档案数字化加工整理范文第1篇
一、房产登记档案数字化加工的重要性
开展房产登记档案数字化加工工作的目的是，通过对房产登记档案数字化加工，建立与纸质档案一致、同步更新的电子复本，构成海量存贮的房产登记电子档案数据库，同时建立历史档案房屋电子登记簿，实现计算机辅助房产登记档案生成、数字化存贮、动态更新和一体化管理，建立规范化、网络化的房产登记档案处理流程和管理体系。在现阶段，这项工作的重要性正日益凸显出来。
一是减轻档案库房的压力。通过对房产登记纸质档案的数字化加工，形成与现实同步的电子复本，建立统一管理的房产登记档案数据库，可以大量减少档案、资料的副卷和复本数量，有效节约库房空间。二是提高房产登记档案管理、利用效率。对房屋登记档案进行数字化加工，可打破传统的提供利用及查阅方式，有助于方便、快捷地在系统中取得数字化信息;提供查档等服务的部门可通过计算机网络开展工作，进而提高服务质量和工作效率;实现档案数据共享，最大化提高经济效益和社会效益。三是保护房产登记档案原件。房产登记档案经过数字化加工形成电子档案后，除非特殊需要，提供查档利用时一般不再调阅档案原件，利用者通过网络访问即可取得档案数据库的资源，不仅减少了档案原件的借调频率，还避免了复印机等光电设备对档案原件的损害。四是确保房产登记档案的安全。通过数字化加工及加工成果的备份，可有效防止水、火及人为擅自改动档案内容和档案损毁等损失。数字化加工成果备份副本异地存放，使档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏，从而确保房产登记档案的安全。
二、房产登记档案数字化加工的环境建设
一是加强组织机构建设。成立专职机构，配备专人负责房产登记档案数字化加工工作;完善突发情况应急响应预案;强化数字化工作会议总结制度，制定数字化工作的中长期规划、时间表和具体方案;健全完善登记机构内部关于数字化加工工作的规章制度、技术规范和日常工作流程;强化数字化建设过程中档案资料管理的规范化、制度化;定期和软件公司沟通交流，使软件更加适应业务需求。
二是开展人员培训。通过培训，提升数字化工作人员的规范、安全和保密意识;加速房地产信息技术的推广应用，改变传统工作观念;组织数字化业务知识和技能的培训;引进专门人才，及时调整人员结构，提高服务水平和工作效率;组织业务骨干外出考察学习。
三是加大硬件投入。结合实际需求和财力状况，采购必要的网络设备、服务器和办公设备;根据《电子信息系统机房建设规范》建设计算机档案数字化管理系统标准机房，在配供电、防尘、防潮、防雷、隔音、消防安全、综合布线、温湿度指标等各项硬件条件上要符合要求;对计算机系统进行调整升级，逐步从局域网(LAN)向广域网(WAN)转变。需要注意的是，在设备采购上应以实用为原则，结合所使用的信息管理系统、日常档案量、当地房地产业市场发展情况等因素预留一定的扩展空间，不必追求过高配置，盲目采购高精尖端设备。
三、房产登记档案数字化加工的内容
一是加工流程。房产登记档案数字化加工前必须对纸质档案进行手工整理装订，在此基础上进行数字化，并将数字化加工成果下载到可脱机保存的载体上进行备份。房产登记档案数字化加工的流程是连续且相辅相成的，主要包含卷宗整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份与异地保存等步骤。
二是注意事项。应注意按电子登记簿的编制要求制订合理规范的信息分类编码标准，遵循“最小基本信息”的原则录入信息。进行档案扫描时，应充分考虑房产登记档案的利用率、档案保存期限等因素，对于需永久保存的房产登记档案应逐页逐卷进行全部扫描，对于宜定期保存且格式性文件较多的抵押权档案、预告登记、预抵押登记等档案则有选择地扫描。同时应根据设备性能和电子档案利用的实际使用情况，合理设置扫描精度，以适用的图像清晰度为宜，以实现数字化加工成果存储载体资源的有效利用。
档案数字化加工整理范文第2篇
一、房产登记档案数字化加工的重要性
开展房产登记档案数字化加工工作的目的是，通过对房产登记档案数字化加工，建立与纸质档案一致、同步更新的电子复本，构成海量存贮的房产登记电子档案数据库，同时建立历史档案房屋电子登记簿，实现计算机辅助房产登记档案生成、数字化存贮、动态更新和一体化管理，建立规范化、网络化的房产登记档案处理流程和管理体系。在现阶段，这项工作的重要性正日益凸显出来。
一是减轻档案库房的压力。通过对房产登记纸质档案的数字化加工，形成与现实同步的电子复本，建立统一管理的房产登记档案数据库，可以大量减少档案、资料的副卷和复本数量，有效节约库房空间。二是提高房产登记档案管理、利用效率。对房屋登记档案进行数字化加工，可打破传统的提供利用及查阅方式，有助于方便、快捷地在系统中取得数字化信息;提供查档等服务的部门可通过计算机网络开展工作，进而提高服务质量和工作效率;实现档案数据共享，最大化提高经济效益和社会效益。三是保护房产登记档案原件。房产登记档案经过数字化加工形成电子档案后，除非特殊需要，提供查档利用时一般不再调阅档案原件，利用者通过网络访问即可取得档案数据库的资源，不仅减少了档案原件的借调频率，还避免了复印机等光电设备对档案原件的损害。四是确保房产登记档案的安全。通过数字化加工及加工成果的备份，可有效防止水、火及人为擅自改动档案内容和档案损毁等损失。数字化加工成果备份副本异地存放，使档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏，从而确保房产登记档案的安全。
二、房产登记档案数字化加工的环境建设
一是加强组织机构建设。成立专职机构，配备专人负责房产登记档案数字化加工工作;完善突发情况应急响应预案;强化数字化工作会议总结制度，制定数字化工作的中长期规划、时间表和具体方案;健全完善登记机构内部关于数字化加工工作的规章制度、技术规范和日常工作流程;强化数字化建设过程中档案资料管理的规范化、制度化;定期和软件公司沟通交流，使软件更加适应业务需求。
二是开展人员培训。通过培训，提升数字化工作人员的规范、安全和保密意识;加速房地产信息技术的推广应用，改变传统工作观念;组织数字化业务知识和技能的培训;引进专门人才，及时调整人员结构，提高服务水平和工作效率;组织业务骨干外出考察学习。
三是加大硬件投入。结合实际需求和财力状况，采购必要的网络设备、服务器和办公设备;根据《电子信息系统机房建设规范》建设计算机档案数字化管理系统标准机房，在配供电、防尘、防潮、防雷、隔音、消防安全、综合布线、温湿度指标等各项硬件条件上要符合要求;对计算机系统进行调整升级，逐步从局域网(LAN)向广域网(WAN)转变。需要注意的是，在设备采购上应以实用为原则，结合所使用的信息管理系统、日常档案量、当地房地产业市场发展情况等因素预留一定的扩展空间，不必追求过高配置，盲目采购高精尖端设备。
三、房产登记档案数字化加工的内容
一是加工流程。房产登记档案数字化加工前必须对纸质档案进行手工整理装订，在此基础上进行数字化，并将数字化加工成果下载到可脱机保存的载体上进行备份。房产登记档案数字化加工的流程是连续且相辅相成的，主要包含卷宗整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份与异地保存等步骤。
二是注意事项。应注意按电子登记簿的编制要求制订合理规范的信息分类编码标准，遵循“最小基本信息”的原则录入信息。进行档案扫描时，应充分考虑房产登记档案的利用率、档案保存期限等因素，对于需永久保存的房产登记档案应逐页逐卷进行全部扫描，对于宜定期保存且格式性文件较多的抵押权档案、预告登记、预抵押登记等档案则有选择地扫描。同时应根据设备性能和电子档案利用的实际使用情况，合理设置扫描精度，以适用的图像清晰度为宜，以实现数字化加工成果存储载体资源的有效利用。
档案数字化加工整理范文第3篇
本细则对档案数字化加工的主要工作环节包括：档案实体交接、目录审核修改、扫描前处理、档案扫描、图像处理、图像质检、数据挂接、档案装订、数据验收、数据备份、档案归还等，提出操作要求，并在整个工作环节中确保档案实体及其信息的安全保密。
一、档案实体交接
档案实体交接分为档案领取、档案归还、档案存放三个环节，由本馆档案数字化中心和承担本馆档案数字化的服务机构、监理公司三方指定管理人员完成。
(一)档案领取
1.按照馆藏档案数字化加工项目计划，服务机构根据工作进度以及加工能力，提出档案领取申请，经监理公司审核后，向本馆档案数字化中心管理员递交，由档案数字化中心管理员负责向收集保管处提出需要加工档案的全宗、年份、保管期限、目录号、案卷号，库房管理人员按需求调卷，清点、核实无误后办理档案出库登记手续。 2.出库档案进入档案数字化中心，数字化中心管理员与监理公司、服务机构管理人员共同清点、核对该批次档案的范围、数量，确认无误后，应填写《档案交接记录表》，并经三方签字确认。
3.接收的档案有错误之处立即核查更正，并打印出勘误表请档案数字化中心管理员确认后再进行档案整理等工作。
4. 加工人员按档案的档号排列顺序依次向服务机构管理人员领取档案，确认加工内容并签字。
5. 加工完毕后，加工人员将档案退还服务机构管理人员，由管理人员确认签字。
(二)档案归还
1.同一批次出库的档案在完成数字化加工并经由数字化中心管理人员质检抽查合格后，服务机构管理人员按《档案交接记录表》，确定应归还档案的档号(全宗号、年份、保管期限、目录号、案卷号)和数量，并检查档案的完整性。
2.将档案按出库时的排列顺序排列。
3.监理公司对服务机构提出归还的档案进行清点、检查档案的完整性，确认无误后向数字化中心提出归还建议。
4.数字化中心与监理公司、服务机构管理人员现场清点并抽查档案的完整性情况，三方确认无误后在《档案交接记录表》签字确认。
5. 档案数字化中心管理员负责向收集保管处归还档案，办理档案归库手续。
(三)档案存放
1.数字化加工档案一律统一存放在临时库房，下班后不能留存在加工位及加工区域。
2.每天上、下午上班后，由数字化中心、监理公司、服务机构按当日数字化加工范围，共同到临时库房运送档案到加工中心，下班后提前10分钟清点出库加工档案，将加工档案返回临时库房存放。
3.加工档案的安全管理要责任到个人，个人加工领取的档案在加工完毕后必须完整、如数归还，加工档案禁止存放到抽屉内，在下班前必须检查个人使用的扫描仪，避免遗漏。
二、数字化加工
数字化加工应严格按照本馆规定的流程进行，具体为：目录审核修改→档案拆装→档案扫描→图像处理→图像质检、→数据挂接→数据验收→数据备份→档案装订→档案归还。除目录审核修改、扫描前处理、档案扫描外，其他工作流程不允许接触档案实体，如确实因质量检查、修改工作需要，可向服务机构现场管理人员申请使用档案实体。
(一)目录审核
1.未建立机读目录数据库的，加工人员应在档案数字化中心管理人员指导下按照《档案著录规则》(DA/T 18-1999)、《广西壮族自治区纸质档案数字化技术要求(试行)》以及数据挂接等要求，依据档案实体逐一进行目录著录。
2.核对目录时如发现有目录无正文、有正文无目录或卷内目录指定的页号内容与卷内目录内容不匹配现象，应及时告知现场监理和数字化中心管理人员处理。
3.机读目录数据库建库工作完成的，核实档案目录著录内容的准确性，如有不规范或错误的文件题名、责任者、档号、起止页号，应依据档案实体对目录数据进行修改。
著录条目质量应达到以下标准：
①文件题名：一般由责任者、事由、文种三要素组成，文件没有题名或不能揭示内容的，应根据其内容拟写题名;文件题名过于冗长的，在不丢失重要信息和损伤原意的情况下，可删去冗余部分，拟写或删改的题名字数应控制在60个字以内。
②文件时间：一律用8位阿拉伯数字表示，第14位数表示年，第56位数表示月，第78位数表示日，月、日位数不足补“0”，无法确定的时间亦用“0”替代。
③：属于公元纪年的录入要规范齐全，如“1994年”，不能是“94年”。
④文件编号：除用“[ ]”号外,其余原文照录;联合发文或档案上有多个文件编号时，只著录一个文件编号，但立档单位的文件编号必须著录。
⑤责任者：必须著录对文件负责的个人姓名和机关、团体的通用简称或全称，不能以“本市”、“本局”等模糊名称著录;责任者有多个时，著录列居首位的责任者，立档单位本身是责任者的必须著录，其余视需要著录，被省略的责任者用“[等]”表示，责任者之间以“;”号相隔。
⑥档号：档号结构应为“全宗号目录号案卷号文件所在页号”，各号之间用“”间隔。除全宗号中作为全宗属类代码的汉字或英文、汉语拼音字母等原样照录外，各号均用阿拉伯数字表示，并固定位数以利排序，具体为：全宗号3位、目录号3位、案卷号4位、文件所在页号4位，位数不足前补“0”。
⑦检查著录条目的正题名、档号、、责任者、文件编号、档案馆代码、保管期限、页号、密级等若干必录项目是否著录完整;残缺文字用“□”号表示。
4.机读目录修改后如错误地方不多，用水性笔在原纸质目录上略加修改不影响目录整洁、美观的，不需重新打印;如果需要修改内容太多影响到目录页面美观的，则要重新打印，将新目录放臵在原档案目录上。
5.目录数据存储格式为txt以及dbf格式文件，符合GD2000数据接收要求。
(二)档案拆装
1.档案拆除装订前逐页清点案卷张、页数。出现有少量页码错漏编的，要在档案与装订线相反的页面下角，需用前一页页码用铅笔加“1，”标注在档案上，如漏编页码属本卷的最后一页档案，应续上一页档案的顺序往后编码，不能用“1”表示，档案原始页码看不清的要用水性笔写上实际页码，并在备考表上说明错漏编情况，由数字化中心管理员签字确认;漏编数量多的，应整卷按规范重新编制页号。出现页数严重不符、纸张破损严重等异常情况，应根据实际情况交数字化中心管理员进行处理。
2.档案虫蛀、碳化情况严重，影响扫描的要登记在册，由数字化中心管理员与相关处室做好对接，进行修补或裱糊，不允许擅自拆除装订。
3.档案清点完成后，填写《纸质档案数字化加工工作单》中相应项:实际张、页数、偏离数、偏离情况等，相关人员签字确认。
4.拆除装订物时应注意保护档案不受损害。浆糊粘连、衣车缝制等拆除装订会造成档案页面损坏的，不允许强行拆除;杂志、书籍等拆除装订难以复原的，也可不拆除装订扫描。
5.拆分档案发现原件有夹带实物的，应根据原件给实物编号，并用塑料袋妥善保管好，装订时再按原样复原。
6.档案扫描、图像处理并质检通过后，要逐页清点档案卷内文件纸张数量，还原装订原貌。
7.档案还原装订遇到页面倒臵、无装订边、装订线压文字等情况，无装订边的应贴边后装订，不允许装订线压在文字上;对倒臵页面进行纠正，如遇到其他特殊情况应交数字化中心管理员，与相关处室沟通、协商，提出装订建议，按建议进行装订。
(三)档案扫描 1.每日开始扫描前必须多扫描仪玻璃面进行除尘，确保扫描效果。
2.扫描分辨率按项目合同要求进行。档案扫描前要确定扫描仪设定的参数符合项目规范、要求，档案要逐页通过扫描设备，确保图像清晰完整。
3.对于原件不清晰的档案扫描，要调整对比度、亮度等相关参数，以使扫描后的图像尽量清晰;扫描时须将纸张放正，倾斜度控制在1度之内。
4.档案中有浮贴时，浮贴加原页扫1页，浮贴揭开后原页扫1页，若有多张浮贴重叠，每张浮贴均需单独扫描。
5.纸张过薄的档案，须在其后垫上白纸，以使扫描的档案字迹清晰，不透视下一页图像内容。档案本身内容太靠边时需用白纸垫在背后再扫描，以防档案内容扫描缺。
6.空白页有页码无内容的不扫描，在档案备考表及工作单注明。
7.纸质档案中有照片的，应调整扫描分辨率为600dpi，文件存储格式为tiff，按照片档案扫描要求扫描，并在工作单上注明。
8.档案页面若有折角或折叠，应小心展开、抚平、压平，褶皱严重的，应覆盖纸张用低温熨斗熨平。但传真纸、照片等不允许用熨斗熨平。
9.对于不适合拆卷的档案，采用零边距扫描仪扫描，如用常规扫描仪，则在扫描过程中尽量避免扫描页面变形、漏光等，确保扫描图像质量，同时注意避免对档案造成的损害。
10.扫描时不允许不遮盖扫描以及非质量不合格的重复扫描。如有特殊需求须与监理人员和数字化中心管理人员确认。
11.扫描完成后，检查扫描仪是否有档案遗漏，按要求将档案整理好装回档案盒内，填写《纸质档案数字化加工工作单》，及时将档案及工作单移交管理人员。
12.扫描人员在每日下班归还档案前必须检查扫描仪和桌面等设施，确保档案无遗漏。
(四)图像处理
1.图像文件要进行纠偏、裁边、图像拼接等精细处理，力求保持档案原貌，不允许用软件强行纠偏、自动裁剪档案原有页面。图像处理应达到：图像完整、清晰、底色与档案本身相仿、色泽均匀、无影响图片美观的非档案所有的黑边(白边或灰边)，图像不偏斜或倒臵，符合正常阅读习惯。
2.可对图像进行90度或180度旋转，禁止小角度旋转，偏离1度以上退回重新扫描。可对原件本身偏斜严重的图像进行纠偏处理。
3.图像处理基本要求：先纠偏，再裁剪。 图像纠偏：
(1)若纸张偏斜，文字不偏斜，以内容正来纠偏、裁剪。
(2)若纸张不偏斜，文字偏斜，文字偏斜角度小的，以纸张规则的边缘来纠偏、裁剪;若文字偏斜度大于3度，以内容正来纠偏裁剪。
(3)若纸张规则，文字不偏斜，以规则的纸张来纠偏、裁剪。
图像裁剪：
(1)处理翻折档案图像时，翻起部分只保留覆盖后页档案部分，其他部分裁除。
(2)处理档案中有黏贴小于32开不规则小浮贴的图像，当小于32开不规则小浮贴与后页内容无关联时，应分开裁剪，不保留小于32开不规则小浮贴以外的其他图像;小于32开不规则小浮贴与后页内容有关联时或互为补充内容时，小于32开不规则小浮贴图像的裁剪，要保留后页完整图像。
(3)A3页面、书本、笔记本等原则上分开裁剪。如A3(或其他)为跨页号印制，可进行整页扫描，按其中间折痕进行图像裁剪，以确保文件内容、页码的连续性。
(4)档案出现大的破损，裁剪时要保留破损部分。 (5)原档案有托边的纸张，裁剪时以原档案大小裁剪。 (6)两页16开或A4档案粘连，内容有联系的，按两页裁剪成一个画幅;内容没有联系的，按单页裁剪成两个画幅。 (7)粘贴有分类小标签的会计账簿，要保留分类小标签扫描和裁剪。
(8)纸张有不规则边角，但不属于破损(如存根类)，且无档案信息的，可进行规整裁除。
(9)笔记本等页面一个画幅中，一页有内容一页没有内容且无页码时，应裁剪空白页面。
(10)备考表若与其他非档案页面(无档案信息)粘连，形成A3页面时，裁剪只保留备考表部分。
4.处理过程中对档案装订孔、档案原有污点等不去除，处理过程应遵循在不影响可懂度的前提下展现档案原貌的原则，不允许出现原件没有的颜色、变形、明显皱纹等破坏图像质量的现象。
5.去除不属于档案页面的白边、灰边、黑边等，以有效缩小图像文件的容量，节省存储空间。
6.依据有关规范要求对图像文件进行命名。图像文件命名格式与目录数据库的档号格式一致：全宗号(4位)目录号(3位)案卷号(4位)文件页号(或文件顺序号)，档号中的各号(代码)固定位数，不足前补“0”。
7.按档案实体页数、页序检查、排列图像文件的页数、页序，确保一致、无缺漏。
8.图像处理完成后，填写《纸质档案数字化加工工作单》。
三、图像质检
1.图像质检必须逐页翻看检查图像，检查图像反映的文件数量、页数是否与其目录一致，图像是否还原档案原貌、文字清晰，每页图像的页码是否存在，无漏失、多扫、不清晰、变形、失真、偏斜、页码错误等情况。
2.检查图像文件命名是否规范，图像排列循序是否正确。
3.检查过程中如碰到图像内容不清楚、数量不准确等情况，须拿档案纸质原件对照确认的，向管理人借出案卷实体对照，问题明确后即时归还。
四、数据挂接
1.批次图像质量经检查确认合格后，通过相应的软件与档案文件目录数据库进行批量挂接，数据挂接完成，依据档案全文图像和目录数据，核对目录条目与档案原文的挂接是否正确，发现错误及时修正。
2.服务机构对数据挂接全面检查并检查合格后，向监理公司提出批次质检要求并提供该批次全文、目录数据，监理公司质检发现问题，返回服务机构修改。
3.监理公司完成批次检查并确认合格后，向数字化中心管理员提交《传统载体档案数字化加工成品发布程序表》及相关全文、目录数据，数字化中心管理员负责将该批次数据发布至本局馆局域网，并进行抽检，发现问题及时提交服务机构进行整改，整改完毕后重新发布修改数据。
4.数据挂接合格后方可进行档案装订还原、归库、数据备份等项工作流程。
五、数据备份
1.数据质检、挂接合格后，服务机构管理人员向监理公司提交《档案数据批量操作程序表》，监理公司确认无误后，向信息化工作处转交，信息化工作处在确认数据已备份至电子文件(档案)备份中心后，将程序表交给服务机构刻录小组进行光盘刻录。
2.数据刻录使用刻录软件NERO，刻录速度≤8X，光盘由服务机构提供，采用档案级专业刻录机，每张刻录数据量不超过4.3GB。
3.刻录光盘为档案级光盘，现有清华同方及JVC两种4.7GB的DVD。为防止同品牌光盘质量故障影响数据质量，在一式三套中，不能单纯一种品牌的光盘。
4.划分好数据刻录的文件夹，按照档案管理的要求做好分级分项组织管理，以光盘号命名光盘卷标。
5.光盘面使用光盘笔英雄HERO CDDVD Marker CD书写专用笔 CD-C001或真彩0615B光盘专用油性笔标注：、顺序号、全宗号等。
6.封面打印：制作光盘封面(正面、背面、背脊)录入信息并打印;光盘封面与封底使用专门的WORD模板打印，裁剪。分别录入(A、B、C)三套保存数据入库。及时记录、填写工作进度表、档案数据存储光盘刻录表等信息。
7.光盘专检人员负责读取检查每张光盘，刻录必须保证质量，要求盘片能在普通光驱中正确读取，内容无差错(有任何差错必须重新刻录)。把计算机设臵成可以浏览缩略图;其次对照数据单查看文件数。信息处工作人员随机抽检光盘质量。及时放至7-1光盘库，做好光盘存储位臵登记。
8.数据刻录完毕后，由信息化工作处按数据备份等相关操作规程监督各加工计算机以及服务器等加工存留数据的移动、删除等操作。
档案数字化加工整理范文第4篇
一、房产登记档案数字化加工的重要性
开展房产登记档案数字化加工工作的目的是，通过对房产登记档案数字化加工，建立与纸质档案一致、同步更新的电子复本，构成海量存贮的房产登记电子档案数据库，同时建立历史档案房屋电子登记簿，实现计算机辅助房产登记档案生成、数字化存贮、动态更新和一体化管理，建立规范化、网络化的房产登记档案处理流程和管理体系。在现阶段，这项工作的重要性正日益凸显出来。
一是减轻档案库房的压力。通过对房产登记纸质档案的数字化加工，形成与现实同步的电子复本，建立统一管理的房产登记档案数据库，可以大量减少档案、资料的副卷和复本数量，有效节约库房空间。二是提高房产登记档案管理、利用效率。对房屋登记档案进行数字化加工，可打破传统的提供利用及查阅方式，有助于方便、快捷地在系统中取得数字化信息;提供查档等服务的部门可通过计算机网络开展工作，进而提高服务质量和工作效率;实现档案数据共享，最大化提高经济效益和社会效益。三是保护房产登记档案原件。房产登记档案经过数字化加工形成电子档案后，除非特殊需要，提供查档利用时一般不再调阅档案原件，利用者通过网络访问即可取得档案数据库的资源，不仅减少了档案原件的借调频率，还避免了复印机等光电设备对档案原件的损害。四是确保房产登记档案的安全。通过数字化加工及加工成果的备份，可有效防止水、火及人为擅自改动档案内容和档案损毁等损失。数字化加工成果备份副本异地存放，使档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏，从而确保房产登记档案的安全。
二、房产登记档案数字化加工的环境建设
一是加强组织机构建设。成立专职机构，配备专人负责房产登记档案数字化加工工作;完善突发情况应急响应预案;强化数字化工作会议总结制度，制定数字化工作的中长期规划、时间表和具体方案;健全完善登记机构内部关于数字化加工工作的规章制度、技术规范和日常工作流程;强化数字化建设过程中档案资料管理的规范化、制度化;定期和软件公司沟通交流，使软件更加适应业务需求。
二是开展人员培训。通过培训，提升数字化工作人员的规范、安全和保密意识;加速房地产信息技术的推广应用，改变传统工作观念;组织数字化业务知识和技能的培训;引进专门人才，及时调整人员结构，提高服务水平和工作效率;组织业务骨干外出考察学习。
三是加大硬件投入。结合实际需求和财力状况，采购必要的网络设备、服务器和办公设备;根据《电子信息系统机房建设规范》建设计算机档案数字化管理系统标准机房，在配供电、防尘、防潮、防雷、隔音、消防安全、综合布线、温湿度指标等各项硬件条件上要符合要求;对计算机系统进行调整升级，逐步从局域网(LAN)向广域网(WAN)转变。需要注意的是，在设备采购上应以实用为原则，结合所使用的信息管理系统、日常档案量、当地房地产业市场发展情况等因素预留一定的扩展空间，不必追求过高配置，盲目采购高精尖端设备。
三、房产登记档案数字化加工的内容
一是加工流程。房产登记档案数字化加工前必须对纸质档案进行手工整理装订，在此基础上进行数字化，并将数字化加工成果下载到可脱机保存的载体上进行备份。房产登记档案数字化加工的流程是连续且相辅相成的，主要包含卷宗整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份与异地保存等步骤。
二是注意事项。应注意按电子登记簿的编制要求制订合理规范的信息分类编码标准，遵循“最小基本信息”的原则录入信息。进行档案扫描时，应充分考虑房产登记档案的利用率、档案保存期限等因素，对于需永久保存的房产登记档案应逐页逐卷进行全部扫描，对于宜定期保存且格式性文件较多的抵押权档案、预告登记、预抵押登记等档案则有选择地扫描。同时应根据设备性能和电子档案利用的实际使用情况，合理设置扫描精度，以适用的图像清晰度为宜，以实现数字化加工成果存储载体资源的有效利用。
档案数字化加工整理范文第5篇
一、房产登记档案数字化加工的重要性
开展房产登记档案数字化加工工作的目的是，通过对房产登记档案数字化加工，建立与纸质档案一致、同步更新的电子复本，构成海量存贮的房产登记电子档案数据库，同时建立历史档案房屋电子登记簿，实现计算机辅助房产登记档案生成、数字化存贮、动态更新和一体化管理，建立规范化、网络化的房产登记档案处理流程和管理体系。在现阶段，这项工作的重要性正日益凸显出来。
一是减轻档案库房的压力。通过对房产登记纸质档案的数字化加工，形成与现实同步的电子复本，建立统一管理的房产登记档案数据库，可以大量减少档案、资料的副卷和复本数量，有效节约库房空间。二是提高房产登记档案管理、利用效率。对房屋登记档案进行数字化加工，可打破传统的提供利用及查阅方式，有助于方便、快捷地在系统中取得数字化信息;提供查档等服务的部门可通过计算机网络开展工作，进而提高服务质量和工作效率;实现档案数据共享，最大化提高经济效益和社会效益。三是保护房产登记档案原件。房产登记档案经过数字化加工形成电子档案后，除非特殊需要，提供查档利用时一般不再调阅档案原件，利用者通过网络访问即可取得档案数据库的资源，不仅减少了档案原件的借调频率，还避免了复印机等光电设备对档案原件的损害。四是确保房产登记档案的安全。通过数字化加工及加工成果的备份，可有效防止水、火及人为擅自改动档案内容和档案损毁等损失。数字化加工成果备份副本异地存放，使档案资料在出现天灾人祸的情况下不致于遭到毁灭性的破坏，从而确保房产登记档案的安全。
二、房产登记档案数字化加工的环境建设
一是加强组织机构建设。成立专职机构，配备专人负责房产登记档案数字化加工工作;完善突发情况应急响应预案;强化数字化工作会议总结制度，制定数字化工作的中长期规划、时间表和具体方案;健全完善登记机构内部关于数字化加工工作的规章制度、技术规范和日常工作流程;强化数字化建设过程中档案资料管理的规范化、制度化;定期和软件公司沟通交流，使软件更加适应业务需求。
二是开展人员培训。通过培训，提升数字化工作人员的规范、安全和保密意识;加速房地产信息技术的推广应用，改变传统工作观念;组织数字化业务知识和技能的培训;引进专门人才，及时调整人员结构，提高服务水平和工作效率;组织业务骨干外出考察学习。
三是加大硬件投入。结合实际需求和财力状况，采购必要的网络设备、服务器和办公设备;根据《电子信息系统机房建设规范》建设计算机档案数字化管理系统标准机房，在配供电、防尘、防潮、防雷、隔音、消防安全、综合布线、温湿度指标等各项硬件条件上要符合要求;对计算机系统进行调整升级，逐步从局域网(LAN)向广域网(WAN)转变。需要注意的是，在设备采购上应以实用为原则，结合所使用的信息管理系统、日常档案量、当地房地产业市场发展情况等因素预留一定的扩展空间，不必追求过高配置，盲目采购高精尖端设备。
三、房产登记档案数字化加工的内容
一是加工流程。房产登记档案数字化加工前必须对纸质档案进行手工整理装订，在此基础上进行数字化，并将数字化加工成果下载到可脱机保存的载体上进行备份。房产登记档案数字化加工的流程是连续且相辅相成的，主要包含卷宗整理、档案扫描、图像处理、图像存储、数据挂接、数据验收、数据备份与异地保存等步骤。
二是注意事项。应注意按电子登记簿的编制要求制订合理规范的信息分类编码标准，遵循“最小基本信息”的原则录入信息。进行档案扫描时，应充分考虑房产登记档案的利用率、档案保存期限等因素，对于需永久保存的房产登记档案应逐页逐卷进行全部扫描，对于宜定期保存且格式性文件较多的抵押权档案、预告登记、预抵押登记等档案则有选择地扫描。同时应根据设备性能和电子档案利用的实际使用情况，合理设置扫描精度，以适用的图像清晰度为宜，以实现数字化加工成果存储载体资源的有效利用。
档案数字化加工整理范文第6篇
1.1.1.项目策划
在档案数字化加工项目中，项目策划阶段主要完成四个方面的工作：召开项目启动会、试扫前的准备工作、试扫工作和数字化加工前的准备工作。
1.1.1.1. 召开项目启动会
在档案数字化加工项目中，在项目正式开始实施前，需要召开由用户方领导、用户方项目负责人、用户方其他相关人员、我公司领导、我公司项目经理、我公司数字化流程各个环节负责人参加的启动会，在启动会上要明确项目的目标、范围、组织机构、注意事项等内容，并形成《项目启动会议纪要》。
1.1.1.2. 试扫前的准备工作
在档案数字化加工项目中，在进行项目试扫工作前，项目经理负责组织完成以下准备工作：
加工场地环境的准备：包括监控设备、项目横幅、项目看板、试扫人员桌椅、饮水机、电话、试扫人员岗位流程牌、管理制度等;
试扫网络环境的搭建：布线搭建数字化试扫加工现场的局域网，保证各台参与试扫的计算机都能相互访问和访问服务器;
“档案数字化管理系统”的安装、调试和初始化：项目经理(或指定人员)负责将“数字化管理系统”安装到局域网(包括服务器端和各个试扫客户端的安装)，并进行调试，保证每个试扫客户端都能访问数据库服务器，根据项目的实际情况(参照《档案数字化项目用户需求调研报告》)进行“数字化管理系统”的初始化工作，包括建立档案库、系统配置、流程设置、试扫人员管理等工作;
档案准备：打印输出标准格式的考勤表、值日表、外来人员登记表、提卷单、还卷单等。
1.1.1.3. 试扫工作
在档案数字化加工项目中，依据合同中的《档案数字化项目用户需求调研报告》，项目经理和试扫人员(由数字化加工各环节负责人组成)抽取各年度档案资料进行为期5个工作日的扫描测试，形成《扫描测试报告》，并由项目管理组对《扫描测试报告》进行评审并签字确认，依据《扫描测试报告》和用户对项目实施周期的要求，我公司数字化项目评估小组与数字化制作部经理对项目成本、所需设备、人员等进行评估，形成《项目规模评估报告》并签字确认，如果需求存在变化，则形成新的《档案数字化项目用户需求调研报告》，并提交项目管理组进行评审并签字确认，依据《项目规模评估报告》，我公司数字化制作部经理负责提供相应的设备和工作人员，项目经理负责制定《人员计划》、《设备计划》、《场地计划》、《进度计划》，质量保证组负责制定《质量保证计划》，并提交给项目管理组进行审批，如果存在问题，则需要项目经理进行修改并再次提交项目管理组评审，直至评审通过。
1.1.2.提卷出库
在档案数字化加工项目中，根据项目日产量，由提卷出库人员负责与档案管理人员一起从库房提取本次(可以为一个工作日或者多个工作日)需要加工的档案实体，对提卷出库的档案实体进行逐卷清点，保证案卷封面的档号与调卷单开具的档号应一一对应，在每次提卷的过程中：1、档案管理人员负责对出库的档案实体进行出库登记(包括出库日期、全宗号、年度、起止卷号、所调卷数等信息)，并由档案管理人员和提卷出库人员共同签字确认;2、提卷出库人员负责填写《提卷单》相关信息，包括调卷时间、全宗号、年度、起止卷号、所调卷数等信息，对于调卷时所缺的卷，在《提卷单》上要明确进行说明，对短缺以及其他特殊情况的处理要进行详细记载，最后需要由提卷出库人员和档案管理人员一起进行签字确认;3、档案管理人员陪同、跟踪、监督提卷出库人员将档案实体从用户库房运送到加工现场的全过程;4、项目经理对进入加工现场的档案实体进行入场登记(包括入场日期、全宗号、年度、起止卷号、入场卷数等信息)，并由项目经理和提卷出库人员共同签字确认;5、项目经理在调卷记录中签字确认。项目经理接收案卷后，提卷出库人员可以利用“数字化管理系统”中的“提卷出库”功能，将提卷相关信息录入到系统中。如下图所示：1.1.3.档案查卷
在档案数字化加工项目中，档案查卷人员对所提案卷进行逐卷的检查核对，核对案卷中是否有卷内目录、备考表，并将检查结果记载到《流程单》，对拟扫描档案逐份进行鉴定，区分扫描件与非扫描件。档案严重破损、污染和字迹褪变等情况在《流程单》相应栏中标注清楚“此件不扫”、“此页不扫”、“原件破损”、“原件模糊”、“原件残缺”等情况说明。最后，查卷人员将形成《流程单》加入到案卷首页，保证案卷与《流程单》的一一对应，查卷人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写查卷相关信息(如查卷人、查卷时间、发现问题等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“档案查卷”功能，将查卷相关信息记载到系统中。
1.1.4.编写页号
在档案数字化项目加工中，编写页号人员负责对每卷进行页号的编写(以案卷大流水为原则，即每卷一个流水号)，在编写页号的过程中，编写页号人员要将文件中遇到原件有破损、水迹、墨迹、字迹扩散、复印件、传真件、破损、虫、霉、火烧痕迹(包括破损处被修复过的痕迹)的情况详细的记载在《流程单》中，编写页号人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写编写页号相关信息(如编写人、编写时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“编写页号”功能，将编写页号相关信息记载到系统中。
1.1.5.拆除装订物
在档案数字化加工项目中，装订物拆除人员负责对每卷进行检查，如果发现装订物，如原金属装订物(如：金属夹条、回形针、订书订、大头针等)及一般线装物(如：后期装订线等)，需要采用夹子、剪刀等相应拆除工具，将装订物进行拆除，但必须小心细致，不得损坏档案(档案中的精装书籍及成精装书籍状装订的档案不得拆散，可用零边距挂边扫描)，当完成一卷的装订物拆除工作后，装订物拆除人员需要在《流程单》上填写装订物拆除相关信息(如拆除人、拆除时间、拆除内容等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“装订物拆除”功能，将装订物拆除相关信息记载到系统中。
1.1.6.数据录入
在档案数字化加工项目中，数据录入人员依据《档案数字化项目用户需求调研报告》中著录项要求，利用“数字化管理系统”中的“数据录入”功能，参照档案实体以卷为单位逐卷、逐件进行档案目录信息的录入。数据录入人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写数据录入相关信息(如数据录入人、数据录入时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“数据录入”功能，将数据录入相关信息记载到系统中。
1.1.7.数据质检
在档案数字化加工项目中，数据质检人员依据《档案数字化项目用户需求调研报告》中著录项要求，利用“数字化管理系统”中的“数据质检”功能，参照档案实体以卷为单位逐卷、逐件对已经录入的档案目录信息进行校对，如果发现错误就地进行修改，系统自动记载数据错误信息和改错过程信息。数据质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写数据录入相关信息(如数据质检人、数据质检时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“数据质检”功能，将数据质检相关信息记载到系统中。
1.1.8.纸面处理
在档案数字化加工项目中，纸面处理是整个数字化加工工序中最难、最重要的一个环节，纸面处理的好坏，直接关系到整个数字化加工项目的质量。纸面处理工作包括：
折角、皱折问题：可以采用厚书或其他较重的物体压平、烫平办法、蒸汽熏蒸等方法进行处理;
霉变问题：首先可以采用清洗技术，对于清洗不掉的霉变纸张，可以采用先进行蒸汽熏蒸，然后采用擦洗技术，将纸张上的霉变物质进行清除;
传真件或电报件所使用的热敏纸问题：进行加深复印(扫描时只需扫描复印件即可);
原件破损缺字问题：先进行纸张修裱(扫描时需要对修裱后的纸张进行扫描)，同时在对应目录信息“备考”字段中进行注释。
在进行纸面处理的过程中，要以不损坏档案实体为原则。在完成每卷的纸面处理后，纸面处理人员需要在《流程单》上填写纸面处理相关信息(如处理人、处理时间、处理内容等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“纸面处理”功能，将纸面处理的相关信息记载到系统中。
1.1.9.档案扫描
在档案数字化加工项目中，档案扫描人员依据《档案数字化项目用户需求调研报告》技术要求，利用“数字化管理系统”中的“档案扫描”功能，以卷为单位逐件进行扫描，在扫描的过程中，根据档案原件的质量，需要选择不同的扫描方式(平板扫描方式、滚筒扫描方式)以及不同的扫描仪进行扫描，扫描获取的图像必须保持历史原貌，确保图像文件的色彩、亮度、对比度为最佳效果，接近原始文件色彩。档案扫描人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写档案扫描相关信息(如扫描人、扫描时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“档案扫描”功能，将档案扫描相关信息记载到系统中。
1.1.10. 扫描抽检
在档案数字化加工项目中，为了降低后期返工的风险，将图像处理、图像质检等工序的工作量降低到最少，需要对扫描文件进行抽检，扫描抽检人员可以利用“文档数字化管理”系统中的“扫描抽检”功能，以每卷档案实体为参考，对系统中的扫描数据进行检查等操作。扫描抽检人员在检查完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写扫描抽检相关信息(如抽检人、抽检时间、发现问题等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“扫描抽检”功能，将扫描抽检相关信息记载到系统中。
1.1.11. 高清处理
在档案数字化加工项目中，图像处理人员需要对扫描后生成的图像文件进行进一步处理，可以利用“数字化管理系统”中的“图像处理”功能，根据《流程记录单》，图像处理人员将记录的文件个数与实际图像个数进行核对，采用专业的图像处理软件将图像中不符合需求标准的地方进行处理，在处理过程中将不合格的页记录在《流程单》中并返回给扫描环节，并监督扫描人员将其修改，从而确保数字化加工的图像质量，图像处理软件功能主要包括：
去黑边、去污点、去污渍。扫描后形成的文件可能会存在黑边、零散的小黑点、大块的污渍等情况，用户可以根据不同的情况自动去除黑边、污点、污渍，并且可以对处理的阀值(自动处理的强度)进行设置;
拼接、拆分文档。可以选择将多个单页文件组合成一个文件，也可将组合成的文件再进行拆分成多个单页文件。比如在扫描时，将A3幅面的文件扫描成两张A4幅面的图像，再将A4的文件拼接成一张A3的图像;
字迹加深、字迹变浅。扫描后形成的文件由于各种原因，有可能字迹较深、较浅，影响视觉效果，可以利用此功能将选择区域的字迹作加深、变浅处理;
批量处理。系统支持对一批图像文件进行扫描、纠编、去污等操作的批量处理，从而提高处理效率。
图像处理人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写图像处理相关信息(如图像处理人、图像处理时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“图像处理”功能，将图像处理相关信息记载到系统中。
1.1.12. 图像质检
在档案数字化加工项目中，图像质检人员依据《流程单》，利用“数字化管理系统”中“图像质检”功能，对图像文件逐页进行检查，确保质检后的图像数据与档案实体资料一致，确保无缺页现象，确保图像文件中的页码清晰。如在质检的过程发现有错误现象，需将错误信息记录在《成品数据验收记录单》上，并将其错误问题与《成品数据验收记录单》一同反馈给纠错人员，并要求纠错人员在当天内提供复检数据，再进行2次数据复检，在图像质检过程中，对于个别与原件问题有关的不符合标准的图像必须查找档案原件进行核对。图像质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写图像质检相关信息(如图像质检人、图像质检时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“图像质检”功能，将图像处理相关信息记载到系统中。
1.1.13. 格式转换
在档案数字化加工项目中，格式转换人员可以利用“数字化管理系统”中的“格式转换”功能，将扫描形成的TIF格式的文件转换成“PDF”和“JPG”两种格式的电子文件，转换后的电子文件存放路径与TIF格式存放路径一致，文件名称与原文件名称一致，只是扩展名不同而已，在转换的过程中，系统自动为转换后的电子文件生成MD5校验码，并保存到数据库。格式转换人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写格式转换相关信息(如格式转换人、转换时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“格式转换”功能，将格式转换相关信息记载到系统中。
1.1.14. 转换核查
在档案数字化加工项目中，转换核查人员可以利用“数字化管理系统”中的“转换核查”功能，对格式转换的结果进行核查，核查方式包括两种：自动核查和手工核查，其中自动核查由系统自动完成，主要是核对转换后电子文件(包括PDF、JPG两种格式)的数量与源扫描文件(TIF格式)的数量是否一致，如果不一致，则自动出具不一致电子文件名称的清单;手工核查由转换核查人员手工完成，转换核查人员可以以源格式扫描文件(TIF格式)为参考，对转换后的电子文件(包括TIF和JPG格式)进行检查，发现内容是否一致，最终生成《转换核查报告》，转换核查人员在检查完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写转换核查相关信息(如核查人、核查时间、发现问题等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“转换核查”功能，将转换核查相关信息记载到系统中。
1.1.15. 档案装订
在档案数字化加工项目中，在对档案原件进行扫描、图像处理、图像质检后，档案装订人员需要对拆分的案卷进行逐卷的装订，所有装订的案卷要尽力按照原样进行恢复，要保证重新装订后的案卷不压字，装订完毕后的档案资料经过抽样质检验收合格后交还给用户档案管理人员进行装盒工作，装盒结束后，再由装订人员进行粘贴卷盒脊背信息，档案装订人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写档案装订相关信息(如装订人、装订时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“档案装订”功能，将档案装订相关信息记载到系统中。
1.1.16. 总质检
在档案数字化加工项目中，总质检人员根据项目合同内所规定的验收方式，利用“数字化管理系统”中的“总质检”功能，对案卷实体、图像文件以及目录著录信息进行抽检(包括案卷实体的装订情况、目录信息著录情况、图像文件、报表输出情况等)，在无特殊的要求时，案卷实体及图像文件以及目录著录信息分别按照总工作量的30%的比例进行抽检，抽检工作将按照阶段验收周期进行，每次抽检结束后必须出具《数字化项目实施数据质量抽检报告》;如在抽检的过程中有不合格现象时，必须将抽检问题记录在《数字化项目实施数据质量抽检报告》上，并将抽检报告在当天内反馈给纠错人员，并监督其在当天内完成纠错工作并再次提交成品数据给抽样质检人员进行复检，总质检人员在处理完每一卷档案后，需要在《流程单》上填写总质检相关信息(如质检人、质检时间等信息)，同时利用“数字化管理系统”中的“总质检”功能，将对档案实体的总质检相关信息记载到系统中。
1.1.17. 还卷入库
