合同档案管理办法细则（精选8篇）

合同档案管理办法细则 第1篇

档案、资料管理制度

档案、资料管理是公司基础管理工作的重要组成部分，是维护公司和客户经济利益、合法权益、真实反映历史记录，为公司管理提供信息的必要管理制度。

一、档案概念

档案是在日常工作中形成的，对公司具有保存价值的各种文字、图象、声像、实物等不同形状和载体材料。

二、档案管理方法

1．实行集中管理、分类保管的方法；

2．各项目由服务中心负责统一归口管理；物业公司由综合管理部行政员负责档案资料管理。

3．各服务中心根据档案管理归口部门配备相应档案兼职管理员，负责本部门的档案管理工作、档案资料的收集、档案归档；

4．服务中心对档案管理工作不定时的检查。

三、档案设置

暂设行政档案、物业管理档案、项目档案、设备设施档案、业主档案、人事档案、合同协议档案。

四、档案编号

1．根据档案先后编制序号，2．编制档案目录汇总，3．附档案目录样表。

五、归档要求

1．凡归档的文件材料必须完整、正确、系统。

2．归档的文件必须按照档案的要求进行部门立卷，写好目录存档。

3．档案交接时，必须填写移交清单，双方各执一份。

4．归档文件材料为便于装订应使用A4纸，并使用钢笔或者蓝黑墨水为宜，不得使用圆珠笔和铅笔。

5．凡收到的传真件为防止褪色，应及时复印，原件和复印件一起归档。

16．凡由几个单位共同协作完成的项目，主办单位应保存整套完整的档案。

六、档案内容

1．档案包括日常工作类、行政管理类、经营管理类、物业管理类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、人事档案类、声像档案等。

2．档案除了基本的纸张以外，还包括照片，录音和录像磁带、反映各种图文数据的磁盘、光盘以及金属塑料等各种材料制成的模型和记载荣誉内容奖品等以备日后查考的实物。

七、归档时间

1．各项管理中形成、收到的文书材料，当日下班前归档。

2．各项管理中形成、收到的文书材料编写目录存档。

3．对照片、录音、录象材料和设备设施说明书、证书等其它资料性文件，应在该材料有关活动结束后一并归档。

八、档案借阅

1．任何个人和部门不得擅自保管、借阅、对外交流。

2．档案查阅、复印必须由部门经理审批后，填写复印记录后，方可进行。档案原件原则上不得借出，如遇特殊情况须由部门经理审批。

本制度自2014年6月1日起实施。

宁波千和物业服务有限公司2014年6月1日

合同档案管理办法细则 第2篇

第十六条 各单位档案部门要抓好规范化、标准化工作。除做好立卷的规范化、标准化工作外，应严格按照有关档案分类的规定，对所接收的档案进行分类、编目，为逐步实现档案的现代化管理奠定基础。

第十七条 档案部门对所接收的档案，经过检查发现不符合归档要求的，须进行必要的加工、整理，以提高案卷质量。

第十八条 档案的修改与补充

1.对已归档的档案要修改时，应由立卷人提出书面申请，经单位主管领导批准后，及时到档案部门修改，未经批准，严禁修改已归档的任何档案。

2.档案部门对补充归档的文件材料应及时整理。文件材料不多时，可归入相关的案卷内，并填写案卷目录。文件材料较多的，可单独组卷、编目。对因某些原因积存下来的零散文件，档案部门应及时进行分类、立卷、编目等全过程的工作。

第十九条 档案应有专用库房保管。档案库房门窗要坚固。库房内必须保持适当的温、湿度，并有防盗、防火、防腐、防光、防有害生物和防污染等安全措施。每2至3年应对库存档案进行一次全面核对检查，写出书面总结，发现问题及时处理，对破损的档案，须及时修复。

第二十条 各单位档案部门对所接收的档案，应根据档案保管期限表的规定，同时根据档案的历史、现实和科学价值以及对经济建设、科技发展、社会进步的作用，定期组织有关人员对档案进行价值鉴定。

1.对保管期限变动、密级调整和需要销毁的档案，由档案部门提出建议，并会同有关人员共同鉴定，报请本单位主管领导批准后实施。

2.需销毁的档案，应编制销毁清册，一式两份，一份报请本单位主管领导审查，批准后存档，一份报上级主管部门备案，档案的销毁工作由档案部门负责执行。销毁时应指派两人监销，监销人应在销毁清册上签字。

3.档案部门在部分档案销毁后应及时调整柜架，并在相应的检索工具中注明。

第二十一条 档案的统计

1.各单位档案部门应按年进行档案的数量、鉴定情况、利用交流情况、档案干部、库房状况的统计，并将统计结果汇总报送上级主管部门。

2.档案部门应根据统计结果进行统计分析，写出统计工作报告，评价各项工作效能，找出存在问题，提出改进措施、建议，报送本单位主管领导。

第二十二条 机构变化、单位撤销、合并、改组时，应妥善保管档案，经请示上一级档案主管机关后再作处理。任何单位和个人不准随意分散或带走。

第五章 档案的开发利用

第二十三条 档案管理人员要熟悉所藏档案情况，主动了解本单位各项工作对利用档案的需求，积极做好提供利用工作。

1.各单位应设立档案阅览室，为利用者查找和阅览档案创造条件。

2.档案管理人员应指导利用者正确使用各种检索工具，认真回答利用者提出的问题。

3.定期编制《档案目录》，在单位内部提供利用，并有选择地进行外部交流。也可根据需要编制档案著录卡片或专题卡片。

4.充分发挥档案的法律凭证作用，为正确处理本单位工作中的各种权益问题提供事实根据。

5.档案部门应积极创造条件，开展档案的编研工作。如编写组织机构沿革，大事记，基础数字汇编，档案文摘，科研成果汇编，论文汇编等为利用者服务。

6.注意收集、记录利用档案后取得的经济、社会效益，并将实例汇集成册，印发宣传。

7.严格执行国家的保密制度，在搞好利用工作的同时，还应注意切实保护本单位及其工作人员的知识产权。

8.各单位要结合本单位管理工作现代化的进程，为档案部门创造条件，逐步实现应用计算机对档案、资料进行管理，提高开发利用档案的能力。

第六章 划定档案保管期限的原则

第二十四条 为了便于准确地判定归档范围和确定档案的保管期限，使保存的档案既能反映和维护本单位主要职能活动的历史真实面貌，又便于保管和利用，根据国家档案局颁发的《机关档案保管期限的规定》和《科学技术研究档案管理暂行规定》的精神，结合我部直属科研单位的实际情况，制定相应的归档范围及保管期限，详见本办法附件《归档范围及保管期限表》。

关联法规：

第二十五条 档案的保管期限，一般分为永久、长期和短期三种。长期为至50年，短期为以下。

确定档案保管期限的基本原则：

1.凡是记述和反映本单位主要职能活动和基本历史面貌，并在国家经济建设、科学研究和历史研究等方面具有长远查考利用价值的档案，定为永久保存。

2.凡是反映本单位一般性工作活动，并在较长时间内对本单位工作具有查考价值的档案，定为长期保存。

3.在较短时间内对本单位工作有查考利用价值的档案，定为短期保存。

4.保管期限表的某些条款需对文件材料区分“重要的”和“一般的”两类。凡是国家和能源部下达的带有方向性的研究课题以及重要的国际合作项目的档案;获得国家各类成果奖或部、省级三等以上(含三等奖)科研成果奖励的档案;属国家级、部级重大研究项目，因故中断研究，但在较长时间内具有较高查考利用价值的档案均属于“重要的”，其它的则为“一般的”，如本单位科研成果奖等。

5.档案的保管期限，从归档的年度算起。原定的保管期限已满，经过鉴定需延长其保管期限的，从鉴定时的年度算起。

第七章 附 则

第二十六条 档案材料的用具、表格、装具按有关规定办理。

第二十七条 各单位有关档案管理办法的实施细则及借阅、利用、保密等有关制度，可根据本单位具体情况自行制定。

工程中合同档案的管理探讨 第3篇

一、对工程合同档案的理解

工程合同是工程施工单位、承包人、建设单位、发包人完成某项工程项目勘察、设计、建筑、安装工作、建设单位接受工作成果并支付报酬的书面文件。凡是符合法律的具有法律效力的合同都应该收集、归档、整理组卷、装订、归档, 并进行长时间的保存。合同档案内容包括投标、中标书、信件以及数据、合同书、电传、电报、传真、电子邮件、电子数据交换等, 其中市政工程承包合同实际包括勘察、设计、建筑、安装合同。

二、工程合同档案管理的任务

在工程建设的市场经济条件下, 我们要培养工程合同意识, 使工程各方都认识到如果不签订合同将不利于自身和市场的发展。首先, 在合同签订之前施工单位应对招标文件进行分析和合同文本审查, 评估合同风险, 然后进行工程合同的策划, 为报价、工程预算、合同谈判与签订提供决策的信息与意见。其次, 当合同签订后, 应该对于合同实施情况进行跟踪, 收集合同实施过程中的信息资料, 然后对此进行分析, 提出合同实施方面的意见、建议, 建立合同实施的保证体系。

三、如何提高工程合同管理水平

3.1加强工程合同档案管理质量

工程合同管理对材料的收集是管理的基础工作, 对此, 工程施工技术人员、监理人员要加强对档案管理人员的联系, 档案管理人员也要跟随施工进度在在收集时做到有的放矢, 保证材料收集的连续性与完整性。收集的材料除了要完整, 还应该确保其正确。因而工程监理还应该检查合同内容是否字迹清楚、齐全、完整, 合同的书写是否规范, 合同文本上是否有双方代表人的签章与日期。还要保证作为企业档案部门留存的建设工程施工合同必须是“第一手”的原始记录, 只有加强合同的收集与整理, 才能防范工程管理中的漏洞, 避免工程纠纷。

3.2建立健全合同档案管理机制

21世纪是法制的社会, 在工程建设过程中我们应该签订合同, 明确了发包人和承包人在工程中的权利和义务, 因而企业要建立健全合同管理制度, 使工程合同依法订立, 依法履行, 以达到维护各方权益, 提高效益的目的。首先, 施工合同签订后的关键问题是如何依法履行。我们应该遵守《民法通则》、《合同法》、《招标投标法》、《建筑法》, 规定合同双方应认真履行各自的权利和义务, 任何一方无权随意变更或解除合同, 任何一方违反合同规定, 都必须承担相应的法律责任。这样充实完善档案案卷, 科学地规范档案法规, 更进一步地加强档案法规建设。其次, 制定施工合同档案的收集范围、责任单位及责任人员和归档时限。合同管理人员要认真履行自己的职责, 保证纵企业各层次关系明确, 在企业《工程技术资料管理办法》中应明确施工合同档案管理的考核办法, 使档案管理部门和人员产生激励作用, 确保建设工程施工合同归档渠道的畅通及归档的及时性和完整性。最后, 工程合同档案是一种宝贵的信息资源, 档案人员应学会用现代的科学理论完善工程合同档案管理, 进行动态性、实时性的管理, 及时全面地总结经验教训, 并要做好必要的保密工作, 维护企业自身的合法权益。

3.3建立健全合同管理网络体系

建筑安装施工企业具有跨地区跨省市、施工点多面广、施工基地迁移频繁等特点, 因而在工程合同管理中往往会存在一些问题, 为了保证工程合同档案的收集同基本建设类档案一样要齐全完整, 除了要按照“统一领导, 分级管理”的原则实行公司和分公司两级管理, 另外可建立起一个与企业组织机构及管理模式相适应的、信息畅通的、完整的、稳固的合同管理网络体系, 做好档案的收集、整理、归档、利用工作, 更好的完善工程合同的渠道。第一, 建立网络体系就要求合同管理员经常咨询和查看各级合同档案管理的工作状况, 每个季度各级合同档案管理员将这段时期的档案管理变化情况报道给公司合同管理员, 加强双方之间的联系。第二, 每年各级合同档案管理员将各地的收集完整的合同档案连同合同台帐一并移交公司经营部门, 然后由公司交企业档案部门留存。因为完整的企业建设工程施工合同管理网络是信息畅通的渠道, 辅以计算机的应用则更快捷、容量大。第三, 企业档案部门收到工程合同后应该按合同台帐、合同编号进行一一的对照, 发现有缺的要及时进行追回。接着企业档案部门还要对档案进行分类, 按照责任者、文件题名、时间、保管期限、文件字号、密级、档案号制成档案的二次文献输入计算机并组卷归档。

三、结束语

工程建设是社会经济发展的动力, 而良好的工程合同档案的管理又能提高工程建设的效益, 因此我们要不断完善工程合同管理, 提高工程档案管理的质量, 以更好的为工程各方创造利益, 为社会发展服务。

参考文献

[1]刘晓明.合同档案的特点及其管理[J].科技情报开发与经济.2006年04期

[2]张莹.浅谈施工企业如何构建良好的市政工程施工信息资料管理系统[J].广东科技.2006年06期

关于投标合同管理与细则的阐述 第4篇

关键词 投标 招标 文件 合同管理

一、制作投标书的注意事项

按照相关规定，投标人应当按照招标文件的要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应。招标项目属于建设施工的，投标文件的内容应当包括拟派出的项目负责人与主要技术人员的简历、业绩和拟用于完成招标项目的机械设备等。首先，投标人要到指定的地点购买招标文件，并准备投标文件。在招标文件中，通常包括招标须知，合同的一般条款、特殊条款、价格条款，技术规范以及附件等。投标人在编制投标文件时必须按照这些内容编写投标文件。

投标人应当认真研究、正确理解招标文件的全部内容，并按要求编制投标文件。投标文件应当对招标文件提出的实质性要求和条件做出响应。“实质性要求和条件”是指招标文件中有关招标项目的价格、项目的计划、技术规范、合同的主要条款等，投标文件必须对这些条款做出响应。这就要求投标人必须严格按照招标文件规定填报，不得对招标文件进行修改，不得遗漏或者回避招标文件中提出的问题，更不能提出任何附带条件。投标文件通常可分为以下3类：

1.商务文件。这类文件是用以证明投标人履行了合法手续及招标人了解投标人商业资信、合法性的文件。一般包括投标保函、投标人的授权书及证明文件、联合体投标人提供的联合协议、投标人所代表的公司的资信证明等；如有分包商，还应出具其资信文件供招标人审查。

2.技术文件。如果是建设项目，则包括全部施工组织设计内容，用以评价投标人的技术实力和经验。技术复杂的项目对技术文件的编写内容及格式均有详细要求，投标人应当认真按照规定填写。

3.价格文件。这是投标文件的核心，全部价格文件必须完全按照招标文件的规定格式编制，不允许有任何改动。如有漏填，则视为其已经包含在其他价格报价中。为了保证投标能够在中标以后完成所承担的项目，本条还要求“招标项目属于建设施工的，投标文件的内容应当包括拟派出的项目负责人与主要技术人员的简历、业绩和拟用于完成招标项目的机械设备等”。项目负责人和主要技术人员在项目施工中，起到关键的作用。这样的规定有利于招标人控制工程发包以后所产生的风险，保证工程质量。机械设备是完成任务的重要工具，这一工具的技术装备直接影响了工程的施工工期和质量。所以在本条中也要求投标人在投标文件中要写明计划用于完成招标项目的机械设备。

二、招标文件的审核

审核招标文件，首先要审核招标文件是否符合签订建设施工合同的诸原则，是否符合国家有关的法律法规和规定。只有这样，才能确保投标单位在公平、公正、竞争、有序的前提下进行投标。其次要审核其内容，确保企业自身条件能满足招标文件的需要，确保投标文件响应招标要求。对于模糊不清的地方要进行澄清，招标单位的澄清文件、会议纪要、其他补充文件以及后来的中标通知书都将成为合同的组成部分，但最重要的是进行招标文件中合同条件的审核和分析。随着招投标管理的逐渐完善，业主在招标阶段就在招标文件中列明合同条款。这对于投标单位来说是好事，也存在不利之处。好的方面是在投标时，就了解了合同情况，便于投标价格的编制和投标策略的制订；不利的是现在的建筑市场基本是买方市场，有的业主凭借自己的地位和优势，在合同中设置明显加重承包人责任，免除自身责任，排除承包人主要权利的显失公平的条款。所以，对于投标单位来说，审定、分析合同条款是必须认真完成的工作，以便做到心中有数，有针对性地确定投标策略。施工合同一般由11部分组成，即：词语定义及合同文件、双方一般权利和义务、施工组织设计和工期、质量与检验、安全施工、合同价款与支付、材料设备供应、工程变更、竣工验收与结算、违约索赔和争议、其他条款。

三、合同管理细则

俗话说，合同无小事。如有一方面审核不够细致，就有可能为以后的施工带来隐患，致使工程的进度拖慢。所以，应逐一审核这合同的细则与条款。

1.词语定义及合同文件。应着重看合同文件解释顺序、适用语言和法律、使用标准规范、监理单位和图纸等方面。合同文件的解释顺序，对施工过程影响很大，一般应为：本合同协议书、中标通知书、投标书及其附件、合同专用条款、合同通用条款、招标文件、标准规范及有关技术文件、图纸、工程量清单、工程报价单或预算书。该解释顺序必须坚持，否则会使施工因类似问题出现而陷于被动；对于标准规范要看是国内还是国外规范，国内规范一般由业主提供名称，承包人自备，国外规范由业主提供译本，如果由承包人翻译，则业主承担费用；适用的法律名称，国家或地方法规的名称要详细注明，特别是涉及收费的行政法规必须列出，并注明费用由谁来交纳，以便承包方进行报价；对于要实行监理的工程，最好列出监理单位的名称，因为监理单位的公正与否直接影响投标价格，如果其不能公正地维护合同双方的利益，则加大了承包方的风险，报价就要相对高些，反之可适当降低；而对于图纸来说，则要看合同约定的图纸份数是否满足施工需要，并约定提供的具体时间，一般为单位工程开工前14天。

2.双方一般权利和义务。主要审核发包方有无凭借自己起草招标文件和地位的优势，在合同中设置明显加重承包人责任，免除自身责任，排除承包人主要权利的显失公平的条款。如果有，可在标书澄清阶段提出，如果发包人态度强硬，则承包人要考虑因这些不公平因素而相应增加的费用以及如何规避风险。

3.施工组织设计和工期。一般情况下，承包方都要考虑提前工期，因为这样可以在业主评标时得到加分的机会，但首先要分析招标文件中的工期是否合理，有无业主因为想赶进度而恶性压缩工期现象，如果存在这种现象则要考虑赶工、增加人员机具调遣、食宿等一系列问题。另外，发包方在招标文件中都会提供初步的进度计划，承包方除了在投标时对其细化外，还要注意注明对业主供应的图纸、材料、设备的到货计划要求，为日后工期和费用索赔创造条件。

4.质量与检验。这方面承包人需注意两点，一是隐蔽工程的中间验收和重新检验方面的规定；另一方面注意招标文件中是否明确了工程试车内容，工程量清单中是否含有工程试车，因为一般情况下单机无负荷试车由承包人负责，无负荷联动试车由发包人负责，承包方不负担任何费用。如需承包方保镖、配合，其费用在合同价外另计，或应招标文件要求在投标时考虑。投料试车应在工程竣工验收后由发包人负责，如发包人要求在工程竣工验收前进行或需要承包人配合时，应征得承包人同意，另行签订补充协议。

5.合同价款与支付。主要应注意确定合同价款的方式。目前，合同价款的方式多以固定单价为主，尤其是固定综合单价，报价时确定综合单价水平尤为重要。而对于固定总价合同，承包方的风险相对较大，要在合同中约定合同价款包含的风险范围和风险费用的计算方法。风险范围以外的合同价款调整也应在合同中约定。另外，要注意施工进度款的支付方法和周期，一般付款周期为一个月左右，太长则影响承包方资金周转，增加财务费费用的计算方法。风险范围以外的合同价款调整也应在合同中约定。另外，要注意施工进度款的支付方法和周期，一般付款周期为一个月左右，太长则影响承包方资金周转，增加财务费用和影响施工进度。所以，对于此条款承包方要给予足够重视。最后就是工程量的确认，甲方工程师对工程量的确认一般为收到乙方报告后七天内完成。同时，应注意工程量的确认原则，有时承包商习惯了某种确认方式，审合同时又不注意，按惯例确定了单价。这样一旦有变，就会造成某些费用的损失。

6.工程变更。主要看招标文件和合同条件的规定，如果有设计变更，是有价格范围限制的变更，还是只要发生变更，甲方就支付变更价款。如果这样，投标价格可适当降低些；相反，如果甲方规定本合同的一切变更均不计取，投标价格就要相对高些，以便规避风险。

7.竣工验收与结算。发包人应在合同条件中约定，要求承包人提供具体竣工资料的详细要求，如竣工图的份数等信息是否合乎正常要求，以避免业主拖期验收而又不对承包商给予补偿的事件发生。同时，应具体约定竣工结算的时间范围和双方拖期结算的解决方式，从而避免因业主故意拖期结算而使承包商的财务费用及其他成本增加的事情发生。

四、结束语

文书档案管理细则 第5篇

第二条 执法文书是水行政执法人员成果的结晶和执法行为的真实记录。建立健全执法文书管理制度是水行政执法工作的组成部分，水提高执法工作效率和工作质量的必要条件。

第三条 各级水行政主管部门在执法工作中形成的全部文书档案均由本部门执法机构集中统一管理。

第四条 水行政执法文书档案是指在水行政执法中形成的各种文书资料(包括文字、图表、音像等资料)。

第五条 各级水行政主管部门的执法机构应配备一名专职或兼职档案管理人员，负责执法文书档案的日常管理工作。

第六条 执法文书档案的收集与归档

(一)在每次执法活动进行完毕后，具体承办人员应及时将执法活动中形成的文书资料交档案管理人员立档;

(二)归档的文书材料应完整、齐全，具有保存价值;

(三)应归档的执法文书材料范围及分类;

1. 水事案件类：水事违法案件的受理、立案呈报表，现场勘察笔录，调查笔录，音像材料，证言证词，责令停止水事违法行为通知书，调查报告，违反水法规行政处理(罚)决定书，送达回执，行政处罚强制执行申请书，结案报告等;

2. 行政复议类(区县(市)不适用)：行政复议申请书，行政复议受理、不予受理、限期补正通知书，行政复议申请人、被申请人提供的有关材料、证据、答辩书等，申请人撤回复议申请书，行政复议裁定书、决定书，送达回证等;

3. 行政诉讼类：起诉书副本、答辩状、代理词，水行政主管部门提交给法院的与案件有关的材料、证据、委托代理书，判决书以及与案件有关的司法文书等;

4. 统计报表类：各种水行政执法统计报表以及其他各类统计报表;

5. 法规文件类：上级颁发的有关水行政执法、水资源、水工程、地方电力、水土保持、河道管理等有关法律、法规、规章、决议、决定、指示、批复、通知等以及相应的解释、说明、实施细则等，本部门制定发布的有关水行政执法方面的文件通知、规定等;

6. 其他类：人民来信、来访记录及处理意见，水行政执法活动中拍摄、收集的具有保存价值的照片、音像资料等。

(四) 档案管理人员在接收文书档案时，必须逐件查点清楚，对已接收的材料应根据类别、保存期限分别在档案目录册上登记。登记要准确，字体要工整。

第七条 执法文书档案的整理与保管

(一)按照类别和时间的顺序将档案装订成册，填写案卷目录，以便检索和管理;

(二)根据档案的数量和类别，配置相应的保管设备;

(三)档案管理人员工作调动前应办好移交手续。

第八条 执法文书档案的利用

(一)为便于查找，档案管理人员应当编制档案总目录，并根据实际情况及工作的需要，编制必要的检索工具和参考资料;

(二)因工作需要，可以查阅和调借归档的执法文书档案。其他部门需调借档案，应经主管部门领导批准后办理借出手续，并规定调借期限。

文书档案管理细则 第6篇

一、文书档案管理体制

1.建立以综合档案室为核心,以各职能部门兼职档案员为基础的档案管理体系,并根据上级有关规定,实行文书处理部门(即各处、室职能部门)整理归档制度.

2.由部门负责人指定专人(以下称为文书兼职档案员)管理本部门形成的文件材料,并完成整理归档工作.

二、文书档案管理职责

1.文书档案管理人员必须认真贯彻执行《档案法》,遵守各项档案规章制度,忠于职守,维护党和国家的机密,保证本所档案的完整与安全.

2.收集、整理、保管、利用和统计本所文书档案.

3.指导、组织完成本所文件材料的整理归档工作.

4.积极开展档案的利用服务,提供档案信息资料,为科研、管理及各级领导服务.

5.负责本所文书档案的鉴定、销毁工作,定期向上级档案馆移交具有永久保存价值的档案.

三、文书档案兼职档案员职责

1.了解本部门工作业务,掌握文书归档文件整理的基本方法.

2.负责本部门文件材料的收集、积累,对具有保存价值的文件材料,统一集中保管.

3.主动做好预立卷工作,按归档范围类目及时“对号入座”,专柜存放文件并遵守保密制度.

4.认真做好本部门文件材料的整理、归档工作,做到完整、准确、系统,按时移交档案室.

四、文件材料的收集和归档

1.各部门在其职能活动中形成的、并已办理完毕、具有保存价值的的、应作为文书档案保存的各种文件材料,必须收集齐全,分类整理.

2.各职能部门平时建立预立卷,按年度归档.

3.每年6月底前将上一年度形成的文书档案移交综合档案室.

五、文书档案的归档范围和保管期限

1.文书材料的归档范围原则:凡是反映本所工作活动、具有查考利用价值的文件材料(包括所有应归档文件的电子版文件材料)和照片、录音、录像(以下简称声像材料)均属归档范围.

2.文书档案的保管期限定为永久、长期和短期三种.永久为50年以上,长期为至50年,短期为以下.

3.确定档案保管期限的原则:

3.1 凡是反映本所主要职能活动和基本历史面貌的,对本所、对社会和历史研究有长远利用价值的档案,列为永久保存.它主要包括:本所制定的属于法规政策性的文件,处理重要问题形成的文件材料,召开重要会议的主要文件材料,重要问题的请示、报告、总结、批复,计划、规划,综合统计报表,机构设置及演变、本所干部任免、人员编制等文件材料;直属上级机构颁发的属于本所主管业务并要贯彻执行的重要文件材料和非直属上级机关针对本所主管业务并要贯彻实施的重要文件材料.

3.2 凡是反映本所一般工作活动,在较长时间内对本所工作有查考利用价值的文件材料,列为长期保管.它主要包括:本所科研、管理活动中形成的一般工作问题的文件材料,一般会议的主要文件材料,人事管理工作中形成的一般文件材料,直属上级机构颁发的属于本所主管业务并需要贯彻执行的一般文件材料,下级单位报送的重要总结、报告和统计报表等文件材料.

3.3 凡是在较短时间内对本所有参考价值的文件材料,列为短期保管.主要包括:本所各职能部门一般事务性的文件材料,上级机关和同级机关颁发的非本所主管业务但要贯彻执行的文件材料,下级单位报送的总结、报告和统计报表等文件材料.

3.4 根据本所各职能部门管理工作实际,文书档案按问题归纳为六大类:⑴综合管理类, ⑵党群工作类, ⑶人事教育类, ⑷科研管理类, ⑸基建资财类, ⑹后勤企业类.

六、文书档案整理要求

1.整理原则

归档文件整理应遵循文件形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用.

2.质量要求

2.1 归档文件应齐全、完整、准确.已破损的文件应予以修整,字迹模糊或易褪变的文件应予复制.

2.2 归档文件所使用的书写材料、纸张、装订材料等应符合档案保护要求.

3.整理方法

3.1 本所文书档案分类方案采用“年度m问题m保管期限”方法;保管期限分为永久、长期、短期.

3.2 归档文件以“件”为单位进行整理,一般以每份文件为一件.文件正本与定稿为一件;正文与附件为一件;原件与复制件为一件;转发文与被转发文为一件;报表、名册、图纸等一册(本)为一件;来文与复文各为一件;重要文件(如法律法规)须留历次修改稿的,其正本与历次稿(包括定稿)各为一件.

3.3 归档文件按“件”装订.装订时,正本在前,定稿在后;正文在前,附件在后;原件在前,复制件在后;转发文在前,被转发文在后;批复在前,请示在后.

3.4 归档文件按所属年度区分,一般以文件签发日期(落款日期)为准.跨年度会议形成的文件材料放在会议闭幕年整理归档;跨年度处理的非诉讼案件形成的文件材料放在结案年整理归档.

3.5 归档文件的排列方法,在分类方案最低一级类目内,按事由结合文件形成时间顺序排列.

3.6 归档文件依分类方案和排列顺序逐件编制室编件号.根据分类方案的最低一级类目,按文件排列顺序从“1”开始标注.

3.7 归档文件应依据分类方案和室编件号顺序编制归档文件目录.

3.8 归档文件应逐件编目.针对同一问题的来文与复文,应在备注栏内,互作备注.

3.9 责任者:填写制发文件的组织或个人,即文件的发文机关或署名者.

3.10 文号:体系文件的发文字号.填写时应照实抄录,不能省略.

3.11 题名:填写文件标题.文件没有题名或题名不规范的,应根据文件内容重新拟写或补充,并外加“ [ ] ”.会议记录须重拟题名时,应写明会议的时间和重要内容.

3.12 日期:填写文件形的成时间,以8位阿拉伯数字标注年月日,中间以短杠隔开,如-01-09.

3.13 页数:填写每一件归档文件的总页数.计算页数时以文件中有图文的页面位一页,空白页不计.

3.15 备注:注释文件需要说明的情况.

3.16 备考表:备考表置于盒内文件之后.填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况,并填写归档文件的整理人、检查人和日期.

3.17 不同归档年度、不同类别、不同保管期限的归档文件,不应放入同一档案盒.

3.18 档案盒应标明全宗名称全称.填写全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号等项目.

3.19 归档文件整理完毕,应按年度填写“年度归档文件整理说明”.

七、文书档案的归档

1.文书档案由各部门兼职档案员按规范整理后,才能向综合档案室移交归档.

2.归档时间:归档部门应在次年六月三十日前向档案室移交归档.

3.归档时,应编制好归档文件移交目录,一式二份,由归档部门和综合档案室履行签字手续后,各存一份.移交档案时,双方应认真办理交接手续,仔细查点和验收.

4.文书档案归档后,综合档案室要进行再整理,按有关工作程序进行分类与编目,使之便于查找和利用.

八、文书档案的保管和利用

1.本所各类文书档案由所综合档案室集中统一管理.

2.档案部门要配置适宜档案安全保存的专用库房,落实“八防”措施,保持库房整洁,保证档案存放安全.

3.定期检查清点库存档案,发现问题及时处理解决.

4.建立必要的文书档案检索工具,积极为档案利用者提供便捷的服务.

5.自觉遵守档案借阅及保密制度,严格履行查、借阅手续.

6.每一位工作人员都必须爱护档案,自觉维护档案本来面目,任何人都不得涂改、损毁档案.违者将追究其有关责任.

7.档案管理人员调动工作或退休时,必须认真办理交接手续.

九、文书档案的鉴定和销毁

1.根据文书档案保管期限,定期进行档案鉴定.

2.文书档案必须经文书档案鉴定小组鉴定,报所分管领导审批后方能销毁,并办理相关备案手续.

3.档案销毁,须编制销毁清册;销毁时,应指定两名以上人员监销,监销人须在销毁清册上签字.

十、奖励和处罚

1.把档案归档工作纳入所年度考核工作之中,半年检查一次部门预立卷情况,每二年进行一次检查评比.对能完整、准确、系统和及时完成文书整理归档工作的部门和兼职档案员,予以表彰和奖励.

2.凡没有完成年度归档任务或归档不符合要求的部门及个人,取消年终评先资格.由档案室提供归档证明,通报人事处和所综合办公室,由人事处负责把关执行.

十一、本细则适用于本所文书档案工作,由综合档案室解释.

合同管理细则 第7篇

第四十二条 各单位负责人及其委托人具体负责各自授权范围的合同签订、履行、监督工作。

第四十三条 法务课在合同管理方面的主要职责是：

1、负责管理公司的各类合同;

2、负责检查各类合同的合法性、严密性和可行性，实行法律监督;对公司审批或签订的合同负责审核，对公司各部门签订的合同负责监督，提供法律帮助;

3、负责对委托人和有关人员进行法律培训、考试、提高其法律素质;

4、总结交流经验教训，提高合同管理水平;

5、配合办理合同的报批、见证、鉴证和公证等事项;

6、配合办理合同纠纷;

7、参与有关合同的谈判、签约、履行等工作;

8、指定专门的部门和人员负责合同的基础管理工作。

对于合同管理人员应定期培训，不定期检查其工作情况。

9、建立合同档案，严格按照《合同管理实施细则》管理合同档案。

10、建立合同管理台帐。

应根据各部门合同的不同种类，建立合同的分类台帐和总台帐(台帐内容详见附件二、合同管理台帐)。

台帐应逐日填写，做到准确、及时、完整。

第四十四条 公司各部门协助法务课合同管理的义务是：

1、负责保管好本人锁签合同的一切资料，按照本实施细则及时交法务课存档;

2、向法务课提交合同正本及附件、变更协议、让利协议、还款计划、尾款确认书、借据单、收到全额发票回执等对合同履行或变更具有法律意义的文书;

3、发货部门一个月转交一次到货单;

4、外埠人员应当将上款中提到的法律文书正本于合同签订后五个工作日内提交法务课，本市业务人员应当在合同签订后二个工作日提交;

第四十五条 凡因未按规定处理合同事宜、未及时汇报情况和遗失合同有关资料而给公司造成损失的，追究其经济责任。

第四十六条 因故意或重大过失而给公司造成重大损失的，移送有关国家机关追究其法律责任。

第八章 附则

第四十七条 本办法适用于XX有限公司各部门。

第四十八条 本办法解释权归公司总经理。

第四十九条 本办法自下发之日起生效实施。

试论科研项目合同档案的管理 第8篇

关键词：科研项目,合同档案,管理

科研项目合同档案是记载科研项目合同履行全部情况的文字资料, 具有突出的依据凭证性、形式与内容的规范性程序较高、时效性强等特点, 这些特点决定了科研项目合同档案的特殊性和重要性。科研项目合同档案是维护合同双方的合法权益, 履行合同和解决纠纷的依据, 同时为科研生产、经营管理提供依据和参考, 是科研活动不可或缺的重要组成部分, 所以我们要重视科研项目合同档案管理工作, 不断创新工作思路, 探索新的管理模式, 实现规范化管理。

一 、类别

我所对科研项目合同档案进行了梳理, 根据不同的内容和特点, 将我所的科研项目合同主要分为以下几类:1. 科研生产合同:主要指型号科研、预先研究、装备生产、维修保障等方面的合同。2. 仪器设备合同:主要指外购仪器设备、非标设备等方面的合同。3. 基本建设合同:主要指工程建设等方面的合同。4. 其他合同:主要指其他类合同。

二、存在的问题

由于科研项目合同档案种类繁多, 又有其特殊性, 在收集、整理中容易出现以下一些问题。

(一) 归档不完整。如合同附件或合同中提到的文件资料, 归档不全现象时有发生, 给合同档案的管理和利用带来不便。

(二) 合同签署信息不完整。个别合同没有合同签署日期, 签字盖章信息不完整, 影响了合同的准确性和有效性。

(三) 存在复印件、圆珠笔书写等现象。归档的合同中, 如委托授权书等文件, 经常出现复印件现象;签订合同时, 随意使用圆珠笔等不耐久字迹材料。

(四) 存在归档计划落实性差。出现随时归档或者集中大批量归档等现象。

三、管理的方法和措施

档案部门应及时掌握及归纳科研项目合同档案管理工作中存在的问题, 采取有效的方法和措施, 有针对性地改善合同管理工作, 不断提高合同档案管理水平, 满足企事业单位科研生产经营管理各项工作对档案管理的要求。

(一) 健全制度, 落实管理。科研项目合同档案有别于其他档案, 在收集、整理、归档等方面存在很大的差异性, 较难和其他项目同时归档 , 故我所档案部门与合同相关的管理部门进行了沟通, 在执行档案管理标准的基础上, 结合档案管理工作的实际情况, 于2012年起, 将我所把合同档案作为专门档案进行管理。建立并修订完善了相关的制度来规范和实施, 进一步明确了归档计划、归档范围、归档时间和归档要求, 在合同规范化管理方面取得了一定的成效。从而使合同档案及时、完整归档有了制度保证, 为进一步提高合同档案管理水平提供了坚实的保障。

(二) 实现网络管理体系。根据科研项目合同档案的特点和要求, 实行网络管理体系, 由档案部门集中统一管理, 专门负责收集、整理、管理全所的合同文档, 同时档案部门负责监督指导各部门的合同管理工作, 以确保档案完整、完全和有效地利用。各部门应分别建立健全合同文档的形成、积累、整理、归档工作体系, 并确定一名专门人员负责合同文档管理。建立合同档案管理网络体系, 明确职责, 强化责任, 才能事半功倍;同时进一步深化职能, 加强档案管理与业务部门之间的业务交流和工作沟通, 有序开展科研项目合同档案管理工作。

(三) 明确管理程序。我所领导非常重视科研项目合同的制作过程, 规定了合同档案必须如实记载合同签订、履行的真实情况。在合同签订前, 必须将记载的全部内容, 经过各相关部门领导的校对审核, 由主管的所领导批准, 还需要法律顾问室对法律方面审核同意后, 方可签订合同, 对合同档案的正确性、系统性、完整性负责, 程序严明, 要求明确, 进一步降低风险, 依法维护单位的合法权益, 使合同档案充分发挥其突出的依据凭证性作用。

四、采取有效的管理措施

馆藏档案质量的好坏、完备与否, 取决于档案的收集整理工作。在利用合同档案时, 要充分发挥合同档案的宝贵信息, 就必须有计划性地做好收集、整理等工作, 同时因地制宜做好科研项目合同的归档管理工作, 才能积极主动地为全所人员提供利用, 使档案的作用得到充分的发挥。

(一) 制定归档计划, 主动介入。考虑到有些科研项目合同档案有其独特性, 正式签订后需要办理免税等手续。所以, 合同签订后不能马上移交归档, 故建议采用按年度归档比较可行。要做好档案合同的管理工作, 必须制定完备的计划, 每年年初, 根据合同档案管理网络体系, 档案部门要求各合同管理部门, 列出预计当年新签合同清单, 写明合同名称, 合同数量、金额, 合同甲乙方等基本信息, 便于档案人员发挥主观能动性, 配合业务部门有计划、有目的地开展未签或新签的合同或补充协议等的检查和指导工作, 主动介入, 保证科研项目合同材料完整、齐全、准确。

(二) 归档时严格把关。由于合同档案的种类繁多, 所以应该根据实际情况, 严把归档质量关, 认真做好归档接收工作。合同档案的整理应当由归档责任人负责并在归档前进行, 列出合同归档清单, 按照所内统一的合同编号进行系统排列。认真检查, 为合同的真实性和完整性负责, 检查时重申归档的合同必须为原件, 合同的书写材料必须符合持久性耐久性的要求, 合同附件必须完整、准确, 合同中提到的相关培训材料及验收依据等必须归档完整。加强对合同的档案管理, 完整保存与合同相关的证据材料, 纠纷一旦发生, 可以及时运用档案记载的内容, 依法维护单位的权益, 所以, 我们必须重视科研项目合同档案的收集、整理和归档工作, 严把归档质量关。

(三) 归档、组卷工作。对于合同档案的管理, 我所主要借助于信息化管理手段, 开发了一个合同管理平台, 增加了一些合同特有的字段和检索方法, 在合同的管理方法上有了一定的突破。各合同管理部门按照要求, 随时录入新签合同信息, 贴上各部门唯一的条形码, 便于档案人员及时掌握合同信息, 及时开展检查指导工作。待合同信息完整齐全后, 一般于下一年年初, 通过合同管理平台网上移交, 档案部门仔细检查核对合同信息后扫入条码, 正式组卷。

对于合同档案的分类、组卷、编号, 我所是参照文书档案的管理标准来进行的, 首先将“合同档案”设置为一级类目, 然后按照“问题—年度”分类方法进行分类、组卷、编号。这里的“问题”, 就是合同档案的类别。这个管理方法非常便于合同的统计、查找和利用, 充分满足了合同管理部门的工作需求, 给档案人员的工作也带来了便利。与此同时, 由于合同档案不是一个独立个体, 与科研生产经营管理各方面有着千丝万缕的关系, 通过建立参见号, 关联至各相关的案卷中去, 进一步完善整个档案管理体系。

(四) 利用管理。档案的价值在于利用, 做好档案利用工作是档案部门的重要任务。只有提高了归档质量, 才能更利于档案的利用。由于科研项目合同档案直接反映一个单位的生产经营运行等情况, 鉴于合同档案的重要意义, 档案部门在提供利用时, 除特殊情况时一般不应提供合同文本原件, 而是提供副本或者复印件, 既方便了利用又减少了磨损。同时对合同档案的查阅也应制度化, 对于密级合同档案应采取保密措施, 必须经过严格的审核程序后方可利用, 以免泄露单位机密。