合同档案管理规定（精选12篇）

合同档案管理规定 第1篇

合同档案管理规定

一、总则

第一条 为加强合同档案管理工作，特制定本办法。

第二条 各部门职工均有保护合同档案的义务。

第三条 为确保合同档案安全和方便利用，采用科学手段，逐步推行电子化管理。

二、合同档案管理范围

第四条 各部门对外签订的合同均属于本《办法》管理范围。

第五条 每一份合同包括合同正本、副本及与之有关的文书、图表、传真件以及相关单证等附件，合同文本的签收记录，合同分批履行的情况记录，变更、解除合同的协议，均应妥善保管。

三、立卷归档

第六条 专人负责收集、管理合同档案。

第七条 归档时间：发生法律效力的合同档案，按工作阶段性进行归档：

1、凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。

2、凡是有机密性的文件，随时形成，随时归档。

第八条 归档要求

1、材料完整齐全。立卷时，要求将合同的正件与附件等统一归档。

2、系统、条理、保持有机联系。合同分类准确、立卷合理。

3、公司内合同实行统一编号，便于分类归档。

四、合同档案的管理

第九条 归档办法

1、方法：以合同编号分类，并核定合同档案的机密程度，一份合同一卷，按时间顺序排列，卷内文件按主次关系排列，正件在前，附件在后。

2、步骤：

收集整理分类立卷

第十条 过程管理：

1、预立卷：应及时做好日常的预立卷工作，将需归档的预立卷的文件整理好。合同档案管理人员要定期检查已执行完毕但未归档的合同及相关文件。

2、保管： 设立专用文件库保存合同档案。从合同档案的内容、时间、档案价值等方面，确定各类合同档案的保管期限，编制成表。

3、销毁：合同档案的销毁时应有至少一人以上负责监销，并在清单上签字。第十一条 合同档案的调阅

1、因工作需要调阅合同档案，须填写“合同档案查阅单”，注明查阅合同档案的名称、编号、密级、查阅人等。依据查阅权限和档案密级，经合同档案管理负责人签批后方能查阅。

2、任何人不得随意外借归档的合同文件材料，确因工作需要外带，须办理合同档案外借手续，经有关负责人批准后，方可带出，用毕即归还。阅档人对所借阅合同档案必须妥善保管，不得私自复制、调换、涂改、污损、划线等，更不能随意乱放，以免遗失。

合同档案管理规定 第2篇

合同档案管理是合同管理制度的组成部分，也是企业为维护自身的合法权益而采取的必要手段，通过对合同的档案管理，可以保存与合同有关的相关证据材料，一旦发生纠纷，可以及时运用档案记载的内容，依法维护公司的权益。

(二)主要内容

合同档案管理办法的主要内容包括档案的期限、档案管理部门、合同档案的归档与借阅、档案利用、档案管理责任等。

(三)制作要求

制定该规章的基本要求是根据本企业管理的实际情况，规定合同档案的期限和管理程序，既要考虑到简便、实用，也要考虑到合理合法。由于合同档案不同于其他的档案，作为合同归口管理部门的企业法律顾问室也应当自己保存一份合同资料。因此，可以在办法中要求主办单位复印一套材料交法律顾问室。

(四)范本

_________公司合同档案管理办法

年 月 日发布( )法合档案字第 号

1.总则合同档案管理1.1为加强本公司的合同档案管理，根据公司合同管理办法( 司合字第号)的规定，制定本办法。

1.2合同档案的保存期限为5年，由公司档案处负责保管，

1.3公司法律顾问室作为公司的合同归口管理部门，也应当保存一份完整的合同档案资料。

2.归档

2.1合同订立后，主办单位应将合同文本的复印件送档案处和法律顾问室各一份。

同时应指定专人负责本合同的履行及相关资料的整理。

2.2合同履行完毕后10日内，主办单位应将全部合同

资料整理成册，按照时间顺序先后编排，装订成册，正本送交档案处，并制作副本一份交法律顾问室。

2.3档案处和法律顾问室接收资料时应当出具收据。

3.档案借阅

3.1根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管总经理批准同意后，到档案处办理借阅手续。

3.2借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，应经主管领导批准后，方可带出。

4.诉讼与仲裁

4.1发生诉讼或者仲裁的.合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。

4.2诉讼或者仲裁文书应独立整理归档。为诉讼或者仲裁的需要，法律顾问室借用原件后应在10日内归还。如果不能按期归还，应说明理由并报经领导阅知。

5.责任

5.1主办单位未能按本办法第2.1、2.2条规定，办理归档手续的，对直接责任人扣发1个月的奖金。

5.2借阅档案人丢失档案的，根据情节可以给予警告、记过、记大过、开除、解除劳动合同的处理，并给予扣发3至12个月奖金的处罚。

6.实施

6.1本办法经董事会讨论通过后由总经理发布，修改时亦同。

工程中合同档案的管理探讨 第3篇

一、对工程合同档案的理解

工程合同是工程施工单位、承包人、建设单位、发包人完成某项工程项目勘察、设计、建筑、安装工作、建设单位接受工作成果并支付报酬的书面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都应该收集、归档、整理组卷、装订、归档, 并进行长时间的保存。合同档案内容包括投标、中标书、信件以及数据、合同书、电传、电报、传真、电子邮件、电子数据交换等, 其中市政工程承包合同实际包括勘察、设计、建筑、安装合同。

二、工程合同档案管理的任务

在工程建设的市场经济条件下, 我们要培养工程合同意识, 使工程各方都认识到如果不签订合同将不利于自身和市场的发展。首先, 在合同签订之前施工单位应对招标文件进行分析和合同文本审查, 评估合同风险, 然后进行工程合同的策划, 为报价、工程预算、合同谈判与签订提供决策的信息与意见。其次, 当合同签订后, 应该对于合同实施情况进行跟踪, 收集合同实施过程中的信息资料, 然后对此进行分析, 提出合同实施方面的意见、建议, 建立合同实施的保证体系。

三、如何提高工程合同管理水平

3.1加强工程合同档案管理质量

工程合同管理对材料的收集是管理的基础工作, 对此, 工程施工技术人员、监理人员要加强对档案管理人员的联系, 档案管理人员也要跟随施工进度在在收集时做到有的放矢, 保证材料收集的连续性与完整性。收集的材料除了要完整, 还应该确保其正确。因而工程监理还应该检查合同内容是否字迹清楚、齐全、完整, 合同的书写是否规范, 合同文本上是否有双方代表人的签章与日期。还要保证作为企业档案部门留存的建设工程施工合同必须是“第一手”的原始记录, 只有加强合同的收集与整理, 才能防范工程管理中的漏洞, 避免工程纠纷。

3.2建立健全合同档案管理机制

21世纪是法制的社会, 在工程建设过程中我们应该签订合同, 明确了发包人和承包人在工程中的权利和义务, 因而企业要建立健全合同管理制度, 使工程合同依法订立, 依法履行, 以达到维护各方权益, 提高效益的目的。首先, 施工合同签订后的关键问题是如何依法履行。我们应该遵守《民法通则》、《合同法》、《招标投标法》、《建筑法》, 规定合同双方应认真履行各自的权利和义务, 任何一方无权随意变更或解除合同, 任何一方违反合同规定, 都必须承担相应的法律责任。这样充实完善档案案卷, 科学地规范档案法规, 更进一步地加强档案法规建设。其次, 制定施工合同档案的收集范围、责任单位及责任人员和归档时限。合同管理人员要认真履行自己的职责, 保证纵企业各层次关系明确, 在企业《工程技术资料管理办法》中应明确施工合同档案管理的考核办法, 使档案管理部门和人员产生激励作用, 确保建设工程施工合同归档渠道的畅通及归档的及时性和完整性。最后, 工程合同档案是一种宝贵的信息资源, 档案人员应学会用现代的科学理论完善工程合同档案管理, 进行动态性、实时性的管理, 及时全面地总结经验教训, 并要做好必要的保密工作, 维护企业自身的合法权益。

3.3建立健全合同管理网络体系

建筑安装施工企业具有跨地区跨省市、施工点多面广、施工基地迁移频繁等特点, 因而在工程合同管理中往往会存在一些问题, 为了保证工程合同档案的收集同基本建设类档案一样要齐全完整, 除了要按照“统一领导, 分级管理”的原则实行公司和分公司两级管理, 另外可建立起一个与企业组织机构及管理模式相适应的、信息畅通的、完整的、稳固的合同管理网络体系, 做好档案的收集、整理、归档、利用工作, 更好的完善工程合同的渠道。第一, 建立网络体系就要求合同管理员经常咨询和查看各级合同档案管理的工作状况, 每个季度各级合同档案管理员将这段时期的档案管理变化情况报道给公司合同管理员, 加强双方之间的联系。第二, 每年各级合同档案管理员将各地的收集完整的合同档案连同合同台帐一并移交公司经营部门, 然后由公司交企业档案部门留存。因为完整的企业建设工程施工合同管理网络是信息畅通的渠道, 辅以计算机的应用则更快捷、容量大。第三, 企业档案部门收到工程合同后应该按合同台帐、合同编号进行一一的对照, 发现有缺的要及时进行追回。接着企业档案部门还要对档案进行分类, 按照责任者、文件题名、时间、保管期限、文件字号、密级、档案号制成档案的二次文献输入计算机并组卷归档。

三、结束语

工程建设是社会经济发展的动力, 而良好的工程合同档案的管理又能提高工程建设的效益, 因此我们要不断完善工程合同管理, 提高工程档案管理的质量, 以更好的为工程各方创造利益, 为社会发展服务。

参考文献

[1]刘晓明.合同档案的特点及其管理[J].科技情报开发与经济.2006年04期

[2]张莹.浅谈施工企业如何构建良好的市政工程施工信息资料管理系统[J].广东科技.2006年06期

刍议合同档案管理 第4篇

【关键字】企业合同；档案管理

前言

在当今这个社会，很多的财富都是由合同构成的，现代企业的经营离不开合同，合同不仅是进行经济活动的重要文件，也是很多纠纷的根源。正因如此档案合同的管理就显得尤为重要。在合同档案应用越来越广泛的情况下，如何加强合同档案的管理是一个值得思考的问题，文章从以下几个方面进行分析了合同档案的各项问题。

1、合同档案的收集工作

合同要经过起草、审核、审批签署、责任方签署才能签订完成，而合同档案的收集、整理和组卷都有很大的不规律性，因而这一过程中的长时间流转会给档案部门的收集工作带来一定的困难。为了更好的收集合同档案，提高档案管理质量，第一，正式合同文本签字仪式双发都应到场，根据合同法以双方签订方盖章来确定合同成立，在盖章的时候对合同进行编号登记使其成为合同档案的凭据，合同文本一经签字、盖章、公证后就即时收集归档。合同档案的管理人员还应用系统、发展的眼光看待收集到的合同档案材料，保证相关的文件如催告函件等也应该及时收集和归档，避免合同档案的遗漏及时效的损失。第二，档案管理人员要通过对合同档案形式与内容的规范性的分析，在合同审批的过程中应该填写合同审批单，审批单应由经办部门填写，记载合同内容、责任者、金额、经办部门等相关信息，并实行一式三联的统一格式，附合同文本一并办理审批流转，另外档案部门在提供合同档案利用的时候一般不应提供合同文本的原件，而是提供复印件。对合同档案的查阅应该建立起管理制度，加强合同档案的保密性。只有按上述规范操作才能真实反映每一份合同形成的全过程信息，进而从根本上解决合同档案收集难的现象。

2、合同档案的分类、电子归档和归档范围

说到合同档案的分类自然离不开合同的分类，参照制订企业合同档案的归档范围，一般可按照合同文件类型可按合同文件类型进行分类，分为合同准备前期文件、合同签订文件、合同执行文件。笔者所在的企业，合同管理档案作为一大类，是一级类目，合同种类作为二级类目，合同文件类型作为三级类目。《国家重大建设项目要求与档案整理规范》和《核电文件档案管理要求》对合同文件的归档范围在规范性附录中均有规定，可以参照制订企业合同档案的归档范围。

然而随着档案信息数字化处理技术和计算机网络技术的广泛应用，合同档案工作从初期的手工操作、查询、保管到目前的电脑查询、信息下载、智能监控保管，把人们从繁重单调的劳作中解放出来；同时也让所保存的档案原件得到了更好的保护。在档案的查询利用中，提高了工作效率，降低了管理成本。当前很多档案馆都在努力推行数字化管理，一方面对馆藏档案进行扫描，建立信息管理系统；另一方面，对新进馆档案实行电子报送，直接将电子档案信息录入已建立的信息管理系统。从实现合同档案管理数字化、建立数字合同档案馆的长远目标来看，实行电子归档是其中最为关键的环节。笔者所在的企业根据规定合同档案的归档范围为：合同准备前期文件包括前期准备综合性文，立项与相关文件，资格预审，询价、报价，招标、投标、评标文件、合同推荐及支持文件、谈判及相关文件（含会议纪要、来往函件、谈判中的临时协议）等。合同签订文件包括合同签字文本及附件、补充协议书、保函与其它。

3、明确归档责任部门，制订合同档案整理办法

《企业档案工作规范》中规定“企业各职能或承办部门及项目负责人应对本部门或项目归档文件的完整和系统负责；企业各职能或承办部门及项目文件形成者应负责积累文件，并对齐全、准确和形成质量负责；专兼职档案人员应负责收集、整理应归档的文件，并对归档文件的整理质量负责。”据此，我们可以肯定合同档案归档责任部门应为合同管理部门，并指定专兼职档案人员。档案部门主动与合同部门沟通交流，确定归档的范围，制定合同档案整理模板，最后由合同部门制订《合同组卷办法》，档案部门审查，由合同经办人负责合同归档文件的收集和整理，并向档案部门定期移交。并规定合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1季度内向档案部门移交，合同执行文件在合同执行完毕后1季度内向档案部门移交。这推进了合同档案整理的规范性和可操作性。

4、档案部门跟踪考核，以推动合同档案归档工作

在很多人的认识里，文件整理归档是档案部门的事，职能部门归档意识不强，要做好此项工作，必须要得到公司领导的支持，将职能部门归档纳入部门绩效考核中，与部门奖金系数挂钩。笔者所在的企业就将文件是否及时归档、归档文件是否为原件纳入到对各部门的绩效考核中。档案部门每年年初发布年度公司文件归档计划，每月跟踪考核，并在7月对归档情况进行统计分析，形成报告由公司领导签发，通报公司各部门。且每年年初档案部门会向合同部门搜集上一年的合同清单和签订日期，对照清单核查是否已归档，统计未归档合同清单，发与合同部门，督促其在指定期限完成，否则将纳入部门绩效考核。此举大大推动了合同档案归档工作的主动性和及时性，并确保归档文件的原始性。

5、合同档案工作遇到的问题和思考

合同档案工作虽然满足了企业一部分的需要，但在合同档案工作中，发现仍存在一些问题。

1.檔案人员催促合同经办人及时移交档案，合同经办人抱怨工作太多，没有时间整理，或整理质量较差。针对这个问题，笔者建议可以考虑采用合同经办人负责合同归档有关文件的收集和初步整理，合同部门设立专职档案人员负责合同档案的规范性整理，如制作案卷封面、目录、备考表、页号打印、装订等，并负责向档案部门移交。专职档案人员参与重大合同的招投标和谈判过程，便于掌握合同相关有关情况，利于理解合同档案的系统性。专职档案人员保持相对稳定，档案部门对其进行定期的指导和培训。

2.档案人员无法及时掌握合同签订情况，不能及时跟踪。虽然制定了合同准备前期文件和合同签订文件在合同签订后1个月内向档案部门移交，合同执行文件在合同执行完毕后1个月内向档案部门移交规定。但因为档案部门不能掌握合同是否签订，何时签订等信息，无法做到及时跟踪。经常有非合同部门人员到档案部门借阅合同，发现合同没有移交的情况。针对这个问题，可以考虑在信息系统合同管理模块中加入档案人员节点，合同管理模块与文档管理之间建立关联，档案人员可以通过合同管理模块掌握合同签订情况，同时合同模块也可以调阅与该合同相关的文档，及时掌握合同执行情况。

6、加强合同档案部门的管理工作

合同档案还没有作为一个单独的管理门类，而是依据合同的的性质、类别等分别纳入不同档案管理门类，不少单位经常指定同部门或财务部门负责管理本单位合同档案。如今企业的合同数目增多，使用的频率也提高，同时伴随合同信息资源的深层次开发，传统的合同档案管理工作与如今的形势存在了矛盾，我们要推行“重合同，守信用”企业认证工作，建立专业化的合同档案管理部门，并不断提高管理能力。

6.1档案部门要加强其有关业务部门的联系

档案部门要发挥主观性配合业务部门定期检查合同的办理情况，加大法律宣传提高业务部门的档案意识，同时应该明确合同档案的具体内容，了解合同的履行情况，并根据不断变化的情况进行修订和补充，清理遗漏的合同材料，对有期限规定的合同的办理情况进行通报和督促。

6.2档案管理部门要实行合同安全统一管理

为了避免档案的缺散流失，这就要求档案管理部门对合同档案文本进行集中管理。统一开展保管利用、鉴定销毁和编研开发工作。

6.3开展档案部门跟踪考核管理

在每年初档案部门首先要搜集上一年的合同清单和签订日期，对照清单统计未归档合同清单，同时发与合同部门督促其在指定期限完成归档。接着发布年度公司文件归档计划，进行每月的跟踪考核。在年中再次统计分析这半年的归档情况，形成报告由公司领导签发，通报公司各部门。

6.4明确归档责任部门，制订合同档案整理办法

根据《企业档案工作规范》的规定，合同档案管理部门应该配备专职人员进行负责管理，管理部门和人员应该对归档文件的完整和系统负责。合同部门制订《合同组卷办法》，档案部门审查，合同经办人负责收集和整理合同归档文件，完毕后一季度月内移交档案部门。同时将职能部门归档纳入部门绩效考核中，与部门奖金系数挂钩。

7、结束语

委托管理人事档案合同 第5篇

人事部全国人才流动中心（以下称甲方）与应聘到北京外企人力资源服务有限公司（以下称聘用单位）工作的 同志（以下称乙方），就委托管理乙方人事档案事宜，共同订立合同如下：

一、甲方受乙方的委托，将乙方的人事档案存入甲方，委托甲方管理。乙方原工作身份为(干部、工人、无公职、应届毕业生)，户籍所在地为。

二、甲方管理责任：

1．负责办理乙方人事档案接收手续，保留乙方的原工作身份，乙方人事档案调出甲方时按原工作身份介绍到新的档案接收单位。

2．保管乙方人事档案，负责按规定向有关组织、单位出具档案中已记载的材料。

3．负责依据档案记载，按国家和北京市有关规定以及聘用单位的要求为乙方提供相关人事服务和管理。4．甲方不负责其它管理及保险责任。

三、乙方责任：

1．需甲方开具证明信或办理有关手续时，必须持聘用单位颁发的工作证和同意办理介绍信及其他所需相关材料；需甲方提供有偿服务的，应按甲方收费标准先交齐费用。

2．乙方系应届大中专毕业生的，在见习期（一年）满后应及时填写转正定级表，交聘用单位做出考核鉴定后送交甲方办理转正 手续。

3．与聘用单位终止或解除聘用关系后，应自终止或解除关系一个月内，持聘用单位书面通知及签订与甲方变更存档合同或办理档案转出手续。未及时变更合同或办理转出手续的，自终止或解除聘用关系之日起，以每月20元计，向甲方支付档案管理费。4．乙方人事档案调出甲方或变更存档合同时，须将本合同书交回甲方，并结清已发生的费用。

四、今后遇国家相关规定发生变化，本合同有关条款按照新规定执行。

五、本合同自双方签字之日起生效。

六、本合同一式两份，双方各执一份，具有同等效力。

甲方：

乙方：（签字）年

月

合同档案管理制度 第6篇

一、合同档案保存期限最少为10年，无要求，保管期限为永久，由公司档案室负责保管。

二、合同订立后，由各部门移交人将合同文本的原件送档案室。重要合同，移交部门可复制一份备留。

三、合同接收后，档案室档案管理人员按照-问题（部门）-接收时间顺序，编号整理归档。

四、根据工作情况，需要查、借阅合同档案的，应当按照规定要求，办理查、借阅手续，方可借阅。

五、借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出档案室。确有必要借带出档案室阅读的，需经总经办批准后，方可带出。

合同档案管理表格 第7篇

1、合同文档管理可以以年代结合项目性质进行分类编号。

2、保存的合同文档每半年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任。

3、合同管理组要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单。

4、合同管理组应根据实际需要编制合同档案检索工具，以便有效地开展合同文档的查询、利用工作。

5、各分公司、各部门员工可在合同档案管理组查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须经分公司、部门

主管领导签字同意后，方可在合同管理组办理相关借阅手续，以影印件借出。

合同原件无特殊情况不得外借。

6、合同文档的保存条件：防火，防潮。

试论科研项目合同档案的管理 第8篇

关键词：科研项目,合同档案,管理

科研项目合同档案是记载科研项目合同履行全部情况的文字资料, 具有突出的依据凭证性、形式与内容的规范性程序较高、时效性强等特点, 这些特点决定了科研项目合同档案的特殊性和重要性。科研项目合同档案是维护合同双方的合法权益, 履行合同和解决纠纷的依据, 同时为科研生产、经营管理提供依据和参考, 是科研活动不可或缺的重要组成部分, 所以我们要重视科研项目合同档案管理工作, 不断创新工作思路, 探索新的管理模式, 实现规范化管理。

一 、类别

我所对科研项目合同档案进行了梳理, 根据不同的内容和特点, 将我所的科研项目合同主要分为以下几类:1. 科研生产合同:主要指型号科研、预先研究、装备生产、维修保障等方面的合同。2. 仪器设备合同:主要指外购仪器设备、非标设备等方面的合同。3. 基本建设合同:主要指工程建设等方面的合同。4. 其他合同:主要指其他类合同。

二、存在的问题

由于科研项目合同档案种类繁多, 又有其特殊性, 在收集、整理中容易出现以下一些问题。

(一) 归档不完整。如合同附件或合同中提到的文件资料, 归档不全现象时有发生, 给合同档案的管理和利用带来不便。

(二) 合同签署信息不完整。个别合同没有合同签署日期, 签字盖章信息不完整, 影响了合同的准确性和有效性。

(三) 存在复印件、圆珠笔书写等现象。归档的合同中, 如委托授权书等文件, 经常出现复印件现象;签订合同时, 随意使用圆珠笔等不耐久字迹材料。

(四) 存在归档计划落实性差。出现随时归档或者集中大批量归档等现象。

三、管理的方法和措施

档案部门应及时掌握及归纳科研项目合同档案管理工作中存在的问题, 采取有效的方法和措施, 有针对性地改善合同管理工作, 不断提高合同档案管理水平, 满足企事业单位科研生产经营管理各项工作对档案管理的要求。

(一) 健全制度, 落实管理。科研项目合同档案有别于其他档案, 在收集、整理、归档等方面存在很大的差异性, 较难和其他项目同时归档 , 故我所档案部门与合同相关的管理部门进行了沟通, 在执行档案管理标准的基础上, 结合档案管理工作的实际情况, 于2012年起, 将我所把合同档案作为专门档案进行管理。建立并修订完善了相关的制度来规范和实施, 进一步明确了归档计划、归档范围、归档时间和归档要求, 在合同规范化管理方面取得了一定的成效。从而使合同档案及时、完整归档有了制度保证, 为进一步提高合同档案管理水平提供了坚实的保障。

(二) 实现网络管理体系。根据科研项目合同档案的特点和要求, 实行网络管理体系, 由档案部门集中统一管理, 专门负责收集、整理、管理全所的合同文档, 同时档案部门负责监督指导各部门的合同管理工作, 以确保档案完整、完全和有效地利用。各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系, 并确定一名专门人员负责合同文档管理。建立合同档案管理网络体系, 明确职责, 强化责任, 才能事半功倍;同时进一步深化职能, 加强档案管理与业务部门之间的业务交流和工作沟通, 有序开展科研项目合同档案管理工作。

(三) 明确管理程序。我所领导非常重视科研项目合同的制作过程, 规定了合同档案必须如实记载合同签订、履行的真实情况。在合同签订前, 必须将记载的全部内容, 经过各相关部门领导的校对审核, 由主管的所领导批准, 还需要法律顾问室对法律方面审核同意后, 方可签订合同, 对合同档案的正确性、系统性、完整性负责, 程序严明, 要求明确, 进一步降低风险, 依法维护单位的合法权益, 使合同档案充分发挥其突出的依据凭证性作用。

四、采取有效的管理措施

馆藏档案质量的好坏、完备与否, 取决于档案的收集整理工作。在利用合同档案时, 要充分发挥合同档案的宝贵信息, 就必须有计划性地做好收集、整理等工作, 同时因地制宜做好科研项目合同的归档管理工作, 才能积极主动地为全所人员提供利用, 使档案的作用得到充分的发挥。

(一) 制定归档计划, 主动介入。考虑到有些科研项目合同档案有其独特性, 正式签订后需要办理免税等手续。所以, 合同签订后不能马上移交归档, 故建议采用按年度归档比较可行。要做好档案合同的管理工作, 必须制定完备的计划, 每年年初, 根据合同档案管理网络体系, 档案部门要求各合同管理部门, 列出预计当年新签合同清单, 写明合同名称, 合同数量、金额, 合同甲乙方等基本信息, 便于档案人员发挥主观能动性, 配合业务部门有计划、有目的地开展未签或新签的合同或补充协议等的检查和指导工作, 主动介入, 保证科研项目合同材料完整、齐全、准确。

(二) 归档时严格把关。由于合同档案的种类繁多, 所以应该根据实际情况, 严把归档质量关, 认真做好归档接收工作。合同档案的整理应当由归档责任人负责并在归档前进行, 列出合同归档清单, 按照所内统一的合同编号进行系统排列。认真检查, 为合同的真实性和完整性负责, 检查时重申归档的合同必须为原件, 合同的书写材料必须符合持久性耐久性的要求, 合同附件必须完整、准确, 合同中提到的相关培训材料及验收依据等必须归档完整。加强对合同的档案管理, 完整保存与合同相关的证据材料, 纠纷一旦发生, 可以及时运用档案记载的内容, 依法维护单位的权益, 所以, 我们必须重视科研项目合同档案的收集、整理和归档工作, 严把归档质量关。

(三) 归档、组卷工作。对于合同档案的管理, 我所主要借助于信息化管理手段, 开发了一个合同管理平台, 增加了一些合同特有的字段和检索方法, 在合同的管理方法上有了一定的突破。各合同管理部门按照要求, 随时录入新签合同信息, 贴上各部门唯一的条形码, 便于档案人员及时掌握合同信息, 及时开展检查指导工作。待合同信息完整齐全后, 一般于下一年年初, 通过合同管理平台网上移交, 档案部门仔细检查核对合同信息后扫入条码, 正式组卷。

对于合同档案的分类、组卷、编号, 我所是参照文书档案的管理标准来进行的, 首先将“合同档案”设置为一级类目, 然后按照“问题—年度”分类方法进行分类、组卷、编号。这里的“问题”, 就是合同档案的类别。这个管理方法非常便于合同的统计、查找和利用, 充分满足了合同管理部门的工作需求, 给档案人员的工作也带来了便利。与此同时, 由于合同档案不是一个独立个体, 与科研生产经营管理各方面有着千丝万缕的关系, 通过建立参见号, 关联至各相关的案卷中去, 进一步完善整个档案管理体系。

(四) 利用管理。档案的价值在于利用, 做好档案利用工作是档案部门的重要任务。只有提高了归档质量, 才能更利于档案的利用。由于科研项目合同档案直接反映一个单位的生产经营运行等情况, 鉴于合同档案的重要意义, 档案部门在提供利用时, 除特殊情况时一般不应提供合同文本原件, 而是提供副本或者复印件, 既方便了利用又减少了磨损。同时对合同档案的查阅也应制度化, 对于密级合同档案应采取保密措施, 必须经过严格的审核程序后方可利用, 以免泄露单位机密。

合同档案管理规定 第9篇

关键词：合同档案；管理工作；问题；改进措施

合同档案主要是将合同履行的全过程和情况的全部文字资料进行记载。随着市场经济的扩大，世界经济一体化，以及企业规模的扩大与发展，使合同的地位日益显著，在经济中的活动地位也日渐重要。采取科学规范的合同档案管理，可有效保障法人和单位的合法权益，需管理人员和领导人员重视合同档案的重要性。但在合同档案管理工作中依然存在一些问题，影响着合同档案的规范化，需要我们倍加注意，并进行改进。

1.合同档案建立的必然性

1.1 外部因素的影响。随着经济的飞速发展，世界大环境的变化，市场竞争力的日趋激烈等，都对企业发展造成影响，因此，企业管理者会顺应时代发展潮流，尊重客观规律，增强法制法律观念，同时积极参与国际平台，汲取他人之长处，遵循规则，改善自己不足，增加自身合同风险化解能力，提高企业核心竞争力。而企业为维护自己的利益，在生产经营时会签订大量合同协议。大量合同文本需要保存，势必产生合同档案，因此，企业需建立完善科学的合同档案管理体制。

1.2 内部发展的需求。企业任何一部分的经济活动都需要通过合同进行记载和规范，当企业中出现任何一个问题，都需要通过合同档案进行处理和解决。因此，企业内部要想稳定、持续发展，必须要建立合同档案办法。

2.企业合同档案管理存在的问题

2.1 难以收集合同档案资料。合同档案管理工作中，难以收集合同档案已经是屡见不鲜的问题。在法人单位看来，不同职能的部门，所拟定和承办的合同也不相同。在起草、审核、审批以及履行合同时，需要经过一系列复杂的环节。而且合同要想实效，需经过所有责任方共同签字才可以完成，因此具有较多的流程，较长的周期特点。在收集合同档案时，会存在中途流失的现象，因此在收集合同档案时，不利于开展部门工作收集合同档案。

2.2 企业领导管理未重视合用档案管理工作的重要性。部分公司和单位的领导人员和管理人员未重视合同档案的管理工作，未制定合同档案管理制度，未将合同档案管理纳入部门及个人岗位职责，未及时监督和检查合同档案归档情况，造成合同原件丢失，给企业带来不必要的经济损失，并且频繁更换管理人员，使得合同档案管理工作出现混乱情况。

2.3 合同档案管理人员的综合素质较低。管理人员缺乏较高的业务素质水平。在合同档案管理工作中，部分管理人员缺乏较强的责任心及管理意识，业务水平和综合素质较低，缺少专业的管理理论；而且管理方法不会因地制宜，在一定程度上限制了合同档案管理工作的发展。管理人员在收集档案管理资料后，未及时归纳和整理，合同归档不及时，影响了合同档案管理工作的顺利实施。

2.4 合同档案管理工作缺乏规范性。首先缺乏完整的合同内容。部分合同承办人缺乏完善的法律知识，缺少合同法的基本知识，使合同内容不完整。其次合同格式不规范，影响了合同档案质量。再者合同管理缺乏规范性。在合同档案管理工作中，管理人员按合同档案管理相关制度，对合同档案进行分类和归纳，使合同档案条目不清，难于查询。

3.合同档案管理工作的改进措施

3.1 将合同档案管理工作纳入企业绩效考核，保证合同完整、准确、及时归档。合同档案管理员监督指导合同形成部门和下属单位进行合同归档工作。

3.2 重视合同档案管理工作。企业领导需认识到合同档案管理工作的重要性，认识到合同档案管理工作关系到企业的生存和发展，制定合同档案管理制度；企业需将合同档案管理纳入部门及个人岗位职责；管理人员要定期向领导者做汇报工作，使领导者知晓档案管理工作中存在的问题，并积极处理。企业需由相对固定专人负责管理合同档案，保证合同档案的连续性。

3.3 配备能胜任的合同档案管理员。在合同档案管理工作中，可以由专人对合同档案进行管理，同时制定严格的奖惩制度，若出现问题需给予必要的惩罚，以此改善管理人员合同档案管理意识薄弱的问题。其次加强合同档案管理人员培训，以此增强管理人员的工作责任意识，提高业务水平和综合素质。

3.4 增强合同档案管理制度的规范性。企业需根据档案相关规定，制定符合企业的档案管理制度，构建完善的档案管理制度，提高合同档案管理的规范性。合同档案管理制度需明确合同文本格式、所包含附件清单及合同编号原则，以方便合同档案的收集工作。

3.5 提高合同档案管理的网络化和信息化水平。在企业合同管理工作中，可采用先进的信息化技术，对合同的起草、审查、审批、签署和盖章、履行、变更和解除、纠纷处理、编号及档案管理工作进行在线管理，实现合同管理一体化，保证合同档案信息齐全、准确，同时方便合理开发和利用合同档案。

结语：在企业合同档案管理工作中，为了保证企业健康持续发展，需充分发挥出合同档案的作用。针对合同档案管理工作的问题，规范管理制度，合理实施网络信息化技术，并提高管理人员的业务水平和综合素质，以此促进企业的发展。

参考文献：

[1]李玮.企业合同档案管理问题浅析[J].黑龙江档案，2013（01）：80-80 .

[2]沈巧玲. 合同档案管理工作中的问题与改进建议[J].办公室业务，2013（11）：159-160.

[3]严励.企业合同档案精益化管理问题的探究[J].东方企业文化，2013（08）：31-31.

关于公司合同档案的管理规定 第10篇

目的：为进一步加强合同档案的管理工作，提高合同档案管理水平，逐步实现公司合同档案管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

范围：本制度的管辖范围包括但不限于公司与合作单位签订的技术合同、协议，大宗、高价值物资采购合同，固定资产采购合同，基建项目合同，租赁合同等，以及与上述合同签订相关的会议纪要、备忘录、传真、邮件等业务资料。

内容：

一、合同文本草拟：

重大商务合同应由公司草拟合同范本，并经公司法律顾问确认后，方可进入议定程序。涉及我方欠缺的专业知识的合同或协议，可以由对方提供合同草案，由公司制定专人进行修改，再经公司法律顾问确认后，方可进入议定程序。

二、合同协议议定：

合同的议定，原则上至少由公司总经理或董事会授权2人以上参加。持总经理签字或董事长签字的《合同签订授权书》的主议定人方可代表公司在合同上签字，并办理合同印鉴使用手续。副议定人一般作为合同审核人，会签待签订的合同协议。

合同议定达成共识后，由主议定人填写《合同审批表》，附上合同或协议副本，有审核人会签，连同《合同签字授权书》一起，报合同章管理员盖公司合同专用章。

合同金额超过5万元人民币，或采购金额累计超过5万元人民币的，须报总经理批准后，方可签订。

重大的基建合同、合同标的100万元人民币以上的采购合同、技术协议，需报经董事会审批后，方可签订。

三、合同档案归档：

合同签订后一周内，议定人需要将全部合同协议正本、连同与合同议定相关的会议纪要、备忘、传真、邮件的原件或打印件整理完毕，一并交合同管理部门，并登记《合同档案登记管理台账》。

合同履行过程中合同双方之间对于所有有关合同内容的意思表达信件、催告函件等原则上也应由双方代表签字确认，并按照主合同编号为序，随时产生过、随时进行存档。原则上，议定人可以保留上述文档的复印件备用。当议定人（业务员）离职时，作为工作交接的要件，必须将个人保管的合同档案副本全部移交。

四、合同台账的登记、保存：

合同文档管理可以以年代结合项目性质进行分类编号。

年代-项目性质-档案类型-序号。

2012 –（基建/采购/技术/人事/质量）–（合同/协议/会议纪要/备忘/传真/邮件）– 0

1五、合同档案保存年限：

如果仅涉及中国大陆地区的业务，从业务结束之日起至少保存三年。如果涉及跨国业务，则保存期限应当延长至五到六七年。

六、合同档案的调阅：

合同档案已经存档，原则上不外借，只可以调阅或复印。

若需调阅合同，需按照公司文件管理制度，报经公司领导审批后，方可调阅。已归档的合同档案属于公司AAA级保密信息，参照公司《保密规定》执行。

七、管理责任划分

合同档案交付存档前由主议定人负责管理，交付后，由管理人员负责管理。

八、其他：

本规定自下达之日起实施。

附件：

《合同签订授权书》

《合同审批单》

企业合同档案管理办法 第11篇

公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本办法。 三、合同文档的管理办法

1、合同文档以产品类别结合签署日期年月份进行分类编号。 2、合同编号规则：产品名称首字母-合同签署年、月份(六位)-顺序号(三位)。示例：JYJT-201102-001(绝缘接头2011年2月份第1号合同)

3 凡以单位名义签订的合同，均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账，并向市场部部备案。

4、各相关部门和总经理依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察、审计。

6、合同承办部门和市场部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由市场部保管，承办部门只留存影印件。

7、合同台账采用表格式，一份合同填写一张表格，建立一份档案。 8、合同台帐应包括以下内容： (1)合同名称; (2)合同主体;

(2)合同内容(含标的.、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项);

(4)合同履行情况(有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间);

(5)合同所附资料;

(7)其他应当记载的重要内容。

7、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任;对超过两年以上(包含本数)的已履行完毕的合同协议，由市场部甄别并予以归案。

8、市场部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利于工作。 9、各部门员工可在市场部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，方可在市场部办理相关借阅手

news/55C9EF1DAEEE9199.htmL续，以复印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催款。

四、合同文档的移交

1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交市场部存档。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次

分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。 3、合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。

市场部

后附：1、各产品合同编号 2、合同档案移交清单 3、企业合同管理台账一 4、企业合同管理台账二

2012年05月14日

各产品编号(名称首字母)

合同台账档案管理制度 第12篇

台账管理

第一条为保证合同台账资料完整、统一，规范企业各类合同的管理，特制定本办法。

第二条凡以公司名义签订的合同，均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账，并向公关法务部备案。

第三条合同管理人员为签订合同的联系人和法务联络员，负责合同台账的登记、资料的收集、保管等工作。

第四条合同管理人员应在合同签订生效后三日内建立合同台账，并对重大合同进行备案审查，协助法务部对合同管理的工作进行指导和检查。

第五条合同台账采用表格式，一份合同填写一张表格，建立一份档案。

第六条合同台帐应包括以下内容：

（一）合同名称；

（二）合同主体；

（三）合同内容（含标的、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项）；

（四）合同履行情况（有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间）；

（五）合同所附资料；

（六）其他应当记载的重要内容。

第七条合同台帐应附以下资料：

1、合同正本或副本；

2、对方《企业法人营业执照》和资质等级证明等资料的复印件；

3、对方法定代表人身份证明和委托代理人授权委托书及代理人身份证明；

4、补充合同、会议纪要、往来函电；

5、有关的重要资料。

第八条合同台帐管理人员，有权对合同及所附资料进行审查，发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时，应及时要求合同签订人员采取措施予以纠正或补充资料，以保证合同的签订和履行合法有效。

第九条使用或借用合同台帐资料，应当办理使用或借用手续，使用人或借用人应妥善保管合同资料，不得损坏或遗失，更不得擅自涂改或更换；办理结束后，应及时将使用或借用的合同资料归还合同台帐管理人员。若违反前款规定给企业造成不良后果，将追究相关责任人责任。

第十条本办法由法务部制定并解释，自颁布之日起执行。

档案管理

为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。

一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。

二、合同档案管理原则

1、合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。

2、财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。

3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总经办允许不得作承办人。

三、合同文档的管理办法

1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。

2、合同编号规则：承办部门名称首字母－合同签署年、月份（六位）－顺序号（三位）。示例：TGB－201102－001（推广部2011年2月份第1号合同）

3、合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任人，承办人为直接责任人。总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。

4、各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察、审计。

5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。

6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由财务部保管，承办部门只留存影印件。

7、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。

8、财务部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。

9、各部门员工可在财务部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，方可在财务部办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。

10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同

文档的安全。

11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。

12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。

13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催款。

四、合同文档的移交

1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交财务部存档。

2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改

变。

3、合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。

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