办公室工作的本质属性范文-盘古文库

办公室工作的本质属性范文

来源：盘古文库

作者：开心麻花

2025-09-16

办公室工作的本质属性范文第1篇

摘要：本文针对刘东斌提出的档案形成在前说，从档案与文件的定义、档案与文件的形成过程及档案的本质属性等方面展开论述，认为档案来源于文件，档案是在一定的条件下才产生的，文件不是档案的复制件，档案非形成在前。

关键词：档案　文件　形成

《档案管理》2007年第1期刘东斌的《论档案形成在前》一文(以下简称刘文)对“文件是档案的前身，档案是由文件转化而来的”观点进行了质疑和反思，提出了“档案形成在前”的观点。他认为档案是记忆工具，所以形成在前：档案之义形成在前，而文件之意形成在后：档案形成在前，是文件的前身，文件则是档案的复制件，这无疑是一个十分大胆的理论设想，对于已经形成并且档案界早已经习惯的档案学理论来说具有一定的颠覆性，令人耳目一新。不过，细读刘文，又对“档案形成在前”的说法产生很多疑问。刘文论述档案与文件到底哪一个先形成的问题，其实是涉及到档案起源的问题。在此，笔者对此有不同的看法，以求教于刘东斌。

1　从档案与文件的概念看，档案来源于文件

刘文采用的文件概念是《档案学词典》中狭义的文件概念，即“仅指法定机关、团体、企事业单位等形成的具有完整体式和处理程序的公文”。所采用的档案概念是陈兆祦、和宝荣主编的《档案管理学基础》中的档案定义，即“档案是原始的历史记录”。既然要弄清楚档案与文件到底哪个先形成这个大问题，就不能单纯采用档案与文件的狭义的概念来论述。窦晓光主编的《文件管理》一书中对文件作出如下解释：“文件是组织或个人在各种活动中，为了相互联系和处理事务等实际需要，而用语言、文字、图像、信号等方式直接记录下来的信息材料，它是人们为了处理实际事务，用来记录、固定和传递信息的一种工具。”《档案法》指出，档案“是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”以上定义从广义的角度分别说明了文件与档案的内涵，文件是用语言、文字、图像、信号等方式直接记录下来的信息材料，档案是其中对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。二者内容是一致的，只不过档案是对国家和社会有保存价值的不同形式的历史记录而已。文件转化成档案的重要条件就是看其是否对国家和社会具有保存价值，文件的生命力正在于其价值，档案管理使文件的生命力得以延续。很显然，档案来源于文件，档案来源于有保存价值的文件。

2　档案是一种记忆的工具，但不是单纯为了记忆而产生的，档案的产生是需要具备一定的条件的，档案非形成在前

刘文认为“档案是记忆工具，所以形成在前”。我们不否认档案是一种记忆的工具，但不能因此断定档案是单纯为了记忆而产生的，更不能从档案是记忆的工具这一点上得出档案形成在前的结论，档案不是单纯为了记忆而产生，那么它又是如何产生的呢?档案的形成要具备两个条件，一是文字的产生，二是国家管理的需要。国家的出现、文字的产生应是档案形成之时。从古代史籍记载推断，我国最早的档案在第一个奴隶制国家夏朝就产生了，那时不仅产生了档案，还有保管档案的官员，只是还没有发现实物证明。可以明确的是在我国第二个奴隶制国家商朝，已经产生了甲骨档案。殷墟甲骨文在商代是有意识保存的，是商代人们在社会实践活动中直接形成的真实历史记录，是档案。

刘文为什么凭“档案是记忆的工具”就得出档案形成在前的结论呢?因为，刘文认为“记忆是人脑的信息贮存功能，人类认识世界和改造世界的一切活动都是从记忆开始的，其他活动都是建立在记忆基础之上的。也就是先有记忆活动后有其他活动，否则，其他活动将无法进行。”对此观点，笔者更是不敢苟同。辩证唯物主义认为：世界是客观存在的物质世界，物质是不依赖于人的意识并能为人的意识所反映的客观实在，先有物质后有意识，意识是物质的反映。物质决定意识，意识对物质有反作用。从意识的起源来看，意识是物质世界发展到一定阶段的产物。从意识的生理机能来看。人脑是产生意识的物质器官，是意识的生理基础，意识是人脑特有的机能。从意识的本质来看，意识是客观存在在人脑中的反映。即意识是物质的产物，是人脑(物质)的机能，是物质的反映。《辞海》中“记忆”的定义是：“人脑对经验过的事物的识记、保持、再现或再认。”可见“记忆”是属于意识范畴的，人类认识世界和改造世界的一切活动并不是从记忆开始的，其他活动也不是建立在记忆的基础之上的。刘文的“先有记忆活动后有其他活动，否则其他活动将无法进行”的观点显然是错误的。由此得出的先有档案的记忆功能，然后才有其他功能。其他功能都是建立在档案形成在前的记忆功能之上的观点也自然是错误的。

3　从档案与文件的形成过程看，档案非形成在前，档案不是文件的前身，更不是文件的复制件

我们知道，档案是随着文字的产生和国家的出现才产生的，档案最初来源于文书，也就是文件。我国的文书在不同的社会历史阶段，从形式到内容都有很大变化。从制成材料上看，文件经过了从甲骨到金石、缣帛、纸质、电子等不同的发展阶段，从而产生了甲骨档案、金石档案、缣帛档案、纸质档案和电子档案。这种书写载体的进化意味着社会经济、政治、文化的不断进步，不能把文件形成方式的进步当成是档案形成在前的理由，如果以此作为档案形成在前的理由，则档案应该一直是原始的手抄件。从手抄到打印，这只是文件形成过程发生的变革。在相当长一段时期内，文件采用先手写再打印的方式，手写件和打印件共同构成一份档案的内容，所以立卷时我们反复强调“正文在前，定稿在后”。所以，并不是把档案复制成了文件，档案还在产生过程中，怎么会被复制呢?刘文认为：“所有的文件都是依照档案手抄缮写或印刷复制的。档案实质上是文件的前身，文件不过是档案的复制件。档案与文件的这种复制与被复制的关系，从古到今就没有改变。”事实上，所有的文件不是依照档案手抄缮写或印刷复制的，而是依照定稿手抄缮写或印刷复制的，在电子时代这种手抄缮写或印刷复制也不复存在了，这些只是文件的形成过程而已，

刘文列举古籍中的史实进一步论证文件是档案复制件的问题，让我们随刘文一起也到历史长河中去考察，看是不是档案形成在前。刘文说：西周时期，《周礼》中记载：“凡邦之大盟约，涖其盟书，而登之于天府。大史、内史、司会及六官，皆受其贰而藏之。”也就是国家大盟约(档案)要存放到天府(档案馆)，并将盟约(档

案)复制成盟约文件发给“大史、内史、司会及六官”，分别保管，践约执行。这不仅不能说明文件是档案的复制件，恰恰相反，正说明档案来源于文件。《周礼·内史》贾公颜疏：“‘内史、司会、冢宰贰之’又‘大史、内史、司会及六官，皆受其贰而藏之。’这些史料中的‘副’、‘贰’，都是指档案的副本。”西周王朝当时已十分重视档案副本的收藏，在其文档管理的过程中，档案文书已有正本的同时推行副本制度，凡重要文书都保存有副本以备查考，特殊文书甚至存有多份副本，足以见得当时统治者对副本制度的重视程度。

刘文又列举了《周礼》中的记载：“司民，掌万民之数，自生齿以上，皆书于版，……献其数于王，王拜受之，登与天府，内史、司会、冢宰贰之，以赞王治。”司民归小司寇所管，负责经常的人口统计，这条记载正表明，户籍的正本呈交天府收藏，内史、司会、冢宰均收藏户籍档案的副本。《大司寇》、《司徒》、《司民》、《小司寇》、《司勋》等有关职掌表明，夭府所掌管的档案文献种类是相当繁多的，天府所掌管的宗庙是周王室收藏、保管档案文献的最高机构。如果说天府是周王室管理档案文献的最高级官员的话，那么大史、内史、外史、小史、御史、司勋、司约、司盟、司书、职方氏、司会等，也是周王室起草以及保管档案文献的重要官员。

此外，刘文还列举了《旧唐书》的内容：“凡尚书省施行制敕，案成则给程以抄之，若急速者，不出其日，……凡文案既成，勾司行朱讫，皆书其上端，记年月日纳诸库。”但原文中还有以下内容：“凡施行公文应印者，监印之官考其事目无差，然后印之，必书于历。”由此可见，在唐代，公文的形成是有严格的格式要求的，“文案”、“公文”属于文件的范畴，宋代《理会架阁札子》中的“应令逐案承受文字，已结绝及无行遣，限三日发送上簿，接续结押”内容，事实上也是指文件的办理过程。从以上分析可以看出，从古到今，无论档案的形成过程如何发生变化，档案来源于文件始终没有改变。

文件形成后一式三份暂时保存在档案员那里，归档时再区分其价值进行归档，也有即时归档的，但也是按照这个原则进行的，没有价值的文件存放再久也不能成为档案。刘文也承认兼职档案员“保管的复制印刷成文件后就存档的原始记录，就是档案了”，正因为文件与档案的密切关系，文书处理人员与档案员一般由一人担任。刘文认为：文件形成后，发往有关部门、单位后就再也没有回到档案人员手中。怎么能说文件是档案的前身，档案是文件转化而来的呢?事实上，对发文单位来说，文件形成后，由文书处理人员或档案人员保存一式三份，等第二年再立卷归档。留存的文件在没有归档前可以说还是文件，怎么能说文件再也没有回到档案人员手里呢?一个单位的发文包含了发出去的文件和留存在文书处理人员或档案人员手中的文件，对发文单位来说，发文中的一小部分变成了档案；对收文单位来说，是否将收到的文件归档，要依据文件对本单位的价值，看此份文件能否反映本单位的历史面貌。大多数收文是不需要归档的，档案来源于文件，当然可以说档案来源于收文、发文，确切地说，是档案来源于有保存价值的收文和发文。刘文以正在制定的《物权法》为例说，虽经六审而未通过，这六审的原稿或修改意见会作为档案保存的。这又是一个错误的认识，按照档案保管范围的规定，如果经过六审没有通过，那么这六审的草稿是不需要归档的，因为文件没有按照一定的程序完成，没有任何法律效力，即便是在打字技术已很发达的二十一世纪仍用原始的手抄形式形成的草稿也是没有丝毫价值的，是不用归档的；相反，《物权法》一经颁布实施，文件具有了法律效力，其历次修改稿也就需要归档保存，因为它们真实地反映了《物权法》的形成过程。

4　从档案的本质属性看，档案非形成在前

档案的本质属性是原始记录性，这是我们所公认的，这是档案区别于图书、资料的主要特点。刘文正是利用这一点来否认档案从文件转化而来，究其原因是因为其对原始记录性产生了误解。刘文认为档案是最原始的记录，是原本、原稿等，严格意义上的档案实质上指文件的定稿以及已归档保存的草稿。事实上，档案在与其他事物相比较而存在的过程中所显示的独有的特性是原始记录性，国家机关、社会组织或个人在其社会实践活动中，要阐明意图、进行联系、记述情况、处理各种事务，必然形成和使用许多文件，这些文件有的日后需要查考的就整理保存下来，转化为档案。由于它是随着工作活动的客观需要而形成的，历史怎样发展，人们怎样活动，档案就怎样记录。无论从形式和内容特征上它都表现出原始性，在形式上，机关的发文底稿上有主管者、作者的笔迹，有机关的大印，有的还是当时形象的照片或录像、原声的录音，表现出高度的原始性、事实的确凿性。在内容上，无论是指示、命令、请示、通知、通报都真实地记载着作者、主管者的思想立场。正确认识档案的本质属性对做好档案工作具有指导意义。档案的原始记录性是指档案是历史真迹，后人不能以自己的观点和需要去改变档案。便于认识档案与文件的区别和联系，档案直接来源于文件，文件与档案在内容与形式上完全一致，但是文件与档案在性质和作用上不同，是属性不同的两种事物，档案是文件中挑选出来的一小部分。

刘文称文件是档案的复制件，那么文件运转就是档案的复制件在运转了，手写的、电脑上存的原始的文字，如果不经过固定的程式形成文件从而具备法定效力，则其是没有任何价值的。刘文显然是站在古代的天空下审视现代的档案工作，岂有不错之理?如果只将定稿看成档案，那么所有的收文不管其内容如何重要，都没有转化成档案的可能了，因为收文不是原始的记录。以此推断，通过转化手段而形成的电子档案、缩微档案也是不可能产生的。按照刘文的观点，在计算机技术十分发达的今天，任何形式的转存都是不原始的手段，如果需要归档的话，最好连同保存“档案”的计算机一起保管，因为这样才符合档案的原始记录性。

5　档案形成在前说对档案工作带来的负面影响

刘文的档案形成在前说立意大胆，使我们对早已习惯的档案来源于文件的学说重新进行审视，其创新性是值得肯定的。但是，如果刘文的档案形成在前的观点成立的话，那么对档案工作来说是无益的，突出表现在：

对档案理论的负面影响。学术研究不拒绝争论，更不拒绝创新，由于刘文对档案的本质属性——原始记录性的理解是片面的，所以得出了档案形成在前的错误结论，这一结论对档案理论的不断发展也是不利的。

对档案信息资源建设的负面影响。由于刘文所用档案与文件的概念只是狭义的概念，刘文又一再从档案的本质属性原始记录性来强调真正的档案只能是定稿、手抄件，如此推断下去，则照片、录音带、录像带、公文等都不被列入归档的范围了，无疑档案形成在前理论不利于丰富档案信息资源。