加其效果也得到了可观的改变, 如表1。
上表是我馆视听区服务开展以来2010年上半年的阅览数据, 从图中数据可以得出视听区阅览量上升的速度随着我们宣传的力度加大不断上升, 高校图书馆应该根据自己的实际情况, 做好宣传工作。读者对视听区从不知道到知道, 从不了解到了解, 从较少利用到充分利用的过程都和图书馆宣传服务有着重要的关系。
4.3 高校图书馆的特色化
视听文献的收集是资料建设的基础。要在保证广泛、系统和及时性的同时, 特别注意其内容形式等方面的收藏特点, 力争做到“特色化”。高校图书馆能够抓住本校特色, 深入收集, 及时开发读者需要的有特色的视听文献不但可以最大限度地使用好有限的采购经费, 做好资料的积累工作, 还可以逐渐形成自己唯有的特色, 以便最大限度地满足读者需求。高校图书馆可以根据自己的校园历史文化, 地域特色文化, 科研成果来收集特色文献。不但可以系统的保存本校特有的文献资料, 还可以让读者更多方面的了解本校的特色文化。除此之外我们还可以建立“爱心”中转站高校图书馆因为经费的问题, 对视听室的投入有限, 有许多学生会自己购买急用的音像资料。可是一旦使用完后, 这些音像资料就变成了“废物”, 有的压在箱底, 失去了资料的作用;我们可以再视听室建立一个音像资料“爱心”中转站, 通过各种宣传手段, 向学生募集他们不用的音像资料, 这种“爱心”传递活动非常有意义。首先让捐献文献资料的学生感受到了奉献“爱心”的自豪, 也培养了他们“物尽其用”的观念, 同时也为需要这些资料的同学提供了帮助。
5 结语
鉴于视听盒多媒体资源为满足高校教育、信息传播和娱乐休闲等需求做出的贡献, 高校图书馆和图书馆员应不断拓展视听盒多媒体的功能。加强服务创新, 建立优良的视听服务平台, 提供新颖高效的资源服务, 为建立综合性高校图书馆服务的发展努力。
摘要：阐述了视听资源在高校图书馆馆藏及服务的重要作用, 对高校图书馆视听馆藏的建设与服务进行了探讨, 结合实际工作对高校图书馆的视听馆藏建设与服务提出了若干策略。
关键词：高校图书馆,视听馆藏建设,视听服务,特色化
参考文献
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论林业高校图书馆特色馆藏建设 第2篇
论林业高校图书馆特色馆藏建设
分析了林业高校图书馆特色馆藏建设的意义,并从特色馆藏建设的科学化、制度化,加强图书馆人力资源建设,围绕林学重点学科进行特色馆藏建设,结合特色馆藏开展特色服务等4个方面提出了林业高校图书馆特色馆藏建设对策.
作 者：陈秀华 葛玉香 成琳 CHEN Xiu-hua GE Yu-xiang CHENG Lin 作者单位：东北林业大学图书馆,黑龙江哈尔滨,150040 刊 名：科技情报开发与经济 英文刊名：SCI-TECH INFORMATION DEVELOPMENT & ECONOMY 年，卷(期)：2009 19(12) 分类号：G258.6 关键词：高校图书馆 特色馆藏 特色服务
视听馆藏建设 第3篇
1.高校图书馆馆藏结构现状
相关调查显示,我国近年来大部分高校文献资料实际需求方面的倾向主要是:
1.1中文图书采购量非常大,但是利用率不是很高:随着我国教育事业规模的不断扩大以及培养层次的逐渐提升,学校也适当调整了各个学科的结构,其中增加了部分新学科以及新专业,这时候图书馆具体藏书结构也应该有所调整,确保学校教学工作以及科研获得强大的文献保障和资料的支持。
1.2期刊需求越来越活跃,比较看好的是外文期刊需求趋势:期刊属于连续性比较强的出版物,其信息量非常大,具有信息传递快速、出版周期短以及学科内容新等优势,所以期刊深受广大大学读者的青睐,是一种主要使用的文献;其中期刊资源需求量越来越大以及利用率提升主要是由于科研活动一般需要及时掌握国内外这一学科领域的发展前沿,应该具有创新性,所以期刊特别是外文期刊尤其受读者的喜爱。
1.3特种文献有待进一步的开发利用:其中主要包含有标准、会议文献、专利文献以及科学报告等,本身情报价值非常高,并且信息传递快速,可是因为和特种文献需求有关的文献报道相对较少,同时特种文献种类比较复杂、搜集困难、出版渠道比较多以及周期不定,所以利用率也比较低。
2.馆藏结构建设方面的问题
2.1没有充分认识馆藏结构的优化,不够重视。现阶段,大多数高校图书馆都没有充分认识到馆藏结构优化所具有的重要性,未察觉到馆藏结构优化具有服务教学科研、提升使用率以及减小购置成本等作用,不能对馆藏结构具体优化规律进行深入研究,所以就不能使用有效的办法来提升馆藏结构自身合理性。部分高校尽管已经开始注重馆藏结构相关问题,可是却忽视了馆藏所具有的连续性、系统性以及完整性,不能提升馆藏资源自身集约性、针对性以及实用性,所以馆藏效益不能完全发挥出来[1]。
2.2馆藏资源和实际用户需求不符。现阶段,一些高校图书馆无法对用户需求进行深入调查,只是盲目进行收藏,没有注重读者需求以及图书的有效使用,使得很多图书资源不能满足用户的具体需求,馆藏以及用户需求不相符,产生了很大的浪费,并且影响到教学以及科研等工作。
2.3馆藏结构缺乏合理性。高校图书馆没有深入研究并且了解用户需求倾向和具体动态变化规律,不少图书馆仅仅按照经验来对图书采购进行规划,未结合文献类型、学科、语种以及专业等方面的需求开展研究工作,使得馆藏结构缺乏合理性,配置比例不协调,需要采购的图书资料未采购进来,无法满足各个层次、各种性质以及各种类型用户的具体需求,不能讲馆藏资源实际使用效益完全发挥出来。
3.高校图书馆具体馆藏结构的有效优化对策
3.1引进先进馆藏理念。馆藏理念会对高校图书馆结构的有效优化产生严重的影响,馆藏效果取决于馆藏理念。高校图书馆需要结合用户需要来对馆藏理念进行合理地更新,注重馆藏资源的有效配置,采取用户提出的合理建议,主动引进现代化馆藏理念,并且吸取国内外成功馆藏经验,以读者利益以及学科建设作为出发点,了解馆藏规律,提升优化馆藏结构的建设意识。
3.2提升馆藏组织管理效率。馆藏结构优化的一个关键保障就是组织管理,可以确保馆藏结构建设的有效进行。高校图书馆需要改善馆藏组织管理质量,合理保管、布局以及排列所有图书馆资源,提高图书资源配置所具有的合理性。此外,还需要对藏书体系以及藏书结构相关反馈信息进行研究,在整个分工和协调过程中,选择合理的方法,收集并且整理所需文献,对文献数量进行控制,确保藏书结构具有足够的科学性以及合理性。
3.3依据用户服务需求,制定信息反馈机制。各个高校图书馆需要定期以及定责地调查用户实际需求,并且开发可以及时掌握用户需求信息的有效分析技术法,给组织管理以及文献采访提供有效的用户信息。通过图书馆管理系统里面的流通数据,对教师、学生以及各院系科研所需文献类型、专业等进行统计,深入挖掘现实用户或者是潜在用户的具体信息需求,采取不同互动交流工具获得用户对馆藏工作提出的意见[2]。
3.4制定具体协商采访机制。对馆藏结构进行规划的过程中,应该结合学校实际情况,有重点并且有层次地将馆藏图书所具有的特定功能充分体现出来,反映出教学科研工作的主攻方向。同时,高校图书馆需要通过调研掌握各职能部门实际发展情况以及各院系专业具体发展方向,针对教学以及科研,在校园里面博采众家之言,并且了解校外业界理论以及实践,建立能够让各院系、学工处、教务以及科研等相关职能部门一起参与的相应协商采访机制,促进馆藏结构配置和实际用户需求可以有效地对接。此外,可以利用定期采访以及定期反馈等手段保证该机制的顺利运行。
结语
图书馆藏书属于开放性的系统,和工作方式、读者以及馆员等共同组成了一个综合体。想要将图书馆里面资料所具有的作用充分发挥出来,就应该在馆藏建设过程中不断优化馆藏结构,这样才可以获得比较好的综合效益,促进高校图书馆的有效发展。
参考文献
[1]万彤,周蓉.高校图书馆馆藏评价研究[J].图书馆,2013,12(2):67-69.
论综合档案馆馆藏特色建设 第4篇
综合档案馆馆藏分析
建立内容丰富、结构合理的馆藏，是保证档案事业可持续发展的重要措施，是为可持续发展战略提供有效服务的物质基础。近年来，尽管国家有关部门在档案馆等级标准、目标管理考评以及相关文件中，对档案馆的馆藏结构及比例作了较为明确、详尽的规定，馆藏结构及数量都得到了相应的充实与改善，但这种“丰富”是有限的，远远不能满足社会各方面的需求，仍存在不少不足之处。
进馆档案接收范围窄。各级综合档案馆作为当地档案保管的基地和档案利用的中心，是体现当地政治、经济、文化、历史等面貌的机构。因此除收集党政机关档案外，还应收集本政府直属工作部门的档案及企事业单位的档案。但从目前看，综合档案馆却形成了“党政档案馆”，馆藏内容多反映同级机构党政机关工作、行政管理工作、机关内部事务等的文书档案。而反映上级机关、企事业单位的档案较少，反映科研、经济发展状况、自然地理等方面的档案更少，且能够反映当地历史真实面貌的档案是严重匮乏。这种馆藏结构严重制约了大量有利用价值档案信息资源的开发，影响了档案馆功能的正常发挥。
大量有利用价值的档案未接收进馆。综合档案馆已接收进馆的档案收集不全，大量有利用价值的档案未接收进馆。如会计档案、声像档案等。有些单位甚至把有很大利用价值的档案保存在本单位，却将价值不高的档案移交入馆。众所周知，综合档案馆是本着为社会、为档案用户提供服务为目的而建立的。但如果接收的都是些没有利用价值的档案, 则档案馆就只是一个虚设的藏书阁。
馆藏档案大量重复。馆藏档案重复现象普遍，一方面档案馆中的重复现象与档案的接收范围有关。如在基层档案馆所保存的档案，除自身形成的外，还有很多来自上级、同级、下级的文件材料，归档时不少部分被划为长期保存，而这些档案在基层保存满一定年限后就要移交给所在地区的档案馆，造成大批重复档案进馆。另一方面，有的归档单位档案的类目设置不合理、不科学，如设置综合类、会议类等。一份文件可放在几个类目中，造成档案的重复;有的则是各科室间没建立相通的档案体系，各自立卷，使有内容交叉的文件分别立卷造成重复。
馆内保存大量无利用价值的档案。现在，从事档案工作的人员整体素质偏低，自身的档案意识不够。对于接收进馆的档案缺乏真正意义上的鉴定, 形成凡档皆收的局面。
综合档案馆馆藏利用现状分析
各级综合档案馆的中心任务是为广大档案用户提供馆藏利用服务，满足档案用户的不同需求，也是档案工作的最终目的。然而，据调查，虽各级档案馆在档案提供利用方面已作出努力，但利用状况并不如意，馆藏档案并未得到充分利用，用户需求也未得到充分满足。
用户单一，缺乏广泛的社会利用。我国档案馆提供利用的方式仍是“等客上门”的被动服务，接待利用者的来馆查阅。长期以来档案馆工作以服务党政机关为主，档案工作也自然围绕党政机关工作查考、编史修志等开展，使得档案用户单一，档案信息资源得不到充分开发。
档案开放利用政策的不完善性，制约了馆藏利用。我国社会自主利用档案的意识和能力还相当薄弱，较之国外的档案开放政策，存在起步晚、开放范围窄等不足，尤其在具体落实上还存在很多问题。比如个人利用档案时手续繁琐、收费高，还受到查阅范围、调卷数量等的限制。这些都严重制约着档案信息资源的开发和利用。
档案利用现代化进程缓慢。随着计算机网络技术的飞速发展，档案工作也由传统管理向现代化管理过渡，利用计算机网络技术和多媒体技术，代替档案原件提供利用。然而，受各方面因素影响和制约，我国的档案工作现代化，特别是档案利用工作现代化非常缓慢，检索手段大都沿用传统的簿式目录和卡片式。
档案工作者素质低，影响馆藏利用率。目前，我国档案队伍整体专业素质较低且知识结构老化，高层次专业人才缺乏。这种状况给档案利用者快速准确地利用档案带来障碍。例如，对用户检索不出档号的一些馆藏冷僻、零星和陌生档案，由于档案人员对馆藏档案内容缺乏透彻了解，往往无处查找;档案人员对传统的手工检索还未能运用自如，在面对计算机自动检索等现代化技术操作时更感到无所适从，制约了档案利用工作的开展。
提高综合档案馆馆藏特色建设的策略
所谓“馆藏特色”是指一个档案馆所特有的风格。一方面是指已接收进馆的某些档案处于一种分散状态，需要档案工作人员深入挖掘、整理和开发特色档案，比如档案编研成品等;另一方面是指其档案本身独具特色，主要是指一些地方特色，如工业生产，或农副产品，或文化教育，或科学研究，或自然资源，或名胜古迹将这些独到之处的各种资料收集齐全和档案工作人员的编研成品等一起就形成了这个档案馆的馆藏特色，自然显示出与其他档案馆的不同之处。
加大特色档案的接收和征集力度
为使馆藏档案的内容能体现出一个地区的特色，综合档案馆应把接收和征集特色档案作为特色建设的工作重点。
在特色档案接收方面，在加大对现行机构档案接收力度的同时扩充接收范围。对现行立档机构的档案工作进行跟踪调查，并收集、整理这些档案资料，是馆藏特色档案保持完整性、系统性的重要保证。同时应扩充接收范围，将二级以下单位具有积极作用和影响的档案及时划入接收范围之内，特别是要将那些具有地方特色的，包括反映地方经济、政治、文化、宗教等方面的档案接收进馆。
在特色档案征集方面，档案工作人员要全面捕捉各方面信息，深入调查，加大征集力度。首先应明确征集的内容并非属于应接收进馆的档案范围，征集工作与接收工作不同，它不受时间限制并且征集的范围很广。征集是面向全社会的，其范围包括集体所有的对国家和社会有保存价值的档案史料，散于社会上的历史档案、地方志、谱牒、传记、社会名人的档案史料，有地方特色的其他档案史料等。通过征集方式进馆的档案与以正常方式接收的档案相比，更能体现该馆的馆藏特色。因此，各级综合档案馆应根据各自不同的情况和条件因地制宜，制定相应的征集措施，加大力度对社会散存特色档案情况进行深入调查和广泛征集。
整理和开发利用馆藏现有特色档案。在馆藏档案中，特色档案往往不系统、不集中，许多全宗档案可能涉及同一问题。因此，要尽量维护全宗，不能随意拆散档案资料。要通过深入分析编制专题性检索工具来保持特色档案内容的集中。这是提高特色档案开发利用水平的重要条件。同时通过加大对档案信息资源的开发力度，逐步形成以借阅、编研和举办展览、悬挂条幅、印发图片、回答公众咨询、设立宣传栏、创办刊物等为主的开发利用格局，加深社会公众对档案馆的认识，加大馆藏特色档案的开发力度。
开发资源，建立信息联网，实现档案信息资源共享。由于综合档案馆拥有极其丰富的馆藏信息资源，应加大对档案资料信息资源的开发力度，对此进行进一步的加工、整理和转化，开发档案信息资源。以不同类型、不同层次的信息服务于用户和参与市场竞争，促进社会经济的发展。
同时，综合档案馆馆藏特色建设工作离不开各级综合档案馆的档案资源共建共享工作。各级综合档案馆参与共享，应按其各自所在区域拥有的特色分工协作，各有侧重，有所互补，在一定范围内形成门类齐全、收集面广，配套使用的档案信息。这样，使各档案馆可充分利用网络资源来弥补本馆资源的匮乏，扩大了综合档案馆馆藏信息资源的利用范围，促进各级综合档案馆馆藏特色的建设。
加强档案工作人员素质建设，塑造档案馆工作者的新形象。现有的档案工作人员面临着专业知识水平偏低及新技术掌握较为贫乏的问题。馆藏特色的建设，需要培养新型的档案工作人才，也就是馆藏特色建设的班子。这个建设的班子应具备专业的档案学知识，并有较强的公关能力、档案意识强、了解用户需求以及档案部门所特有的良好风范与气质，能够为用户提供特色服务，帮助用户及时检索、查询，将馆藏特色资料目录提供给档案用户参考使用。
充分发挥档案馆的文化功能，建设具有地方文化特色的档案馆。档案馆特别是地县级档案馆作为文化事业机构，应担当起弘扬地方文化，促进地方文化建设的重要责任。把强化档案馆文化功能摆到档案馆业务建设的重要位置，充分挖掘馆藏档案资料，为社会提供具有浓郁地方特色的档案资源，满足不同用户的需求。
更新观念。档案工作人员要适应时代的发展，从被动的服务模式中走出来，主动提供服务。克服“重藏轻用”的观念，树立“用户至上”面向社会全方位服务和以信息利用效率为主要标准来评估档案馆工作的观念。只有在充分了解自身服务对象的前提下，才可能为特色馆藏开发与利用提供服务主体。所以档案工作人员应从工作中分析利用者对哪方面的档案利用率高，哪些档案最能体现综合档案馆的实力，能充分体现特色馆藏的真实价值。这样才能在最大程度上满足不同档案用户的需求。
中职学校图书馆的馆藏建设 第5篇
现代图书馆藏书是为读者利用而建立起来的, 图书馆馆藏是与各个时期的文献生产和使用密切联系的。现代图书馆收藏的文献情报资料包括图书、期刊、出版物、小册子、论文、报告、图片、电影片、DVD、幻灯片、唱片、录音磁带、美术作品、缩微资料、计算机可读资料、硬盘、U盘资料等等。由于21 世纪科学技术的突飞猛进发展, 纸质图书以及其他多种形式并存的文献资料的比例也相对增加。
我们中职学校也不例外, 所以, 必须组织各层次的读者对它们进行共同开发和利用, 让学校的馆藏给师生提供可利用的空间, 在教学科研中能充分发挥其馆藏的职能作用。
在图书馆的业务工作分工中, 让图书馆藏书发挥作用, 主要是读者工作的服务职责, 首先要了解我们中职学校的读者需要什么, 在教师与学生读者的调查中, 发现我们中职学校馆藏现存在的一些问题。就拿我校来说吧, 问题之一, 图书陈旧, 许多新图书上市没有及时购进, 这跟我们的经费有关, 经费有限, 有时甚至经费都没有。这就难以满足藏书的时效性, 满足不了读者的需求。问题之二, 学校的教研教辅图书严重的匮乏, 老师带学生参加全国职业学校的技能大赛, 想找些专业技术书, 馆藏里没有, 给学校的教研教学工作带来了极大的不便。作为图书馆是教学教研的知识储备库却不能提供资源, 那是作为馆藏的失败。所以, 必须强化馆藏的建设。首先, 是学校领导要重视图书馆, 加强图书馆的馆藏建设, 才能有效地发挥图书馆馆藏的职能作用。必须重视加强文献资料的采购工作。
一、按读者需求来建设馆藏
第一, 要满足教学教辅的要求, 制定一系列规范教学流程, 按流程来加强专业的藏书建设。藏书建设要满足学校教研课题的要求, 特别是学校的龙头专业, 比如汽车类、机电类、计算机等等。满足学生汲取知识和巩固课堂知识的要求。这些藏书按照教师与学生推荐, 尽量能做到不受限制的, 可以随意到新华书店或是书屋去挑选。这样才能找到所需要的文献资源。第二, 加强素质教育, 帮助学生树立正确的人生观和世界观, 利用美文美德励志故事对其熏陶教育, 让学生养成良好的道德修养。让他们在步入社会前形成良好的道德风尚, 将来毕业后能更好地融入社会, 服务社会。所以, 要加强励志方面的藏书建设尤其重要。第三, 要根据学校的特色办学的特点, 学生毕业就业的特点以及社会对人才的需求趋势来制定采购文献计划, 根据学生将来要走上社会, 面向社会, 要及时帮助开导指点他们如何融入到社会中去, 根据社会对人才或是行业的需求, 购进一些应聘知识图书, 以及一些行业需求的文献, 开拓学生的视野, 拓宽知识面, 培养学生的兴趣点, 行业的需求热点, 指导学生就业的发展方向, 掌握娴熟的技能技巧, 提高他们的竞争意识。希望能在强大的竞争对手面前, 技高一筹, 脱颖而出。
二、 必须广开书源
我们学校图书馆的书, 现多是政府采购, 是定点定向的, 因此, 局限了我们的采购范围, 有些专业书在指定点没有货源, 不能买到, 严重影响我们的教学教研工作的开展, 建议必须按需要到当地的新华书店, 去采购或是订购一些, 适合教学需要的文献资源。采购形式也应多样化。1.规模采购:到书市书展参加图书订购会。2.书市调查采购, 安排时间到当地的书店去调查一下, 哪些是畅销书, 哪些是新版图书, 要及时更新图书。特别是对电脑方面图书, 这类书更新的较快, 还有汽车类的这些图书技术参数也有更新。
三、开通馆际互借渠道
馆际互借与书刊资料的交换是各馆之间互通有无, 节约经费, 提高藏书质量, 充分利用和发挥馆藏作用的最佳方法。我们学校图书馆属于小型图书馆, 经费有限, 藏书量有限, 文献资源严重匮乏。有些文献缺乏完整性、系统性。而且又缺乏周密的采购计划, 藏书建设的原则也没有确定, 藏书没有形成具有本校特点的藏书体系。所以, 开通馆际互借渠道, 是最好的补充藏书资源的方法。图书馆之间存在着相互交流、密切合作、共建共享、共同发展的关系。建立和发展这种关系, 不仅在于促进馆藏资源的建设, 提高馆藏资源的利用效能以及图书馆的服务效能, 更加有助于馆藏价值的转化, 特别是在网络数据库的数字图书馆建设中, 建立与发展这种关系, 更显得尤其重要。目前我们学校还没有开通与其他图书馆的馆际互借, 希望尽快与当地的大型图书馆, 比如海大图书馆还有海师图书馆能够实行馆际互借, 能满足藏书不足引起的资源匮乏, 知识断层, 解决不时之需。
四、扩建图书馆
目前, 我们学校的图书馆书库, 已经处于“饱和”状态, 已经没有多余的空间存放更多的文献资源, 我们学校图书馆只有一层楼总面积874 平方米, 书库面积437 平方米, 现有藏书才8 万多册, 经济学校的图书馆是整栋楼共四层。所以, 我们馆舍建设还是要加强, 不然满足不了馆藏的要求。
综上所述, 我作为一个图书馆管理员, 对我们学校的藏书建设综合一些合理化的建设性建议:
首先, 要建立完整的藏书体系, 必须有计划、有步骤、有目标进行策划, 计划每年购进一些图书, 不断补充和更新, 不能隔十年八年, 忽然一下就海量采购, 这样不利图书不断更新的原则, 和逐渐积累的藏书方法。藏书建设一定要统筹安排, 既要为长远打算又要为现实教学教研服务, 所以, 广开书源, 采取多种途径多种渠道, 去搜集、去采购。去开通馆际互借等多种方式运作, 藏书的范围尽可能做到全面系统, 保持相对的恒定, 避免忽多忽少的不正常现象发生。
其次, 随着数字化、网络化等现代信息技术的迅速发展和广泛应用, 图书馆馆藏的含义、存储、传递和利用方式, 已经发生了巨大的变化, 馆藏的构成由以各种图书、报刊、音像等纸质印刷载体文献资料为主的, 向以数据库馆藏为主的方向转变。馆藏的概念, 已经不仅是指某个或单个图书馆的馆藏, 而是指本馆内与其他馆的可以网络化共建共享的馆藏, 是全国甚至于全世界所有图书馆的馆藏的数字化、网络化的系统集成。网络数据库的连接, 引起图书馆馆藏建设和利用方式方法及其效能效益的变化。建立和发展资源共享, 连接数字图书馆, 把有限资源扩充。充分发挥互联网这个平台, 提高馆藏资源的利用效能以及图书馆的服务效能。
视听馆藏建设 第6篇
一、前期分析
在建设民生特色档案的过程中, 我们首先从以下五个方面分析本地所具有的特色:一是区域特色。体现区域特色, 就要注意征集能反映本地区自然、社会、历史、行政区划等涉及民生方面的档案。二是时代特色。即征集能反映本地区各个重大历史时期特点的民生档案。如社会变革、政治事件、自然灾害等方面的民生档案。三是经济特色。征集一定数量的能够反映各个时期本地区经济建设、企业产权制度改革、房地产权、旧城改造、新城区开发、工商经营、博览会、展览会等方面的民生档案。四是文化特色。征集充分反映本地区文化艺术、名胜古迹、旅游胜地、风土人情、人物档案等方面的民生档案。
二、工作部署
一是设立征集机构, 配备专职人员, 有计划、有重点、有措施地开展收 (征) 集工作。二是制定法规, 确定职能。最近几年我们以市政府名义下发了《齐齐哈尔市人民政府关于征集历史档案的通告》、《齐齐哈尔市“人物档案”管理规定》等法规文件。制定了相应属于民生档案的管理办法, 使收 (征) 集工作有章可循, 保证了收 (征) 集工作的顺利开展。三是与有关部门联系, 疏通收 (征) 集渠道。我们主动同一些重点单位和相关人物取得联系, 建立收 (征) 集工作关系, 得到一些单位和个人的支持, 定期定时给我们邮寄档案资料, 形成较广泛的收 (征) 集网络。四是创造民生档案管理和服务的新观念、新模式、新方法。近年来, 我们按照我市“生态市园林城、绿色食品之都、装备工业基地、生态旅游胜地、历史文化名城”的发展定位和“农业产业化、农村城镇化、县域经济民营化”的发展方向, 深入实施“全党抓企业、全民搞招商、全力推进改革、全面建小康”的总体思路, 坚定不移地推进民生档案建设, 保持了馆藏民生建设工作的快速健康发展的良好势头。
三、工作成果
独立学院图书馆特色馆藏建设探索 第7篇
一、借助传承优势打造古籍特色
聊城大学东昌学院成立于2005年, 有着百年的传承历史。因为聊城的百年老校———聊城师范和聊城教育学院, 都并入到东昌学院, 图书文献资料一并归入。因此, 我馆就继承了一批古籍图书。
1. 建设特藏书库。
在学校合并之初, 十余编织袋线装图书, 置于书库一隅。开袋统计2000余册, 由于是线装古籍图书, 数量较大。图书馆专门向学院领导作了汇报, 并提出建立特藏书库的要求。学院领导非常重视, 不仅同意了我们的请求, 而且要求把古籍图书保护好, 努力建成馆藏的一大特色, 力争打造成学院的一个亮点。我们很快选定了房间, 加固了门窗, 订购了有门带锁的书橱, 安装了防盗报警器和自动淋水灭火装置, 还安装了空调、排风扇、窗帘等, 定名为特藏书库。我们还挑选一位古文功底好做事认真的老师调入图书馆, 专门负责这项工作。随后组成了三人小组, 开始对线装古籍图书进行了核实、分类、整理、登记工作。经过近两个月的认真整理统计:线装图书共339部, 有2367册, 涵盖了经史子集丛五大部, 明清版善本146种, 1345册;民国版193种, 1022册。许多属于善本, 十分珍贵。为了保护好这些古籍图书, 我们联系浙江某公司, 投资8000余元, 量书定做了400余个六合套。随后又给每函线装书制作了书签和摘要卡片。使得这些线装图书, 很上档次, 很有品位。
2. 积极开展编目工作。
古籍图书编目是一项非常专业的工作, 尽管我们用功, 还是有许多解决不了的困难。我馆主动与省图书馆联系, 请求帮助。在省图书馆历史文献部的热情帮助下, 我馆获得了许多古籍编目的资料, 派人参加古籍编目培训班学习, 学到了古籍编目技术。按照新的古籍编目要求, 我们馆提前完成了善本图书编目工作。随后参与了全省古籍普查工作, 把这些古籍图书的书目和书影, 于2012年3月送交省图书馆和国家古籍信息服务平台。可喜的是, 我馆图书有一部古籍被选入《山东省珍贵古籍名录 (第一批) 》;有四部选入《山东省珍贵古籍名录 (第二批) 》;我馆还被省图书馆古籍保护中心和山东省文化厅先后评为“古籍保护先进单位”。
3. 科学管理, 积极开发。
我馆的古籍书目和信息, 全部采用了标准格式输入电脑, 既有电子版, 又有纸质存档, 还建立了特藏书库的管理使用制度。现在古籍图书易于查找, 方便参考, 有使用记录, 避免了丢失。近几年我馆又得到:书业德光绪癸卯年刊印《详校东莱博议》一函;还有聊城海源阁图书馆赠送的宋版《楚辞集注》影印本一函。这2部线装图书, 均为我馆特藏书库收藏。今后计划, 将我馆编写的《聊城大学东昌学院古籍书目》出版, 精选部分善本影印并转化为电子图书, 以方便参考和研究, 使我馆的古籍管理更加科学化、现代化。
二、发挥地域优势构筑地方特色
1. 建立地方文史资料书架。
地方文史资料, 是各县市区政协文史部门, 经多年精心挖掘整理的、最具有地方文化特色的、最重要的文史精华。为收集这些资料, 我馆主动与聊城市政协联系, 进而与各县市政协文史部门建立联系, 求得政协部门的帮助支持, 广泛搜集八十年代以来出版的地方文史资料。经过几年的搜罗, 我馆已收藏有:《聊城文史资料》23辑、《临清文史》12辑、《阳谷文史资料》20辑、《冠县文史大全》等, 包含了八县市文史资料绝大部分, 计有200余辑, 500余册。我馆还搜集到《聊城民间故事选萃》、《聊城古城故事》、《鲁西民间故事》、《东昌老街巷》、《临清民间故事》等故事书30余种, 100余册, 其中的百余册还有电子版图书, 通过我馆网站可以直接阅读。
2. 建立地方报纸专橱。
《聊城日报》、《聊城晚报》是聊城发展变化的真实记录。重要人物, 重要事件, 重要数据, 都有详细记载, 是及时记录聊城发展史的珍贵资料。我们经多方联络, 已收集到了以上两报纸的合订本, 80余册, 这早期的报纸 (当时没有电子版) , 相当珍贵。聊城各县市区宣传部门主办的小报纸, 也是我馆收集的一个重点。比如, 聊城经济技术开发区于2004年创刊的报纸《今日开发区》, 临清市委宣传部创办的《临清日报》等。我馆主动联系其编辑部, 亲自到访, 说明我馆收藏的意义, 编辑部的领导慷慨相赠, 我馆获得自创刊至去年的《今日开发区》和《临清日报》全部合订本。我馆还收藏有《东昌时讯》、《高唐日报》、《阳谷日报》等多年的合订本。这些县级小报纸都具有浓郁的县区地方特色, 也是地方发展变化的实时记录。为了方便读者, 我馆还把一些报纸的电子版网页直接连接到我们图书馆网站上。
3. 建立当代本地作家作品专架。
聊城是历史文化名城, 有着崇文重教的优良传统, 文化氛围浓厚。教师、干部、职员、工人、农民、下岗职工、自由职业者, 都著书立说、写诗作赋、书法绘画、创作小说, 可谓人才济济。据文联统计, 聊城有国家级作家会员10余人, 省级作家数十人, 市级作家百余人, 年产文学作品近百部。这为我馆收藏本地作家作品创造了条件。如辞赋名家布茂岭的《布谷声声》、《布谷鸟辞赋集》、袁春光的《落雪乡村》、《春华秋实》、《悠悠路情》、《缕缕情思》, 朱希江的《朱希江诗选》, 还有《水韵雅风三人行》、《金牛寨》、《乡党委书记》、《渔樵联话》、《运河谜谣》等, 约200余种作品为我馆收藏, 这些作品本土气息浓郁, 描述的是身边的人物和事件, 有的又像描写我们自己, 对学生有较大的激励作用。
4. 建立聊城旅游知识窗。
江北水城, 运河古都聊城, 是一座卓越秀美的旅游城市, 烟波浩渺的东昌湖, 构成了湖中有城, 城中有湖的美丽画卷, 还有众多的名胜古迹。如历史悠久巍峨壮观的光岳楼、闻名中外的海源阁藏书楼、宋代铁塔、山陕会馆、武松打虎之地景阳冈等。介绍研究这些景点的书籍陆续出版。如《光岳楼》、《中国历史文化名城———聊城》、《聊城揽胜》、《东昌古今备览》、《江北水城运河古都———东昌府》、《萧城春秋》、《聊城旅游故事》等, 都为我馆收藏, 现已有20余种, 70余册。下一步, 继续扩大收藏, 并且在我馆的网站上将推出图文并茂的电子板块。
三、借助地方名人优势构建名人书屋
聊城历史悠久, 名人辈出。有据可查的聊城籍宰相 (含副宰相) 41人, 尚书 (含侍郎) 101人;进士798人 (含状元16人) 。如清朝开国状元傅以渐、行乞办义学的武训、国画大师李苦禅、著名学者傅斯年、抗日名将张自忠、国学大师季羡林、领导干部的楷模孔繁森等。对于本地名人的著作, 纪念名人的文章资料等, 我馆尽力搜集购买并收藏。如《傅斯年全集》7卷、《傅斯年学术思想的传统与现代研讨论文集》、《傅孟真先生集》、《傅斯年传》等;还有《季羡林全集》30卷、《牛棚杂忆》、《季羡林传》等;再如画册《武训传》、小说《奇丐武训》、电影《武训传》、《武训资料研究大全》、《武训文化史料集》等;还收集杨以增海源阁的有关资料, 如《海源阁研究资料》、《海源阁研究论集》、《海源阁藏书研究》、《订补海源阁书目五种》、《山东省图书馆海源阁书目》、《海源阁》杂志等;对于聊城古代名人的论著我馆还有一部分书影电子版, 如傅以渐的《易经通注》、于慎行的《谷山笔尘》, 穆孔辉的《大学千虑》, 王曰高的《槐轩集》等。
四、利用革命老区优势积累红色文献
聊城地处鲁西北地区的核心位置, 是革命老区, 是重要的抗日根据地, 有多处爱国教育基地, 在这块热土上, 发生过很多可歌可泣的事件。1926年聊城就建立了共产党组织, 1928年初发动了著名的“坡里暴动”。抗日民族英雄范筑先是山东聊城馆陶南彦寺人 (现属河北省) , 他守土抗日, 战死于聊城, 他是黄河以北国民党在抗日时期牺牲的最高级行政官员。抗日名将张自忠是聊城临清唐元人, 为国捐躯, 他是国民党在抗日时期牺牲的最高级将领。1938年我八路军129师、115师进入鲁西北开展抗日活动。刘伯承、邓小平、徐向前、宋任穷、陈再道、杨勇、杨得志、陈赓、彭雪枫、黑伯理、赵建民、张维翰、申云浦等, 都在聊城大地留下了生活和战斗的足迹。在抗日战争期间, 鲁西北抗日根据地的军民作出了极大贡献。总人口不足300万, 就有数十万人拿起武器参与抗战, 进行大小战斗数千次, 消灭了数以万计的日伪军。同时在抗战中付出了巨大牺牲, 仅知名的烈士就达4525人, 被日伪军杀害的人数达93678人。我馆经几年的多方搜罗, 已收藏有《鲁西北革命史》、《血沃鲁西北》、《血染凤凰城》、《刘邓大军强渡黄河资料选》、《范筑先将军传》、《张自忠将军传》、《赵建民》、《赵健民文集》、《光岳春秋》等资料50余种, 90余册, 这些书籍详细记录了那段感天动地泣鬼神的革命历史, 这些图书是外地图书馆所没有的。
经过六年多的逐渐积累, 馆藏特色基本有了雏形。近两年的试验开放, 受到师生的欢迎。在图书馆评估活动中, 还得到专家的指导和好评。我们体会到, 只要为读者着想, 在读者的期待中不断总结改进, 独立学院图书馆照样可以打造出受人喜欢的特色馆藏。
参考文献
[1]胡英俊.试论高校图书馆特色化馆藏建设[J].佳木斯教育学院学报, 2012 (8) .
[2]丁友兰.我校图书馆特藏建设的实践与探讨[J].武夷学院学报, 2012 (8) .
[3]苟延颐.依托遵义文化打造特色馆藏[J].科技情报与经济, 2012 (5) .
综合性档案馆馆藏建设探讨 第8篇
关键词：馆藏,档案鉴定,档案保管期限
一、综合性档案馆如何收藏科技档案
从理论上说, 综合性档案馆应收藏机关 (企事业) 单位内形成的所有门类、载体的档案, 而不能仅仅收藏一般的文书档案, 因为一个社会主体单位形成的全部各种类型的档案, 本来就构成了一个相互之间密切联系的有机整体。这是来源原则的思想精髓, 也是全宗理论的要求。但是在实际工作中, 综合性档案馆并没有大量收藏科技档案, 而且综合性档案馆一般也没有接收大量科技档案的设想, 这种行为或者说是现象是否符合科学原则呢?
首先, 有必要进一步分析尚未进馆的大多数科技档案等专业档案文件所处的文件运动阶段, 及其所表现出的价值形态。应该说我国各种类型企业、事业单位和机关档案室中保存的科技档案等专门档案, 具有极强的现行性、专业性, 实际上是处于现行阶段的文件, 发挥的是现行价值, 它们虽然已经归档, 然而文件形成单位对其的现实查用频率依然很高, 是上述单位现行活动不可或缺的工具。而且, 这些档案的现行期往往会很长, 有的甚至可能延续几十年、上百年;即便是现行期结束的文件, 绝大多数其第一价值仍占主导地位, 主要服务对象依然是文件形成单位, 而且还有可能再次转变为现行文件。这在科技档案中表现得很突出, 属于正常现象。所以根据阿根廷档案学者巴斯克斯教授的“就近保存”原则, 这些档案当然应该存放在文件形成单位档案室。综合性档案馆应该尊重科技档案形成的客观规律, 绝不能根据一般文书档案的进馆年限去硬性接收。只有待许多年后这些档案的第一价值大为减弱, 才能考虑其接收问题, 而此时, 这些档案中可能有相当一部分已经失去保存价值, 也就不必接收进档案馆了。如果档案馆有必要立即接收这些档案, 那也只能复制后收藏其副本, 并考虑经济上是否合算。
其次, 综合性档案馆的综合性、地域性及其整理原则、方法的一贯性, 也决定了它基本上不可能按档案文件的情报交流价值或技术商品贸易价值去收藏它们。因为要充分发挥科技档案等专业性档案的情报作用或技术商品贸易作用, 其主要前提之一是必须有同一专业档案文件 (往往是跨地区产生的) 的高度集中, 而且其整理原则一般都会突破实体全宗的界限。然而, 这却是专业性档案馆的主要职责。况且综合性档案馆也不可能跨地区收集专业档案, 其工作人员的专业知识构成状况也不允许其如此做。因此, 综合性档案馆只能根据科技档案等专业档案的历史研究价值或文物价值的大小, 以其能否反映地方基本概况和历史发展进程为标准选择收藏它们。
鉴于以上两方面考虑, 综合性档案馆应对科技档案的收集持慎重态度。如果真正需要综合性档案馆选择收藏, 也应该主要收藏 (或接收) 档案形成单位现实工作中已不需要现时利用或属多套保存性质的、具有历史价值或文物价值的科技档案或专门档案。依据目前的实践情况来分析, 被综合性档案馆接收进馆的科技档案或专门档案, 往往是具有地方特色的传统产品、土特产品等工艺档案, 自编地方剧种的艺术档案, 具有一定影响或代表性的获奖科研成果档案, 能反映地方自然资源基本面貌的村镇建设、农业资源调查和地名普查档案等;不设城建档案馆的市、县综合性档案馆还应该接收本地城镇建设、市政管理中形成的具有保存价值的重要城建档案。
当然, 综合性档案馆一般不接收或慎重接收科技档案或专门档案, 并不意味着一个行政区域里应建多个专业档案馆, 相反, 在一个省 (自治区、直辖市) 或市、县范围内, 除确有必要和条件外, 不可能也不必要分别建立多种专业档案馆。为了能提供专业情报交流和技术贸易服务, 综合性档案馆可以依法要求各机关、企事业单位汇交科技档案 (或专门档案) 的目录, 组建多种专业档案的目录检索中心, 使暂无条件集中到档案馆的档案, 或没有历史价值却有现时情报价值的档案能充分发挥其作用。
二、长期档案的保管问题
长期档案即非永久保存档案, 按照我国档案法规的解释, 是指“在相当长时间内本机关需要查考的档案”。长期保存的期限以往是16—50年。2006年新的《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》颁布以后, 保管期限定为永久、定期两种, 定期一般分为30年、10年。结合新规, 可以将“长期”的期限理解为11—30年, 30年以上的为永久保存。因而可以这样进一步分析认识长期档案:一是长期档案从价值上看, 基本上是以第一价值为主, 第二价值比较弱的文件;二是其利用者主要是以档案形成单位为主;三是长期中也有差别, 时间跨度达几十年, 也就是时间的量化跨度很大。我国的长期档案, 根据“就近保存”原则, 应该以形成单位档案室保管为主。然而, 这种结论在我国实际工作中并没有完全体现出来, 理论推导与实践操作间存在差别。
首先, 我国不同级别档案馆对长期档案作了不同取舍。市、县级档案馆需要接收和保管长期档案, 承担文件的暂时保存之职;而省级及以上的档案馆则不接收长期档案。这一规定在历史上有一定的合理性, 曾发挥过积极作用, 但是后来受到了不同程度的质疑。其理由有三:一是对长期档案的不同处理导致各级档案馆进馆范围不一致, 致使全国上下馆藏档案参差不齐, 造成了馆际之间、馆内全宗之间档案的大量重复, 给优化馆藏资源带来困难;二是长期档案期限满后, 市、县档案馆无力对其进行鉴定;三是长期档案的保管只是中间性、过渡性的, 由档案馆进行管理, 造成人财物资源的浪费。
这些理由是令人信服的, 也是合理的。然而, 与这相对应的是机关 (企事业) 单位档案工作部门, 也作出了自己的反应。由于机关 (企事业) 单位档案室普遍存在人员、库房、经费困难, 有些档案室甚至因此难以开展工作。所以, 机关 (企事业) 单位档案工作部门往往不太愿意承担长期档案保管职责, 要求把长期档案尽早移交给档案馆。
在对待长期档案保管这个问题上, 档案馆与档案室虽然都各有依据地作出了不同的回答, 但是其处理的结果却是相同的, 那就是对长期档案的保管成为一种名副其实的“有期无限”的保管。实际工作中, 也证明了这一点。
三、如何解决长期档案的保管问题
对长期档案的管理, 如若“有期无限”, 很显然是违背了文件运动规律。对文件进行就近保存, 主要是为了方便利用者;但在保存文件过程中, 不注重文件价值的鉴定和研究, 不注重文件保存期的限定, “就近保管”就失去意义, 方便利用也落不到实处。
如何解决长期档案的“有期无限”呢?目前我国档案界提出不少意见, 有的主张去掉档案保存中“长期”这一档次或者取消“长期”这个时间跨度概念, 直接把我国档案保管期限划分为永久 (进馆) 和定期 (不进馆) 两个档次;有的则认为建立文件中心是解决办法。
以上两种意见都只看到问题的表面, 而没有深入本质。对第一种意见, 和宝荣教授早就公开提出质疑, 认为这样做其弊有三:一是保管期限名称概念不准确;二是实际操作不好掌握;三是可能导致档案膨胀或滥毁档案的不良后果。第二种意见主张在我国建立文件中心。这在当时被认为是一种完善馆网建设的路子, 得到部分人的赞同。然而, 从馆藏建设的角度来看, 建立文件中心也不能从根本上解决长期档案“有期无限”的问题, 更何况直到现在文件中心在中国的适用性问题都还没解决。事实上, 只要鉴定档案价值的具体管理办法不作变动, 长期档案“有期无限”的问题仍然会在文件中心内继续存在。
长期档案保管的“有期无限”, 并不主要是如档案馆 (室) 强调的那样, 缺乏人财物资源造成的, 而主要是由以下两方面因素共同引起的。一是我国档案保管期限的划分过于笼统和抽象;二是我国档案鉴定工作制度难以落到实处。可以说, 这两个问题得不到妥善解决, 无论增加多少人财物资源, 也难以完成鉴定选择和处置任务。
解决档案保管期限过于笼统、抽象的方法, 就是要加强档案价值的研究和鉴定, 密切注意档案价值的变化规律, 并将这种变化规律用一定的数字方式表现出来。反映在档案价值鉴定上, 就是采用“标时法”, 即给长期档案明确地标上保管年份, 如11年、15年、20年、25年等。当然采取“标时法”的前提是有关部门要制定有关文件的“年限表”, 而非高度抽象、概括的“期限表”。2006年后新的保管期限表, 虽然将定期档案划分为10年和30年, 表面上看有点标时法的意思, 但与之前的“三分法”即永久、长期、短期相比, 并无多大突破。“年限表”的制定工作是复杂而繁重的, 可以采用试点先行的模式, 在国家档案局的指导、监督下, 探索出一套经验, 由点到面逐步推广开来。
当前实行“标时法”, 已经具备必要的条件和基础, 那就是我国已经对文书立卷进行改革, “卷”改为“件”使“标时法”更具操作性, 因为“标时法”就是针对单份文件而言的, 而非针对一组文件组成的案卷。如果还是沿用以前的立卷式, 要对价值不一、保管年份不同, 并且已经装订成厚厚一本案卷的卷内文件进行逐一标时鉴定, 估计很难操作。
档案鉴定虽然很重要, 但是各级各类档案保管机构却没有将其视为档案工作的重心。再加上档案鉴定工作被认为是一种风险性极高的劳动, 需要承担的责任重大, 从上到下没人愿意主动承担这一风险和责任。该鉴定的不鉴定, 该销毁的不销毁, 加剧了长期档案的“有期无限”。如果我国的档案鉴定制度及其具体程序无根本变化, 那么这些问题将会一直困扰我们。总之, 我们既要重视丰富馆藏, 做好接收、收藏工作, 又要注重优化馆藏, 去粗取精, 做好鉴定、选择工作。
参考文献
[1]和宝荣.关于档案保管期限档次划分的问题[J].中国档案, 1995 (2) .
